Як зупинити фінансовий хаос за 1 місяць. Кейс логістичної компанії

Більшість підприємців зрозуміють цей момент: здається, що компанія розвивається, клієнтів більшає, команда розширюється — але цифри не складаються.

‍

На рахунках є гроші, у касі — теж, але все одно постійно «щось не сходиться».

‍
Хтось винен, хтось заплатив, хтось ні, а головне — незрозуміло, де зараз твій бізнес у фінансовому сенсі.

‍

Так сталося і з Вадимом — засновником ТОВ «Атлант Компані», що працює у сфері логістики та транспортних послуг.

‍

Поки компанія росла, фінанси залишалися «у голові» власника. І коли масштаб почав вимагати системи — Excel уже не рятував.

‍

Робота йде, а нема розуміння — чи є гроші, де вони, хто мені винен, чи я комусь винен.

У принципі, безлад був. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Що ви дізнаєтесь з цього кейсу:

• Побачите, як виглядає типова фінансова криза малого бізнесу зсередини.
  
• Дізнаєтесь, як власник логістичної компанії за місяць навів лад у фінансах без бухгалтера.
  
• Зрозумієте, що Finmap реально змінює у мисленні підприємця.
  
• Отримаєте практичні поради, які допоможуть вам уникнути фінансової сліпоти у власній компанії.

Цей кейс — дорожня карта для кожного підприємця, який щодня бачить рух готівки, але не бачить фінансового результату. Бо контроль над грошима — це контроль над майбутнім бізнесу.

Про клієнта: коли логістика стає масштабною, а фінанси — некерованими

ТОВ «Атлант Компані» — це логістична компанія, яка спеціалізується на перевезенні зернових культур та агропродукції для фермерських господарств, елеваторів і трейдерів.

‍

Компанія працює в сегменті B2B, де швидкість, надійність і грошовий обіг — ключові фактори успіху.

‍

У пік сезону десятки рейсів одночасно: зерно в дорозі, водії отримують аванси на пальне, клієнти розраховуються після доставки, а частину витрат треба покривати наперед.

‍

Схоже на хаос, у якому навіть одна помилка у фінансах може коштувати місячного прибутку.

До того я вів це все в табличках максимально простих, які я сам зробив. Доходи, витрати — прості формули: додати, відняти, помножити. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Роки компанія жила в Excel. Поки обсяг перевезень був невеликим — це працювало.

‍
Та коли команда зросла, а кількість клієнтів перевищила десяток, Excel перетворився з помічника на пастку.

‍

Власник бачив лише фрагменти: окремо — витрати на паливо, окремо — надходження від клієнтів, окремо — борги постачальникам. Але цілісної картини грошового потоку не було.

Особливість галузі: високі обороти — низька фінансова прозорість

У логістиці зерна гроші рухаються постійно. Тут рідко буває «стабільна» картина, бо:

• витрати відбуваються щодня (паливо, ремонти, зарплати);
  
• оплати від клієнтів приходять із затримками;
  
• кожен рейс — окремий міні-проєкт із власним балансом.
  

Без системи обліку це виглядає так:
‍

1. на рахунках — мінус, але в дорозі — ще 10 клієнтських оплат;
   
2. борги водіям не синхронізовані з фактичними надходженнями;
   
3. фінансові рішення ухвалюються «на відчуттях».
   

Робота росте, кількість людей зросла — треба впорядковувати це все. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

 Висновки для підприємців:

‍

1. Якщо бізнес виріс до 5+ людей або 10+ клієнтів — Excel більше не працює.
   ‍
   Ризик помилки зростає експоненційно, а контроль зникає.
   
   
2. У логістиці найважливіше — бачити потік грошей у моменті.
   ‍
   Не просто «прибуток за місяць», а «що зараз на рахунках».
   
   
3. Фінансова система — це не витрати, а безпека.
   ‍
   Без неї навіть прибутковий бізнес може «зламатися» через невидимі касові розриви. Вона звільняє власника від щоденного контролю й повертає йому роль стратегічного керівника.

Проблема: коли бізнес виглядає стабільним — але цифри цього не підтверджують

На перший погляд, у ТОВ «Атлант Компані» усе було під контролем. Фури в рейсах, клієнти задоволені, договори підписані, рух на рахунках постійний.

‍

Компанія працювала, росла — але щоразу, коли Вадим намагався відповісти на просте запитання «скільки ми реально заробили?», починався квест.

‍

Це типовий парадокс операційного бізнесу: коли процеси виглядають упорядковано, але фінанси живуть окремим життям.  Що більше рейсів і клієнтів — то складніше зрозуміти, де саме «застрягають» гроші.

‍

Саме ця проблема і стала точкою, де Вадим зрозумів: без системи обліку фінанси перетворюються з ресурсу на ризик.

‍

Інсайт для підприємців: Фінансовий хаос не починається тоді, коли грошей бракує.

‍
Він починається тоді, коли занадто багато точок обігу — і ніхто не бачить цілісної картини.

1. Гроші були — але не зрозуміло, де саме

Головна фінансова проблема бізнесу — втрачена видимість. Компанія працює з кількома рахунками, готівковими операціями, водіями, що приймають кошти у дорозі. І кожного дня виникає десятки дрібних транзакцій: пальне, ремонти, дрібні закупівлі.

‍

Здавалося, гроші «крутяться», але звести баланс навіть на кінець тижня було майже неможливо.

Гроші десь є — але не розумію, де саме: чи в касі, чи на рахунках. Таблиці нічого не показують. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Коли фінансова система розпорошена між готівкою, рахунками, таблицями і людьми — це не облік, а фінансовий безлад.

2. Неконтрольована дебіторка — прихований ворог прибутку

Другий головний біль — борги клієнтів. Логістичні компанії часто працюють із відстрочками платежів, особливо у зернових перевезеннях. Один клієнт платить через тиждень, інший — через місяць, третій — «коли продасть зерно».

‍

Вадим намагався вести борги у власних Excel-таблицях, але швидко зрозумів, що це неможливо масштабувати. Результат — постійне «просідання» кешфлоу: клієнти винні, але грошей на рахунку все одно не вистачає.

‍

Дебіторка — це не просто «хто мені винен». Це пульс ліквідності компанії. Без контролю за боргами навіть прибутковий бізнес може зупинитися через касовий розрив.

3. Excel не витримує темпів логістики

Excel — хороший старт, але поганий фундамент. Те, що працює для трьох платежів на день, ламається при тридцяти.

‍

Фінанси в Excel працювали тільки поки власник міг усе тримати в голові.

‍
Коли з’явились водії, менеджери, кілька напрямків, таблиці перестали справлятись.

‍

Помилка у формулі, пропущений рядок або неправильна дата — і фінансова картина викривлена. А часу перевіряти — немає.

‍

Excel — це чудовий інструмент для аналізу, але катастрофічний для управління фінансами. Бо управління — це не «рахувати заднім числом», а бачити ситуацію зараз.

4. Власник став бухгалтером — і перестав бути стратегом

Коли власник бізнесу виконує роль бухгалтера, аналітика і касира одночасно — компанія перестає рухатись стратегічно.

‍

Замість планування розвитку, Вадим щодня займався тим, щоб «звести кінці з кінцями»:

• вручну оновлював таблиці;
  
• контролював платежі;
  
• перевіряв, хто заплатив, а хто ні.

Це створювало постійний стрес і перевтому.

‍

Коли фінансовий облік залежить лише від однієї людини, ти не керуєш бізнесом — ти заручник власних даних.

5. Рішення на інтуїції — без цифр, без прогнозів

Без системи аналітики Вадим ухвалював рішення «на око». Якщо здавалось, що грошей вистачає — закуповували пальне, брали новий маршрут. Якщо ні — затримували оплату постачальникам.

‍

Якщо ти не бачиш динаміку грошових потоків щонайменше за місяць — ти не керуєш фінансами, ти просто реагуєш на проблеми.

Підсумкова діагностика фінансових проблем «Атлант Компані»

Чому ці проблеми знайомі кожному підприємцю

Історія Вадима — не унікальна. Так виглядає 90% малого та середнього бізнесу в Україні, особливо в операційних сферах: логістика, торгівля, сервіс, виробництво.

‍

Всі вони мають обороти, мають команди, мають клієнтів — але не мають фінансової системи.

‍

І поки в компанії немає Finmap чи подібного інструменту, кожна гривня в бізнесі — приблизна.

Пошук рішення і знайомство з Finmap

Я звертався до компаній, які впроваджують CRM, але вони не змогли налагодити мою роботу. А Finmap я уже давно дивився і пробував. Ви найкращі в Україні. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Після кількох місяців безсонних ночей над Excel-таблицями, Вадим зрозумів: проблема не у формулах, а у відсутності системи, яка мислить, як бізнес.

1. Рік у пошуках «ідеальної системи»

Шлях Вадима до Finmap був довгим. Як і більшість власників малого бізнесу, він пройшов класичну еволюцію:

‍

1. Етап 1 — Excel: «Сам зроблю просту таблицю» → Працює, доки не з’являються десятки операцій.
   
   
2. Етап 2 — CRM: «Потрібна програма, яка все з’єднає» → Але CRM орієнтована на продажі, а не на гроші.
   
   
3. Етап 3 — кастомна розробка: «Мені зроблять систему під мене» → Висока ціна, довгий запуск, і все одно без аналітики.
   

‍

Багато власників бізнесу шукають «чарівну програму». Але фінансову прозорість не дає система — її дає структура мислення, яку Finmap допомагає побудувати.

2. Як Вадим обрав Finmap

Вадим чув про Finmap ще задовго до співпраці. Просто «тоді не був готовий».

‍

Як це буває з багатьма підприємцями, рішення дозріло не з першої спроби. У якийсь момент Excel остаточно перестав працювати, а менеджери почали «тонути» у хаосі транзакцій. Тоді він повернувся до Finmap — уже з конкретним запитом: «Хочу бачити, де гроші у реальному часі».

3. Чому Finmap став «тим самим рішенням»

Після тестування кількох альтернатив, Finmap виявився єдиною системою, яка:

Finmap — це не програма «для бухгалтерів». Це інструмент власника, який хоче розуміти, що відбувається з грошима його бізнесу тут і зараз.

4. Перше враження від системи

Вже після перших налаштувань Вадим відчув головне — контроль повернувся.

Те, що можна додавати людей, робити каси, карткові рахунки, бачити все на одному екрані — це дуже зручно. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Його фінанси перестали бути «таблицями» — стали живою картиною руху коштів.

‍
Перші результати у Finmap видно буквально за кілька днів. Коли ти вперше бачиш всі рахунки, дебіторку та витрати на одному екрані — це момент фінансового прозріння.

Чому Finmap переміг

Фінансова система не з’являється за один день. Спочатку з’являється усвідомлення, що хаос більше не працює. А потім приходить рішення, яке дозволяє цей хаос приборкати.

‍

Для Вадима таким рішенням став Finmap — не просто сервіс, а партнер, який допоміг перетворити гроші з болю на інструмент розвитку.

Експрес-постановка Finmap: коли фінанси стають системою, а не головним болем

Фінансова експертка Finmap максимально розуміла, що я хочу і допомагала, розказувала, як краще зробити саме у моїй ситуації. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Коли Вадим обрав Finmap, він не просто підписався на новий сервіс. Він запустив процес трансформації бізнесу — від хаосу до структури. Формат експрес-постановки передбачає, що вже за 3–4 тижні компанія переходить від «все у таблицях» до повноцінної системи управлінського обліку.

1. Старт: аудит реальності

Перший крок — це розібратись, що відбувається зараз.

‍
Фінансова експертка Finmap почала з аналізу існуючих таблиць, платежів і процесів «Атлант Компані».

Юля розказувала, що потрібно на даному етапі. Усе було максимально доступно. Я розумів, що і коли робити. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Задача на цьому етапі: перетворити «хаотичний облік» на чітку структуру потоків: доходи, витрати, рахунки, каси, контрагенти.

‍

Інсайт: Не можна автоматизувати безлад. Спочатку треба побачити, де саме хаос, і тільки тоді впроваджувати систему.

 2. Побудова структури у Finmap

Після аудиту фінансова експертка Finmap допомогла Вадиму налаштувати фінансову архітектуру компанії: створили рахунки, каси, категорії витрат і доходів, підключили карти, завели контрагентів.

‍

Для логістичної компанії, де десятки платежів щодня, важливо, щоб усі рахунки були «під одним дахом». Finmap дозволив бачити повну картину руху коштів у реальному часі — без ручних зведень.

Інсайт: Фінансова система має працювати не тільки «для власника». Її повинна розуміти команда — і саме це дозволяє масштабувати бізнес.

3. Навчання і менторство: коли фінансист стає наставником

Фінансова експертка розказувала доступно, без складних слів. Якщо були питання — написав у чат, і відразу відповідь. Все просто. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Після технічного налаштування розпочався головний етап — освітній.

‍
Юлія не просто показала «куди натиснути», а пояснила логіку управлінського обліку:

• як правильно розділяти особисті й бізнес-кошти;
  
• чому важливо планувати залишки по рахунках;
  
• як читати P&L-звіт, навіть якщо ти не бухгалтер;
  
• як використовувати категорії для фінансового аналізу.
  

Формат роботи — повністю онлайн, але з ефектом особистої присутності.

Я надав доступ до Finmap, фінансова експертка бачила, що я роблю, і потім казала: “Отут добре, а отут я б зробила інакше”. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Інсайт: Finmap не просто дає інструмент. Він навчає фінансового мислення — навику, якого не вистачає більшості підприємців.

4. Результати після постановки

Через місяць «Атлант Компані» повністю перейшла на нову систему. Усі доходи, витрати, рахунки та борги тепер відображаються в одному інтерфейсі. Компанія вперше отримала повну прозорість грошових потоків.

Я розумію, що в мене повинна бути певна кількість грошей. Дивлюсь — не вистачає. Перевіряємо, і одразу знаходимо, куди вони поділися. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Інсайт: Результат постановки — це не просто «заповнені таблиці». Це момент, коли бізнес вперше бачить себе у цифрах — чесно, об’єктивно, без припущень.

5. Людський фактор: підтримка і взаємодія

Насправді все як треба. Інформація зрозуміла, спілкування легке. І найголовніше — відчувається, що людині не байдуже. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Один із ключових факторів успіху — підхід Finmap-експертів. Кожен клієнт отримує персонального фахівця, який розуміє не просто фінанси, а контекст бізнесу.

‍

У випадку Вадима — це агрологістика, специфічні платежі, взаєморозрахунки з водіями, сезонність. Фінансова експертка адаптувала кожен крок саме під ці процеси — без «загальних порад».

‍

Фінансова система ефективна тільки тоді, коли впроваджується з урахуванням реальності бізнесу.

6. Як змінилося фінансове мислення Вадима

Після експрес-постановки Вадим визнав, що головна цінність Finmap — не тільки в даних, а й у спокої.

Впровадити — складніше, ніж вести. Але коли все налаштовано, вести взагалі не проблема. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Раніше він перевіряв Excel ночами, щоб «щось не забути». Тепер — відкриває Finmap зранку, щоб побачити реальну картину.

Інсайт: Фінансова постановка — це не технічний процес. Це перехід до іншого рівня управління, де бізнес працює не на інтуїції, а на даних.

Короткий підсумок етапів експрес-постановки

Головний інсайт розділу: Автоматизація фінансів — це не «просто налаштувати софт». Це процес, який перетворює хаос на систему, а власника — на фінансово свідомого керівника.

Результати та інсайти: коли гроші перестають зникати

Минув лише місяць після експрес-постановки Finmap, а зміни стали помітні одразу. І справа не лише у зручності системи — а в зміні фінансового мислення. Те, що раніше було «припущеннями», стало чіткими цифрами. А те, що здавалось «проблемою часу», виявилось проблемою відсутності структури.

1. Повна видимість руху коштів

До Finmap у Вадима фінанси існували у трьох вимірах: у голові, в таблицях і в банківських додатках. Тепер усе — в одному місці.

Те, що можна дивитись рахунки, каси, карткові рахунки на одному екрані — це набагато краще. Все видно одразу. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Поки гроші розпорошені по таблицях і рахунках — це не система, це хаотичний потік.

‍
Finmap з’єднує все в один екран, де видно, що реально відбувається з бізнесом.

2. Дебіторка більше не «чорна діра»

До впровадження Finmap дебіторка існувала «у голові» власника. Клієнтів багато, платежів десятки, і кожен обіцяв «заплатити завтра».

‍

Система дозволила перетворити цю невидимість на конкретну цифру. Дебіторка — це не просто таблиця боргів. Це барометр стабільності бізнесу.

‍
Щойно ви починаєте бачити Дебіторку — ви починаєте керувати грошима, а не чекати їх.

3. Економія часу і ментальний спокій

До Finmap Вадим витрачав по кілька годин щотижня на звірки, ручні підрахунки і уточнення. Тепер — фінансовий контроль займає 15–20 хвилин на день.

Коли зникає фінансова тривога, з’являється енергія для розвитку.

‍
Finmap звільняє не просто час — він звільняє мислення.

4. Нова культура прийняття рішень

Після впровадження Finmap рішення у «Атлант Компані» почали ухвалюватись на основі даних, а не відчуттів.

Результати будуть, якщо вести все правильно протягом місяця. І тоді видно, де витрати, а де прибуток. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Раніше — «здається, що заробили». Тепер — точно відомо, який напрямок приносить прибуток, а який тягне гроші.

Фінансова система — це не просто спосіб контролювати витрати. Це компас для ухвалення рішень, що зменшує ризики і збільшує прибуток.

5. Фінансова впевненість

Після всіх технічних і організаційних змін Вадим називає найголовнішим результатом емоційний спокій.

Раніше все було в хаосі, а тепер я розумію, що відбувається. І це вже великий крок уперед. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Компанія не просто навела лад у фінансах — вона створила фінансову культуру.

‍
Менеджери бачать свою частину, власник бачить загальну картину, гроші — під контролем.

‍

Фінансова прозорість — це не про цифри. Це про відчуття контролю і свободи.

У вас хороший продукт. Ви мені сподобались. Станом на зараз усе в повному порядку. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Результати Вадима — це доказ, що навіть у складному логістичному бізнесі можна навести фінансовий порядок за місяць.

‍‍

Finmap не просто автоматизував цифри — він повернув підприємцю найцінніше: ясність, контроль і спокій.

‍

Коли власник перестає «рахувати вручну» і починає бачити систему, його бізнес із ремісничого перетворюється на керований. І саме це — момент, коли починається справжнє зростання.

Поширені питання

1. Чому в бізнесі може з’являтися фінансовий хаос, навіть якщо клієнтів і замовлень багато?

‍

У міру зростання компанії збільшується кількість операцій, людей та платежів — і все складніше контролювати гроші «на відчуттях». Витрати та надходження розпорошуються між таблицями, чатами, банківськими додатками та пам’яттю окремих людей. Без єдиної системи обліку фінансові дані перестають бути прозорими — і власник втрачає розуміння реальної картини.

‍

2. Чому Excel перестає працювати на певному етапі?

‍

Excel чудово підходить для аналізу, але не для управління фінансами в режимі щоденних операцій. Помилки у формулах, пропущені записи, дублікати файлів і відсутність синхронізації з банком роблять облік ненадійним. Коли операцій стає десятки в день, таблиця не встигає за бізнесом. Компанія починає жити у стані «ми приблизно розуміємо, що відбувається» — а це небезпечно.

‍

3. Що дає впровадження Finmap на практиці?

‍

Finmap об’єднує усі фінансові потоки в одному місці: рахунки, каси, витрати, надходження та борги. Система автоматизує облік, формує звіти й показує реальний стан грошей у будь-який момент. Власник перестає витрачати години на звірки й може ухвалювати рішення на основі точних даних — не інтуїції.

‍

4. Чи потрібен бухгалтер для роботи з Finmap?

‍

Ні. Finmap створений для власників бізнесу та операційних керівників. Інтерфейс простий та інтуїтивний, а експерт Finmap в процесі постановки навчає, як мислити фінансами, а не просто «куди натиснути». При цьому за потреби бухгалтер також може мати свій окремий доступ.

‍

5. Скільки часу потрібно, щоб навести порядок у фінансах?

‍

Результати видно вже через кілька днів — коли всі рахунки, каси й рухи коштів зібрані в одному місці. Повноцінна експрес-постановка займає 3–4 тижні, після чого бізнес отримує системний фінансовий облік, контроль дебіторки та звичку аналізувати цифри регулярно, а не «раз на місяць».