Як Finmap допомагає Beauty-бізнесам навести фінансовий порядок

Касовий розрив, затримки виплат дистриб’юторам косметики, брак коштів на зарплати майстрам, хаотичне використання готівки з каси — це не винятки, а будні для багатьох салонів, де фінансовий облік не в пріоритеті.
‍

Марно тішитись, що такий стан справ у всіх. Насправді успішні салони доводять протилежне: коли фінансами займаються правильно, з’являється прибуток, зростання і спокій.

‍

Разом з провідними експертками бʼюті-індустрії Аліною Тимошенко та Наталією Гончаренко ми виділили три найпоширеніші проблеми, рішення яких поверне контроль над грошима, допоможе уникнути типових помилок і ти нарешті побачиш реальний прибуток. 

‍

Читай до кінця, якщо хочеш: 

• побачити цілісну картину фінансів свого салону; 
• передбачати касові розриви, а не гасити їх; 
• делегувати фіноблік без втрати контролю;
• і почати масштабування — з порядку.

‍

Проблема №1: Ти не знаєш, скільки грошей має твій бізнес

Чи можеш ти, як власник бізнесу, відповісти: скільки грошей прямо зараз у розпорядженні салону?

Якщо замість чіткої цифри ти починаєш хаотично перевіряти банківські додатки, перераховувати готівку в касі, писати майстрам і згадувати, що ще щось мало пройти  по терміналу — ця проблема вже вкорінилася у твоїх бізнес-процесах.

Причина проста — гроші розпорошені: частина на бізнес‑рахунках в різних банках, щось на особистих картках, якась сума в касі, частина на руках у майстрів. 

Як змішування особистих і бізнес-грошей руйнує фінансову систему

Такий стан справ призводить до ще серйознішої проблеми — змішування особистих і бізнес-грошей. 

‍Перша і найболючіша помилка — змішування особистих і бізнесових грошей. Це коли з однієї каси купують усе підряд і серветки для студії, і продукти додому. Або щойно заробили за день, одразу витратили на особисті потреби. У результаті наприкінці місяця неможливо зрозуміти реальну картину доходів і витрат. - Аліна Тимошенко, менторка та авторка освітніх програм для бʼюті-підприємців 

Без чіткої фінансової системи власник використовує будь-який доступний рахунок — незалежно від того, чи це рахунок компанії, чи особиста картка. Такий підхід створює ілюзію гнучкості, але насправді підриває контроль і стабільність бізнесу.

‍

До чого це призводить:

• Неможливо точно визначити прибутковість бізнесу — вливання власних грошей маскує реальні збитки.
• Виникає залежність бізнесу від особистих коштів власників — замість того, щоб аналізувати фінансову ефективність.
• Плутанина в обліку витрат — особисті витрати можуть некоректно враховуватись у звітності, що спотворює аналітику та ускладнює податкову звітність.
• Неможливо створити фінансову подушку або планувати інвестиції — оскільки немає відокремленого грошового потоку компанії.
• Зростає фінансова тривожність і виснаження — немає відчуття стабільності, навіть за наявної виручки.

Як звести всі фінанси в єдину систему?

Щоб керувати бізнесом на основі цифр, потрібно почати з бази — повного переліку рахунків, які використовуються у твоєму салоні. 

‍

Без цього будь-який облік — це здогадки, а не реальність. 

‍

Саме тому перший крок фінансового обліку у Finmap — створити структуру рахунків і побачити повну картину: скільки грошей є, де вони знаходяться, і які з них справді доступні для бізнесу.

Окремі бізнес-рахунки — це не формальність. Це звичка, яка буквально змінює мислення власника.

‍

Візьми це за правило: розділи рахунки на особисті та бізнесові — і використовуй їх відповідно. Наприклад, один банк або окрему картку — лише для особистих витрат, іншу — виключно для операцій бізнесу. Не змішуй. Навіть якщо тобі зручно “перерахувати швиденько з особистої”.

‍

Це просте рішення:

• формує чітку межу між твоїм життям і фінансами салону;
• допомагає побачити реальну прибутковість бізнесу, без викривлень;
• знижує стрес, бо ти перестаєш підживлювати салон особистими грошима;
• дає змогу аналізувати фінанси системно, а не інтуїтивно.

Без чіткого розділення особистих і бізнес-рахунків не існує фінансового контролю — є лише ілюзія. Finmap допоможе перетворити хаос у керовану систему з першого дня.

Проблема №2: Непередбачуваний грошовий потік (Cash Flow)

Ти можеш стежити за щоденною виручкою й орієнтовно розуміти свої витрати. Але якщо не плануєш і не прогнозуєш рух грошей наперед, це прямий шлях до касового розриву. 

‍

Проблема в тому, що надходження завжди нерівномірні, а витрати — стабільні. Без цілісної фінансової системи в потрібний момент необхідної суми просто може не бути.

‍

Що це означає на практиці:

• Немає чіткого уявлення, скільки коштів буде доступно через тиждень або два.
• Виплати зарплат і оренди опиняються під загрозою, бо рішення приймаються без аналізу.
• Закупівлі проводяться несистемно, без урахування пікових і спокійних періодів у роботі.

‍Часто власники перевищують витрати на закупівлі: замовляють матеріали про запас або купують те, що не є критично необхідним, без аналізу залишків. Такі витрати накопичуються та з’їдають значну частину прибутку. - Аліна Тимошенко, менторка та авторка освітніх програм для бʼюті-підприємців 

Кешфлоу — це більше, ніж оборот: це ключ до сезонності

Так, у бʼюті-бізнесу теж є сезонність. У когось це весняний пік, у когось — осінній, у когось — святковий грудень. Але якщо ти не ведеш облік і не аналізуєш динаміку доходів і витрат ти просто її не побачиш.

‍

У Finmap це видно з першого ж графіку в звіт Гроші — щомісячна динаміка бізнесу дозволяє швидко визначити, в які місяці завантаженість найвища.

‍

Це дозволяє:

• Вчасно підготувати графік майстрів.
• Зробити заздалегідь закупку матеріалів.
• Розрахувати навантаження та пріоритети на команду.
• Спрогнозувати потенційні касові розриви й уникнути форс-мажорів.
• Побудувати систему промо або сертифікатів, які збільшать виручку в несезон.

План — це не формальність. Це впевненість, що в найважливіший момент у тебе все під контролем, а не закінчується фарба чи витратні матеріали в пік записів.

Фінансова подушка — основа стабільного бізнесу

Ще один не менш важливий ефект від ведення кешфлоу — це можливість створити резервний фонд.

‍Найпоширеніша проблема — відсутність фінансової подушки безпеки. Багато студій працюють від місяця до місяця, і навіть після декількох років на ринку залишаються у вразливій позиції: будь-яка непередбачувана витрата (поломка обладнання, різке зростання оренди, форс-мажор) може вибити з колії. - Аліна Тимошенко, менторка та авторка освітніх програм для бʼюті-підприємців 

Коли ти бачиш надлишки в певні періоди, можна свідомо відкласти частину коштів.

‍

Адже робота бізнесу з фінансовою подушкою і без неї сильно відрізняється: 

Завантажте гайд “Чи захищений твій бізнес фінансово”

Я прочитав і погоджуюся з Договір публічної оферти і Політика конфіденційності Отримати чек-лист

Управління грошима: як Finmap допомагає контролювати кешфлоу

Тож, після того, як ти зібрав всі рахунки в єдину систему, наступним кроком до фінансового порядку стає ведення кешфлоу — контроль реального руху грошей у щоденному та прогнозованому режимі.

‍

Як це реалізувати у Finmap:
‍

1. ‍Синхронізуй рахунки: операції автоматично підтягуватимуться з інтегрованих банків, імпортуй або внось їх вручну, якщо працюєш із готівкою.
   ‍‍
2. Позначай категорії для кожної операції або створи автоправила, щоб витрати й доходи автоматично потрапляли у потрібні статті.
   ‍‍
3. Внеси обовʼязкові планові платежі та очікувані надходження — оренда, зарплати, абонементи, сертифікати тощо.
   ‍‍
4. Використовуй платіжний календар, щоб бачити, коли саме потрібні кошти та чи вистачить їх на покриття витрат.
   ‍‍
5. Щотижня переглядай звіти по кешфлоу — аналізуй фактичні залишки, сезонність і динаміку бізнесу, щоб ухвалювати рішення вчасно.

‍

Finmap перетворює хаотичні потоки в чітку систему. Тепер ти бачиш, що буде далі, і дієш на випередження. Це не просто реакція на фінансові проблеми, а системне управління бізнесом. 

Фінансовий хаос? Забудь!

Finmap дає контроль і порядок.

Спробуй — 7 днів безкоштовно.

Спробувати безкоштовно

не потрібно прив'язувати карту

​

Але навіть якщо ти бачиш сезонність і плануєш фінанси — це ще не гарантія порядку. Бо поки всі рішення, платежі й записи тримаєш на собі — ти і є система. 

‍

А система, яка залежить від однієї людини, завжди вразлива.

Проблема №3: Не делегуєш справи, що зʼїдають твій ресурс

Очікування: у тебе є омріяний успішний бізнес, який працює сам.
Реальність: ти його головний двигун, основний процес і єдина гарантія порядку.

‍

Салони краси часто народжуються з таланту та бачення. З бажання створити щось красиве, особливе. Але щойно зʼявляються клієнти, команда і витрати — ця мрія стає відповідальністю.

‍

Із творчої ролі власник швидко перетворюється на:

• провідного майстра (бо ніхто не робить краще),
• адміністратора (бо зміна не вийшла, а графік треба закрити),
• маркетолога (бо reels треба викладати щодня),
• закупівельника (бо треба знайти, замовити й отримати потрібне),
• декоратора й логіста (бо нову поличку треба десь купити й поставити),
• HR (бо саме ти маєш обрати, хто буде з тобою в команді),
• і навіть прибиральницю (бо ти не можеш спокійно пройти повз робочий безлад).

Не фінанси створюють проблеми, а їх ігнорування

Фінанси мовчать. Вони не відволікають дзвінками, не пишуть у Viber, не стоять під дверима з претензіями. Тож серед щоденних справ вони завжди відкладаються на потім. Спочатку клієнт, пост, закупка, запис, майстер... А фінанси залишаються в голові, в нотатках, незаповнених таблицях.

‍

Але саме так і починається хаос. Саме це “потім” обертається касовим розривом, відсутністю зарплат і невпевненістю в завтрашньому дні.

‍

А бізнес не росте з інтуїції. Він росте з порядку. Перший крок до зростання — це вивільнити твій час і увагу. 

‍

І почати варто з найважливішого — делегування фінансового обліку.

​​Як делегувати фінансовий облік у Finmap

У Finmap ти можеш передати частину фінансових процесів іншим людям без втрати контролю. Для цього є розділ Користувачі, де можна додати всіх причетних осіб й налаштувати гнучкі права доступу: від повного до точкового (лише 1 рахунок або тільки внесення даних без перегляду аналітики).

Фінансовий директор на аутсорсі

допоможе налаштувати ефективний облік та приймати виважені управлінські рішення

Замовити безкоштовну консультацію

А якщо фінансового фахівця в тебе в штаті ще ще немає — використай Finmap AI Copilot. Він підготує зрозумілий звіт, покаже слабкі місця та порадить, що робити далі. І навіть попередить про ризики, які ти можеш не побачити самостійно.

‍

Памʼятай: фінансовий облік не ще одна задача, а основа стабільного бізнесу.

‍

Щоб зростати, потрібно делегувати і Finmap дає можливість передати частину рутин без втрати контролю.

‍

Бо твоя роль — не тягнути все на собі, а керувати системою, яка працює на тебе.

Як уникнути фінансових помилок у салоні: поради від Наталії Гончаренко

Наталія Гончаренко — авторка бестселерів для бʼюті-підприємців, засновниця The Concepts Beauty Business School. Вона впевнена, що фінансовий облік — це не Excel-таблиця, а повноцінна культура ведення бізнесу. 

‍

Без знань, дисципліни та правильно розставлених акцентів навіть прибутковий салон може працювати “в нуль”.

‍

Ми попросили Наталію поділитись ключовими порадами, які допоможуть тобі на шляху до контролю над грошима.

1. Почни з дисципліни

Борги, касові розриви, нестача коштів на зарплати — це не причина проблем, а їх симптоми. Головна причина в тому, що у салоні немає навіть базового фінансового обліку. А ще глибше — у відсутності дисципліни.

‍

У бʼюті-бізнесі часто не вистачає саме підприємницької дисципліни. Коли власник систематично бере гроші з каси на особисті потреби, він не помиляється — він приймає свідоме рішення. Він обирає касовий розрив замість стабільності, затримки зарплат замість лояльності команди, борги замість розвитку.

‍Дисципліна — це не талант і не освіта. Це особистий вибір, який потрібно робити щодня, якщо ти хочеш, щоб твій бізнес вижив і ріс. - Наталя Гончаренко, засновниця міжнародної бізнес-школи The Concepts Beauty Business School

2. Виділи фонд оплати праці як окрему статтю

Одна з головних помилок у фінансовому плануванні салону — це ігнорування фонду оплати праці (ФОП) як окремої витрати. Якщо ти платиш майстрам фіксований відсоток від виручки, ФОП автоматично зростає разом із доходами. А якщо ще й гнучкий % — зростання виручки взагалі не гарантує прибутку.

‍Фонд оплати праці не повинен змінюватися пропорційно доходу. Це стратегічна категорія витрат, яка потребує окремого контролю. - Наталя Гончаренко, засновниця міжнародної бізнес-школи The Concepts Beauty Business School

Почни рахувати фонд оплати праці як самостійну витратну статтю. Це дозволить реально оцінювати маржинальність послуг, керувати прибутком і бачити, куди зникають гроші.

3. В першу чергу оцінюй маржинальний прибуток

Середній чек — показник, що не здатен надати повного уявлення про фінансовий стан салону. 

‍

Реальну картину дає лише маржинальний прибуток — сума, яка залишається після вирахування змінних витрат із кожної послуги чи товару. Саме вона покриває твої постійні витрати та формує прибуток.

‍

Чому маржинальний прибуток важливий:

• ти бачиш, скільки гривень кожна послуга й товар реально дає для покриття витрат салону;
• маєш дані для управління змінними витратами;
• можеш застосовувати динамічне ціноутворення та створювати зважені акційні пропозиції;
• можеш встановлювати ціни не навмання, а з урахуванням рентабельності та ринку;
• відповідати собі: якою має бути послуга, щоб ми могли продавати її по цій ціні?

‍Будь ласка, не додавайте до змінної собівартості умовні частки чи відсотки від постійних витрат. І не множте витратні матеріали на 2–3–5 — це міф, який давно розповсюдився індустрією. Якщо хочеш навчитися рахувати правильно — звернися до фахівців, а не до порад з соцмереж. - Наталя Гончаренко, засновниця міжнародної бізнес-школи The Concepts Beauty Business School

Фінансова стабільність у салоні починається з простих рішень. Не потрібно одразу ставати профі в обліку — достатньо взяти відповідальність і бути готовим навчатися. 

‍

Бо саме системний підхід до грошей відрізняє салон, який виживає, від того, що зростає та приносить прибуток.

Гроші під контролем — бізнес зростає

Якщо ти побачив у цій статті свої проблеми — це вже перший крок до змін. Далі — систематизувати фінанси, навести порядок у грошових потоках і нарешті побачити реальний прибуток.

‍

Бо найкращі майстри, черга з клієнтів і стильний інтер’єр — це важливо. Та саме чіткий фінансовий облік дає салону стабільність, прибуток і впевненість у майбутньому.

‍

Finmap —  система твого контролю, яка:

• обʼєднує всі рахунки, каси й витрати в одному місці;
• показує, скільки прибутку приносить кожна послуга й майстер;
• попереджає про касові розриви — ще до того, як вони зʼявляться;
• допомагає сформувати зарплатний фонд і планувати виплати;
• виявляє, де зникають гроші — і що з цим робити;
• дозволяє делегувати облік, але залишити повний контроль за собою.

Якщо хочеш, щоб салон не просто працював, а приносив прибуток — почни з обліку.

‍

Спробуй Finmap і наведи красу у фінансах! 

Часті запитання:

1. Навіщо мені фінансовий облік, якщо зараз у салоні все ніби стабільно?

Бо «стабільно» — це не синонім «прибутково». Без системного обліку ти не бачиш, де витікають гроші, яка послуга реально вигідна, чи вистачить грошей на зарплати наступного місяця.

‍

2. Як зрозуміти, які послуги чи майстри приносять прибуток, а які — тільки створюють витрати?

Варто вести облік по кожному напрямку: окремо фіксувати доходи й витрати по кожній послузі чи майстру. Це допоможе побачити, що працює ефективно, а що потребує змін або оптимізації.

‍

3. Що буде, якщо я все ще змішую особисті й бізнес-гроші?

Ти не зможеш точно оцінити прибутковість бізнесу. Особисті витрати, зняття готівки й спонтанні покупки спотворюють картину. Окремі рахунки та чітке розділення допомагають побачити, скільки реально заробляє салон і куди йдуть гроші.

‍

4. Хто має вести фінанси в салоні? Це обовʼязково має бути фінансист?

Не обов’язково. На початку ти можеш вести облік самостійно або делегувати адміністратору, фінансовому помічнику, бухгалтеру. Головне — чітка система, регулярність і зрозумілі правила для всіх, хто залучений до процесу.

‍

5. А якщо я не хочу, щоб адміністратори чи майстри бачили всю фінансову інформацію?

Це нормально. Варто налаштувати доступи до обліку так, щоб кожен бачив і робив лише те, що стосується його зони відповідальності — наприклад, вносив касові витрати або працював лише зі своїм рахунком. Це дозволяє делегувати частину задач, зберігаючи контроль у своїх руках.