Сергій Шулдик

Управління фінансами у будівельному бізнесі — це постійна гра з десятками змінних: потрібно врахувати витрати на матеріали, оплату підрядників, зарплати команди, податки, закупівлі, аванси та акти виконаних робіт.

‍

Будь-яка помилка в цифрах може коштувати компанії маржі, зірваних термінів і нервів усієї команди.

‍

Саме з цим зіткнулася Viora Build, коли кількість проєктів і обсяги робіт почали швидко рости. Фінансовий облік вівся у Google-таблицях, але зростаючий бізнес вимагав чогось більшого.

Ми всі витрати вели вручну, і це постійно призводило до помилок. Нам потрібна була система, яка дає чітку картину і допомагає планувати розвиток.
— Семен, операційний менеджер Viora Build

Рішенням стало впровадження Finmap та залучення фінансового менеджера, який взяв на себе облік, звіти та фінансове планування.

‍

У цій статті ти дізнаєшся:

• як компанія повністю змінила підхід до фінансів і звільнила операційному менеджеру 20 годин на тиждень;
  
  
• як автоматизація допомогла уникнути касових розривів та чітко бачити прибутковість по кожному проєкту;
  
  
• що стало вирішальним фактором для масштабування бізнесу і які інсайти команда винесла з цього процесу.

Читай далі — і ти побачиш, що фінанси можуть бути простими, а керування бізнесом — передбачуваним.

Про клієнта: хто такі Viora Build

Viora Build — будівельна компанія з Португалії, яка спеціалізується на будівництві преміальних та люксових віл, а також багатоповерхових житлових будинків.

Компанія працює з приватними інвесторами й девелоперами, які очікують не тільки високу якість будівництва, але й прозорість фінансових процесів.

‍

Ключова особливість бізнесу Viora Build — проєктний формат роботи. Це означає, що одночасно ведеться кілька об’єктів із різними бюджетами, підрядниками, графіками платежів і фінансовими планами.

‍

У такій ситуації дуже легко втратити контроль:

• кожен проєкт має окремі закупівлі, акти виконаних робіт і виплати;
• зміни вартості матеріалів напряму впливають на прибутковість;
• потрібно стежити за тим, щоб на рахунках завжди була потрібна сума для розрахунків із постачальниками та персоналом.
  

Головним драйвером змін став Семен. У ролі операційного менеджера він відповідає не лише за контроль будівельних процесів, а й за фінансову сторону: від розподілу бюджету до аналізу прибутковості.

‍

Однак, попри професійну команду, до співпраці з Finmap фінансовий облік у компанії був далекий від ідеалу.

Семен згадує, що відчував потребу у системі з перших днів роботи, але впровадити зміни вдалося лише тоді, коли компанія підросла.

‍Коли ми виросли, у нас з’явився капітал, ми зрозуміли, що можемо собі це дозволити, і відразу ж найняли фінансового менеджера. Бо без цієї людини про швидкий розвиток бізнесу взагалі не йшлося. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Таким чином, Viora Build підійшла до точки, коли хаос у фінансах почав стримувати розвиток бізнесу — і настав час діяти.

Що заважало Viora Build розвиватися

Коли компанія почала масштабуватися, стало очевидно: старий підхід до фінансів більше не працює. Облік у Google-таблицях, ручне введення даних та відсутність системності створювали хаос, який уповільнював розвиток.

‍Ми всі витрати вели через Google-таблиці… і це все було не автоматизовано, що, відповідно, призводило до помилок. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Основні виклики

Ситуацію ускладнювало те, що компанія вела одночасно кілька великих об’єктів, і будь-яка помилка у розрахунках могла коштувати десятків тисяч євро.

Нам потрібна була людина, яка могла б робити якісні P&L та Cash Flow звіти, робити зрізи по місяцях і кварталах, займатися фінансовим плануванням і готувати комерційні пропозиції для інвесторів. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Чому зміни стали неминучими

Компанія розуміла потребу в автоматизації з самого початку, але, як каже Семен, все впиралося у ресурси.

Цей момент став переломним: хаос у фінансах почав реально впливати на швидкість ухвалення рішень та розвиток компанії.

Як Viora Build навела лад у фінансах

Щоб вийти з фінансового хаосу, компанія вирішила діяти комплексно. Залучення фінансового менеджера, автоматизація процесів та поступовий перехід на більш стратегічне управління — ось три кроки, які стали ключем до трансформації.

Ми відразу розуміли, що це потрібно. Просто завжди все впиралося у ресурси. Коли ми підросли й у нас з’явився капітал, ми вирішили, що настав час. Бо без цієї людини швидкий розвиток бізнесу був би неможливий. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Залучення фінансового менеджера

Компанія найняла фінансового менеджера, який взяв на себе управлінський облік, підготовку P&L та Cash Flow звітів, фінансове планування та комерційні пропозиції для інвесторів.

‍

Згодом він став фінансовим директором і почав виконувати більш стратегічні задачі.‍

Спочатку ми працювали у форматі фінансового менеджера: він розносив усі операції, будував звіти. А зараз ми вже більш глибоко працюємо у форматі фінансового директора, коли він виконує стратегічні рішення і надає нам звітність. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Автоматизація з Finmap

Всі фінансові операції перенесли з Google-таблиць у Finmap. Система дозволила вести облік за категоріями, бачити залишки на рахунках і в будь-який момент отримувати P&L та Cash Flow.

Делегування фінансового обліку фінменеджеру — єдине очікування, з яким він впорався. Зараз навіть більше — він проявив ініціативу і налаштовує нам ще ERP-систему. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Запуск ERP-системи

Наступний крок — інтеграція фінансів, відділу закупок та кошторисів у єдину ERP-систему. Це дозволить повністю синхронізувати планування закупівель, контроль собівартості та виставлення актів.

Ми почали впроваджувати ERP, бо без неї фінансовому директору складно працювати. Має бути координація між відділом кошторисів, закупок і фінансами, інакше складно розвивати напрямок. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Що отримала Viora Build після впровадження Finmap

Уже за перші два місяці співпраці компанія відчула значні зміни. Фінансовий облік перестав бути хаотичним, а керівництво отримало чітку картину по всіх проєктах.

Зараз у нас є автоматизована система обліку фінансів. У нас є фінансовий директор, який у будь-який момент може відповісти на будь-яке питання. Ми контролюємо, чи буде касовий розрив, і можемо планувати свої фінанси, не загнати себе в кут. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Відчутні вигоди для команди

• Економія часу:

Робота з фінансовим директором звільнила мені щонайменше 20 годин на тиждень у фінансах. — Семен, операційний менеджер Viora Build

• Прозорість по об’єктах:

Тепер ми можемо точно рахувати нашу маржу по проєктах і завдяки цьому — чистий прибуток. — Семен, операційний менеджер Viora Build

• Контроль і передбачуваність:

У нас є календар платежів. Ми чітко розуміємо, що відбувається по проєктах і які акти потрібно виставляти. — Семен, операційний менеджер Viora Build

• Координація між відділами:
  
  Відділ закупок, фінанси та кошториси працюють синхронно. Це економить час не лише керівника, а й усього менеджменту.

Готовність до масштабування

Компанія тепер має не лише контроль, а й інструменти для зростання. Наступний крок — запуск ERP-системи, яка дозволить ще точніше прогнозувати собівартість і підвищити маржинальність.

Це звільняє час як нашого директора, так і мій час як менеджера. Тепер я можу більше фокусуватися на розвитку компанії, а не на рутині. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Інсайти та поради іншим бізнесам

Співпраця з Finmap та фінансовим директором стала для Viora Build переломним моментом. Команда не лише впорядкувала цифри, а й побачила, як фінанси можуть стати стратегічним інструментом розвитку.

‍

Семен ділиться ключовими висновками:

Якщо є якісь сумніви щодо роботи з Finmap, я можу сказати, що комунікація на високому рівні, робота на високому рівні — тому я можу сміливо рекомендувати цю компанію.

Інсайти від Viora Build

Порада підприємцям

• Не відкладайте фінансову систематизацію. Якщо бізнес росте, “ручні” таблиці рано чи пізно почнуть гальмувати розвиток.
  
  
• Делегуйте фінанси фахівцям. Це звільняє час керівника і дає команді чіткі правила гри.
  
  
• Інвестуйте в аналітику. P&L, Cash Flow та календар платежів — це не просто цифри, це ваш план розвитку.
  
  
• Дивіться наперед. ERP-система та фіндиректор допоможуть не лише рахувати гроші, а й прогнозувати майбутнє.
  

Що далі для Viora Build

Компанія завершує впровадження ERP-системи й готується масштабувати бізнес на нові регіони.

Прозорі фінанси та стратегічне управління дозволяють брати більші проєкти без страху “загубитися” у цифрах.

Тепер ми можемо планувати фінанси, не загнати себе в кут. Це дає впевненість і свободу для розвитку. — Семен, операційний менеджер Viora Build

Поширені питання

1. Скільки часу потрібно, щоб побачити перші результати?
У випадку Viora Build перші результати були вже в перший місяць — компанія отримала P&L, Cash Flow, контроль залишків і змогла прогнозувати платежі.
‍

2. Чи потрібен фінансовий директор, якщо є бухгалтер?
Так. Бухгалтер працює з минулими даними, а фінансовий директор планує майбутнє і допомагає ухвалювати стратегічні рішення.
‍

3. Чи складно впроваджувати автоматизацію в команді?
Ні. У Viora Build не було жодного супротиву — усі побачили користь і швидко адаптувалися до нової системи.
‍

4. Чи окупається інвестиція в Finmap і фіндиректора?
Так. Лише звільнення 20 годин менеджера на тиждень уже окупує витрати, не кажучи про точність фінансових рішень та уникнення касових розривів.
‍

5. Які наступні кроки після впровадження обліку?
Наступний етап — запуск ERP-системи, щоб інтегрувати фінанси, закупки й кошториси. Це ще більше підвищить точність планування та маржинальність проєктів.

Уяви: за пів року твій бізнес зростає з $17 500 до $65 000 проектного доходу — все виглядає блискуче. Є команда, досвід, модель працює. 

‍

Але за півтора року ти втрачаєш усе: інвестиції, передоплати, довіру — і сума збитків сягає більше ніж $1,3 мільйона. Більше мільйона доларів зникає на очах, хоча здавалось, що все під контролем.

Це був не просто бізнес — це був удар по самолюбству і розумінню, що навіть найкращі компетенції не врятують, якщо ти не бачиш справжню картину бізнесу. — Валерій Чалий, підприємець, гість подкасту «Знати б це раніше»

Ця історія — не про поразку, а про урок, який може врятувати твій бізнес і твої гроші. Про те, як масштаб бізнесу без масштабного мислення власника — це крок у прірву. Як відсутність прозорого фінансового контролю і неправильні рішення призводять до значних втрат.

‍

Валерій відкриває завісу реального підприємництва: помилки, про які не прийнято говорити, важливі висновки, практичні інструменти та поради, які допоможуть тобі:

• Врятувати гроші, навіть якщо бізнес росте шалено швидко.
  
• Побачити справжній стан фінансів, а не ілюзії.
  
• Приймати рішення, які не вб’ють твій проєкт.
  
• Розвиватися як підприємець, бо саме ти — головний рушій бізнесу.

Червоні прапорці: Чи впізнаєш себе?

• Дивишся лише на банківський рахунок, а не на фінансові звіти.
  
• Будуєш плани на дебіторку («ось-ось заплатять»).
  
• Немає резерву хоча б на 2 місяці фіксованих витрат.
  
• Плутаєш націнку і маржу.
  
• Бізнес вже не драйвить, ти сприймаєш його лише як джерело доходу.
  

Якщо відмітив хоча б два пункти — ця стаття точно для тебе.

‍

Читай далі — якщо готовий побачити бізнес без рожевих окулярів і почати справжнє зростання.

‍

Інсайт 1. Три звіти, без яких бізнес приречений на хаос

Багато підприємців звикли дивитися лише на банківський рахунок. Є гроші — значить, усе добре. Але це ілюзія. Лише три фінансові звіти дають чесну картину того, що насправді відбувається.

Цих три звіти — це база. Cashflow, баланс і P&L. Якщо ти не бачиш куди гроші рухаються, скільки реально залишилося і який прибуток, ти не керуєш бізнесом. — Валерій Чалий, підприємець

Навіть якщо бізнес виглядає прибутковим, у будь-який момент може статися касовий розрив. Без прозорих звітів підприємець не бачить:

• чи є гроші для виплати зарплат і податків;
  
• скільки реально залишилося після кредитів і боргів;
  
• які продукти чи напрями «з’їдають» маржу.

Результат — хибні рішення, втрачені можливості й ризик збанкрутувати навіть на піку росту.

Як працюють три звіти на практиці

Уяви компанію, що продала товарів на $50 000 за місяць. На перший погляд — суперрезультат. Але що показують звіти?

Як уникнути фінансового хаосу

1. Веди Сash flow щодня. Це дає відповідь: чи вистачить грошей завтра.
   
   
2. Переглядай баланс щомісяця. Ти бачиш, наскільки компанія стійка до боргів і зобов’язань.
   
   
3. Аналізуй P&L щотижня або щомісяця. Це чесна відповідь: бізнес заробляє чи гроші просто в обігу без прибутку.
   
   
4. Об’єднай три звіти. Лише разом вони показують правду: гроші на рахунку, структуру активів і реальний прибуток.
   

Фінанси — це моніторинг твого бізнесу. Без звітів ти біжиш у темряві. З ними — бачиш, де справжні гроші, а де ілюзія. — Валерій Чалий, підприємець

Інсайт 2. Cash is king: рахуйте тільки гроші на рахунку

У фінансовому світі є проста, але безкомпромісна істина: cash is king. Гроші, які реально лежать на рахунку — це єдине, на що ти можеш розраховувати сьогодні. Усе інше — дебіторка, обіцянки клієнтів, підписані контракти — лише цифри на папері.

Використовуй тільки ті гроші і розраховуй тільки на ті гроші, які у тебе на рахунку. Усі твої дебіторки, всі “він мені пообіцяв заплатити” — не покриють рахунки в моменті. Cash is king. — Валерій Чалий, підприємець

У чому проблема?

• Ілюзія грошей. Підприємець дивиться на дебіторську заборгованість і вважає її активом. Але це ще не гроші.
  
• Пастка «майже оплатили». Бізнес витрачає кошти, розраховуючи на оплату, яка може не прийти вчасно.
  
• Подвійне планування. Одні й ті ж гроші вже «призначені» і на податки, і на зарплати, і на закупку — але фактично їх немає.
  

Чому це небезпечно?

Коли ти приймаєш рішення, виходячи не з фактів, а з очікувань:

• зростає ризик касового розриву;
  
• компанія може залишитися без грошей на критичні платежі (зарплати, оренда, податки);
  
• бізнес швидко стає залежним від кредитів.
  

Як цього уникнути

1. Веди облік реальних залишків. Щодня фіксуй, скільки грошей є в касі та на рахунках.
   
   
2. Відокремлюй резерви. Податки, зарплати, обов’язкові виплати — це вже «не твої» гроші.
   
   
3. Будь скептиком. Поки клієнт не оплатив — вважай, що грошей у тебе немає.
   
   
4. Приймай рішення тільки на основі фактів. Дивись на баланс і cash flow, а не на Excel-таблички з прогнозами.
   
   
5. Роби щотижневий аналіз ліквідності. Скільки грошей реально вільні сьогодні, завтра, через тиждень.
   

Таблиця: «Гроші на папері» vs «Гроші в бізнесі»

Ти не можеш поставити бізнес на паузу й чекати, поки інші тобі заплатять. Гроші в бізнесі — як кров у тілі: якщо їх не вистачає прямо зараз, організм помирає. — Валерій Чалий, підприємець

5 правил управління грошима на рахунку

1. Кожного ранку перевіряй баланс.
   
   
2. Розділяй гроші: свої, чужі (податки, зобов’язання), резерв.
   
   
3. Не витрачай майбутні гроші — плануй тільки фактичні.
   
   
4. Внось всі витрати та надходження в систему управлінського обліку.
   
   
5. Дивись на Cash flow частіше, ніж на оборот і P&L.

Інсайт 3. Резерв і ліквідність: антикрихкість бізнесу

Більшість бізнесів закриваються не тому, що в них немає клієнтів чи прибутку. Вони закриваються тоді, коли закінчуються гроші тут і зараз. 

‍

Єдиний захист від цього — резерв і ліквідність. Це та фінансова подушка, яка робить компанію антикрихкою: вона витримує удари і навіть стає сильнішою після криз.

В компанії має бути страховий капітал — максимально ліквідна штука. Тобто гроші, які ти максимально швидко можеш взяти й вкинути в бізнес. Must have — хоча б дві-три точки беззбитковості завжди мають лежати на рахунку. — Валерій Чалий, підприємець

У чому проблема?

• Підприємці витрачають усе «під нуль», вірячи, що гроші завжди прийдуть вчасно.
  
• Резерв не формується, поки бізнес росте — і в найгірший момент немає подушки.
  
• Без ліквідних запасів навіть тимчасовий касовий розрив може вбити компанію.
  

Чому це небезпечно?

• 1 непередбачений місяць (затримка клієнта, податковий сюрприз, поломка обладнання) може поставити бізнес на межу банкрутства.
  
• Власник змушений брати кредити під 24–60% річних, які «з’їдають» маржу.
  
• Втрачається контроль: бізнесом починають керувати борги, а не стратегія.
  

Як цього уникнути

1. Формуй страховий капітал. Мінімум — 2–3 місяці фіксованих витрат (оренда, зарплати, податки).
   
   
2. Тримай ліквідність. Частина грошей має бути доступною «тут і зараз», а не у вигляді товарів чи дебіторки.
   
   
3. Розділяй резерви. Страховий (на форс-мажори) ≠ резервний (на розвиток).
   
   
4. Використовуй правило «чужих грошей». Можна залучати капітал під відсоток, але тільки якщо є чіткий план повернення.
   
   
5. Будь дисциплінованим. Резерв не можна чіпати. Він існує для кризових ситуацій.
   

Як виглядає антикрихкість у фінансах

Я знаю щонайменше три бізнеси, які збанкрутували не тому, що вони були збиткові. Вони просто не встигли знайти гроші в потрібний момент. Резерв — це не розкіш, а умова виживання. — Валерій Чалий, підприємець

5 практичних кроків для створення фінансової подушки

1. Вирахуй свій щомісячний burn rate (мінімальні витрати на існування).
   
   
2. Помнож його на 2–3 і відкладай цю суму на окремий рахунок.
   
   
3. Автоматизуй відрахування резервів — як тільки гроші заходять, одразу відкладай частину.
   
   
4. Тримай резерв у валюті або інструментах із високою ліквідністю.
   
   
5. Внось резерв у фінансову систему (наприклад, Finmap), щоб бачити реальну картину, а не «ілюзію грошей».
   
   

Резерв і ліквідність — це твій страховий поліс від банкрутства. 

Інсайт 4. Розрізняйте націнку і маржу та рахуйте ціну грошей

Багато підприємців плутають націнку і маржу. У результаті здається, що бізнес прибутковий, але насправді гроші зникають. А коли додається ще й дорогий кредит, підприємство може працювати в нуль або навіть у мінус.

Націнка має бути 300–400%, щоб бізнес жив. А маржа — це те, що залишається після всіх витрат. Наприклад, продаєш за $30 товар із собівартістю $10 — здається, що маржа 200%. Але після реклами, зарплат і операційних витрат може залишитися лише 16,6%. І якщо ще кредит дорогий — прибуток з’їдається повністю. — Валерій Чалий, підприємець

У чому проблема?

• Націнку часто сприймають як прибуток — і витрачають гроші, яких фактично немає.
  
• Кредити під 24–60% річних «з’їдають» навіть хороший бізнес.
  
• Власник не бачить реальної рентабельності, бо не веде управлінський P&L.
  

Чому це небезпечно?

• Бізнес може рости по обороту, але падати по прибутку.
  
• При неправильному розрахунку маржі підприємці легко потрапляють у касові розриви.
  
• Кредитні зобов’язання перетворюють зростання на пастку: компанія стає заручником боргу.
  

Як цього уникнути

1. Розділяй націнку і маржу. Націнка показує, скільки ти накрутив зверху, маржа — що реально залишилось після всіх витрат.
   
   
2. Веди P&L звіт. Без нього неможливо зрозуміти справжню рентабельність.
   
   
3. Рахуй ціну грошей. Перед тим як брати кредит, дивись, скільки % від маржі він з’їсть.
   
   
4. Оцінюй цикл угоди. Якщо повертаєш гроші за місяць — високий % ще можна витримати. Якщо за рік — це смертельно.
   
   
5. Будь чесним із собою. Вважай прибутком лише те, що залишається «чистими» після всього.
   

Таблиця: Націнка vs. Маржа + Вплив кредиту

Фінансова грамотність — це не про Excel. Це про виживання. Якщо ти плутаєш націнку і маржу, або не рахуєш вартість грошей, бізнес може вбити не ринок і конкуренти, а твої власні помилки у розрахунках. — Валерій Чалий, підприємець

5 практичних кроків

1. Для кожного продукту веди розрахунок: собівартість, націнка, маржа.
   
   
2. Закладай у ціну всі витрати: реклама, логістика, зарплати, податки.
   
   
3. Перед новим кредитом перевір: чи вистачить маржі покрити відсотки.
   
   
4. Використовуй P&L у Finmap чи іншій системі, щоб бачити правду в цифрах.
   
   
5. Вчи команду розрізняти націнку і маржу — це базова фінансова грамотність.
   
   

Правильне розуміння різниці між націнкою, маржею та ціною грошей — це як мати карту і компас у поході. Без них ти можеш довго йти, але висока ймовірність опинитися у глухому куті.

Інсайт 5. Market Fit: чому не продукт, а підприємець визначає долю бізнесу

У бізнесі прийнято шукати Product Market Fit — коли продукт і ринок збігаються. Але досвід Валерія Чалого показує: цього замало. Бізнес може зростати на сотні відсотків, а потім зруйнуватися через півтора року, навіть із сильною командою і перевіреною моделлю.

Я зрозумів, що є таке поняття, як entrepreneur market fit — співвідношення тебе як підприємця і ринку, на який ти виходиш. В Україні я міг запускати будь-що, бо мав контакти, розуміння, культуру. У Португалії ж ті самі знання не працювали. — Валерій Чалий, підприємець

У чому небезпека?

Фокус лише на продукті створює ілюзію контролю. Ти можеш:

• Знайти нішу з попитом.
  
• Запустити сильний продукт.
  
• Зібрати команду та налаштувати процеси.
  

…і все одно втратити сотні тисяч доларів. Чому? Бо підприємець сам не «вписався» у ринок, адже: не розуміє локальні правила, не має потрібних партнерств, не бачить культурних бар’єрів.

Саме це стало причиною втрати $1,3 млн у Валерія:

• З $17 500 проєктного доходу → до $65 000 за 6 місяців.
  
• А через півтора року — повна втрата бізнесу і грошей.
  

Як цього уникнути?

Потрібно мислити ширше, ніж «чи куплять мій продукт?». Варто чесно оцінити себе у контексті ринку.

Product Market Fit vs Entrepreneur Market Fit

Практичні кроки для підприємця

1. Аудит ринку і себе. Перед стартом відповідай: чи я маю ресурси, нетворк і знання для цього середовища?
   
   
2. Адаптація. Інвестуй у локальні зв’язки, вивчай культуру, працюй із місцевими партнерами.
   
   
3. Об’єднай два фіти. Продукт має попит, а ти як власник — довіру і авторитет на цьому ринку.
   
   
4. Регулярно перевіряй фінанси. Управлінський облік покаже: чи справді твій Market Fit працює, чи бізнес лише «на папері» в плюсах.
   

Масштаб бізнесу завжди дорівнює масштабу мислення власника. Якщо ти не відповідаєш ринку — він тебе просто “з’їсть”. — Валерій Чалий, підприємець

Інсайт 6. Бізнес виживає лише тоді, коли ти любиш те, що робиш

У більшості підприємців бізнес починається з енергії — ідея драйвить, з’являється команда, кожна нова угода заряджає. Але з часом це може перетворитися на «рутинну ферму грошей». Підприємець починає бачити компанію лише як «кнопку бабло». І це початок кінця.

Як тільки ти починаєш відноситись до бізнеса як до "кнопки бабло", це відчувають всі. Це відчуває команда, це сам бізнес починає сипатись. — Валерій Чалий, підприємець

У чому проблема?

• Вигорання власника. Бізнес втрачає сенс, а енергія витрачається лише на гасіння пожеж.
  
• Демотивація команди. Люди відчувають, що власник працює «без запалу».
  
• Втрата стратегічного бачення. Рішення приймаються виключно щоб заробити тут і зараз.
  

Чому це небезпечно?

Бізнес без ідеї і сенсу не витримує кризи. Варто з’явитися проблемам (касовий розрив, падіння продажів, конкуренти) — і власник не має сил боротися. Результат — швидка стагнація і втрата компанії.

Як цьому запобігти?

1. Формулюй «чому». Запиши, для чого існує твій бізнес (крім грошей). Це орієнтир для тебе і команди.
   
   
2. Став «ігрові цілі». Бізнес — це гра з рівнями. Став кроки на 3–6 місяців: новий ринок, нова продуктова лінія, підвищення маржі.
   
   
3. Будь присутнім у процесі. Не тільки знімай прибуток, а й розвивай продукт, команду, сервіс.
   
   
4. Вимірюй енергію бізнесу. Проводь регулярні зустрічі з командою, слухай клієнтів, дивись на якість рішень.
   

«Захоплення бізнесом» vs «Кнопка бабло»

Підприємець задає енергію. Якщо він любить свій бізнес — компанія росте. Якщо він бачить у ньому лише гроші — бізнес гине. — Валерій Чалий, підприємець

Інсайт 7. Швидке зростання може знищити бізнес

Швидке зростання — це мрія кожного підприємця. Але насправді воно може стати найбільшою загрозою. Коли цифри летять вгору, здається, що все під контролем. Проте різкий ріст часто приховує слабкі місця, які вибухають уже через рік.

Ми взяли акаунт, який приносив $17 500, і за 6 місяців зробили $65 000. І тоді здалося, що ми можемо все. А ще через півтора року ми втратили і бізнес, і гроші — понад $1,3 млн. — Валерій Чалий, підприємець

У чому проблема?

• Ейфорія росту. Власник відчуває «ефект всемогутності» й починає ризикувати без аналізу.
  
• Фінансова пастка. Що більше продажів — то більше запасів, витрат і зобов’язань. Якщо немає резерву — зростання пожирає бізнес.
  
• Втрата фокусу. Підприємець запускає нові напрями, замість того щоб стабілізувати головний.
  
• Команда не витримує темпу. Масштабування перевантажує людей і систему управління.
  

Чому це небезпечно?

Зростання без контролю = це не успіх, а прискорений шлях до банкрутства. Коли компанія росте надто швидко:

• збільшується кредиторка та навантаження на кеш-флоу;
  
• власник починає рахувати «паперовий прибуток», а не реальні гроші;
  
• будь-яка криза (повернення товару, збої постачання, падіння продажів) стає фатальною.
  

Як запобігти краху при зростанні

1. Рахуй, а не відчувай. Замість «ми ростемо» міряй реальний кеш-флоу, ліквідність і зобов’язання.
   
   
2. Формуй резерв. Мінімум 2–3 місяці фіксованих витрат мають лежати недоторканними.
   
   
3. Тримай фокус. Не відкривай нові напрямки, поки не відпрацював і не закріпив попередній.
   
   
4. Контролюй маржу. Високий оборот із низькою маржинальністю = ілюзія росту.
   
   
5. Регулярно перевіряй фінансове здоров’я. Cash Flow, Balance, P&L мають показувати однакову картину.
   

Таблиця: «Здорове зростання» vs «Небезпечне зростання»

Ми повірили, що ми безсмертні. І саме ця думка нас зруйнувала. — Валерій Чалий, підприємець

5 кроків-антидотів проти небезпечного зростання

1. Щотижня дивись не на оборот, а на кеш-флоу.
   
   
2. Розділяй гроші на рахунку: що твоє, а що зобов’язання.
   
   
3. Відкладай мінімум 10–15% доходу в резерв.
   
   
4. Перш ніж інвестувати в новий напрям, перевір його на P&L.
   
   
5. Регулярно став собі питання: «Що буде, якщо завтра продажі впадуть удвічі?»

Фінансова прозорість — головна суперсила підприємця

Історія Валерія Чалого — не про втрату $1,3 млн. Це про те, що навіть досвідчений підприємець може помилятися, якщо не бачить справжньої фінансової картини. І головне — ці помилки можна виправити, якщо зробити правильні висновки.

‍

Що показує цей кейс?

• Бізнес — це не лише про гроші. Коли власник втрачає любов до справи і бачить у ній лише «кнопку бабло», команда і бізнес починають сипатися.
  
  
• Швидке зростання небезпечніше за стагнацію. Якщо немає системи фінансового контролю, навіть вибуховий ріст може призвести до катастрофи.
  
  
• Cash is king. Тільки гроші на рахунку можна вважати реальними. Усе інше — ілюзія.
  
  
• Резерв робить бізнес антикрихким. Подушка у 2–3 місячних витрат може врятувати компанію у кризу.
  
  
• Фінансова грамотність — мастхев. Розуміння різниці між націнкою і маржею, вміння рахувати ціну грошей і оцінювати кредити визначає, виживе бізнес чи ні.
  

Управлінський облік — це не бюрократія. Це навігатор, який дає підприємцю бачити шлях, а не рухатися наосліп. Він дозволяє бачити, які гроші справді твої, скільки потрібно зарезервувати, де «тече» кеш, які проекти працюють у плюс, а які лише створюють ілюзію прибутковості.

Фінанси — це прозріння. Це можливість вести бізнес з відкритими очима. Без цього ти просто їдеш у темряві й сподіваєшся, що не вріжешся. — Валерій Чалий, підприємець

Якщо підприємець робить фінанси центром своєї уваги, він отримує три ключові переваги:

‍

1. Стійкість — бізнес не ламається від першої кризи чи касового розриву.
   
   
2. Швидкість — рішення приймаються на основі цифр, а не інтуїції.
   
   
3. Контроль — з’являється розуміння, куди йде кожна гривня, і як це впливає на прибуток.
   ‍
   

Тому головний урок простий: не можна віддавати контроль над грошима на волю випадку. Бізнес можна відбудувати ще раз, але втрачений час, нерви й репутацію не повернеш.

‍

Дивись повний випуск подкасту “Знати б це раніше” з Валерієм Чалим:

‍

‍

Фінансовий облік — це про майбутнє твого бізнесу, твою свободу як підприємця і твою впевненість у завтрашньому дні.

Отримай Finmap
безкоштовно!

Спробуй 7 днів фінансового порядку

Не потрібно прив'язувати карту

Поширені питання

1. Якщо мій бізнес росте, чому грошей на рахунку стає менше?

Тому що зростання потребує інвестицій: у склад, виробництво, маркетинг, команду. Продажі збільшуються, але кошти «застрягають» у запасах чи дебіторці. Якщо не враховувати це заздалегідь, легко отримати касовий розрив.

‍

2. Скільки резервного капіталу потрібно мати підприємцю?

Мінімум — запас у розмірі 2–3 місячних постійних витрат бізнесу. Якщо твоя точка беззбитковості становить $30 000, резерв має бути не менше $60–90 000. Це робить бізнес антикрихким і дозволяє пережити кризу.

‍

3. Чому важливо відрізняти націнку і маржу?

Бо саме маржа показує реальний прибуток. Націнка — це просто збільшення ціни над собівартістю. Наприклад, товар коштує $10, продається за $30. Націнка = 200%. Але після витрат може залишитися лише $5 — тобто маржа всього 16,6%. Без правильного розрахунку легко працювати «в нуль» або в мінус.

‍

4. Які звіти обов’язково потрібні бізнесу?

Три базові звіти:

• Cashflow (рух грошей) — показує, куди рухаються кошти.
  
• Баланс — показує, що є у бізнесу на певний момент.
  
• P&L (прибутки і збитки) — показує, наскільки компанія прибуткова.

Разом вони дають 360° картину і дозволяють приймати рішення, спираючись на факти.

IT-компанія — це не тільки код, клієнти й продукти. Це ще й багаторівнева фінансова система: платежі в доларах, витрати в злотих, зарплати в євро. Фрилансери з усього світу, підписки, сервери, сервіси, маркетинг. А ще — податки, кешфлоу, зарплатний фонд, управлінська звітність.

‍

Компанія росте — і проблеми ростуть разом із нею:

 • клієнти платять у доларах, команда отримує в крипті;
• один проєкт приносить прибуток, інший — тягне вниз;
• на рахунку гроші є, а завтра — касовий розрив. І ніхто не розуміє, чому.

‍Фінансовий облік — це твій єдиний інструмент контролю, впевненості й зростання.

‍

Тільки він відповідає на головні питання:

• куди зникають гроші;
• який напрям тягне бізнес вниз;
• коли можна масштабуватися — а коли краще притримати кеш.

Розглянемо реальні болі IT-компаній, які зливають бюджети, і рішення, що дозволяють перетворити фінансовий хаос на зростання.

‍

Проєктний облік — основа фінансового контролю в IT

‍Ми працюємо над десятком проєктів одночасно. Одні клієнтські, інші — внутрішні. Десь задіяні ті самі розробники, але з різною ставкою. Витрати фіксуються вручну або взагалі не фіксуються. У результаті — неможливо зрозуміти, що приносить прибуток, а що — з’їдає командний час і гроші.

Знайомо? У IT це не виняток, а типова ситуація. Для IT-компаній проєктний облік має бути не просто зручністю, а основою фінансової грамотності. 

‍

IT-бізнес часто працює з кількома напрямами: веброзробка, мобільні додатки, дизайн, підтримка, власні продукти. І кожен з них — це окремий проєкт або навіть десятки дрібних підпроєктів. 

‍

Коли фінансовий облік ведеться загалом по компанії, а не по кожному проєкту — ти просто не бачиш, що з них насправді приносить прибуток, а що завдає збитків.

‍

Без чіткої аналітики по проєктах ти:

• не бачиш, який напрям генерує 80% прибутку,
• не можеш відстежити, куди саме йдуть кошти на фрилансерів, підрядників чи рекламу,
• не бачиш, які проєкти збиткові і тільки відбирають ресурс.

А головне — ухвалюєш рішення без об'єктивної фінансової картини.

‍

Проєктний облік підвищує видимість витрат, контроль над бюджетом і аналіз прибутковості для кожного проєкту або підпроєкту. 

‍

Це ключ для своєчасної корекції фінансових рішень.

‍

Дослідження McKinsey підкреслюють ціну відсутності чіткого проєктного контролю:

‍Лише 0,5 % IT-проєктів завершуються одночасно в рамках бюджету, встановлених строків і з очікуваною фінансовою віддачею.

В цьому ж звіті наведено конкретні цифри, які говорять про наслідки відсутності керованості фінансам:

• 59% IT-проєктів перевищують бюджет;
• 53% — не вкладаються у строки;
• 56% — приносять менше очікуваного прибутку.

У середньому, якщо проєкт виходить за межі хоча б одного з цих параметрів, витрати зростають на 75 %, а прибуток — зменшується на 39 %.

‍

Чи маєш ти змогу оперативно виявити такі проєкти у своєму бізнесі? І чи впевнений, що зможеш перекрити втрати шляхом резервів або прибутковіших напрямів? 

‍

Саме тому проєктний облік має бути не в голові фінменеджера чи в таблиці, а в системі, яка дозволяє бачити, аналізувати і прогнозувати в одному місці.

Проєктний облік — рішення від Finmap

У Finmap проєкти — це окрема аналітика по доходах, витратах, прибутку та руху грошей. Ти можеш:

‍

1. Створити будь-яку кількість проєктів і підпроєктів (наприклад: “Розробка CRM” → “Фронт”, “Бек”, “UI/UX”).
   
   
2. Бачити в реальному часі, скільки кожен проєкт заробляє, які витрати має, і яка фактична та планова рентабельність.
   
   
3. Порівнювати ефективність напрямів і відсіювати збиткові ініціативи.
   
   
4. Прогнозувати результат: достатньо додати можливі майбутні витрати — і ти одразу бачиш, як це вплине на прибуток проєкту.
   
   
5. Делегувати ведення і контроль окремого проєкту відповідальному менеджерові, надавши доступ лише до цього проєкту — без можливості бачити інші дані компанії.

‍

‍

Це означає — ти бачиш не просто цифри, а реальну фінансову картину по кожному проєкту. І можеш ухвалювати рішення не інтуїтивно, а з опорою на факти.

Прибуток в одній валюті, збитки — в іншій: чому мультивалютний облік критичний

Дохід у доларах, витрати в євро, зарплати в USDT, а резерви зберігаються у криптовалюті чи у фунтах. Це не гіпотеза, а щоденна реальність більшості IT-компаній, які працюють з клієнтами й командами по всьому світу.

‍

У результаті — кілька паралельних фінансових реальностей:

• у гривневому звіті все добре, а в доларовому — втрати;
• прибутковий контракт насправді “з’їдається” коливанням курсу;
• плани руйнуються через один нерозрахований переказ або затримку.

‍

Без мультивалютного обліку компанія не бачить, як насправді виглядає фінансова ситуація. 

‍

Особливо це критично для бізнесів, які:
‍

1. Працюють з клієнтами в різних країнах (оплати в USD, EUR, PLN, GBP).
   
   
2. Платять зарплати командам і підрядникам у локальних валютах.
   
   
3. Мають рахунки в кількох країнах або користуються валютними картами/гаманцями.

‍

Коли немає мультивалютного обліку — прибуток стає умовним, а прогнози втрачають сенс:

• Прибутковість може бути ілюзією — все залежить від того, в якій валюті ти її рахуєш.
• Курсові коливання можуть “з’їсти” маржу, яку вважали стабільною.
• Складно планувати кешфлоу, коли кожна операція потребує перерахунку та перевірки по курсу НБУ чи міжбанківському.
  

Практичні рішення для мультивалютного обліку в IT-компанії

Мультивалютність без помилок: як це реалізовано у Finmap

Якщо ти ведеш мультивалютність у таблицях — це постійна ручна робота, ризик помилок і спотворення аналітики. Радимо обирати систему, яка автоматично підтягує курси, зводить операції й самостійно формує актуальні фінансові звіти.

‍

Наприклад, у Finmap мультивалютність — це не окрема функція, а логіка всієї системи. 

‍

‍

Ти можеш:

• Вести облік у будь-якій валюті — як по рахунках, так і по проєктах, операціях і звітах.
• Встановити основну валюту для перегляду всієї фінансової картини: наприклад, дивитись усе в USD, навіть якщо частина витрат у EUR або PLN.
• Вказувати курс вручну, підтягувати його автоматично з НБУ або використовувати фактичний курс за транзакцією.
• Бачити курсову різницю в операціях — і вираховувати її вплив на прибуток або резерви.
• Вести рахунки не лише у фіатних валютах, а й у криптовалютах — наприклад, зберігати резерви в USDT, BTC або ETH і відображати ці залишки у загальній фінансовій картині.

‍

Коли твій бізнес працює у кількох країнах і валютах — точність у фінансах стає критичною. І саме коректний мультивалютний облік дає змогу аналізувати рух коштів повноцінно.

Отримай Finmap
безкоштовно!

Спробуй 7 днів фінансового порядку

Не потрібно прив'язувати карту

Приховані витрати — тест на фінансову зрілість твоєї компанії

В ІТ-бізнесі команда — це основна стаття витрат. Але водночас вона одна з найменш прозорих.

‍

Core-команда, фрилансери, агентства, саппорт, а ще технічні консультанти, дизайнери чи менеджери, які залучаються тимчасово. Вони можуть працювати над різними проєктами, але в обліку — це просто “Витрати на зарплату”.

‍

У результаті: проєкт виглядає прибутковим, поки ти не враховуєш, що команда витратила на нього 120 годин, які оплачені трьома різними контрагентами у трьох валютах.

‍

А ще є витрати, які взагалі “випадають із поля зору”:

• підписки на сервіси, які ніхто вже не використовує (але кошти списуються щомісячно);
• одноразові премії, мерч, подарунки, неформальні витрати на команду;
• корпоративи, святкування, спонтанні відрядження, кавомашини, сертифікати тощо.

Видання WIRED стверджує:

‍Близько 50% ліцензій на програмне забезпечення в IT-компаніях залишаються невикористаними, а ще 8% використовуються рідше ніж раз на місяць. Це створює приховані витрати й знижує загальну рентабельність.

‍Уяви, а скільки ще неврахованих дрібниць крадуть твій прибуток. 

‍

‍

Щоб не втрачати прибуток на дрібницях, варто перевірити основні зони ризику. 

‍

Скористайся чеклістом із контрольними питаннями, які допоможуть побачити те, що зазвичай залишається в тіні.

‍

Чекліст: Як виявити приховані витрати в ІТ-компанії

Якщо після проходження чекліста ти побачив потенційні “точки витоку” — не ігноруй їх.

‍

Вирішення більшості з цих проблем починається з якісного фінансового обліку.‍

Як навести порядок у фінансах разом з Finmap

Finmap створений саме для таких ситуацій — коли витрати розпорошені, частина неочевидні, а фінансові рішення приймаються інтуїтивно. 

‍

Замість хаосу в Excel або банківських додатках ти отримуєш єдину систему, яка збирає всі дані: операції, підрядників, підписки, компенсації, штрафи, кешфлоу, бюджети, аналітику.

‍

Як впорядкувати фінанси компанії за 7 кроків:

 Що отримує IT-компанія, якщо виконує ці рекомендації:

• Чітке розуміння поточного фінансового стану — скільки грошей є прямо зараз, у якій валюті, на яких рахунках.
• Контроль над усіма витратами — навіть тими, що раніше “випадали” (підписки, кеш, сервіси без інтеграцій, бонуси тощо).
• Прозорість по проєктах і клієнтах — видно, які напрями прибуткові, а які лише зʼїдають ресурси.
• Автоматизація рутинних процесів — менше ручного введення, більше часу на аналіз.
• Залучення команди до фінансового обліку — витрати фіксуються швидко і вчасно, а не “згадуються в кінці місяця”.
• Можливість швидко реагувати на фінансові ризики — завдяки звітам і аналітиці компанія бачить тренди до того, як станеться касовий розрив.
• Підготовленість до масштабування — фіноблік адаптується під ріст команди, кількість проєктів і валютну складність.

Спробуй і ти пройтись по цих кроках — і побачиш, як швидко знаходяться “точки витоку” навіть у добре організованому бізнесі. 

Кейс клієнта Finmap: SITNIKS CRM

SITNIKS CRM — українська SaaS-компанія, яка створює CRM-рішення для інтернет-магазинів та маркетплейсів.

‍

Команда швидко зростала, виходила на нові ринки та формувала продуктову лінійку. Але масштабування вимагало ресурсів — і без зовнішніх інвестицій воно стало неможливим.

‍

‍

SITNIKS CRM без труднощів могли сформувати чітке бачення розвитку, стратегічні цілі та продуктову дорожню карту. 

‍

Але питання фінансового обліку залишалося відкритим: Excel-таблиці не давали цілісної картини, а вручну зібраний P&L не відповідав вимогам інвесторів. Саме тому фінансовий порядок та стратегія стали критичним елементом підготовки до залучення коштів. 

‍

Дослідження показують, що:

‍75% інвесторів не розглядають бізнес-плани без чіткого фінансового прогнозу. Компанії з грамотним обліком і стратегією у фінансовому полі отримують значну перевагу при розгляді заявки на інвестиції.
— Дані порталу Investopedia  

Як від Excel і хаотичних таблиць SITNIKS перейшли до прозорої фінансової системи, що допомогла залучити інвестиції читай у повному кейсі.

Результати впровадження Finmap: 

Після впровадження Finmap команда SITNIKS CRM вперше побачила фінансову картину бізнесу в розрізі продуктів, команд і періодів. 

‍

На основі цих даних компанія сформувала фінансову модель, яка лягла в основу презентації для інвесторів. 

‍

Вперше з’явилися чіткі відповіді на ключові запитання: яка реальна прибутковість, скільки коштів потрібно на розвиток, скільки часу бізнес може працювати без додаткових вливань. 

‍

І саме ця підготовка допомогла залучити перші інвестиції.

Виживання чи масштабування — вирішує фіноблік

Чим швидше зростає твій IT-бізнес — тим дорожчими стають помилки у фінансах. Пропущена підписка, збитковий проєкт, касовий розрив, що виник “раптом” — усе це питання не везіння, а обліку.

‍

Finmap допомагає навести порядок у грошах, вибудувати системний фінансовий менеджмент і ухвалювати рішення на основі цифр. Так працюють ті, хто планує не виживати, а масштабуватись.

‍

Хочеш побачити, як це виглядатиме для твоєї компанії?

‍

Спробуй Finmap у дії — і побачиш фінанси свого IT-бізнесу по-новому.

‍

Жодної плутанини, тільки цифри, порядок та фінансова основа для дій.

Поширені питання

1. Як зрозуміти, який проєкт прибутковий, а який — тягне бізнес вниз?
Впровадити проєктний облік: розподіляти витрати (зарплати, фриланс, маркетинг) за кожним проєктом або клієнтом. Аналізувати прибуток по кожному напрямку, а не лише загальну виручку. Це дає змогу зосередитись на ефективних проєктах і скорочувати збиткові.

‍

2. Як контролювати кешфлоу, коли доходи та витрати в різних валютах?
Потрібна централізована система з фіксацією всіх операцій у валюті транзакції та в консолідованій валюті компанії (наприклад, USD або EUR). Курс обміну має бути зафіксований на момент операції — це дозволяє реально оцінити прибутковість.

‍

3. Як контролювати фінансові результати проєктів і вплив змін на їх рентабельність?
Варто фіксувати не лише фактичні, а й заплановані доходи й витрати для кожного проєкту. Це дає змогу формувати бюджет, бачити відхилення й моделювати сценарії: як вплине зростання витрат або затримка оплати. Такий підхід дозволяє ухвалювати рішення ще до того, як з’явиться збиток.

‍

4. Як визначити, де бізнес втрачає гроші непомітно?
Провести аудит прихованих витрат: автосписання зі старих підписок, неузгоджені витрати команди, забуті фрілансери, штрафи, знижки, заміна працівників. Навіть поодинокі випадки в сумі можуть зʼїдати прибуток. Регулярна звірка витрат — це простий спосіб повернути гроші назад у бізнес.

‍

5. Як побудувати управлінську звітність, якщо немає фінансового директора?

Почати з базових звітів: P&L (прибутки й витрати), Cash Flow (рух грошей), баланс по рахунках. Регулярно оновлювати їх — щотижня або щомісяця. Навіть простий Excel або автоматизований шаблон допоможуть ухвалювати обґрунтовані рішення, а не покладатися на інтуїцію.

Гроші зникають непомітно: у дедлайнах, правках і проєктах "для портфоліо". І поки немає фінансової системи, складно навіть зрозуміти — де саме.

‍

Цей кейс — про архітектурне бюро, яке відмовилося працювати наосліп, впровадило фіноблік і за рік отримало +173% до виручки та +286% до чистої маржі. І вже понад 6 років Finmap допомагає команді ухвалювати вагомі рішення.

‍

Не міф і не везіння — а системна робота з фінансами.

‍

Час перевірити: твої проєкти працюють на прибуток чи просто ефектно виглядають?

Bogdanova Bureau — студія архітектури, дизайну та творчих рішень

Bogdanova Bureau — це студія, яка створює не просто архітектурні рішення, а цілісні простори навколо життя клієнта. У фокусі — приватні та комерційні об’єкти, дизайн інтер’єру, предметний дизайн і арт-дирекшн.

‍

Команда супроводжує клієнта на кожному етапі — від ідеї до реалізації, з упевненістю та увагою до деталей. Для засновниці бюро, Ольги Богданової, важливо, щоб створення простору було не стресом, а захопливою пригодою.

‍

Як фінанси стали частиною архітектурного процесу

У 2018 році, відділившись від великого архітектурного бюро, й почавши власну справу з невеликою командою, Ольга вирішила взяти контроль над процесами у свої руки. 

‍

‍

Запустивши Bogdanova Bureau, вона одразу вирішила: фінанси мають працювати так само чітко, як і креслення.

Ще в попередній компанії для фінобліку використовували Finmap — але тоді цим займався окремий фінансист. Цей досвід показав Ользі, що сервіс справді працює — тож вибір був очевидний.

‍

Вона скористалась тестовим періодом, розібралась у процесах, а згодом вирішила скористатись послугами фінансиста Finmap. Ольга розуміла, щоб облік працював не лише формально, а як стратегічний інструмент, потрібен досвід і професійний погляд зі сторони.

‍

З власного досвіду Ольга знала:

• Без фінансового обліку навіть найцікавіші проєкти можуть «з’їдати» прибуток.
• Творча свобода — це насправді про фінансову впевненість.
• Ухвалювати рішення наосліп — це не стратегія.

‍На коротких проєктах легко розкласти фінанси. На довгограючих проєктах це все складніше: вести облік годин, постійно звіряти баланси, каси, постійно вносити дрібні витрати. — Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Коли просто обліку вже недостатньо

Ольга мала значний досвід у бізнесі — хаотичний етап «усі кошти, що зайшли — наш прибуток» залишився далеко позаду. ‍

Багато хто не любить фінанси, але це основа. Дуже важливо стежити за їх станом. Якщо ти не полюбиш фінанси, то фінанси не полюблять тебе. — Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Підприємиця чітко розуміла: якщо хочеш масштабуватись, треба мати порядок у фінансах. І не просто ввести облік — а працювати з цифрами, як з інструментом для прийняття рішень.

‍

Перед Ольгою стояли конкретні задачі:

‍

1. ‍Порахувати собівартість проєктів. «Іноді здається, що проєкт реалізується чудово — особливо якщо з клієнтом склалися гарні стосунки. Але потім дивишся на цифри — і стає сумно», — каже Ольга. Їй було необхідно бачити, де бізнес недоотримує прибуток і чому, щоб реагувати вчасно.
   ‍
2. Виявити надмірні витрати, повторювані платежі, зони для оптимізації — усе це мало допомогти перерозподілити ресурси й витрачати розумніше.
   ‍
3. Не просто фіксувати рух коштів, а:
   – глибоко зануритись у можливості Finmap;
   – налаштувати систему під свою специфіку;
   – тестувати гіпотези й бачити результат у цифрах;
   – мати експертного радника з фінансових питань.

Новий рівень: навіщо бізнесу свій фінансовий експерт

Ольга почала самостійно користуватись сервісом: завантажила дані, налаштувала інтеграції, вивчила аналітику. Але коли побачила, які інсайти дає Finmap, — з’явились нові питання. Була потреба заглибитись.

‍

Саме в цей момент і виникла ідея залучити фінансового експерта Finmap.

‍

Це не було “формальним апгрейдом” — це був логічний крок, який повністю відповідав темпу розвитку бюро.‍

З початком співпраці з експертом, почалася і основна точка зростання та дружба з фінансами. Бо сам Finmap — добре. А коли є людина, яка допоможе розібратися та все систематизувати, це допомагає заощаджувати. — Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau‍

Вже зі старту співпраці Ольга мала змогу:

• делегувати рутинні задачі (внесення даних, звірки, категоризацію);
• зосередитись на стратегічному — аналізі, ідеях, рішеннях;
• отримувати відповіді на всі свої “а якщо я зроблю ось так — як це врахувати?”;
• обговорювати гіпотези з фахівцем, який бачить фінанси різних бізнесів і приносить нові ідеї та підходи.

Які фінансові рішення працюють у Bogdanova Bureau

Досить швидко фіноблік у Bogdanova Bureau перестав бути просто інструментом контролю — він став частиною стратегічного управління. 

‍

Кожне нове рішення — відповідь на запит бізнесу. Кожен результат — чітко виміряний цифрами.

1. Погодинна модель: замість інтуїції — чітка математика

Для справедливої оцінки вартості замовлення та чіткої оплати за виконану роботу, було прийнято рішення спробувати розкласти проєкти на завдання та години.

‍

Такий підхід допомагає швидко реагувати, коли клієнт хоче внести додаткові правки: вже є чітке розуміння, скільки часу це займе і скільки має коштувати.

2. Кожен клієнт — окремий проєкт у Finmap

Для проєктного бізнесу це must-have: у Finmap кожен клієнт заведений як окремий проєкт.

‍

Усі надходження й витрати фіксуються окремо, а аналітика показує повну картину прибутковості, рентабельності та фінрезультату.

‍

3. Система фондів: фінансова гнучкість і стабільність

Під час переходу на віддалену роботу бюро тимчасово перестало витрачати кошти на офіс. Щоб ці гроші не «розчинилися» у поточних витратах, у компанії вирішили спрямовувати їх у внутрішній фонд.

‍

Так з’явився перший фінансовий резерв — і згодом до нього додалися інші цільові фонди:

• ‍Фонд оренди — дозволив без стресу орендувати ідеальний офіс, коли команда повернулась до роботи офлайн.‍
• ‍Фонд факапів — 2% з кожного надходження автоматично відкладаються на випадки помилок або форс-мажорів.‍
• Фонд розвитку — інвестиції в навчання, професійні поїздки й нові можливості.‍
• Фонд маркетингу — для системного старту роботи з просуванням та залученням нових клієнтів.

Завдяки такому рішенню, команда не залежить від обставин — вона сама створює резерви, контролює розподіл коштів і ухвалює рішення з позиції стабільності, а не стресу.

4. Аналітика й експерименти: рішення — не навмання

У Bogdanova Bureau нові ідеї не впроваджуються навмання — кожна тестується як окремий фінансовий експеримент. Це дозволяє оцінити не лише креативну цінність рішення, а і його економічну доцільність.

‍

5. Фіксуємо навіть найдрібніші витрати

Регулярні витрати на сервіси, підписки та програми часто залишаються “невидимими” для бізнесу. Окремо вони здаються незначними, але в річному розрізі формують відчутну суму.‍

300 грн на місяць за рік перетворюються на 3600 грн. І так відбувається не лише з одним інструментом. У Finmap це круто відстежується, ти розумієш, на що потрібен бюджет. — Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Finmap дозволяє планувати бюджет точніше й уникати непомітної втрати коштів.

Як фінанси стали джерелом сили, а не стресу

Завдяки Finmap команда Bogdanova Bureau почала керувати грошима стратегічно: рахувати, планувати, прогнозувати.

• Системний фінансовий облік. Фінанси в Bogdanova Bureau — це вже не окрема функція, а частина бізнес-мислення. Усі грошові потоки, доходи, витрати, проєкти — структуровані та під контролем.

Для мене Finmap — це не про прогнози, це про аналіз. Коли ти бачиш перед очима результати, коли бачиш, що десь не треба витрачати більше, а десь ми втрачаємо. — Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

• Фінмодель і аналітика. Ольга будує фінансові моделі, аналізує прибутковість і приймає рішення не на відчуттях, а на даних.‍
• Фінансові фонди — резерв, розвиток, маркетинг. Завдяки системі фондів у Bogdanova Bureau зʼявилась фінансова впевненість: гроші не просто лежать, а працюють на конкретні цілі.
• Чітка економіка кожного проєкту. Собівартість розрахована, ціни обґрунтовані, прибутковість — вимірюється. Більше жодних ситуацій, коли збитки по одному проєкту покриваються доходами з іншого.

‍Раніше ми часто працювали за рахунок кредиту інших проєктів, затягуючи проєкти в мінус. Грамотний фінансовий облік допомагає все це бачити, заощадити та отримати дохід там, де ми навіть не очікували. — Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

• Прибуток і дивіденди — без шкоди для бізнесу. Ольга чітко знає, коли і скільки можна вивести з компанії, не створюючи касових розривів і не підриваючи операційні процес.
  
• Особистий розвиток засновниці. Завдяки підтримці фінансового менеджера й постійному навчанню, Ольга значно виросла у фінансовій компетентності — і тепер ухвалює рішення з експертної позиції.
  

За цей час я серйозно виросла в плані фінансового управління, тому що фінансист допомогла мені все налаштувати правильно і якось більше систематизувати. — Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Замов безкоштовну консультацію!

Фінансовий директор на аутсорсі допоможе налаштувати ефективний фінансовий облік та приймати виважені управлінські рішенн

Фінансова стійкість і вихід на міжнародний ринок із Finmap

Фінансовий облік — це не про таблиці. Це про рішучість та системність. І про впевненість, навіть коли все довкола змінюється.

Системність, що принесла +173% доходу

Після впровадження Finmap та фінансової системи, яка охопила кожен проєкт, кожну витрату й кожен прогноз, компанія Bogdanova Bureau отримала вражаючі результати.

‍

Команда проаналізувала прибутковість різних напрямів, відмовилась від низькомаржинальних проєктів і зробила фокус на тих, що справді приносять дохід.

‍

Це дозволило не лише збільшити обсяг виручки на 173%, а й втричі підняти чисту рентабельність.‍

Тепер ми можемо бачити рентабельність ще до старту проєкту. І приймати рішення на випередження — не з інтуїції, а з розрахунку. — Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Подушка безпеки, що витримала найбільшу кризу

Початок повномасштабної війни поставив на паузу всю економіку. Але завдяки створеним раніше резервним фондам і гнучкому фінобліку, компанія змогла адаптуватись:

• оптимізували витрати;
• скоригували команду;
• перерозподілили бюджети;
• зберегли проєкти в роботі.

Компанія залишилась на плаву не завдяки випадку — а завдяки системі. Фінансова подушка дала час і простір для зважених рішень у найскладніший період.

Впевнений вихід на міжнародний ринок

Криза стала не лише викликом, а й поштовхом. Спираючись на аналітику, прогнози й розуміння своїх сильних сторін, Bogdanova Bureau вийшли на міжнародну арену.

‍

Сьогодні в активі — успішно реалізовані проєкти за межами України, стабільна робота з іноземними клієнтами й поступове зміцнення позицій у новому конкурентному середовищі.‍

Наш фокус зараз - це менше проєктів, але більших, складніших і рентабельніших. Із фінансовим контролем, що не підводить навіть у кризу. — Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Про фінанси без прикрас: як мислить підприємець, який керує грошима впевнено. Дивись відео, та дізнайся більше деталей: думки Ольги про облік, її досвід і чому Finmap став невідʼємним інструментом в бізнесі.

А також дивіться відео з Ольгою від 17.02.2022 про перші враження від використання Finmap та досягнення в сфері фінансового обліку:

Зміни починаються з рішень

Ольга пройшла шлях від хаосу до чіткої системи — і зробила це не завдяки великому штату фінансистів, а завдяки правильному інструменту, підтримці експерта й усвідомленню цінності фінансового обліку.

‍

Finmap став не просто сервісом обліку, а фінансовим партнером у зростанні.

Ти також можеш:

• систематизувати облік,
• побачити реальні точки прибутку й витоку,
• перестати ухвалювати рішення на інтуїції.

А головне — не залишатись із цим наодинці.

‍

Хочеш так само навести порядок у фінансах свого бізнесу? Залиш заявку — і наш експерт покаже, як це зробити саме під твої процеси.

Фінанси не пробачають припущень. Якщо ти ведеш облік за принципом «запишу пізніше в блокнот» або «просто запам’ятаю», будь готовий до фінансового хаосу.

‍

Один рахунок, кілька напрямків і клієнтів — і раптом ти вже не розумієш, що приносить прибуток, а що лише витрачає ресурси.

‍

Як вчасно зрозуміти, що один напрямок з’їдає весь прибуток? Без чіткої системи обліку ти ризикуєш не помітити, як гроші просто тануть, а бізнес рухається до фінансового краху. Давай розберемось, як вчасно побачити проблему і взяти фінанси під контроль, щоб не втратити все.

Багато напрямів — одна відповідь: рахуй рентабельність

Якщо у тебе кілька напрямів бізнесів — значить, ти вже не просто підприємець, а власник портфеля міні-бізнесів. І кожен з них має свою економіку. Питання лише в тому, чи ти її бачиш.

‍

Щоб зрозуміти, що дійсно працює, потрібно рахувати рентабельність кожного напряму окремо.

‍

Рентабельність — це не просто відсоток у звіті. Це індикатор ефективності, що показує наскільки продуктивно бізнес використовує свої ресурси для отримання прибутку. 

‍

Найважливішою зазвичай вважають рентабельність продажів, і чим вищий показник — тим краще підприємство контролює витрати:

‍

Рентабельність = (Прибуток / Дохід) × 100%

‍

Наприклад, якщо ти заробив 80 000 грн доходу з певного проєкту, а чистий прибуток з цього напрямку склав 20 000 грн, то рентабельність можна розрахувати за формулою:

‍

(20 000 / 80 000) × 100% = 25%

‍

Це означає, що кожна зароблена гривня приносить 0,25 грн чистого прибутку.

‍

‍

Якщо ти розумієш, що таке рентабельність і вмієш її “прочитати”, питання "де шукати гроші?" вирішується самостійно. Адже якщо один напрямок приносить лише 5% рентабельності, а інший — 28%, це чіткий сигнал, куди варто інвестувати більше часу та ресурсів, а що треба припинити, поки не стало пізно.

Коли бізнес є, а грошей нема — проблема не в ринку, а в обліку

Облік по центрах прибутку — це не забаганка, а інструмент виживання. Якщо не бачиш рентабельність окремо, значить, не керуєш бізнесом, а просто реагуєш на проблеми постфактум.

‍

З цим розумінням до Finmap звернувся власник будівельної компанії, що надає кілька типів послуг. 

‍

Компанія займається безпосередньо будівництвом, виконує ремонтні роботи та займається продажем будматеріалів. Кожен із цих напрямків має своїх клієнтів, договори та платежі.

‍

Однак про фінансовий порядок мова не йде. Власник скаржився, що в деякі з місяців його бригадири отримували більшу зарплатню, аніж він міг вивести дивідендів.  

Іноді ввечері я лягав в ліжко й пів ночі намагався скласти в голові повноцінну картину, зрозуміти, що я роблю не так. Можливо хтось би вже давно закрив все й повернувся до звичайних ремонтів. Але я не міг здатись просто так!  — Власник будівельної компанії

Щоб рухатися вперед, необхідно було оптимізувати процеси та чітко виділити ключові фінансові показники. Власник компанії визначив кілька обов’язкових моментів, які він хоче відстежувати:

‍

1. Прибуток та рентабельність кожного напрямку. Важливо мати змогу відкрити звіт, наприклад, по «Будівництву», і чітко розуміти доходи, витрати, маржу та рентабельність цього напрямку. Це дозволяє оцінити, чи варто взагалі продовжувати працювати в цій сфері.
   ‍
   
2. Результати по кожному клієнту та об’єкту. Важливо бачити, які замовлення не приносять прибутку і чи потрібно коригувати ціноутворення на послуги з будівництва та ремонту, щоб уникнути збиткових контрактів.
   ‍
   
3. Загальний результат по всій компанії. Мати можливість визначити, яку частину прибутку можна направити на дивіденди, а яку варто реінвестувати для розвитку бізнесу.
   ‍
   
4. Оптимізація процесу підзвітних коштів. Бригадири постійно працюють з грошима, і відстежити витрати, які відбуваються кілька разів на день, без належної системи — надзвичайно складно. Необхідно було впровадити механізм, що дозволяє легко контролювати ці витрати та забезпечувати прозорість.

‍

Через брак часу на розробку та створення складних Excel-таблиць, автоматизовані рішення від Finmap стали оптимальним вибором для ефективного управління фінансами.

Як Finmap допомагає структурувати фінанси та приймати стратегічні рішення

Досвід будівельної компанії доводить, що коли бізнес розвивається у кількох напрямках, фінансовий облік без системи легко може перетворитись на хаос. Нижче — короткий огляд ключових рішень, які трансформували управління фінансами всередині компанії.

Отримай Finmap
безкоштовно!

Спробуй 7 днів фінансового порядку

Не потрібно прив'язувати карту

Три напрями — три окремі фінансові реальності

В програмі для фінансового обліку Finmap є окремий функціонал для виокремлення напрямів бізнесу - Проєкти. Цією сутністю можна помічати не тільки типи діяльності, а й міста чи країни в яких працює бізнес, локації, точки, замовлення і т.д.

‍

Компанія розділила свою діяльність на три основні напрями:

• Будівництво
• Ремонтні роботи
• Продаж матеріалів

До кожної платіжки самостійно або через автоправила додали позначку проєкту. Через кілька тижнів система зібрала повну картину — прибуток та автоматично розрахована рентабельність по кожному з напрямів тепер відстежується в реальному часі.

‍

Як забезпечити повну аналітику по клієнтах?

Окрім проєктів в платіжки додаються теги - назви об’єктів та локацій на який працюють бригади. Це дозволяє за кілька секунд:

• відфільтрувати всі витрати і надходження по конкретному клієнту або об’єкту;
• побачити, скільки приніс кожен об’єкт;
• сформувати звіт з потрібним рівнем деталізації.

Приємним бонусом стало те, що всі надходження та списання по об’єкту можна також запланувати й бачити не тільки по факту, що зараз відбувається з кошторисом об'єкта, а й прогнозувати майбутній результат.

Звіт “Прибуток”: стратегічні рішення, а не інтуїція

Запровадивши фінансовий облік, звіт P&L став головним джерелом відповідей для власника:

• Який реальний прибуток отримує компанія? 
• Скільки дивідендів можна вивести зараз — без шкоди для майбутніх періодів?
• Який проєкт варто масштабувати?
• Де втрачаємо маржу, хоча здається, що “все ок”?

Також було створено індивідуальні звіти на основі збережених фільтрів. Це деталізувало фінансові результати кожного проєкту. Тепер власник має обґрунтовану інформацію щодо показників рентабельності кожного з них.

‍

Підзвітні кошти без хаосу: мобільні застосунки

Питання з підзвітними коштами вирішилось досить екологічним методом. Під кожного бригадира було створено власний рахунок. Жодного доступу до загального бюджету компанії — лише до власного підзвітного.

‍

Самі співробітники тепер не мають мороки із звітуванням, адже вони можуть в мобільному додатку відразу внести витрату, прикріпити чи сфотографувати чек і не турбуватись, що якась із покупок не врахована. 

 Результат:

• менше стресу у співробітників;
• повна фінансова картина у керівника;
• нуль втрат і плутанини.

Таке рішення не тільки поліпшило фінансовий облік, а й знизило напругу в компанії. Адже бригадири не витрачають час після роботи чи на вихідних, а відразу вносять дані, перебуваючи на об’єкті, що зручно як працівникам, так і керівництву.

‍

Цей кейс — не виняток, а приклад того, як правильна фінансова аналітика змінює управління бізнесом. Finmap не просто зібрав цифри в одному місці — він дав власнику чітке розуміння, що працює, а що тягне вниз.

‍

І поки інші покладаються на інтуїцію, ця компанія ухвалює рішення на основі фактів. Бо бізнес — це не гра в удачу. Це про контроль, структуру і впевненість у завтрашньому дні.

‍

Хочеш приймати обґрунтовані рішення, а не покладатись на удачу? Працюй з цифрами — працюй з Finmap.

Даремно вважати, що фінансовий облік - це інструмент тільки власника чи керівника компанії. Насправді він червоною ниткою пронизує всі відділи, об’єднуючи їх в єдину систему та забезпечуючи ефективну і скоординовану взаємодію.

‍

У цій статті ми з'ясуємо, чому для компаній важливо мати налагоджений фінансовий облік саме з погляду маркетингу та розробки маркетингових стратегій. Прикладом слугуватиме один із партнерів Finmap — українська digital-компанія «Marketing Office», що надає комплексні маркетингові послуги.

Фінансовий облік з першого дня: досвід «Marketing Office»

Компанія «Marketing Office» почала свою діяльність кілька років тому. Засновниця Аліна Кашапова відповідально підійшла не тільки до підбору команди, а й до фінансового обліку з перших днів існування агенції. Їй не раз доводилось співпрацювати з компаніями, які десятиріччями не впроваджували фінансовий облік, через що мали постійні проблеми в бізнесі та маркетингу безпосередньо. 

‍

Чому без фінансового обліку неможливо створити та реалізувати ефективну маркетингову стратегію?

Фінансовий облік допомагає приймати управлінські рішення, спираючись на реальну ситуацію в бізнесі. Без чіткого обліку доходів і витрат може здатися, що є можливість додатково вкладати гроші в маркетинг для залучення нових клієнтів. Але для стабільного та постійного зростання недостатньо разового вливання коштів в маркетинг. 

‍

Це має бути постійний, системний процес який коригується та актуалізується. До прикладу, комплексна розробка сайту та його просування може зайняти 3-4 місяці. Результати цього маркетингового ходу клієнт отримає в майбутньому, а кошти на реалізацію має витрачати протягом всього процесу. 

‍

«Marketing Office» наголошують:

Вкинути гроші й не зробити висновки — ведмежа послуга для власного бізнесу. Облік доходів, витрат і фінансових результатів тут корелює із маркетинговими процесами.

Де ж брати кошти для постійного реінвестування у маркетинг? 

‍

Не маючи чіткого розуміння стану компанії, дефіциту ресурсів не уникнути. 

‍

Тільки фінансовий облік дозволяє оцінити стан бізнесу й знайти відповідь на це питання. Аналітика фінансового обліку показує:

• Скільки коштів наразі вкладається в маркетинг.
• Яку частку займають маркетингові витрати в загальній структурі.
• Які витрати підлягають оптимізації та зменшенню.
• Чи приносять маркетингові кампанії бажаний результат.

Тож маркетинг неможливий без чіткої фінансової стратегії, оскільки саме фінанси визначають можливості для залучення клієнтів, розвитку бренду та реалізації стратегічних планів.

Отримай Finmap
безкоштовно!

Спробуй 7 днів фінансового порядку

Не потрібно прив'язувати карту

Звіт P&L: ключ до обґрунтованих маркетингових рішень

Для того, щоб уникнути інтуїтивних рішень та спиратися виключно на цифри і факти, «Marketing Office» в першу чергу звертаються до фінансових звітів клієнта, та безпосередньо до P&L. При його коректному веденні та заповненні, відділ маркетингу може сфокусуватись на роботі з такими питаннями:

‍

‍1. Ефективність заходів. Співвідношення маркетингових витрат та доходу компанії дозволить зрозуміти чи забезпечує маркетинг приріст нових клієнтів, чи збільшуються об'єми продаж і т.д.  

‍

‍

2. Робота з асортиментом. Інформація зі звіту може дати розуміння який товар чи послуга потребує додаткового просування, або ж заміни; який товар/послуга є зараз актуальним для клієнта та інше.

‍

‍

3. Маркетингова стратегія. Планування фінансової частини маркетингу дозволяє спрогнозувати майбутні доходи та уникнути збитків. Коригування маркетингової стратегії завжди відбувається на основі фінансових результатів.

‍

Звісно, окрім цих трьох питань, звіт P&L може надати інформацію про тенденцію та склад маркетингових витрат, тип клієнтів (новий чи постійний), вплив витрат відділу продажів та багато іншого.

Успішний контроль бізнесу через звітність Finmap

Компанія «Marketing Office» користується в сервісі Finmap не лише звітом P&L. Для обліку робочих проєктів та різних напрямків бізнесу компанія активно використовує також звіт Проєкти.

Щомісяця ми ведемо близько 10-12 проєктів для клієнтів. Чим більше проєктів — тим легше заплутатися, тож програма для обліку витрат дуже полегшує життя. — наголошують «Marketing Office»

Аліна Кашапова, як власниця бізнесу, постійно аналізує ключові фінансові показники для грамотного планування діяльності. Основні формуються автоматично в розділі Аналітика в Finmap, а поглиблені розраховуються окремо на основі даних зі звітів:

• Динаміка прибутку – чи збільшується загальний прибуток відповідно плану.
• Розрахунок KPI – які показники ефективності є реальними в поточному періоді.
• Рівень маржі – чи відповідає маржа запланованим цілям.
• Наявність вільних коштів – чи є фінанси для нових витрат та інвестицій.
• Аналіз майбутніх доходів і витрат – для уникнення касових розривів.

Маркетинг і фінанси повинні працювати в тандемі для досягнення результатів, а регулярний фінансовий облік дозволяє бізнесам розвиватися стабільно та без зайвих ризиків. 

‍

‍

Фінансове управління — це не просто бухгалтерія, а ключовий елемент успішного бізнесу. Використання сучасних інструментів, таких як Finmap, допомагає підприємцям залишатися на плаву, ефективно управляти фінансовими потоками та зростати.

‍

Налаштуйте фінансовий облік разом з Finmap та почніть будувати успішну бізнес-стратегію вже сьогодні!

Дивлячись на успішні компанії, які за 8-10 років стають ключовими гравцями на ринку і вже задають власні правила, важко повірити, що вони також починали з малого. Кожна з них пройшла свій індивідуальний складний шлях становлення. Та всіх їх поєднує одне — їм вдалось налагодити управлінський облік та подолати фінансові труднощі. 

З одного працівника до міжнародної компанії

«Бюро Продажів» Андрія Крупкіна — яскравий приклад компанії “яка змогла”. Наразі успішна міжнародна консалтингова компанія, ще в 2016 році починала свій шлях з одного працівника та трьох клієнтів. Досвід, знання та наполегливість Андрія дозволили масштабувати бізнес. Та прогалини в управлінському обліку не давали бізнесу повноцінно зростати.

‍

Великі чеки — це не завжди великий прибуток

Компанія зростала, з’являлись нові типи витрат, підзвітні особи, кошториси відділів, нові клієнти з новими запитами. Тонути в бюрократії, яка вже стояла на порозі компанії, не вихід. Потрібно було знайти легке та ефективне рішення, яке дозволило б систематизувати безлад із сум та цифр.

Зрозумів десь на третьому році ведення бізнесу - якщо я хочу заробляти більше, масштабувати компанію, підвищити зарплати людям, зрозуміти, скільки особисто я заробляю, мати фінансову гігієну, то мені необхідно розбиратись у фінансах.  — Андрій Крупкін, засновник «Бюро продажів»

Здавалось, рішення було очевидне - потрібно звести всі фінансові джерела в одну систему та впорядкувати їх.

‍

‍

Підключивши Finmap та завівши всі рахунки, можна було видихнути  — кошти на рахунках вселяли спокій та надію. З такими сумами фінансові кризи здавались примарними переживаннями, які відразу ж розвіюються, коли подивишся на весь капітал.

Та проблеми чомусь не зникали й все частіше касові розриви руйнували плани компанії. 

Нам здавалось, що через великі чеки в нас є купа грошей. Та як виявилось це ще не прибуток. — Андрій Крупкін, засновник «Бюро продажів»

Як за допомогою Finmap приборкати хаос та касові розриви?

Просто звести всі фінансові джерела в одну систему - це виявився лише перший крок на шляху до фінансового порядку. 

‍

Другим кроком було управління надходженнями та списаннями, які тепер були як на долоні. У Finmap процес руху грошей став прозорим й зрозумілим, а це своєю чергою дозволило :

• повністю відмовитись від саморобних табличок;
• позбутись хаосу й незрозумілостей, від цих табличок;
• уніфікувати та стандартизувати облік для всіх відділів;
• контролювати рух грошей в онлайн-часі.
  

Андрій Крупкін, засновник «Бюро продажів», ділиться думками: 

Якщо не використовуєте Finmap, то витрачаєте мільйон-мільярд годин, щоб підвести всі свої незручні таблички, в яких неможливо навіть автоматизувати ніякі процеси. Finmap вирішує всі ці моменти.

З кожним днем ситуація прояснювалась й компанія розуміла, що без ефективного планування, остаточно безлад не приборкати. На допомогу прийшов Платіжний календар Finmap, що відразу показував в які дні очікуються оплати від клієнтів та коли саме потрібно здійснити виплати. 

‍

‍

Завдяки автоматичному розрахунку в Календарі чітко видно, коли можлива нестача грошей для розрахунків з підрядниками чи співробітниками. 

‍

Тож після коригування термінів оплат та планових дат, касові розриви було викреслено зі списку фінансових труднощів.

Отримай Finmap
безкоштовно!

Спробуй 7 днів фінансового порядку

Не потрібно прив'язувати карту

Ключові інсайти «Бюро продажів»

Раціональне планування та звіт P&L нарешті дали відповідь на питання де ж той прибуток, який ховався поміж досить великої кількості операцій. Завдяки даті угоди та періоду угоди вдалось чітко виокремити реально зароблені гроші в розрізі не тільки року чи місяця, а й навіть тижня. 

‍

Приборкавши бурхливі фінансові потоки, компанія «Бюро продажів» за допомогою готових фінансових звітів, змогла виявити наступні моменти:

• джерела витрат, які потребують зменшення та оптимізації;
• найпопулярніші та найприбутковіші послуги;
• як оптимізувати дебіторську заборгованість;
• які напрями бізнесу розвиваються найшвидше;
• напрями бізнесу, які потребують оновлення та модернізації.

Як зараз співпрацюють Finmap та «Бюро продажів»

Наразі компанія повністю налагодила управлінський облік та за допомогою інструментів Finmap автоматизувала цей процес. Зараз всі ТОП-менеджери, операційний директор та засновник компанії володіють прозорою інформацією, доступ до якої можна отримати з будь-якого девайса.

‍

Андрій каже, що контроль фінансів на основі Finmap, дозволив більш правильно формувати стратегію продажів. 

Порівнюючи досвід ведення обліку на початку діяльності та зараз, я впевнений, що нам вдалось скоротити час роботи з фінансами в 50 разів! — Андрій Крупкін, засновник «Бюро продажів»

Хочеш глибше зануритись в історію трансформації «Бюро продажів»? Дивись подкаст «Знати б це раніше» з Андрієм Крупкіним — підприємцем, який побудував понад 170 відділів продажу та залучив для клієнтів понад $20 млн.

‍

У випуску:

• як фінансові помилки вбивають бізнеси;
• що таке фінансова подушка безпеки і як її створити;
• чому P&L, платіжний календар і фінансова гігієна — це must-have;
• як Finmap допоміг пережити кризи і вирости.

Отримай інсайти, які збережуть твій час та гроші.

А щоб переконатись на власному досвіді як облік змінює бізнес — зареєструйся у Finmap. Налагодь фінансовий облік, автоматизуй рутину і тримай контроль над фінансами щодня!

Відсутність контролю над фінансами та непередбачені витрати можуть стати справжньою ахіллесовою п'ятою кожного підприємця, підриваючи фінансову стійкість та знижуючи прибутковість.

Фінанси завжди були ключовими для мене. Excel, хоч і корисний, не завжди відповідає сучасним вимогам бізнесу. Але коли ми почали працювати з більш професійними інструментами обліку грошей для бізнесу, все змінилося. — Дмитро Шеремета, підприємець, власник “Сhystota.ua”

Як зекономити 500 тисяч гривень на оптимізації витрат

Компанія Дмитра на кожне прибирання при потребі доставляє обладнання у вигляді порохотяга або драбинки, що включено у вартість послуги. Зазвичай вони використовували служби таксі, що не давало сталої ціни на перевезення спорядження: вона варіювалась від погоди, днів тижня та попиту на таксі саме в цей час.

‍

Завдяки аналізу витрат в Finmap, Дмитро побачив, що вони витрачають на логістику неприємно високу ціну. Разом з командою почали шукати шляхи, як скоротити ці витрати. Врешті решт ними було прийнято рішення повністю змінити тип доставки. Знайшли партнера, який робить доставку на електроскутерах. Це покращило час логістики, забрало змінну пального та зробило ціну сталою.

‍

Одна доставка в дві сторони компанії коштувала 350 грн, після оптимізації витрат - 100 грн.

Завдяки Finmap ми зекономили 360 тисяч грн тільки на оптимізації витрат на доставку обладнання. Загалом за рік оптимізували витрати більш ніж на 500 тисяч грн.— Дмитро Шеремета, підприємець, власник “Сhystota.ua”

Які функції Finmap допомагають заощадити?

Найчастіше Дмитро користується Cashflow та P&L. Cashflow йому потрібен щомісяця для аналізу витрат компанії, щоб швидко оцінити, які витрати вони здійснюють і, щоб легше приймати рішення щодо оптимізації.

Отримай Finmap
безкоштовно!

Спробуй 7 днів фінансового порядку

Не потрібно прив'язувати карту

P&L Дмитро переглядає регулярно, порівнюючи з попередніми двома місяцями, щоб виявити зміни в різних категоріях витрат. Якщо помічає збільшення витрат у певній категорії, то команда одразу аналізує причини цього зростання та розглядає можливості оптимізації.

‍

Заощадити 500 тисяч грн чи втратити гроші? Що оберете ви?

‍

Відповідь очевидна. Але як це зробити?

‍

В сервісі Finmap всі свої витрати та доходи ви можете розносити по окремих категоріях, контрагентах та проєктах.

‍

Давайте розбиратись, як це працює саме на прикладі категорій.

‍

У вас є постійні витрати, які повторюються щомісяця, наприклад: оренда, логістика, реклама тощо. В розділі Аналітика в звіті Прибуток ви можете за допомогою фільтрів проаналізувати ваші витрати в розрізі кожного періоду та кожної категорії.

‍

‍

Таким чином ви побачите, які саме витрати у вас з’їдають купу грошей щомісяця. Розуміючи де саме це слабке місце в вашому бюджеті, ви зможете шукати шляхи та способи, як оптимізувати свої витрати: змінити постачальників, відмовитись від частини офісу, який не використовується тощо. Таким чином лише зекономив на витратах ви вже значно покращите фінансове здоров’я свого бізнесу.

‍

Але неконтрольовані витрати, це не єдина проблема в обліку грошей сучасного підприємця.

З чим підприємці стикаються щодня?

Велика кількість власників бізнесів стикається з проблемами:

• не бачать реальний стан бізнесу
• не розуміють, скільки грошей зараз на кожному рахунку і загалом в компанії, дані є, але в купі саморобних таблиць, які складно аналізувати та взагалі майже неможливо звести все до купи
• не розуміють скільки можуть дивідендів вивести не нашкодивши своєму бізнесу
• чи будуть гроші наприкінці місяця на виплату заробітних плат, оренду та оплати підрядникам

Як це вирішити?

Завдяки сервісу Finmap ви з легкістю зможете навести порядок в грошах бізнесу та тримати руку на пульсі, тому що відтепер:

• Всі ваші рахунки на одному екрані, наочно
• Всі дані потрапляють в сервіс автоматично, завдяки інтеграції з банками та платіжними системами
• Легко аналізувати гроші (Cashflow), прибуток(P&L), проєкти, рахунки, борги: не в складних хаотичних звітах, а у наочних графіках
• Завдяки платіжному календарю ви легко плануєте рух коштів та запобігаєте касовим розривам
• Делегуєте рутину співробітникам, вирішуючи самостійно хто і що може бачити, хто і що редагувати
• А також, більше не потрібно шукати шаблони рахунків-фактур в інтернеті: відтепер виставляйте брендовані рахунки прямо в Finmap

‍

Не чекайте, поки ви почнете втрачати прибуток. Спробуйте Finmap безкоштовно вже зараз!