Сергій Шулдик

Гроші зникають непомітно: у дедлайнах, правках і проєктах "для портфоліо". І поки немає фінансової системи, складно навіть зрозуміти — де саме.

Цей кейс — про архітектурне бюро, яке відмовилося працювати наосліп, впровадило фіноблік і за рік отримало +173% до виручки та +286% до чистої маржі. І вже понад 6 років Finmap допомагає команді ухвалювати вагомі рішення.

Не міф і не везіння — а системна робота з фінансами.

Час перевірити: твої проєкти працюють на прибуток чи просто ефектно виглядають?

Bogdanova Bureau — студія архітектури, дизайну та творчих рішень

Bogdanova Bureau — це студія, яка створює не просто архітектурні рішення, а цілісні простори навколо життя клієнта. У фокусі — приватні та комерційні об’єкти, дизайн інтер’єру, предметний дизайн і арт-дирекшн.

Команда супроводжує клієнта на кожному етапі — від ідеї до реалізації, з упевненістю та увагою до деталей. Для засновниці бюро, Ольги Богданової, важливо, щоб створення простору було не стресом, а захопливою пригодою.

Як фінанси стали частиною архітектурного процесу

У 2018 році, відділившись від великого архітектурного бюро, й почавши власну справу з невеликою командою, Ольга вирішила взяти контроль над процесами у свої руки. 

Запустивши Bogdanova Bureau, вона одразу вирішила: фінанси мають працювати так само чітко, як і креслення.

Ще в попередній компанії для фінобліку використовували Finmap — але тоді цим займався окремий фінансист. Цей досвід показав Ользі, що сервіс справді працює — тож вибір був очевидний.

Вона скористалась тестовим періодом, розібралась у процесах, а згодом вирішила скористатись послугами фінансиста Finmap. Ольга розуміла, щоб облік працював не лише формально, а як стратегічний інструмент, потрібен досвід і професійний погляд зі сторони.

З власного досвіду Ольга знала:

• Без фінансового обліку навіть найцікавіші проєкти можуть «з’їдати» прибуток.
• Творча свобода — це насправді про фінансову впевненість.
• Ухвалювати рішення наосліп — це не стратегія.

‍На коротких проєктах легко розкласти фінанси. На довгограючих проєктах це все складніше: вести облік годин, постійно звіряти баланси, каси, постійно вносити дрібні витрати. - Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Коли просто обліку вже недостатньо

Ольга мала значний досвід у бізнесі — хаотичний етап «усі кошти, що зайшли — наш прибуток» залишився далеко позаду. ‍

Багато хто не любить фінанси, але це основа. Дуже важливо стежити за їх станом. Якщо ти не полюбиш фінанси, то фінанси не полюблять тебе. - Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Підприємиця чітко розуміла: якщо хочеш масштабуватись, треба мати порядок у фінансах. І не просто ввести облік — а працювати з цифрами, як з інструментом для прийняття рішень.

Перед Ольгою стояли конкретні задачі:

1. ‍Порахувати собівартість проєктів. «Іноді здається, що проєкт реалізується чудово — особливо якщо з клієнтом склалися гарні стосунки. Але потім дивишся на цифри — і стає сумно», — каже Ольга. Їй було необхідно бачити, де бізнес недоотримує прибуток і чому, щоб реагувати вчасно.
2. Виявити надмірні витрати, повторювані платежі, зони для оптимізації — усе це мало допомогти перерозподілити ресурси й витрачати розумніше.
3. Не просто фіксувати рух коштів, а:
   – глибоко зануритись у можливості Finmap;
   – налаштувати систему під свою специфіку;
   – тестувати гіпотези й бачити результат у цифрах;
   – мати експертного радника з фінансових питань.
   ‍

Новий рівень: навіщо бізнесу свій фінансовий експерт

Ольга почала самостійно користуватись сервісом: завантажила дані, налаштувала інтеграції, вивчила аналітику. Але коли побачила, які інсайти дає Finmap, — з’явились нові питання. Була потреба заглибитись.

Саме в цей момент і виникла ідея залучити фінансового експерта Finmap.

Це не було “формальним апгрейдом” — це був логічний крок, який повністю відповідав темпу розвитку бюро.‍

З початком співпраці з експертом, почалася і основна точка зростання та дружба з фінансами. Бо сам Finmap — добре. А коли є людина, яка допоможе розібратися та все систематизувати, це допомагає заощаджувати. - Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau‍

Вже зі старту співпраці Ольга мала змогу:

• делегувати рутинні задачі (внесення даних, звірки, категоризацію);
• зосередитись на стратегічному — аналізі, ідеях, рішеннях;
• отримувати відповіді на всі свої “а якщо я зроблю ось так — як це врахувати?”;
• обговорювати гіпотези з фахівцем, який бачить фінанси різних бізнесів і приносить нові ідеї та підходи.
  ‍

Які фінансові рішення працюють у Bogdanova Bureau

Досить швидко фіноблік у Bogdanova Bureau перестав бути просто інструментом контролю — він став частиною стратегічного управління. 

Кожне нове рішення — відповідь на запит бізнесу. Кожен результат — чітко виміряний цифрами.

1. Погодинна модель: замість інтуїції — чітка математика

Для справедливої оцінки вартості замовлення та чіткої оплати за виконану роботу, було прийнято рішення спробувати розкласти проєкти на завдання та години.

Такий підхід допомагає швидко реагувати, коли клієнт хоче внести додаткові правки: вже є чітке розуміння, скільки часу це займе і скільки має коштувати.

2. Кожен клієнт — окремий проєкт у Finmap

Для проєктного бізнесу це must-have: у Finmap кожен клієнт заведений як окремий проєкт.

Усі надходження й витрати фіксуються окремо, а аналітика показує повну картину прибутковості, рентабельності та фінрезультату.

3. Система фондів: фінансова гнучкість і стабільність

Під час переходу на віддалену роботу бюро тимчасово перестало витрачати кошти на офіс. Щоб ці гроші не «розчинилися» у поточних витратах, у компанії вирішили спрямовувати їх у внутрішній фонд.

Так з’явився перший фінансовий резерв — і згодом до нього додалися інші цільові фонди:

• ‍Фонд оренди — дозволив без стресу орендувати ідеальний офіс, коли команда повернулась до роботи офлайн.‍
• ‍Фонд факапів — 2% з кожного надходження автоматично відкладаються на випадки помилок або форс-мажорів.‍
• Фонд розвитку — інвестиції в навчання, професійні поїздки й нові можливості.‍
• Фонд маркетингу — для системного старту роботи з просуванням та залученням нових клієнтів.

Завдяки такому рішенню, команда не залежить від обставин — вона сама створює резерви, контролює розподіл коштів і ухвалює рішення з позиції стабільності, а не стресу.

4. Аналітика й експерименти: рішення — не навмання

У Bogdanova Bureau нові ідеї не впроваджуються навмання — кожна тестується як окремий фінансовий експеримент. Це дозволяє оцінити не лише креативну цінність рішення, а і його економічну доцільність.

5. Фіксуємо навіть найдрібніші витрати

Регулярні витрати на сервіси, підписки та програми часто залишаються “невидимими” для бізнесу. Окремо вони здаються незначними, але в річному розрізі формують відчутну суму.‍

300 грн на місяць за рік перетворюються на 3600 грн. І так відбувається не лише з одним інструментом. У Finmap це круто відстежується, ти розумієш, на що потрібен бюджет. - Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Finmap дозволяє планувати бюджет точніше й уникати непомітної втрати коштів.

Як фінанси стали джерелом сили, а не стресу

Завдяки Finmap команда Bogdanova Bureau почала керувати грошима стратегічно: рахувати, планувати, прогнозувати.

• Системний фінансовий облік. Фінанси в Bogdanova Bureau — це вже не окрема функція, а частина бізнес-мислення. Усі грошові потоки, доходи, витрати, проєкти — структуровані та під контролем.

Для мене Finmap — це не про прогнози, це про аналіз. Коли ти бачиш перед очима результати, коли бачиш, що десь не треба витрачати більше, а десь ми втрачаємо. - Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

• Фінмодель і аналітика. Ольга будує фінансові моделі, аналізує прибутковість і приймає рішення не на відчуттях, а на даних.‍
• Фінансові фонди — резерв, розвиток, маркетинг. Завдяки системі фондів у Bogdanova Bureau зʼявилась фінансова впевненість: гроші не просто лежать, а працюють на конкретні цілі.
• Чітка економіка кожного проєкту. Собівартість розрахована, ціни обґрунтовані, прибутковість — вимірюється. Більше жодних ситуацій, коли збитки по одному проєкту покриваються доходами з іншого.

‍Раніше ми часто працювали за рахунок кредиту інших проєктів, затягуючи проєкти в мінус. Грамотний фінансовий облік допомагає все це бачити, заощадити та отримати дохід там, де ми навіть не очікували. - Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

• Прибуток і дивіденди — без шкоди для бізнесу. Ольга чітко знає, коли і скільки можна вивести з компанії, не створюючи касових розривів і не підриваючи операційні процес.
  
• Особистий розвиток засновниці. Завдяки підтримці фінансового менеджера й постійному навчанню, Ольга значно виросла у фінансовій компетентності — і тепер ухвалює рішення з експертної позиції.
  

За цей час я серйозно виросла в плані фінансового управління, тому що фінансист допомогла мені все налаштувати правильно і якось більше систематизувати. - Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Фінансист на аутсорсі

допоможе налаштувати ефективний облік та приймати виважені управлінські рішення

Замовити безкоштовну консультацію

Фінансова стійкість і вихід на міжнародний ринок із Finmap

Фінансовий облік — це не про таблиці. Це про рішучість та системність. І про впевненість, навіть коли все довкола змінюється.

Системність, що принесла +173% доходу

Після впровадження Finmap та фінансової системи, яка охопила кожен проєкт, кожну витрату й кожен прогноз, компанія Bogdanova Bureau отримала вражаючі результати.

Команда проаналізувала прибутковість різних напрямів, відмовилась від низькомаржинальних проєктів і зробила фокус на тих, що справді приносять дохід.

Це дозволило не лише збільшити обсяг виручки на 173%, а й втричі підняти чисту рентабельність.‍

Тепер ми можемо бачити рентабельність ще до старту проєкту. І приймати рішення на випередження — не з інтуїції, а з розрахунку. - Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Подушка безпеки, що витримала найбільшу кризу

Початок повномасштабної війни поставив на паузу всю економіку. Але завдяки створеним раніше резервним фондам і гнучкому фінобліку, компанія змогла адаптуватись:

• оптимізували витрати;
• скоригували команду;
• перерозподілили бюджети;
• зберегли проєкти в роботі.

Компанія залишилась на плаву не завдяки випадку — а завдяки системі. Фінансова подушка дала час і простір для зважених рішень у найскладніший період.

Впевнений вихід на міжнародний ринок

Криза стала не лише викликом, а й поштовхом. Спираючись на аналітику, прогнози й розуміння своїх сильних сторін, Bogdanova Bureau вийшли на міжнародну арену.

Сьогодні в активі — успішно реалізовані проєкти за межами України, стабільна робота з іноземними клієнтами й поступове зміцнення позицій у новому конкурентному середовищі.‍

Наш фокус зараз - це менше проєктів, але більших, складніших і рентабельніших. Із фінансовим контролем, що не підводить навіть у кризу. - Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Про фінанси без прикрас: як мислить підприємець, який керує грошима впевнено. Дивись відео, та дізнайся більше деталей: думки Ольги про облік, її досвід і чому Finmap став невідʼємним інструментом в бізнесі.

А також дивіться відео з Ольгою від 17.02.2022 про перші враження від використання Finmap та досягнення в сфері фінансового обліку:

Зміни починаються з рішень

Ольга пройшла шлях від хаосу до чіткої системи — і зробила це не завдяки великому штату фінансистів, а завдяки правильному інструменту, підтримці експерта й усвідомленню цінності фінансового обліку.

Finmap став не просто сервісом обліку, а фінансовим партнером у зростанні.

Ти також можеш:

• систематизувати облік,
• побачити реальні точки прибутку й витоку,
• перестати ухвалювати рішення на інтуїції.

А головне — не залишатись із цим наодинці.

Хочеш так само навести порядок у фінансах свого бізнесу? Залиш заявку — і наш експерт покаже, як це зробити саме під твої процеси.

Фінанси не пробачають припущень. Якщо ти ведеш облік за принципом «запишу пізніше в блокнот» або «просто запам’ятаю», будь готовий до фінансового хаосу.

Один рахунок, кілька напрямків і клієнтів — і раптом ти вже не розумієш, що приносить прибуток, а що лише витрачає ресурси.

Як вчасно зрозуміти, що один напрямок з’їдає весь прибуток? Без чіткої системи обліку ти ризикуєш не помітити, як гроші просто тануть, а бізнес рухається до фінансового краху. Давай розберемось, як вчасно побачити проблему і взяти фінанси під контроль, щоб не втратити все.

Багато напрямів — одна відповідь: рахуй рентабельність

Якщо у тебе кілька напрямів бізнесів — значить, ти вже не просто підприємець, а власник портфеля міні-бізнесів. І кожен з них має свою економіку. Питання лише в тому, чи ти її бачиш.

Щоб зрозуміти, що дійсно працює, потрібно рахувати рентабельність кожного напряму окремо.

Рентабельність — це не просто відсоток у звіті. Це індикатор ефективності, що показує наскільки продуктивно бізнес використовує свої ресурси для отримання прибутку. 

Найважливішою зазвичай вважають рентабельність продажів, і чим вищий показник — тим краще підприємство контролює витрати:

Рентабельність = (Прибуток / Дохід) × 100%

Наприклад, якщо ти заробив 80 000 грн доходу з певного проєкту, а чистий прибуток з цього напрямку склав 20 000 грн, то рентабельність можна розрахувати за формулою:

(20 000 / 80 000) × 100% = 25%

Це означає, що кожна зароблена гривня приносить 0,25 грн чистого прибутку.

Якщо ти розумієш, що таке рентабельність і вмієш її “прочитати”, питання "де шукати гроші?" вирішується самостійно. Адже якщо один напрямок приносить лише 5% рентабельності, а інший — 28%, це чіткий сигнал, куди варто інвестувати більше часу та ресурсів, а що треба припинити, поки не стало пізно.

Коли бізнес є, а грошей нема — проблема не в ринку, а в обліку

Облік по центрах прибутку — це не забаганка, а інструмент виживання. Якщо не бачиш рентабельність окремо, значить, не керуєш бізнесом, а просто реагуєш на проблеми постфактум.

З цим розумінням до Finmap звернувся власник будівельної компанії, що надає кілька типів послуг. 

Компанія займається безпосередньо будівництвом, виконує ремонтні роботи та займається продажем будматеріалів. Кожен із цих напрямків має своїх клієнтів, договори та платежі.

Однак про фінансовий порядок мова не йде. Власник скаржився, що в деякі з місяців його бригадири отримували більшу зарплатню, аніж він міг вивести дивідендів.  

Іноді ввечері я лягав в ліжко й пів ночі намагався скласти в голові повноцінну картину, зрозуміти, що я роблю не так. Можливо хтось би вже давно закрив все й повернувся до звичайних ремонтів. Але я не міг здатись просто так!  - Власник будівельної компанії.

Щоб рухатися вперед, необхідно було оптимізувати процеси та чітко виділити ключові фінансові показники. Власник компанії визначив кілька обов’язкових моментів, які він хоче відстежувати:

1. Прибуток та рентабельність кожного напрямку. Важливо мати змогу відкрити звіт, наприклад, по «Будівництву», і чітко розуміти доходи, витрати, маржу та рентабельність цього напрямку. Це дозволяє оцінити, чи варто взагалі продовжувати працювати в цій сфері.
   
2. Результати по кожному клієнту та об’єкту. Важливо бачити, які замовлення не приносять прибутку і чи потрібно коригувати ціноутворення на послуги з будівництва та ремонту, щоб уникнути збиткових контрактів.
   
3. Загальний результат по всій компанії. Мати можливість визначити, яку частину прибутку можна направити на дивіденди, а яку варто реінвестувати для розвитку бізнесу.
   
4. Оптимізація процесу підзвітних коштів. Бригадири постійно працюють з грошима, і відстежити витрати, які відбуваються кілька разів на день, без належної системи — надзвичайно складно. Необхідно було впровадити механізм, що дозволяє легко контролювати ці витрати та забезпечувати прозорість.

Через брак часу на розробку та створення складних Excel-таблиць, автоматизовані рішення від Finmap стали оптимальним вибором для ефективного управління фінансами.

Як Finmap допомагає структурувати фінанси та приймати стратегічні рішення

Досвід будівельної компанії доводить, що коли бізнес розвивається у кількох напрямках, фінансовий облік без системи легко може перетворитись на хаос. Нижче — короткий огляд ключових рішень, які трансформували управління фінансами всередині компанії.

Фінансовий хаос? Забудь!

Finmap дає контроль і порядок.

Спробуй — 7 днів безкоштовно.

Спробувати безкоштовно

не потрібно прив’язувати карту

Три напрями — три окремі фінансові реальності

В програмі для фінансового обліку Finmap є окремий функціонал для виокремлення напрямів бізнесу - Проєкти. Цією сутністю можна помічати не тільки типи діяльності, а й міста чи країни в яких працює бізнес, локації, точки, замовлення і т.д.

Компанія розділила свою діяльність на три основні напрями:

• Будівництво
• Ремонтні роботи
• Продаж матеріалів

До кожної платіжки самостійно або через автоправила додали позначку проєкту. Через кілька тижнів система зібрала повну картину — прибуток та автоматично розрахована рентабельність по кожному з напрямів тепер відстежується в реальному часі.

Як забезпечити повну аналітику по клієнтах?

Окрім проєктів в платіжки додаються теги - назви об’єктів та локацій на який працюють бригади. Це дозволяє за кілька секунд:

• відфільтрувати всі витрати і надходження по конкретному клієнту або об’єкту;
• побачити, скільки приніс кожен об’єкт;
• сформувати звіт з потрібним рівнем деталізації.

Приємним бонусом стало те, що всі надходження та списання по об’єкту можна також запланувати й бачити не тільки по факту, що зараз відбувається з кошторисом об'єкта, а й прогнозувати майбутній результат.

Звіт “Прибуток”: стратегічні рішення, а не інтуїція

Запровадивши фінансовий облік, звіт P&L став головним джерелом відповідей для власника:

• Який реальний прибуток отримує компанія? 
• Скільки дивідендів можна вивести зараз — без шкоди для майбутніх періодів?
• Який проєкт варто масштабувати?
• Де втрачаємо маржу, хоча здається, що “все ок”?

Також було створено індивідуальні звіти на основі збережених фільтрів. Це деталізувало фінансові результати кожного проєкту. Тепер власник має обґрунтовану інформацію щодо показників рентабельності кожного з них.

Підзвітні кошти без хаосу: мобільні застосунки

Питання з підзвітними коштами вирішилось досить екологічним методом. Під кожного бригадира було створено власний рахунок. Жодного доступу до загального бюджету компанії — лише до власного підзвітного.

Самі співробітники тепер не мають мороки із звітуванням, адже вони можуть в мобільному додатку відразу внести витрату, прикріпити чи сфотографувати чек і не турбуватись, що якась із покупок не врахована. 

 Результат:

• менше стресу у співробітників;
• повна фінансова картина у керівника;
• нуль втрат і плутанини.

Таке рішення не тільки поліпшило фінансовий облік, а й знизило напругу в компанії. Адже бригадири не витрачають час після роботи чи на вихідних, а відразу вносять дані, перебуваючи на об’єкті, що зручно як працівникам, так і керівництву.

Цей кейс — не виняток, а приклад того, як правильна фінансова аналітика змінює управління бізнесом. Finmap не просто зібрав цифри в одному місці — він дав власнику чітке розуміння, що працює, а що тягне вниз.

І поки інші покладаються на інтуїцію, ця компанія ухвалює рішення на основі фактів. Бо бізнес — це не гра в удачу. Це про контроль, структуру і впевненість у завтрашньому дні.

Хочеш приймати обґрунтовані рішення, а не покладатись на удачу? Працюй з цифрами — працюй з Finmap.

‍

Даремно вважати, що фінансовий облік - це інструмент тільки власника чи керівника компанії. Насправді він червоною ниткою пронизує всі відділи, об’єднуючи їх в єдину систему та забезпечуючи ефективну і скоординовану взаємодію.

У цій статті ми з'ясуємо, чому для компаній важливо мати налагоджений фінансовий облік саме з погляду маркетингу та розробки маркетингових стратегій. Прикладом слугуватиме один із партнерів Finmap — українська digital-компанія «Marketing Office», що надає комплексні маркетингові послуги.

Фінансовий облік з першого дня: досвід «Marketing Office»

Компанія «Marketing Office» почала свою діяльність кілька років тому. Засновниця Аліна Кашапова відповідально підійшла не тільки до підбору команди, а й до фінансового обліку з перших днів існування агенції. Їй не раз доводилось співпрацювати з компаніями, які десятиріччями не впроваджували фінансовий облік, через що мали постійні проблеми в бізнесі та маркетингу безпосередньо. 

Чому без фінансового обліку неможливо створити та реалізувати ефективну маркетингову стратегію?

Фінансовий облік допомагає приймати управлінські рішення, спираючись на реальну ситуацію в бізнесі. Без чіткого обліку доходів і витрат може здатися, що є можливість додатково вкладати гроші в маркетинг для залучення нових клієнтів. Але для стабільного та постійного зростання недостатньо разового вливання коштів в маркетинг. 

Це має бути постійний, системний процес який коригується та актуалізується. До прикладу, комплексна розробка сайту та його просування може зайняти 3-4 місяці. Результати цього маркетингового ходу клієнт отримає в майбутньому, а кошти на реалізацію має витрачати протягом всього процесу. 

«Marketing Office» наголошують:

Вкинути гроші й не зробити висновки — ведмежа послуга для власного бізнесу. Облік доходів, витрат і фінансових результатів тут корелює із маркетинговими процесами.

Де ж брати кошти для постійного реінвестування у маркетинг? 

Не маючи чіткого розуміння стану компанії, дефіциту ресурсів не уникнути. 

Тільки фінансовий облік дозволяє оцінити стан бізнесу й знайти відповідь на це питання. Аналітика фінансового обліку показує:

• Скільки коштів наразі вкладається в маркетинг.
• Яку частку займають маркетингові витрати в загальній структурі.
• Які витрати підлягають оптимізації та зменшенню.
• Чи приносять маркетингові кампанії бажаний результат.

Тож маркетинг неможливий без чіткої фінансової стратегії, оскільки саме фінанси визначають можливості для залучення клієнтів, розвитку бренду та реалізації стратегічних планів.
‍

Фінансовий хаос? Забудь!

Finmap дає контроль і порядок.

Спробуй — 7 днів безкоштовно.

Спробувати безкоштовно

не потрібно прив’язувати карту

Звіт P&L: ключ до обґрунтованих маркетингових рішень

Для того, щоб уникнути інтуїтивних рішень та спиратися виключно на цифри і факти, «Marketing Office» в першу чергу звертаються до фінансових звітів клієнта, та безпосередньо до P&L. При його коректному веденні та заповненні, відділ маркетингу може сфокусуватись на роботі з такими питаннями:

‍1. Ефективність заходів. Співвідношення маркетингових витрат та доходу компанії дозволить зрозуміти чи забезпечує маркетинг приріст нових клієнтів, чи збільшуються об'єми продаж і т.д.  

2. Робота з асортиментом. Інформація зі звіту може дати розуміння який товар чи послуга потребує додаткового просування, або ж заміни; який товар/послуга є зараз актуальним для клієнта та інше.

3. Маркетингова стратегія. Планування фінансової частини маркетингу дозволяє спрогнозувати майбутні доходи та уникнути збитків. Коригування маркетингової стратегії завжди відбувається на основі фінансових результатів.

Звісно, окрім цих трьох питань, звіт P&L може надати інформацію про тенденцію та склад маркетингових витрат, тип клієнтів (новий чи постійний), вплив витрат відділу продажів та багато іншого.

Успішний контроль бізнесу через звітність Finmap

Компанія «Marketing Office» користується в сервісі Finmap не лише звітом P&L. Для обліку робочих проєктів та різних напрямків бізнесу компанія активно використовує також звіт Проєкти.

Щомісяця ми ведемо близько 10-12 проєктів для клієнтів. Чим більше проєктів — тим легше заплутатися, тож програма для обліку витрат дуже полегшує життя.

Аліна Кашапова, як власниця бізнесу, постійно аналізує ключові фінансові показники для грамотного планування діяльності. Основні формуються автоматично в розділі Аналітика в Finmap, а поглиблені розраховуються окремо на основі даних зі звітів:

• Динаміка прибутку – чи збільшується загальний прибуток відповідно плану.
• Розрахунок KPI – які показники ефективності є реальними в поточному періоді.
• Рівень маржі – чи відповідає маржа запланованим цілям.
• Наявність вільних коштів – чи є фінанси для нових витрат та інвестицій.
• Аналіз майбутніх доходів і витрат – для уникнення касових розривів.

Маркетинг і фінанси повинні працювати в тандемі для досягнення результатів, а регулярний фінансовий облік дозволяє бізнесам розвиватися стабільно та без зайвих ризиків. 

Фінансове управління — це не просто бухгалтерія, а ключовий елемент успішного бізнесу. Використання сучасних інструментів, таких як Finmap, допомагає підприємцям залишатися на плаву, ефективно управляти фінансовими потоками та зростати.

Налаштуйте фінансовий облік разом з Finmap та почніть будувати успішну бізнес-стратегію вже сьогодні!

Looking at successful companies that have become key players in the market in 8-10 years and are already setting their own rules, it is hard to believe that they also started out small. Each of them has gone through a difficult individual path of development. But they all have one thing in common: they managed to establish financial management and overcome financial difficulties. 

From a Single Person to an International Company

«Sales Bureau» - is a prime example of a company “that has made it”. Now a successful international consulting company, back in 2016 it started its journey with one employee and three clients. Andrii's experience, knowledge and perseverance allowed him to scale the business. However, gaps in financial management prevented the business from growing fully.

Big Bills Don't Always Mean Big Profits

The company grew, new types of expenses, accountable persons, departmental budgets, new clients with new requests appeared. Drowning in the bureaucracy that was already at the company's doorstep was not an option. It was necessary to find an easy and effective solution that would allow us to systematise the mess of amounts and numbers.

I realised around the third year of doing business that if I want to earn more, scale the company, raise salaries for people, understand how much I personally earn, and have financial hygiene, I need to understand finance. Andriy Krupkin, founder of the «Sales Bureau»

The solution seemed obvious - to bring all financial sources into one system and streamline them.

By connecting Finmap and adding all the accounts, it was finally possible to relax — the funds in the accounts brought a sense of calm and hope. With such amounts, financial crises seem like fleeting concerns that immediately disappear when you look at the full capital.
However, for some reason, the problems did not disappear, and more and more often cash gaps destroyed the company's plans. 

We thought we had a lot of money because of the big cheques. But as it turned out, this is not yet profit. Andrey Krupkin, founder of the «Sales Bureau»

How to Tame Chaos and Cash Gaps with Finmap

Simply bringing all financial sources into one system was only the first step on the road to financial order. 

The second step was to manage receipts and write-offs, which were now in the palm of your hand. With Finmap, the cash flow process became transparent and understandable, which in turn allowed us to:

• completely abandon homemade signs;‍
• get rid of the chaos and confusion caused by these signs;
• unify and standardise financial management for all departments;
• control the movement of money in online time.

Andrey Krupkin, founder of the «Sales Bureau», shares his thoughts: 

If you don't use Finmap, you spend a million to a billion hours summing up all your inconvenient signs, where you can't even automate any processes. Finmap solves all these issues.

With each passing day, the situation became clearer and the company realised that without effective planning, the mess would not be completely tamed. Finmap's Payment Calendar came to the rescue, showing at a glance which days payments were expected from customers and when payments were due.

Thanks to the automatic calculation, the Calendar clearly shows when there may be a shortage of money to pay contractors or employees. 

So, after adjusting the payment terms and scheduled dates, cash gaps were crossed off the list of financial difficulties.

‍

Financial chaos? Forget it!

Finmap gives you control and order.

Try it — 7 days for free.

Try for free

no card required

‍

 Key Insights from the Sales Office

Rational planning and the P&L report finally answered the question of where the profit was, which was hidden among a large number of transactions. Thanks to the date of the transaction and the period of the transaction, it was possible to clearly identify the money actually earned not only in terms of the year or month but even the week. 

Having tamed the turbulent financial flows, the «Sales Bureau» was able to identify the following points with the help of ready-made financial reports:

• expense sources that need reduction and optimization;
• the most popular and profitable services;
• how to optimize accounts receivable;
• which business areas are growing the fastest;
• business areas that require updating and modernization.

How Finmap and the ‘Sales Office’ Are Currently Working Together

The company has now fully established financial management and automated this process using Finmap tools. Now all top managers, the COO and the founder of the company have transparent information that can be accessed from any device.

Andriy says that Finmap-based financial control has allowed him to formulate a more accurate sales strategy. 

Comparing the experience of accounting at the beginning of our business and now, I am sure that we have managed to reduce the time spent on finance by 50 times! Andrey Krupkin, founder of the «Sales Bureau»

You can also see for yourself by registering with Finmap. Set up and automate your financial accounting and don't waste time on routine

Відсутність контролю над фінансами та непередбачені витрати можуть стати справжньою ахіллесовою п'ятою кожного підприємця, підриваючи фінансову стійкість та знижуючи прибутковість.

Фінанси завжди були ключовими для мене. Excel, хоч і корисний, не завжди відповідає сучасним вимогам бізнесу. Але коли ми почали працювати з більш професійними інструментами обліку грошей для бізнесу, все змінилося
Дмитро Шеремета, підприємець, власник “Сhystota.ua”.

Як зекономити 500 тисяч гривень на оптимізації витрат

Компанія Дмитра на кожне прибирання при потребі доставляє обладнання у вигляді порохотяга або драбинки, що включено у вартість послуги. Зазвичай вони використовували служби таксі, що не давало сталої ціни на перевезення спорядження: вона варіювалась від погоди, днів тижня та попиту на таксі саме в цей час.

Завдяки аналізу витрат в Finmap, Дмитро побачив, що вони витрачають на логістику неприємно високу ціну. Разом з командою почали шукати шляхи, як скоротити ці витрати. Врешті решт ними було прийнято рішення повністю змінити тип доставки. Знайшли партнера, який робить доставку на електроскутерах. Це покращило час логістики, забрало змінну пального та зробило ціну сталою.

Одна доставка в дві сторони компанії коштувала 350 грн, після оптимізації витрат - 100 грн.

Завдяки Finmap ми зекономили 360 тисяч грн тільки на оптимізації витрат на доставку обладнання. Загалом за рік оптимізували витрати більш ніж на 500 тисяч грн.

Фінансовий хаос? Забудь!

Finmap дає контроль і порядок.

Спробуй — 7 днів безкоштовно.

Спробувати безкоштовно

не потрібно прив’язувати карту

‍

Які функції Finmap допомагають заощадити?

Найчастіше Дмитро користується Cashflow та P&L. Cashflow йому потрібен щомісяця для аналізу витрат компанії, щоб швидко оцінити, які витрати вони здійснюють і, щоб легше приймати рішення щодо оптимізації.

P&L Дмитро переглядає регулярно, порівнюючи з попередніми двома місяцями, щоб виявити зміни в різних категоріях витрат. Якщо помічає збільшення витрат у певній категорії, то команда одразу аналізує причини цього зростання та розглядає можливості оптимізації.

Заощадити 500 тисяч грн чи втратити гроші? Що оберете ви?

Відповідь очевидна. Але як це зробити?

В сервісі Finmap всі свої витрати та доходи ви можете розносити по окремих категоріях, контрагентах та проєктах.

Давайте розбиратись, як це працює саме на прикладі категорій.

У вас є постійні витрати, які повторюються щомісяця, наприклад: оренда, логістика, реклама тощо. В розділі Аналітика в звіті Прибуток ви можете за допомогою фільтрів проаналізувати ваші витрати в розрізі кожного періоду та кожної категорії.

Таким чином ви побачите, які саме витрати у вас з’їдають купу грошей щомісяця. Розуміючи де саме це слабке місце в вашому бюджеті, ви зможете шукати шляхи та способи, як оптимізувати свої витрати: змінити постачальників, відмовитись від частини офісу, який не використовується тощо. Таким чином лише зекономив на витратах ви вже значно покращите фінансове здоров’я свого бізнесу.

Але неконтрольовані витрати, це не єдина проблема в обліку грошей сучасного підприємця.

З чим підприємці стикаються щодня?

Велика кількість власників бізнесів стикається з проблемами:

• не бачать реальний стан бізнесу
• не розуміють, скільки грошей зараз на кожному рахунку і загалом в компанії, дані є, але в купі саморобних таблиць, які складно аналізувати та взагалі майже неможливо звести все до купи
• не розуміють скільки можуть дивідендів вивести не нашкодивши своєму бізнесу
• чи будуть гроші наприкінці місяця на виплату заробітних плат, оренду та оплати підрядникам

Як це вирішити?

Завдяки сервісу Finmap ви з легкістю зможете навести порядок в грошах бізнесу та тримати руку на пульсі, тому що відтепер:

• Всі ваші рахунки на одному екрані, наочно
• Всі дані потрапляють в сервіс автоматично, завдяки інтеграції з банками та платіжними системами
• Легко аналізувати гроші (Cashflow), прибуток(P&L), проєкти, рахунки, борги: не в складних хаотичних звітах, а у наочних графіках
• Завдяки платіжному календарю ви легко плануєте рух коштів та запобігаєте касовим розривам
• Делегуєте рутину співробітникам, вирішуючи самостійно хто і що може бачити, хто і що редагувати
• А також, більше не потрібно шукати шаблони рахунків-фактур в інтернеті: відтепер виставляйте брендовані рахунки прямо в Finmap

Не чекайте, поки ви почнете втрачати прибуток. Спробуйте Finmap безкоштовно вже зараз!

‍