«Працюю-працюю 24/7 у своєму бізнесі. А де гроші?» — на це питання дасть відповідь облік фінансів. Дуже часто підприємці настільки захоплюються продуктом, маркетингом, продажами, що зовсім забувають рахувати гроші. В результаті витрачають зайве, втрачають оплати, потрапляють у касові розриви та не помічають, що деякі напрямки бізнесу можуть бути зовсім неприбутковими.

✅ Чому це відбувається?
✅ Які можливості для фінобліку дає підприємцям Finmap?
✅ Як досвід Finmap можуть використовувати інші стартапи, аби закріпитись на ринку?

Про це Олександр Соловей, співзасновник та CEO Finmap, розповів проєкту Ucluster. Прочитати матеріал повністю ви можете за посиланням:
https://ucluster.org/blog/2022/01/finmap-rozvjazue-problemy-biznesu/

Щоб впровадити системний фіноблік та будь-якої миті бачити повну картину свого бізнесу, підключайте Finmap за посиланням:

Спробувати Finmap безкоштовно

Микола Мостовий – 16 років підприємницького досвіду, 3 роки веде бізнес у Польщі
Займається будівництвом, роздрібною торгівлею, наданням послуг.
Сертифікований фінансист.
Любить допомагати іншим підприємцям ставати ефективнішим і лад у грошах.

Intelligent System, м. Варшава – консалтингова компанія Миколи, яка допомагає підприємцям зі стратегічним плануванням, створенням фінмоделей, ціноутворенням, маркетингом та всім, що необхідно бізнесу для зростання. Також допомагають компаніям із України виходити на польський ринок.

Сайт: https://intelligentsystem.com.pl

Вирости в період пандемії та локдауну? Перестати втрачати тисячі євро? Заощаджувати щомісяця близько 2000 €?

Це все стало можливим для бізнесу одного з наших користувачів Миколи Мостового. Як? Він впровадив системний облік грошей із Finmap. А далі сталася магія.

Жарт 🙂 Жодної магії. Тільки регулярне ведення фінобліку та увага до аналітики, щоб щодня розуміти ситуацію у бізнесі. Як саме Микола використовує Finmap і які результати це дає – розповідаємо у кейсі.

Дано

До створення консалтингової компанії Микола займався будівельним бізнесом. Проєкт зростав, було 10 бригад плюс менеджери, які вели об’єкти.

Кожен із них отримував різні суми, щоб робити закупівлі матеріалів та розхідників. Це все необхідно було якось зводити в одному місці, щоб розуміти, що взагалі відбувається у компанії:

• скільки грошей взяли від замовника;
• скільки пішло на закупівлю, на зарплати;
• окупається чи не окупається кожен проєкт: чи взагалі все порахували і врахували.

Плюс хотілося бачити, як відбувається рух коштів щодня, контролювати прибутковість бізнесу чи бачити збитки оперативно.

Тобто у бізнесі Миколи виникла потреба вести системний управлінський облік. І він почав шукати рішення.

Задача

Чи можна довірити такий облік бухгалтеру? У Польщі аутсорсингові бухгалтерські компанії ведуть лише бухгалтерію та податкову звітність. Але головний мінус — вони подають дані за минулий місяць лише наступного місяця. Тобто, щоб розуміти, яка ситуація у бізнесі, потрібно по 2-3 тижні чекати на звіт.

«Нам потрібен був інструмент саме управлінського обліку. Який би показував, де ми заробляємо, де просідаємо, де у нас все гаразд, а де погано. На яких об’єктах та на яких типах клієнтів ми заробляємо, а на яких ідемо у мінус», — каже Микола.

Був ще один варіант – найняти фінансового директора. Проте у Варшаві зарплата такого фахівця – від 8000 злотих (близько 2000 €) на місяць.

Вирішили спробувати знайти сервіс, який міг реалізувати управлінський облік з меншими витратами. І Микола поставив перед собою такі завдання:

• Знайти просте рішення.

Щоб розібратися могла не лише людина з освітою бухгалтера чи економіста. Але й менеджер проєктів, бригадир чи водій, який займається закупівлями.

• Вести весь управлінський облік в одному місці.

Раніше Микола знаходив деякі польські послуги обліку. Однак вони могли закрити лише якесь одне завдання. Наприклад, складання кошторису, ведення звітності про прихід-витрату коштів або про прибуток і збитки (звіт P&L). А в Excel на облік витрачалося дуже багато часу. І можливостей, щоб вирішити всі завдання, не вистачало.

• Обов’язково, щоб у сервісі був платіжний календар.

Микола хотів планувати фінанси на місяць уперед і надалі. А також передбачати касові розриви та мати можливість уникнути їх.

• Підібрати мультимовне рішення. У команді є хлопці з України, Молдови, Грузії, Білорусі та Польщі. Тобто польські сервіси не підходили ще й тому, що не всі працівники знають польську. Тому потрібен був такий сервіс, в якому можна вибрати мову.

Рішення від Finmap

У пошуках відповідного варіанту, Микола натрапив на сайт Finmap і зареєструвався, щоб спробувати.

Перший крок

Для початку він, як сертифікований фінансист, звернувся до своєї фінмоделі. Упорядкував структуру доходів та витрат. Систематизував інформацію, де, у кого та які гроші бізнесу перебувають. Наприклад, на яких рахунках, кредитках чи готівкою у когось зі співробітників. І переніс всю інформацію до Finmap.

Дав доступи project-менеджерам, бригадирам та водієві, який здійснює закупівлі. До речі, у Finmap є можливість обмежувати доступ і вибирати, яку інформацію співробітник може додавати, яку переглядати, а яка буде закрита навіть для перегляду.

Після чого всі операції почали додавати за допомогою 3 простих кнопок: Дохід, Витрата та Переказ. Системний облік розпочався.

Перестали втрачати гроші

Раніше у будівельному бізнесі Миколи нерідко траплялося, що працівники втрачали чеки після закупівлі матеріалів чи розхідників. У результаті, клієнти не відшкодовували ці витрати та їх несла компанія. Таким чином губилися тисячі євро.

«У вересні була ситуація, коли співробітник втратив фактуру на 4500 злотих (близько 1000 €) просто забув. Коли ми подавали документи бухгалтерам для взаєморозрахунків, виявилось, що фактури немає. Відповідно ми б ці 4500 не порахували клієнтам і втратили б гроші. Добре, що він провів це все у Finmap».

Коли у звіті відображається, що така витрата була, можна просто звернутися до магазину та відновити чек, щоб надати його клієнту. Микола зазначає, що вже тільки на таких ситуаціях вони втратили б суму більшу, ніж вартість підписки на Finmap.

Важливі звіти

Оскільки одним із завдань Миколи був щоденний контроль руху грошових коштів, він регулярно аналізує звіт «Гроші/Cash flow»*.

* Звіт «Гроші» у Finmap показує рух коштів і дозволяє бачити, які суми надходять, а які витрачаються компанією.

Також дуже корисним виявився платіжний календар*. Завдяки йому ризик касового розриву тепер видно заздалегідь і є час, щоб виправити ситуацію. Та й загалом дуже зручно планувати усі оплати наперед. Це допомагає складати бюджет на наступний місяць і надалі, щоб прогнозувати майбутнє бізнесу.

* У Платіжному календарі Finmap можна бачити залишки та рух грошей на будь-яку дату. У тому числі й платежі заплановані на майбутнє. Якщо ви додаєте майбутні витрати чи надходження, Платіжний календар покаже, чи вистачить грошей, чи є ризик касового розриву.

Форс-мажор

Не обійшлось і без форс-мажорних ситуацій. Хтось із тих, хто має статус власника*, випадково вилучив профіль компанії у Finmap. Здавалося, величезний обсяг даних втрачено. Микола швидко зв’язався зі службою турботи та нашим менеджерам вдалося витягти архів з інформацією із хмари. Там збереглося все, крім операцій за останні 2-3 дні до видалення. Їх провели заново та облік було відновлено.

* Ніхто з команди Finmap не має доступу до даних наших користувачів. Тому виключено ризик, що хтось із менеджерів зможе видалити компанію чи якісь дані.

Що в результаті

✅ Налаштували системний фінансовий облік у декількох компаніях.

✅ Тепер легко обліковувати обіг грошових коштів. Завдяки простоті Finmap, Микола спокійно делегував це завдання менеджерам проєктів та водієві, який займається закупками та доставкою товарів. Співробітники самостійно вносять усі операції і цим економлять масу часу власнику та керівникам.

✅ Платіжний календар допомагає уникати касових розривів. Сервіс попереджає про можливість нестачі грошей і Микола може заздалегідь спланувати, як залучити додаткові кошти.

«Платіжний календар допомагав нам запланувати доходи та витрати, щоб розуміти, чи немає у нас касового розриву, чи де він може утворитися. Ми мали час, щоб зреагувати та уникнути такої ситуації».

✅ До того ж, завдяки платіжному календарю, власник завжди знає, кому, коли і скільки має його бізнес, а хто і скільки має сплатити їм. Це допомагає планувати бюджет на місяць уперед і надалі.

✅ Бізнес Миколи тепер не втрачає грошей. Навіть якщо після закупівлі матеріалів для об’єкта клієнта загубиться чек, суму витрати вже внесено до Finmap. Отже, про неї не забудуть і легко підтвердять замовнику, просто відновивши чек.

До того ж, такий системний облік подобається клієнтам. Вони бачать, які суми витрачені на їхній проєкт і куди конкретно пішли гроші. Це додає довіри до компанії.

✅ Бізнес заощаджує гроші на послугах фінансового директора:

«На тому рівні, де ми працюємо, нам давно слід би найняти людину, яка вестиме фінанси. Але із сервісом у цьому ще немає потреби», — каже Микола.

✅ Одна з компаній Миколи, в якій для фінобліку запроваджено Finmap, зросла на 400% за рік. А минулого року, навіть попри пандемію, було зростання ~150%.

«Зокрема це і заслуга Finmap, тому що навіть у складний час ми розуміли, які гроші маємо, на що можемо розраховувати, що можемо купити і так далі».

P.S.
– Чому ви вирішили впровадити Finmap у свій бізнес?
– Тому що він класний

Чому Микола вважає нас класними та кому рекомендує Finmap, дивіться у цьому відео.

‍

Щоб впровадити системний фіноблік та будь-якої миті бачити повну картину свого бізнесу, підключайте Finmap за посиланням:

Спробувати Finmap безкоштовно

14 днів безкоштовно. Наша служба турботи допоможе знайти глибоке рішення та використати максимум можливостей сервіса саме для вашої компанії.

А дізнатися більше про послуги консалтингової компанії Intelligent System можна за посиланням: https://intelligentsystem.com.pl

Сервіс обліку грошей для бізнесу Finmap закрив новий раунд інвестицій. Сума угоди складає $1,2 млн. У раунді взяли участь інвестиційні фонди Presto Ventures (Чехія), Sturgeon Capital (Великобританія), SID Venture Partners (Україна), стартап-інкубатор Startup Wise Guys (Естонія), а також інвестиційна компанія BRISE Capital (Україна) та CEO TBI Bank Петро Барон (Великобританія).

Інвестиції підуть на розширення команди розробників, маркетинг та експансію сервісу в країнах Центральної та Південної Європи. Продукт Finmap буде доопрацьовано та адаптовано з урахуванням потреб користувачів цих ринків. Плануються також інтеграції з новими банками, CRM-системами та додавання опції інвойсингу – функціоналу для виставлення рахунків.

Finmap – простий та зручний сервіс для ведення обліку грошей для сучасного бізнесу з доступним функціоналом та user-friendly інтерфейсом. Він синхронізується з рахунками користувачів через API, дозволяє налаштувати графік платежів, делегувати процес внесення даних та аналізувати фінансові операції. Архітектура сервісу забезпечує анонімність та безпеку зберігання даних, оскільки не вимагає надавати офіційні дані про компанію (наприклад, ЄДРПОУ). Дані зберігаються на хмарних серверах з використанням банківського стандарту шифрування даних, а канал передачі від браузера до сервера шифрується за SSL протоколом. Підписка для малого та середнього бізнесу коштує від 385 грн ($14) на місяць.

“Облік грошей – це важлива частина бізнесу, з якою стикаються підприємці з усього світу. З його допомогою можна побачити реальний стан компанії та прийняти подальші рішення для розвитку. При цьому технологічні підходи в обліку грошей допомагають ефективно контролювати внутрішні процеси та розвивати компанію. Наразі з нами працюють компанії з 12 країн світу. Ми плануємо й надалі розширювати географію та посилити свою присутність у Польщі, Чехії, Іспанії та Туреччині.”, — кажуть засновники Finmap Олександр Соловей та Іван Каунов.

У Presto Ventures вважають, що індустрії програмних забезпечень для управління грошовими потоками не вистачає інноваційних рішень для розв’язання проблем, з якими стикаються клієнти.

«Дивлячись на це, ми були зачаровані засновниками Finmap та їхньою здатністю адаптуватися й реалізовувати задумане. Ми вважаємо, що це головна риса для успішної компанії в цій галузі. Це було основною причиною, чому ми вирішили очолити поточний інвестиційний раунд, в якому присутнє бачення розширення присутності сервісу спочатку в Європі, а потім у всьому світі», — говорить Роман Новачек, партнер фонду.

«У 2021 році Finmap показав стрімкий ріст у бізнес-показниках, повністю перезапустив продукт та розширив команду. Такі результати викликали інтерес зі сторони інвесторів — на цьому раунді компанія додатково підсилилась профільними VC із Чехії та Великобританії. Попереду у Finmap нові ринки, багато викликів, пов’язаних із ростом, більше відповідальності перед клієнтами, працівниками, інвесторами та від того ще більш захоплююча пригода. Ми в BRISE раді підтримати команду та бути поряд у цій подорожі», — поділився Олександр Яценко, керуючий партнер BRISE Capital.

«Sturgeon Capital радий долучитись до раунду фінансування Finmap. Продукт елегантний у своїй простоті, потужний у своїй функціональності, та вирішує актуальну проблему бізнесу. Ми вважаємо, що із сильною командою та досвідченими інвесторами Finmap може зміцнити свої позиції на теперішніх ринках, а також вийти на нові для стимулювання зростання. І ми з нетерпінням чекаємо на можливість стати частиною цього», – коментує Робін Батлер, Partner в Sturgeon Capital.

Startup Wise Guys вперше інвестували у проєкт на початку 2021 року, коли команда Finmap приєдналася до їхньої програми акселерації, і продовжила підтримку відразу після випуску.

«Хоча спочатку команда зосередилася на масштабуванні в Україні з дуже перспективними результатами, під час нашої акселераційної програми вони інвестували свій час в те, щоб перезапустити продукт, взявши до уваги безліч ідей перших користувачів під час підготовки до міжнародного запуску. Цей запуск у кількох країнах Східної Європи виглядає дуже перспективним. І те, як Іван та Олександр координували свої команди при масштабуванні (і при цьому робили все це повністю віддалено), вражає та переконливо свідчить про їхній управлінський потенціал.» – розповів Крістобал Алонсо, Global CEO стартап-акселератора

Дмитро Вартанян, Managing General Partner в SID Venture Partners вважає, що: «Проєкт має гарне поєднання фаундерів з експертизою в ІТ рішеннях та бізнес аспектах. Сильна команда створила якісний продукт, який надає ефективні рішення розповсюджених проблем в найбільшому SMB-сегменті ринку. Фінансовий облік для малих та середніх підприємців стає простішим, що відкриває їм нові можливості розвитку, а освітній компонент сервісу дозволяє впливати на загальний рівень фінансової грамотності. Finmap став однією з перших портфельних інвестицій SID Fund I, адже не тільки відповідає нашому інвестиційному фокусу, але і має прогнозований потенціал масштабування, зокрема, поза межами України».

“Новий інвестиційний раунд вказує на те, що команда Finmap знаходиться на вірному шляху. Цей продукт має величезний потенціал, аби стати глобальним сервісом, у тому числі завдяки мережі нашої компанії по всьому світу. Саме тому ми підтримуємо цей проєкт та багато інших, і не тільки в Україні. Це цілком відповідає нашій меті — допомагати малому та середньому бізнесу та підприємцям”, — каже Валерій Красовський, CEO та співзасновник Sigma Software Group.

У Finmap доступні інтеграції з 2000+ європейськими банками та сервісами PayPal, Wise, Revolut, ApiXDrive, Fondy, а також імпорт даних 1С, Western Bid. Для українських користувачів доступні інтеграції з ПриватБанком, monobank, ПУМБ, імпорт виписок Альфа-Банку та Райффайзен Банк Аваль. Є також можливість додавати рахунки більш як в 30 криптовалютах (BTC, ETH, LTC, ADA, BNB і т.д.).

Крім наявних десктоп-версії та telegram-бота, у 2022 році планується запуск мобільного додатка Finmap для iOS та Android.

Про сервіс:
Finmap заснували у 2019 році серійні підприємці Олександр Соловей та Іван Каунов. На початку 2021 року до команди приєднався Дмитро Дубілет, який також є співзасновником monobank. Того ж року компанія залучила раунд інвестицій від європейських та ангельських інвесторів.

За останній рік команда Finmap, яка працює повністю віддалено, виросла у вісім разів (з 7 до 58 спеціалістів).

Спробувати Finmap безкоштовно

14 днів безкоштовно. Наша служба турботи допоможе знайти глибоке рішення та використати максимум можливостей сервіса саме для вашої компанії.

Present Perfect Agency — агенція мовних послуг
Допомагають бізнесам із перекладами, супроводом, веденням бізнес-документації та всім, що пов’язано з мовами.

Сайт: https://presentperfect.agency/
Facebook: https://www.facebook.com/present.perfect.translations

Олена Мироник — засновник та керівник Present Perfect Agency
Використовувала Finmap під час роботи в ІТ рекрутинговому агентстві.
У своєму бізнесі веде облік фінансів Finmap з першого дня.
Любить стежити за рухом грошей, особливо коли вони надходять.

Як ви гадаєте, коли бізнесу потрібно впроваджувати фіноблік?

1. Після касового розриву, щоб не повторювати цей досвід
2. Коли впаде прибуток, щоб знайти причину
3. Коли бізнес стане досить велики

Насправді тут немає правильного варіанту. Системний облік грошей потрібен бізнесу з першого дня. З цим погоджується Олена, засновниця агентства мовних послуг Present Perfect Agency. “З першої ж транзакції почала вести всі записи у Finmap”, – каже вона.

Чому навіть у невеликому бізнесі Олена вирішила вести системний облік одразу і як їй допомагає Finmap, розповідаємо у цьому кейсі.

Дано

До кінця 2020 року Олена працювала в ІТ рекрутинговому агентстві. Після – заснувала Present Perfect Agency. І тоді та зараз облік грошей бізнесу вона довірила Finmap. Чому?

Вирішальним фактором спробувати Finmap стала простота.

Олена дізналася про обслуговування від Олександра Солов’я (співзасновник Finmap), з яким давно знайома. Побачила у соцмережах інформацію, що він розвиває рішення для фінансового обліку. Тому, коли в ІТ рекрутинговому агентстві постало завдання вести облік, Олена відразу вирішила спробувати продукт.

До цього вона аналізувала послуги, щоб автоматизувати процеси. Проте знайшла лише закордонні рішення, які більше підходили великому бізнесу, були надто складними та дорогими для невеликої компанії. Finmap був простим, зрозумілим і доступним.

Згодом, вирішивши відкрити свою справу, Олена також одразу вирішила вести облік у Finmap.

Задача

Олена не мала труднощів із веденням фінобліку. Але були 3 ключові завдання:

• Облік не мав займати багато часу. Щодня і так дуже багато операційних завдань, особливо в проекті, який нещодавно стартував. Витрачати години на ведення таблиць вручну було ніколи.
• Хотілося бачити зрозумілі дані:

«Певний час я намагалася вести все у Google-таблицях. Але це займає багато часу. Просто банальне запровадження руками всіх назв, всіх даних. Ти намагаєшся прискоритись, скорочуєш. Потім не пам’ятаєш де що написав. Плюс із телефону в Excel і навіть у Google-таблицях все їде, незручно вводити дані».

• Вести облік в одному місці. На роботі ІТ рекрутинговому агентстві Олена зіштовхувалася із ситуаціями, коли потрібно було дати комусь доступ до таблиці. Але при цьому не хотілося відкривати усі дані. У результаті доводилося створювати копії таблиць. Звичайно, потім вони плуталися, сенс і логіка їхнього ведення забулися. Простіше було все спалити і почати наново, ніж зрозуміти, що там до чого.

Рішення від Finmap

«Рада, що не треба використовувати якесь рішення для великих бізнесів і намагатися прикрутити його на ті невеликі проекти, з якими мені доводилося працювати».

Проаналізувавши фінансовий облік на попередніх місцях роботи, Олена зауважила, що багато важливих показників не враховуються. У Finmap вона стала вводити абсолютно всі дані, зокрема витрати на хостинг та пошту. Розподілила витрати та доходи за категоріями*. Таким чином, з’явилася система, платежі перестали губитися.

* Категоріями Finmap можна позначити типи доходів і витрат. Це допомагає відстежувати надходження та витрати у кожному конкретному типі. Наприклад, скільки компанія витрачає на рекламу у Facebook, скільки заробляє на одному конкретному проекті.

Розпочавши свою справу, Олена також одразу налаштувала облік за категоріями. У Present Perfect Agency є невелика кількість постійних витрат (наприклад, soft для перекладачів), а також змінні витрати на оплату перекладачам залежно від проектів.

Усі витрати можна планувати заздалегідь та відстежувати у Платіжному календарі*, щоб уникнути касового розриву.

* Платіжний календар у Finmap відображає всі заплановані надходження та витрати за датами. Наприклад, ви вказуєте, що 17 числа щомісяця платите за оренду офісу $500. У платіжному календарі кожен місяць 17 числа буде зазначено, що вам доведеться витратити $500.

Олені також дуже допомагає панель із рахунками. Клієнти Present Perfect Agency оплачують послуги на рахунки в Україні, в закордонний банках, на особисті картки, готівкою та навіть можуть робити це у криптовалюті.

Вся актуальна інформація про кількість грошей на рахунках відображається у Finmap. Олені не доводиться заходити окремо в особистий кабінет кожного банку та гаманця. Вона будь-якої миті бачить, скільки грошей і де саме є в компанії прямо зараз.

Також Олені важливо вести облік руху грошових коштів, щоб розуміти, що звідки прийшло та куди пішло. Адже компанія має рахунки в різних валютах, не тільки в Україні, а й за кордоном. У цьому допомагає звіт «Гроші/Cash Flow»*.

* Звіт «Гроші» у Finmap показує рух коштів. Дозволяє бачити, які суми надходять до компанії та які витрачаються.

Ще один ключовий звіт у Present Perfect Agency — P&L*, звіт про прибуток і збитки. З його допомогою Олена може контролювати, чи є прибуток у агенції за певний період. Якщо є, то якась. Якщо ні, які збитки і чому так сталося.

* Звіт P&L — звіт про прибуток та збитки. Показує прибуток та збитки компанії за певний період, наприклад, за місяць. Для цього від усіх доходів за цей період віднімаються всі витрати за цей же період.

При цьому для Олени важливо, що всі дані вона може внести буквально за кілька хвилин не лише з комп’ютера, але через Телеграм-бот. Тому інформація не втрачається і завжди є максимально актуальною.

Також нещодавно в Олени з’явилася помічниця. Тобто тепер можна делегувати ведення обліку. При цьому Finmap легко налаштувати будь-які обмеження і вибрати, яку інформацію співробітник зможе додавати, яку переглядати, а що взагалі буде закрито навіть для перегляду. Тому створювати копії та наводити хаос в обліку заради конфіденційності не доведеться.

Що в результаті

«Це той головний біль, який ти собі знімаєш і тобі не потрібно про це думати разом з іншими питаннями в операційній системі, які виникають щодня».

✅В ІТ рекрутинговому агентстві Олена за допомогою Finmap налаштувала системний облік грошей. Раніше фіксували лише прихід грошей від клієнта та витрати на бонуси рекрутерам. При цьому багато постійних витрат, як оплата хостингу, корпоративної пошти та інші, не враховувалися. З використанням Finmap виникла система.

✅ Стало зручно робити звіти. Finmap сам формує їх на основі внесених даних у вигляді наочних графіків та діаграм. Звіт можна вивантажити у PDF або Excel.

«На минулій роботі (в ІТ рекрутинговому агентстві) у нас була традиція, коли керівники теж звітували перед співробітниками. І, звичайно, зручно, коли можна просто PDF вивантажити та все», — поділилася Олена.

✅ В агентстві також настроєно системний облік фінансів. Олена будь-якої миті бачить, скільки грошей на кожному рахунку, які оплати від клієнтів надійшли, а які ще очікуються, скільки витрачено, які платежі заплановані.

✅ На облік потрібно мінімум часу. Це особливо важливо у невеликому бізнесі, коли власник має багато завдань щодня і немає великої команди, якою можна делегувати.

«Все перед очима, натискаєш 2-3 кнопки та можна внести/отримати всю інформацію».

✅ Щоб внести дані, достатньо скористатися телеграм-ботом. Тому нічого не втрачається, адже додати надходження чи витрату можна навіть коли стоїш у пробці або п’єш каву.

✅ І головне, що зазначає Олена, завдяки Finmap є «Розуміння, куди ми йдемо, як розвиваємося, чи масштабуємось і на що варто звертати увагу».

P.S. Чому Олена «занурилась» у Finmap без сумнівів, як Телеграм-бот став одним із найкращих друзів і чому вона рекомендує Finmap усім, від логістичних компаній до бюро перекладів, дивіться у цьому відео.

Щоб впровадити системний фіноблік та будь-якої миті бачити повну картину свого бізнесу, підключайте Finmap за посиланням:

Спробувати Finmap безкоштовно

14 днів безкоштовно. Наша служба турботи допоможе знайти глибоке рішення та використати максимум можливостей сервіса саме для вашої компанії.

А дізнатися більше про послуги агентства Present Perfect Agency можна за посиланням: https://presentperfect.agency/

З 1 січня 2022 року всі-підприємці-знають-що-відбудеться. Переказувати новини не будемо. Найкраще обговоримо, як бізнесу підготуватися до запровадження РРО. Кому це потрібно? Що вибрати: РРО чи програмний РРО? Що необхідно для підключення пРРО?

У цій статті ми зібрали відповіді на запитання підприємців. Давайте одразу до справи.

Що таке фіскалізація чи запровадження РРО

Фіскалізація – використання бізнесом реєстратора розрахункових операцій, який передає дані про грошові надходження до податкової. Простими словами, це коли бізнес використовує касовий апарат і видає фіскальні чеки про покупку своїм клієнтам.

РРО — це реєстратори розрахункових операцій, ті самі касові апарати.

пРРО – реєстратори у формі програми. Тобто фізичного касового апарату у вас немає, а його функції виконує програма.

Із термінами розібралися. Отже, з 1 січня 2022 року всім підприємцям, крім ФОП на 1 групі, потрібно використовувати РРО або пРРО. Але давайте ще раз перевіримо, а саме вам точно потрібно?

Що перевірити перед запровадженням РРО

Не варто вгадувати та питати в чатах. Краще пройдемося положеннями закону про РРО. Дайте відповідь собі:

1. Чи підпадаєте ви під дію закону

А саме, чи працюєте ви у таких сферах:

• торгівля;
• послуги;
• громадське харчування.

Якщо так, з 1 січня 2022 року вам потрібно буде використовувати РРО або ПРРО. Якщо ні — вітаємо, можете закрити цю статтю та зі спокійною совістю подивитися серіал зайнятися стратегією бізнесу на 2022 рік.

2. Чи є у вас розрахункові операції

Тобто, чи приймаєте ви від своїх клієнтів готівку, платіжні картки, платіжні чеки чи жетони? Якщо так, РРО потрібен. Коли всі розрахунки відбуваються лише безготівково, РРО не потрібен. Наприклад, ваша компанія «Радість цементу» продає цеглини виключно будівельним магазинам і вони оплачують замовлення лише на рахунок у банку. Однак якщо директор якогось вашого контрагента захоче купити цеглу для свого будинку і розплатитися карткою, вам доведеться використовувати РРО.

3. Чи є у вас місце проведення розрахунків

Покупці приходять у магазин, купують товар та віддають вам гроші? Це місце проведення розрахунків необхідно використовувати РРО. Ви відправляєте замовлення з кур’єром та клієнт оплачує при отриманні? РРО також потрібний. Чи надаєте послугу в салоні краси? І знову, використовуйте РРО.

А якщо у вас навчальний курс, який учні оплачують онлайн та доступ отримують також онлайн? Податкова пояснює, що у такому разі місця проведення розрахунків немає. Значить, і РРО вам не потрібне.

4. Чи не підпадаєте ви під пільги, передбачені законом

Повний перелік є у статтях 9-10 закону про РРО. Але звернемо увагу на пункт 14 статті 9. Якщо ви надаєте послуги (тільки послуги, до товарів не належить) та клієнти оплачують їх за допомогою дистанційних банківських систем (наприклад, LiqPay, Portmone, EasyPay, Fondy) або сервісів переказу грошей, можна працювати без РРО. Наприклад, ваша компанія “Мегабіт ніколи не спить” продає послуги інтернет-провайдера та абоненти оплачують їх прямо на сайті.

Отже, ви перевірили ці 4 пункти та бачите, що РРО вам необхідний. Як виконати вимоги закону та при цьому зберегти свої гроші та час? Давайте розберемося.

Як підготуватися до запровадження РРО

Насправді тут немає довгої інструкції. З 1 січня 2022 року бізнес може вибрати один із трьох варіантів:

• почати використовувати РРО;
• підключити пРРО;
• приготуватися до штрафів.

А штрафи без РРО будуть підстерігати підприємця на кожному кроці:

• за проведення розрахунків без використання РРО чи ПРРО;
• проведення не всіх розрахунків або повних сум через РРО/пРРО;
• за невидачу чека, паперового чи електронного;
• або за видачу документа невстановленої форми.

Тому, якщо варіант зі штрафами не для вас, краще все ж таки використовувати РРО або пРРО. А ось що вибрати, давайте обговоримо.

РРО або пРРО

На прикладі нашого партнера — програмного РРО для малого, середнього та великого бізнесу Checkbox — подивимося, які переваги є у програмного РРО порівняно зі звичайними касовими апаратами, чому його використання заощаджує бізнесу час та гроші, які ще плюшки дає пРРО.

Гроші

Закупка

Перше, на що потрібно витратитися підприємцю, щоб почати використовувати звичайний РРО – покупка касового апарату. Окремо на кожну касу. Вартість апарату ~15000 грн. Тобто, якщо ваш магазин рибальського приладдя «Капітан Крюк» використовує 2 каси, вам доведеться витратити ~30 000 грн на РРО. Плюс касові апарати потрібно міняти кожні 7 років, це вимога законодавства.

А якщо використати пРРО? Checkbox сама програма встановлюється безкоштовно і не вимагає покупки додаткового обладнання. Все, що вам потрібно — подбати про печатку чека, якщо плануєте видавати паперові. Для цього підійде звичайний принтер, якщо він уже є. Або можна купити один термопринтер на всі каси. Вартість ~1500–2000 грн. Крім того, закон припускає видачу чеків в електронному вигляді. Тобто не обов’язково їх роздруковувати, можна просто відправити на email, до месенджера або дати клієнту рахувати QR-код.

Щомісячне обслуговування

Якщо ви вибрали звичайний РРО, обслуговування коштуватиме вам ~250 грн на місяць. У Checkbox щомісячний платіж за користування — 149 грн.

Додаткове обслуговування

Звичайний РРО потребує додаткового обслуговування. Щороку необхідно перевіряти апарат і змінювати пломби. У середньому це ще 500 грн до витрат. Програмний касовий апарат Checkbox жодного обслуговування не потребує.

Перепрошивка

Кожне оновлення законодавства, що стосується форми чека, вимагає перепрошивки класичних РРО. Якщо це відбуватиметься хоча б раз на рік (хоча лише за останні 6 місяців було вже 2 оновлення), доведеться витратити ще 400 грн. Плюс на час перепрошивки ви не можете користуватися касовим апаратом, а значить робота гальмується або взагалі повністю зупиняється. Програмний РРО Checkbox перепрошивки не потребує, всі оновлення законодавства застосовуються автоматично.

Час

Доставка

Крім грошей, користувачі звичайних РРО чекають ще й витрати часу. Наприклад, тільки на очікування доставки та реєстрацію апарату у податковій може піти до 10 днів. А якщо ви почнете займатися питанням пошуку РРО після 1 січня 2022 року, є можливість втратити і більше. Адже уявіть, скільки підприємців не подбали про касові апарати наперед. Цілком можливі затримки постачання.

Програмний РРО завантажується за 3 хвилини будь-коли. Навіть якщо ви вирішите зайнятися питанням прямо 1 січня, поки що всі продовжують відзначати Новий рік. У Checkbox все підключення відбувається взагалі буквально на кілька кліків.

Ремонт

Крім простою на період очікування доставки касового апарату, у користувачів класичного РРО можлива зупинка роботи у разі поломки. Зайняти це може 7 днів. Доведеться викликати спеціалістів із сертифікованого центру обслуговування, які вирішать, чи можливо полагодити апарат на місці, чи потрібно забирати його з собою в ремонт.

При використанні пРРО таке просто неможливо, адже фізично ламатися нема чому. Навіть якщо у вас полетить ноутбук, з якого ви використовували Checkbox, можна буде просто взяти свій телефон та продовжити роботу у звичайному режимі через особистий кабінет у браузері або за допомогою мобільного додатка.

Техпідтримка

Крім цього, користувачі пРРО ще й економлять час на вирішення будь-яких питань щодо використання. Менеджери техпідтримки Checkbox відповідають у середньому за 2-3 хвилини з 7 ранку до першої години ночі щодня. Ви можете звернутися за телефоном або через чат. При необхідності менеджер підключиться до вас дистанційно і допоможе вирішити питання.

Додаткові переваги пРРО

Аналітика

В онлайн-режимі ви зможете перевірити, які каси відкриті, і переглянути всі чеки з кас Checkbox. Навіть якщо у вас є кілька точок продажу в різних місцях, вся інформація буде доступна у вашому особистому кабінеті в будь-який час. Плюс ви можете формувати для себе та своїх партнерів звіти також прямо у сервісі.

Дистанційне управління

Можна закрити касу із будь-якої точки світу, якщо касир забув це зробити. Або заздалегідь встановити потрібний час закриття каси. Наприклад, ваше СТО “Врум-врум-врум” працює до 20.00. Заплануйте, щоб каса також автоматично зачинялася о 20:00.

Плюс ви самі або ваш бухгалтер будь-якої миті зможете в особистому кабінеті завантажити z-звіти, знайти будь-який чек.

Індивідуальний дизайн чека

З Checkbox можна додати у чек свій логотип, спеціальну пропозицію, будь-яку комунікацію з клієнтом. Наприклад, написати приємне побажання на день чи запропонувати пройти опитування.

Що потрібно підготувати, щоб почати використовувати Checkbox

✔️ Отримайте свій електронний цифровий підпис (ЕЦП), якщо раптом у вас ще немає. Підійде будь-який, як із податкової, так і отриманий через банк (Приват24, Ощад, ПУМБ).

✔️ Отримати ЕЦП для ваших касирів або електронну печатку компанії..

Цього буде достатньо для реєстрації в Checkbox, створення торгової точки та каси. Від установки до початку роботи ви витратите буквально 10 хвилин.

Заключення

З 1 січня 2022 року, якщо ви не ФОП 1 групи і не ведете розрахунки виключно по безготівковому розрахунку, вам потрібно буде використовувати РРО.

Ви можете вибрати класичний РРО (касовий апарат) чи програмний РРО. Програмний РРО допомагає бізнесу заощаджувати і гроші на впровадження, і час на встановлення та обслуговування.

Наш партнер — програмний касовий апарат Checkbox — допомагає підприємцям виконати вимоги законодавства та запровадити реєстрацію розрахункових операцій буквально за 10 хвилин у будь-який час із будь-якої точки світу.

Хоч би який РРО ви обрали, рекомендуємо зайнятися підключенням заздалегідь, щоб з 1 січня спокійно продовжити свою діяльність.

А якщо вирішите випробувати Checkbox для свого бізнесу, протягом першого місяця можете тестувати, налаштовувати та використовувати його безкоштовно.

До речі, Finmap вже працює над інтеграцією з Checkbox. Тому незабаром наші користувачі зможуть відстежувати вхідні транзакції у своєму особистому кабінеті Finmap.