Про фінанси зрозумілою мовою

Уяви: ти керуєш бізнесом із продажу товарів у кількох напрямках — опт, роздріб, онлайн-замовлення. Щодня надходять десятки оплат від клієнтів, йдуть перекази постачальникам, виплати зарплат команді, витрати на рекламу та логістику. І все це відбувається паралельно.

‍

Замість чіткої картини фінансів — хаотичні таблиці та нескінченні банківські додатки. Роман, власник компанії Gold Kitchen, що займається професійним обладнанням для HoReCa, щодня витрачав по кілька годин, щоб вручну зводити цифри й розуміти, що відбувається з грошима.

Я витрачав 4 години в день лише на те, щоб переглядати і "перетягувати" кошти з одного місяця в інші. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Це не просто рутина — це час, який міг би піти на розвиток: запуск нових напрямків, роботу з клієнтами, масштабування. Але замість цього бізнес жив «на відчуттях»:

• не було зрозуміло, який напрямок продажів прибутковіший;
• фінансові потоки були розрізнені;
• рішення приймались без даних, «на око».

Так виглядала щоденна реальність компанії, яка вже виросла з малого бізнесу й вимагала системності.

‍

Все змінилося, коли Роман вирішив вийти з цього фінансового хаосу: він підключив Finmap і разом із досвідченим фінансовим експертом побудував управлінський облік, який дав йому чітку картину по всіх напрямках бізнесу.

‍

У цій статті ти дізнаєшся:

• як Роман перетворив хаотичний облік у системну модель фінансів;
• як Finmap зекономив години ручної роботи;
• які інсайти він отримав і як це вплинуло на його бізнес-рішення.

Читай далі — і побачиш, що прозорі фінанси можуть стати точкою росту для твого бізнесу.

‍

Про клієнта та його бізнес

Роман — український підприємець, який розвиває бізнес у сфері продажу товарів. Його компанія працює в кількох напрямках:

• роздрібні продажі;
• онлайн-замовлення,;
• оптові поставки для партнерів.
  

Це не стартап і не хобі — це вже бізнес, який має команду співробітників і стабільний обіг. Формат роботи — повністю віддалений, адже після 2019 року компанія відмовилася від офісу, і це створює додаткові виклики: контроль фінансів потрібно вести так, щоб кожен учасник процесу мав доступ до актуальної інформації в режимі реального часу.

Особливості бізнесу Романа

• Декілька напрямків продажів — важливо бачити, який із них приносить найбільший прибуток.
• Різні джерела надходжень — банківські перекази, готівка, онлайн-оплати.
• Багато транзакцій щодня — десятки платежів від клієнтів і постачальників.
• Команда — кілька співробітників, які працюють віддалено й потребують прозорих процесів.

Чому це важливо

Коли бізнес зростає, саме швидкість і прозорість фінансового обліку визначають, чи зможе він масштабуватися далі. У випадку Романа управлінський облік взагалі був відсутній, а рішення про витрати та інвестиції приймалися на інтуїції.

Я не знав, які у мене обороти, які напрямки прибуткові. Я просто приблизно уявляв цифри. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Це означало, що:

• власник не бачив реальної картини по кожному напрямку бізнесу,
• витрачав години на ручні зведення даних із різних банків і Excel-таблиць,
• не міг прогнозувати касові розриви й планувати платежі.

Фінансові проблеми і точка перелому

Ріст бізнесу Романа приніс не лише більші обороти, а й серйозні виклики у фінансах. Чим більше з’являлося клієнтів і напрямків продажів, тим більше хаосу виникало «за лаштунками».

Проблема була в тому, що фінансовий облік був просто відсутній. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Основні фінансові труднощі

Точка перелому

Кульмінацією стало те, що бізнес почав зростати швидше, ніж власник встигав контролювати фінанси.

Ця точка — це ріст, тобто збільшення фінансового навантаження. Фінанси змушують звертатись до таких спеціалістів, як ви. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Кожен день, витрачений на ручні операції, був днем, коли бізнес не рухався вперед. Саме тоді Роман зрозумів: потрібна система, яка збере всі дані в одному місці, автоматизує рутину й дасть змогу бачити фінансову картину бізнесу в будь-який момент.

Впровадження Finmap і робота з фінансовим експертом

Щоб подолати хаос, Роман вирішив діяти системно. Він підключив Finmap і запросив фінансового експерта, яка мала понад 20 років досвіду роботи у великих компаніях та імпортерах. Це був переломний момент: замість спроб самостійно розібратися бізнес отримав професійний підхід до впровадження управлінського обліку.

Фінансовий експерт — на найвищому рівні. Я дуже приємно здивований. Знання вирішують. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Як відбувалося впровадження

• Аналіз фінансових потоків — експерт допоміг описати всі джерела надходжень і витрат, розділити їх за напрямками.
  
• Налаштування Finmap — система була адаптована під специфіку бізнесу: створені категорії для кожного напряму, встановлені правила для автоматичного обліку.
  
• Синхронізація даних — інтеграції там, де можливо, та імпорт файлів, де автоматизація недоступна.
  
• Навчання власника і команди — щоб Роман міг швидко аналізувати дані й ухвалювати рішення без ручних звітів.

Складнощі та рішення

Чому це спрацювало

• Експертність: фінансовий консультант не просто налаштував систему, а пояснив, як використовувати її для прийняття рішень.
• Системність: Finmap став єдиною системою для всіх фінансових даних.
• Швидкість: замість годин ручної роботи — кілька кліків, щоб побачити реальну картину.

Як змінилася робота бізнесу після впровадження Finmap

Після впровадження Finmap і налаштування процесів бізнес Романа зробив ривок у фінансовій прозорості. Замість хаотичних таблиць і ручних зведень тепер є єдина система обліку, яка показує фінансову картину в реальному часі.

1 секунда — це колосальна економія часу, бачиш всі фінанси в будь-яку пору дня і року. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Основні результати

• Час на ведення фінансів скоротився у десятки разів — замість 4 годин щодня достатньо кількох кліків.
• Повна прозорість — видно всі надходження й витрати, розділені по напрямках.
• Чітка аналітика — можна оцінювати прибутковість напрямів, бачити витрати «до копійки».
• Підготовка до прогнозування — налаштована база для планування касових розривів і платежів.
• Легше ухвалювати рішення — власник більше не покладається на інтуїцію, а працює з даними.

Найцінніше — досвід як можна вирішити ту чи іншу фінансову чи бухгалтерську проблему. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Роман підкреслює, що ключовим у впровадженні стала не лише система, а й експертиза консультанта, яка допомогла правильно розподілити напрями, налаштувати процеси й навчити команду працювати з цифрами.

Ситуація зараз і плани на майбутнє

Сьогодні Finmap став основним інструментом фінансового контролю бізнесу Романа.

‍
Власник щодня бачить актуальну картину фінансів і витрачає мінімум часу на рутину.

Я більш чітко зрозумів, як по кожному місяцю я бачив що скільки коштувало. Тут все під рукою до копійки показано. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Поточний стан

• Базова модель налаштована — усі доходи й витрати розділені по категоріях.
• Розділені напрямки бізнесу — тепер можна аналізувати, який напрямок приносить найбільше прибутку.
• Єдина точка правди — усі фінанси зібрані в одному місці.
• Команда залучена — частину процесів делеговано, а власник звільнив час для стратегічних рішень.
  

Плани на майбутнє

• Використовувати функціонали Finmap для прогнозування касових розривів.
• Оптимізувати витрати по напрямках, щоб підвищити маржинальність.
• Використовувати Finmap як основу для стратегічних фінансових рішень.
• Масштабувати бізнес, відкриваючи нові канали продажів із уже налагодженим управлінським обліком.
  

Інсайти для підприємців

Цей кейс — не лише про впровадження софту, а про зміну мислення власника бізнесу.

‍
Ось головні уроки, які можна винести:

• Управлінський облік — не розкіш, а потреба на етапі росту.
• Система + експерт = швидкі результати. Професійна підтримка скорочує час впровадження і зменшує кількість помилок.
• Прозорість дає спокій. Коли бачиш дані в реальному часі, ухвалюєш рішення впевнено.
• Час власника — головний ресурс. Автоматизація вивільняє години, які можна інвестувати у розвиток.
  

До цього — був бухгалтерський облік, який працював більше на державу. Після — управлінський облік, який працює на компанію. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Історія Романа: хаос у фінансах — це не вирок. Це сигнал, що бізнес доріс до нового рівня й потребує системності.

‍

Finmap допоміг:

• зібрати всі фінансові потоки в одному місці,
• звільнити час від ручної роботи,
• побачити цілісну картину по кожному напрямку,
• підготувати ґрунт для масштабування та стратегічних рішень.
  

Тепер у нас є не просто бухгалтерія для звітів, а управлінський облік, який показує реальну картину бізнесу. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Готовий навести лад у фінансах? Час перестати вести бізнес «на відчуттях». Спробуй Finmap безкоштовно й побачиш, як прозорі фінанси можуть стати точкою росту твого бізнесу.

Поширені питання

1. Чи можна вести Finmap самостійно?
Можна, але досвід кейсу Gold Kitchen показує, що робота з фінансовим експертом значно прискорює процес. Експерт допомагає налаштувати категорії, розділити напрями бізнесу та навчити команду працювати з даними без помилок.

‍

2. Що робити, якщо банк або сервіс не інтегрований?
Finmap підтримує імпорт файлів. У випадку Gold Kitchen саме так підключили NovaPay і налаштували облік для рахунків Monobank. Це дозволяє бачити всі транзакції в одному місці навіть без прямої інтеграції.

‍

3. Скільки часу потрібно на впровадження?
У середньому — кілька тижнів. Все залежить від кількості рахунків, напрямків бізнесу та джерел доходу. Уже після перших налаштувань можна бачити фінансову картину й економити час на ручних зведеннях.

‍

4. Чи потрібно витрачати час на оновлення системи?
Так, Finmap, як і будь-яка CRM, потребує уваги: потрібно оновлювати дані та контролювати категорії. Але вигода — величезна: власник отримує повну картину фінансів за секунди, а не витрачає години на ручні зведення.

Управління фінансами у будівельному бізнесі — це постійна гра з десятками змінних: потрібно врахувати витрати на матеріали, оплату підрядників, зарплати команди, податки, закупівлі, аванси та акти виконаних робіт.

‍

Будь-яка помилка в цифрах може коштувати компанії маржі, зірваних термінів і нервів усієї команди.

‍

Саме з цим зіткнулася Viora Build, коли кількість проєктів і обсяги робіт почали швидко рости. Фінансовий облік вівся у Google-таблицях, але зростаючий бізнес вимагав чогось більшого.

Ми всі витрати вели вручну, і це постійно призводило до помилок. Нам потрібна була система, яка дає чітку картину і допомагає планувати розвиток.
— Семен, операційний менеджер Viora Build

Рішенням стало впровадження Finmap та залучення фінансового менеджера, який взяв на себе облік, звіти та фінансове планування.

‍

У цій статті ти дізнаєшся:

• як компанія повністю змінила підхід до фінансів і звільнила операційному менеджеру 20 годин на тиждень;
  
  
• як автоматизація допомогла уникнути касових розривів та чітко бачити прибутковість по кожному проєкту;
  
  
• що стало вирішальним фактором для масштабування бізнесу і які інсайти команда винесла з цього процесу.

Читай далі — і ти побачиш, що фінанси можуть бути простими, а керування бізнесом — передбачуваним.

Про клієнта: хто такі Viora Build

Viora Build — будівельна компанія з Португалії, яка спеціалізується на будівництві преміальних та люксових віл, а також багатоповерхових житлових будинків.

Компанія працює з приватними інвесторами й девелоперами, які очікують не тільки високу якість будівництва, але й прозорість фінансових процесів.

‍

Ключова особливість бізнесу Viora Build — проєктний формат роботи. Це означає, що одночасно ведеться кілька об’єктів із різними бюджетами, підрядниками, графіками платежів і фінансовими планами.

‍

У такій ситуації дуже легко втратити контроль:

• кожен проєкт має окремі закупівлі, акти виконаних робіт і виплати;
• зміни вартості матеріалів напряму впливають на прибутковість;
• потрібно стежити за тим, щоб на рахунках завжди була потрібна сума для розрахунків із постачальниками та персоналом.
  

Головним драйвером змін став Семен. У ролі операційного менеджера він відповідає не лише за контроль будівельних процесів, а й за фінансову сторону: від розподілу бюджету до аналізу прибутковості.

‍

Однак, попри професійну команду, до співпраці з Finmap фінансовий облік у компанії був далекий від ідеалу.

Семен згадує, що відчував потребу у системі з перших днів роботи, але впровадити зміни вдалося лише тоді, коли компанія підросла.

‍Коли ми виросли, у нас з’явився капітал, ми зрозуміли, що можемо собі це дозволити, і відразу ж найняли фінансового менеджера. Бо без цієї людини про швидкий розвиток бізнесу взагалі не йшлося. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Таким чином, Viora Build підійшла до точки, коли хаос у фінансах почав стримувати розвиток бізнесу — і настав час діяти.

Що заважало Viora Build розвиватися

Коли компанія почала масштабуватися, стало очевидно: старий підхід до фінансів більше не працює. Облік у Google-таблицях, ручне введення даних та відсутність системності створювали хаос, який уповільнював розвиток.

‍Ми всі витрати вели через Google-таблиці… і це все було не автоматизовано, що, відповідно, призводило до помилок. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Основні виклики

Ситуацію ускладнювало те, що компанія вела одночасно кілька великих об’єктів, і будь-яка помилка у розрахунках могла коштувати десятків тисяч євро.

Нам потрібна була людина, яка могла б робити якісні P&L та Cash Flow звіти, робити зрізи по місяцях і кварталах, займатися фінансовим плануванням і готувати комерційні пропозиції для інвесторів. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Чому зміни стали неминучими

Компанія розуміла потребу в автоматизації з самого початку, але, як каже Семен, все впиралося у ресурси.

Цей момент став переломним: хаос у фінансах почав реально впливати на швидкість ухвалення рішень та розвиток компанії.

Як Viora Build навела лад у фінансах

Щоб вийти з фінансового хаосу, компанія вирішила діяти комплексно. Залучення фінансового менеджера, автоматизація процесів та поступовий перехід на більш стратегічне управління — ось три кроки, які стали ключем до трансформації.

Ми відразу розуміли, що це потрібно. Просто завжди все впиралося у ресурси. Коли ми підросли й у нас з’явився капітал, ми вирішили, що настав час. Бо без цієї людини швидкий розвиток бізнесу був би неможливий. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Залучення фінансового менеджера

Компанія найняла фінансового менеджера, який взяв на себе управлінський облік, підготовку P&L та Cash Flow звітів, фінансове планування та комерційні пропозиції для інвесторів.

‍

Згодом він став фінансовим директором і почав виконувати більш стратегічні задачі.‍

Спочатку ми працювали у форматі фінансового менеджера: він розносив усі операції, будував звіти. А зараз ми вже більш глибоко працюємо у форматі фінансового директора, коли він виконує стратегічні рішення і надає нам звітність. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Автоматизація з Finmap

Всі фінансові операції перенесли з Google-таблиць у Finmap. Система дозволила вести облік за категоріями, бачити залишки на рахунках і в будь-який момент отримувати P&L та Cash Flow.

Делегування фінансового обліку фінменеджеру — єдине очікування, з яким він впорався. Зараз навіть більше — він проявив ініціативу і налаштовує нам ще ERP-систему. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Запуск ERP-системи

Наступний крок — інтеграція фінансів, відділу закупок та кошторисів у єдину ERP-систему. Це дозволить повністю синхронізувати планування закупівель, контроль собівартості та виставлення актів.

Ми почали впроваджувати ERP, бо без неї фінансовому директору складно працювати. Має бути координація між відділом кошторисів, закупок і фінансами, інакше складно розвивати напрямок. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Що отримала Viora Build після впровадження Finmap

Уже за перші два місяці співпраці компанія відчула значні зміни. Фінансовий облік перестав бути хаотичним, а керівництво отримало чітку картину по всіх проєктах.

Зараз у нас є автоматизована система обліку фінансів. У нас є фінансовий директор, який у будь-який момент може відповісти на будь-яке питання. Ми контролюємо, чи буде касовий розрив, і можемо планувати свої фінанси, не загнати себе в кут. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Відчутні вигоди для команди

• Економія часу:

Робота з фінансовим директором звільнила мені щонайменше 20 годин на тиждень у фінансах. — Семен, операційний менеджер Viora Build

• Прозорість по об’єктах:

Тепер ми можемо точно рахувати нашу маржу по проєктах і завдяки цьому — чистий прибуток. — Семен, операційний менеджер Viora Build

• Контроль і передбачуваність:

У нас є календар платежів. Ми чітко розуміємо, що відбувається по проєктах і які акти потрібно виставляти. — Семен, операційний менеджер Viora Build

• Координація між відділами:
  
  Відділ закупок, фінанси та кошториси працюють синхронно. Це економить час не лише керівника, а й усього менеджменту.

Готовність до масштабування

Компанія тепер має не лише контроль, а й інструменти для зростання. Наступний крок — запуск ERP-системи, яка дозволить ще точніше прогнозувати собівартість і підвищити маржинальність.

Це звільняє час як нашого директора, так і мій час як менеджера. Тепер я можу більше фокусуватися на розвитку компанії, а не на рутині. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Інсайти та поради іншим бізнесам

Співпраця з Finmap та фінансовим директором стала для Viora Build переломним моментом. Команда не лише впорядкувала цифри, а й побачила, як фінанси можуть стати стратегічним інструментом розвитку.

‍

Семен ділиться ключовими висновками:

Якщо є якісь сумніви щодо роботи з Finmap, я можу сказати, що комунікація на високому рівні, робота на високому рівні — тому я можу сміливо рекомендувати цю компанію.

Інсайти від Viora Build

Порада підприємцям

• Не відкладайте фінансову систематизацію. Якщо бізнес росте, “ручні” таблиці рано чи пізно почнуть гальмувати розвиток.
  
  
• Делегуйте фінанси фахівцям. Це звільняє час керівника і дає команді чіткі правила гри.
  
  
• Інвестуйте в аналітику. P&L, Cash Flow та календар платежів — це не просто цифри, це ваш план розвитку.
  
  
• Дивіться наперед. ERP-система та фіндиректор допоможуть не лише рахувати гроші, а й прогнозувати майбутнє.
  

Що далі для Viora Build

Компанія завершує впровадження ERP-системи й готується масштабувати бізнес на нові регіони.

Прозорі фінанси та стратегічне управління дозволяють брати більші проєкти без страху “загубитися” у цифрах.

Тепер ми можемо планувати фінанси, не загнати себе в кут. Це дає впевненість і свободу для розвитку. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Поширені питання

1. Скільки часу потрібно, щоб побачити перші результати?
У випадку Viora Build перші результати були вже в перший місяць — компанія отримала P&L, Cash Flow, контроль залишків і змогла прогнозувати платежі.
‍

2. Чи потрібен фінансовий директор, якщо є бухгалтер?
Так. Бухгалтер працює з минулими даними, а фінансовий директор планує майбутнє і допомагає ухвалювати стратегічні рішення.
‍

3. Чи складно впроваджувати автоматизацію в команді?
Ні. У Viora Build не було жодного супротиву — усі побачили користь і швидко адаптувалися до нової системи.
‍

4. Чи окупається інвестиція в Finmap і фіндиректора?
Так. Лише звільнення 20 годин менеджера на тиждень уже окупує витрати, не кажучи про точність фінансових рішень та уникнення касових розривів.
‍

5. Які наступні кроки після впровадження обліку?
Наступний етап — запуск ERP-системи, щоб інтегрувати фінанси, закупки й кошториси. Це ще більше підвищить точність планування та маржинальність проєктів.

Маркетингова агенція може зростати стрімко: нові клієнти, кампанії, бюджети. Але коли фінанси хаотичні — весь цей ріст перетворюється на ризик.

Факт: майже 50 % рахунків у маркетинговій сфері оплачуються із запізненням. Додай до цього залежність від кількох великих клієнтів і відсутність P&L — і твоя агенція стає заручником чужих рішень.

‍

В цій статті ти знайдеш відповіді на три ключові питання, без яких неможливо вийти на новий рівень управління фінансами.

Чому без прогнозу грошового потоку агенція працює безконтрольно?

У маркетингових агенціях першочергова проблема починається навіть не з клієнтів, а зсередини. Незаповнені або неактуальні звіти, відсутність дисципліни у веденні фінансів — і власник бачить реальну картину вже постфактум. 

‍

У цей момент грошей може вже не бути на зарплати чи оплату підрядникам.

‍

Без актуальних даних неможливо прогнозувати грошовий потік. А без прогнозу агенція працює безконтрольно: витрачає більше, ніж заробляє, затримує виплати та зриває бюджети. 

‍Точний фінансовий облік допомагає керівникам бачити тренди й проблеми ще до того, як вони стануть загрозою для бізнесу. — Plymouth University

Якісні дані — це не бюрократія, а ключ до прибутковості й спокою власника.

‍

Тож ми рекомендуємо створити або обрати єдину систему, у якій збиратимуться всі фінансові дані. Бажано, щоб цей інструмент був максимально автоматизованим: це зекономить час і зменшить рутину. 

‍

Завдяки такій системі ти зможеш не лише реагувати на події постфактум, а й прогнозувати доходи та грошовий потік, що відкриє шлях до стабільності й розвитку.

Що дає прогнозований грошовий потік

‍

1. Раннє виявлення касових розривів.
   Видно, коли грошей на рахунку бракуватиме, щоб оплатити зарплати, податки чи підрядників.
   
   
2. Можливість приймати обґрунтовані рішення.
   Розширювати команду, збільшувати рекламні бюджети чи виходити на нові ринки стає безпечніше, бо зрозуміло, чи витримає це кешфлоу.
   
   
3. Сценарний аналіз.
   Можна змоделювати, що буде, якщо клієнт затримає оплату на 30 днів, або як вплине новий контракт на загальну ліквідність.
   
   
4. Прозора комунікація з командою та інвесторами.
   Коли є чіткі прогнози, власник впевнено обґрунтовує рішення перед командою й партнерами.
   
   
5. Зменшення стресу для власника.
   Замість хаотичних перевірок рахунків — чітке розуміння, який фінансовий стан буде у компанії завтра, через місяць чи квартал.

‍

Пройди короткий чек-лист — і за кілька хвилин зрозумієш, чи контроль над грошовим потоком у твоїй агенції справді в твоїх руках:

Якщо у цьому чек-листі ти впізнав свою агенцію, значить, проблема з плануванням грошового потоку вже впливає на прибутковість і стабільність бізнесу. 

‍

Наступний крок — зрозуміти, як саме можна навести порядок у фінансах і отримати інструменти для прогнозування.

Ключові інструменти Finmap для планування фінансів

Якщо ти обрав Finmap як базу для фінансового обліку, то отримав більше, ніж просто зручний реєстр операцій. Це інструмент із банківськими інтеграціями, можливістю імпорту виписок, автоматизацією через автоправила та делегуванням обов’язків.

‍

Але головне — Finmap дозволяє не лише бачити грошовий потік у реальному часі, а й прогнозувати його. Для цього у системі передбачено кілька ключових інструментів.

1. Майбутні платежі

У Finmap можна додавати операції з майбутньою датою надходження чи списання. Це перетворює звичайний облік на планування: ти заздалегідь бачиш, як змінюватимуться залишки на рахунках у конкретний день. 

‍

Такий підхід дозволяє контролювати ліквідність і уникати ситуацій, коли витрати накладаються на затримані оплати від клієнтів.

‍

2. Платіжний календар

У Finmap календар формується автоматично на основі майбутніх операцій. Він показує, коли компанія може зіткнутися з касовим розривом і які саме платежі стають причиною цього.

‍

Завдяки цьому власник може завчасно домовитися з клієнтом про передоплату, перенести внутрішні витрати чи спланувати резервний фонд.

3. Перемикач «Враховувати майбутні / без врахування майбутніх»

Цей інструмент дозволяє в один клік подивитися на фінанси з двох ракурсів. У режимі «з майбутніми» видно прогноз: чи вистачить коштів на зарплати, підрядників і податки, якщо всі заплановані операції будуть виконані. У режимі «без майбутніх» — фактична ситуація на поточний день.

‍

Саме порівняння цих двох картин дає управлінцю ключову інформацію: наскільки компанія відхиляється від плану і де виникають ризики.

‍

‍

У комплексі ці інструменти перетворюють фінансовий облік із реактивного процесу на проактивне управління. 

‍

Це дає маркетинговій агенції низку відчутних переваг:

• Системність замість хаотичних таблиць і месенджерів;
• Єдине джерело інформації про гроші компанії;
• Прогнозованість фінансів на тижні й місяці вперед;
• Оптимальне використання ресурсів і часу команди;
• Чіткі орієнтири для фінансових рішень;

Чому без контролю дебіторки й кредиторки бізнес під загрозою?

У маркетингових агенціях фінансові ризики часто виникають не через відсутність клієнтів, а через затримки в оплаті. Робота виконана, рахунки виставлені — але надходження доводиться чекати тижнями.

‍

Британське видання Financial IT стверджує:

Для маркетингу та рекламної індустрії рівень прострочених рахунків близько 49 % — тобто майже половина рахунків оплачується пізніше встановленого строку.

‍

Додатковим фактором ризику для маркетингових агенцій є концентрація доходів на кількох ключових клієнтах. 

‍

Дослідження останніх років вказують на те, що близько 15% агенцій отримують понад чверть доходу від одного клієнта, і це вже вважається критичним сигналом для фінансової стабільності.

‍

А тепер запитай себе:
‍

1. Чи можеш ти чітко назвати ТОП-3 клієнтів, які приносять найбільший прибуток?
   
   
2. Чи знаєш ти, який клієнт найчастіше затримує оплату рахунків?
   
   
3. Чи бачиш ти зараз, яка сума заборгованості є по кожному клієнту?
   
   
4. Чи знаєш ти, хто з клієнтів має найбільший борг перед агенцією?
   
   
5. Чи аналізуєш ти, яку частку від загальної виручки формують твої ТОП-клієнти, і наскільки це безпечно для бізнесу?
   ‍

Якщо ти не можеш відповісти на ці  прості питання — це означає, що взаєморозрахунки в агенції працюють неконтрольовано. І поки немає системи, яка показує цю картину в реальному часі, твій бізнес залежить від випадковості, дисципліни та совісті клієнтів.

Як Finmap повертає контроль над взаєморозрахунками

Щоб взаєморозрахунки перестали бути «сліпою зоною», у Finmap є два ключові звіти, що дають власнику агенції прозорість і контроль у реальному часі.

• Звіт Дебіторка показує, хто з клієнтів винен гроші зараз, яку суму, і які оплати ще очікуються до зарахування. Це дозволяє своєчасно реагувати на борги, контролювати дисципліну клієнтів і уникати непередбачуваних касових розривів.
  ‍

‍

• ‍Звіт Кредиторка допомагає відстежувати зобов’язання перед підрядниками, фрілансерами чи сервісами. Завдяки цьому власник розуміє, які виплати треба зробити першочергово, і може планувати витрати без ризику зриву.
  ‍

‍

Додатково у Finmap є аналітичні звіти, які дозволяють оцінювати дохідність по кожному клієнту. Це дає змогу визначати, які замовники формують основну частку доходів, і наскільки бізнес залежить від них. Так власник може своєчасно побачити ризик небезпечної концентрації та ухвалити рішення про диверсифікацію портфеля.

‍

Бонус: виставлення рахунків у Finmap

Окрім контролю дебіторки та кредиторки, Finmap має ще один корисний інструмент — створення інвойсів для клієнтів. Ти можеш сформувати рахунок на свої послуги прямо в системі та за потреби одразу надіслати його клієнту на електронну пошту.

‍

‍

Це не основна функція управлінського обліку, але приємний бонус: рахунки формуються швидко, у єдиному стилі й завжди залишаються під контролем у вашій фінансовій системі.

Чому без P&L неможливо оцінити реальний стан бізнесу?

Фінансовий облік не буде повним, доки власник агенції бачить лише рух грошей на рахунках. Головне питання — не скільки надійшло коштів, а як і коли саме ці гроші були зароблені та який результат вони принесли.

Щоб перейти від оперативного контролю до стратегічного бачення, потрібен P&L — звіт про Прибутки та збитки.

Саме він показує: 
‍

1. Походження доходів. Які саме проєкти, клієнти чи канали принесли виручку, і в який період.
   
   
2. Реальний фінансовий результат. Чистий прибуток (загальний та по проєктах) після врахування всіх витрат, а не лише залишки на рахунку.
   
   
3. Ефективність операційної моделі. Чи генерує бізнес прибуток, чи обмежується лише рухом коштів між рахунками.
   
   
4. Структуру витрат. Де саме концентруються основні витрати компанії — персонал, підрядники, маркетинг чи адміністративні витрати.
   
   
5. Динаміку розвитку. Як змінюється прибутковість з місяця в місяць і чи справді компанія рухається в бік зростання.
   
   

Cash Flow і P&L не конкурують між собою — вони доповнюють один одного. У таблиці нижче — практичні запитання, які хвилюють кожного власника агенції, і звіт, у якому ти знайдеш відповіді.

‍

Де шукати відповіді: Cash Flow чи P&L?

Cash Flow показує, чи вистачить грошей на щоденні зобов’язання. P&L відповідає, чи бізнес працює прибутково та в якому напрямку розвивається. Тільки разом ці два звіти забезпечать тобі контроль у поточному моменті й стратегічне бачення на майбутнє.

Як Finmap допомагає сформувати повний P&L

У Finmap звіт Прибуток (P&L) формується автоматично на основі даних компанії. Він працює за методом нарахувань: доходи та витрати відносяться саме до того періоду, коли був підписаний контракт або виконані забов'язання.

‍

Звіт гнучкий і багаторівневий. Завдяки фільтрам можна аналізувати не лише загальну картину, а й прибутковість у розрізі клієнтів, проєктів, напрямів чи навіть окремих кампаній. 

‍

Важливо й те, що Прибуток у Finmap має кілька форматів візуалізації: графіки, таблиці, діаграми. Це дозволяє дивитися на одні й ті ж цифри з різних ракурсів — від загальної динаміки до детальної структури витрат і доходів.

‍

‍

Такий підхід зменшує похибки, властиві простому обліку за рухом грошей, і забезпечує управлінця інструментом для стратегічних рішень.

Чому P&L важливий для маркетингової агенції
‍

1. Розуміння справжньої маржі. У сфері з ретейнерами й проєктними оплатами видно, де бізнес заробляє, а де витрачається ресурс.
   
   
2. Прозорість для інвесторів і партнерів. Легко показати реальний фінансовий результат, а не просто звірити залишки.
   
   
3. Порівняння сценаріїв. Можна оцінити, як зміниться прибутковість при збільшенні бюджету чи запуску нового клієнта.
   
   
4. Виявлення прихованих збиткових клієнтів. Якщо оплати надходять регулярно, але витрати перевищують дохід — це одразу видно в P&L.
   
   
5. Опора для стратегічних рішень. Розширення команди, вихід на нові ринки чи оптимізація витрат ґрунтуються на фактах та прогнозах. 

Від хаотичних таблиць до прозорих фінансів: кейс MURAHA Marketing Agency

MURAHA Marketing Agency допомагає бізнесам зростати, розробляючи маркетингові стратегії та проводячи аудити. Команда також займається таргетованою й контекстною рекламою, а за потреби бере на себе розробку сайтів або залучає перевірених партнерів. 

‍

‍

Така гнучка модель дозволяє працювати з клієнтами різного масштабу та взаємодіяти із зовнішніми підрядниками, що формує значний обсяг фінансових операцій. При цьому кожен напрям має власну специфіку: регулярні щомісячні платежі за маркетинг і разові оплати за розробку сайтів. 

‍

Дізнайтесь більше, як фінансовий облік робить проєктний бізнес прибутковим.

‍

Усе це створює постійний рух коштів і потребує чіткої системи фінансового контролю.

Вихідна точка: хаотичний Excel

Коли до компанії приєднався CОO Артем Цоков і взяв на себе управління фінансами, він отримав у спадок Excel-файл, у якому велися фінансові дані. 

‍

Таблиця виявилася хаотичною і створювала більше проблем, ніж користі:

• десятки вкладок без логіки;
  
  
• зламані формули, які спотворювали дані;
  
  
• відсутність систематизації витрат і доходів;
  
  
• несвоєчасне внесення транзакцій;
  
  
• постійний ризик втратити частину операцій.

Артем швидко зрозумів, що так вести фінанси неможливо, і почав обирати інструмент, який допоміг би систематизувати всі дані. Таким рішенням став Finmap.

Новий підхід із Finmap

Для Артема перехід на Finmap став не просто заміною Excel, а процесом пошуку власної ідеальної моделі фінансового обліку. 

‍

Він пройшов кілька нескладних етапів:
‍

1. Експерименти з відображенням даних
   Артем кілька разів пробував різні варіанти структурування фінансів — адже Finmap дозволяє налаштовувати облік під конкретні бізнес-потреби. Зрештою він визначив ключові фінансові показники й побудував систему навколо них.
   
   
2. Підтримка експертів Finmap
   Велику роль зіграла служба підтримки: фахівці допомогли підібрати оптимальну модель введення даних, пояснили, як правильно працювати з категоріями, тегами та проєктами. Це дозволило уникнути помилок на старті.
   
   
3. Тестування різних сценаріїв
   Використовуючи можливість створювати кілька тестових компаній, Артем зміг перевірити різні підходи й обрати той, який найкраще відповідає завданням його агентства.

Прозорість і планування як результат

Впровадження Finmap стало переломним моментом для агенції MURAHA. Якщо раніше фінансові дані були хаотичні та ненадійні, то тепер компанія отримала прозору картину руху грошей і можливість планувати майбутнє.
‍

1. Автоматичні інтеграції. Завдяки інтеграції з банками зник ризик втратити транзакції чи вчасно не зафіксувати витрати. Усі платежі автоматично підтягуються в систему, і команда може одразу перевірити, хто й за що відповідає.
   
   
2. Систематизація обліку. З’явилася зручна структура з тегами, категоріями та проєктами. Це дозволило відокремити різні напрямки діяльності, зрозуміти, які з них приносять найбільше доходу, а які потребують оптимізації.
   
   
3. Звітність P&L і Cash Flow. Вони дали агентству можливість щодня бачити фактичний та плановий стан справ: скільки коштів на рахунках, які витрати та доходи заплановані, де є ризик касового розриву.

Окрім цього, компанія почала використовувати платіжний календар. Завдяки йому стало простіше прогнозувати фінансові навантаження й готуватися до стратегічних сесій із чітким бюджетом на майбутні місяці.

‍Кожного дня я бачу, скільки грошей є зараз і які оплати потрібно буде зробити. Якщо бачу, що витрат більше, ніж доходів — можу відреагувати завчасно. — Артем Цоков, CОO MURAHA Marketing Agency

У результаті команда отримала не просто інструмент для обліку, а реальний фундамент для розвитку: 

• зменшення ризиків; 
• оптимізація часу;
• тактичне та стратегічне планування;
• впевненість у прийнятих фінансових рішеннях.

Поради для інших агентств

Артем Цоков, COO MURAHA Marketing Agency, радить іншим засновникам та керівникам маркетингових агентств не витрачати час на хаотичні таблиці в Excel:

‍Не варто навіть починати вести фінанси в Excel, бо це шлях у хаос. Краще відразу визначити, які витрати, доходи й теги ви хочете відстежувати, і налаштувати це у Finmap. Так ви збережете час, уникнете переробки й отримаєте прозору картину для аналізу.

Його головна думка проста: готуй структуру наперед і впроваджуй сучасний інструмент одразу, щоб отримати результат швидше й уникнути зайвих помилок.

Фінансова система як ключ до зростання агенції

Ключ до стабільності та розвитку — це не кількість клієнтів чи проєктів, а фінансова система, яка показує реальність. 

‍

Прогнозований кешфлоу, контроль взаєморозрахунків і P&L — три опори, без яких жодна агенція не може будувати стратегію впевнено.

‍

Finmap допомагає зібрати все воєдино:

• бачити реальний стан фінансів у будь-який момент;
• прогнозувати майбутні платежі та уникати касових розривів;
• контролювати клієнтські борги й дисципліну оплат;
• аналізувати прибутковість бізнесу в розрізі клієнтів, проєктів чи напрямів;

Більше жодних хаотичних рішень, а тільки стратегічний розвиток на основі фактів.

‍

Спробуй Finmap — і побачиш, як твоя агенція вийде на новий рівень фінансового порядку!

Поширені питання

1. ‍Як часто потрібно оновлювати фінансові дані в агенції?
   Рекомендовано вести фінанси в режимі, максимально наближеному до реального часу. Запізнення у фіксації операцій навіть на кілька днів знижує точність прогнозів і підвищує ризик касових розривів.
   ‍‍
2. Чим відрізняється Cash Flow від P&L?
   Cash Flow показує рух коштів — коли і скільки грошей фактично зайшло чи вийшло з рахунку. P&L відображає фінансовий результат — доходи та витрати у періоді, незалежно від моменту оплати.
   ‍‍
3. Як оцінити залежність від одного клієнта?
   Аналізується частка доходу, яку формують окремі замовники. Якщо понад 25–30 % виручки забезпечує один клієнт, це створює ризик фінансової нестабільності у випадку втрати контракту.
   ‍‍
4. Які витрати найчастіше залишаються поза увагою?
   До «невидимих» витрат належать фрилансери, підрядники, регулярні підписки на сервіси та неоплачений клієнтами час команди. Вони часто зменшують реальну маржу, навіть за зростання виручки.
   ‍‍
5. Як уникнути касових розривів у маркетинговій агенції?
   Основою є планування. Необхідно прогнозувати майбутні надходження і виплати, використовувати Платіжний Календар та контролювати дебіторську заборгованість. При частих випадках касових розривів рекомендовано мати резервний фонд на покриття хоча б 1–2 місяців операційних витрат.

Уяви: за пів року твій бізнес зростає з $17 500 до $65 000 проектного доходу — все виглядає блискуче. Є команда, досвід, модель працює. 

‍

Але за півтора року ти втрачаєш усе: інвестиції, передоплати, довіру — і сума збитків сягає більше ніж $1,3 мільйона. Більше мільйона доларів зникає на очах, хоча здавалось, що все під контролем.

Це був не просто бізнес — це був удар по самолюбству і розумінню, що навіть найкращі компетенції не врятують, якщо ти не бачиш справжню картину бізнесу. — Валерій Чалий, підприємець, гість подкасту «Знати б це раніше»

Ця історія — не про поразку, а про урок, який може врятувати твій бізнес і твої гроші. Про те, як масштаб бізнесу без масштабного мислення власника — це крок у прірву. Як відсутність прозорого фінансового контролю і неправильні рішення призводять до значних втрат.

‍

Валерій відкриває завісу реального підприємництва: помилки, про які не прийнято говорити, важливі висновки, практичні інструменти та поради, які допоможуть тобі:

• Врятувати гроші, навіть якщо бізнес росте шалено швидко.
  
• Побачити справжній стан фінансів, а не ілюзії.
  
• Приймати рішення, які не вб’ють твій проєкт.
  
• Розвиватися як підприємець, бо саме ти — головний рушій бізнесу.

Червоні прапорці: Чи впізнаєш себе?

• Дивишся лише на банківський рахунок, а не на фінансові звіти.
  
• Будуєш плани на дебіторку («ось-ось заплатять»).
  
• Немає резерву хоча б на 2 місяці фіксованих витрат.
  
• Плутаєш націнку і маржу.
  
• Бізнес вже не драйвить, ти сприймаєш його лише як джерело доходу.
  

Якщо відмітив хоча б два пункти — ця стаття точно для тебе.

‍

Читай далі — якщо готовий побачити бізнес без рожевих окулярів і почати справжнє зростання.

‍

Інсайт 1. Три звіти, без яких бізнес приречений на хаос

Багато підприємців звикли дивитися лише на банківський рахунок. Є гроші — значить, усе добре. Але це ілюзія. Лише три фінансові звіти дають чесну картину того, що насправді відбувається.

Цих три звіти — це база. Cashflow, баланс і P&L. Якщо ти не бачиш куди гроші рухаються, скільки реально залишилося і який прибуток, ти не керуєш бізнесом. — Валерій Чалий, підприємець

Навіть якщо бізнес виглядає прибутковим, у будь-який момент може статися касовий розрив. Без прозорих звітів підприємець не бачить:

• чи є гроші для виплати зарплат і податків;
  
• скільки реально залишилося після кредитів і боргів;
  
• які продукти чи напрями «з’їдають» маржу.

Результат — хибні рішення, втрачені можливості й ризик збанкрутувати навіть на піку росту.

Як працюють три звіти на практиці

Уяви компанію, що продала товарів на $50 000 за місяць. На перший погляд — суперрезультат. Але що показують звіти?

Як уникнути фінансового хаосу

1. Веди Сash flow щодня. Це дає відповідь: чи вистачить грошей завтра.
   
   
2. Переглядай баланс щомісяця. Ти бачиш, наскільки компанія стійка до боргів і зобов’язань.
   
   
3. Аналізуй P&L щотижня або щомісяця. Це чесна відповідь: бізнес заробляє чи гроші просто в обігу без прибутку.
   
   
4. Об’єднай три звіти. Лише разом вони показують правду: гроші на рахунку, структуру активів і реальний прибуток.
   

Фінанси — це моніторинг твого бізнесу. Без звітів ти біжиш у темряві. З ними — бачиш, де справжні гроші, а де ілюзія. — Валерій Чалий, підприємець

Інсайт 2. Cash is king: рахуйте тільки гроші на рахунку

У фінансовому світі є проста, але безкомпромісна істина: cash is king. Гроші, які реально лежать на рахунку — це єдине, на що ти можеш розраховувати сьогодні. Усе інше — дебіторка, обіцянки клієнтів, підписані контракти — лише цифри на папері.

Використовуй тільки ті гроші і розраховуй тільки на ті гроші, які у тебе на рахунку. Усі твої дебіторки, всі “він мені пообіцяв заплатити” — не покриють рахунки в моменті. Cash is king. — Валерій Чалий, підприємець

У чому проблема?

• Ілюзія грошей. Підприємець дивиться на дебіторську заборгованість і вважає її активом. Але це ще не гроші.
  
• Пастка «майже оплатили». Бізнес витрачає кошти, розраховуючи на оплату, яка може не прийти вчасно.
  
• Подвійне планування. Одні й ті ж гроші вже «призначені» і на податки, і на зарплати, і на закупку — але фактично їх немає.
  

Чому це небезпечно?

Коли ти приймаєш рішення, виходячи не з фактів, а з очікувань:

• зростає ризик касового розриву;
  
• компанія може залишитися без грошей на критичні платежі (зарплати, оренда, податки);
  
• бізнес швидко стає залежним від кредитів.
  

Як цього уникнути

1. Веди облік реальних залишків. Щодня фіксуй, скільки грошей є в касі та на рахунках.
   
   
2. Відокремлюй резерви. Податки, зарплати, обов’язкові виплати — це вже «не твої» гроші.
   
   
3. Будь скептиком. Поки клієнт не оплатив — вважай, що грошей у тебе немає.
   
   
4. Приймай рішення тільки на основі фактів. Дивись на баланс і cash flow, а не на Excel-таблички з прогнозами.
   
   
5. Роби щотижневий аналіз ліквідності. Скільки грошей реально вільні сьогодні, завтра, через тиждень.
   

«Гроші на папері» vs «Гроші в бізнесі»

Ти не можеш поставити бізнес на паузу й чекати, поки інші тобі заплатять. Гроші в бізнесі — як кров у тілі: якщо їх не вистачає прямо зараз, організм помирає. — Валерій Чалий, підприємець

5 правил управління грошима на рахунку

1. Кожного ранку перевіряй баланс.
   
   
2. Розділяй гроші: свої, чужі (податки, зобов’язання), резерв.
   
   
3. Не витрачай майбутні гроші — плануй тільки фактичні.
   
   
4. Внось всі витрати та надходження в систему управлінського обліку.
   
   
5. Дивись на Cash flow частіше, ніж на оборот і P&L.

Інсайт 3. Резерв і ліквідність: антикрихкість бізнесу

Більшість бізнесів закриваються не тому, що в них немає клієнтів чи прибутку. Вони закриваються тоді, коли закінчуються гроші тут і зараз. 

‍

Єдиний захист від цього — резерв і ліквідність. Це та фінансова подушка, яка робить компанію антикрихкою: вона витримує удари і навіть стає сильнішою після криз.

В компанії має бути страховий капітал — максимально ліквідна штука. Тобто гроші, які ти максимально швидко можеш взяти й вкинути в бізнес. Must have — хоча б дві-три точки беззбитковості завжди мають лежати на рахунку. — Валерій Чалий, підприємець

У чому проблема?

• Підприємці витрачають усе «під нуль», вірячи, що гроші завжди прийдуть вчасно.
  
• Резерв не формується, поки бізнес росте — і в найгірший момент немає подушки.
  
• Без ліквідних запасів навіть тимчасовий касовий розрив може вбити компанію.
  

Чому це небезпечно?

• 1 непередбачений місяць (затримка клієнта, податковий сюрприз, поломка обладнання) може поставити бізнес на межу банкрутства.
  
• Власник змушений брати кредити під 24–60% річних, які «з’їдають» маржу.
  
• Втрачається контроль: бізнесом починають керувати борги, а не стратегія.
  

Як цього уникнути

1. Формуй страховий капітал. Мінімум — 2–3 місяці фіксованих витрат (оренда, зарплати, податки).
   
   
2. Тримай ліквідність. Частина грошей має бути доступною «тут і зараз», а не у вигляді товарів чи дебіторки.
   
   
3. Розділяй резерви. Страховий (на форс-мажори) ≠ резервний (на розвиток).
   
   
4. Використовуй правило «чужих грошей». Можна залучати капітал під відсоток, але тільки якщо є чіткий план повернення.
   
   
5. Будь дисциплінованим. Резерв не можна чіпати. Він існує для кризових ситуацій.
   

Як виглядає антикрихкість у фінансах

Я знаю щонайменше три бізнеси, які збанкрутували не тому, що вони були збиткові. Вони просто не встигли знайти гроші в потрібний момент. Резерв — це не розкіш, а умова виживання. — Валерій Чалий, підприємець

5 практичних кроків для створення фінансової подушки

1. Вирахуй свій щомісячний burn rate (мінімальні витрати на існування).
   
   
2. Помнож його на 2–3 і відкладай цю суму на окремий рахунок.
   
   
3. Автоматизуй відрахування резервів — як тільки гроші заходять, одразу відкладай частину.
   
   
4. Тримай резерв у валюті або інструментах із високою ліквідністю.
   
   
5. Внось резерв у фінансову систему (наприклад, Finmap), щоб бачити реальну картину, а не «ілюзію грошей».
   
   

Резерв і ліквідність — це твій страховий поліс від банкрутства. 

Інсайт 4. Розрізняйте націнку і маржу та рахуйте ціну грошей

Багато підприємців плутають націнку і маржу. У результаті здається, що бізнес прибутковий, але насправді гроші зникають. А коли додається ще й дорогий кредит, підприємство може працювати в нуль або навіть у мінус.

Націнка має бути 300–400%, щоб бізнес жив. А маржа — це те, що залишається після всіх витрат. Наприклад, продаєш за $30 товар із собівартістю $10 — здається, що маржа 200%. Але після реклами, зарплат і операційних витрат може залишитися лише 16,6%. І якщо ще кредит дорогий — прибуток з’їдається повністю. — Валерій Чалий, підприємець

У чому проблема?

• Націнку часто сприймають як прибуток — і витрачають гроші, яких фактично немає.
  
• Кредити під 24–60% річних «з’їдають» навіть хороший бізнес.
  
• Власник не бачить реальної рентабельності, бо не веде управлінський P&L.
  

Чому це небезпечно?

• Бізнес може рости по обороту, але падати по прибутку.
  
• При неправильному розрахунку маржі підприємці легко потрапляють у касові розриви.
  
• Кредитні зобов’язання перетворюють зростання на пастку: компанія стає заручником боргу.
  

Як цього уникнути

1. Розділяй націнку і маржу. Націнка показує, скільки ти накрутив зверху, маржа — що реально залишилось після всіх витрат.
   
   
2. Веди P&L звіт. Без нього неможливо зрозуміти справжню рентабельність.
   
   
3. Рахуй ціну грошей. Перед тим як брати кредит, дивись, скільки % від маржі він з’їсть.
   
   
4. Оцінюй цикл угоди. Якщо повертаєш гроші за місяць — високий % ще можна витримати. Якщо за рік — це смертельно.
   
   
5. Будь чесним із собою. Вважай прибутком лише те, що залишається «чистими» після всього.
   

Націнка vs. Маржа + Вплив кредиту

Фінансова грамотність — це не про Excel. Це про виживання. Якщо ти плутаєш націнку і маржу, або не рахуєш вартість грошей, бізнес може вбити не ринок і конкуренти, а твої власні помилки у розрахунках. — Валерій Чалий, підприємець

5 практичних кроків

1. Для кожного продукту веди розрахунок: собівартість, націнка, маржа.
   
   
2. Закладай у ціну всі витрати: реклама, логістика, зарплати, податки.
   
   
3. Перед новим кредитом перевір: чи вистачить маржі покрити відсотки.
   
   
4. Використовуй P&L у Finmap чи іншій системі, щоб бачити правду в цифрах.
   
   
5. Вчи команду розрізняти націнку і маржу — це базова фінансова грамотність.
   
   

Правильне розуміння різниці між націнкою, маржею та ціною грошей — це як мати карту і компас у поході. Без них ти можеш довго йти, але висока ймовірність опинитися у глухому куті.

Інсайт 5. Market Fit: чому не продукт, а підприємець визначає долю бізнесу

У бізнесі прийнято шукати Product Market Fit — коли продукт і ринок збігаються. Але досвід Валерія Чалого показує: цього замало. Бізнес може зростати на сотні відсотків, а потім зруйнуватися через півтора року, навіть із сильною командою і перевіреною моделлю.

Я зрозумів, що є таке поняття, як entrepreneur market fit — співвідношення тебе як підприємця і ринку, на який ти виходиш. В Україні я міг запускати будь-що, бо мав контакти, розуміння, культуру. У Португалії ж ті самі знання не працювали. — Валерій Чалий, підприємець

У чому небезпека?

Фокус лише на продукті створює ілюзію контролю. Ти можеш:

• Знайти нішу з попитом.
  
• Запустити сильний продукт.
  
• Зібрати команду та налаштувати процеси.
  

…і все одно втратити сотні тисяч доларів. Чому? Бо підприємець сам не «вписався» у ринок, адже: не розуміє локальні правила, не має потрібних партнерств, не бачить культурних бар’єрів.

Саме це стало причиною втрати $1,3 млн у Валерія:

• З $17 500 проєктного доходу → до $65 000 за 6 місяців.
  
• А через півтора року — повна втрата бізнесу і грошей.
  

Як цього уникнути?

Потрібно мислити ширше, ніж «чи куплять мій продукт?». Варто чесно оцінити себе у контексті ринку.

Product Market Fit vs Entrepreneur Market Fit

Практичні кроки для підприємця

1. Аудит ринку і себе. Перед стартом відповідай: чи я маю ресурси, нетворк і знання для цього середовища?
   
   
2. Адаптація. Інвестуй у локальні зв’язки, вивчай культуру, працюй із місцевими партнерами.
   
   
3. Об’єднай два фіти. Продукт має попит, а ти як власник — довіру і авторитет на цьому ринку.
   
   
4. Регулярно перевіряй фінанси. Управлінський облік покаже: чи справді твій Market Fit працює, чи бізнес лише «на папері» в плюсах.
   

Масштаб бізнесу завжди дорівнює масштабу мислення власника. Якщо ти не відповідаєш ринку — він тебе просто “з’їсть”. — Валерій Чалий, підприємець

Інсайт 6. Бізнес виживає лише тоді, коли ти любиш те, що робиш

У більшості підприємців бізнес починається з енергії — ідея драйвить, з’являється команда, кожна нова угода заряджає. Але з часом це може перетворитися на «рутинну ферму грошей». Підприємець починає бачити компанію лише як «кнопку бабло». І це початок кінця.

Як тільки ти починаєш відноситись до бізнеса як до "кнопки бабло", це відчувають всі. Це відчуває команда, це сам бізнес починає сипатись. — Валерій Чалий, підприємець

У чому проблема?

• Вигорання власника. Бізнес втрачає сенс, а енергія витрачається лише на гасіння пожеж.
  
• Демотивація команди. Люди відчувають, що власник працює «без запалу».
  
• Втрата стратегічного бачення. Рішення приймаються виключно щоб заробити тут і зараз.
  

Чому це небезпечно?

Бізнес без ідеї і сенсу не витримує кризи. Варто з’явитися проблемам (касовий розрив, падіння продажів, конкуренти) — і власник не має сил боротися. Результат — швидка стагнація і втрата компанії.

Як цьому запобігти?

1. Формулюй «чому». Запиши, для чого існує твій бізнес (крім грошей). Це орієнтир для тебе і команди.
   
   
2. Став «ігрові цілі». Бізнес — це гра з рівнями. Став кроки на 3–6 місяців: новий ринок, нова продуктова лінія, підвищення маржі.
   
   
3. Будь присутнім у процесі. Не тільки знімай прибуток, а й розвивай продукт, команду, сервіс.
   
   
4. Вимірюй енергію бізнесу. Проводь регулярні зустрічі з командою, слухай клієнтів, дивись на якість рішень.
   

«Захоплення бізнесом» vs «Кнопка бабло»

Підприємець задає енергію. Якщо він любить свій бізнес — компанія росте. Якщо він бачить у ньому лише гроші — бізнес гине. — Валерій Чалий, підприємець

Інсайт 7. Швидке зростання може знищити бізнес

Швидке зростання — це мрія кожного підприємця. Але насправді воно може стати найбільшою загрозою. Коли цифри летять вгору, здається, що все під контролем. Проте різкий ріст часто приховує слабкі місця, які вибухають уже через рік.

Ми взяли акаунт, який приносив $17 500, і за 6 місяців зробили $65 000. І тоді здалося, що ми можемо все. А ще через півтора року ми втратили і бізнес, і гроші — понад $1,3 млн. — Валерій Чалий, підприємець

У чому проблема?

• Ейфорія росту. Власник відчуває «ефект всемогутності» й починає ризикувати без аналізу.
  
• Фінансова пастка. Що більше продажів — то більше запасів, витрат і зобов’язань. Якщо немає резерву — зростання пожирає бізнес.
  
• Втрата фокусу. Підприємець запускає нові напрями, замість того щоб стабілізувати головний.
  
• Команда не витримує темпу. Масштабування перевантажує людей і систему управління.
  

Чому це небезпечно?

Зростання без контролю = це не успіх, а прискорений шлях до банкрутства. Коли компанія росте надто швидко:

• збільшується кредиторка та навантаження на кеш-флоу;
  
• власник починає рахувати «паперовий прибуток», а не реальні гроші;
  
• будь-яка криза (повернення товару, збої постачання, падіння продажів) стає фатальною.
  

Як запобігти краху при зростанні

1. Рахуй, а не відчувай. Замість «ми ростемо» міряй реальний кеш-флоу, ліквідність і зобов’язання.
   
   
2. Формуй резерв. Мінімум 2–3 місяці фіксованих витрат мають лежати недоторканними.
   
   
3. Тримай фокус. Не відкривай нові напрямки, поки не відпрацював і не закріпив попередній.
   
   
4. Контролюй маржу. Високий оборот із низькою маржинальністю = ілюзія росту.
   
   
5. Регулярно перевіряй фінансове здоров’я. Cash Flow, Balance, P&L мають показувати однакову картину.
   

«Здорове зростання» vs «Небезпечне зростання»

Ми повірили, що ми безсмертні. І саме ця думка нас зруйнувала. — Валерій Чалий, підприємець

5 кроків-антидотів проти небезпечного зростання

1. Щотижня дивись не на оборот, а на кеш-флоу.
   
   
2. Розділяй гроші на рахунку: що твоє, а що зобов’язання.
   
   
3. Відкладай мінімум 10–15% доходу в резерв.
   
   
4. Перш ніж інвестувати в новий напрям, перевір його на P&L.
   
   
5. Регулярно став собі питання: «Що буде, якщо завтра продажі впадуть удвічі?»

Фінансова прозорість — головна суперсила підприємця

Історія Валерія Чалого — не про втрату $1,3 млн. Це про те, що навіть досвідчений підприємець може помилятися, якщо не бачить справжньої фінансової картини. І головне — ці помилки можна виправити, якщо зробити правильні висновки.

‍

Що показує цей кейс?

• Бізнес — це не лише про гроші. Коли власник втрачає любов до справи і бачить у ній лише «кнопку бабло», команда і бізнес починають сипатися.
  
  
• Швидке зростання небезпечніше за стагнацію. Якщо немає системи фінансового контролю, навіть вибуховий ріст може призвести до катастрофи.
  
  
• Cash is king. Тільки гроші на рахунку можна вважати реальними. Усе інше — ілюзія.
  
  
• Резерв робить бізнес антикрихким. Подушка у 2–3 місячних витрат може врятувати компанію у кризу.
  
  
• Фінансова грамотність — мастхев. Розуміння різниці між націнкою і маржею, вміння рахувати ціну грошей і оцінювати кредити визначає, виживе бізнес чи ні.
  

Управлінський облік — це не бюрократія. Це навігатор, який дає підприємцю бачити шлях, а не рухатися наосліп. Він дозволяє бачити, які гроші справді твої, скільки потрібно зарезервувати, де «тече» кеш, які проекти працюють у плюс, а які лише створюють ілюзію прибутковості.

Фінанси — це прозріння. Це можливість вести бізнес з відкритими очима. Без цього ти просто їдеш у темряві й сподіваєшся, що не вріжешся. — Валерій Чалий, підприємець

Якщо підприємець робить фінанси центром своєї уваги, він отримує три ключові переваги:

‍

1. Стійкість — бізнес не ламається від першої кризи чи касового розриву.
   
   
2. Швидкість — рішення приймаються на основі цифр, а не інтуїції.
   
   
3. Контроль — з’являється розуміння, куди йде кожна гривня, і як це впливає на прибуток.
   ‍
   

Тому головний урок простий: не можна віддавати контроль над грошима на волю випадку. Бізнес можна відбудувати ще раз, але втрачений час, нерви й репутацію не повернеш.

‍

Фінансовий облік — це про майбутнє твого бізнесу, твою свободу як підприємця і твою впевненість у завтрашньому дні.

‍

Дивись повний випуск подкасту “Знати б це раніше” з Валерієм Чалим.

‍

Поширені питання

1. Якщо мій бізнес росте, чому грошей на рахунку стає менше?

Тому що зростання потребує інвестицій: у склад, виробництво, маркетинг, команду. Продажі збільшуються, але кошти «застрягають» у запасах чи дебіторці. Якщо не враховувати це заздалегідь, легко отримати касовий розрив.

‍

2. Скільки резервного капіталу потрібно мати підприємцю?

Мінімум — запас у розмірі 2–3 місячних постійних витрат бізнесу. Якщо твоя точка беззбитковості становить $30 000, резерв має бути не менше $60–90 000. Це робить бізнес антикрихким і дозволяє пережити кризу.

‍

3. Чому важливо відрізняти націнку і маржу?

Бо саме маржа показує реальний прибуток. Націнка — це просто збільшення ціни над собівартістю. Наприклад, товар коштує $10, продається за $30. Націнка = 200%. Але після витрат може залишитися лише $5 — тобто маржа всього 16,6%. Без правильного розрахунку легко працювати «в нуль» або в мінус.

‍

4. Які звіти обов’язково потрібні бізнесу?

Три базові звіти:

• Cashflow (рух грошей) — показує, куди рухаються кошти.
  
• Баланс — показує, що є у бізнесу на певний момент.
  
• P&L (прибутки і збитки) — показує, наскільки компанія прибуткова.

Разом вони дають 360° картину і дозволяють приймати рішення, спираючись на факти.

Кругообіг грошей у спортклубах зазвичай дуже стрімкий: абонементи, разові відвідування, персональні тренування, оренда залів, продаж спортивного харчування — десятки транзакцій щодня.

‍

Додай до цього зарплати тренерам, витрати на інвентар, комунальні, податки та ремонт обладнання — і ти отримаєш фінансовий вир, у якому легко втратити контроль.

‍

Саме в такій реальності працював Smartass — харківський спортклуб, який щодня обслуговує сотні клієнтів. Але за лаштунками динамічного бізнесу панував хаос:

‍Були розриви у звітах і факту. Готівка рахувалася окремо. Те, що мене не влаштовувало абсолютно, тому що я абсолютно не бачив потоки готівки. —  Максим, власник Smartass Kharkiv

Поки хаос із фінансами забирав час і сили, бізнес не міг рости стратегічно. Але все змінилося, коли Максим вирішив систематизувати фінансовий облік, підключив Finmap і разом із фінансовим директором навів порядок.

‍

У цій статті ти дізнаєшся:

• як власник клубу від хаосу у звітах прийшов до повної прозорості;
  
• як автоматизація допомогла планувати дивіденди й бонуси персоналу;
  
• які інсайти змінили підхід до фінансів і що чекає на бізнес далі.
  

Читай далі — і ти побачиш, як реальний кейс доводить: фінанси можуть бути простими, а управління бізнесом — спокійним і прогнозованим.

‍

Чому ручний облік гальмував розвиток Smartass

Щодня клуб Smartass генерує десятки фінансових операцій, але власник бачив лише окремі частини всієї картини. Готівка жила своїм життям: адміністратори звітували нерегулярно, іноді з затримками, іноді з помилками. Максим отримував розрізнені цифри, намагався звіряти їх вручну і часто ловив розбіжності між звітами та реальністю.

Щось враховувалось, щось дублювалося, щось не враховувалось. Готівка рахувалася окремо.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Щоб дізнатися, скільки грошей у касі, доводилося писати адміністраторам, чекати на відповіді та рахувати все на калькуляторі. Замість чіткої системи — нескінченні уточнення і ручні підрахунки. Це займало час, створювало нервову напругу і не дозволяло планувати розвиток бізнесу.

‍Мені треба було раз на тиждень чи місяць рахувати, все якось вираховувати. Це було дуже незручно. Тим паче, маючи в принципі інструмент для цього, ми це не використовували.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

У результаті він не мав можливості прогнозувати дивіденди чи планувати великі витрати наперед. Бізнес працював «по факту» — реагуючи на ситуацію, а не керуючи нею.

‍

Типові фінансові труднощі, з якими стикався бізнес

Що стало поштовхом до впровадження Finmap

Максим зізнається, що йому давно не подобалася ситуація з фінансами, але він просто не знав, хто міг би це виправити. Команда була зайнята своїми задачами, сам він не мав часу занурюватися в облік. Тому хаос тягнувся місяцями — поки не з’явилася можливість усе змінити.

Коли ви запропонували вирішити, то я зрозумів, що за декілька місяців ми це можемо все поправити.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Ключовим моментом стало усвідомлення, що не треба шукати відповідального всередині команди чи намагатися впроваджувати систему самотужки. З’явився готовий інструмент і люди, які взяли процес на себе. Це дозволило бізнесу не зупинятися й паралельно впроваджувати зміни без додаткового навантаження на власника і команду.

‍

Першим кроком стало впровадження системного обліку готівки. Тепер усі операції — від отриманих оплат до інкасацій — відображаються в системі автоматично, а не збираються вручну через повідомлення від адміністраторів.

Далі команда налагодила регулярні щотижневі звітні дзвінки. Раз на тиждень Максим бачить повну картину: що зроблено, що ще в процесі, які платежі заплановані. Це позбавило його потреби щодня перевіряти цифри та контролювати співробітників.

‍

Finmap почали використовувати на повну — не тільки для перегляду залишків, а й для прогнозування витрат і доходів. Максим отримав права доступу, щоб самостійно аналізувати дані і вносити зміни, коли це потрібно.

‍

Ще одне важливе рішення — правильне рознесення великих витрат. Тепер, якщо клуб купує дороге обладнання чи планує технічне обслуговування, витрати розподіляють на кілька місяців. Це допомагає уникати різких фінансових «провалів» у звітності та планувати касові розриви.

Ми почали розносити витрати правильно. Тепер можемо планувати технічне обслуговування на рік, а не отримувати мінус у певному місяці.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Тригери, які змусили діяти

Від ручних підрахунків до системності

Сьогодні фінансовий облік у Smartass працює як добре налаштований механізм. Максим більше не витрачає вечори на підрахунки й не пише повідомлення адміністраторам, щоб дізнатися, скільки грошей залишилося на касі. Уся інформація є в системі й оновлюється в режимі реального часу.

От тепер все нормально з обліком грошових коштів. Я бачу все в системі.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Процес став легким і передбачуваним. Раз на тиждень проходить дзвінок, де обговорюють, що зроблено, які платежі виконані, які ще заплановані. Після цього власник спокійно займається розвитком бізнесу, не думаючи про щоденний контроль.

‍Мені дуже зручно, тому що ми раз на тиждень проговорюємо все, що треба. Мені не треба нікому нагадувати.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Ще одна велика зміна — можливість прогнозувати. Тепер Максим може заздалегідь планувати дивіденди, бонуси для персоналу, підвищення зарплат і великі витрати. Клуб перестав працювати «по факту» і почав дивитися на кілька місяців вперед.

‍

Крім того, власник став більш залученим у фінанси: він сам аналізує статистику, переглядає показники і коригує дані. Це допомагає йому приймати обґрунтовані рішення і відчувати контроль над бізнесом.

‍

Як Finmap змінив фінансові процеси клубу

Інсайти для підприємців

Досвід Максима дав кілька важливих уроків, які можуть стати корисними кожному власнику бізнесу.

‍

По-перше, він зрозумів, що найбільша проблема — не відсутність грошей, а відсутність розуміння, куди вони рухаються. Коли дані неповні або хаотичні, будь-які рішення перетворюються на інтуїцію, а не на керований процес.

По-друге, він переконався, що автоматизація знімає левову частку операційного навантаження. Тепер замість постійних уточнень і ручних підрахунків команда працює за зрозумілим процесом, а Максим отримує підсумкову інформацію в зручному форматі.

‍

По-третє, він побачив, що фінансовий облік — це не розкіш для великих компаній, а базова необхідність для будь-якого бізнесу з щоденними операціями. Прогнозування дає впевненість і дозволяє приймати стратегічні рішення, а не просто гасити пожежі.

‍

«Найцінніший результат – це те, що я бачу результат», — каже Максим, підкреслюючи, що справжня цінність фінансового обліку в тому, що ти бачиш реальні зміни, а не просто «імітуєш контроль».

‍

Що фінансовий облік дає твоєму бізнесу

Планування і масштабування бізнесу

Для Максима впровадження фінансового обліку стало не фіналом, а лише стартовим майданчиком. Тепер, коли всі базові процеси налагоджені, він переходить до наступного етапу — глибокого фінансового планування.

Попереду — створення детальних бюджетів на кілька місяців вперед, щоб передбачати витрати й доходи, бачити можливі касові розриви та уникати неприємних сюрпризів.

Тепер я можу більш впевнено прогнозувати бонусну систему, ставки, і підвищення зарплат.
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Клуб планує оптимізувати бонусні програми для персоналу, зробити їх більш справедливими та прозорими. Завдяки цьому можна не тільки утримати кращих тренерів, але й мотивувати команду працювати на результат.

‍

Також у планах — робота зі сценарним аналізом: що буде, якщо виростуть витрати на оренду чи обладнання, як зміниться ситуація при збільшенні кількості клієнтів. Це дозволить керувати бізнесом не лише зараз, а й будувати стратегію на майбутнє.

‍

План дій для подальшого зростання бізнесу

Впровадження системного фінансового обліку стало для Smartass справжнім переломним моментом.

Тепер бізнес більше не живе від звіту до звіту — він планує, прогнозує і впевнено дивиться у майбутнє.

‍

Максим позбувся хаосу, ручних підрахунків і нескінченних уточнень у команді. Замість цього він отримав прозору систему, яка показує реальний стан справ, підказує, коли і скільки можна витратити або вивести дивідендів, і дозволяє керувати бізнесом, а не лише реагувати на ситуацію.

Так, звісно, я можу рекомендувати Finmap!
— Максим, власник Smartass Kharkiv

Цей кейс доводить: фінансовий облік — це не зайва бюрократія, а ключ до зростання і стабільності бізнесу. Саме він дає можливість власнику звільнити голову від дрібниць, сконцентруватися на розвитку і нарешті відчути контроль над власною справою.

‍

Якщо ти впізнав свій бізнес у цій історії — саме час навести лад у фінансах. Бо чим раніше почнеш бачити повну картину, тим швидше зможеш приймати рішення, які ведуть до прибутку та масштабування.

Поширені питання

1. Як зрозуміти, що моєму бізнесу вже потрібен фінансовий облік?
Якщо ти не бачиш повної картини руху грошей, звіти не збігаються з реальністю, а касу доводиться рахувати вручну — це вже сигнал, що настав час систематизувати фінанси.

‍

2. Скільки часу займає впровадження фінансового обліку, як у Smartass?
У випадку Максима перші результати з’явилися вже за кілька тижнів, а повний порядок у звітах — за декілька місяців.

‍

3. Чи обов’язково власнику самому вести облік у Finmap?
Ні, власник отримує прозору систему та права доступу, щоб бачити картину. А рутинні операції виконує фінансовий директор або адміністратори.

‍

4. Що робити, якщо у бізнесу багато готівкових операцій?
Саме такі бізнеси отримують найбільший ефект: готівка автоматично враховується в системі, не треба щодня писати співробітникам і рахувати вручну.

‍

5. Чи допомагає фінансовий облік із плануванням і прогнозуванням?
Так, це одна з головних переваг. У Smartass тепер прогнозують витрати, планують дивіденди та навіть бонусну систему персоналу на кілька місяців вперед

IT-компанія — це не тільки код, клієнти й продукти. Це ще й багаторівнева фінансова система: платежі в доларах, витрати в злотих, зарплати в євро. Фрилансери з усього світу, підписки, сервери, сервіси, маркетинг. А ще — податки, кешфлоу, зарплатний фонд, управлінська звітність.

‍

Компанія росте — і проблеми ростуть разом із нею:

 • клієнти платять у доларах, команда отримує в крипті;
• один проєкт приносить прибуток, інший — тягне вниз;
• на рахунку гроші є, а завтра — касовий розрив. І ніхто не розуміє, чому.

‍Фінансовий облік — це твій єдиний інструмент контролю, впевненості й зростання.

‍

Тільки він відповідає на головні питання:

• куди зникають гроші;
• який напрям тягне бізнес вниз;
• коли можна масштабуватися — а коли краще притримати кеш.

Розглянемо реальні болі IT-компаній, які зливають бюджети, і рішення, що дозволяють перетворити фінансовий хаос на зростання.

‍

Проєктний облік — основа фінансового контролю в IT

‍Ми працюємо над десятком проєктів одночасно. Одні клієнтські, інші — внутрішні. Десь задіяні ті самі розробники, але з різною ставкою. Витрати фіксуються вручну або взагалі не фіксуються. У результаті — неможливо зрозуміти, що приносить прибуток, а що — з’їдає командний час і гроші.

Знайомо? У IT це не виняток, а типова ситуація. Для IT-компаній проєктний облік має бути не просто зручністю, а основою фінансової грамотності. 

‍

IT-бізнес часто працює з кількома напрямами: веброзробка, мобільні додатки, дизайн, підтримка, власні продукти. І кожен з них — це окремий проєкт або навіть десятки дрібних підпроєктів. 

‍

Коли фінансовий облік ведеться загалом по компанії, а не по кожному проєкту — ти просто не бачиш, що з них насправді приносить прибуток, а що завдає збитків.

‍

Без чіткої аналітики по проєктах ти:

• не бачиш, який напрям генерує 80% прибутку,
• не можеш відстежити, куди саме йдуть кошти на фрилансерів, підрядників чи рекламу,
• не бачиш, які проєкти збиткові і тільки відбирають ресурс.

А головне — ухвалюєш рішення без об'єктивної фінансової картини.

‍

Проєктний облік підвищує видимість витрат, контроль над бюджетом і аналіз прибутковості для кожного проєкту або підпроєкту. 

‍

Це ключ для своєчасної корекції фінансових рішень.

‍

Дослідження McKinsey підкреслюють ціну відсутності чіткого проєктного контролю:

‍Лише 0,5 % IT-проєктів завершуються одночасно в рамках бюджету, встановлених строків і з очікуваною фінансовою віддачею.

В цьому ж звіті наведено конкретні цифри, які говорять про наслідки відсутності керованості фінансам:

• 59% IT-проєктів перевищують бюджет;
• 53% — не вкладаються у строки;
• 56% — приносять менше очікуваного прибутку.

У середньому, якщо проєкт виходить за межі хоча б одного з цих параметрів, витрати зростають на 75 %, а прибуток — зменшується на 39 %.

‍

Чи маєш ти змогу оперативно виявити такі проєкти у своєму бізнесі? І чи впевнений, що зможеш перекрити втрати шляхом резервів або прибутковіших напрямів? 

‍

Саме тому проєктний облік має бути не в голові фінменеджера чи в таблиці, а в системі, яка дозволяє бачити, аналізувати і прогнозувати в одному місці.

Проєктний облік — рішення від Finmap

У Finmap проєкти — це окрема аналітика по доходах, витратах, прибутку та руху грошей. Ти можеш:

‍

1. Створити будь-яку кількість проєктів і підпроєктів (наприклад: “Розробка CRM” → “Фронт”, “Бек”, “UI/UX”).
   
   
2. Бачити в реальному часі, скільки кожен проєкт заробляє, які витрати має, і яка фактична та планова рентабельність.
   
   
3. Порівнювати ефективність напрямів і відсіювати збиткові ініціативи.
   
   
4. Прогнозувати результат: достатньо додати можливі майбутні витрати — і ти одразу бачиш, як це вплине на прибуток проєкту.
   
   
5. Делегувати ведення і контроль окремого проєкту відповідальному менеджерові, надавши доступ лише до цього проєкту — без можливості бачити інші дані компанії.

‍

‍

Це означає — ти бачиш не просто цифри, а реальну фінансову картину по кожному проєкту. І можеш ухвалювати рішення не інтуїтивно, а з опорою на факти.

Прибуток в одній валюті, збитки — в іншій: чому мультивалютний облік критичний

Дохід у доларах, витрати в євро, зарплати в USDT, а резерви зберігаються у криптовалюті чи у фунтах. Це не гіпотеза, а щоденна реальність більшості IT-компаній, які працюють з клієнтами й командами по всьому світу.

‍

У результаті — кілька паралельних фінансових реальностей:

• у гривневому звіті все добре, а в доларовому — втрати;
• прибутковий контракт насправді “з’їдається” коливанням курсу;
• плани руйнуються через один нерозрахований переказ або затримку.

‍

Без мультивалютного обліку компанія не бачить, як насправді виглядає фінансова ситуація. 

‍

Особливо це критично для бізнесів, які:
‍

1. Працюють з клієнтами в різних країнах (оплати в USD, EUR, PLN, GBP).
   
   
2. Платять зарплати командам і підрядникам у локальних валютах.
   
   
3. Мають рахунки в кількох країнах або користуються валютними картами/гаманцями.

‍

Коли немає мультивалютного обліку — прибуток стає умовним, а прогнози втрачають сенс:

• Прибутковість може бути ілюзією — все залежить від того, в якій валюті ти її рахуєш.
• Курсові коливання можуть “з’їсти” маржу, яку вважали стабільною.
• Складно планувати кешфлоу, коли кожна операція потребує перерахунку та перевірки по курсу НБУ чи міжбанківському.
  

Практичні рішення для мультивалютного обліку в IT-компанії

Мультивалютність без помилок: як це реалізовано у Finmap

Якщо ти ведеш мультивалютність у таблицях — це постійна ручна робота, ризик помилок і спотворення аналітики. Радимо обирати систему, яка автоматично підтягує курси, зводить операції й самостійно формує актуальні фінансові звіти.

‍

Наприклад, у Finmap мультивалютність — це не окрема функція, а логіка всієї системи. 

‍

‍

Ти можеш:

• Вести облік у будь-якій валюті — як по рахунках, так і по проєктах, операціях і звітах.
• Встановити основну валюту для перегляду всієї фінансової картини: наприклад, дивитись усе в USD, навіть якщо частина витрат у EUR або PLN.
• Вказувати курс вручну, підтягувати його автоматично з НБУ або використовувати фактичний курс за транзакцією.
• Бачити курсову різницю в операціях — і вираховувати її вплив на прибуток або резерви.
• Вести рахунки не лише у фіатних валютах, а й у криптовалютах — наприклад, зберігати резерви в USDT, BTC або ETH і відображати ці залишки у загальній фінансовій картині.

‍

Коли твій бізнес працює у кількох країнах і валютах — точність у фінансах стає критичною. І саме коректний мультивалютний облік дає змогу аналізувати рух коштів повноцінно.

Приховані витрати — тест на фінансову зрілість твоєї компанії

В ІТ-бізнесі команда — це основна стаття витрат. Але водночас вона одна з найменш прозорих.

‍

Core-команда, фрилансери, агентства, саппорт, а ще технічні консультанти, дизайнери чи менеджери, які залучаються тимчасово. Вони можуть працювати над різними проєктами, але в обліку — це просто “Витрати на зарплату”.

‍

У результаті: проєкт виглядає прибутковим, поки ти не враховуєш, що команда витратила на нього 120 годин, які оплачені трьома різними контрагентами у трьох валютах.

‍

А ще є витрати, які взагалі “випадають із поля зору”:

• підписки на сервіси, які ніхто вже не використовує (але кошти списуються щомісячно);
• одноразові премії, мерч, подарунки, неформальні витрати на команду;
• корпоративи, святкування, спонтанні відрядження, кавомашини, сертифікати тощо.

Видання WIRED стверджує:

‍Близько 50% ліцензій на програмне забезпечення в IT-компаніях залишаються невикористаними, а ще 8% використовуються рідше ніж раз на місяць. Це створює приховані витрати й знижує загальну рентабельність.

‍Уяви, а скільки ще неврахованих дрібниць крадуть твій прибуток. 

‍

‍

Щоб не втрачати прибуток на дрібницях, варто перевірити основні зони ризику. 

‍

Скористайся чеклістом із контрольними питаннями, які допоможуть побачити те, що зазвичай залишається в тіні.

‍

Чекліст: Як виявити приховані витрати в ІТ-компанії

Якщо після проходження чекліста ти побачив потенційні “точки витоку” — не ігноруй їх.

‍

Вирішення більшості з цих проблем починається з якісного фінансового обліку.‍

Як навести порядок у фінансах разом з Finmap

Finmap створений саме для таких ситуацій — коли витрати розпорошені, частина неочевидні, а фінансові рішення приймаються інтуїтивно. 

‍

Замість хаосу в Excel або банківських додатках ти отримуєш єдину систему, яка збирає всі дані: операції, підрядників, підписки, компенсації, штрафи, кешфлоу, бюджети, аналітику.

‍

Як впорядкувати фінанси компанії за 7 кроків:

 Що отримує IT-компанія, якщо виконує ці рекомендації:

• Чітке розуміння поточного фінансового стану — скільки грошей є прямо зараз, у якій валюті, на яких рахунках.
• Контроль над усіма витратами — навіть тими, що раніше “випадали” (підписки, кеш, сервіси без інтеграцій, бонуси тощо).
• Прозорість по проєктах і клієнтах — видно, які напрями прибуткові, а які лише зʼїдають ресурси.
• Автоматизація рутинних процесів — менше ручного введення, більше часу на аналіз.
• Залучення команди до фінансового обліку — витрати фіксуються швидко і вчасно, а не “згадуються в кінці місяця”.
• Можливість швидко реагувати на фінансові ризики — завдяки звітам і аналітиці компанія бачить тренди до того, як станеться касовий розрив.
• Підготовленість до масштабування — фіноблік адаптується під ріст команди, кількість проєктів і валютну складність.

Спробуй і ти пройтись по цих кроках — і побачиш, як швидко знаходяться “точки витоку” навіть у добре організованому бізнесі. 

Кейс клієнта Finmap: SITNIKS CRM

SITNIKS CRM — українська SaaS-компанія, яка створює CRM-рішення для інтернет-магазинів та маркетплейсів.

‍

Команда швидко зростала, виходила на нові ринки та формувала продуктову лінійку. Але масштабування вимагало ресурсів — і без зовнішніх інвестицій воно стало неможливим.

‍

‍

SITNIKS CRM без труднощів могли сформувати чітке бачення розвитку, стратегічні цілі та продуктову дорожню карту. 

‍

Але питання фінансового обліку залишалося відкритим: Excel-таблиці не давали цілісної картини, а вручну зібраний P&L не відповідав вимогам інвесторів. Саме тому фінансовий порядок та стратегія стали критичним елементом підготовки до залучення коштів. 

‍

Дослідження показують, що:

‍75% інвесторів не розглядають бізнес-плани без чіткого фінансового прогнозу. Компанії з грамотним обліком і стратегією у фінансовому полі отримують значну перевагу при розгляді заявки на інвестиції.
— Дані порталу Investopedia  

Як від Excel і хаотичних таблиць SITNIKS перейшли до прозорої фінансової системи, що допомогла залучити інвестиції читай у повному кейсі.

Результати впровадження Finmap: 

Після впровадження Finmap команда SITNIKS CRM вперше побачила фінансову картину бізнесу в розрізі продуктів, команд і періодів. 

‍

На основі цих даних компанія сформувала фінансову модель, яка лягла в основу презентації для інвесторів. 

‍

Вперше з’явилися чіткі відповіді на ключові запитання: яка реальна прибутковість, скільки коштів потрібно на розвиток, скільки часу бізнес може працювати без додаткових вливань. 

‍

І саме ця підготовка допомогла залучити перші інвестиції.

Виживання чи масштабування — вирішує фіноблік

Чим швидше зростає твій IT-бізнес — тим дорожчими стають помилки у фінансах. Пропущена підписка, збитковий проєкт, касовий розрив, що виник “раптом” — усе це питання не везіння, а обліку.

‍

Finmap допомагає навести порядок у грошах, вибудувати системний фінансовий менеджмент і ухвалювати рішення на основі цифр. Так працюють ті, хто планує не виживати, а масштабуватись.

‍

Хочеш побачити, як це виглядатиме для твоєї компанії?

‍

Спробуй Finmap у дії — і побачиш фінанси свого IT-бізнесу по-новому.

‍

Жодної плутанини, тільки цифри, порядок та фінансова основа для дій.

Поширені питання

1. Як зрозуміти, який проєкт прибутковий, а який — тягне бізнес вниз?
Впровадити проєктний облік: розподіляти витрати (зарплати, фриланс, маркетинг) за кожним проєктом або клієнтом. Аналізувати прибуток по кожному напрямку, а не лише загальну виручку. Це дає змогу зосередитись на ефективних проєктах і скорочувати збиткові.

‍

2. Як контролювати кешфлоу, коли доходи та витрати в різних валютах?
Потрібна централізована система з фіксацією всіх операцій у валюті транзакції та в консолідованій валюті компанії (наприклад, USD або EUR). Курс обміну має бути зафіксований на момент операції — це дозволяє реально оцінити прибутковість.

‍

3. Як контролювати фінансові результати проєктів і вплив змін на їх рентабельність?
Варто фіксувати не лише фактичні, а й заплановані доходи й витрати для кожного проєкту. Це дає змогу формувати бюджет, бачити відхилення й моделювати сценарії: як вплине зростання витрат або затримка оплати. Такий підхід дозволяє ухвалювати рішення ще до того, як з’явиться збиток.

‍

4. Як визначити, де бізнес втрачає гроші непомітно?
Провести аудит прихованих витрат: автосписання зі старих підписок, неузгоджені витрати команди, забуті фрілансери, штрафи, знижки, заміна працівників. Навіть поодинокі випадки в сумі можуть зʼїдати прибуток. Регулярна звірка витрат — це простий спосіб повернути гроші назад у бізнес.

‍

5. Як побудувати управлінську звітність, якщо немає фінансового директора?

Почати з базових звітів: P&L (прибутки й витрати), Cash Flow (рух грошей), баланс по рахунках. Регулярно оновлювати їх — щотижня або щомісяця. Навіть простий Excel або автоматизований шаблон допоможуть ухвалювати обґрунтовані рішення, а не покладатися на інтуїцію.

Чим ти керуєшся, коли треба ухвалити фінансове рішення?

‍

У бухгалтера — це регламенти податкової. У бригадира — техкарти, графік цеху, план виробництва. А що в тебе, як у власника? Excel-файл без дати оновлення? Повідомлення від постачальника в месенджері? Мінус на банківському рахунку?

‍

У виробничому бізнесі гроші обертаються щодня: передоплати постачальникам, аванси працівникам, купа дрібних витрат, розрахунки з підрядниками, закупівлі сировини, оренда, кредити… І якщо немає системи — усе це перетворюється на фінансовий безлад.

‍

Розберемо головні фінансові проблеми виробничих компаній — і покажемо, як Finmap допомагає навести порядок у цифрах, зменшити хаос і приймати рішення впевнено.

‍

Як зібрати фінанси виробництва в єдину систему

У виробництві фінансові дані накопичуються у десятках точок: банківські рахунки, CRM із замовленнями, Excel-таблиці з планами виробничих ліній, складський облік, бухгалтерія. Часто до цього додаються ще й особисті картки власників чи менеджерів. 

‍

У результаті картина розпорошена: щоб зрозуміти реальний стан справ, доводиться вручну звіряти залишки складу, замовлення постачальникам, надходження від клієнтів і собівартість виробництва.

‍

Чим це небезпечно для бізнесу:

‍

1. Втрата контролю над оборотними коштами — у будь-який момент може виявитися, що грошей на рахунку менше, ніж очікувалось.
   ‍
2. Ризик касових розривів — закупівлі сировини та накладні витрати оплачуються раніше, ніж приходять платежі від клієнтів.
   ‍
3. Помилки у розрахунках собівартості — через неповні дані важко оцінити реальну рентабельність замовлень чи ліній виробництва.
   ‍
4. Фінансовий хаос між відділами — закупівлі, продажі й виробництво ведуть облік окремо, тому керівник не бачить єдиної правди у цифрах.
   ‍
5. Втрачений час власника — замість розвитку бізнесу доводиться вручну зводити таблиці й перевіряти залишки.

Усі рахунки під контролем — від банку до складу

Перший крок до фінансової прозорості — зібрати всі рахунки компанії в єдиній системі. У Finmap ти можеш додати:
‍

1. Банківські рахунки, ФОПи, каси, картки — і бачити їхні баланси в реальному часі. Використовуй інтеграції з банками та платіжними системами, щоб автоматизувати процес збору інформації, а імпорт виписок для оптимізації роботи з банками, що не інтегруються.
   ‍
   
2. Підзвітні кошти — щоб врахувати гроші, які тимчасово перебувають у працівників. Підключай в систему підлеглих та налаштовуй гнучкі права доступу, щоб мати розуміння як розпоряджається коштами той чи інших відділ, цех.
   ‍
   
3. Віртуальний рахунок-склад — на якому у грошовому еквіваленті відображається вартість товарів чи сировини в наявності. Відстежуй рух товарів у вартісному вираженні та списуй собівартість дійсно витрачених матеріалів. 

‍

Завдяки цьому ти відразу бачиш скільки грошей у розпорядженні прямо зараз, де вони зберігаються, і яка частина “заморожена” у запасах. Баланси оновлюються автоматично та регулярно, а ти можеш звіряти всі цифри за секунди з будь-якого девайса та точки світу.

Поєднай програми, що впливають на гроші — і отримай прозорість

Щоб мати повноцінну фінансову картину, важливо не тільки бачити баланси рахунків, а й бачити які фінансові процеси відбуваються в цілому. У Finmap це можна зробити завдяки відкритому API.

‍

Ти можеш підключити до Finmap:

• CRM-систему — щоб угоди автоматично потрапляли у фінансовий облік;
• Облік складу — щоб фіксувати закупівлі, списання сировини і бачити їхній вплив на грошовий потік;
• Бухгалтерію, документообіг чи інші сервіси — якщо потрібно бачити й інші бізнес-процеси.

Інтеграцію можна налаштувати самостійно або з допомогою штатного інтегратора Finmap, який адаптує систему під твою структуру бізнесу.

‍

У підсумку ти отримуєш єдину систему, де зібрано все, що впливає на фінанси: продажі, витрати, залишки на складі, взаєморозрахунки. У центрі — Finmap, як головне джерело правди про гроші.

Контроль над розрахунками з клієнтами та постачальниками

У виробництві гроші рідко рухаються паралельно: ти вже оплатив сировину, логістику, зарплати, а клієнт перерахує кошти тільки через 15–30 днів — або ще пізніше. Усе це створює касові розриви: гроші в обороті ніби є, але на рахунку їх немає.

‍

Паралельно важко контролювати взаєморозрахунки. Одні клієнти затримують оплату, інші просять відтермінування. А в постачальників — аванс і жорсткі дедлайни.

‍

Без системного обліку легко пропустити борг, сплутати дати платежів чи просто втратити довіру в очах партнера.

‍

‍До чого це призводить:

• Ти не знаєш, хто винен тобі гроші і скільки — замість чіткого списку дебіторів шукаєш суми по листуваннях або таблицях.
• Можеш не оплатити щось вчасно й втратити постачальника — бо зобов’язання випадають із поля зору, коли немає єдиного календаря платежів.
• Підрядники дзвонять раніше, ніж ти згадуєш про рахунок — це підриває репутацію і ускладнює співпрацю на майбутнє.
• Не бачиш, коли очікувати надходження і як планувати виплати — усе на інтуїції, а не на цифрах.

‍

‍

Щоб не потрапити в пастку касових розривів і втрати контролю над взаєморозрахунками, варто зосередитися на трьох обов’язкових кроках.

‍

Ось що саме варто впровадити — і як це реалізувати у Finmap:
‍

Чому варто рахувати DSO?

DSO відповідає на просте, але критичне питання: через скільки днів після продажу в тебе з’являються реальні гроші на рахунку?

‍

Чим більше DSO — тим жорсткіший тиск на ліквідність та оборотні кошти. Дослідження Kaplan Group показують:

‍42 % компаній мають DSO понад 46 днів, а серед великих виробничих підприємств — аж 70 %.

Коли цей показник затягується, це не просто “борги на папері” — це реальні гроші, які ти не можеш використати на закупівлю сировини, зарплати чи розвиток.
‍

Бенчмарки DSO для різних видів виробництва:
‍

Якщо контролюєш DSO — контролюєш ліквідність. Якщо ні — працюєш у борг, навіть маючи прибуток на папері.

Що насправді приносить прибуток у виробництві

У виробничих компаніях нерідко складно визначити, які саме продукти, замовлення або напрямки реально приносять прибуток. 

Причина — відсутність деталізованого обліку за центрами фінансової відповідальності або проєктами. 

Часто прямі й непрямі витрати (закупівлі, оплата праці, логістика, оренда) акумулюються на загальному рахунку виробництва без розподілу за конкретними видами продукції чи клієнтськими замовленнями.

‍

У результаті:

• збиткові продукти “маскуються” серед прибуткових, спотворюючи фінансову картину;
• бюджет витрачається на нерентабельні напрямки, які не генерують маржу;
• управлінські рішення ухвалюються інтуїтивно, без опори на аналітику.

Це системна проблема, яка з’їдає прибутковість, навіть якщо компанія демонструє зростання за обсягами виробництва або продажів.

‍

За даними McKinsey:

‍Близько 40 % керівників скорочують продуктові портфелі, щоб зменшити їх складність та підвищити загальну рентабельність.

Такі рішення неможливо ухвалити на інтуїції чи за відчуттями — вони потребують обґрунтованих даних. 

Як Finmap допомагає організувати ефективний проєктний облік 

Саме це надає звіт Проєкти у Finmap. Ти бачиш кожен напрямок з його компонентами (підпроєктами) як окремий фінансовий осередок: доходи, витрати, собівартість, операційний прибуток, рентабельність.

‍

Проєкт, це не тільки напрям діяльності, у твоїй компанії це може бути:

• Окремий тип продукції — наприклад, виробництво кухонних меблів, дитячих ліжок або металоконструкцій.
• Партія під конкретного клієнта — індивідуальне замовлення зі своїм бюджетом, строками та витратами.
• Тестове виробництво нового продукту — щоб оцінити економічну доцільність запуску в серію.
• Контракт або тендер — наприклад, постачання продукції державному замовнику.
• Виробництво за аутсорсом — якщо компанія виконує замовлення для інших виробників під їхнім брендом.
• Окремий цех або виробнича лінія — для оцінки ефективності різних підрозділів.
  ‍

‍

Важливість проєктного обліку — це не просто гіпотеза. Дослідження ScienceDirect підтверджують, наскільки нерівномірно продукти впливають на прибутковість компанії:

Переважно тільки близько 20 % продуктів виробничої компанії приносять понад 150 % її прибутку. Це означає, що решта 80 % або майже не приносять прибутку, або навіть збиткові. 

Чи можеш ти чітко відповісти, які саме продукти у твоєму виробництві генерують найбільше грошей?

‍

Фінансово сильне виробництво — це не про загальну виручку, а про аналітику, що розставляє акценти, що варто масштабувати, а що — відсікти.

Від хаосу в Excel до системного обліку: кейс компанії Practik

‍PRACTIK — український виробник інноваційного харчування для собак і котів, який позиціонує свій продукт як повноцінну їжу, а не просто корм. Щоб забезпечити якість високого рівня, компанія побудувала в Україні два заводи з нуля — це дало змогу самостійно контролювати кожен етап виробництва.

‍

Компанія виготовляє продукцію у двох напрямах — їжу для котів та їжу для собак. Кожен із них має власні лінійки, що постійно оновлюються та вдосконалюються.

‍

До впровадження Finmap компанія намагалась контролювати фінанси в Excel. Але зі зростанням бізнесу та збільшенням джерел доходу таблиці вже не справлялись — автоматизувати процес і бачити повну картину стало неможливо.

‍

Втім, справа була не лише в автоматизації. Компанія мала глибші причини, щоб перейти на системний облік:

• Неможливо відстежити грошові потоки вручну — надходження з різних напрямків зливались в один потік без деталізації.
• Не було централізованої аналітики для прийняття рішень — витрати не фіксувались у єдиній системі.
• Невизначеність щодо залишків і коштів для інвестицій — складно було прогнозувати доступні ресурси.
• Різні напрями бізнесу — одна система: оренда нерухомості, інвестиції, B2C-продажі потребували єдиного фінансового інтерфейсу.
• Потреба в делегуванні — фінанси тримав на собі співвласник, що обмежувало зростання.

Після того як у компанії ухвалили рішення впровадити системний фінансовий облік, звернулись до штатного фінансового менеджера Finmap. Він допоміг побудувати правильну структуру обліку та налаштувати ключові процеси, з урахуванням особливостей бізнесу.

Далі контроль і ведення обліку було делеговано внутрішній спеціалістці компанії Наталії. Саме вона зараз відповідає за фінанси та ділиться своїм досвідом роботи з Finmap:

‍Коли ми почали бачити всі надходження й витрати в одному місці — стало набагато легше ухвалювати рішення. Тепер ми розуміємо, скільки коштів доступно, де відбуваються перевитрати і як змінюються ціни щомісяця.

Що змінилось після переходу на Finmap

Після переходу на Finmap компанія отримала не просто зручний інструмент, а цілісну систему управління фінансами.

‍

Ось що змінилось на практиці:
‍

1. Після впровадження Finmap компанія Practik отримала повний контроль над фінансами. Тепер усі надходження й витрати — в одній системі, з прозорою аналітикою та зрозумілими залишками.
   
   
2. Керівництво бачить, скільки коштів доступно для інвестицій, де відбуваються перевитрати, як змінюються закупівельні ціни — і може ухвалювати рішення не навмання, а на основі цифр.
   
   
3. Фінансові процеси стали системними: щомісяця команда переглядає звіти, аналізує витрати та планує бюджет із урахуванням динаміки.
   
   
4. Касові розриви більше не несподіванка — вони лише планові, і до них завжди є підготовка. А делегування фінансового обліку дозволило власникам зосередитись на масштабуванні бізнесу.

З Finmap ми наводимо лад у цифрах і водночас у всьому бізнесі. Це дає впевненість, стабільність і можливість рухатись далі.
‍
‍— підсумовують у Practik

Finmap — як інструмент контролю, впевненості й розвитку

Фінансовий облік — це відповідь на щоденні питання: чи можна сьогодні робити закупівлю? Чи вистачить грошей на виплату зарплати? Виробництво якого продукту треба збільшувати, а який зняти з виробництва?

‍

У виробничому бізнесі ці рішення коштують дорого. І помилки тут виникають не через нестачу досвіду, а через брак даних.

‍

Finmap допомагає зібрати всю фінансову інформацію в одну систему, бачити картину в реальному часі, будувати прогнози й уникати критичних помилок. Саме тому його обирають виробники, які хочуть рости не навмання, а системно.

‍

Запишись на безкоштовну консультацію з експертом Finmap — і подивись, як це працює для твого бізнесу.

Поширені питання

1. Навіщо переходити з Excel, якщо він працює?
Excel не дає актуальної картини, адже дані швидко застарівають, складно звести звіти з кількох джерел, немає автоматизації. Це працює до певного масштабу, а далі — гальмує розвиток.

‍

2. Як зрозуміти, скільки коштів можна інвестувати, а скільки потрібно залишити на операційні витрати?
Потрібна система, яка показує доступні залишки й майбутні зобов’язання. Це дозволяє ухвалювати зважені інвестиційні рішення без ризику зірвати виплати.

‍

3. У нас ціни на сировину постійно змінюються. Як відстежити, коли і чому зростають витрати?
Регулярна фіксація витрат у структурованому вигляді дає змогу бачити динаміку закупівель і своєчасно реагувати на зміни.

‍

4. Як дізнатися, де втрачаються гроші, якщо продажі стабільні, але прибуток не росте?
Потрібен облік, який показує витрати по статтях і напрямках. Це допоможе знайти перевитрати, неочевидні витрати або неефективні процеси.

‍

5. Чи можна делегувати фінансовий облік, якщо в компанії немає фіндиректора?
Так, головне — налаштувати структуру обліку. Далі його може вести відповідальна особа: бухгалтер, офіс-менеджер чи адміністратор. А керівник отримає звіти в зручному форматі.

Коли твій бізнес працює у трьох країнах, ти закриваєш 1500 перевезень щомісяця, маєш команду з 70 людей і паралельно запускаєш EdTech-продукт на штучному інтелекті — здається, що це успіх і все під контролем. Аж поки на рахунку не стає порожньо, а в компанії касовий розрив, і ти не розумієш, куди зникли гроші.

‍У нас були обороти, активні продажі, нові контракти. Але якось я відкрив рахунок і побачив: грошей немає. І це при тому, що бізнес працює на повну.
— Олександр Ступаківський, підприємець, гість подкасту «Знати б це раніше»

Олександр — співзасновник логістичної компанії, що працює на ринках України, США та Європи. Його бізнес розвивався динамічно: щомісяця — тисячі перевезень, розширення команди, вихід на нові ринки.

Але паралельно з ростом — касовий розрив, втрачені $175 000 через невдале партнерство і постійний стрес через нерозуміння фінансів бізнесу.

‍

У цій статті Олександр ділиться інсайтами та уроками, які пережив на власному досвіді:

• як один касовий розрив може поставити на паузу масштабний бізнес,
  
• чому відчуття "у нас все добре" не працює без цифр,
  
• як фіноблік з Finmap допоміг систематизувати управління і побачити реальний стан справ,
  
• і чому партнерства — це зона підвищеної фінансової турбулентності.
  

Це не підручник з фінансів. Це — чесна історія з помилками, невдачами та реальними інструментами, які допомагають не втратити контроль над бізнесом, коли здається, що все добре.

‍

Читай далі, якщо також готовий подивитись на свій бізнес без ілюзій.

Інсайт 1. Навіть масштабний бізнес може працювати в мінус

Збільшення оборотів ≠ більше прибутку. Це усвідомлення приходить боляче. Саме через нього Олександр стикнувся з касовим розривом у період активного росту.

‍Ми росли дуже швидко. Але через це й почали тонути. Просто не встигали усвідомити, що насправді відбувається з грошима.
— Олександр Ступаківський, підприємець, гість подкасту «Знати б це раніше»

‍Що сталося:
Більше перевезень — більше витрат на передоплати, паливо, зарплати, адмінвитрати. А оплата від клієнтів часто приходить із затримкою. Це спричинило фінансову прірву.

‍

Касовий розрив — це найнебезпечніша фінансова пастка для малого та середнього бізнесу. Він означає, що твої витрати на поточні потреби не покриваються надходженнями. І якщо не контролювати цей процес, ризикуєш опинитися у боргах, втратити партнерів і навіть закрити бізнес.

Чому важливо відстежувати можливість касового розриву щодня?

Багато підприємців ведуть облік “по факту” — звіти, баланси, прибутки дивляться в кінці місяця або кварталу. Але фінансовий контроль має бути превентивним, а не реактивним.

• Фінансовий облік у реальному часі допомагає передбачити, коли грошей не вистачить, і приймати термінові рішення.
  
• Прогнозування грошового потоку дає змогу підготуватися до сезонних коливань або затримок у платежах.
  
• Фінансові резерви — це твоя страховка від касових розривів і непередбачених витрат.

‍Коли ми вперше зіткнулися з касовим розривом, це було шоком. Ми не розуміли, як за обсягами продажів може не бути грошей. Зараз ми знаємо — без системного фінансового обліку бізнес приречений на хаос.
— Олександр Ступаківський, підприємець, гість подкасту «Знати б це раніше»

Як запобігти касовому розриву — ключові дії 

Читай детальніше як уникнути касових розривів та не збанкрутувати.

‍

До Finmap компанія Олександра:

• не було чіткого розуміння балансу між доходами й витратами,
  
• не відслідковувалась дебіторка,
  
• не будувався прогноз руху грошей.
  

Після запуску обліку:

• з’явилася прозора картина витрат і прибутків по кожному напрямку,
  
• стало ясно, які проєкти витягують гроші, а які — приносять,
  
• фінплан дозволив передбачити касовий розрив і підготувати подушку.

Пам’ятай: касовий розрив — це не просто тимчасова проблема, а сигнал до змін у фінансовій стратегії твого бізнесу. Якщо його ігнорувати, можна втратити все, що будував роками.

Інсайт 2. Партнерство без договору — дорога помилка

Успішний бізнес в одній країні часто створює ілюзію, що все піде за тим же сценарієм в іншій. Але коли справа доходить до партнерства, інтуїція — поганий радник, якщо не підкріплена конкретними домовленостями на папері.

‍Я мав позитивний досвід із партнером в Україні і подумав, що у США все буде так само. Але це коштувало мені $175 000 і рік втраченого часу.
— Олександр Ступаківський, підприємець.

Запускаючи бізнес у США, Олександр обрав партнерську модель без чіткого контракту, прописаних ролей та фінансових гарантій. Результат — різні очікування, зіпсовані відносини, втрачений час, репутаційні ризики і великі фінансові втрати.

Чому партнерство без договору — це ризик?

Багато підприємців нехтують юридичною формалізацією на старті: мовляв, усе “по дружбі”, “розберемося по ходу”, “не хочемо мороки з юристами”.

‍

Але бізнес без чіткого контракту:

• Неясно, хто відповідає за ключові напрями (фінанси, команда, маркетинг).
  
• Немає механізму вирішення конфліктів.
  
• Не зафіксовані інвестиційні внески або частки.
  
• Не зрозуміло, що буде у разі виходу когось із партнерів.
  

Усе це створює підґрунтя для фінансових втрат, юридичних суперечок і токсичних відносин.

Що варто зафіксувати в партнерському договорі?

Як захистити себе та свій бізнес у партнерстві

1. Фіксуй все на старті. Не уникай складних розмов. Домовленість без письмового підтвердження — це лише ілюзія.
   
   
2. Підключай юристів. Навіть якщо це стартап на колінках — прописаний договір = спокій.
   
   
3. Домовляйся про механізми виходу. Бо кожне партнерство або працює, або завершується.
   
   
4. Веди окремий фінансовий облік по кожному партнерському бізнесу. Щоб бачити реальні цифри і своєчасно реагувати.
   
   

‍Після провального досвіду я більше не роблю жодного кроку без чіткого договору. Навіть якщо все починається з рукостискання — закінчується це на папері.
— Олександр Ступаківський, підприємець.

Партнерство — це не лише спільна мрія. Це — юридична, фінансова і репутаційна відповідальність. І коли ти не домовився на березі, ризикуєш втратити набагато більше, ніж гроші.

Інсайт 3. Гроші на рахунку ≠ прибуток

Багато підприємців потрапляють у пастку: бачать гроші на рахунку і думають, що компанія прибуткова. Але наявність коштів — ще не означає, що це твій дохід. Часто це чужі гроші, резерви під зобов’язання або просто ілюзія фінансової стабільності.

‍Мені здавалося, що ми в плюсі, бо на рахунку щось лежить. Але насправді половина цих грошей — чужі.
— Олександр Ступаківський, підприємець.

Навіть досвідчений підприємець може потрапити в ситуацію, коли гроші на рахунку не дають можливість покрити податки, виплатити заробітної плати. Потрібно чітко планувати яка сума за що відповідає, щоб в реальності не виявилось, що одні й ті самі кошти мають піти на різні потреби.

Чому залишок на рахунку — не показник фінансового здоров’я?

Олександр пройшов через це на власному досвіді. Лише після впровадження Finmap він побачив реальну картину: де фактичні залишки, які витрати ще попереду, хто затримує оплату, і головне — скільки з того, що є на рахунку, справді належить бізнесу.

Ось що НЕ видно без управлінського обліку:

1. Сума дебіторської заборгованості — хто і скільки має тобі  заплатити.
   
2. Майбутні обов’язкові витрати — податки, оренда, зарплати.
   
3. Резерви на виплати — які вже пообіцяли, але ще не списали.
   
4. Реальний кеш-флоу — скільки грошей вільні для використання зараз.
   

Як відрізнити “плюс” на рахунку від справжнього прибутку

Що зробив Олександр — і що можеш зробити ти:

• Перейшов від “відчуттів” до цифр — ввів щоденний контроль за фактичним і плановим залишком.
• Відстежує прострочені оплати — щоб дебіторка не зависала.
• Почав відкладати резерви на податки та обов’язкові витрати одразу, як приходять гроші.
• Щотижня аналізує грошовий потік і прибутковість проєктів, а не просто дивиться на банківський рахунок.

‍Фіноблік допоміг мені нарешті побачити, скільки з “моїх” грошей — справді мої. І ця прозорість змінила не лише цифри, а й стиль управління компанією.
— Олександр Ступаківський, підприємець.

Наявність грошей — це не гарантія прибутковості. Прибуток — це коли після всіх зобов’язань щось лишається. І якщо ти досі приймаєш фінансові рішення “на відчуттях” — саме час перейти до цифр.

Інсайт 4. Якщо ти не бачиш P&L — ти не керуєш бізнесом

Багато підприємців спираються лише на залишок грошей наприкінці місяця або кількість продажів. Але це взагалі не показує прибутковість бізнесу. Без чіткого розуміння, що генерує прибуток, а що “з’їдає” ресурси, не можна приймати ефективні управлінські рішення.

‍Раніше ми дивилися тільки на факт — що залишилося на рахунку. А зараз бачимо, що реально заробили, а що витратили.
— Олександр Ступаківський, підприємець.

Ключовий звіт, який дає цю картину — P&L (Profit and Loss), або звіт про прибутки і збитки. Це не формальність — це твій головний навігатор у фінансовому управлінні.

До впровадження фінобліку в компанії Олександра:

• Не було розмежування витрат по напрямках і проєктах.
  
• Витрати на EdTech, логістику, трейдинг — усе рахувалось разом.
  
• Ніхто не знав, який напрям тягне бізнес вниз, а який дає прибуток.
  
• Рішення приймалися на інтуїції, а не на основі даних.

Після впровадження Finmap:

• З’явився чіткий P&L-звіт по кожному напрямку.
  
• Стало видно, що трейдинг — прибутковий, а EdTech — поки що генерує лише витрати.
  
• Команда змогла перерозподілити ресурси, оптимізувати витрати й маркетинг.
  
• З'явилась можливість масштабувати ефективне, а не підтримувати збиткове.
  

Що дає P&L-звіт твоєму бізнесу — простою мовою:

‍P&L показав мені те, чого я не бачив раніше: ми витрачали ресурси на напрямок, який не приносив доходу. І коли це стало очевидно — зникла дилема, куди рухатися далі.
— Олександр Ступаківський, підприємець.

Як впровадити P&L у своєму бізнесі:

1. Створи фінансову систему — розділи дохід і витрати по напрямках.
2. Визнач ключові категорії витрат і деталізуй їх на підкатегорії
3. Обирай зручний інструмент (Finmap, Google Sheets, ERP).
4. Аналізуй P&L щомісяця — це твій головний інструмент як керівника.

‍

Поки ти не бачиш P&L — ти не керуєш, а припускаєш. Як тільки видно чіткі цифри — з’являється ясність, логіка і спокій у фінансових рішеннях.

Інсайт 5. Фінанси — це не про звіти. Це про стратегію

Більшість підприємців починають із запалу, продукту і бажання змінити світ. А потім — наймають людей, вкладаються у маркетинг, запускають нові напрямки без чіткої відповіді на питання  “чи потягнемо це фінансово?”

‍Раніше ми просто працювали. Зараз — керуємо. Фінанси стали нашою системою координат.
— Олександр Ступаківський, підприємець.

Фінанси — це не про бухгалтерію і підрахунки в кінець місяця. Це — про прийняття управлінських рішень, які впливають на розвиток, прибуток і витривалість бізнесу.

Які стратегічні запитання допомагає вирішувати фінансовий облік:

Що змінилось у компанії Олександра після системного фінобліку:

1. Впроваджено щотижневі фінансові мітинги — вся команда бачить реальні цифри й бере участь у прийнятті рішень.
   
2. Створюються сценарії розвитку: реалістичний, оптимістичний і песимістичний.
   
3. Видно, де витрати не дають результату — маркетинг, EdTech, окремі проєкти.
   
4. Компанія випереджає кризи, а не реагує на них постфактум.

‍Раніше рішення ухвалювали “на відчуттях”, зараз — на основі моделей. Це економить не тільки гроші, а й нерви.
— Олександр Ступаківський, підприємець.

Фінансовий облік — це не файли для бухгалтера. Це твоя стратегічна зброя, яка:

• відкриває нові можливості для масштабування.
  
• показує слабкі місця у бізнес-моделі.
  
• дозволяє будувати антикризові сценарії до того, як щось піде не так.
  

Хочеш зростати — спершу зрозумій, де стоїш. А це можливо лише через фінанси.

Інсайт 6. Не ігноруй фінансові сигнали

Я бачив, що щось іде не так. Але не хотів розбиратися в цифрах. Зараз шкодую.
— Олександр Ступаківський, підприємець.

У кожного бізнесу бувають важкі періоди. Але фінансові проблеми не звалюються раптово. Вони формуються поступово — і завжди подають сигнали. Просто більшість підприємців їх ігнорують.

‍

Підприємець продовжує працювати “на максимумі”, не звертаючи увагу на перші тріщини — поки не гримне. І саме фінансовий облік дозволяє побачити тривожні дзвіночки ще до того, як стане пізно.

Типові сигнали, що бізнес втрачає фінансову стійкість

Finmap став системою раннього попередження для команди Олександра. Замість відчуттів — щоденна аналітика. Замість надій — конкретні цифри.

Що змінилося після запуску фінансового контролю:

• З’явилось розуміння реального cash flow — коли буде спад, коли — піки.
  
• Стало видно, які клієнти створюють касові розриви.
  
• Впроваджено алерти та звіти: щотижневий аналіз дебіторки, витрат, фінрезультату.
  
• Команда почала реагувати на проблеми до того, як вони стануть критичними.

Цифри почали працювати на нас. Тепер ми не “гасимо пожежі”, а керуємо ситуацією заздалегідь. — Олександр Ступаківський, підприємець.‍

Ігнорування фінансових сигналів — як ігнорування болю в організмі. Він не зникає, а переростає в кризу.

Інсайт 7. Фінансист — не “розкіш”, а стратегічний актив, який економить тисячі

Багато підприємців відкладають залучення фінансиста, думаючи: “Я сам розберусь” чи “Це дорого”. Та в реальності — зволікання коштує значно дорожче. Саме фінансист допомагає побачити, де бізнес втрачає гроші щодня.

‍

Після співпраці з фінансистом від Finmap, Олександр не просто веде облік — він керує бізнесом.

Що робить фінансист у сучасному бізнесі — не Excel, а стратегія

Фінансовий директор на аутсорсі + Finmap = ідеальна формула ефективного управлінського обліку. 

Як змінилася робота Олександра після залучення фінансиста:

• Побудована чітка фінансова модель для всіх бізнес-напрямів.
  
• З’явились регулярні звіти, які видно власнику і команді.
  
• Кожне рішення — на підставі цифр, а не інтуїції.‍
• Стратегія бізнесу — тепер це не хаос, а прорахований план.
  

‍Фінансист дав мені спокій. Тепер я знаю, що відбувається з грошима — і що робити далі.
— Олександр Ступаківський, підприємець.

Фінансист — це не лише «про цифри». Це про керованість, ясність, прибутковість. Якщо ти хочеш масштабуватись, оптимізувати витрати або вийти на новий ринок — фінансист у твоїй команді скоротить шлях на місяці й заощадить десятки тисяч.

Фінанси — це не страшно. Страшно — не розуміти їх

Олександр пройшов через касовий розрив, втрату $175 000, хаос у фінансах — і вийшов із цього сильнішим. Тепер фінанси — це його головний інструмент управління, а не страшна зона невідомого. 

‍

Дивись повний випуск подкасту “Знати б це раніше” з Олександром Ступаківським:

Бонус: Чекліст “З чого почати фіноблік”

1. Порахуй усі витрати й доходи хоча б за останні 3 місяці.
2. Подивись на залишки з урахуванням запланованих витрат.
3. Зроби P&L — звіт про прибутки і збитки.
4. Визнач найзбитковіший напрям.
5. Заведи фіноблік в Finmap.
6. Якщо сам не встигаєш — підключи фінансиста.

Не чекай касового розриву, щоб почати вести облік

Спробуй Finmap для свого бізнесу — і отримай контроль над грошима вже зараз.

Поширені питання

1. Що таке касовий розрив і чому він небезпечний для бізнесу?
Касовий розрив — це ситуація, коли поточні витрати бізнесу перевищують надходження грошових коштів. Це призводить до нестачі грошей для покриття зарплат, оплат постачальникам та інших операційних витрат. Якщо його не контролювати, бізнес ризикує накопичити борги, втратити партнерів і навіть закритися.

‍

2. Чому не варто довіряти лише залишку грошей на банківському рахунку?
Гроші на рахунку — це не завжди власний прибуток компанії. Частина коштів може бути зарезервована на податки, зарплати, борги. Тому важливо вести управлінський облік і регулярно аналізувати фінансові звіти.

‍

3. Як партнерство без письмового договору може вплинути на бізнес?
Відсутність чіткого контракту призводить до нерозуміння ролей, фінансових обов’язків та механізмів вирішення конфліктів. Це може спричинити фінансові втрати, зіпсовані відносини і навіть судові розгляди. Письмовий договір захищає бізнес і допомагає уникнути непорозумінь.

‍

4. Чому важливо вести управлінський облік і мати звіт P&L?
Звіт про прибутки і збитки (P&L) дає реальну картину, які напрямки бізнесу приносять прибуток, а які — збитки. Це дозволяє приймати обґрунтовані рішення щодо інвестицій, оптимізації витрат і масштабування, а не покладатися лише на інтуїцію чи залишок грошей на рахунку.

‍

5. Коли варто залучати фінансиста до команди?
Фінансиста варто залучати вже на етапі масштабування або при запуску нових продуктів. Він допомагає побудувати прозору фінансову модель, прогнозувати грошові потоки, контролювати витрати і підвищувати ефективність бізнесу. Вчасне залучення фінансиста допомагає уникнути фінансових втрат і хаосу.

Касовий розрив, затримки виплат дистриб’юторам косметики, брак коштів на зарплати майстрам, хаотичне використання готівки з каси — це не винятки, а будні для багатьох салонів, де фінансовий облік не в пріоритеті.
‍

Марно тішитись, що такий стан справ у всіх. Насправді успішні салони доводять протилежне: коли фінансами займаються правильно, з’являється прибуток, зростання і спокій.

‍

Разом з провідними експертками бʼюті-індустрії Аліною Тимошенко та Наталією Гончаренко ми виділили три найпоширеніші проблеми, рішення яких поверне контроль над грошима, допоможе уникнути типових помилок і ти нарешті побачиш реальний прибуток. 

‍

Читай до кінця, якщо хочеш: 

• побачити цілісну картину фінансів свого салону; 
• передбачати касові розриви, а не гасити їх; 
• делегувати фіноблік без втрати контролю;
• і почати масштабування — з порядку.

‍

‍

Проблема №1: Ти не знаєш, скільки грошей має твій бізнес

Чи можеш ти, як власник бізнесу, відповісти: скільки грошей прямо зараз у розпорядженні салону?

Якщо замість чіткої цифри ти починаєш хаотично перевіряти банківські додатки, перераховувати готівку в касі, писати майстрам і згадувати, що ще щось мало пройти  по терміналу — ця проблема вже вкорінилася у твоїх бізнес-процесах.

Причина проста — гроші розпорошені: частина на бізнес‑рахунках в різних банках, щось на особистих картках, якась сума в касі, частина на руках у майстрів. 

Як змішування особистих і бізнес-грошей руйнує фінансову систему

Такий стан справ призводить до ще серйознішої проблеми — змішування особистих і бізнес-грошей. 

‍Перша і найболючіша помилка — змішування особистих і бізнесових грошей. Це коли з однієї каси купують усе підряд і серветки для студії, і продукти додому. Або щойно заробили за день, одразу витратили на особисті потреби. У результаті наприкінці місяця неможливо зрозуміти реальну картину доходів і витрат. — Аліна Тимошенко, менторка та авторка освітніх програм для бʼюті-підприємців 

Без чіткої фінансової системи власник використовує будь-який доступний рахунок — незалежно від того, чи це рахунок компанії, чи особиста картка. Такий підхід створює ілюзію гнучкості, але насправді підриває контроль і стабільність бізнесу.

‍

До чого це призводить:

• Неможливо точно визначити прибутковість бізнесу — вливання власних грошей маскує реальні збитки.
• Виникає залежність бізнесу від особистих коштів власників — замість того, щоб аналізувати фінансову ефективність.
• Плутанина в обліку витрат — особисті витрати можуть некоректно враховуватись у звітності, що спотворює аналітику та ускладнює податкову звітність.
• Неможливо створити фінансову подушку або планувати інвестиції — оскільки немає відокремленого грошового потоку компанії.
• Зростає фінансова тривожність і виснаження — немає відчуття стабільності, навіть за наявної виручки.

Як звести всі фінанси в єдину систему?

Щоб керувати бізнесом на основі цифр, потрібно почати з бази — повного переліку рахунків, які використовуються у твоєму салоні. 

‍

Без цього будь-який облік — це здогадки, а не реальність. 

‍

Саме тому перший крок фінансового обліку у Finmap — створити структуру рахунків і побачити повну картину: скільки грошей є, де вони знаходяться, і які з них справді доступні для бізнесу.

Окремі бізнес-рахунки — це не формальність. Це звичка, яка буквально змінює мислення власника.

‍

Візьми це за правило: розділи рахунки на особисті та бізнесові — і використовуй їх відповідно. Наприклад, один банк або окрему картку — лише для особистих витрат, іншу — виключно для операцій бізнесу. Не змішуй. Навіть якщо тобі зручно “перерахувати швиденько з особистої”.

‍

Це просте рішення:

• формує чітку межу між твоїм життям і фінансами салону;
• допомагає побачити реальну прибутковість бізнесу, без викривлень;
• знижує стрес, бо ти перестаєш підживлювати салон особистими грошима;
• дає змогу аналізувати фінанси системно, а не інтуїтивно.

Без чіткого розділення особистих і бізнес-рахунків не існує фінансового контролю — є лише ілюзія. Finmap допоможе перетворити хаос у керовану систему з першого дня.

Проблема №2: Непередбачуваний грошовий потік (Cash Flow)

Ти можеш стежити за щоденною виручкою й орієнтовно розуміти свої витрати. Але якщо не плануєш і не прогнозуєш рух грошей наперед, це прямий шлях до касового розриву. 

‍

Проблема в тому, що надходження завжди нерівномірні, а витрати — стабільні. Без цілісної фінансової системи в потрібний момент необхідної суми просто може не бути.

‍

Що це означає на практиці:

• Немає чіткого уявлення, скільки коштів буде доступно через тиждень або два.
• Виплати зарплат і оренди опиняються під загрозою, бо рішення приймаються без аналізу.
• Закупівлі проводяться несистемно, без урахування пікових і спокійних періодів у роботі.

‍Часто власники перевищують витрати на закупівлі: замовляють матеріали про запас або купують те, що не є критично необхідним, без аналізу залишків. Такі витрати накопичуються та з’їдають значну частину прибутку.
— Аліна Тимошенко, менторка та авторка освітніх програм для бʼюті-підприємців 

Кешфлоу — це більше, ніж оборот: це ключ до сезонності

Так, у бʼюті-бізнесу теж є сезонність. У когось це весняний пік, у когось — осінній, у когось — святковий грудень. Але якщо ти не ведеш облік і не аналізуєш динаміку доходів і витрат ти просто її не побачиш.

‍

У Finmap це видно з першого ж графіку в звіт Гроші — щомісячна динаміка бізнесу дозволяє швидко визначити, в які місяці завантаженість найвища.

‍

Це дозволяє:

• Вчасно підготувати графік майстрів.
• Зробити заздалегідь закупку матеріалів.
• Розрахувати навантаження та пріоритети на команду.
• Спрогнозувати потенційні касові розриви й уникнути форс-мажорів.
• Побудувати систему промо або сертифікатів, які збільшать виручку в несезон.
  ‍

‍
План — це не формальність. Це впевненість, що в найважливіший момент у тебе все під контролем, а не закінчується фарба чи витратні матеріали в пік записів.

Фінансова подушка — основа стабільного бізнесу

Ще один не менш важливий ефект від ведення кешфлоу — це можливість створити резервний фонд.

‍Найпоширеніша проблема — відсутність фінансової подушки безпеки. Багато студій працюють від місяця до місяця, і навіть після декількох років на ринку залишаються у вразливій позиції: будь-яка непередбачувана витрата (поломка обладнання, різке зростання оренди, форс-мажор) може вибити з колії.
‍— Аліна Тимошенко, менторка та авторка освітніх програм для бʼюті-підприємців 

Коли ти бачиш надлишки в певні періоди, можна свідомо відкласти частину коштів.

‍

Адже робота бізнесу з фінансовою подушкою і без неї сильно відрізняється: 

Завантаж чек-лист “Чи захищений твій бізнес фінансово”

Я прочитав і погоджуюся з Договір публічної оферти і Політика конфіденційності Отримати Чек-лист

Управління грошима: як Finmap допомагає контролювати кешфлоу

Тож, після того, як ти зібрав всі рахунки в єдину систему, наступним кроком до фінансового порядку стає ведення кешфлоу — контроль реального руху грошей у щоденному та прогнозованому режимі.

‍

Як це реалізувати у Finmap:
‍

1. ‍Синхронізуй рахунки: операції автоматично підтягуватимуться з інтегрованих банків, імпортуй або внось їх вручну, якщо працюєш із готівкою.
   ‍‍
2. Позначай категорії для кожної операції або створи автоправила, щоб витрати й доходи автоматично потрапляли у потрібні статті.
   ‍‍
3. Внеси обовʼязкові планові платежі та очікувані надходження — оренда, зарплати, абонементи, сертифікати тощо.
   ‍‍
4. Використовуй платіжний календар, щоб бачити, коли саме потрібні кошти та чи вистачить їх на покриття витрат.
   ‍‍
5. Щотижня переглядай звіти по кешфлоу — аналізуй фактичні залишки, сезонність і динаміку бізнесу, щоб ухвалювати рішення вчасно.

‍

Finmap перетворює хаотичні потоки в чітку систему. Тепер ти бачиш, що буде далі, і дієш на випередження. Це не просто реакція на фінансові проблеми, а системне управління бізнесом. 

Але навіть якщо ти бачиш сезонність і плануєш фінанси — це ще не гарантія порядку. Бо поки всі рішення, платежі й записи тримаєш на собі — ти і є система. 

‍

А система, яка залежить від однієї людини, завжди вразлива.

Проблема №3: Не делегуєш справи, що зʼїдають твій ресурс

Очікування: у тебе є омріяний успішний бізнес, який працює сам.‍

Реальність: ти його головний двигун, основний процес і єдина гарантія порядку.

‍

Салони краси часто народжуються з таланту та бачення. З бажання створити щось красиве, особливе. Але щойно зʼявляються клієнти, команда і витрати — ця мрія стає відповідальністю.

‍

Із творчої ролі власник швидко перетворюється на:

• провідного майстра (бо ніхто не робить краще),
• адміністратора (бо зміна не вийшла, а графік треба закрити),
• маркетолога (бо reels треба викладати щодня),
• закупівельника (бо треба знайти, замовити й отримати потрібне),
• декоратора й логіста (бо нову поличку треба десь купити й поставити),
• HR (бо саме ти маєш обрати, хто буде з тобою в команді),
• і навіть прибиральницю (бо ти не можеш спокійно пройти повз робочий безлад).

Не фінанси створюють проблеми, а їх ігнорування

Фінанси мовчать. Вони не відволікають дзвінками, не пишуть у Viber, не стоять під дверима з претензіями. Тож серед щоденних справ вони завжди відкладаються на потім. Спочатку клієнт, пост, закупка, запис, майстер... А фінанси залишаються в голові, в нотатках, незаповнених таблицях.

‍

Але саме так і починається хаос. Саме це “потім” обертається касовим розривом, відсутністю зарплат і невпевненістю в завтрашньому дні.

‍

А бізнес не росте з інтуїції. Він росте з порядку. Перший крок до зростання — це вивільнити твій час і увагу. 

‍

І почати варто з найважливішого — делегування фінансового обліку.

​​Як делегувати фінансовий облік у Finmap

У Finmap ти можеш передати частину фінансових процесів іншим людям без втрати контролю. Для цього є розділ Користувачі, де можна додати всіх причетних осіб й налаштувати гнучкі права доступу: від повного до точкового (лише 1 рахунок або тільки внесення даних без перегляду аналітики).

А якщо фінансового фахівця в тебе в штаті ще ще немає — використай Finmap AI Copilot. Він підготує зрозумілий звіт, покаже слабкі місця та порадить, що робити далі. І навіть попередить про ризики, які ти можеш не побачити самостійно.

‍

Памʼятай: фінансовий облік не ще одна задача, а основа стабільного бізнесу.

‍

Щоб зростати, потрібно делегувати і Finmap дає можливість передати частину рутин без втрати контролю.

‍

Бо твоя роль — не тягнути все на собі, а керувати системою, яка працює на тебе.

Як уникнути фінансових помилок у бʼюті салоні: поради від Наталії Гончаренко

Наталія Гончаренко — авторка бестселерів для бʼюті-підприємців, засновниця The Concepts Beauty Business School. Вона впевнена, що фінансовий облік — це не Excel-таблиця, а повноцінна культура ведення бізнесу. 

‍

Салон може здаватися прибутковим, але без чітких розрахунків це часто лише припущення.

‍

Ми попросили Наталію поділитись ключовими порадами, які допоможуть тобі на шляху до контролю над грошима.

1. Почни з дисципліни

Борги, касові розриви, нестача коштів на зарплати — це не причина проблем, а їх симптоми. Головна причина в тому, що у салоні немає навіть базового фінансового обліку. А ще глибше — у відсутності дисципліни.

‍

У бʼюті-бізнесі часто не вистачає саме підприємницької дисципліни. Коли власник систематично бере гроші з каси на особисті потреби, він не помиляється — він приймає свідоме рішення. Він обирає касовий розрив замість стабільності, затримки зарплат замість лояльності команди, борги замість розвитку.

‍Дисципліна — це не талант і не освіта. Це особистий вибір, який потрібно робити щодня, якщо ти хочеш, щоб твій бізнес вижив і ріс.
— Наталя Гончаренко, засновниця міжнародної бізнес-школи The Concepts Beauty Business School

2. Виділи фонд оплати праці як окрему статтю

Одна з головних помилок у фінансовому плануванні салону — це ігнорування фонду оплати праці (ФОП) як окремої витрати. Якщо ти платиш майстрам фіксований відсоток від виручки, ФОП автоматично зростає разом із доходами. А якщо ще й гнучкий % — зростання виручки взагалі не гарантує прибутку.

‍Фонд оплати праці не повинен змінюватися пропорційно доходу. Це стратегічна категорія витрат, яка потребує окремого контролю.
— Наталя Гончаренко, засновниця міжнародної бізнес-школи The Concepts Beauty Business School

Почни рахувати фонд оплати праці як самостійну витратну статтю. Це дозволить реально оцінювати маржинальність послуг, керувати прибутком і бачити, куди зникають гроші.

3. В першу чергу оцінюй маржинальний прибуток

Середній чек — показник, що не здатен надати повного уявлення про фінансовий стан салону. 

‍

Реальну картину дає лише маржинальний прибуток — сума, яка залишається після вирахування змінних витрат із кожної послуги чи товару. Саме вона покриває твої постійні витрати та формує прибуток.

‍

Чому маржинальний прибуток важливий:

• ти бачиш, скільки гривень кожна послуга й товар реально дає для покриття витрат салону;
• маєш дані для управління змінними витратами;
• можеш застосовувати динамічне ціноутворення та створювати зважені акційні пропозиції;
• можеш встановлювати ціни не навмання, а з урахуванням рентабельності та ринку;
• відповідати собі: якою має бути послуга, щоб ми могли продавати її по цій ціні?

‍Будь ласка, не додавайте до змінної собівартості умовні частки чи відсотки від постійних витрат. І не множте витратні матеріали на 2–3–5 — це міф, який давно розповсюдився індустрією. Якщо хочеш навчитися рахувати правильно — звернися до фахівців, а не до порад з соцмереж. — Наталя Гончаренко, засновниця міжнародної бізнес-школи The Concepts Beauty Business School‍

Фінансова стабільність у салоні починається з простих рішень. Не потрібно одразу ставати профі в обліку — достатньо взяти відповідальність і бути готовим навчатися. 

‍

Бо саме системний підхід до грошей відрізняє салон, який виживає, від того, що зростає та приносить прибуток.

Гроші під контролем — бізнес зростає

Якщо ти побачив у цій статті свої проблеми — це вже перший крок до змін. Далі — систематизувати фінанси, навести порядок у грошових потоках і нарешті побачити реальний прибуток.

‍

Бо найкращі майстри, черга з клієнтів і стильний інтер’єр — це важливо. Та саме чіткий фінансовий облік дає салону стабільність, прибуток і впевненість у майбутньому.

‍

Finmap —  система твого контролю, яка:

• обʼєднує всі рахунки, каси й витрати в одному місці;
• показує, скільки прибутку приносить кожна послуга й майстер;
• попереджає про касові розриви — ще до того, як вони зʼявляться;
• допомагає сформувати зарплатний фонд і планувати виплати;
• виявляє, де зникають гроші — і що з цим робити;
• дозволяє делегувати облік, але залишити повний контроль за собою.

Якщо хочеш, щоб салон не просто працював, а приносив прибуток — почни з обліку.

‍

Спробуй Finmap і наведи красу у фінансах! 

Часті запитання

1. Навіщо мені фінансовий облік, якщо зараз у салоні все ніби стабільно?

Бо «стабільно» — це не синонім «прибутково». Без системного обліку ти не бачиш, де витікають гроші, яка послуга реально вигідна, чи вистачить грошей на зарплати наступного місяця.

‍

2. Як зрозуміти, які послуги чи майстри приносять прибуток, а які — тільки створюють витрати?

Варто вести облік по кожному напрямку: окремо фіксувати доходи й витрати по кожній послузі чи майстру. Це допоможе побачити, що працює ефективно, а що потребує змін або оптимізації.

‍

3. Що буде, якщо я все ще змішую особисті й бізнес-гроші?

Ти не зможеш точно оцінити прибутковість бізнесу. Особисті витрати, зняття готівки й спонтанні покупки спотворюють картину. Окремі рахунки та чітке розділення допомагають побачити, скільки реально заробляє салон і куди йдуть гроші.

‍

4. Хто має вести фінанси в салоні? Це обовʼязково має бути фінансист?

Не обов’язково. На початку ти можеш вести облік самостійно або делегувати адміністратору, фінансовому помічнику, бухгалтеру. Головне — чітка система, регулярність і зрозумілі правила для всіх, хто залучений до процесу.

‍

5. А якщо я не хочу, щоб адміністратори чи майстри бачили всю фінансову інформацію?

Це нормально. Варто налаштувати доступи до обліку так, щоб кожен бачив і робив лише те, що стосується його зони відповідальності — наприклад, вносив касові витрати або працював лише зі своїм рахунком. Це дозволяє делегувати частину задач, зберігаючи контроль у своїх руках.

"Ми працювали в плюс. А на рахунку — нуль. Куди зникли гроші?", — це питання вводить у ступор багатьох власників ТОВ. Усе працює: команда, продукт, продажі — але в якийсь момент грошей просто не вистачає. На зарплати. На податки. На закупівлі. Виникає касовий розрив, і бізнес опиняється на межі.

‍

Біль у тому, що ти навіть не бачиш, де саме втрачаєш.

‍

Бухгалтер каже, що звіти будуть наступного місяця. Таблиці в Excel вже не оновлюються тижнями. Гроші розпорошуються по рахунках, підрядникам, картках співробітників — і все це складно зібрати докупи в єдину картину.

Чому це критично для ТОВ?

Бізнеси, що працюють як ТОВ, — це часто складні структури: кілька рахунків, підрозділів, напрямів. Це не “самозайнятість” — це система. А система потребує точності.

‍

86% власників ТОВ мають ці проблеми:

• Немає єдиної системи — доводиться вести облік каси, витрат, замовлень, залишків в різних місцях.
• Хаос в обліку — неможливо звести всі фінансові дані в одному місці.
• Незрозуміло, які напрямки прибуткові, а які тягнуть бізнес вниз.
• Excel вже не справляється — рутинні задачі, вивантаження, копіпаст, помилки.
• Не зрозуміло, чи прибутковий бізнес та чи можна виводити дивіденди.
• Фінансовий облік не автоматизований.
• Складно оцінити витрати на відкриття нової точки — все "на око".
• Немає сильного фінансиста або він перевантажений /не в темі бізнесу.
• Потрібне рішення "під ключ", а не ще один курс по фінобліку.

І замість керувати бізнесом, ти перетворюєшся на фінансового аналітика, або просто закриваєш очі на цифри.

Як це виглядає на практиці

Фінансовий облік ТОВ — це не про звіти заради звітів, а про рішення, які змінюють бізнес. Нижче — приклади компаній, які побачили реальні цифри та змогли ухвалити ефективні рішення завдяки Finmap.

Будівельна компанія: “З’їдали себе самі”

У компанії було 6 напрямків: проєкти ЖК, комерційне будівництво, ремонтні бригади. Завдяки Finmap вони виявили, що один напрямок “з’їдає” прибуток двох інших. Відмова від збиткової моделі = +410 000 грн за 3 місяці.

E-commerce з власним складом

Власник товарного бізнесу, який торгує через Rozetka, Prom та власний сайт, зібрав усі витрати, замовлення, залишки та платежі в одному місці. Економія — понад 40 годин щомісяця — раніше все це вів у Google Sheets.

Освітній бізнес: школа еміграції

Фінансова модель Finmap дозволила виявити, що витрати на ліди перевищують середній дохід з клієнта. Оптимізація відділу продажів — +22% до маржинальності за квартал.

‍

Статистика говорить сама за себе:

• 82% підприємців ТОВ у сегменті малого та середнього бізнесу відчувають нестачу якісних інструментів управлінського обліку (за даними опитування Finmap, 2024).
• Автоматизація фінансів дозволяє скоротити час на рутинні задачі до 10 годин на місяць.
• Бізнеси, які впроваджують інтеграції банків з обліковими системами, підвищують фінансову прозорість і приймають рішення у 2 рази швидше.

Інтеграція Finmap з Monobank ТОВ — приклад автоматизації без головного болю

Нове партнерство Finmap з Monobank ТОВ — ідеальний приклад ефективної автоматизації бізнесу. Це означає, що тепер всі транзакції зʼявляються у Finmap автоматично. Без вивантажень. Без помилок. У реальному часі.

‍

Біль ручного введення даних у минулому. Тепер власники ТОВ, які користуються Monobank, можуть підключити рахунки до Finmap — і дані оновлюватимуться автоматично, без зайвих дій з твого боку.

‍

Раніше власники ТОВ, відкритих у Monobank, не могли автоматично підтягувати виписки в Finmap. Тепер — усе працює просто та інтуїтивно, як і у випадку з особистими рахунками.

‍

Як це працює:

• У Finmap натискаєте “Додати інтеграцію”.
• Обираєте Monobank ТОВ.
• Якщо ви перебуваєте за кордоном — оберіть країну Україна, а далі — Monobank ТОВ.

‍

‍

• Виберіть обліковий запис, виберіть період, за який потрібно отримати дані, та дотримуйтесь інструкцій.

‍

‍

‍

Інтеграції банків з Finmap знімають з власника ТОВ ряд проблем:

‍‍

1. Finmap збирає всі надходження, витрати, рахунки, готівку, заборгованості, інвестування — в одній системі. Дані оновлюються автоматично. Excel — у минулому.
   ‍
2. Коли в тебе проєктний бізнес — потрібно бачити, що прибуткове, а що тягне вниз. У Finmap можна розбити облік по юрособах, підрозділах або напрямках.
   ‍
3. Раніше власники ТОВ у Monobank мали вручну вивантажувати виписки. Тепер — ні. Дані підтягуються автоматично, як і для ФОП. Без помилок. Без зайвих дій.
   ‍
4. Фінансист має доступ до всіх необхідних даних для своєї роботи, керівник напрямку — лише до інформації, що стосується його підрозділу, а партнер бачить виключно дані, пов’язані з його часткою. Повний контроль над правами доступу.
   ‍
5. Не треба мати CFO або розбиратись у бюджетуванні. Finmap надає послуги фінансового директора на аутсорсі, який налаштовує облік, адаптуючи його під твій бізнес.

‍

Для кого це рішення:

• Для власників малого та середнього бізнесу, які ведуть рахунки ТОВ у Monobank.
• Для тих, хто хоче бачити актуальні фінансові дані без зайвих зусиль.
• Для підприємців, яким важливо швидко реагувати на зміни в грошових потоках.
  

Що ще отримає бізнес у Finmap:

• Понад 2800 банківських інтеграцій по всьому світу
• Підтримка 114 валют і 138 криптовалют
• Безпека рівня банків — 256-бітне шифрування, зберігання даних на європейських серверах
• Автоматичний аналіз руху коштів, P&L, балансу, дебіторки та кредиторки
  

А тепер про головне: чому інтеграція з Monobank ТОВ — це must-have

• Автоматизація виписок — ніяких CSV і копіпасту
• Економія часу — в середньому до 10 годин щомісяця
• Дані в реальному часі — ви бачите проблеми до того, як вони стануть критичними
• Мінус людський фактор - мінус помилки

Час подивитись правді в очі: Твої проєкти приносять прибуток — чи лише гарно виглядають на презентації? Ти знаєш, скільки коштує відкриття нової точки — чи знову “як піде”?Скільки ще часу ти витратиш на ручну рутину?

‍

Готові побачити, як виглядає порядок у фінансах?

‍

Finmap інтегрується з Monobank не лише для ТОВ, а й для ФОП, а також підтримує багато інших банківських інтеграцій — обери комфорт і автоматизацію для свого бізнесу.

‍

Спробуй інтеграцію з Monobank прямо зараз!