Карина Шевченко

Круговорот денег в спортклубах обычно очень стремительный: абонементы, разовые посещения, персональные тренировки, аренда залов, продажа спортивного питания — десятки транзакций каждый день.

‍

Добавь к этому зарплаты тренерам, расходы на инвентарь, коммунальные, налоги и ремонт оборудования — и ты получишь финансовый водоворот, в котором легко потерять контроль.

‍

Именно в такой реальности работал Smartass — харьковский спортклуб, ежедневно обслуживающий сотни клиентов. Но за кулисами динамичного бизнеса царил хаос:

‍

Были разрывы между отчётами и фактом. Наличные считались отдельно. Это меня совершенно не устраивало, потому что я абсолютно не видел потоки наличности. — Максим, владелец Smartass Kharkiv

Пока хаос с финансами отнимал время и силы, бизнес не мог расти стратегически. Но всё изменилось, когда Максим решил систематизировать финансовый учёт, подключил Finmap и вместе с финансовым директором навёл порядок.

‍

В этой статье ты узнаешь:

• как владелец клуба от хаоса в отчётах пришёл к полной прозрачности;
• как автоматизация помогла планировать дивиденды и бонусы персоналу;
• какие инсайты изменили подход к финансам и что ждёт бизнес дальше.

Читай дальше — и ты увидишь, как реальный кейс доказывает: финансы могут быть простыми, а управление бизнесом — спокойным и предсказуемым.

‍

Почему ручной учёт тормозил развитие Smartass

Ежедневно клуб Smartass генерировал десятки финансовых операций, но владелец видел лишь отдельные части общей картины. Наличные жили своей жизнью: администраторы отчитывались нерегулярно — иногда с задержками, иногда с ошибками. Максим получал разрозненные цифры, пытался сверять их вручную и часто ловил расхождения между отчётами и реальностью.

Что-то учитывалось, что-то дублировалось, что-то не учитывалось. Наличные считались отдельно. — Максим, владелец Smartass Kharkiv

Чтобы узнать, сколько денег в кассе, приходилось писать администраторам, ждать ответы и считать всё на калькуляторе. Вместо чёткой системы — бесконечные уточнения и ручные подсчёты. Это отнимало время, создавалось нервное напряжение и не позволяло планировать развитие бизнеса.

Мне нужно было раз в неделю или месяц всё пересчитывать, как-то выискивать цифры. Это было очень неудобно. Тем более, что имея инструмент для этого, мы им фактически не пользовались. — Максим, владелец Smartass Kharkiv

В результате у него не было возможности прогнозировать дивиденды или планировать крупные расходы заранее. Бизнес работал «по факту» — реагируя на ситуацию, а не управляя ею.

‍

Типичные финансовые трудности, с которыми сталкивался бизнес

Что стало толчком к внедрению Finmap

Максим признаётся, что ему давно не нравилась ситуация с финансами, но он просто не знал, кто мог бы это исправить. Команда была занята своими задачами, а у него самого не было времени погружаться в учёт. Поэтому хаос тянулся месяцами — пока не появилась возможность всё изменить.‍

Когда вы предложили помочь всё исправить, я понял, что всего за несколько месяцев мы сможем всё изменить. — Максим, владелец Smartass Kharkiv

Ключевым моментом стало осознание, что не нужно искать ответственного внутри команды или пытаться внедрять систему самостоятельно. Появился готовый инструмент и люди, которые взяли процесс на себя. Это позволило бизнесу не останавливаться и параллельно внедрять изменения без дополнительной нагрузки на владельца и команду.

‍

Первым шагом стало внедрение системного учёта наличных. Теперь все операции — от полученных оплат до инкассаций — отображаются в системе автоматически, а не собираются вручную через сообщения от администраторов.

Закажи бесплатную консультацию!

Финансовый директор на аутсорсе поможет наладить эффективный финансовый учёт и принимать обоснованные управленческие решения

Далее команда наладила регулярные еженедельные отчётные звонки. Раз в неделю Максим видит полную картину: что сделано, что ещё в процессе, какие платежи запланированы. Это избавило его от необходимости ежедневно проверять цифры и контролировать сотрудников.

‍

Finmap начали использовать в полную силу — не только для просмотра остатков, но и для прогнозирования расходов и доходов. Максим получил права доступа, чтобы самостоятельно анализировать данные и вносить изменения, когда это необходимо.

‍

Ещё одно важное решение — правильное распределение крупных расходов. Теперь, если клуб покупает дорогое оборудование или планирует техническое обслуживание, затраты распределяются на несколько месяцев. Это помогает избегать резких финансовых «провалов» в отчётности и прогнозировать кассовые разрывы.

Мы начали распределять расходы правильно. Теперь можем планировать техническое обслуживание на год, а не получать минус в конкретном месяце. — Максим, владелец Smartass Kharkiv

‍

Триггеры, которые заставили действовать

От ручных подсчётов к системности

Сегодня финансовый учёт в Smartass работает как хорошо настроенный механизм. Максим больше не тратит вечера на подсчёты и не пишет сообщения администраторам, чтобы узнать, сколько денег осталось в кассе. Вся информация есть в системе и обновляется в режиме реального времени.

Теперь всё в порядке с учётом денежных средств. Я вижу всё в системе. — Максим, владелец Smartass Kharkiv

Процесс стал лёгким и предсказуемым. Раз в неделю проходит онлайн-встреча, где обсуждают, что сделано, какие платежи выполнены, какие ещё запланированы. После этого владелец спокойно занимается развитием бизнеса, не думая о ежедневном контроле.

Мне очень удобно, потому что мы раз в неделю проговариваем всё, что нужно. Мне не нужно никому напоминать. — Максим, владелец Smartass Kharkiv

Ещё одно большое изменение — возможность прогнозировать. Теперь Максим может заранее планировать дивиденды, бонусы для персонала, повышение зарплат и крупные расходы. Клуб перестал работать «по факту» и начал смотреть на несколько месяцев вперёд.

‍

Кроме того, владелец стал более вовлечённым в финансы: он сам анализирует статистику, просматривает показатели и корректирует данные. Это помогает ему принимать обоснованные решения и чувствовать контроль над бизнесом.

‍

Как Finmap изменил финансовые процессы клуба

Инсайты для предпринимателей

Опыт Максима дал несколько важных уроков, которые могут быть полезны каждому владельцу бизнеса.

‍

Во-первых, он понял, что самая большая проблема — не отсутствие денег, а отсутствие понимания, куда они движутся. Когда данные неполные или хаотичные, любые решения превращаются в интуицию, а не в управляемый процесс.

Получи Finmap
бесплатно!

Попробуй 7 дней финансового порядка

Не нужно привязывать карту

Во-вторых, он убедился, что автоматизация снимает львиную долю операционной нагрузки. Теперь вместо постоянных уточнений и ручных подсчётов команда работает по понятному процессу, а Максим получает итоговую информацию в удобном формате.

‍

В-третьих, он увидел, что финансовый учёт — это не роскошь для крупных компаний, а базовая необходимость для любого бизнеса с ежедневными операциями. Прогнозирование даёт уверенность и позволяет принимать стратегические решения, а не просто тушить пожары.

‍

«Самый ценный результат — это то, что я вижу результат», — говорит Максим, подчёркивая, что настоящая ценность финансового учёта в том, что ты видишь реальные изменения, а не просто «имитируешь контроль».

‍

Что финансовый учёт даёт твоему бизнесу

Планирование и масштабирование бизнеса

Для Максима внедрение финансового учёта стало не финалом, а лишь стартовой площадкой. Теперь, когда все базовые процессы налажены, он переходит к следующему этапу — глубокому финансовому планированию.

‍

Впереди — создание детальных бюджетов на несколько месяцев вперёд, чтобы прогнозировать расходы и доходы, видеть возможные кассовые разрывы и избегать неприятных сюрпризов.

Теперь я могу более уверенно прогнозировать бонусную систему, ставки и повышение зарплат. — Максим, владелец Smartass Kharkiv

Клуб планирует оптимизировать бонусные программы для персонала, сделать их более справедливыми и прозрачными. Благодаря этому можно не только удержать лучших тренеров, но и мотивировать команду работать на результат.

‍

Также в планах — работа со сценарным анализом: что будет, если вырастут расходы на аренду или оборудование, как изменится ситуация при увеличении количества клиентов. Это позволит управлять бизнесом не только сейчас, но и строить стратегию на будущее.

‍

План действий для дальнейшего роста бизнеса

Внедрение системного финансового учёта стало для Smartass настоящим переломным моментом.

‍

Теперь бизнес больше не живёт от отчёта до отчёта — он планирует, прогнозирует и уверенно смотрит в будущее.

‍

Максим избавился от хаоса, ручных подсчётов и бесконечных уточнений в команде. Вместо этого он получил прозрачную систему, которая показывает реальное состояние дел, подсказывает, когда и сколько можно потратить или вывести дивидендов, и позволяет управлять бизнесом, а не только реагировать на ситуацию.

Да, конечно, я могу рекомендовать Finmap! — Максим, владелец Smartass Kharkiv

Этот кейс доказывает: финансовый учёт — это не лишняя бюрократия, а ключ к росту и стабильности бизнеса. Именно он даёт возможность владельцу освободить голову от мелочей, сосредоточиться на развитии и наконец почувствовать контроль над своим делом.

‍

Если ты узнал свой бизнес в этой истории — самое время навести порядок в финансах. Ведь чем раньше начнёшь видеть полную картину, тем быстрее сможешь принимать решения, которые ведут к прибыли и масштабированию.

Часто задаваемые вопросы

1. Как понять, что моему бизнесу уже нужен финансовый учёт?
Если ты не видишь полной картины движения денег, отчёты не совпадают с реальностью, а кассу приходится считать вручную — это уже сигнал, что пора систематизировать финансы.

‍

2. Сколько времени занимает внедрение финансового учёта, как в Smartass?
В случае Максима первые результаты появились уже через несколько недель, а полный порядок в отчётах — через несколько месяцев.

‍

3. Обязательно ли владельцу самому вести учёт в Finmap?
Нет, владелец получает прозрачную систему и права доступа, чтобы видеть картину. А рутинные операции выполняет финансовый директор или администраторы.

‍

4. Что делать, если у бизнеса много наличных операций?
Именно такие бизнесы получают наибольший эффект: наличные автоматически учитываются в системе, не нужно каждый день писать сотрудникам и считать вручную.

‍

5. Помогает ли финансовый учёт с планированием и прогнозированием?
Да, это одно из главных преимуществ. В Smartass теперь прогнозируют расходы, планируют дивиденды и даже бонусную систему персонала на несколько месяцев вперёд.

Кассовый разрыв, задержки выплат дистрибьюторам косметики, нехватка средств на зарплаты мастерам, хаотичное использование налички из кассы — это не исключения, а будни для многих салонов, где финансовый учёт не в приоритете.

‍

Напрасно утешать себя тем, что такое положение дел у всех. На самом деле успешные салоны доказывают обратное: когда финансами занимаются правильно — появляется прибыль, рост и спокойствие.

‍

Вместе с ведущими экспертками бьюти-индустрии Алиной Тимошенко и Натальей Гончаренко мы выделили три самые распространённые проблемы, решение которых вернёт контроль над деньгами, поможет избежать типичных ошибок — и ты наконец увидишь реальную прибыль.

‍

Прочти до конца если ты хочешь:

• увидеть полную финансовую картину твоего салона;
• предвидеть кассовые разрывы, а не тушить их;
• делегировать финансовое управление без потери контроля;
• и начать масштабирование — с наведения порядка.

Проблема #1: Ты не знаешь, сколько на самом деле денег у твоего бизнеса

Как владелец бизнеса, можешь ли ты ответить на этот вопрос: сколько денег сейчас в распоряжении салона?

‍

Если вместо чёткой цифры ты начинаешь хаотично проверять банковские приложения, пересчитывать наличку в кассе, писать мастерам и вспоминать, что ещё что-то должно было пройти по терминалу — эта проблема уже глубоко укоренилась в твоих бизнес-процессах.

‍

Причина проста — деньги разбросаны: часть на бизнес-счётах в разных банках, что-то на личных картах, какая-то сумма в кассе, часть на руках у мастеров.

Как смешивание личных и бизнес-денег разрушает финансовую систему

Такое положение дел приводит к ещё более серьёзной проблеме — смешиванию личных и бизнес-денег.

Первая и самая болезненная ошибка — смешивание личных и бизнес-денег. Это когда из одной кассы покупают всё подряд: и салфетки для студии, и продукты домой. Или как только заработали за день — сразу потратили на личные нужды. В результате к концу месяца невозможно понять реальную картину доходов и расходов. — Алина Тимошенко, ментор и автор образовательных программ для бьюти-предпринимателей

Без чёткой финансовой системы владелец использует любой доступный счёт — вне зависимости от того, счёт ли это компании или личная карта. Такой подход создаёт иллюзию гибкости, но на самом деле подрывает контроль и стабильность бизнеса.

‍

К чему это приводит:

• Невозможно точно определить прибыльность бизнеса — вливание собственных средств маскирует реальные убытки.
• Возникает зависимость бизнеса от личных денег владельцев — вместо анализа финансовой эффективности.
• Путаница в учёте расходов — личные траты могут некорректно учитываться в отчётности, что искажает аналитику и усложняет налоговую отчётность.
• Невозможно создать финансовую подушку или планировать инвестиции — потому что нет обособленного денежного потока компании.
• Растёт финансовая тревожность и истощение — нет ощущения стабильности, даже при наличии выручки.

Как объединить все финансы в одну систему

Чтобы управлять бизнесом на основе цифр, нужно начать с базы — полного перечня счетов, которые используются в твоём салоне. Без этого любой учёт — это догадки, а не реальность.

‍

Именно поэтому первый шаг финансового учёта в Finmap — создать структуру счетов и увидеть полную картину: сколько денег есть, где они находятся и какие из них действительно доступны для бизнеса.

Отдельные бизнес-счета — это не формальность. Это привычка, которая буквально меняет мышление владельца.

‍

Возьми это за правило: раздели счета на личные и бизнес — и используй их соответственно. Например, один банк или отдельную карту — только для личных расходов, другую — исключительно для операций бизнеса. Не смешивай. Даже если тебе удобно "быстро перекинуть с личной".

‍

Эта простая привычка:

• формирует чёткую границу между твоей личной жизнью и финансами салона;
• помогает увидеть реальную прибыльность бизнеса, без искажений;
• снижает стресс, потому что ты перестаёшь подпитывать салон личными деньгами;
• даёт возможность анализировать финансы системно, а не интуитивно.

Без чёткого разделения личных и бизнес-счетов не существует финансового контроля — есть только иллюзия. Finmap поможет превратить хаос в управляемую систему с первого дня.

Проблема #2: Непредсказуемый денежный поток (Cash Flow)

Ты можешь следить за ежедневной выручкой и примерно понимать свои расходы. Но если ты не планируешь и не прогнозируешь движение денег наперёд — это прямой путь к кассовому разрыву.

‍

Проблема в том, что поступления всегда нерегулярные, а расходы — стабильные. Без цельной финансовой системы в нужный момент нужной суммы просто может не оказаться.

‍

Что это значит на практике:

• Нет чёткого понимания, сколько средств будет доступно через неделю или две.
• Выплаты зарплат и аренды оказываются под угрозой, потому что решения принимаются без анализа.
• Закупки проводятся несистемно, без учёта пиковых и спокойных периодов в работе.

Часто владельцы превышают расходы на закупки: заказывают материалы про запас или покупают то, что не является критически необходимым, без анализа остатков. Такие расходы накапливаются и съедают значительную часть прибыли. — Алина Тимошенко, ментор и создатель образовательных программ для бьюти-предпринимателей

Кешфлоу — это больше, чем оборот: это ключ к пониманию сезонности

Да, в бьюти-бизнесе тоже есть сезонность. У кого-то это весенний пик, у кого-то — осенний, у кого-то — праздничный декабрь. Но если ты не ведёшь учёт и не анализируешь динамику доходов и расходов — ты просто её не увидишь.

‍

В Finmap это видно с первого же графика в отчёте Деньги — помесячная динамика бизнеса позволяет быстро определить, в какие месяцы загрузка самая высокая.

‍

Это позволяет:

• Вовремя подготовить график мастеров.
• Заранее закупить материалы.
• Рассчитать нагрузку и приоритеты для команды.
• Спрогнозировать потенциальные кассовые разрывы и избежать форс-мажоров.
• Построить систему промоакций или сертификатов, которые увеличат выручку в несезон.
  ‍

‍

План — это не формальность. Это уверенность, что в самый важный момент у тебя всё под контролем, а не заканчивается краска или расходники в разгар записей.

Финансовая подушка — основа стабильного бизнеса

Ещё один не менее важный эффект от ведения кешфлоу — это возможность создать резервный фонд.

‍Самая распространённая проблема — отсутствие финансовой подушки безопасности. Многие студии работают от месяца к месяцу и даже спустя несколько лет на рынке остаются в уязвимом положении: любой непредсказуемый расход (поломка оборудования, резкий рост аренды, форс-мажор) может выбить из колеи. — Алина Тимошенко, ментор и автор образовательных программ для бьюти-предпринимателей

Когда ты видишь излишки в определённые периоды, можно осознанно отложить часть средств.

‍

Ведь работа бизнеса с финансовой подушкой и без неё — это две большие разницы:

‍

Загрузите чек-лист "Защищен ли твой бизнес финансово"

Я прочитал и соглашаюсь с Договор публичной оферты и Политика конфиденциальности Получить Чек-лист

Управление деньгами: как Finmap помогает контролировать Cash Flow

Итак, после того как ты собрал все счета в единую систему, следующим шагом к финансовому порядку становится ведение кешфлоу — контроль реального движения денег в ежедневном и прогнозируемом режиме.

‍

Как это реализовать в Finmap:

‍

1. Синхронизируй счета: операции автоматически будут подтягиваться из интегрированных банков, импортируй или вноси их вручную, если работаешь с наличкой.
   ‍
2. Отмечай категории для каждой операции или создай автоправила, чтобы расходы и доходы автоматически попадали в нужные статьи.
   ‍
3. Внеси обязательные плановые платежи и ожидаемые поступления — аренда, зарплаты, абонементы, сертификаты и т.д.
   ‍
4. Используй платёжный календарь, чтобы видеть, когда именно нужны средства и хватит ли их для покрытия расходов.
   ‍
5. Еженедельно просматривай отчёты по кешфлоу — анализируй фактические остатки, сезонность и динамику бизнеса, чтобы принимать решения вовремя.
   ‍

Finmap превращает хаотичные потоки в чёткую систему. Теперь ты видишь, что будет дальше, и действуешь на опережение. Это не просто реакция на финансовые проблемы, а системное управление бизнесом.

Получи Finmap
бесплатно!

Попробуй 7 дней финансового порядка

Не нужно привязывать карту

Но даже если ты видишь сезонность и планируешь финансы — это ещё не гарантия порядка. Потому что пока все решения, платежи и учёт держишь на себе — ты и есть система.

‍

А система, которая зависит от одного человека, всегда уязвима.

Проблема #3: Вы не делегируете задачи, которые отнимают у вас энергию

Ожидание: у тебя есть мечта — успешный бизнес, который работает сам.‍

‍

Реальность: ты его главный двигатель, основной процесс и единственная гарантия порядка.

‍

Салоны красоты часто рождаются из таланта и видения. Из желания создать что-то красивое, особенное. Но как только появляются клиенты, команда и расходы — эта мечта становится ответственностью.

‍

Из творческой роли владелец быстро превращается в:

• ведущего мастера (потому что никто не делает лучше),
• администратора (потому что смена не вышла, а график нужно закрыть),
• маркетолога (потому что reels нужно выкладывать каждый день),
• закупщика (потому что нужно найти, заказать и получить всё необходимое),
• декоратора и логиста (потому что новую полку нужно где-то купить и установить),
• HR-специалиста (потому что именно ты должен выбрать, кто будет с тобой в команде),
• и даже уборщицу (потому что ты не можешь спокойно пройти мимо рабочего беспорядка).

Проблемы создают не финансы, а их игнорирование

Финансы молчат. Они не отвлекают звонками, не пишут в Viber и не стоят у двери с претензиями. Поэтому среди повседневных дел они всегда откладываются на потом. Сначала клиент, пост, закупка, запись, мастер… А финансы остаются в голове, в заметках, в незаполненных таблицах.

‍

Но именно так и начинается хаос. Именно это "потом" оборачивается кассовым разрывом, отсутствием зарплат и неуверенностью в завтрашнем дне.
‍

А бизнес не растёт из интуиции. Он растёт из порядка. Первый шаг к росту — это освободить своё время и внимание.
‍

И начать стоит с самого важного — делегирования финансового учёта.

Как делегировать финансовый учет в Finmap

В Finmap ты можешь передать часть финансовых процессов другим людям без потери контроля. Для этого есть раздел Пользователи, где можно добавить всех причастных и настроить гибкие права доступа: от полного до точечного (только один счёт или только внесение данных без просмотра аналитики).

‍

Закажи бесплатную консультацию!

Финансовый директор на аутсорсе поможет наладить эффективный финансовый учёт и принимать обоснованные управленческие решения

‍

А если финансового специалиста у тебя в штате пока нет — воспользуйся Finmap AI Copilot. Он подготовит понятный отчёт, покажет слабые места и подскажет, что делать дальше. И даже предупредит о рисках, которые ты можешь не заметить самостоятельно.

‍

Помни: финансовый учёт — это не ещё одна задача, а основа стабильного бизнеса.

‍

Чтобы расти, нужно делегировать, и Finmap даёт возможность передать часть рутины без потери контроля.
‍

Потому что твоя роль — не тащить всё на себе, а управлять системой, которая работает на тебя.

Как избежать финансовых ошибок в бьюти салоне: советы Наталии Гончаренко

Наталия Гончаренко автор бестселлеров для предпринимателей в сфере красоты и основатель бизнес-школы The Concepts Beauty. Она твердо убеждена в том, что управление финансами — это не просто таблица Excel, а полноценная культура ведения бизнеса.

‍

Без знаний, дисциплины и правильно расставленных акцентов даже прибыльный салон может работать неэффективно.
‍

Мы попросили Наталью поделиться ключевыми советами, которые помогут тебе на пути к контролю над деньгами.

1. Начни с дисциплины

Долги, кассовые разрывы, нехватка средств на зарплаты — это не причина проблем, а их симптомы. Главная причина в том, что в салоне нет даже базового финансового учёта. А ещё глубже — в отсутствии дисциплины.

‍

В бьюти-бизнесе часто не хватает именно предпринимательской дисциплины. Когда владелец систематически берёт деньги из кассы на личные нужды — он не ошибается, он осознанно принимает решение. Он выбирает кассовый разрыв вместо стабильности, задержки зарплат вместо лояльности команды, долги вместо развития.

Дисциплина — это не талант и не образование. Это личный выбор, который нужно делать каждый день, если ты хочешь, чтобы твой бизнес выжил и рос. — Наталия Гончаренко, основатель международной бизнес-школы The Concepts Beauty Business School

2. Выдели фонд оплаты труда как отдельную категорию

Одна из главных ошибок в финансовом планировании салона — это игнорирование фонда оплаты труда (ФОТ) как отдельной статьи расходов.Если ты платишь мастерам фиксированный процент от выручки, ФОТ автоматически растёт вместе с доходами. А если ещё и гибкий %, то рост выручки вообще не гарантирует прибыль.

Фонд заработной платы не должен напрямую зависеть от доходов. Это стратегическая категория расходов, требующая отдельного контроля. — Наталия Гончаренко, основатель международной бизнес-школы The Concepts Beauty Business School

Начни считать фонд оплаты труда как самостоятельную статью расходов.Это позволит реально оценивать маржинальность услуг, управлять прибылью и видеть, куда исчезают деньги.

3. В первую очередь оценивай маржинальную прибыль

Средний чек — показатель, который не способен дать полного представления о финансовом состоянии салона.

‍

Реальную картину даёт только маржинальная прибыль — сумма, которая остаётся после вычета переменных расходов с каждой услуги или товара. Именно она покрывает твои постоянные расходы и формирует прибыль.
‍

Почему маржинальная прибыль важна:

• Ты видишь, сколько конкретно каждая услуга и товар реально приносит для покрытия расходов салона;
• У тебя есть данные для управления переменными расходами;
• Ты можешь применять динамическое ценообразование и создавать продуманные акционные предложения;
• Можешь устанавливать цены не наугад, а с учётом рентабельности и рынка;
• И отвечать себе на вопрос: какой должна быть услуга, чтобы мы могли продавать её по этой цене?

Пожалуйста, не добавляй к переменной себестоимости условные доли или проценты от постоянных расходов. И не умножай расходные материалы на 2–3–5 — это миф, который давно распространился в индустрии. Если хочешь научиться считать правильно — обратись к специалистам, а не к советам из соцсетей. — Наталия Гончаренко, основатель международной бизнес-школы The Concepts Beauty Business School

Финансовая стабильность в салоне начинается с простых решений. Не нужно сразу становиться профи в учёте — достаточно взять на себя ответственность и быть готовым учиться.
‍

Ведь именно системный подход к деньгам отличает салон, который выживает, от того, который растёт и приносит прибыль.

Деньги под контролем — бизнес растет

Если ты узнал в этой статье свои проблемы — это уже первый шаг к переменам. Дальше — систематизировать финансы, навести порядок в денежных потоках и наконец увидеть реальную прибыль.

‍

Потому что лучшие мастера, очередь из клиентов и стильный интерьер — это важно. Но именно чёткий финансовый учёт даёт салону стабильность, прибыль и уверенность в будущем.

‍

Finmap — это система твоего контроля, которая:

• объединяет все счета, кассы и расходы в одном месте;
• показывает, сколько прибыли приносит каждая услуга и мастер;
• предупреждает о кассовых разрывах — ещё до того, как они возникнут;
• помогает сформировать зарплатный фонд и планировать выплаты;
• выявляет, куда исчезают деньги — и что с этим делать;
• позволяет делегировать учёт, но сохранить полный контроль за собой.

Если хочешь, чтобы салон не просто работал, а приносил прибыль — начни с учёта.

‍

Попробуй Finmap и наведи красоту в финансах!

Часто задаваемые вопросы

1. Зачем мне финансовый учёт, если в салоне вроде бы всё стабильно?
Потому что "стабильно" — не значит "прибыльно". Без системного учёта ты не видишь, куда уходят деньги, какая услуга действительно выгодна и хватит ли средств на зарплаты в следующем месяце.

‍

2. Как понять, какие услуги или мастера приносят прибыль, а какие — только создают расходы?
Нужно вести учёт по каждому направлению: отдельно фиксировать доходы и расходы по каждой услуге или мастеру. Это поможет увидеть, что работает эффективно, а что требует изменений или оптимизации.

‍

3. Что будет, если я всё ещё смешиваю личные и бизнес-деньги?
Ты не сможешь точно оценить прибыльность бизнеса. Личные расходы, снятие наличных и спонтанные покупки искажают картину. Отдельные счета и чёткое разделение помогают увидеть, сколько салон действительно зарабатывает и куда уходят деньги.

‍

4. Кто должен вести финансы в салоне? Обязательно ли это должен быть финансист?
Не обязательно. В начале ты можешь вести учёт самостоятельно или делегировать администратору, финансовому помощнику, бухгалтеру. Главное — чёткая система, регулярность и понятные правила для всех, кто участвует в процессе.

‍

5. А если я не хочу, чтобы администраторы или мастера видели всю финансовую информацию?
Это нормально. Доступ к учёту можно настроить так, чтобы каждый видел и делал только то, что относится к его зоне ответственности — например, вносил кассовые расходы или работал только со своим счётом. Это позволяет делегировать часть задач, сохраняя контроль в своих руках.

Ты продаёшь каждый день: сайт, Instagram, маркетплейсы. Деньги поступают — но каждый день возвращаешься к одному и тому же вопросу: «А сколько бизнес реально зарабатывает?»

‍

Продажи растут, обороты увеличиваются, но финансы остаются нестабильными, несмотря на рост выручки. То не хватает денег на рекламу, то не хватает на закупки. Вместо чёткой финансовой картины — хаос и путаница. Действительно ли твой бизнес приносит прибыль — или просто держится на плаву?

‍

В ритейле и e-commerce ошибки дорого обходятся.

‍

Сделал скидку, но не учёл логистику — уже работаешь в минус.
‍

Запустил рекламу, но не учёл расходы — потерял прибыль.

‍

Когда под рукой нет чёткой финансовой картины, решения принимаются наугад. А догадки — это риск банкротства для бизнеса.

‍

Типичные финансовые проблемы в ритейле и e-commerce

Ты постоянно принимаешь десятки решений: сколько вложить в рекламу, когда платить поставщикам, какой товар заказать. Но без чёткой финансовой системы эти решения — почти всегда вслепую.

‍

Вот 5 самых распространённых проблем, мешающих бизнесу масштабироваться:

1. Отсутствие единой финансовой системы

Множество счетов, эквайринг, маркетплейсы, наложенный платёж, наличка — финансовая информация разбросана по разным кабинетам и таблицам.

‍

Если эти данные не сводятся в одну систему, ты не видишь реальной картины: сколько денег есть, какие поступления запланированы, что уже потрачено, а что ещё должно поступить.

‍

Последствия:

• Каждая проверка балансов — как ревизия, отнимающая время и нервы. Вместо управления бизнесом — поиски цифр по Excel и банкингу.
• Финансист или бухгалтер работают без актуальных данных. Легко превысить лимит оборота, что грозит дополнительными налогами или возвратами от клиентов.
• Ошибки в расчётах приводят к кассовым разрывам, просрочкам платежей, срывам закупок или блокировке средств на счёте — когда они особенно нужны.

Владелец не должен тратить время на сведение данных вручную — он должен видеть полную картину в два клика. Это основа эффективного управления.

2. Непонятно, что реально приносит прибыль

Большинство e-commerce и ритейл-компаний знают только данные по обороту. Но какой товар действительно прибыльный, какой канал приносит маржу, а какой только тянет расходы — обычно не отслеживается.

‍

По данным исследования PwC Strategy:

Около 50% товаров в портфеле типичной торговой компании приносят менее 5% валовой маржи.

‍

Последствия:

• Продаёшь товар, который кажется выгодным или популярным, но на самом деле он «съедает» рентабельность.
• Сложно масштабироваться: ты не знаешь, что именно стоит продавать.
• Бюджеты уходят на рекламу, которая не приносит желаемого результата.

Не важно, сколько ты продаёшь. Важно — сколько ты зарабатываешь на каждой позиции. Именно маржа по товарам и каналам должна определять твои решения.

3. Кассовые разрывы из-за хаоса во взаиморасчётах

В твоей компании — десятки контрагентов: поставщики, логистические компании, менеджеры, фрилансеры. У каждого свои условия оплаты: предоплата, частичная оплата, авансы, отсрочки 7, 14, 30 дней.

‍

Когда нет системного учёта взаиморасчётов, ты теряешь контроль: не знаешь, кто ещё должен заплатить тебе, а кому ты должен был заплатить ещё вчера.

‍

Последствия:

• Возникают кассовые разрывы: на счёте вроде бы есть деньги, но в любой момент они могут исчезнуть после звонка недовольного поставщика.
• Начисляются штрафы, блокируются отгрузки, теряются клиенты.
• Приходится «тушить пожары» из своего кармана — закрывать оплату личными средствами или в долг.

Финансовые отношения с партнёрами должны быть под контролем. Каждый платёж должен быть запланирован и прозрачен — иначе это не бизнес, а цепь хаотических реакций.

4. Отсутствие финансового планирования

В большинстве e-commerce-бизнесов деньги поступают после выполнения заказа.

‍

Но основные расходы — постоянные и часто требуют предоплаты: нужно заранее закупить товар, запустить рекламу, выплатить авансы, оплатить доставку, оформить возвраты и т. д.

‍

Последствия:

• Если ты не планируешь, когда и сколько средств поступит — рано или поздно окажешься в ситуации нехватки денег.
• Платежи проводятся в долг или с кредитного лимита, что создаёт дополнительные расходы.
• Невозможно спрогнозировать прибыль — до последнего непонятно, закроешь месяц в плюс или в минус.

По данным JPMorgan Chase, более 60% бизнесов не имеют даже базовой модели cash flow на месяц. Как думаешь, долго ли они протянут?

‍

Без финансового планирования ты не управляешь деньгами — ты постоянно борешься с их отсутствием.

5. Деньги, замороженные в товаре

Одна из самых частых финансовых ошибок в ритейле и e-commerce — закупать товар без финансового обоснования. Часто решения принимаются на эмоциях: «хорошая цена», «пойдёт в сезон», «пусть лежит — не испортится».

‍

Но каждая партия товара — это замороженные деньги. И если ты не знаешь, можно ли реально продать этот объём, с какой маржой, и покроет ли прибыль расходы на рекламу, доставку, упаковку — это не инвестиция, а балласт.

‍

Последствия:

• Без расчёта полной себестоимости и маржи легко взять товар, который кажется прибыльным, но после логистики, упаковки и комиссий ты просто отдаёшь его даром.
• Ты не можешь оплатить то, что действительно нужно — потому что деньги заморожены в товаре.
• Ты не можешь увеличить продажи — потому что не знаешь, какие товары действительно приносят деньги.

Каждая закупка должна проходить через аналитику: продадим ли, сколько заработаем и лучше ли это вложение, чем реклама или развитие команды.

‍

‍

Это не полный список финансовых проблем, с которыми сталкиваются e-commerce и ритейл. Но именно эти — самые опасные.‍

‍

Они съедают прибыль, тормозят развитие и создают постоянную нестабильность.

‍

Если их не решить — любое масштабирование будет не ростом, а расширением хаоса.

Почему одной CRM недостаточно

Многие предприниматели ошибочно думают, что если в бизнесе уже есть CRM, то финансы под контролем. Да, CRM — важный инструмент, но она создана для управления заказами, а не деньгами.

‍

CRM помогает продавать — это её основная задача. В частности, система:

• фиксирует лиды и заявки от клиентов;
• показывает этапы продаж и воронку;
• помогает контролировать работу менеджеров;
• позволяет считать конверсии, средний чек и выполнение KPI.

Но она не отвечает на главный финансовый вопрос: приносит ли бизнес прибыль?

‍

CRM не собирает данные о реальных расходах — на рекламу, доставку, упаковку, зарплаты. Она не учитывает, когда поступят деньги с маркетплейса или когда нужно оплатить поставщику.

‍

Она не покажет тебе, сколько денег есть на счёте, что заблокировано, сколько ты должен поставщику и сколько тебе нужно для покрытия всех обязательств.

‍

CRM — это о том, кто купил. А управленческий учёт — о том, сколько ты заработал.‍

‍

Если ты хочешь управлять финансами, а не просто фиксировать продажи — нужен отдельный инструмент.

Finmap — управление денежными потоками в реальном времени

Finmap — это онлайн-программа для управленческого учёта, которая даёт полную финансовую картину. Finmap собирает всё в одном месте, автоматизирует рутину и показывает, где прибыль, а где убытки.

‍

Это не «бухгалтерия для налоговой», а инструмент для принятия управленческих решений.

‍

Для ритейла и e-commerce это критично: движение денег нестабильно, расходы разрознены, данные — из десятков источников.

Больше никакого хаоса: все деньги — под контролем в одном окне

‍

Finmap позволяет свести все финансовые источники в одну систему: банковские счета, карты, эквайринг, данные с маркетплейсов, наложенный платёж, наличка.

‍

У Finmap есть открытое API, что позволяет подключить CRM и другие системы. Благодаря этому в учёт попадают не только платежи, но и информация о продажах.
‍

‍

Результат: В любой момент ты видишь, сколько у тебя денег, откуда они пришли и куда идут.

‍

Это не просто удобство. Это контроль над прибылью.

Автоматизируй учёт — управляй бизнесом, а не таблицами

Finmap позволяет автоматизировать финансовые процессы за несколько простых шагов — без лишней рутины и постоянного контроля:

‍

‍

Результат: Все данные обновляются автоматически, учёт ведётся без ошибок и задержек.
‍

Ты наконец освобождаешь время для стратегии, развития и прибыли — вместо рутины.

Отчёт “Проекты” — видишь рентабельность каждого направления

Хочешь понять, что действительно приносит прибыль: продажи с онлайн-магазина или Instagram, опт или розница, дропшиппинг или B2B?

‍

Finmap позволяет разделить бизнес на отдельные “проекты” — по каналам, направлениям, линейкам, брендам или маркетплейсам. И видеть по каждому: поступления, расходы, прибыль.

‍

‍

Результат: Ты принимаешь решения на основе маржи и рентабельности. Масштабируешь то, что работает — и убираешь то, что тянет вниз.

Платёжный календарь — твой финансовый планер

Устал тушить пожары? В Finmap ты видишь все будущие поступления и расходы по дням и заранее понимаешь, когда может возникнуть кассовый разрыв или нехватка средств.

‍

‍

Результат: Ты планируешь движение денег заранее, вовремя закрываешь обязательства, избегаешь разрывов и управляешь бизнесом стратегически, а не в режиме стресса.

Склад отображается в деньгах — видишь прибыль, а не просто запасы

Закупил товар, но ещё не продал. Деньги уже потрачены, а прибыли нет.

‍

Создай в Finmap отдельный счет “Склад”, где ты будешь видеть движение товара в денежном выражении.

‍

Результат:
‍

Ты получаешь точный результат: сколько заработал на проданных товарах. Не путаешь расходы с активами. Это особенно важно для бизнеса с большим товарным остатком.

Контролируй дебиторку и кредиторку — избегай кассовых разрывов и потерь

Многие бизнесы теряют деньги не потому что плохо продают, а потому что не получают оплату вовремя или не контролируют собственные обязательства.

‍

Finmap позволяет вести учёт всех долгов:

‍
– кто должен тебе, сколько и на когда запланирован платёж;
– кому должен ты, дата оплаты, что уже погашено, а что в ожидании.

‍

‍

Результат: Вся дебиторка и кредиторка — под контролем. Ты больше не забываешь важные платежи, не теряешь клиентов и репутацию.

‍

Ты прогнозируешь кассовые разрывы, планируешь оборотные средства и точно знаешь, на что можешь рассчитывать.

Гибкий инструмент для всех твоих задач

Помимо базовых функций, Finmap легко подстраивается под твой бизнес. Ты можешь:

• отслеживать выплаты зарплат и бонусов менеджерам;
• делегировать рутину сотрудникам через гибкие уровни доступа;
• анализировать рентабельность клиентов, маркетплейсов, рекламных кампаний;
• контролировать, кто сколько зарабатывает и тратит в команде;
• отправлять счета-фактуры и фиксировать оплату от клиентов.

‍

‍

Результат: Ты получаешь не просто учёт, а полноценную финансовую систему, которая работает под твой бизнес.

‍

От оперативных выплат до стратегической аналитики — всё, что влияет на прибыль, под контролем в одном рабочем пространстве.

Кейс клиента Finmap: от финансовой путаницы к стратегическому управлению

Клебриг — гипермаркет химической продукции, занимающийся фасовкой и продажей товаров для бытовой и пищевой промышленности. Компания имеет собственное производство, большую номенклатуру, регулярные закупки и постоянные логистические расходы.
‍

‍

До внедрения Finmap финансовый учёт велся в Excel-таблицах. Бухгалтер занимался налогами, но у владельца не было доверия к полной финансовой картине.

‍

Лишь выйдя из операционки, основатель Андрей начал считать деньги сам — и столкнулся с кассовыми разрывами, отсутствием контроля за операционными и оборотными расходами и некорректным анализом P&L.

Бывали дни, когда денег физически не было, но я знал — они будут. Вести финансы и видеть картину — это разные вещи.
‍
— Андрей Фемяк, владелец компании Клебриг

Сначала Finmap решили внедрить для базовой фиксации движения денег и объединения источников в единую систему.

‍

Позже владелец понял, что Finmap — это универсальный инструмент финансового управления, который показывает полную картину бизнеса: доходы, расходы, оборотные средства, обязательства.

Сначала Finmap был просто журналом платежей. Но со временем превратился в аналитическую систему, которая помогает оценивать рентабельность, планировать инвестиции и избегать ошибок.
‍
— Андрей Фемяк, владелец компании Клебриг

Компания выстроила финансовую систему вокруг трёх ключевых компонентов:

• Отчётность P&L — для оценки прибыльности и выявления убыточных направлений
• Прогнозирование cash flow — для планирования оборотки и понимания, когда будут «живые деньги»
• Контроль расходов — структуризация затрат на операционную деятельность, закупки и развитие

Результат: Финансовые решения больше не принимаются наугад.

‍

Бизнес видит не только то, что было, но и то, что будет: когда поступят деньги, хватит ли на закупку сырья, есть ли резерв на инвестиции.

‍

Это позволило не только стабилизировать финансы, но и перейти к стратегическому управлению.

‍

Совет Андрея другим предпринимателям:‍

Перед инвестициями чётко раздели: что из расходов — операционка, а что — оборотка. Рассчитай полную себестоимость, включая логистику, упаковку и комиссии. Без этого ни одна инвестиция не даст прибыли.

Finmap — инструмент, который даёт ритейлу и e-commerce финансовый контроль

Это не просто удобство, а критически важный инструмент для стабильности, роста и прибыли. Finmap:

• Объединяет все источники доходов и расходов в одну систему
• Автоматизирует финансовый учёт
• Позволяет видеть прибыльность товаров, каналов и направлений
• Помогает прогнозировать кассовые разрывы
• Отслеживает сезонность бизнеса и товаров
• Контролирует дебиторскую и кредиторскую задолженность
• Даёт полную финансовую картину для принятия решений

‍

Finmap — это основа для реальной прибыли и масштабирования.‍

‍

С Finmap ты больше не гадаешь, что происходит с деньгами — ты точно знаешь.

‍

Запусти финансовую систему в своём бизнесе уже сейчас — и начни зарабатывать, а не просто продавать.

‍

Получи Finmap
бесплатно!

Попробуй 7 дней финансового порядка

Не нужно привязывать карту

‍

Частые вопросы о финансовом учёте в ритейле и e-commerce

1. У нас уже есть CRM. Зачем ещё Finmap?
CRM — это про заказы, а не про деньги. Она не учитывает реальные расходы, не показывает кассовые разрывы, не даёт P&L.
Finmap закрывает главный вопрос: приносит ли бизнес прибыль, а не просто продажи.

‍

2. Мы всё ведём в Excel. Это ведь тоже учёт, да?
Нет. Excel — это ручная работа, постоянные ошибки и отсутствие актуальности.
Finmap автоматизирует учёт, синхронизируется с банками и даёт финансовую картину в реальном времени — а не через неделю после «сверки».

‍

3. Наш бизнес маленький. Нужна ли нам такая система?
Именно малый бизнес чаще всего страдает от кассовых разрывов и нерациональных расходов.
Finmap — это не про размер, а про контроль. Начни с малого, чтобы иметь шанс вырасти.

‍

4. Мы и так прибыльны. Зачем ещё одна система?
Прибыль без прозрачной системы — это угадывание, а не управление.
Без контроля над оборотом, маржой и обязательствами ты не сможешь масштабироваться безболезненно.
А без планирования даже прибыльный бизнес может сгореть из-за одного кассового разрыва.

‍

5. Покажет ли Finmap, какие товары и каналы прибыльны?
Да. В Finmap можно увидеть рентабельность по каждому товару, каналу или маркетплейсу.
Это основа для масштабирования: ты развиваешь то, что приносит прибыль — и отсекаешь то, что только тратит ресурс.

‍

6. А если я не финансист — пойму ли я что-то?
Finmap создан не для бухгалтеров, а для владельцев. Всё просто: понятные графики, автоматические отчёты, никаких сложных терминов.
Финансовая картина доступна в пару кликов — чтобы ты принимал решения, а не «копался» в табличках.

Постоянно работаешь, команда выкладывается на все 100%, доход есть, но в конце месяца прибыли почти не остается? Если это тебе знакомо, ты догадываешься, что проблема не в низких продажах, а в отсутствии четкой финансовой картины. И здесь на помощь приходит финансовый учет.

‍

Это не просто цифры в Excel или отчеты для налоговой. Это система финансовой аналитики, которая показывает, где бизнес теряет деньги и как можно их сохранить и приумножить.

‍

‍

Почему управленческий учет важнее интуиции владельца бизнеса

Рассмотрим реальный кейс одного из наших клиентов – предпринимателя Евгения, успешно трансформировавшего свой бизнес и удвоившего прибыль. Он владеет юридической компанией, работающей по нескольким направлениям, но по соображениям конфиденциальности попросил не разглашать ее название.

‍

Как и многие владельцы бизнеса, Евгений видел общую прибыльность компании, однако не имел четкого понимания финансовых показателей каждого отдельного направления. Это стало критическим моментом, когда он задумался о масштабировании и выходе на новые рынки.

‍

Тщательный анализ показал неожиданное: по пяти направлениям только два были прибыльными, одно работал в ноль, а два – приносили убытки. Это поставил перед Евгением важный вопрос: как изменить текущие стратегии, чтобы снизить убытки и повысить эффективность бизнеса?

‍

Решение было кардинальным:‍

• ‍Отказаться от направления, работавшего в ноль, и направить ресурсы команды на развитие прибыльных услуг, усиливая их эффективность.
  ‍
• ‍Закрыть одно из убыточных направлений, поскольку у него не было перспектив для роста.
  ‍
• Второе убыточное направление оставить, ведь оно выполняло важную роль – привлекало клиентов к прибыльным услугам. Однако чтобы он перестал генерировать убытки, пришлось оптимизировать затраты и просмотреть операционные процессы.

Результат не заставил себя ждать: после реорганизации осталось всего три направления, но уже со следующего месяца прибыль компании выросла вдвое. И все это без расширения штата, дополнительных инвестиций или поиска новых клиентов.

‍

Эта история еще раз доказывает, что без управленческого учета трудно выявить слабые места бизнеса. Точные финансовые данные позволяют принимать взвешенные решения, а не действовать интуитивно, постепенно приводя бизнес к банкротству.

Ключевые элементы эффективного финансового учета

Чтобы управленческий учет действительно помогал зарабатывать больше, важно не просто собирать данные, но и правильно их интерпретировать. Четкая структура финансовой информации позволяет быстро выявлять проблемные зоны, принимать обоснованные решения и развивать бизнес без лишних финансовых рисков.

‍

На чем вообще держится эффективный финансовый учет ? Давай разберем главные элементы, без которых он просто не работает.

1. Единая система данных

‍

Расчетные и карточные счета, наличные деньги в любых валютах, даже криптовалюта – все это собирается в единую систему, где учет ведется не только по юридическим лицам, но и по реальным денежным потокам и кошелькам твоей компании.

‍

Ты как владелец должен не просто догадываться, сколько денег в бизнесе, а видеть это четко и мгновенно. Сколько средств прямо сейчас? Какова реальная прибыль? Куда исчезают деньги? Ответы должны быть доступны в один клик без хаоса в выписках и бесконечных таблицах.

2. Унифицированные данные

Без единой системы сбора и анализа данных всегда существует риск потерять контроль над финансами, что может привести к неэффективному управлению ресурсами.

Что включает в себя унификацию данных?

‍

1. Определение ответственных лиц. Каждый сотрудник должен понимать свою роль в финансовом учете и отвечать за свои сегменты.
   ‍
2. Четко установленные сроки. Своевременное сбор данных и подготовка отчетности – это не просто привычка, это залог своевременных и правильных решений.
   ‍
3. Структура доходов и расходов. Без четкого распределения доходов и расходов вряд ли удастся оценить реальное положение дел.
   ‍
4. Четко определены направления и проекты. Если не разграничить ключевые направления, генерирующие доход, то и определить их рентабельность просто невозможно.
   ‍
5. Правила расчета прибыли и себестоимости. Без четких критериев для расчета себестоимости, амортизации и других расходов твоя финансовая отчетность станет абстрактной.

3. Удобная и понятная аналитика

Для принятия эффективных управленческих решений бизнеса необходимо иметь четкую картину финансовой ситуации через несколько месяцев или даже лет.

‍

Важно, чтобы эти данные были собраны в удобном формате: графики, дашборды – все на одном экране, а не в хаотических самодельных таблицах.

‍

Такой подход позволяет не тратить время на бесконечное сведение цифр, а сосредоточиться на стратегических решениях реально влияющих на развитие бизнеса.

‍

Отсутствие такой системы — это бизнес, который двигается «вслепую».

4. Сегментированный расчет прибыли

Прибыль должна быть рассчитана не в целом по компании, а по отдельным проектам, направлениям, группам товаров, каналам сбыта. Важно также учесть маржинальность и рентабельность каждого сегмента.

‍

Только сегментированный подход позволяет предпринимателям четко понять, почему прибыль уменьшается и что нужно сделать, чтобы изменить ситуацию. Без детализации бизнес рискует пропустить важные изменения на уровне отдельных направлений и затрат, которые могут оказывать существенное влияние на общий результат.

‍

5. Рассчитанная точка безубыточности

Сколько нужно продавать: в день в месяц, чтобы выйти на уровень безубыточности? Где та граница между прибылью и убытком, и сколько продаж необходимо обеспечить для того, чтобы бизнес стал самоокупаемым ?

‍

Эти показатели должны быть четко сочтены. Постоянный мониторинг этих показателей позволит своевременно корректировать стратегию и оперативно реагировать на изменения рынка.

6. Зафиксированный план доходов и расходов

Представьте ситуацию: завтра вам нужно уплатить подрядчику, а на счету есть только сумма, достаточная для того, чтобы купить печенье к чаю. Через неделю вы получите большой платеж, но подрядчик уже засыпает вас сообщениями, исполненными недовольства и угрозами прекратить сотрудничество.

‍

Это не означает, что ваш бизнес терпит убытки. Это классический кассовый разрыв, когда денежные потоки не синхронизируются и возникает временный дефицит средств для покрытия текущих расходов.

Получи Finmap
бесплатно!

Попробуй 7 дней финансового порядка

Не нужно привязывать карту

Зачем стрессовать и тратить время на извинения?

‍

Чтобы избежать таких ситуаций и не превращать каждый платеж в катастрофу, важно иметь под рукой надежный инструмент – платежный календарь.

‍

Он станет вашим верным союзником в контроле финансовых потоков и поможет планировать расходы избегая проблем.

‍

Записывать все доходы и расходы можно в простой Excel-таблице или использовать автоматизированное решение. Вы не только будете знать, когда и сколько получите, но сможете рассчитать свои расходы, независимо от обстоятельств.

‍

Бизнес– это не только риски, это и умение прогнозировать их.

‍

‍

Фактически управленческий учет - это навигатор, который помогает создавать и оптимизировать стратегию ведения бизнеса в долгосрочной перспективе, ставить реальные цели достигать их, строить устойчивый и прибыльный бизнес.

‍

Сделать этот процесс простым и понятным поможет Finmap –простая онлайн-программа для управленческого учета.

‍

Благодаря Finmap вы сможете:

• Видите деньги бизнеса на одном экране.
• Получать автоматические управленческие отчеты всего в два клика.
• Планировать доходы и расходы.
•  Делегировать рутинные задачи сотрудникам.
•  Получать от бизнеса максимум прибыли.

Начните строить успешное будущее своей компании уже сегодня!

Можно ли успешно масштабироваться, если весь учёт ведётся в блокнотах и на бумажках, а его результаты сводятся в самодельные таблицы? "Однозначно нет!" — уверенно отвечает Александра Куликова, основательница и CEO Kukuruza Video Production

‍

Масштабирование бизнеса без автоматизации процессов — это как строительство без фундамента. Известная видеопродакшн-студия доказала это на собственном примере, внедрив инновационные решения, которые не только экономят время, но и оптимизируют работукоманды.

Как Kukuruza Video Production сочетает креативность и эффективность в своей работе

Kukuruza Video Production — это украинская компания, которая создаёт анимационный контент и видео для заказчиков со всего мира. Среди клиентов компании — как крупные бренды, так и локальные бизнесы. Например, они сотрудничали с такими известными компаниями, как Porsche, Lenovo, NEOLUX, Rozetka и другими.

‍

‍

В 2022 году команда столкнулась с новыми вызовами: большие объёмы информации потребовали комплексного подхода. Данные о потенциальных клиентах, активных проектах, бюджетах, этапах выполнения — всё это требовало структурирования для эффективного управления.

‍

Такое решение удалось реализовать украинскому интегратору CRMiUM, который объединил все рабочие инструменты в единую, своего рода, ERP-систему. Процесс привлечения клиентов и выполнения заказов теперь отслеживается комплексно в CRM, приложении Notion и Finmap.

‍

Возникает логичный вопрос: если уже есть CRM и система проектного менеджмента, в чём необходимость использования Finmap?

Интеграции как эффективный инструмент автоматизации

Одним из ключевых изменений стало внедрение банковских интеграций, которые позволили синхронизировать все платёжные системы в одной программе. Это значительно сократило время ручного внесения операций, ведь теперь любое движение средств, особенно поступления от клиентов, сразу отображаются в Finmap.

‍

Эта информация автоматически передаётся в CRM-систему, а оттуда — в Notion, сигнализируя менеджерам о готовности к запуску новых проектов.

Одно из моих правил устойчивого развития — это смелость экспериментировать, рисковать и пробовать новые подходы. Не бояться выходить за рамки стандартов. — Александра Куликова, CEO Kukuruza Video Production

В творчестве Александра стремится к инновациям, а в финансах она придерживается прагматичного подхода. Даже когда речь идёт о рискованных финансовых решениях, инструменты Finmap, такие, как прогноз Платёжного календаря, позволяют понять, насколько оправданным будет такое решение.

‍

Делегирование и гибкие доступы: ключ к оптимизации процессов

Американский мотивационный психолог Брайан Трейси в своей книге «Делегирование и управление» отмечает: 

Если кто-то может выполнить задачу на 70% так же хорошо, как вы, делегируйте её этому человеку. Освободите себя, чтобы решить те задачи, которые способны выполнить только вы.

Этот совет актуален для всех сфер деятельности и особенно важен для финансового учёта. Ведь часто владельцы бизнеса тратят слишком много сил и энергии на рутинную обработку платежей.

Получи Finmap
бесплатно!

Попробуй 7 дней финансового порядка

Не нужно привязывать карту

Александра и её команда избежали такой проблемы благодаря гибкой системе доступа для каждого из сотрудников.

Для каждого менеджера мы создали подотчётный счёт и предоставили доступ только к проектам, в которых он задействован. Это очень удобно, ведь сотрудники не имеют доступа к фундаментальной информации и сосредоточены только на тех рабочих процессах, за которые они отвечают. — Александра Куликова, CEO Kukuruza Video Production

Такой подход позволяет:

• Защищать конфиденциальную информацию.
• Быстро анализировать подотчётные средства.
• Контролировать состояние счетов в режиме реального времени.

Даже подрядчики получили доступ только к необходимой части данных для настройки CRM-системы, без погружения в финансовую информацию.

Как отчёт «Проекты» помогает оперативно анализировать рентабельность

Каждый платёж, независимо от того, интегрируется ли он автоматически через банковские системы или добавляется вручную менеджером, сразу фиксируется в отчёте «Проекты».

‍

Благодаря автоматическому расчёту рентабельности проектов компания получила возможность детального анализа всех заказов в режиме реального времени.

Как это помогает бизнесу?

1. Прозрачность перед клиентами.
   Компания может обоснованно объяснить, как дополнительные услуги или уступки влияют на конечную рентабельность. Это обеспечивает доверие и прозрачность в отношениях с клиентами.
   ‍
2. Оперативность решений.
   В режиме реального времени команда видит финансовое состояние каждого проекта, что помогает быстрее принимать стратегические решения.
   ‍
3. Управление дополнительными услугами.
   Изменения, не учтённые в контракте, мгновенно отображаются в отчёте, позволяя своевременно реагировать и корректировать работу.

‍

‍

Опыт Kukuruza Video Production доказывает, что для каждой сферы деятельности нужны специализированные инструменты, которые автоматизируют и упрощают процессы. Будь то готовые ERP-системы или индивидуально разработанные решения — выбирать вам. Но без чёткой финансовой структуры успех невозможен.

‍

Выбирайте Finmap в качестве вашего надёжного партнёра и направляйте свои ресурсы на развитие и масштабирование бизнеса. Технологии работают на вас — используйте их с максимальной эффективностью!

Налаженный финансовый учет — это инструмент, который не только делает бизнес прозрачным и эффективным в долгосрочной перспективе, но и помогает экономить ресурсы. Почему важно совершенствовать финансовый учет даже в прибыльной компании — читайте в этой статье.

LIBERT — лидер в премиум-перевозках

Компания LIBERT специализируется на индивидуальных перевозках премиум- и бизнес-класса, предлагая широкий спектр услуг для своих клиентов. В ее портфеле — перевозка официальных делегаций, организация массовых транспортных мероприятий, а также международные перевозки.

‍

Ключевое преимущество LIBERT — это высший уровень сервиса с вниманием к каждой детали и максимальным учетом пожеланий клиента. Основные факторы, обеспечивающие надежную репутацию компании:

• Индивидуальный подход к маршруту с учетом всех требований клиента.
• Бронированные автомобили для максимальной безопасности.
• Высокая скорость и эффективность организации перевозок.
• Премиальный сервис и наличие англоговорящих водителей.
• Полное сопровождение поездки, включая организацию бронирований и обеспечение охраны.
  ‍

‍

Компания LIBERT добилась успеха благодаря скрупулезному и ответственному подходу ее владельца.

‍

Андрей Антоненко внимательно относится не только к обслуживанию клиентов, но и к организации внутренних процессов. Особое внимание уделяется учету, что помогает эффективно управлять финансами, контролировать расходы и уверенно развивать бизнес.

Таблицы против бизнеса: почему ручной учет уже не работает

Андрей основал свой бизнес в 2008 году. С самого начала он отказался от ведения дел «вслепую», без четкого понимания потраченных средств и произведенных платежей.

‍

Для цифровизации бизнес-процессов компания долгие годы использовала самодельные таблицы.

‍Я изучал финансовую грамотность самостоятельно. Для меня важен порядок, особенно в финансах, поэтому я сразу приучал подчиненных к четкой системе отчетности. — Андрей Антоненко, владелец компании LIBERT

Когда учет велся помесячно, функционала таблиц было достаточно. Но когда в конце года нужно было свести более двенадцати таблиц и подготовить отчетность, затраты времени и сил становились чрезмерными. Со временем таблицы множились, и хотя они содержали много информации, систематизировать и анализировать ее становилось практически невозможно.

‍

Следующая проблема заключалась в том, что в какой-то момент контроль отчетов и проверка всех формул стали ежедневной рутиной владельца.

‍Если вечером не сверить все по таблицам и не пересчитать результаты вручную, а где-то допустить ошибку, то уже на следующий день разобраться в этом хаосе данных просто невозможно! — Андрей Антоненко, владелец компании LIBERT

Такие проверки отнимали не только время, но и ресурсы владельца, которые можно было направить на более стратегические задачи. Организовать успешный финансовый учет стало невозможно по ряду причин:

• Попытки внедрить CRM-систему не давали желаемого результата, так как не покрывали даже половину бизнес-запросов компании.
• Работа с таблицами занимала слишком много времени и не позволяла оперативно получать полную информацию.
• Операционный менеджер был перегружен и перерабатывал сверх нормы.

Как Finmap изменил подход к учету в компании LIBERT

Андрей узнал о сервисе Finmap от финансового специалиста, который наводил порядок в учете его подрядчика. Финансист структурировал данные с помощью Finmap, и скорость формирования отчетов впечатляла.

‍Я решил попробовать Finmap. Система простая и понятная. А онлайн-встреча со службой поддержки помогла настроить сервис именно под формат моего бизнеса. — Андрей Антоненко, владелец компании LIBERT

Контроль эксплуатации автомобилей

В Finmap удобно отслеживать результаты эксплуатации машин, которые Андрей завел как проекты. Система показывает, сколько потрачено на обслуживание каждого автомобиля и какой доход он принес.

‍

Можно анализировать выручку по классам автомобилей, определять наиболее прибыльные и наименее рентабельные машины. В сервисе также можно детализировать данные по видам услуг и даже по отдельным клиентам.

‍

Контроль дебиторской задолженности

В бизнес-модели LIBERT главным показателем является не просто поступившие на счета деньги, а объем предоставленных услуг. Оплата, как правило, осуществляется постфактум, в конце месяца, поэтому учет всех услуг и сопутствующих расходов должен вестись в режиме реального времени.

‍

В Finmap выставленные счета вносятся как Дебиторская задолженность, указываются период оказания услуг и ожидаемая дата оплаты.

‍

Владелец может в любой момент открыть отчет "Дебиторка" и увидеть:

• Кто уже внес оплату.
• Кто просрочил платеж и требует напоминания.
• Какие новые счета были выставлены.

Отчет Прибыль помогает проанализировать эту информацию под другим углом. Ведь даже в первом графике сразу видно сумму и срок, за который не уплачены средства.

‍

‍

Такой оперативный контроль дебиторской задолженности был невозможен в самодельных таблицах, которые требовали постоянного обновления, корректировки и сверки формул.

Как Finmap заменил дополнительного операционного менеджера и сэкономил владельцу более $8000 в год

До внедрения сервиса операционный менеджер вручную вносил данные о расходах в таблицы. Водители сообщали о затратах в рабочий чат, который быстро наполнялся новыми сообщениями.

‍

‍Потерять важную информацию в таком потоке было очень легко.

‍

Процесс коммуникации относительно подотчетных средств был долгим и запутанным:

‍

‍

Когда количество водителей достигло 20 человек, нагрузка выросла настолько, что владелец начал искать дополнительного операционного менеджера.

Как Finmap оптимизировал процесс работы с подотчетными средствами

Для удобства работы водителей добавили в систему как Пользователей. Для каждого из них был создан отдельный подотчетный счет и предоставлен доступ только к нему. На этих счетах отражаются средства, которые предоставляются водителю в распоряжение.

‍

Результат:

‍‍

1. Водители самостоятельно вносят расходы, прикрепляют чеки, указывают детали и выбирают проект.
   ‍
2. Водители самостоятельно добавляют наличные операции на свои счета, при соответствующем расчете клиента.

‍

Теперь владелец в реальном времени видит:

• сколько средств потрачено;
• на какие нужды ушли деньги;
• остаток на балансе водителя;
• был ли расчет наличными;
• не превысили ли расходы установленный бюджет.

Теперь Андрей может оперативно компенсировать водителю потраченные средства, решить, нужны ли дополнительные финансы, и не тратить время на уточнение платежей.

‍

Такое нововведение значительно снизило нагрузку на менеджера, и необходимость в дополнительном сотруднике отпала.

‍

А теперь немного математики (по состоянию на 20.09.2024):

‍

1. Согласно данным сайта Work.UA, средняя зарплата операционного менеджера в Украине составляет 730 $.
2. За год Андрей должен был бы выплатить новому сотруднику 8 780 $.
3. Годовая подписка на Finmap стоит 432 $.

‍

Экономия: 8 780 $ - 432 $ = 8 348 $.

Получи Finmap
бесплатно!

Попробуй 7 дней финансового порядка

Не нужно привязывать карту

С помощью Finmap водители также получили возможность контролировать баланс на счету в топливной компании, что позволило:

• Владельцу — контролировать расходы на топливо каждого водителя.
• Водителям — оперативно получать информацию о топливных лимитах.
• Менеджеру — управлять общими и индивидуальными лимитами топлива.

Наконец, во всей моей команде выстраиваются честные и прозрачные взаимоотношения, что является одной из основ успеха для меня. Важно, чтобы всем всего хватало — тогда и работа водителей будет комфортной, и уровень нашего сервиса будет только расти. — Андрей Антоненко, владелец компании LIBERT

Перспективы дальнейшего сотрудничества Finmap и LIBERT

Простота внедрения, охват большинства бизнес-процессов и оптимизация учета стали для Андрея фундаментом долгосрочного сотрудничества с Finmap.

‍Я даже не узнавал, есть ли конкуренты у Finmap. Зачем, если эта система полностью меня устраивает? Надеюсь, в будущем появится возможность выставлять не только счета, но и акты выполненных работ. — Андрей Антоненко, владелец компании LIBERT

Сейчас отчеты, автоматически формируемые в сервисе, предоставляют владельцу исчерпывающую информацию о состоянии его бизнеса. Наконец-то учет стал не обузой, а удобным инструментом для стратегического и тактического развития компании.

‍

Внедряйте Finmap и узнайте все подробности финансового состояния вашего бизнеса. Оптимизируйте, экономьте и расти вместе с Finmap!

Знакомо ли вам чувство страха перед днем выплаты зарплаты, когда на счету осталось всего несколько сотен? Охватывает ли вас паника, когда важные поставщики требуют оплату, а у вас недостаточно средств?

‍

Каждый предприниматель сталкивался с такими ситуациями в своей деятельности. Почему же возникает нехватка денег в критически важные моменты, и как этому можно противостоять?

‍

‍

Этот неприятный сценарий называется кассовым разрывом — ситуацией, когда средств недостаточно для покрытия текущих обязательств бизнеса.

‍

Такая проблема несет в себе угрозу банкротства и долгов. Кассовые разрывы могут привести к серьезным последствиям за пределами компании: снижению продаж, ухудшению репутации, конфликтам с поставщиками, напряженности в коллективе, кадровым перестановкам, штрафам от поставщиков и банков, задержкам в производстве.

‍

Эта статья призвана помочь предпринимателям навсегда избавиться от кассовых разрывов. Мы рассмотрим 5 ключевых советов, которые помогут обеспечить финансовую стабильность вашего бизнеса, избежать стресса, связанного с нехваткой средств, и создать прочную основу для устойчивого развития.

‍

Следуя этим рекомендациям, вы сможете эффективно планировать денежные потоки, контролировать расходы, оптимизировать кредиторскую задолженность, создавать финансовые резервы и повышать доходы.

‍

Работать на опережение — самый эффективный способ борьбы с кассовыми разрывами.

‍

С чего начать борьбу с кассовыми разрывами?

1. Планируйте денежные потоки

Важность планирования

Регулярное планирование денежных потоков критически важно для предсказания возможных кассовых разрывов и их предотвращения. Согласно данным Minutes.co:‍

82% малых бизнесов терпят неудачу из-за проблем с денежными потоками.

Прогнозирование

Составляйте прогнозы доходов и расходов на будущие периоды. Это поможет заранее определить моменты возможных кассовых разрывов и подготовиться к ним. Исследование JP Morgan Chase показало:

Средний и малый бизнес располагает лишь 27 днями денежных резервов.

2. Контролируйте расходы

Анализ расходов

Регулярный анализ затрат помогает выявить области, где можно сэкономить. Оценивайте, возможно ли заменить дорогие поставки более доступными аналогами без потери качества. Например, использование экономичных материалов или оптимизация производственных процессов может значительно сократить расходы.

Приоритизация

Отдавайте приоритет расходам, которые напрямую влияют на доходы. Например, инвестиции в сырье, исследования и разработки, маркетинг, а также обучение персонала могут способствовать росту продаж и улучшению качества продукта. Сократите затраты на менее значимые аспекты бизнеса, такие как избыточные административные расходы.

Внедрение гибких бюджетов

Согласно данным Harvard Business Review:

Компании, использующие гибкий подход к бюджетированию в условиях постоянных изменений, с большей вероятностью избегают финансовых трудностей.

Использование технологий

Современные технологии помогают отслеживать и оптимизировать расходы. Используйте программное обеспечение для управления финансами, которое автоматизирует процессы и предоставляет точные отчеты о расходах. По данным McKinsey:

Внедрение цифровых решений может сократить затраты до 30%.

‍

3. Оптимизируйте кредиторскую задолженность

Условия оплаты

Согласовывайте с поставщиками более длительные сроки оплаты, если это возможно. Такой подход позволяет удерживать больше средств на счетах для покрытия текущих расходов. Регулярно пересматривайте условия сотрудничества и ищите более выгодные варианты.

Автоматизация процессов

Используйте финансовое программное обеспечение для автоматизации управления кредиторской задолженностью. Это поможет избежать ошибок и обеспечить своевременные платежи.

Установка приоритетов

Определяйте приоритетность погашения долгов в зависимости от их важности для вашего бизнеса. В первую очередь погашайте те обязательства, задержка по которым может привести к наиболее серьезным последствиям.

‍

Отслеживание задолженности

Регулярно отслеживайте состояние кредиторской задолженности. Это поможет избежать неожиданных расходов и позволит вам своевременно реагировать на возможные проблемы. Рассмотрите аналитические инструменты для прогнозирования будущих финансовых потребностей и планирования платежей.

‍

Опытные предприниматели используют для этого платежный календарь. Он работает как «вакцина от кассовых разрывов».

‍

Что такое платежный календарь?

‍

‍

Платежный календарь — это инструмент для финансового планирования денежных потоков в бизнесе. Обычно он составляется на месяц с разбивкой по неделям или на более длительный период, который подходит именно вашему бизнесу.

‍

В нем указываются ожидаемые доходы и расходы за определенный период времени, тем самым владелец оценивает способность своей компании своевременно выполнять финансовые обязательства.

‍

Платежный календарь можно вести в самодельных таблицах Excel, что довольно неудобно и занимает много времени. Альтернативным вариантом являются автоматизированные программы финансового учета.

‍

Удобство заключается в том, что все заранее запланированные платежи автоматически подтягиваются в календарь, и есть возможность сразу увидеть будущие кассовые разрывы.

‍

Нет необходимости ежемесячно вручную вносить все остатки по счетам, доходы и расходы. Благодаря интеграции с банками и импорту выписок все данные загружаются быстро и легко.

‍

‍

Работа с календарем Finmap происходит всего в несколько кликов:

‍

1. Внести в сервис все плановые расходы: аренда, заработная плата, налоги и т. д.
   ‍
2. Внести запланированные поступления: оплаты от клиентов, погашение дебиторской задолженности и т. д.

‍

Короткое видео поможет разобраться с полезными функциями платежного календаря.
‍

Теперь в платежном календаре вы четко видите, в какой период времени у вас может возникнуть кассовый разрыв и можете предотвратить его: перенести или отменить платежи, договориться с клиентами о более ранней оплате и т. д.

4. Используйте финансовые резервы

Создание резервов

‍Создайте резервный фонд для покрытия неожиданных расходов. Это поможет избежать кассовых разрывов в случае внезапных финансовых трудностей.

‍

Финансовые эксперты рекомендуют иметь резервы, достаточные для покрытия расходов в течение трех-шести месяцев.‍

Инвестиции

‍Рассмотрите возможность инвестирования части прибыли в ликвидные активы, которые можно быстро конвертировать в наличные в случае необходимости.

Диверсификация резервов

Распределите резервные средства между различными счетами и активами, чтобы снизить риски. Например, держите часть средств на сберегательных счетах, часть — в облигациях, а часть — в других ликвидных инвестициях.

Регулярный пересмотр резервов

‍Регулярно пересматривайте и обновляйте свои финансовые резервы, чтобы они соответствовали текущим потребностям бизнеса. Это поможет быть готовыми к любым финансовым вызовам и избежать кассовых разрывов.
‍

Получи Finmap
бесплатно!

Попробуй 7 дней финансового порядка

Не нужно привязывать карту

5. Повышайте доходы

Маркетинговые стратегии

‍Внедряйте эффективные маркетинговые стратегии для привлечения новых клиентов и увеличения продаж. Используйте SEO, социальные сети и другие каналы для повышения узнаваемости бренда.

‍

Инвестиции в качественный контент-маркетинг могут значительно увеличить трафик на сайт. Кроме того, ретаргетинговая реклама может вернуть до 26% посетителей, которые уже посещали ваш сайт, увеличивая шансы на конверсию.

Диверсификация

‍Рассмотрите возможность расширения ассортимента товаров или услуг. Это поможет снизить риски, связанные с зависимостью от одного источника дохода.

Партнерские программы

‍Внедряйте партнерские программы для привлечения новых клиентов через существующих партнеров. Это может значительно расширить ваш рынок без значительных затрат на маркетинг. По данным Forrester,

Компании, использующие партнерские программы, могут получать до 15% своего общего дохода именно от этих каналов.

Лояльность клиентов

‍Инвестируйте в программы лояльности для удержания существующих клиентов. По данным Bain & Company,

Увеличение удержания клиентов на 5% может привести к росту прибыли на 25–95%.

Рассмотрите внедрение скидок, бонусов и специальных предложений для постоянных клиентов, чтобы стимулировать повторные покупки.

‍

Избежание кассовых разрывов — ключевой аспект для стабильного развития бизнеса.

‍

Внедрение пяти приведенных советов поможет обеспечить финансовую стабильность, а также избежать стресса, связанного с нехваткой средств.

‍

Планируйте денежные потоки, контролируйте расходы, оптимизируйте кредиторскую задолженность, создавайте финансовые резервы и повышайте доходы.

‍

Используя эти стратегии, вы сможете минимизировать финансовые риски и обеспечить процветание вашего бизнеса, а программа Finmap сделает процесс простым и понятным.

‍

Кроме платежного календаря в программе Finmap вы можете:

• Контролировать поступления и расходы благодаря интеграции с банками.
• Собирать данные и операции по разным проектам, категориям, подрядчикам и контрагентам.
• Легко анализировать деньги и прибыль не в сложных отчетах, а в наглядных графиках.

‍

Забудьте о нервном напряжении, которое вызывает управленческий учет. Узнайте, что такое упорядоченность и прозрачность в финансах бизнеса!

Не задавались ли вы вопросом, куда исчезают деньги, когда кажется, что бизнес процветает? Бывает ли так, что вы теряетесь в цифрах и не можете понять где же прибыль?

‍

‍

Отсутствие четкого финансового контроля может привести к потере средств и возможностей для роста. Вот почему отчет о прибылях и убытках (P&L) является незаменимым инструментом для каждого предпринимателя. Он помогает увидеть скрытые проблемы и найти пути для их решения, обеспечивая стабильное развитие вашего бизнеса.

‍

Почему отчет о прибылях и убытках необходим для бизнеса?

Оценка финансовой производительности

Отчет о прибылях и убытках позволяет детально оценить финансовую эффективность компании. Вы сможете увидеть, удалось ли достичь поставленных финансовых целей, сравнивая доходы и расходы. 

‍

Например, владелец ресторана может использовать этот отчет, чтобы определить, какие блюда приносят наибольшую прибыль, а какие стоит исключить из меню.

‍

По данным исследования U.S. Bureau of Labor Statistics:

Около 20% малых предприятий закрываются в течение первого года, 30% - в течение двух лет, и 50% - в течение пяти лет, в значительной степени из-за отсутствия контроля над финансами.

Планирование бюджета и стратегическое планирование

Благодаря регулярному составлению отчета о прибылях и убытках, вы можете эффективнее планировать бюджет и разрабатывать стратегии развития. 

‍

Например, компания может обнаружить, что тратит слишком много на маркетинг, и перенаправить эти средства на инновации или обучение персонала.

‍

Согласно исследованию CB Insights:

Одной из главных причин неудач стартапов является отсутствие надлежащего финансового планирования и управления, что составляет до 39% всех неудач.

Мониторинг расходов и контроль над ними

Отчет о прибылях и убытках помогает идентифицировать чрезмерные расходы и находить способы их оптимизации. Он дает возможность вовремя реагировать на рост расходов и принимать меры для их снижения, что позволяет сохранять финансовую стабильность компании.

‍

Благодаря анализу расходов, Дмитрий Шеремета, владелец клининговой компании "Чистота", сэкономил $12 500 за год.

‍

‍

Компания Дмитрия всегда стремилась предоставлять качественные услуги по уборке, используя для этого необходимое оборудование, например пылесосы и лестницы, которые необходимо было доставлять к месту услуги. Стоимость этой доставки обычно включалась в общую цену услуги. Для перевозки оборудования компания часто пользовалась услугами такси, что приводило к непредсказуемым затратам на логистику, зависящим от погодных условий, дней недели и текущего спроса на такси.

‍

Проанализировав расходы с помощью отчета о прибылях и убытках в Finmap, Дмитрий обнаружил, что логистические расходы компании превышают ожидаемый уровень. Вместе с командой он начал поиск способов уменьшить эти расходы. После тщательного анализа было принято решение изменить тип доставки и найти партнера, который осуществляет перевозки с помощью электроскутеров. Этот подход не только сократил время доставки, но и устранил зависимость от цен на топливо, сделав стоимость транспортировки постоянной.

‍

До оптимизации расходов одна доставка в две стороны стоила компании 350 грн, тогда как после внедрения новой логистической стратегии расходы снизились до 100 грн. Это позволило значительно уменьшить логистические расходы и повысить эффективность работы компании.

Получи Finmap
бесплатно!

Попробуй 7 дней финансового порядка

Не нужно привязывать карту

Отчетность перед заинтересованными сторонами

Инвесторы и кредиторы обращают внимание на отчет о прибылях и убытках при оценке финансового состояния компании. Это особенно важно, если вы планируете привлекать инвестиции для масштабирования бизнеса. Надежная финансовая отчетность повышает вашу привлекательность для инвесторов.

‍

Отчет о прибылях и убытках является незаменимым инструментом для каждого предпринимателя. Он дает четкое представление о финансовом состоянии компании, помогает выявлять скрытые расходы и оптимизировать ресурсы. Использование этого отчета позволяет владельцам бизнеса планировать эффективные стратегии, принимать обоснованные решения на основе реальных данных и обеспечивать стабильность и рост бизнеса в долгосрочной перспективе.

Как создать качественный отчет о прибылях и убытках?

Качественно составленный отчет о прибылях и убытках - это основа финансового здоровья вашего бизнеса. Он не только помогает понять текущее состояние дел, но и открывает новые возможности для роста. Чтобы ваш отчет был максимально полезным, следуйте таким ключевым шагам:

‍

1. Выбор периода отчетности.
   Определите, за какой период будет составляться отчет. Это может быть месяц, квартал или год, в зависимости от особенностей вашего бизнеса и отраслевых стандартов.
   ‍
2. Сбор финансовой информации.
   Соберите все необходимые финансовые данные: доходы, расходы, операционную прибыль (или убыток), проценты, налоги и другие финансовые показатели. Сбор нужно проводить, не только движения средств по официальным счетам, но и по наличным кассам, картам, кошелькам и т.д.
   ‍
3. Классификация доходов и расходов.
   Тщательно классифицируйте все доходы и расходы по их назначению и характеру. Основные доходы (от продажи товаров или услуг) и дополнительные доходы (от инвестиций, лицензий и т.д.) должны быть выделены отдельно. Расходы следует разделить на категории, такие как заработная плата, материалы, маркетинг, административные расходы и т. п.‍

Закажи бесплатную консультацию!

Финансовый директор на аутсорсе поможет наладить эффективный финансовый учёт и принимать обоснованные управленческие решения

4. Расчет чистой прибыли (или убытка).
   Вычтите общую сумму расходов из всей суммы доходов для расчета чистой прибыли или убытка. Этот показатель является критически важным для оценки финансового состояния компании.
   ‍
5. Сравнение с предыдущими периодами.
   Сравните результаты отчетного периода с предыдущими периодами для выявления тенденций и анализа динамики финансовых показателей.
   ‍
6. Подготовка аналитического отчета.
   ‍После составления основного отчета о прибылях и убытках подготовьте дополнительный аналитический отчет, содержащий подробную информацию об отдельных составляющих доходов и расходов, а также объяснение причин изменений в финансовых показателях.
   ‍
7. Визуализация результатов.
   ‍Используйте инструменты визуализации для улучшения понимания и удобства восприятия финансовой информации. Графики и дашборды помогают быстро оценить финансовое состояние компании.
   ‍

‍Дополнительные советы:

• Ретроспективный анализ. Сравнивайте результаты с прошлыми периодами, чтобы выявлять тренды и предсказывать будущие расходы и доходы.
• Анализ рынка. Учитывайте изменения в экономической среде и рыночные тренды, которые могут влиять на финансовые показатели вашего бизнеса.‍
• Распределение денег. Отделяйте собственные средства от средств бизнеса. Это позволит избежать очень распространенной ошибки смешивания финансов.‍‍
• Профессиональный подход. Возьмите консультацию профессионального финансиста для квалифицированного быстрого консультирования по налаживанию учета. Если нет средств на постоянное сопровождение, то первая консультация направит владельца на путь истинный. 
• Технологические решения. Используйте современные инструменты для автоматизации финансового учета. Например, Finmap интегрируется с банками и платежными системами, упрощая процесс сбора и анализа данных.

Следуя этим шагам и стандартам составления отчета о прибылях и убытках, вы получите четкое и объективное представление о финансовом состоянии вашей компании. Это позволит вам эффективнее управлять бизнесом и принимать стратегические решения, способствующие его росту и стабильности. 

‍

Для максимального удобства и эффективности автоматизируйте учет с помощью Finmap и забудьте о сложных самодельных таблицах. Finmap интегрируется с банками и платежными системами, предоставляя вам удобные графики и дашборды, которые значительно упрощают анализ и принятие обоснованных бизнес-решений.

Николай Мостовой — 16 лет предпринимательского опыта, 3 года ведет бизнес в Польше.

‍
Занимается строительством, розничной торговлей, предоставлением консультационных услуг.

‍
Специалист по управлению финансами.

‍
Любит помогать другим предпринимателям становиться эффективнее и порядок в деньгах.

‍

Intelligent System, г.Варшава — консалтинговая компания Николая, которая помогает предпринимателям со стратегическим планированием, созданием финмоделей, ценообразованием, маркетингом и всем, что необходимо бизнесу для роста. Также помогают компаниям из Украины выходить на польский рынок.

‍

Сайт: https://intelligentsystem.com.pl

‍

Вырасти в период пандемии и локдауна? Перестать терять тысячи евро? Экономить ежемесячно около 2000 €?

‍

Это все стало возможным для бизнеса одного из наших пользователей, Николая Мостового. Как? Он внедрил системный учет денег с Finmap. А дальше произошла магия.

‍

Шутка:) Никакой магии. Только регулярное ведение финучета и внимание к аналитике, чтобы каждый день понимать ситуацию в бизнесе. Как именно Николай использует Finmap и какие результаты это дает — рассказываем в кейсе.

Дано

До создания консалтинговой компании Николай занимался строительным бизнесом. Проект рос, было 10 бригад плюс менеджеры, которые вели объекты.

‍

Каждый из них получал разные суммы, чтобы делать закупки материалов и расходников. Это все нужно было как-то сводить в одном месте, чтобы понимать, что вообще происходит в компании:

• сколько денег взяли от заказчика;
• сколько пошло на закупки, на зарплаты;
• окупается или не окупается каждый проект: все ли вообще посчитали и учли.

Плюс хотелось видеть, как происходит движение денежных средств каждый день, контролировать прибыльность бизнеса или видеть убытки оперативно.

‍

То есть в бизнесе Николая появилась необходимость вести системный управленческий учет. И он стал искать решения.

Задача

Можно ли доверить такой учет бухгалтеру? В Польше аутсорсинговые бухгалтерские компании ведут только бухгалтерию и налоговую отчетность. Но главный минус — они подают данные за прошедший месяц только в следующем. То есть, чтобы понимать, какая ситуация в бизнесе, нужно по 2-3 недели ждать отчета.

Нам нужен был инструмент именно управленческого учета. Который бы показывал, где мы зарабатываем, где проседаем, где у нас все хорошо, а где плохо. На каких объектах и на каких типах клиентов мы зарабатываем, а на каких уходим в минус. — говорит Николай.

Был еще один вариант — нанять финансового директора. Однако в Варшаве зарплата такого специалиста — от 8000 злотых (около 2000 €) в месяц.

‍

Решили попробовать найти сервис, который бы мог реализовать управленческий учет с меньшими затратами. И Николай поставил перед собой такие задачи:

‍

1. Найти простое решение.
   Чтобы разобраться мог не только человек с образованием бухгалтера или экономиста. Но и менеджер проектов, бригадир или водитель, который занимается закупками.
   ‍
2. Вести весь управленческий учет в одном месте.
   Ранее Николай находил некоторые польские сервисы учета. Однако они могли закрыть лишь какую-то одну задачу. Например, составление сметы, ведение отчетности о приходе-расходе денежных средств или о прибыли и убытках (отчет P&L). А в Excel на учет уходило слишком много времени. И возможностей, чтобы решить все задачи, не хватало.
   ‍
3. Обязательно, чтобы в сервисе был платежный календарь.
   Николай хотел планировать финансы на месяц вперед и дальше. А также предвидеть кассовые разрывы и иметь возможность избежать их.
   ‍
4. Подобрать мультиязычное решение.
   В команде есть ребята из Украины, Молдовы, Грузии, Беларуси, Польши. То есть польские сервисы не подходили еще и потому, что не все сотрудники знают польский. Поэтому нужен был такой сервис, в котором можно выбрать язык.

Решение от Finmap

В поисках подходящего варианта, Николай наткнулся на сайт Finmap и зарегистрировался, чтобы попробовать.

Первый шаг

Для начала он, как специалист по управлению финансами, обратился к своей финмодели. Упорядочил структуру доходов и затрат. Систематизировал информацию, где, у кого и какие деньги бизнеса находятся. Например, на каких счетах, кредитках или наличными у кого-то из сотрудников. И перенес всю информацию в Finmap.

‍

Дал доступы project-менеджерам, бригадирам и водителю, который совершает закупки. Кстати, в Finmap есть возможность ограничивать доступ и выбирать, какую информацию сотрудник может добавлять, какую только просматривать, а какая будет закрыта даже для просмотра

‍

‍

После чего все операции начали добавлять через 3 простых кнопки: Доход, Расход и Перевод. Системный учет стартовал.

‍

Перестали терять деньги

Раньше в строительном бизнесе Николая нередко случалось, что сотрудники теряли чеки после закупки материалов или расходников. В итоге, клиенты не возмещали эти расходы и их несла компания. Таким образом терялись тысячи евро.

В сентябре была ситуация, когда сотрудник потерял фактуру на 4500 злотых (около 1000 €), просто забыл. Когда мы подавали документы бухгалтерам для взаиморасчетов, оказалось, что фактуры нет. Соответственно, мы бы эти 4500 не посчитали клиентам и потеряли бы деньги. Хорошо, что он провел это все в Finmap. — Николай Мостовой, бизнес-опыт 16 лет

Видя в отчете, что такой расход был, можно просто обратиться в магазин и восстановить чек, чтобы предоставить его клиенту. Николай отмечает, что уже только на таких ситуациях они бы потеряли сумму большую, чем стоимость подписки на Finmap.

Важные отчеты

Поскольку одной из задач Николая был ежедневный контроль движения денежных средств, он регулярно анализирует отчет «Деньги/Cash flow».

‍

‍

Отчет «Деньги» в Finmap показывает движение денежных средств и позволяет видеть, какие суммы поступают, а какие расходуются компанией — Николай Мостовой, бизнес-опыт 16 лет

‍

Также очень полезным оказался Платежный календарь. Благодаря ему риск кассового разрыва теперь виден заранее и есть время, чтобы исправить ситуацию. Да и в целом очень удобно планировать все оплаты наперед. Это помогает составлять бюджет на следующий месяц и далее, чтобы прогнозировать будущее бизнеса.

‍

В Платежном календаре Finmap можно видеть остатки и движение денег на любую дату. В том числе и платежи, запланированные на будущее. Если вы добавляете будущие расходы или поступления, Платежный календарь покажет, хватит ли денег или есть риск кассового разрыва. — Николай Мостовой, бизнес-опыт 16 лет

Форс-мажор

Не обошлось и без форс-мажорных ситуаций. Кто-то из тех, кто имеет статус владельца, случайно удалил профиль компании в Finmap. Казалось, огромный объем данных утерян. Николай быстро связался со службой заботы и нашим менеджерам удалось вытянуть архив с информаций из облака. Там сохранилось все, кроме операций за последние 2-3 дня до удаления. Их провели заново и учет был восстановлен.

‍Ни у кого из команды Finmap нет доступа к данным наших пользователей. Поэтому исключен риск, что кто-то из менеджеров сможет удалить компанию или какие-то данные. — Николай Мостовой, бизнес-опыт 16 лет

Что в результате

• Настроили системный финансовый учет в нескольких компаниях.
  ‍
• Теперь легко вести учет оборота денежных средств. Благодаря простоте Finmap, Николай спокойно делегировал эту задачу менеджерам проектов и водителю, который занимается закупками и доставкой товаров. Сотрудники самостоятельно вносят все операции и тем самым экономят массу времени собственнику и руководителям.
  ‍
• Платежный календарь помогает избегать кассовых разрывов. Сервис предупреждает о вероятности нехватки денег и Николай может заранее спланировать, как привлечь дополнительные средства.

Платежный календарь помогал нам запланировать доходы и расходы, чтобы понимать, нет ли у нас кассового разрыва или где он может образоваться. У нас было время, чтобы среагировать и избежать такой ситуации. — Николай Мостовой, бизнес-опыт 16 лет

• Кроме того, благодаря платежному календарю, собственник всегда знает, кому, когда и сколько должен его бизнес, а кто и сколько должен оплатить им. Это помогает планировать бюджет на месяц вперед и дальше.
  ‍
• Бизнес Николая теперь не теряет деньги. Даже если после закупки материалов для объекта клиента потеряется чек, сумма расхода уже внесена в Finmap. А значит, о ней не забудут и легко подтвердят заказчику, просто восстановив чек.

Помимо этого, такой системный учет нравится клиентам. Они видят, какие суммы потрачены на их проект и куда конкретно пошли деньги. Это добавляет доверия к компании.

• Бизнес экономит деньги на услугах финансового директора:

На том уровне, где мы работаем, нам давно следовало бы нанять человека, который будет вести финансы. Но с сервисом в этом еще нет необходимости», — говорит Николай.

• Одна из компаний Николая, в которой для финучета внедрен Finmap, выросла на 400% за год. А в прошлом году, даже несмотря на пандемию, был рост ~150%.

В частности это и заслуга Finmap, потому что даже в сложное время мы понимали, какими деньгами располагаем, на что можем рассчитывать, что можем купить и так далее. — Николай Мостовой, бизнес-опыт 16 лет

P.S.
— Почему вы приняли решение внедрить Finmap в свой бизнес?
— Потому что он классный

Почему Николай считает нас классными и кому рекомендует Finmap, смотрите в этом видео.

‍