Про фінанси зрозумілою мовою

Скільки ще місяців ви готові працювати «в нуль» і тішити себе зростанням лідів?

У таблицях усе виглядає пристойно: нові клієнти, більше проєктів, рух. А в кінці року — червоний рядок і порожній рахунок. 

‍

Цей кейс про маркетингову агенцію, яка чесно подивилася на цифри, вийшла з мінусів і перестала гратися в «ми ростемо». Не мотиваційна казка — покроковий розбір: як хаос із дрібних платежів, фрілансерів і «злетілих» формул перетворити на керований P&L, прозору прибутковість і час, який нарешті працює на масштаб. 

‍

Спойлер: Excel тут не рятує.

Про клієнта

Аліна — засновниця маркетингового агентства I AM IDEA, що працює з українськими бізнесами в Україні та діаспорними компаніями за кордоном. Команда виступає як зовнішній відділ маркетингу: не просто «робить рекламу», а заходить у бізнес-процеси, вибудовує системність і бере відповідальність не лише за результат, а й за менеджмент процесів.

‍

Агентство свідомо не нішується: працює з різними моделями й обирає клієнтів за рівнем зрілості бізнесу — від архітектури та моделі монетизації до наявності відділу продажів і управління фінансами, що безпосередньо впливає на довгострокову ефективність спільної роботи. 

‍

Бізнес — модульний: клієнти можуть заходити як на разові послуги, так і на системне ведення.

Проблема

Агентська модель виглядає привабливо на зростанні, але фінансово вибаглива: десятки дрібних транзакцій на один проєкт, виплати фрілансерам частинами, звірки й контроль залишків. Усе це множиться на ручний облік у таблицях і вибухає касовими розривами, затримками виплат і відсутністю цілісної картини рентабельності.

1. Як це відчувалося в операціях

• Ручне внесення даних + нестабільні формули → помилки та втрата часу.

В табличці це важко було, тому що треба було формули самостійно робити. — Аліна, засновниця маркетингового агентства I AM IDEA

• Багато дрібних платежів на один проєкт → контроль розсіюється.

Агентська модель, вона складна тим, що є дуже багато платежів на один проєкт. Треба заплатити фрілансерам і так далі. І це не одна зарплата одній людині, а кілька дрібніших платежів. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

• Касові розриви як наслідок браку прогнозування й управління грошовим потоком (а не просто категоризації).

Траплялись касові розриви, тому що одне діло призначати категорії фінансів, друге діло управляти цим. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

• Перевантаження засновниці: усе трималось на власнику, аналітика — епізодична.

Було важко управляти великою кількістю цифр на різних проєктах. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Карта проблем 

2. Де саме ламається агентська модель без системи

Агенція отримує фікс двічі на місяць, але виплати фрілансерам і підрядникам розходяться за часом і «дрібняться».

‍

Без централізованого P&L по проєктах і автоматичних правил категоризації складно бачити реальну маржу та момент, коли грошей на рахунку начебто достатньо, але кеш-флоу уже «червоніє».

Точки втрати контролю

3. Організаційні проблеми

• ‍Інформація в голові у власниці → команда не має прозорості й постійно питає, чи прийшов платіж.
  

• Контроль витрат реактивний, а не превентивний: аналіз «заднім числом» уже не рятує місяць.
  
  
• Фокус на операційці замість розвитку: зростання клієнтів не конвертується у здорову рентабельність.

Як вирішили впровадити Finmap

На відміну від класичного сценарію, де автоматизацію запускають після болючого касового розриву, у Аліни рішення було усвідомленим і наперед запланованим. Фінконтроль — частина ДНК підходу засновниці, сформованого ще у попередній кар’єрі в управлінських ролях.

Я просто чекала моменту, коли зможу оплатити підписку, бо ще до підключення багато разів заходила на сайт Finmap і знала тариф за рік наперед. У мене не було якогось переломного моменту чи особливої ситуації — я з самого початку свідомо до цього йшла. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Чому саме Finmap?

Бекграунд Аліни — про системність: побудова процесів, управлінська звітність, контроль. Тому інструмент обирали за здатністю тримати процес.

У мене такий шлях: я працювала в юридичній компанії, маю освіту юриста, побудувала там кар’єру, стала заступником директора — саме там навчилася бізнес-процесів і фінзвітів. Я знала про різні сервіси автоматизації, тому для мене було очевидно, що використовуватиму фінансові інструменти, і Finmap виявився найкращим рішенням. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Логіка рішення

Зараз я перейшла на тариф PRO. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Як проходило впровадження Finmap

Ролі та зони відповідальності під час запуску

Що допомогло прийняти рішення без «переломного моменту»

• Пріоритет часу засновниці: системний інструмент = менше ручної рутини.
• Управлінський бекграунд: довіра до цифр більша, ніж до інтуїції.
• Розуміння агентської специфіки: багато дрібних транзакцій = високі вимоги до системи.
  

Як Finmap вирішив проблеми

Finmap позбавив засновницю необхідності вести облік вручну і дав єдиний контур управління грошима: від потоків по проєктах до виплат команді. Ключ — поєднання автоматизації, P&L та обліку «Проєкти».

‍

Результат — прозора маржа, менше хаосу і швидші рішення.

Зараз всі платежі надходять, я призначаю категорії. Вчора перейшла на PRO рівень, щоб мати і PNL, і автоправила — давно цього хотіла, тож тепер ще більше полегшу собі роботу. Найбільше користуюся PNL і проєктами — це справді зекономило час, і я можу в будь-який момент подивитись потрібну інформацію за фільтрами чи категоріями.  — Аліна, засновниця маркетингового агентства

1. Біль → Рішення у Finmap

Ми вивільнили час: тепер усі можуть самостійно дивитися потрібні їм цифри, ніхто мене не відволікає, і стало легше аналізувати дані. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

2. Щоденна робота в системі 

• Прийом платежів → автоматичне надходження в стрічку → призначення категорій.
• Проєктний облік → прив’язка всіх дрібних виплат до конкретного проєкту → видимість собівартості.
• P&L → перегляд прибутковості по місяцях/проєктах → рішення щодо цін/витрат.
• Доступи для команди → менеджери самі бачать потрібні цифри → менше запитань засновниці.
• (Pro) Автоправила → план налаштувати типові патерни платежів → ще менше ручної роботи.
  

3. Як за допомогою Finmap подолали касові розриви

• Операції в одному місці → більше немає розриву між реальністю і табличкою.
• Прив’язка витрат до проєктів → точна собівартість, а не «оцінка».
• P&L по періодах → видно «червоні» місяці завчасно.
• Фільтри за категоріями → виявлення «проїдання» маржі (дрібні та регулярні витрати).
• Регулярні платежі в календарі операцій → виплати планують під реальний cash-in.

4. Роль Pro-функціоналу

• P&L (розширено) — глибший зріз маржі по клієнтах/каналах/місяцях.
• Автоправила — плановане скорочення ручних кроків, створення стабільної «розмітки» для типових транзакцій.
• Швидкі фільтри та доступи — командна самостійність без «вузьких місць».

Коли є Finmap, ти одразу розумієш, що буде, можеш аналізувати витрати, не допускати надмірних, і саме з Finmap мені вдалося вийти з мінусів. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Інсайти від Аліни

1. Гроші ≠ відчуття зростання

Кількість лідів і проєктів не дорівнює прибутку. Потрібна системність, а не інтуїція.

І що найцікавіше — коли ти лише на початку, то здається, що розвиток іде повним ходом: усе рухається, клієнтів більшає, усе супер. Але цифри кажуть інше. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: дивитися P&L щомісяця, приймати рішення по маржі, а не по відчуттях.

2. Ранній облік рятує від болючих зведень і самообману

Чим раніше починаєш системний облік — тим менше сюрпризів наприкінці року.

Я одразу не пошкодувала грошей на це, бо підключала, щоб звести дані за рік.  — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: підключати Finmap «з дня 1» та уникнути труднощів при річних зведеннях.

3. Автоматизація надійніше формул

Таблиці не витримують агентську модель з десятками дрібних виплат.

Коли все доводилося вносити вручну, це було дуже довго й складно: у таблиці важко працювати, бо потрібно самостійно створювати формули, щоб отримати потрібні цифри. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: переводити операції в систему та створювати автоправила.

4. Прозорість для команди економить час власниці

Коли цифри доступні ролям — зникає «вузьке місце» в управлінні.

Моя команда не питає, чи надійшов якийсь платіж — усі самі можуть бачити потрібні їм цифри, тож у цьому плані мене ніхто не турбує. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: налаштувати доступи та власні дашборди під кожну роль.

Отримай Finmap
безкоштовно!

Спробуй 7 днів фінансового порядку

Не потрібно прив'язувати карту

5. Чесний P&L — неприємно, але це рятує

Реінвестиції без контролю легко маскують збитковість.

Підбиваючи підсумки за весь 22-й рік, я побачила, що кожен місяць був у мене "червоний" за прибутком. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: мітити реінвестиції окремими категоріями, рахувати маржу по проєктах.

6. Фінзвітність ≠ бухоблік

Бухгалтерський звіт — не інструмент управління.

‍

Дія: впровадити управлінський P&L, KPI по рентабельності, касовий прогноз.

7. Ранній перехід у системність = швидші й чесніші рішення

Неприємно — не означає неправильно.

Чим раніше власник реально усвідомлює свою ситуацію, тим швидше можна прийняти рішення — можливо, неприємні, але принаймні чесні. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: робити рев’ю витрат щотижня, щомісячно — рішення по цінах/штату.

8. Finmap як «джерело істини»

Операційна реальність має співпадати з цифрами.

Finmap — це перше джерело, за яким я звіряю, скільки заплачено, і порівнюю дані з іншим джерелом. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: тримати Finmap, як головний інструмент управлінського обліку, додаткові таблиці — лише як план.

9. Автоправила — наступний рівень ефективності

Налаштовувати поступово під специфіку агентства.

‍

Дія: почати з 2–3 автоправил для найчастіших патернів (рекурентні виплати, комісії, зарплати).

Що б зробила інакше (з досвіду Аліни)

• Підключила Finmap раніше, щоб не зводити рік заднім числом.
  
• Структурувала категорії під агентську модель відразу (зарплати/фріланс/собівартість проєктів).
  
• Виділила реінвестиції окремим шаром, аби не «з’їдати» P&L.
  
• Заклала правила доступу ще на етапі онбордингу, щоб команда з першого дня працювала самостійно.

Подальші плани

Аліна вже перейшла на тариф Pro і планує добудувати «фінансовий двигун» агентства: автоматизувати рутину, заглибитись у P&L по проєктах, стабілізувати cash-flow та зробити команду фінансово автономною.

Орієнтири на 6–12 місяців

• Масштабування портфеля без росту операційного навантаження (автоправила покривають ≥80% транзакцій).
• Динамічне ціноутворення: перегляд фіксів раз на пів року за даними P&L.
• Фін-модель на рік у Finmap: сценарії «база/оптіміст/обережний».
• Освітній контур для команди: короткі SOP по фіндисципліні кожного напряму.

Історія агенції I AM IDEA — приклад того, як чесний погляд на цифри здатен змінити не лише фінансові результати, а й саму культуру управління бізнесом. Finmap став для команди не просто обліковим інструментом, а системою координат, у якій кожен платіж, проєкт і рішення мають своє місце.

‍

Перехід від таблиць до автоматизованого управління показав: Excel зручний для звітів, але не для бізнесу, що зростає. Справжній розвиток починається там, де власник перестає працювати «наосліп» і бачить не лише рух грошей, а й логіку прибутковості.

‍

Для Аліни й її команди Finmap став «першим джерелом істини» — простором, де дані збігаються з реальністю, а час, який раніше йшов на звірки, тепер працює на масштабування.

‍

Фінансова системність — це не розкіш і не наслідок зростання, а умова, що робить зростання можливим. І цей кейс доводить: автоматизація фінансів — не про цифри, а про контроль, спокій і стратегію.

Поширені питання

1. Чи можна одразу почати вести управлінський облік у Finmap, без таблиць?
Так, і це оптимально. Ти відразу отримуєш коректний P&L і прогноз cash-flow. Історичні дані можна довантажити пізніше партіями.

‍

2. Чи підходить Finmap для агентської моделі з фрілансерами?
Так. «Проєкти», P&L і автоправила дають контроль собівартості та маржі навіть за десятки дрібних виплат. Зникає потреба в ручних звірках і формулах.

‍

3. Як Finmap допомагає уникати касових розривів?
Через прогноз руху коштів і планування виплат під реальні надходження. Видно, коли бракуватиме грошей і які витрати треба перенести. Це дозволяє сформувати буфер і стабілізувати календар платежів.

‍

4. Чи можна делегувати фінансовий контроль команді?
Так. Ролі доступу дозволяють керівникам напрямів бачити «свої» цифри без доступу до всього рахунку. Засновник лишається на рівні контролю й рішень, а не ручної рутини.

‍

5. Коли саме варто переходити з Excel на Finmap?
Коли витрачаєш понад 2 години на тиждень на облік або маєш 5+ підрядників чи проєктів паралельно. Також — якщо щомісяця доводиться «латати» прогноз і ти не бачиш маржу по проєктах. Перехід раніше зекономить десятки годин і убезпечить від помилок.

Ти можеш робити запуски на $10 000, $50 000, навіть $100 000 — і все одно залишатися без грошей.

‍

На папері — успіх, у житті — мінус на рахунку й постійний стрес. Якщо завтра зупиняться продажі, скільки днів ти протягнеш без паніки?

Коли почалась війна, я дізнався, що ми банкрути. У нас був оборот, але не було грошей. — Олександр Горевич, продюсер освітніх продуктів та онлайн-шкіл, гість подкасту “Знати б це раніше”

Це не поодинокий факап — це сценарій більшості інфобізнесів, які не ведуть фінанси, бо “немає часу на управлінський облік”.

‍

Проблема не в тому, що ти мало заробляєш.Проблема в тому, що ти не керуєш грошима, які вже заробив.

‍

Це не про кризу. Це про самообман. Про те, як фаундери будують бізнес на емоціях, а не на цифрах. І як "успішний запуск" може приховувати діру в сотні тисяч гривень.

‍

Ця стаття — холодний душ для тих, хто ще вірить, що фінанси можна «віддати комусь» і просто «продавати більше».

Після прочитання ти дізнаєшся:

• Чому “заробив” не дорівнює “маєш гроші” — і як не потрапити у пастку касових розривів.
• Як бачити свої гроші наперед: дебіторка, графік оплат, реальний баланс і зобов’язання.
• Як створити фінансову систему, де кожна гривня має дату, мету і відповідальну людину.
• 5 KPI фінансової життєздатності бізнесу.
• Як перестати «жити на відчуттях» і почати керувати фінансами як фаундер.

Тут не буде солодких історій про “легкі гроші”. Буде правда, від якої багатьом стане некомфортно. Після прочитання ти більше ніколи не зможеш дивитися на свої фінанси як раніше

Інсайт 1. Фінанси — пряма відповідальність фаундера

Ти можеш делегувати рекламу, контент і навіть продажі. Але коли ти передаєш фінансові рішення неформальним виконавцям і сам усуваєшся від фінансового контуру, ти створюєш операційну сліпоту та втрачаєш керування ліквідністю в реальному часі. Оборот зростає, а грошей немає — і ти дізнаєшся про це постфактум.

Це була сама велика моя помилка в житті, не лізти в фінанси. — Олександр Горевич, підприємець, стратег і продюсер онлайн продуктів

Що саме робити фаундеру

Червоні прапорці, що вказують: «ти не керуєш грошима»

Як взяти фінанси під контроль вже сьогодні

‍

1. Зведи картину дня. Відкрий зведення рахунків: скільки грошей є зараз і на яких рахунках.
   ‍
2. Занеси всю дебіторку. По кожному клієнту: сума → дата → канал оплати. Це твій прогноз кеш-ін.
   ‍
3. Познач зобов’язання. Податки, еквайринг, зарплати, платформи, оренди/підрядники, можливі повернення — окремими рядками в платіжному календарі.
   ‍
4. Подивись на залишок після. На ключових датах тижня перевір, чи не йдеш у мінус після планових рухів.
   ‍
5. Ввімкни щотижневий ритуал. Раз на тиждень — короткий огляд: баланс → дебіторка → календар → P&L. Будь-яке значне рішення — тільки після цього.

‍

На етапі малого бізнесу ти — головний фіндир. Поки баланси, дебіторка, платіжний календар і P&L не проходять через твої руки, будь-який «успішний запуск» може закінчитися порожнім рахунком — і ти дізнаєшся про це занадто пізно.

‍

Хочеш, щоб це працювало не «на тобі», а для тебе?

‍

Почни з безкоштовної діагностики з експертом Finmap і отримай план впровадження: що підключити, що автоматизувати і які правила грошей ввести, щоб кожен запуск конвертувався не в стрес, а в прозорий прибуток.

Інсайт 2. Виручка ≠ прибуток: чому $10 000 на рахунку — ще не вільний капітал

Ти рахуєш те, що зайшло на рахунок — і відчуваєш себе у плюсі. Але ці гроші вже заплановані на: податки, комісії, команду, платформи, рекламу та можливі повернення. Помилка — сприймати обороти як прибуток і витрачати аванси, ніби це вільні кошти.

Я зробив продажів на 10 000 $. Це не означає, що в мене в кармані 10 000. — Олександр Горевич, підприємець, стратег і продюсер онлайн продуктів

Що це означає на практиці

Червоні прапорці та ефективні рішення

Як розділити оборот та прибуток вже сьогодні

‍

1. Пройди шлях грошей назад. Для кожної оплати запиши, які витрати і які зобов’язання за нею стоять.
   ‍
2. Розбий приходи на три кошики: «податки/комісії», «зобов’язання», «прибуток». Кошик «прибуток» наповнюється останнім.
   ‍
3. Заведи платіжний календар. На кожну дату: що зайде/вийде і який залишок після.
   ‍
4. Щотижневий P&L-ритуал. Розділяй у звіті: оборот → витрати → чистий прибуток; дивись тренд, а не лише «разові» цифри.
   ‍
5. Не витрачай аванси. Поки зобов’язання не виконані й ризик рефандів не пройшов — це не гроші «на руки».

‍

Твій бізнес не банкрутує через «малий оборот» — він тоне, коли аванси видаються за прибуток. Розділяй поняття виручка та прибуток, бронюй зобов’язання наперед і приймай рішення тільки після P&L та календаря платежів.

Інсайт 3. Дебіторка як драйвер прогнозованої ліквідності бізнесу

Ти можеш мати повну касу сьогодні й піти в мінус у п’ятницю — просто тому, що не знаєш, коли саме й від кого зайдуть гроші. Без календаря майбутніх надходжень ти керуєшся припущеннями, а не даними.

Якщо дуже просто, це гроші, які твої клієнти, учні, студенти повинні тобі доплатити. — Олександр Горевич, підприємець, стратег і продюсер онлайнпродуктів

Що це означає на практиці

Червоні прапорці та ефективні рішення

Як поставити дебіторку під контроль сьогодні

‍

1. Збери повну картину. Перевір усі домовленості по розтермінування: сума → дата → канал оплати по кожному клієнту.
   ‍
2. Занеси в платіжний календар. Кожен майбутній платіж — як окремий запис із очікуваною датою.
   ‍
3. Познач гроші-«резерв». Аванси, під які є зобов’язання, — недоторканні до виконання.
   ‍
4. Увімкни нагадування. За 48/24 години до дедлайну — автоматичне повідомлення клієнту + відповідальний у команді.
   ‍
5. Щотижневий контроль. Огляд статусів: «заплановано / оплачено / прострочено» + корекція витрат під реальні приходи.
   ‍
6. План Б на прострочки. Якщо гроші не зайшли: заморозка необов’язкових витрат, фокус на швидких зборах (доплати/апсели), оновлення дати в календарі.

‍

Дебіторка — це не «десь потім». Це твій радар майбутніх грошей. Коли ти бачиш хто/скільки/коли, ти плануєш витрати без касових розривів і перестаєш жити від запуску до запуску.

Інсайт 4. Касовий розрив і повернення: як «успішні продажі» з’їдають твій бізнес

Ти можеш робити гучні запуски й нарощувати оборот, але без резервів, платіжного календаря та чітких правил повернень легко отримати касовий розрив у день рефандів або обов’язкових виплат. Основна причина провалів інфобізу — витрачання авансових надходжень як «вільних» грошей і відсутність контролю за фінансовими зобов’язаннями.

Найголовніша проблема, в яку можна потрапити — це, звісно, касовий розрив. Одразу тринькати гроші, які до тебе приходять.
— Олександр Горевич, підприємець, стратег і продюсер онлайнпродуктів

Що це означає на практиці

Червоні прапорці та ефективні рішення

Як попередити касові розриви вже сьогодні

‍

1. Розділи гроші на три кошики: «зобов’язання», «податки/комісії/зарплати», «прибуток». До третього кошика потрапляє лише те, що лишилось після виконання зобов’язань.
   ‍
2. Заведи платіжний календар. На кожну дату: очікувані надходження, обов’язкові виплати, прогнозний залишок після.
   ‍
3. Створи резерв на повернення. Фіксований % від виручки кожного запуску — окремо від операційного кешу.
   ‍
4. Щотижневий P&L-ритуал. Перевір, чи не фінансуєш сьогоднішні витрати завтрашніми надходженнями.
   ‍
5. Заморозь «хотілки». Будь-який апґрейд/експеримент — тільки після підтвердженого покриття зобов’язань і резерву.
   ‍
6. Сценарій рефанду. Якщо повернення зросли: стоп необов’язковим витратам → фокус на швидких доплатах/апселах → перегляд умов повернень у майбутніх оферах.

‍

Касовий розрив з’являється не тому, що ти мало продаєш, а тому що витрачаєш аванси як прибуток і не плануєш гроші по датах. Резервуй зобов’язання, веди календар і P&L — і «успішні продажі» перестануть руйнувати твій кешфлоу.

Інсайт 5. Фінансова грамотність фаундера — прозорі дані замість інтуїції

Ти можеш бути генієм запусків, але без прозорої картини грошей кожне рішення — рулетка: вкласти $500 чи $5 000 у рекламу, підписати підряд чи зачекати? Коли ти не бачиш балансів, дебіторки й календаря платежів, ти керуєшся емоціями, а не бізнесом.

Я не знаю, скільки в мене буде грошей, чи будуть вони взагалі, чи ні. Я себе дуже небезпечно відчуваю.
— Олександр Горевич, підприємець, стратег і продюсер онлайнпродуктів

Що це означає на практиці

Червоні прапорці та ефективні рішення

Як увімкнути фінансову передбачуваність сьогодні

‍

1. Зроби інвентар грошей. Зведи всі рахунки в одне вікно: скільки і де «лежить» зараз.
   ‍
2. Оцифруй дебіторку. По кожному клієнту: сума → дата → статус («заплановано / оплачено / прострочено»).
   ‍
3. Налаштуй платіжний календар. На кожен день тижня — приходи/виходи і прогнозний залишок після.
   ‍
4. Запусти щотижневий P&L-ритуал. Перевір: виручка → витрати → чистий прибуток; випиши причини відхилень.
   ‍
5. Міряй ефективність, а не гучність. Для кожної ініціативи рахуй окупність кожного долара  і рентабельність за підсумком періоду.
   ‍
6. Зарезервуй зобов’язання. Аванси, під які є робота/подія, — недоторканні до виконання і «виходу з вікна рефандів».
   ‍
7. Правило великих витрат. Будь-яка витрата «на розвиток» проходить тільки після перегляду балансу, дебіторки і P&L.

‍

Фінансова грамотність — це не бухгалтерія, а твоя здатність бачити гроші наперед і приймати рішення на основі цифр. Коли у тебе під руками баланси, дебіторка, платіжний календар, P&L, окупність і рентабельність — ти керуєш бізнесом.

Інсайт 6. Фінансова модель до запуску: витрати, break-even і сценарне планування

Ти можеш «на інтуїції» стартувати потік і сподіватися, що продажі все перекриють. Але без прорахованої моделі ти або витратиш аванси, або влетиш у мінус у день обов’язкових виплат. Бізнес-план — це не презентація для інвесторів, а твоя броня від касових розривів.

Тобто, коли я запускаю якийсь потік свого продукту, я вже завчасно, ще до запуску розумію бізнес-модель.
— Олександр Горевич, підприємець, стратег і продюсер онлайнпродуктів

Що це означає на практиці

Червоні прапорці та ефективні рішення

Як зібрати робочу модель сьогодні

‍

1. Зафіксуй мету продажів: ціна × цільова кількість учасників.
   ‍
2. Розклади витрати: окремо постійні (оренда, фікс-підряд), окремо змінні (що ростуть із групою).
   ‍
3. Порахуй break-even: скільки продажів потрібно, щоб покрити постійні витрати.
   ‍
4. Занеси дати зобов’язань у платіжний календар і постав резерв під кожну дату.
   ‍
5. Зроби три сценарії: оптимістичний/базовий/стрес + наперед визначені кроки (урізання витрат, апсели, перенесення витрат).
   ‍
6. Перед великими витратами перевір: чи покриті зобов’язання і чи не вб’є ця оплата «залишок після» на ключових датах.

‍

Модель і break-even рахуються до запуску. Розділяй витрати, веди календар зобов’язань і тримай сценарії — так ти почнеш керувати грошима.

Інсайт 7. Зроби так, щоб бізнес працював без тебе

Ти можеш тягнути все на собі, але поки система не тримає бізнес, у тебе немає спокою: лікарня, відпустка чи тиждень без зв’язку — і все сиплеться.

Коли бізнес системний, ти хоча б можеш бути впевнений, що якщо ти випадеш, якщо ти захворієш, якщо тебе не буде тиждень, якщо ти будеш у відпустці, нічого не зламається. Компанія не закриється, не збанкрутує. А коли він несистемний, то все тримається зазвичай на фаундері.
— Олександр Горевич, підприємець, стратег і продюсер онлайнпродуктів

Що це означає на практиці

Червоні прапорці та ефективні рішення

Як увімкнути системність уже сьогодні

‍

1. Визнач свій профіль. Ти більш творчий чи системний? Якщо творчий — найми операційника/проєктного, якщо системний — додай креативного партнера/роль для росту.
   ‍
2. Зроби єдиний фіндашборд. Баланси, дебіторка по датах/клієнтах, платіжний календар із «залишком після», P&L — доступний ключовим людям.
   ‍
3. Пропиши ролі й ліміти. Хто погоджує витрати до 200/500/1000+ $; хто запускає платежі; хто контролює дебіторку й нагадування.
   ‍
4. Запусти щотижневий «радмаршрут». 30–45 хв: баланси → дебіторка/прострочки → календар платежів → P&L → рішення на тиждень.
   ‍
5. Створи 3 короткі SOP. (а) повернення, (б) закупівлі/підрядники, (в) резерв під зобов’язання — з чіткими кроками та дедлайнами.
   ‍
6. Тест «я випав на 7 днів». Імітуй відсутність: чи проходять платежі? чи йдуть нагадування по дебіторці? чи відбуваються заплановані оплати? Зафіксуй, що зламалося, — і закрий прогалини.
   ‍
7. Культура цифр. Перед будь-яким великим рішенням команда відкриває дашборд і відповідає: як це вплине на баланс, дебіторку, календар, P&L.

‍

Системний бізнес — це не про складність, а про передбачуваність. Коли є ролі, ліміти, ритуали й спільний дашборд із балансами, дебіторкою, календарем і P&L, компанія не зламається, якщо ти зникнеш на тиждень — і це найкраща страховка від банкрутства.

Загальний висновок

Ця історія — не про «поганий збіг обставин». Вона про вибір фаундера: або ти керуєш грошима, або гроші керують тобою. Саме так із «успішних запусків» народжуються порожні рахунки, касові розриви й відчуття небезпеки, коли ти не знаєш, чи будуть гроші завтра.

‍

Ключова помилка, яку чесно назвав герой, — «не лізти у фінанси». Висновок простий і жорсткий: до тих пір, поки бізнес малий, саме ти — головний фіндир.

‍

Щоб вирватися з ілюзії «оберт = прибуток», треба повернутись до бази:

• Розділяти  поняття: оборот — витрати — зобов’язання — чистий прибуток. Аванси — це не «вільні гроші», доки зобов’язання не виконані й вікно рефандів не минуло.
• Бачити майбутні гроші наперед: дебіторка по кожному клієнту з датами — це твій прогноз кеш-ін, під який плануються витрати.
• Жити за платіжним календарем: на кожну дату — що зайде/вийде і який буде залишок після. Саме так знімаються «випадкові» касові розриви.
• Тримати щотижневий P&L-ритуал: виручка → витрати → чистий прибуток. Не цифри заради цифр, а рішення на основі тренду ефективності.
• Мати модель до запуску: постійні/змінні витрати, break-even, календар зобов’язань і резерв на повернення — до того, як надійшла перша оплата.
• Культура цифр у команді: ролі, ліміти, прості SOP на аванси, повернення і закупівлі. Рішення «на відчуттях» змінюються на рішення «за даними».

П’ять метрик, які мають бути завжди перед очима: оборот, витрати, чистий прибуток, окупність кожного долара, рентабельність. Вони показують, чи бізнес живий, чи тільки «шумить» продажами.

‍

Фінальний меседж — прагматичний: спокій фаундера купується прозорістю. Коли в тебе в одному полі зору баланси, дебіторка, платіжний календар і P&L, ти перестаєш бігти за «надією на наступний запуск» і починаєш управляти грошима як системою.

‍

Тоді будь-яка пауза — лікарня, відпустка, форс-мажор — не зруйнує компанію. А успіх перестає бути разовим сплеском і стає передбачуваною рентабельністю.

‍

Звідси — проста дія на сьогодні: зведи всі рахунки, оцифруй дебіторку, заведи платіжний календар і запусти щотижневий P&L-огляд. Усе інше — наслідок. Коли ти дивишся на гроші наперед і приймаєш рішення на цифрах, твій інфобізнес перестає бути рулеткою й перетворюється на керований механізм, що робить не тільки оборот, а й прибуток.

‍

Поширені питання

1. У мене хороший оборот. Чому грошей все одно не вистачає?
Ти плутаєш виручку з прибутком. Те, що «зайшло», уже закладено на податки, комісії, зарплати, платформи, рекламні витрати й можливі повернення. Поки ці зобов’язання не закриті, це не вільні гроші. Рішення: дивись P&L, а не лише надходження; бронюй кошти під зобов’язання до їх виконання.
‍

2. Як на практиці вести дебіторку, щоб бачити гроші наперед?
Занось по кожному клієнту: сума → дата → спосіб оплати. У платіжному календарі створюй «майбутні надходження» й став нагадування за 48/24 години до дедлайну. Статуси: «заплановано / оплачено / прострочено». Будь-які витрати узгоджуй тільки після перевірки, що на потрібну дату зайде потрібна сума.
‍

3. Що робити, аби рефанди чи податки не створили касові розриви?

• Розділяй гроші на три категорії: зобов’язання, податки/комісії/зарплати, прибуток (останнім).
  
• Тримай резерв на повернення (фіксована частка з кожного запуску).
  
• Веди платіжний календар із показником «залишок після» на ключові дні.
• Будь-які «хотілки» фінансуй після покриття зобов’язань і резерву
  ‍

4. Які 5 метрик дивитися щотижня і що вони означають?

5. Хто має вести фінанси на старті і як навести порядок?
На етапі малого бізнесу — ти. Це прямий контроль балансів, дебіторки, платіжного календаря і P&L. Делегувати рутину можна, але рішення по грошах і погодження великих виплат мають проходити через тебе. Ритуал раз на тиждень: баланс → дебіторка/прострочки → календар платежів («залишок після») → P&L → тільки потім великі витрати/інвестиції.

Якщо ти власник локального бізнесу, ти щодня знаходишся всередині процесів: контролюєш продажі, закупівлі, комунікуєш з постачальниками й водночас намагаєшся тримати під контролем фінанси.

‍

Але навіть коли все працює злагоджено — клієнти є, виручка стабільна, команда мотивована — грошей може все одно не вистачати.

‍

Причина не завжди у зниженні продажів чи зовнішніх факторах. Часто проблема глибше — у невидимих фінансових процесах, які поступово знижують прибутковість і створюють відчуття нестабільності.

‍

Розберемо три головні фінансові проблеми локального бізнесу — і покажемо, як Finmap допомагає навести порядок у грошових потоках, повернути передбачуваність і спокій.

‍

Проблема №1. Грошовий потік поза контролем

У локальному бізнесі все починається з грошового потоку — cashflow. Саме цей показник визначає, чи має бізнес ресурси для стабільної роботи та розвитку.

‍

Проблема більшості локальних компаній у тому, що cashflow не контролюється системно. Власник може бачити непогану виручку, але не розуміти:

• коли саме з’являються кошти на рахунках;
  
• скільки з них уже зарезервовано під обов’язкові витрати;
  
• яка сума залишається у вільному доступі.

Відсутність цього розуміння створює фінансову напругу:

• платежі проводяться без плану;
  
• виникають касові розриви;
  
• частина витрат не враховується;
  
• стратегічні рішення ухвалюються без точних даних.
  

Коли грошовий потік не відстежується щодня, бізнес поступово втрачає керованість.

Зовні він може виглядати успішним — є клієнти, є продажі — але всередині вже формується дефіцит ліквідності.

Наслідки неконтрольованого грошового потоку

Саме розрив між прибутковістю “на папері” та реальними грошима стає головною причиною фінансової нестабільності.

Завантаж чек-лист “Чи захищений твій бізнес фінансово”

Я прочитав і погоджуюся з Договір публічної оферти і Політика конфіденційності Отримати Чек-лист

Щоб відновити керованість і передбачуваність, потрібно вибудувати чіткий процес роботи з cashflow.

‍

Нижче — три головні кроки, з яких починається ефективний контроль грошей у локальному бізнесі.

Контролюй

‍

1. Створи єдину базу фінансових даних і додай усі рахунки — банківські, готівкові, карткові — в одну систему. Так ти бачиш повну картину руху коштів у режимі реального часу.
   
   
2. Щоденно фіксуй усі операції — надходження, витрати, перекази між рахунками. Регулярне оновлення дає змогу уникнути розривів і чітко розуміти, скільки грошей реально доступно.
   
   
3. Автоматизуй цей процес за допомогою банківських інтеграцій та автоправил — це зменшить ручну роботу й підвищить точність.

‍

У Finmap процес налаштування цього процесу займає не більше 20-ти хвилин:

• Ти можеш створити необмежену кількість рахунків в різних валютах;
  
• Підключити інтеграції з найпопулярнішими банками (Mono, ПриватБанк, А-Банк, Пумб) та платіжними системами (Checkbox, Poster, Wise і т.д).
  
• Налаштувати автоправила, що дозволяють делегувати системі заповнення операцій й економлять час ручного опрацювання на 60-70%. 

‍

Аналізуй

‍

1. Проводь аналіз за категоріями, щоб бачити, які витрати зростають, а які приносять дохід. Це допомагає швидко визначати неефективні статті витрат і ухвалювати рішення на основі цифр.
   
   
2. Відстежуй динаміку виручки — помісячно або потижнево — щоб виявляти закономірності й сезонність.
   
   
3. Розділи бізнесові та особисті гроші, щоб бачити реальну аналітику операційної діяльності, точний прибуток компанії та уникнути ситуацій, коли особисті витрати “з’їдають” ресурси бізнесу.

‍

Процес аналізу у Finmap відбувається в розділі Аналітика, де зібрані всі основні фінансові звіти. 

‍

Тут можна не лише переглядати стандартні дашборди, а й створювати власні звіти на основі збережених фільтрів — за категоріями, контрагентами, проєктами чи періодами.

‍

Зокрема, звіт Гроші дозволяє відстежувати всі зміни грошового потоку та бачити, які саме джерела доходів і витрат найбільше впливають на його коливання. 

‍

Це допомагає швидко виявляти проблемні зони й приймати рішення на основі точних даних.

‍

Прогнозуй

‍

1. Використовуй Календар платежів для прогнозу на 1–3 місяці. Занеси всі майбутні надходження та виплати, щоб бачити прогнозні залишки по тижнях/місяцях і завчасно уникати касових розривів.
   
   
2. Протестуй базовий/стриманий/оптимістичний варіанти: змінюй дати та суми планових операцій і оцінюй, як це вплине на ліквідність, чистий грошовий потік і доступний залишок.
   
   
3. Сформуй план доходів/витрат із запланованих платежів і регулярно звіряй відхилення, щоб тримати ліквідність під контролем і коригувати бюджет оперативно.

‍

У Finmap платіжний календар формується автоматично на основі твоїх планових операцій і показує прогноз фінансового стану компанії. 

‍

Він одразу підказує, чи очікується касовий розрив, чи навпаки — буде надлишок коштів. Календар дозволяє оцінювати баланс як загалом по бізнесу, так і окремо по кожному рахунку.

‍

Усі зміни — у датах, сумах чи статусах операцій — миттєво синхронізуються, тож ти одразу бачиш, як коригування вплинуть на майбутній стан грошового потоку.

​​

‍

Коли cashflow під контролем, бізнес отримує найцінніше — передбачуваність.

‍

Ти більше не живеш від надходження до надходження, не приймаєш рішень наосліп і не панікуєш через раптові касові розриви.

Проблема №2. Неочевидні чинники, що руйнують фінансову стабільність

Іноді фінансова нестабільність виникає не через падіння продажів чи зовнішні фактори, а через внутрішні процеси, які непомітно знижують прибуток.

‍

Причина не завжди очевидна: витрати ростуть швидше, ніж доходи, частина грошей зникає у дрібницях, а сезонні коливання лише посилюють відчуття нестабільності.

‍

Щоб побачити, де саме бізнес втрачає прибуток, варто звернути увагу на три фактори, які часто залишаються поза увагою, але мають вирішальний вплив на фінансовий результат.

1. Сезонність: прихований фактор, що впливає на стабільність виручки

Твій магазин, офіс або кав’ярня працює цілий рік — асортимент не змінюється, ціни стабільні, клієнти ті самі. Але в один місяць грошей вистачає, а в інший — доводиться покривати витрати з власних коштів чи кредитного ліміту.

‍

Причина часто у сезонності, яку не відстежують.

‍

Вона не завжди очевидна: зміна пори року, святкові періоди, дні тижня чи навіть поведінка клієнтів можуть формувати приховані цикли попиту.

‍

Щоб уникати фінансових “гойдалок”, сезонність потрібно виявити й почати керувати нею — формувати резерви в прибуткові місяці та планувати cashflow наперед.

‍

У Finmap сезонність легко відстежувати у звіті Гроші — де на головному дашборді, відразу видно динаміку всієї фінансової діяльності та прояви сезонності. 

‍

‍

Окрім графічного відображення, доступна таблична форма, де у відсотковому співвідношенні можна проаналізувати зміни попиту за товарами, послугами чи окремими категоріями.

‍

‍

Якщо хочеш детальніше розібратися, як дослідити сезонність і почати нею керувати — читай статтю «Як перетворити сезонність із проблеми на інструмент зростання».

2. Приховані витрати: дрібниці, які коштують бізнесу прибутку

У локальному бізнесі фінансові втрати часто ховаються не у великих платежах, а у щоденних дрібницях, які здаються незначними.

‍

Кава для команди, пакування, доставка, підписки, дрібні закупівлі — кожна з них не впливає суттєво, але разом вони формують відчутну частину бюджету, яку легко не помітити.

‍

Коли ці витрати не фіксуються окремо, бізнес втрачає можливість контролювати прибутковість і планувати розвиток.

Щоб цього уникнути:
‍

1. Фіксуй усі витрати — навіть найменші. Це дає реальну картину, куди зникають гроші.
   
   
2. Переглядай структуру витрат щомісяця. Так ти побачиш, які статті ростуть без об’єктивних причин.
   
   
3. Оптимізуй дрібні платежі. Відмовся від неефективних сервісів, переглянь постачальників або об’єднай закупівлі, щоб знизити витрати.
   ‍

Саме деталізація відкриває можливості для оптимізації — дозволяє скоротити непомітні витрати й звільнити ресурси для розвитку.

‍

‍

Як відстежувати витрати у Finmap:

• Використовуй категорії та підкатегорії для деталізації. Це допоможе побачити, на що саме витрачаються кошти — від оренди й реклами до кави для офісу.
  
  
• Фіксуй усі витрати, навіть ті, що не проходять через банк. Внось готівкові операції вручну або через мобільний додаток, щоб отримати повну картину.
  
  
• Налаштуй автоправила навіть для дрібних платежів. Таксі, покупки в АТБ чи канцелярія — усе автоматично потраплятиме у відповідну категорію без зайвих зусиль.

Звіти Finmap відображають динаміку кожної статті витрат, дозволяючи швидко визначати, які з них ростуть, а які можна оптимізувати, щоб зберегти прибуток і ліквідність бізнесу.

‍

3. Неефективне ціноутворення: негативний вплив на маржу

Навіть стабільний потік клієнтів не гарантує прибутку, якщо ціни не покривають реальну собівартість.

‍

Багато власників локального бізнесу встановлюють вартість інтуїтивно — орієнтуючись на конкурентів чи очікування клієнтів. У результаті деякі товари чи послуги приносять мінімальний прибуток або навіть збиток, хоча зовні все виглядає стабільно.

‍

Коли витрати на матеріали, логістику чи оплату праці зростають, а ціни залишаються незмінними, маржа поступово зменшується.

‍

Щоб цього уникнути, ціноутворення потрібно розглядати не як маркетингове рішення, а як фінансову стратегію.

‍

Регулярно аналізуй прибутковість кожної категорії товарів чи послуг, переглядай ціни після змін у собівартості й перевіряй, чи не фінансує один напрям інший.

‍

У Finmap:
‍

1. Розділяй витрати за допомогою тегів на прямі та постійні, щоб бачити маржу кожного продукту або послуги та розуміти, який із напрямів справді приносить прибуток.
   
   
2. Порівнюй відсоткове співвідношення витрат за категоріями між місяцями, щоб відстежувати, чи зростає собівартість закупівель, оренди або послуг.
   
   
3. Використовуй аналітику комплексно — порівнюй прибутковість і обсяги продажів із попередніми періодами, виявляй тенденції та шукай можливості для оптимізації структури витрат і підвищення маржі.
   ‍

Управління фінансами — це не лише про доходи, а насамперед про контроль факторів, які непомітно знижують прибуток.

Проблема №3. Розпорошені фінанси через відсутність делегування

У локальному бізнесі фінансовими процесами часто займаються ті, хто щодня “у полі” — адміністратори, касири, менеджери або продавці. Саме вони отримують оплату від клієнтів, проводять закупівлі, фіксують витрати та працюють з готівкою.

‍

Але коли фінансова інформація збирається через месенджери, таблиці чи голосові повідомлення, власник неминуче стикається з хаосом у звітності.

Отримай Finmap
безкоштовно!

Спробуй 7 днів фінансового порядку

Не потрібно прив'язувати карту

Відсутність системного делегування призводить до:
‍

1. Витрати часу — доводиться вручну перевіряти платежі, уточнювати дані та зводити цифри з різних джерел.
   
   
2. Помилок і дублювань — операції фіксуються кілька разів або взагалі губляться.
   
   
3. Втрати грошей — некоректні або несвоєчасні записи спотворюють картину прибутковості.
   
   
4. Відсутності актуальної інформації — власник бачить ситуацію із запізненням, а не в реальному часі.
   
   
5. Ризику зловживань — без чітких ролей і доступів контролювати фінансову дисципліну практично неможливо.
   ‍

Без системи делегування фінанси перетворюються на постійне джерело стресу.  Власник втрачає оперативність у прийнятті рішень, а перспектива розвитку стає мінімальною.

‍

Рішення — делегувати фінансовий облік правильно.

‍

Замість того щоб самостійно збирати дані, варто додати співробітників безпосередньо до Finmap, налаштувати їм гнучкі ролі та рівні доступу. Так працівники можуть самостійно вносити доходи й витрати лише за своїми напрямами, не маючи доступу до повної аналітики компанії.

‍

Це дає бізнесу три ключові переваги:

• Швидкість: дані потрапляють у систему миттєво, без ручного пересилання.
  
  
• Точність: усі операції фіксуються в одному місці, без дублювання й помилок.
  
  
• Контроль: власник бачить повну картину фінансів у реальному часі, а співробітники працюють лише у своїй зоні відповідальності.

Як налаштувати систему делегування у Finmap

‍Результат: ти більше не витрачаєш час на ручне збирання звітів, а команда бере участь у фінансовому процесі прозоро й відповідально.

Як Finmap допоміг Dasha Katsurina Studio + Showroom уникнути касових розривів і зберегти контроль над фінансами

Навіть у невеликому бізнесі фінансові процеси можуть бути складнішими, ніж здається. 

‍

Коли є кілька напрямів продажів, різні категорії товарів і частина команди працює в іншій країні — без єдиної системи управління грошима легко втратити контроль.

‍

Саме тому команда Dasha Katsurina Studio + Showroom вирішила одразу будувати фінансовий облік у Finmap.

‍

Dasha Katsurina Studio + Showroom — це простір про жінок, стиль і українське ремесло. Локація у самому центрі Варшави об’єднує вироби українських дизайнерів і майстрів — від одягу та прикрас до посуду й книг.

‍

‍

Це місце, де можна відчути молоду українську енергію, випити кави, відпочити й поспілкуватися з однодумцями. Простір, вільний від упереджень, де головне — творчість, автентичність і людяність.

‍

Команда вже мала досвід роботи з платформою в українській компанії, тому логічно продовжила використовувати той самий інструмент для філії у Варшаві, щоб зберегти єдину структуру фінансових процесів і звітності.

‍

До систематизації команда стикалася з типовими викликами локального бізнесу:

• касові розриви;
• несвоєчасні звіти;
• відсутність актуальної інформації для прийняття рішень.

Це уповільнювало фінансові процеси та ускладнювало планування грошового потоку.

‍

З Finmap фінанси стали прозорими, структурованими й доступними у будь-який момент.

‍

Завдяки налаштованій системі категорій, рахунків і звітів команда бачить повну картину руху коштів і може оперативно реагувати на зміни.

Тепер ми чітко бачимо, де гроші, скільки витрачено і на що саме. Це економить час і допомагає тримати бізнес під контролем. — Вікторія, співробітник Dasha Katsurina Studio + Showroom

Сьогодні фінансова система Dasha Katsurina Studio працює стабільно:

• усі дані оновлюються автоматично;
• звіти формуються миттєво;
• структура витрат і доходів стала прозорою.

Це дозволило уникнути касових розривів, оптимізувати фінансові процеси та зосередитися на головному — розвитку бренду й роботі з клієнтами.

Важливо не загубити гроші й бачити, куди вони рухаються. Без цього неможливо зрозуміти, як працює бізнес. Фінансовий облік — це база, з якої починається стабільність. — Вікторія, співробітник Dasha Katsurina Studio + Showroom

Стабільність починається з системності

У локальному бізнесі кожна гривня має значення — тому важливо не просто рахувати гроші, а бачити повну картину.

‍

Коли cashflow під контролем, витрати структуровані, а команда залучена до процесу — фінанси перестають бути джерелом стресу й стають опорою для розвитку.

‍

Finmap допомагає створити цю систему:

• об’єднує всі рахунки в одному місці;
  
• автоматично фіксує доходи й витрати;
  
• дає аналітику в реальному часі;
  
• дозволяє делегувати облік без втрати контролю.
  
  

У результаті ти отримуєш не просто цифри, а впевненість і передбачуваність у кожному рішенні.

‍

Почни сьогодні з Finmap, щоб твій бізнес працював системно вже завтра!

Поширені питання

1. Чому грошей не вистачає, навіть коли продажі стабільні?
Це може бути наслідком касових розривів, неузгоджених витрат або неправильної структури грошового потоку. Часто кошти «застрягають» у запасах, відстрочених платежах чи непомітних дрібних витратах, які накопичуються.‍

2. Як зрозуміти, що мій бізнес має проблему з cashflow?
Ознаки прості: регулярна нестача грошей на поточні витрати, затримки у виплатах, потреба брати кредити на покриття операційних витрат або відсутність резервів на непередбачувані ситуації.

3. Що робити, якщо фінансами займаються кілька людей і виникає плутанина?
Потрібно вибудувати чітку систему делегування: визначити, хто за що відповідає, встановити прозорі правила фіксації операцій і централізувати всі дані в одному місці, щоб уникнути дублювання й помилок.

4. Як визначити, чи правильні ціни на товари або послуги?
Регулярно аналізуй маржу: співвідношення доходу до витрат. Якщо витрати зростають (наприклад, через постачальників чи оренду), а ціни залишаються незмінними, маржа зменшується — і прибутковість падає, навіть при стабільних продажах.

5. Які перші кроки допоможуть навести фінансовий порядок у локальному бізнесі?
Почни з бази:

• об’єднай усі рахунки в одну систему;
• фіксуй кожну операцію (готівку, безготівку, дрібні витрати);
• проаналізуй структуру доходів і витрат;
• сформуй календар платежів і резервний фонд. 

Це створить основу для фінансової стабільності й передбачуваності.

Після кожного успішного періоду приходить спад — і ти знову шукаєш причину: клієнти стали пасивні, реклама не працює, ринок змінився.

Знайомо? Так буває навіть у досвідчених підприємців.

‍

Але, можливо, справа не в тому, що твій бізнес “нестабільний”. Можливо, він просто сезонний — і ти ще не враховуєш це у фінансовому плануванні.

‍

Розберімося, що таке сезонність, чому вона впливає на фінанси й як зробити так, щоб коливання попиту не руйнували бізнес, а допомагали йому зростати.

Що таке сезонність і чому вона впливає на фінанси бізнесу

Сезонність — це закономірні коливання продажів, попиту чи витрат, які повторюються протягом року.

Її відчуває майже кожен бізнес: 

• у рітейлі — це сплески перед святами; 
• у будівництві — активність навесні й влітку; 
• у сфері послуг — періоди відпусток чи свят; 
• у виробництві — цикли замовлень клієнтів; 
• а в e-commerce — піки під час розпродажів і святкових кампаній.

Це природне явище, але воно суттєво впливає на грошовий потік, запаси, навантаження персоналу і прибутковість.

‍

Тому головне завдання власника — не уникнути сезонності, а навчитися її враховувати.

Чому сезонність може бути ризиком

Багато підприємців ігнорують сезонні закономірності, вважаючи їх “незначними коливаннями".

У деяких ключових галузях — зокрема ритейлі, туризмі та агро — до 70 % річного доходу припадає лише на кілька місяців пікового сезону. — SCORE, офіційний партнер U.S. Small Business Administration (SBA)

Це означає, що кілька місяців можуть визначити фінансовий результат усього року.

‍

Якщо не враховувати сезонність у плануванні, бізнес ризикує втратити стабільність навіть після найуспішнішого періоду.

‍

У результаті компанії стикаються з типовими фінансовими проблемами:
‍

1. Касові розриви. Під час спадів продажів доходів не вистачає для покриття постійних витрат — оренди, зарплат, податків. Навіть прибутковий бізнес може тимчасово залишитись без фінансування.
   
   
2. Зайві закупівлі або дефіцит товарів. Без прогнозу попиту можна або закупити надто багато (і заморозити гроші в залишках), або залишитися без запасів у пік продажів.
   
   
3. Перевантаження або простої персоналу. У високий сезон команда не справляється, у спокійний — недовантажена, але зарплату все одно треба платити.
   
   
4. Помилкові управлінські рішення. Якщо дивитися на фінанси лише в межах місяця, не враховуючи сезонні цикли, можна зробити неправильні висновки — наприклад, скоротити бюджет саме тоді, коли потрібно інвестувати у підготовку до піку продажів.
   
   
5. Втрачені можливості зростання. Без аналітики сезонності бізнес фокусується лише на виживанні, замість того щоб використовувати пікові місяці для масштабування — запуску нових продуктів, збільшення середнього чека чи залучення інвестицій.

Чому важливо враховувати сезонність у фінансовому обліку
‍

1. Для прогнозування. Сезонність допомагає заздалегідь передбачити, коли зростуть або зменшаться доходи — і підготуватися до цього фінансово.
    
2. Для планування. Якщо відомо, коли очікується спад, можна завчасно створити резерви, скоригувати бюджети й уникнути касових розривів.
   
   
3. Для оптимізації витрат. Аналіз сезонних коливань показує, які витрати можна тимчасово зменшити, а які — посилити у пікові періоди (наприклад, маркетинг, логістика чи закупівлі).
   
   
4. Для стабільності. Бізнес, який розуміє свої фінансові цикли, не реагує хаотично, а керує грошовими потоками свідомо. Це означає менше стресу, більше передбачуваності та чітку фінансову стратегію на весь рік.
   
   
5. Для прийняття рішень на основі даних. Коли сезонні тренди зафіксовані у цифрах, управлінські рішення перестають бути інтуїтивними. Власник бачить об’єктивну картину — які місяці приносять основний прибуток, коли варто масштабуватись, а коли утримувати витрати.

Як перевірити наскільки твій бізнес залежить від сезонних коливань?

Сезонність може проявлятися по-різному і часто власники помічають її вже постфактум — коли в касі раптом бракує грошей, а клієнтів стає менше.

‍

Так починається фінансовий стрес, який можна було передбачити — якби ти знав, коли саме твій бізнес залежить від сезонних коливань.

‍

Не чекай, поки цифри самі підкажуть, що щось не так.

‍

Пройди короткий тест — і дізнайся:

• чи є у твоєму бізнесі сезонність; 
• наскільки вона впливає на гроші; 
• як на неї повпливати.

Чи залежить твій бізнес від сезонності

Відповідай на запитання «так» або «ні», щоб визначити, наскільки твій бізнес залежить від сезонності.

‍

Наприкінці підрахуй кількість відповідей «так» — результат покаже рівень сезонної залежності та допоможе зрозуміти, як планувати фінанси ефективніше.

Як підрахувати результат

‍

0–4 “так” — сезонність мінімальна. Твій бізнес має стабільний попит і рівномірні продажі протягом року.

‍

Рекомендації:

• Зберігай історію доходів і витрат, щоб відстежувати тренди — ринок і поведінка клієнтів змінюються з часом.
  
  
• Контролюй маржинальність, щоб бачити реальну прибутковість кожного напряму.
  
  
• Автоматизуй фінансовий облік у Finmap, щоб уникнути помилок і витрачати менше часу на ручні розрахунки.

‍

5–9 “так” — помірна сезонність. Твій бізнес частково реагує на зміни сезону або подій, тому важливо заздалегідь планувати грошовий потік.

‍

Рекомендації:

• Складай фінансовий прогноз мінімум на 3 місяці вперед.
  
  
• Формуй резервний фонд на періоди спаду продажів.
  
  
• Аналізуй динаміку виручки у звіті Гроші у Finmap, щоб точно розуміти, коли настають пікові чи “тихі” місяці.

‍

10+ “так” — висока сезонна залежність. Твій бізнес має яскраво виражені цикли попиту. Без планування фінансових потоків можливі регулярні касові розриви.
‍

‍

Рекомендації:

• Створюй поквартальний бюджет із прогнозом доходів і витрат.
  
  
• Виділяй частину прибутку у резерви під постійні витрати (оренда, зарплата. податки),
  
  
• Використовуй звіт “План/Факт”, щоб вчасно помічати відхилення від бюджету.
  
  
• Переглядай маркетингову стратегію: у пікові місяці — максимізуй продажі, у спокійні — фокусуйся на ефективності.

Особливості фінансового обліку бізнесів із сезонністю та без неї

Сезонність — це не лише про продажі. Це про те, як змінюється рух грошей у компанії протягом року.

У фінансовому обліку різниця між сезонним і стабільним бізнесом суттєва — і від неї залежить стратегія планування, бюджетування та резервів.

Як працює фінансовий облік у сезонному бізнесі

‍

1. Нерівномірний грошовий потік. Прибутки надходять хвилями: пікові місяці (свята, туристичний сезон) чергуються зі “спокійними”. Тому власнику потрібно прогнозувати касу — щоб покривати витрати в періоди спаду.
   
   
2. Планування не лише за доходами, а й за періодами. У Finmap важливо не просто фіксувати операції, а будувати прогноз — коли очікується надходження, а коли витрати.
   Це дає змогу розподілити прибуток: частину — на розвиток, частину — в резерв.
   
   
3. Резервний фонд — обов’язковий елемент. У сезонному бізнесі прибутковий період має покривати несезон.
   Тому ключовий показник — не місячний прибуток, а середньорічна рентабельність.
   
   
4. Витрати варто ділити на постійні й змінні. Це допомагає бачити, які з них не зменшаться навіть у спад (оренда, комунальні, зарплата адміністрації) і потребують резервів.
   
   
5. Аналіз сезонних трендів. Через графік “Гроші” у Finmap можна побачити повторювані піки продажів і адаптувати до них закупівлі, запаси й рекламу.
   Це допомагає не лише виживати, а й використати сезонність як перевагу — наприклад, концентрувати маркетинг саме тоді, коли попит росте.

Отримай Finmap
безкоштовно!

Спробуй 7 днів фінансового порядку

Не потрібно прив'язувати карту

Як працює фінансовий облік у бізнесі без сезонності

‍

1. Грошовий потік стабільний.
   Надходження й витрати рівномірні протягом року. Це дозволяє будувати простіші бюджети без потреби у великих резервах.
   
   
2. Основна увага — ефективності.
   Такі бізнеси концентруються на прибутковості кожного напряму, контролі маржі та оптимізації витрат.
   
   
3. Резерви все одно потрібні, але менші.
   Навіть при стабільних продажах можливі короткострокові збої — наприклад, затримка платежів клієнтів.
   Резерв на 1–2 місяці витрат — достатній для безпечної операційної подушки.
   
   
4. Стратегічне зростання через аналітику.
   У бізнесах без сезонних коливань з’являється простір для точнішої аналітики: порівняння прибутковості напрямів, визначення найефективніших каналів продажів і оптимізація витрат.
   
   
5. Постійна увага до маркетингу.
   У стабільному бізнесі немає природних сезонних сплесків попиту, тому маркетинг має працювати безперервно.
   Власнику важливо регулярно аналізувати ефективність кампаній, щоб підтримувати стабільний рівень продажів і не допустити поступового спаду.

Порівняння бізнесу з сезонністю та без неї

Сезонність — це не загроза, а показник зрілості бізнесу.

‍

Той, хто вміє передбачати свої цикли, перетворює піки на прибуток, а спади — на час для росту.

Які інструменти дозволяють відстежувати сезонність

Щоб зрозуміти, як змінюється бізнес протягом року, важливо мати не лише цифри, а й динаміку — бачити, коли зростають продажі, коли збільшуються витрати й коли виникають касові розриви.

У Finmap це можна зробити за допомогою кількох інструментів, які показують сезонні коливання з різних сторін.

1. Звіт «Гроші» (Cash Flow)

Основний інструмент для виявлення сезонних закономірностей. На графіку видно, як змінюється рух грошей за місяцями — доходи, витрати, залишки.

Якщо певні місяці регулярно показують спад чи зростання — це сигнал про сезонність.

Регулярний аналіз допомагає зрозуміти, які періоди є найприбутковішими, а коли потрібно формувати резерви.

‍

2. Рахунок «Склад»

Для бізнесів із запасами сезонність часто проявляється у закупівлях і залишках товарів.

Через облік складу у вартісному еквіваленті видно, коли гроші “заморожуються” у запасах, а коли відбувається активний продаж.

Це допомагає не лише контролювати оборотність товарів, а й планувати закупівлі під сезони, щоб не втрачати ліквідність.

3. Планові платежі та Платіжний календар

Планування платежів дозволяє заздалегідь підготуватися до несезону. У календарі можна побачити, коли очікуються великі витрати або надходження, і оцінити, чи вистачить коштів для їх покриття.

Так бізнес може рівномірніше розподілити навантаження на касу протягом року, уникнувши розривів.

‍

4. Звіт «План/Факт»

Порівняння планових показників із фактичними допомагає зрозуміти, як сезонність впливає на виконання бюджету.

Якщо у певні місяці доходи суттєво відрізняються від прогнозу — це може бути саме сезонний чинник.

Аналіз таких відхилень дозволяє адаптувати фінансовий план і прогнозувати подібні коливання у майбутньому.

Поради для бізнесу з вираженою сезонністю

Сезонність — це не лише про зміну виручки, а про зміну ритму бізнесу.

Коли попит зростає — потрібно встигати масштабуватися, коли спадає — зберігати ефективність.

Щоб утримати баланс між піками й спадами, важливо мати системний підхід у фінансах, маркетингу та операціях.

Сезонність неможливо прибрати — але її можна прорахувати, передбачити й використати на користь бізнесу.

Коли фінансові рішення базуються не на інтуїції, а на цифрах, сезонність перестає бути ризиком і стає частиною стратегії.

‍

Саме для цього й створено Finmap — щоб допомогти підприємцям бачити повну картину руху грошей, планувати наперед і залишатися стабільними у будь-який сезон.

‍

Підключи Finmap і перетвори сезонність із джерела стресу на джерело зростання!

Скільки разів ти думав: «Місяць шалених продажів — значить, усе чудово?» А потім — нуль у фінальному рядку. Софія Рожко, засновниця The Body School і українського бʼюті-коворкінгу у Валенсії, пройшла те саме: болючі інвестиційні рішення, дорогих «гуру», подвійний ремонт та регуляторні сюрпризи.

‍

Кожен удар по гаманцю повертав до одного: системний і щоденний облік. Саме він перетворив «відчуття успіху» на контрольовану економіку продуктів, допоміг не розмити нішу комплементарними ідеями та навчив інвестувати лише після закриття місяця, а не «на емоціях».

‍

Ця стаття про те, як рахувати, щоб заробляти, і як приймати рішення, коли на кону твій кешфлоу.

Я по-справжньому стала підприємницею тоді, коли почала системно вести облік грошей і точно рахувати свій прибуток. — Софія Рожко, серійна підприємиця, гостя подкасту “Знати б це раніше”

Що ти дізнаєшся з цього кейсу

• Де проходить точка дорослішання підприємця.
• Як не розмити нішу, додаючи комплементарний продукт.
• Чому «дорогий спеціаліст» ≠ стратегія, і що лишається твоєю відповідальністю як фаундера.
• Як уникнути подвійного косту на сайті: ТЗ, логіка продажів, ролі.
• Як діяти, коли місцеві норми «ламають» офлайн-бізнес.
• Чому маркетинг рахують у горизонті квартал–рік, а не одним місяцем.
• Чому кешфлоу ≠ прибуток і як мислення кварталами дає спокій.

Урок 1. Рахуй і керуй: щоденний облік забезпечує прибуток

Підприємництво починається не з «іскри» і не з обороту, а з моменту, коли ти щодня бачиш реальні цифри: скільки зайшло, скільки вийшло, що лишилося як прибуток і де твої ліміти. Після цього рішення стають тверезими, а ризики — керованими.

Я по-справжньому увімкнулася як підприємець тоді, коли перейшла від інтуїції до системного обліку і точного підрахунку прибутку. — Софія Рожко, серійна підприємиця

‍Як ти приходиш до «дорослості» в грошах

1. Б’є реальність: очікування не співпадають із цифрами — з’являється розчарування.
   
2. Приймаєш рішення: починаєш чітко вести доходи/витрати, щоб бачити свій реальний дохід, уникати касових розривів і формувати резерв.
3. Отримуєш контроль: інвестиції плануєш після закриття місяця, з розумінням окупності та власної «стелі ризику».

Коли розумієш оборот і власні фінансові ліміти, рішення приймаються набагато легше. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Що змінює облік

‍

Щоденний ритуал на 10 хвилин

Десяти хвилин на день достатньо, щоб система працювала. — Софія Рожко, серійна підприємиця

• Щодня: внеси всі транзакції по категоріях (навіть «дрібниці» — саме там найчастіше виникають прогалини).
  
• Щотижня: переглянь статті витрат: реклама, розхідники, дрібні постійні покупки.
• ‍Щомісяця: закрий місяць, порахуй прибуток, зафіксуй ліміти інвестицій на наступний період.

Мінімальний набір метрик

‍

‍

Типові помилки — і як їх уникнути

• Змішування персональних і бізнесових коштів → розділи рахунки й доступи.
  
• Оцінка за оборотом замість прибутку → дивись на маржу та чистий результат.
• Витрати/інвестиції до закриття місяця → спочатку закрий, потім інвестуй.

Облік і збереження — це спосіб жити спокійно: ти бачиш картину і контролюєш кроки. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Щойно ти переходиш від «відчуттів» до щоденного підрахунку і приймаєш рішення на основі цифр, ти перестаєш грати в бізнес — ти ним керуєш.

Урок 2. Не розмивай нішу: комплементарний продукт тільки тоді, коли він вирішує конкретну задачу

Додати «комплементарний» продукт — не завжди означає посилити бізнес. Якщо нове доповнення розмиває нішу, змушує клієнта робити зайвий крок (логістика/час) і заводить тебе у широку воронку конкурентів, ти ризикуєш отримати багато операційної мороки і нуль на фінальному рядку.

Коли я додала фізичний спортзал до нішевого продукту, я фактично почала конкурувати з будь-яким залом, що близько з домом клієнта. Фокус розмився, а прибутку це не дало. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Чому так трапляється

1. Розширення ринку → розмиття позиціювання. Нішевий продукт стає «ще одним» серед гігантів.
   
2. Зниження зручності → падіння конверсії. Коли клієнту треба довго добиратись, шанс відвідування просідає.
3. Капекси й опекс «з’їдають» маржу. Оренда, обладнання, команда — і «класний» місяць перетворюється на нуль.

Місце для занять має бути поруч із домом; додатковий крок часто «вбиває» відвідуваність. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Як приймати рішення про комплементарний продукт

1. Почни з задачі, а не з форми.‍

Спочатку назви задачу, яку хочеш вирішити. Для нашого ком’юніті ефективнішими були б великі щомісячні тренування в цікавій локації, а не постійний спортпростір. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Читай детальніше про фінансовий облік для спортклубів.

‍

2. Перевір 4T нової ідеї

3. Оціни конкурентну воронку

Як тільки твій продукт вимагає постійної локації, ти входиш у поле місцевих гравців «поруч із домом». Якщо не можеш перемогти зручністю, не заходь у цей формат.

‍

4. Обери «найлегшу форму» під задачу

Фокус на задачі «комʼюніті» → щомісячні події: сильний емоційний ефект, низькі капекси, багато контенту й апсейлів.

Альтернатива, яка працює простіше

Я завжди прагнула вузької ніші: чим виразніший фокус, тим легше просувати продукт. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Mini-playbook: як протестувати комплементарний продукт без болю

1. Сформулюй одну задачу. Напр.: «Підняти залучення й апсейли через офлайн-зустріч раз/місяць».
   
2. Зроби одноразову подію, а не постійну інфраструктуру.
   
3. KPI на 1 ітерацію: реєстрації, шоу-рейт, апсейл/повторна покупка після івенту, NPS.
   
4. Kill-criteria: якщо 2 ітерації поспіль <X% шоу-рейт або апсейл нижче порогу — згортаєш.
   
5. Пакетуй контент: відео/UGC → підсилюєш діджитал-воронку без додаткових бюджетів.
6. ‍Не чіпай ядро ніші: назва, позиціювання, меседж — незмінні; новий формат підсвічує, а не замінює.

«Червоні прапорці»: коли не запускати доповнення

• Ти не можеш чітко сказати, яку одну задачу воно вирішує.
  
• Формат вимагає, щоб клієнт їхав/чекав/планував — і це не компенсується цінністю.
  
• Ти входиш у поле гравців, де зручність і ціна — ключові, а в тебе немає переваги.
• Для запуску потрібні капеки, що з’їдають маржу навіть у «вдалому» місяці.

Таблиця рішень: що зробити замість «дорогої» ідеї

‍

Висновок уроку

Перш ніж щось додавати — назви задачу. Якщо форма розмиває нішу або змушує клієнта робити зайвий крок, це майже напевно з’їсть маржу. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Коротко: спочатку — задача і фокус, потім найлегша форма, і лише після малих тестів із чіткими KPI — масштабуй. Якщо рішення не підсилює твою нішу і зручність для клієнта, воно тобі не потрібно.

Урок 3. Рутину можна делегувати, візію — ні: ти — головний маркетолог свого бізнесу

Дорогий спеціаліст чи агенція не замінять тебе в головному — баченні продукту, ніші та стратегії зростання. Делегуй виконання, але «що, для кого і навіщо» — це назавжди твоя зона відповідальності. Інакше ти платиш за ілюзію контролю, а не за результат.

Я стала вкладати у системний підхід тільки після того, як визнала: найкращий маркетолог для мого бізнесу — це я. Стратегія — моя відповідальність, а не когось «з боку». — Софія Рожко, серійна підприємиця

Чому «дорогий спеціаліст» не рятує без твоєї візії (механіка провалу)

1. Вакуум відповідальності: ти очікуєш «покажуть шлях», підрядник чекає від тебе напрям — ніхто не відповідає за сенс.
   
2. Підміна стратегії тактикою: запускають «руки» (креативи, рекламу), але без ясного позиціювання це пересування повітря.
3. ‍Розчарування за замовчуванням: очікування «прориву» без твоєї участі → витрати ростуть, а ефект — ні.

Я інвестувала, сподіваючись, що мені скажуть, як робити мій бізнес. Та це виявилась моя відповідальність — візія і рішення. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Що назавжди лишається твоїм (не делегується)

 Команда працює найкраще, коли кожен знає свою ділянку, а засновник задає напрям і тримає рамку. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Що саме треба делегувати (і як це зробити безпечно)

Mini-playbook засновника: як працювати з підрядниками/командою

1. Before anything: на одній сторінці пропиши ICP, проблему, офер, обіцянку результату, УТП.
   
2. Бриф на 1 сторінку: ціль кампанії, сегмент, канали, бюджет/обмеження, KPI, kill-criteria, дедлайни, відповідальні.
   
3. Спринт 2–4 тижні: не розмазуй. Чіткий перелік гіпотез → запуск → зняття показників.
   
4. Щотижневий рев’ю (30 хв): 1) що запустили? 2) чого навчилися? 3) що вирізаємо? 4) що масштабувати?
   
5. Після спринту: рішення «подвоїти/переробити/вимкнути» згідно з цифрами, а не настроєм.
6. ‍Decision log: записуй, чому прийняв рішення — це дисциплінує і економить гроші у майбутніх циклах.
   

‍

Ролі без плутанини (хто за що відповідає)

«Червоні прапорці», що підкажуть: ти делегував повноваження там, де не можна

• «Ми все зробимо без твоєї участі» — значить, у вас немає візії/брифа.
  
• Немає узгоджених KPI і kill-criteria — значить, ніхто не вимкне збиткове.
  
• Підрядник пропонує переписати продукт/позиціювання замість «як продавати те, що є».
  
• Ти не бачиш сирих цифр і доступів — отже, і рішення приймаєш «на відчуттях».
• Обіцяють «гарантовані продажі» — це нечесна риторика на ринку ризику.
  

Тест на зрілість фаундера (пройди за 5 хвилин)

• Я можу за 60 секунд пояснити, кому і яку цінність ми продаємо?
  
• У мене є коротке ТЗ/бріф для будь-якого підрядника?
  
• Я знаю, який KPI і горизонт вимірювання для кожного каналу?
  
• Я підписую kill-criteria до старту спринту?
• У нас є щотижневий 30-хвилинний рев’ю по цифрах?
  

 Коли команда розуміє зони відповідальності, а я задаю напрям — навіть складні періоди проходять спокійно і екологічно для бізнесу. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Висновок уроку

Дорогі фахівці можуть підсилити, але не замінити засновника як носія візії. Делегуй руки, а не відповідальність за сенс. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Коротко: ти формулюєш візію і рамки — команда виконує. Так маркетинг перестає бути «магією» і стає керованою системою, що приносить прибуток.

‍

‍

Урок 4. Сайт має продавати, а не просто «бути красивим»: ТЗ, конверсія й ролі, щоб не платити двічі

Якщо немає чіткого технічного завдання, логіки продажів і розмежування ролей, ти отримаєш «гарну картинку», яка не продає, затяжні правки й подвійний бюджет на переробку.

Ми віддали сайт двом командам — технічній і «брендовій» — але без єдиної логіки конверсії. Вийшло красиво, проте продукт сайт не розкривав, і нам довелося все переробляти. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Чому трапляється провал

1. Немає єдиного власника візії (product owner від тебе) → «сіра зона» між дизайном і девом.
   
2. ТЗ = «зробіть сайт» → жодної карти сторінок, конверсій, state’ів, інтеграцій, SEO/аналітики.
   
3. Брендинг відривається від продажів → сайт гарний, але не відповідає на «що/для кого/чому зараз».
4. ‍Приймання «на смак» → без KPI та критеріїв приймання будь-яка правка «логічна», терміни йдуть у нескінченність.

Коли на старті немає погоджених правил робіт і чіткого переліку того, що має бути зроблено, ти фактично підписуєшся на додаткові витрати. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Що має бути ДО старту (інакше не починай)

Я тепер прошу повний перелік того, що входить у роботу, — інакше доробки перетворюються на другу розробку. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Скелет ТЗ, який рятує бюджет

Ролі й відповідальності

Спринт-процес із «шлюзами»

1. Discovery (1–2 тижні): цілі, KPI, ICP, карта сторінок, контент-скелети.
   Gate A: усе підписано → далі.
   
2. UX/Wireframes (1–2 тижні): флоу, прототипи, карта CTA/форм.
   Gate B: затверджено на користувацьких задачах → далі.
   
3. UI/Design system (1–2 тижні): макети + адаптив, стани.
   Gate C: «піксели» під KPI → далі.
   
4. Dev + QA (2–4 тижні): збірка, інтеграції, перфоманс, аналітика.
   Gate D (UAT): чеклисти, Lighthouse ≥ X, події надсилаються правильно.
5. ‍Go-live + 30 днів моніторингу: A/B дрібних правок, стабілізація.
   

Чеклист сторінки, що продає

• Hero: чіткий офер, для кого, 1–2 сильні докази, видимий CTA above the fold.
  
• Проблема → Рішення → Докази: кейси, відгуки, логотипи, сертифікації.
  
• CTA на кожному екрані: одна головна дія, одна вторинна.
  
• Форми: короткі, зі станами помилки/успіху, автозаповненням, валідацією.
  
• Мобайл-перша логіка: великий тап-таргет, легка навігація, швидкість.
• ‍Аналітика: події на кліках/скролах/відправках, перевірка в реальному часі.

«Червоні прапорці» — стоп-сигнали перед стартом

• Бриф звучить як «зробіть нам сайт/лендинг» — без цілей і KPI.
  
• «Спочатку намалюємо, тексти — потім» (без контент-скелета).
  
• Відсутній план аналітики/подій і чеклист приймання.
  
• 5+ людей «затверджують дизайн» — отже, немає єдиного PO.
  
• Відповідальність розмита: незрозуміло, хто за що відповідає в RACI.
  

Mini-playbook: як не платити двічі

1. Приший 1-сторінковий бриф: ціль, KPI, ICP, офер, CTA.
   
2. Затверди карту сторінок і флоу з CTA/формами і всіма станами.
   
3. Зроби контент-скелети до дизайну (заголовки, тези, докази).
   
4. Пропиши RACI і критерії приймання до старту робіт.
   
5. Вимірюй швидкість і аналітику як частину приймання (не «потім»).
   
6. Веди decision log: що/чому погодили, щоб не застрягти в нескінченних правках.
7. Стартуй із MVP-лендингу, збери дані, потім нарощуй шаблони й розділи.
   

Висновок уроку

Сайт — це інструмент продажів. Якщо на старті немає ТЗ, логіки конверсій і ролей, платиш двічі: грошима й часом. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Коротко: спочатку мета і флоу, потім дизайн і дев. Один власник рішень, жорсткі критерії приймання, вимірювані KPI. Тоді сайт не просто «гарний» — він заробляє.

Урок 5. Офлайн у новій країні: етика, доінвестиції та планування простору проти збитків

Коли офлайн-локація «ламається» об місцеві норми, у тебе три спокуси: «якось працювати», закрити все, або перезібрати модель етично й сильніше. Рішення Софії: не йти в «сіру зону», домовитись зі співінвестором про доінвестицію і взяти краще приміщення, де планування саме по собі підвищує потенційну виручку.

Я обрала шлях, з яким спокійно спатиму: не працювати там, де це суперечить нормам, а знайти інше місце — навіть якщо доведеться робити ремонт вдруге. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Як виглядає офлайн-криза

1. Невідповідність приміщення нормам → робити «якось» або зупинитись і перезібрати.
   
2. Незаплановані витрати (другий ремонт, пошук) → постає питання доінвестицій.
3. ‍Клієнтський досвід страждає (шум/відкриті зони) → падає цінність і ціна.
   

Моє правило — спати спокійно. Якщо формат змушує порушувати внутрішні етичні норми — це не мій шлях. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Матриця рішень

Я порахувала: закриття коштуватиме дорожче, ніж доінвестиція. Співінвестор погодився: краще докластися і вийти сильнішими. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Чому нове планування = краща економіка

Проблема старого простору — «неповноцінні» кабінети (шум, відсутність приватності). Нова локація дозволила відокремити дверима зони й отримати повноцінні кабінети під процедури з вищим чеком.

Коли я побачила, що нове планування додає ще один повноцінний кабінет у найдорожчому сегменті, економіка склалася одразу. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Антикризовий алгоритм (як діяти крок за кроком)

1. Етика > «якось працювати»: одразу відкинь варіант, який змушує хитрувати з нормами.
   
2. Швидкий дзвінок партнеру: чесно виклади сценарії «закрити/доінвестувати», суми і мотиви.
   
3. Юніт-економіка на серветці: рахуєш кількість повноцінних робочих місць × ставку × завантаження — до/після.
   
4. Агресивний пошук: щодня дивись декілька об’єктів; заздалегідь пропиши критерії «б’ємо по руках і підписуємо».
   
5. Довірений менеджер на місці: делегуй право підписати контракт відразу, якщо чеклист виконано.
6. ‍Ремонт із першого разу під стандарти: відразу закладай ізоляцію, зонування, вимоги до процесів.
   

Ми дивилися 3–4 об’єкти щодня кілька тижнів. Коли менеджерка побачила «наше» місце, я дозволила підписати контракт на місці — я їй довіряла. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Чеклист вибору приміщення (під бʼюті/кабінетний формат)

Узагальнені вимоги, що випливають із кейсу:

• Зонування/ізоляція: окремі двері для кожного кабінету, шум не «мігрує» між поверхами/зонами.
  
• Приватність процедур: жодних «сходових» напівзон; повноцінні кімнати.
  
• Місткість під економіку: кількість повноцінних кімнат у «дорогих» категоріях.
  
• Юридика/норми: відповідність технічним вимогам для твоєї діяльності.
  
• Операційна логістика: вода/електрика/вентиляція, санвузли, зручність для майстрів і клієнтів.
• ‍Умови договору: можливість швидко зайти/вийти, зрозумілий депозит, строки ремонту.
  

Mini-playbook доінвестицій

1. Визнач «точку неповернення»: скільки втратиш, якщо зупинишся сьогодні.
   
2. Порахуй «після переїзду»: скільки повноцінних місць з’явиться і який у них ARPM (avg revenue per month).
   
3. Домовся зі співінвестором: сума, етапи, умови повернення/дивіденди.
   
4. План готівки: окремий бюджет на другий ремонт + 10–15% буфера.
   
5. Терміновий таймлайн: пошук (дні), підписання (години), ремонт (тижні).
6. ‍Комунікація з командою/клієнтами: чіткі строки, «чому так краще», план релокації.
   

У мене були не останні гроші: я жила за рахунок іншого бізнесу, тому могла докластися. Але рішення все одно приймала на цифрах і принципах. — Софія Рожко, серійна підприємиця

«Червоні прапорці»: коли зупиняти і переосмислювати

• Приміщення не проходить за нормами — варіанти «якось» відкидаються.
  
• «Неповноцінні» робочі місця, які псують UX і чек — така локація не потягне економіку.
  
• Нема «подушки» і партнера на дофінансування — спершу створи фінплан, потім рухайся.
  
• У договорі немає маневру (жорсткі умови/штрафи) — ризик зашкалює.
  

Формула швидкої оцінки локації 

Виручка/міс ≈ (кількість повноцінних кімнат × середня ціна × середня завантаженість) − (оренда + ЗП + операційні + ремонти/аморт. у місяць).

Якщо нове планування додає ще 1–2 кімнати у високому чеку — часто це і є різниця між «нуль» і «прибуток».

‍

Висновок уроку

Не йди на компроміси з етикою і нормами — це завжди дорого. Краще доінвестувати і переїхати туди, де планування та правила працюють на тебе. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Коротко: етика як фільтр, цифри як аргумент, планування як важіль прибутку. Так офлайн-бізнес не просто виживає — він стає сильнішим.

Урок 6. Маркетинг рахується довго: LTV, «довгі хвости» і горизонт квартал–рік

Місячний зріз часто бреше. Канал, який «не дав» продажів за 30 днів, може повернути їх пізніше через довгий шлях клієнта — і виглядати сильним на горизонті кварталу або року. Тому рішення «вимикати/масштабувати» треба приймати по LTV і когортах, а не за вчорашнім ROAS.

Ми перейшли до тотального підрахунку кожної цифри. На короткому відрізку деякі канали здавалися слабкими, але за рік саме вони «дотягнули» продажі воронкою. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Чому місяць вводить в оману

1. Довгі цикли прийняття рішення. Людина бачить тебе не раз: торкання → підписка → подія → покупка. Частина покупок списується на інші канали, якщо дивитися тільки останній клік.
   
2. Допродажі та перехресні продажі. Продукт, що стартує «скромно», може окупитися через апсейл/кроссейл у наступних місяцях.
3. ‍Ефект комʼюніті та контенту. Вкладення у «верх воронки» працює із затримкою; їх дохід видно на когортах, а не в одному звіті.
   

Те, що у звіті за місяць виглядало неефективно, у підсумку дало продажі. Висновки треба робити на ширшому відрізку. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Як дивитися правильно: три горизонти вимірювання

Окупність може бути довшою — шукай свої «20%» на великому масштабі, а не в короткому зрізі. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Мінімальний набір метрик (без фанатизму, але щодня)

Mini-playbook аналітики каналів

1. Заведи «рахунок на рік». Будь-який канал оцінюй у трьох вікнах: тиждень/місяць/квартал–рік.
   
2. Будуй когорти. Фіксуй місяць першого дотику і дивись, як ця когорта купує на 30/60/90/180 днях.
   
3. Веди апсейл/кроссейл. Привʼяжи додаткові покупки до початкового каналу.
   
4. Визнач payback-рамки. Який термін окупності для тебе прийнятний? Приймай рішення в цих рамках.
5. Не змішуй «руки» і стратегію. Канал «живе» не тільки креативами; якщо меседж і офер нецільові — змінюй візію, а не просто креатив.
   

Ми почали рахувати кожну цифру — і саме це показало, що різати канал за місяць рано. Деякі історії віддають пізніше. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Таблиця: канали × горизонт оцінки

«Червоні прапорці»: коли твої цифри обманюють

• Ти оцінюєш канал по останньому кліку і «ріжеш» верх воронки.
  
• Немає когорт — бачиш тільки «сьогоднішні» продажі.
  
• Плутаєш оборот із прибутком: масштабування з’їдає маржу.
  
• Kill-criteria не визначені — збиткові кампанії живуть місяцями.
• Немає чіткого тест-бюджету — або «заливаєш» усе, або боїшся спроб.
  

Чіткі правила прийняття рішень

• Масштабуй, якщо за квартал когорта дала LTV/CAC ≥ твого порогу та payback у рамках.«Не рубай канал завчасно: у нас саме «довгі» історії зробили результат, коли подивилися на рік, а не на місяць.» — Софія Рожко, серійна підприємиця
  
• Заморозь/перероби, якщо місяць «червоний», але є ознаки асистів і апсейлу — перерахуйте офер/креатив і дай каналу ще один цикл.
• ‍Вимкни, якщо дві когорти поспіль не виходять на потрібний LTV/CAC і немає асистів.
  

Не рубай канал завчасно: у нас саме «довгі» історії зробили результат, коли подивилися на рік, а не на місяць. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Щоденна дисципліна (щоб усе це працювало)

• 10 хвилин щодня — заносиш цифри і дивишся «здоровʼя» кампаній.
  
• Щотижня — короткий ревʼю: що запустили/чого навчилися/що вимикаємо/що масштабуємо.
  
• Щомісяця — закриття і перерахунок лімітів.
• Щокварталу — когорти та LTV, рішення по міксу каналів.
  

Висновок уроку

Рахувати треба все — і достатньо довго. Тільки тоді видно, що насправді працює, а що зʼїдає маржу. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Коротко: дивись далі, ніж місяць. Міряй LTV і когорти, тримай дисципліну тестів, і приймай рішення по цифрах, а не по настрою. Саме так маркетинг починає заробляти, а не «здаватися ефектним».

Урок 7. Кешфлоу ≠ прибуток: мисли кварталами, інвестуй тільки після закриття місяця

«Гарячий» місяць із вибухом продажів може закінчитися нулем або мінусом, бо з’їли реклама, робочі години й операційні витрати. «Тихий» — навпаки дати чистий плюс завдяки допродажам і нижчим витратам. Тому рішення про інвестиції приймай лише після закриття місяця, а ефективність — оцінюй кварталом.

Я чітко усвідомила: кількість продажів за місяць не дорівнює прибутку. Із того моменту я інвестую тільки після закриття місяця та дивлюся на результат кварталами. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Чому плутають кешфлоу і прибуток

1. Високий оборот ≠ висока маржа. Разом із продажами ростуть змінні витрати (реклама, години команди, логістика) — чистий результат «тоншає».
   
2. Допродажі відстають у часі. «Тихі» місяці добирають маржу апсейлами, підписками, повторними покупками.
3. Емоційні інвестиції. На хвилі «усе летить» легко витратити наперед — і провалитися в касовий розрив.
   

Були місяці з відчуттям «бомба-продажів», а у фіналі — нуль. Наступний, без форсажу, вийшов прибутковішим — за рахунок допродажів і нижчих витрат. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Робоча рамка: місяць = контроль, квартал = оцінка

Я перейшла на мислення кварталами — так рішення стають спокійнішими і точнішими. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Сигнал → Причина → Дія

Я інвестую гроші тільки на наступний місяць — після того як закрила поточний і побачила реальні цифри. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Твій ритуал «місячне закриття» (60–90 хв)

1. P&L по продуктах: виручка, собівартість, маржа, внесок у прибуток.
   
2. Кешфлоу: що зайшло/вийшло, податки/зарплати/оренда, ризик розриву.
   
3. Рішення на місяць+1: ліміт тестів/інвестицій, що паузимо, що масштабуємо.
4. ‍Лог дій: чому ухвалив рішення (щоб не «скакати» туди-сюди).
   

Коли бачиш оборот, ліміти й реальний прибуток — рішення приймаються значно легше, а в голові стає спокійно. — Софія Рожко, серійна підприємиця

«Червоні прапорці» — коли ти граєшся з вогнем

• Приймаєш інвестрішення до закриття місяця.
  
• Оцінюєш успіх за оборотом, а не за маржею/прибутком.
  
• Не відслідковуєш допродажі й їхній внесок у квартальний результат.
  
• Змішуєш особисті та бізнесові гроші — реальної картини немає.
  

Фінанси — це не вирок про тебе як про людину. У кожного бізнесу бувають провали і періоди інвестицій. Важливо знати, що відбувається, і свідомо обирати кроки. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Mini-playbook: як не спалити прибуток у вдалому місяці

1. Зафіксуй правило: жодних нових витрат, доки не закрив місяць.
   
2. На «піку» спрямовуй частину каси в резерв/подушку.
   
3. Будь-яка інвестиція має ліміт і умови окупності (payback).
4. Перевір, що «швидкі» доходи не зламали якість і сервіс (бо це відкотить наступні місяці).
   

Висновок уроку

Коли рахую щомісяця і оцінюю поквартально — я керую бізнесом без паніки: приймаю рішення від цифр, інвестую вчасно і не плутаю оборот із прибутком. — Софія Рожко, серійна підприємиця

Коротко: закривай місяць → став ліміт → інвестуй; результат — оцінюй кварталом. Так ти тримаєш кешфлоу і прибуток під контролем.

‍

Керуй цифрами — керуватимеш бізнесом

‍

Якщо звести всі уроки до одного принципу — рахуй і дій від даних, а не від відчуттів. Саме це дає спокій, швидші рішення і здорову маржу. 

Поширені питання

1) З чого тобі почати фіноблік, якщо раніше нічого не рахував, і як тримати щоденну дисципліну 10 хвилин?

Почни з простого й регулярного.

• Розділи гроші: окремі рахунки/картки для особистого й бізнесу.
  
• Задай категорії: дохід/витрати по напрямах, зарплати, оренда, реклама, розхідники тощо.
  
• Щоденний ритуал (10 хв): занось усі транзакції за день — навіть «дрібниці». Саме там тече.
  
• Раз на тиждень: переглянь, що «роздулося» (реклама, розхідники) і відразу підкрути.
  
• Наприкінці місяця: закрий місяць, порахуй прибуток, зафіксуй ліміт інвестицій на місяць+1, поповни резерв.
  
• Правило заліза: жодних нових витрат до закриття місяця.
  
  

2) Як зрозуміти, що комплементарний продукт розмиває твою нішу, і чим його краще замінити без великих капексів?

 Перевір ідею по 4T:

• Task (задача): яку одну проблему клієнта ти вирішуєш цим доповненням?
  
• Target (ціль): це той самий сегмент, де ти сильний, чи «всі підряд»?
  
• Trip (зусилля): клієнту треба їхати/планувати/витрачати час? Будь-який зайвий крок — мінус конверсія.
  
• Trade-offs (компроміси): чи жертвуєш ти фокусом, маржею, позиціюванням?
  
  

Якщо хоча б у двох пунктах «червоне» — не заходь в інфраструктуру. Заміни на легші формати:

• Разові ком’юніті-івенти замість постійної локації.
  
• Партнерські майданчики замість власних площ.
  
• Малі тести з KPI (реєстрації, шоу-рейт, апсейл) перед будь-яким масштабуванням.
  
  

3) Як працювати з дорогими спеціалістами/агентствами так, щоб не «злити» бюджет: що маєш лишити собі, а що делегувати?
Твоя відповідальність:

• Візія/позиціювання, пріоритети, бюджетні рамки, KPI і kill-criteria.
  
• Фінальні рішення за підсумком спринтів.
  
  

Що делегувати підрядникам:

• Медіабаїнг, продакшн/креатив, аналітику/дашборди, операційний контент.
  
  

Як працювати процесно:

‍

1. 1-сторінковий бриф: для кого, офер, цілі, бюджет, KPI, kill-criteria, дедлайни.
   
2. Спринт 2–4 тижні з чітким переліком гіпотез.
   
3. Щотижневий рев’ю (30 хв): що запустили → що навчилися → що вимикаємо → що масштабуємо.
   
4. Decision log: коротко фіксуй, чому прийняв рішення — це економить гроші в наступних циклах.
   
   

Червоні прапорці: «зробимо без твоєї участі», відсутні KPI/kill-criteria, немає доступу до сирих цифр.

‍

4) Як запустити сайт, що продає: яке ТЗ і ролі потрібні, щоб не платити двічі?

 Не починай без цих базових блоків:

• Ціль і KPI: заявки/демо, цільові CR, час до першого ліда.
  
• ICP + офер: для кого сторінка, яку цінність і докази даєш.
  
• Карта сторінок + UX-флоу конверсій: CTA, форми, стани «успіх/помилка».
  
• Контент-скелети до дизайну: заголовки, тези, соціальні докази.
  
• RACI: хто відповідає/погоджує/виконує.
  
• Критерії приймання: список вимог і метрик (швидкість, аналітика, події), чеклист UAT.
  
  

Ролі:

• Product owner (ти/CMO): візія, KPI, «go/no-go».
  
• UX/UI: флоу, макети, design system.
  
• Dev/QA: реалізація, інтеграції, швидкість, тестування.
  
• Контент/SEO/Аналітика: меседжі, семантика, події, дашборд.
  
  

Стартуй із MVP-лендингу, збери дані, далі нарощуй.

‍

5) Коли вимикати чи масштабувати маркетинговий канал: як рахувати LTV, когорти і payback та не плутати кешфлоу з прибутком?
Дивись на три горизонти:

• Тиждень: технічне здоров’я (CTR/CPM/перші ліди).
  
• Місяць: CAC/CPA, конверсії по етапах.
  
• Квартал–рік: LTV по когорті, payback, апсейл/кроссейл і асисти.
  
  

Правила рішень:

• Масштабуй, якщо за квартал LTV/CAC ≥ твого порогу і payback у рамках.
  
• Заморозь/перероби, якщо місяць «червоний», але видно асисти/апсейл — дай каналу ще один цикл зі зміненим офером/креативом.
  
• Вимкни, якщо дві когорти поспіль не виходять на поріг і немає асистів.
  
  

І пам’ятай: кешфлоу ≠ прибуток. Рішення про інвестиції приймай лише після закриття місяця, а ефективність каналів — оцінюй кварталом, інакше ризикуєш відмовитись від каналів, що показують результат в довгій перспективі.

‍

‍

Успішний бізнес на певному етапі зростання стикається з критичним вибором: залишатися на рівні інтуїтивного управління чи переходити до системного підходу.
‍

Особливо це стосується фінансів, де кожна помилка може коштувати дорого. Компанія, що вже 16 років займається LED-освітленням та підсвіткою, опинилася саме на такому переломному моменті. Їм було потрібно не просто вести бухгалтерію, а побачити повну фінансову картину, навчитися моделювати майбутнє та готуватися до європейських стандартів.
‍

Ми вирішили звернутися до побудови фінансової моделі — стовпів фінансової звітності: P&L, Cashflow, Баланс, щоб побачити всю картину нашої екосистеми. — Олександр Кравчук, фінансовий директор компанії з імпорту світлодіодного освітлення

Що ти дізнаєшся зі статті

У цьому кейсі ми розберемо, як компанія з ринку LED-освітлення почала трансформацію від підприємницького хаосу до системного управління фінансами:

• з якими проблемами бізнес підійшов до цього рішення;
  
• як вони знайшли експертів Finmap і чому обрали саме фінансову модель;
  
• які інсайти отримали вже на етапі впровадження;
  
• як змінюється бачення бізнесу, коли з’являється прозора фінансова система;
  
• що радить компанія іншим підприємцям, які сумніваються у впровадженні фінансових інструментів.

Про компанію клієнта

Компанія — імпортер LED-освітлення та підсвітки з 16-річною історією; працює на стику B2B/B2C і бачить освітлення як емоційний інструмент простору, а не просто технічний продукт.

‍

Бізнес входить у фазу, коли масштаб потребує системи: замість «героїзму» — регламенти, замість припущень — цифри, замість «нічийних» задач — конкретна відповідальність.

‍

За цей час компанія виросла з невеликого підприємницького проєкту в потужний бізнес із власною екосистемою напрямів. Проте з ростом прийшли й типові виклики зрілої компанії: складно бачити повну картину фінансів, рішення часто приймаються «на інтуїції», а нові напрямки потребують чітких розрахунків.

Нас стало багато, і ми зараз на етапі трансформації. Якщо брати за основу модель Адізеса, то ми між підприємницькою компанією і системною. — Олександр Кравчук, фінансовий директор

Саме в цей момент команда усвідомила, що для подальшого розвитку потрібна фінансова система, яка дає прозорість і керованість. Мета — не просто «рахувати прибуток», а бачити повну фінансову картину компанії: звідки приходять кошти, куди вони йдуть, які напрямки справді приносять прибуток і як планувати наступні кроки.

Нам вже конче необхідно відслідковувати фінансові потоки. Ми переходимо на європейське законодавство. Нам треба розуміти яка у нас капіталізація, чого ми варті, щоб нас можна було оцінити. — Олександр Кравчук, фінансовий директор

Навіщо це потрібно бізнесу

• Створити системну фінансову модель — з чіткими «стовпами»: P&L, Cash Flow і Баланс.
  
• Підготуватись до переходу на європейські стандарти обліку, що вимагають прозорості й регулярності.
  
• Розраховувати нові напрями бізнесу наперед, через unit-економіку й сценарне моделювання.
  
• Визначити відповідального за фінанси — «стовп» процесу, який тримає фінансову дисципліну.

‍

Компанія не просто вирішила «зробити фінмодель», а заклала фундамент системного управління. Для бізнесів, що ростуть, це завжди переломний момент: саме тут формується здатність не лише заробляти, а й розуміти власну цінність, капіталізацію та потенціал масштабування.

Труднощі і переломний момент

Компанія доросла до стану, коли масштаб почав вимагати системи. Інтуїція й «ручна математика» більше не давали результатів — потрібні були правила гри, відповідальність і цифри, на які можна спертися, ухвалюючи рішення.

Що боліло на практиці

• Фінанси без цілісної картини. Звітність P&L, Cash Flow, Баланс не зведені в єдину модель → важко бачити «екосистему» компанії.
  
  
• Ризиковане масштабування. Хотіли відкривати нові напрями, але без unit-економіки й сценарного моделювання це загрожувало помилками та втратами.
  
  
• Регуляторний тиск. Перехід на європейське законодавство вимагав прозорості, регулярності й стандартизації даних.
  
  
• Розмита відповідальність. Без «власника» процесу фінанси буксували — рішення приймалися повільно, дані збиралися нерівномірно.
  

Ми хочемо йти в розвиток і хочемо відкривати певні напрямки. І для того, щоб не робити певну кількість помилок, ми вирішили, що от саме настав час для бізнес-моделі. — Олександр Кравчук, фінансовий директор

Як визрівало рішення

Потреба впровадити фінансову модель була «в полі зору» давно, але усвідомлений перехід стартував восени. Далі — приблизно дев’ять місяців руху до дій: внутрішні дискусії, розуміння ризиків, пошук підходу.

Захотіли ми впровадити фінансову модель вже доволі давно. Це сталося восени минулого року, йшли ми до цього цілих 9 місяців. — Олександр Кравчук, фінансовий директор

Події, що стали стартом системних змін:
‍

1. Експертиза фінансиста Finmap. Команда побачила практичний підхід на спринті з управління фінансами.
   
   
2. «Стовп відповідальності». Залучили фінансового директора — щоби одна людина трекала модель і дані щодня.
   
   
3. Рішення будувати фінмодель. Запуск роботи над P&L, Cash Flow, Балансом як базою прогнозів і сценаріїв.
   

Ми зайшли на спринт і побачили фінансиста Finmap. Потім з’явився у нас вже фіндиректор. І з появою стовпа відповідальності прийняли рішення, що ми можемо застосувати фінмодель. — Олександр Кравчук, фінансовий директор

Цей переломний момент — не про «красиві таблиці», а про керованість рішеннями: коли кожен наступний крок підтверджений моделлю, а не надією, що «якось воно буде».

Пошук рішення і співпраця з Finmap

Коли команда остаточно усвідомила, що без системної фінансової моделі далі рухатись ризиковано, почали шукати рішення. Завдання стояло чітке: не просто отримати таблицю чи інструмент, а вибудувати фінансову основу бізнесу — модель, яка покаже, що відбувається всередині компанії, дасть прогноз і допоможе приймати зважені рішення.

Як знайшли експерта

Вирішальним моментом стала участь команди у спринті з управління фінансами, де Олександр познайомився з експертизою Катерини Супрун. Саме тоді з’явилось розуміння: потрібен не просто консалтинг, а глибоке залучення фахівця, який збудує модель під реальні процеси компанії.

‍

Finmap запропонував формат, який закривав ключові потреби:

• розробка фінансової моделі з трьома основними звітами — P&L, Cashflow, Баланс;
  
• системна логіка даних — коли всі показники зведені в одну екосистему;
  
• залучення фінансового директора як “стовпа відповідальності”, який тримає процеси у щоденному режимі.
  

Як проходила співпраця

Робота відбувалася повністю онлайн, із чіткими правилами безпеки, дедлайнами та плановими зустрічами. Це стало окремим інсайтом для команди — якість сервісу не залежить від формату.

Обговорили на першій зустрічі безпеку, хто власник ресурсів, домовились. Подальші зустрічі — без запізнень. Сервіс — на найвищому рівні. Якість онлайн така ж, як офлайн. — Олександр Кравчук, фінансовий директор

Фактично компанія побудувала новий фінансовий цикл:

• регулярні фінансові зустрічі з оновленням ключових показників;
  
• стандартизовані процеси збору даних;
  
• єдиний формат звітів, де всі підрозділи працюють із тими ж цифрами.
  

Фінальна мета цієї співпраці — не просто створити модель, а зробити так, щоб фінанси стали керованим елементом зростання, а не точкою болю.

Зміни, що відбулися під час співпраці

Попри те, що проєкт знаходиться в процесі, компанія вже отримала відчутні результати в організації фінансів, прозорості даних і якості управлінських рішень.

Фінансист підсвітив аспекти, на які нам треба звертати увагу. Дав змогу подивитися на фінансову історію під різними кутами. Прийшло розуміння, як зібрати unit-економіку. — Олександр Кравчук, фінансовий директор

1) Видимість слабких місць → пріоритетні дії

• Було: інтуїтивні підозри «де болить».
  
• Стало: конкретний перелік зон ризику з пріоритетами усунення (що робимо зараз / наступним спринтом).
  

‍

2) Єдина логіка даних і звітів

• Було: фрагменти у різних таблицях.
  
• Стало: каркас моделі з трьома опорами (P&L, Cash Flow, Баланс) та узгодженими правилами збору/звірки.
  

‍

3) Розуміння unit-економіки

• Було: загальна маржа без деталізації.
  
• Стало: чіткий підхід «як зібрати» юніти, які драйвери рахувати, як виводити рішення на рівні SKU/каналів.
  

‍

4) «Стовп відповідальності»

• Було: розмита роль, фінансові задачі «висять».
  
• Стало: фіндиректор веде трекінг даних і моделі на щоденній основі.
  

‍

5) Якість сервісу та процесу (онлайн)

• Було: сумніви щодо дистанційного формату.
  
• Стало: узгоджена безпека, чіткі зустрічі без запізнень; якість не поступається офлайну.
  

Як на мене, 10 із 10!  Сервіс Finmap на вищому рівні. — Олександр Кравчук, фінансовий директор

Трансформація фінансової системи

Поради підприємцям

Це стислий набір практик, які випливають із досвіду команди та можуть бути застосовані в твоєму бізнесі вже зараз.

‍

1. Призначте «стовп відповідальності» до старту

‍
Без внутрішнього власника (CFO/контролер) фінмодель перетворюється на красивий файл. Власник відповідає за збір, звірку, оновлення і регулярність.

‍

2. Почніть з мінімального периметра v0

• Три звіти: P&L, Cash Flow, Баланс (історія 12 міс).
  
• 10–15 драйверів (ціна, конверсія, середній чек, собівартість, строки оплат, курс тощо) з призначеними відповідальними.
  
• 3 сценарії: база / зростання / стрес.
  
• Щотижневий фін-ритм: короткий рев’ю факт vs план і коригування припущень.
  

3. Формалізуйте правила даних і безпеки

‍
На першій зустрічі зафіксуйте: хто власник артефактів, де знаходиться модель, які доступи кому надаються, як робляться бекапи, які SLA на оновлення.

‍

4. Вимірюйте корисність, а не «красу» звітів

‍
Ключові метрики зрілості системи:

• час відповіді на «що якщо?» (години → хвилини);
  
• частота оновлення моделі (раз/тиждень мінімум);
  
• точність прогнозів vs факт;
  
• частка рішень, ухвалених на базі моделі.
  

5. Не масштабуйте хаос — рахуйте юніти перед ростом

‍
Запуск нового напряму/SKU — лише після unit-розрахунку маржі, чутливості до ціни/курсу/строків оплат і перевірки у трьох сценаріях.

‍

6. Використовуйте «зворотний зв’язок поза ТЗ»

‍
Запитуйте у експерта про слабкі зони, навіть якщо це не входить у базовий перелік робіт — саме тут часто народжується основна цінність.

‍

7. Онлайн = офлайн за якості — якщо є процес

‍
Пропишіть графік зустрічей, дедлайни та відповідальність. Дисципліна робить дистанційну співпрацю не менш ефективною.

‍

Ці кроки не потребують ідеальних умов — лише управлінського рішення і дисципліни. Саме з цього починається кероване зростання.

Поширені питання 

1. Скільки часу займає впровадження фінансової моделі у середньому бізнесі?
Залежить від масштабу компанії та якості даних. У цьому кейсі — близько 3 місяців від старту спринту до першої робочої версії моделі (P&L, Cash Flow, Баланс). Якщо дані в хаосі, на підготовку може піти до 6 місяців.

‍

2. Хто має бути відповідальним за фінансову модель?
Ключове — «стовп відповідальності». У кейсі ним став фінансовий директор, який щодня трекає дані, перевіряє звіти і відповідає за регулярність оновлень. Без такої ролі модель не «живе» — вона перетворюється на файл без користі.

‍

3. Чи можна впровадити фінансову модель дистанційно?
Так. Формат онлайн-співпраці працює так само ефективно, як офлайн, якщо з першого дня прописані правила безпеки, дедлайни та формат комунікації. У кейсі компанія працювала повністю дистанційно — без затримок і з високою якістю процесів.

‍

4. Які перші результати можна побачити після запуску моделі?
Уже на етапі створення модель дала інсайти про слабкі сторони бізнесу, дозволила переглянути фінансові потоки під різними кутами та почати формувати unit-економіку. Це не просто «звітність», а новий рівень бачення бізнесу.

‍

5. З чого почати підприємцю, який хоче систематизувати фінанси?

‍
Покроково:
‍

1. Призначте відповідального (CFO/контролер).
   
2. Визначте мінімальний набір фінансових звітів— P&L, Cash Flow, Баланс.
   
3. Зберіть ключові драйвери (10–15 показників, що впливають на прибуток).
   
4. Почніть із базового сценарію, потім додайте варіанти «оптимістичний» і «стрес».
   
5. Встановіть ритм фінансових зустрічей (щотижнево чи раз на два тижні).
   

Фінансова модель — це «система координат» власника: вона показує куди бізнес рухається і якою ціною.

Ти керуєш бізнесом, але чи справді керуєш його грошима? Скільки зараз на рахунках? Скільки ти заробиш через місяць? Чи зможеш виплатити зарплати, якщо великий клієнт затримає оплату?

‍

Якщо відповіді немає — бізнес уже грає проти тебе. Excel із двадцятьма вкладками показує лише частину картинки, а бухгалтерські звіти — це швидше «фотографія минулого», ніж реальний стан справ. Прогнозування? Зазвичай воно відбувається інтуїтивно, а не за планом.

‍

Майже кожен підприємець проходить через цей хаос у фінансах. Питання не в тому, чи є помилки, а в тому, скільки вони коштують.

‍

Сьогодні ти можеш обрати різні інструменти: від знайомих таблиць у Excel, до систем бухгалтерського обліку 1С та сучасних онлайн-рішень. І від правильного вибору залежить, наскільки впевнено ти контролюватимеш свій бізнес.

‍

У цій статті ми порівняємо три найпопулярніші рішення:

• Excel — гнучкий, але ручний;
  
• 1С — міцна система бухгалтерського обліку;
  
• Finmap — сучасна альтернатива Excel і зручний облік фінансів онлайн.
  

Ми розглянемо їх за ключовими параметрами, які важливі для власника бізнесу:

• скільки часу займає облік;
  
• наскільки зрозуміло працювати без бухгалтера;
  
• рівень автоматизації фінансового обліку та інтеграції з банками/CRM;
  
• можливості прогнозування і планування;
  
• вартість та вигода для бізнесу.
  

Після прочитання ти зможеш обрати найкращу програму для бізнесу, яка працюватиме саме на тебе.

Excel — гнучкий і знайомий інструмент

Excel — перший крок більшості підприємців у світ фінансового обліку. Таблиці прості, зрозумілі й доступні кожному. Але з ростом бізнесу Excel може перетворитися з помічника на головний біль.

‍

Характеристики Excel:

• створення будь-яких таблиць і звітів;
• повна гнучкість в структурах і формулах;
• доступність на кожному комп'ютері;
• можливість працювати онлайн через хмару.
  

‍

Переваги:

• швидкий старт без інвестицій;
  
• повний контроль над формулами і виглядом звітів;
  
• гнучке налаштування під свої потреби;
  
• безкоштовні аналоги (Google Sheets).
  

‍

Недоліки:‍

• 100% ручної роботи, що забирає години щотижня;
  
• ризик помилок і поламаних формул;
  
• відсутність інтеграцій із банками чи CRM;
  
• складнощі при командній роботі;
• немає прогнозів і попереджень про касові розриви.

Ризики: втрата файлів, застарілі дані, хаос із ростом бізнесу, приховані витрати часу.

‍

Для кого підходить: стартапи, фрілансери, мікробізнес. Але якщо транзакцій стає багато, варто шукати альтернативу Excel.

1С — потужний інструмент для бухгалтерії

1С — це цілий «комбайн» для обліку: від фінансів до складу і зарплат. Вона забезпечує відповідність законодавству і автоматизацію великої кількості процесів.

‍

Характеристики 1С:

• веде бухоблік, податкові звіти, управлінський облік;
  
• може бути локальною або хмарною;
  
• гнучко налаштовується під бізнес (але з допомогою програміста);
• регулярно оновлюється під вимоги податкової.

‍

Переваги:

• єдина база даних і документів;
  
• автоматизація фінансового обліку й звітності;
  
• потужна аналітика і деталізація витрат;
  
• підтримка законодавства «із коробки».
  

‍

Недоліки:

• складність використання без бухгалтера;
  
• висока вартість ліцензій і підтримки;
  
• повільність у змінах і додаткових інтеграціях;
  
• не завжди зручний інструмент для власника, який хоче бачити швидкі відповіді.
  
  

Для кого підходить: середній і великий бізнес, який має команду бухгалтерів і потребує офіційного обліку та складної аналітики.

Finmap — сучасний онлайн-інструмент для власників бізнесу

Finmap — це не просто ще одна програма для обліку фінансів, а дашборд, який показує, що відбувається з грошима прямо зараз. Це справжня автоматизація фінансового обліку, яка дає контроль без зайвої рутини.

Характеристики Finmap:

• онлайн-доступ 24/7 із будь-якого пристрою;
  
• інтеграції з банками, CRM, платіжними системами;
  
• зручна візуалізація cash flow;
  
• прогнозування руху грошей і попередження про можливі розриви;
• простий інтерфейс для підприємця.
  

‍

Переваги:

• прозорість і швидкість у прийнятті рішень;
  
• автоматичне підвантаження більшості операцій;
  
• командна робота без ризику втрати даних;
• прогнозування майбутніх витрат і доходів.
  

‍

Обмеження:

• потрібен інтернет;
• є абонплата, але вона швидко окупається економією часу та відсутністю помилок.
  

Для кого підходить: власники малого та середнього бізнесу, яким важливий щоденний контроль, швидкі відповіді і можливість вести облік фінансів онлайн.

Порівняння: Excel vs 1С vs Finmap

Що обрати?

Немає універсального рішення — є те, що підходить тобі зараз:

• Excel — базовий варіант, якщо ти на старті і хочеш просто рахувати витрати.
  
• 1С — вибір бізнесу з великим обсягом операцій та командою бухгалтерів.
• Finmap — альтернатива Excel для підприємців, які хочуть прозорий облік фінансів онлайн, автоматизацію і впевненість у завтрашньому дні.
  

Обери інструмент, який не лише підбиває підсумки, а й допомагає планувати майбутнє.
Бо бізнес, який бачить свої гроші наперед, завжди перемагає.

Поширені питання 

1. Чи достатньо Excel для обліку фінансів бізнесу?
Excel підійде на старті: він безкоштовний, знайомий і дає базовий контроль. Але коли кількість транзакцій зростає, виникають ризики помилок, витрати часу на ручний ввід і проблеми з прогнозуванням. У цей момент варто розглянути альтернативу Excel.
‍

2. Чому підприємці обирають 1С?
1С — це потужний інструмент для бухгалтерії. Він дозволяє автоматизувати документообіг, формувати звіти, вести зарплати та податки. Підходить середньому та великому бізнесу, де є команда бухгалтерів. Але для щоденного контролю власника система може бути занадто складною.
‍

3. Чим Finmap відрізняється від Excel та 1С?
Finmap — це онлайн-інструмент для обліку фінансів, який об’єднує простоту Excel і автоматизацію 1С. Він автоматично підтягне дані з банків, платіжних систем і CRM, покаже cash flow у реальному часі й допоможе уникнути касових розривів. Це зручна автоматизація фінансового обліку без зайвої бюрократії.
‍

4. Скільки коштують ці рішення?

• Excel — безкоштовний (або одноразова покупка ліцензії).
  
• 1С — дорога система, вимагає витрат на ліцензії, підтримку й фахівців.
  
• Finmap — працює за підпискою, але економить час і знижує ризики помилок, тому вартість окупається.
  

5. Яка найкраща програма для бізнесу?
Все залежить від етапу:

• Якщо ти тільки починаєш — вистачить Excel.
  
• Якщо маєш складний облік і команду бухгалтерів — 1С.
  
• Якщо потрібен прозорий і простий облік фінансів онлайн, щоденний контроль і прогнози — Finmap стане найкращою програмою для бізнесу.

Уяви: ти керуєш бізнесом із продажу товарів у кількох напрямках — опт, роздріб, онлайн-замовлення. Щодня надходять десятки оплат від клієнтів, йдуть перекази постачальникам, виплати зарплат команді, витрати на рекламу та логістику. І все це відбувається паралельно.

‍

Замість чіткої картини фінансів — хаотичні таблиці та нескінченні банківські додатки. Роман, власник компанії Gold Kitchen, що займається професійним обладнанням для HoReCa, щодня витрачав по кілька годин, щоб вручну зводити цифри й розуміти, що відбувається з грошима.

Я витрачав 4 години в день лише на те, щоб переглядати і "перетягувати" кошти з одного місяця в інші. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Це не просто рутина — це час, який міг би піти на розвиток: запуск нових напрямків, роботу з клієнтами, масштабування. Але замість цього бізнес жив «на відчуттях»:

• не було зрозуміло, який напрямок продажів прибутковіший;
• фінансові потоки були розрізнені;
• рішення приймались без даних, «на око».

Так виглядала щоденна реальність компанії, яка вже виросла з малого бізнесу й вимагала системності.

‍

Все змінилося, коли Роман вирішив вийти з цього фінансового хаосу: він підключив Finmap і разом із досвідченим фінансовим експертом побудував управлінський облік, який дав йому чітку картину по всіх напрямках бізнесу.

‍

У цій статті ти дізнаєшся:

• як Роман перетворив хаотичний облік у системну модель фінансів;
• як Finmap зекономив години ручної роботи;
• які інсайти він отримав і як це вплинуло на його бізнес-рішення.

Читай далі — і побачиш, що прозорі фінанси можуть стати точкою росту для твого бізнесу.

‍

Про клієнта та його бізнес

Роман — український підприємець, який розвиває бізнес у сфері продажу товарів. Його компанія працює в кількох напрямках:

• роздрібні продажі;
• онлайн-замовлення,;
• оптові поставки для партнерів.
  

Це не стартап і не хобі — це вже бізнес, який має команду співробітників і стабільний обіг. Формат роботи — повністю віддалений, адже після 2019 року компанія відмовилася від офісу, і це створює додаткові виклики: контроль фінансів потрібно вести так, щоб кожен учасник процесу мав доступ до актуальної інформації в режимі реального часу.

Особливості бізнесу Романа

• Декілька напрямків продажів — важливо бачити, який із них приносить найбільший прибуток.
• Різні джерела надходжень — банківські перекази, готівка, онлайн-оплати.
• Багато транзакцій щодня — десятки платежів від клієнтів і постачальників.
• Команда — кілька співробітників, які працюють віддалено й потребують прозорих процесів.

Чому це важливо

Коли бізнес зростає, саме швидкість і прозорість фінансового обліку визначають, чи зможе він масштабуватися далі. У випадку Романа управлінський облік взагалі був відсутній, а рішення про витрати та інвестиції приймалися на інтуїції.

Я не знав, які у мене обороти, які напрямки прибуткові. Я просто приблизно уявляв цифри. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Це означало, що:

• власник не бачив реальної картини по кожному напрямку бізнесу,
• витрачав години на ручні зведення даних із різних банків і Excel-таблиць,
• не міг прогнозувати касові розриви й планувати платежі.

Фінансові проблеми і точка перелому

Ріст бізнесу Романа приніс не лише більші обороти, а й серйозні виклики у фінансах. Чим більше з’являлося клієнтів і напрямків продажів, тим більше хаосу виникало «за лаштунками».

Проблема була в тому, що фінансовий облік був просто відсутній. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Основні фінансові труднощі

Точка перелому

Кульмінацією стало те, що бізнес почав зростати швидше, ніж власник встигав контролювати фінанси.

Ця точка — це ріст, тобто збільшення фінансового навантаження. Фінанси змушують звертатись до таких спеціалістів, як ви. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Кожен день, витрачений на ручні операції, був днем, коли бізнес не рухався вперед. Саме тоді Роман зрозумів: потрібна система, яка збере всі дані в одному місці, автоматизує рутину й дасть змогу бачити фінансову картину бізнесу в будь-який момент.

Впровадження Finmap і робота з фінансовим експертом

Щоб подолати хаос, Роман вирішив діяти системно. Він підключив Finmap і запросив фінансового експерта, яка мала понад 20 років досвіду роботи у великих компаніях та імпортерах. Це був переломний момент: замість спроб самостійно розібратися бізнес отримав професійний підхід до впровадження управлінського обліку.

Фінансовий експерт — на найвищому рівні. Я дуже приємно здивований. Знання вирішують. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Як відбувалося впровадження

• Аналіз фінансових потоків — експерт допоміг описати всі джерела надходжень і витрат, розділити їх за напрямками.
  
• Налаштування Finmap — система була адаптована під специфіку бізнесу: створені категорії для кожного напряму, встановлені правила для автоматичного обліку.
  
• Синхронізація даних — інтеграції там, де можливо, та імпорт файлів, де автоматизація недоступна.
  
• Навчання власника і команди — щоб Роман міг швидко аналізувати дані й ухвалювати рішення без ручних звітів.

Складнощі та рішення

Чому це спрацювало

• Експертність: фінансовий консультант не просто налаштував систему, а пояснив, як використовувати її для прийняття рішень.
• Системність: Finmap став єдиною системою для всіх фінансових даних.
• Швидкість: замість годин ручної роботи — кілька кліків, щоб побачити реальну картину.

Як змінилася робота бізнесу після впровадження Finmap

Після впровадження Finmap і налаштування процесів бізнес Романа зробив ривок у фінансовій прозорості. Замість хаотичних таблиць і ручних зведень тепер є єдина система обліку, яка показує фінансову картину в реальному часі.

1 секунда — це колосальна економія часу, бачиш всі фінанси в будь-яку пору дня і року. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Основні результати

• Час на ведення фінансів скоротився у десятки разів — замість 4 годин щодня достатньо кількох кліків.
• Повна прозорість — видно всі надходження й витрати, розділені по напрямках.
• Чітка аналітика — можна оцінювати прибутковість напрямів, бачити витрати «до копійки».
• Підготовка до прогнозування — налаштована база для планування касових розривів і платежів.
• Легше ухвалювати рішення — власник більше не покладається на інтуїцію, а працює з даними.

Найцінніше — досвід як можна вирішити ту чи іншу фінансову чи бухгалтерську проблему. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Роман підкреслює, що ключовим у впровадженні стала не лише система, а й експертиза консультанта, яка допомогла правильно розподілити напрями, налаштувати процеси й навчити команду працювати з цифрами.

Ситуація зараз і плани на майбутнє

Сьогодні Finmap став основним інструментом фінансового контролю бізнесу Романа.

‍
Власник щодня бачить актуальну картину фінансів і витрачає мінімум часу на рутину.

Я більш чітко зрозумів, як по кожному місяцю я бачив що скільки коштувало. Тут все під рукою до копійки показано. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Поточний стан

• Базова модель налаштована — усі доходи й витрати розділені по категоріях.
• Розділені напрямки бізнесу — тепер можна аналізувати, який напрямок приносить найбільше прибутку.
• Єдина точка правди — усі фінанси зібрані в одному місці.
• Команда залучена — частину процесів делеговано, а власник звільнив час для стратегічних рішень.
  

Плани на майбутнє

• Використовувати функціонали Finmap для прогнозування касових розривів.
• Оптимізувати витрати по напрямках, щоб підвищити маржинальність.
• Використовувати Finmap як основу для стратегічних фінансових рішень.
• Масштабувати бізнес, відкриваючи нові канали продажів із уже налагодженим управлінським обліком.
  

Інсайти для підприємців

Цей кейс — не лише про впровадження софту, а про зміну мислення власника бізнесу.

‍
Ось головні уроки, які можна винести:

• Управлінський облік — не розкіш, а потреба на етапі росту.
• Система + експерт = швидкі результати. Професійна підтримка скорочує час впровадження і зменшує кількість помилок.
• Прозорість дає спокій. Коли бачиш дані в реальному часі, ухвалюєш рішення впевнено.
• Час власника — головний ресурс. Автоматизація вивільняє години, які можна інвестувати у розвиток.
  

До цього — був бухгалтерський облік, який працював більше на державу. Після — управлінський облік, який працює на компанію. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Історія Романа: хаос у фінансах — це не вирок. Це сигнал, що бізнес доріс до нового рівня й потребує системності.

‍

Finmap допоміг:

• зібрати всі фінансові потоки в одному місці,
• звільнити час від ручної роботи,
• побачити цілісну картину по кожному напрямку,
• підготувати ґрунт для масштабування та стратегічних рішень.
  

Тепер у нас є не просто бухгалтерія для звітів, а управлінський облік, який показує реальну картину бізнесу. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Готовий навести лад у фінансах? Час перестати вести бізнес «на відчуттях». Спробуй Finmap безкоштовно й побачиш, як прозорі фінанси можуть стати точкою росту твого бізнесу.

Поширені питання

1. Чи можна вести Finmap самостійно?
Можна, але досвід кейсу Gold Kitchen показує, що робота з фінансовим експертом значно прискорює процес. Експерт допомагає налаштувати категорії, розділити напрями бізнесу та навчити команду працювати з даними без помилок.

‍

2. Що робити, якщо банк або сервіс не інтегрований?
Finmap підтримує імпорт файлів. У випадку Gold Kitchen саме так підключили NovaPay і налаштували облік для рахунків Monobank. Це дозволяє бачити всі транзакції в одному місці навіть без прямої інтеграції.

‍

3. Скільки часу потрібно на впровадження?
У середньому — кілька тижнів. Все залежить від кількості рахунків, напрямків бізнесу та джерел доходу. Уже після перших налаштувань можна бачити фінансову картину й економити час на ручних зведеннях.

‍

4. Чи потрібно витрачати час на оновлення системи?
Так, Finmap, як і будь-яка CRM, потребує уваги: потрібно оновлювати дані та контролювати категорії. Але вигода — величезна: власник отримує повну картину фінансів за секунди, а не витрачає години на ручні зведення.

Управління фінансами у будівельному бізнесі — це постійна гра з десятками змінних: потрібно врахувати витрати на матеріали, оплату підрядників, зарплати команди, податки, закупівлі, аванси та акти виконаних робіт.

‍

Будь-яка помилка в цифрах може коштувати компанії маржі, зірваних термінів і нервів усієї команди.

‍

Саме з цим зіткнулася Viora Build, коли кількість проєктів і обсяги робіт почали швидко рости. Фінансовий облік вівся у Google-таблицях, але зростаючий бізнес вимагав чогось більшого.

Ми всі витрати вели вручну, і це постійно призводило до помилок. Нам потрібна була система, яка дає чітку картину і допомагає планувати розвиток.
— Семен, операційний менеджер Viora Build

Рішенням стало впровадження Finmap та залучення фінансового менеджера, який взяв на себе облік, звіти та фінансове планування.

‍

У цій статті ти дізнаєшся:

• як компанія повністю змінила підхід до фінансів і звільнила операційному менеджеру 20 годин на тиждень;
  
  
• як автоматизація допомогла уникнути касових розривів та чітко бачити прибутковість по кожному проєкту;
  
  
• що стало вирішальним фактором для масштабування бізнесу і які інсайти команда винесла з цього процесу.

Читай далі — і ти побачиш, що фінанси можуть бути простими, а керування бізнесом — передбачуваним.

Про клієнта: хто такі Viora Build

Viora Build — будівельна компанія з Португалії, яка спеціалізується на будівництві преміальних та люксових віл, а також багатоповерхових житлових будинків.

Компанія працює з приватними інвесторами й девелоперами, які очікують не тільки високу якість будівництва, але й прозорість фінансових процесів.

‍

Ключова особливість бізнесу Viora Build — проєктний формат роботи. Це означає, що одночасно ведеться кілька об’єктів із різними бюджетами, підрядниками, графіками платежів і фінансовими планами.

‍

У такій ситуації дуже легко втратити контроль:

• кожен проєкт має окремі закупівлі, акти виконаних робіт і виплати;
• зміни вартості матеріалів напряму впливають на прибутковість;
• потрібно стежити за тим, щоб на рахунках завжди була потрібна сума для розрахунків із постачальниками та персоналом.
  

Головним драйвером змін став Семен. У ролі операційного менеджера він відповідає не лише за контроль будівельних процесів, а й за фінансову сторону: від розподілу бюджету до аналізу прибутковості.

‍

Однак, попри професійну команду, до співпраці з Finmap фінансовий облік у компанії був далекий від ідеалу.

Семен згадує, що відчував потребу у системі з перших днів роботи, але впровадити зміни вдалося лише тоді, коли компанія підросла.

‍Коли ми виросли, у нас з’явився капітал, ми зрозуміли, що можемо собі це дозволити, і відразу ж найняли фінансового менеджера. Бо без цієї людини про швидкий розвиток бізнесу взагалі не йшлося. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Таким чином, Viora Build підійшла до точки, коли хаос у фінансах почав стримувати розвиток бізнесу — і настав час діяти.

Що заважало Viora Build розвиватися

Коли компанія почала масштабуватися, стало очевидно: старий підхід до фінансів більше не працює. Облік у Google-таблицях, ручне введення даних та відсутність системності створювали хаос, який уповільнював розвиток.

‍Ми всі витрати вели через Google-таблиці… і це все було не автоматизовано, що, відповідно, призводило до помилок. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Основні виклики

Ситуацію ускладнювало те, що компанія вела одночасно кілька великих об’єктів, і будь-яка помилка у розрахунках могла коштувати десятків тисяч євро.

Нам потрібна була людина, яка могла б робити якісні P&L та Cash Flow звіти, робити зрізи по місяцях і кварталах, займатися фінансовим плануванням і готувати комерційні пропозиції для інвесторів. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Чому зміни стали неминучими

Компанія розуміла потребу в автоматизації з самого початку, але, як каже Семен, все впиралося у ресурси.

Цей момент став переломним: хаос у фінансах почав реально впливати на швидкість ухвалення рішень та розвиток компанії.

Як Viora Build навела лад у фінансах

Щоб вийти з фінансового хаосу, компанія вирішила діяти комплексно. Залучення фінансового менеджера, автоматизація процесів та поступовий перехід на більш стратегічне управління — ось три кроки, які стали ключем до трансформації.

Ми відразу розуміли, що це потрібно. Просто завжди все впиралося у ресурси. Коли ми підросли й у нас з’явився капітал, ми вирішили, що настав час. Бо без цієї людини швидкий розвиток бізнесу був би неможливий. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Залучення фінансового менеджера

Компанія найняла фінансового менеджера, який взяв на себе управлінський облік, підготовку P&L та Cash Flow звітів, фінансове планування та комерційні пропозиції для інвесторів.

‍

Згодом він став фінансовим директором і почав виконувати більш стратегічні задачі.‍

Спочатку ми працювали у форматі фінансового менеджера: він розносив усі операції, будував звіти. А зараз ми вже більш глибоко працюємо у форматі фінансового директора, коли він виконує стратегічні рішення і надає нам звітність. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Автоматизація з Finmap

Всі фінансові операції перенесли з Google-таблиць у Finmap. Система дозволила вести облік за категоріями, бачити залишки на рахунках і в будь-який момент отримувати P&L та Cash Flow.

Делегування фінансового обліку фінменеджеру — єдине очікування, з яким він впорався. Зараз навіть більше — він проявив ініціативу і налаштовує нам ще ERP-систему. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Запуск ERP-системи

Наступний крок — інтеграція фінансів, відділу закупок та кошторисів у єдину ERP-систему. Це дозволить повністю синхронізувати планування закупівель, контроль собівартості та виставлення актів.

Ми почали впроваджувати ERP, бо без неї фінансовому директору складно працювати. Має бути координація між відділом кошторисів, закупок і фінансами, інакше складно розвивати напрямок. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Що отримала Viora Build після впровадження Finmap

Уже за перші два місяці співпраці компанія відчула значні зміни. Фінансовий облік перестав бути хаотичним, а керівництво отримало чітку картину по всіх проєктах.

Зараз у нас є автоматизована система обліку фінансів. У нас є фінансовий директор, який у будь-який момент може відповісти на будь-яке питання. Ми контролюємо, чи буде касовий розрив, і можемо планувати свої фінанси, не загнати себе в кут. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Відчутні вигоди для команди

• Економія часу:

Робота з фінансовим директором звільнила мені щонайменше 20 годин на тиждень у фінансах. — Семен, операційний менеджер Viora Build

• Прозорість по об’єктах:

Тепер ми можемо точно рахувати нашу маржу по проєктах і завдяки цьому — чистий прибуток. — Семен, операційний менеджер Viora Build

• Контроль і передбачуваність:

У нас є календар платежів. Ми чітко розуміємо, що відбувається по проєктах і які акти потрібно виставляти. — Семен, операційний менеджер Viora Build

• Координація між відділами:
  
  Відділ закупок, фінанси та кошториси працюють синхронно. Це економить час не лише керівника, а й усього менеджменту.

Готовність до масштабування

Компанія тепер має не лише контроль, а й інструменти для зростання. Наступний крок — запуск ERP-системи, яка дозволить ще точніше прогнозувати собівартість і підвищити маржинальність.

Це звільняє час як нашого директора, так і мій час як менеджера. Тепер я можу більше фокусуватися на розвитку компанії, а не на рутині. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Інсайти та поради іншим бізнесам

Співпраця з Finmap та фінансовим директором стала для Viora Build переломним моментом. Команда не лише впорядкувала цифри, а й побачила, як фінанси можуть стати стратегічним інструментом розвитку.

‍

Семен ділиться ключовими висновками:

Якщо є якісь сумніви щодо роботи з Finmap, я можу сказати, що комунікація на високому рівні, робота на високому рівні — тому я можу сміливо рекомендувати цю компанію.

Інсайти від Viora Build

Порада підприємцям

• Не відкладайте фінансову систематизацію. Якщо бізнес росте, “ручні” таблиці рано чи пізно почнуть гальмувати розвиток.
  
  
• Делегуйте фінанси фахівцям. Це звільняє час керівника і дає команді чіткі правила гри.
  
  
• Інвестуйте в аналітику. P&L, Cash Flow та календар платежів — це не просто цифри, це ваш план розвитку.
  
  
• Дивіться наперед. ERP-система та фіндиректор допоможуть не лише рахувати гроші, а й прогнозувати майбутнє.
  

Що далі для Viora Build

Компанія завершує впровадження ERP-системи й готується масштабувати бізнес на нові регіони.

Прозорі фінанси та стратегічне управління дозволяють брати більші проєкти без страху “загубитися” у цифрах.

Тепер ми можемо планувати фінанси, не загнати себе в кут. Це дає впевненість і свободу для розвитку. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Поширені питання

1. Скільки часу потрібно, щоб побачити перші результати?
У випадку Viora Build перші результати були вже в перший місяць — компанія отримала P&L, Cash Flow, контроль залишків і змогла прогнозувати платежі.
‍

2. Чи потрібен фінансовий директор, якщо є бухгалтер?
Так. Бухгалтер працює з минулими даними, а фінансовий директор планує майбутнє і допомагає ухвалювати стратегічні рішення.
‍

3. Чи складно впроваджувати автоматизацію в команді?
Ні. У Viora Build не було жодного супротиву — усі побачили користь і швидко адаптувалися до нової системи.
‍

4. Чи окупається інвестиція в Finmap і фіндиректора?
Так. Лише звільнення 20 годин менеджера на тиждень уже окупує витрати, не кажучи про точність фінансових рішень та уникнення касових розривів.
‍

5. Які наступні кроки після впровадження обліку?
Наступний етап — запуск ERP-системи, щоб інтегрувати фінанси, закупки й кошториси. Це ще більше підвищить точність планування та маржинальність проєктів.

Маркетингова агенція може зростати стрімко: нові клієнти, кампанії, бюджети. Але коли фінанси хаотичні — весь цей ріст перетворюється на ризик.

Факт: майже 50 % рахунків у маркетинговій сфері оплачуються із запізненням. Додай до цього залежність від кількох великих клієнтів і відсутність P&L — і твоя агенція стає заручником чужих рішень.

‍

В цій статті ти знайдеш відповіді на три ключові питання, без яких неможливо вийти на новий рівень управління фінансами.

Чому без прогнозу грошового потоку агенція працює безконтрольно?

У маркетингових агенціях першочергова проблема починається навіть не з клієнтів, а зсередини. Незаповнені або неактуальні звіти, відсутність дисципліни у веденні фінансів — і власник бачить реальну картину вже постфактум. 

‍

У цей момент грошей може вже не бути на зарплати чи оплату підрядникам.

‍

Без актуальних даних неможливо прогнозувати грошовий потік. А без прогнозу агенція працює безконтрольно: витрачає більше, ніж заробляє, затримує виплати та зриває бюджети. 

‍Точний фінансовий облік допомагає керівникам бачити тренди й проблеми ще до того, як вони стануть загрозою для бізнесу. — Plymouth University

Якісні дані — це не бюрократія, а ключ до прибутковості й спокою власника.

‍

Тож ми рекомендуємо створити або обрати єдину систему, у якій збиратимуться всі фінансові дані. Бажано, щоб цей інструмент був максимально автоматизованим: це зекономить час і зменшить рутину. 

‍

Завдяки такій системі ти зможеш не лише реагувати на події постфактум, а й прогнозувати доходи та грошовий потік, що відкриє шлях до стабільності й розвитку.

Що дає прогнозований грошовий потік

‍

1. Раннє виявлення касових розривів.
   Видно, коли грошей на рахунку бракуватиме, щоб оплатити зарплати, податки чи підрядників.
   
   
2. Можливість приймати обґрунтовані рішення.
   Розширювати команду, збільшувати рекламні бюджети чи виходити на нові ринки стає безпечніше, бо зрозуміло, чи витримає це кешфлоу.
   
   
3. Сценарний аналіз.
   Можна змоделювати, що буде, якщо клієнт затримає оплату на 30 днів, або як вплине новий контракт на загальну ліквідність.
   
   
4. Прозора комунікація з командою та інвесторами.
   Коли є чіткі прогнози, власник впевнено обґрунтовує рішення перед командою й партнерами.
   
   
5. Зменшення стресу для власника.
   Замість хаотичних перевірок рахунків — чітке розуміння, який фінансовий стан буде у компанії завтра, через місяць чи квартал.

‍

Пройди короткий чек-лист — і за кілька хвилин зрозумієш, чи контроль над грошовим потоком у твоїй агенції справді в твоїх руках:

Якщо у цьому чек-листі ти впізнав свою агенцію, значить, проблема з плануванням грошового потоку вже впливає на прибутковість і стабільність бізнесу. 

‍

Наступний крок — зрозуміти, як саме можна навести порядок у фінансах і отримати інструменти для прогнозування.

Ключові інструменти Finmap для планування фінансів

Якщо ти обрав Finmap як базу для фінансового обліку, то отримав більше, ніж просто зручний реєстр операцій. Це інструмент із банківськими інтеграціями, можливістю імпорту виписок, автоматизацією через автоправила та делегуванням обов’язків.

‍

Але головне — Finmap дозволяє не лише бачити грошовий потік у реальному часі, а й прогнозувати його. Для цього у системі передбачено кілька ключових інструментів.

1. Майбутні платежі

У Finmap можна додавати операції з майбутньою датою надходження чи списання. Це перетворює звичайний облік на планування: ти заздалегідь бачиш, як змінюватимуться залишки на рахунках у конкретний день. 

‍

Такий підхід дозволяє контролювати ліквідність і уникати ситуацій, коли витрати накладаються на затримані оплати від клієнтів.

‍

2. Платіжний календар

У Finmap календар формується автоматично на основі майбутніх операцій. Він показує, коли компанія може зіткнутися з касовим розривом і які саме платежі стають причиною цього.

‍

Завдяки цьому власник може завчасно домовитися з клієнтом про передоплату, перенести внутрішні витрати чи спланувати резервний фонд.

3. Перемикач «Враховувати майбутні / без врахування майбутніх»

Цей інструмент дозволяє в один клік подивитися на фінанси з двох ракурсів. У режимі «з майбутніми» видно прогноз: чи вистачить коштів на зарплати, підрядників і податки, якщо всі заплановані операції будуть виконані. У режимі «без майбутніх» — фактична ситуація на поточний день.

‍

Саме порівняння цих двох картин дає управлінцю ключову інформацію: наскільки компанія відхиляється від плану і де виникають ризики.

‍

‍

У комплексі ці інструменти перетворюють фінансовий облік із реактивного процесу на проактивне управління. 

‍

Це дає маркетинговій агенції низку відчутних переваг:

• Системність замість хаотичних таблиць і месенджерів;
• Єдине джерело інформації про гроші компанії;
• Прогнозованість фінансів на тижні й місяці вперед;
• Оптимальне використання ресурсів і часу команди;
• Чіткі орієнтири для фінансових рішень;

Чому без контролю дебіторки й кредиторки бізнес під загрозою?

У маркетингових агенціях фінансові ризики часто виникають не через відсутність клієнтів, а через затримки в оплаті. Робота виконана, рахунки виставлені — але надходження доводиться чекати тижнями.

‍

Британське видання Financial IT стверджує:

Для маркетингу та рекламної індустрії рівень прострочених рахунків близько 49 % — тобто майже половина рахунків оплачується пізніше встановленого строку.

‍

Додатковим фактором ризику для маркетингових агенцій є концентрація доходів на кількох ключових клієнтах. 

‍

Дослідження останніх років вказують на те, що близько 15% агенцій отримують понад чверть доходу від одного клієнта, і це вже вважається критичним сигналом для фінансової стабільності.

‍

А тепер запитай себе:
‍

1. Чи можеш ти чітко назвати ТОП-3 клієнтів, які приносять найбільший прибуток?
   
   
2. Чи знаєш ти, який клієнт найчастіше затримує оплату рахунків?
   
   
3. Чи бачиш ти зараз, яка сума заборгованості є по кожному клієнту?
   
   
4. Чи знаєш ти, хто з клієнтів має найбільший борг перед агенцією?
   
   
5. Чи аналізуєш ти, яку частку від загальної виручки формують твої ТОП-клієнти, і наскільки це безпечно для бізнесу?
   ‍

Якщо ти не можеш відповісти на ці  прості питання — це означає, що взаєморозрахунки в агенції працюють неконтрольовано. І поки немає системи, яка показує цю картину в реальному часі, твій бізнес залежить від випадковості, дисципліни та совісті клієнтів.

Як Finmap повертає контроль над взаєморозрахунками

Щоб взаєморозрахунки перестали бути «сліпою зоною», у Finmap є два ключові звіти, що дають власнику агенції прозорість і контроль у реальному часі.

• Звіт Дебіторка показує, хто з клієнтів винен гроші зараз, яку суму, і які оплати ще очікуються до зарахування. Це дозволяє своєчасно реагувати на борги, контролювати дисципліну клієнтів і уникати непередбачуваних касових розривів.
  ‍

‍

• ‍Звіт Кредиторка допомагає відстежувати зобов’язання перед підрядниками, фрілансерами чи сервісами. Завдяки цьому власник розуміє, які виплати треба зробити першочергово, і може планувати витрати без ризику зриву.
  ‍

‍

Додатково у Finmap є аналітичні звіти, які дозволяють оцінювати дохідність по кожному клієнту. Це дає змогу визначати, які замовники формують основну частку доходів, і наскільки бізнес залежить від них. Так власник може своєчасно побачити ризик небезпечної концентрації та ухвалити рішення про диверсифікацію портфеля.

‍

Бонус: виставлення рахунків у Finmap

Окрім контролю дебіторки та кредиторки, Finmap має ще один корисний інструмент — створення інвойсів для клієнтів. Ти можеш сформувати рахунок на свої послуги прямо в системі та за потреби одразу надіслати його клієнту на електронну пошту.

‍

‍

Це не основна функція управлінського обліку, але приємний бонус: рахунки формуються швидко, у єдиному стилі й завжди залишаються під контролем у вашій фінансовій системі.

Чому без P&L неможливо оцінити реальний стан бізнесу?

Фінансовий облік не буде повним, доки власник агенції бачить лише рух грошей на рахунках. Головне питання — не скільки надійшло коштів, а як і коли саме ці гроші були зароблені та який результат вони принесли.

Щоб перейти від оперативного контролю до стратегічного бачення, потрібен P&L — звіт про Прибутки та збитки.

Саме він показує: 
‍

1. Походження доходів. Які саме проєкти, клієнти чи канали принесли виручку, і в який період.
   
   
2. Реальний фінансовий результат. Чистий прибуток (загальний та по проєктах) після врахування всіх витрат, а не лише залишки на рахунку.
   
   
3. Ефективність операційної моделі. Чи генерує бізнес прибуток, чи обмежується лише рухом коштів між рахунками.
   
   
4. Структуру витрат. Де саме концентруються основні витрати компанії — персонал, підрядники, маркетинг чи адміністративні витрати.
   
   
5. Динаміку розвитку. Як змінюється прибутковість з місяця в місяць і чи справді компанія рухається в бік зростання.
   
   

Cash Flow і P&L не конкурують між собою — вони доповнюють один одного. У таблиці нижче — практичні запитання, які хвилюють кожного власника агенції, і звіт, у якому ти знайдеш відповіді.

‍

Де шукати відповіді: Cash Flow чи P&L?

Cash Flow показує, чи вистачить грошей на щоденні зобов’язання. P&L відповідає, чи бізнес працює прибутково та в якому напрямку розвивається. Тільки разом ці два звіти забезпечать тобі контроль у поточному моменті й стратегічне бачення на майбутнє.

Як Finmap допомагає сформувати повний P&L

У Finmap звіт Прибуток (P&L) формується автоматично на основі даних компанії. Він працює за методом нарахувань: доходи та витрати відносяться саме до того періоду, коли був підписаний контракт або виконані забов'язання.

‍

Звіт гнучкий і багаторівневий. Завдяки фільтрам можна аналізувати не лише загальну картину, а й прибутковість у розрізі клієнтів, проєктів, напрямів чи навіть окремих кампаній. 

‍

Важливо й те, що Прибуток у Finmap має кілька форматів візуалізації: графіки, таблиці, діаграми. Це дозволяє дивитися на одні й ті ж цифри з різних ракурсів — від загальної динаміки до детальної структури витрат і доходів.

‍

‍

Такий підхід зменшує похибки, властиві простому обліку за рухом грошей, і забезпечує управлінця інструментом для стратегічних рішень.

Чому P&L важливий для маркетингової агенції
‍

1. Розуміння справжньої маржі. У сфері з ретейнерами й проєктними оплатами видно, де бізнес заробляє, а де витрачається ресурс.
   
   
2. Прозорість для інвесторів і партнерів. Легко показати реальний фінансовий результат, а не просто звірити залишки.
   
   
3. Порівняння сценаріїв. Можна оцінити, як зміниться прибутковість при збільшенні бюджету чи запуску нового клієнта.
   
   
4. Виявлення прихованих збиткових клієнтів. Якщо оплати надходять регулярно, але витрати перевищують дохід — це одразу видно в P&L.
   
   
5. Опора для стратегічних рішень. Розширення команди, вихід на нові ринки чи оптимізація витрат ґрунтуються на фактах та прогнозах. 

Від хаотичних таблиць до прозорих фінансів: кейс MURAHA Marketing Agency

MURAHA Marketing Agency допомагає бізнесам зростати, розробляючи маркетингові стратегії та проводячи аудити. Команда також займається таргетованою й контекстною рекламою, а за потреби бере на себе розробку сайтів або залучає перевірених партнерів. 

‍

‍

Така гнучка модель дозволяє працювати з клієнтами різного масштабу та взаємодіяти із зовнішніми підрядниками, що формує значний обсяг фінансових операцій. При цьому кожен напрям має власну специфіку: регулярні щомісячні платежі за маркетинг і разові оплати за розробку сайтів. 

‍

Дізнайтесь більше, як фінансовий облік робить проєктний бізнес прибутковим.

‍

Усе це створює постійний рух коштів і потребує чіткої системи фінансового контролю.

Вихідна точка: хаотичний Excel

Коли до компанії приєднався CОO Артем Цоков і взяв на себе управління фінансами, він отримав у спадок Excel-файл, у якому велися фінансові дані. 

‍

Таблиця виявилася хаотичною і створювала більше проблем, ніж користі:

• десятки вкладок без логіки;
  
  
• зламані формули, які спотворювали дані;
  
  
• відсутність систематизації витрат і доходів;
  
  
• несвоєчасне внесення транзакцій;
  
  
• постійний ризик втратити частину операцій.

Артем швидко зрозумів, що так вести фінанси неможливо, і почав обирати інструмент, який допоміг би систематизувати всі дані. Таким рішенням став Finmap.

Новий підхід із Finmap

Для Артема перехід на Finmap став не просто заміною Excel, а процесом пошуку власної ідеальної моделі фінансового обліку. 

‍

Він пройшов кілька нескладних етапів:
‍

1. Експерименти з відображенням даних
   Артем кілька разів пробував різні варіанти структурування фінансів — адже Finmap дозволяє налаштовувати облік під конкретні бізнес-потреби. Зрештою він визначив ключові фінансові показники й побудував систему навколо них.
   
   
2. Підтримка експертів Finmap
   Велику роль зіграла служба підтримки: фахівці допомогли підібрати оптимальну модель введення даних, пояснили, як правильно працювати з категоріями, тегами та проєктами. Це дозволило уникнути помилок на старті.
   
   
3. Тестування різних сценаріїв
   Використовуючи можливість створювати кілька тестових компаній, Артем зміг перевірити різні підходи й обрати той, який найкраще відповідає завданням його агентства.

Прозорість і планування як результат

Впровадження Finmap стало переломним моментом для агенції MURAHA. Якщо раніше фінансові дані були хаотичні та ненадійні, то тепер компанія отримала прозору картину руху грошей і можливість планувати майбутнє.
‍

1. Автоматичні інтеграції. Завдяки інтеграції з банками зник ризик втратити транзакції чи вчасно не зафіксувати витрати. Усі платежі автоматично підтягуються в систему, і команда може одразу перевірити, хто й за що відповідає.
   
   
2. Систематизація обліку. З’явилася зручна структура з тегами, категоріями та проєктами. Це дозволило відокремити різні напрямки діяльності, зрозуміти, які з них приносять найбільше доходу, а які потребують оптимізації.
   
   
3. Звітність P&L і Cash Flow. Вони дали агентству можливість щодня бачити фактичний та плановий стан справ: скільки коштів на рахунках, які витрати та доходи заплановані, де є ризик касового розриву.

Окрім цього, компанія почала використовувати платіжний календар. Завдяки йому стало простіше прогнозувати фінансові навантаження й готуватися до стратегічних сесій із чітким бюджетом на майбутні місяці.

‍Кожного дня я бачу, скільки грошей є зараз і які оплати потрібно буде зробити. Якщо бачу, що витрат більше, ніж доходів — можу відреагувати завчасно. — Артем Цоков, CОO MURAHA Marketing Agency

У результаті команда отримала не просто інструмент для обліку, а реальний фундамент для розвитку: 

• зменшення ризиків; 
• оптимізація часу;
• тактичне та стратегічне планування;
• впевненість у прийнятих фінансових рішеннях.

Поради для інших агентств

Артем Цоков, COO MURAHA Marketing Agency, радить іншим засновникам та керівникам маркетингових агентств не витрачати час на хаотичні таблиці в Excel:

‍Не варто навіть починати вести фінанси в Excel, бо це шлях у хаос. Краще відразу визначити, які витрати, доходи й теги ви хочете відстежувати, і налаштувати це у Finmap. Так ви збережете час, уникнете переробки й отримаєте прозору картину для аналізу.

Його головна думка проста: готуй структуру наперед і впроваджуй сучасний інструмент одразу, щоб отримати результат швидше й уникнути зайвих помилок.

Фінансова система як ключ до зростання агенції

Ключ до стабільності та розвитку — це не кількість клієнтів чи проєктів, а фінансова система, яка показує реальність. 

‍

Прогнозований кешфлоу, контроль взаєморозрахунків і P&L — три опори, без яких жодна агенція не може будувати стратегію впевнено.

‍

Finmap допомагає зібрати все воєдино:

• бачити реальний стан фінансів у будь-який момент;
• прогнозувати майбутні платежі та уникати касових розривів;
• контролювати клієнтські борги й дисципліну оплат;
• аналізувати прибутковість бізнесу в розрізі клієнтів, проєктів чи напрямів;

Більше жодних хаотичних рішень, а тільки стратегічний розвиток на основі фактів.

‍

Спробуй Finmap — і побачиш, як твоя агенція вийде на новий рівень фінансового порядку!

Поширені питання

1. ‍Як часто потрібно оновлювати фінансові дані в агенції?
   Рекомендовано вести фінанси в режимі, максимально наближеному до реального часу. Запізнення у фіксації операцій навіть на кілька днів знижує точність прогнозів і підвищує ризик касових розривів.
   ‍‍
2. Чим відрізняється Cash Flow від P&L?
   Cash Flow показує рух коштів — коли і скільки грошей фактично зайшло чи вийшло з рахунку. P&L відображає фінансовий результат — доходи та витрати у періоді, незалежно від моменту оплати.
   ‍‍
3. Як оцінити залежність від одного клієнта?
   Аналізується частка доходу, яку формують окремі замовники. Якщо понад 25–30 % виручки забезпечує один клієнт, це створює ризик фінансової нестабільності у випадку втрати контракту.
   ‍‍
4. Які витрати найчастіше залишаються поза увагою?
   До «невидимих» витрат належать фрилансери, підрядники, регулярні підписки на сервіси та неоплачений клієнтами час команди. Вони часто зменшують реальну маржу, навіть за зростання виручки.
   ‍‍
5. Як уникнути касових розривів у маркетинговій агенції?
   Основою є планування. Необхідно прогнозувати майбутні надходження і виплати, використовувати Платіжний Календар та контролювати дебіторську заборгованість. При частих випадках касових розривів рекомендовано мати резервний фонд на покриття хоча б 1–2 місяців операційних витрат.