Фінансовий облік для спортклубів: реальний кейс Smartass, який змінив бізнес

Кругообіг грошей у спортклубах зазвичай дуже стрімкий: абонементи, разові відвідування, персональні тренування, оренда залів, продаж спортивного харчування — десятки транзакцій щодня.

‍

Додай до цього зарплати тренерам, витрати на інвентар, комунальні, податки та ремонт обладнання — і ти отримаєш фінансовий вир, у якому легко втратити контроль.

‍

Саме в такій реальності працював Smartass — харківський спортклуб, який щодня обслуговує сотні клієнтів. Але за лаштунками динамічного бізнесу панував хаос:

‍Були розриви у звітах і факту. Готівка рахувалася окремо. Те, що мене не влаштовувало абсолютно, тому що я абсолютно не бачив потоки готівки. —  Максим, власник Smartass Kharkiv

Поки хаос із фінансами забирав час і сили, бізнес не міг рости стратегічно. Але все змінилося, коли Максим вирішив систематизувати фінансовий облік, підключив Finmap і разом із фінансовим директором навів порядок.

‍

У цій статті ти дізнаєшся:

• як власник клубу від хаосу у звітах прийшов до повної прозорості;
  
• як автоматизація допомогла планувати дивіденди й бонуси персоналу;
  
• які інсайти змінили підхід до фінансів і що чекає на бізнес далі.
  

Читай далі — і ти побачиш, як реальний кейс доводить: фінанси можуть бути простими, а управління бізнесом — спокійним і прогнозованим.

‍

Чому ручний облік гальмував розвиток Smartass

Щодня клуб Smartass генерує десятки фінансових операцій, але власник бачив лише окремі частини всієї картини. Готівка жила своїм життям: адміністратори звітували нерегулярно, іноді з затримками, іноді з помилками. Максим отримував розрізнені цифри, намагався звіряти їх вручну і часто ловив розбіжності між звітами та реальністю.

Щось враховувалось, щось дублювалося, щось не враховувалось. Готівка рахувалася окремо.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Щоб дізнатися, скільки грошей у касі, доводилося писати адміністраторам, чекати на відповіді та рахувати все на калькуляторі. Замість чіткої системи — нескінченні уточнення і ручні підрахунки. Це займало час, створювало нервову напругу і не дозволяло планувати розвиток бізнесу.

‍Мені треба було раз на тиждень чи місяць рахувати, все якось вираховувати. Це було дуже незручно. Тим паче, маючи в принципі інструмент для цього, ми це не використовували.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

У результаті він не мав можливості прогнозувати дивіденди чи планувати великі витрати наперед. Бізнес працював «по факту» — реагуючи на ситуацію, а не керуючи нею.

‍

Типові фінансові труднощі, з якими стикався бізнес

Що стало поштовхом до впровадження Finmap

Максим зізнається, що йому давно не подобалася ситуація з фінансами, але він просто не знав, хто міг би це виправити. Команда була зайнята своїми задачами, сам він не мав часу занурюватися в облік. Тому хаос тягнувся місяцями — поки не з’явилася можливість усе змінити.

Коли ви запропонували вирішити, то я зрозумів, що за декілька місяців ми це можемо все поправити.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Ключовим моментом стало усвідомлення, що не треба шукати відповідального всередині команди чи намагатися впроваджувати систему самотужки. З’явився готовий інструмент і люди, які взяли процес на себе. Це дозволило бізнесу не зупинятися й паралельно впроваджувати зміни без додаткового навантаження на власника і команду.

‍

Першим кроком стало впровадження системного обліку готівки. Тепер усі операції — від отриманих оплат до інкасацій — відображаються в системі автоматично, а не збираються вручну через повідомлення від адміністраторів.

Далі команда налагодила регулярні щотижневі звітні дзвінки. Раз на тиждень Максим бачить повну картину: що зроблено, що ще в процесі, які платежі заплановані. Це позбавило його потреби щодня перевіряти цифри та контролювати співробітників.

‍

Finmap почали використовувати на повну — не тільки для перегляду залишків, а й для прогнозування витрат і доходів. Максим отримав права доступу, щоб самостійно аналізувати дані і вносити зміни, коли це потрібно.

‍

Ще одне важливе рішення — правильне рознесення великих витрат. Тепер, якщо клуб купує дороге обладнання чи планує технічне обслуговування, витрати розподіляють на кілька місяців. Це допомагає уникати різких фінансових «провалів» у звітності та планувати касові розриви.

Ми почали розносити витрати правильно. Тепер можемо планувати технічне обслуговування на рік, а не отримувати мінус у певному місяці.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Тригери, які змусили діяти

Від ручних підрахунків до системності

Сьогодні фінансовий облік у Smartass працює як добре налаштований механізм. Максим більше не витрачає вечори на підрахунки й не пише повідомлення адміністраторам, щоб дізнатися, скільки грошей залишилося на касі. Уся інформація є в системі й оновлюється в режимі реального часу.

От тепер все нормально з обліком грошових коштів. Я бачу все в системі.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Процес став легким і передбачуваним. Раз на тиждень проходить дзвінок, де обговорюють, що зроблено, які платежі виконані, які ще заплановані. Після цього власник спокійно займається розвитком бізнесу, не думаючи про щоденний контроль.

‍Мені дуже зручно, тому що ми раз на тиждень проговорюємо все, що треба. Мені не треба нікому нагадувати.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Ще одна велика зміна — можливість прогнозувати. Тепер Максим може заздалегідь планувати дивіденди, бонуси для персоналу, підвищення зарплат і великі витрати. Клуб перестав працювати «по факту» і почав дивитися на кілька місяців вперед.

‍

Крім того, власник став більш залученим у фінанси: він сам аналізує статистику, переглядає показники і коригує дані. Це допомагає йому приймати обґрунтовані рішення і відчувати контроль над бізнесом.

‍

Як Finmap змінив фінансові процеси клубу

Інсайти для підприємців

Досвід Максима дав кілька важливих уроків, які можуть стати корисними кожному власнику бізнесу.

‍

По-перше, він зрозумів, що найбільша проблема — не відсутність грошей, а відсутність розуміння, куди вони рухаються. Коли дані неповні або хаотичні, будь-які рішення перетворюються на інтуїцію, а не на керований процес.

По-друге, він переконався, що автоматизація знімає левову частку операційного навантаження. Тепер замість постійних уточнень і ручних підрахунків команда працює за зрозумілим процесом, а Максим отримує підсумкову інформацію в зручному форматі.

‍

По-третє, він побачив, що фінансовий облік — це не розкіш для великих компаній, а базова необхідність для будь-якого бізнесу з щоденними операціями. Прогнозування дає впевненість і дозволяє приймати стратегічні рішення, а не просто гасити пожежі.

‍

«Найцінніший результат – це те, що я бачу результат», — каже Максим, підкреслюючи, що справжня цінність фінансового обліку в тому, що ти бачиш реальні зміни, а не просто «імітуєш контроль».

‍

Що фінансовий облік дає твоєму бізнесу

Планування і масштабування бізнесу

Для Максима впровадження фінансового обліку стало не фіналом, а лише стартовим майданчиком. Тепер, коли всі базові процеси налагоджені, він переходить до наступного етапу — глибокого фінансового планування.

Попереду — створення детальних бюджетів на кілька місяців вперед, щоб передбачати витрати й доходи, бачити можливі касові розриви та уникати неприємних сюрпризів.

Тепер я можу більш впевнено прогнозувати бонусну систему, ставки, і підвищення зарплат.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Клуб планує оптимізувати бонусні програми для персоналу, зробити їх більш справедливими та прозорими. Завдяки цьому можна не тільки утримати кращих тренерів, але й мотивувати команду працювати на результат.

‍

Також у планах — робота зі сценарним аналізом: що буде, якщо виростуть витрати на оренду чи обладнання, як зміниться ситуація при збільшенні кількості клієнтів. Це дозволить керувати бізнесом не лише зараз, а й будувати стратегію на майбутнє.

‍

План дій для подальшого зростання бізнесу

Впровадження системного фінансового обліку стало для Smartass справжнім переломним моментом.

Тепер бізнес більше не живе від звіту до звіту — він планує, прогнозує і впевнено дивиться у майбутнє.

‍

Максим позбувся хаосу, ручних підрахунків і нескінченних уточнень у команді. Замість цього він отримав прозору систему, яка показує реальний стан справ, підказує, коли і скільки можна витратити або вивести дивідендів, і дозволяє керувати бізнесом, а не лише реагувати на ситуацію.

Так, звісно, я можу рекомендувати Finmap!
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Цей кейс доводить: фінансовий облік — це не зайва бюрократія, а ключ до зростання і стабільності бізнесу. Саме він дає можливість власнику звільнити голову від дрібниць, сконцентруватися на розвитку і нарешті відчути контроль над власною справою.

‍

Якщо ти впізнав свій бізнес у цій історії — саме час навести лад у фінансах. Бо чим раніше почнеш бачити повну картину, тим швидше зможеш приймати рішення, які ведуть до прибутку та масштабування.

Поширені питання

1. Як зрозуміти, що моєму бізнесу вже потрібен фінансовий облік?
Якщо ти не бачиш повної картини руху грошей, звіти не збігаються з реальністю, а касу доводиться рахувати вручну — це вже сигнал, що настав час систематизувати фінанси.

‍

2. Скільки часу займає впровадження фінансового обліку, як у Smartass?
У випадку Максима перші результати з’явилися вже за кілька тижнів, а повний порядок у звітах — за декілька місяців.

‍

3. Чи обов’язково власнику самому вести облік у Finmap?
Ні, власник отримує прозору систему та права доступу, щоб бачити картину. А рутинні операції виконує фінансовий директор або адміністратори.

‍

4. Що робити, якщо у бізнесу багато готівкових операцій?
Саме такі бізнеси отримують найбільший ефект: готівка автоматично враховується в системі, не треба щодня писати співробітникам і рахувати вручну.

‍

5. Чи допомагає фінансовий облік із плануванням і прогнозуванням?
Так, це одна з головних переваг. У Smartass тепер прогнозують витрати, планують дивіденди та навіть бонусну систему персоналу на кілька місяців вперед