Куди йдуть гроші? Які точні суми доходів і витрат компанії? Скільки годин понаднормово потрібно просидіти власнику бізнесу, щоб зібрати всі дані та зрозуміти, що відбувається в бізнесі?

Вести облік фінансів в Excel, звісно, краще, ніж не вести взагалі. Але таблиці додають чимало головного болю власникам бізнесів. З чим стикаються підприємці, довіряючи фінансові дані таблицям, і як виправити ситуацію - розповімо в цій статті.

Облік у таблицях: вести чи не вести
‍

• Цифри в таблиці і фактичні суми не сходяться. Гроші кудись поділися і складно зрозуміти, куди саме.
• Купа часу йде на заповнення таблиць, все потрібно вносити вручну і бажано перевіряти ще раз.
• Стовпці з'їжджають, формули злітають, а одна загублена крапка може звести нанівець усі зусилля, витрачені на внесення даних.
• Дані пропадають - можна видалити випадково, і вже за кілька днів ви не згадаєте, яку транзакцію загубили.
• Неможливо передбачити касові розриви (ситуації, коли у бізнеса тимчасово не вистачає грошей на погашення витрат). У таблицях незручно планувати витрати і доходи на майбутнє, адже, по-перше, для цього потрібно завести окрему таблицю (= додати собі роботи). По-друге, рахувати вручну, чи не йде бізнес у мінус у кожен конкретний день. Мало хто готовий витрачати стільки часу. У результаті - касовий розрив приходить раптово.
• Немає порядку у фінансах - щоб знайти одну цифру, потрібно покопатися не в одній таблиці. Від цього незрозуміло, що відбувається в бізнесі. Який статус проєкту - ми взагалі в плюс працюємо чи ні?
• Складно делегувати облік. Тому що, по-перше, в табличному хаосі часто може розібратися тільки одна людина. А, по-друге, багато підприємців не хочуть довіряти комусь інформацію про фінанси компанії. Приховати її в Excel неможливо. Можна, звичайно, зробити копію таблиці і прибрати з неї деякі дані. Але більше таблиць - більше хаосу у фінансах, адже в підсумку зрозуміти, де актуальна інформація, буде вкрай складно.

До чого призводять таблиці: кейси підприємців

Ми спілкуємося із сотнями підприємців із різних бізнес-секторів, і ось лише кілька історій про фіноблік в Excel.

1. Немає чека - немає витрат - немає грошей

Будівельна компанія Михайла щомісяця втрачала в середньому по 50 000 злотих. Ці витрати падали на плечі бізнесу, тому що непідтверджені витрати клієнти не компенсували.

Як це відбувалося. Співробітник купував матеріали для об'єкта і випадково втрачає чек. Усі витрати для взаєморозрахунків із клієнтами фіксував бухгалтер, на основі чеків і квитанцій. Тобто немає чека - немає витрати - немає відшкодування витраченої суми від клієнта. А таких покупок могло бути більше сотні за місяць. У підсумку, компанія втрачала гроші регулярно.

Коли Михайло замість таблиць впровадив онлайн-сервіс Finmap, він відкрив доступ для внесення операцій співробітникам, які здійснюють закупівлі. У Finmap це можна зробити безпечно, тому що налаштування дають змогу вибрати: яку інформацію користувач може вносити, яку переглядати, а яка закрита повністю. Наприклад, можна приховати фінансові звіти.

Після впровадження Finmap, кожен співробітник почав вносити витрачені суми одразу ж. Тому, навіть якщо чек або квитанція губилися, сама оплата була зафіксована і можна було легко відновити чек у в магазині. Таким чином:

• бухгалтер звільнив собі 4-5 годин на тиждень, делегувавши внесення витрат на закупівлі;
• компанія перестала втрачати в середньому 80 000 грн на місяць.

СПРОБУВАТИ FINMAP

2. Касовий розрив: передбачити та запобігти

Компанія Мартіна займається друком наліпок уже понад 5 років. Але весь цей час у його фінансовому обліку панував хаос, а касові розриви були частою ситуацією.

Чому так виходило? Виявляється, компанія Микити завжди працювала за постоплатою. Вони брали замовлення, виконували його і віддавали готові наліпки клієнту. А вже після клієнт вносив оплату. Але в цей самий час, поки клієнт ще нічого не заплатив, Микита вже ніс витрати: сплачував податки й оренду, гасив кредит і видавав зарплату співробітникам, закуповував витратні матеріали. Усе це враховувалося в таблиці, але:

• Мартін не планував витрати і доходи на майбутнє;
• Не рахував, а чи вистачить грошей компанії на погашення витрат.

Вирішити проблему допоміг платіжний календар у Finmap. Завдяки йому Мартін бачить, які витрати чекають на бізнес. Це дає змогу заздалегідь відкласти потрібну суму до призначеної дати.

Тепер у компанії Микити практично не буває касових розривів.

Хочете теж впровадити платіжний календар? Можна вести його в таблиці. Але доведеться планувати все вручну і самостійно вираховувати, скільки конкретно грошей буде на ту чи іншу дату в компанії і чи не загрожує бізнесу касовий розрив.

А можна використовувати Finmap. Усередині сервісу є функціонал Календаря, куди всі заплановані на майбутнє оплати (доходи і витрати) потрапляють автоматично. Плюс Finmap сам рахує, чи немає ризику касового розриву. І в разі чого, попередить заздалегідь.

3. З маленьких витрат складаються великі втрати

Якщо у вашому бізнесі є невеликі невраховані витрати, ви втрачаєте великі гроші. Так було в бюро перекладів Оксани, поки вона не ввела правило фіксувати навіть невеликі витрати.

Наприклад, оплати сервісів для роботи перекладачів, корпоративної пошти, доменів, хостингу та іншого. Відтоді навіть невелику витрату враховано і Оксана завжди може побачити, на що, коли, скільки витратила і, чи варто було робити це взагалі.

Усі ці витрати фіксуються в Finmap, більшість із них підтягуються автоматично завдяки інтеграції сервісу з банками. Таким чином, жодна оплата не проходить непомітно. Плюс, як і Микита, Оксана планує майбутні транзакції за допомогою Календаря. Це дозволяє їй тримати витрати під контролем і точно знати, де гроші компанії.

СПРОБУВАТИ FINMAP

4. Незрозуміло, що відбувається в бізнесі

Антон, засновник рієлторської компанії, хоче масштабувати свій бізнес і виходити на нові ринки, зокрема і в інших країнах. Для цього йому потрібно збільшити штат і витрати на рекламу, плюс задуматися про відкриття нових офісів.

Поки всі фінанси були в таблицях, сам Антон не міг розібратися, а чи може взагалі його бізнес собі дозволити такі витрати. Тому він шукав інструмент для простого ведення фінобліку.

Коли впровадив Finmap, зміг розібратися зі звітами буквально за кілька годин. Тепер у нього є зрозумілі дані про фінансову ситуацію в бізнесі у вигляді наочних діаграм і графіків. Антон точно знає:

• який прибуток у його бізнесу;
• які витрати на нього чекають;
• скільки грошей він може витратити додатково;
• які напрямки найбільш рентабельні.

І може ухвалювати рішення про масштабування виважено, а не навмання.

5. А прибуток точно є?

Алекс, власник IT-компанії, не міг зрозуміти, в якому статусі перебуває проєкт, з яким працювала його команда. Клієнт вніс передоплату за створення мобільного застосунку, роботи велися відповідно до графіка. Але чи можна вже витягнути з нього якийсь прибуток?

Коли Алекс підключив Finmap, він завів кожного клієнта компанії як окремий проєкт. І в спеціальному звіті Проєкти відстежує, чи є прибуток, чи рентабельний проєкт, може проаналізувати всі доходи і витрати за кожним клієнтом окремо.

Завдяки цьому в будь-який момент можна зробити зріз ситуації і побачити, з ким із клієнтів вигідно працювати, а де потрібно переглянути умови або зовсім відмовитися від співпраці.

Переваги автоматизації фінобліку

Автоматизація - це спрощення, економія часу та мінімізація помилок. Тобто вносити дані стає легше і швидше. При цьому аналітику ви отримуєте більш точну.

Давайте розберемо по пунктах, які переваги дає підприємцям автоматизація фінобліку в онлайн-сервісі Finmap.

Все про фінанси в одному місці

Не потрібно шукати дані серед 1000 рядків і підраховувати все вручну, розбираючись із формулами. Замість того, щоб витратити кілька годин, розлютитися і навіть кілька разів завити, ви оперативно все проаналізували, зробили висновки і можете спокійно розслабитися за чашкою кави.

Плюс дані не губляться, не змішуються і не дублюються. Облік простий і зрозумілий. Усе, що потрібно - на одному екрані у вигляді дашборда.

Ситуація під контролем у будь-який момент часу

Хоч у суботу о 3 годині ночі. Вам не потрібно чекати щомісячного звіту бухгалтера. Ви контролюєте цифри тут і зараз, приймаєте рішення оперативно і дієте гнучко.

Наприклад, бачите ризик касового розриву? Заздалегідь знаєте про нього і вживаєте заходів, щоб його не допустити або мінімізувати втрати. Помітили, що вже середина місяця, а прибуток не такий, як хотілося б? Відразу вирішуєте, що робити в цій ситуації.

Зрозуміла рентабельність і маржинальність загалом і за проєктами

Кожен дохід, витрата і будь-який рух фінансів - у Finmap все видно у звіті Гроші/Cash Flow. При цьому ви розумієте, скільки грошей ще надійде, скільки буде витрачено в майбутньому (завдяки Календарю). Легко аналізувати прибуток (звіт Прибуток/P&L) і розуміти, які дивіденди можна витягнути, не зашкодивши бізнесу.

Усі дані можна аналізувати як загалом по бізнесу, так і за окремими проєктами/об'єктами/клієнтами/напрямками діяльності. Для цього є спеціальний звіт Проєкти. У ньому, наприклад, ви можете бачити, який з 3-х ваших магазинів приносить більше прибутку. Або знайти проєкти, працювати з якими зараз нерентабельно для вашої компанії.

Не потрібно бути фінансовим експертом або бухгалтером

Автоматизувавши облік з Finmap, ви вже не будете ламати голову над правильним заповненням таблиць, пошуком потрібних формул і аналізом сотень рядків даних. Вся інформація буде перед очима у вигляді простих дашбордів із графіками та діаграмами. Кожен звіт формується автоматично. Вам достатньо вносити дані про доходи та витрати або підключити інтеграції з банками.

Можна легко делегувати фіноблік

Просто додайте співробітників до вашого кабінету в Finmap. Гнучкі налаштування доступу дозволять зберегти конфіденційність даних і при цьому звільнити вас від рутинних завдань. Завдяки простоті сервісу, він зрозумілий навіть тим, хто ніколи не займався фінансами і бухгалтерією.

СПРОБУВАТИ FINMAP

5 кроків до автоматизації фінобліку

На перший погляд, це здається об'ємним завданням. Але з Finmap ви впораєтеся за кілька годин. Досить зробити 5 простих кроків, щоб систематизувати дані й отримати перші звіти про фінансову ситуацію у вашому бізнесі.

Крок 1

Підключіть основні банківські рахунки вашого бізнесу, а також сервіси, якими користуєтеся.

У Finmap доступні інтеграції з 2000+ банків по всьому світу. А також із сервісами: PayPal, Wise, Revolut, Western Bid.

Після вивантажіть в Finmap дані за будь-який потрібний період. Наприклад, за останні 6 місяців. Це можна зробити в кілька кліків. Усі дані потраплять у Finmap автоматично. На їхній основі сервіс уже сформує фінансові звіти.

Надалі кожна операція, яка відбувається за інтегрованим рахунком або в сервісі, потраплятиме в Finmap автоматично.

Якщо ви не знайшли інтеграцію з потрібним вам банком або сервісом, ви можете скористатися функцією імпорту.

А також є імпорт з Excel, щоб ви могли перенести в Finmap дані обліку, який вели раніше, у кілька кліків.

За необхідності, з будь-яким імпортом вам безкоштовно допоможе наш відділ турботи. Просто напишіть їм у чат прямо з вашого особистого кабінету Finmap.

Крок 2

Створіть у Finmap окремі рахунки для готівкових і резервних фондів. Щоб вони теж відображалися в загальній картині фінзвіту.

Для цього достатньо вибрати валюту рахунку (тобто в якій валюті, приміром, ви зберігаєте гроші в сейфі), назву і суму, яка є на цьому рахунку (наприклад, яка прямо зараз лежить у сейфі) на момент створення рахунку в Finmap.

Крок 3

Додайте кілька майбутніх витрат. Наприклад, заплануйте оплату податків, оренди, виплату зарплат або кредиту. Це легко зробити за допомогою кнопки "Витрата". Достатньо вибрати майбутню дату як дату списання.

Це допоможе не забути про майбутні витрати і побачити, чи вистачить вам грошей, щоб зробити ці платежі. Сервіс сам звіряє суму запланованих платежів із сумами, які є на рахунках компанії. І якщо компанії загрожує касовий розрив, Finmap про це попередить.

Крок 4

Створіть кілька головних категорій у сервісі. Наприклад, додайте як категорії ваші основні послуги або товари.

Це допоможе зробити звіти точнішими і дасть вам можливість фільтрувати інформацію за категоріями, щоб порівнювати дані.

Крок 5

Відкрийте вкладку "Аналітика", щоб подивитися звіти. Вони вже сформувалися автоматично на основі внесених і вивантажених даних. Тепер ви зможете відстежувати рух грошей у звіті Гроші/Cash Flow, прибуток і збитки у звіті Прибуток/P&L, дебіторську та кредиторську заборгованості.

А також прибуток, рентабельність і маржинальність за кожним окремим проєктом/напрямком бізнесу/клієнтом/об'єктом у звіті Проєкти.

Усе, ви вже систематизували величезну кількість даних і позбулися хаосу у фінансах бізнесу. Тепер просто вносьте всі суми, які надходять до вас на рахунки, і витрати, які несе компанія, розподіляючи їх за категоріями, проєктами, клієнтами.

СПРОБУВАТИ FINMAP

І наостанок...

Автоматизований фінансовий облік - це порядок у грошах бізнесу і порятунок для часу та нервів підприємця. Ви не будете губитися в таблицях або чекати звітів від бухгалтера, в яких нічого не зрозуміло. А зможете в режимі реального часу оцінити поточну фінансову ситуацію і приймати бізнес-рішення на основі об'єктивних даних.

Щоб автоматизувати облік грошей у вашому бізнесі, протестуйте Finmap. Ви зможете вести фіноблік просто, швидко і без спеціальних знань. А всі гроші бізнесу будуть під контролем буквально в кілька кліків.

‍