8 фінансових уроків, що вбережуть твій бізнес від касових розривів

Коли на рахунку — нуль, у кишені — дві гривні, а на тобі — борг у $120 000. І це при тому, що в бізнесу були продажі, команда, клієнти. 

Я стояла на кухні з двома гривнями в кишені і думала: все, виходу немає. Минуло три роки — і я віддала кожну копійку боргу. Якби я контролювала цифри раніше, цього б не сталося. — Катерина Вишневецька, підприємиця, гостя подкасту «Знати б це раніше»

Катерина Вишневецька — партнер Genius Space Телепорт, співвласниця міжнародного навчального проєкту Proryv, підприємиця, яка вчасно не побачила касовий розрив. У результаті: мінус 5 млн. гривень, кредитори, паніка і повне перезавантаження бізнесу. Вона відновлювала все з нуля: повільно і болісно. 

Сьогодні Катерина ділиться правилами, які працюють не лише для проєктного бізнесу, а для будь-якого підприємця, який не хоче втратити все.

Це не лекція з фінансів. Це — реальні кейси, помилки, цифри і конкретні дії, які допоможуть тобі:

• не потрапити в боргову яму,
  
• тримати під контролем гроші, навіть якщо ти не фінансист,
  
• навести порядок у бюджеті без складних Excel-таблиць,
  
• і нарешті перестати жити від запуску до запуску.
  

Читайте далі — буде чесно, місцями боляче, але дуже корисно.

Урок 1. Ти — не банкомат для бізнесу, а бізнес — не твоя кишеня

Проблема: змішані гроші = бомба уповільненої дії.

Ти рахуєш прибуток «на око» й радієш кожній новій оплаті, але вже наступного дня витрачаєш ті самі гроші на власні потреби. Через місяць бухгалтер показує, що на оплату реклами й зарплат бракує 200 000 ₴, і ти не розумієш, як так сталося.

Ми платили грошима поточного місяця рахунки трьохмісячної давнини, бо тримали все в одному кошику — і особисте, і бізнесове. Це була бомба уповільненої дії. — Катерина Вишневецька

Чому це небезпечно для бізнесу

1. Картина спотворена. Ти бачиш на рахунку 300 000 ₴ й вважаєш це чистим прибутком, хоча 250 000 ₴ — передплати клієнтів, які ще треба відпрацювати.
   
2. Оборотні кошти зникають. Коли власник виймає гроші «на життя», бізнес залишається без кешу, щоб закупити товар, оплатити послуги чи рекламу.
   
3. Один збій — і касовий розрив. Затрималося два платежі — і ти вже не можеш закрити рахунки за минулий місяць, бо резерву немає.
   

Рішення: фінансовий «кордон» між тобою і компанією

Результат уже за місяць

• Чітко бачиш чистий прибуток компанії.
  
• Плануєш витрати й інвестиції без страху «а чи вистачить нам на зарплати?».
  
• Власні гроші більше не залежать від того, скільки клієнтів заплатило сьогодні.
  
• Фінансовий звіт стає прозорим — інвестори й партнери довіряють цифрам, а не обіцянкам.
  

Головне: якщо змішаєш особисті й бізнес‑гроші, касовий розрив — лише питання часу.

Постав кордон зараз — і твій бізнес дихатиме на повні груди, а ти — без паніки.

Урок 2. Як ти щодня зливаєш 30% грошей, навіть не помічаючи

Проблема: тисячі дрібних транзакцій, що непомітно крадуть твої гроші.

Ти зосереджуєшся на великих рахунках — оренда, закупівлі, зарплати, — а невеликі витрати, по 100–200 грн, тихо «крадуть» твій прибуток. Кава, таксі, підписки, канцелярія — всі ці дрібниці збираються у великий мінус. А в кінці місяця ти дивишся на цифри і не розумієш:

Тисяча дрібних транзакцій, кожна по 100–200 грн, а наприкінці — діра у 30% під назвою “інше”. Саме так гроші зникають непомітно. — Катерина Вишневецька

Чому це небезпечно для бізнесу

• Дрібні витрати розпорошують увагу і бюджет. Ти не бачиш цих грошей, вони не викликають тривоги, але поступово «з’їдають» маржу і роблять бізнес менш прибутковим.
  
• Нема чіткого контролю. Без регулярного аналізу навіть невеликі підписки або спонтанні витрати можуть накопичуватися, створюючи «чорну діру» у бюджеті.
  
• Погіршується планування. Коли стаття «інше» росте, прогнозувати витрати і прибуток стає неможливо.
  

Рішення: практика “10 хвилин щотижня” для контролю дрібних витрат

Результат уже за місяць

• Ти починаєш розуміти, куди реально йдуть гроші, і де можна скоротити витрати.
  
• Прибуток зростає, бо ти більше не губиш гроші на непотрібні «касові дірки».
  
• Планування бюджету стає точнішим і прогнозованішим.
  
• Власник бізнесу отримує впевненість і спокій, адже всі витрати під контролем.
  

Пам’ятай: великі гроші складаються з маленьких, і якщо не контролювати дрібниці — вони стануть твоїм найбільшим фінансовим ворогом.

Урок 3. Бюджет із запасом +20% — твоя фінансова подушка, яка рятує бізнес від краху

Чому +20% — це не розкіш, а справжня страховка для бізнесу?

Будь‑яку цифру витрат множу на 1,2. Якщо залишиться — йде в резерв, якщо ні — я була готова. — Катерина Вишневецька

Ніхто не питає тебе, коли підуть вгору курси валют або вибухне інфляція.

Маркетингова кампанія може несподівано потребувати додаткових грошей, щоб бути ефективною.

Клієнт може повернути гроші навіть після оплати — і це треба враховувати заздалегідь.

Без запасу навіть невелика несподіванка може стати касовим розривом, який боляче вдарить по твоєму бізнесу.

Як зробити бюджет із запасом у 4 кроки

Результат уже після першого місяця

• Ти перестаєш боятися раптових витрат і можеш швидко реагувати на форс-мажори.
• З’являється реальна фінансова подушка без стресу й паніки.
• Бізнес отримує стабільність, а ти — впевненість у завтрашньому дні.

Навіть якщо резерв не витратиш — він дає спокій. Це як страхування життя для твоїх грошей.

Не чекай, доки криза застигне тебе зненацька. Вчися планувати з запасом — і твій бізнес не закриється від першої ж несподіванки.

Урок 4. Фінансова подушка — твій бронежилет у світі нестабільності

Чому подушка — це не просто про гроші, а про виживання бізнесу?

Наші курси стартують раз на три місяці. Якщо запуск “просів”, без подушки компанія не доживе до наступного. — Катерина Вишневецька

У проєктному бізнесі доходи приходять нерівномірно: один місяць — запуск, інший — затишшя.

Якщо немає накопичень, навіть невелика затримка чи провал може вбити компанію.

Відсутність фінансової подушки означає, що ти змушений закривати операційні витрати за рахунок позик чи боргів — це шлях у безодню.

Формула фінансової подушки

Результат. Ти отримуєш бронежилет, який витримує удари непередбачуваних криз і дає час на їхнє подолання.

З’являється впевненість, що навіть якщо щось піде не так — твій бізнес не “ляже”.

Ця подушка — як рятувальний круг, який допомагає дожити до наступного успішного запуску. — Катерина Вишневецька

Урок 5. Касовий розрив: твоя найболючіша, але найважливіша школа

$120 000 боргу, на рахунку нуль. Це боляче, але саме так я навчилася поважати цифри. — Катерина Вишневецька

Три сигнали, що криза вже на порозі

• Оплачуєш старі рахунки за рахунок нових продажів — це як платити борги кредитною карткою.
  
• Передплати клієнтів йдуть не в розвиток, а на покриття операційних витрат.
  
• Дата виплат зарплат постійно пересувається, а дебіторська заборгованість росте.

Якщо впізнав себе — час діяти.

Алгоритм «Стоп‑борг» — як не втратити бізнес у кризу

Результат. Криза перетворюється на урок, а не на кінець бізнесу.

Чіткий план дій дає сили і мотивацію рухатися далі, зберігаючи команду і репутацію.

Борг — це не вирок, якщо вчасно зупинитися і почати керувати ситуацією. — Катерина Вишневецька

Урок 6. Майбутня собівартість, а не вчорашня ціна — головна помилка, що тягне бізнес у мінус

Товар, який я купила по $1 000 два місяці тому, сьогодні коштує $1 100. Якщо в бюджеті залишиться стара ціна — я гарантовано в мінусі. — Катерина Вишневецька

Чому треба думати про майбутні, а не минулі ціни?

Ціни ростуть постійно через інфляцію, здорожчання логістики, сировини. Якщо не оновлювати собівартість у фінансових моделях, бюджет буде хибним і збитковим. Це як їхати в авто з датчиком палива, який показує запас зі вчорашнього дня.

Як уникнути пастки

Результат. Ти не потрапляєш у мінус через старі ціни. Бізнес адаптується до ринку і зберігає стабільність.

Фінансова модель — це живий документ, який треба постійно тримати в тонусі. — Катерина Вишневецька

Урок 7. Баланс — це не просто витрата, а стратегічна трансформація твоїх грошей

Чому треба розуміти баланс

Купівля обладнання — це не просто витрата грошей, це інвестиція в актив. Актив можна продати, здати в оренду чи використати для розвитку. Без розуміння балансу ти не можеш вирішити, що краще — купити чи орендувати, витратити чи інвестувати.

Як дивитися на баланс по-новому

Результат. Ти перетворюєш свій бюджет з суми витрат на інструмент зростання.

Урок 8. Візуалізація й делегування — фінансовий контроль на відстані одного кліку

У таблицях я гублюся. У Finmap відкрила дашборд — за 5 хвилин знайшла помилку й виправила. — Катерина Вишневецька

Чому власнику треба мати фінансовий огляд «на долоні»

Навіть коли у тебе є фінансовий директор, ти маєш швидко бачити реальний стан справ. Без цього ризикуєш залишитись в темряві і пропустити проблеми.

Як поєднати делегування і контроль

Результат. Ти контролюєш фінанси, не втрачаючи часу на складні таблиці і звіти.

Візуалізація фінансів — це як радар для пілота: бачиш усе заздалегідь. — Катерина Вишневецька

Дивись повний випуск подкасту “Знати б це раніше” з Катериною Вишневецькою: 

Замість висновку: зробіть перший крок уже сьогодні

1. Відкрийте окремий рахунок для бізнесу.
   
2. Підключіть банківську синхронізацію у Finmap — це 3 хвилини.
   
3. Відкладіть перші 3 % прибутку в фінансову подушку.
   
4. Перегляньте бюджет найближчого проєкту й додайте +20 % резерву.
   
5. Зробіть ревізію дрібних витрат і скоротіть «Інше» до ≤ 5 %.
   

Контроль цифр — це інвестиція в мій спокій і свободу. $25 на місяць проти $250 000 потенційних втрат — вибір очевидний. — Катерина Вишневецька

Готові перевести бізнес із хаосу у контроль?
Залишайте заявку — наші фахівці безкоштовно покажуть, що відбувається з грошима саме у вашому бізнесі.

Поширені питання

1. Як відділити особисті гроші від бізнесових, якщо бізнес тільки починається?
Почни з відкриття окремого банківського рахунку для бізнесу та встановлення фіксованої суми «зарплати власника». Це допоможе уникнути змішування особистих і бізнесових фінансів з самого старту.

2. Чому так важливо контролювати навіть дрібні витрати?
Дрібні непомітні платежі — кава, підписки, таксі — збираються в значні суми і можуть «з’їдати» до 30% бюджету, що значно шкодить прибутку. Регулярний перегляд і категоризація витрат допомагають зберегти контроль і уникнути несподіваних касових розривів.

3. Навіщо закладати у бюджет запас +20%? Хіба це не зайві витрати?
Запас — це страхування бізнесу від непередбачених ситуацій: коливань курсів валют, додаткових маркетингових витрат, повернень клієнтів. Він дозволяє уникнути криз і зберегти стабільність.

4. Скільки потрібно відкладати на фінансову подушку і навіщо вона потрібна?
Оптимально щомісяця відкладай 3–10% чистого прибутку до формування подушки, що покриває мінімум три місяці регулярних витрат. Ці кошти мають бути недоторканими, навіть для погашення боргів.

5. Що робити, якщо вже виник касовий розрив і борги?
Чесно повідом кредиторів про необхідність відтермінування виплат на 3 місяці. Фокусуйся на збільшенні продажів і маркетингу, а борги погашай поступово — веди таблицю платежів для контролю і мотивації.

6. Як враховувати зростання собівартості у бюджеті?
Закладай у фінансову модель прогнозоване підвищення собівартості (наприклад, +5–10%) і щомісяця порівнюй прогноз із фактичними витратами, щоб уникнути збитків.

7. Чому баланс — це не просто витрата, а трансформація активів?
Купівля обладнання — це інвестиція у актив, який можна здати в оренду або продати, що створює додаткові можливості для бізнесу, а не просто розтрату грошей.

8. Як власнику не загубитися у фінансах, якщо є фінансовий директор?
Навіть маючи фіндиректора, власник повинен мати швидкий доступ до основних фінансових показників через прості інструменти , щоб приймати обґрунтовані рішення та контролювати бізнес.