Як онлайн-школі побудувати ефективну бізнес-модель та забезпечити стабільність фінансів? Це питання постало перед школою Mathema, яка спеціалізується на викладанні математики для школярів. Низький рівень повторних продажів та недостатній контроль за грошовими потоками заважали її зростанню.

Як зробити фінансовий облік інструментом для прийняття стратегічних рішень? Як підвищити прозорість фінансових процесів і стабілізувати прибутки? Відповіді на ці питання допомогла знайти програма Finmap, яка змінила підхід до управління фінансами Mathema. У цій статті розглянемо, як впровадження Finmap допомогло школі досягти фінансової стійкості.
‍

Mathema — персоналізоване навчання для покращення знань з математики

Mathema — онлайн-школа математики, що була заснована у 2021 році, спеціалізується на індивідуальних заняттях для учнів 1-11 класів. Школа надає персоналізоване навчання, яке допомагає учням покращити свої знання та заповнити прогалини. Станом на сьогодні, Mathema обслуговує понад 2000 учнів і щомісяця проводить більше 20 000 уроків.

‍Основні задачі та виклики на шляху до успіху

‍На початку свого шляху співзасновник компанії Віталій Шкіль мав на меті створити системний, передбачуваний і стабільний бізнес. Ідея полягала у тому, щоб знайти таку бізнес-модель, яка забезпечувала б повторюваність процесів і прозорість результатів. Робота у сфері навчання завжди була цікавою, проте часто виникала проблема з тим, що дорослі припиняли навчання, навіть повністю його сплативши. Це створювало певні труднощі для бізнесу через низький рівень повторних продажів та нетривалу взаємодію з клієнтами.

Переломним моментом стало усвідомлення того, що навчання для дітей є зовсім іншим ринком. Діти не можуть припинити навчатися, оскільки для них це обов'язкова частина життя, як для дорослих — робота. Це створює можливість вибудовувати довготривалі відносини з клієнтами, оскільки навчальний процес триває роками.

Запити онлайн-школи математики Mathema, які необхідно було вирішити:

• Масштабування бізнесу. Прагнення розширити онлайн-школу математики, залучаючи більше учнів, збільшуючи кількість занять та викладачів. Для цього важливо мати чітке бачення грошових потоків під час масштабування, щоб уникнути фінансових ризиків, втрат коштів або неефективного використання ресурсів. 
• Збільшення продажів. Необхідність підвищити продажі, що вимагає точного розуміння того, як фінансово ефективно інвестувати в залучення нових клієнтів. 
• Прозорий фінансовий облік. Потреба належного обліку всіх фінансових операцій для забезпечення прозорості та контролю над бізнесом. Це включає облік доходів від учнів, витрат на викладачів, маркетинг, платформу для курсів тощо.

З фінансами мені пощастило, я завжди слухав розумних людей — і всі як один говорили: контролюй фінанси.

У попередньому бізнесі з онлайн-курсами Віталій намагався вести фінансову звітність, але це була більше "звітність заради звітності", без реального розуміння її користі. Вона не допомагала в управлінні бізнесом та не впливала на важливі рішення.

Кейс Коли він почав запускати Mathema, підхід до фінансів змінився. Віталій вже мав базові знання і розумів, чим відрізняється грошовий потік (Cash Flow) від звіту про прибутки та збитки (P&L), і чому це важливо. Завдяки цьому досвіду він зміг побудувати фінансово стабільну основу для бізнесу, що допомогло у розвитку та масштабуванню Mathema.

Знання фінансового обліку я вже накладав на новий бізнес, робив його фінансово здоровим від початку. Тому що я розумів, що для мене фінанси — це одна з площин, з якої я можу щось діагностувати у бізнесі.

Основні виклики для компанії надалі полягали у масштабуванні та зростанні продажів. Оскільки бізнес став більшим і складнішим, з’явилась необхідність у ефективному фінансовому обліку, що стало однією з ключових умов для подальшого успішного розвитку.

Для цього було прийнято рішення використовувати систему фінансового обліку Finmap, що допомагає підтримувати контроль над грошовими потоками та забезпечує стабільність в умовах зростання бізнесу.

Чому перейшли з Excel у Finmap

Спочатку для обліку коштів в Mathema використовували Excel. Це здавалося простим і зручним рішенням, але з часом стало зрозуміло, що для зростаючого бізнесу Excel вже не підходить. Вона допомагала лише рахувати гроші, але не давала повної картини фінансів, що ускладнювало роботу. 

5 причин для переходу з Excel у Finmap:‍

• Повна картина фінансів. Власники можуть бачити всі фінансові потоки компанії на одному екрані, що дозволяє краще контролювати доходи і витрати.
• Різні рівні доступу. У Finmap можна налаштувати ролі для співробітників. Наприклад, менеджери можуть бачити лише те, що стосується їх роботи, не маючи натомість доступу до витрат компанії.
• Інтеграції з банками. Finmap синхронізується з банківськими рахунками, тому всі платежі автоматично з'являються в системі. Це знижує ризик помилок, які траплялися раніше при ручному обліку. Наприклад, одного разу в Excel загубили 10 000 грн. і команда дві години шукала помилку. З Finmap таке більше не трапляється.
• Прозорість усіх операцій. Всі транзакції одразу відображаються в системі, що дозволяє легко відстежувати платежі і не втрачати інформацію.
• Звіти для аналізу. Finmap дозволяє бачити щомісячну динаміку фінансів, що допомагає приймати рішення щодо розвитку бізнесу.

І ще мені хочеться підтримувати класні українські продукти як Finmap.

Результати співпраці - що змінилося в Mathema з Finmap‍

З березня 2021 року Mathema активно використовує Finmap для ведення фінансового обліку. 

Основні результати співпраці з Finmap:‍

• Контроль ключової метрики. Для онлайн-школи важливим показником є кількість оплат за перші заняття. Це точка входу для нових учнів, і від її стабільності залежить подальший дохід. Завдяки Finmap власники можуть швидко відстежувати ці платежі й оперативно реагувати на зниження, щоб не втратити потенційні продажі.‍
• Щомісячний аналіз P&L і Cash Flow. Раз на місяць власники перевіряють звіт про прибутки та збитки (P&L) і грошовий потік (Cash Flow) у Finmap. Це допомагає робити висновки про стан бізнесу та будувати плани на майбутнє.‍
• Щоденний моніторинг грошових потоків. Кожного дня власники слідкують за тим, що відбувається з фінансами. Завдяки цьому, компанія жодного разу не потрапила в касовий розрив. Наприклад, у Mathema є фонд для оплати вчителів, який формується з абонементних платежів, і Finmap допомагає відстежувати ці кошти, не допускаючи їх витрати на інші потреби.‍
• Оптимізація витрат. Finmap дозволив детально побачити структуру витрат і порівняти їх. Наприклад, виявилося, що компанія сплачувала занадто високу комісію, яку вдалося оптимізувати, звільнивши додаткові кошти для бюджету.

Завдяки Finmap Mathema не тільки покращила свій фінансовий облік, а й отримала інструмент для стратегічного планування. Це дозволило компанії уникнути фінансових труднощів та ефективніше використовувати ресурси.

Програма Finmap стала невід'ємною частиною управління фінансами, надаючи власникам повний контроль і впевненість у стабільному розвитку бізнесу.

Ви теж можете отримати такий результат для свого бізнесу! Спробуйте Finmap вже сьогодні та відчуйте, як легко можна керувати фінансами, оптимізувати витрати і планувати майбутнє з впевненістю!