Як Finmap допомагає локальному бізнесу навести фінансовий порядок. Кейс Dasha Katsurina Studio + Showroom

Якщо ти власник локального бізнесу, ти щодня знаходишся всередині процесів: контролюєш продажі, закупівлі, комунікуєш з постачальниками й водночас намагаєшся тримати під контролем фінанси.

‍

Але навіть коли все працює злагоджено — клієнти є, виручка стабільна, команда мотивована — грошей може все одно не вистачати.

‍

Причина не завжди у зниженні продажів чи зовнішніх факторах. Часто проблема глибше — у невидимих фінансових процесах, які поступово знижують прибутковість і створюють відчуття нестабільності.

‍

Розберемо три головні фінансові проблеми локального бізнесу — і покажемо, як Finmap допомагає навести порядок у грошових потоках, повернути передбачуваність і спокій.

‍

Проблема №1. Грошовий потік поза контролем

У локальному бізнесі все починається з грошового потоку — cashflow. Саме цей показник визначає, чи має бізнес ресурси для стабільної роботи та розвитку.

‍

Проблема більшості локальних компаній у тому, що cashflow не контролюється системно. Власник може бачити непогану виручку, але не розуміти:

• коли саме з’являються кошти на рахунках;
  
• скільки з них уже зарезервовано під обов’язкові витрати;
  
• яка сума залишається у вільному доступі.

Відсутність цього розуміння створює фінансову напругу:

• платежі проводяться без плану;
  
• виникають касові розриви;
  
• частина витрат не враховується;
  
• стратегічні рішення ухвалюються без точних даних.
  

Коли грошовий потік не відстежується щодня, бізнес поступово втрачає керованість.

Зовні він може виглядати успішним — є клієнти, є продажі — але всередині вже формується дефіцит ліквідності.

Наслідки неконтрольованого грошового потоку

Саме розрив між прибутковістю “на папері” та реальними грошима стає головною причиною фінансової нестабільності.

Завантаж чек-лист “Чи захищений твій бізнес фінансово”

Я прочитав і погоджуюся з Договір публічної оферти і Політика конфіденційності Отримати Чек-лист

Щоб відновити керованість і передбачуваність, потрібно вибудувати чіткий процес роботи з cashflow.

‍

Нижче — три головні кроки, з яких починається ефективний контроль грошей у локальному бізнесі.

Контролюй

‍

1. Створи єдину базу фінансових даних і додай усі рахунки — банківські, готівкові, карткові — в одну систему. Так ти бачиш повну картину руху коштів у режимі реального часу.
   
   
2. Щоденно фіксуй усі операції — надходження, витрати, перекази між рахунками. Регулярне оновлення дає змогу уникнути розривів і чітко розуміти, скільки грошей реально доступно.
   
   
3. Автоматизуй цей процес за допомогою банківських інтеграцій та автоправил — це зменшить ручну роботу й підвищить точність.

‍

У Finmap процес налаштування цього процесу займає не більше 20-ти хвилин:

• Ти можеш створити необмежену кількість рахунків в різних валютах;
  
• Підключити інтеграції з найпопулярнішими банками (Mono, ПриватБанк, А-Банк, Пумб) та платіжними системами (Checkbox, Poster, Wise і т.д).
  
• Налаштувати автоправила, що дозволяють делегувати системі заповнення операцій й економлять час ручного опрацювання на 60-70%. 

‍

Аналізуй

‍

1. Проводь аналіз за категоріями, щоб бачити, які витрати зростають, а які приносять дохід. Це допомагає швидко визначати неефективні статті витрат і ухвалювати рішення на основі цифр.
   
   
2. Відстежуй динаміку виручки — помісячно або потижнево — щоб виявляти закономірності й сезонність.
   
   
3. Розділи бізнесові та особисті гроші, щоб бачити реальну аналітику операційної діяльності, точний прибуток компанії та уникнути ситуацій, коли особисті витрати “з’їдають” ресурси бізнесу.

‍

Процес аналізу у Finmap відбувається в розділі Аналітика, де зібрані всі основні фінансові звіти. 

‍

Тут можна не лише переглядати стандартні дашборди, а й створювати власні звіти на основі збережених фільтрів — за категоріями, контрагентами, проєктами чи періодами.

‍

Зокрема, звіт Гроші дозволяє відстежувати всі зміни грошового потоку та бачити, які саме джерела доходів і витрат найбільше впливають на його коливання. 

‍

Це допомагає швидко виявляти проблемні зони й приймати рішення на основі точних даних.

‍

Прогнозуй

‍

1. Використовуй Календар платежів для прогнозу на 1–3 місяці. Занеси всі майбутні надходження та виплати, щоб бачити прогнозні залишки по тижнях/місяцях і завчасно уникати касових розривів.
   
   
2. Протестуй базовий/стриманий/оптимістичний варіанти: змінюй дати та суми планових операцій і оцінюй, як це вплине на ліквідність, чистий грошовий потік і доступний залишок.
   
   
3. Сформуй план доходів/витрат із запланованих платежів і регулярно звіряй відхилення, щоб тримати ліквідність під контролем і коригувати бюджет оперативно.

‍

У Finmap платіжний календар формується автоматично на основі твоїх планових операцій і показує прогноз фінансового стану компанії. 

‍

Він одразу підказує, чи очікується касовий розрив, чи навпаки — буде надлишок коштів. Календар дозволяє оцінювати баланс як загалом по бізнесу, так і окремо по кожному рахунку.

‍

Усі зміни — у датах, сумах чи статусах операцій — миттєво синхронізуються, тож ти одразу бачиш, як коригування вплинуть на майбутній стан грошового потоку.

​​

‍

Коли cashflow під контролем, бізнес отримує найцінніше — передбачуваність.

‍

Ти більше не живеш від надходження до надходження, не приймаєш рішень наосліп і не панікуєш через раптові касові розриви.

Проблема №2. Неочевидні чинники, що руйнують фінансову стабільність

Іноді фінансова нестабільність виникає не через падіння продажів чи зовнішні фактори, а через внутрішні процеси, які непомітно знижують прибуток.

‍

Причина не завжди очевидна: витрати ростуть швидше, ніж доходи, частина грошей зникає у дрібницях, а сезонні коливання лише посилюють відчуття нестабільності.

‍

Щоб побачити, де саме бізнес втрачає прибуток, варто звернути увагу на три фактори, які часто залишаються поза увагою, але мають вирішальний вплив на фінансовий результат.

1. Сезонність: прихований фактор, що впливає на стабільність виручки

Твій магазин, офіс або кав’ярня працює цілий рік — асортимент не змінюється, ціни стабільні, клієнти ті самі. Але в один місяць грошей вистачає, а в інший — доводиться покривати витрати з власних коштів чи кредитного ліміту.

‍

Причина часто у сезонності, яку не відстежують.

‍

Вона не завжди очевидна: зміна пори року, святкові періоди, дні тижня чи навіть поведінка клієнтів можуть формувати приховані цикли попиту.

‍

Щоб уникати фінансових “гойдалок”, сезонність потрібно виявити й почати керувати нею — формувати резерви в прибуткові місяці та планувати cashflow наперед.

‍

У Finmap сезонність легко відстежувати у звіті Гроші — де на головному дашборді, відразу видно динаміку всієї фінансової діяльності та прояви сезонності. 

‍

‍

Окрім графічного відображення, доступна таблична форма, де у відсотковому співвідношенні можна проаналізувати зміни попиту за товарами, послугами чи окремими категоріями.

‍

‍

Якщо хочеш детальніше розібратися, як дослідити сезонність і почати нею керувати — читай статтю «Як перетворити сезонність із проблеми на інструмент зростання».

2. Приховані витрати: дрібниці, які коштують бізнесу прибутку

У локальному бізнесі фінансові втрати часто ховаються не у великих платежах, а у щоденних дрібницях, які здаються незначними.

‍

Кава для команди, пакування, доставка, підписки, дрібні закупівлі — кожна з них не впливає суттєво, але разом вони формують відчутну частину бюджету, яку легко не помітити.

‍

Коли ці витрати не фіксуються окремо, бізнес втрачає можливість контролювати прибутковість і планувати розвиток.

Щоб цього уникнути:
‍

1. Фіксуй усі витрати — навіть найменші. Це дає реальну картину, куди зникають гроші.
   
   
2. Переглядай структуру витрат щомісяця. Так ти побачиш, які статті ростуть без об’єктивних причин.
   
   
3. Оптимізуй дрібні платежі. Відмовся від неефективних сервісів, переглянь постачальників або об’єднай закупівлі, щоб знизити витрати.
   ‍

Саме деталізація відкриває можливості для оптимізації — дозволяє скоротити непомітні витрати й звільнити ресурси для розвитку.

‍

‍

Як відстежувати витрати у Finmap:

• Використовуй категорії та підкатегорії для деталізації. Це допоможе побачити, на що саме витрачаються кошти — від оренди й реклами до кави для офісу.
  
  
• Фіксуй усі витрати, навіть ті, що не проходять через банк. Внось готівкові операції вручну або через мобільний додаток, щоб отримати повну картину.
  
  
• Налаштуй автоправила навіть для дрібних платежів. Таксі, покупки в АТБ чи канцелярія — усе автоматично потраплятиме у відповідну категорію без зайвих зусиль.

Звіти Finmap відображають динаміку кожної статті витрат, дозволяючи швидко визначати, які з них ростуть, а які можна оптимізувати, щоб зберегти прибуток і ліквідність бізнесу.

‍

3. Неефективне ціноутворення: негативний вплив на маржу

Навіть стабільний потік клієнтів не гарантує прибутку, якщо ціни не покривають реальну собівартість.

‍

Багато власників локального бізнесу встановлюють вартість інтуїтивно — орієнтуючись на конкурентів чи очікування клієнтів. У результаті деякі товари чи послуги приносять мінімальний прибуток або навіть збиток, хоча зовні все виглядає стабільно.

‍

Коли витрати на матеріали, логістику чи оплату праці зростають, а ціни залишаються незмінними, маржа поступово зменшується.

‍

Щоб цього уникнути, ціноутворення потрібно розглядати не як маркетингове рішення, а як фінансову стратегію.

‍

Регулярно аналізуй прибутковість кожної категорії товарів чи послуг, переглядай ціни після змін у собівартості й перевіряй, чи не фінансує один напрям інший.

‍

У Finmap:
‍

1. Розділяй витрати за допомогою тегів на прямі та постійні, щоб бачити маржу кожного продукту або послуги та розуміти, який із напрямів справді приносить прибуток.
   
   
2. Порівнюй відсоткове співвідношення витрат за категоріями між місяцями, щоб відстежувати, чи зростає собівартість закупівель, оренди або послуг.
   
   
3. Використовуй аналітику комплексно — порівнюй прибутковість і обсяги продажів із попередніми періодами, виявляй тенденції та шукай можливості для оптимізації структури витрат і підвищення маржі.
   ‍

Управління фінансами — це не лише про доходи, а насамперед про контроль факторів, які непомітно знижують прибуток.

Проблема №3. Розпорошені фінанси через відсутність делегування

У локальному бізнесі фінансовими процесами часто займаються ті, хто щодня “у полі” — адміністратори, касири, менеджери або продавці. Саме вони отримують оплату від клієнтів, проводять закупівлі, фіксують витрати та працюють з готівкою.

‍

Але коли фінансова інформація збирається через месенджери, таблиці чи голосові повідомлення, власник неминуче стикається з хаосом у звітності.

Отримай Finmap
безкоштовно!

Спробуй 7 днів фінансового порядку

Не потрібно прив'язувати карту

Відсутність системного делегування призводить до:
‍

1. Витрати часу — доводиться вручну перевіряти платежі, уточнювати дані та зводити цифри з різних джерел.
   
   
2. Помилок і дублювань — операції фіксуються кілька разів або взагалі губляться.
   
   
3. Втрати грошей — некоректні або несвоєчасні записи спотворюють картину прибутковості.
   
   
4. Відсутності актуальної інформації — власник бачить ситуацію із запізненням, а не в реальному часі.
   
   
5. Ризику зловживань — без чітких ролей і доступів контролювати фінансову дисципліну практично неможливо.
   ‍

Без системи делегування фінанси перетворюються на постійне джерело стресу.  Власник втрачає оперативність у прийнятті рішень, а перспектива розвитку стає мінімальною.

‍

Рішення — делегувати фінансовий облік правильно.

‍

Замість того щоб самостійно збирати дані, варто додати співробітників безпосередньо до Finmap, налаштувати їм гнучкі ролі та рівні доступу. Так працівники можуть самостійно вносити доходи й витрати лише за своїми напрямами, не маючи доступу до повної аналітики компанії.

‍

Це дає бізнесу три ключові переваги:

• Швидкість: дані потрапляють у систему миттєво, без ручного пересилання.
  
  
• Точність: усі операції фіксуються в одному місці, без дублювання й помилок.
  
  
• Контроль: власник бачить повну картину фінансів у реальному часі, а співробітники працюють лише у своїй зоні відповідальності.

Як налаштувати систему делегування у Finmap

‍Результат: ти більше не витрачаєш час на ручне збирання звітів, а команда бере участь у фінансовому процесі прозоро й відповідально.

Як Finmap допоміг Dasha Katsurina Studio + Showroom уникнути касових розривів і зберегти контроль над фінансами

Навіть у невеликому бізнесі фінансові процеси можуть бути складнішими, ніж здається. 

‍

Коли є кілька напрямів продажів, різні категорії товарів і частина команди працює в іншій країні — без єдиної системи управління грошима легко втратити контроль.

‍

Саме тому команда Dasha Katsurina Studio + Showroom вирішила одразу будувати фінансовий облік у Finmap.

‍

Dasha Katsurina Studio + Showroom — це простір про жінок, стиль і українське ремесло. Локація у самому центрі Варшави об’єднує вироби українських дизайнерів і майстрів — від одягу та прикрас до посуду й книг.

‍

‍

Це місце, де можна відчути молоду українську енергію, випити кави, відпочити й поспілкуватися з однодумцями. Простір, вільний від упереджень, де головне — творчість, автентичність і людяність.

‍

Команда вже мала досвід роботи з платформою в українській компанії, тому логічно продовжила використовувати той самий інструмент для філії у Варшаві, щоб зберегти єдину структуру фінансових процесів і звітності.

‍

До систематизації команда стикалася з типовими викликами локального бізнесу:

• касові розриви;
• несвоєчасні звіти;
• відсутність актуальної інформації для прийняття рішень.

Це уповільнювало фінансові процеси та ускладнювало планування грошового потоку.

‍

З Finmap фінанси стали прозорими, структурованими й доступними у будь-який момент.

‍

Завдяки налаштованій системі категорій, рахунків і звітів команда бачить повну картину руху коштів і може оперативно реагувати на зміни.

Тепер ми чітко бачимо, де гроші, скільки витрачено і на що саме. Це економить час і допомагає тримати бізнес під контролем. — Вікторія, співробітник Dasha Katsurina Studio + Showroom

Сьогодні фінансова система Dasha Katsurina Studio працює стабільно:

• усі дані оновлюються автоматично;
• звіти формуються миттєво;
• структура витрат і доходів стала прозорою.

Це дозволило уникнути касових розривів, оптимізувати фінансові процеси та зосередитися на головному — розвитку бренду й роботі з клієнтами.

Важливо не загубити гроші й бачити, куди вони рухаються. Без цього неможливо зрозуміти, як працює бізнес. Фінансовий облік — це база, з якої починається стабільність. — Вікторія, співробітник Dasha Katsurina Studio + Showroom

Стабільність починається з системності

У локальному бізнесі кожна гривня має значення — тому важливо не просто рахувати гроші, а бачити повну картину.

‍

Коли cashflow під контролем, витрати структуровані, а команда залучена до процесу — фінанси перестають бути джерелом стресу й стають опорою для розвитку.

‍

Finmap допомагає створити цю систему:

• об’єднує всі рахунки в одному місці;
  
• автоматично фіксує доходи й витрати;
  
• дає аналітику в реальному часі;
  
• дозволяє делегувати облік без втрати контролю.
  
  

У результаті ти отримуєш не просто цифри, а впевненість і передбачуваність у кожному рішенні.

‍

Почни сьогодні з Finmap, щоб твій бізнес працював системно вже завтра!

Поширені питання

1. Чому грошей не вистачає, навіть коли продажі стабільні?
Це може бути наслідком касових розривів, неузгоджених витрат або неправильної структури грошового потоку. Часто кошти «застрягають» у запасах, відстрочених платежах чи непомітних дрібних витратах, які накопичуються.‍

2. Як зрозуміти, що мій бізнес має проблему з cashflow?
Ознаки прості: регулярна нестача грошей на поточні витрати, затримки у виплатах, потреба брати кредити на покриття операційних витрат або відсутність резервів на непередбачувані ситуації.

3. Що робити, якщо фінансами займаються кілька людей і виникає плутанина?
Потрібно вибудувати чітку систему делегування: визначити, хто за що відповідає, встановити прозорі правила фіксації операцій і централізувати всі дані в одному місці, щоб уникнути дублювання й помилок.

4. Як визначити, чи правильні ціни на товари або послуги?
Регулярно аналізуй маржу: співвідношення доходу до витрат. Якщо витрати зростають (наприклад, через постачальників чи оренду), а ціни залишаються незмінними, маржа зменшується — і прибутковість падає, навіть при стабільних продажах.

5. Які перші кроки допоможуть навести фінансовий порядок у локальному бізнесі?
Почни з бази:

• об’єднай усі рахунки в одну систему;
• фіксуй кожну операцію (готівку, безготівку, дрібні витрати);
• проаналізуй структуру доходів і витрат;
• сформуй календар платежів і резервний фонд. 

Це створить основу для фінансової стабільності й передбачуваності.