Как Viora Build освободила операционному менеджеру 20 часов в неделю и сосредоточилась на масштабировании бизнеса

Управление финансами в строительном бизнесе — это постоянная игра с десятками переменных: нужно учитывать затраты на материалы, оплату подрядчиков, зарплаты команды, налоги, закупки, авансы и акты выполненных работ.

‍

Любая ошибка в цифрах может стоить компании маржи, сорванных сроков и нервов всей команды.

‍

Именно с этим столкнулась Viora Build, когда количество проектов и объемы работ начали быстро расти. Финансовый учет велся в Google-таблицах, но растущий бизнес требовал чего-то большего.

Мы вели все расходы вручную, и это постоянно приводило к ошибкам. Нам нужна была система, которая дает четкую картину и помогает планировать развитие. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Решением стало внедрение Finmap и привлечение финансового менеджера, который взял на себя учет, отчеты и финансовое планирование.
‍

В этой статье ты узнаешь:

• как компания полностью изменила подход к финансам и освободила операционному менеджеру 20 часов в неделю;
• как автоматизация помогла избежать кассовых разрывов и четко видеть прибыльность по каждому проекту;
• что стало решающим фактором для масштабирования бизнеса и какие инсайты команда вынесла из этого процесса.

Читай дальше — и ты увидишь, что финансы могут быть простыми, а управление бизнесом — предсказуемым.

О клиенте: кто такие Viora Build

Viora Build — строительная компания из Португалии, которая специализируется на строительстве премиальных и люксовых вилл, а также многоэтажных жилых домов.

‍

Компания работает с частными инвесторами и девелоперами, которые ожидают не только высокого качества строительства, но и прозрачности финансовых процессов.
‍

Ключевая особенность бизнеса Viora Build — проектный формат работы. Это означает, что одновременно ведется несколько объектов с разными бюджетами, подрядчиками, графиками платежей и финансовыми планами.

‍

В такой ситуации очень легко потерять контроль:

• каждый проект имеет отдельные закупки, акты выполненных работ и выплаты;
• изменения стоимости материалов напрямую влияют на прибыльность;
• нужно следить за тем, чтобы на счетах всегда была необходимая сумма для расчетов с поставщиками и персоналом.

Главным драйвером изменений стал Семен. В роли операционного менеджера он отвечает не только за контроль строительных процессов, но и за финансовую сторону: от распределения бюджета до анализа прибыльности.

‍

Однако, несмотря на профессиональную команду, до сотрудничества с Finmap финансовый учет в компании был далек от идеала.

Семен вспоминает, что ощущал потребность в системе с первых дней работы, но внедрить изменения удалось лишь тогда, когда компания подросла.

Когда мы выросли, у нас появился капитал, мы поняли, что можем себе это позволить, и сразу же наняли финансового менеджера. Потому что без этого человека о быстром развитии бизнеса вообще не шло речи. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Таким образом, Viora Build подошла к точке, когда хаос в финансах начал сдерживать развитие бизнеса — и пришло время действовать.

Что мешало развиваться Viora Build

Когда компания начала масштабироваться, стало очевидно: старый подход к финансам больше не работал. Учет в Google-таблицах, ручной ввод данных и отсутствие системности создавали хаос, который замедлял развитие.

Мы все расходы вели через Google-таблицы… и это все было не автоматизировано, что, соответственно, приводило к ошибкам. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Основные вызовы

Ситуацию осложняло то, что компания вела одновременно несколько крупных объектов, и любая ошибка в расчетах могла стоить десятков тысяч евро.

Нам нужен был человек, который мог бы делать качественные отчеты P&L и Cash Flow, делать срезы по месяцам и кварталам, заниматься финансовым планированием и готовить коммерческие предложения для инвесторов. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Почему изменения стали неизбежными

Компания понимала необходимость автоматизации с самого начала, но, как говорит Семен, все упиралось в ресурсы.

Получи Finmap
бесплатно!

Попробуй 7 дней финансового порядка

Не нужно привязывать карту

Этот момент стал переломным: хаос в финансах начал напрямую влиять на скорость принятия решений и развитие компании

Как Viora Build навела порядок в финансах

Чтобы выйти из финансового хаоса, компания решила действовать комплексно. Привлечение финансового менеджера, автоматизация процессов и постепенный переход к более стратегическому управлению — вот три шага, которые стали ключом к трансформации.

Мы сразу понимали, что это нужно. Просто всегда все упиралось в ресурсы. Когда мы подросли и у нас появился капитал, мы решили, что настало время. Потому что без этого человека быстрый рост бизнеса был бы невозможен. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Привлечение финансового менеджера

Компания наняла финансового менеджера, который взял на себя управленческий учет, подготовку отчетов P&L и Cash Flow, финансовое планирование и коммерческие предложения для инвесторов.

‍

Со временем он стал финансовым директором и начал выполнять более стратегические задачи.

Сначала мы работали в формате финансового менеджера: он разноcил все операции, строил отчеты. А сейчас мы уже более глубоко работаем в формате финансового директора, когда он выполняет стратегические решения и предоставляет нам отчетность. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Закажи бесплатную консультацию!

Финансовый директор на аутсорсе поможет наладить эффективный финансовый учёт и принимать обоснованные управленческие решения

Автоматизация с Finmap

Все финансовые операции перенесли из Google-таблиц в Finmap. Система позволила вести учет по категориям, видеть остатки на счетах и в любой момент получать P&L и Cash Flow.

Делегирование финансового учета финменеджеру — единственное ожидание, с которым он справился. Сейчас даже больше — он проявил инициативу и настраивает нам еще ERP-систему. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Запуск ERP-системы

Следующий шаг — интеграция финансов, отдела закупок и смет в единую ERP-систему.

‍

Это позволит полностью синхронизировать планирование закупок, контроль себестоимости и выставление актов.

Мы начали внедрять ERP, потому что без нее финансовому директору сложно работать. Должна быть координация между отделом смет, закупок и финансами, иначе сложно развивать направление. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Что получила Viora Build после внедрения Finmap

Уже за первые два месяца сотрудничества компания ощутила значительные изменения. Финансовый учет перестал быть хаотичным, а руководство получило четкую картину по всем проектам.

Сейчас у нас есть автоматизированная система учета финансов. У нас есть финансовый директор, который в любой момент может ответить на любой вопрос. Мы контролируем, будет ли кассовый разрыв, и можем планировать свои финансы, не загоняя себя в угол. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Ощутимые выгоды для команды

• ‍Экономия времени:
  

Работа с финансовым директором освободила мне как минимум 20 часов в неделю по финансам. — Семен, операционный менеджер Viora Build

• ‍Прозрачность по объектам:‍

Теперь мы можем точно считать нашу маржу по проектам и благодаря этому — чистую прибыль. — Семен, операционный менеджер Viora Build

• ‍Контроль и предсказуемость:

У нас есть календарь платежей. Мы четко понимаем, что происходит по проектам и какие акты нужно выставлять. — Семен, операционный менеджер Viora Build

• ‍Координация между отделами:
  
  Отдел закупок, финансы и сметы работают синхронно. Это экономит время не только руководителя, но и всего менеджмента.

Готовность к масштабированию

Компания теперь имеет не только контроль, но и инструменты для роста.

‍

Следующий шаг — запуск ERP-системы, которая позволит еще точнее прогнозировать себестоимость и повысить маржинальность.

Это освобождает время как нашего директора, так и мое время как менеджера. Теперь я могу больше фокусироваться на развитии компании, а не на рутине. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Инсайты и советы другим бизнесам

Сотрудничество с Finmap и финансовым директором стало переломным моментом для Viora Build. Команда не только навела порядок в цифрах, но и увидела, как финансы могут стать стратегическим инструментом развития.

‍

Семен делится ключевыми выводами:

Если есть какие-то сомнения насчет работы с Finmap, я могу сказать, что коммуникация на высоком уровне, работа на высоком уровне — поэтому я могу смело рекомендовать эту компанию.

Инсайты от Viora Build

Советы предпринимателям

• Не откладывайте финансовую систематизацию. Если бизнес растет, «ручные» таблицы рано или поздно начнут тормозить развитие.
  ‍
• Делегируйте финансы специалистам. Это освобождает время руководителя и дает команде четкие правила игры.
  ‍
• Инвестируйте в аналитику. P&L, Cash Flow и календарь платежей — это не просто цифры, это ваш план развития.
  ‍
• Смотрите вперед. ERP-система и финдир помогут не только считать деньги, но и прогнозировать будущее.

Что дальше для Viora Build

Компания завершает внедрение ERP-системы и готовится масштабировать бизнес на новые регионы.

‍

Прозрачные финансы и стратегическое управление позволяют брать более крупные проекты без страха «потеряться» в цифрах.

Теперь мы можем планировать финансы, не загоняя себя в угол. Это дает уверенность и свободу для развития. — Семен, операционный менеджер Viora Build

Часто задаваемые вопросы

1. Сколько времени нужно, чтобы увидеть первые результаты?
   В случае Viora Build первые результаты были уже в первый месяц — компания получила P&L, Cash Flow, контроль остатков и возможность прогнозировать платежи.
   ‍
2. Нужен ли финансовый директор, если есть бухгалтер?
   Да. Бухгалтер работает с прошлыми данными, а финансовый директор планирует будущее и помогает принимать стратегические решения.
   ‍
3. Сложно ли внедрять автоматизацию в команде?
   Нет. В Viora Build не было никакого сопротивления — все увидели пользу и быстро адаптировались к новой системе.
   ‍
4. Окупается ли инвестиция в Finmap и финдиректора?
   Да. Только освобождение 20 часов менеджера в неделю уже окупает расходы, не говоря о точности финансовых решений и предотвращении кассовых разрывов.
   ‍
5. Какие следующие шаги после внедрения учета?
   Следующий этап — запуск ERP-системы, чтобы интегрировать финансы, закупки и сметы. Это еще больше повысит точность планирования и маржинальность проектов.