Один клік замість 4 годин рутини щодня: Фінансовий прорив Gold Kitchen з Finmap

Уяви: ти керуєш бізнесом із продажу товарів у кількох напрямках — опт, роздріб, онлайн-замовлення. Щодня надходять десятки оплат від клієнтів, йдуть перекази постачальникам, виплати зарплат команді, витрати на рекламу та логістику. І все це відбувається паралельно.

‍

Замість чіткої картини фінансів — хаотичні таблиці та нескінченні банківські додатки. Роман, власник компанії Gold Kitchen, що займається професійним обладнанням для HoReCa, щодня витрачав по кілька годин, щоб вручну зводити цифри й розуміти, що відбувається з грошима.

Я витрачав 4 години в день лише на те, щоб переглядати і "перетягувати" кошти з одного місяця в інші. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Це не просто рутина — це час, який міг би піти на розвиток: запуск нових напрямків, роботу з клієнтами, масштабування. Але замість цього бізнес жив «на відчуттях»:

• не було зрозуміло, який напрямок продажів прибутковіший;
• фінансові потоки були розрізнені;
• рішення приймались без даних, «на око».

Так виглядала щоденна реальність компанії, яка вже виросла з малого бізнесу й вимагала системності.

‍

Все змінилося, коли Роман вирішив вийти з цього фінансового хаосу: він підключив Finmap і разом із досвідченим фінансовим експертом побудував управлінський облік, який дав йому чітку картину по всіх напрямках бізнесу.

‍

У цій статті ти дізнаєшся:

• як Роман перетворив хаотичний облік у системну модель фінансів;
• як Finmap зекономив години ручної роботи;
• які інсайти він отримав і як це вплинуло на його бізнес-рішення.

Читай далі — і побачиш, що прозорі фінанси можуть стати точкою росту для твого бізнесу.

‍

Про клієнта та його бізнес

Роман — український підприємець, який розвиває бізнес у сфері продажу товарів. Його компанія працює в кількох напрямках:

• роздрібні продажі;
• онлайн-замовлення,;
• оптові поставки для партнерів.
  

Це не стартап і не хобі — це вже бізнес, який має команду співробітників і стабільний обіг. Формат роботи — повністю віддалений, адже після 2019 року компанія відмовилася від офісу, і це створює додаткові виклики: контроль фінансів потрібно вести так, щоб кожен учасник процесу мав доступ до актуальної інформації в режимі реального часу.

Особливості бізнесу Романа

• Декілька напрямків продажів — важливо бачити, який із них приносить найбільший прибуток.
• Різні джерела надходжень — банківські перекази, готівка, онлайн-оплати.
• Багато транзакцій щодня — десятки платежів від клієнтів і постачальників.
• Команда — кілька співробітників, які працюють віддалено й потребують прозорих процесів.

Чому це важливо

Коли бізнес зростає, саме швидкість і прозорість фінансового обліку визначають, чи зможе він масштабуватися далі. У випадку Романа управлінський облік взагалі був відсутній, а рішення про витрати та інвестиції приймалися на інтуїції.

Я не знав, які у мене обороти, які напрямки прибуткові. Я просто приблизно уявляв цифри. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Це означало, що:

• власник не бачив реальної картини по кожному напрямку бізнесу,
• витрачав години на ручні зведення даних із різних банків і Excel-таблиць,
• не міг прогнозувати касові розриви й планувати платежі.

Фінансові проблеми і точка перелому

Ріст бізнесу Романа приніс не лише більші обороти, а й серйозні виклики у фінансах. Чим більше з’являлося клієнтів і напрямків продажів, тим більше хаосу виникало «за лаштунками».

Проблема була в тому, що фінансовий облік був просто відсутній. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Основні фінансові труднощі

Точка перелому

Кульмінацією стало те, що бізнес почав зростати швидше, ніж власник встигав контролювати фінанси.

Ця точка — це ріст, тобто збільшення фінансового навантаження. Фінанси змушують звертатись до таких спеціалістів, як ви. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Кожен день, витрачений на ручні операції, був днем, коли бізнес не рухався вперед. Саме тоді Роман зрозумів: потрібна система, яка збере всі дані в одному місці, автоматизує рутину й дасть змогу бачити фінансову картину бізнесу в будь-який момент.

Впровадження Finmap і робота з фінансовим експертом

Щоб подолати хаос, Роман вирішив діяти системно. Він підключив Finmap і запросив фінансового експерта, яка мала понад 20 років досвіду роботи у великих компаніях та імпортерах. Це був переломний момент: замість спроб самостійно розібратися бізнес отримав професійний підхід до впровадження управлінського обліку.

Фінансовий експерт — на найвищому рівні. Я дуже приємно здивований. Знання вирішують. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Як відбувалося впровадження

• Аналіз фінансових потоків — експерт допоміг описати всі джерела надходжень і витрат, розділити їх за напрямками.
  
• Налаштування Finmap — система була адаптована під специфіку бізнесу: створені категорії для кожного напряму, встановлені правила для автоматичного обліку.
  
• Синхронізація даних — інтеграції там, де можливо, та імпорт файлів, де автоматизація недоступна.
  
• Навчання власника і команди — щоб Роман міг швидко аналізувати дані й ухвалювати рішення без ручних звітів.

Складнощі та рішення

Чому це спрацювало

• Експертність: фінансовий консультант не просто налаштував систему, а пояснив, як використовувати її для прийняття рішень.
• Системність: Finmap став єдиною системою для всіх фінансових даних.
• Швидкість: замість годин ручної роботи — кілька кліків, щоб побачити реальну картину.

Як змінилася робота бізнесу після впровадження Finmap

Після впровадження Finmap і налаштування процесів бізнес Романа зробив ривок у фінансовій прозорості. Замість хаотичних таблиць і ручних зведень тепер є єдина система обліку, яка показує фінансову картину в реальному часі.

1 секунда — це колосальна економія часу, бачиш всі фінанси в будь-яку пору дня і року. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Основні результати

• Час на ведення фінансів скоротився у десятки разів — замість 4 годин щодня достатньо кількох кліків.
• Повна прозорість — видно всі надходження й витрати, розділені по напрямках.
• Чітка аналітика — можна оцінювати прибутковість напрямів, бачити витрати «до копійки».
• Підготовка до прогнозування — налаштована база для планування касових розривів і платежів.
• Легше ухвалювати рішення — власник більше не покладається на інтуїцію, а працює з даними.

Найцінніше — досвід як можна вирішити ту чи іншу фінансову чи бухгалтерську проблему. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Роман підкреслює, що ключовим у впровадженні стала не лише система, а й експертиза консультанта, яка допомогла правильно розподілити напрями, налаштувати процеси й навчити команду працювати з цифрами.

Ситуація зараз і плани на майбутнє

Сьогодні Finmap став основним інструментом фінансового контролю бізнесу Романа.

‍
Власник щодня бачить актуальну картину фінансів і витрачає мінімум часу на рутину.

Я більш чітко зрозумів, як по кожному місяцю я бачив що скільки коштувало. Тут все під рукою до копійки показано. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Поточний стан

• Базова модель налаштована — усі доходи й витрати розділені по категоріях.
• Розділені напрямки бізнесу — тепер можна аналізувати, який напрямок приносить найбільше прибутку.
• Єдина точка правди — усі фінанси зібрані в одному місці.
• Команда залучена — частину процесів делеговано, а власник звільнив час для стратегічних рішень.
  

Плани на майбутнє

• Використовувати функціонали Finmap для прогнозування касових розривів.
• Оптимізувати витрати по напрямках, щоб підвищити маржинальність.
• Використовувати Finmap як основу для стратегічних фінансових рішень.
• Масштабувати бізнес, відкриваючи нові канали продажів із уже налагодженим управлінським обліком.
  

Інсайти для підприємців

Цей кейс — не лише про впровадження софту, а про зміну мислення власника бізнесу.

‍
Ось головні уроки, які можна винести:

• Управлінський облік — не розкіш, а потреба на етапі росту.
• Система + експерт = швидкі результати. Професійна підтримка скорочує час впровадження і зменшує кількість помилок.
• Прозорість дає спокій. Коли бачиш дані в реальному часі, ухвалюєш рішення впевнено.
• Час власника — головний ресурс. Автоматизація вивільняє години, які можна інвестувати у розвиток.
  

До цього — був бухгалтерський облік, який працював більше на державу. Після — управлінський облік, який працює на компанію. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Історія Романа: хаос у фінансах — це не вирок. Це сигнал, що бізнес доріс до нового рівня й потребує системності.

‍

Finmap допоміг:

• зібрати всі фінансові потоки в одному місці,
• звільнити час від ручної роботи,
• побачити цілісну картину по кожному напрямку,
• підготувати ґрунт для масштабування та стратегічних рішень.
  

Тепер у нас є не просто бухгалтерія для звітів, а управлінський облік, який показує реальну картину бізнесу. — Роман, власник компанії Gold Kitchen

Готовий навести лад у фінансах? Час перестати вести бізнес «на відчуттях». Спробуй Finmap безкоштовно й побачиш, як прозорі фінанси можуть стати точкою росту твого бізнесу.

Поширені питання

1. Чи можна вести Finmap самостійно?
Можна, але досвід кейсу Gold Kitchen показує, що робота з фінансовим експертом значно прискорює процес. Експерт допомагає налаштувати категорії, розділити напрями бізнесу та навчити команду працювати з даними без помилок.

‍

2. Що робити, якщо банк або сервіс не інтегрований?
Finmap підтримує імпорт файлів. У випадку Gold Kitchen саме так підключили NovaPay і налаштували облік для рахунків Monobank. Це дозволяє бачити всі транзакції в одному місці навіть без прямої інтеграції.

‍

3. Скільки часу потрібно на впровадження?
У середньому — кілька тижнів. Все залежить від кількості рахунків, напрямків бізнесу та джерел доходу. Уже після перших налаштувань можна бачити фінансову картину й економити час на ручних зведеннях.

‍

4. Чи потрібно витрачати час на оновлення системи?
Так, Finmap, як і будь-яка CRM, потребує уваги: потрібно оновлювати дані та контролювати категорії. Але вигода — величезна: власник отримує повну картину фінансів за секунди, а не витрачає години на ручні зведення.