Оглавление
1.6k
11 мин
11.11.2025
Как остановить финансовый хаос за 1 месяц. Кейс логистической компании
Юлия Полыняк
Финансовая экспертка Finmap
Большинство предпринимателей поймут этот момент: кажется, что компания развивается, клиентов становится больше, команда расширяется — но цифры не сходятся.
На счетах есть деньги, в кассе — тоже, но все равно постоянно «что-то не сходится».
Кто-то виноват, кто-то заплатил, кто-то нет, а главное — непонятно, где сейчас твой бизнес в финансовом смысле.
Так случилось и с Вадимом — основателем ООО «Атлант Компани», работающим в сфере логистики и транспортных услуг.
Пока компания росла, финансы оставались «в голове» владельца. И когда масштаб начал требовать системы — Excel уже не спасал.
Работа идет, а нет понимания — есть ли деньги, где они, кто мне должен, или я кому-то должен.
В принципе, был беспорядок. — Вадим, владелец ООО «Атлант Компани»
Что вы узнаете из этого кейса:
- Увидите, как выглядит типичный финансовый кризис малого бизнеса изнутри.
- Узнаете, как владелец логистической компании за месяц навел порядок в финансах без бухгалтера.
- Поймете, что Finmap реально меняет мышление предпринимателя.
- Получите практические советы, которые помогут вам избежать финансовой слепоты в собственной компании.
Этот кейс — дорожная карта для каждого предпринимателя, который ежедневно видит движение наличных денег, но не видит финансового результата. Потому что контроль над деньгами — это контроль над будущим бизнеса.
О клиенте: когда логистика становится масштабной, а финансы — неуправляемыми
ООО «Атлант Компани» — это логистическая компания, которая специализируется на перевозке зерновых культур и агропродукции для фермерских хозяйств, элеваторов и трейдеров.
Компания работает в сегменте B2B, где скорость, надежность и денежное обращение — ключевые факторы успеха.
В пик сезона десятки рейсов одновременно: зерно в пути, водители получают авансы на топливо, клиенты рассчитываются после доставки, а часть расходов нужно покрывать заранее.
Похоже на хаос, в котором даже одна ошибка в финансах может стоить месячной прибыли.
До этого я вел все это в максимально простых табличках, которые я сам сделал. Доходы, расходы — простые формулы: сложить, вычесть, умножить. — Вадим, владелец ООО «Атлант Компани»
Годы компания жила в Excel. Пока объем перевозок был небольшим — это работало.
Но когда команда выросла, а количество клиентов превысило десяток, Excel превратился из помощника в ловушку.
Владелец видел только фрагменты: отдельно — расходы на топливо, отдельно — поступления от клиентов, отдельно — долги поставщикам. Но целостной картины денежного потока не было.
Особенность отрасли: высокие обороты — низкая финансовая прозрачность
В логистике зерна деньги движутся постоянно. Здесь редко бывает «стабильная» картина, потому что:
- расходы происходят ежедневно (топливо, ремонты, зарплаты);
- оплаты от клиентов приходят с задержками;
- каждый рейс — отдельный мини-проект с собственным балансом.
Без системы учета это выглядит так:
- на счетах — минус, но в пути — еще 10 клиентских оплат;
- долги водителям не синхронизированы с фактическими поступлениями;
- финансовые решения принимаются «на ощущениях».
Работа растет, количество людей увеличилось — нужно упорядочить все это. — Вадим, владелец ООО «Атлант Компани»
Выводы для предпринимателей:
- Если бизнес вырос до 5+ человек или 10+ клиентов — Excel больше не работает.
Риск ошибки растет экспоненциально, а контроль исчезает. - В логистике самое важное — видеть поток денег в данный момент.
Не просто «прибыль за месяц», а «что сейчас на счетах». - Финансовая система — это не расходы, а безопасность.
Без нее даже прибыльный бизнес может «сломаться» из-за невидимых кассовых разрывов. Она освобождает владельца от ежедневного контроля и возвращает ему роль стратегического руководителя.
Проблема: когда бизнес выглядит стабильным — но цифры этого не подтверждают
На первый взгляд, в ООО «Атлант Компани» все было под контролем. Фуры в рейсах, клиенты довольны, договоры подписаны, движение на счетах постоянное.
Компания работала, росла — но каждый раз, когда Вадим пытался ответить на простой вопрос «сколько мы реально заработали?», начинался квест.
Это типичный парадокс операционного бизнеса: когда процессы выглядят упорядоченно, но финансы живут отдельной жизнью. Чем больше рейсов и клиентов — тем сложнее понять, где именно «застревают» деньги.
Именно эта проблема и стала точкой, где Вадим понял: без системы учета финансы превращаются из ресурса в риск.
Инсайт для предпринимателей: Финансовый хаос не начинается тогда, когда денег не хватает.
Он начинается тогда, когда слишком много точек оборота — и никто не видит цельной картины.
1. Деньги были — но непонятно, где именно
Главная финансовая проблема бизнеса — потерянная видимость. Компания работает с несколькими счетами, наличными операциями, водителями, принимающими средства в дороге. И каждый день возникают десятки мелких транзакций: топливо, ремонты, мелкие закупки.
Казалось, деньги «крутятся», но свести баланс даже на конец недели было почти невозможно.
Деньги где-то есть — но не понимаю, где именно: в кассе или на счетах. Таблицы ничего не показывают. — Вадим, владелец ООО «Атлант Компани»
Когда финансовая система распылена между наличными, счетами, таблицами и людьми — это не учет, а финансовый беспорядок.
2. Неконтролируемая дебиторская задолженность — скрытый враг прибыли
Вторая головная боль — долги клиентов. Логистические компании часто работают с отсрочкой платежей, особенно в зерновых перевозках. Один клиент платит через неделю, другой — через месяц, третий — «когда продаст зерно».
Вадим пытался вести долги в собственных Excel-таблицах, но быстро понял, что это невозможно масштабировать. Результат — постоянное «проседание» кэшфлоу: клиенты должны, но денег на счете все равно не хватает.
Дебиторская задолженность — это не просто «кто мне должен». Это пульс ликвидности компании. Без контроля за долгами даже прибыльный бизнес может остановиться из-за кассового разрыва.
3. Excel не выдерживает темпов логистики
Excel — хороший старт, но плохой фундамент. То, что работает для трех платежей в день, ломается при тридцати.
Финансы в Excel работали только пока владелец мог все держать в голове.
Когда появились водители, менеджеры, несколько направлений, таблицы перестали справляться.
Ошибка в формуле, пропущенная строка или неправильная дата — и финансовая картина искажена. А времени проверять — нет.
Excel — это отличный инструмент для анализа, но катастрофический для управления финансами. Потому что управление — это не «считать задним числом», а видеть ситуацию сейчас.
4. Владелец стал бухгалтером — и перестал быть стратегом
Когда владелец бизнеса выполняет роль бухгалтера, аналитика и кассира одновременно — компания перестает двигаться стратегически.
Вместо планирования развития, Вадим ежедневно занимался тем, чтобы «свести концы с концами»:
- вручную обновлял таблицы;
- контролировал платежи;
- проверял, кто заплатил, а кто нет.
Это создавало постоянный стресс и переутомление.
Когда финансовый учет зависит только от одного человека, ты не управляешь бизнесом — ты заложник собственных данных.
5. Решения на интуиции — без цифр, без прогнозов
Без системы аналитики Вадим принимал решения «на глаз». Если казалось, что денег хватает — закупали топливо, брали новый маршрут. Если нет — задерживали оплату поставщикам.
Если ты не видишь динамику денежных потоков как минимум за месяц — ты не управляешь финансами, ты просто реагируешь на проблемы.
Итоговая диагностика финансовых проблем «Атлант Компани»
Почему эти проблемы знакомы каждому предпринимателю
История Вадима — не уникальна. Так выглядит 90% малого и среднего бизнеса в Украине, особенно в операционных сферах: логистика, торговля, сервис, производство.
Все они имеют обороты, имеют команды, имеют клиентов — но не имеют финансовой системы.
И пока в компании нет Finmap или подобного инструмента, каждая гривна в бизнесе — приблизительная.
Поиск решения и знакомство с Finmap
Я обращался к компаниям, которые внедряют CRM, но они не смогли наладить мою работу. А Finmap я уже давно смотрел и пробовал. Вы лучшие в Украине. — Вадим, владелец ООО «Атлант Компани»
После нескольких месяцев бессонных ночей над Excel-таблицами Вадим понял: проблема не в формулах, а в отсутствии системы, которая мыслит как бизнес.
1. Год в поисках «идеальной системы»
Путь Вадима к Finmap был долгим. Как и большинство владельцев малого бизнеса, он прошел классическую эволюцию:
- Этап 1 — Excel: «Сам сделаю простую таблицу» → Работает, пока не появляются десятки операций.
- Этап 2 — CRM: «Нужна программа, которая все соединит» → Но CRM ориентирована на продажи, а не на деньги.
- Этап 3 — кастомна разработка: «Мне сделают систему под меня» → Высокая цена, долгий запуск, и все равно без аналитики.
Многие владельцы бизнеса ищут «волшебную программу». Но финансовую прозрачность дает не система — ее дает структура мышления, которую Finmap помогает построить.
2. Как Вадим выбрал Finmap
Вадим слышал о Finmap еще задолго до сотрудничества. Просто «тогда не был готов».
Как это бывает со многими предпринимателями, решение созрело не с первой попытки. В какой-то момент Excel окончательно перестал работать, а менеджеры начали «тонуть» в хаосе транзакций. Тогда он вернулся к Finmap — уже с конкретным запросом: «Хочу видеть, где деньги в реальном времени».
3. Почему Finmap стал «тем самым решением»
После тестирования нескольких альтернатив, Finmap оказался единственной системой, которая:
Finmap — это не программа «для бухгалтеров». Это инструмент владельца, который хочет понимать, что происходит с деньгами его бизнеса здесь и сейчас.
4. Первое впечатление от системы
Уже после первых настроек Вадим почувствовал главное — контроль вернулся.
То, что можно добавлять людей, делать кассы, карточные счета, видеть все на одном экране — это очень удобно. — Вадим, владелец ООО «Атлант Компани»
Его финансы перестали быть «таблицами» — стали живой картиной движения средств.
Первые результаты в Finmap видны буквально за несколько дней. Когда ты впервые видишь все счета, дебиторку и расходы на одном экране — это момент финансового прозрения.
Почему Finmap победил
Финансовая система не появляется за один день. Сначала появляется осознание, что хаос больше не работает. А затем приходит решение, которое позволяет этот хаос обуздать.
Для Вадима таким решением стал Finmap — не просто сервис, а партнер, который помог превратить деньги из боли в инструмент развития.
Экспресс-постановка Finmap: когда финансы становятся системой, а не головной болью
Финансовый эксперт Finmap максимально понимала, что я хочу, и помогала, рассказывала, как лучше поступить именно в моей ситуации. — Вадим, владелец ООО «Атлант Компани»
Когда Вадим выбрал Finmap, он не просто подписался на новый сервис. Он запустил процесс трансформации бизнеса — от хаоса к структуре. Формат экспресс-постановки предполагает, что уже за 3–4 недели компания переходит от «все в таблицах» к полноценной системе управленческого учета.
1. Старт: аудит реальности
Первый шаг — это разобраться, что происходит сейчас.
Финансовый эксперт Finmap начала с анализа существующих таблиц, платежей и процессов «Атлант Компани».
Юля рассказывала, что нужно на данном этапе. Все было максимально доступно. Я понимал, что и когда делать. — Вадим, владелец ООО «Атлант Компани»
Задача на этом этапе: превратить «хаотический учет» в четкую структуру потоков: доходы, расходы, счета, кассы, контрагенты.
Инсайт: Нельзя автоматизировать беспорядок. Сначала нужно увидеть, где именно хаос, и только тогда внедрять систему.
2. Построение структуры в Finmap
После аудита финансовый эксперт Finmap помог Вадиму настроить финансовую архитектуру компании: создали счета, кассы, категории расходов и доходов, подключили карты, завели контрагентов.
Для логистической компании, где ежедневно совершаются десятки платежей, важно, чтобы все счета были «под одной крышей». Finmap позволил видеть полную картину движения средств в реальном времени — без ручных сводок.
Инсайт: Финансовая система должна работать не только «для владельца». Ее должна понимать команда — и именно это позволяет масштабировать бизнес.
3. Обучение и наставничество: когда финансист становится наставником
Финансовый эксперт рассказывала доступно, без сложных слов. Если были вопросы — написал в чат, и сразу получил ответ. Все просто. — Вадим, владелец ООО «Атлант Компани»
После технической настройки начался главный этап — образовательный.
Юлия не просто показала «куда нажать», а объяснила логику управленческого учета:
- как правильно разделять личные и бизнес-средства;
- почему важно планировать остатки по счетам;
- как читать P&L-отчет, даже если ты не бухгалтер;
- как использовать категории для финансового анализа.
Формат работы — полностью онлайн, но с эффектом личного присутствия.
Я предоставил доступ к Finmap, финансовый эксперт видела, что я делаю, и потом говорила: «Здесь хорошо, а здесь я бы сделала по-другому». — Вадим, владелец ООО «Атлант Компани»
Инсайт: Finmap не просто дает инструмент. Он учит финансовому мышлению — навыку, которого не хватает большинству предпринимателей.
4. Результаты после постановки
Через месяц «Атлант Компани» полностью перешла на новую систему. Все доходы, расходы, счета и долги теперь отображаются в одном интерфейсе. Компания впервые получила полную прозрачность денежных потоков.
Я понимаю, что у меня должно быть определенное количество денег. Смотрю — не хватает. Проверяем и сразу находим, куда они делись. — Вадим, владелец ООО «Атлант Компани»
Инсайт: Результат постановки — это не просто «заполненные таблицы». Это момент, когда бизнес впервые видит себя в цифрах — честно, объективно, без допущений.
5. Человеческий фактор: поддержка и взаимодействие
На самом деле все как надо. Информация понятна, общение легкое. И самое главное — чувствуется, что человеку не все равно. — Вадим, владелец ООО «Атлант Компани»
Один из ключевых факторов успеха — подход Finmap-экспертов. Каждый клиент получает персонального специалиста, который понимает не просто финансы, а контекст бизнеса.
В случае Вадима — это агрологистика, специфические платежи, взаиморасчеты с водителями, сезонность. Финансовый эксперт адаптировала каждый шаг именно под эти процессы — без «общих советов».
Финансовая система эффективна только тогда, когда внедряется с учетом реальности бизнеса.
6. Как изменилось финансовое мышление Вадима
После экспресс-постановки Вадим признал, что главная ценность Finmap — не только в данных, но и в спокойствии.
Внедрить — сложнее, чем вести. Но когда все настроено, вести вообще не проблема. — Вадим, владелец ООО «Атлант Компани»
Раньше он проверял Excel по ночам, чтобы «ничего не забыть». Теперь — открывает Finmap утром, чтобы увидеть реальную картину.
Инсайт: Финансовая постановка — это не технический процесс. Это переход на другой уровень управления, где бизнес работает не на интуиции, а на данных.
Краткое резюме этапов экспресс-постановки
Главный инсайт раздела: Автоматизация финансов — это не «просто настроить софт». Это процесс, который превращает хаос в систему, а владельца — в финансово сознательного руководителя.
Результаты и инсайты: когда деньги перестают исчезать
Прошел всего месяц после экспресс-постановки Finmap, а изменения стали заметны сразу. И дело не только в удобстве системы — а в изменении финансового мышления. То, что раньше было «предположениями», стало четкими цифрами. А то, что казалось «проблемой времени», оказалось проблемой отсутствия структуры.
1. Полная видимость движения средств
До Finmap у Вадима финансы существовали в трех измерениях: в голове, в таблицах и в банковских приложениях. Теперь все — в одном месте.
То, что можно смотреть счета, кассы, карточные счета на одном экране — это намного лучше. Все видно сразу. — Вадим, владелец ООО «Атлант Компани»
Пока деньги распылены по таблицам и счетам — это не система, это хаотичный поток.
Finmap объединяет все в один экран, где видно, что реально происходит с бизнесом.
2. Дебиторская задолженность больше не «черная дыра»
До внедрения Finmap дебиторская задолженность существовала «в голове» владельца. Клиентов много, платежей десятки, и каждый обещал «заплатить завтра».
Система позволила превратить эту невидимость в конкретную цифру. Дебиторская задолженность — это не просто таблица долгов. Это барометр стабильности бизнеса.
Как только вы начинаете видеть дебиторскую задолженность — вы начинаете управлять деньгами, а не ждать их.
3. Экономия времени и ментальное спокойствие
До Finmap Вадим тратил по несколько часов в неделю на сверки, ручные подсчеты и уточнения. Теперь — финансовый контроль занимает 15–20 минут в день.
Когда исчезает финансовая тревога, появляется энергия для развития.
Finmap освобождает не просто время — он освобождает мышление.
4. Новая культура принятия решений
После внедрения Finmap решения в «Атлант Компани» стали приниматься на основе данных, а не ощущений.
Результаты будут, если вести все правильно в течение месяца. И тогда видно, где расходы, а где прибыль. — Вадим, владелец ООО «Атлант Компани»
Раньше — «кажется, что заработали». Теперь — точно известно, какое направление приносит прибыль, а какое тянет деньги.
Финансовая система — это не просто способ контролировать расходы. Это компас для принятия решений, который уменьшает риски и увеличивает прибыль.
5. Финансовая уверенность
После всех технических и организационных изменений Вадим называет самым главным результатом эмоциональное спокойствие.
Раньше все было в хаосе, а теперь я понимаю, что происходит. И это уже большой шаг вперед. — Вадим, владелец ООО «Атлант Компани»
Компания не просто навела порядок в финансах — она создала финансовую культуру.
Менеджеры видят свою часть, владелец видит общую картину, деньги — под контролем.
Финансовая прозрачность — это не о цифрах. Это об ощущении контроля и свободы.
У вас хороший продукт. Вы мне понравились. На данный момент все в полном порядке. — Вадим, владелец ООО «Атлант Компани»
Результаты Вадима — это доказательство того, что даже в сложном логистическом бизнесе можно навести финансовый порядок за месяц.
Finmap не просто автоматизировал цифры — он вернул предпринимателю самое ценное: ясность, контроль и спокойствие.
Когда владелец перестает «считать вручную» и начинает видеть систему, его бизнес из ремесленного превращается в управляемый. И именно это — момент, когда начинается настоящий рост.
Часто задаваемые вопросы
1. Почему в бизнесе может возникать финансовый хаос, даже если клиентов и заказов много?
По мере роста компании увеличивается количество операций, людей и платежей — и все сложнее контролировать деньги «на ощупь». Расходы и поступления распыляются между таблицами, чатами, банковскими приложениями и памятью отдельных людей. Без единой системы учета финансовые данные перестают быть прозрачными — и владелец теряет понимание реальной картины.
2. Почему Excel перестает работать на определенном этапе?
Excel отлично подходит для анализа, но не для управления финансами в режиме ежедневных операций. Ошибки в формулах, пропущенные записи, дубликаты файлов и отсутствие синхронизации с банком делают учет ненадежным. Когда операций становится десятки в день, таблица не успевает за бизнесом. Компания начинает жить в состоянии «мы примерно понимаем, что происходит» — а это опасно.
3. Что дает внедрение Finmap на практике?
Finmap объединяет все финансовые потоки в одном месте: счета, кассы, расходы, поступления и долги. Система автоматизирует учет, формирует отчеты и показывает реальное состояние денег в любой момент. Владелец перестает тратить часы на сверки и может принимать решения на основе точных данных — не интуиции.
4. Нужен ли бухгалтер для работы с Finmap?
Нет. Finmap создан для владельцев бизнеса и операционных руководителей. Интерфейс прост и интуитивен, а эксперт Finmap в процессе постановки учит, как мыслить финансами, а не просто «куда нажать». При этом при необходимости бухгалтер также может иметь свой отдельный доступ.
5. Сколько времени нужно, чтобы навести порядок в финансах?
Результаты видны уже через несколько дней — когда все счета, кассы и движения средств собраны в одном месте. Полноценная экспресс-постановка занимает 3–4 недели, после чего бизнес получает системный финансовый учет, контроль дебиторской задолженности и привычку анализировать цифры регулярно, а не «раз в месяц».
Делись ценным контентом — стань источником информации
.webp)
.webp)
%20(1).webp)
%20(1).webp)