Як Viora Build звільнила операційному менеджеру 20 годин на тиждень і зосередилася на масштабуванні бізнесу

Управління фінансами у будівельному бізнесі — це постійна гра з десятками змінних: потрібно врахувати витрати на матеріали, оплату підрядників, зарплати команди, податки, закупівлі, аванси та акти виконаних робіт.

‍

Будь-яка помилка в цифрах може коштувати компанії маржі, зірваних термінів і нервів усієї команди.

‍

Саме з цим зіткнулася Viora Build, коли кількість проєктів і обсяги робіт почали швидко рости. Фінансовий облік вівся у Google-таблицях, але зростаючий бізнес вимагав чогось більшого.

Ми всі витрати вели вручну, і це постійно призводило до помилок. Нам потрібна була система, яка дає чітку картину і допомагає планувати розвиток.
— Семен, операційний менеджер Viora Build

Рішенням стало впровадження Finmap та залучення фінансового менеджера, який взяв на себе облік, звіти та фінансове планування.

‍

У цій статті ти дізнаєшся:

• як компанія повністю змінила підхід до фінансів і звільнила операційному менеджеру 20 годин на тиждень;
  
  
• як автоматизація допомогла уникнути касових розривів та чітко бачити прибутковість по кожному проєкту;
  
  
• що стало вирішальним фактором для масштабування бізнесу і які інсайти команда винесла з цього процесу.

Читай далі — і ти побачиш, що фінанси можуть бути простими, а керування бізнесом — передбачуваним.

Про клієнта: хто такі Viora Build

Viora Build — будівельна компанія з Португалії, яка спеціалізується на будівництві преміальних та люксових віл, а також багатоповерхових житлових будинків.

Компанія працює з приватними інвесторами й девелоперами, які очікують не тільки високу якість будівництва, але й прозорість фінансових процесів.

‍

Ключова особливість бізнесу Viora Build — проєктний формат роботи. Це означає, що одночасно ведеться кілька об’єктів із різними бюджетами, підрядниками, графіками платежів і фінансовими планами.

‍

У такій ситуації дуже легко втратити контроль:

• кожен проєкт має окремі закупівлі, акти виконаних робіт і виплати;
• зміни вартості матеріалів напряму впливають на прибутковість;
• потрібно стежити за тим, щоб на рахунках завжди була потрібна сума для розрахунків із постачальниками та персоналом.
  

Головним драйвером змін став Семен. У ролі операційного менеджера він відповідає не лише за контроль будівельних процесів, а й за фінансову сторону: від розподілу бюджету до аналізу прибутковості.

‍

Однак, попри професійну команду, до співпраці з Finmap фінансовий облік у компанії був далекий від ідеалу.

Семен згадує, що відчував потребу у системі з перших днів роботи, але впровадити зміни вдалося лише тоді, коли компанія підросла.

‍Коли ми виросли, у нас з’явився капітал, ми зрозуміли, що можемо собі це дозволити, і відразу ж найняли фінансового менеджера. Бо без цієї людини про швидкий розвиток бізнесу взагалі не йшлося. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Таким чином, Viora Build підійшла до точки, коли хаос у фінансах почав стримувати розвиток бізнесу — і настав час діяти.

Що заважало Viora Build розвиватися

Коли компанія почала масштабуватися, стало очевидно: старий підхід до фінансів більше не працює. Облік у Google-таблицях, ручне введення даних та відсутність системності створювали хаос, який уповільнював розвиток.

‍Ми всі витрати вели через Google-таблиці… і це все було не автоматизовано, що, відповідно, призводило до помилок. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Основні виклики

Ситуацію ускладнювало те, що компанія вела одночасно кілька великих об’єктів, і будь-яка помилка у розрахунках могла коштувати десятків тисяч євро.

Нам потрібна була людина, яка могла б робити якісні P&L та Cash Flow звіти, робити зрізи по місяцях і кварталах, займатися фінансовим плануванням і готувати комерційні пропозиції для інвесторів. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Чому зміни стали неминучими

Компанія розуміла потребу в автоматизації з самого початку, але, як каже Семен, все впиралося у ресурси.

Отримай Finmap
безкоштовно!

Спробуй 7 днів фінансового порядку

Не потрібно прив'язувати карту

Цей момент став переломним: хаос у фінансах почав реально впливати на швидкість ухвалення рішень та розвиток компанії.

Як Viora Build навела лад у фінансах

Щоб вийти з фінансового хаосу, компанія вирішила діяти комплексно. Залучення фінансового менеджера, автоматизація процесів та поступовий перехід на більш стратегічне управління — ось три кроки, які стали ключем до трансформації.

Ми відразу розуміли, що це потрібно. Просто завжди все впиралося у ресурси. Коли ми підросли й у нас з’явився капітал, ми вирішили, що настав час. Бо без цієї людини швидкий розвиток бізнесу був би неможливий. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Залучення фінансового менеджера

Компанія найняла фінансового менеджера, який взяв на себе управлінський облік, підготовку P&L та Cash Flow звітів, фінансове планування та комерційні пропозиції для інвесторів.

‍

Згодом він став фінансовим директором і почав виконувати більш стратегічні задачі.‍

Спочатку ми працювали у форматі фінансового менеджера: він розносив усі операції, будував звіти. А зараз ми вже більш глибоко працюємо у форматі фінансового директора, коли він виконує стратегічні рішення і надає нам звітність. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Автоматизація з Finmap

Всі фінансові операції перенесли з Google-таблиць у Finmap. Система дозволила вести облік за категоріями, бачити залишки на рахунках і в будь-який момент отримувати P&L та Cash Flow.

Делегування фінансового обліку фінменеджеру — єдине очікування, з яким він впорався. Зараз навіть більше — він проявив ініціативу і налаштовує нам ще ERP-систему. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Запуск ERP-системи

Наступний крок — інтеграція фінансів, відділу закупок та кошторисів у єдину ERP-систему. Це дозволить повністю синхронізувати планування закупівель, контроль собівартості та виставлення актів.

Ми почали впроваджувати ERP, бо без неї фінансовому директору складно працювати. Має бути координація між відділом кошторисів, закупок і фінансами, інакше складно розвивати напрямок. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Що отримала Viora Build після впровадження Finmap

Уже за перші два місяці співпраці компанія відчула значні зміни. Фінансовий облік перестав бути хаотичним, а керівництво отримало чітку картину по всіх проєктах.

Зараз у нас є автоматизована система обліку фінансів. У нас є фінансовий директор, який у будь-який момент може відповісти на будь-яке питання. Ми контролюємо, чи буде касовий розрив, і можемо планувати свої фінанси, не загнати себе в кут. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Відчутні вигоди для команди

• Економія часу:

Робота з фінансовим директором звільнила мені щонайменше 20 годин на тиждень у фінансах. — Семен, операційний менеджер Viora Build

• Прозорість по об’єктах:

Тепер ми можемо точно рахувати нашу маржу по проєктах і завдяки цьому — чистий прибуток. — Семен, операційний менеджер Viora Build

• Контроль і передбачуваність:

У нас є календар платежів. Ми чітко розуміємо, що відбувається по проєктах і які акти потрібно виставляти. — Семен, операційний менеджер Viora Build

• Координація між відділами:
  
  Відділ закупок, фінанси та кошториси працюють синхронно. Це економить час не лише керівника, а й усього менеджменту.

Готовність до масштабування

Компанія тепер має не лише контроль, а й інструменти для зростання. Наступний крок — запуск ERP-системи, яка дозволить ще точніше прогнозувати собівартість і підвищити маржинальність.

Це звільняє час як нашого директора, так і мій час як менеджера. Тепер я можу більше фокусуватися на розвитку компанії, а не на рутині. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Інсайти та поради іншим бізнесам

Співпраця з Finmap та фінансовим директором стала для Viora Build переломним моментом. Команда не лише впорядкувала цифри, а й побачила, як фінанси можуть стати стратегічним інструментом розвитку.

‍

Семен ділиться ключовими висновками:

Якщо є якісь сумніви щодо роботи з Finmap, я можу сказати, що комунікація на високому рівні, робота на високому рівні — тому я можу сміливо рекомендувати цю компанію.

Інсайти від Viora Build

Порада підприємцям

• Не відкладайте фінансову систематизацію. Якщо бізнес росте, “ручні” таблиці рано чи пізно почнуть гальмувати розвиток.
  
  
• Делегуйте фінанси фахівцям. Це звільняє час керівника і дає команді чіткі правила гри.
  
  
• Інвестуйте в аналітику. P&L, Cash Flow та календар платежів — це не просто цифри, це ваш план розвитку.
  
  
• Дивіться наперед. ERP-система та фіндиректор допоможуть не лише рахувати гроші, а й прогнозувати майбутнє.
  

Що далі для Viora Build

Компанія завершує впровадження ERP-системи й готується масштабувати бізнес на нові регіони.

Прозорі фінанси та стратегічне управління дозволяють брати більші проєкти без страху “загубитися” у цифрах.

Тепер ми можемо планувати фінанси, не загнати себе в кут. Це дає впевненість і свободу для розвитку. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Поширені питання

1. Скільки часу потрібно, щоб побачити перші результати?
У випадку Viora Build перші результати були вже в перший місяць — компанія отримала P&L, Cash Flow, контроль залишків і змогла прогнозувати платежі.
‍

2. Чи потрібен фінансовий директор, якщо є бухгалтер?
Так. Бухгалтер працює з минулими даними, а фінансовий директор планує майбутнє і допомагає ухвалювати стратегічні рішення.
‍

3. Чи складно впроваджувати автоматизацію в команді?
Ні. У Viora Build не було жодного супротиву — усі побачили користь і швидко адаптувалися до нової системи.
‍

4. Чи окупається інвестиція в Finmap і фіндиректора?
Так. Лише звільнення 20 годин менеджера на тиждень уже окупує витрати, не кажучи про точність фінансових рішень та уникнення касових розривів.
‍

5. Які наступні кроки після впровадження обліку?
Наступний етап — запуск ERP-системи, щоб інтегрувати фінанси, закупки й кошториси. Це ще більше підвищить точність планування та маржинальність проєктів.