Каріна Шевченко

Скільки ще місяців ви готові працювати «в нуль» і тішити себе зростанням лідів?

У таблицях усе виглядає пристойно: нові клієнти, більше проєктів, рух. А в кінці року — червоний рядок і порожній рахунок. 

‍

Цей кейс про маркетингову агенцію, яка чесно подивилася на цифри, вийшла з мінусів і перестала гратися в «ми ростемо». Не мотиваційна казка — покроковий розбір: як хаос із дрібних платежів, фрілансерів і «злетілих» формул перетворити на керований P&L, прозору прибутковість і час, який нарешті працює на масштаб. 

‍

Спойлер: Excel тут не рятує.

Про клієнта

Аліна — засновниця маркетингового агентства I AM IDEA, що працює з українськими бізнесами в Україні та діаспорними компаніями за кордоном. Команда виступає як зовнішній відділ маркетингу: не просто «робить рекламу», а заходить у бізнес-процеси, вибудовує системність і бере відповідальність не лише за результат, а й за менеджмент процесів.

‍

Агентство свідомо не нішується: працює з різними моделями й обирає клієнтів за рівнем зрілості бізнесу — від архітектури та моделі монетизації до наявності відділу продажів і управління фінансами, що безпосередньо впливає на довгострокову ефективність спільної роботи. 

‍

Бізнес — модульний: клієнти можуть заходити як на разові послуги, так і на системне ведення.

Проблема

Агентська модель виглядає привабливо на зростанні, але фінансово вибаглива: десятки дрібних транзакцій на один проєкт, виплати фрілансерам частинами, звірки й контроль залишків. Усе це множиться на ручний облік у таблицях і вибухає касовими розривами, затримками виплат і відсутністю цілісної картини рентабельності.

1. Як це відчувалося в операціях

• Ручне внесення даних + нестабільні формули → помилки та втрата часу.

В табличці це важко було, тому що треба було формули самостійно робити. — Аліна, засновниця маркетингового агентства I AM IDEA

• Багато дрібних платежів на один проєкт → контроль розсіюється.

Агентська модель, вона складна тим, що є дуже багато платежів на один проєкт. Треба заплатити фрілансерам і так далі. І це не одна зарплата одній людині, а кілька дрібніших платежів. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

• Касові розриви як наслідок браку прогнозування й управління грошовим потоком (а не просто категоризації).

Траплялись касові розриви, тому що одне діло призначати категорії фінансів, друге діло управляти цим. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

• Перевантаження засновниці: усе трималось на власнику, аналітика — епізодична.

Було важко управляти великою кількістю цифр на різних проєктах. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Карта проблем 

2. Де саме ламається агентська модель без системи

Агенція отримує фікс двічі на місяць, але виплати фрілансерам і підрядникам розходяться за часом і «дрібняться».

‍

Без централізованого P&L по проєктах і автоматичних правил категоризації складно бачити реальну маржу та момент, коли грошей на рахунку начебто достатньо, але кеш-флоу уже «червоніє».

Точки втрати контролю

3. Організаційні проблеми

• ‍Інформація в голові у власниці → команда не має прозорості й постійно питає, чи прийшов платіж.
  

• Контроль витрат реактивний, а не превентивний: аналіз «заднім числом» уже не рятує місяць.
  
  
• Фокус на операційці замість розвитку: зростання клієнтів не конвертується у здорову рентабельність.

Як вирішили впровадити Finmap

На відміну від класичного сценарію, де автоматизацію запускають після болючого касового розриву, у Аліни рішення було усвідомленим і наперед запланованим. Фінконтроль — частина ДНК підходу засновниці, сформованого ще у попередній кар’єрі в управлінських ролях.

Я просто чекала моменту, коли зможу оплатити підписку, бо ще до підключення багато разів заходила на сайт Finmap і знала тариф за рік наперед. У мене не було якогось переломного моменту чи особливої ситуації — я з самого початку свідомо до цього йшла. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Чому саме Finmap?

Бекграунд Аліни — про системність: побудова процесів, управлінська звітність, контроль. Тому інструмент обирали за здатністю тримати процес.

У мене такий шлях: я працювала в юридичній компанії, маю освіту юриста, побудувала там кар’єру, стала заступником директора — саме там навчилася бізнес-процесів і фінзвітів. Я знала про різні сервіси автоматизації, тому для мене було очевидно, що використовуватиму фінансові інструменти, і Finmap виявився найкращим рішенням. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Логіка рішення

Зараз я перейшла на тариф PRO. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Як проходило впровадження Finmap

Ролі та зони відповідальності під час запуску

Що допомогло прийняти рішення без «переломного моменту»

• Пріоритет часу засновниці: системний інструмент = менше ручної рутини.
• Управлінський бекграунд: довіра до цифр більша, ніж до інтуїції.
• Розуміння агентської специфіки: багато дрібних транзакцій = високі вимоги до системи.
  

Як Finmap вирішив проблеми

Finmap позбавив засновницю необхідності вести облік вручну і дав єдиний контур управління грошима: від потоків по проєктах до виплат команді. Ключ — поєднання автоматизації, P&L та обліку «Проєкти».

‍

Результат — прозора маржа, менше хаосу і швидші рішення.

Зараз всі платежі надходять, я призначаю категорії. Вчора перейшла на PRO рівень, щоб мати і PNL, і автоправила — давно цього хотіла, тож тепер ще більше полегшу собі роботу. Найбільше користуюся PNL і проєктами — це справді зекономило час, і я можу в будь-який момент подивитись потрібну інформацію за фільтрами чи категоріями.  — Аліна, засновниця маркетингового агентства

1. Біль → Рішення у Finmap

Ми вивільнили час: тепер усі можуть самостійно дивитися потрібні їм цифри, ніхто мене не відволікає, і стало легше аналізувати дані. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

2. Щоденна робота в системі 

• Прийом платежів → автоматичне надходження в стрічку → призначення категорій.
• Проєктний облік → прив’язка всіх дрібних виплат до конкретного проєкту → видимість собівартості.
• P&L → перегляд прибутковості по місяцях/проєктах → рішення щодо цін/витрат.
• Доступи для команди → менеджери самі бачать потрібні цифри → менше запитань засновниці.
• (Pro) Автоправила → план налаштувати типові патерни платежів → ще менше ручної роботи.
  

3. Як за допомогою Finmap подолали касові розриви

• Операції в одному місці → більше немає розриву між реальністю і табличкою.
• Прив’язка витрат до проєктів → точна собівартість, а не «оцінка».
• P&L по періодах → видно «червоні» місяці завчасно.
• Фільтри за категоріями → виявлення «проїдання» маржі (дрібні та регулярні витрати).
• Регулярні платежі в календарі операцій → виплати планують під реальний cash-in.

4. Роль Pro-функціоналу

• P&L (розширено) — глибший зріз маржі по клієнтах/каналах/місяцях.
• Автоправила — плановане скорочення ручних кроків, створення стабільної «розмітки» для типових транзакцій.
• Швидкі фільтри та доступи — командна самостійність без «вузьких місць».

Коли є Finmap, ти одразу розумієш, що буде, можеш аналізувати витрати, не допускати надмірних, і саме з Finmap мені вдалося вийти з мінусів. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Інсайти від Аліни

1. Гроші ≠ відчуття зростання

Кількість лідів і проєктів не дорівнює прибутку. Потрібна системність, а не інтуїція.

І що найцікавіше — коли ти лише на початку, то здається, що розвиток іде повним ходом: усе рухається, клієнтів більшає, усе супер. Але цифри кажуть інше. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: дивитися P&L щомісяця, приймати рішення по маржі, а не по відчуттях.

2. Ранній облік рятує від болючих зведень і самообману

Чим раніше починаєш системний облік — тим менше сюрпризів наприкінці року.

Я одразу не пошкодувала грошей на це, бо підключала, щоб звести дані за рік.  — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: підключати Finmap «з дня 1» та уникнути труднощів при річних зведеннях.

3. Автоматизація надійніше формул

Таблиці не витримують агентську модель з десятками дрібних виплат.

Коли все доводилося вносити вручну, це було дуже довго й складно: у таблиці важко працювати, бо потрібно самостійно створювати формули, щоб отримати потрібні цифри. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: переводити операції в систему та створювати автоправила.

4. Прозорість для команди економить час власниці

Коли цифри доступні ролям — зникає «вузьке місце» в управлінні.

Моя команда не питає, чи надійшов якийсь платіж — усі самі можуть бачити потрібні їм цифри, тож у цьому плані мене ніхто не турбує. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: налаштувати доступи та власні дашборди під кожну роль.

Отримай Finmap
безкоштовно!

Спробуй 7 днів фінансового порядку

Не потрібно прив'язувати карту

5. Чесний P&L — неприємно, але це рятує

Реінвестиції без контролю легко маскують збитковість.

Підбиваючи підсумки за весь 22-й рік, я побачила, що кожен місяць був у мене "червоний" за прибутком. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: мітити реінвестиції окремими категоріями, рахувати маржу по проєктах.

6. Фінзвітність ≠ бухоблік

Бухгалтерський звіт — не інструмент управління.

‍

Дія: впровадити управлінський P&L, KPI по рентабельності, касовий прогноз.

7. Ранній перехід у системність = швидші й чесніші рішення

Неприємно — не означає неправильно.

Чим раніше власник реально усвідомлює свою ситуацію, тим швидше можна прийняти рішення — можливо, неприємні, але принаймні чесні. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: робити рев’ю витрат щотижня, щомісячно — рішення по цінах/штату.

8. Finmap як «джерело істини»

Операційна реальність має співпадати з цифрами.

Finmap — це перше джерело, за яким я звіряю, скільки заплачено, і порівнюю дані з іншим джерелом. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: тримати Finmap, як головний інструмент управлінського обліку, додаткові таблиці — лише як план.

9. Автоправила — наступний рівень ефективності

Налаштовувати поступово під специфіку агентства.

‍

Дія: почати з 2–3 автоправил для найчастіших патернів (рекурентні виплати, комісії, зарплати).

Що б зробила інакше (з досвіду Аліни)

• Підключила Finmap раніше, щоб не зводити рік заднім числом.
  
• Структурувала категорії під агентську модель відразу (зарплати/фріланс/собівартість проєктів).
  
• Виділила реінвестиції окремим шаром, аби не «з’їдати» P&L.
  
• Заклала правила доступу ще на етапі онбордингу, щоб команда з першого дня працювала самостійно.

Подальші плани

Аліна вже перейшла на тариф Pro і планує добудувати «фінансовий двигун» агентства: автоматизувати рутину, заглибитись у P&L по проєктах, стабілізувати cash-flow та зробити команду фінансово автономною.

Орієнтири на 6–12 місяців

• Масштабування портфеля без росту операційного навантаження (автоправила покривають ≥80% транзакцій).
• Динамічне ціноутворення: перегляд фіксів раз на пів року за даними P&L.
• Фін-модель на рік у Finmap: сценарії «база/оптіміст/обережний».
• Освітній контур для команди: короткі SOP по фіндисципліні кожного напряму.

Історія агенції I AM IDEA — приклад того, як чесний погляд на цифри здатен змінити не лише фінансові результати, а й саму культуру управління бізнесом. Finmap став для команди не просто обліковим інструментом, а системою координат, у якій кожен платіж, проєкт і рішення мають своє місце.

‍

Перехід від таблиць до автоматизованого управління показав: Excel зручний для звітів, але не для бізнесу, що зростає. Справжній розвиток починається там, де власник перестає працювати «наосліп» і бачить не лише рух грошей, а й логіку прибутковості.

‍

Для Аліни й її команди Finmap став «першим джерелом істини» — простором, де дані збігаються з реальністю, а час, який раніше йшов на звірки, тепер працює на масштабування.

‍

Фінансова системність — це не розкіш і не наслідок зростання, а умова, що робить зростання можливим. І цей кейс доводить: автоматизація фінансів — не про цифри, а про контроль, спокій і стратегію.

Поширені питання

1. Чи можна одразу почати вести управлінський облік у Finmap, без таблиць?
Так, і це оптимально. Ти відразу отримуєш коректний P&L і прогноз cash-flow. Історичні дані можна довантажити пізніше партіями.

‍

2. Чи підходить Finmap для агентської моделі з фрілансерами?
Так. «Проєкти», P&L і автоправила дають контроль собівартості та маржі навіть за десятки дрібних виплат. Зникає потреба в ручних звірках і формулах.

‍

3. Як Finmap допомагає уникати касових розривів?
Через прогноз руху коштів і планування виплат під реальні надходження. Видно, коли бракуватиме грошей і які витрати треба перенести. Це дозволяє сформувати буфер і стабілізувати календар платежів.

‍

4. Чи можна делегувати фінансовий контроль команді?
Так. Ролі доступу дозволяють керівникам напрямів бачити «свої» цифри без доступу до всього рахунку. Засновник лишається на рівні контролю й рішень, а не ручної рутини.

‍

5. Коли саме варто переходити з Excel на Finmap?
Коли витрачаєш понад 2 години на тиждень на облік або маєш 5+ підрядників чи проєктів паралельно. Також — якщо щомісяця доводиться «латати» прогноз і ти не бачиш маржу по проєктах. Перехід раніше зекономить десятки годин і убезпечить від помилок.

Якщо ти власник локального бізнесу, ти щодня знаходишся всередині процесів: контролюєш продажі, закупівлі, комунікуєш з постачальниками й водночас намагаєшся тримати під контролем фінанси.

‍

Але навіть коли все працює злагоджено — клієнти є, виручка стабільна, команда мотивована — грошей може все одно не вистачати.

‍

Причина не завжди у зниженні продажів чи зовнішніх факторах. Часто проблема глибше — у невидимих фінансових процесах, які поступово знижують прибутковість і створюють відчуття нестабільності.

‍

Розберемо три головні фінансові проблеми локального бізнесу — і покажемо, як Finmap допомагає навести порядок у грошових потоках, повернути передбачуваність і спокій.

‍

Проблема №1. Грошовий потік поза контролем

У локальному бізнесі все починається з грошового потоку — cashflow. Саме цей показник визначає, чи має бізнес ресурси для стабільної роботи та розвитку.

‍

Проблема більшості локальних компаній у тому, що cashflow не контролюється системно. Власник може бачити непогану виручку, але не розуміти:

• коли саме з’являються кошти на рахунках;
  
• скільки з них уже зарезервовано під обов’язкові витрати;
  
• яка сума залишається у вільному доступі.

Відсутність цього розуміння створює фінансову напругу:

• платежі проводяться без плану;
  
• виникають касові розриви;
  
• частина витрат не враховується;
  
• стратегічні рішення ухвалюються без точних даних.
  

Коли грошовий потік не відстежується щодня, бізнес поступово втрачає керованість.

Зовні він може виглядати успішним — є клієнти, є продажі — але всередині вже формується дефіцит ліквідності.

Наслідки неконтрольованого грошового потоку

Саме розрив між прибутковістю “на папері” та реальними грошима стає головною причиною фінансової нестабільності.

Завантаж чек-лист “Чи захищений твій бізнес фінансово”

Я прочитав і погоджуюся з Договір публічної оферти і Політика конфіденційності Отримати Чек-лист

Щоб відновити керованість і передбачуваність, потрібно вибудувати чіткий процес роботи з cashflow.

‍

Нижче — три головні кроки, з яких починається ефективний контроль грошей у локальному бізнесі.

Контролюй

‍

1. Створи єдину базу фінансових даних і додай усі рахунки — банківські, готівкові, карткові — в одну систему. Так ти бачиш повну картину руху коштів у режимі реального часу.
   
   
2. Щоденно фіксуй усі операції — надходження, витрати, перекази між рахунками. Регулярне оновлення дає змогу уникнути розривів і чітко розуміти, скільки грошей реально доступно.
   
   
3. Автоматизуй цей процес за допомогою банківських інтеграцій та автоправил — це зменшить ручну роботу й підвищить точність.

‍

У Finmap процес налаштування цього процесу займає не більше 20-ти хвилин:

• Ти можеш створити необмежену кількість рахунків в різних валютах;
  
• Підключити інтеграції з найпопулярнішими банками (Mono, ПриватБанк, А-Банк, Пумб) та платіжними системами (Checkbox, Poster, Wise і т.д).
  
• Налаштувати автоправила, що дозволяють делегувати системі заповнення операцій й економлять час ручного опрацювання на 60-70%. 

‍

Аналізуй

‍

1. Проводь аналіз за категоріями, щоб бачити, які витрати зростають, а які приносять дохід. Це допомагає швидко визначати неефективні статті витрат і ухвалювати рішення на основі цифр.
   
   
2. Відстежуй динаміку виручки — помісячно або потижнево — щоб виявляти закономірності й сезонність.
   
   
3. Розділи бізнесові та особисті гроші, щоб бачити реальну аналітику операційної діяльності, точний прибуток компанії та уникнути ситуацій, коли особисті витрати “з’їдають” ресурси бізнесу.

‍

Процес аналізу у Finmap відбувається в розділі Аналітика, де зібрані всі основні фінансові звіти. 

‍

Тут можна не лише переглядати стандартні дашборди, а й створювати власні звіти на основі збережених фільтрів — за категоріями, контрагентами, проєктами чи періодами.

‍

Зокрема, звіт Гроші дозволяє відстежувати всі зміни грошового потоку та бачити, які саме джерела доходів і витрат найбільше впливають на його коливання. 

‍

Це допомагає швидко виявляти проблемні зони й приймати рішення на основі точних даних.

‍

Прогнозуй

‍

1. Використовуй Календар платежів для прогнозу на 1–3 місяці. Занеси всі майбутні надходження та виплати, щоб бачити прогнозні залишки по тижнях/місяцях і завчасно уникати касових розривів.
   
   
2. Протестуй базовий/стриманий/оптимістичний варіанти: змінюй дати та суми планових операцій і оцінюй, як це вплине на ліквідність, чистий грошовий потік і доступний залишок.
   
   
3. Сформуй план доходів/витрат із запланованих платежів і регулярно звіряй відхилення, щоб тримати ліквідність під контролем і коригувати бюджет оперативно.

‍

У Finmap платіжний календар формується автоматично на основі твоїх планових операцій і показує прогноз фінансового стану компанії. 

‍

Він одразу підказує, чи очікується касовий розрив, чи навпаки — буде надлишок коштів. Календар дозволяє оцінювати баланс як загалом по бізнесу, так і окремо по кожному рахунку.

‍

Усі зміни — у датах, сумах чи статусах операцій — миттєво синхронізуються, тож ти одразу бачиш, як коригування вплинуть на майбутній стан грошового потоку.

​​

‍

Коли cashflow під контролем, бізнес отримує найцінніше — передбачуваність.

‍

Ти більше не живеш від надходження до надходження, не приймаєш рішень наосліп і не панікуєш через раптові касові розриви.

Проблема №2. Неочевидні чинники, що руйнують фінансову стабільність

Іноді фінансова нестабільність виникає не через падіння продажів чи зовнішні фактори, а через внутрішні процеси, які непомітно знижують прибуток.

‍

Причина не завжди очевидна: витрати ростуть швидше, ніж доходи, частина грошей зникає у дрібницях, а сезонні коливання лише посилюють відчуття нестабільності.

‍

Щоб побачити, де саме бізнес втрачає прибуток, варто звернути увагу на три фактори, які часто залишаються поза увагою, але мають вирішальний вплив на фінансовий результат.

1. Сезонність: прихований фактор, що впливає на стабільність виручки

Твій магазин, офіс або кав’ярня працює цілий рік — асортимент не змінюється, ціни стабільні, клієнти ті самі. Але в один місяць грошей вистачає, а в інший — доводиться покривати витрати з власних коштів чи кредитного ліміту.

‍

Причина часто у сезонності, яку не відстежують.

‍

Вона не завжди очевидна: зміна пори року, святкові періоди, дні тижня чи навіть поведінка клієнтів можуть формувати приховані цикли попиту.

‍

Щоб уникати фінансових “гойдалок”, сезонність потрібно виявити й почати керувати нею — формувати резерви в прибуткові місяці та планувати cashflow наперед.

‍

У Finmap сезонність легко відстежувати у звіті Гроші — де на головному дашборді, відразу видно динаміку всієї фінансової діяльності та прояви сезонності. 

‍

‍

Окрім графічного відображення, доступна таблична форма, де у відсотковому співвідношенні можна проаналізувати зміни попиту за товарами, послугами чи окремими категоріями.

‍

‍

Якщо хочеш детальніше розібратися, як дослідити сезонність і почати нею керувати — читай статтю «Як перетворити сезонність із проблеми на інструмент зростання».

2. Приховані витрати: дрібниці, які коштують бізнесу прибутку

У локальному бізнесі фінансові втрати часто ховаються не у великих платежах, а у щоденних дрібницях, які здаються незначними.

‍

Кава для команди, пакування, доставка, підписки, дрібні закупівлі — кожна з них не впливає суттєво, але разом вони формують відчутну частину бюджету, яку легко не помітити.

‍

Коли ці витрати не фіксуються окремо, бізнес втрачає можливість контролювати прибутковість і планувати розвиток.

Щоб цього уникнути:
‍

1. Фіксуй усі витрати — навіть найменші. Це дає реальну картину, куди зникають гроші.
   
   
2. Переглядай структуру витрат щомісяця. Так ти побачиш, які статті ростуть без об’єктивних причин.
   
   
3. Оптимізуй дрібні платежі. Відмовся від неефективних сервісів, переглянь постачальників або об’єднай закупівлі, щоб знизити витрати.
   ‍

Саме деталізація відкриває можливості для оптимізації — дозволяє скоротити непомітні витрати й звільнити ресурси для розвитку.

‍

‍

Як відстежувати витрати у Finmap:

• Використовуй категорії та підкатегорії для деталізації. Це допоможе побачити, на що саме витрачаються кошти — від оренди й реклами до кави для офісу.
  
  
• Фіксуй усі витрати, навіть ті, що не проходять через банк. Внось готівкові операції вручну або через мобільний додаток, щоб отримати повну картину.
  
  
• Налаштуй автоправила навіть для дрібних платежів. Таксі, покупки в АТБ чи канцелярія — усе автоматично потраплятиме у відповідну категорію без зайвих зусиль.

Звіти Finmap відображають динаміку кожної статті витрат, дозволяючи швидко визначати, які з них ростуть, а які можна оптимізувати, щоб зберегти прибуток і ліквідність бізнесу.

‍

3. Неефективне ціноутворення: негативний вплив на маржу

Навіть стабільний потік клієнтів не гарантує прибутку, якщо ціни не покривають реальну собівартість.

‍

Багато власників локального бізнесу встановлюють вартість інтуїтивно — орієнтуючись на конкурентів чи очікування клієнтів. У результаті деякі товари чи послуги приносять мінімальний прибуток або навіть збиток, хоча зовні все виглядає стабільно.

‍

Коли витрати на матеріали, логістику чи оплату праці зростають, а ціни залишаються незмінними, маржа поступово зменшується.

‍

Щоб цього уникнути, ціноутворення потрібно розглядати не як маркетингове рішення, а як фінансову стратегію.

‍

Регулярно аналізуй прибутковість кожної категорії товарів чи послуг, переглядай ціни після змін у собівартості й перевіряй, чи не фінансує один напрям інший.

‍

У Finmap:
‍

1. Розділяй витрати за допомогою тегів на прямі та постійні, щоб бачити маржу кожного продукту або послуги та розуміти, який із напрямів справді приносить прибуток.
   
   
2. Порівнюй відсоткове співвідношення витрат за категоріями між місяцями, щоб відстежувати, чи зростає собівартість закупівель, оренди або послуг.
   
   
3. Використовуй аналітику комплексно — порівнюй прибутковість і обсяги продажів із попередніми періодами, виявляй тенденції та шукай можливості для оптимізації структури витрат і підвищення маржі.
   ‍

Управління фінансами — це не лише про доходи, а насамперед про контроль факторів, які непомітно знижують прибуток.

Проблема №3. Розпорошені фінанси через відсутність делегування

У локальному бізнесі фінансовими процесами часто займаються ті, хто щодня “у полі” — адміністратори, касири, менеджери або продавці. Саме вони отримують оплату від клієнтів, проводять закупівлі, фіксують витрати та працюють з готівкою.

‍

Але коли фінансова інформація збирається через месенджери, таблиці чи голосові повідомлення, власник неминуче стикається з хаосом у звітності.

Отримай Finmap
безкоштовно!

Спробуй 7 днів фінансового порядку

Не потрібно прив'язувати карту

Відсутність системного делегування призводить до:
‍

1. Витрати часу — доводиться вручну перевіряти платежі, уточнювати дані та зводити цифри з різних джерел.
   
   
2. Помилок і дублювань — операції фіксуються кілька разів або взагалі губляться.
   
   
3. Втрати грошей — некоректні або несвоєчасні записи спотворюють картину прибутковості.
   
   
4. Відсутності актуальної інформації — власник бачить ситуацію із запізненням, а не в реальному часі.
   
   
5. Ризику зловживань — без чітких ролей і доступів контролювати фінансову дисципліну практично неможливо.
   ‍

Без системи делегування фінанси перетворюються на постійне джерело стресу.  Власник втрачає оперативність у прийнятті рішень, а перспектива розвитку стає мінімальною.

‍

Рішення — делегувати фінансовий облік правильно.

‍

Замість того щоб самостійно збирати дані, варто додати співробітників безпосередньо до Finmap, налаштувати їм гнучкі ролі та рівні доступу. Так працівники можуть самостійно вносити доходи й витрати лише за своїми напрямами, не маючи доступу до повної аналітики компанії.

‍

Це дає бізнесу три ключові переваги:

• Швидкість: дані потрапляють у систему миттєво, без ручного пересилання.
  
  
• Точність: усі операції фіксуються в одному місці, без дублювання й помилок.
  
  
• Контроль: власник бачить повну картину фінансів у реальному часі, а співробітники працюють лише у своїй зоні відповідальності.

Як налаштувати систему делегування у Finmap

‍Результат: ти більше не витрачаєш час на ручне збирання звітів, а команда бере участь у фінансовому процесі прозоро й відповідально.

Як Finmap допоміг Dasha Katsurina Studio + Showroom уникнути касових розривів і зберегти контроль над фінансами

Навіть у невеликому бізнесі фінансові процеси можуть бути складнішими, ніж здається. 

‍

Коли є кілька напрямів продажів, різні категорії товарів і частина команди працює в іншій країні — без єдиної системи управління грошима легко втратити контроль.

‍

Саме тому команда Dasha Katsurina Studio + Showroom вирішила одразу будувати фінансовий облік у Finmap.

‍

Dasha Katsurina Studio + Showroom — це простір про жінок, стиль і українське ремесло. Локація у самому центрі Варшави об’єднує вироби українських дизайнерів і майстрів — від одягу та прикрас до посуду й книг.

‍

‍

Це місце, де можна відчути молоду українську енергію, випити кави, відпочити й поспілкуватися з однодумцями. Простір, вільний від упереджень, де головне — творчість, автентичність і людяність.

‍

Команда вже мала досвід роботи з платформою в українській компанії, тому логічно продовжила використовувати той самий інструмент для філії у Варшаві, щоб зберегти єдину структуру фінансових процесів і звітності.

‍

До систематизації команда стикалася з типовими викликами локального бізнесу:

• касові розриви;
• несвоєчасні звіти;
• відсутність актуальної інформації для прийняття рішень.

Це уповільнювало фінансові процеси та ускладнювало планування грошового потоку.

‍

З Finmap фінанси стали прозорими, структурованими й доступними у будь-який момент.

‍

Завдяки налаштованій системі категорій, рахунків і звітів команда бачить повну картину руху коштів і може оперативно реагувати на зміни.

Тепер ми чітко бачимо, де гроші, скільки витрачено і на що саме. Це економить час і допомагає тримати бізнес під контролем. — Вікторія, співробітник Dasha Katsurina Studio + Showroom

Сьогодні фінансова система Dasha Katsurina Studio працює стабільно:

• усі дані оновлюються автоматично;
• звіти формуються миттєво;
• структура витрат і доходів стала прозорою.

Це дозволило уникнути касових розривів, оптимізувати фінансові процеси та зосередитися на головному — розвитку бренду й роботі з клієнтами.

Важливо не загубити гроші й бачити, куди вони рухаються. Без цього неможливо зрозуміти, як працює бізнес. Фінансовий облік — це база, з якої починається стабільність. — Вікторія, співробітник Dasha Katsurina Studio + Showroom

Стабільність починається з системності

У локальному бізнесі кожна гривня має значення — тому важливо не просто рахувати гроші, а бачити повну картину.

‍

Коли cashflow під контролем, витрати структуровані, а команда залучена до процесу — фінанси перестають бути джерелом стресу й стають опорою для розвитку.

‍

Finmap допомагає створити цю систему:

• об’єднує всі рахунки в одному місці;
  
• автоматично фіксує доходи й витрати;
  
• дає аналітику в реальному часі;
  
• дозволяє делегувати облік без втрати контролю.
  
  

У результаті ти отримуєш не просто цифри, а впевненість і передбачуваність у кожному рішенні.

‍

Почни сьогодні з Finmap, щоб твій бізнес працював системно вже завтра!

Поширені питання

1. Чому грошей не вистачає, навіть коли продажі стабільні?
Це може бути наслідком касових розривів, неузгоджених витрат або неправильної структури грошового потоку. Часто кошти «застрягають» у запасах, відстрочених платежах чи непомітних дрібних витратах, які накопичуються.‍

2. Як зрозуміти, що мій бізнес має проблему з cashflow?
Ознаки прості: регулярна нестача грошей на поточні витрати, затримки у виплатах, потреба брати кредити на покриття операційних витрат або відсутність резервів на непередбачувані ситуації.

3. Що робити, якщо фінансами займаються кілька людей і виникає плутанина?
Потрібно вибудувати чітку систему делегування: визначити, хто за що відповідає, встановити прозорі правила фіксації операцій і централізувати всі дані в одному місці, щоб уникнути дублювання й помилок.

4. Як визначити, чи правильні ціни на товари або послуги?
Регулярно аналізуй маржу: співвідношення доходу до витрат. Якщо витрати зростають (наприклад, через постачальників чи оренду), а ціни залишаються незмінними, маржа зменшується — і прибутковість падає, навіть при стабільних продажах.

5. Які перші кроки допоможуть навести фінансовий порядок у локальному бізнесі?
Почни з бази:

• об’єднай усі рахунки в одну систему;
• фіксуй кожну операцію (готівку, безготівку, дрібні витрати);
• проаналізуй структуру доходів і витрат;
• сформуй календар платежів і резервний фонд. 

Це створить основу для фінансової стабільності й передбачуваності.

Кругообіг грошей у спортклубах зазвичай дуже стрімкий: абонементи, разові відвідування, персональні тренування, оренда залів, продаж спортивного харчування — десятки транзакцій щодня.

‍

Додай до цього зарплати тренерам, витрати на інвентар, комунальні, податки та ремонт обладнання — і ти отримаєш фінансовий вир, у якому легко втратити контроль.

‍

Саме в такій реальності працював Smartass — харківський спортклуб, який щодня обслуговує сотні клієнтів. Але за лаштунками динамічного бізнесу панував хаос:

‍Були розриви у звітах і факту. Готівка рахувалася окремо. Те, що мене не влаштовувало абсолютно, тому що я абсолютно не бачив потоки готівки. —  Максим, власник Smartass Kharkiv

Поки хаос із фінансами забирав час і сили, бізнес не міг рости стратегічно. Але все змінилося, коли Максим вирішив систематизувати фінансовий облік, підключив Finmap і разом із фінансовим директором навів порядок.

‍

У цій статті ти дізнаєшся:

• як власник клубу від хаосу у звітах прийшов до повної прозорості;
  
• як автоматизація допомогла планувати дивіденди й бонуси персоналу;
  
• які інсайти змінили підхід до фінансів і що чекає на бізнес далі.
  

Читай далі — і ти побачиш, як реальний кейс доводить: фінанси можуть бути простими, а управління бізнесом — спокійним і прогнозованим.

‍

Чому ручний облік гальмував розвиток Smartass

Щодня клуб Smartass генерує десятки фінансових операцій, але власник бачив лише окремі частини всієї картини. Готівка жила своїм життям: адміністратори звітували нерегулярно, іноді з затримками, іноді з помилками. Максим отримував розрізнені цифри, намагався звіряти їх вручну і часто ловив розбіжності між звітами та реальністю.

Щось враховувалось, щось дублювалося, щось не враховувалось. Готівка рахувалася окремо.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Щоб дізнатися, скільки грошей у касі, доводилося писати адміністраторам, чекати на відповіді та рахувати все на калькуляторі. Замість чіткої системи — нескінченні уточнення і ручні підрахунки. Це займало час, створювало нервову напругу і не дозволяло планувати розвиток бізнесу.

‍Мені треба було раз на тиждень чи місяць рахувати, все якось вираховувати. Це було дуже незручно. Тим паче, маючи в принципі інструмент для цього, ми це не використовували.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

У результаті він не мав можливості прогнозувати дивіденди чи планувати великі витрати наперед. Бізнес працював «по факту» — реагуючи на ситуацію, а не керуючи нею.

‍

Типові фінансові труднощі, з якими стикався бізнес

Що стало поштовхом до впровадження Finmap

Максим зізнається, що йому давно не подобалася ситуація з фінансами, але він просто не знав, хто міг би це виправити. Команда була зайнята своїми задачами, сам він не мав часу занурюватися в облік. Тому хаос тягнувся місяцями — поки не з’явилася можливість усе змінити.

Коли ви запропонували вирішити, то я зрозумів, що за декілька місяців ми це можемо все поправити.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Ключовим моментом стало усвідомлення, що не треба шукати відповідального всередині команди чи намагатися впроваджувати систему самотужки. З’явився готовий інструмент і люди, які взяли процес на себе. Це дозволило бізнесу не зупинятися й паралельно впроваджувати зміни без додаткового навантаження на власника і команду.

‍

Першим кроком стало впровадження системного обліку готівки. Тепер усі операції — від отриманих оплат до інкасацій — відображаються в системі автоматично, а не збираються вручну через повідомлення від адміністраторів.

Далі команда налагодила регулярні щотижневі звітні дзвінки. Раз на тиждень Максим бачить повну картину: що зроблено, що ще в процесі, які платежі заплановані. Це позбавило його потреби щодня перевіряти цифри та контролювати співробітників.

‍

Finmap почали використовувати на повну — не тільки для перегляду залишків, а й для прогнозування витрат і доходів. Максим отримав права доступу, щоб самостійно аналізувати дані і вносити зміни, коли це потрібно.

‍

Ще одне важливе рішення — правильне рознесення великих витрат. Тепер, якщо клуб купує дороге обладнання чи планує технічне обслуговування, витрати розподіляють на кілька місяців. Це допомагає уникати різких фінансових «провалів» у звітності та планувати касові розриви.

Ми почали розносити витрати правильно. Тепер можемо планувати технічне обслуговування на рік, а не отримувати мінус у певному місяці.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Тригери, які змусили діяти

Від ручних підрахунків до системності

Сьогодні фінансовий облік у Smartass працює як добре налаштований механізм. Максим більше не витрачає вечори на підрахунки й не пише повідомлення адміністраторам, щоб дізнатися, скільки грошей залишилося на касі. Уся інформація є в системі й оновлюється в режимі реального часу.

От тепер все нормально з обліком грошових коштів. Я бачу все в системі.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Процес став легким і передбачуваним. Раз на тиждень проходить дзвінок, де обговорюють, що зроблено, які платежі виконані, які ще заплановані. Після цього власник спокійно займається розвитком бізнесу, не думаючи про щоденний контроль.

‍Мені дуже зручно, тому що ми раз на тиждень проговорюємо все, що треба. Мені не треба нікому нагадувати.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Ще одна велика зміна — можливість прогнозувати. Тепер Максим може заздалегідь планувати дивіденди, бонуси для персоналу, підвищення зарплат і великі витрати. Клуб перестав працювати «по факту» і почав дивитися на кілька місяців вперед.

‍

Крім того, власник став більш залученим у фінанси: він сам аналізує статистику, переглядає показники і коригує дані. Це допомагає йому приймати обґрунтовані рішення і відчувати контроль над бізнесом.

‍

Як Finmap змінив фінансові процеси клубу

Інсайти для підприємців

Досвід Максима дав кілька важливих уроків, які можуть стати корисними кожному власнику бізнесу.

‍

По-перше, він зрозумів, що найбільша проблема — не відсутність грошей, а відсутність розуміння, куди вони рухаються. Коли дані неповні або хаотичні, будь-які рішення перетворюються на інтуїцію, а не на керований процес.

По-друге, він переконався, що автоматизація знімає левову частку операційного навантаження. Тепер замість постійних уточнень і ручних підрахунків команда працює за зрозумілим процесом, а Максим отримує підсумкову інформацію в зручному форматі.

‍

По-третє, він побачив, що фінансовий облік — це не розкіш для великих компаній, а базова необхідність для будь-якого бізнесу з щоденними операціями. Прогнозування дає впевненість і дозволяє приймати стратегічні рішення, а не просто гасити пожежі.

‍

«Найцінніший результат – це те, що я бачу результат», — каже Максим, підкреслюючи, що справжня цінність фінансового обліку в тому, що ти бачиш реальні зміни, а не просто «імітуєш контроль».

‍

Що фінансовий облік дає твоєму бізнесу

Планування і масштабування бізнесу

Для Максима впровадження фінансового обліку стало не фіналом, а лише стартовим майданчиком. Тепер, коли всі базові процеси налагоджені, він переходить до наступного етапу — глибокого фінансового планування.

Попереду — створення детальних бюджетів на кілька місяців вперед, щоб передбачати витрати й доходи, бачити можливі касові розриви та уникати неприємних сюрпризів.

Тепер я можу більш впевнено прогнозувати бонусну систему, ставки, і підвищення зарплат.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Клуб планує оптимізувати бонусні програми для персоналу, зробити їх більш справедливими та прозорими. Завдяки цьому можна не тільки утримати кращих тренерів, але й мотивувати команду працювати на результат.

‍

Також у планах — робота зі сценарним аналізом: що буде, якщо виростуть витрати на оренду чи обладнання, як зміниться ситуація при збільшенні кількості клієнтів. Це дозволить керувати бізнесом не лише зараз, а й будувати стратегію на майбутнє.

‍

План дій для подальшого зростання бізнесу

Впровадження системного фінансового обліку стало для Smartass справжнім переломним моментом.

Тепер бізнес більше не живе від звіту до звіту — він планує, прогнозує і впевнено дивиться у майбутнє.

‍

Максим позбувся хаосу, ручних підрахунків і нескінченних уточнень у команді. Замість цього він отримав прозору систему, яка показує реальний стан справ, підказує, коли і скільки можна витратити або вивести дивідендів, і дозволяє керувати бізнесом, а не лише реагувати на ситуацію.

Так, звісно, я можу рекомендувати Finmap!
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Цей кейс доводить: фінансовий облік — це не зайва бюрократія, а ключ до зростання і стабільності бізнесу. Саме він дає можливість власнику звільнити голову від дрібниць, сконцентруватися на розвитку і нарешті відчути контроль над власною справою.

‍

Якщо ти впізнав свій бізнес у цій історії — саме час навести лад у фінансах. Бо чим раніше почнеш бачити повну картину, тим швидше зможеш приймати рішення, які ведуть до прибутку та масштабування.

Поширені питання

1. Як зрозуміти, що моєму бізнесу вже потрібен фінансовий облік?
Якщо ти не бачиш повної картини руху грошей, звіти не збігаються з реальністю, а касу доводиться рахувати вручну — це вже сигнал, що настав час систематизувати фінанси.

‍

2. Скільки часу займає впровадження фінансового обліку, як у Smartass?
У випадку Максима перші результати з’явилися вже за кілька тижнів, а повний порядок у звітах — за декілька місяців.

‍

3. Чи обов’язково власнику самому вести облік у Finmap?
Ні, власник отримує прозору систему та права доступу, щоб бачити картину. А рутинні операції виконує фінансовий директор або адміністратори.

‍

4. Що робити, якщо у бізнесу багато готівкових операцій?
Саме такі бізнеси отримують найбільший ефект: готівка автоматично враховується в системі, не треба щодня писати співробітникам і рахувати вручну.

‍

5. Чи допомагає фінансовий облік із плануванням і прогнозуванням?
Так, це одна з головних переваг. У Smartass тепер прогнозують витрати, планують дивіденди та навіть бонусну систему персоналу на кілька місяців вперед

Касовий розрив, затримки виплат дистриб’юторам косметики, брак коштів на зарплати майстрам, хаотичне використання готівки з каси — це не винятки, а будні для багатьох салонів, де фінансовий облік не в пріоритеті.
‍

Марно тішитись, що такий стан справ у всіх. Насправді успішні салони доводять протилежне: коли фінансами займаються правильно, з’являється прибуток, зростання і спокій.

‍

Разом з провідними експертками бʼюті-індустрії Аліною Тимошенко та Наталією Гончаренко ми виділили три найпоширеніші проблеми, рішення яких поверне контроль над грошима, допоможе уникнути типових помилок і ти нарешті побачиш реальний прибуток. 

‍

Читай до кінця, якщо хочеш: 

• побачити цілісну картину фінансів свого салону; 
• передбачати касові розриви, а не гасити їх; 
• делегувати фіноблік без втрати контролю;
• і почати масштабування — з порядку.

‍

‍

Проблема №1: Ти не знаєш, скільки грошей має твій бізнес

Чи можеш ти, як власник бізнесу, відповісти: скільки грошей прямо зараз у розпорядженні салону?

Якщо замість чіткої цифри ти починаєш хаотично перевіряти банківські додатки, перераховувати готівку в касі, писати майстрам і згадувати, що ще щось мало пройти  по терміналу — ця проблема вже вкорінилася у твоїх бізнес-процесах.

Причина проста — гроші розпорошені: частина на бізнес‑рахунках в різних банках, щось на особистих картках, якась сума в касі, частина на руках у майстрів. 

Як змішування особистих і бізнес-грошей руйнує фінансову систему

Такий стан справ призводить до ще серйознішої проблеми — змішування особистих і бізнес-грошей. 

‍Перша і найболючіша помилка — змішування особистих і бізнесових грошей. Це коли з однієї каси купують усе підряд і серветки для студії, і продукти додому. Або щойно заробили за день, одразу витратили на особисті потреби. У результаті наприкінці місяця неможливо зрозуміти реальну картину доходів і витрат. — Аліна Тимошенко, менторка та авторка освітніх програм для бʼюті-підприємців 

Без чіткої фінансової системи власник використовує будь-який доступний рахунок — незалежно від того, чи це рахунок компанії, чи особиста картка. Такий підхід створює ілюзію гнучкості, але насправді підриває контроль і стабільність бізнесу.

‍

До чого це призводить:

• Неможливо точно визначити прибутковість бізнесу — вливання власних грошей маскує реальні збитки.
• Виникає залежність бізнесу від особистих коштів власників — замість того, щоб аналізувати фінансову ефективність.
• Плутанина в обліку витрат — особисті витрати можуть некоректно враховуватись у звітності, що спотворює аналітику та ускладнює податкову звітність.
• Неможливо створити фінансову подушку або планувати інвестиції — оскільки немає відокремленого грошового потоку компанії.
• Зростає фінансова тривожність і виснаження — немає відчуття стабільності, навіть за наявної виручки.

Як звести всі фінанси в єдину систему?

Щоб керувати бізнесом на основі цифр, потрібно почати з бази — повного переліку рахунків, які використовуються у твоєму салоні. 

‍

Без цього будь-який облік — це здогадки, а не реальність. 

‍

Саме тому перший крок фінансового обліку у Finmap — створити структуру рахунків і побачити повну картину: скільки грошей є, де вони знаходяться, і які з них справді доступні для бізнесу.

Окремі бізнес-рахунки — це не формальність. Це звичка, яка буквально змінює мислення власника.

‍

Візьми це за правило: розділи рахунки на особисті та бізнесові — і використовуй їх відповідно. Наприклад, один банк або окрему картку — лише для особистих витрат, іншу — виключно для операцій бізнесу. Не змішуй. Навіть якщо тобі зручно “перерахувати швиденько з особистої”.

‍

Це просте рішення:

• формує чітку межу між твоїм життям і фінансами салону;
• допомагає побачити реальну прибутковість бізнесу, без викривлень;
• знижує стрес, бо ти перестаєш підживлювати салон особистими грошима;
• дає змогу аналізувати фінанси системно, а не інтуїтивно.

Без чіткого розділення особистих і бізнес-рахунків не існує фінансового контролю — є лише ілюзія. Finmap допоможе перетворити хаос у керовану систему з першого дня.

Проблема №2: Непередбачуваний грошовий потік (Cash Flow)

Ти можеш стежити за щоденною виручкою й орієнтовно розуміти свої витрати. Але якщо не плануєш і не прогнозуєш рух грошей наперед, це прямий шлях до касового розриву. 

‍

Проблема в тому, що надходження завжди нерівномірні, а витрати — стабільні. Без цілісної фінансової системи в потрібний момент необхідної суми просто може не бути.

‍

Що це означає на практиці:

• Немає чіткого уявлення, скільки коштів буде доступно через тиждень або два.
• Виплати зарплат і оренди опиняються під загрозою, бо рішення приймаються без аналізу.
• Закупівлі проводяться несистемно, без урахування пікових і спокійних періодів у роботі.

‍Часто власники перевищують витрати на закупівлі: замовляють матеріали про запас або купують те, що не є критично необхідним, без аналізу залишків. Такі витрати накопичуються та з’їдають значну частину прибутку.
— Аліна Тимошенко, менторка та авторка освітніх програм для бʼюті-підприємців 

Кешфлоу — це більше, ніж оборот: це ключ до сезонності

Так, у бʼюті-бізнесу теж є сезонність. У когось це весняний пік, у когось — осінній, у когось — святковий грудень. Але якщо ти не ведеш облік і не аналізуєш динаміку доходів і витрат ти просто її не побачиш.

‍

У Finmap це видно з першого ж графіку в звіт Гроші — щомісячна динаміка бізнесу дозволяє швидко визначити, в які місяці завантаженість найвища.

‍

Це дозволяє:

• Вчасно підготувати графік майстрів.
• Зробити заздалегідь закупку матеріалів.
• Розрахувати навантаження та пріоритети на команду.
• Спрогнозувати потенційні касові розриви й уникнути форс-мажорів.
• Побудувати систему промо або сертифікатів, які збільшать виручку в несезон.
  ‍

‍
План — це не формальність. Це впевненість, що в найважливіший момент у тебе все під контролем, а не закінчується фарба чи витратні матеріали в пік записів.

Фінансова подушка — основа стабільного бізнесу

Ще один не менш важливий ефект від ведення кешфлоу — це можливість створити резервний фонд.

‍Найпоширеніша проблема — відсутність фінансової подушки безпеки. Багато студій працюють від місяця до місяця, і навіть після декількох років на ринку залишаються у вразливій позиції: будь-яка непередбачувана витрата (поломка обладнання, різке зростання оренди, форс-мажор) може вибити з колії.
‍— Аліна Тимошенко, менторка та авторка освітніх програм для бʼюті-підприємців 

Коли ти бачиш надлишки в певні періоди, можна свідомо відкласти частину коштів.

‍

Адже робота бізнесу з фінансовою подушкою і без неї сильно відрізняється: 

Завантаж чек-лист “Чи захищений твій бізнес фінансово”

Я прочитав і погоджуюся з Договір публічної оферти і Політика конфіденційності Отримати Чек-лист

Управління грошима: як Finmap допомагає контролювати кешфлоу

Тож, після того, як ти зібрав всі рахунки в єдину систему, наступним кроком до фінансового порядку стає ведення кешфлоу — контроль реального руху грошей у щоденному та прогнозованому режимі.

‍

Як це реалізувати у Finmap:
‍

1. ‍Синхронізуй рахунки: операції автоматично підтягуватимуться з інтегрованих банків, імпортуй або внось їх вручну, якщо працюєш із готівкою.
   ‍‍
2. Позначай категорії для кожної операції або створи автоправила, щоб витрати й доходи автоматично потрапляли у потрібні статті.
   ‍‍
3. Внеси обовʼязкові планові платежі та очікувані надходження — оренда, зарплати, абонементи, сертифікати тощо.
   ‍‍
4. Використовуй платіжний календар, щоб бачити, коли саме потрібні кошти та чи вистачить їх на покриття витрат.
   ‍‍
5. Щотижня переглядай звіти по кешфлоу — аналізуй фактичні залишки, сезонність і динаміку бізнесу, щоб ухвалювати рішення вчасно.

‍

Finmap перетворює хаотичні потоки в чітку систему. Тепер ти бачиш, що буде далі, і дієш на випередження. Це не просто реакція на фінансові проблеми, а системне управління бізнесом. 

Але навіть якщо ти бачиш сезонність і плануєш фінанси — це ще не гарантія порядку. Бо поки всі рішення, платежі й записи тримаєш на собі — ти і є система. 

‍

А система, яка залежить від однієї людини, завжди вразлива.

Проблема №3: Не делегуєш справи, що зʼїдають твій ресурс

Очікування: у тебе є омріяний успішний бізнес, який працює сам.‍

Реальність: ти його головний двигун, основний процес і єдина гарантія порядку.

‍

Салони краси часто народжуються з таланту та бачення. З бажання створити щось красиве, особливе. Але щойно зʼявляються клієнти, команда і витрати — ця мрія стає відповідальністю.

‍

Із творчої ролі власник швидко перетворюється на:

• провідного майстра (бо ніхто не робить краще),
• адміністратора (бо зміна не вийшла, а графік треба закрити),
• маркетолога (бо reels треба викладати щодня),
• закупівельника (бо треба знайти, замовити й отримати потрібне),
• декоратора й логіста (бо нову поличку треба десь купити й поставити),
• HR (бо саме ти маєш обрати, хто буде з тобою в команді),
• і навіть прибиральницю (бо ти не можеш спокійно пройти повз робочий безлад).

Не фінанси створюють проблеми, а їх ігнорування

Фінанси мовчать. Вони не відволікають дзвінками, не пишуть у Viber, не стоять під дверима з претензіями. Тож серед щоденних справ вони завжди відкладаються на потім. Спочатку клієнт, пост, закупка, запис, майстер... А фінанси залишаються в голові, в нотатках, незаповнених таблицях.

‍

Але саме так і починається хаос. Саме це “потім” обертається касовим розривом, відсутністю зарплат і невпевненістю в завтрашньому дні.

‍

А бізнес не росте з інтуїції. Він росте з порядку. Перший крок до зростання — це вивільнити твій час і увагу. 

‍

І почати варто з найважливішого — делегування фінансового обліку.

​​Як делегувати фінансовий облік у Finmap

У Finmap ти можеш передати частину фінансових процесів іншим людям без втрати контролю. Для цього є розділ Користувачі, де можна додати всіх причетних осіб й налаштувати гнучкі права доступу: від повного до точкового (лише 1 рахунок або тільки внесення даних без перегляду аналітики).

А якщо фінансового фахівця в тебе в штаті ще ще немає — використай Finmap AI Copilot. Він підготує зрозумілий звіт, покаже слабкі місця та порадить, що робити далі. І навіть попередить про ризики, які ти можеш не побачити самостійно.

‍

Памʼятай: фінансовий облік не ще одна задача, а основа стабільного бізнесу.

‍

Щоб зростати, потрібно делегувати і Finmap дає можливість передати частину рутин без втрати контролю.

‍

Бо твоя роль — не тягнути все на собі, а керувати системою, яка працює на тебе.

Як уникнути фінансових помилок у бʼюті салоні: поради від Наталії Гончаренко

Наталія Гончаренко — авторка бестселерів для бʼюті-підприємців, засновниця The Concepts Beauty Business School. Вона впевнена, що фінансовий облік — це не Excel-таблиця, а повноцінна культура ведення бізнесу. 

‍

Салон може здаватися прибутковим, але без чітких розрахунків це часто лише припущення.

‍

Ми попросили Наталію поділитись ключовими порадами, які допоможуть тобі на шляху до контролю над грошима.

1. Почни з дисципліни

Борги, касові розриви, нестача коштів на зарплати — це не причина проблем, а їх симптоми. Головна причина в тому, що у салоні немає навіть базового фінансового обліку. А ще глибше — у відсутності дисципліни.

‍

У бʼюті-бізнесі часто не вистачає саме підприємницької дисципліни. Коли власник систематично бере гроші з каси на особисті потреби, він не помиляється — він приймає свідоме рішення. Він обирає касовий розрив замість стабільності, затримки зарплат замість лояльності команди, борги замість розвитку.

‍Дисципліна — це не талант і не освіта. Це особистий вибір, який потрібно робити щодня, якщо ти хочеш, щоб твій бізнес вижив і ріс.
— Наталя Гончаренко, засновниця міжнародної бізнес-школи The Concepts Beauty Business School

2. Виділи фонд оплати праці як окрему статтю

Одна з головних помилок у фінансовому плануванні салону — це ігнорування фонду оплати праці (ФОП) як окремої витрати. Якщо ти платиш майстрам фіксований відсоток від виручки, ФОП автоматично зростає разом із доходами. А якщо ще й гнучкий % — зростання виручки взагалі не гарантує прибутку.

‍Фонд оплати праці не повинен змінюватися пропорційно доходу. Це стратегічна категорія витрат, яка потребує окремого контролю.
— Наталя Гончаренко, засновниця міжнародної бізнес-школи The Concepts Beauty Business School

Почни рахувати фонд оплати праці як самостійну витратну статтю. Це дозволить реально оцінювати маржинальність послуг, керувати прибутком і бачити, куди зникають гроші.

3. В першу чергу оцінюй маржинальний прибуток

Середній чек — показник, що не здатен надати повного уявлення про фінансовий стан салону. 

‍

Реальну картину дає лише маржинальний прибуток — сума, яка залишається після вирахування змінних витрат із кожної послуги чи товару. Саме вона покриває твої постійні витрати та формує прибуток.

‍

Чому маржинальний прибуток важливий:

• ти бачиш, скільки гривень кожна послуга й товар реально дає для покриття витрат салону;
• маєш дані для управління змінними витратами;
• можеш застосовувати динамічне ціноутворення та створювати зважені акційні пропозиції;
• можеш встановлювати ціни не навмання, а з урахуванням рентабельності та ринку;
• відповідати собі: якою має бути послуга, щоб ми могли продавати її по цій ціні?

‍Будь ласка, не додавайте до змінної собівартості умовні частки чи відсотки від постійних витрат. І не множте витратні матеріали на 2–3–5 — це міф, який давно розповсюдився індустрією. Якщо хочеш навчитися рахувати правильно — звернися до фахівців, а не до порад з соцмереж. — Наталя Гончаренко, засновниця міжнародної бізнес-школи The Concepts Beauty Business School‍

Фінансова стабільність у салоні починається з простих рішень. Не потрібно одразу ставати профі в обліку — достатньо взяти відповідальність і бути готовим навчатися. 

‍

Бо саме системний підхід до грошей відрізняє салон, який виживає, від того, що зростає та приносить прибуток.

Гроші під контролем — бізнес зростає

Якщо ти побачив у цій статті свої проблеми — це вже перший крок до змін. Далі — систематизувати фінанси, навести порядок у грошових потоках і нарешті побачити реальний прибуток.

‍

Бо найкращі майстри, черга з клієнтів і стильний інтер’єр — це важливо. Та саме чіткий фінансовий облік дає салону стабільність, прибуток і впевненість у майбутньому.

‍

Finmap —  система твого контролю, яка:

• обʼєднує всі рахунки, каси й витрати в одному місці;
• показує, скільки прибутку приносить кожна послуга й майстер;
• попереджає про касові розриви — ще до того, як вони зʼявляться;
• допомагає сформувати зарплатний фонд і планувати виплати;
• виявляє, де зникають гроші — і що з цим робити;
• дозволяє делегувати облік, але залишити повний контроль за собою.

Якщо хочеш, щоб салон не просто працював, а приносив прибуток — почни з обліку.

‍

Спробуй Finmap і наведи красу у фінансах! 

Часті запитання

1. Навіщо мені фінансовий облік, якщо зараз у салоні все ніби стабільно?

Бо «стабільно» — це не синонім «прибутково». Без системного обліку ти не бачиш, де витікають гроші, яка послуга реально вигідна, чи вистачить грошей на зарплати наступного місяця.

‍

2. Як зрозуміти, які послуги чи майстри приносять прибуток, а які — тільки створюють витрати?

Варто вести облік по кожному напрямку: окремо фіксувати доходи й витрати по кожній послузі чи майстру. Це допоможе побачити, що працює ефективно, а що потребує змін або оптимізації.

‍

3. Що буде, якщо я все ще змішую особисті й бізнес-гроші?

Ти не зможеш точно оцінити прибутковість бізнесу. Особисті витрати, зняття готівки й спонтанні покупки спотворюють картину. Окремі рахунки та чітке розділення допомагають побачити, скільки реально заробляє салон і куди йдуть гроші.

‍

4. Хто має вести фінанси в салоні? Це обовʼязково має бути фінансист?

Не обов’язково. На початку ти можеш вести облік самостійно або делегувати адміністратору, фінансовому помічнику, бухгалтеру. Головне — чітка система, регулярність і зрозумілі правила для всіх, хто залучений до процесу.

‍

5. А якщо я не хочу, щоб адміністратори чи майстри бачили всю фінансову інформацію?

Це нормально. Варто налаштувати доступи до обліку так, щоб кожен бачив і робив лише те, що стосується його зони відповідальності — наприклад, вносив касові витрати або працював лише зі своїм рахунком. Це дозволяє делегувати частину задач, зберігаючи контроль у своїх руках.

Ти продаєш щодня: сайт, Instagram, маркетплейси. Гроші заходять — але щодня повертаєшся до одного й того ж питання: «А скільки бізнес реально заробляє?».

‍

Продажі зростають, обороти збільшуються, але фінанси нестабільні, попри зростання оборотів. То бракує коштів на рекламу, то не вистачає на закупівлі. Замість чіткої фінансової картини — хаос і плутанина. Чи справді твій бізнес заробляє, чи просто тримається на плаву?

‍

‍У retail та e-commerce помилки коштують дорого. 

Зробив знижку, але не врахував логістику — вже працюєш у мінус. 

Запустив рекламу, але не врахував витрати — втратив прибуток. 

‍‍

Коли немає чіткої фінансової картини під рукою, рішення стають здогадками. А здогадки — це ризик банкрутства для бізнесу.

‍

Типові фінансові проблеми у сфері Retail та E-commerce 

Ти постійно приймаєш десятки рішень: скільки вкласти в рекламу, коли платити постачальникам, який товар замовити. Але без чіткої фінансової системи ці рішення — майже завжди наосліп. 

‍

Розглянемо 5 найпоширеніших проблем, які не дають бізнесу масштабуватись:

1. Відсутність єдиної фінансової системи

Безліч рахунків ФОП, еквайринг, маркетплейси, післяплата, готівка, NovaPay — вся фінансова інформація розкидана по різних кабінетах і таблицях.

‍

Якщо ці дані не зведені в одну систему, ти не бачиш реальної картини: скільки є грошей, які надходження заплановані, що вже витрачено, а що має надійти.‍

‍

Наслідки:

• Кожна перевірка балансів — як ревізія, яка з’їдає час і нерви. Замість того щоб керувати бізнесом, ти шукаєш цифри по різних Excel і банкінгах.
  
• Фінансист або бухгалтер не мають актуальних даних. У такій ситуації легко перевищити ліміт обігу коштів, що може спричинити сплату додаткових податків або повернення оплат від клієнтів.
  
• Помилки в підрахунках ведуть до касових розривів, прострочень оплат, зриву закупівель, або до того, що кошти просто блокуються на рахунку — і ти не можеш використати їх, коли потрібно.

Власник не має витрачати час на зведення даних вручну — він має бачити повну фінансову картину в два кліки. Це основа для ефективного управління.

2. Незрозуміло, що реально приносить прибуток

Більшість e-commerce та retail компаній знають лише дані по обігу. Але який товар реально прибутковий, який канал приносить маржу, а який лише тягне витрати - зазвичай не відслідковується.

‍

За даними дослідження PwC Strategy: 

‍Близько 50 % товарів у портфелі типової компанії з продажів приносять менше 5 % валової маржі.

‍Наслідки:

• Продаєш товар, який здається вигідним чи популярним, але насправді він “з’їдає” рентабельність.
  
• Складно масштабуватись: ти не знаєш, що саме варто продавати для цього.
  
• Бюджети йдуть на рекламу, яка не приносить бажаного результату.

Не важливо, скільки ти продаєш. Важливо — скільки ти заробляєш на кожній позиції. Саме маржа по товарах і каналах має визначати твої рішення.

3. Касові розриви через хаос у взаєморозрахунках

У своїй компанії ти щодня маєш справу з десятками контрагентів: постачальники, логістичні компанії, менеджери, фрілансери. У кожного — свої умови оплати: передоплата, часткова оплата, аванси, відстрочка 7, 14, 30 днів.

‍

Але коли немає системного обліку взаєморозрахунків, ти втрачаєш контроль: не знаєш, хто ще має заплатити тобі, а кому ти мав платити ще вчора. 

‍

Наслідки: 

• Виникають касові розриви: на рахунку ніби є гроші, але фактично вони можуть зникнути будь-якої секунди, після дзвінка незадоволеного постачальника.
  
• Нараховуються штрафи, блокуються відвантаження, втрачаються клієнти.
• Доводиться гасити “пожежі” з власної кишені — закривати оплату зі своїх особистих коштів або в борг.

Фінансові відносини з партнерами мають бути під контролем. Кожен платіж має бути запланованим і прозорим — інакше в тебе не бізнес, а ланцюг хаотичних реакцій.

4. Відсутність фінансового планування

У більшості e-commerce бізнесів гроші приходять після виконання замовлення.

‍

Але основні витрати — постійні й здебільшого потребують передоплати: потрібно заздалегідь закупити товар, запустити рекламу, виплатити аванси, оплатити доставку, оформити повернення і т.д.‍

‍

Наслідки:

• Якщо ти не плануєш, коли і скільки коштів надійде, — рано чи пізно опинишся в ситуації, коли грошей в касі та на рахунках буде замало.
  
• Платежі проводяться в борг або з кредитного ліміту, що тягне додаткові витрати.
  
• Неможливо передбачити прибуток — до останнього не зрозуміло, закриєш місяць у плюс чи в мінус.

За даними JPMorgan Chase, понад 60% бізнесів не мають навіть базової моделі Сash flow на місяць. Як гадаєш чи довго протягнуть ці бізнеси?

‍

Без фінансового планування ти не керуєш грошима — ти постійно борешся з наслідками їх відсутності.

5. Гроші, що заморожені в товарі

Одна з найпоширеніших фінансових помилок у retail та e‑commerce — закуповувати товар без фінансового обґрунтування. Часто рішення приймаються на емоціях: “добра ціна”, “піде в сезон”, “хай лежить — не зіпсується”.

‍

Але кожна партія товару — це заморожені гроші. І якщо ти не знаєш, чи реально продати цей обсяг, з якою маржею, і чи покриє прибуток витрати на рекламу, доставку, пакування, — це не інвестиція, а баласт.

‍

Наслідки:

• Без розрахунку повної собівартості та маржі легко взяти товар, який здається прибутковим, але після доставки, пакування й комісій ти просто віддаєш його задарма.
  
• Ти не можеш оплатити те, що дійсно потрібно — бо гроші заморожені в товарі.
  
• Ти не можеш збільшити продажі, бо не знаєш, які товари дійсно приносять гроші.

Кожна закупка має проходити через аналітику: чи продамо, скільки заробимо, і чи це краще вкладення, ніж реклама чи розвиток.

‍

‍

Це не повний перелік фінансових проблем, з якими стикаються e-commerce та retail бізнеси. Але саме ці — найнебезпечніші. ‍

‍

Вони з’їдають прибуток, блокують розвиток і створюють постійну нестабільність. ‍

‍

Якщо не вирішити їх — будь-яке масштабування буде не зростанням, а розширенням хаосу.

Чому звичайної CRM з продажів недостатньо?

Багато підприємців помилково вважають, якщо в бізнесі вже є CRM, то фінанси під контролем. Так, CRM — важливий інструмент, але вона створена для управління замовленнями, а не грошима.

‍

CRM допомагає продавати, і це її основне завдання. Зокрема, система:

• фіксує ліди й заявки від клієнтів;
• показує етапи продажів і воронку;
• допомагає контролювати роботу менеджерів;
• дозволяє рахувати конверсії, середній чек і виконання KPI.

Але не відповідає на головне фінансове питання: чи приносить бізнес прибуток?

‍

У CRM не збираються дані реальних витрат — на рекламу, доставку, пакування, зарплати. Вона не враховує, коли надійдуть кошти з маркетплейсу або коли треба оплатити постачальнику. 

‍

Вона не покаже тобі, скільки грошей є на рахунку, що заблоковано, скільки ти винен постачальнику і скільки грошей в тебе має бути, щоб покрити всі зобовʼязання.

‍

CRM — це про те, хто купив. А управлінський облік — про те, що ти заробив.

‍

І якщо ти хочеш керувати фінансами, а не просто вести облік продажів — потрібен окремий інструмент.

Finmap — це управління грошовими потоками в реальному часі

Finmap — онлайн-програма для управлінського обліку, яка дає повну фінансову картину.

‍

Finmap збирає все в одному місці, автоматизує рутину та показує, де прибуток, а де витрати. Це не “бухгалтерія для податкової”, а інструмент, щоб ухвалювати управлінські рішення.

‍

Для рітейл та e-commerce це критично: рух грошей нестабільний, витрати розпорошені, дані — у десятках джерел. 

Більше ніякого хаосу: усі гроші — під контролем в одному вікні

Finmap дозволяє звести всі джерела фінансів в одну систему: банківські рахунки, ФОПи, еквайринг, дані з маркетплейсів, NovaPay, післяплати, готівку. 

‍

Finmap має відкрите API, що дозволяє підключити CRM та інші системи, завдяки чому в облік автоматично потрапляють не лише платежі, а й інформація з продажів. 

‍

‍

‍Результат: У будь-який момент бачиш, скільки в тебе грошей, звідки вони прийшли і куди йдуть. Це — не просто зручність. Це контроль над прибутком.

Автоматизуй облік — керуй бізнесом, а не таблицями

Finmap дозволяє автоматизувати фінансові процеси за кілька простих кроків — без зайвої рутини та постійного контролю:

‍

‍

Результат: Усі дані оновлюються автоматично, облік ведеться без помилок і затримок, а ти нарешті звільняєш час для стратегічних рішень, розвитку бізнесу й прибутку — замість рутини.

Звіт Проєкти — бачиш рентабельність кожного напрямку окремо

Хочеш знати, що справді приносить прибуток: продажі з Rozetka чи Instagram, гурт чи роздріб, опт чи дропшипінг?

‍

Finmap дозволяє розділити бізнес на окремі “проєкти” — за каналами, напрямками, лінійками, брендами або маркетплейсами. І бачити по кожному: надходження, витрати, прибуток.

‍

‍

Результат: Приймаєш рішення на основі маржі та рентабельності. Масштабуєш те, що працює — і прибираєш те, що тягне вниз.

Платіжний календар — твій фінансовий планер

Втомився гасити пожежі? У Finmap ти бачиш усі майбутні надходження та витрати по днях — і заздалегідь розумієш, коли може виникнути касовий розрив або нестача коштів.

‍

‍

‍Результат: Плануєш рух коштів наперед, вчасно закриваєш зобовʼязання, уникаєш касових розривів і керуєш бізнесом стратегічно, а не в режимі стресу.

Склад відображається у грошах — бачиш прибуток, а не просто запаси

Закупив товар, але не продав. Гроші вже витрачені, а прибутку ще нема. Створи у Finmap окремий “рахунок Склад”, де ти будеш бачити рух товару у грошовому вираженні.

‍

Результат: Ти отримаєш точний результат, скільки заробив з проданого товару. Не плутаєш витрати з активами. Це особливо важливо для бізнесу з великим товарним залишком.

Контролюй дебіторку та кредиторку — уникай касових розривів і втрат

Багато бізнесів втрачають гроші не тому, що погано продають, а тому, що вчасно не отримують оплату або не контролюють власні зобовʼязання.

‍

Finmap дозволяє вести облік усіх боргів: хто винен тобі, скільки, на коли запланований платіж. І навпаки — кому винен ти, яка дата оплати, що вже погашено, а що ще в очікуванні.

‍

‍

‍Результат: Уся дебіторка і кредиторка — під контролем. Ти більше не забуваєш про важливі платежі, не ризикуєш втратити клієнтів або репутацію. Прогнозуєш касові розриви, плануєш оборотні кошти й точно знаєш, на що можеш розраховувати.

Гнучкий інструмент для всіх твоїх задач

Окрім базових функцій, Finmap легко підлаштовується під твій бізнес.

‍

Ти можеш:

• відстежувати виплати зарплат і бонусів менеджерам;
• делегувати рутинні задачі підлеглим завдяки гнучким доступам;
  
• аналізувати прибутковість клієнтів, маркетплейсів, рекламних кампаній;
  
• контролювати, хто скільки заробляє і витрачає в команді;
  
• надсилати рахунки-фактури та фіксувати оплату від клієнтів. 

‍

‍

‍Результат: Отримуєш не просто облік, а фінансову систему, яка підлаштовується під твій бізнес. Від оперативних виплат до стратегічної аналітики — усе, що впливає на прибуток, під контролем в одному робочому просторі.

Кейс клієнта Finmap: від фінансової плутанини до стратегічного управління

Клебріг - гіпермаркет хімічної продукції, що займається фасуванням та продажем хімічної продукції. Має власне виробництво засобів для побутової та харчової промисловості та працює з великою номенклатурою товарів, регулярними закупівлями та постійними логістичними витратами.

‍

‍

До впровадження Finmap фінансовий облік обмежувався Excel-таблицями, бухгалтер займався податковим обліком, але власник не мав довіри до повної фінансової картини.

‍

Лише після так званого “виходу з операційки”,  засновник компанії Андрій почав рахувати гроші сам — і зіткнувся з касовими розривами, відсутністю контролю за операційними та оборотними витратами та некоректним аналізом P&L.

Були дні, коли грошей фізично нема, але я знаю — вони будуть. Вести фінанси і бачити картину — це різні речі. — Андрій Фемяк, власник компанії Клебріг 

Спершу Finmap вирішили впровадити для базової фіксації грошей та зведення всіх фінансових джерел в єдину систему. 

‍

Та ознайомившись краще, власник зрозумів, що Finmap є універсальним інструментом фінансового управління, що показує повну картину бізнесу: доходи, витрати, обігові кошти, зобов’язання. 

Спочатку Finmap став просто журналом платежів. Але згодом — перетворився на аналітичну систему, яка дає змогу оцінити рентабельність, планувати інвестиції та уникати фінансових помилок. — Андрій Фемяк, власник компанії Клебріг 

Компанія вибудувала фінансову систему навколо трьох ключових компонентів :

• Звітність P&L: для щомісячної оцінки прибутковості та виявлення неприбуткових напрямків.
  
• Прогнозування cash flow: дозволяє планувати обігові кошти та розуміти, коли будуть доступні живі гроші.
  
• Контроль витрат: структурування витрат на операційну діяльність, закупівлі та розвиток.

Як результат, фінансові рішення в компанії більше не приймаються навмання. 

‍

Бізнес бачить не тільки те, що було, а й те, що буде: коли надійдуть кошти, чи вистачить їх на закупівлю сировини, чи є резерв для інвестицій. Це дозволило не лише стабілізувати фінанси, а й перейти до стратегічного управління.

‍

Порада від Андрія для інших підприємців: 

‍Перед тим як інвестувати, чітко розділи: що з витрат — операційка, а що — оборотка. Розрахуй повну собівартість, включно з логістикою, упаковкою та комісіями. Без цього жодна інвестиція не дасть прибутку.

Finmap — інструмент, який дає Retail та E-commerce бізнесу фінансовий контроль

Це не просто зручність, а критично важливий інструмент для стабільності, зростання й прибутку. Finmap:

• Обʼєднує всі джерела надходжень і витрат в одну систему
  
• Автоматизує фінансовий облік
  
• Дає змогу бачити прибутковість товарів, каналів і напрямків
  
• Допомагає прогнозувати касові розриви
  
• Відстежувати сезонність бізнесу та товарів
  
• Контролює дебіторську та кредиторську заборгованість
  
• Дає повну фінансову картину для ухвалення рішень

Finmap — це основа для реального прибутку й масштабування.

‍

З Finmap ти більше не гадаєш, що відбувається з грошима — ти точно це знаєш. 

‍

Запусти фінансову систему в своєму бізнесі вже зараз — і почни заробляти, а не просто продавати.

Поширені питання

1. У нас уже є CRM. Навіщо ще й Finmap?
CRM — це про замовлення, а не про гроші. Вона не враховує реальні витрати, не показує касові розриви, не дає P&L. Finmap закриває головне питання: чи приносить бізнес прибуток, а не лише продажі.

‍

2. Ми все ведемо в Excel. Це ж теж облік, так?
Ні. Excel — це ручна робота, постійні помилки й відсутність актуальності. Finmap автоматизує облік, синхронізується з банками й дає фінансову картину в реальному часі — не через тиждень після «звірки».

‍

3. Наш бізнес маленький. Чи потрібна нам така система?
Саме малий бізнес найчастіше страждає від касових розривів і нераціональних витрат. Finmap — це не про розмір, а про контроль. Почни з малого, щоб мати шанс вирости.

‍

4. Ми й так прибуткові. Для чого ще одна система?
Прибуток без прозорої системи — це вгадування, не управління. Без контролю над обігом, маржею, зобов’язаннями ти не зможеш масштабуватись безболісно. А без планування — навіть прибутковий бізнес може згоріти через один касовий розрив.

‍

5. Чи покаже Finmap, які товари й канали прибуткові?
Так. У Finmap можна побачити рентабельність по кожному товару, каналу чи маркетплейсу. Це основа для масштабування: ти розвиваєш те, що приносить прибуток — і відсікаєш те, що лише витрачає ресурс.

‍

6. А якщо я не фінансист, чи зрозумію я щось?
Finmap створено не для бухгалтерів, а для власників. Все просто: зрозумілі графіки, автоматичні звіти, жодних складних термінів. Фінансова картина доступна в кілька кліків — щоб ти міг ухвалювати рішення, а не «копатися» в табличках.

Постійно працюєш, команда викладається на всі 100%, дохід є, але в кінці місяця прибутку майже не залишається? Якщо це тобі знайомо, то ти здогадуєшся, що проблема не в низьких продажах, а у відсутності чіткої фінансової картини. І тут на допомогу приходить фінансовий облік.

‍

Це не просто цифри в Excel чи звіти для податкової. Це система фінансової аналітики, яка показує, де бізнес втрачає гроші та як їх можна зберегти та примножити.

‍

Чому управлінський облік важливіший за інтуїцію власника бізнесу

Розглянемо реальний кейс одного з наших клієнтів – підприємця Євгена, який успішно трансформував свій бізнес і подвоїв прибуток. Він володіє юридичною компанією, що працює у кількох напрямках, але з міркувань конфіденційності попросив не розголошувати її назву. 

‍

Як і багато власників бізнесу, Євген бачив загальну прибутковість компанії, проте не мав чіткого розуміння фінансових показників кожного окремого напряму. Це стало критичним моментом, коли він замислився над масштабуванням та виходом на нові ринки.

‍

Ретельний аналіз виявив несподіване: з п’яти напрямів лише два були прибутковими, один працював у нуль, а два – приносили збитки. Це поставило перед Євгеном важливе питання: як змінити поточні стратегії, щоб зменшити збитки та підвищити ефективність бізнесу?

‍

Рішення було кардинальним:

• Відмовитися від напряму, що працював у нуль, і спрямувати ресурси команди на розвиток прибуткових послуг, посилюючи їх ефективність.
• Закрити один зі збиткових напрямів, оскільки він не мав перспектив для зростання.
• Другий збитковий напрям залишити, адже він виконував важливу роль – залучав клієнтів до прибуткових послуг. Однак, щоб він перестав генерувати збитки, довелося оптимізувати витрати та переглянути операційні процеси.

Результат не змусив себе чекати: після реорганізації залишилися лише три напрями, але вже з наступного місяця прибуток компанії зріс удвічі. І все це – без розширення штату, додаткових інвестицій чи пошуку нових клієнтів.

‍

Ця історія вкотре доводить: без управлінського обліку важко виявити слабкі місця бізнесу. Точні фінансові дані дають змогу приймати виважені рішення, а не діяти інтуїтивно, поступово призводячи бізнес до банкрутства.

Ключові елементи ефективного фінансового обліку

Щоб управлінський облік дійсно допомагав заробляти більше, важливо не просто збирати дані, а й правильно їх інтерпретувати. Чітка структура фінансової інформації дозволяє швидко виявляти проблемні зони, ухвалювати обґрунтовані рішення та розвивати бізнес без зайвих фінансових ризиків.

‍

На чому взагалі тримається ефективний фінансовий облік? Давай розберемо основні елементи, без яких він просто не працює.

1. Єдина система даних

Розрахункові та карткові рахунки, готівка в будь-яких валютах, навіть криптовалюта – все це збирається в єдину систему, де облік ведеться не тільки по юридичних особах, а й за реальними грошовими потоками та гаманцями твоєї компанії.

‍

‍

Ти, як власник, повинен не просто здогадуватися, скільки грошей у бізнесі, а бачити це чітко й миттєво. Скільки коштів є прямо зараз? Який реальний прибуток? Куди зникають гроші? Відповіді мають бути доступні в один клік – без хаосу у виписках і нескінченних таблицях.

2. Уніфіковані дані

Без єдиної системи збору та аналізу даних завжди існує ризик втратити контроль над фінансами, що може призвести до неефективного управління ресурсами.

‍

Що включає в себе уніфікація даних?

‍

1. Визначення відповідальних осіб. Кожен співробітник має розуміти свою роль у фінансовому обліку та бути відповідальним за свої сегменти.
   ‍
2. Чітко встановлені терміни. Своєчасні збори даних і підготовка звітності – це не просто звичка, це запорука своєчасних і правильних рішень. 
   ‍
3. Структура доходів і витрат. Без чіткого розподілу доходів і витрат навряд вдасться оцінити реальний стан справ.
   ‍
4. Чітко визначені напрями та проєкти. Якщо не розмежувати ключові напрями, що генерують дохід, то і визначити їх рентабельність просто неможливо. 
   ‍
5. Правила розрахунку прибутку та собівартості. Без чітких критеріїв для розрахунку собівартості, амортизації та інших витрат, твоя фінансова звітність стане абстрактною.
   

3. Зручна та зрозуміла аналітика

Для ухвалення ефективних управлінських рішень бізнесу необхідно мати чітку картину фінансової ситуації за кілька місяців або навіть років. 

‍

Важливо, щоб ці дані були зібрані в зручному форматі: графіки, дашборди — все на одному екрані, а не в хаотичних саморобних таблицях. 

‍

Такий підхід дозволяє не витрачати час на нескінченне зведення цифр, а зосередитися на стратегічних рішеннях, що реально впливають на розвиток бізнесу. 

‍

Відсутність такої системи — це бізнес, який рухається «наосліп».

4. Сегментований розрахунок прибутку

Прибуток має бути розрахований не в цілому по компанії, а за окремими проєктами, напрямками, групами товарів, каналами збуту. Важливо також врахувати маржинальність та рентабельність кожного сегменту. 

‍

Тільки сегментований підхід дозволяє підприємцям чітко зрозуміти, чому прибуток зменшується, і що потрібно зробити, щоб змінити ситуацію. Без деталізації бізнес ризикує пропустити важливі зміни на рівні окремих напрямів і витрат, які можуть суттєво впливати на загальний результат.

‍

5. Порахована точка беззбитковості

Скільки потрібно продавати: в день, в місяць, щоб вийти на рівень беззбитковості? Де та межа між прибутком і збитком, і скільки продажів необхідно забезпечити для того, щоб бізнес став самоокупним?

‍

Ці показники повинні бути чітко пораховані. Постійний моніторинг цих показників дозволить вчасно коригувати стратегію та оперативно реагувати на зміни ринку.

Зафіксований план доходів і витрат

Уявіть ситуацію: завтра вам потрібно сплатити підряднику, а на рахунку є лише сума, достатня для того, щоб купити печиво до чаю. За тиждень ви отримаєте великий платіж, але підрядник уже засипає вас повідомленнями, сповненими невдоволення та загрозами припинити співпрацю. 

‍

Це не означає, що ваш бізнес зазнає збитків. Це — класичний касовий розрив, коли грошові потоки не синхронізуються і виникає тимчасовий дефіцит коштів для покриття поточних витрат.
‍

‍Навіщо стресувати та витрачати час на вибачення?

‍

Щоб уникнути таких ситуацій і не перетворювати кожен платіж на катастрофу, важливо мати під рукою надійний інструмент — Платіжний календар. 

‍

Він стане вашим вірним союзником у контролюванні фінансових потоків і допоможе планувати витрати уникаючи проблем.

‍

Записувати всі доходи та витрати можна в простій Excel-таблиці або скористатися автоматизованим рішенням. Ви не лише будете знати, коли і скільки отримаєте, але й зможете розрахувати свої витрати, незалежно від обставин. 

‍

Бізнес — це не тільки ризики, це і вміння прогнозувати їх.

‍

‍

Фактично, управлінський облік -  це навігатор, який допомагає створювати й оптимізувати стратегію ведення бізнесу в довгостроковій перспективі, ставити реальні цілі й досягати їх, будувати стійкий та прибутковий бізнес. 

‍

Зробити цей процес простим та зрозумілим допоможе Finmap - проста онлайн-програма для управлінського обліку.

‍

Завдяки Finmap ви зможете:

• Бачити гроші бізнесу на одному екрані.
• Отримувати автоматичні управлінські звіти всього в два кліки.
• Планувати доходи та витрати.
• Делегувати рутинні завдання співробітникам.
• Отримувати від бізнесу максимум прибутку.

Почніть будувати успішне майбутнє своєї компанії вже сьогодні!

Чи можна успішно масштабуватись, якщо весь облік ведеться в блокнотах та на папірцях, а його результати зводяться в саморобних табличках?  "Однозначно ні!" — впевнено відповідає Олександра Куликова, засновниця та CEO Kukuruza Video Production.

‍

Масштабування бізнесу без автоматизації процесів — це як будівництво без фундаменту. Відома відеопродакшн студія довела це власним прикладом, впровадивши інноваційні рішення, які не лише заощаджують час, але й оптимізують роботу команди.

Як Kukuruza Video Production поєднує креативність і ефективність у своїй роботі

Kukuruza Video Production — це українська компанія, яка створює анімаційний контент та відео для замовників з усього світу. Клієнтами компанії є як великі бренди, так і локальні підприємства. Наприклад, вони працювали з такими відомими компаніями, як Porsche, Lenovo, NEOLUX, Rozetka, та іншими.

‍

‍

В 2022 році, команда зіткнулася з новими викликами: великі обсяги інформації вимагали комплексного підходу. Дані про потенційних клієнтів, активні проєкти, бюджети, етапи виконання — усе це вимагало структурування для ефективного управління.

‍

Таке рішення зміг реалізувати український інтегратор CRMiUM, що поєднав всі робочі програми в єдину своєрідну ERP-систему. Процес залучення клієнтів та виконання замовлень тепер відстежується цілісно в СRМ, додатку Notion та Finmap.

‍

Виникає логічне питання: якщо вже є CRM і проєктний менеджмент, в чому необхідність використання Finmap?

Інтеграції як ефективний інструмент автоматизації

Однією з ключових змін стало впровадження банківських інтеграцій, які дозволили синхронізувати всі платіжні системи в одній програмі. Це значним чином зменшило час внесення операцій вручну, адже зараз будь-який рух коштів, а особливо надходження від клієнтів, відразу відображаються у Finmap.

‍

Ця інформація автоматично передається до CRM-системи, а звідти — в Notion, сигналізуючи менеджерам про готовність до запуску нових проєктів.

Одне з моїх правил сталого розвитку -  це мати сміливість експериментувати, ризикувати й пробувати нові підходи. Не боятися виходити за межі стандартів. — Олександра Куликова, CEO Kukuruza Video Production

В творчості Олександра прагне інновацій, тоді як у фінансах вона дотримується прагматичного підходу. Навіть коли мова йде про ризикові фінансові рішення, інструменти Finmap, як-от прогноз Платіжного календаря, дають змогу зрозуміти, наскільки виправданим буде таке рішення.

‍

Делегування та гнучкі доступи: ключ до оптимізації процесів

Американський мотиваційний психолог Браян Трейсі в своїй книзі “Делегування та керування” зазначає:

Якщо хтось може зробити завдання на 70% так само добре, як ви, делегуйте його цій людині. Звільніть себе, щоб розв’язати ті завдання, які здатні виконати лише ви.

Ця порада актуальна для всіх сфер діяльності й особливо важлива для фінансового обліку. Адже часто власники бізнесу витрачають занадто багато сил та енергії на рутинне опрацювання платежів.This advice is relevant for all areas of business, and is especially important for financial accounting. After all, business owners often spend too much time and energy on routine payment processing.

Олександра та її команда уникнули такої проблеми за допомогою гнучкої системи доступів для кожного зі співробітників.

Для кожного менеджера ми створили підзвітний рахунок та надали доступ лише до проєктів, в які він залучений. Це дуже зручно, адже працівники не мають доступу до фундаментальної інформації й зосередженні тільки на тому робочому процесі за який вони відповідальні. — Олександра Куликова, CEO Kukuruza Video Production

• Захищати конфіденційну інформацію.
• Швидко аналізувати підзвітні кошти.
• Контролювати стан рахунків у реальному часі.
  

Навіть підрядники отримали доступ лише до потрібної частини даних, щоб налаштувати CRM-систему, без занурення у фінансову інформацію.

Як звіт “Проєкти” допомагає оперативно аналізувати рентабельність

Кожен платіж, незалежно від того, чи він інтегрується автоматично через банківські системи, чи додається вручну менеджером, одразу фіксується у звіті “Проєкти”.

Завдяки автоматичному розрахунку рентабельності проєктів, компанія отримала можливість детального аналізу всіх замовлень у реальному часі.

Як це допомагає бізнесу?

1. Прозорість перед клієнтами.
   Компанія може обґрунтовано пояснити, як додаткові послуги чи поступки впливають на фінальну рентабельність. Це забезпечує довіру й прозорість у відносинах з клієнтами.
   ‍
2. Оперативність рішень.
   У реальному часі команда бачить фінансовий стан кожного проєкту, що допомагає швидше приймати стратегічні рішення.
   ‍
3. Управління додатковими послугами.
   Зміни, не враховані в контракті, миттєво відображаються у звіті, дозволяючи вчасно реагувати й коригувати роботу..
   ‍

‍

Досвід Kukuruza Video Production доводить, що для кожної сфери діяльності потрібні спеціалізовані інструменти, які автоматизують і спрощують процеси. Чи це готові ERP-системи, чи індивідуально розроблені рішення — обирати вам. Але без чіткої фінансової структури успіх неможливий.

‍

Обирайте Finmap як вашого надійного партнера та спрямовуйте свої ресурси на розвиток і масштабування бізнесу. Технології працюють на вас — використовуйте їх з максимальною ефективністю!

Налагоджений фінансовий облік — це інструмент, щоб не лише робити бізнес прозорим та ефективним у довгостроковій перспективі, а й економити ресурси. Чому потрібно вдосконалювати фінансовий облік навіть в прибутковій компанії, читайте в цій статті.

LIBERT — лідер у преміум-перевезеннях 

Компанія LIBERT спеціалізується на індивідуальних перевезеннях преміум та бізнес-класу, пропонуючи широкий спектр послуг для своїх клієнтів. В їх портфоліо — перевезення офіційних делегацій, масові транспортні заходи, а також міжнародні перевезення. 

‍

Ключова перевага LIBERT — це найвищий рівень сервісу, з увагою до кожної деталі та максимальним врахуванням побажань клієнта. Основні аспекти, які забезпечують надійну репутацію, включають:

• Індивідуальний підхід до маршруту з урахуванням усіх вимог клієнта.
• Броньовані автомобілі для максимального рівня безпеки.
• Швидкість та ефективність організації перевезень.
• Високий рівень сервісу та наявність англомовних водіїв.
• Повний супровід поїздки з організацією потрібних бронювань та охороною.

‍

‍

Компанія LIBERT досягла успіху завдяки скрупульозному та відповідальному підходу її власника.

‍

Андрій Антоненко уважно ставиться не лише до обслуговування клієнтів, а й до організації внутрішніх процесів. Особливий акцент на обліку допомагає компанії ефективно керувати фінансами, контролювати витрати та впевнено зростати.

Таблиці проти бізнесу: чому ручний облік вже не працює

Андрій започаткував свій бізнес у 2008 році. Він відмовився від ведення справ наосліп, без чіткого розуміння, скільки коштів було витрачено та які платежі були здійснені.

‍

Для цифровізації бізнесу компанія всі ці роки використовувала саморобні таблиці.

Я навчався фінансовій грамотності самостійно. Для мене важливий порядок, особливо у фінансах, тому й підлеглих я відразу привчав до чіткої системи звітувань. — Андрій Антоненко, власник компанії LIBERT

Коли вели облік помісячно, функціоналу таблиць, здавалось, вистачало. Але коли в кінці року потрібно було звести понад дванадцять таблиць докупи та оформити звіт, витрачені час та нерви лише обтяжували власника. З часом таблиці множилися, і хоч вони давали багато інформації, якісно проаналізувати та систематизувати їх здавалось неможливим.

‍

Наступним викликом стало те, що в якийсь момент контроль звітів та перевірка всіх формул перетворилися на щоденну справу власника. 

Якщо ввечері не звіриш все по таблицях та не перерахуєш додатково всі результати, або десь пропустиш помилку, то вже завтра розплутати цей клубок даних -
неможливо! — Андрій Антоненко, власник компанії LIBERT

Такі звірки забирали не тільки час, а й ресурси самого власника, який мав би займатись більш глобальними питаннями. Успішна організація фінансового обліку стала неможливою через низку причин:

• Спроби впровадити CRM-систему не давали бажаних результатів, бо не покривали навіть половину бізнес-запитів компанії.
• Робота в таблицях займала надто багато часу та не дозволяла швидко отримувати повну інформацію. 
• Операційний менеджер мав високу навантаженість та перепрацьовував норму робочого часу.

Як Finmap змінив підхід до обліку компанії LIBERT

Андрій дізнався про сервіс Finmap від фінансового спеціаліста, який наводив лад в обліку його підрядника. Фінансист впорядковував дані за допомогою Finmap, і швидкість формування звітів вражала.

Я вирішив також спробувати Finmap. Система проста і все зрозуміло. А онлайн-зустріч зі службою підтримки дозволила налаштувати сервіс саме під мій бізнес-формат. — Андрій Антоненко, власник компанії LIBERT

Контроль експлуатації машин

У Finmap зручно відстежувати результати експлуатації машин, які Андрій завів як проєкти. Система показує, скільки витрачено на обслуговування кожного авто і скільки грошей було зароблено. 

‍

Можна аналізувати виручку за класами автомобілів та визначати найвигідніші або найменш рентабельні машини. В сервісі є можливість деталізувати дані також по типу послуг та навіть по окремих клієнтах.

‍

Контроль дебіторської заборгованості 

В бізнес-моделі LIBERT головним показником є не кількість коштів, які надійшли на рахунки від клієнта, а скільки саме послуг було надано. Зазвичай оплати здійснюються постфактум, в кінці місяця, а облік всіх послуг та супутніх витрат має бути в режимі онлайн.

‍

Виставлені рахунки менеджер вносить в сервіс у вигляді Дебіторської заборгованості, вказуючи період коли було надано транспортні послуги та дату, коли очікується розрахунок по них. 

‍

Власнику залишається лише відкрити звіт Дебіторка у Finmap та перевірити:

• Хто вже вніс оплату.
• Хто протермінував оплату й потребує додаткових нагадувань.
• Які нові рахунки були виставлені.

Звіт Прибуток допомагає проаналізувати цю інформацію під іншим кутом. Адже навіть в першому графіку одразу видно суму та термін, за який не сплачено кошти. 

‍

‍

Такий легкий та водночас детальний контроль Дебіторської заборгованості став можливим лише в Finmap, оскільки саморобні таблиці потребували постійного розширення, видозміни та звірки формул.

Як Finmap замінив додаткового операційного менеджера та економить власнику більше 8000 $ на рік

До впровадження сервісу, менеджер займався обліком витрат та вносив їх вручну в таблицю. При цьому водії, коли здійснювали витрати, відразу ж писали про це в робочий чат, який постійно наповнювався все новими і новими повідомленнями. 

‍

Втратити важливу інформацію в такому потоці було досить легко. 

‍

Процес комунікації щодо підзвітних коштів був довгим та заплутаним:

‍

‍

Такий процес проходив з кожним водієм, яких на той час було близько 20. Навантаженість зростала і власник вже розпочав пошуки додаткового операційного менеджера. 

Як Finmap оптимізував процес роботи з підзвітними грошима

Для зручності роботи водіїв було додано як Користувачів системи. Для кожного з них було створено окремий підзвітний рахунок та надано доступ лише до нього. На цих рахунках відображаються кошти, які надаються водієві у розпорядження.

‍

  — Водії самостійно вносять витрати, прикріплюють чеки, вказують деталі та обирають проєкт.

  — Водії самостійно додають готівкові операції на свої рахунки, при відповідному   розрахункові клієнта.

‍

Тепер власник у реальному часі бачить:

• скільки коштів витрачено;
• на які потреби пішли кошти;
• залишок на балансі водія;
• чи був розрахунок готівкою;
• чи не вийшли витрати за межі бюджету.

Тож, Андрій тепер може оперативно компенсувати водієві витрачені кошти, вирішити чи потрібні додаткові фінанси, та не витрачає час на уточнення з приводу оплати. 

‍

Таке нововведення зменшило навантаженість менеджера в рази й потреба в додатковому персоналі відпала.

‍

А тепер трохи математики (станом на 20.09.2024): ‍

1. Як зазначає сайт Work.UA середня зарплата операційного менеджера в Україні становить 30 000 грн.
2. Тож за рік Андрій мав виплатити 360 000 грн новому співробітнику, а це близько 8 780 $
3. Річна підписка Finmap вартує 17 700 грн, що дорівнює 432$  ‍

‍

Економія:  360 000 - 17 700 = 342 300 грн, що еквівалентно 8 348 $

За допомогою Finmap водії також отримали змогу контролювати баланс на рахунку в паливній компанії, що дозволило:

• Власнику — контролювати витрати палива кожного водія.
• Водіям — оперативно надавати інформацію про паливні ліміти.
• Менеджеру — управляти загальними та індивідуальними лімітами палива.

Нарешті з усією моєю командою будуються чесні та прозорі взаємовідносини, що є однією із запорук успіху для мене. Важливо, щоб всім всього вистачало, тоді і робота водіїв буде комфортною і рівень нашого сервісу лише зростатиме. — Андрій Антоненко, власник компанії LIBERT‍

Перспективи подальшої співпраці Finmap та LIBERT

Легке впровадження та використання, покриття більшості кейсів компанії та оптимізація бізнес-процесів стали для Андрія базисом для міцної та багаторічної співпраці з Finmap. 

Я навіть не дізнавався чи є якісь схожі програми, чи конкуренти у Finmap. А навіщо, якщо ця система повністю мене задовольняє? Для нашого бізнесу було б добре мати можливість не тільки виставляти рахунки у Finmap, а й надавати акти виконаних робіт. Тож сподіваємось, що дочекаємось і таких нововведень. — Андрій Антоненко, власник компанії LIBERT

Зараз звіти, що автоматично формуються в сервісі, надають власнику вичерпну інформацію щодо стану його бізнесу. Нарешті облік став не тягарем, а зручним інструментом для стратегічного та тактичного розвитку компанії.

‍

Запроваджуйте Finmap та дізнайтесь всі подробиці фінансового стану вашого бізнесу. Оптимізуйте, економте та зростайте разом з Finmap!

Чи знайоме вам відчуття страху від того, що завтра настане день виплати зарплати, а на рахунку залишилося кількасот гривень? Чи охоплює вас паніка, коли важливі постачальники вимагають оплати, а у вас недостатньо коштів?

‍

‍

Кожен підприємець стикався з такими ситуаціями в ході своєї діяльності. Чому ж відбувається нестача коштів у важливі, а інколи вирішальні моменти, і як цьому зарадити?

‍

Цей жахливий сценарій має назву касовий розрив — ситуація, коли грошей недостатньо для покриття поточних зобов'язань бізнесу.

‍

Така проблема загрожує банкрутством та заборгованостями. Касові розриви можуть призвести до неприємних наслідків за межами компанії: зниження продажів, зашкодити репутації компанії, конфлікти з постачальниками, напруженість у колективі, кадрові зміни, штрафи від постачальників і банків, затримки у виробництві.

‍

Ця стаття має на меті допомогти підприємцям назавжди позбутися касових розривів. Ми розглянемо 5 ключових порад, які допоможуть забезпечити фінансову стабільність вашого бізнесу, уникнути стресу, пов'язаного з нестачею коштів, та створити надійну основу для сталого розвитку.

‍

Дотримуючись цих рекомендацій, ви зможете ефективно планувати грошові потоки, контролювати витрати, оптимізувати кредиторську заборгованість, створювати фінансові резерви та підвищувати доходи.

‍

Працювати на випередження — найефективніший спосіб боротьби з касовими розривами.

1. Плануйте грошові потоки

Важливість планування:
‍

Регулярне планування грошових потоків є критичним для передбачення можливих касових розривів і запобігання їм. Згідно з даними Minutes.co:

82% малих бізнесів зазнають невдач через проблеми з грошовими потоками.

‍

Прогнозування:

‍

Робіть прогнози доходів та витрат на майбутні періоди. Це дозволяє краще розуміти, коли можуть виникнути касові розриви, і підготуватися до них заздалегідь.

‍

Згідно з дослідженням JP Morgan Chase:

Середній та малий бізнес має лише 27 днів грошових резервів.

2. Контролюйте витрати

Аналіз витрат:

‍

Регулярний аналіз витрат допомагає виявити області, де можна зекономити. Оцінюйте, чи можливо замінити дорогі постачання дешевшими аналогами без втрати якості. Наприклад, використання економніших матеріалів або оптимізація виробничих процесів може значно зменшити витрати.

‍

Пріоритезація:

‍

Віддавайте пріоритет витратам, які безпосередньо впливають на ваші доходи. Наприклад, інвестування в сировину, дослідження та розробки, маркетинг, а також навчання персоналу може мати прямий вплив на збільшення продажів та покращення якості продукту. Зменшіть витрати на менш важливі аспекти бізнесу, такі як зайві адміністративні платежі.
‍

Впровадження гнучких бюджетів:

‍

Згідно з даними Harvard Business Review:

Компанії, які впроваджують гнучкий підхід до бюджетування в умовах постійних змін в бізнесі, мають більшу ймовірність уникнути фінансових труднощів.

Використання технологій:

‍

Сучасні технології можуть допомогти відстежувати та оптимізувати витрати. Використовуйте програмне забезпечення для управління фінансами, яке дозволяє автоматизувати процеси та отримувати точні звіти про витрати. За даними McKinsey:

Впровадження цифрових рішень може скоротити витрати до 30%.

‍

3. Оптимізуйте кредиторську заборгованість

Умови оплати:

‍

Узгодьте триваліші терміни оплати з постачальниками, якщо це можливо. Такий підхід дозволяє отримати більше коштів на рахунках для покриття поточних витрат. Також варто регулярно переглядати умови співпраці з постачальниками і шукати вигідніші варіанти.

‍

Автоматизація процесів:

‍

Використовуйте фінансове програмне забезпечення для автоматизації управління кредиторською заборгованістю. Це допоможе уникнути помилок і забезпечити своєчасні платежі.

‍

Встановлення пріоритетів:

‍

Пріоритезуйте погашення боргів за важливістю для вашого бізнесу. Сплачуйте першочергово ті борги, які можуть спричинити найбільші проблеми у разі затримки платежів.

Відстеження заборгованості:

‍

Регулярно відстежуйте стан кредиторської заборгованості. Це допоможе уникнути несподіваних витрат і дозволить вам своєчасно реагувати на можливі проблеми. Розгляньте аналітичні інструменти для прогнозування майбутніх фінансових потреб та планування платежів.

‍

Досвідчені підприємці використовують для цього платіжний календар. Він діє, як “вакцина від касових розривів”.

Що таке платіжний календар?

‍

Платіжний календар — це інструмент для фінансового планування грошових рухів в бізнесі. Зазвичай він складається на місяць з розбивкою по тижнях або ж на більший тривалий період, який підходить саме вашому бізнесу.

‍

У ньому зазначаються очікувані доходи та витрати на певний період часу, тим самим власник оцінює спроможність своєї компанії своєчасно виконати фінансові зобов’язання.

‍

Платіжний календар можна вести в саморобних Excel таблицях, що доволі незручно і займає багато часу. Альтернативним варіантом є автоматизовані програми фінансового обліку.

‍

Зручність полягає в тому, що всі наперед заплановані платежі автоматично підтягуються в календар, і є можливість одразу побачити майбутні касові розриви.

‍

Немає потреби щомісяця вносити вручну всі залишки по рахункам, доходи та витрати. Завдяки інтеграції з банками всі дані підтягуються автоматично.

‍

‍

Робота з календарем Finmap відбувається всього в кілька кліків:

1. Внести в сервіс всі планові витрати: оренди, заробітна плата, податки тощо.
2. Внести заплановані надходження: оплати від клієнтів, погашення дебіторської заборгованості тощо.

‍

Коротке відео допоможе розібратися з корисними функціями платіжного календаря.

‍

‍

Тепер в платіжному календарі ви чітко бачите, в який період часу у вас може виникнути касовий розрив і попередити його: перенести або скасувати оплати, домовитися з клієнтами заплатити раніше і т.д.

4. Використовуйте фінансові резерви

Створення резервів:

‍

Створіть резервний фонд для покриття несподіваних витрат. Це допоможе уникнути касових розривів у разі раптових фінансових труднощів. Фінансові експерти рекомендують мати резерви, достатні для покриття витрат протягом трьох-шести місяців.

‍

Інвестиції:

‍

Розгляньте можливість інвестування частини прибутку в ліквідні активи, які можна швидко перевести у готівку у разі потреби.

‍

Диверсифікація резервів:

‍

Розподіліть резервні кошти між різними рахунками та активами, щоб знизити ризики. Наприклад, тримайте частину коштів на ощадних рахунках, частину — в облігаціях, а частину — в інших ліквідних інвестиціях.

‍

Регулярний перегляд резервів:

‍

Регулярно переглядайте та оновлюйте свої фінансові резерви, щоб вони відповідали поточним потребам бізнесу. Це допоможе бути готовими до будь-яких фінансових викликів і уникнути касових розривів.

5. Підвищуйте доходи

Маркетингові стратегії:

‍

Впроваджуйте ефективні маркетингові стратегії для залучення нових клієнтів та збільшення продажів. Використовуйте SEO, соціальні мережі та інші канали для підвищення впізнаваності бренду.

‍

Інвестиції в якісний контент-маркетинг можуть значно збільшити трафік на сайт. Крім того, ретаргетингова реклама може повернути до 26% відвідувачів, які вже відвідували ваш сайт, підвищуючи шанси на конверсію.

‍

Диверсифікація:

‍

Розгляньте можливість розширення асортименту товарів або послуг. Це допоможе зменшити ризики, пов'язані із залежністю від одного джерела доходу.

‍

Партнерські програми:

‍

Впроваджуйте партнерські програми для залучення нових клієнтів через існуючих партнерів. Це може значно розширити ваш ринок без значних витрат на маркетинг. За даними Forrester:

Компанії, що використовують партнерські програми, можуть отримувати до 15% свого загального доходу саме від цих каналів.

‍

Лояльність клієнтів:

‍

Інвестуйте у програми лояльності для збереження існуючих клієнтів. За даними Bain & Company:

Збільшення утримання клієнтів на 5% може призвести до зростання прибутків на 25-95%.

Розгляньте впровадження знижок, бонусів та спеціальних пропозицій для постійних клієнтів, щоб стимулювати повторні покупки.

‍

Уникнення касових розривів — ключовий аспект для стабільного розвитку бізнесу.

‍

Впровадження п'яти наведених порад допоможе забезпечити фінансову стабільність та уникнути стресу, пов'язаного з нестачею коштів.

‍

Плануйте грошові потоки, контролюйте витрати, оптимізуйте кредиторську заборгованість, створюйте фінансові резерви та підвищуйте доходи.

‍

Використовуючи ці стратегії, ви зможете мінімізувати фінансові ризики та забезпечити процвітання вашого бізнесу, а програма Finmap зробить процес простим за зрозумілим.

‍

Окрім платіжного календаря в програмі Finmap ви можете:

• Контролювати надходження та витрати завдяки інтеграції з банками.
• Збирати дані та операції щодо різних проєктів, категорій, підрядників та контрагентів.
• Легко аналізувати гроші та прибуток не в складних звітах, а у наочних графіках.

‍

Забудьте про нервове напруження, що спричиняє управлінський облік. Дізнайтеся, що таке упорядкованість та прозорість у фінансах бізнесу!

Чи не задавалися ви питанням, куди зникають гроші, коли здається, що бізнес процвітає? Чи буває так, що ви губитесь в цифрах і не можете зрозуміти де ж прибуток?

‍

‍

Відсутність чіткого фінансового контролю може призвести до втрати коштів та можливостей для зростання. Ось чому звіт про прибутки та збитки (P&L) є незамінним інструментом для кожного підприємця. Він допомагає побачити приховані проблеми та знайти шляхи для їх вирішення, забезпечуючи стабільний розвиток вашого бізнесу.

‍

Чому звіт про прибутки та збитки необхідний для бізнесу?

Оцінка фінансової продуктивності

Звіт про прибутки та збитки дозволяє детально оцінити фінансову ефективність компанії. Ви зможете побачити, чи вдалося досягти поставлених фінансових цілей, порівнюючи доходи та витрати. 

‍

Наприклад, власник ресторану може використовувати цей звіт, щоб визначити, які страви приносять найбільший прибуток, а які варто виключити з меню.

‍

За даними дослідження U.S. Bureau of Labor Statistics:

Близько 20% малих підприємств закриваються протягом першого року, 30% - протягом двох років, і 50% - протягом п'яти років, значною мірою через брак контролю над фінансами.

Планування бюджету та стратегічне планування

Завдяки регулярному складанню звіту про прибутки та збитки, ви можете ефективніше планувати бюджет і розробляти стратегії розвитку. 

‍

Наприклад, компанія може виявити, що витрачає занадто багато на маркетинг, і перенаправити ці кошти на інновації або навчання персоналу.

‍

Згідно з дослідженням CB Insights:

Однією з головних причин невдач стартапів є відсутність належного фінансового планування та управління, що складає до 39% всіх невдач .

‍

Моніторинг витрат та контроль над ними

Звіт про прибутки та збитки допомагає ідентифікувати надмірні витрати і знаходити способи їх оптимізації. Він надає можливість вчасно реагувати на зростання витрат та приймати заходи для їх зниження, що дозволяє зберігати фінансову стабільність компанії.

‍

Завдяки аналізу витрат, Дмитро Шеремета, власник клінінгової компанії “Чистота”, зекономив 500 000 грн за рік. 

‍

‍

Компанія Дмитра завжди прагнула надавати якісні послуги з прибирання, використовуючи для цього необхідне обладнання, як-от порохотяги та драбинки, які необхідно було доставляти до місця послуги. Вартість цієї доставки зазвичай включалася у загальну ціну послуги. Для перевезення обладнання компанія часто користувалася послугами таксі, що призводило до непередбачуваних витрат на логістику, залежних від погодних умов, днів тижня та поточного попиту на таксі.

‍

Проаналізувавши витрати за допомогою звіту про прибутки і збитки в Finmap, Дмитро виявив, що логістичні витрати компанії перевищують очікуваний рівень. Разом із командою він розпочав пошук способів зменшити ці витрати. Після ретельного аналізу було прийнято рішення змінити тип доставки та знайти партнера, який здійснює перевезення за допомогою електроскутерів. Цей підхід не лише скоротив час доставки, але й усунув залежність від цін на пальне, зробивши вартість транспортування сталою.

‍

До оптимізації витрат одна доставка у дві сторони коштувала компанії 350 грн, тоді як після впровадження нової логістичної стратегії витрати знизилися до 100 грн. Це дозволило значно зменшити логістичні витрати та підвищити ефективність роботи компанії.

Звітність перед зацікавленими сторонами

Інвестори і кредитори звертають увагу на звіт про прибутки та збитки при оцінці фінансового стану компанії. Це особливо важливо, якщо ви плануєте залучати інвестиції для масштабування бізнесу. Надійна фінансова звітність підвищує вашу привабливість для інвесторів.

‍

Звіт про прибутки та збитки є незамінним інструментом для кожного підприємця. Він надає чітке уявлення про фінансовий стан компанії, допомагає виявляти приховані витрати та оптимізувати ресурси. Використання цього звіту дозволяє власникам бізнесу планувати ефективні стратегії, приймати обґрунтовані рішення на основі реальних даних і забезпечувати стабільність та зростання бізнесу в довгостроковій перспективі.

Як створити якісний звіт про прибутки та збитки?

Якісно складений звіт про прибутки та збитки - це основа фінансового здоров'я вашого бізнесу. Він не лише допомагає зрозуміти поточний стан справ, але й відкриває нові можливості для зростання. Щоб ваш звіт був максимально корисним, дотримуйтесь таких ключових кроків:

‍

1. Вибір періоду звітності. Визначте, за який період складатиметься звіт. Це може бути місяць, квартал або рік, залежно від особливостей вашого бізнесу та галузевих стандартів.‍

‍

2. Збір фінансової інформації. Зберіть усі необхідні фінансові дані: доходи, витрати, операційний прибуток (або збиток), проценти, податки та інші фінансові показники. Збір потрібно проводити, не лише руху коштів по офіційних рахунках, а й по готівкових касах, картках, гаманцях і т.д‍

‍

3. Класифікація доходів та витрат. Ретельно класифікуйте всі доходи та витрати за їхнім призначенням та характером. Основні доходи (від продажу товарів або послуг) і додаткові доходи (від інвестицій, ліцензій тощо) мають бути виділені окремо. Витрати слід поділити на категорії, такі як заробітна плата, матеріали, маркетинг, адміністративні витрати тощо.

‍4. Розрахунок чистого прибутку (або збитку). Відніміть загальну суму витрат від всієї суми доходів для розрахунку чистого прибутку або збитку. Цей показник є критично важливим для оцінки фінансового стану компанії.

‍

5. Порівняння з попередніми періодами. Порівняйте результати звітного періоду з попередніми періодами для виявлення тенденцій та аналізу динаміки фінансових показників.‍

‍

6. Підготовка аналітичного звіту. Після складання основного звіту про прибутки та збитки підготуйте додатковий аналітичний звіт, який містить детальну інформацію про окремі складові доходів та витрат, а також пояснення причин змін у фінансових показниках.

‍

7. Візуалізація результатів. Використовуйте інструменти візуалізації для покращення розуміння та зручності сприйняття фінансової інформації. Графіки та дашборди допомагають швидко оцінити фінансовий стан компанії.

‍

Додаткові поради:
‍

• Ретроспективний аналіз. Порівнюйте результати з минулими періодами, щоб виявляти тренди та передбачати майбутні витрати і доходи.
  ‍
• Аналіз ринку. Враховуйте зміни в економічному середовищі та ринкові тренди, що можуть впливати на фінансові показники вашого бізнесу.
  ‍
• Розподіл грошей. Відокремлюйте власні кошти від коштів бізнесу. Це дозволить уникнути дуже розповсюдженої помилки змішування фінансів.
  ‍
• Професійний підхід. Візьміть консультацію професійного фінансиста для кваліфікованого швидкого консультування щодо налагодження обліку. Якщо немає коштів на постійний супровід, то перша консультація направить власника на шлях істинний. 
  ‍
• Технологічні рішення. Використовуйте сучасні інструменти для автоматизації фінансового обліку. Наприклад, Finmap інтегрується з банками та платіжними системами, спрощуючи процес збору і аналізу даних.

Дотримуючись цих кроків та стандартів складання звіту про прибутки та збитки, ви отримаєте чітке та об'єктивне уявлення про фінансовий стан вашої компанії. Це дозволить вам ефективніше керувати бізнесом і приймати стратегічні рішення, що сприятимуть його зростанню та стабільності. 

‍

Для максимальної зручності та ефективності автоматизуйте облік за допомогою Finmap і забудьте про складні саморобні таблиці. Finmap інтегрується з банками та платіжними системами, надаючи вам зручні графіки та дашборди, що значно спрощують аналіз та прийняття обґрунтованих бізнес-рішень.