Про фінанси зрозумілою мовою

Яна Московченко — очільниця приватної школи ThinkGlobal (Петропавлівська Борщагівка) та дитячого садочка KUKU Kids. Її шлях у бізнесі розпочався не з бізнес-плану, а з материнського бажання знайти для доньки місце, де її не будуть «ламати» рамками державної системи. Сьогодні Яна керує бізнесом із річним обігом у 54 млн грн, організовує сімейні табори GLOBAL FRIENDS по всьому світу та точно знає рентабельність кожного свого проєкту завдяки Finmap.

‍

Ми поговорили з Яною про «Титанік» державної освіти, управління бізнесом під час війни та про те, чому вибудуваний фінансовий облік — це найкраща профілактика стресу для власника. Далі — історія Яни від першої особи.

‍

Шлях від держслужбовця до підприємця

З дитинства я мріяла працювати з дітьми. Проте у батька були свої плани: «Яно, ти що, педіатром будеш? Чи вихователем у садочку дітям соплі підтирати? От бухгалтер — це найкраща професія у світі». Я отримала диплом фінансиста-аудитора, показала його татові і жодного дня не працювала за цим фахом.

‍

Я працювала в Управлінні земельних ресурсів. Але з народженням доньки зрозуміла, що не хочу повертатися з декрету до держслужби. Мені так подобалося займатися її розвитком, що я почала заглиблюватися в тему, перевчилася, вела заняття. У 2011 році це переросло в мій перший центр раннього розвитку на Петропавлівській Борщагівці — просто тому, що мені не було куди водити свою дитину. Донька росла, і мені хотілося розвиватися далі — так я купила франшизу садочка.

«Я позичила 10 000 доларів у знайомих і купила франшизу дитячого центру раннього розвитку «Кузя» . На той час це були космічні кошти для нашої сім'ї. Але я просто вірила в ідею. І тому жодного дня не працювали у збиток».

Розрив шаблонів у державній школі

Коли донька пішла в перший клас державної школи, стався справжній розрив шаблонів. Після приватного садочка дитині було «затісно» в системних рамках. Вона не розуміла, навіщо робити речі, які не мають сенсу, та чому не можна припускатися помилок. Саме тоді, у 2017 році, я купила франшизу ThinkGlobal.

«Я купляла "повітря". Просто ідею, в яку я дуже повірила. Зараз це велика франшиза, є багато шкіл у різних містах. А тоді я була серед першопрохідців. Але те, чого я навчилася за перший рік, стало квантовим стрибком у побудові бізнесу та моєму особистому розвитку. Ніколи не шкодувала, що почала з франшизи — це допомогло уникнути помилок».

Команда, стиль управління та «метод обіймів»

У мене в школі 26 працівників, у садочку — 7. Під час підбору людей у команду, окрім оцінки хард-скілів, у мене є один секретний метод. Я питаю себе: «Чи хочу я обійняти цю людину?». Якщо так — це наш викладач. Школа — це про душу, про атмосферу, тут люди проводять цілий день, тому це як друга сім'я. Особливо атмосфера важлива для зумерів — їм має бути драйвово, інакше вони не працюватимуть. А мені потрібні саме такі енергійні люди.

‍

Щодо стилю управління, то я м’яка і демократична. Іноді навіть занадто, тому зараз працюю над тим, щоб навчитися казати «ні». Я дуже лояльна і ціную відносини — мабуть, дружній вайб у команді мені важливіший за суто професійний.

‍

Ми — «школа сенсів»

Ми пояснюємо, навіщо потрібен кожен предмет. Вчимо адаптивності, бо професії зараз швидко зникають. У нас сучасні уроки: нейромережі, риторика, бізнес, журналістика. Моя місія — щоб учні старших класів розуміли, чого вони хочуть, а не просто отримували диплом.

‍

Для мене успіх — це коли випускник моєї школи через 10 років прийде і скаже: «Яно, дякую, що в школі мене не зламали, а навчили вірити в себе». І при цьому мій бізнес стабільний, прибутковий і дає мені можливість подорожувати та насолоджуватися життям.

Головне — емоційний інтелект та комунікація. 

Психологія у нас обов'язкова. Це не наука з підручників, а практика: як спілкуватися «Я-повідомленнями», як говорити про свої страхи, як вибудовувати кордони («Стоп, мені неприємно»). Вчимо конфліктології — вирішувати проблеми «словами через рот».

‍

Студенти, коли бачать мене, кричать: «Яно!» — і вішаються на мене, як виноград, навіть можуть завалити на підлогу, бо ми в теплих та доброзичливих  стосунках. Завжди маю комусь щось приємне сказати: «який у тебе чудовий бантик», «яка в тебе кофтинка», «мені сказали, як ти круто відповіла на уроці, яка ти молодець!». Я люблю дітей, і вони це відчувають.

‍Ринок освіти: «Ми — катерочок поруч із Титаніком»

Державна освіта — це величезний «Титанік», який складно розвернути одним махом. Там досі панує культура страху перед помилкою. Дитина має з першого разу зробити на 12 балів, інакше — сором. Наші діти вільні. Коли дитина приходить з державної школи, ми її ніби «дістаємо зі шкарлупки», показуємо, що тут безпечно помилятися. Якби не стандарти Міністерства освіти, я б відмінила бали взагалі до 8-го класу.

Я всюди бачу можливості

Війна, як не дивно, надала їх чимало. Блекаути стали причиною притоку дітей до нас. Державні школи — це махіни, які важко опалити або забезпечити світлом. У нас же завжди тепло, є інтернет, ми всіх погодуємо. Ми стали такими собі «пунктами незламності» для наших батьків.

‍

Ринок приватної освіти буде зростати, поки держава не зможе надати безкоштовно якісний рівень. Діти, які зараз навчаються в приватних закладах або за кордоном і повернуться, будуть елітою, що формуватиме країну. 

Поради підприємцям та тим, хто хоче відкрити свій освітній бізнес

• Не боятися. Попит на якісну освіту в Україні величезний.
• Шукайте сенс. Якщо ви йдете в освіту тільки за грошима — ви швидко вигорите. Тут треба любити дітей і горіти місією.
• Рахуйте фінансову модель ще «на березі». Не відкривайтеся навмання.

Про фінанси та відмову від інтуїтивного управління

В якийсь момент на початку повномасштабного вторгнення я навіть думала продавати школу через нестабільність. Але розуміла, що з «екселькою» продавати бізнес — несолідно. Десь на конференції почула про Finmap, впровадила його, побачила реальні цифри і сказала: «Блін, я стільки заробляю! Нащо мені це продавати?».

«Зараз у мене обіг близько 54 млн грн за рік. Рентабельність по школах у нас приблизно 46%, по садочку менше — десь 14%. Я це все знаю, бо готувалася до інтерв'ю. За дві хвилини: просто відкрила додаток Finmap і подивилася все», — сміється Яна.

Життя до Finmap

До цього все було в Excel, і це було жахливо. Були журнальчики, записували все ручкою: скільки отримали, скільки витратили, потім зводили ці записи, воно не сходилося. Поки не приїду на локацію або не подзвоню, я не знала, скільки реально грошей у касі. Це треба було постійно моніторити і тримати в голові: де ми не записали, чому тут не вистачає, чому не сходиться з Excel? Це був жах. Навіть не хочу згадувати.

Фінанси зараз

Finmap допоміг мені все автоматизувати. При формуванні вартості навчання на наступний рік я спираюся на дані про вартість оренди у валюті, зарплати, витрати. Це навіть психологічний момент: коли дивлюся на цифри, то чітко знаю: я можу заплатити оренду, можу утримувати школу, є чим виплатити зарплати — все добре!

‍

У мене дві локації шкіл і садочок. Всюди є адміністратори, у них свої каси. Вони мають доступ до Finmap, розкладають платежі «по поличках». Я в будь-який момент бачу залишки в кожній касі. Окремо веду проєкт «Табори». Це дозволяє бачити, скільки грошей можна виділити на рекламу, а скільки — чистий прибуток. Це як будувати башти з деталей: я бачу, звідки деталь взяла і куди її треба повернути.

“Я багато чого робила своїми руками, витрачаючи на це ресурс свого життя. Ті гроші, які я зараз оплачую за Finmap, взагалі не коштують моєї роботи, яку я змушена була робити раніше. Це дуже вигідна інвестиція.”

Впровадження Finmap: від спротиву команди до «Як ми жили раніше?»

Взагалі все, що нове, команда приймає через опір, через доведення їм цінності. Іноді це треба просто «продавити». Звісно, всі хочуть працювати як і раніше і нічого не змінювати. Я сказала: «Слухайте, ви ж не хочете на конях їздити чи прати руками? Ми встановлюємо посудомийну машину" для фінансів, щоб це робилося за вас».

‍

Але тут була велика підтримка команди Finmap. Спочатку я розібралася сама, а потім Finmap організував онлайн-зустріч для моїх співробітників. Усе пояснили, і команда зрозуміла: «Ага, це взагалі не складно». Через місяць мені вже казали: «Яно, це клас! Як ми жили раніше?». Адміністрація позбулася величезного шматка роботи. І тепер я відчуваю свободу: можу бути в іншому місті, відкрити телефон і побачити реальний стан справ.

«З точки зору фінансового обліку, Finmap — для мене найкращий варіант. Я справді великий шанувальник сервісу. Це звільняє час для вас самих: для кохання, для розвитку, для можливості спробувати цей всесвіт на смак.»

Відчуйте фінансовий спокій вже зараз!

Забронюйте безкоштовну Zoom-діагностику він нашого фіндиректора або ж залиште заявку на демо Finmap і переконайтеся, наскільки простішим стає управління, коли цифри працюють на вас.

Компанія TURE — це не просто туристичний оператор, а спільнота мандрівників. Їхня діяльність охоплює організацію активних турів (походи в гори, сплави, рафтинг, лижні мандрівки), управління закладами розміщення (мережі «Білий Слон» та «Білий Бізон»), проведення outdoor-змагань. Про шлях від менеджера до керівника відділу маркетингу, специфіку ринку під час війни та перехід від таблиць Excel до системного фінансового обліку розповів Роман Козачук.

Від опрацювання замовлень до маркетингової стратегії: шлях бізнесу та особиста трансформація

Історія Романа в TURE розпочалася у грудні 2016 року. Він прийшов у компанію на позицію менеджера з прийому та обробки замовлень. Проте специфіка активного туризму вимагала занурення в усі процеси.

Вдалося попрацювати з різними напрямками: від координації гідів і логістики до управління сезонним прокатом у Тернополі та безпосередньо роботи гідом. Це дозволило побачити бізнес зсередини, — згадує Роман.

Еволюція маркетингу в компанії:

• До 2020 року: Компанія активно розвивалась працюючи над створенням якісних послуг. У цей час у роботу з певними інструментами активніше був залучений СЕО, з часом був part-time маркетолог. Проте маркетингова функція була більш точковою й не мала єдиного вектору розвитку.
• Точка перелому (2020 рік): Взимку 2020 року було прийнято рішення розвивати маркетинг функцію. Роман в цей час координував відділ продажу, пропонував ідеї для активізації напрямку і врешті очолив його.‍
• Сьогодні: TURE — це команда, де в сезон працює від 25 до 50 людей. Серед яких, інхаус-команда маркетингу з 4-х осіб (керівник, помічниця маркетолога/гол. редактор сайту та два SMM-менеджери). Додаткові роботи такі як (дизайн, відеопродакшн, технічні роботи з сайтом) віддаються на аутсорс.

Виклики галузі: паводки, війна та зміна портрета туриста

Активний туризм — сфера для тих, хто вміє швидко адаптуватися до зовнішнього середовища.

Специфіка та ризики:

1. Сезонність: Бізнес суттєво розширюється влітку і згортається взимку. Щоб врівноважити попит, компанія проводить заходи у міжсезоння (наприклад, змагання у квітні або медичні курси).
2. Погода: Є вагомим фактором, до якого потрібно адаптуватись. Роман згадує 2020 рік, коли під час марафону паводок перемив дороги до баз. Гідам доводилося переправляти провізію на рафтах і далі переносити у наплічниках. А ще цей період пришвидшив запуск походів «від хатини до хатини».‍
3. Конкуренція: TURE конкурує не лише з іншими клубами, а за спосіб відпочинку людини взагалі — чи поїде вона за кордон, чи залишиться вдома й знайде спосіб перезавантажитись у місті.

Як змінився попит після 24 лютого:

Після обвалу ринку на початку 2022 року, з липня почалося відновлення. Люди шукали спосіб відпочити від стресу в безпечних регіонах (Франківщина, Закарпаття).

• Значне скорочення групового сегменту: Стало менше тимбілдингів та великих компаній друзів. Багато клієнтів у силах оборони або релокувалися.
• Ріст індивідуальних подорожей: Люди частіше подорожують парами або сім’ями.
• Гендерні зміни: Змістилося відсоткове співвідношення — у програмах, навіть екстремальних, стало значно більше жінок.
• Цінність моменту: Зараз подорожі для багатьох — це єдина відпустка на рік або коротке перезавантаження для військових, тому якість продукту є критично важливою.

Фінансовий облік: від «всемогутнього» Excel до Finmap

Довгий час фінанси в TURE велися класичним методом. Це працювало, проте з багатьма нюансами та значними часовитратами на адміністрування. Тож, фіноблік в такому вигляді був гальмівним для подальшого розвитку.

Як було до Finmap:

Основним інструментом був Excel із купою формул.

• Часові витрати: Внесення даних займало забагато часу.
• Відсутність оперативності: Витрати та надходження вносилися з затримкою, тому «лайв-картини» бізнесу не існувало.
• Фрагментарність: Оскільки локації розкидані (Дністер, різні точки в Карпатах, Тернопіль), було складно звести все до єдиного знаменника. Важко було швидко зрозуміти, скільки сумарно витрачено, наприклад, на господарчі потреби по всій компанії.

Перехід та результати:

Взимку 2024 року компанія перейшла на Finmap. Головним тригером стала потреба бачити повну структуру витрат і маржинальність кожного окремого проекту (змагання, прокат чи кемп).

Finmap дозволив нам класно закрити питання автоматизації. Інтеграція з банкінгом (ФОП) підтягує дані в онлайн-режимі. Тепер ми бачимо картину не просто загалом, а за категоріями: скільки пішло на рекламу в Meta, скільки в Google, на дизайн чи сувенірку, — пояснює Роман.

Finmap як інструмент для маркетолога-управлінця:

Для Романа як керівника маркетингу Finmap став інструментом контролю «план-факт».

• Планування: Раніше доводилося вести подвійну роботу — планувати бюджет в одному місці, а потім звіряти фактичні витрати. Тепер залишок бюджету видно одразу.
• Розподіл витрат: Система дозволяє розділяти операційні витрати та капітальні (наприклад, складні концептуальні зйомки, що працюватимуть роками).
• Стратегічні рішення: Постаналіз витрат по кожному каналу допомагає зрозуміти, що спрацювало краще, і на основі цього генерувати рішення на наступний період.

Порада від Романа: Інтуїтивна робота без планів і бюджетів теж може дати результат, але фінансове планування робить бізнес стійкішим. Якщо ви хочете йти в туризм — ви маєте цим горіти й розуміти виклики які є в галузі. А фінанси допоможуть вам бачити, куди цей драйв вас веде.

Час перейти на надійне «спорядження» для фінансового обліку

Досвід Романа Козачука підтверджує: навіть у такому драйвовому та мінливому бізнесі, як активний туризм, контроль над цифрами — це фундамент. Якщо ви витрачаєте години на облік фінансів в Excel — спробуйте Finmap. Він допоможе автоматизувати рутину, щоб ви могли фокусуватися на стратегії та продукті, а не на формулах.

Спробуйте Finmap безкоштовно протягом перших 7 днів і отримайте:

• Повний контроль: бачте всі залишки на рахунках та касах в одному вікні;
• Автоматизацію: інтегруйте банківські рахунки для миттєвого відображення доходів;
• Аналітику: розділяйте витрати за категоріями та проектами, як це роблять у TURE;
• Прозорість: тестуйте новий функціонал «План/Факт», щоб ваші маркетингові бюджети завжди були під наглядом.

Забронюйте безкоштовну Zoom-діагностику він нашого фіндиректора або ж залиште заявку на демо Finmap і переконайтеся, наскільки простішим стає управління, коли цифри працюють на вас.

Успішний бізнес у сфері промислового холоду вимагає не лише технічної експертизи, а й ювелірної точності у фінансовому плануванні. Петро Арабаджи, власник компанії Alternative Technologies, поділився досвідом трансформації фінансового департаменту за допомогою фінансового директора від Finmap.

Про бізнес: експерти у промисловому холоді

Alternative Technologies — це інжинірингова компанія повного циклу, яка спеціалізується на професійному холодозабезпеченні для секторів Агро, HoReCa та Retail. Компанія офіційно працює на ринку з 2010 року, проте кістяк команди — це фахівці-фанати своєї справи, чий досвід реалізації складних проектів перевищує 20 років.

Команда закриває всі потреби клієнта «під ключ», не залучаючи сторонніх фахівців:

• Проектування: розробка індивідуальних енергоефективних рішень.
• Прямий імпорт: постачання обладнання напряму від провідних виробників Італії, Німеччини, Іспанії, Фінляндії та Франції.
• Монтаж та запуск: власна ліцензована монтажна служба.
• Сервіс та модернізація: повний технічний супровід об'єктів у процесі експлуатації.

Завдяки такій мультинішовості (холод, рітейл, хоріка) та широкій географії постачання, Alternative Technologies стабільно входить до ТОП-10 на ринку України, а в окремих категоріях проектів посідає впевнені позиції у першій трійці лідерів. Як зазначає власник Петро Арабаджи, головний пріоритет — це не просто продаж «заліза», а створення інноваційних і прибуткових рішень для бізнесу клієнта.

Про ринок, виклики та специфіку

Ринок промислового холоду специфічний через високу капіталомісткість та складну логістику.

• Мультинішовість як виклик: Робота одночасно з рітейлом та HoReCa вимагає гнучкості, оскільки кожен напрямок має свої цикли закупівлі та оплати.
• Операційна складність: Бізнес поєднує в собі три різні моделі: імпорт, послуги (монтаж/сервіс) та прямі продажі. Це створює навантаження на систему обліку, оскільки важливо розуміти прибутковість не лише компанії в цілому, а й кожного окремого об'єкта.

Про фінанси та залучення фіндиректора Finmap

Як було до співпраці з Finmap: Ексель та інтуїція

До початку роботи з залученим фіндиректором у компанії вже була база: працювали головний бухгалтер та фінансовий аналітик.

• Інструментарій: Усі звіти (P&L, Cashflow) велися в Excel.
• Стан обліку: Звіти існували, і власник розумів основні цифри «плюс-мінус 2%». Проте управління багато в чому залишалося інтуїтивним. Наприклад, податкове планування (ПДВ) відбувалося за фактом відвантажень, а не стратегічно.

Чому вирішили залучити експертів?

Головною проблемою була відсутність чіткого фінансового планування. Петро шукав фінансового директора давно (ще до повномасштабної війни), розуміючи, що власних знань та ресурсу фін-менеджера недостатньо для «глобального бачення».

Ключовий запит: «Не масштабувати хаос». Оскільки бізнес розростається і додаються нові напрямки, власнику була потрібна «права рука» у фінансах, яка допоможе консолідувати дані та приймати рішення на основі точних розрахунків, а не відчуттів.

Процес: Страхи, бар'єри та адаптація

Перехід на аутсорс-формат був новим досвідом для Петра.

• Внутрішній опір: Як це часто буває, штатні співробітники (бухгалтерія) спочатку сприйняли залученого фіндиректора як загрозу або «камінь у свій город».
• Подолання: Протягом перших 1,5 місяців через комунікацію вдалося змінити ставлення команди. Співробітники зрозуміли, що фіндиректор — це не ревізор, а допомога, яка спрощує їхню ж роботу.
• Формат: Віддалена робота не стала проблемою, оскільки компанія звикла до такого формату ще з часів ковіду.

Результат: Від «аналізів» до «лікування»

За три місяці співпраці компанія отримала конкретні інструменти:

1. Точний розрахунок вартості проектів: Розроблено калькулятор, який включає не лише прямі витрати, а й операційні затрати компанії (чого не було раніше).
2. Свідоме управління дебіторкою: Тепер компанія чітко бачить, скільки коштує затримка оплати від замовника, що дозволяє впевненіше вести переговори про штрафні санкції.
3. Звітність по відділу продажів: З’явилися щомісячні звіти по кожному менеджеру, планові та фактичні показники.
4. Ефективність ресурсів: Стало зрозуміло, як оптимізувати складські запаси та не заморожувати кошти в обладнанні, яке лежить на складі занадто довго.

Порада від Петра Арабаджи іншим власникам:

«Не тягнути. Чим далі від лікування, тим воно гірше. Якщо ви бачите цифру вже реально пораховану, ви розумієте, куди саме треба діяти».

Фінансовий директор — стратегічний must-have для власника

Співпраця з фіндиректором від Finap — це не про заповнення табличок, а про перехід від управління «наосліп» до прийняття рішень на основі твердих даних. 

• Звільнення фокуса власника: Ви перестаєте бути «людиною-калькулятором» і нарешті займаєтеся стратегією, поки професіонал будує архітектуру ваших фінансів.
• Виявлення прихованих збитків: Фіндиректор бачить «дірки», куди витікають гроші — від неефективної логістики до проектів з низькою маржинальністю, які лише імітують прибуток.
• Оцифрована мотивація команди: Впровадження KPI та прозорих калькуляторів прибутку дає вашим менеджерам чітке розуміння: що саме вони мають зробити, щоб компанія (і вони особисто) заробила більше.
• Погляд збоку та експертиза: Ви купуєте досвід фахівця, який вже бачив сотні подібних кейсів і знає, як оптимізувати податки, залучити капітал або масштабувати бізнес без хаосу.

Не чекайте, поки «симптоми» стануть критичними — почніть будувати фінансово здорову компанію вже сьогодні.

Забронюйте безоплатну консультацію з фінансовим директором Finmap!

60 хвилин в Zoom — і ви побачите, 
де зникають гроші, де ваш прибуток 
і що з цим робити!

Побудова системного бізнесу неможлива без чіткого контролю цифр. У цьому матеріалі ми розберемо досвід компанії BRO GLASS — виробника склопакетів, який пройшов шлях від «неконтрольованих коштів» до повного розуміння собівартості та прибутковості завдяки впровадженню управлінського обліку.

Про бізнес і шлях: від заснування до масштабних об'єктів

Компанія BRO GLASS — це професійний гравець на ринку світлопрозорих конструкцій. Під керівництвом засновника та CEO Тараса Сапака, компанія пройшла шлях у 2,5 роки, перетворившись на потужне виробництво з двома власними майданчиками.

• Масштаб та потужності: Основне виробництво компанії зосереджене у місті Бровари. Виробничий процес базується на використанні обладнання від світового лідера — компанії Lisec, що дозволяє виготовляти склопакети будь-якої складності.
• Продукт: BRO GLASS спеціалізується на енергозберігаючих, сонцезахисних, протиударних та фасадних склопакетах.‍
• Портфель проєктів: Компанія активно працює в сегменті B2B, забезпечуючи скління великих житлових комплексів Києва. Серед знакових об'єктів — ЖК «Варшавський» та ЖК «H2О».

Фінанси та впровадження Finmap: як навести лад у виробничому хаосі

Найбільшим викликом для компанії став перехід від операційного зростання до фінансової зрілості.

Як все було до Finmap: життя без обліку

Перші два з половиною роки роботи компанії фінансовий облік як такий був відсутній. Управління відбувалося на рівні банківських виписок:

• Роль власника: Тарас самостійно займався фінансами, але це зводилося до контролю залишків на рахунках.
• Функція бухгалтерії: Бухгалтери займалися виключно операційними платежами та збором рахунків, не аналізуючи загальну фінансову картину.
• Інтуїтивне управління: «Гроші прийшли — ми їх кудись потратили: на матеріал, на зарплату. Десь на інтуїтивному рівні я розумів, що щось тут не то», — згадує засновник.

Чому виникла потреба у змінах?

Основним поштовхом стала невідповідність між великим оборотом та відсутністю вільного прибутку.

• Відсутність прибутку на фоні зростання: Попри великі обсяги замовлень та постійну роботу протягом року, компанія не мала коштів на розвиток, оновлення автопарку чи купівлю нових станків.‍
• «Топтання на місці»: Весь дохід одразу витрачався на закупівлю матеріалів, що створювало ілюзію успіху без реального фінансового результату.

Процес переходу: страхи та бар’єри

Перехід до системного обліку з фінансовим директором тривав три місяці.

• Сумніви щодо інструментів: Був вибір між звичним Excel та сервісом Finmap. Попри початкові вагання, вибір пав на Finmap через його сучасність та наочність.
• Складність даних: Найважчим виявилося розгрібати «нульову базу» та бардак у даних. Бухгалтерам довелося «попихтіти», викопуючи інформацію для нових звітів.
• Сумніви щодо формату: Були побоювання щодо онлайн-співпраці, але вони розвіялися завдяки професійності фінансового директора Олексія, який зміг структурувати складну собівартість виробництва.

Результат: що змінилося?

За результатами роботи компанія BRO GLASS отримала:

1. Повну прозорість: Власник бачить рух кожної копійки — звідки прийшли гроші, де вони затримуються і куди йдуть.
2. Розрахунок собівартості: Була створена детальна модель, де розписаний кожен елемент собівартості продукції.
3. Звіти P&L та Cashflow: Тепер компанія чітко знає, чи є вона прибутковою за місяць, а не просто орієнтується на залишки на рахунках.
4. Погляд «з дрона»: Можливість бачити слабкі місця, де відбуваються переплати, та приймати рішення про економію чи додаткові інвестиції.

Тепер мій сон став трішечки гірше, тому що я бачу реальну фінансову картину. Але слава Богу, що я її бачу, бо ще трохи — і ми б зайшли в ще більші дебрі, — підсумовує Тарас.

Чому власнику виробництва потрібен Фінансовий директор?

Досвід BRO GLASS доводить: навіть великий оборот не гарантує прибутку, якщо фінанси не керовані. Послуга «Фінансовий директор» — це не просто зведення таблиць, а ваш стратегічний партнер, який трансформує хаос у прогнозований результат:

• Від ілюзії обороту до реального прибутку: Ви нарешті зрозумієте різницю між «грошима в касі» та чистим заробітком, навчившись рахувати точну собівартість кожного виробленої одиниці товару .
• Управління на основі фактів, а не інтуїції: Ви отримаєте «погляд з дрона» на бізнес, що дозволить приймати рішення про закупівлю нових станків чи оновлення автопарку, спираючись на чіткі цифри, а не на відчуття.‍
• Персональний супровід: Це експертний поштовх для вашої команди, який пробиває шлях крізь «фінансовий бардак» до прозорої моделі, де кожна копійка працює на капіталізацію компанії.

Хочете припинити «топтатися на місці» та почати генерувати реальний прибуток із власного виробництва?

Забронюйте безкоштовну консультацію з нашим фінансовим директором — ми проаналізуємо вашу ситуацію та знайдемо ваші точки зростання.

Як побудувати бізнес у ніші, де за кожне зображення тебе може забанити Instagram, а блогери соромляться брати товар на огляд? Що робити, коли продажі раптово падають, а ви не розумієте чому, бо весь облік ведеться «в голові» або в блокнотику?

‍

Сьогодні в нас у гостях Наталка — співвласниця едукаційного магазину сексуальних іграшок Hot Mamas. Ми поговорили про те, як нормалізується секс в Україні, як зберегти дружбу в бізнес-партнерстві та як впровадження системного фінобліку показало реальний стан бізнесу, як на долоні.

Відеоверсію інтерв’ю можна подивитися на нашому YouTube-каналі!

Про бізнес та шлях: від вина на квартирі до команди з шести людей

Як усе починалося

Магазин заснували дві співвласниці — Наталка та Дана. На той момент вони активно розвивали власні блоги в Instagram і мали медійність. Саме це стало відправною точкою для власної справи:

Ми просто з Даною випивали вино в неї в квартирі і щось таке думали собі. Оскільки ми були блогерками, нам тоді давали на рекламу секс-крамниці інший товар. І я подумала, що мені дуже подобається це рекламувати більше, ніж якісь домашні мила — тоді якраз була така епоха. Коли мені запропонували якісь секс-іграшки, я зрозуміла: "Супер, давайте, я можу про це говорити". Люди нас слухали, дослухалися, і ми вирішили: "Давай будемо продавати самі". І ми такі: "Ну давай". Якось так і поїхало.

Назва народилася того ж вечора. Головним було уникнути «полуничок» чи «перчиків». На той момент Наталка вже була мамою, а Дана — хресною мамою її доньки. Так з’явилися Hot Mamas.

Партнерство та команда

Дівчата познайомилися на курсах макіяжу й товаришували два роки до створення бізнесу. Спільна справа стала перевіркою для стосунків:

Спочатку все було через рожеві окуляри. Я думала: "Боже, вона така класна, я готова була з нею одружитися!". Але потім ти розумієш, що це дві різні людини, треба притиратися. Бувають конфлікти, хоча я — та людина, яка згладжує кути, тому сильно ми не конфліктуємо.

Сьогодні в штаті вже шестеро людей: операційний директор, контент-кріейтор, помічниця та менеджери, які пакують посилки. Наталка обіймає посаду СЕО й відповідає за цифри, а Дана — творче обличчя, вона займається сайтом та комунікаціями.

Ринок, виклики та специфіка ніші

Сексуальна едукація як фундамент

Hot Mamas — це едукаційна крамниця. Дівчата не називають себе експертами, а просто нормалізують тему сексу:

Всім бракує тої сексуальної едукації. Ми почали розказувати, що іграшки — це не якась розпуста чи вульгарність, а вивчання себе. Люди до нас потягнулися, бо вони розуміють: "Ага, і в них так само, і в мене так було". Значить, усе нормально.

Наталка та Дана перетворили просвітництво на стиль життя, знімаючи смішні та відверті ролики, які знімають табу з теми сексу. Це підтверджують цифри: на основний Instagram магазину  @hotmamas_shop підписано вже 36,6 тис. людей.

Не менш активними є й особисті сторінки засновниць: у Наталки — 10,3 тис. підписників, а у Дани — 20,8 тис. фоловерів.

Проєкт Hot Mamas Show та став справжнім медійним майданчиком для відвертих розмов. На Instagram сторінку подкасту підписано 10.2 тис. людей. На YouTube Hot Mamas Show канал підписано понад 3,5 тис. глядачів. Дівчата створюють контент, який реально «залітає»: найпопулярніші відео вже зібрали понад 7 тис. переглядів, що доводить — українці прагнуть якісної та сучасної сексуальної едукації.

Основні виклики: цензура та просування

Найбільша складність — це «палки в колеса» від соцмереж. Навіть великі бренди змушені блюрити вібратори чи закреслювати слова, щоб не потрапити в бан.

Якби ми продавали пилососи, я вже не знаю, якими б ми були. А тут ти весь час думаєш, як того всього уникнути. На YouTube ми хотіли робити огляди — зразу полетіли в бан. Багато блогерів соромляться, для них це щось брудне.

Додає стресу і воєнна реальність. Наталка згадує, як «мамський мозок» намагається адаптуватися: попри обстріли та блекаути, бізнес продовжує жити.

Зранку йдуть обстріли, але я бачу, як спливає вікно з Shopify — хтось щось купив. Життя триває.

Портрет споживача та сезонність

80% покупців — це жінки. Чоловіки іноді переживають, що іграшка їх замінить. Наталка згадує випадок, коли чоловік знайомої навіть викинув нерозпаковану іграшку: «Вони думають, що це не союзники, а конкуренти».

Цікавою є і сезонність продажів:

• Піки: грудень, День Валентина та літо (період відпусток).
• Спад: вересень та жовтень. «Вересень лежить. Ніхто не займається сексом, всі йдуть до школи», — жартує Наталка.

Наталка згадує, як ринок виглядало на старті:

Коли ми заходили, більшість секс-шопів були російськомовні, з цими противними оглядами. Вони були такі чорні, заходиш — а там усе вульгарно. Зараз усе стало естетично. Люди побачили, що це класно, і заходять у цю нішу. Але новачкам зараз важче просуватися, ніж було нам.

Плани на 2026 рік: масштабування та вихід у Польщу

Хоча Наталка жартує, що минулого року вона «масштабувалася по-своєму» (через вагітність та народження дитини), зупинятися на досягнутому команда не планує. Співвласниця ділиться, що вони хочуть масштабуватися, можливо, через запуск власної франшизи.

Одним із пріоритетних напрямків є вихід на ринок Польщі. За словами засновниць, попит там уже сформований:

Ми бачимо, що за кордоном дуже багато наших людей. Поляки та українці в Польщі активно купують наші товари. Там є свої сексшопи, але ми впевнені, що там є і наша аудиторія, яка цінує саме наш підхід та едукацію.

Фінансовий облік: від блокнотика до автоматизації з Finmap

Як було «до»: епоха блокнота

На початку бізнесу фінанси велися дуже стихійно. Весь облік тримався на блокноті, ручці та пам'яті Наталки.

Я все тримала в голові. Мала блокнотик і ручку. І всі фінанси, доходи, витрати — все було в блокнотику. Я заправляла всім і казала: "Дано, оплати цей рахунок, а тут візьми собі таку зарплату, а я візьму таку". Оце й усе.

Тригер до змін: «Де мій блокнотик?»

Коли продажі впали, власницям захотілося дослідити причини — що, куди й чому. Плюс постало питання масштабування.

Ми хотіли піти на консультації, а нас питали: "Покажіть ваші цифри". А я така: "Де мій блокнотик?". Але блокнотик тут не допоможе. Дана, як молодь, взяла мене за руку й каже: "Треба брати щось сучасне". Вона любить усе спрощувати й стала драйвером автоматизації. Так ми знайшли Finmap.

Результат: «Вау, а так можна було?»

Наталка зізнається, що спочатку боялася, що буде важко звикнути весь час усе підписувати. Але результат перевершив очікування:

Те, що я робила до того — якісь бутафорні обрахування — це навіть не порівняти! Зараз ти в будь-який момент можеш зайти в телефон і подивитися, що сталося. Ти бачиш усі рахунки, графіки — все на долоньці. Я тепер знаю наш бюджет: що ми можемо купити, а що відкласти! Це не треба тримати в голові. Вау, а так можна було?

Перехід на сервіс допоміг не лише бачити гроші на рахунках, а й розуміти реальну маржинальність (яка в ніші становить близько 50–100%) та планувати витрати на команду з 6 людей. Тепер Наталка, як СЕО, керує фінансами ефективно, тримаючи руку на пульсі кожного платежу.

Finmap — у кожний бізнес! — підсумовує Наталка. 

Побудуйте прозору фінансову систему вашого бізнесу

Якщо ви досі ведете облік «у голові» або витрачаєте години на заповнення таблиць вручну — час переходити на системні рішення. Finmap допомагає підприємцям позбутися хаосу в цифрах завдяки автоматичній синхронізації з банками та зрозумілим звітам.

• Звіт P&L (PnL): бачте реальний прибуток, а не просто залишок на карті.
• Cash Flow: уникайте касових розривів та плануйте витрати наперед.
• Автоматизація: ваші транзакції підтягуються самостійно — більше ніяких ручних внесень кожного чека.
• Та багато інших функцій, що роблять фіноблік простим та керованим.

Відчуйте бізнес на долоні вже зараз

Забронюйте безкоштовну Zoom-діагностику він нашого фіндиректора або ж залиште заявку на демо Finmap і переконайтеся, наскільки простішим стає управління, коли цифри працюють на вас.

Більшість підприємців зрозуміють цей момент: здається, що компанія розвивається, клієнтів більшає, команда розширюється — але цифри не складаються.

‍

На рахунках є гроші, у касі — теж, але все одно постійно «щось не сходиться».

‍
Хтось винен, хтось заплатив, хтось ні, а головне — незрозуміло, де зараз твій бізнес у фінансовому сенсі.

‍

Так сталося і з Вадимом — засновником ТОВ «Атлант Компані», що працює у сфері логістики та транспортних послуг.

‍

Поки компанія росла, фінанси залишалися «у голові» власника. І коли масштаб почав вимагати системи — Excel уже не рятував.

‍

Робота йде, а нема розуміння — чи є гроші, де вони, хто мені винен, чи я комусь винен.

У принципі, безлад був. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Що ви дізнаєтесь з цього кейсу:

• Побачите, як виглядає типова фінансова криза малого бізнесу зсередини.
  
• Дізнаєтесь, як власник логістичної компанії за місяць навів лад у фінансах без бухгалтера.
  
• Зрозумієте, що Finmap реально змінює у мисленні підприємця.
  
• Отримаєте практичні поради, які допоможуть вам уникнути фінансової сліпоти у власній компанії.

Цей кейс — дорожня карта для кожного підприємця, який щодня бачить рух готівки, але не бачить фінансового результату. Бо контроль над грошима — це контроль над майбутнім бізнесу.

Про клієнта: коли логістика стає масштабною, а фінанси — некерованими

ТОВ «Атлант Компані» — це логістична компанія, яка спеціалізується на перевезенні зернових культур та агропродукції для фермерських господарств, елеваторів і трейдерів.

‍

Компанія працює в сегменті B2B, де швидкість, надійність і грошовий обіг — ключові фактори успіху.

‍

У пік сезону десятки рейсів одночасно: зерно в дорозі, водії отримують аванси на пальне, клієнти розраховуються після доставки, а частину витрат треба покривати наперед.

‍

Схоже на хаос, у якому навіть одна помилка у фінансах може коштувати місячного прибутку.

До того я вів це все в табличках максимально простих, які я сам зробив. Доходи, витрати — прості формули: додати, відняти, помножити. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Роки компанія жила в Excel. Поки обсяг перевезень був невеликим — це працювало.

‍
Та коли команда зросла, а кількість клієнтів перевищила десяток, Excel перетворився з помічника на пастку.

‍

Власник бачив лише фрагменти: окремо — витрати на паливо, окремо — надходження від клієнтів, окремо — борги постачальникам. Але цілісної картини грошового потоку не було.

Особливість галузі: високі обороти — низька фінансова прозорість

У логістиці зерна гроші рухаються постійно. Тут рідко буває «стабільна» картина, бо:

• витрати відбуваються щодня (паливо, ремонти, зарплати);
  
• оплати від клієнтів приходять із затримками;
  
• кожен рейс — окремий міні-проєкт із власним балансом.
  

Без системи обліку це виглядає так:
‍

1. на рахунках — мінус, але в дорозі — ще 10 клієнтських оплат;
   
2. борги водіям не синхронізовані з фактичними надходженнями;
   
3. фінансові рішення ухвалюються «на відчуттях».
   

Робота росте, кількість людей зросла — треба впорядковувати це все. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

 Висновки для підприємців:

‍

1. Якщо бізнес виріс до 5+ людей або 10+ клієнтів — Excel більше не працює.
   ‍
   Ризик помилки зростає експоненційно, а контроль зникає.
   
   
2. У логістиці найважливіше — бачити потік грошей у моменті.
   ‍
   Не просто «прибуток за місяць», а «що зараз на рахунках».
   
   
3. Фінансова система — це не витрати, а безпека.
   ‍
   Без неї навіть прибутковий бізнес може «зламатися» через невидимі касові розриви. Вона звільняє власника від щоденного контролю й повертає йому роль стратегічного керівника.

Проблема: коли бізнес виглядає стабільним — але цифри цього не підтверджують

На перший погляд, у ТОВ «Атлант Компані» усе було під контролем. Фури в рейсах, клієнти задоволені, договори підписані, рух на рахунках постійний.

‍

Компанія працювала, росла — але щоразу, коли Вадим намагався відповісти на просте запитання «скільки ми реально заробили?», починався квест.

‍

Це типовий парадокс операційного бізнесу: коли процеси виглядають упорядковано, але фінанси живуть окремим життям.  Що більше рейсів і клієнтів — то складніше зрозуміти, де саме «застрягають» гроші.

‍

Саме ця проблема і стала точкою, де Вадим зрозумів: без системи обліку фінанси перетворюються з ресурсу на ризик.

‍

Інсайт для підприємців: Фінансовий хаос не починається тоді, коли грошей бракує.

‍
Він починається тоді, коли занадто багато точок обігу — і ніхто не бачить цілісної картини.

1. Гроші були — але не зрозуміло, де саме

Головна фінансова проблема бізнесу — втрачена видимість. Компанія працює з кількома рахунками, готівковими операціями, водіями, що приймають кошти у дорозі. І кожного дня виникає десятки дрібних транзакцій: пальне, ремонти, дрібні закупівлі.

‍

Здавалося, гроші «крутяться», але звести баланс навіть на кінець тижня було майже неможливо.

Гроші десь є — але не розумію, де саме: чи в касі, чи на рахунках. Таблиці нічого не показують. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Коли фінансова система розпорошена між готівкою, рахунками, таблицями і людьми — це не облік, а фінансовий безлад.

2. Неконтрольована дебіторка — прихований ворог прибутку

Другий головний біль — борги клієнтів. Логістичні компанії часто працюють із відстрочками платежів, особливо у зернових перевезеннях. Один клієнт платить через тиждень, інший — через місяць, третій — «коли продасть зерно».

‍

Вадим намагався вести борги у власних Excel-таблицях, але швидко зрозумів, що це неможливо масштабувати. Результат — постійне «просідання» кешфлоу: клієнти винні, але грошей на рахунку все одно не вистачає.

‍

Дебіторка — це не просто «хто мені винен». Це пульс ліквідності компанії. Без контролю за боргами навіть прибутковий бізнес може зупинитися через касовий розрив.

3. Excel не витримує темпів логістики

Excel — хороший старт, але поганий фундамент. Те, що працює для трьох платежів на день, ламається при тридцяти.

‍

Фінанси в Excel працювали тільки поки власник міг усе тримати в голові.

‍
Коли з’явились водії, менеджери, кілька напрямків, таблиці перестали справлятись.

‍

Помилка у формулі, пропущений рядок або неправильна дата — і фінансова картина викривлена. А часу перевіряти — немає.

‍

Excel — це чудовий інструмент для аналізу, але катастрофічний для управління фінансами. Бо управління — це не «рахувати заднім числом», а бачити ситуацію зараз.

4. Власник став бухгалтером — і перестав бути стратегом

Коли власник бізнесу виконує роль бухгалтера, аналітика і касира одночасно — компанія перестає рухатись стратегічно.

‍

Замість планування розвитку, Вадим щодня займався тим, щоб «звести кінці з кінцями»:

• вручну оновлював таблиці;
  
• контролював платежі;
  
• перевіряв, хто заплатив, а хто ні.

Це створювало постійний стрес і перевтому.

‍

Коли фінансовий облік залежить лише від однієї людини, ти не керуєш бізнесом — ти заручник власних даних.

5. Рішення на інтуїції — без цифр, без прогнозів

Без системи аналітики Вадим ухвалював рішення «на око». Якщо здавалось, що грошей вистачає — закуповували пальне, брали новий маршрут. Якщо ні — затримували оплату постачальникам.

‍

Якщо ти не бачиш динаміку грошових потоків щонайменше за місяць — ти не керуєш фінансами, ти просто реагуєш на проблеми.

Підсумкова діагностика фінансових проблем «Атлант Компані»

Чому ці проблеми знайомі кожному підприємцю

Історія Вадима — не унікальна. Так виглядає 90% малого та середнього бізнесу в Україні, особливо в операційних сферах: логістика, торгівля, сервіс, виробництво.

‍

Всі вони мають обороти, мають команди, мають клієнтів — але не мають фінансової системи.

‍

І поки в компанії немає Finmap чи подібного інструменту, кожна гривня в бізнесі — приблизна.

Пошук рішення і знайомство з Finmap

Я звертався до компаній, які впроваджують CRM, але вони не змогли налагодити мою роботу. А Finmap я уже давно дивився і пробував. Ви найкращі в Україні. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Після кількох місяців безсонних ночей над Excel-таблицями, Вадим зрозумів: проблема не у формулах, а у відсутності системи, яка мислить, як бізнес.

1. Рік у пошуках «ідеальної системи»

Шлях Вадима до Finmap був довгим. Як і більшість власників малого бізнесу, він пройшов класичну еволюцію:

‍

1. Етап 1 — Excel: «Сам зроблю просту таблицю» → Працює, доки не з’являються десятки операцій.
   
   
2. Етап 2 — CRM: «Потрібна програма, яка все з’єднає» → Але CRM орієнтована на продажі, а не на гроші.
   
   
3. Етап 3 — кастомна розробка: «Мені зроблять систему під мене» → Висока ціна, довгий запуск, і все одно без аналітики.
   

‍

Багато власників бізнесу шукають «чарівну програму». Але фінансову прозорість не дає система — її дає структура мислення, яку Finmap допомагає побудувати.

2. Як Вадим обрав Finmap

Вадим чув про Finmap ще задовго до співпраці. Просто «тоді не був готовий».

‍

Як це буває з багатьма підприємцями, рішення дозріло не з першої спроби. У якийсь момент Excel остаточно перестав працювати, а менеджери почали «тонути» у хаосі транзакцій. Тоді він повернувся до Finmap — уже з конкретним запитом: «Хочу бачити, де гроші у реальному часі».

3. Чому Finmap став «тим самим рішенням»

Після тестування кількох альтернатив, Finmap виявився єдиною системою, яка:

Finmap — це не програма «для бухгалтерів». Це інструмент власника, який хоче розуміти, що відбувається з грошима його бізнесу тут і зараз.

4. Перше враження від системи

Вже після перших налаштувань Вадим відчув головне — контроль повернувся.

Те, що можна додавати людей, робити каси, карткові рахунки, бачити все на одному екрані — це дуже зручно. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Його фінанси перестали бути «таблицями» — стали живою картиною руху коштів.

‍
Перші результати у Finmap видно буквально за кілька днів. Коли ти вперше бачиш всі рахунки, дебіторку та витрати на одному екрані — це момент фінансового прозріння.

Чому Finmap переміг

Фінансова система не з’являється за один день. Спочатку з’являється усвідомлення, що хаос більше не працює. А потім приходить рішення, яке дозволяє цей хаос приборкати.

‍

Для Вадима таким рішенням став Finmap — не просто сервіс, а партнер, який допоміг перетворити гроші з болю на інструмент розвитку.

Експрес-постановка Finmap: коли фінанси стають системою, а не головним болем

Фінансова експертка Finmap максимально розуміла, що я хочу і допомагала, розказувала, як краще зробити саме у моїй ситуації. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Коли Вадим обрав Finmap, він не просто підписався на новий сервіс. Він запустив процес трансформації бізнесу — від хаосу до структури. Формат експрес-постановки передбачає, що вже за 3–4 тижні компанія переходить від «все у таблицях» до повноцінної системи управлінського обліку.

1. Старт: аудит реальності

Перший крок — це розібратись, що відбувається зараз.

‍
Фінансова експертка Finmap почала з аналізу існуючих таблиць, платежів і процесів «Атлант Компані».

Юля розказувала, що потрібно на даному етапі. Усе було максимально доступно. Я розумів, що і коли робити. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Задача на цьому етапі: перетворити «хаотичний облік» на чітку структуру потоків: доходи, витрати, рахунки, каси, контрагенти.

‍

Інсайт: Не можна автоматизувати безлад. Спочатку треба побачити, де саме хаос, і тільки тоді впроваджувати систему.

 2. Побудова структури у Finmap

Після аудиту фінансова експертка Finmap допомогла Вадиму налаштувати фінансову архітектуру компанії: створили рахунки, каси, категорії витрат і доходів, підключили карти, завели контрагентів.

‍

Для логістичної компанії, де десятки платежів щодня, важливо, щоб усі рахунки були «під одним дахом». Finmap дозволив бачити повну картину руху коштів у реальному часі — без ручних зведень.

Інсайт: Фінансова система має працювати не тільки «для власника». Її повинна розуміти команда — і саме це дозволяє масштабувати бізнес.

3. Навчання і менторство: коли фінансист стає наставником

Фінансова експертка розказувала доступно, без складних слів. Якщо були питання — написав у чат, і відразу відповідь. Все просто. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Після технічного налаштування розпочався головний етап — освітній.

‍
Юлія не просто показала «куди натиснути», а пояснила логіку управлінського обліку:

• як правильно розділяти особисті й бізнес-кошти;
  
• чому важливо планувати залишки по рахунках;
  
• як читати P&L-звіт, навіть якщо ти не бухгалтер;
  
• як використовувати категорії для фінансового аналізу.
  

Формат роботи — повністю онлайн, але з ефектом особистої присутності.

Я надав доступ до Finmap, фінансова експертка бачила, що я роблю, і потім казала: “Отут добре, а отут я б зробила інакше”. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Інсайт: Finmap не просто дає інструмент. Він навчає фінансового мислення — навику, якого не вистачає більшості підприємців.

4. Результати після постановки

Через місяць «Атлант Компані» повністю перейшла на нову систему. Усі доходи, витрати, рахунки та борги тепер відображаються в одному інтерфейсі. Компанія вперше отримала повну прозорість грошових потоків.

Я розумію, що в мене повинна бути певна кількість грошей. Дивлюсь — не вистачає. Перевіряємо, і одразу знаходимо, куди вони поділися. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Інсайт: Результат постановки — це не просто «заповнені таблиці». Це момент, коли бізнес вперше бачить себе у цифрах — чесно, об’єктивно, без припущень.

5. Людський фактор: підтримка і взаємодія

Насправді все як треба. Інформація зрозуміла, спілкування легке. І найголовніше — відчувається, що людині не байдуже. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Один із ключових факторів успіху — підхід Finmap-експертів. Кожен клієнт отримує персонального фахівця, який розуміє не просто фінанси, а контекст бізнесу.

‍

У випадку Вадима — це агрологістика, специфічні платежі, взаєморозрахунки з водіями, сезонність. Фінансова експертка адаптувала кожен крок саме під ці процеси — без «загальних порад».

‍

Фінансова система ефективна тільки тоді, коли впроваджується з урахуванням реальності бізнесу.

6. Як змінилося фінансове мислення Вадима

Після експрес-постановки Вадим визнав, що головна цінність Finmap — не тільки в даних, а й у спокої.

Впровадити — складніше, ніж вести. Але коли все налаштовано, вести взагалі не проблема. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Раніше він перевіряв Excel ночами, щоб «щось не забути». Тепер — відкриває Finmap зранку, щоб побачити реальну картину.

Інсайт: Фінансова постановка — це не технічний процес. Це перехід до іншого рівня управління, де бізнес працює не на інтуїції, а на даних.

Короткий підсумок етапів експрес-постановки

Головний інсайт розділу: Автоматизація фінансів — це не «просто налаштувати софт». Це процес, який перетворює хаос на систему, а власника — на фінансово свідомого керівника.

Результати та інсайти: коли гроші перестають зникати

Минув лише місяць після експрес-постановки Finmap, а зміни стали помітні одразу. І справа не лише у зручності системи — а в зміні фінансового мислення. Те, що раніше було «припущеннями», стало чіткими цифрами. А те, що здавалось «проблемою часу», виявилось проблемою відсутності структури.

1. Повна видимість руху коштів

До Finmap у Вадима фінанси існували у трьох вимірах: у голові, в таблицях і в банківських додатках. Тепер усе — в одному місці.

Те, що можна дивитись рахунки, каси, карткові рахунки на одному екрані — це набагато краще. Все видно одразу. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Поки гроші розпорошені по таблицях і рахунках — це не система, це хаотичний потік.

‍
Finmap з’єднує все в один екран, де видно, що реально відбувається з бізнесом.

2. Дебіторка більше не «чорна діра»

До впровадження Finmap дебіторка існувала «у голові» власника. Клієнтів багато, платежів десятки, і кожен обіцяв «заплатити завтра».

‍

Система дозволила перетворити цю невидимість на конкретну цифру. Дебіторка — це не просто таблиця боргів. Це барометр стабільності бізнесу.

‍
Щойно ви починаєте бачити Дебіторку — ви починаєте керувати грошима, а не чекати їх.

3. Економія часу і ментальний спокій

До Finmap Вадим витрачав по кілька годин щотижня на звірки, ручні підрахунки і уточнення. Тепер — фінансовий контроль займає 15–20 хвилин на день.

Коли зникає фінансова тривога, з’являється енергія для розвитку.

‍
Finmap звільняє не просто час — він звільняє мислення.

4. Нова культура прийняття рішень

Після впровадження Finmap рішення у «Атлант Компані» почали ухвалюватись на основі даних, а не відчуттів.

Результати будуть, якщо вести все правильно протягом місяця. І тоді видно, де витрати, а де прибуток. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Раніше — «здається, що заробили». Тепер — точно відомо, який напрямок приносить прибуток, а який тягне гроші.

Фінансова система — це не просто спосіб контролювати витрати. Це компас для ухвалення рішень, що зменшує ризики і збільшує прибуток.

5. Фінансова впевненість

Після всіх технічних і організаційних змін Вадим називає найголовнішим результатом емоційний спокій.

Раніше все було в хаосі, а тепер я розумію, що відбувається. І це вже великий крок уперед. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Компанія не просто навела лад у фінансах — вона створила фінансову культуру.

‍
Менеджери бачать свою частину, власник бачить загальну картину, гроші — під контролем.

‍

Фінансова прозорість — це не про цифри. Це про відчуття контролю і свободи.

У вас хороший продукт. Ви мені сподобались. Станом на зараз усе в повному порядку. — Вадим, власник ТОВ “Атлант Компані”

Результати Вадима — це доказ, що навіть у складному логістичному бізнесі можна навести фінансовий порядок за місяць.

‍‍

Finmap не просто автоматизував цифри — він повернув підприємцю найцінніше: ясність, контроль і спокій.

‍

Коли власник перестає «рахувати вручну» і починає бачити систему, його бізнес із ремісничого перетворюється на керований. І саме це — момент, коли починається справжнє зростання.

Поширені питання

1. Чому в бізнесі може з’являтися фінансовий хаос, навіть якщо клієнтів і замовлень багато?

‍

У міру зростання компанії збільшується кількість операцій, людей та платежів — і все складніше контролювати гроші «на відчуттях». Витрати та надходження розпорошуються між таблицями, чатами, банківськими додатками та пам’яттю окремих людей. Без єдиної системи обліку фінансові дані перестають бути прозорими — і власник втрачає розуміння реальної картини.

‍

2. Чому Excel перестає працювати на певному етапі?

‍

Excel чудово підходить для аналізу, але не для управління фінансами в режимі щоденних операцій. Помилки у формулах, пропущені записи, дублікати файлів і відсутність синхронізації з банком роблять облік ненадійним. Коли операцій стає десятки в день, таблиця не встигає за бізнесом. Компанія починає жити у стані «ми приблизно розуміємо, що відбувається» — а це небезпечно.

‍

3. Що дає впровадження Finmap на практиці?

‍

Finmap об’єднує усі фінансові потоки в одному місці: рахунки, каси, витрати, надходження та борги. Система автоматизує облік, формує звіти й показує реальний стан грошей у будь-який момент. Власник перестає витрачати години на звірки й може ухвалювати рішення на основі точних даних — не інтуїції.

‍

4. Чи потрібен бухгалтер для роботи з Finmap?

‍

Ні. Finmap створений для власників бізнесу та операційних керівників. Інтерфейс простий та інтуїтивний, а експерт Finmap в процесі постановки навчає, як мислити фінансами, а не просто «куди натиснути». При цьому за потреби бухгалтер також може мати свій окремий доступ.

‍

5. Скільки часу потрібно, щоб навести порядок у фінансах?

‍

Результати видно вже через кілька днів — коли всі рахунки, каси й рухи коштів зібрані в одному місці. Повноцінна експрес-постановка займає 3–4 тижні, після чого бізнес отримує системний фінансовий облік, контроль дебіторки та звичку аналізувати цифри регулярно, а не «раз на місяць».

Коли бізнес зростає, фінансові потоки  стають складнішими — а разом із ними росте кількість людей і компаній, з якими треба домовлятися, узгоджувати, здійснювати платежі чи очікувати оплату..

‍

Усе виглядає впорядковано — поки одна затримка, один пропущений рахунок або неспівпадіння в строках оплат не запускає ефект доміно.

‍

Справжня фінансова сила бізнесу — не лише у прибутковості, а й у здатності прогнозувати, аналізувати й діяти наперед.

‍

Розглянемо три ключові елементи, які дозволяють бізнесу зберігати стабільність і зростати без хаосу.

1. Системність: перший крок до фінансової зрілості бізнесу

Якщо твій бізнес працює з десятками контрагентів — підрядників, клієнтів, партнерів, постачальників — фінанси швидко перетворюються на мозаїку.

‍

Рахунки в месенджерах, акти на пошті, платежі в різних банках, а інформація про борги — у блокноті чи в голові менеджера.

‍

У результаті важко відповісти навіть на базові питання:

• Хто кому винен? 
• Які оплати очікуються? 
• Скільки грошей реально залишиться після всіх зобов’язань?

Без єдиної системи дані губляться, а рішення приймаються навмання. І навіть прибутковий бізнес може опинитись у касовому розриві просто через відсутність повної картини.

‍

Ось як це виглядає на практиці:

• Рішення “на око” — без аналітики, без зв’язку між підрядниками, клієнтами й проєктами.
  ‍
• Розпорошені дані — інформація про платежі, борги та надходження розкидана по різних джерелах.
  ‍
  
• Невидимі зобов’язання — немає чіткої дати, коли і кому потрібно платити чи очікувати оплату.
  ‍
  
• Втрата контролю — доходи приходять, але коштів усе одно бракує через хаотичні виплати.
  
  

Системність — це коли всі фінансові дані сходяться в одній достовірній системі: ти бачиш і надходження, і витрати, і борги в одному місці.

Оціни рівень системності у своєму бізнесі

Якщо більшість відповідей — «ні», це сигнал, що фінансова система ще не працює як єдине ціле.

‍

Справжня системність — коли гроші, зобов’язання й аналітика зібрані в одному місці, а не в різних документах і таблицях.

5 кроків до систематизації разом із Finmap

Щоб фінанси перестали бути набором розрізнених даних, потрібна зрозуміла структура.

‍

Finmap дає інструменти, які допомагають зібрати всі процеси в єдину систему — від обліку платежів до контролю залишків і прогнозу руху грошей.

‍

1. Збери всі рахунки в одному місці. Додай підрядників, клієнтів і банківські рахунки у Finmap, щоб бачити всі надходження й витрати централізовано.
   
   
2. Фіксуй кожен платіж і зобов’язання. Створюй операції одразу після узгодження або отримання рахунку — щоб нічого не загубилося між листами та чатами. Використовуй мобільний додаток, якщо знаходишся поза межами офісу.
   
   
3. Підключи банки й карти. Синхронізуй фінансові джерела, щоб баланси оновлювалися автоматично, а звірки займали хвилини, а не години.
   
   
4. Позначай контрагентів і проєкти. Прив’язуй кожен платіж до конкретного підрядника чи клієнта — це дає прозору історію взаєморозрахунків і прибутковість по кожному напряму.
   
   
5. Плануй наперед. Використовуй календар оплат і прогноз cash flow, щоб розуміти, коли потрібні гроші та як уникнути касових розривів.

‍

Зверни увагу: коли в бізнесі з’являється системність, хаос перестає з’їдати енергію — і вона перетворюється у зростання.

2. Прогнозованість: від фінансового хаосу до передбачуваної системи

У бізнесі з великою кількістю клієнтів, підрядників і постачальників гроші постійно в русі.

‍

Одні надходження ще очікуються, інші рахунки вже треба оплатити, а між ними — десятки дрібних транзакцій, що створюють ефект фінансового шуму.

‍

Звісно, можна працювати без прогнозу, але стабільності в такому режимі не буде: ризики постійно зростають.

Чому прогнозованість критично важлива для бізнесу

‍

1. Забезпечує контроль над ліквідністю. Дає змогу оцінити, чи достатньо коштів для виконання зобов’язань, коли можливі касові розриви та як їх попередити.
   
   
2. Підвищує фінансову стійкість. Бізнес із прогнозом не залежить від випадкових надходжень — він заздалегідь готується до пікових навантажень і сезонних коливань.
   
   
3. Зменшує ризики та фінансовий стрес. Коли відомо, які виплати й надходження заплановані, управлінські рішення ухвалюються з холодною головою, без поспіху та паніки.
   
   
4. Покращує взаємини з партнерами, клієнтами та підрядниками. Вчасні платежі формують репутацію надійної компанії й підвищують довіру до співпраці.
   
   
5. Дозволяє стратегічно планувати розвиток. Прогнозованість показує, коли можна інвестувати, розширювати команду чи запускати нові напрямки без ризику дефіциту коштів.

‍

Що відрізняє хаос від контрольованої фінансової системи

Finmap — інструмент, що дозволяє прогнозувати фінансові результати

Прогнозування можливе лише тоді, коли система показує не просто цифри, а зв’язок між доходами, витратами, заборгованістю та майбутніми грошовими потоками.

‍

Finmap створений саме для цього — щоб дати бізнесу повну картину фінансів і зробити управління передбачуваним.

Він поєднує інструменти управлінського обліку, які дозволяють бачити не лише, що вже сталося, а й що буде далі.

1. Планові платежі та Платіжний календар

У Finmap можна планувати як доходи, так і витрати, що дозволяє фіксувати всі майбутні фінансові події ще до того, як вони відбудуться.

‍

Усі заплановані операції автоматично потрапляють до Платіжного календаря, який формує прогноз фінансової ситуації на кожен день.

‍

‍

Чим більше запланованих платежів внесено, тим точнішим стає прогноз.

‍

Календар показує:

• які надходження та витрати очікуються у конкретну дату;
• який залишок буде на рахунках після кожної операції
• чи вистачає коштів на окремих рахунках для майбутніх виплат.

Цей інструмент допомагає заздалегідь виявляти касові розриви та своєчасно коригувати фінансові потоки.

‍

Касовий розрив — це не ознака збитковості, а показник відсутності системи у фінансах.

‍

Платіжний календар у Finmap дозволяє зробити фінансові процеси передбачуваними і не допускати ситуацій, коли грошей раптом не вистачає.

2. Звіт Дебіторка

Звіт Дебіторка у Finmap показує всі кошти, які мають надійти до компанії від клієнтів, партнерів чи підрядників.

‍

Це не просто перелік неоплачених рахунків, а динамічний інструмент контролю заборгованостей, що дозволяє бачити фінансову ситуацію наперед.

‍

У Finmap відображається:

• хто і скільки винен компанії;
• дата очікуваної оплати;
• сума прострочених боргів та їхня частка у загальному обсязі;
• загальний прогноз майбутніх надходжень.

Такі дані дають змогу оцінити, коли саме компанія отримає гроші, і чи вистачить їх для виконання поточних зобов’язань.

‍

‍

Завдяки цьому звіту можна своєчасно нагадувати клієнтам про оплати, уникати затримок і точніше прогнозувати грошові потоки.

‍

«Дебіторка» — це ваш контрольний інструмент, який забезпечує стабільність і передбачуваність надходжень, перетворюючи фінансовий хаос на чітку систему взаєморозрахунків.

3. Звіт Кредиторка

Звіт Кредиторка у Finmap показує всі зобов’язання компанії перед підрядниками, постачальниками та партнерами.

‍

Це інструмент, який дозволяє бачити, кому, коли та яку суму потрібно виплатити, щоб уникнути непередбачуваних витрат і затримок.lays.

‍

У звіті відображається:

• перелік усіх майбутніх і поточних платежів;
• дати, на які заплановані виплати;
• загальний обсяг заборгованості та її структура за контрагентами;
• прострочені платежі, які потребують уваги.

Завдяки Кредиторці можна чітко контролювати фінансові зобов’язання компанії, своєчасно планувати виплати та забезпечувати достатній залишок коштів на рахунках.

‍

‍

Це дозволяє уникати касових розривів, підвищує платіжну дисципліну та формує репутацію компанії як надійного партнера.

‍

Звіт Кредиторка у Finmap — це не просто перелік боргів, а інструмент фінансового прогнозування, який допомагає тримати під контролем кожну гривню, що компанія винна іншим.

3. Аналітичність: коли цифри перетворюються на рішення

Справжній фінансовий менеджмент починається там, де з’являється аналітика.

‍

Можна мати системність і навіть прогноз, але без аналітичного погляду бізнес не розуміє головного — чому гроші приходять або зникають і які процеси стоять за цими змінами.

‍

Аналітичність — це здатність бачити не лише рух коштів, а й сенс кожної цифри. Які напрямки дають найбільший прибуток, які проєкти працюють у мінус, хто з підрядників чи клієнтів найефективніший, а де витрати постійно перевищують дохід.

‍

Без аналітики фінансовий облік залишається реактивним — він лише фіксує факти. З аналітикою він стає керуючим інструментом, що показує зв’язки, тренди та реальні результати.

‍

Саме аналітичність дає можливість:

• вимірювати ефективність бізнесу не за відчуттями, а за цифрами;
• бачити причини фінансових коливань і вчасно реагувати;
• ухвалювати стратегічні рішення, спираючись на дані;
• оптимізувати витрати та підвищувати прибутковість;
• планувати розвиток на основі конкретних показників, а не інтуїції.

Система звітів Finmap: повна картина фінансів компанії

Аналітичність у Finmap — це не окремий інструмент, а система звітів, які дають повну картину фінансового стану компанії.

‍

Вони показують, як працюють різні напрями бізнесу, допомагають оцінити прибутковість, ефективність і стабільність фінансових процесів.

Звіти допомагають зрозуміти, де заробляє бізнес, а де втрачає, і які рішення потрібно прийняти, щоб покращити результат.

‍

Для компаній з великою кількістю підрядників це — ключ до ефективного управління: кожна цифра має контекст, кожен платіж — причину, а кожне рішення — опору на дані, а не на інтуїцію.

Як змінюється бізнес, коли фінанси під контролем

Фінансова стабільність — не випадковість, а наслідок дисципліни, прозорості й розуміння власних цифр.

‍

Finmap допомагає зробити цей шлях коротшим — коли дані перетворюються на впевнені рішення, а бізнес росте без хаосу.

Результати впровадження сучасної фінансової системи

Finmap — це не просто сервіс, а фінансовий асистент, який допомагає бізнесу мислити системно, планувати наперед і бачити реальний результат у цифрах.

‍

Зроби наступний крок — протестуй Finmap і побачиш, як фінанси стають не викликом, а твоєю перевагою!

Поширені питання

1. Як зрозуміти, що бізнесу вже не вистачає системності у фінансах?
Якщо звіти не збігаються з реальністю, рахунки губляться між каналами, а на питання “скільки грошей залишиться після виплат” немає точної відповіді — це сигнал, що фінансова система працює хаотично.

2. Чому прибутковий бізнес може мати касові розриви?
Касовий розрив виникає не через збитковість, а через невідповідність у часі між надходженнями та виплатами. Його причина — відсутність прогнозу та контролю зобов’язань.

3. Як прогнозованість допомагає уникнути фінансових ризиків?
Прогноз дозволяє заздалегідь бачити, коли очікуються надходження й витрати, і готуватися до періодів з нижчими залишками. Це знижує ризик затримок і неочікуваних дефіцитів коштів.

4. Які звіти варто аналізувати, щоб оцінювати ефективність бізнесу?
Основні — рух грошових потоків (Cash Flow), прибутки та збитки (P&L), заборгованості, баланс, а також порівняння планових і фактичних показників (План–Факт). Разом вони формують повну картину фінансового стану.

5. Як побудувати систему, що дозволяє бачити реальну фінансову картину бізнесу?
Почни з єдиного середовища, де фіксуються всі доходи, витрати та зобов’язання. Додай регулярний аналіз звітів і планування майбутніх платежів — це створить основу для стабільності та прогнозованості.

Ти багато працюєш. Команда старається, продажі рухаються, клієнти платять. Але кожного місяця ситуація одна й та сама: звіт показує прибуток, а грошей на рахунку — обмаль. Наче все добре, але спокою немає.

‍

Це не про невдачу. Це про керування навмання. Про бізнес, який росте, але не під контролем. Про цифри, які ніби «десь є», але не говорять із тобою.

‍

Альона Шпаченко — консультант з масштабування бізнесу, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом та гостя подкасту «Знати б це раніше» знає цю історію зсередини.

‍

Вона бачила десятки підприємців, які будували сильні компанії — і все одно потрапляли в пастку: прибуток є, грошей немає. В цій статті вона поділиться знаннями де зникає кеш, як мислити цифрами, а не емоціями, і що означає бути фінансово тверезим власником.

‍

Ця стаття — для тебе, якщо ти хочеш зрозуміти, як насправді працюють гроші у твоєму бізнесі. Не формально, не «по звітах», а по суті. Ти побачиш, чому показники P&L відрізняються від залишків на рахунках, як відрізнити прибуток від ілюзії прибутку, і що означає виводити гроші без шкоди для компанії.

‍

Читай — і навчися бачити те, що більшість власників помічає лише тоді, коли вже пізно.

Інсайт 1. Звичка №1 — знати свої цифри напам’ять

Ти можеш відчувати свій бізнес інтуїтивно, знати кожного клієнта й команду напам’ять, але якщо не знаєш свої цифри — ти граєш у темряві. Коли власник не бачить реальних показників, він приймає рішення, спираючись не на факти, а на емоції. А емоції — це найгірший аналітик.

Бізнес розмовляє тільки через цифри, через аналітику. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Чому це важливо

Поки ти не бачиш цифри, бізнес здається «живим», але насправді він безструктурний.

• Ти не розумієш, які місяці справді прибуткові, а які тягнуть бізнес вниз.
  
• Не бачиш, що зростання виручки може йти поруч зі зменшенням маржі.
  
• Не можеш пояснити, куди зникає кеш, якщо продажі ростуть.
  

Більшість підприємців покладаються на інтуїцію: «здається, цей місяць хороший», «витрати не змінилися». Але цифри часто показують протилежне. І саме вони дають той спокій, який не купиш — коли ти точно знаєш, що відбувається у твоїй компанії.

Що потрібно знати напам’ять

Мінімум, який має бути у твоїй голові щотижня — не для звіту, а для прийняття рішень:

Як зробити це системно

Виконай наступні дії:

‍

1. Визнач набір ключових метрик (3–5 максимум). Це твої постійні орієнтири, а не випадкові цифри.
   
   
2. Встанови «ритуал цифр» — день і час, коли ти переглядаєш показники (наприклад, щоп’ятниці о 10:00).
   
   
3. Не делегуй аналітику повністю. Фінансист може рахувати, але розуміти ці цифри маєш ти.
   
   
4. Фіксуй тенденції, а не випадкові сплески. Один місяць не показник — дивись динаміку за 3–6 місяців.
   
   
5. Розмовляй із командою через цифри. Не «нам треба більше продавати», а «нам треба підняти маржу на 3%».
   
   

Результат

Коли ти знаєш свої цифри:

• приймаєш рішення швидше й спокійніше;
  
• бачиш проблеми ще до того, як вони стають кризами;
  
• перестаєш плутати прибуток із грошима;
  
• контролюєш, а не здогадуєшся.
  

Якщо підприємець ухвалює рішення на відчуттях — це несвідоме керування. А цифри роблять його свідомим. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Хочеш стабільності, навіть коли ринок лихоманить? Почни з цієї звички. Не з програм чи формул — із простого «знати свої цифри напам’ять». Це найкраща страховка для твого бізнесу.

Інсайт 2. P&L ≠ гроші на рахунку

Прибуток у P&L не дорівнює гроші на рахунку. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Це, мабуть, найболючіше відкриття для більшості підприємців. У звіті — прибуток, усе виглядає гарно. Але на рахунку — порожньо. І тоді виникає логічне запитання: як таке можливо?

‍

Причина проста: P&L (звіт про прибутки та збитки) показує не гроші, а нарахування. 

‍

Тобто, доходи й витрати відображаються не тоді, коли ти отримав або заплатив гроші, а тоді, коли вони виникли. Це бухгалтерська логіка — зручна для аналізу, але небезпечна, якщо ти не розумієш різницю.

У чому різниця між звітами P&L та Cashflow

Саме тому буває, що у тебе прибуток +200 000 грн у P&L, але на рахунку — 50 000 грн. 

‍

Прибуток є, бо доходи вже нараховані, але кешу немає, бо клієнти ще не заплатили, або ти випередив події, зробивши великі витрати.

Типові ситуації, коли прибуток ≠ гроші

‍

1. Велика дебіторка.
   ‍
   Ти продав, але гроші ще не отримав. У P&L — дохід, у Cashflow — нуль.
   ‍
   Рішення: контролюй оплату за договорами, вводь кредитні ліміти або авансову систему.
   ‍
   
   
2. Передоплати постачальникам.
   ‍
   Ти оплатив наперед, але товар/послуга ще не враховані у витратах.
   ‍
   Рішення: фіксуй передоплати окремо, щоб бачити, скільки кешу «зависло».
   ‍
   
   
3. Податки, зарплати, бонуси «на потім».
   ‍
   Вони ще не сплачені, тому не зменшують поточний кеш, але скоро вдарять по рахунку.
   ‍
   Рішення: плануй ці виплати у платіжному календарі — навіть якщо ще не настав час платити.
   ‍
   
   
4. Інвестиції та великі разові витрати.
   ‍
   Купівля обладнання, ремонт офісу, оновлення складу — це не впливає на P&L одразу, але з’їдає гроші моментально.
   ‍
   Рішення: відділяй інвестиційні витрати від операційних.
   

Як зв’язати прибуток із грошима

Щоб зрозуміти, чому на рахунку менше, ніж у P&L, потрібно пройти місток «від прибутку до кешу».

‍

Кроки:

‍

1. Візьми чистий прибуток із P&L.
   
   
2. Відніми приріст дебіторської заборгованості (що тобі винні).
   
   
3. Додай приріст кредиторської заборгованості (що ти винен).
   
   
4. Врахуй зміни в запасах — якщо купив товарів більше, ніж продав, гроші пішли в склад.
   
   
5. Відніми податки, дивіденди, інвестиції, передоплати — усе, що з’їдає кеш.
   
   

Після цього ти побачиш реальний грошовий результат за місяць. І часто він сильно відрізняється від прибутку.

Що робити регулярно

Результат

Коли ти бачиш обидві сторони — прибуток і кеш, — ти перестаєш плутати «заробили» з «отримали».

• Ти розумієш, куди зникають гроші.
  
• Починаєш планувати платежі, а не реагувати на кризи.
  
• Бачиш, як рішення про продажі, оплату чи витрати впливають на рух грошей.
  

Бізнес може бути прибутковим — і водночас банкрутом. Якщо не контролювати кеш, цифри у звіті не врятують. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Звідси починається справжня фінансова зрілість: не радіти прибутку в Excel, а керувати тим, що реально рухається — грошима на рахунку.

Інсайт 3. Як правильно виймати гроші з бізнесу

Бізнес — не дорівнює ти. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Це момент, у якому «згорають» навіть сильні підприємці. Ти створюєш бізнес, вкладаєш у нього час, нерви, енергію — і логічно вважаєш, що маєш право брати з нього гроші, коли захочеш. Але саме це часто й руйнує фінансову стабільність компанії.

‍

Якщо ти знімаєш усе, що залишилось на рахунку після місяця роботи, — ти не виводиш прибуток, ти з’їдаєш оборотний капітал. Ті самі гроші, які завтра потрібні для зарплат, закупівель або податків. І потім — касові розриви, кредити, паніка й пошук «де знайти готівку швидко».

Головне правило

Не можна брати з бізнесу більше, ніж він реально заробив.

‍
І навіть зароблене — не можна брати відразу. Спершу треба перевірити чи вистачає грошей на операційні витрати й подушку безпеки.

Алгоритм безпечного вилучення коштів

Місяць попрацювали — і не все, що залишилось на рахунку, кладемо собі в кишеню. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Як це працює на практиці

‍

1. Замість «зняти все» — план «скільки можна».
   ‍
   Ти заздалегідь знаєш, яку частину прибутку зможеш забрати після закриття місяця. Решта — лишається в обігу.
   
   
2. Особисті витрати ≠ бізнес.
   ‍
   Особистий бюджет — окремо. Бізнес — окремо. Якщо тобі потрібні гроші, плануй дивіденди або зарплату власника, а не «зняв, бо треба».
   
   
3. Замість сюрпризів — фінансовий ритм.
   ‍
   Вилучення раз на місяць після аналізу звітів, а не хаотично. Це створює прогнозованість для тебе і команди.
   

Практичний приклад

• Виручка за місяць: 1 000 000 грн
  
  
• Чистий прибуток за P&L: 150 000 грн (15%)
  
  
• Плановий оборотний капітал (50% місячного обороту): 500 000 грн
  
  
• Поточний залишок на рахунку: 620 000 грн
  

‍

Безпечна сума для вилучення = 620 000 – 500 000 = 120 000 грн

‍
Але не більше чистого прибутку (150 000 грн).

‍
Отже, ти можеш спокійно зняти 120 000 грн і залишитися з «подушкою» для стабільності.

Результат

Коли ти починаєш працювати за цим правилом:

• бізнес перестає «просідати» після кожного місяця;
  
• зникають касові розриви;
  
• ти не боїшся витрат чи податків, бо знаєш, що вони покриті;
  
• гроші перестають бути джерелом стресу — стають інструментом управління.
  

Бізнес має жити своїм життям. Якщо ти весь час забираєш у нього кров, він просто не зможе рости. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Це і є фінансова зрілість власника: брати гроші з бізнесу усвідомлено, а не емоційно. Бо прибуток — це не сигнал «зняти», це сигнал «керувати».

Інсайт 4. Excel vs програма: де рахувати, а де управляти

Я обожнювала Excel до тих пір, поки не почала працювати у Finmap. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Більшість підприємців починають свій фінансовий облік саме з Excel. І це нормально: просто, звично, без додаткових витрат. Але рано чи пізно таблиця перетворюється на хаос — сотні рядків, формули, що ламаються, десятки версій файлів і питання: «А де актуальні дані?».

‍

Цей момент неминучий. І саме тоді варто зрозуміти: Excel — чудовий інструмент для аналізу, але не для системного управління грошима.

У чому різниця між Excel і фінансовими програмами

Програма автоматично порахувала P&L і кешфло — і одразу видно, що не сходиться. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Коли залишати Excel

Excel — не ворог. Він потрібен, коли треба:

• створити фінансову модель або прорахувати варіанти розвитку бізнесу;
  
• моделювати «а що, якщо»: підвищимо ціну, скоротимо витрати, запустимо новий напрям;
  
• аналізувати деталі проєктів у глибину, коли потрібно гнучкість і ручне налаштування.
  

Тобто Excel — це лабораторія. Тут ти граєшся з цифрами, щоб зрозуміти, як вони поводяться. Але лабораторія не замінює реальність.

Коли переходити в програму

Фінансова програма стає необхідністю, коли:

‍

1. У тебе вже є обсяг транзакцій, який не встигаєш оновлювати вручну.
   ‍
   Помилки в Excel коштують дорого — особливо, коли їх не видно одразу.
   
   
2. Команда бере участь у фінансах.
   ‍
   Хтось оплачує рахунки, хтось надсилає чеки, хтось формує звіти — усім потрібна одна система.
   
   
3. Потрібна щоденна аналітика.
   ‍
   Програма показує, що відбувається зараз, а не після оновлення файлу в кінці місяця.
   
   
4. Хочеш бачити фінансову картину миттєво.
   ‍
   P&L, Cashflow, залишки на рахунках, борги — усе в одному місці, без формул.

Ідеальна формула — «Excel + програма»

Я побачила, що Excel — це добре, коли ти плануєш. А програма — коли ти керуєш. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Результат

Коли ти розділяєш ці дві ролі:

• зникає хаос у фінансах — дані завжди актуальні;
  
• бачиш повну картину: не лише план, а й факт;
  
• команда працює прозоро, без а «я не бачив ту версію файлу»;
  
• зменшуєш кількість помилок, які коштують грошей.
  

Твоя мета — не рахувати вручну, а розуміти, що відбувається з грошима. Excel — це інструмент мислення. Програма — інструмент контролю. Разом вони дають найкращу комбінацію: стратегічне бачення + оперативну точність.

‍

Читайте детальніше про те як обрати програму для фінансового обліку.

Інсайт 5. Бухгалтер ≠ фінансист: різні ролі, різні цілі

Не треба очікувати від бухгалтера, що він буде фінансистом. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Одна з найчастіших помилок власників — перекладати фінансове управління на бухгалтера. Здається логічним: «він же з цифрами працює». Але бухгалтер і фінансист говорять різними мовами. Один — про звітність і закон, інший — про ефективність і розвиток. І якщо ти плутаєш ці ролі, твій бізнес лишається без стратегічного управління грошима.

У чому різниця між бухгалтером і фінансистом

Бухгалтер закриє місяць, але не скаже, чому грошей немає. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Приклади із практики

• Бухгалтер: звітує, що все добре — прибуток є, податки сплачені.
  
  
• Фінансист: бачить, що прибуток «на папері», а кеш просів через дебіторку.
  
  
• Власник: має вирішити, що робити далі — підняти ціни, скоротити витрати, змінити політику оплат.
  

‍

У першому випадку ти просто «у порядку з податковою».

‍
У другому — у порядку з бізнесом.

Чому це важливо

‍

1. Бухгалтерський облік — про минуле.
   ‍
   Він показує, що вже сталося.
   ‍
   Звіти, акти, рахунки, декларації — це «після події».
   
   
2. Фінансовий облік — про теперішнє і майбутнє.
   ‍
   Він показує, куди рухається бізнес і дає можливість керувати цим рухом.
   ‍
   Саме фінансист аналізує маржу, рентабельність, касові розриви, план-факт і прибутковість напрямів.
   
   
3. Без фінансової функції ти не бачиш повну картину.
   ‍
   Навіть найкращий бухгалтер не покаже, що відбувається з ефективністю.
   ‍
   У результаті — прибуток є, але грошей немає.
   

Як розподілити ролі правильно

Бухгалтер веде облік для держави. Фінансист — для тебе. І це зовсім різні завдання. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Що робити, якщо фінансиста поки немає

‍

1. Не делегуй управління фінансами «на інтуїції».
   ‍
   Навіть без фінансиста ти маєш знати базові звіти: P&L, Cashflow, дебіторку.
   
   
2. Веди управлінський облік у програмі.
   ‍
   Це твоя «фінансова панель», де все видно в реальному часі.
   
   
3. Знайди фінансового консультанта хоча б раз на квартал.
   ‍
   Він допоможе розібратись у цифрах, знайти слабкі місця і скоригувати план.
   
   
4. Поступово вводь фінансову функцію в команду.
   ‍
   Навіть часткова зайнятість фінансиста часто окупається вже за кілька місяців.
   

Результат

Коли бухгалтер і фінансист займаються кожен своїм:

• у тебе законний і прибутковий бізнес одночасно;
  
• ти знаєш не лише скільки заплатити, а й чому варто це робити саме так;
  
• цифри перестають бути хаосом — вони стають твоєю системою управління.
  

Бухгалтерія тримає тебе в рамках. Фінанси дають тобі зліт. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Це і є зрілість власника: розуміти, що правильна звітність — не гарантія здорового бізнесу.

‍
Гарантія — це коли ти керуєш грошима, а не просто звітуєш про них.

‍

Читайте детальніше про різницю між бухгалтерським та управлінським обліком.

Інсайт 6. Типові фінансові помилки — і як їх перепрошити

Фінансові проблеми рідко з’являються раптово. Найчастіше вони — результат звичних, але хибних дій, які здаються «логічними» у моменті.

‍

Зайві витрати, імпульсивні рішення, змішування особистих і бізнес-грошей — усе це поступово підриває стабільність. Альона називає це «фінансовими самообманами», які потрібно перепрошити — тобто змінити саму логіку мислення власника.

Найпоширеніші фінансові пастки підприємців

Я завжди топлю за аналітику, бо вона показує те, що інтуїція замовчує. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Чому ці помилки здаються логічними

Ти дієш із добрих намірів: хочеш утримати бізнес, зекономити, вкласти «на виріст». Але проблема не в бажаннях, а в сліпих зонах. Без цифр ти не бачиш, що саме працює, а що лише здається правильним.

‍

Наприклад:

• Ти скорочуєш витрати, а з ними падає дохід.
  
• Ти збільшуєш продажі, але маржа з’їдається акціями.
  
• Ти думаєш, що прибуток є — а гроші зависли у дебіторці.

Без аналітики ці зв’язки невидимі. Саме тому Альона наполягає: фінансова тверезість — це не тільки підрахунок грошей, а вміння бачити причинно-наслідкові зв’язки.

Як перепрошити мислення власника

‍

1. Запровадь правило «спочатку цифри — потім рішення».
   ‍
   Жодного «мені здається». Навіть маленькі рішення приймай, спираючись на дані.
   
   
2. Розділи фінанси на особисті та бізнесові.
   ‍
   Це не формальність, а захист твого бізнесу від емоційних рішень.
   
   
3. Веди управлінські звіти постійно.
   ‍
   Не тоді, коли вже горить, а щомісяця. P&L і Cashflow — твоя база.
   
   
4. Проводь «розбір польотів» після кожного місяця.
   ‍
   Порівняй план із фактом, знайди причину відхилень і зафіксуй, що треба змінити.
   
   
5. Відзначай успіхи.
   ‍
   Кожен місяць із позитивною динамікою — доказ, що контроль працює. Це важливо для мотивації.

Результат

Коли ти перепрошиваєш своє фінансове мислення:

• рішення стають спокійними, без паніки;
  
• зникають касові гойдалки — грошей вистачає стабільно;
  
• ти розумієш, куди «тече» прибуток і як його зупинити;
  
• аналітика стає не «страшною табличкою», а твоєю мовою управління.
  

Як тільки починаєш говорити з бізнесом мовою цифр — він починає тобі відповідати. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Фінансова тверезість — це не про жорсткість, а про ясність. Бо тільки коли ти бачиш реальність без ілюзій, можеш збудувати бізнес, який справді заробляє — і приносить спокій.

Інсайт 7. Рентабельність і маржинальність — простою мовою

Рентабельність — це відсоток, який ти заробляєш від виручки. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Більшість підприємців кажуть: «Ми непогано заробляємо». Але якщо запитати: яка у вас рентабельність? — відповідь часто звучить як здогадка. І саме тут починаються фінансові ілюзії: дохід росте, а грошей — не більше. Проблема не в тому, що бізнес «поганий», а в тому, що ти не вимірюєш ефективність у відсотках.

‍

Рентабельність і маржинальність — це твої головні фінансові компаси. Без них ти не бачиш, де бізнес справді заробляє, а де просто обертає гроші.

У чому різниця

Коли бачиш рентабельність у відсотках, починаєш реально розуміти, як працює бізнес. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Як це виглядає на практиці

Приклад:

• Виручка — 1 000 000 грн
  
  
• Собівартість — 600 000 грн
  
  
• Фіксовані витрати — 300 000 грн
  
  
• Чистий прибуток — 100 000 грн
  
  

• Маржинальність: (1 000 000 – 600 000) / 1 000 000 = 40%
  
  
• Рентабельність: 100 000 / 1 000 000 = 10%
  
  
• Точка беззбитковості: 300 000 ÷ (1 – 0,6) = 750 000 грн
  
  

Це означає:

• Бізнес починає заробляти лише після 750 000 грн виручки.
  
  
• Кожна гривня понад цей рівень приносить 40 коп. маржі, але після всіх витрат залишається 10 коп. чистого прибутку.

‍

Як використовувати ці показники в управлінні:

‍

1. Визнач маржинальність кожного продукту або напряму.
   ‍
   Не всі продажі однаково корисні. Є ті, що «дають обіг», але не прибуток.
   ‍
   Тримай у фокусі високі маржинальні продукти, решту — оптимізуй.
   
   
2. Регулярно рахуйте рентабельність.
   ‍
   Раз на місяць аналізуй, який відсоток чистого прибутку приносить бізнес.
   ‍
   Якщо вона падає, не завжди треба «продавати більше» — часто треба зменшити собівартість або фікси.
   
   
3. Працюй з точкою беззбитковості.
   ‍
   Знаючи її, ти розумієш, скільки потрібно заробити, щоб вижити — і все, що зверху, це розвиток.
   ‍
   Це знімає паніку: ти бачиш реальні межі безпеки.
   
   
4. Рахуй рентабельність по проєктах.
   ‍
   Один клієнт може виглядати великим, але насправді забирає більше ресурсів, ніж приносить.
   ‍
   Фінансова аналітика покаже, кого варто масштабувати, а кого — відпустити.

Типові хибні уявлення

Результат

Коли ти починаєш мислити у відсотках, а не просто в гривнях:

• бачиш, які продажі справді вигідні, а які — лише ілюзія росту;
  
• розумієш, де оптимізувати, щоб підняти прибуток без збільшення обороту;
  
• приймаєш рішення не на інтуїції, а на базі фактів;
  
• можеш чітко пояснити команді: «Ми працюємо не просто, щоб продавати, а щоб заробляти».

Рентабельність — це як температура тіла бізнесу. Якщо не вимірюєш — не знаєш, здоровий він чи ні. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Просте правило від Альони

Зростати треба не по виручці, а по рентабельності. Бо ріст без прибутку — це просто наближення до межі.

Якщо ти контролюєш маржу й рентабельність — ти бачиш не тільки обсяг бізнесу, а його якість.

І саме якість визначає, чи зможеш ти спокійно знімати гроші з рахунку, не ризикуючи стабільністю компанії.

Фінансова тверезість: коли бізнес нарешті починає говорити з тобою

Гроші є. Просто треба вміти їх шукати. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Ці сім інсайтів — не про формули. Вони про спосіб мислення, який відрізняє власника, що живе у стресі, від того, хто керує впевнено. Усе, про що говорить Альона Шпаченко, зводиться до одного: бізнес не ховає від тебе гроші — він просто хоче, щоб ти навчився їх бачити.

Що об’єднує всі інсайти

• Знати свої цифри напам’ять — щоб не плутати інтуїцію з реальністю.
  
  
• Розрізняти прибуток і кеш — щоб не дивуватись, чому грошей немає.
  
  
• Виймати гроші з розумом — щоб не вбивати свій бізнес у момент емоції.
  
  
• Використовувати програму, а не лише Excel — щоб дані працювали, а не лежали у файлах.
  
  
• Розділяти ролі — щоб бухгалтер звітував державі, а фінансист допомагав тобі заробляти.
  
  
• Помічати фінансові самообмани — щоб не гасити пожежі, які сам підпалюєш.
  
  
• Думати у відсотках, а не у відчуттях — щоб бачити, де справді прибуток, а де лише оборот.

Що зміниться, коли ти почнеш діяти

‍

1. Гроші перестануть зникати «між рядків».
   ‍
   Ти розумітимеш кожну гривню, куди вона входить і звідки виходить.
   
   
2. Твої рішення стануть спокійними.
   ‍
   Не буде паніки «де взяти завтра» — буде план «як працювати стабільно».
   
   
3. Бізнес почне давати відчуття контролю, а не боротьби.
   ‍
   Ти побачиш, що прибутковість — це не випадковість, а результат системи.

Цього тижня зроби крок до контролю над фінансами

Фінансова тверезість — це не суворість, а свобода. Це коли ти не бігаєш за грошима, а гроші працюють під твоїм контролем. Коли кожна цифра має сенс, а кожне рішення спирається на факти, а не на «здається».

Я хочу, щоб люди зацікавилися цифрами. І тоді цифри почнуть із ними розмовляти. — Альона Шпаченко, засновниця GxBar Мадрид, підприємиця з 20-річним досвідом

Якщо бізнес — це розмова між тобою та грошима, то фінансова тверезість — це момент, коли ви нарешті починаєте розуміти одне одного.

‍

Дивись повний випуск подкасту «Знати б це раніше» з Альоною Шпаченко.

Поширені питання

1. Якщо бізнес прибутковий, чому на рахунку немає грошей?

‍

Тому що прибуток ≠ гроші. У звіті P&L ти бачиш доходи, навіть якщо клієнт ще не заплатив. А гроші з’являються лише тоді, коли платіж реально зайшов на рахунок.

‍

Між цими двома моментами — дебіторка, передоплати постачальникам, податки, зарплати, інвестиції.

‍

Тому завжди дивись не лише на прибуток, а й на Cashflow — звіт про рух грошей.

‍

Порада: щомісяця звіряй прибуток із реальним кешем. Якщо між ними різниця — шукай, де «зависли» гроші.

‍

2. Як зрозуміти, скільки грошей можна безпечно зняти з бізнесу?

‍

Формула проста:
‍

1. Подивись, скільки реально є на рахунках.
   
   
2. Відніми обов’язкові майбутні витрати (зарплати, податки, оренда).
   
   
3. Залиш подушку безпеки — мінімум 50% місячного обороту.
   
   
4. І тільки залишок можеш забрати як дивіденди.
   

‍

Правило Альони Шпаченко: «Бізнес має залишитися з грошима навіть після того, як ти їх зняв».

‍

3. Чому бухгалтер не може бути фінансистом?

‍

Бо вони вирішують різні задачі:

• Бухгалтер — щоб держава не мала до тебе питань.
  
• Фінансист — щоб бізнес мав прибуток і кеш.
  

Бухгалтер бачить минуле, фінансист — майбутнє.

‍
Перший каже «як є», другий — «як зробити краще».

‍
Якщо ці ролі змішати, ти отримаєш облік без управління.

‍

Порада: навіть якщо фінансиста поки немає, ти можеш мислити як фінансист — через цифри, динаміку, аналітику.

‍

4. Коли варто переходити з Excel у програму?

‍

Якщо:

• транзакцій уже більше, ніж ти встигаєш оновлювати вручну;
  
• у фінанси залучена команда (оплати, рахунки, звіти);
  
• хочеш бачити P&L і Cashflow не раз на місяць, а щодня.
  

Excel чудовий для моделювання й прогнозів, але не для щоденного управління.

‍
Програма — це твоя фінансова система координат, де видно все в реальному часі.

‍

Оптимально: залиш Excel для аналітики, а Finmap або схожу платформу — для щоденного обліку.

‍

5. Як підвищити прибутковість бізнесу без збільшення продажів?

‍

Прибутковість — це не про «більше продавати», а про ефективніше заробляти.

‍
Перевір:

• чи не з’їдає собівартість маржу;
  
• які продукти чи клієнти приносять найбільшу рентабельність;
  
• чи не завищені фіксовані витрати;
  
• чи зростає чистий прибуток у відсотках, а не лише у гривнях.
  

Порада: став ціль не «+20% до виручки», а «+5% до рентабельності». Це дає більший ефект — і спокійніше зростання.

Скільки ще місяців ви готові працювати «в нуль» і тішити себе зростанням лідів?

У таблицях усе виглядає пристойно: нові клієнти, більше проєктів, рух. А в кінці року — червоний рядок і порожній рахунок. 

‍

Цей кейс про маркетингову агенцію, яка чесно подивилася на цифри, вийшла з мінусів і перестала гратися в «ми ростемо». Не мотиваційна казка — покроковий розбір: як хаос із дрібних платежів, фрілансерів і «злетілих» формул перетворити на керований P&L, прозору прибутковість і час, який нарешті працює на масштаб. 

‍

Спойлер: Excel тут не рятує.

Про клієнта

Аліна — засновниця маркетингового агентства I AM IDEA, що працює з українськими бізнесами в Україні та діаспорними компаніями за кордоном. Команда виступає як зовнішній відділ маркетингу: не просто «робить рекламу», а заходить у бізнес-процеси, вибудовує системність і бере відповідальність не лише за результат, а й за менеджмент процесів.

‍

Агентство свідомо не нішується: працює з різними моделями й обирає клієнтів за рівнем зрілості бізнесу — від архітектури та моделі монетизації до наявності відділу продажів і управління фінансами, що безпосередньо впливає на довгострокову ефективність спільної роботи. 

‍

Бізнес — модульний: клієнти можуть заходити як на разові послуги, так і на системне ведення.

Проблема

Агентська модель виглядає привабливо на зростанні, але фінансово вибаглива: десятки дрібних транзакцій на один проєкт, виплати фрілансерам частинами, звірки й контроль залишків. Усе це множиться на ручний облік у таблицях і вибухає касовими розривами, затримками виплат і відсутністю цілісної картини рентабельності.

1. Як це відчувалося в операціях

• Ручне внесення даних + нестабільні формули → помилки та втрата часу.

В табличці це важко було, тому що треба було формули самостійно робити. — Аліна, засновниця маркетингового агентства I AM IDEA

• Багато дрібних платежів на один проєкт → контроль розсіюється.

Агентська модель, вона складна тим, що є дуже багато платежів на один проєкт. Треба заплатити фрілансерам і так далі. І це не одна зарплата одній людині, а кілька дрібніших платежів. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

• Касові розриви як наслідок браку прогнозування й управління грошовим потоком (а не просто категоризації).

Траплялись касові розриви, тому що одне діло призначати категорії фінансів, друге діло управляти цим. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

• Перевантаження засновниці: усе трималось на власнику, аналітика — епізодична.

Було важко управляти великою кількістю цифр на різних проєктах. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Карта проблем 

2. Де саме ламається агентська модель без системи

Агенція отримує фікс двічі на місяць, але виплати фрілансерам і підрядникам розходяться за часом і «дрібняться».

‍

Без централізованого P&L по проєктах і автоматичних правил категоризації складно бачити реальну маржу та момент, коли грошей на рахунку начебто достатньо, але кеш-флоу уже «червоніє».

Точки втрати контролю

3. Організаційні проблеми

• ‍Інформація в голові у власниці → команда не має прозорості й постійно питає, чи прийшов платіж.
  

• Контроль витрат реактивний, а не превентивний: аналіз «заднім числом» уже не рятує місяць.
  
  
• Фокус на операційці замість розвитку: зростання клієнтів не конвертується у здорову рентабельність.

Як вирішили впровадити Finmap

На відміну від класичного сценарію, де автоматизацію запускають після болючого касового розриву, у Аліни рішення було усвідомленим і наперед запланованим. Фінконтроль — частина ДНК підходу засновниці, сформованого ще у попередній кар’єрі в управлінських ролях.

Я просто чекала моменту, коли зможу оплатити підписку, бо ще до підключення багато разів заходила на сайт Finmap і знала тариф за рік наперед. У мене не було якогось переломного моменту чи особливої ситуації — я з самого початку свідомо до цього йшла. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Чому саме Finmap?

Бекграунд Аліни — про системність: побудова процесів, управлінська звітність, контроль. Тому інструмент обирали за здатністю тримати процес.

У мене такий шлях: я працювала в юридичній компанії, маю освіту юриста, побудувала там кар’єру, стала заступником директора — саме там навчилася бізнес-процесів і фінзвітів. Я знала про різні сервіси автоматизації, тому для мене було очевидно, що використовуватиму фінансові інструменти, і Finmap виявився найкращим рішенням. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Логіка рішення

Зараз я перейшла на тариф PRO. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Як проходило впровадження Finmap

Ролі та зони відповідальності під час запуску

Що допомогло прийняти рішення без «переломного моменту»

• Пріоритет часу засновниці: системний інструмент = менше ручної рутини.
• Управлінський бекграунд: довіра до цифр більша, ніж до інтуїції.
• Розуміння агентської специфіки: багато дрібних транзакцій = високі вимоги до системи.
  

Як Finmap вирішив проблеми

Finmap позбавив засновницю необхідності вести облік вручну і дав єдиний контур управління грошима: від потоків по проєктах до виплат команді. Ключ — поєднання автоматизації, P&L та обліку «Проєкти».

‍

Результат — прозора маржа, менше хаосу і швидші рішення.

Зараз всі платежі надходять, я призначаю категорії. Вчора перейшла на PRO рівень, щоб мати і PNL, і автоправила — давно цього хотіла, тож тепер ще більше полегшу собі роботу. Найбільше користуюся PNL і проєктами — це справді зекономило час, і я можу в будь-який момент подивитись потрібну інформацію за фільтрами чи категоріями.  — Аліна, засновниця маркетингового агентства

1. Біль → Рішення у Finmap

Ми вивільнили час: тепер усі можуть самостійно дивитися потрібні їм цифри, ніхто мене не відволікає, і стало легше аналізувати дані. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

2. Щоденна робота в системі 

• Прийом платежів → автоматичне надходження в стрічку → призначення категорій.
• Проєктний облік → прив’язка всіх дрібних виплат до конкретного проєкту → видимість собівартості.
• P&L → перегляд прибутковості по місяцях/проєктах → рішення щодо цін/витрат.
• Доступи для команди → менеджери самі бачать потрібні цифри → менше запитань засновниці.
• (Pro) Автоправила → план налаштувати типові патерни платежів → ще менше ручної роботи.
  

3. Як за допомогою Finmap подолали касові розриви

• Операції в одному місці → більше немає розриву між реальністю і табличкою.
• Прив’язка витрат до проєктів → точна собівартість, а не «оцінка».
• P&L по періодах → видно «червоні» місяці завчасно.
• Фільтри за категоріями → виявлення «проїдання» маржі (дрібні та регулярні витрати).
• Регулярні платежі в календарі операцій → виплати планують під реальний cash-in.

4. Роль Pro-функціоналу

• P&L (розширено) — глибший зріз маржі по клієнтах/каналах/місяцях.
• Автоправила — плановане скорочення ручних кроків, створення стабільної «розмітки» для типових транзакцій.
• Швидкі фільтри та доступи — командна самостійність без «вузьких місць».

Коли є Finmap, ти одразу розумієш, що буде, можеш аналізувати витрати, не допускати надмірних, і саме з Finmap мені вдалося вийти з мінусів. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Інсайти від Аліни

1. Гроші ≠ відчуття зростання

Кількість лідів і проєктів не дорівнює прибутку. Потрібна системність, а не інтуїція.

І що найцікавіше — коли ти лише на початку, то здається, що розвиток іде повним ходом: усе рухається, клієнтів більшає, усе супер. Але цифри кажуть інше. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: дивитися P&L щомісяця, приймати рішення по маржі, а не по відчуттях.

2. Ранній облік рятує від болючих зведень і самообману

Чим раніше починаєш системний облік — тим менше сюрпризів наприкінці року.

Я одразу не пошкодувала грошей на це, бо підключала, щоб звести дані за рік.  — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: підключати Finmap «з дня 1» та уникнути труднощів при річних зведеннях.

3. Автоматизація надійніше формул

Таблиці не витримують агентську модель з десятками дрібних виплат.

Коли все доводилося вносити вручну, це було дуже довго й складно: у таблиці важко працювати, бо потрібно самостійно створювати формули, щоб отримати потрібні цифри. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: переводити операції в систему та створювати автоправила.

4. Прозорість для команди економить час власниці

Коли цифри доступні ролям — зникає «вузьке місце» в управлінні.

Моя команда не питає, чи надійшов якийсь платіж — усі самі можуть бачити потрібні їм цифри, тож у цьому плані мене ніхто не турбує. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: налаштувати доступи та власні дашборди під кожну роль.

Отримай Finmap
безкоштовно!

Спробуй 7 днів фінансового порядку

Не потрібно прив'язувати карту

5. Чесний P&L — неприємно, але це рятує

Реінвестиції без контролю легко маскують збитковість.

Підбиваючи підсумки за весь 22-й рік, я побачила, що кожен місяць був у мене "червоний" за прибутком. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: мітити реінвестиції окремими категоріями, рахувати маржу по проєктах.

6. Фінзвітність ≠ бухоблік

Бухгалтерський звіт — не інструмент управління.

‍

Дія: впровадити управлінський P&L, KPI по рентабельності, касовий прогноз.

7. Ранній перехід у системність = швидші й чесніші рішення

Неприємно — не означає неправильно.

Чим раніше власник реально усвідомлює свою ситуацію, тим швидше можна прийняти рішення — можливо, неприємні, але принаймні чесні. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: робити рев’ю витрат щотижня, щомісячно — рішення по цінах/штату.

8. Finmap як «джерело істини»

Операційна реальність має співпадати з цифрами.

Finmap — це перше джерело, за яким я звіряю, скільки заплачено, і порівнюю дані з іншим джерелом. — Аліна, засновниця маркетингового агентства

Дія: тримати Finmap, як головний інструмент управлінського обліку, додаткові таблиці — лише як план.

9. Автоправила — наступний рівень ефективності

Налаштовувати поступово під специфіку агентства.

‍

Дія: почати з 2–3 автоправил для найчастіших патернів (рекурентні виплати, комісії, зарплати).

Що б зробила інакше (з досвіду Аліни)

• Підключила Finmap раніше, щоб не зводити рік заднім числом.
  
• Структурувала категорії під агентську модель відразу (зарплати/фріланс/собівартість проєктів).
  
• Виділила реінвестиції окремим шаром, аби не «з’їдати» P&L.
  
• Заклала правила доступу ще на етапі онбордингу, щоб команда з першого дня працювала самостійно.

Подальші плани

Аліна вже перейшла на тариф Pro і планує добудувати «фінансовий двигун» агентства: автоматизувати рутину, заглибитись у P&L по проєктах, стабілізувати cash-flow та зробити команду фінансово автономною.

Орієнтири на 6–12 місяців

• Масштабування портфеля без росту операційного навантаження (автоправила покривають ≥80% транзакцій).
• Динамічне ціноутворення: перегляд фіксів раз на пів року за даними P&L.
• Фін-модель на рік у Finmap: сценарії «база/оптіміст/обережний».
• Освітній контур для команди: короткі SOP по фіндисципліні кожного напряму.

Історія агенції I AM IDEA — приклад того, як чесний погляд на цифри здатен змінити не лише фінансові результати, а й саму культуру управління бізнесом. Finmap став для команди не просто обліковим інструментом, а системою координат, у якій кожен платіж, проєкт і рішення мають своє місце.

‍

Перехід від таблиць до автоматизованого управління показав: Excel зручний для звітів, але не для бізнесу, що зростає. Справжній розвиток починається там, де власник перестає працювати «наосліп» і бачить не лише рух грошей, а й логіку прибутковості.

‍

Для Аліни й її команди Finmap став «першим джерелом істини» — простором, де дані збігаються з реальністю, а час, який раніше йшов на звірки, тепер працює на масштабування.

‍

Фінансова системність — це не розкіш і не наслідок зростання, а умова, що робить зростання можливим. І цей кейс доводить: автоматизація фінансів — не про цифри, а про контроль, спокій і стратегію.

Поширені питання

1. Чи можна одразу почати вести управлінський облік у Finmap, без таблиць?
Так, і це оптимально. Ти відразу отримуєш коректний P&L і прогноз cash-flow. Історичні дані можна довантажити пізніше партіями.

‍

2. Чи підходить Finmap для агентської моделі з фрілансерами?
Так. «Проєкти», P&L і автоправила дають контроль собівартості та маржі навіть за десятки дрібних виплат. Зникає потреба в ручних звірках і формулах.

‍

3. Як Finmap допомагає уникати касових розривів?
Через прогноз руху коштів і планування виплат під реальні надходження. Видно, коли бракуватиме грошей і які витрати треба перенести. Це дозволяє сформувати буфер і стабілізувати календар платежів.

‍

4. Чи можна делегувати фінансовий контроль команді?
Так. Ролі доступу дозволяють керівникам напрямів бачити «свої» цифри без доступу до всього рахунку. Засновник лишається на рівні контролю й рішень, а не ручної рутини.

‍

5. Коли саме варто переходити з Excel на Finmap?
Коли витрачаєш понад 2 години на тиждень на облік або маєш 5+ підрядників чи проєктів паралельно. Також — якщо щомісяця доводиться «латати» прогноз і ти не бачиш маржу по проєктах. Перехід раніше зекономить десятки годин і убезпечить від помилок.

Ти можеш робити запуски на $10 000, $50 000, навіть $100 000 — і все одно залишатися без грошей.

‍

На папері — успіх, у житті — мінус на рахунку й постійний стрес. Якщо завтра зупиняться продажі, скільки днів ти протягнеш без паніки?

Коли почалась війна, я дізнався, що ми банкрути. У нас був оборот, але не було грошей. — Олександр Горевич, продюсер освітніх продуктів та онлайн-шкіл, гість подкасту “Знати б це раніше”

Це не поодинокий факап — це сценарій більшості інфобізнесів, які не ведуть фінанси, бо “немає часу на управлінський облік”.

‍

Проблема не в тому, що ти мало заробляєш.Проблема в тому, що ти не керуєш грошима, які вже заробив.

‍

Це не про кризу. Це про самообман. Про те, як фаундери будують бізнес на емоціях, а не на цифрах. І як "успішний запуск" може приховувати діру в сотні тисяч гривень.

‍

Ця стаття — холодний душ для тих, хто ще вірить, що фінанси можна «віддати комусь» і просто «продавати більше».

Після прочитання ти дізнаєшся:

• Чому “заробив” не дорівнює “маєш гроші” — і як не потрапити у пастку касових розривів.
• Як бачити свої гроші наперед: дебіторка, графік оплат, реальний баланс і зобов’язання.
• Як створити фінансову систему, де кожна гривня має дату, мету і відповідальну людину.
• 5 KPI фінансової життєздатності бізнесу.
• Як перестати «жити на відчуттях» і почати керувати фінансами як фаундер.

Тут не буде солодких історій про “легкі гроші”. Буде правда, від якої багатьом стане некомфортно. Після прочитання ти більше ніколи не зможеш дивитися на свої фінанси як раніше

Інсайт 1. Фінанси — пряма відповідальність фаундера

Ти можеш делегувати рекламу, контент і навіть продажі. Але коли ти передаєш фінансові рішення неформальним виконавцям і сам усуваєшся від фінансового контуру, ти створюєш операційну сліпоту та втрачаєш керування ліквідністю в реальному часі. Оборот зростає, а грошей немає — і ти дізнаєшся про це постфактум.

Це була сама велика моя помилка в житті, не лізти в фінанси. — Олександр Горевич, підприємець, стратег і продюсер онлайн продуктів

Що саме робити фаундеру

Червоні прапорці, що вказують: «ти не керуєш грошима»

Як взяти фінанси під контроль вже сьогодні

‍

1. Зведи картину дня. Відкрий зведення рахунків: скільки грошей є зараз і на яких рахунках.
   ‍
2. Занеси всю дебіторку. По кожному клієнту: сума → дата → канал оплати. Це твій прогноз кеш-ін.
   ‍
3. Познач зобов’язання. Податки, еквайринг, зарплати, платформи, оренди/підрядники, можливі повернення — окремими рядками в платіжному календарі.
   ‍
4. Подивись на залишок після. На ключових датах тижня перевір, чи не йдеш у мінус після планових рухів.
   ‍
5. Ввімкни щотижневий ритуал. Раз на тиждень — короткий огляд: баланс → дебіторка → календар → P&L. Будь-яке значне рішення — тільки після цього.

‍

На етапі малого бізнесу ти — головний фіндир. Поки баланси, дебіторка, платіжний календар і P&L не проходять через твої руки, будь-який «успішний запуск» може закінчитися порожнім рахунком — і ти дізнаєшся про це занадто пізно.

‍

Хочеш, щоб це працювало не «на тобі», а для тебе?

‍

Почни з безкоштовної діагностики з експертом Finmap і отримай план впровадження: що підключити, що автоматизувати і які правила грошей ввести, щоб кожен запуск конвертувався не в стрес, а в прозорий прибуток.

Інсайт 2. Виручка ≠ прибуток: чому $10 000 на рахунку — ще не вільний капітал

Ти рахуєш те, що зайшло на рахунок — і відчуваєш себе у плюсі. Але ці гроші вже заплановані на: податки, комісії, команду, платформи, рекламу та можливі повернення. Помилка — сприймати обороти як прибуток і витрачати аванси, ніби це вільні кошти.

Я зробив продажів на 10 000 $. Це не означає, що в мене в кармані 10 000. — Олександр Горевич, підприємець, стратег і продюсер онлайн продуктів

Що це означає на практиці

Червоні прапорці та ефективні рішення

Як розділити оборот та прибуток вже сьогодні

‍

1. Пройди шлях грошей назад. Для кожної оплати запиши, які витрати і які зобов’язання за нею стоять.
   ‍
2. Розбий приходи на три кошики: «податки/комісії», «зобов’язання», «прибуток». Кошик «прибуток» наповнюється останнім.
   ‍
3. Заведи платіжний календар. На кожну дату: що зайде/вийде і який залишок після.
   ‍
4. Щотижневий P&L-ритуал. Розділяй у звіті: оборот → витрати → чистий прибуток; дивись тренд, а не лише «разові» цифри.
   ‍
5. Не витрачай аванси. Поки зобов’язання не виконані й ризик рефандів не пройшов — це не гроші «на руки».

‍

Твій бізнес не банкрутує через «малий оборот» — він тоне, коли аванси видаються за прибуток. Розділяй поняття виручка та прибуток, бронюй зобов’язання наперед і приймай рішення тільки після P&L та календаря платежів.

Інсайт 3. Дебіторка як драйвер прогнозованої ліквідності бізнесу

Ти можеш мати повну касу сьогодні й піти в мінус у п’ятницю — просто тому, що не знаєш, коли саме й від кого зайдуть гроші. Без календаря майбутніх надходжень ти керуєшся припущеннями, а не даними.

Якщо дуже просто, це гроші, які твої клієнти, учні, студенти повинні тобі доплатити. — Олександр Горевич, підприємець, стратег і продюсер онлайнпродуктів

Що це означає на практиці

Червоні прапорці та ефективні рішення

Як поставити дебіторку під контроль сьогодні

‍

1. Збери повну картину. Перевір усі домовленості по розтермінування: сума → дата → канал оплати по кожному клієнту.
   ‍
2. Занеси в платіжний календар. Кожен майбутній платіж — як окремий запис із очікуваною датою.
   ‍
3. Познач гроші-«резерв». Аванси, під які є зобов’язання, — недоторканні до виконання.
   ‍
4. Увімкни нагадування. За 48/24 години до дедлайну — автоматичне повідомлення клієнту + відповідальний у команді.
   ‍
5. Щотижневий контроль. Огляд статусів: «заплановано / оплачено / прострочено» + корекція витрат під реальні приходи.
   ‍
6. План Б на прострочки. Якщо гроші не зайшли: заморозка необов’язкових витрат, фокус на швидких зборах (доплати/апсели), оновлення дати в календарі.

‍

Дебіторка — це не «десь потім». Це твій радар майбутніх грошей. Коли ти бачиш хто/скільки/коли, ти плануєш витрати без касових розривів і перестаєш жити від запуску до запуску.

Інсайт 4. Касовий розрив і повернення: як «успішні продажі» з’їдають твій бізнес

Ти можеш робити гучні запуски й нарощувати оборот, але без резервів, платіжного календаря та чітких правил повернень легко отримати касовий розрив у день рефандів або обов’язкових виплат. Основна причина провалів інфобізу — витрачання авансових надходжень як «вільних» грошей і відсутність контролю за фінансовими зобов’язаннями.

Найголовніша проблема, в яку можна потрапити — це, звісно, касовий розрив. Одразу тринькати гроші, які до тебе приходять.
— Олександр Горевич, підприємець, стратег і продюсер онлайнпродуктів

Що це означає на практиці

Червоні прапорці та ефективні рішення

Як попередити касові розриви вже сьогодні

‍

1. Розділи гроші на три кошики: «зобов’язання», «податки/комісії/зарплати», «прибуток». До третього кошика потрапляє лише те, що лишилось після виконання зобов’язань.
   ‍
2. Заведи платіжний календар. На кожну дату: очікувані надходження, обов’язкові виплати, прогнозний залишок після.
   ‍
3. Створи резерв на повернення. Фіксований % від виручки кожного запуску — окремо від операційного кешу.
   ‍
4. Щотижневий P&L-ритуал. Перевір, чи не фінансуєш сьогоднішні витрати завтрашніми надходженнями.
   ‍
5. Заморозь «хотілки». Будь-який апґрейд/експеримент — тільки після підтвердженого покриття зобов’язань і резерву.
   ‍
6. Сценарій рефанду. Якщо повернення зросли: стоп необов’язковим витратам → фокус на швидких доплатах/апселах → перегляд умов повернень у майбутніх оферах.

‍

Касовий розрив з’являється не тому, що ти мало продаєш, а тому що витрачаєш аванси як прибуток і не плануєш гроші по датах. Резервуй зобов’язання, веди календар і P&L — і «успішні продажі» перестануть руйнувати твій кешфлоу.

Інсайт 5. Фінансова грамотність фаундера — прозорі дані замість інтуїції

Ти можеш бути генієм запусків, але без прозорої картини грошей кожне рішення — рулетка: вкласти $500 чи $5 000 у рекламу, підписати підряд чи зачекати? Коли ти не бачиш балансів, дебіторки й календаря платежів, ти керуєшся емоціями, а не бізнесом.

Я не знаю, скільки в мене буде грошей, чи будуть вони взагалі, чи ні. Я себе дуже небезпечно відчуваю.
— Олександр Горевич, підприємець, стратег і продюсер онлайнпродуктів

Що це означає на практиці

Червоні прапорці та ефективні рішення

Як увімкнути фінансову передбачуваність сьогодні

‍

1. Зроби інвентар грошей. Зведи всі рахунки в одне вікно: скільки і де «лежить» зараз.
   ‍
2. Оцифруй дебіторку. По кожному клієнту: сума → дата → статус («заплановано / оплачено / прострочено»).
   ‍
3. Налаштуй платіжний календар. На кожен день тижня — приходи/виходи і прогнозний залишок після.
   ‍
4. Запусти щотижневий P&L-ритуал. Перевір: виручка → витрати → чистий прибуток; випиши причини відхилень.
   ‍
5. Міряй ефективність, а не гучність. Для кожної ініціативи рахуй окупність кожного долара  і рентабельність за підсумком періоду.
   ‍
6. Зарезервуй зобов’язання. Аванси, під які є робота/подія, — недоторканні до виконання і «виходу з вікна рефандів».
   ‍
7. Правило великих витрат. Будь-яка витрата «на розвиток» проходить тільки після перегляду балансу, дебіторки і P&L.

‍

Фінансова грамотність — це не бухгалтерія, а твоя здатність бачити гроші наперед і приймати рішення на основі цифр. Коли у тебе під руками баланси, дебіторка, платіжний календар, P&L, окупність і рентабельність — ти керуєш бізнесом.

Інсайт 6. Фінансова модель до запуску: витрати, break-even і сценарне планування

Ти можеш «на інтуїції» стартувати потік і сподіватися, що продажі все перекриють. Але без прорахованої моделі ти або витратиш аванси, або влетиш у мінус у день обов’язкових виплат. Бізнес-план — це не презентація для інвесторів, а твоя броня від касових розривів.

Тобто, коли я запускаю якийсь потік свого продукту, я вже завчасно, ще до запуску розумію бізнес-модель.
— Олександр Горевич, підприємець, стратег і продюсер онлайнпродуктів

Що це означає на практиці

Червоні прапорці та ефективні рішення

Як зібрати робочу модель сьогодні

‍

1. Зафіксуй мету продажів: ціна × цільова кількість учасників.
   ‍
2. Розклади витрати: окремо постійні (оренда, фікс-підряд), окремо змінні (що ростуть із групою).
   ‍
3. Порахуй break-even: скільки продажів потрібно, щоб покрити постійні витрати.
   ‍
4. Занеси дати зобов’язань у платіжний календар і постав резерв під кожну дату.
   ‍
5. Зроби три сценарії: оптимістичний/базовий/стрес + наперед визначені кроки (урізання витрат, апсели, перенесення витрат).
   ‍
6. Перед великими витратами перевір: чи покриті зобов’язання і чи не вб’є ця оплата «залишок після» на ключових датах.

‍

Модель і break-even рахуються до запуску. Розділяй витрати, веди календар зобов’язань і тримай сценарії — так ти почнеш керувати грошима.

Інсайт 7. Зроби так, щоб бізнес працював без тебе

Ти можеш тягнути все на собі, але поки система не тримає бізнес, у тебе немає спокою: лікарня, відпустка чи тиждень без зв’язку — і все сиплеться.

Коли бізнес системний, ти хоча б можеш бути впевнений, що якщо ти випадеш, якщо ти захворієш, якщо тебе не буде тиждень, якщо ти будеш у відпустці, нічого не зламається. Компанія не закриється, не збанкрутує. А коли він несистемний, то все тримається зазвичай на фаундері.
— Олександр Горевич, підприємець, стратег і продюсер онлайнпродуктів

Що це означає на практиці

Червоні прапорці та ефективні рішення

Як увімкнути системність уже сьогодні

‍

1. Визнач свій профіль. Ти більш творчий чи системний? Якщо творчий — найми операційника/проєктного, якщо системний — додай креативного партнера/роль для росту.
   ‍
2. Зроби єдиний фіндашборд. Баланси, дебіторка по датах/клієнтах, платіжний календар із «залишком після», P&L — доступний ключовим людям.
   ‍
3. Пропиши ролі й ліміти. Хто погоджує витрати до 200/500/1000+ $; хто запускає платежі; хто контролює дебіторку й нагадування.
   ‍
4. Запусти щотижневий «радмаршрут». 30–45 хв: баланси → дебіторка/прострочки → календар платежів → P&L → рішення на тиждень.
   ‍
5. Створи 3 короткі SOP. (а) повернення, (б) закупівлі/підрядники, (в) резерв під зобов’язання — з чіткими кроками та дедлайнами.
   ‍
6. Тест «я випав на 7 днів». Імітуй відсутність: чи проходять платежі? чи йдуть нагадування по дебіторці? чи відбуваються заплановані оплати? Зафіксуй, що зламалося, — і закрий прогалини.
   ‍
7. Культура цифр. Перед будь-яким великим рішенням команда відкриває дашборд і відповідає: як це вплине на баланс, дебіторку, календар, P&L.

‍

Системний бізнес — це не про складність, а про передбачуваність. Коли є ролі, ліміти, ритуали й спільний дашборд із балансами, дебіторкою, календарем і P&L, компанія не зламається, якщо ти зникнеш на тиждень — і це найкраща страховка від банкрутства.

Загальний висновок

Ця історія — не про «поганий збіг обставин». Вона про вибір фаундера: або ти керуєш грошима, або гроші керують тобою. Саме так із «успішних запусків» народжуються порожні рахунки, касові розриви й відчуття небезпеки, коли ти не знаєш, чи будуть гроші завтра.

‍

Ключова помилка, яку чесно назвав герой, — «не лізти у фінанси». Висновок простий і жорсткий: до тих пір, поки бізнес малий, саме ти — головний фіндир.

‍

Щоб вирватися з ілюзії «оберт = прибуток», треба повернутись до бази:

• Розділяти  поняття: оборот — витрати — зобов’язання — чистий прибуток. Аванси — це не «вільні гроші», доки зобов’язання не виконані й вікно рефандів не минуло.
• Бачити майбутні гроші наперед: дебіторка по кожному клієнту з датами — це твій прогноз кеш-ін, під який плануються витрати.
• Жити за платіжним календарем: на кожну дату — що зайде/вийде і який буде залишок після. Саме так знімаються «випадкові» касові розриви.
• Тримати щотижневий P&L-ритуал: виручка → витрати → чистий прибуток. Не цифри заради цифр, а рішення на основі тренду ефективності.
• Мати модель до запуску: постійні/змінні витрати, break-even, календар зобов’язань і резерв на повернення — до того, як надійшла перша оплата.
• Культура цифр у команді: ролі, ліміти, прості SOP на аванси, повернення і закупівлі. Рішення «на відчуттях» змінюються на рішення «за даними».

П’ять метрик, які мають бути завжди перед очима: оборот, витрати, чистий прибуток, окупність кожного долара, рентабельність. Вони показують, чи бізнес живий, чи тільки «шумить» продажами.

‍

Фінальний меседж — прагматичний: спокій фаундера купується прозорістю. Коли в тебе в одному полі зору баланси, дебіторка, платіжний календар і P&L, ти перестаєш бігти за «надією на наступний запуск» і починаєш управляти грошима як системою.

‍

Тоді будь-яка пауза — лікарня, відпустка, форс-мажор — не зруйнує компанію. А успіх перестає бути разовим сплеском і стає передбачуваною рентабельністю.

‍

Звідси — проста дія на сьогодні: зведи всі рахунки, оцифруй дебіторку, заведи платіжний календар і запусти щотижневий P&L-огляд. Усе інше — наслідок. Коли ти дивишся на гроші наперед і приймаєш рішення на цифрах, твій інфобізнес перестає бути рулеткою й перетворюється на керований механізм, що робить не тільки оборот, а й прибуток.

‍

Поширені питання

1. У мене хороший оборот. Чому грошей все одно не вистачає?
Ти плутаєш виручку з прибутком. Те, що «зайшло», уже закладено на податки, комісії, зарплати, платформи, рекламні витрати й можливі повернення. Поки ці зобов’язання не закриті, це не вільні гроші. Рішення: дивись P&L, а не лише надходження; бронюй кошти під зобов’язання до їх виконання.
‍

2. Як на практиці вести дебіторку, щоб бачити гроші наперед?
Занось по кожному клієнту: сума → дата → спосіб оплати. У платіжному календарі створюй «майбутні надходження» й став нагадування за 48/24 години до дедлайну. Статуси: «заплановано / оплачено / прострочено». Будь-які витрати узгоджуй тільки після перевірки, що на потрібну дату зайде потрібна сума.
‍

3. Що робити, аби рефанди чи податки не створили касові розриви?

• Розділяй гроші на три категорії: зобов’язання, податки/комісії/зарплати, прибуток (останнім).
  
• Тримай резерв на повернення (фіксована частка з кожного запуску).
  
• Веди платіжний календар із показником «залишок після» на ключові дні.
• Будь-які «хотілки» фінансуй після покриття зобов’язань і резерву
  ‍

4. Які 5 метрик дивитися щотижня і що вони означають?

5. Хто має вести фінанси на старті і як навести порядок?
На етапі малого бізнесу — ти. Це прямий контроль балансів, дебіторки, платіжного календаря і P&L. Делегувати рутину можна, але рішення по грошах і погодження великих виплат мають проходити через тебе. Ритуал раз на тиждень: баланс → дебіторка/прострочки → календар платежів («залишок після») → P&L → тільки потім великі витрати/інвестиції.