Finmap вместо Excel: как маркетинговое агентство I AM IDEA сэкономило время и перестало терять деньги

Сколько ещё месяцев вы готовы работать «в ноль» и утешать себя ростом количества лидов?
‍

В таблицах всё выглядит прилично — новые клиенты, больше проектов, движение. А в конце года — красная строка и пустой счёт.

‍

Это кейс о маркетинговом агентстве, которое честно посмотрело на цифры, вышло из минусов и перестало играть в «мы растём». Не мотивационная сказка — а пошаговый разбор того, как хаос из мелких платежей, фрилансеров и «слетевших» формул превратить в управляемый P&L, прозрачную прибыльность и время, которое наконец работает на масштаб.

‍

Спойлер: Excel тут не спасает.

О клиенте

Алина — основатель маркетингового агентства I AM IDEA, которое работает с украинскими бизнесами в Украине и компаниями диаспоры за рубежом. Команда выступает как внешний отдел маркетинга: не просто «делает рекламу», а погружается в бизнес-процессы, выстраивает системность и берёт ответственность не только за результат, но и за менеджмент процессов.

‍

Агентство сознательно не ограничивается нишей: работает с разными бизнес-моделями и выбирает клиентов по уровню зрелости бизнеса — от архитектуры и модели монетизации до наличия отдела продаж и финансового управления, которые напрямую влияют на долгосрочную эффективность сотрудничества.

‍

Бизнес — модульный: клиенты могут обращаться как за разовыми услугами, так и за системным ведением.

Проблема

Агентская модель выглядит привлекательно при росте, но финансово требовательна: десятки мелких транзакций на один проект, частичные выплаты фрилансерам, сверки и контроль остатков. Всё это, умноженное на ручной учёт в таблицах, приводит к кассовым разрывам, задержкам выплат и отсутствию целостной картины рентабельности.

1. Как это ощущалось в операциях

• Ручной ввод данных + нестабильные формулы → ошибки и потеря времени.

В таблице это было сложно, потому что нужно было формулы самостоятельно делать. — Алина, основатель маркетингового агентства I AM IDEA

• Много мелких платежей на один проект → контроль рассеивается.

Агентская модель сложна тем, что есть очень много платежей на один проект. Нужно заплатить фрилансерам и так далее. И это не одна зарплата одному человеку, а несколько мелких платежей. — Алина, основатель маркетингового агентства I AM IDEA

• Кассовые разрывы как следствие отсутствия прогнозирования и управления денежным потоком (а не просто категоризации).

Бывали кассовые разрывы, потому что одно дело назначать категории финансам, а другое — управлять этим. — Алина, основатель маркетингового агентства I AM IDEA

• Перегрузка основательницы: всё держалось на владельце, аналитика — эпизодическая.

Было сложно управлять большим количеством цифр по разным проектам. — Алина, основатель маркетингового агентства I AM IDEA

Карта проблем

2. Где ломается агентская модель без системы

Агентство получает фиксированную оплату дважды в месяц, но выплаты фрилансерам и подрядчикам происходят в разное время и «дробятся».

‍

Без централизованного P&L по проектам и автоматических правил категоризации сложно видеть реальную маржу и момент, когда на счету вроде бы достаточно денег, но cashflow уже «краснеет».

Точки потери контроля

3. Организационные проблемы

• Информация находилась в голове у основательницы → команда не имела прозрачности и постоянно спрашивала, поступил ли платёж.
  ‍
• Контроль расходов был реактивным, а не превентивным: анализ «задним числом» уже не спасал месяц.
  ‍
• Фокус был на операционке вместо развития: рост количества клиентов не превращался в здоровую рентабельность.

Как решили внедрить Finmap

В отличие от классического сценария, когда автоматизацию запускают после болезненного кассового разрыва, решение Алины было осознанным и заранее запланированным. Финансовый контроль — часть ДНК подхода основательницы, сформированного ещё в предыдущей карьере на управленческих ролях.

Я просто ждала момента, когда смогу оплатить подписку, потому что ещё до подключения много раз заходила на сайт Finmap и знала тариф на год вперёд. У меня не было какого-то переломного момента или особой ситуации — я с самого начала сознательно к этому шла. — Алина, основатель маркетингового агентства I AM IDEA

Почему именно Finmap

Бэкграунд Алины — про системность: построение процессов, управленческую отчётность, контроль. Поэтому инструмент выбирали по способности удерживать и структурировать процесс.

У меня такой путь: я работала в юридической компании, имею образование юриста, построила там карьеру, стала заместителем директора — именно там научилась бизнес-процессам и финотчётности. Я знала о разных сервисах автоматизации, поэтому для меня было очевидно, что буду использовать финансовые инструменты, и Finmap оказался лучшим решением. — Алина, основатель маркетингового агентства I AM IDEA

Логика решения

Сейчас я перешла на тариф PRO. — Алина, основатель маркетингового агентства I AM IDEA

Как проходило внедрение Finmap

Роли и зоны ответственности при запуске

Что помогло принять решение без «переломного момента»

• Управленческий бэкграунд: доверие к цифрам выше, чем к интуиции.
• Понимание агентской специфики: много мелких транзакций = высокие требования к системе.
• Приоритет времени основательницы: системный инструмент = меньше ручной рутины.

Как Finmap решил проблемы

Finmap избавил основательницу от необходимости вести учёт вручную и дал единый контур управления деньгами — от потоков по проектам до выплат команде. Ключ — сочетание автоматизации, P&L и отчета «Проекты».

‍

Результат — прозрачная маржа, меньше хаоса и более быстрые решения.

Сейчас все платежи поступают, я назначаю категории. Вчера перешла на уровень PRO, чтобы иметь и PNL, и автоправила — давно этого хотела, так что теперь ещё больше облегчу себе работу. Больше всего пользуюсь PNL и проектами — это действительно сэкономило время, и я могу в любой момент посмотреть нужную информацию по фильтрам или категориям. — Алина, основатель маркетингового агентства I AM IDEA

1. Боль → Решение в Finmap

Мы освободили время: теперь все могут самостоятельно смотреть нужные им цифры, никто меня не отвлекает, и стало проще анализировать данные. — Алина, основатель маркетингового агентства I AM IDEA

2. Ежедневная работа в системе

• Поступление платежей → автоматическое появление в ленте → назначение категорий
• Проектный учёт → привязка всех мелких выплат к конкретному проекту → видимость фактической себестоимости.
• P&L → просмотр прибыльности по месяцам/проектам → решения по ценам и расходам.
• Доступы для команды → менеджеры сами видят нужные цифры → меньше вопросов к основательнице.
• (Pro) Автоправила → возможность настроить типовые паттерны платежей → ещё меньше ручной работы.

3. Как с помощью Finmap преодолели кассовые разрывы

• Операции в одном месте → больше нет разрыва между реальностью и таблицей.
• Привязка расходов к проектам → точная себестоимость, а не «оценка».
• P&L по периодам → видно «красные» месяцы заранее.
• Фильтры по категориям → выявление «проедания» маржи (мелкие и регулярные расходы).
• Регулярные платежи в календаре операций → выплаты планируются под реальный cash-in

4. Роль Pro-функционала

• P&L (расширенный) — более глубокий срез маржи по клиентам/каналам/месяцам.
• Автоправила — плановое сокращение ручных шагов, создание стабильной «разметки» для типовых транзакций.
• Быстрые фильтры и доступы — самостоятельность команды без «узких мест».

Когда есть Finmap, ты сразу понимаешь, что происходит, можешь анализировать расходы, не допускать лишних, и именно с Finmap мне удалось выйти из минусов. — Алина, основатель маркетингового агентства I AM IDEA

Инсайты от Алины

1. Деньги ≠ ощущение роста

Количество лидов и проектов не равно прибыли. Нужна системность, а не интуиция.

И что самое интересное — когда ты только начинаешь, кажется, что развитие идёт полным ходом: всё движется, клиентов больше, всё супер. Но цифры говорят другое. — Алина, основатель маркетингового агентства I AM IDEA

Действие: Смотреть P&L каждый месяц и принимать решения по марже, а не по ощущениям.

2. Ранний учёт спасает от болезненных сверок и самообмана

Чем раньше начинаешь системный учёт, тем меньше сюрпризов в конце года.

Я сразу не пожалела денег на это, потому что подключала, чтобы свести данные за год. — Алина, основатель маркетингового агентства I AM IDEA

Действие: Подключать Finmap «с первого дня» и избежать трудностей при годовых сверках.

3. Автоматизация надёжнее формул

Таблицы не выдерживают агентскую модель с десятками мелких выплат.

Когда всё приходилось вносить вручную, это было очень долго и сложно: в таблице трудно работать, потому что нужно самостоятельно создавать формулы, чтобы получить нужные цифры. — Алина, основатель маркетингового агентства I AM IDEA

Действие: Переводить операции в систему и создавать автоправила.

4. Прозрачность для команды экономит время основательницы

Когда цифры доступны по ролям, «узкое место» в управлении исчезает.

Моя команда не спрашивает, поступил ли какой-то платёж — все сами могут видеть нужные им цифры, так что в этом плане меня никто не беспокоит. — Алина, основатель маркетингового агентства I AM IDEA

Действие: Настроить доступы и собственные дашборды под каждую роль.

Получи Finmap
бесплатно!

Попробуй 7 дней финансового порядка

Не нужно привязывать карту

5. Честный P&L — неприятно, но спасает

Реинвестиции без контроля легко маскируют убыточность.

Подводя итоги за весь 22-й год, я увидела, что каждый месяц у меня был “красный” по прибыли. — Алина, основатель маркетингового агентства I AM IDEA

Действие: Отмечать реинвестиции отдельными категориями и считать маржу по проектам.

6. Финансовая отчётность ≠ бухгалтерский учёт

‍Бухгалтерский отчёт — не инструмент управления.

‍

‍Действие: Внедрить управленческий P&L, KPI по рентабельности и кассовый прогноз.

7. Ранний переход к системности = более быстрые и честные решения

Неприятно — не значит неправильно.

Чем раньше владелец реально осознаёт свою ситуацию, тем быстрее можно принять решения — возможно, неприятные, но хотя бы честные. — Алина, основатель маркетингового агентства I AM IDEA

Действие: Делать ревью расходов еженедельно, ежемесячно — решения по ценам и штату.

8. Finmap как «источник истины»

Операционная реальность должна совпадать с цифрами.

Finmap — это первый источник, по которому я сверяю, сколько оплачено, и сравниваю данные с другим источником. — Алина, основатель маркетингового агентства I AM IDEA

Действие: Держать Finmap как главный инструмент управленческого учёта, а дополнительные таблицы использовать только как план.

9. Автоправила — следующий уровень эффективности

Настраивать постепенно, под специфику агентства.‍

‍

Действие: Начать с 2–3 автоправил для самых частых паттернов (рекуррентные выплаты, комиссии, зарплаты).

Что бы сделала иначе (из опыта Алины)

• Подключила Finmap раньше, чтобы не сводить год задним числом.
• Сразу структурировала категории под агентскую модель (зарплаты / фриланс / себестоимость проектов).
• Выделила реинвестиции отдельным слоем, чтобы не «съедать» P&L.
• Заложила правила доступов ещё на этапе онбординга, чтобы команда с первого дня работала самостоятельно.

Дальнейшие планы

Алина уже перешла на тариф PRO и планирует достроить «финансовый двигатель» агентства: автоматизировать рутину, углубиться в P&L по проектам, стабилизировать cashflow и сделать команду финансово автономной.

Ориентиры на 6–12 месяцев

• Масштабирование портфеля без роста операционной нагрузки (автоправила покрывают ≥80% транзакций).
• Динамическое ценообразование: пересмотр фиксов раз в полгода по данным P&L.
• Финмодель на год в Finmap: сценарии «база / оптимист / осторожный».
• Образовательный контур для команды: короткие SOP по финдисциплине для каждого направления.

История агентства I AM IDEA — пример того, как честный взгляд на цифры способен изменить не только финансовые результаты, но и саму культуру управления бизнесом. Для команды Finmap стал не просто инструментом учёта, а системой координат, где каждый платёж, проект и решение имеют своё место.

‍

Переход от таблиц к автоматизированному управлению показал: Excel удобен для отчётов, но не для растущего бизнеса. Настоящее развитие начинается там, где владелец перестаёт работать «вслепую» и видит не только движение денег, но и логику прибыльности.

‍

Для Алины и её команды Finmap стал «первым источником истины» — пространством, где данные совпадают с реальностью, а время, которое раньше уходило на сверки, теперь работает на масштабирование.

‍

Финансовая системность — это не роскошь и не следствие роста, а условие, которое делает рост возможным. И этот кейс доказывает: автоматизация финансов — это не про цифры, а про контроль, спокойствие и стратегию.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли сразу начать вести управленческий учёт в Finmap без исторических данных?
Да, и это оптимально. Ты сразу получаешь корректный P&L и прогноз cashflow. Исторические данные можно загрузить позже, партиями.

‍

2. Подходит ли Finmap для агентской модели с фрилансерами?
Да. «Проекты», P&L и автоправила дают контроль себестоимости и маржи даже при десятках мелких выплат. Отпадает необходимость в ручных сверках и формулах.

‍

3. Как Finmap помогает избегать кассовых разрывов?
Через прогноз движения средств и планирование выплат под реальные поступления. Видно, когда не хватает денег и какие расходы нужно перенести. Это помогает создать буфер и стабилизировать календарь платежей.

‍

4. Можно ли делегировать финансовый контроль команде?
Да. Роли доступа позволяют руководителям направлений видеть «свои» цифры без доступа ко всему счёту. Основатель остаётся на уровне контроля и решений, а не ручной рутины.

‍

5. Когда стоит переходить с Excel на Finmap?
Когда ты тратишь больше 2 часов в неделю на учёт или ведёшь 5+ подрядчиков или проектов параллельно. Также — если каждый месяц приходится «латать» прогноз и ты не видишь маржу по проектам. Переход раньше сэкономит десятки часов и избавит от ошибок.