О финансах простым языком

Ты управляешь бизнесом, но действительно ли управляешь его деньгами? Сколько сейчас на счетах? Сколько ты заработаешь через месяц? Сможешь ли выплатить зарплаты, если крупный клиент задержит оплату?

‍

Если ответа нет — бизнес уже играет против тебя. Excel с двадцатью вкладками показывает лишь часть картины, а бухгалтерские отчёты — это скорее «фотография прошлого», чем реальное состояние дел. Прогнозирование? Обычно оно происходит интуитивно, а не по плану.

‍

Почти каждый предприниматель проходит через этот хаос в финансах. Вопрос не в том, есть ли ошибки, а в том, сколько они стоят.

‍

Сегодня ты можешь выбрать разные инструменты: от привычных таблиц в Excel до систем бухгалтерского учёта 1С и современных онлайн-решений. И от правильного выбора зависит, насколько уверенно ты будешь контролировать свой бизнес.

‍

В этой статье мы сравним три самых популярных решения:

• Excel — гибкий, но ручной;
• 1С — мощная система бухгалтерского учёта;
• Finmap — современная альтернатива Excel и удобный онлайн-учёт финансов.

Мы рассмотрим их по ключевым параметрам, которые важны для владельца бизнеса:

• сколько времени занимает учёт;
• насколько понятно работать без бухгалтера;
• уровень автоматизации финансового учёта и интеграции с банками/CRM;
• возможности прогнозирования и планирования;
• стоимость и выгода для бизнеса.
  

После прочтения ты сможешь выбрать лучшую программу для бизнеса, которая будет работать именно на тебя.

Excel — гибкий и знакомый инструмент

Excel — первый шаг большинства предпринимателей в мир финансового учёта. Таблицы просты, понятны и доступны каждому. Но с ростом бизнеса Excel может превратиться из помощника в головную боль.

‍

Характеристики Excel:

• создание любых таблиц и отчётов;
• полная гибкость в структурах и формулах;
• доступность на каждом компьютере;
• возможность работать онлайн через облако.
  

‍

Преимущества:

• быстрый старт без инвестиций;
• полный контроль над формулами и видом отчётов;
• гибкая настройка под свои потребности;
• бесплатные аналоги (Google Sheets).
  

‍

Недостатки:‍

• 100% ручной работы, которая отнимает часы каждую неделю;
• риск ошибок и поломанных формул;
• отсутствие интеграций с банками или CRM;
• сложности при командной работе;
• нет прогнозов и предупреждений о кассовых разрывах.

Риски: потеря файлов, устаревшие данные, хаос при росте бизнеса, скрытые затраты времени.

‍

Для кого подходит: стартапы, фрилансеры, микробизнес. Но если транзакций становится много, стоит искать альтернативу Excel.

1С — мощный инструмент для бухгалтерии

1С — это целый «комбайн» для учёта: от финансов до склада и зарплат. Она обеспечивает соответствие законодательству и автоматизацию большого количества процессов.

‍

Характеристики 1С:

• ведёт бухучёт, налоговые отчёты, управленческий учёт;
• может быть локальной или облачной;
• гибко настраивается под бизнес (но с помощью программиста);
• регулярно обновляется под требования налоговой.

‍

Преимущества:

• единая база данных и документов;
• автоматизация финансового учёта и отчётности;
• мощная аналитика и детализация расходов;
• поддержка законодательства «из коробки».
  

‍

Недостатки:

• сложность использования без бухгалтера;
• высокая стоимость лицензий и поддержки;
• медлительность при изменениях и дополнительных интеграциях;
• не всегда удобный инструмент для владельца, который хочет видеть быстрые ответы.
  
  

Для кого подходит: средний и крупный бизнес, у которого есть команда бухгалтеров и необходимость в официальном учёте и сложной аналитике.

Finmap — современный онлайн-инструмент для владельцев бизнеса

Finmap — это не просто ещё одна программа для учёта финансов, а дашборд, который показывает, что происходит с деньгами прямо сейчас. Это настоящая автоматизация финансового учёта, которая даёт контроль без лишней рутины.

‍

Характеристики Finmap:

• онлайн-доступ 24/7 с любого устройства;
• интеграции с банками, CRM, платёжными системами;
• удобная визуализация cash flow;
• прогнозирование движения денег и предупреждения о возможных разрывах;
• простой интерфейс для предпринимателя.
  

‍

Преимущества:

• прозрачность и скорость в принятии решений;
• автоматическая загрузка большинства операций;
• командная работа без риска потери данных;
• прогнозирование будущих расходов и доходов.

‍

Ограничения:

• нужен интернет;
• есть абонентская плата, но она быстро окупается экономией времени и отсутствием ошибок.

‍

Для кого подходит: владельцы малого и среднего бизнеса, для которых важен ежедневный контроль, быстрые ответы и возможность вести учёт финансов онлайн.

Получи Finmap
бесплатно!

Попробуй 7 дней финансового порядка

Не нужно привязывать карту

Сравнение: Excel vs 1С vs Finmap

Что выбрать?

Универсального решения нет — есть то, что подходит тебе сейча:

• Excel — базовый вариант, если ты на старте и хочешь просто считать расходы.
• 1С — выбор бизнеса с большим объёмом операций и командой бухгалтеров.
• Finmap — альтернатива Excel для предпринимателей, которые хотят прозрачный учёт финансов онлайн, автоматизацию и уверенность в завтрашнем дне.
  

Выбирай инструмент, который не только подводит итоги, но и помогает планировать будущее.

Ведь бизнес, который видит свои деньги наперёд, всегда побеждает.

Часто задаваемые вопросы

1. Достаточно ли Excel для учета финансов бизнеса?
Excel подойдет на старте: он бесплатный, знакомый и дает базовый контроль. Но когда количество транзакций растет, появляются риски ошибок, трата времени на ручной ввод и проблемы с прогнозированием. В этот момент стоит рассмотреть альтернативу Excel.
‍

2. Почему предприниматели выбирают 1С?
1С — это мощный инструмент для бухгалтерии. Он позволяет автоматизировать документооборот, формировать отчеты, вести зарплаты и налоги. Подходит среднему и крупному бизнесу, где есть команда бухгалтеров. Но для ежедневного контроля владельца система может быть слишком сложной.
‍

3. Чем Finmap отличается от Excel и 1С?
Finmap — это онлайн-инструмент для учета финансов, который объединяет простоту Excel и автоматизацию 1С. Он автоматически подтянет данные из банков, платежных систем и CRM, покажет cash flow в реальном времени и поможет избежать кассовых разрывов. Это удобная автоматизация финансового учета без лишней бюрократии.
‍

4. Сколько стоят эти решения?

• Excel — бесплатный (или разовая покупка лицензии).
• 1С — дорогая система, требует затрат на лицензии, поддержку и специалистов.
• Finmap — работает по подписке, но экономит время и снижает риски ошибок, поэтому стоимость окупается.

5. Какая лучшая программа для бизнеса?
Все зависит от этапа:

• Если вы только начинаете — хватит Excel.
• Если у вас сложный учет и команда бухгалтеров — 1С.
• Если нужен прозрачный и простой онлайн-учет финансов, ежедневный контроль и прогнозы — Finmap станет лучшей программой для бизнеса.

Представь: ты управляешь бизнесом по продаже товаров в нескольких направлениях — опт, розница, онлайн-заказы. Ежедневно поступают десятки платежей от клиентов, идут переводы поставщикам, выплаты зарплат команде, расходы на рекламу и логистику. И все это происходит параллельно.

‍

Вместо четкой картины финансов — хаотичные таблицы и бесконечные банковские приложения. Роман, владелец компании Gold Kitchen, занимающейся профессиональным оборудованием для HoReCa, ежедневно тратил по несколько часов, чтобы вручную сводить цифры и понимать, что происходит с деньгами.

Я тратил 4 часа в день только на то, чтобы просматривать и «перетаскивать» средства из одного месяца в другой. — Роман, владелец компании Gold Kitchen

Это не просто рутина — это время, которое можно было бы потратить на развитие: запуск новых направлений, работу с клиентами, масштабирование. Но вместо этого бизнес жил «на ощущениях»:

• не было понятно, какое направление продаж более прибыльное;
• финансовые потоки были разрозненными;
• решения принимались без данных, «на глаз».

Так выглядела ежедневная реальность компании, которая уже выросла из малого бизнеса и требовала системности.

‍

Все изменилось, когда Роман решил выйти из этого финансового хаоса: он подключил Finmap и вместе с опытным финансовым экспертом построил управленческий учет, который дал ему четкую картину по всем направлениям бизнеса.

‍

В этой статье ты узнаешь:

• как Роман превратил хаотический учет в системную модель финансов;
• как Finmap сэкономил часы ручной работы;
• какие инсайты он получил и как это повлияло на его бизнес-решения.

Читай дальше — и увидишь, что прозрачные финансы могут стать точкой роста для твоего бизнеса.

‍

О клиенте и его бизнесе

Роман — украинский предприниматель, который развивает бизнес в сфере продажи товаров. Его компания работает в нескольких направлениях:

• розничные продажи;
• онлайн-заказы;
• оптовые поставки для партнеров.

Это не стартап и не хобби — это уже бизнес, который имеет команду сотрудников и стабильный оборот. Формат работы — полностью удаленный, ведь после 2019 года компания отказалась от офиса, и это создает дополнительные вызовы: контроль финансов нужно вести так, чтобы каждый участник процесса имел доступ к актуальной информации в режиме реального времени.

Особенности бизнеса Романа

• Несколько направлений продаж — важно видеть, какое из них приносит наибольшую прибыль.
• Различные источники поступлений — банковские переводы, наличные, онлайн-платежи.
• Много транзакций ежедневно — десятки платежей от клиентов и поставщиков.
• Команда — несколько сотрудников, которые работают удаленно и нуждаются в прозрачных процессах.

Почему это важно

Когда бизнес растет, именно скорость и прозрачность финансового учета определяют, сможет ли он масштабироваться дальше. В случае Романа управленческий учет вообще отсутствовал, а решения о расходах и инвестициях принимались на интуиции.

Я не знал, какие у меня обороты, какие направления прибыльные. Я просто примерно представлял цифры. — Роман, владелец компании Gold Kitchen

Это означало, что:

• владелец не видел реальной картины по каждому направлению бизнеса,
• тратил часы на ручную сводку данных из разных банков и Excel-таблиц,
• не мог прогнозировать кассовые разрывы и планировать платежи.

Финансовые проблемы и переломный момент

Рост бизнеса Романа принес не только большие обороты, но и серьезные вызовы в финансах. Чем больше появлялось клиентов и направлений продаж, тем больше хаоса возникало «за кулисами».

Проблема заключалась в том, что финансовый учет просто отсутствовал. — Роман, владелец компании Gold Kitchen

Основные финансовые трудности

Точка перелома

Кульминацией стало то, что бизнес начал расти быстрее, чем владелец успевал контролировать финансы.

Эта точка — это рост, то есть увеличение финансовой нагрузки. Финансы заставляют обращаться к таким специалистам, как вы. — Роман, владелец компании Gold Kitchen

Каждый день, потраченный на ручные операции, был днем, когда бизнес не двигался вперед. Именно тогда Роман понял: нужна система, которая соберет все данные в одном месте, автоматизирует рутину и позволит видеть финансовую картину бизнеса в любой момент.

Внедрение Finmap и работа с финансовым экспертом

Чтобы преодолеть хаос, Роман решил действовать системно. Он подключил Finmap и пригласил финансового эксперта, которая имела более 20 лет опыта работы в крупных компаниях и импортерах. Это был переломный момент: вместо попыток самостоятельно разобраться бизнес получил профессиональный подход к внедрению управленческого учета.

Финансовый эксперт — на высшем уровне. Я очень приятно удивлен. Знания решают. — Роман, владелец компании Gold Kitchen

Как происходило внедрение

• Анализ финансовых потоков — эксперт помог описать все источники поступлений и расходов, разделить их по направлениям.
• Настройка Finmap — система была адаптирована под специфику бизнеса: созданы категории для каждого направления, установлены правила для автоматического учета.
• Синхронизация данных — интеграции там, где возможно, и импорт файлов, где автоматизация недоступна.
• Обучение владельца и команды — чтобы Роман мог быстро анализировать данные и принимать решения без ручных отчетов.

Сложности и решения

Почему это сработало

• Экспертность: финансовый консультант не просто настроил систему, а объяснил, как использовать ее для принятия решений.
• Системность: Finmap стал единой системой для всех финансовых данных.
• Скорость: вместо часов ручной работы — несколько кликов, чтобы увидеть реальную картину.

Закажи бесплатную консультацию!

Финансовый директор на аутсорсе поможет наладить эффективный финансовый учёт и принимать обоснованные управленческие решения

Как изменилась работа бизнеса после внедрения Finmap

После внедрения Finmap и настройки процессов бизнес Романа сделал рывок в финансовой прозрачности. Вместо хаотичных таблиц и ручных сводок теперь есть единая система учета, которая показывает финансовую картину в реальном времени.

1 секунда — это колоссальная экономия времени, видишь все финансы в любое время дня и года. — Роман, владелец компании Gold Kitchen

Основные результаты

• Время на ведение финансов сократилось в десятки раз — вместо 4 часов ежедневно достаточно нескольких кликов.
• Полная прозрачность — видны все поступления и расходы, разделенные по направлениям.
• Четкая аналитика — можно оценивать доходность направлений, видеть расходы «до копейки».
• Подготовка к прогнозированию — настроенная база для планирования кассовых разрывов и платежей.
• Легче принимать решения — владелец больше не полагается на интуицию, а работает с данными.

Самое ценное — опыт, как можно решить ту или иную финансовую или бухгалтерскую проблему. — Роман, владелец компании Gold Kitchen

Роман подчеркивает, что ключевым в внедрении стала не только система, но и экспертиза консультанта, которая помогла правильно распределить направления, настроить процессы и научить команду работать с цифрами.

Ситуация сейчас и планы на будущее

Сегодня Finmap стал основным инструментом финансового контроля бизнеса Романа.

‍
Владелец ежедневно видит актуальную картину финансов и тратит минимум времени на рутину.

Я более четко понял, как по каждому месяцу я видел, что сколько стоило. Здесь все под рукой до копейки показано. — Роман, владелец компании Gold Kitchen

Текущее состояние

• Базовая модель настроена — все доходы и расходы разделены по категориям.
• Разделены направления бизнеса — теперь можно анализировать, какое направление приносит больше всего прибыли.
• Единая точка правды — все финансы собраны в одном месте.
• Команда вовлечена — часть процессов делегирована, а владелец освободил время для стратегических решений.

Планы на будущее

• Использовать функционал Finmap для прогнозирования кассовых разрывов.
• Оптимизировать расходы по направлениям, чтобы повысить маржинальность.
• Использовать Finmap как основу для стратегических финансовых решений.
• Масштабировать бизнес, открывая новые каналы продаж с уже налаженным управленческим учетом.

Инсайты для предпринимателей

Этот кейс — не только о внедрении софта, но и об изменении мышления владельца бизнеса.

‍
Вот главные уроки, которые можно извлечь:

• Управленческий учет — не роскошь, а необходимость на этапе роста.
• Система + эксперт = быстрые результаты. Профессиональная поддержка сокращает время внедрения и уменьшает количество ошибок.
• Прозрачность дает спокойствие. Когда видишь данные в реальном времени, принимаешь решения уверенно.
• Время владельца — главный ресурс. Автоматизация освобождает часы, которые можно инвестировать в развитие.

До этого — был бухгалтерский учет, который работал больше на государство. После — управленческий учет, который работает на компанию. — Роман, владелец компании Gold Kitchen

История Романа: хаос в финансах — это не приговор. Это сигнал, что бизнес вырос до нового уровня и нуждается в системности.

‍

Finmap помог:

• собрать все финансовые потоки в одном месте,
• освободить время от ручной работы,
• увидеть целостную картину по каждому направлению,
• подготовить почву для масштабирования и стратегических решений.

Теперь у нас есть не просто бухгалтерия для отчетов, а управленческий учет, который показывает реальную картину бизнеса. — Роман, владелец компании Gold Kitchen

Готов навести порядок в финансах? Пора перестать вести бизнес «на ощупь». Попробуй Finmap бесплатно и увидишь, как прозрачные финансы могут стать точкой роста твоего бизнеса.

Получи Finmap
бесплатно!

Попробуй 7 дней финансового порядка

Не нужно привязывать карту

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли вести Finmap самостоятельно?
Можно, но опыт кейса Gold Kitchen показывает, что работа с финансовым экспертом значительно ускоряет процесс. Эксперт помогает настроить категории, разделить направления бизнеса и научить команду работать с данными без ошибок.

‍

2. Что делать, если банк или сервис не интегрирован?
Finmap поддерживает импорт файлов. В случае Gold Kitchen именно так подключили NovaPay и настроили учет для счетов Monobank. Это позволяет видеть все транзакции в одном месте даже без прямой интеграции.

‍

3. Сколько времени нужно на внедрение?
В среднем — несколько недель. Все зависит от количества счетов, направлений бизнеса и источников дохода. Уже после первых настроек можно видеть финансовую картину и экономить время на ручных сводках.

‍

4. Нужно ли тратить время на обновление системы?
Да, Finmap, как и любая CRM, требует внимания: нужно обновлять данные и контролировать категории. Но выгода — огромна: владелец получает полную картину финансов за секунды, а не тратит часы на ручные сводки.

Управление финансами в строительном бизнесе — это постоянная игра с десятками переменных: нужно учитывать затраты на материалы, оплату подрядчиков, зарплаты команды, налоги, закупки, авансы и акты выполненных работ.

‍

Любая ошибка в цифрах может стоить компании маржи, сорванных сроков и нервов всей команды.

‍

Именно с этим столкнулась Viora Build, когда количество проектов и объемы работ начали быстро расти. Финансовый учет велся в Google-таблицах, но растущий бизнес требовал чего-то большего.

Мы вели все расходы вручную, и это постоянно приводило к ошибкам. Нам нужна была система, которая дает четкую картину и помогает планировать развитие. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Решением стало внедрение Finmap и привлечение финансового менеджера, который взял на себя учет, отчеты и финансовое планирование.
‍

В этой статье ты узнаешь:

• как компания полностью изменила подход к финансам и освободила операционному менеджеру 20 часов в неделю;
• как автоматизация помогла избежать кассовых разрывов и четко видеть прибыльность по каждому проекту;
• что стало решающим фактором для масштабирования бизнеса и какие инсайты команда вынесла из этого процесса.

Читай дальше — и ты увидишь, что финансы могут быть простыми, а управление бизнесом — предсказуемым.

О клиенте: кто такие Viora Build

Viora Build — строительная компания из Португалии, которая специализируется на строительстве премиальных и люксовых вилл, а также многоэтажных жилых домов.

‍

Компания работает с частными инвесторами и девелоперами, которые ожидают не только высокого качества строительства, но и прозрачности финансовых процессов.
‍

Ключевая особенность бизнеса Viora Build — проектный формат работы. Это означает, что одновременно ведется несколько объектов с разными бюджетами, подрядчиками, графиками платежей и финансовыми планами.

‍

В такой ситуации очень легко потерять контроль:

• каждый проект имеет отдельные закупки, акты выполненных работ и выплаты;
• изменения стоимости материалов напрямую влияют на прибыльность;
• нужно следить за тем, чтобы на счетах всегда была необходимая сумма для расчетов с поставщиками и персоналом.

Главным драйвером изменений стал Семен. В роли операционного менеджера он отвечает не только за контроль строительных процессов, но и за финансовую сторону: от распределения бюджета до анализа прибыльности.

‍

Однако, несмотря на профессиональную команду, до сотрудничества с Finmap финансовый учет в компании был далек от идеала.

Семен вспоминает, что ощущал потребность в системе с первых дней работы, но внедрить изменения удалось лишь тогда, когда компания подросла.

Когда мы выросли, у нас появился капитал, мы поняли, что можем себе это позволить, и сразу же наняли финансового менеджера. Потому что без этого человека о быстром развитии бизнеса вообще не шло речи. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Таким образом, Viora Build подошла к точке, когда хаос в финансах начал сдерживать развитие бизнеса — и пришло время действовать.

Что мешало развиваться Viora Build

Когда компания начала масштабироваться, стало очевидно: старый подход к финансам больше не работал. Учет в Google-таблицах, ручной ввод данных и отсутствие системности создавали хаос, который замедлял развитие.

Мы все расходы вели через Google-таблицы… и это все было не автоматизировано, что, соответственно, приводило к ошибкам. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Основные вызовы

Ситуацию осложняло то, что компания вела одновременно несколько крупных объектов, и любая ошибка в расчетах могла стоить десятков тысяч евро.

Нам нужен был человек, который мог бы делать качественные отчеты P&L и Cash Flow, делать срезы по месяцам и кварталам, заниматься финансовым планированием и готовить коммерческие предложения для инвесторов. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Почему изменения стали неизбежными

Компания понимала необходимость автоматизации с самого начала, но, как говорит Семен, все упиралось в ресурсы.

Этот момент стал переломным: хаос в финансах начал напрямую влиять на скорость принятия решений и развитие компании

Как Viora Build навела порядок в финансах

Чтобы выйти из финансового хаоса, компания решила действовать комплексно. Привлечение финансового менеджера, автоматизация процессов и постепенный переход к более стратегическому управлению — вот три шага, которые стали ключом к трансформации.

Мы сразу понимали, что это нужно. Просто всегда все упиралось в ресурсы. Когда мы подросли и у нас появился капитал, мы решили, что настало время. Потому что без этого человека быстрый рост бизнеса был бы невозможен. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Привлечение финансового менеджера

Компания наняла финансового менеджера, который взял на себя управленческий учет, подготовку отчетов P&L и Cash Flow, финансовое планирование и коммерческие предложения для инвесторов.

‍

Со временем он стал финансовым директором и начал выполнять более стратегические задачи.

Сначала мы работали в формате финансового менеджера: он разноcил все операции, строил отчеты. А сейчас мы уже более глубоко работаем в формате финансового директора, когда он выполняет стратегические решения и предоставляет нам отчетность. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Автоматизация с Finmap

Все финансовые операции перенесли из Google-таблиц в Finmap. Система позволила вести учет по категориям, видеть остатки на счетах и в любой момент получать P&L и Cash Flow.

Делегирование финансового учета финменеджеру — единственное ожидание, с которым он справился. Сейчас даже больше — он проявил инициативу и настраивает нам еще ERP-систему. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Запуск ERP-системы

Следующий шаг — интеграция финансов, отдела закупок и смет в единую ERP-систему.

‍

Это позволит полностью синхронизировать планирование закупок, контроль себестоимости и выставление актов.

Мы начали внедрять ERP, потому что без нее финансовому директору сложно работать. Должна быть координация между отделом смет, закупок и финансами, иначе сложно развивать направление. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Что получила Viora Build после внедрения Finmap

Уже за первые два месяца сотрудничества компания ощутила значительные изменения. Финансовый учет перестал быть хаотичным, а руководство получило четкую картину по всем проектам.

Сейчас у нас есть автоматизированная система учета финансов. У нас есть финансовый директор, который в любой момент может ответить на любой вопрос. Мы контролируем, будет ли кассовый разрыв, и можем планировать свои финансы, не загоняя себя в угол. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Ощутимые выгоды для команды

• ‍Экономия времени:
  

Работа с финансовым директором освободила мне как минимум 20 часов в неделю по финансам. — Семен, операционный менеджер Viora Build

• ‍Прозрачность по объектам:‍

Теперь мы можем точно считать нашу маржу по проектам и благодаря этому — чистую прибыль. — Семен, операционный менеджер Viora Build

• ‍Контроль и предсказуемость:

У нас есть календарь платежей. Мы четко понимаем, что происходит по проектам и какие акты нужно выставлять. — Семен, операционный менеджер Viora Build

• ‍Координация между отделами:
  
  Отдел закупок, финансы и сметы работают синхронно. Это экономит время не только руководителя, но и всего менеджмента.

Готовность к масштабированию

Компания теперь имеет не только контроль, но и инструменты для роста.

‍

Следующий шаг — запуск ERP-системы, которая позволит еще точнее прогнозировать себестоимость и повысить маржинальность.

Это освобождает время как нашего директора, так и мое время как менеджера. Теперь я могу больше фокусироваться на развитии компании, а не на рутине. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Инсайты и советы другим бизнесам

Сотрудничество с Finmap и финансовым директором стало переломным моментом для Viora Build. Команда не только навела порядок в цифрах, но и увидела, как финансы могут стать стратегическим инструментом развития.

‍

Семен делится ключевыми выводами:

Если есть какие-то сомнения насчет работы с Finmap, я могу сказать, что коммуникация на высоком уровне, работа на высоком уровне — поэтому я могу смело рекомендовать эту компанию.

Инсайты от Viora Build

Советы предпринимателям

• Не откладывайте финансовую систематизацию. Если бизнес растет, «ручные» таблицы рано или поздно начнут тормозить развитие.
  ‍
• Делегируйте финансы специалистам. Это освобождает время руководителя и дает команде четкие правила игры.
  ‍
• Инвестируйте в аналитику. P&L, Cash Flow и календарь платежей — это не просто цифры, это ваш план развития.
  ‍
• Смотрите вперед. ERP-система и финдир помогут не только считать деньги, но и прогнозировать будущее.

Что дальше для Viora Build

Компания завершает внедрение ERP-системы и готовится масштабировать бизнес на новые регионы.

‍

Прозрачные финансы и стратегическое управление позволяют брать более крупные проекты без страха «потеряться» в цифрах.

Теперь мы можем планировать финансы, не загоняя себя в угол. Это дает уверенность и свободу для развития. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Часто задаваемые вопросы

1. Сколько времени нужно, чтобы увидеть первые результаты?
   В случае Viora Build первые результаты были уже в первый месяц — компания получила P&L, Cash Flow, контроль остатков и возможность прогнозировать платежи.
   ‍
2. Нужен ли финансовый директор, если есть бухгалтер?
   Да. Бухгалтер работает с прошлыми данными, а финансовый директор планирует будущее и помогает принимать стратегические решения.
   ‍
3. Сложно ли внедрять автоматизацию в команде?
   Нет. В Viora Build не было никакого сопротивления — все увидели пользу и быстро адаптировались к новой системе.
   ‍
4. Окупается ли инвестиция в Finmap и финдиректора?
   Да. Только освобождение 20 часов менеджера в неделю уже окупает расходы, не говоря о точности финансовых решений и предотвращении кассовых разрывов.
   ‍
5. Какие следующие шаги после внедрения учета?
   Следующий этап — запуск ERP-системы, чтобы интегрировать финансы, закупки и сметы. Это еще больше повысит точность планирования и маржинальность проектов.

Маркетинговое агентство может расти стремительно: новые клиенты, кампании, бюджеты. Но когда финансы хаотичны — весь этот рост превращается в риск.

‍

Факт: почти 50% счетов в маркетинговой сфере оплачиваются с задержкой. Добавь к этому зависимость от нескольких крупных клиентов и отсутствие P&L — и твое агентство становится заложником чужих решений.

‍

В этой статье ты найдешь ответы на три ключевых вопроса, без которых невозможно выйти на новый уровень управления финансами.

Почему без прогноза денежного потока агентство работает бесконтрольно?

В маркетинговых агентствах первоочередная проблема начинается даже не с клиентов, а изнутри. Незаполненные или неактуальные отчеты, отсутствие дисциплины в ведении финансов — и владелец видит реальную картину уже постфактум.

‍

В этот момент денег может уже не быть на зарплаты или оплату подрядчикам.
‍

Без актуальных данных невозможно прогнозировать денежный поток. А без прогноза агентство работает бесконтрольно: тратит больше, чем зарабатывает, задерживает выплаты и срывает бюджеты.

Точный финансовый учет помогает руководителям видеть тренды и проблемы еще до того, как они станут угрозой для бизнеса. — Plymouth University

Качественные данные — это не бюрократия, а ключ к прибыльности и спокойствию владельца.

‍

Поэтому мы рекомендуем создать или выбрать единую систему, в которой будут собираться все финансовые данные. Желательно, чтобы этот инструмент был максимально автоматизированным: это сэкономит время и уменьшит рутину.

‍

Благодаря такой системе ты сможешь не только реагировать постфактум, но и прогнозировать доходы и денежный поток, что откроет путь к стабильности и развитию.

Что дает прогнозируемый денежный поток

1. Раннее выявление кассовых разрывов.
   Видно, когда денег на счете не хватит, чтобы оплатить зарплаты, налоги или подрядчиков.
   ‍
2. Возможность принимать обоснованные решения.
   Расширять команду, увеличивать рекламные бюджеты или выходить на новые рынки становится безопаснее, потому что понятно, выдержит ли это кешфлоу.
   ‍
3. Сценарный анализ.
   Можно смоделировать, что будет, если клиент задержит оплату на 30 дней, или как повлияет новый контракт на общую ликвидность.
   ‍
4. Прозрачная коммуникация с командой и инвесторами.
   Когда есть четкие прогнозы, владелец уверенно обосновывает решения перед командой и партнерами.
   ‍
5. Снижение стресса для владельца.
   Вместо хаотичных проверок счетов — четкое понимание, какое финансовое состояние будет у компании завтра, через месяц или квартал.
   ‍

Пройди короткий чек-лист — и за несколько минут поймешь, действительно ли контроль над денежным потоком в твоем агентстве в твоих руках:

Если в этом чек-листе ты узнал свое агентство, значит, проблема с планированием денежного потока уже влияет на прибыльность и стабильность бизнеса.

‍

Следующий шаг — понять, как именно можно навести порядок в финансах и получить инструменты для прогнозирования.

Ключевые инструменты Finmap для планирования финансов

‍Если ты выбрал Finmap как базу для финансового учета, то получил больше, чем просто удобный реестр операций. Это инструмент с банковскими интеграциями, возможностью импорта выписок, автоматизацией через автоправила и делегированием обязанностей.

‍

Но главное — Finmap позволяет не только видеть денежный поток в реальном времени, но и прогнозировать его. Для этого в системе предусмотрено несколько ключевых инструментов.

1. Будущие платежи

В Finmap можно добавлять операции с будущей датой поступления или списания. Это превращает обычный учет в планирование: ты заранее видишь, как будут изменяться остатки на счетах в конкретный день.

‍

Такой подход позволяет контролировать ликвидность и избегать ситуаций, когда расходы накладываются на задержанные оплаты от клиентов.

‍

2. Платежный календарь

В Finmap календарь формируется автоматически на основе будущих операций. Он показывает, когда компания может столкнуться с кассовым разрывом и какие именно платежи становятся его причиной.

‍

Благодаря этому владелец может заранее договориться с клиентом о предоплате, перенести внутренние расходы или запланировать резервный фонд.

‍

3. Переключатель «С учетом будущими / без учета будущих»‍

Этот инструмент позволяет в один клик посмотреть на финансы с двух ракурсов. В режиме «с будущими» видно прогноз: хватит ли средств на зарплаты, подрядчиков и налоги, если все запланированные операции будут выполнены. В режиме «без будущих» — фактическая ситуация на текущий день.

‍

Именно сравнение этих двух картин дает управленцу ключевую информацию: насколько компания отклоняется от плана и где возникают риски.

‍

‍

В комплексе эти инструменты превращают финансовый учет из реактивного процесса в проактивное управление.
‍

Это дает маркетинговому агентству ряд ощутимых преимуществ:

• Системность вместо хаотичных таблиц и мессенджеров
• Единый источник информации о деньгах компании
• Прогнозируемость финансов на недели и месяцы вперед
• Оптимальное использование ресурсов и времени команды
• Четкие ориентиры для финансовых решений

Почему без контроля дебиторки и кредиторки бизнес под угрозой?

В маркетинговых агентствах финансовые риски часто возникают не из-за отсутствия клиентов, а из-за задержек в оплате. Работа выполнена, счета выставлены — но поступлений приходится ждать неделями.

‍

Британское издание Financial IT утверждает:

Для маркетинговой и рекламной индустрии уровень просроченных счетов составляет около 49% — то есть почти половина счетов оплачивается позже установленного срока.

Дополнительным фактором риска для маркетинговых агентств является концентрация доходов на нескольких ключевых клиентах.

‍

Исследования последних лет указывают на то, что около 15% агентств получают более четверти дохода от одного клиента, и это уже считается критическим сигналом для финансовой стабильности.
‍

А теперь задай себе вопрос:

‍

1. Можешь ли ты четко назвать ТОП-3 клиентов, которые приносят наибольшую прибыль?
   ‍
2. Знаешь ли ты, какой клиент чаще всего задерживает оплату счетов?
   ‍
3. Видишь ли ты сейчас, какая сумма задолженности есть по каждому клиенту?
   ‍
4. Знаешь ли ты, кто из клиентов имеет наибольший долг перед агентством?
   ‍
5. Анализируешь ли ты, какую долю от общей выручки формируют твои ТОП-клиенты и насколько это безопасно для бизнеса?
   ‍

Если ты не можешь ответить на эти простые вопросы — это означает, что взаиморасчеты в агентстве работают неконтролируемо.

‍

И пока нет системы, которая показывает эту картину в реальном времени, твой бизнес зависит от случайности, дисциплины и совести клиентов.

Как Finmap возвращает контроль над взаиморасчетами

Чтобы взаиморасчеты перестали быть «слепой зоной», в Finmap есть два ключевых отчета, которые дают владельцу агентства прозрачность и контроль в режиме реального времени.

• Отчет «Дебиторка» показывает, какие клиенты должны деньги прямо сейчас, какую сумму и какие оплаты еще ожидаются к зачислению. Это позволяет своевременно реагировать на долги, контролировать дисциплину клиентов и избегать непредсказуемых кассовых разрывов.
  ‍

‍

• Отчет «Кредиторка» помогает отслеживать обязательства перед подрядчиками, фрилансерами или сервисами. Благодаря этому владелец понимает, какие выплаты нужно сделать в первую очередь, и может планировать расходы без риска срыва.

‍

‍

Дополнительно в Finmap есть аналитические отчеты, которые позволяют оценивать доходность по каждому клиенту. Это дает возможность определить, какие заказчики формируют основную долю доходов и насколько бизнес от них зависит. Таким образом, владелец может своевременно увидеть риск опасной концентрации и принять решение о диверсификации портфеля.

‍

Бонус: выставление счетов в Finmap

Помимо контроля дебиторки и кредиторки, в Finmap есть еще один полезный инструмент — создание инвойсов для клиентов. Ты можешь сформировать счет за свои услуги прямо в системе и при необходимости сразу отправить его клиенту на электронную почту.

‍

Это не основная функция управленческого учета, но приятный бонус: счета формируются быстро, в едином стиле и всегда остаются под контролем в вашей финансовой системе.

Почему без P&L невозможно оценить реальное состояние бизнеса?

Финансовый учет не будет полным, пока владелец агентства видит только движение денег на счетах. Главный вопрос — не сколько поступило средств, а как и когда именно эти деньги были заработаны и какой результат они принесли.

‍

Чтобы перейти от оперативного контроля к стратегическому видению, нужен P&L — отчет о прибылях и убытках.

‍

Именно он показывает:
‍

1. Происхождение доходов. Какие именно проекты, клиенты или каналы принесли выручку и в какой период.
   ‍
2. Реальный финансовый результат. Чистая прибыль (общая и по проектам) после учета всех расходов, а не только остатки на счете.
   ‍
3. Эффективность операционной модели. Генерирует ли бизнес прибыль или ограничивается лишь движением средств между счетами.
   ‍
4. Структуру расходов. Где именно концентрируются основные затраты компании — персонал, подрядчики, маркетинг или административные расходы.
   ‍
5. Динамику развития. Как меняется прибыльность из месяца в месяц и действительно ли компания движется в сторону роста.

‍

Cash Flow и P&L не конкурируют друг с другом — они дополняют друг друга. В таблице ниже приведены практические вопросы, которые волнуют каждого владельца агентства, и отчет, в котором ты найдешь ответы.

‍

Где искать ответы: Cash Flow или P&L?

Cash Flow показывает, хватает ли денег на ежедневные обязательства. P&L отвечает, работает ли бизнес прибыльно и в каком направлении он развивается. Только вместе эти два отчета обеспечат тебе контроль в текущем моменте и стратегическое видение на будущее.

Как Finmap помогает сформировать полный P&L

В Finmap отчет «Прибыль» (P&L) формируется автоматически на основе данных компании. Он работает по методу начислений: доходы и расходы относятся именно к тому периоду, когда был подписан контракт или выполнены обязательства.

‍

Отчет гибкий и многоуровневый. Благодаря фильтрам можно анализировать не только общую картину, но и прибыльность в разрезе клиентов, проектов, направлений или даже отдельных кампаний.

‍

Важно и то, что «Прибыль» в Finmap имеет несколько форматов визуализации: графики, таблицы, диаграммы. Это позволяет смотреть на одни и те же цифры с разных ракурсов — от общей динамики до детальной структуры расходов и доходов.

‍

‍

Такой подход уменьшает ошибки, присущие простому учету по движению денег, и обеспечивает управленца инструментом для стратегических решений.

‍

Почему P&L важен для маркетингового агентства

‍

1. Понимание реальной маржи. В сфере с ретейнерами и проектными оплатами видно, где бизнес зарабатывает, а где расходуется ресурс.
   ‍
2. Прозрачность для инвесторов и партнеров. Легко показать реальный финансовый результат, а не просто сверить остатки.
   ‍
3. Сравнение сценариев. Можно оценить, как изменится прибыльность при увеличении бюджета или запуске нового клиента.
   ‍
4. Выявление скрытых убыточных клиентов. Если оплаты поступают регулярно, но расходы превышают доход — это сразу видно в P&L.
   ‍
5. Опора для стратегических решений. Расширение команды, выход на новые рынки или оптимизация расходов основываются на фактах и прогнозах.

От хаотичных таблиц к прозрачным финансам: кейс MURAHA Marketing Agency

MURAHA Marketing Agency помогает бизнесам расти, разрабатывая маркетинговые стратегии и проводя аудиты. Команда также занимается таргетированной и контекстной рекламой, а при необходимости берет на себя разработку сайтов или привлекает проверенных партнеров.

‍

‍

Такая гибкая модель позволяет работать с клиентами разного масштаба и взаимодействовать с внешними подрядчиками, что формирует значительный объем финансовых операций. При этом каждое направление имеет свою специфику: регулярные ежемесячные платежи за маркетинг и разовые оплаты за разработку сайтов.

‍

Узнайте больше о том, как финансовый учет делает проектный бизнес прибыльным.

‍

Все это создает постоянное движение средств и требует четкой системы финансового контроля.

Стартовая точка: хаотичный Excel

Когда к компании присоединился COO Артем Цоков и взял на себя управление финансами, он получил в наследство Excel-файл, в котором велись финансовые данные.
‍

Таблица оказалась хаотичной и создавала больше проблем, чем пользы:

• десятки вкладок без логики;
• сломанные формулы, искажавшие данные;
• отсутствие систематизации расходов и доходов;
• несвоевременное внесение транзакций;
• постоянный риск потерять часть операций.

Артем быстро понял, что так вести финансы невозможно, и начал искать инструмент, который поможет систематизировать все данные. Таким решением стал Finmap.

Новый подход с Finmap

Для Артема переход на Finmap стал не просто заменой Excel, а процессом поиска собственной идеальной модели финансового учета.
‍

Он прошел несколько несложных этапов:
‍‍

1. ‍Эксперименты с отображением данных
   Артем несколько раз пробовал разные варианты структурирования финансов — ведь Finmap позволяет настраивать учет под конкретные бизнес-потребности. В итоге он определил ключевые финансовые показатели и построил систему вокруг них.
   ‍‍
2. Поддержка экспертов Finmap
   Большую роль сыграла служба поддержки: специалисты помогли подобрать оптимальную модель внесения данных, объяснили, как правильно работать с категориями, тегами и проектами. Это позволило избежать ошибок на старте.
   ‍‍
3. Тестирование разных сценариев
   Используя возможность создавать несколько тестовых компаний, Артем смог проверить разные подходы и выбрать тот, который лучше всего соответствовал задачам его агентства.

Прозрачность и планирование как результат

Внедрение Finmap стало переломным моментом для агентства MURAHA. Если раньше финансовые данные были хаотичными и ненадежными, то теперь компания получила прозрачную картину движения денег и возможность планировать будущее.

‍

1. ‍Автоматические интеграции. Благодаря интеграции с банками исчез риск потерять транзакции или вовремя не зафиксировать расходы. Все платежи автоматически подтягиваются в систему, и команда может сразу проверить, кто и за что отвечает.
   ‍‍
2. Систематизация учета. Появилась удобная структура с тегами, категориями и проектами. Это позволило разделить разные направления деятельности, понять, какие из них приносят больше всего дохода, а какие требуют оптимизации.
   ‍‍
3. Отчётность P&L и Cash Flow. Они дали агентству возможность ежедневно видеть фактическое и плановое состояние дел: сколько средств на счетах, какие расходы и доходы запланированы, где есть риск кассового разрыва.

‍

Кроме того, компания начала использовать платежный календарь. Благодаря ему стало проще прогнозировать финансовые нагрузки и готовиться к стратегическим сессиям с четким бюджетом на будущие месяцы.

Каждый день я вижу, сколько денег у нас есть сейчас и какие оплаты нужно будет сделать. Если вижу, что расходов больше, чем доходов — могу отреагировать заранее. — Артем Цоков, CОO MURAHA Marketing Agency

В результате команда получила не просто инструмент для учета, а реальный фундамент для развития:

• снижение рисков;
• оптимизация времени;
• тактическое и стратегическое планирование;
• уверенность в принимаемых финансовых решениях.

Советы для других агентств

Артем Цоков, COO MURAHA Marketing Agency, советует другим основателям и руководителям маркетинговых агентств не тратить время на хаотичные таблицы в Excel:

Не стоит даже начинать вести финансы в Excel, потому что это путь в хаос. Лучше сразу определить, какие расходы, доходы и теги вы хотите отслеживать, и настроить это в Finmap. Так вы сэкономите время, избежите переделки и получите прозрачную картину для анализа.

Его главная мысль проста: готовь структуру заранее и внедряй современный инструмент сразу, чтобы получить результат быстрее и избежать лишних ошибок.

Финансовая система как ключ к росту агентства

Ключ к стабильности и развитию — это не количество клиентов или проектов, а финансовая система, которая показывает реальность.
‍

Прогнозируемый кешфлоу, контроль взаиморасчетов и P&L — три опоры, без которых ни одно агентство не может уверенно строить стратегию.

‍

Finmap помогает собрать все воедино:

• видеть реальное состояние финансов в любой момент;
• прогнозировать будущие платежи и избегать кассовых разрывов;
• контролировать клиентские долги и дисциплину оплат;
• анализировать прибыльность бизнеса в разрезе клиентов, проектов или направлений;

Больше никаких хаотичных решений — только стратегическое развитие на основе фактов.
‍

Попробуй Finmap — и увидишь, как твое агентство выйдет на новый уровень финансового порядка!

Часто задаваемые вопросы

1. Как часто нужно обновлять финансовые данные в агентстве?
   Рекомендуется вести финансы в режиме, максимально приближенном к реальному времени. Задержка в фиксации операций даже на несколько дней снижает точность прогнозов и повышает риск кассовых разрывов.
   ‍
2. Чем отличается Cash Flow от P&L?
   Cash Flow показывает движение денег — когда и сколько фактически поступило или вышло со счета. P&L отражает финансовый результат — доходы и расходы в периоде, независимо от момента оплаты.
   ‍
3. Как оценить зависимость от одного клиента?
   Анализируется доля дохода, которую формируют отдельные заказчики. Если более 25–30% выручки обеспечивает один клиент, это создает риск финансовой нестабильности в случае потери контракта.
   ‍
4. Какие расходы чаще всего остаются без внимания?
   К «невидимым» расходам относятся фрилансеры, подрядчики, регулярные подписки на сервисы и неоплаченные клиентами часы команды. Они часто уменьшают реальную маржу, даже при росте выручки.
   ‍
5. Как избежать кассовых разрывов в маркетинговом агентстве?
   Основой является планирование. Необходимо прогнозировать будущие поступления и выплаты, использовать Платежный календарь и контролировать дебиторскую задолженность. При частых случаях кассовых разрывов рекомендуется иметь резервный фонд для покрытия хотя бы 1–2 месяцев операционных расходов.

Представь: за полгода твой бизнес растет с $17 500 до $65 000 проектного дохода — все выглядит блестяще. Есть команда, опыт, модель работает. 

‍

Но за полтора года ты теряешь все: инвестиции, предоплаты, доверие — и сумма убытков достигает более $1,3 миллиона. Более миллиона долларов исчезает на глазах, хотя казалось, что все под контролем.

Это был не просто бизнес — это был удар по самолюбию и понимание, что даже лучшие компетенции не спасут, если ты не видишь реальную картину бизнеса. — Валерий Чалый, предприниматель, гость подкаста «Знать бы это раньше»

Эта история — не о поражении, а об уроке, который может спасти твой бизнес и твои деньги. О том, как масштаб бизнеса без масштабного мышления владельца — это шаг в пропасть. Как отсутствие прозрачного финансового контроля и неправильные решения приводят к значительным потерям.

‍

Валерий приоткрывает завесу реального предпринимательства: ошибки, о которых не принято говорить, важные выводы, практические инструменты и советы, которые помогут тебе:

• Спасти деньги, даже если бизнес растет безумно быстро.
• Увидеть реальное состояние финансов, а не иллюзии.
• Принимать решения, которые не убьют твой проект.
• Развиваться как предприниматель, потому что именно ты — главный двигатель бизнеса.

Красные флажки: узнаешь себя?

• Смотришь только на банковский счет, а не на финансовые отчеты.
• Строишь планы на дебиторку («вот-вот заплатят»).
• Нет резерва хотя бы на 2 месяца фиксированных расходов.
• Путаешь наценку и маржу.
• Бизнес уже не вдохновляет, ты воспринимаешь его только как источник дохода.

Если отметил хотя бы два пункта — эта статья точно для тебя.

‍

Читай дальше — если готов увидеть бизнес без розовых очков и начать настоящий рост.

‍

Инсайт 1. Три отчёта, без которых бизнес обречен на хаос

Многие предприниматели привыкли смотреть только на банковский счет. Есть деньги — значит, все хорошо. Но это иллюзия. Только три финансовых отчета дают честную картину того, что на самом деле происходит.

Эти три отчета — это база. Cashflow, баланс и P&L. Если ты не видишь куда движутся деньги, сколько реально осталось и какова прибыль, ты не управляешь бизнесом. — Валерий Чалый, предприниматель

Даже если бизнес выглядит прибыльным, в любой момент может произойти кассовый разрыв. Без прозрачных отчетов предприниматель не видит:

• есть ли деньги для выплаты зарплат и налогов;
• сколько реально осталось после кредитов и долгов;
• какие продукты или направления «съедают» маржу.

Результат — ошибочные решения, упущенные возможности и риск обанкротиться даже на пике роста.

Как работают три отчёта на практике

Представь компанию, которая продала товаров на $50 000 за месяц. На первый взгляд — суперрезультат. Но что показывают отчеты?

Как избежать финансового хаоса

1. Веди Сash flow ежедневно. Это дает ответ: хватит ли денег завтра.
   
   
2. Просматривай баланс ежемесячно. Ты видишь, насколько компания устойчива к долгам и обязательствам.
   
   
3. Анализируй P&L еженедельно или ежемесячно. Это честный ответ: бизнес зарабатывает деньги или они просто находятся в обороте без прибыли.
   
   
4. Объедините три отчета. Только вместе они показывают правду: деньги на счете, структуру активов и реальную прибыль.

Финансы — это мониторинг твоего бизнеса. Без отчетов ты бежишь в темноте. С ними — видишь, где настоящие деньги, а где иллюзия. — Валерий Чалый, предприниматель

Инсайт 2. Cash is king: считайте только деньги на счёте

В финансовом мире есть простая, но бескомпромиссная истина: cash is king. Деньги, которые реально лежат на счете — это единственное, на что ты можешь рассчитывать сегодня. Все остальное — дебиторская задолженность, обещания клиентов, подписанные контракты — только цифры на бумаге.

Используй только те деньги и рассчитывай только на те деньги, которые у тебя на счете. Все твои дебиторские задолженности, все «он мне пообещал заплатить» — не покроют счета в данный момент. Cash is king. — Валерий Чалый, предприниматель

В чём проблема?

• Иллюзия денег. Предприниматель смотрит на дебиторскую задолженность и считает ее активом. Но это еще не деньги.
• Ловушка «почти оплатили». Бизнес тратит средства, рассчитывая на оплату, которая может не прийти вовремя.
• Двойное планирование. Одни и те же деньги уже «назначены» и на налоги, и на зарплаты, и на закупку — но фактически их нет.

Почему это опасно?

Когда ты принимаешь решение, исходя не из фактов, а из ожиданий:

• возрастает риск кассового разрыва;
• компания может остаться без денег на критические платежи (зарплаты, аренда, налоги);
• бизнес быстро становится зависимым от кредитов.

Как этого избежать

1. Веди учет реальных остатков. Ежедневно фиксируй, сколько денег есть в кассе и на счетах.
   
   
2. Отделяй резервы. Налоги, зарплаты, обязательные выплаты — это уже «не твои» деньги.
   
   
3. Будь скептиком. Пока клиент не оплатил — считай, что денег у тебя нет.
   
   
4. Принимай решения только на основе фактов. Смотри на баланс и cash flow, а не на Excel-таблички с прогнозами.
   
   
5. Делай еженедельный анализ ликвидности. Сколько денег реально свободны сегодня, завтра, через неделю.

Таблица: «Деньги на бумаге» vs «Деньги в бизнесе»

Ты не можешь поставить бизнес на паузу и ждать, пока другие тебе заплатят. Деньги в бизнесе — как кровь в теле: если их не хватает прямо сейчас, организм умирает. — Валерий Чалый, предприниматель

5 правил управления деньгами на счёте

1. Каждое утро проверяй баланс.
   
   
2. Разделяй деньги: свои, чужие (налоги, обязательства), резерв.
   
   
3. Не трать будущие деньги — планируй только фактические.
   
   
4. Вноси все расходы и поступления в систему управленческого учета.
   
   
5. Смотри на Cash flow чаще, чем на оборот и P&L.

Инсайт 3. Резерв и ликвидность: антихрупкость бизнеса

Большинство бизнесов закрываются не потому, что у них нет клиентов или прибыли. Они закрываются тогда, когда заканчиваются деньги здесь и сейчас. 

‍

Единственная защита от этого — резерв и ликвидность. Это та финансовая подушка, которая делает компанию антихрупкой: она выдерживает удары и даже становится сильнее после кризисов.

В компании должен быть страховой капитал — максимально ликвидная вещь. То есть деньги, которые ты максимально быстро можешь взять и вложить в бизнес. Must have — хотя бы две-три точки безубыточности всегда должны лежать на счете. — Валерий Чалый, предприниматель

В чём проблема?

• Предприниматели тратят все «под ноль», веря, что деньги всегда придут вовремя.
• Резерв не формируется, пока бизнес растет — и в худший момент нет подушки.
• Без ликвидных запасов даже временный кассовый разрыв может убить компанию.

Почему это опасно?

• 1 непредвиденный месяц (задержка клиента, налоговый сюрприз, поломка оборудования) может поставить бизнес на грань банкротства.
• Владелец вынужден брать кредиты под 24–60% годовых, которые «съедают» маржу.
• Теряется контроль: бизнесом начинают управлять долги, а не стратегия.

Как этого избежать

1. Формируй страховой капитал. Минимум — 2–3 месяца фиксированных расходов (аренда, зарплаты, налоги).
   
   
2. Сохраняй ликвидность. Часть денег должна быть доступна «здесь и сейчас», а не в виде товаров или дебиторской задолженности.
   
   
3. Разделяй резервы. Страховой (на форс-мажоры) ≠ резервный (на развитие).
   
   
4. Используй правило «чужих денег». Можно привлекать капитал под проценты, но только если есть четкий план возврата.
   
   
5. Будь дисциплинированным. Резерв нельзя трогать. Он существует для кризисных ситуаций.

Как выглядит антихрупкость в финансах

Я знаю как минимум три бизнеса, которые обанкротились не потому, что были убыточными. Они просто не успели найти деньги в нужный момент. Резерв — это не роскошь, а условие выживания. — Валерий Чалый, предприниматель

5 практических шагов для создания финансовой подушки

1. Рассчитай свой ежемесячный burn rate (минимальные расходы на существование).
   
   
2. Умножь его на 2–3 и откладывай эту сумму на отдельный счет.
   
   
3. Автоматизируй отчисления резервов — как только деньги поступают, сразу откладывай часть.
   
   
4. Держи резерв в валюте или инструментах с высокой ликвидностью.
   
   
5. Вноси резерв в финансовую систему (например, Finmap), чтобы видеть реальную картину, а не «иллюзию денег».
   
   

Резерв и ликвидность — это твой страховой полис от банкротства. 

Инсайт 4. Различайте наценку и маржу и считайте цену денег

Многие предприниматели путают наценку и маржу. В результате кажется, что бизнес прибыльный, но на самом деле деньги исчезают. А когда добавляется еще и дорогой кредит, предприятие может работать в ноль или даже в минус.

Наценка должна быть 300–400%, чтобы бизнес жил. А маржа — это то, что остается после всех расходов. Например, продаешь за $30 товар с себестоимостью $10 — кажется, что маржа 200%. Но после рекламы, зарплат и операционных расходов может остаться только 16,6%. И если еще кредит дорогой — прибыль съедается полностью. — Валерий Чалый, предприниматель

В чём проблема?

• Наценку часто воспринимают как прибыль — и тратят деньги, которых фактически нет.
• Кредиты под 24–60% годовых «съедают» даже хороший бизнес.
• Владелец не видит реальной рентабельности, потому что не ведет управленческий P&L.

Почему это опасно?

• Бизнес может расти по обороту, но падать по прибыли.
• При неправильном расчете маржи предприниматели легко попадают в кассовые разрывы.
• Кредитные обязательства превращают рост в ловушку: компания становится заложником долга.

Как этого избежать

1. Разделяй наценку и маржу. Наценка показывает, сколько ты накрутил сверху, маржа — что реально осталось после всех расходов.
   
   
2. Веди P&L отчет. Без него невозможно понять истинную рентабельность.
   
   
3. Рассчитывай цену денег. Перед тем как брать кредит, смотри, сколько % от маржи он съест.
   
   
4. Оценивай цикл сделки. Если возвращаешь деньги за месяц — высокий % еще можно выдержать. Если за год — это смертельно.
   
   
5. Будь честен с собой. Считай прибылью только то, что остается «чистыми» после всего.

Таблица: Наценка vs. Маржа + Влияние кредита

Финансовая грамотность — это не про Excel. Это про выживание. Если ты путаешь наценку и маржу, или не считаешь стоимость денег, бизнес может убить не рынок и конкуренты, а твои собственные ошибки в расчетах. — Валерий Чалый, предприниматель

5 практических шагов

1. Для каждого продукта веди расчет: себестоимость, наценка, маржа.
   
   
2. Закладывай в цену все расходы: реклама, логистика, зарплаты, налоги.
   
   
3. Перед новым кредитом проверь: хватит ли маржи покрыть проценты.
   
   
4. Используй P&L в Finmap или другой системе, чтобы видеть правду в цифрах.
   
   
5. Учи команду различать наценку и маржу — это базовая финансовая грамотность.
   
   

Правильное понимание разницы между наценкой, маржой и ценой денег — это как иметь карту и компас в походе. Без них ты можешь долго идти, но высока вероятность оказаться в тупике.

Инсайт 5. Market Fit: почему не продукт, а предприниматель определяет судьбу бизнеса

В бизнесе принято искать Product Market Fit — когда продукт и рынок совпадают. Но опыт Валерия Чалого показывает: этого недостаточно. Бизнес может расти на сотни процентов, а затем разрушиться через полтора года, даже с сильной командой и проверенной моделью.

Я понял, что есть такое понятие, как entrepreneur market fit — соотношение тебя как предпринимателя и рынка, на который ты выходишь. В Украине я мог запускать что угодно, потому что имел контакты, понимание, культуру. В Португалии же те же самые знания не работали. — Валерий Чалый, предприниматель

В чём опасность?

Фокус только на продукте создает иллюзию контроля. Ты можешь:

• Найти нишу со спросом.
• Запустить сильный продукт.
• Собрать команду и настроить процессы.

...и все равно потерять сотни тысяч долларов. Почему? Потому что предприниматель сам не «вписался» в рынок, ведь: не понимает локальные правила, не имеет нужных партнерств, не видит культурных барьеров.

Именно это стало причиной потери $1,3 млн у Валерия:

• С $17 500 проектного дохода → до $65 000 за 6 месяцев.
• А через полтора года — полная потеря бизнеса и денег.

Как этого избежать?

Нужно мыслить шире, чем «купят ли мой продукт?». Стоит честно оценить себя в контексте рынка.

Product Market Fit vs Entrepreneur Market Fit

Практические шаги для предпринимателя

1. Аудит рынка и себя. Перед стартом ответь: есть ли у меня ресурсы, сеть контактов и знания для этой среды?
   
   
2. Адаптация. Инвестируй в локальные связи, изучай культуру, работай с местными партнерами.
   
   
3. Объедините два фита. Продукт пользуется спросом, а вы как владелец — доверием и авторитетом на этом рынке.
   
   
4. Регулярно проверяй финансы. Управленческий учет покажет: действительно ли твой Market Fit работает, или бизнес только «на бумаге» в плюсе.

Масштаб бизнеса всегда равен масштабу мышления владельца. Если ты не соответствуешь рынку — он тебя просто «съест». — Валерий Чалый, предприниматель

Инсайт 6. Бизнес выживает только тогда, когда ты любишь то, что делаешь

У большинства предпринимателей бизнес начинается с энергии — идея драйвит, появляется команда, каждая новая сделка заряжает. Но со временем это может превратиться в «рутинную ферму денег». Предприниматель начинает видеть компанию только как «кнопку бабло». И это начало конца.

Как только ты начинаешь относиться к бизнесу как к «кнопке бабло», это чувствуют все. Это чувствует команда, это сам бизнес начинает сыпаться. — Валерий Чалый, предприниматель

В чём проблема?

• Выгорание владельца. Бизнес теряет смысл, а энергия тратится только на тушение пожаров.
• Демотивация команды. Люди чувствуют, что владелец работает «без запала».
• Потеря стратегического видения. Решения принимаются исключительно для того, чтобы заработать здесь и сейчас.

Почему это опасно?

Бизнес без идеи и смысла не выдерживает кризиса. Стоит появиться проблемам (кассовый разрыв, падение продаж, конкуренты) — и владелец не имеет сил бороться. Результат — быстрая стагнация и потеря компании.

Как этого избежать?

1. Формулируй «почему». Запиши, для чего существует твой бизнес (кроме денег). Это ориентир для тебя и команды.
   
   
2. Поставь «игровые цели». Бизнес — это игра с уровнями. Поставь шаги на 3–6 месяцев: новый рынок, новая продуктовая линия, повышение маржи.
   
   
3. Будь присутствующим в процессе. Не только снимай прибыль, но и развивай продукт, команду, сервис.
   
   
4. Измеряй энергию бизнеса. Проводи регулярные встречи с командой, слушай клиентов, смотри на качество решений.

«Увлечение бизнесом» vs «Кнопка бабло»

Предприниматель задает энергию. Если он любит свой бизнес — компания растет. Если он видит в нем только деньги — бизнес гибнет. — Валерий Чалый, предприниматель

Инсайт 7. Быстрый рост может уничтожить бизнес

Быстрый рост — это мечта каждого предпринимателя. Но на самом деле он может стать самой большой угрозой. Когда цифры летят вверх, кажется, что все под контролем. Однако резкий рост часто скрывает слабые места, которые взрываются уже через год.

Мы взяли аккаунт, который приносил $17 500, и за 6 месяцев сделали $65 000. И тогда показалось, что мы можем все. А еще через полтора года мы потеряли и бизнес, и деньги — более $1,3 млн. — Валерий Чалый, предприниматель

В чём проблема?

• Эйфория роста. Владелец испытывает «эффект всемогущества» и начинает рисковать без анализа.
• Финансовая ловушка. Чем больше продаж — тем больше запасов, расходов и обязательств. Если нет резерва — рост пожирает бизнес.
• Потеря фокуса. Предприниматель запускает новые направления, вместо того чтобы стабилизировать главное.
• Команда не выдерживает темпа. Масштабирование перегружает людей и систему управления.

Почему это опасно?

Рост без контроля = это не успех, а ускоренный путь к банкротству. Когда компания растет слишком быстро:

• увеличивается кредиторская задолженность и нагрузка на кэш-флоу;
• владелец начинает считать «бумажную прибыль», а не реальные деньги;
• любой кризис (возврат товара, сбои в поставках, падение продаж) становится фатальным.

Как предотвратить крах при росте

1. Считай, а не чувствуй. Вместо «мы растем» измеряй реальный денежный поток, ликвидность и обязательства.
   
   
2. Формируй резерв. Минимум 2–3 месяца фиксированных расходов должны оставаться нетронутыми.
   
   
3. Держи фокус. Не открывай новые направления, пока не отработал и не закрепил предыдущее.
   
   
4. Контролируй маржу. Высокий оборот с низкой маржинальностью = иллюзия роста.
   
   
5. Регулярно проверяй финансовое здоровье. Cash Flow, Balance, P&L должны показывать одинаковую картину.

Таблица: «Здоровый рост» vs «Опасный рост»

Мы поверили, что мы бессмертны. И именно эта мысль нас разрушила. — Валерий Чалый, предприниматель

5 шагов-антидотов против опасного роста

1. Еженедельно смотри не на оборот, а на кэш-флоу.
   
   
2. Разделяй деньги на счете: что твое, а что обязательства.
   
   
3. Откладывай минимум 10–15% дохода в резерв.
   
   
4. Прежде чем инвестировать в новое направление, проверь его на P&L.
   
   
5. Регулярно задавай себе вопрос: «Что будет, если завтра продажи упадут вдвое?»

Финансовая прозрачность — главная суперсила предпринимателя

История Валерия Чалого — не о потере $1,3 млн. Это о том, что даже опытный предприниматель может ошибаться, если не видит реальной финансовой картины. И главное — эти ошибки можно исправить, если сделать правильные выводы.

‍

Что показывает этот кейс?

• Бизнес — это не только о деньгах. Когда владелец теряет любовь к делу и видит в нем только «кнопку бабло», команда и бизнес начинают сыпаться.
  
  
• Быстрый рост опаснее стагнации. Если нет системы финансового контроля, даже взрывной рост может привести к катастрофе.
  
  
• Cash is king. Только деньги на счете можно считать реальными. Все остальное — иллюзия.
  
  
• Резерв делает бизнес антихрупким. Подушка в 2–3 месячных расходов может спасти компанию в кризис.
  
  
• Финансовая грамотность — мастхев. Понимание разницы между наценкой и маржой, умение считать цену денег и оценивать кредиты определяет, выживет бизнес или нет.

Управленческий учет — это не бюрократия. Это навигатор, который дает предпринимателю видеть путь, а не двигаться вслепую. Он позволяет видеть, какие деньги действительно твои, сколько нужно зарезервировать, где «течет» кэш, какие проекты работают в плюс, а какие только создают иллюзию прибыльности.

Финансы — это прозрение. Это возможность вести бизнес с открытыми глазами. Без этого ты просто едешь в темноте и надеешься, что не врежешься. — Валерий Чалый, предприниматель

Если предприниматель делает финансы центром своего внимания, он получает три ключевых преимущества:

‍

1. Устойчивость — бизнес не ломается от первого кризиса или кассового разрыва.
   
   
2. Скорость — решения принимаются на основе цифр, а не интуиции.
   
   
3. Контроль — появляется понимание, куда уходит каждая гривна и как это влияет на прибыль.
   ‍

Поэтому главный урок прост: нельзя отдавать контроль над деньгами на волю случая. Бизнес можно построить заново, но потерянное время, нервы и репутацию не вернешь.

‍

Финансовый учет — это о будущем твоего бизнеса, твоей свободе как предпринимателя и твоей уверенности в завтрашнем дне.

Получи Finmap
бесплатно!

Попробуй 7 дней финансового порядка

Не нужно привязывать карту

Часто задаваемые вопросы

1. Если мой бизнес растет, почему денег на счете становится меньше?

Потому что рост требует инвестиций: в склад, производство, маркетинг, команду. Продажи увеличиваются, но средства «застревают» в запасах или дебиторской задолженности. Если не учитывать это заранее, легко получить кассовый разрыв.

‍

2. Сколько резервного капитала нужно иметь предпринимателю?

Минимум — запас в размере 2–3 месячных постоянных расходов бизнеса. Если твоя точка безубыточности составляет $30 000, резерв должен быть не менее $60–90 000. Это делает бизнес антихрупким и позволяет пережить кризис.

‍

3. Почему важно отличать наценку и маржу?

Потому что именно маржа показывает реальную прибыль. Наценка — это просто увеличение цены над себестоимостью. Например, товар стоит $10, продается за $30. Наценка = 200%. Но после расходов может остаться только $5 — то есть маржа всего 16,6%. Без правильного расчета легко работать «в ноль» или в минус.

‍

4. Какие отчеты обязательно нужны бизнесу?

Три базовых отчета:

• Cashflow (движение денег) — показывает, куда движутся средства.
• Баланс — показывает, что есть у бизнеса на определенный момент.
• P&L (прибыли и убытки) — показывает, насколько компания прибыльна.

Вместе они дают 360° картину и позволяют принимать решения, опираясь на факты.

Круговорот денег в спортклубах обычно очень стремительный: абонементы, разовые посещения, персональные тренировки, аренда залов, продажа спортивного питания — десятки транзакций каждый день.

‍

Добавь к этому зарплаты тренерам, расходы на инвентарь, коммунальные, налоги и ремонт оборудования — и ты получишь финансовый водоворот, в котором легко потерять контроль.

‍

Именно в такой реальности работал Smartass — харьковский спортклуб, ежедневно обслуживающий сотни клиентов. Но за кулисами динамичного бизнеса царил хаос:

‍

Были разрывы между отчётами и фактом. Наличные считались отдельно. Это меня совершенно не устраивало, потому что я абсолютно не видел потоки наличности. — Максим, владелец Smartass Kharkiv

Пока хаос с финансами отнимал время и силы, бизнес не мог расти стратегически. Но всё изменилось, когда Максим решил систематизировать финансовый учёт, подключил Finmap и вместе с финансовым директором навёл порядок.

‍

В этой статье ты узнаешь:

• как владелец клуба от хаоса в отчётах пришёл к полной прозрачности;
• как автоматизация помогла планировать дивиденды и бонусы персоналу;
• какие инсайты изменили подход к финансам и что ждёт бизнес дальше.

Читай дальше — и ты увидишь, как реальный кейс доказывает: финансы могут быть простыми, а управление бизнесом — спокойным и предсказуемым.

‍

Почему ручной учёт тормозил развитие Smartass

Ежедневно клуб Smartass генерировал десятки финансовых операций, но владелец видел лишь отдельные части общей картины. Наличные жили своей жизнью: администраторы отчитывались нерегулярно — иногда с задержками, иногда с ошибками. Максим получал разрозненные цифры, пытался сверять их вручную и часто ловил расхождения между отчётами и реальностью.

Что-то учитывалось, что-то дублировалось, что-то не учитывалось. Наличные считались отдельно. — Максим, владелец Smartass Kharkiv

Чтобы узнать, сколько денег в кассе, приходилось писать администраторам, ждать ответы и считать всё на калькуляторе. Вместо чёткой системы — бесконечные уточнения и ручные подсчёты. Это отнимало время, создавалось нервное напряжение и не позволяло планировать развитие бизнеса.

Мне нужно было раз в неделю или месяц всё пересчитывать, как-то выискивать цифры. Это было очень неудобно. Тем более, что имея инструмент для этого, мы им фактически не пользовались. — Максим, владелец Smartass Kharkiv

В результате у него не было возможности прогнозировать дивиденды или планировать крупные расходы заранее. Бизнес работал «по факту» — реагируя на ситуацию, а не управляя ею.

‍

Типичные финансовые трудности, с которыми сталкивался бизнес

Что стало толчком к внедрению Finmap

Максим признаётся, что ему давно не нравилась ситуация с финансами, но он просто не знал, кто мог бы это исправить. Команда была занята своими задачами, а у него самого не было времени погружаться в учёт. Поэтому хаос тянулся месяцами — пока не появилась возможность всё изменить.‍

Когда вы предложили помочь всё исправить, я понял, что всего за несколько месяцев мы сможем всё изменить. — Максим, владелец Smartass Kharkiv

Ключевым моментом стало осознание, что не нужно искать ответственного внутри команды или пытаться внедрять систему самостоятельно. Появился готовый инструмент и люди, которые взяли процесс на себя. Это позволило бизнесу не останавливаться и параллельно внедрять изменения без дополнительной нагрузки на владельца и команду.

‍

Первым шагом стало внедрение системного учёта наличных. Теперь все операции — от полученных оплат до инкассаций — отображаются в системе автоматически, а не собираются вручную через сообщения от администраторов.

Закажи бесплатную консультацию!

Финансовый директор на аутсорсе поможет наладить эффективный финансовый учёт и принимать обоснованные управленческие решения

Далее команда наладила регулярные еженедельные отчётные звонки. Раз в неделю Максим видит полную картину: что сделано, что ещё в процессе, какие платежи запланированы. Это избавило его от необходимости ежедневно проверять цифры и контролировать сотрудников.

‍

Finmap начали использовать в полную силу — не только для просмотра остатков, но и для прогнозирования расходов и доходов. Максим получил права доступа, чтобы самостоятельно анализировать данные и вносить изменения, когда это необходимо.

‍

Ещё одно важное решение — правильное распределение крупных расходов. Теперь, если клуб покупает дорогое оборудование или планирует техническое обслуживание, затраты распределяются на несколько месяцев. Это помогает избегать резких финансовых «провалов» в отчётности и прогнозировать кассовые разрывы.

Мы начали распределять расходы правильно. Теперь можем планировать техническое обслуживание на год, а не получать минус в конкретном месяце. — Максим, владелец Smartass Kharkiv

‍

Триггеры, которые заставили действовать

От ручных подсчётов к системности

Сегодня финансовый учёт в Smartass работает как хорошо настроенный механизм. Максим больше не тратит вечера на подсчёты и не пишет сообщения администраторам, чтобы узнать, сколько денег осталось в кассе. Вся информация есть в системе и обновляется в режиме реального времени.

Теперь всё в порядке с учётом денежных средств. Я вижу всё в системе. — Максим, владелец Smartass Kharkiv

Процесс стал лёгким и предсказуемым. Раз в неделю проходит онлайн-встреча, где обсуждают, что сделано, какие платежи выполнены, какие ещё запланированы. После этого владелец спокойно занимается развитием бизнеса, не думая о ежедневном контроле.

Мне очень удобно, потому что мы раз в неделю проговариваем всё, что нужно. Мне не нужно никому напоминать. — Максим, владелец Smartass Kharkiv

Ещё одно большое изменение — возможность прогнозировать. Теперь Максим может заранее планировать дивиденды, бонусы для персонала, повышение зарплат и крупные расходы. Клуб перестал работать «по факту» и начал смотреть на несколько месяцев вперёд.

‍

Кроме того, владелец стал более вовлечённым в финансы: он сам анализирует статистику, просматривает показатели и корректирует данные. Это помогает ему принимать обоснованные решения и чувствовать контроль над бизнесом.

‍

Как Finmap изменил финансовые процессы клуба

Инсайты для предпринимателей

Опыт Максима дал несколько важных уроков, которые могут быть полезны каждому владельцу бизнеса.

‍

Во-первых, он понял, что самая большая проблема — не отсутствие денег, а отсутствие понимания, куда они движутся. Когда данные неполные или хаотичные, любые решения превращаются в интуицию, а не в управляемый процесс.

Получи Finmap
бесплатно!

Попробуй 7 дней финансового порядка

Не нужно привязывать карту

Во-вторых, он убедился, что автоматизация снимает львиную долю операционной нагрузки. Теперь вместо постоянных уточнений и ручных подсчётов команда работает по понятному процессу, а Максим получает итоговую информацию в удобном формате.

‍

В-третьих, он увидел, что финансовый учёт — это не роскошь для крупных компаний, а базовая необходимость для любого бизнеса с ежедневными операциями. Прогнозирование даёт уверенность и позволяет принимать стратегические решения, а не просто тушить пожары.

‍

«Самый ценный результат — это то, что я вижу результат», — говорит Максим, подчёркивая, что настоящая ценность финансового учёта в том, что ты видишь реальные изменения, а не просто «имитируешь контроль».

‍

Что финансовый учёт даёт твоему бизнесу

Планирование и масштабирование бизнеса

Для Максима внедрение финансового учёта стало не финалом, а лишь стартовой площадкой. Теперь, когда все базовые процессы налажены, он переходит к следующему этапу — глубокому финансовому планированию.

‍

Впереди — создание детальных бюджетов на несколько месяцев вперёд, чтобы прогнозировать расходы и доходы, видеть возможные кассовые разрывы и избегать неприятных сюрпризов.

Теперь я могу более уверенно прогнозировать бонусную систему, ставки и повышение зарплат. — Максим, владелец Smartass Kharkiv

Клуб планирует оптимизировать бонусные программы для персонала, сделать их более справедливыми и прозрачными. Благодаря этому можно не только удержать лучших тренеров, но и мотивировать команду работать на результат.

‍

Также в планах — работа со сценарным анализом: что будет, если вырастут расходы на аренду или оборудование, как изменится ситуация при увеличении количества клиентов. Это позволит управлять бизнесом не только сейчас, но и строить стратегию на будущее.

‍

План действий для дальнейшего роста бизнеса

Внедрение системного финансового учёта стало для Smartass настоящим переломным моментом.

‍

Теперь бизнес больше не живёт от отчёта до отчёта — он планирует, прогнозирует и уверенно смотрит в будущее.

‍

Максим избавился от хаоса, ручных подсчётов и бесконечных уточнений в команде. Вместо этого он получил прозрачную систему, которая показывает реальное состояние дел, подсказывает, когда и сколько можно потратить или вывести дивидендов, и позволяет управлять бизнесом, а не только реагировать на ситуацию.

Да, конечно, я могу рекомендовать Finmap! — Максим, владелец Smartass Kharkiv

Этот кейс доказывает: финансовый учёт — это не лишняя бюрократия, а ключ к росту и стабильности бизнеса. Именно он даёт возможность владельцу освободить голову от мелочей, сосредоточиться на развитии и наконец почувствовать контроль над своим делом.

‍

Если ты узнал свой бизнес в этой истории — самое время навести порядок в финансах. Ведь чем раньше начнёшь видеть полную картину, тем быстрее сможешь принимать решения, которые ведут к прибыли и масштабированию.

Часто задаваемые вопросы

1. Как понять, что моему бизнесу уже нужен финансовый учёт?
Если ты не видишь полной картины движения денег, отчёты не совпадают с реальностью, а кассу приходится считать вручную — это уже сигнал, что пора систематизировать финансы.

‍

2. Сколько времени занимает внедрение финансового учёта, как в Smartass?
В случае Максима первые результаты появились уже через несколько недель, а полный порядок в отчётах — через несколько месяцев.

‍

3. Обязательно ли владельцу самому вести учёт в Finmap?
Нет, владелец получает прозрачную систему и права доступа, чтобы видеть картину. А рутинные операции выполняет финансовый директор или администраторы.

‍

4. Что делать, если у бизнеса много наличных операций?
Именно такие бизнесы получают наибольший эффект: наличные автоматически учитываются в системе, не нужно каждый день писать сотрудникам и считать вручную.

‍

5. Помогает ли финансовый учёт с планированием и прогнозированием?
Да, это одно из главных преимуществ. В Smartass теперь прогнозируют расходы, планируют дивиденды и даже бонусную систему персонала на несколько месяцев вперёд.

IT-компания — это не только код, клиенты и продукты. Это ещё и многоуровневая финансовая система: платежи в долларах, расходы в злотых, зарплаты в евро. Фрилансеры со всего мира, подписки, серверы, сервисы, маркетинг. А ещё — налоги, кэшфлоу, зарплатный фонд, управленческая отчётность.

‍

Компания растёт — и проблемы растут вместе с ней:

• ‍‍клиенты платят в долларах, команда получает в крипте;
• один проект приносит прибыль, другой — тянет вниз;
• на счёте деньги есть, а завтра — кассовый разрыв. И никто не понимает, почему.

Финансовый учёт — это твой единственный инструмент контроля, уверенности и роста.
‍

Только он отвечает на главные вопросы:

• куда исчезают деньги;
• какое направление тянет бизнес вниз;
• когда можно масштабироваться — а когда лучше придержать кэш.

Рассмотрим реальные боли IT-компаний, которые сливают бюджеты, и решения, которые позволяют превратить финансовый хаос в рост.

‍

‍

Проектный учёт — основа финансового контроля в IT

Мы ведём десятки проектов одновременно. Одни — клиентские, другие — внутренние. Где-то задействованы одни и те же разработчики, но с разной ставкой. Расходы фиксируются вручную или вообще не фиксируются. В результате — невозможно понять, что приносит прибыль, а что — просто съедает командное время и деньги.

Знакомо? В IT это не исключение, а типичная ситуация. Для IT-компаний проектный учёт должен быть не просто удобством, а основой финансовой грамотности.

‍

IT-бизнес часто работает в нескольких направлениях: веб-разработка, мобильные приложения, дизайн, поддержка, собственные продукты. И каждое из них — это отдельный проект или даже десятки мелких подпроектов.

‍

Когда финансовый учёт ведётся в целом по компании, а не по каждому проекту — ты просто не видишь, какие из них на самом деле приносят прибыль, а какие — убыточны.

‍

Без чёткой аналитики по проектам ты:

• не видишь, какое направление генерирует 80 % прибыли;
• не можешь отследить, куда именно уходят деньги на фрилансеров, подрядчиков или рекламу;
• не видишь, какие проекты убыточны и только отбирают ресурсы.

А главное — принимаешь решения без объективной финансовой картины.

‍

Проектный учёт повышает прозрачность расходов, контроль над бюджетом и анализ рентабельности для каждого проекта или подпроекта.
‍

Это ключ к своевременной корректировке финансовых решений.

‍

Исследования McKinsey подчёркивают цену отсутствия чёткого проектного контроля:

‍Лишь 0,5 % IT-проектов завершаются одновременно в рамках бюджета, установленных сроков и с ожидаемой финансовой отдачей.

В этом же отчёте приведены конкретные цифры, которые говорят о последствиях отсутствия управляемости финансами:

• 59 % IT-проектов превышают бюджет;
• 53 % — не укладываются в сроки;
• 56 % — приносят меньше ожидаемой прибыли.

В среднем, если проект выходит за рамки хотя бы одного из этих параметров, расходы увеличиваются на 75 %, а прибыль — уменьшается на 39 %.

‍

Можешь ли ты оперативно выявить такие проекты в своём бизнесе? И уверен ли, что сможешь перекрыть потери за счёт резервов или более прибыльных направлений?

‍

Именно поэтому проектный учёт должен быть не в голове финменеджера и не в таблице, а в системе, которая позволяет видеть, анализировать и прогнозировать всё в одном месте.

Проектный учёт — решение от Finmap

В Finmap проекты — это отдельная аналитика по доходам, расходам, прибыли и движению денег. Ты можешь:

‍

1. Создавать любое количество проектов и подпроектов (например: «Разработка CRM» → «Фронт», «Бэк», «UI/UX»).
   ‍
2. Видеть в реальном времени, сколько каждый проект зарабатывает, какие несёт расходы, какова фактическая и плановая рентабельность.
   ‍
3. Сравнивать эффективность направлений и отсекать убыточные инициативы.
   ‍
4. Прогнозировать результат: достаточно добавить возможные будущие расходы — и ты сразу видишь, как это повлияет на прибыль проекта.
   ‍
5. Делегировать ведение и контроль отдельного проекта ответственному менеджеру, предоставив доступ только к этому проекту — без возможности видеть другие данные компании.

‍

‍

Это значит — ты видишь не просто цифры, а реальную финансовую картину по каждому проекту. И можешь принимать решения не интуитивно, а опираясь на факты.

Прибыль в одной валюте, убытки — в другой: почему мультивалютный учёт критичен

Доход в долларах, расходы в евро, зарплаты в USDT, а резервы хранятся в криптовалюте или фунтах. Это не гипотеза, а ежедневная реальность большинства IT-компаний, которые работают с клиентами и командами по всему миру.

‍

В результате — несколько параллельных финансовых реальностей:

• в гривневом отчёте всё хорошо, а в долларовом — убытки;
• прибыльный контракт на самом деле “съедается” колебаниями курса;
• планы рушатся из-за одного непросчитанного перевода или задержки.

Без мультивалютного учёта компания не видит, как на самом деле выглядит финансовая ситуация.

‍

Особенно это критично для бизнесов, которые:

‍

1. работают с клиентами из разных стран (оплаты в USD, EUR, PLN, GBP);
   ‍
2. платят зарплаты командам и подрядчикам в локальных валютах;
   ‍
3. имеют счета в нескольких странах или используют валютные карты/кошельки.

‍

Когда нет мультивалютного учёта — прибыль становится условной, а прогнозы теряют смысл:

• рентабельность может быть иллюзией — всё зависит от того, в какой валюте ты её считаешь;
• курсовые колебания могут “съесть” маржу, которую считали стабильной;
• сложно планировать кэшфлоу, когда каждая операция требует перерасчёта и сверки по курсу нац. банка или межбанку.

Практические решения для мультивалютного учета в IT-компании

Мультивалютность без ошибок: как это реализовано в Finmap

Если ты ведёшь мультивалютный учёт в таблицах — это постоянная ручная работа, риск ошибок и искажение аналитики. Рекомендуем выбирать систему, которая автоматически подтягивает курсы, сводит операции и самостоятельно формирует актуальные финансовые отчёты.

‍

Например, в Finmap мультивалютность — это не отдельная функция, а логика всей системы.

‍

‍

Ты можешь:

• Вести учёт в любой валюте — как по счетам, так и по проектам, операциям и отчётам.
• Установить основную валюту для просмотра всей финансовой картины: например, смотреть всё в USD, даже если часть расходов в EUR или PLN.
• Указывать курс вручную, подтягивать его автоматически из нац. банка или использовать фактический курс по транзакции.
• Видеть курсовую разницу в операциях — и рассчитывать её влияние на прибыль или резервы.
• Вести счета не только в фиатных валютах, но и в криптовалютах — например, хранить резервы в USDT, BTC или ETH и отображать эти остатки в общей финансовой картине.

Когда твой бизнес работает в нескольких странах и валютах — точность в финансах становится критически важной. И именно корректный мультивалютный учёт позволяет полноценно анализировать движение средств.

Получи Finmap
бесплатно!

Попробуй 7 дней финансового порядка

Не нужно привязывать карту

Скрытые расходы — тест на финансовую зрелость твоей компании

‍

В IT-бизнесе команда — это основная статья расходов. Но при этом одна из наименее прозрачных.

‍

Core-команда, фрилансеры, агентства, саппорт, а ещё технические консультанты, дизайнеры или менеджеры, которые привлекаются временно. Они могут работать над разными проектами, но в учёте это просто “Расходы на зарплату”.

‍

В результате: проект выглядит прибыльным, пока ты не учитываешь, что команда потратила на него 120 часов, оплаченных тремя разными контрагентами в трёх валютах.

‍

А ещё есть расходы, которые вообще “выпадают из поля зрения”:

• подписки на сервисы, которыми никто уже не пользуется (но деньги списываются ежемесячно);
• разовые премии, мерч, подарки, неформальные расходы на команду;
• корпоративы, празднования, спонтанные командировки, кофемашины, сертификаты и т.

Издание WIRED утверждает:

Около 50 % лицензий на программное обеспечение в IT-компаниях остаются неиспользованными, а ещё 8 % используются реже одного раза в месяц. Это создаёт скрытые расходы и снижает общую рентабельность.

Представь, сколько ещё неучтённых мелочей крадут твою прибыль.

‍

‍

Чтобы не терять прибыль на мелочах, стоит проверить основные зоны риска.

‍

Воспользуйся чек-листом с контрольными вопросами, которые помогут увидеть то, что обычно остаётся в тени.

Чек-лист: Как выявить скрытые расходы в IT-компании

Если после прохождения чеклиста ты увидел потенциальные "точки утечки" — не игнорируй их.
‍

Решение большинства из этих проблем начинается с качественного финансового учета.

Как навести порядок в финансах вместе с Finmap

Finmap создан именно для таких ситуаций — когда расходы распылены, часть из них неочевидна, а финансовые решения принимаются интуитивно.

‍

Вместо хаоса в Excel или банковских приложениях ты получаешь единую систему, которая собирает все данные: операции, подрядчиков, подписки, компенсации, штрафы, кэшфлоу, бюджеты, аналитику.

‍

Как упорядочить финансы компании за 7 шагов

Что получает IT-компания, если выполняет эти рекомендации:

• Чёткое понимание текущего финансового состояния — сколько денег есть прямо сейчас, в какой валюте и на каких счетах.
• Контроль над всеми расходами — даже теми, что раньше “выпадали” (подписки, кэш, сервисы без интеграций, бонусы и т. д.).
• Прозрачность по проектам и клиентам — видно, какие направления прибыльные, а какие лишь съедают ресурсы.
• Автоматизация рутинных процессов — меньше ручного ввода, больше времени на анализ.
• Вовлечение команды в финансовый учёт — расходы фиксируются быстро и вовремя, а не “вспоминаются в конце месяца”.
• Возможность быстро реагировать на финансовые риски — благодаря отчётам и аналитике компания видит тренды до того, как произойдёт кассовый разрыв.
• Готовность к масштабированию — финучёт адаптируется под рост команды, количество проектов и валютную сложность.

Попробуй и ты пройтись по этим шагам — и увидишь, как быстро находятся “точки утечки” даже в хорошо организованном бизнесе.

Кейс клиента Finmap: SITNIKS CRM

SITNIKS CRM — украинская SaaS-компания, которая создаёт CRM-решения для интернет-магазинов и маркетплейсов.

‍

Команда быстро росла, выходила на новые рынки и формировала продуктовую линейку. Но масштабирование требовало ресурсов — и без внешних инвестиций оно стало невозможным.

‍

‍

SITNIKS CRM без труда могли сформировать чёткое видение развития, стратегические цели и продуктовую дорожную карту.

‍

Но вопрос финансового учёта оставался открытым: Excel-таблицы не давали целостной картины, а вручную собранный P&L не соответствовал требованиям инвесторов. Именно поэтому финансовый порядок и стратегия стали критическим элементом подготовки к привлечению средств.

‍

Исследования показывают, что:‍

75 % инвесторов не рассматривают бизнес-планы без чёткого финансового прогноза. Компании с грамотным учётом и стратегией в финансовой сфере получают значительное преимущество при рассмотрении заявки на инвестиции. — Данные портала Investopedia

‍

Как от Excel и хаотичных таблиц SITNIKS перешли к прозрачной финансовой системе, которая помогла привлечь инвестиции — читай в полном кейсе.

Результаты внедрения Finmap:

После внедрения Finmap команда SITNIKS CRM впервые увидела финансовую картину бизнеса в разрезе продуктов, команд и периодов.

‍

На основе этих данных компания сформировала финансовую модель, которая легла в основу презентации для инвесторов.

‍

Впервые появились чёткие ответы на ключевые вопросы: какова реальная рентабельность, сколько средств нужно на развитие, сколько времени бизнес может работать без дополнительных вливаний.

‍

И именно эта подготовка помогла привлечь первые инвестиции.

Выживание или масштабирование — решает финучёт

Чем быстрее растёт твой IT-бизнес — тем дороже обходятся ошибки в финансах. Пропущенная подписка, убыточный проект, кассовый разрыв, возникший “вдруг” — всё это вопрос не везения, а учёта.

‍

Finmap помогает навести порядок в деньгах, выстроить системный финансовый менеджмент и принимать решения на основе цифр. Так работают те, кто планирует не выживать, а масштабироваться.

‍

Хочешь увидеть, как это будет выглядеть для твоей компании?
‍

Попробуй Finmap в действии — и увидишь финансы своего IT-бизнеса по-новому.

‍

Никакой путаницы — только цифры, порядок и финансовая основа для действий.

Часто задаваемые вопросы

1. Как понять, какой проект прибыльный, а какой — тянет бизнес вниз?
Внедрить проектный учёт: распределять расходы (зарплаты, фриланс, маркетинг) по каждому проекту или клиенту. Анализировать прибыль по каждому направлению, а не только общую выручку. Это позволяет сосредоточиться на эффективных проектах и сокращать убыточные.

‍

2. Как контролировать кэшфлоу, когда доходы и расходы в разных валютах?
Нужна централизованная система с фиксацией всех операций в валюте транзакции и в консолидированной валюте компании (например, USD или EUR). Курс обмена должен фиксироваться на момент операции — это позволяет реально оценить прибыльность.

‍

3. Как контролировать финансовые результаты проектов и влияние изменений на их рентабельность?
Стоит фиксировать не только фактические, но и запланированные доходы и расходы для каждого проекта. Это даёт возможность формировать бюджет, видеть отклонения и моделировать сценарии: как повлияет рост расходов или задержка оплаты. Такой подход позволяет принимать решения ещё до того, как появится убыток.

‍

4. Как определить, где бизнес теряет деньги незаметно?
Провести аудит скрытых расходов: автосписания со старых подписок, несогласованные траты команды, забытые фрилансеры, штрафы, скидки, замена сотрудников. Даже единичные случаи в сумме могут съедать прибыль. Регулярная сверка расходов — простой способ вернуть деньги обратно в бизнес.

‍

5. Как построить управленческую отчётность, если нет финансового директора?
Начать с базовых отчётов: P&L (прибыли и убытки), Cash Flow (движение денег), баланс по счетам. Регулярно обновлять их — еженедельно или ежемесячно. Даже простой Excel или автоматизированный шаблон помогут принимать обоснованные решения, а не полагаться на интуицию.

Чем ты руководствуешься, когда нужно принять финансовое решение?
‍

У бухгалтера — регламенты налоговой. У бригадира — техкарты, график цеха, план производства. А что у тебя, как у владельца? Excel-файл без даты обновления? Сообщение от поставщика в мессенджере? Минус на банковском счёте?

‍

В производственном бизнесе деньги оборачиваются каждый день: предоплаты поставщикам, авансы сотрудникам, куча мелких расходов, расчёты с подрядчиками, закупка сырья, аренда, кредиты… И если нет системы — всё это превращается в финансовый беспорядок.

‍

Разберём главные финансовые проблемы производственных компаний — и покажем, как Finmap помогает навести порядок в цифрах, сократить хаос и принимать решения с уверенностью.

‍

Как собрать финансы производства в единую систему

В производстве финансовые данные накапливаются в десятках точек: банковские счета, CRM с заказами, Excel-таблицы с планами производственных линий, складской учёт, бухгалтерия. Часто к этому добавляются ещё и личные карты владельцев или менеджеров.

‍

В результате картина разрозненная: чтобы понять реальное положение дел, приходится вручную сверять остатки на складе, заказы поставщикам, поступления от клиентов и себестоимость производства.

‍

Чем это опасно для бизнеса:

‍

1. Потеря контроля над оборотными средствами — в любой момент может оказаться, что денег на счёте меньше, чем ожидалось.
   ‍
2. Риск кассовых разрывов — закупка сырья и накладные расходы оплачиваются раньше, чем поступают платежи от клиентов.
   ‍
3. Ошибки в расчётах себестоимости — из-за неполных данных сложно оценить реальную рентабельность заказов или производственных линий.
   ‍
4. Финансовый хаос между отделами — закупки, продажи и производство ведут учёт отдельно, поэтому руководитель не видит единой картины в цифрах.
   ‍
5. Потерянное время владельца — вместо развития бизнеса приходится вручную сводить таблицы и проверять остатки.

Все счета под контролем — от банка до склада

Первый шаг к финансовой прозрачности — собрать все счета компании в единой системе. В Finmap ты можешь добавить:

‍

1. Банковские счета, ФОПы, кассы, карты — и видеть их балансы в реальном времени. Используй интеграции с банками и платёжными системами, чтобы автоматизировать процесс сбора информации, а импорт выписок — для оптимизации работы с банками, которые не интегрируются.
   ‍
2. Подотчётные средства — чтобы учитывать деньги, которые временно находятся у сотрудников. Подключай в систему подчинённых и настраивай гибкие права доступа, чтобы понимать, как распоряжается средствами тот или иной отдел, цех.
   ‍
3. Виртуальный счёт-склад — на котором в денежном эквиваленте отображается стоимость товаров или сырья в наличии. Отслеживай движение товаров в стоимостном выражении и списывай себестоимость действительно использованных материалов.

‍

Благодаря этому ты сразу видишь, сколько денег в распоряжении прямо сейчас, где они находятся и какая часть "заморожена" в запасах. Балансы обновляются автоматически и регулярно, а ты можешь сверять все цифры за секунды — с любого устройства и из любой точки мира.

Получи Finmap
бесплатно!

Попробуй 7 дней финансового порядка

Не нужно привязывать карту

Соедини программы, влияющие на деньги — и получи прозрачность

Чтобы иметь полноценную финансовую картину, важно не только видеть балансы счетов, но и понимать, какие финансовые процессы происходят в целом. В Finmap это возможно благодаря открытому API.

‍

Ты можешь подключить к Finmap:

• CRM-систему — чтобы сделки автоматически попадали в финансовый учёт;
• Складской учёт — чтобы фиксировать закупки, списание сырья и видеть их влияние на денежный поток;
• Бухгалтерию, документооборот или другие сервисы — если нужно отслеживать и другие бизнес-процессы.

Интеграцию можно настроить самостоятельно или с помощью штатного интегратора Finmap, который адаптирует систему под структуру твоего бизнеса.
‍

В итоге ты получаешь единую систему, где собрано всё, что влияет на финансы: продажи, расходы, остатки на складе, взаиморасчёты. В центре — Finmap, как главный источник правды о деньгах.

Контроль над расчетами с клиентами и поставщиками

В производстве деньги редко движутся параллельно: ты уже оплатил сырьё, логистику, зарплаты, а клиент переведёт средства только через 15–30 дней — или ещё позже. Всё это создаёт кассовые разрывы: деньги вроде бы в обороте, но на счёте их нет.

‍

Параллельно сложно контролировать взаиморасчёты. Одни клиенты задерживают оплату, другие просят отсрочку. А у поставщиков — аванс и жёсткие дедлайны.

‍

Без системного учёта легко упустить долг, перепутать даты платежей или просто потерять доверие в глазах партнёра.

‍

К чему это приводит:

• Ты не знаешь, кто должен тебе деньги и сколько — вместо чёткого списка дебиторов ищешь суммы в переписках или таблицах.
• Можешь не оплатить что-то вовремя и потерять поставщика — потому что обязательства выпадают из поля зрения, когда нет единого календаря платежей.
• Подрядчики звонят раньше, чем ты вспоминаешь о счёте — это подрывает репутацию и усложняет дальнейшее сотрудничество.
• Не видишь, когда ожидать поступления и как планировать выплаты — всё на интуиции, а не на цифрах.

‍

Чтобы не попасть в ловушку кассовых разрывов и потери контроля над взаиморасчётами, стоит сосредоточиться на трёх обязательных шагах. Вот что именно нужно внедрить — и как это реализовать в Finmap:

Почему стоит считать DSO?

DSO отвечает на простой, но критически важный вопрос: через сколько дней после продажи у тебя появляются реальные деньги на счёте?

‍

‍Чем выше DSO — тем сильнее давление на ликвидность и оборотные средства. Исследования Kaplan Group показывают:

42 % компаний имеют DSO более 46 дней, а среди крупных производственных предприятий — целых 70 %.

Когда этот показатель затягивается, это не просто "долги на бумаге" — это реальные деньги, которыми ты не можешь воспользоваться для закупки сырья, выплат зарплат или развития бизнеса.

Если ты контролируешь DSO — ты контролируешь ликвидность. Если нет — ты работаешь в долг, даже имея прибыль на бумаге.

Что на самом деле приносит прибыль в производстве

В производственных компаниях нередко сложно определить, какие именно продукты, заказы или направления действительно приносят прибыль.
‍

Причина — отсутствие детализированного учёта по центрам финансовой ответственности или проектам.

‍

Часто прямые и косвенные расходы (закупки, оплата труда, логистика, аренда) аккумулируются на общем счёте производства без распределения по конкретным видам продукции или клиентским заказам.

‍

В результате:

• убыточные продукты «маскируются» среди прибыльных, искажают финансовую картину;
• бюджет тратится на нерентабельные направления, которые не приносят маржу;
• управленческие решения принимаются интуитивно, без опоры на аналитику.

Это системная проблема, которая съедает прибыльность, даже если компания показывает рост по объёмам производства или продаж.

‍

По данным McKinsey:‍

Около 40 % руководителей сокращают продуктовые портфели, чтобы снизить их сложность и повысить общую рентабельность.

Такие решения невозможно принимать на интуиции или "по ощущениям" — они требуют обоснованных данных.

Как Finmap помогает организовать эффективное управление проектами

Именно это даёт отчёт Проекты в Finmap. Ты видишь каждое направление с его компонентами (подпроектами) как отдельный финансовый центр: доходы, расходы, себестоимость, операционная прибыль, рентабельность.

‍

Проект — это не только направление деятельности. В твоей компании это может быть:

• Отдельный вид продукции — например, производство кухонной мебели, детских кроватей или металлоконструкций.
• Партия под конкретного клиента — индивидуальный заказ со своим бюджетом, сроками и расходами.
• Тестовое производство нового продукта — чтобы оценить экономическую целесообразность запуска в серию.
• Контракт или тендер — например, поставка продукции государственному заказчику.
• Производство на аутсорсе — если компания выполняет заказы для других производителей под их брендом.
• Отдельный цех или производственная линия — для оценки эффективности разных подразделений.

Значение проектного подхода — это не просто теория. Исследование ScienceDirect подтверждает, насколько неравномерно разные продукты влияют на прибыль компании:

В среднем, только около 20 % продуктов производственной компании генерируют более 150 % её общей прибыли.Это означает, что оставшиеся 80 % либо едва окупаются — либо вообще убыточны.

Можешь ли ты с уверенностью назвать, какие из твоих продуктов приносят наибольшую прибыль?

‍

Финансово сильное производство — это не про общий оборот. Это про аналитику, которая показывает, что стоит масштабировать, а что — закрыть.

Из хаоса в Excel — к структурированному учёту: кейс компании Practik

PRACTIK — украинский производитель инновационного питания для собак и кошек, который позиционирует свой продукт как полноценную еду, а не просто корм.

‍

Чтобы обеспечить высокий уровень качества, компания построила в Украине два завода — это позволило самостоятельно контролировать каждый этап производства.

‍

Компания выпускает продукцию по двум направлениям: питание для кошек и питание для собак. У каждого из них — свои линейки, которые постоянно обновляются и совершенствуются.

‍

‍

До внедрения Finmap компания пыталась контролировать финансы в Excel. Но с ростом бизнеса и увеличением источников дохода таблицы уже не справлялись — автоматизировать процесс и видеть полную картину стало невозможно.

‍

Однако дело было не только в автоматизации. У компании были более глубокие причины перейти на системный учёт:

• Невозможно отслеживать денежные потоки вручную — поступления из разных направлений сливались в один поток без детализации.
• Не было централизованной аналитики для принятия решений — расходы не фиксировались в единой системе.
• Неопределённость по остаткам и средствам для инвестиций — было сложно прогнозировать доступные ресурсы.
• Разные направления бизнеса — одна система: аренда недвижимости, инвестиции, B2C-продажи требовали единого финансового интерфейса.
• Необходимость в делегировании — финансы держал на себе совладелец, что ограничивало рост.

После того как в компании приняли решение внедрить системный финансовый учёт, они обратились к штатному финансовому менеджеру Finmap. Он помог выстроить правильную структуру учёта и настроить ключевые процессы с учётом особенностей бизнеса.

Закажи бесплатную консультацию!

Финансовый директор на аутсорсе поможет наладить эффективный финансовый учёт и принимать обоснованные управленческие решения

Далее контроль и ведение учёта было делегировано внутреннему специалисту компании — Наталье. Сейчас именно она отвечает за финансы и делится своим опытом работы с Finmap:

Когда мы начали видеть все поступления и расходы в одном месте — стало гораздо проще принимать решения. Теперь мы понимаем, сколько средств доступно, где происходят перерасходы и как меняются цены каждый месяц.

Что изменилось после перехода на Finmap

После перехода на Finmap компания получила не просто удобный инструмент, а целостную систему управления финансами.

‍

Вот что изменилось на практике:

‍

1. После внедрения Finmap компания Practik получила полный контроль над финансами. Теперь все поступления и расходы — в одной системе, с прозрачной аналитикой и понятными остатками.
   ‍
2. Руководство видит, сколько средств доступно для инвестиций, где происходят перерасходы, как меняются закупочные цены — и может принимать решения не наугад, а на основе цифр.
   ‍
3. Финансовые процессы стали системными: каждый месяц команда просматривает отчёты, анализирует расходы и планирует бюджет с учётом динамики.
   ‍
4. Кассовые разрывы больше не становятся неожиданностью — они только плановые, и к ним всегда есть подготовка. А делегирование финансового учёта позволило владельцам сосредоточиться на масштабировании бизнеса.

С Finmap мы наводим порядок в цифрах — и одновременно во всём бизнесе. Это даёт уверенность, стабильность и возможность двигаться дальше. — подытоживают в Practik.

Finmap — как инструмент контроля, уверенности и развития

Финансовый учет — это ответ на ежедневные вопросы: можно ли сегодня делать закупку? Хватит ли денег на выплату зарплаты? Производство какого продукта нужно наращивать, а какой — снять с производства?

‍

В производственном бизнесе такие решения обходятся дорого. И ошибки здесь происходят не из-за недостатка опыта, а из-за нехватки данных.

‍

Finmap помогает собрать всю финансовую информацию в одну систему, видеть картину в реальном времени, строить прогнозы и избегать критических ошибок. Именно поэтому её выбирают производители, которые хотят расти не вслепую, а системно.

‍

Запишись на бесплатную консультацию с экспертом Finmap — и посмотри, как это работает для твоего бизнеса.

Часто задаваемые вопросы

1. Зачем переходить с Excel, если он работает?
Excel не даёт актуальной картины, ведь данные быстро устаревают, сложно свести отчёты из разных источников, нет автоматизации. Это работает до определённого масштаба, а дальше — тормозит развитие.

‍

2. Как понять, сколько средств можно инвестировать, а сколько нужно оставить на операционные расходы?
Нужна система, которая показывает доступные остатки и будущие обязательства. Это позволяет принимать взвешенные инвестиционные решения без риска сорвать выплаты.

‍

3. У нас цены на сырьё постоянно меняются. Как отследить, когда и почему растут расходы?
Регулярная фиксация расходов в структурированном виде позволяет видеть динамику закупок и вовремя реагировать на изменения.

‍

4. Как узнать, куда уходят деньги, если продажи стабильные, а прибыль не растёт?
Нужен учёт, который показывает расходы по статьям и направлениям. Это поможет найти перерасходы, неочевидные траты или неэффективные процессы.

‍

5. Можно ли делегировать финансовый учёт, если в компании нет финансового директора?
Да, главное — настроить структуру учёта. Дальше его может вести ответственный сотрудник: бухгалтер, офис-менеджер или администратор. А руководитель будет получать отчёты в удобном формате.

Когда ваш бизнес работает в трех странах, ты закрываешь 1500 отправлений каждый месяц, имеешь команду 70 человек, и одновременно запускаешь EdTech-продукт на базе искусственного интеллекта — похоже, что это успех и все под контролем. Пока вдруг баланс счета не снижается до нуля, впереди кассовый разрыв, и ты понятия не имеешь, куда ушли деньги.

У нас были товарооборот, активные продажи, новые контракты. Но однажды я открыл счет и увидел: денег нет. И это в то время, когда бизнес работал на полную мощность. — Александр Ступаковский, предприниматель, гость подкаста «Знать бы это раньше»

Александр является соучредителем логистической компании, работающей на рынках Украины, США и Европы. Его бизнес динамично развивался: тысячи отправлений каждый месяц, расширение команды, выход на новые рынки.

‍

Но наряду с ростом возникла нехватка денежных средств, потеря 175 000 долларов из-за неудачного партнерства, и постоянный стресс из-за непонимания финансов бизнеса.

‍

В этой статье Александр делится инсайтами и уроками, которые он испытал на собственном опыте:

• как разовый дефицит денежных средств может поставить крупный бизнес на паузу;
• почему ощущение «у нас все хорошо» не работает без цифр;
• как управление финансами с помощью Finmap помогло систематизировать операции и выявить реальную ситуацию;
• и почему партнерские отношения являются зоной финансовой турбулентности.

Это не учебник по финансам. Это честная история с ошибками, неудачами и реальными инструментами, которая поможет тебе избежать потери контроля над бизнесом.

‍

Читай дальше, если ты также готов смотреть на свой бизнес без иллюзий.

Инсайт 1. Даже крупный бизнес может работать в минусе

Рост доходов ≠ увеличение прибыли. Это осознание приходит с болью. Именно это понимание заставило Александра столкнуться с дефицитом денежных средств в период активного роста.

Мы очень быстро росли. Но из-за этого мы начали тонуть. У нас просто не было времени понять, что на самом деле произошло с деньгами. — Александр Ступаковский, предприниматель

Что произошло:
Увеличение поставок означало увеличение расходов на предоплату, топливо, заработную плату и административные расходы. Между тем платежи клиентов часто приходили с задержками. Это создало финансовую пропасть.

‍

Кассовый разрыв — самая опасная финансовая ловушка для малого и среднего бизнеса. Это означает, что твои текущие расходы не покрываются входящими платежами. И если ты не будешь контролировать этот процесс, ты рискуешь влезть в долги, потерять партнеров или даже закрыть бизнес.

‍

Почему важно ежедневно отслеживать потенциальные кассовые разрывы?

‍

Многие предприниматели управляют финансами «постфактум» — просматривая отчеты, балансы и прибыль в конце месяца или квартала. Но финансовый контроль должен быть профилактическим, не реактивный.

‍

1. Управление финансами в реальном времени помогает предсказать, когда деньги закончатся, и принимать срочные решения.
   ‍
2. Прогнозирование денежных потоков позволяет подготовиться к сезонным колебаниям или задержкам платежей.
   ‍
3. Финансовые резервы являются твоей страховкой от кассовых разрывов и непредвиденных расходов.

Когда мы впервые столкнулись с дефицитом денежных средств, это было настоящим шоком. Мы не могли понять, почему при таких объемах продаж нет денег. Теперь мы знаем — без систематического управления финансами бизнес обречен на хаос. — Александр Ступаковский, предприниматель

Как предотвратить дефицит денежных средств — ключевые действия

Читай подробнее как избежать кассовых разрывов и предотвратить банкротство.

‍

Перед использованием Finmap компания Александра:

• не имела четкого представления о балансе между доходами и расходами;
• не отслеживал дебиторскую задолженность;
• не составляла прогноз движения денежных средств.

После внедрения финансового учета:

• сложилась четкая картина расходов и прибыли по каждому направлению бизнеса;
• стало очевидно, какие проекты отнимают деньги, а какие их приносят;
• финансовый план позволил предвидеть кассовый разрыв и создать резерв.

Помни: кассовой разрыв — это не просто временная проблема, а сигнал к изменению финансовой стратегии бизнеса. Если ты проигнорируешь это, то рискуеш потерять все, что построил.

Инсайт 2. Партнерство без контракта — дорогостоящая ошибка

Успешный бизнес в одной стране часто создает иллюзию, что в другой все пойдет по тому же сценарию. Но когда дело доходит до партнерских отношений, интуиция — плохой советчик, если не подкреплена четкими соглашениями на бумаге.

У меня был положительный опыт общения с партнером в Украине, и я думал, что так же будет и в США. Но это обошлось мне в 175 000 долларов и год потерянного времени. — Александр Ступаковский, предприниматель.

Открывая бизнес в США, Александр выбрал модель партнерства без четкого контракта, определенных ролей или финансовых гарантий. Результат — несовпадение ожиданий, испорченные отношения, потеря времени, репутационные риски и крупные финансовые потери.

Почему партнерство без контракта рискованно?

Многие предприниматели с самого начала пренебрегают юридическим оформлением: говорят что-то вроде «мы друзья», «со временем разберёмся» или «нам не нужны юридические проблемы».

‍

Но бизнес без четкого контракта имеет свои негативные особенности:

• Нет ясности в отношении того, кто отвечает за ключевые области (финансы, команда, маркетинг).
• Механизма разрешения конфликтов нет.
• Нет данных об инвестиционных взносах или долях владения.
• Непонятно, что произойдет, если один из партнеров уйдет.

Все это закладывает основу для финансовых потерь, судебных споров и токсичных отношений.

Что должно быть задокументировано в партнерском соглашении?

Как защитить себя и свой бизнес в партнерстве

1. Документируй все с самого начала. Не избегай сложных разговоров. Соглашение без письменного подтверждения — всего лишь иллюзия.
   ‍
2. Привлекай юристов. Даже если это небольшой стартап, письменный контракт = душевное спокойствие.
   ‍
3. Согласуй механизмы выхода. Потому что любое партнерство либо работает, либо заканчивается.
   ‍
4. Обеспечь отдельное финансовое управление для каждого бизнеса, основанного на партнерстве. Таким образом, ты можешь видеть реальные цифры и вовремя реагировать.

После этого неудачного опыта я ни на шаг не пойду без четкого контракта. Даже если все начинается с рукопожатия, все заканчивается на бумаге. — Александр Ступаковский, предприниматель

Партнерство — это не просто общая мечта. Это юридическая, финансовая и репутационная ответственность. А если ты заранее не договоришься об условиях, ты рискуешь потерять гораздо больше чем деньги.

Инсайт 3. Деньги на счету ≠ Прибыль

Многие предприниматели попадают в ловушку: они видят деньги на счету и считают компанию прибыльной. Но наличие средств не означает, что это твой доход. Часто это чужие деньги, резервы по обязательствам или просто иллюзия финансовой стабильности.

‍Я думал, что мы в плюсе, потому что в банке что-то было. Но на самом деле половина этих денег принадлежала не нам. — Александр Ступаковский, предприниматель

Даже опытный предприниматель может оказаться в ситуации, когда денег на счету недостаточно для оплаты налогов или выплаты зарплат. Тебе нужно четко спланируйте для чего предназначена каждая сумма, чтобы не обнаружить, что одни и те же средства должны покрывать разные потребности.

Почему баланс счета не является показателем финансового благополучия

Александр прошел через это на собственном опыте. Только после внедрения Finmap он увидел полную картину: фактические остатки, предстоящие расходы, кто задерживал платежи, и — самое главное — какая часть денег на счете на самом деле принадлежала бизнесу.

Вот чего вы НЕ УВИДИТЕ без управления финансами:‍

1. Сумма дебиторской задолженности — кто должен и сколько.
   ‍
2. Будущие обязательные расходы — налоги, аренда, заработная плата.
   ‍
3. Зарезервированные выплаты — уже обещанные, но еще не списанные суммы.
   ‍
4. Реальный денежный поток — сколько денег на самом деле можно использовать прямо сейчас.

Как отличить "Плюс" на счету от реальной прибыли

Что сделал Александр — и что ты можешь сделать:

1. Перешел от «интуиции» к цифрам — реализован ежедневный мониторинг фактических и планируемых остатков.
   ‍
2. Отслеживает просроченные платежи — чтобы дебиторская задолженность не накапливалась.
   ‍
3. Начал формировать резервы для уплаты налогов и обязательных расходов сразу же после поступления денег.
   ‍
4. Анализирует денежный поток и прибыльность проекта еженедельно — вместо того, чтобы просто смотреть на банковский счет.

‍Финансовое управление наконец помогло мне понять, какая часть «моих» денег на самом деле принадлежит мне. И эта прозрачность повлияла не только на цифры, но и на то, как я управляю компанией. — Александр Ступаковский, предприниматель

Наличие денег не гарантирует прибыльности. Прибыль — это то, что остается после выполнения всех обязательств. А если вы по-прежнему принимаете финансовые решения, основываясь на интуиции, пора перейти на цифры.

Получи Finmap
бесплатно!

Попробуй 7 дней финансового порядка

Не нужно привязывать карту

Инсайт 4. Если ты не видиш прибыли и убытков, значит, ты не управляеш бизнесом

Многие предприниматели полагаются только на баланс счета на конец месяца или количество продаж. Но это вообще не показывает прибыльность бизнеса. Без четкого понимания того, что приносит прибыль, а что "съедает" ресурсы, нельзя принимать эффективные управленческие решения.

Раньше мы смотрели только на результат — на то, что осталось на счету. Сейчас мы видим, сколько мы на самом деле заработали и сколько потратили. — Александр Ступаковский, предприниматель

Ключевой отчет, который дает эту картину — это P&L (Profit and Loss) или отчет о прибылях и убытках. Это не формальность, а твой главный навигатор в управлении финансами.

Прежде чем внедрить управление финансами в компании Александра:

• Расходы не были разделены по направлениям и проектам.
• Расходы на EdTech-продукт, логистику и торговлю были учтены вместе.
• Никто не знал, какая область тянет бизнес вниз, а какая приносит прибыль.
• Решения принимались на основе интуиции, а не данных.

После внедрения Finmap:

• Появился точный отчет о прибылях и убытках по каждому направлению бизнеса.
• Стало ясно, что торговля приносит прибыль, а EdTech по-прежнему приносит только расходы.
• Команда смогла перераспределить ресурсы, оптимизировать расходы и маркетинг.
• Появилась возможность масштабировать то, что эффективно, вместо того, чтобы сохранять то, что невыгодно.

Что дает твоему бизнесу отчет P&L — простыми словами

Отчет о прибылях и убытках показал мне то, чего я раньше не видела: мы тратили ресурсы в направлении, которое не приносило дохода. И как только это стало очевидным, дилемма о том, куда двигаться дальше, исчезла. — Александр Ступаковский, предприниматель

Как внедрить отчет P&L в свой бизнес:

1. Создай финансовую систему — раздели доходы и расходы по направлениям.
   ‍
2. Определи ключевые категории расходов и разбей их на подкатегории.
   ‍
3. Выбери удобный инструмент (Finmap, Google Sheets, ERP).
   ‍
4. Ежемесячно анализируй свои результаты в отчете P&L — это твой главный инструмент, как руководителя.

‍

Пока ты не видишь P&L ты не управляеш, а догадываешся. Как только цифры станут понятными, в твоих финансовых решениях появятся ясность, логика и спокойствие.

Инсайт 5. Финансы — это не отчеты. Речь идет о стратегии

Большинство предпринимателей начинают с энтузиазма, продукта и желания изменить мир. Затем они нанимают людей, инвестируют в маркетинг, запускают новые направления без четкого ответа на вопрос «можем ли мы себе это позволить?»

Раньше мы просто работали. Теперь — мы управляем. Финансы стали нашей системой координат. — Александр Ступаковский, предприниматель

Финансы — это не бухгалтерский учет и расчеты на конец месяца. Речь идет о принятии управленческих решений, влияющих на рост бизнеса, прибыльность и устойчивость.

На какие стратегические вопросы помогает ответить управление финансами

Что изменилось в компании Александра после внедрения системного управления финансами:

• Были введены еженедельные финансовые совещания — вся команда видит реальные цифры и принимает участие в формировании решений.
• Созданы сценарии развития: реалистичные, оптимистичные и пессимистичные.
• Стало понятно, где расходы не дают результатов — в маркетинге, стартапе и некоторых проектах.
• Компания опережает кризисы, а не реагирует на них постфактум.

‍Раньше решения принимались на основе интуиции, после внедрения Finmap — на основе финансовой модели. Это экономит не только деньги, но и нервы. — Александр Ступаковский, предприниматель

Финансовое управление — это не просто файлы для бухгалтера. Это ваше стратегическое оружие, которое:

• открывает новые возможности масштабирования;
• выявляет слабые места в бизнес-модели;
• позволяет строить антикризисные сценарии до того, как что-то пойдет не так.

Если ты хочешь расти — сначала пойми, где ты находишься. А это возможно только благодаря финансам.

Инсайт 6. Не игнорируй финансовые сигналы

Я увидел, что что-то не так. Но мне не хотелось углубляться в цифры. Спустя время я жалею об этом. — Александр Ступаковский, предприниматель

Каждый бизнес переживает трудные времена. Но финансовые проблемы не появляются из ниоткуда. Они постепенно накапливаются и всегда подают сигналы. Большинство предпринимателей просто игнорируют их.

‍

Предприниматель продолжает работать полным ходом, не обращая внимания на первые трещины — пока все не рухнет. Финансовый учет позволяет заметить предупреждающие знаки, пока не стало слишком поздно.

Типичные сигналы о том, что бизнес теряет финансовую стабильность

Finmap стал системой раннего предупреждения для команды Александра. Вместо интуиции — ежедневная аналитика. Вместо надежды — конкретные цифры.

Что изменилось после введения финансового контроля:

• Получил представление о реальном денежном потоке — когда произойдут спады и пики.
• Стало ясно, какие клиенты являются причиной кассового разрыва.
• Внедрены оповещения и отчеты: еженедельный анализ дебиторской задолженности, расходов и финансовых результатов.
• Команда начала реагировать на проблемы еще до того, как они стали критическими.

Цифры начали работать на нас. Сейчас мы не тушим пожары — мы заранее улаживаем ситуацию. — Александр Ступаковский, предприниматель

Игнорирование финансовых сигналов — все равно что игнорирование боли в теле. Оно не проходит — оно превращается в кризис.

Инсайт 7. Финансовый эксперт — это не "роскошь", а стратегический актив, который экономит тысячи

Многие предприниматели откладывают наем финансового эксперта, думая: «Я сам разберусь» или «Это слишком дорого». Но на самом деле отсрочка обходится гораздо дороже. Именно финансовый эксперт помогает понять, где бизнес теряет деньги каждый день.

‍

После работы с финансовым эксперт от Finmap, Александр не просто ведет учет — он управляет бизнесом.

Чем занимается финансовый эксперт в современном бизнесе — не Excel, а стратегия

Финансовый директор на аутсорсинге + Finmap = идеальная формула эффективного управления финансами

Как изменилась работа Александра после привлечения финансового эксперта:

• Для всех сфер бизнеса была построена четкая финансовая модель.
• Регулярные отчеты стали доступны как владельцу, так и команде.
• Каждое решение основано на цифрах, а не на интуиции.
• Бизнес-стратегия — это уже не хаос, а продуманный план.

Финансовый эксперт дал мне душевное спокойствие. Теперь я знаю, что происходит с деньгами и что делать дальше. — Александр Ступаковский, предприниматель

Финансовый эксперт — это не только о цифрах. Речь идет о контроле, четкости и прибыльности. Если ты хочеш масштабироваться, оптимизировать расходы, или выйти на новый рынок — наличие в твоей команде финансового эксперта сократит путь на несколько месяцев и сэкономит десятки тысяч долларов.

Закажи бесплатную консультацию!

Финансовый директор на аутсорсе поможет наладить эффективный финансовый учёт и принимать обоснованные управленческие решения

Финансы — это не страшно. Что пугает, так это их непонимание

Александр преодолел кассовые разрывы, потерял 175 000 долларов, пережил финансовый хаос, но стал только сильнее.

‍

Теперь финансы — его главный инструмент управления.

‍

Смотрите полный выпуск подкаста "Знать бы это раньше" с Александром Ступаковским:

Бонус: чеклист "С чего начать управление финансами"

1. Посчитай все расходы и доходы хотя бы за последние 3 месяца.
   ‍
   
2. Посмотри на остатки с учётом запланированных расходов.
   ‍
3. Сделай P&L — отчёт о прибыли и убытках.
   ‍
   
4. Определи самое убыточное направление.
   ‍
   
5. Заведи финансовый учёт в Finmap.
   ‍
   
6. Если сам не успеваешь — подключи финансиста.
   

Не жди кассового разрыва, чтобы начать управлять своими финансами

Попробуй Finmap для своего бизнеса — и возьми под контроль свои деньги сегодня.

Часто задаваемые вопросы

1. Что такое кассовый разрыв и почему он опасен для бизнеса?
Кассовый разрыв — это ситуация, когда текущие бизнес-расходы превышают входящий денежный поток. Это приводит к тому, что денег недостаточно для оплаты зарплат, платежей поставщикам и других операционных расходов. Если бизнес не будет контролироваться, он рискует накопить долги, потерять партнеров или даже закрыться.

‍

2. Почему нельзя полагаться только на остаток на банковском счете?
Деньги на счету не всегда являются фактической прибылью компании. Часть средств может быть зарезервирована для уплаты налогов, зарплат или долгов. Вот почему важно поддерживать финансовое управление и регулярно анализировать финансовые отчеты.

‍

3. Как партнерство без письменного соглашения может повлиять на бизнес?
Отсутствие четкого контракта приводит к неправильному пониманию ролей, финансовых обязанностей и механизмов урегулирования конфликтов. Это может привести к финансовым потерям, испорченным отношениям и даже юридическим спорам. Письменное соглашение защищает бизнес и помогает избежать недоразумений.

‍

4. Почему важно вести финансовое управление и иметь отчет о прибылях и убытках?
Отчет о прибылях и убытках (P&L) дает четкое представление о том, какие сферы бизнеса приносят прибыль, а какие — убытки. Он позволяет принимать обоснованные решения об инвестициях, оптимизации затрат и масштабировании, а не полагаться только на интуицию или банковский баланс.

‍

5. Когда следует пригласить финансового эксперта в свою команду?
На этапе масштабирования или при запуске новых продуктов следует пригласить финансового эксперта. Он поможет построить прозрачную финансовую модель, спрогнозировать денежные потоки, контролировать расходы и повысить эффективность бизнеса. Своевременное привлечение финансового эксперта помогает избежать финансовых потерь и хаоса.

Кассовый разрыв, задержки выплат дистрибьюторам косметики, нехватка средств на зарплаты мастерам, хаотичное использование налички из кассы — это не исключения, а будни для многих салонов, где финансовый учёт не в приоритете.

‍

Напрасно утешать себя тем, что такое положение дел у всех. На самом деле успешные салоны доказывают обратное: когда финансами занимаются правильно — появляется прибыль, рост и спокойствие.

‍

Вместе с ведущими экспертками бьюти-индустрии Алиной Тимошенко и Натальей Гончаренко мы выделили три самые распространённые проблемы, решение которых вернёт контроль над деньгами, поможет избежать типичных ошибок — и ты наконец увидишь реальную прибыль.

‍

Прочти до конца если ты хочешь:

• увидеть полную финансовую картину твоего салона;
• предвидеть кассовые разрывы, а не тушить их;
• делегировать финансовое управление без потери контроля;
• и начать масштабирование — с наведения порядка.

Проблема #1: Ты не знаешь, сколько на самом деле денег у твоего бизнеса

Как владелец бизнеса, можешь ли ты ответить на этот вопрос: сколько денег сейчас в распоряжении салона?

‍

Если вместо чёткой цифры ты начинаешь хаотично проверять банковские приложения, пересчитывать наличку в кассе, писать мастерам и вспоминать, что ещё что-то должно было пройти по терминалу — эта проблема уже глубоко укоренилась в твоих бизнес-процессах.

‍

Причина проста — деньги разбросаны: часть на бизнес-счётах в разных банках, что-то на личных картах, какая-то сумма в кассе, часть на руках у мастеров.

Как смешивание личных и бизнес-денег разрушает финансовую систему

Такое положение дел приводит к ещё более серьёзной проблеме — смешиванию личных и бизнес-денег.

Первая и самая болезненная ошибка — смешивание личных и бизнес-денег. Это когда из одной кассы покупают всё подряд: и салфетки для студии, и продукты домой. Или как только заработали за день — сразу потратили на личные нужды. В результате к концу месяца невозможно понять реальную картину доходов и расходов. — Алина Тимошенко, ментор и автор образовательных программ для бьюти-предпринимателей

Без чёткой финансовой системы владелец использует любой доступный счёт — вне зависимости от того, счёт ли это компании или личная карта. Такой подход создаёт иллюзию гибкости, но на самом деле подрывает контроль и стабильность бизнеса.

‍

К чему это приводит:

• Невозможно точно определить прибыльность бизнеса — вливание собственных средств маскирует реальные убытки.
• Возникает зависимость бизнеса от личных денег владельцев — вместо анализа финансовой эффективности.
• Путаница в учёте расходов — личные траты могут некорректно учитываться в отчётности, что искажает аналитику и усложняет налоговую отчётность.
• Невозможно создать финансовую подушку или планировать инвестиции — потому что нет обособленного денежного потока компании.
• Растёт финансовая тревожность и истощение — нет ощущения стабильности, даже при наличии выручки.

Как объединить все финансы в одну систему

Чтобы управлять бизнесом на основе цифр, нужно начать с базы — полного перечня счетов, которые используются в твоём салоне. Без этого любой учёт — это догадки, а не реальность.

‍

Именно поэтому первый шаг финансового учёта в Finmap — создать структуру счетов и увидеть полную картину: сколько денег есть, где они находятся и какие из них действительно доступны для бизнеса.

Отдельные бизнес-счета — это не формальность. Это привычка, которая буквально меняет мышление владельца.

‍

Возьми это за правило: раздели счета на личные и бизнес — и используй их соответственно. Например, один банк или отдельную карту — только для личных расходов, другую — исключительно для операций бизнеса. Не смешивай. Даже если тебе удобно "быстро перекинуть с личной".

‍

Эта простая привычка:

• формирует чёткую границу между твоей личной жизнью и финансами салона;
• помогает увидеть реальную прибыльность бизнеса, без искажений;
• снижает стресс, потому что ты перестаёшь подпитывать салон личными деньгами;
• даёт возможность анализировать финансы системно, а не интуитивно.

Без чёткого разделения личных и бизнес-счетов не существует финансового контроля — есть только иллюзия. Finmap поможет превратить хаос в управляемую систему с первого дня.

Проблема #2: Непредсказуемый денежный поток (Cash Flow)

Ты можешь следить за ежедневной выручкой и примерно понимать свои расходы. Но если ты не планируешь и не прогнозируешь движение денег наперёд — это прямой путь к кассовому разрыву.

‍

Проблема в том, что поступления всегда нерегулярные, а расходы — стабильные. Без цельной финансовой системы в нужный момент нужной суммы просто может не оказаться.

‍

Что это значит на практике:

• Нет чёткого понимания, сколько средств будет доступно через неделю или две.
• Выплаты зарплат и аренды оказываются под угрозой, потому что решения принимаются без анализа.
• Закупки проводятся несистемно, без учёта пиковых и спокойных периодов в работе.

Часто владельцы превышают расходы на закупки: заказывают материалы про запас или покупают то, что не является критически необходимым, без анализа остатков. Такие расходы накапливаются и съедают значительную часть прибыли. — Алина Тимошенко, ментор и создатель образовательных программ для бьюти-предпринимателей

Кешфлоу — это больше, чем оборот: это ключ к пониманию сезонности

Да, в бьюти-бизнесе тоже есть сезонность. У кого-то это весенний пик, у кого-то — осенний, у кого-то — праздничный декабрь. Но если ты не ведёшь учёт и не анализируешь динамику доходов и расходов — ты просто её не увидишь.

‍

В Finmap это видно с первого же графика в отчёте Деньги — помесячная динамика бизнеса позволяет быстро определить, в какие месяцы загрузка самая высокая.

‍

Это позволяет:

• Вовремя подготовить график мастеров.
• Заранее закупить материалы.
• Рассчитать нагрузку и приоритеты для команды.
• Спрогнозировать потенциальные кассовые разрывы и избежать форс-мажоров.
• Построить систему промоакций или сертификатов, которые увеличат выручку в несезон.
  ‍

‍

План — это не формальность. Это уверенность, что в самый важный момент у тебя всё под контролем, а не заканчивается краска или расходники в разгар записей.

Финансовая подушка — основа стабильного бизнеса

Ещё один не менее важный эффект от ведения кешфлоу — это возможность создать резервный фонд.

‍Самая распространённая проблема — отсутствие финансовой подушки безопасности. Многие студии работают от месяца к месяцу и даже спустя несколько лет на рынке остаются в уязвимом положении: любой непредсказуемый расход (поломка оборудования, резкий рост аренды, форс-мажор) может выбить из колеи. — Алина Тимошенко, ментор и автор образовательных программ для бьюти-предпринимателей

Когда ты видишь излишки в определённые периоды, можно осознанно отложить часть средств.

‍

Ведь работа бизнеса с финансовой подушкой и без неё — это две большие разницы:

‍

Загрузите чек-лист "Защищен ли твой бизнес финансово"

Я прочитал и соглашаюсь с Договор публичной оферты и Политика конфиденциальности Получить Чек-лист

Управление деньгами: как Finmap помогает контролировать Cash Flow

Итак, после того как ты собрал все счета в единую систему, следующим шагом к финансовому порядку становится ведение кешфлоу — контроль реального движения денег в ежедневном и прогнозируемом режиме.

‍

Как это реализовать в Finmap:

‍

1. Синхронизируй счета: операции автоматически будут подтягиваться из интегрированных банков, импортируй или вноси их вручную, если работаешь с наличкой.
   ‍
2. Отмечай категории для каждой операции или создай автоправила, чтобы расходы и доходы автоматически попадали в нужные статьи.
   ‍
3. Внеси обязательные плановые платежи и ожидаемые поступления — аренда, зарплаты, абонементы, сертификаты и т.д.
   ‍
4. Используй платёжный календарь, чтобы видеть, когда именно нужны средства и хватит ли их для покрытия расходов.
   ‍
5. Еженедельно просматривай отчёты по кешфлоу — анализируй фактические остатки, сезонность и динамику бизнеса, чтобы принимать решения вовремя.
   ‍

Finmap превращает хаотичные потоки в чёткую систему. Теперь ты видишь, что будет дальше, и действуешь на опережение. Это не просто реакция на финансовые проблемы, а системное управление бизнесом.

Получи Finmap
бесплатно!

Попробуй 7 дней финансового порядка

Не нужно привязывать карту

Но даже если ты видишь сезонность и планируешь финансы — это ещё не гарантия порядка. Потому что пока все решения, платежи и учёт держишь на себе — ты и есть система.

‍

А система, которая зависит от одного человека, всегда уязвима.

Проблема #3: Вы не делегируете задачи, которые отнимают у вас энергию

Ожидание: у тебя есть мечта — успешный бизнес, который работает сам.‍

‍

Реальность: ты его главный двигатель, основной процесс и единственная гарантия порядка.

‍

Салоны красоты часто рождаются из таланта и видения. Из желания создать что-то красивое, особенное. Но как только появляются клиенты, команда и расходы — эта мечта становится ответственностью.

‍

Из творческой роли владелец быстро превращается в:

• ведущего мастера (потому что никто не делает лучше),
• администратора (потому что смена не вышла, а график нужно закрыть),
• маркетолога (потому что reels нужно выкладывать каждый день),
• закупщика (потому что нужно найти, заказать и получить всё необходимое),
• декоратора и логиста (потому что новую полку нужно где-то купить и установить),
• HR-специалиста (потому что именно ты должен выбрать, кто будет с тобой в команде),
• и даже уборщицу (потому что ты не можешь спокойно пройти мимо рабочего беспорядка).

Проблемы создают не финансы, а их игнорирование

Финансы молчат. Они не отвлекают звонками, не пишут в Viber и не стоят у двери с претензиями. Поэтому среди повседневных дел они всегда откладываются на потом. Сначала клиент, пост, закупка, запись, мастер… А финансы остаются в голове, в заметках, в незаполненных таблицах.

‍

Но именно так и начинается хаос. Именно это "потом" оборачивается кассовым разрывом, отсутствием зарплат и неуверенностью в завтрашнем дне.
‍

А бизнес не растёт из интуиции. Он растёт из порядка. Первый шаг к росту — это освободить своё время и внимание.
‍

И начать стоит с самого важного — делегирования финансового учёта.

Как делегировать финансовый учет в Finmap

В Finmap ты можешь передать часть финансовых процессов другим людям без потери контроля. Для этого есть раздел Пользователи, где можно добавить всех причастных и настроить гибкие права доступа: от полного до точечного (только один счёт или только внесение данных без просмотра аналитики).

‍

Закажи бесплатную консультацию!

Финансовый директор на аутсорсе поможет наладить эффективный финансовый учёт и принимать обоснованные управленческие решения

‍

А если финансового специалиста у тебя в штате пока нет — воспользуйся Finmap AI Copilot. Он подготовит понятный отчёт, покажет слабые места и подскажет, что делать дальше. И даже предупредит о рисках, которые ты можешь не заметить самостоятельно.

‍

Помни: финансовый учёт — это не ещё одна задача, а основа стабильного бизнеса.

‍

Чтобы расти, нужно делегировать, и Finmap даёт возможность передать часть рутины без потери контроля.
‍

Потому что твоя роль — не тащить всё на себе, а управлять системой, которая работает на тебя.

Как избежать финансовых ошибок в бьюти салоне: советы Наталии Гончаренко

Наталия Гончаренко автор бестселлеров для предпринимателей в сфере красоты и основатель бизнес-школы The Concepts Beauty. Она твердо убеждена в том, что управление финансами — это не просто таблица Excel, а полноценная культура ведения бизнеса.

‍

Без знаний, дисциплины и правильно расставленных акцентов даже прибыльный салон может работать неэффективно.
‍

Мы попросили Наталью поделиться ключевыми советами, которые помогут тебе на пути к контролю над деньгами.

1. Начни с дисциплины

Долги, кассовые разрывы, нехватка средств на зарплаты — это не причина проблем, а их симптомы. Главная причина в том, что в салоне нет даже базового финансового учёта. А ещё глубже — в отсутствии дисциплины.

‍

В бьюти-бизнесе часто не хватает именно предпринимательской дисциплины. Когда владелец систематически берёт деньги из кассы на личные нужды — он не ошибается, он осознанно принимает решение. Он выбирает кассовый разрыв вместо стабильности, задержки зарплат вместо лояльности команды, долги вместо развития.

Дисциплина — это не талант и не образование. Это личный выбор, который нужно делать каждый день, если ты хочешь, чтобы твой бизнес выжил и рос. — Наталия Гончаренко, основатель международной бизнес-школы The Concepts Beauty Business School

2. Выдели фонд оплаты труда как отдельную категорию

Одна из главных ошибок в финансовом планировании салона — это игнорирование фонда оплаты труда (ФОТ) как отдельной статьи расходов.Если ты платишь мастерам фиксированный процент от выручки, ФОТ автоматически растёт вместе с доходами. А если ещё и гибкий %, то рост выручки вообще не гарантирует прибыль.

Фонд заработной платы не должен напрямую зависеть от доходов. Это стратегическая категория расходов, требующая отдельного контроля. — Наталия Гончаренко, основатель международной бизнес-школы The Concepts Beauty Business School

Начни считать фонд оплаты труда как самостоятельную статью расходов.Это позволит реально оценивать маржинальность услуг, управлять прибылью и видеть, куда исчезают деньги.

3. В первую очередь оценивай маржинальную прибыль

Средний чек — показатель, который не способен дать полного представления о финансовом состоянии салона.

‍

Реальную картину даёт только маржинальная прибыль — сумма, которая остаётся после вычета переменных расходов с каждой услуги или товара. Именно она покрывает твои постоянные расходы и формирует прибыль.
‍

Почему маржинальная прибыль важна:

• Ты видишь, сколько конкретно каждая услуга и товар реально приносит для покрытия расходов салона;
• У тебя есть данные для управления переменными расходами;
• Ты можешь применять динамическое ценообразование и создавать продуманные акционные предложения;
• Можешь устанавливать цены не наугад, а с учётом рентабельности и рынка;
• И отвечать себе на вопрос: какой должна быть услуга, чтобы мы могли продавать её по этой цене?

Пожалуйста, не добавляй к переменной себестоимости условные доли или проценты от постоянных расходов. И не умножай расходные материалы на 2–3–5 — это миф, который давно распространился в индустрии. Если хочешь научиться считать правильно — обратись к специалистам, а не к советам из соцсетей. — Наталия Гончаренко, основатель международной бизнес-школы The Concepts Beauty Business School

Финансовая стабильность в салоне начинается с простых решений. Не нужно сразу становиться профи в учёте — достаточно взять на себя ответственность и быть готовым учиться.
‍

Ведь именно системный подход к деньгам отличает салон, который выживает, от того, который растёт и приносит прибыль.

Деньги под контролем — бизнес растет

Если ты узнал в этой статье свои проблемы — это уже первый шаг к переменам. Дальше — систематизировать финансы, навести порядок в денежных потоках и наконец увидеть реальную прибыль.

‍

Потому что лучшие мастера, очередь из клиентов и стильный интерьер — это важно. Но именно чёткий финансовый учёт даёт салону стабильность, прибыль и уверенность в будущем.

‍

Finmap — это система твоего контроля, которая:

• объединяет все счета, кассы и расходы в одном месте;
• показывает, сколько прибыли приносит каждая услуга и мастер;
• предупреждает о кассовых разрывах — ещё до того, как они возникнут;
• помогает сформировать зарплатный фонд и планировать выплаты;
• выявляет, куда исчезают деньги — и что с этим делать;
• позволяет делегировать учёт, но сохранить полный контроль за собой.

Если хочешь, чтобы салон не просто работал, а приносил прибыль — начни с учёта.

‍

Попробуй Finmap и наведи красоту в финансах!

Часто задаваемые вопросы

1. Зачем мне финансовый учёт, если в салоне вроде бы всё стабильно?
Потому что "стабильно" — не значит "прибыльно". Без системного учёта ты не видишь, куда уходят деньги, какая услуга действительно выгодна и хватит ли средств на зарплаты в следующем месяце.

‍

2. Как понять, какие услуги или мастера приносят прибыль, а какие — только создают расходы?
Нужно вести учёт по каждому направлению: отдельно фиксировать доходы и расходы по каждой услуге или мастеру. Это поможет увидеть, что работает эффективно, а что требует изменений или оптимизации.

‍

3. Что будет, если я всё ещё смешиваю личные и бизнес-деньги?
Ты не сможешь точно оценить прибыльность бизнеса. Личные расходы, снятие наличных и спонтанные покупки искажают картину. Отдельные счета и чёткое разделение помогают увидеть, сколько салон действительно зарабатывает и куда уходят деньги.

‍

4. Кто должен вести финансы в салоне? Обязательно ли это должен быть финансист?
Не обязательно. В начале ты можешь вести учёт самостоятельно или делегировать администратору, финансовому помощнику, бухгалтеру. Главное — чёткая система, регулярность и понятные правила для всех, кто участвует в процессе.

‍

5. А если я не хочу, чтобы администраторы или мастера видели всю финансовую информацию?
Это нормально. Доступ к учёту можно настроить так, чтобы каждый видел и делал только то, что относится к его зоне ответственности — например, вносил кассовые расходы или работал только со своим счётом. Это позволяет делегировать часть задач, сохраняя контроль в своих руках.