Юлія Полиняк

Ти керуєш бізнесом, але чи справді керуєш його грошима? Скільки зараз на рахунках? Скільки ти заробиш через місяць? Чи зможеш виплатити зарплати, якщо великий клієнт затримає оплату?

‍

Якщо відповіді немає — бізнес уже грає проти тебе. Excel із двадцятьма вкладками показує лише частину картинки, а бухгалтерські звіти — це швидше «фотографія минулого», ніж реальний стан справ. Прогнозування? Зазвичай воно відбувається інтуїтивно, а не за планом.

‍

Майже кожен підприємець проходить через цей хаос у фінансах. Питання не в тому, чи є помилки, а в тому, скільки вони коштують.

‍

Сьогодні ти можеш обрати різні інструменти: від знайомих таблиць у Excel, до систем бухгалтерського обліку 1С та сучасних онлайн-рішень. І від правильного вибору залежить, наскільки впевнено ти контролюватимеш свій бізнес.

‍

У цій статті ми порівняємо три найпопулярніші рішення:

• Excel — гнучкий, але ручний;
  
• 1С — міцна система бухгалтерського обліку;
  
• Finmap — ссучасна альтернатива Excel і зручний облік фінансів онлайн.
  

Ми розглянемо їх за ключовими параметрами, які важливі для власника бізнесу:

• скільки часу займає облік;
  
• наскільки зрозуміло працювати без бухгалтера;
  
• рівень автоматизації фінансового обліку та інтеграції з банками/CRM;
  
• можливості прогнозування і планування;
  
• вартість та вигода для бізнесу.
  

Після прочитання ти зможеш обрати найкращу програму для бізнесу, яка працюватиме саме на тебе.

Excel — гнучкий і знайомий інструмент

Excel — перший крок більшості підприємців у світ фінансового обліку. Таблиці прості, зрозумілі й доступні кожному. Але з ростом бізнесу Excel може перетворитися з помічника на головний біль.

‍

Характеристики Excel:

• створення будь-яких таблиць і звітів;
• повна гнучкість в структурах і формулах;
• доступність на кожному комп'ютері;
• можливість працювати онлайн через хмару.
  

‍

Переваги:

• швидкий старт без інвестицій;
  
• повний контроль над формулами і виглядом звітів;
  
• гнучке налаштування під свої потреби;
  
• безкоштовні аналоги (Google Sheets).
  

‍

Недоліки:‍

• 100% ручної роботи, що забирає години щотижня;
  
• ризик помилок і поламаних формул;
  
• відсутність інтеграцій із банками чи CRM;
  
• складнощі при командній роботі;
• немає прогнозів і попереджень про касові розриви.

Ризики: втрата файлів, застарілі дані, хаос із ростом бізнесу, приховані витрати часу.

‍

Для кого підходить: стартапи, фрілансери, мікробізнес. Але якщо транзакцій стає багато, варто шукати альтернативу Excel.

1С — потужний інструмент для бухгалтерії

1С — це цілий «комбайн» для обліку: від фінансів до складу і зарплат. Вона забезпечує відповідність законодавству і автоматизацію великої кількості процесів.

‍

Характеристики 1С:

• веде бухоблік, податкові звіти, управлінський облік;
  
• може бути локальною або хмарною;
  
• гнучко налаштовується під бізнес (але з допомогою програміста);
• регулярно оновлюється під вимоги податкової.

‍

Переваги:

• єдина база даних і документів;
  
• автоматизація фінансового обліку й звітності;
  
• потужна аналітика і деталізація витрат;
  
• підтримка законодавства «із коробки».
  

‍

Недоліки:

• складність використання без бухгалтера;
  
• висока вартість ліцензій і підтримки;
  
• повільність у змінах і додаткових інтеграціях;
  
• не завжди зручний інструмент для власника, який хоче бачити швидкі відповіді.
  
  

Для кого підходить: середній і великий бізнес, який має команду бухгалтерів і потребує офіційного обліку та складної аналітики.

Finmap — сучасний онлайн-інструмент для власників бізнесу

Finmap — це не просто ще одна програма для обліку фінансів, а дашборд, який показує, що відбувається з грошима прямо зараз. Це справжня автоматизація фінансового обліку, яка дає контроль без зайвої рутини.

Характеристики Finmap:

• онлайн-доступ 24/7 із будь-якого пристрою;
  
• інтеграції з банками, CRM, платіжними системами;
  
• зручна візуалізація cash flow;
  
• прогнозування руху грошей і попередження про можливі розриви;
• простий інтерфейс для підприємця.
  

‍

Переваги:

• прозорість і швидкість у прийнятті рішень;
  
• автоматичне підвантаження більшості операцій;
  
• командна робота без ризику втрати даних;
• прогнозування майбутніх витрат і доходів.
  

‍

Обмеження:

• потрібен інтернет;
• є абонплата, але вона швидко окупається економією часу та відсутністю помилок.
  

Для кого підходить: власники малого та середнього бізнесу, яким важливий щоденний контроль, швидкі відповіді і можливість вести облік фінансів онлайн.

Отримай Finmap
безкоштовно!

Спробуй 7 днів фінансового порядку

Не потрібно прив'язувати карту

Порівняння: Excel vs 1С vs Finmap

Що обрати?

Немає універсального рішення — є те, що підходить тобі зараз:

• Excel — базовий варіант, якщо ти на старті і хочеш просто рахувати витрати.
  
• 1С — вибір бізнесу з великим обсягом операцій та командою бухгалтерів.
• Finmap — альтернатива Excel для підприємців, які хочуть прозорий облік фінансів онлайн, автоматизацію і впевненість у завтрашньому дні.
  

Обери інструмент, який не лише підбиває підсумки, а й допомагає планувати майбутнє.
Бо бізнес, який бачить свої гроші наперед, завжди перемагає.

Поширені питання 

1. Чи достатньо Excel для обліку фінансів бізнесу?
Excel підійде на старті: він безкоштовний, знайомий і дає базовий контроль. Але коли кількість транзакцій зростає, виникають ризики помилок, витрати часу на ручний ввід і проблеми з прогнозуванням. У цей момент варто розглянути альтернативу Excel.
‍

2. Чому підприємці обирають 1С?
1С — це потужний інструмент для бухгалтерії. Він дозволяє автоматизувати документообіг, формувати звіти, вести зарплати та податки. Підходить середньому та великому бізнесу, де є команда бухгалтерів. Але для щоденного контролю власника система може бути занадто складною.
‍

3. Чим Finmap відрізняється від Excel та 1С?
Finmap — це онлайн-інструмент для обліку фінансів, який об’єднує простоту Excel і автоматизацію 1С. Він автоматично підтягне дані з банків, платіжних систем і CRM, покаже cash flow у реальному часі й допоможе уникнути касових розривів. Це зручна автоматизація фінансового обліку без зайвої бюрократії.
‍

4. Скільки коштують ці рішення?

• Excel — безкоштовний (або одноразова покупка ліцензії).
  
• 1С — дорога система, вимагає витрат на ліцензії, підтримку й фахівців.
  
• Finmap — працює за підпискою, але економить час і знижує ризики помилок, тому вартість окупається.
  

5. Яка найкраща програма для бізнесу?
Все залежить від етапу:

• Якщо ти тільки починаєш — вистачить Excel.
  
• Якщо маєш складний облік і команду бухгалтерів — 1С.
  
• Якщо потрібен прозорий і простий облік фінансів онлайн, щоденний контроль і прогнози — Finmap стане найкращою програмою для бізнесу.

Маркетингова агенція може зростати стрімко: нові клієнти, кампанії, бюджети. Але коли фінанси хаотичні — весь цей ріст перетворюється на ризик.

Факт: майже 50 % рахунків у маркетинговій сфері оплачуються із запізненням. Додай до цього залежність від кількох великих клієнтів і відсутність P&L — і твоя агенція стає заручником чужих рішень.

‍

В цій статті ти знайдеш відповіді на три ключові питання, без яких неможливо вийти на новий рівень управління фінансами.

Чому без прогнозу грошового потоку агенція працює безконтрольно?

У маркетингових агенціях першочергова проблема починається навіть не з клієнтів, а зсередини. Незаповнені або неактуальні звіти, відсутність дисципліни у веденні фінансів — і власник бачить реальну картину вже постфактум. 

‍

У цей момент грошей може вже не бути на зарплати чи оплату підрядникам.

‍

Без актуальних даних неможливо прогнозувати грошовий потік. А без прогнозу агенція працює безконтрольно: витрачає більше, ніж заробляє, затримує виплати та зриває бюджети. 

‍Точний фінансовий облік допомагає керівникам бачити тренди й проблеми ще до того, як вони стануть загрозою для бізнесу. — Plymouth University

Якісні дані — це не бюрократія, а ключ до прибутковості й спокою власника.

‍

Тож ми рекомендуємо створити або обрати єдину систему, у якій збиратимуться всі фінансові дані. Бажано, щоб цей інструмент був максимально автоматизованим: це зекономить час і зменшить рутину. 

‍

Завдяки такій системі ти зможеш не лише реагувати на події постфактум, а й прогнозувати доходи та грошовий потік, що відкриє шлях до стабільності й розвитку.

Що дає прогнозований грошовий потік

‍

1. Раннє виявлення касових розривів.
   Видно, коли грошей на рахунку бракуватиме, щоб оплатити зарплати, податки чи підрядників.
   
   
2. Можливість приймати обґрунтовані рішення.
   Розширювати команду, збільшувати рекламні бюджети чи виходити на нові ринки стає безпечніше, бо зрозуміло, чи витримає це кешфлоу.
   
   
3. Сценарний аналіз.
   Можна змоделювати, що буде, якщо клієнт затримає оплату на 30 днів, або як вплине новий контракт на загальну ліквідність.
   
   
4. Прозора комунікація з командою та інвесторами.
   Коли є чіткі прогнози, власник впевнено обґрунтовує рішення перед командою й партнерами.
   
   
5. Зменшення стресу для власника.
   Замість хаотичних перевірок рахунків — чітке розуміння, який фінансовий стан буде у компанії завтра, через місяць чи квартал.

‍

Пройди короткий чек-лист — і за кілька хвилин зрозумієш, чи контроль над грошовим потоком у твоїй агенції справді в твоїх руках:

Якщо у цьому чек-листі ти впізнав свою агенцію, значить, проблема з плануванням грошового потоку вже впливає на прибутковість і стабільність бізнесу. 

‍

Наступний крок — зрозуміти, як саме можна навести порядок у фінансах і отримати інструменти для прогнозування.

Ключові інструменти Finmap для планування фінансів

Якщо ти обрав Finmap як базу для фінансового обліку, то отримав більше, ніж просто зручний реєстр операцій. Це інструмент із банківськими інтеграціями, можливістю імпорту виписок, автоматизацією через автоправила та делегуванням обов’язків.

‍

Але головне — Finmap дозволяє не лише бачити грошовий потік у реальному часі, а й прогнозувати його. Для цього у системі передбачено кілька ключових інструментів.

1. Майбутні платежі

У Finmap можна додавати операції з майбутньою датою надходження чи списання. Це перетворює звичайний облік на планування: ти заздалегідь бачиш, як змінюватимуться залишки на рахунках у конкретний день. 

‍

Такий підхід дозволяє контролювати ліквідність і уникати ситуацій, коли витрати накладаються на затримані оплати від клієнтів.

‍

2. Платіжний календар

У Finmap календар формується автоматично на основі майбутніх операцій. Він показує, коли компанія може зіткнутися з касовим розривом і які саме платежі стають причиною цього.

‍

Завдяки цьому власник може завчасно домовитися з клієнтом про передоплату, перенести внутрішні витрати чи спланувати резервний фонд.

3. Перемикач «Враховувати майбутні / без врахування майбутніх»

Цей інструмент дозволяє в один клік подивитися на фінанси з двох ракурсів. У режимі «з майбутніми» видно прогноз: чи вистачить коштів на зарплати, підрядників і податки, якщо всі заплановані операції будуть виконані. У режимі «без майбутніх» — фактична ситуація на поточний день.

‍

Саме порівняння цих двох картин дає управлінцю ключову інформацію: наскільки компанія відхиляється від плану і де виникають ризики.

‍

‍

У комплексі ці інструменти перетворюють фінансовий облік із реактивного процесу на проактивне управління. 

‍

Це дає маркетинговій агенції низку відчутних переваг:

• Системність замість хаотичних таблиць і месенджерів;
• Єдине джерело інформації про гроші компанії;
• Прогнозованість фінансів на тижні й місяці вперед;
• Оптимальне використання ресурсів і часу команди;
• Чіткі орієнтири для фінансових рішень;

Чому без контролю дебіторки й кредиторки бізнес під загрозою?

У маркетингових агенціях фінансові ризики часто виникають не через відсутність клієнтів, а через затримки в оплаті. Робота виконана, рахунки виставлені — але надходження доводиться чекати тижнями.

‍

Британське видання Financial IT стверджує:

Для маркетингу та рекламної індустрії рівень прострочених рахунків близько 49 % — тобто майже половина рахунків оплачується пізніше встановленого строку.

‍

Додатковим фактором ризику для маркетингових агенцій є концентрація доходів на кількох ключових клієнтах. 

‍

Дослідження останніх років вказують на те, що близько 15% агенцій отримують понад чверть доходу від одного клієнта, і це вже вважається критичним сигналом для фінансової стабільності.

‍

А тепер запитай себе:
‍

1. Чи можеш ти чітко назвати ТОП-3 клієнтів, які приносять найбільший прибуток?
   
   
2. Чи знаєш ти, який клієнт найчастіше затримує оплату рахунків?
   
   
3. Чи бачиш ти зараз, яка сума заборгованості є по кожному клієнту?
   
   
4. Чи знаєш ти, хто з клієнтів має найбільший борг перед агенцією?
   
   
5. Чи аналізуєш ти, яку частку від загальної виручки формують твої ТОП-клієнти, і наскільки це безпечно для бізнесу?
   ‍

Якщо ти не можеш відповісти на ці  прості питання — це означає, що взаєморозрахунки в агенції працюють неконтрольовано. І поки немає системи, яка показує цю картину в реальному часі, твій бізнес залежить від випадковості, дисципліни та совісті клієнтів.

Як Finmap повертає контроль над взаєморозрахунками

Щоб взаєморозрахунки перестали бути «сліпою зоною», у Finmap є два ключові звіти, що дають власнику агенції прозорість і контроль у реальному часі.

• Звіт Дебіторка показує, хто з клієнтів винен гроші зараз, яку суму, і які оплати ще очікуються до зарахування. Це дозволяє своєчасно реагувати на борги, контролювати дисципліну клієнтів і уникати непередбачуваних касових розривів.
  ‍

‍

• ‍Звіт Кредиторка допомагає відстежувати зобов’язання перед підрядниками, фрілансерами чи сервісами. Завдяки цьому власник розуміє, які виплати треба зробити першочергово, і може планувати витрати без ризику зриву.
  ‍

‍

Додатково у Finmap є аналітичні звіти, які дозволяють оцінювати дохідність по кожному клієнту. Це дає змогу визначати, які замовники формують основну частку доходів, і наскільки бізнес залежить від них. Так власник може своєчасно побачити ризик небезпечної концентрації та ухвалити рішення про диверсифікацію портфеля.

‍

Бонус: виставлення рахунків у Finmap

Окрім контролю дебіторки та кредиторки, Finmap має ще один корисний інструмент — створення інвойсів для клієнтів. Ти можеш сформувати рахунок на свої послуги прямо в системі та за потреби одразу надіслати його клієнту на електронну пошту.

‍

‍

Це не основна функція управлінського обліку, але приємний бонус: рахунки формуються швидко, у єдиному стилі й завжди залишаються під контролем у вашій фінансовій системі.

Чому без P&L неможливо оцінити реальний стан бізнесу?

Фінансовий облік не буде повним, доки власник агенції бачить лише рух грошей на рахунках. Головне питання — не скільки надійшло коштів, а як і коли саме ці гроші були зароблені та який результат вони принесли.

Щоб перейти від оперативного контролю до стратегічного бачення, потрібен P&L — звіт про Прибутки та збитки.

Саме він показує: 
‍

1. Походження доходів. Які саме проєкти, клієнти чи канали принесли виручку, і в який період.
   
   
2. Реальний фінансовий результат. Чистий прибуток (загальний та по проєктах) після врахування всіх витрат, а не лише залишки на рахунку.
   
   
3. Ефективність операційної моделі. Чи генерує бізнес прибуток, чи обмежується лише рухом коштів між рахунками.
   
   
4. Структуру витрат. Де саме концентруються основні витрати компанії — персонал, підрядники, маркетинг чи адміністративні витрати.
   
   
5. Динаміку розвитку. Як змінюється прибутковість з місяця в місяць і чи справді компанія рухається в бік зростання.
   
   

Cash Flow і P&L не конкурують між собою — вони доповнюють один одного. У таблиці нижче — практичні запитання, які хвилюють кожного власника агенції, і звіт, у якому ти знайдеш відповіді.

‍

Де шукати відповіді: Cash Flow чи P&L?

Cash Flow показує, чи вистачить грошей на щоденні зобов’язання. P&L відповідає, чи бізнес працює прибутково та в якому напрямку розвивається. Тільки разом ці два звіти забезпечать тобі контроль у поточному моменті й стратегічне бачення на майбутнє.

Як Finmap допомагає сформувати повний P&L

У Finmap звіт Прибуток (P&L) формується автоматично на основі даних компанії. Він працює за методом нарахувань: доходи та витрати відносяться саме до того періоду, коли був підписаний контракт або виконані забов'язання.

‍

Звіт гнучкий і багаторівневий. Завдяки фільтрам можна аналізувати не лише загальну картину, а й прибутковість у розрізі клієнтів, проєктів, напрямів чи навіть окремих кампаній. 

‍

Важливо й те, що Прибуток у Finmap має кілька форматів візуалізації: графіки, таблиці, діаграми. Це дозволяє дивитися на одні й ті ж цифри з різних ракурсів — від загальної динаміки до детальної структури витрат і доходів.

‍

‍

Такий підхід зменшує похибки, властиві простому обліку за рухом грошей, і забезпечує управлінця інструментом для стратегічних рішень.

Чому P&L важливий для маркетингової агенції
‍

1. Розуміння справжньої маржі. У сфері з ретейнерами й проєктними оплатами видно, де бізнес заробляє, а де витрачається ресурс.
   
   
2. Прозорість для інвесторів і партнерів. Легко показати реальний фінансовий результат, а не просто звірити залишки.
   
   
3. Порівняння сценаріїв. Можна оцінити, як зміниться прибутковість при збільшенні бюджету чи запуску нового клієнта.
   
   
4. Виявлення прихованих збиткових клієнтів. Якщо оплати надходять регулярно, але витрати перевищують дохід — це одразу видно в P&L.
   
   
5. Опора для стратегічних рішень. Розширення команди, вихід на нові ринки чи оптимізація витрат ґрунтуються на фактах та прогнозах. 

Від хаотичних таблиць до прозорих фінансів: кейс MURAHA Marketing Agency

MURAHA Marketing Agency допомагає бізнесам зростати, розробляючи маркетингові стратегії та проводячи аудити. Команда також займається таргетованою й контекстною рекламою, а за потреби бере на себе розробку сайтів або залучає перевірених партнерів. 

‍

‍

Така гнучка модель дозволяє працювати з клієнтами різного масштабу та взаємодіяти із зовнішніми підрядниками, що формує значний обсяг фінансових операцій. При цьому кожен напрям має власну специфіку: регулярні щомісячні платежі за маркетинг і разові оплати за розробку сайтів. 

‍

Дізнайтесь більше, як фінансовий облік робить проєктний бізнес прибутковим.

‍

Усе це створює постійний рух коштів і потребує чіткої системи фінансового контролю.

Вихідна точка: хаотичний Excel

Коли до компанії приєднався CОO Артем Цоков і взяв на себе управління фінансами, він отримав у спадок Excel-файл, у якому велися фінансові дані. 

‍

Таблиця виявилася хаотичною і створювала більше проблем, ніж користі:

• десятки вкладок без логіки;
  
  
• зламані формули, які спотворювали дані;
  
  
• відсутність систематизації витрат і доходів;
  
  
• несвоєчасне внесення транзакцій;
  
  
• постійний ризик втратити частину операцій.

Артем швидко зрозумів, що так вести фінанси неможливо, і почав обирати інструмент, який допоміг би систематизувати всі дані. Таким рішенням став Finmap.

Новий підхід із Finmap

Для Артема перехід на Finmap став не просто заміною Excel, а процесом пошуку власної ідеальної моделі фінансового обліку. 

‍

Він пройшов кілька нескладних етапів:
‍

1. Експерименти з відображенням даних
   Артем кілька разів пробував різні варіанти структурування фінансів — адже Finmap дозволяє налаштовувати облік під конкретні бізнес-потреби. Зрештою він визначив ключові фінансові показники й побудував систему навколо них.
   
   
2. Підтримка експертів Finmap
   Велику роль зіграла служба підтримки: фахівці допомогли підібрати оптимальну модель введення даних, пояснили, як правильно працювати з категоріями, тегами та проєктами. Це дозволило уникнути помилок на старті.
   
   
3. Тестування різних сценаріїв
   Використовуючи можливість створювати кілька тестових компаній, Артем зміг перевірити різні підходи й обрати той, який найкраще відповідає завданням його агентства.

Прозорість і планування як результат

Впровадження Finmap стало переломним моментом для агенції MURAHA. Якщо раніше фінансові дані були хаотичні та ненадійні, то тепер компанія отримала прозору картину руху грошей і можливість планувати майбутнє.
‍

1. Автоматичні інтеграції. Завдяки інтеграції з банками зник ризик втратити транзакції чи вчасно не зафіксувати витрати. Усі платежі автоматично підтягуються в систему, і команда може одразу перевірити, хто й за що відповідає.
   
   
2. Систематизація обліку. З’явилася зручна структура з тегами, категоріями та проєктами. Це дозволило відокремити різні напрямки діяльності, зрозуміти, які з них приносять найбільше доходу, а які потребують оптимізації.
   
   
3. Звітність P&L і Cash Flow. Вони дали агентству можливість щодня бачити фактичний та плановий стан справ: скільки коштів на рахунках, які витрати та доходи заплановані, де є ризик касового розриву.

Окрім цього, компанія почала використовувати платіжний календар. Завдяки йому стало простіше прогнозувати фінансові навантаження й готуватися до стратегічних сесій із чітким бюджетом на майбутні місяці.

‍Кожного дня я бачу, скільки грошей є зараз і які оплати потрібно буде зробити. Якщо бачу, що витрат більше, ніж доходів — можу відреагувати завчасно. — Артем Цоков, CОO MURAHA Marketing Agency

У результаті команда отримала не просто інструмент для обліку, а реальний фундамент для розвитку: 

• зменшення ризиків; 
• оптимізація часу;
• тактичне та стратегічне планування;
• впевненість у прийнятих фінансових рішеннях.

Поради для інших агентств

Артем Цоков, COO MURAHA Marketing Agency, радить іншим засновникам та керівникам маркетингових агентств не витрачати час на хаотичні таблиці в Excel:

‍Не варто навіть починати вести фінанси в Excel, бо це шлях у хаос. Краще відразу визначити, які витрати, доходи й теги ви хочете відстежувати, і налаштувати це у Finmap. Так ви збережете час, уникнете переробки й отримаєте прозору картину для аналізу.

Його головна думка проста: готуй структуру наперед і впроваджуй сучасний інструмент одразу, щоб отримати результат швидше й уникнути зайвих помилок.

Фінансова система як ключ до зростання агенції

Ключ до стабільності та розвитку — це не кількість клієнтів чи проєктів, а фінансова система, яка показує реальність. 

‍

Прогнозований кешфлоу, контроль взаєморозрахунків і P&L — три опори, без яких жодна агенція не може будувати стратегію впевнено.

‍

Finmap допомагає зібрати все воєдино:

• бачити реальний стан фінансів у будь-який момент;
• прогнозувати майбутні платежі та уникати касових розривів;
• контролювати клієнтські борги й дисципліну оплат;
• аналізувати прибутковість бізнесу в розрізі клієнтів, проєктів чи напрямів;

Більше жодних хаотичних рішень, а тільки стратегічний розвиток на основі фактів.

‍

Спробуй Finmap — і побачиш, як твоя агенція вийде на новий рівень фінансового порядку!

Поширені питання

1. ‍Як часто потрібно оновлювати фінансові дані в агенції?
   Рекомендовано вести фінанси в режимі, максимально наближеному до реального часу. Запізнення у фіксації операцій навіть на кілька днів знижує точність прогнозів і підвищує ризик касових розривів.
   ‍‍
2. Чим відрізняється Cash Flow від P&L?
   Cash Flow показує рух коштів — коли і скільки грошей фактично зайшло чи вийшло з рахунку. P&L відображає фінансовий результат — доходи та витрати у періоді, незалежно від моменту оплати.
   ‍‍
3. Як оцінити залежність від одного клієнта?
   Аналізується частка доходу, яку формують окремі замовники. Якщо понад 25–30 % виручки забезпечує один клієнт, це створює ризик фінансової нестабільності у випадку втрати контракту.
   ‍‍
4. Які витрати найчастіше залишаються поза увагою?
   До «невидимих» витрат належать фрилансери, підрядники, регулярні підписки на сервіси та неоплачений клієнтами час команди. Вони часто зменшують реальну маржу, навіть за зростання виручки.
   ‍‍
5. Як уникнути касових розривів у маркетинговій агенції?
   Основою є планування. Необхідно прогнозувати майбутні надходження і виплати, використовувати Платіжний Календар та контролювати дебіторську заборгованість. При частих випадках касових розривів рекомендовано мати резервний фонд на покриття хоча б 1–2 місяців операційних витрат.

‍Запуск нового проєкту або виведення бізнесу на новий рівень — це завжди виклик для підприємця. Від грамотного фінансового планування залежить не тільки успіх старту, але й довгострокова стабільність компанії.

‍

Як ефективно розподілити ресурси на етапі запуску? Які витрати необхідно врахувати, щоб уникнути фінансових труднощів у майбутньому? Як скласти фінансову модель, яка стане дорожньою картою для вашого бізнесу?

‍

На ці та багато інших питань допоможе знайти відповіді кейс компанії EMMER, який демонструє важливість створення фінансової моделі, що стає основою успішного виходу на ринок.

Зустрічайте EMMER, розсувну кухню для Jeep Wrangler JL

Для сучасного дослідника подорож є так само важливою, як і місце призначення.

‍

EMMER —  інноваційна висувна кухня, розроблена для власників пригодницьких автівок Jeep Wrangler JL. Конструкція поєднує в собі передову технологію з вражаючою естетикою, одночасно підвищуючи насолоду від бездоганного приготування їжі просто неба.

‍

Виклики та фінансові розрахунки: Як успішно запустити бізнес-проєкт на ринок США

EMMER - бізнес-проєкт, що запускатиметься з нуля на ринок США. Для власника це новий досвід, але він має золоте правило:

Спочатку треба перемогти в розрахунках. —  наголошують в EMMER

Перед запуском будь-якого проєкту підприємець має ретельно оцінити всі витрати та потенційні доходи. Навіть якщо проєкт здається дуже привабливим, важливо визначити, чи є сенс у його реалізації з фінансової точки зору. Ключовим є розуміння умов, за яких бізнес буде прибутковим або, принаймні, не буде завдавати збитків.

‍

Завдання полягало у чіткому визначенні умов успішності бізнес-проєкту, враховуючи необхідний обсяг продажів і ціну товару. Для цього потрібно врахувати кілька ключових параметрів, зокрема, запуск проєкту на платформі Kickstarter. Ця платформа дає змогу зібрати попереднє фінансування від потенційних покупців, приділити час на виготовлення продукту та надіслати його користувачам. Проте процес реалізації має безліч нюансів, які необхідно врахувати для досягнення успіху.

Особливості проєкту: Чому фінансова модель має ключове значення для успіху на Kickstarter

Запуск компанії на Kickstarter вимагає не тільки присутності на платформі, але й ретельної підготовки. Одним з ключових етапів є pre-launch campaign, яка закладає фундамент майбутнього успіху. Підготовчі заходи включають збір бази електронних адрес потенційних клієнтів та створення активної спільноти навколо продукту. Всі ці дії потребують значних інвестицій.

‍

Серед основних витрат варто виділити:

• Організація PR-кампанії.
• Презентація продукту через інфлюенсерів, що вимагає виготовлення продукту, його відправки в США та оплати послуг інфлюенсерів.
• Найм агенції для професійного запуску кампанії на Kickstarter.

Крім цього, потрібно врахувати такі витрати:

• Комісія Kickstarter.
• Комісія за еквайринг.
• Податки в країні виробництва.
• Витрати на розмитнення в США.
• Оплата роботи команди, яка буде реалізовувати проєкт.

Успіх на Kickstarter визначається тим, наскільки ретельно сплановані ці витрати. Тільки чітко прорахована фінансова модель дозволить не лише покрити всі витрати, але й забезпечити прибутковість кампанії. Це не просто про підготовку бюджету, це про стратегічне планування, яке закладає основу для масштабування вашого бізнесу.

‍

EMMER потребувала ефективних рішень для подолання ряду викликів та успішного зростання:

• Розвиток проєкту: Необхідність вдосконалення поточного проєкту для його виведення на новий рівень вимагала розробки нових підходів і стратегій для забезпечення конкурентоспроможності та стабільного зростання.
  ‍‍
• Міжнародна експансія: Розширення на міжнародні ринки потребувало адаптації до різних ринкових умов.
  ‍‍
• Фінансове планування: Потреба у створенні фінансової моделі, яка дозволить оцінити прибутковість бізнесу, визначити необхідний обсяг продажів та послуг. Фінмодель має допомогти зрозуміти, які саме фактори впливають на прибутковість та як їх оптимізувати для досягнення фінансових цілей.

Фінансове планування та аналіз з Finmap: як оптимізувати витрати і максимізувати прибутки

Найефективніший спосіб проаналізувати всі витрати та прибутки - побудувати фінансову модель за допомогою спеціалістів Finmap, адже потрібно врахувати безліч параметрів.

‍

Власник EMMER знав, що Finmap – це не просто програма для обліку грошей, а й команда професійних фінансистів, що пропонують експертні послуги для створення та розвитку проєктів.

‍

Також, було відомо, що Finmap допомагає як новим стартапам, так і діючим бізнесам вийти на новий рівень.

Замов безкоштовну консультацію!

Фінансовий директор на аутсорсі допоможе налаштувати ефективний фінансовий облік та приймати виважені управлінські рішенн

Що таке фінансова модель і яку роль вона відіграє у процесі прийняття рішень?

Фінансова модель – це інструмент, який використовують для прогнозування фінансових показників бізнесу. Вона являє собою математичне представлення фінансових аспектів компанії, зокрема доходів, витрат, прибутку, грошових потоків, інвестицій та інших фінансових показників.

‍

Модель дозволяє аналізувати поточну фінансову ситуацію та прогнозувати майбутні результати на основі різних сценаріїв, таких як зміни у витратах, ціновій політиці, ринковому середовищі тощо.

‍

Фінансові моделі широко використовуються для бізнес-планування, оцінки інвестиційних проектів, прийняття управлінських рішень та стратегічного планування. Вони можуть бути розроблені для компаній будь-якого розміру і в будь-якій галузі, а також використовуватися для оцінки ризиків і можливостей.

Створення фінансової моделі: як Finmap допомагає EMMER приймати виграшні рішення

Процес створення фінансової моделі починається з глибокого аналізу вашого бізнесу. Експерти Finmap збирають детальну інформацію про проєкт, що дозволяє точно розрахувати фінансові потоки та прогнозувати майбутні доходи.

Що враховують фахівці Finmap:

Структура витрат:

1. Витрати на товар (собівартість і логістика).
2. Операційні витрати (зарплата, витрати на розробку, прототипи).
3. Комісії платіжних систем, юридичні та непередбачені витрати.

‍

Маркетинг та продажі:

1. Витрати на зарплату маркетинг-менеджера.
2. Маркетинговий бюджет (зазвичай 30% від запланованого збору на Kickstarter).
3. Витрати на контент та PR.

‍

Ці витрати формують базу для розрахунку EBITDA, податків та фінального чистого прибутку. Фінансова модель також враховує різні стратегії ціноутворення. Наприклад, на Kickstarter часто пропонують значні знижки для залучення перших покупців, при цьому важливо зберегти маржинальність для подальших продажів через дилерів.

Основна мета фінансової моделі - допомогти визначити оптимальну суму для збору та досягти її. Важливо встановити реалістичну мету, яку можна перевиконати, а не ризикувати з надто високою. Так, зазвичай кампанії на Kickstarter тривають два місяці і збирають від $100 тис. до $150 тис., проте краще встановити ціль, наприклад, $80 тис., яку можна перевищити.

Фінансова модель також дозволяє підприємцям експериментувати з різними комбінаціями цін та обсягів продажів, наприклад, роздрібна ціна, дилерська ціна, ціна для early birds. Це допомагає зрозуміти, як зміни в стратегії впливають на загальну картину бізнесу та яку суму можна зібрати на платформі.

‍

Важливо врахувати всі витрати, зокрема на pre-launch campaign, щоб оцінити реалістичність цілей. Наприклад, якщо ви зібрали $130 тис., але витратили на це $108 тис., чи вдасться вам продати достатню кількість виробів за місяць, щоб бути в плюсі?

‍

Фінансова модель - це інструмент для прогнозування. Вона допомагає планувати продажі на весь рік, щоб компанія залишалася прибутковою. Працюючи з моделлю, ви можете оцінити вплив різних сценаріїв, таких як продаж лише через дилерів або тільки в роздріб, і зрозуміти, як це вплине на бізнес.

‍

Також необхідно врахувати податкову юрисдикцію: в Україні податок може становити 5%, а в Європі - до 40%. Фінансова модель показує, за яких умов бізнес буде прибутковим або ризикує стати невигідним.

‍

‍

Фінансова модель дає можливість підприємцю чітко зрозуміти, які витрати і доходи очікувати, і як різні стратегії вплинуть на фінансовий результат. Вона допомагає оптимізувати витрати, знайти змінні, які можна коригувати, і прийняти обґрунтовані рішення, що забезпечать прибутковість бізнесу.

Результати співпраці: Фінансові моделі для оптимізації і глобального зростання

Послуга створення фінансових моделей від Finmap стала ключовим фактором успіху EMMER.

Що отримала EMMER від співпраці з Finmap?

1. Структурована фінансова модель. Професійні фінансисти розробили індивідуальну модель для компанії, що забезпечила чітке розуміння про можливості збільшення прибутку. Усі дані відображаються у зрозумілих таблицях, які враховують безліч параметрів, що дозволяє приймати ефективні управлінські рішення. Це сприяло оптимізації фінансів та підвищенню ефективності управлінських процесів, що дозволить компанії успішно розвиватися і запускати нові проєкти.
   ‍
2. Оптимізація фінансових потоків: Автоматизоване відслідковування грошових потоків дозволить зменшити витрати та підвищити прибутковість. Крім того, детальний аналіз даних дозволить краще прогнозувати грошові потоки та планувати бюджети, що значно підвищило фінансову стійкість.
   ‍
3. Міжнародна експансія: З підтримкою Finmap, бренд зможе не лише успішно розширити свою діяльність на нові міжнародні ринки, але й забезпечити прозорість і ефективність фінансових процесів на всіх етапах проєктів. Підтримка Finmap включає детальний аналіз витрат та доходів, розробку фінансових моделей, що відповідають вимогам нових ринків, а також допомогу в оптимізації фінансових стратегій. Це охоплює планування бюджету, управління грошовими потоками, інвестиційне планування та стратегічне фінансове управління для досягнення сталого зростання і прибутковості на світовому рівні.

‍

Якщо ви плануєте запуск нових проєктів або прагнете покращити фінансові показники існуючого бізнесу, створення фінансової моделі є критично важливим кроком. Finmap надає професійні послуги з розробки фінансових моделей, які допоможуть вам не тільки спланувати і оцінити витрати та доходи, але й створити ефективну стратегію для досягнення ваших бізнес-цілей.

‍

Наша команда фінансистів забезпечить детальний аналіз та налаштування моделі відповідно до ваших конкретних потреб, допомагаючи вам розкрити нові можливості для розвитку та підвищити ефективність вашого бізнесу. Скористайтеся експертною підтримкою Finmap для успішного впровадження і реалізації ваших проєктів.

‍

Запишіться на консультацію та дізнайтесь, як фінансова модель допоможе вашому бізнесу зростати.

Микола Мостовий — 16 років підприємницького досвіду, 3 роки веде бізнес у Польщі.

‍
Займається будівництвом, роздрібною торгівлею, наданням послуг.

‍
Сертифікований фінансист.

‍
Любить допомагати іншим підприємцям ставати ефективнішим і лад у грошах.

‍

Intelligent System, м. Варшава – консалтингова компанія Миколи, яка допомагає підприємцям зі стратегічним плануванням, створенням фінмоделей, ціноутворенням, маркетингом та всім, що необхідно бізнесу для зростання. Також допомагають компаніям із України виходити на польський ринок.

Сайт: https://intelligentsystem.com.pl

‍

Вирости в період пандемії та локдауну? Перестати втрачати тисячі євро? Заощаджувати щомісяця близько 2000€?

‍

Це все стало можливим для бізнесу одного з наших користувачів Миколи Мостового. Як? Він впровадив системний облік грошей із Finmap.

‍

Тільки регулярне ведення фінобліку та увага до аналітики, щоб щодня розуміти ситуацію у бізнесі. Як саме Микола використовує Finmap і які результати це дає – розповідаємо у кейсі.

Дано

До створення консалтингової компанії Микола займався будівельним бізнесом. Проєкт зростав, було 10 бригад плюс менеджери, які вели об’єкти.

‍

Кожен із них отримував різні суми, щоб робити закупівлі матеріалів та розхідників. Це все необхідно було якось зводити в одному місці, щоб розуміти, що взагалі відбувається у компанії:

• скільки грошей взяли від замовника;
• скільки пішло на закупівлю, на зарплати;
• окупається чи не окупається кожен проєкт: чи взагалі все порахували і врахували.

Плюс хотілося бачити, як відбувається рух коштів щодня, контролювати прибутковість бізнесу чи бачити збитки оперативно.

‍

Тобто у бізнесі Миколи виникла потреба вести системний управлінський облік. І він почав шукати рішення.

Задача

Чи можна довірити такий облік бухгалтеру? У Польщі аутсорсингові бухгалтерські компанії ведуть лише бухгалтерію та податкову звітність. Але головний мінус — вони подають дані за минулий місяць лише наступного місяця. Тобто, щоб розуміти, яка ситуація у бізнесі, потрібно по 2-3 тижні чекати на звіт.

Нам потрібен був інструмент саме управлінського обліку. Який би показував, де ми заробляємо, де просідаємо, де у нас все гаразд, а де погано. На яких об’єктах та на яких типах клієнтів ми заробляємо, а на яких ідемо у мінус. — Микола Мостовий, підприємець, 16 років досвіду

Був ще один варіант – найняти фінансового директора. Проте у Варшаві зарплата такого фахівця – від 8000 злотих (близько 2000 €) на місяць.

‍

Вирішили спробувати знайти сервіс, який міг реалізувати управлінський облік з меншими витратами. І Микола поставив перед собою такі завдання:

• Знайти просте рішення.

Щоб розібратися могла не лише людина з освітою бухгалтера чи економіста. Але й менеджер проєктів, бригадир чи водій, який займається закупівлями.

• Вести весь управлінський облік в одному місці.

Раніше Микола знаходив деякі польські послуги обліку. Однак вони могли закрити лише якесь одне завдання. Наприклад, складання кошторису, ведення звітності про прихід-витрату коштів або про прибуток і збитки (звіт P&L). А в Excel на облік витрачалося дуже багато часу. І можливостей, щоб вирішити всі завдання, не вистачало.

• Обов’язково, щоб у сервісі був платіжний календар.

Микола хотів планувати фінанси на місяць уперед і надалі. А також передбачати касові розриви та мати можливість уникнути їх.

• Підібрати мультимовне рішення. У команді є хлопці з України, Молдови, Грузії, Білорусі та Польщі. Тобто польські сервіси не підходили ще й тому, що не всі працівники знають польську. Тому потрібен був такий сервіс, в якому можна вибрати мову.

Рішення від Finmap

У пошуках відповідного варіанту, Микола натрапив на сайт Finmap і зареєструвався, щоб спробувати.

Перший крок

Для початку він, як сертифікований фінансист, звернувся до своєї фінмоделі. Упорядкував структуру доходів та витрат. Систематизував інформацію, де, у кого та які гроші бізнесу перебувають. Наприклад, на яких рахунках, кредитках чи готівкою у когось зі співробітників. І переніс всю інформацію до Finmap.

‍

Дав доступи project-менеджерам, бригадирам та водієві, який здійснює закупівлі. До речі, у Finmap є можливість обмежувати доступ і вибирати, яку інформацію співробітник може додавати, яку переглядати, а яка буде закрита навіть для перегляду.

‍

‍

Після чого всі операції почали додавати за допомогою 3 простих кнопок: Дохід, Витрата та Переказ. Системний облік розпочався.

‍

‍

Перестали втрачати гроші

Раніше у будівельному бізнесі Миколи нерідко траплялося, що працівники втрачали чеки після закупівлі матеріалів чи розхідників. У результаті, клієнти не відшкодовували ці витрати та їх несла компанія. Таким чином губилися тисячі євро.

У вересні була ситуація, коли співробітник втратив фактуру на 4500 злотих (близько 1000 €) просто забув. Коли ми подавали документи бухгалтерам для взаєморозрахунків, виявилось, що фактури немає. Відповідно ми б ці 4500 не порахували клієнтам і втратили б гроші. Добре, що він провів це все у Finmap. — Микола Мостовий, підприємець, 16 років досвіду

Коли у звіті відображається, що така витрата була, можна просто звернутися до магазину та відновити чек, щоб надати його клієнту. Микола зазначає, що вже тільки на таких ситуаціях вони втратили б суму більшу, ніж вартість підписки на Finmap.

Важливі звіти

Оскільки одним із завдань Миколи був щоденний контроль руху грошових коштів, він регулярно аналізує звіт «Гроші/Cash flow».

‍

‍

Звіт «Гроші» у Finmap показує рух коштів і дозволяє бачити, які суми надходять, а які витрачаються компанією. — Микола Мостовий, підприємець, 16 років досвіду

Також дуже корисним виявився платіжний календар. Завдяки йому ризик касового розриву тепер видно заздалегідь і є час, щоб виправити ситуацію. Та й загалом дуже зручно планувати усі оплати наперед. Це допомагає складати бюджет на наступний місяць і надалі, щоб прогнозувати майбутнє бізнесу.

‍

‍

У Платіжному календарі Finmap можна бачити залишки та рух грошей на будь-яку дату. У тому числі й платежі заплановані на майбутнє. Якщо ви додаєте майбутні витрати чи надходження, Платіжний календар покаже, чи вистачить грошей, чи є ризик касового розриву. — Микола Мостовий, підприємець, 16 років досвіду

Форс-мажор

Не обійшлось і без форс-мажорних ситуацій. Хтось із тих, хто має статус власника, випадково вилучив профіль компанії у Finmap. Здавалося, величезний обсяг даних втрачено. Микола швидко зв’язався зі службою турботи та нашим менеджерам вдалося витягти архів з інформацією із хмари. Там збереглося все, крім операцій за останні 2-3 дні до видалення. Їх провели заново та облік було відновлено.

Ніхто з команди Finmap не має доступу до даних наших користувачів. Тому виключено ризик, що хтось із менеджерів зможе видалити компанію чи якісь дані. — Микола Мостовий, підприємець, 16 років досвіду

Що в результаті

• Налаштували системний фінансовий облік у декількох компаніях.
  ‍
• Тепер легко обліковувати обіг грошових коштів. Завдяки простоті Finmap, Микола спокійно делегував це завдання менеджерам проєктів та водієві, який займається закупками та доставкою товарів. Співробітники самостійно вносять усі операції і цим економлять масу часу власнику та керівникам.
  ‍
• Платіжний календар допомагає уникати касових розривів. Сервіс попереджає про можливість нестачі грошей і Микола може заздалегідь спланувати, як залучити додаткові кошти.

Платіжний календар допомагав нам запланувати доходи та витрати, щоб розуміти, чи немає у нас касового розриву, чи де він може утворитися. Ми мали час, щоб зреагувати та уникнути такої ситуації. — Микола Мостовий, підприємець, 16 років досвіду

• До того ж, завдяки платіжному календарю, власник завжди знає, кому, коли і скільки має його бізнес, а хто і скільки має сплатити їм. Це допомагає планувати бюджет на місяць уперед і надалі.
  ‍
• Бізнес Миколи тепер не втрачає грошей. Навіть якщо після закупівлі матеріалів для об’єкта клієнта загубиться чек, суму витрати вже внесено до Finmap. Отже, про неї не забудуть і легко підтвердять замовнику, просто відновивши чек.

До того ж, такий системний облік подобається клієнтам. Вони бачать, які суми витрачені на їхній проєкт і куди конкретно пішли гроші. Це додає довіри до компанії.

• Бізнес заощаджує гроші на послугах фінансового директора:

На тому рівні, де ми працюємо, нам давно слід би найняти людину, яка вестиме фінанси. Але із сервісом у цьому ще немає потреби. — Микола Мостовий, підприємець, 16 років досвіду

Одна з компаній Миколи, в якій для фінобліку запроваджено Finmap, зросла на 400% за рік. А минулого року, навіть попри пандемію, було зростання ~150%.

Зокрема це і заслуга Finmap, тому що навіть у складний час ми розуміли, які гроші маємо, на що можемо розраховувати, що можемо купити і так далі.
‍— Микола Мостовий, підприємець, 16 років досвіду

Чому Микола вважає нас класними та кому рекомендує Finmap, дивіться у цьому відео.

‍

‍

Щоб впровадити системний фіноблік та будь-якої миті бачити повну картину свого бізнесу, підключайте Finmap.

Фінансовий хаос? Забудь!

Finmap дає контроль і порядок.

Спробуй — 7 днів безкоштовно.

Спробувати безкоштовно

не потрібно прив'язувати карту

​

‍

А дізнатися більше про послуги консалтингової компанії Intelligent System можна за посиланням: https://intelligentsystem.com.pl