Як Finmap допомагає Retail-бізнесам навести фінансовий порядок

Ти продаєш щодня: сайт, Instagram, маркетплейси. Гроші заходять — але щодня повертаєшся до одного й того ж питання: «А скільки бізнес реально заробляє?».

Продажі зростають, обороти збільшуються, але фінанси нестабільні, попри зростання оборотів. То бракує коштів на рекламу, то не вистачає на закупівлі. Замість чіткої фінансової картини — хаос і плутанина. Чи справді твій бізнес заробляє, чи просто тримається на плаву?

‍У retail та e-commerce помилки коштують дорого. ‍

Зробив знижку, але не врахував логістику — вже працюєш у мінус. 

Запустив рекламу, але не врахував витрати — втратив прибуток. ‍

Коли немає чіткої фінансової картини під рукою, рішення стають здогадками. А здогадки — це ризик банкрутства для бізнесу.

Типові фінансові проблеми у сфері Retail та E-commerce 

Ти постійно приймаєш десятки рішень: скільки вкласти в рекламу, коли платити постачальникам, який товар замовити. Але без чіткої фінансової системи ці рішення — майже завжди наосліп. 

Розглянемо 5 найпоширеніших проблем, які не дають бізнесу масштабуватись:

1. Відсутність єдиної фінансової системи

Безліч рахунків ФОП, еквайринг, маркетплейси, післяплата, готівка, NovaPay — вся фінансова інформація розкидана по різних кабінетах і таблицях.

Якщо ці дані не зведені в одну систему, ти не бачиш реальної картини: скільки є грошей, які надходження заплановані, що вже витрачено, а що має надійти.‍

Наслідки:

• Кожна перевірка балансів — як ревізія, яка з’їдає час і нерви. Замість того щоб керувати бізнесом, ти шукаєш цифри по різних Excel і банкінгах.
  
• Фінансист або бухгалтер не мають актуальних даних. У такій ситуації легко перевищити ліміт обігу коштів, що може спричинити сплату додаткових податків або повернення оплат від клієнтів.
  
• Помилки в підрахунках ведуть до касових розривів, прострочень оплат, зриву закупівель, або до того, що кошти просто блокуються на рахунку — і ти не можеш використати їх, коли потрібно.

Власник не має витрачати час на зведення даних вручну — він має бачити повну фінансову картину в два кліки. Це основа для ефективного управління.

2. Незрозуміло, що реально приносить прибуток

Більшість e-commerce та retail компаній знають лише дані по обігу. Але який товар реально прибутковий, який канал приносить маржу, а який лише тягне витрати -  зазвичай не відслідковується.

За даними дослідження PwC Strategy: 

‍Близько 50 % товарів у портфелі типової компанії з продажів приносять менше 5 % валової маржі.

‍Наслідки:

• Продаєш товар, який здається вигідним чи популярним, але насправді він “з’їдає” рентабельність.
  
• Складно масштабуватись: ти не знаєш, що саме варто продавати для цього.
  
• Бюджети йдуть на рекламу, яка не приносить бажаного результату.

Не важливо, скільки ти продаєш. Важливо — скільки ти заробляєш на кожній позиції. Саме маржа по товарах і каналах має визначати твої рішення.

3. Касові розриви через хаос у взаєморозрахунках

У своїй компанії ти щодня маєш справу з десятками контрагентів: постачальники, логістичні компанії, менеджери, фрілансери. У кожного — свої умови оплати: передоплата, часткова оплата, аванси, відстрочка 7, 14, 30 днів.

Але коли немає системного обліку взаєморозрахунків, ти втрачаєш контроль: не знаєш, хто ще має заплатити тобі, а кому ти мав платити ще вчора. 

Наслідки: 

• Виникають касові розриви: на рахунку ніби є гроші, але фактично вони можуть зникнути будь-якої секунди, після дзвінка незадоволеного постачальника.
  
• Нараховуються штрафи, блокуються відвантаження, втрачаються клієнти.
• Доводиться гасити “пожежі” з власної кишені — закривати оплату зі своїх особистих коштів або в борг.

Фінансові відносини з партнерами мають бути під контролем. Кожен платіж має бути запланованим і прозорим — інакше в тебе не бізнес, а ланцюг хаотичних реакцій.

4. Відсутність фінансового планування

У більшості e-commerce бізнесів гроші приходять після виконання замовлення.

Але основні витрати — постійні й здебільшого потребують передоплати: потрібно заздалегідь закупити товар, запустити рекламу, виплатити аванси, оплатити доставку, оформити повернення і т.д.‍

Наслідки:

• Якщо ти не плануєш, коли і скільки коштів надійде, — рано чи пізно опинишся в ситуації, коли грошей в касі та на рахунках буде замало.
  
• Платежі проводяться в борг або з кредитного ліміту, що тягне додаткові витрати.
  
• Неможливо передбачити прибуток — до останнього не зрозуміло, закриєш місяць у плюс чи в мінус.

За даними JPMorgan Chase, понад 60% бізнесів не мають навіть базової моделі Сash flow на місяць. Як гадаєш чи довго протягнуть ці бізнеси?

Без фінансового планування ти не керуєш грошима — ти постійно борешся з наслідками їх відсутності.

5. Гроші, що заморожені в товарі

Одна з найпоширеніших фінансових помилок у retail та e‑commerce — закуповувати товар без фінансового обґрунтування. Часто рішення приймаються на емоціях: “добра ціна”, “піде в сезон”, “хай лежить — не зіпсується”.

Але кожна партія товару — це заморожені гроші. І якщо ти не знаєш, чи реально продати цей обсяг, з якою маржею, і чи покриє прибуток витрати на рекламу, доставку, пакування, — це не інвестиція, а баласт.

Наслідки:

• Без розрахунку повної собівартості та маржі легко взяти товар, який здається прибутковим, але після доставки, пакування й комісій ти просто віддаєш його задарма.
  
• Ти не можеш оплатити те, що дійсно потрібно — бо гроші заморожені в товарі.
  
• Ти не можеш збільшити продажі, бо не знаєш, які товари дійсно приносять гроші.

Кожна закупка має проходити через аналітику: чи продамо, скільки заробимо, і чи це краще вкладення, ніж реклама чи розвиток.

Це не повний перелік фінансових проблем, з якими стикаються e-commerce та retail бізнеси. Але саме ці — найнебезпечніші. ‍

Вони з’їдають прибуток, блокують розвиток і створюють постійну нестабільність. ‍

Якщо не вирішити їх — будь-яке масштабування буде не зростанням, а розширенням хаосу.

Чому звичайної CRM з продажів недостатньо?

Багато підприємців помилково вважають, якщо в бізнесі вже є CRM, то фінанси під контролем. Так, CRM — важливий інструмент, але вона створена для управління замовленнями, а не грошима.

CRM допомагає продавати, і це її основне завдання. Зокрема, система:

• фіксує ліди й заявки від клієнтів;
• показує етапи продажів і воронку;
• допомагає контролювати роботу менеджерів;
• дозволяє рахувати конверсії, середній чек і виконання KPI.

Але не відповідає на головне фінансове питання: чи приносить бізнес прибуток?

У CRM не збираються дані реальних витрат — на рекламу, доставку, пакування, зарплати. Вона не враховує, коли надійдуть кошти з маркетплейсу або коли треба оплатити постачальнику. 

Вона не покаже тобі, скільки грошей є на рахунку, що заблоковано, скільки ти винен постачальнику і скільки грошей в тебе має бути, щоб покрити всі зобовʼязання.

CRM — це про те, хто купив. А управлінський облік — про те, що ти заробив.

І якщо ти хочеш керувати фінансами, а не просто вести облік продажів — потрібен окремий інструмент.

Finmap — це управління грошовими потоками в реальному часі

Finmap — онлайн-програма для управлінського обліку, яка дає повну фінансову картину.

Finmap збирає все в одному місці, автоматизує рутину та показує, де прибуток, а де витрати. Це не “бухгалтерія для податкової”, а інструмент, щоб ухвалювати управлінські рішення.

Для рітейл та e-commerce це критично: рух грошей нестабільний, витрати розпорошені, дані — у десятках джерел. 

Більше ніякого хаосу: усі гроші — під контролем в одному вікні

Finmap дозволяє звести всі джерела фінансів в одну систему: банківські рахунки, ФОПи, еквайринг, дані з маркетплейсів, NovaPay, післяплати, готівку. 

Finmap має відкрите API, що дозволяє підключити CRM та інші системи, завдяки чому в облік автоматично потрапляють не лише платежі, а й інформація з продажів. 

‍Результат: У будь-який момент бачиш, скільки в тебе грошей, звідки вони прийшли і куди йдуть. Це — не просто зручність. Це контроль над прибутком.

Автоматизуй облік — керуй бізнесом, а не таблицями

Finmap дозволяє автоматизувати фінансові процеси за кілька простих кроків — без зайвої рутини та постійного контролю:

Результат: Усі дані оновлюються автоматично, облік ведеться без помилок і затримок, а ти нарешті звільняєш час для стратегічних рішень, розвитку бізнесу й прибутку — замість рутини.

Звіт Проєкти — бачиш рентабельність кожного напрямку окремо

Хочеш знати, що справді приносить прибуток: продажі з Rozetka чи Instagram, гурт чи роздріб, опт чи дропшипінг?

Finmap дозволяє розділити бізнес на окремі “проєкти” — за каналами, напрямками, лінійками, брендами або маркетплейсами. І бачити по кожному: надходження, витрати, прибуток.

Результат: Приймаєш рішення на основі маржі та рентабельності. Масштабуєш те, що працює — і прибираєш те, що тягне вниз.

Платіжний календар — твій фінансовий планер

Втомився гасити пожежі? У Finmap ти бачиш усі майбутні надходження та витрати по днях — і заздалегідь розумієш, коли може виникнути касовий розрив або нестача коштів.

‍Результат: Плануєш рух коштів наперед, вчасно закриваєш зобовʼязання, уникаєш касових розривів і керуєш бізнесом стратегічно, а не в режимі стресу.

Склад відображається у грошах — бачиш прибуток, а не просто запаси

Закупив товар, але не продав. Гроші вже витрачені, а прибутку ще нема. Створи у Finmap окремий “рахунок Склад”, де ти будеш бачити рух товару у грошовому вираженні.

Результат: Ти отримаєш точний результат, скільки заробив з проданого товару. Не плутаєш витрати з активами. Це особливо важливо для бізнесу з великим товарним залишком.

Контролюй дебіторку та кредиторку — уникай касових розривів і втрат

Багато бізнесів втрачають гроші не тому, що погано продають, а тому, що вчасно не отримують оплату або не контролюють власні зобовʼязання.

Finmap дозволяє вести облік усіх боргів: хто винен тобі, скільки, на коли запланований платіж. І навпаки — кому винен ти, яка дата оплати, що вже погашено, а що ще в очікуванні.

‍Результат: Уся дебіторка і кредиторка — під контролем. Ти більше не забуваєш про важливі платежі, не ризикуєш втратити клієнтів або репутацію. Прогнозуєш касові розриви, плануєш оборотні кошти й точно знаєш, на що можеш розраховувати.

Гнучкий інструмент для всіх твоїх задач

Окрім базових функцій, Finmap легко підлаштовується під твій бізнес.

Ти можеш:

• відстежувати виплати зарплат і бонусів менеджерам;
• делегувати рутинні задачі підлеглим завдяки гнучким доступам;
  
• аналізувати прибутковість клієнтів, маркетплейсів, рекламних кампаній;
  
• контролювати, хто скільки заробляє і витрачає в команді;
  
• надсилати рахунки-фактури та фіксувати оплату від клієнтів. 

‍Результат: Отримуєш не просто облік, а фінансову систему, яка підлаштовується під твій бізнес. Від оперативних виплат до стратегічної аналітики — усе, що впливає на прибуток, під контролем в одному робочому просторі.

Кейс клієнта Finmap: від фінансової плутанини до стратегічного управління

Клебріг - гіпермаркет хімічної продукції, що займається фасуванням та продажем хімічної продукції. Має власне виробництво засобів для побутової та харчової промисловості та працює з великою номенклатурою товарів, регулярними закупівлями та постійними логістичними витратами.

‍

До впровадження Finmap фінансовий облік обмежувався Excel-таблицями, бухгалтер займався податковим обліком, але власник не мав довіри до повної фінансової картини.

Лише після так званого “виходу з операційки”,  засновник компанії Андрій почав рахувати гроші сам — і зіткнувся з касовими розривами, відсутністю контролю за операційними та оборотними витратами та некоректним аналізом P&L.

Були дні, коли грошей фізично нема, але я знаю — вони будуть. Вести фінанси і бачити картину — це різні речі. - Андрій Фемяк, власник компанії Клебріг 

Спершу Finmap вирішили впровадити для базової фіксації грошей та зведення всіх фінансових джерел в єдину систему. 

Та ознайомившись краще, власник зрозумів, що Finmap є універсальним інструментом фінансового управління, що показує повну картину бізнесу: доходи, витрати, обігові кошти, зобов’язання. 

Спочатку Finmap став просто журналом платежів. Але згодом — перетворився на аналітичну систему, яка дає змогу оцінити рентабельність, планувати інвестиції та уникати фінансових помилок. - Андрій Фемяк, власник компанії Клебріг 

Компанія вибудувала фінансову систему навколо трьох ключових компонентів :

• Звітність P&L: для щомісячної оцінки прибутковості та виявлення неприбуткових напрямків.
  
• Прогнозування cash flow: дозволяє планувати обігові кошти та розуміти, коли будуть доступні живі гроші.
  
• Контроль витрат: структурування витрат на операційну діяльність, закупівлі та розвиток.

Як результат, фінансові рішення в компанії більше не приймаються навмання. 

Бізнес бачить не тільки те, що було, а й те, що буде: коли надійдуть кошти, чи вистачить їх на закупівлю сировини, чи є резерв для інвестицій. Це дозволило не лише стабілізувати фінанси, а й перейти до стратегічного управління.

Порада від Андрія для інших підприємців: 

‍Перед тим як інвестувати, чітко розділи: що з витрат — операційка, а що — оборотка. Розрахуй повну собівартість, включно з логістикою, упаковкою та комісіями. Без цього жодна інвестиція не дасть прибутку.

Finmap — інструмент, який дає Retail та E-commerce бізнесу фінансовий контроль

Це не просто зручність, а критично важливий інструмент для стабільності, зростання й прибутку. Finmap:

• Обʼєднує всі джерела надходжень і витрат в одну систему
  
• Автоматизує фінансовий облік
  
• Дає змогу бачити прибутковість товарів, каналів і напрямків
  
• Допомагає прогнозувати касові розриви
  
• Відстежувати сезонність бізнесу та товарів
  
• Контролює дебіторську та кредиторську заборгованість
  
• Дає повну фінансову картину для ухвалення рішень

Finmap — це основа для реального прибутку й масштабування.

З Finmap ти більше не гадаєш, що відбувається з грошима — ти точно це знаєш. 

Запусти фінансову систему в своєму бізнесі вже зараз — і почни заробляти, а не просто продавати.
‍

Фінансовий хаос? Забудь!

Finmap дає контроль і порядок.

Спробуй — 7 днів безкоштовно.

Спробувати безкоштовно

не потрібно прив'язувати карту

​

Поширені питання про фінансовий облік у retail та e-commerce

1. У нас уже є CRM. Навіщо ще й Finmap?
CRM — це про замовлення, а не про гроші. Вона не враховує реальні витрати, не показує касові розриви, не дає P&L. Finmap закриває головне питання: чи приносить бізнес прибуток, а не лише продажі.

2. Ми все ведемо в Excel. Це ж теж облік, так?
Ні. Excel — це ручна робота, постійні помилки й відсутність актуальності. Finmap автоматизує облік, синхронізується з банками й дає фінансову картину в реальному часі — не через тиждень після «звірки».

3. Наш бізнес маленький. Чи потрібна нам така система?
Саме малий бізнес найчастіше страждає від касових розривів і нераціональних витрат. Finmap — це не про розмір, а про контроль. Почни з малого, щоб мати шанс вирости.

4. Ми й так прибуткові. Для чого ще одна система?
Прибуток без прозорої системи — це вгадування, не управління. Без контролю над обігом, маржею, зобов’язаннями ти не зможеш масштабуватись безболісно. А без планування — навіть прибутковий бізнес може згоріти через один касовий розрив.

5. Чи покаже Finmap, які товари й канали прибуткові?
Так. У Finmap можна побачити рентабельність по кожному товару, каналу чи маркетплейсу. Це основа для масштабування: ти розвиваєш те, що приносить прибуток — і відсікаєш те, що лише витрачає ресурс.

6. А якщо я не фінансист, чи зрозумію я щось?
Finmap створено не для бухгалтерів, а для власників. Все просто: зрозумілі графіки, автоматичні звіти, жодних складних термінів. Фінансова картина доступна в кілька кліків — щоб ти міг ухвалювати рішення, а не «копатися» в табличках.