Скільки насправді заробляє ваш бізнес кожного місяця? Якщо ви не можете назвати точну цифру, то втрачаєте гроші просто зараз!

Як цього уникнути? Як зробити свій бізнес фінансово стійким? Адже фінансово стійкий та прибутковий бізнес - мета кожного власника бізнесу. Яким шляхом досягти цього, кожен з власників обирає сам. В цій статті поділимось із вами двома способами. Ну а вибір звісно ж за вами.

Спосіб № 1

Створюєте мапу бажань або дошку візуалізації. Інструкції є в інтернеті, можете прямо так і вбивати: дошка бажань для бізнесу.

‍Спосіб № 2

Проводимо фінансовий аналіз показників цього року і на їх основі плануємо бізнес-процеси наступного.

Наші фінансові експерти підготували для вас покрокову інструкцію, яка допоможе досягти бізнес-цілей та спланувати прибутковий 2024 рік.

Аналізуйте фінансові звіти

Перший крок – це детальний аналіз фінансів компанії. В будь-якому форматі, в якому ви їх ведете. Якщо ведете 3 основні звіти - ідеально.

• P&L (звіт про прибуток і збитки): Показує доходи, витрати та прибуток за певний період.
• Балансовий звіт: Відображає активи, зобов'язання та власний капітал компанії на певну дату.
• CashFlow: Показує рух грошей в компанії

Якщо ведете облік інакше, теж добре!

Для аналізу та коректної аналітики вам знадобиться звітність всього року. Порівнювати маємо дані між собою впродовж року та зростання/падіння з минулим.

Отже, одразу почнемо з головного!

Що рахуємо, аналізуємо та порівнюємо:

1. Продажі компанії в грошах
2. Чистий грошовий потік
3. Загальний прибуток бізнесу за рік
4. Динаміка змін прибутку по місяцях
5. Прибуток у розрізі напрямків бізнесу – проєкти, об’єкти, торгові точки, групи товарів, послуг тощо
6. Маржинальність по основних напрямках та проєктах, а також компанії в цілому
7. Долю основних витрат відносно до продажів
8. Рентабельність бізнесу за рік
9. Фінансове становище бізнесу: аналіз активів та власного капіталу, співвідношення оборотного капіталу до поточних зобов’язань.
10. Додаткові ключові показники для вашого бізнесу, це може бути: ROI, LTV, Точки беззбитковості, тощо.

Якщо багато термінів поки що вам не знайомі – не лякайтесь – почніть  з того, з чим самостійно можете впоратися й додатково вже розумієте для себе які задачі стоять на майбутнє. Зверніть увагу, що робота з фінансистом значно спростить та зробить ефективним цей шлях!

Важливо розуміти, що в кожному бізнесі основні показники  - індивідуальні, але звіти, згадані вище, є загальними та базовими для кожного бізнесу.
‍

Спробуйте Finmap прямо зараз

У вас є 7 днів безкоштовно, а наші турботливі експерти вам допоможуть у всьому розібратись

Спробувати безкоштовно

* не треба прив’язувати карту

Головний інсайт, який ви маєте отримати після аналізу - розуміння наскільки ефективно ви витрачаєте кошти, чи пропорційні витрати та доходи, чи все, на що ви витрачаєте кошти в майбутньому конвертується в прибуток? Чи кожен напрям або проєкт дійсно прибутковий?

Кейс Олександра Максимовича, власника digital-агенції “Promo Style”

Компанія Олександра надає послуги з онлайн реклами під ключ: налаштування, виробництво рекламних матеріалів тощо.

За другий квартал 2023 року в Олександра додалось 5 нових проєктів і, звісно, він очікував значного приросту прибутку.

В перший місяць Олександр не побачив прибутку від нових проєктів, бо значну кількість оплат від клієнтів  витратив на комісію співробітникам. Списав це на те, що на початку співпраці завжди витрачається більше ресурсу команди, тому очікування прибутку він переніс на наступний місяць. Але і наступного місяця цього не сталося.

Олександр звернувся за допомогою до фінансиста, тому що у своїх управлінських звітах він не побачив закономірності, чого збільшення проєктів не принесло очікуваного збільшення  прибутку. Фінансист проаналізував прибутковість кожного проєкта окремо і, стало зрозуміло, що 3 з 5 працюють в мінус. А два інших, прибуткових, дотували перші три проєкти.

Було прийнято рішення відмовитися від невигідних проєктів і вже наступного місяця нарешті отримав свій довгоочікуваний прибуток.

Вам теж знайома ситуація, коли роботи все більше, а грошей ні? Зверніться до досвіченого фінансиста.

Розгляньте можливості для оптимізації витрат

Ефективне управління витратами – ключовий аспект при підведенні фінансових підсумків. Зосередьтеся на кожній окремій категорії витрат, проаналізуйте, які можна скоротити або оптимізувати без втрати якості вашої послуги або продукту.

Кейс Дмитра Шеремети, власника клінінгової компанії “Chystota”

Компанія Дмитра на кожне прибирання при потребі доставляє обладнання у вигляді порохотяга або драбинки, що включено у вартість послуги. Зазвичай вони використовували служби таксі, що не давало сталої ціни на перевезення спорядження: вона варіювалась від погоди, днів тижня та попиту на таксі саме в цей час.

Завдяки аналізу витрат в програмі Finmap, Дмитро побачив, що вони витрачають на логістику неприємно високу ціну. Разом з командою почали шукати шляхи, як скоротити ці витрати. Врешті решт ними було прийнято рішення повністю змінити тип доставки. Знайшли партнера, який робить доставку на електроскутерах. Це покращило час логістики, забрало змінну пального та зробило ціну сталою.

Одна доставка в дві сторони коштувала компанії 350 грн, після оптимізації витрат - 100 грн.

Таким чином, Дмитро за півроку зекономив 360 тисяч гривень.

Саме оптимізація витрат є одним з ключових факторів, який впливає на прибутковість. Тому не нехтуйте цим.

Створіть стратегію для майбутнього року

Розробіть стратегічний план на наступний рік, виходячи з результатів фінансового аналізу та орієнтований на досягнення конкретних бізнес-цілей.

Працюйте з фінансовими консультантами

Іноді дуже складно самостійно знайти тонкі місця в обліку, навіть коли ви його ведете сумлінно і з першого дня відкриття бізнесу. Тому для того, щоб провести ефективний аналіз і створити дієвий план для зростання вашого бізнесу, зверніться за допомогою до фінансиста.

Коли варто звертатись до фінансиста?

Якщо ви постійно задаєтесь питаннями:

• Як збільшити прибуток у бізнесі?
• Чи правильно я його рахую?
• Де мої гроші?
• Які показники слід контролювати саме в моєму бізнесі?
• Як швидко привести облік до ідеалу?

Професійний фінансист допоможе вам:

• Сформувати плани на майбутній рік, що ґрунтуються на фінансових даних та аналізі ваших показників
• Оптимізувати фінансові процеси
• Розібратися, як керувати ризиками та підвищити ефективність використання ресурсів
• Побудувати ефективну та досяжну стратегію по збільшенню прибутку на 2024 рік.

Лише за цей рік команда наших фінансистів провела 2158 консультацій та аудитів для власників бізнесу. Середній приріст прибутку цих підприємців склав від 25 до 40% на компанію!

Замовити консультацію

Замовити консультацію

Як відбувається консультація?

1. Вам потрібно залишити заявку і менеджер допоможе вам обрати зручний час та фінансиста з експертизою у вашій ніші
2. Перед зустріччю ви заповнюєте бріф, щоб фінансист міг ознайомитись із вашою компанію та звітністю. Ми гарантуємо повну конфіденційність та за потреби підписуємо NDA
3. Консультація проходить в форматі онлайн-зустрічі в Zoom або Google Meet
4. Протягом зустрічі ви можете задати будь-які питання, стосовно фінансового та управлінського обліку, а фінансист, в свою чергу, допоможе вам знайти тонкі місця та точки зростання
5. Також після консультації всі рекомендації фінансиста ви отримаєте в текстовому форматі

Забронюйте консультацію фінансиста і зробіть наступний рік прибутковим в реальності, а не лише на дошці бажань!

Картка кейсу:

SITNIKS – CRM для вашого товарного бізнесу в соціальних мережах, маркетплейсах та інтернет-магазинах

Сайт: https://sitniks.ua/

Артем Ситніков – СЕО&co-founder компанії SITNIKS CRM

Мета: аналіз фінансів стартапу та прозорі звіти для інвесторів

Instagram: @sitniks_crm

Залучення інвестицій в стартап – це складний і відповідальний процес. Інвестори хочуть бачити, що команда проєкту має чітке бачення розвитку бізнесу і розуміє, як буде використовувати їхні кошти в майбутньому. Одним з ключових факторів, який впливає на рішення інвестора, є фінансові показники.

«Після провадження Fіnmap, ми залучили наші перші інвестиції», – зазначив Артем Ситніков, СЕО&co-founder компанії SITNIKS CRM.

Дано

Компанія вела фінансовий облік в Excel. Це був складний і неефективний процес, який не дозволяв отримувати точну інформацію про фінансовий стан стартапу. Артем з партнерами зіткнулись з потребою постійно дозаповнювати таблиці, де часто злітали формули. Це, у свою чергу, марнувало час та не приносило очікуваного результату.

Мета

‍

• Скоротити та оптимізувати час, витрачений на ведення фінансового обліку;
• Позбутись потреби вручну вносити дані;
• Автоматизувати створення звітів та уникати помилок в них;
• Вести прозору та ефективну звітність для інвесторів.

‍

Впровадження Finmap

«Шукали контент про ведення фінансів і натрапили на ютуб-канал Finmap, де у простій формі розповіли, як правильно організувати роботу з фінансами».

Артем вирішив спробувати сервіс, але на початку виникало багато питань з приводу його безпечності. Це через потребу під’єднати всі рахунки компанії. Перехід зайняв доволі багато часу, але зараз керівник стартапу зазначає:

‍«Точно не потрібно боятися доєднувати свої рахунки до Finmap. Адже це просто агрегатор ваших транзакцій. Ці ж самі транзакції у вас знаходяться як в Монобанку чи ПриватБанку, так і в будь-якому іншому банку. Finmap просто збирає і поєднує ваші транзакції в єдину екосистему для прорахунків та складання звітів».

Finmap – це потужний інструмент для управління грошовим потоком та планування доходів. Завдяки йому ви можете:

• Відстежувати свою дебіторку та кредиторку: своєчасно отримувати платежі та здійснювати їх зі свого боку. Висвітлення майбутніх платежів та надходжень у Календарі допоможе передбачити та уникнути касових розривів.

• Планувати майбутні доходи та витрати. Завдяки звітові P&L ви зможете точно прогнозувати фінансові результати своєї компанії.

СПРОБУВАТИ FINMAP

Рішення від Finmap

Після впровадження Finmap все стало на свої місця: тепер стартап професійно веде свій фінансовий облік. Керівник підкреслює простоту і зручність P&L, який дає можливість бачити, куди ви витрачаєте і скільки заробляєте. Ця функція –  база, яку потрібно впроваджувати кожному бізнесу, що і рекомендує власник стартапу.

P&L – це фінансовий звіт, що показує прибутки та збитки бізнесу за певний період часу. Ви можете контролювати загальну суму грошей, яку отримали від продажу товарів або послуг, а ще аналізувати скільки витратили на виробництво цих товарів або надання послуг. Тому P&L використовують для оцінки ефективності бізнесу. Варто відзначити, що у Finmap є можливість дати доступ іншому користувачу (рівень доступу ви визначаєте самостійно).

Тепер Артему стало набагато простіше взаємодіяти з інвесторами. Вони можуть в будь-який момент перевірити, як працює компанія, на що витрачає кошти і які витрати чекають на неї в майбутньому.

СПРОБУВАТИ FINMAP

Fіnmap допомагає відповісти на глобальне питання, як саме вести базові звіти для будь-якого бізнесу. Загалом сервіс зосереджений на таких складових:

1. Cashflow – заповнюється автоматично з допомогою інтеграцій, яких у Finmap безліч;
2. P&L – «золото» Finmap, бо ця функція поєднує всі транзакції (доходи та витрати) у єдиний звіт. До того ж у цьому онлайн-сервісі можна фільтрувати ці звіти, наприклад, по категоріях, датах, прибутках чи витратах.
   ‍

Як Finmap допоміг збільшити грошовий потік?

Стартап використовував Finmap для відстеження кредиторки. Завдяки цьому вони змогли виявити клієнтів, які не оплачували послуги в певні місяці. Це дозволило збільшити грошовий потік і уникнути касових розривів.

Як Finmap допомагає планувати доходи?

Також Finmap був корисний для планування майбутніх доходів. Завдяки звітові P&L керівник та партнери могли точно спрогнозувати скільки грошей отримають від продажів, послуг та інших джерел доходу. Як результат, приймати більш обґрунтовані фінансові рішення.

Finmap – цінний інструмент для будь-якої компанії, яка шукає спосіб покращити фінансові результати своєї компанії!

СПРОБУВАТИ FINMAP

Що в результаті?

Головний успіх колаборації стартапу та Finmap – це звичайно залучення інвестицій. Аналітика стала більш точною, а комунікація з інвесторами вийшла на новий рівень. Вони в будь-який момент можуть бачити цифри, які їх цікавлять в особистому кабінеті Finmap. За допомогою автоматизації вдалось значно скоротити час та витрати на ведення фінансового обліку. Це дозволило уникнути необхідності ручного внесення даних, а ще підвищило точність та надійність фінансової звітності. Компанія змогла залучити у свій бізнес більше нових надходжень та не збирається зупинятись.

«Finmap – дуже корисний для сервісів SaaS-рішень, тобто в сервісі з підписок. Коли ви збираєте всі транзакції в єдиній екосистемі, це дає можливість бачити кількість нових клієнтів та розуміти об’єм очікуваних транзакцій. А це важливо для початку будь-якого стартапу!»

Ось ці інструменти:

• Централізоване сховище даних. Finmap дозволяє зібрати всі фінансові дані підприємства в одному місці, що полегшує їхній аналіз та управління;
• Автоматичні розрахунки. Онлайн-сервіс автоматично обчислює ключові фінансові показники, такі як прибутки, збитки, оборотність, рентабельність та інші. Це дозволяє економити час і уникати помилок при ручному розрахунку;
• Готові звіти, які можна налаштовувати відповідно до потреб користувача. Потрібно лише внести Доходи, Витрати та Перекази.
  ‍

• Інтеграція з банками та платіжними системами;
• Фінансові прогнози, які допомагають планувати майбутню діяльність бізнесу та приймати обґрунтовані рішення;
• Хмарне сховище, що забезпечує безпеку даних.

Finmap – це потужний інструмент, який допоможе навести порядок в грошах та залучити інвестиції. Хочете масштабувати ваш бізнес, спробуйте Finmap безкоштовно вже зараз!

‍

Картка кейсу:

Dogchill – сервіс з вигулу та перетримки собак та котів

Сайт: https://dogchill.com.ua/

Єгіне Волошина – СЕО&co-founder компанії Dogchill

Персональний помічник в догляді за домашніми тваринами

Instagram: @dogchill.com.ua

Успішний бізнес сьогодні -  це не мрія, а реальність, яку можна втілити завдяки правильним крокам та інструментам. Правильний фінансовий облік допомагає утримувати стабільність та зростати в бізнес-середовищі.

Історія Єґіне Волошиної показує, що навіть у непростих ситуаціях ви зможете впоратися, якщо володієте відповідними інструментами. Готові дізнатися про це більше?

Про кейс

Компанія Dogchill - це приклад вдалого бізнесу, де професійний сервіс з вигулу та перетримки собак та котів переплітається з ефективним фінансовим обліком.

З 2019 року їхні послуги стали доступні в Україні, зокрема в Києві та Львові. Проте Єґіне Волошина має амбіційні плани вийти на ринок Польщі, починаючи з Варшави.

Однак, як показує практика, в будь-яких нішах бізнесу ведення обліку фінансів може стати справжньою головоломкою.

Як зекономити нерви та час на веденні фінансів

Перед впровадженням Finmap, компанія Dogchill вела облік фінансів у саморобних таблицях Excel. Один з головних моментів, що змусив задуматися про автоматизацію обліку - це велика кількість часу, яку потрібно було витрачати на внесення даних і ведення таблиць вручну.

“Це точно про час. Бо нам всім його завжди не вистачало і ведення фінансів це те, що займало час постійно.”, - зізнається Єґіне.

‍

Так само важливим фактором було позбавлення внутрішньої тривоги щодо фінансового обліку. Постійні переживання про можливість загубити  дані або помилки у таблицях відволікали увагу від інших важливих аспектів бізнесу.

“Як у власниці бізнесу дуже багато приводів переживати, не спати, тривожитися, тим паче в наші нестабільні часи. Але після впровадження Finnmap більшість приводів для тривоги у мене наразі відсутні.”, - зазначає Єґіне.

СПРОБУВАТИ FINMAP

Finmap став надійним помічник у питаннях фінансів для Єґіне та її компанії.

“Finmap ми знайшли через неприйняття. Я чула про цей сервіс, але вважала, що він непотрібний, бо замінить тільки табличку Excel, тому відмовилася, не прийняла цю ідею і йшла своїм звичним шляхом.”, - зізнається Єгіне.

Хоча спочатку підприємниця не була впевнена, чи принесе сервіс користь для компанії. Проте її партнер по бізнесу, Павло, переконав звернутись за професійною консультацією до менеджера Finmap.

Впровадження сервісу справді допомогло позбутися тривоги стосовно обліку та зосередитися саме на розвитку бізнесу.

“Найголовніший результат, який ми отримали від Finmap - це “зниження градусу”, через те, що є стабільність та впевненість завдяки сервісу. Це заощадження часу і дійсно приводить до того, що я взагалі не переживаю стосовно обліку.” - ділиться Єґіне.

СПРОБУВАТИ FINMAP

Чому саме Finmap

Фінансовий облік в Finmap дозволяє власниці компанії чітко розділити рух коштів на проєкти, статті витрат та надходжень. Тепер вона може не тільки точно фіксувати фінансові операції, але й здійснювати глибокий аналіз діяльності компанії.

Також сервіс надає їй можливість створити систему мотивації для своїх менеджерів. Наприклад, відсоток від надходжень від іноземних клієнтів або від прибутку може бути використаний для надання бонусів відповідним менеджерам. Це не лише стимулює команду до досягнення кращих результатів, але й сприяє зростанню прибутку компанії.

СПРОБУВАТИ FINMAP

‍
Основна мета сервісу - стати надійним помічником власників бізнесів, зробити процес управління фінансами менш стресовим, простим процесом, який сприяє росту прибутковості.

‍
Що власники Dogchill отримали після впровадження Finmap
‍

• Стабільність і впевненість в обліку фінансів стали невід'ємною частиною підприємницького досвіду.

"Тепер я точно впевнена, що коли надходять кошти або йде якась витрата, то все відображається в Finmap. Тобто сервіс вже попіклувався про це."

• Можливість аналізувати дані та створювати звіти, що було важко здійснити вручну.

“Я знаю, що завтра коли захочу вводити інші види звітів та аналізувати якусь нову інформацію, я можу зв’язатися з підтримкою з впевненістю, що це точно або є або буде.”

• Автоматизацію обліку та швидкий доступ до всієї необхідної інформації. Кожна цифра і рахунок легкодоступні, завдяки чому тривожності щодо можливої втрати даних більше не існує.

‍
“Я знаю, що кожна цифра, вона є і відображається в сервісі Finmap, є коментарі, які підтягуються на рахунки. що я не втрачу жодну цифру.”

• Консультацію від менеджерів, які є однією з найважливіших переваг.

“Finmap він постійно розвивається. Це молодий сервіс, але він дуже крутий, відкритий до зворотнього зв’язку.”

Нові можливості з Finmap

Finmap надає підприємцям більше часу та можливостей для аналізу та розвитку. Якщо раніше ведення фінансів заважало фокусуватись на стратегічних завданнях, які впливають на  розвиток бізнесу, то зараз у Єґіне все по-іншому.

"Я маю час та бажання більше аналізувати, більше вивчати тему ведення фінансів, як власниця бізнесу. І зручний сервіс Finmap цьому максимально сприяє."

Більше часу та спокою - ось що може надати Finmap своїм користувачам. Спробуйте Finmap безкоштовно вже зараз!

Відсутність контролю над фінансами та непередбачені витрати можуть стати справжньою ахіллесовою п'ятою кожного підприємця, підриваючи фінансову стійкість та знижуючи прибутковість.

Фінанси завжди були ключовими для мене. Excel, хоч і корисний, не завжди відповідає сучасним вимогам бізнесу. Але коли ми почали працювати з більш професійними інструментами обліку грошей для бізнесу, все змінилося
Дмитро Шеремета, підприємець, власник “Сhystota.ua”.

Як зекономити 500 тисяч гривень на оптимізації витрат

Компанія Дмитра на кожне прибирання при потребі доставляє обладнання у вигляді порохотяга або драбинки, що включено у вартість послуги. Зазвичай вони використовували служби таксі, що не давало сталої ціни на перевезення спорядження: вона варіювалась від погоди, днів тижня та попиту на таксі саме в цей час.

Завдяки аналізу витрат в Finmap, Дмитро побачив, що вони витрачають на логістику неприємно високу ціну. Разом з командою почали шукати шляхи, як скоротити ці витрати. Врешті решт ними було прийнято рішення повністю змінити тип доставки. Знайшли партнера, який робить доставку на електроскутерах. Це покращило час логістики, забрало змінну пального та зробило ціну сталою.

Одна доставка в дві сторони компанії коштувала 350 грн, після оптимізації витрат - 100 грн.

Завдяки Finmap ми зекономили 360 тисяч грн тільки на оптимізації витрат на доставку обладнання. Загалом за рік оптимізували витрати більш ніж на 500 тисяч грн.

Фінансовий хаос? Забудь!

Finmap дає контроль і порядок.

Спробуй — 7 днів безкоштовно.

Спробувати безкоштовно

не потрібно прив’язувати карту

‍

Які функції Finmap допомагають заощадити?

Найчастіше Дмитро користується Cashflow та P&L. Cashflow йому потрібен щомісяця для аналізу витрат компанії, щоб швидко оцінити, які витрати вони здійснюють і, щоб легше приймати рішення щодо оптимізації.

P&L Дмитро переглядає регулярно, порівнюючи з попередніми двома місяцями, щоб виявити зміни в різних категоріях витрат. Якщо помічає збільшення витрат у певній категорії, то команда одразу аналізує причини цього зростання та розглядає можливості оптимізації.

Заощадити 500 тисяч грн чи втратити гроші? Що оберете ви?

Відповідь очевидна. Але як це зробити?

В сервісі Finmap всі свої витрати та доходи ви можете розносити по окремих категоріях, контрагентах та проєктах.

Давайте розбиратись, як це працює саме на прикладі категорій.

У вас є постійні витрати, які повторюються щомісяця, наприклад: оренда, логістика, реклама тощо. В розділі Аналітика в звіті Прибуток ви можете за допомогою фільтрів проаналізувати ваші витрати в розрізі кожного періоду та кожної категорії.

Таким чином ви побачите, які саме витрати у вас з’їдають купу грошей щомісяця. Розуміючи де саме це слабке місце в вашому бюджеті, ви зможете шукати шляхи та способи, як оптимізувати свої витрати: змінити постачальників, відмовитись від частини офісу, який не використовується тощо. Таким чином лише зекономив на витратах ви вже значно покращите фінансове здоров’я свого бізнесу.

Але неконтрольовані витрати, це не єдина проблема в обліку грошей сучасного підприємця.

З чим підприємці стикаються щодня?

Велика кількість власників бізнесів стикається з проблемами:

• не бачать реальний стан бізнесу
• не розуміють, скільки грошей зараз на кожному рахунку і загалом в компанії, дані є, але в купі саморобних таблиць, які складно аналізувати та взагалі майже неможливо звести все до купи
• не розуміють скільки можуть дивідендів вивести не нашкодивши своєму бізнесу
• чи будуть гроші наприкінці місяця на виплату заробітних плат, оренду та оплати підрядникам

Як це вирішити?

Завдяки сервісу Finmap ви з легкістю зможете навести порядок в грошах бізнесу та тримати руку на пульсі, тому що відтепер:

• Всі ваші рахунки на одному екрані, наочно
• Всі дані потрапляють в сервіс автоматично, завдяки інтеграції з банками та платіжними системами
• Легко аналізувати гроші (Cashflow), прибуток(P&L), проєкти, рахунки, борги: не в складних хаотичних звітах, а у наочних графіках
• Завдяки платіжному календарю ви легко плануєте рух коштів та запобігаєте касовим розривам
• Делегуєте рутину співробітникам, вирішуючи самостійно хто і що може бачити, хто і що редагувати
• А також, більше не потрібно шукати шаблони рахунків-фактур в інтернеті: відтепер виставляйте брендовані рахунки прямо в Finmap

Не чекайте, поки ви почнете втрачати прибуток. Спробуйте Finmap безкоштовно вже зараз!

Куди йдуть гроші? Які точні суми доходів і витрат компанії? Скільки годин понаднормово потрібно просидіти власнику бізнесу, щоб зібрати всі дані та зрозуміти, що відбувається в бізнесі?

Вести облік фінансів в Excel, звісно, краще, ніж не вести взагалі. Але таблиці додають чимало головного болю власникам бізнесів. З чим стикаються підприємці, довіряючи фінансові дані таблицям, і як виправити ситуацію - розповімо в цій статті.

Облік у таблицях: вести чи не вести
‍

• Цифри в таблиці і фактичні суми не сходяться. Гроші кудись поділися і складно зрозуміти, куди саме.
• Купа часу йде на заповнення таблиць, все потрібно вносити вручну і бажано перевіряти ще раз.
• Стовпці з'їжджають, формули злітають, а одна загублена крапка може звести нанівець усі зусилля, витрачені на внесення даних.
• Дані пропадають - можна видалити випадково, і вже за кілька днів ви не згадаєте, яку транзакцію загубили.
• Неможливо передбачити касові розриви (ситуації, коли у бізнеса тимчасово не вистачає грошей на погашення витрат). У таблицях незручно планувати витрати і доходи на майбутнє, адже, по-перше, для цього потрібно завести окрему таблицю (= додати собі роботи). По-друге, рахувати вручну, чи не йде бізнес у мінус у кожен конкретний день. Мало хто готовий витрачати стільки часу. У результаті - касовий розрив приходить раптово.
• Немає порядку у фінансах - щоб знайти одну цифру, потрібно покопатися не в одній таблиці. Від цього незрозуміло, що відбувається в бізнесі. Який статус проєкту - ми взагалі в плюс працюємо чи ні?
• Складно делегувати облік. Тому що, по-перше, в табличному хаосі часто може розібратися тільки одна людина. А, по-друге, багато підприємців не хочуть довіряти комусь інформацію про фінанси компанії. Приховати її в Excel неможливо. Можна, звичайно, зробити копію таблиці і прибрати з неї деякі дані. Але більше таблиць - більше хаосу у фінансах, адже в підсумку зрозуміти, де актуальна інформація, буде вкрай складно.

До чого призводять таблиці: кейси підприємців

Ми спілкуємося із сотнями підприємців із різних бізнес-секторів, і ось лише кілька історій про фіноблік в Excel.

1. Немає чека - немає витрат - немає грошей

Будівельна компанія Михайла щомісяця втрачала в середньому по 50 000 злотих. Ці витрати падали на плечі бізнесу, тому що непідтверджені витрати клієнти не компенсували.

Як це відбувалося. Співробітник купував матеріали для об'єкта і випадково втрачає чек. Усі витрати для взаєморозрахунків із клієнтами фіксував бухгалтер, на основі чеків і квитанцій. Тобто немає чека - немає витрати - немає відшкодування витраченої суми від клієнта. А таких покупок могло бути більше сотні за місяць. У підсумку, компанія втрачала гроші регулярно.

Коли Михайло замість таблиць впровадив онлайн-сервіс Finmap, він відкрив доступ для внесення операцій співробітникам, які здійснюють закупівлі. У Finmap це можна зробити безпечно, тому що налаштування дають змогу вибрати: яку інформацію користувач може вносити, яку переглядати, а яка закрита повністю. Наприклад, можна приховати фінансові звіти.

Після впровадження Finmap, кожен співробітник почав вносити витрачені суми одразу ж. Тому, навіть якщо чек або квитанція губилися, сама оплата була зафіксована і можна було легко відновити чек у в магазині. Таким чином:

• бухгалтер звільнив собі 4-5 годин на тиждень, делегувавши внесення витрат на закупівлі;
• компанія перестала втрачати в середньому 80 000 грн на місяць.

СПРОБУВАТИ FINMAP

2. Касовий розрив: передбачити та запобігти

Компанія Мартіна займається друком наліпок уже понад 5 років. Але весь цей час у його фінансовому обліку панував хаос, а касові розриви були частою ситуацією.

Чому так виходило? Виявляється, компанія Микити завжди працювала за постоплатою. Вони брали замовлення, виконували його і віддавали готові наліпки клієнту. А вже після клієнт вносив оплату. Але в цей самий час, поки клієнт ще нічого не заплатив, Микита вже ніс витрати: сплачував податки й оренду, гасив кредит і видавав зарплату співробітникам, закуповував витратні матеріали. Усе це враховувалося в таблиці, але:

• Мартін не планував витрати і доходи на майбутнє;
• Не рахував, а чи вистачить грошей компанії на погашення витрат.

Вирішити проблему допоміг платіжний календар у Finmap. Завдяки йому Мартін бачить, які витрати чекають на бізнес. Це дає змогу заздалегідь відкласти потрібну суму до призначеної дати.

Тепер у компанії Микити практично не буває касових розривів.

Хочете теж впровадити платіжний календар? Можна вести його в таблиці. Але доведеться планувати все вручну і самостійно вираховувати, скільки конкретно грошей буде на ту чи іншу дату в компанії і чи не загрожує бізнесу касовий розрив.

А можна використовувати Finmap. Усередині сервісу є функціонал Календаря, куди всі заплановані на майбутнє оплати (доходи і витрати) потрапляють автоматично. Плюс Finmap сам рахує, чи немає ризику касового розриву. І в разі чого, попередить заздалегідь.

3. З маленьких витрат складаються великі втрати

Якщо у вашому бізнесі є невеликі невраховані витрати, ви втрачаєте великі гроші. Так було в бюро перекладів Оксани, поки вона не ввела правило фіксувати навіть невеликі витрати.

Наприклад, оплати сервісів для роботи перекладачів, корпоративної пошти, доменів, хостингу та іншого. Відтоді навіть невелику витрату враховано і Оксана завжди може побачити, на що, коли, скільки витратила і, чи варто було робити це взагалі.

Усі ці витрати фіксуються в Finmap, більшість із них підтягуються автоматично завдяки інтеграції сервісу з банками. Таким чином, жодна оплата не проходить непомітно. Плюс, як і Микита, Оксана планує майбутні транзакції за допомогою Календаря. Це дозволяє їй тримати витрати під контролем і точно знати, де гроші компанії.

СПРОБУВАТИ FINMAP

4. Незрозуміло, що відбувається в бізнесі

Антон, засновник рієлторської компанії, хоче масштабувати свій бізнес і виходити на нові ринки, зокрема і в інших країнах. Для цього йому потрібно збільшити штат і витрати на рекламу, плюс задуматися про відкриття нових офісів.

Поки всі фінанси були в таблицях, сам Антон не міг розібратися, а чи може взагалі його бізнес собі дозволити такі витрати. Тому він шукав інструмент для простого ведення фінобліку.

Коли впровадив Finmap, зміг розібратися зі звітами буквально за кілька годин. Тепер у нього є зрозумілі дані про фінансову ситуацію в бізнесі у вигляді наочних діаграм і графіків. Антон точно знає:

• який прибуток у його бізнесу;
• які витрати на нього чекають;
• скільки грошей він може витратити додатково;
• які напрямки найбільш рентабельні.

І може ухвалювати рішення про масштабування виважено, а не навмання.

5. А прибуток точно є?

Алекс, власник IT-компанії, не міг зрозуміти, в якому статусі перебуває проєкт, з яким працювала його команда. Клієнт вніс передоплату за створення мобільного застосунку, роботи велися відповідно до графіка. Але чи можна вже витягнути з нього якийсь прибуток?

Коли Алекс підключив Finmap, він завів кожного клієнта компанії як окремий проєкт. І в спеціальному звіті Проєкти відстежує, чи є прибуток, чи рентабельний проєкт, може проаналізувати всі доходи і витрати за кожним клієнтом окремо.

Завдяки цьому в будь-який момент можна зробити зріз ситуації і побачити, з ким із клієнтів вигідно працювати, а де потрібно переглянути умови або зовсім відмовитися від співпраці.

Переваги автоматизації фінобліку

Автоматизація - це спрощення, економія часу та мінімізація помилок. Тобто вносити дані стає легше і швидше. При цьому аналітику ви отримуєте більш точну.

Давайте розберемо по пунктах, які переваги дає підприємцям автоматизація фінобліку в онлайн-сервісі Finmap.

Все про фінанси в одному місці

Не потрібно шукати дані серед 1000 рядків і підраховувати все вручну, розбираючись із формулами. Замість того, щоб витратити кілька годин, розлютитися і навіть кілька разів завити, ви оперативно все проаналізували, зробили висновки і можете спокійно розслабитися за чашкою кави.

Плюс дані не губляться, не змішуються і не дублюються. Облік простий і зрозумілий. Усе, що потрібно - на одному екрані у вигляді дашборда.

Ситуація під контролем у будь-який момент часу

Хоч у суботу о 3 годині ночі. Вам не потрібно чекати щомісячного звіту бухгалтера. Ви контролюєте цифри тут і зараз, приймаєте рішення оперативно і дієте гнучко.

Наприклад, бачите ризик касового розриву? Заздалегідь знаєте про нього і вживаєте заходів, щоб його не допустити або мінімізувати втрати. Помітили, що вже середина місяця, а прибуток не такий, як хотілося б? Відразу вирішуєте, що робити в цій ситуації.

Зрозуміла рентабельність і маржинальність загалом і за проєктами

Кожен дохід, витрата і будь-який рух фінансів - у Finmap все видно у звіті Гроші/Cash Flow. При цьому ви розумієте, скільки грошей ще надійде, скільки буде витрачено в майбутньому (завдяки Календарю). Легко аналізувати прибуток (звіт Прибуток/P&L) і розуміти, які дивіденди можна витягнути, не зашкодивши бізнесу.

Усі дані можна аналізувати як загалом по бізнесу, так і за окремими проєктами/об'єктами/клієнтами/напрямками діяльності. Для цього є спеціальний звіт Проєкти. У ньому, наприклад, ви можете бачити, який з 3-х ваших магазинів приносить більше прибутку. Або знайти проєкти, працювати з якими зараз нерентабельно для вашої компанії.

Не потрібно бути фінансовим експертом або бухгалтером

Автоматизувавши облік з Finmap, ви вже не будете ламати голову над правильним заповненням таблиць, пошуком потрібних формул і аналізом сотень рядків даних. Вся інформація буде перед очима у вигляді простих дашбордів із графіками та діаграмами. Кожен звіт формується автоматично. Вам достатньо вносити дані про доходи та витрати або підключити інтеграції з банками.

Можна легко делегувати фіноблік

Просто додайте співробітників до вашого кабінету в Finmap. Гнучкі налаштування доступу дозволять зберегти конфіденційність даних і при цьому звільнити вас від рутинних завдань. Завдяки простоті сервісу, він зрозумілий навіть тим, хто ніколи не займався фінансами і бухгалтерією.

СПРОБУВАТИ FINMAP

5 кроків до автоматизації фінобліку

На перший погляд, це здається об'ємним завданням. Але з Finmap ви впораєтеся за кілька годин. Досить зробити 5 простих кроків, щоб систематизувати дані й отримати перші звіти про фінансову ситуацію у вашому бізнесі.

Крок 1

Підключіть основні банківські рахунки вашого бізнесу, а також сервіси, якими користуєтеся.

У Finmap доступні інтеграції з 2000+ банків по всьому світу. А також із сервісами: PayPal, Wise, Revolut, Western Bid.

Після вивантажіть в Finmap дані за будь-який потрібний період. Наприклад, за останні 6 місяців. Це можна зробити в кілька кліків. Усі дані потраплять у Finmap автоматично. На їхній основі сервіс уже сформує фінансові звіти.

Надалі кожна операція, яка відбувається за інтегрованим рахунком або в сервісі, потраплятиме в Finmap автоматично.

Якщо ви не знайшли інтеграцію з потрібним вам банком або сервісом, ви можете скористатися функцією імпорту.

А також є імпорт з Excel, щоб ви могли перенести в Finmap дані обліку, який вели раніше, у кілька кліків.

За необхідності, з будь-яким імпортом вам безкоштовно допоможе наш відділ турботи. Просто напишіть їм у чат прямо з вашого особистого кабінету Finmap.

Крок 2

Створіть у Finmap окремі рахунки для готівкових і резервних фондів. Щоб вони теж відображалися в загальній картині фінзвіту.

Для цього достатньо вибрати валюту рахунку (тобто в якій валюті, приміром, ви зберігаєте гроші в сейфі), назву і суму, яка є на цьому рахунку (наприклад, яка прямо зараз лежить у сейфі) на момент створення рахунку в Finmap.

Крок 3

Додайте кілька майбутніх витрат. Наприклад, заплануйте оплату податків, оренди, виплату зарплат або кредиту. Це легко зробити за допомогою кнопки "Витрата". Достатньо вибрати майбутню дату як дату списання.

Це допоможе не забути про майбутні витрати і побачити, чи вистачить вам грошей, щоб зробити ці платежі. Сервіс сам звіряє суму запланованих платежів із сумами, які є на рахунках компанії. І якщо компанії загрожує касовий розрив, Finmap про це попередить.

Крок 4

Створіть кілька головних категорій у сервісі. Наприклад, додайте як категорії ваші основні послуги або товари.

Це допоможе зробити звіти точнішими і дасть вам можливість фільтрувати інформацію за категоріями, щоб порівнювати дані.

Крок 5

Відкрийте вкладку "Аналітика", щоб подивитися звіти. Вони вже сформувалися автоматично на основі внесених і вивантажених даних. Тепер ви зможете відстежувати рух грошей у звіті Гроші/Cash Flow, прибуток і збитки у звіті Прибуток/P&L, дебіторську та кредиторську заборгованості.

А також прибуток, рентабельність і маржинальність за кожним окремим проєктом/напрямком бізнесу/клієнтом/об'єктом у звіті Проєкти.

Усе, ви вже систематизували величезну кількість даних і позбулися хаосу у фінансах бізнесу. Тепер просто вносьте всі суми, які надходять до вас на рахунки, і витрати, які несе компанія, розподіляючи їх за категоріями, проєктами, клієнтами.

СПРОБУВАТИ FINMAP

І наостанок...

Автоматизований фінансовий облік - це порядок у грошах бізнесу і порятунок для часу та нервів підприємця. Ви не будете губитися в таблицях або чекати звітів від бухгалтера, в яких нічого не зрозуміло. А зможете в режимі реального часу оцінити поточну фінансову ситуацію і приймати бізнес-рішення на основі об'єктивних даних.

Щоб автоматизувати облік грошей у вашому бізнесі, протестуйте Finmap. Ви зможете вести фіноблік просто, швидко і без спеціальних знань. А всі гроші бізнесу будуть під контролем буквально в кілька кліків.

‍

Працювати на випередження – найефективніший спосіб боротьби з касовими розривами.

Уявіть, що завтра вам потрібно виплатити зарплату, а грошей на рахунку компанії залишилося тільки на папір для принтера. Через тиждень ви отримаєте оплату за велике замовлення, а поки що співробітники будуть незадоволено дивитись на вас на нарадах. Це касовий розрив – ситуація, у якій бізнесу бракує коштів, щоб покрити поточні зобов’язання.

Від касових розривів допомагає платіжний календар. Він як “вакцина від касових розривів”. Це найпростіший фінансовий інструмент, який допомагає компаніям стежити за грошовим потоком і вчасно реагувати на форс-мажори.

‍

Що таке платіжний календар?

Платіжний календар — це інструмент для фінансового планування грошових рухів в бізнесі. Зазвичай він складається на місяць з розбивкою по тижнях або ж на більший тривалий період, який підходить саме вашому бізнесу.

У ньому зазначаються очікувані доходи та витрати на певний період часу, тим самим власник оцінює спроможність своєї компанії своєчасно виконати свої фінансові зобов’язання.

Платіжний календар можна вести в саморобних Excel таблицях, що доволі незручно і займає купу часу, а можна робити це в автоматизованих сервісах фінансового обліку. Наприклад у Finmap.

Зручність полягає в тому, що всі ваші заплановані наперед платежі автоматично підтягуються в календар і ви одразу бачите можливі касові розриви. Вам не потрібно щомісяця вручну вносити всі залишки по рахунках, доходи та витрати. Завдяки інтеграції з банками всі ці дані підтягуються автоматично.

‍

Робота з календарем Finmap відбувається всього в кілька кліків:

1. Внести в сервіс всі планові витрати: оренди, заробітна плата, податки тощо.
2. Внести заплановані надходження: оплати від клієнтів, погашення дебіторської заборгованості тощо.

Тепер в платіжному календарі ви чітко бачите, в який період часу у вас може виникнути касовий розрив і випередити його: перенести або скасувати оплати, попросити клієнтів заплатити раніше.

Спробуйте Finmap безкоштовно протягом 14 днів та отримайте всі переваги планування фінансів для свого бізнесу.

Давайте розглянемо на конкретному прикладі, як платіжний календар допомагає бізнесу:

Максим – власник digital-агенції. Цього місяця він взяв в роботу три проєкти, передоплата за них в розмірі 55 000 грн має надійти на рахунок компанії до кінця тижня. Виходячи з планових надходжень, Максим починає планувати майбутні витрати. В понеділок наступного тижня йому необхідно сплатити оренду за офіс, а в п’ятницю виплатити заробітну плату команді.

Передплата до кінця тижня так і не надійшла. Залишків на рахунках вистачить або на оплату оренди, або на виплату заробітної платні.

На нараді з’ясувалось, що менеджери не обумовили точні терміни передплати, тому агенція опинилась на межі касового розриву, якого вдалось уникнути.

Максим домовився з орендарем про відтермінування орендної плати і зміг виплатити співробітникам заробітню платню.

Завдяки платіжному календарю в Finmap, Максиму вдалось уникнути касового розриву та виявити слабкі місця в договорах із замовниками, щоб уникнути таких ситуацій у майбутньому.

Для нас дуже важливо те, що підтягується все із рахунків банків, які ми використовуємо. Це дуже зручно, тому що більшість операцій не треба вводити вручну. Тобто тут набагато зменшується затрата часу на всю цю операційну діяльність, там 90% відсотків підтягується.
Максим, CEO IT-компанії Agile Code

Звісно, ви можете вести графік надходжень та витрат в таблицях Excel та витрачати купу часу на їх заповнення, зведення даних і постійно шукати де злетіла формула.

А можете скористатись платіжним календарем Finmap і планувати свої витрати та доходи всього в кілька кліків.

До того ж, окрім платіжного календаря в сервісі Finmap ви можете:

• Контролювати всі надходження та витрати завдяки інтеграції з банками
• Збирати всі дані та операції за різними проєктами, категоріями, підрядниками та контрагентами
• Легко аналізувати гроші та прибуток: не в складних звітах, а у наочних графіках

Спробуйте Finmap безкоштовно протягом 14 днів та позбудьтесь в своєму бізнесі касових розривів назавжди.

Щороку в світі закривається 70% малих та середніх підприємств.

Одна з головних причин такої тенденції – хаос у грошах.

Власники малих та середніх бізнесів постійно стикаються із тим, що не розуміють реальний фінансовий стан свого бізнесу, не бачать відтік грошей, змішують особисті кошти з грошами бізнесу.

Якщо ви:

• Постійно задаєтесь питаннями про прибуток свого бізнесу і як безпечно виймати якнайбільше грошей
• Витрачаєте купу часу на ручне внесення даних та хаос в Excel таблицях
• Не знаєте який напрям прибутковий, а який веде бізнес в мінус

-то настав час наводити порядок в грошах бізнесу! Для ефективного управління бізнесом, вам, як власнику, необхідно контролювати ключові показники, звіти P&L та Cash Flow, планувати доходи та витрати, відстежувати маржинальність та рентабельність бізнесу. І вже на основі цих даних приймати стратегічні рішення.

Тож як власнику навести порядок в грошах бізнесу?

‍

1. Зробити все самостійно

Власнику необхідно повністю зануритись в тонкощі фінансового обліку, вивчити основи та правила побудови важливих звітів, навчитись їх аналізувати та зводити в єдину структуру.

Плюси:

• Повний контроль та розуміння кожного показника
• Нова професія. Так-так, вам доведеться з нуля вивчити всі основи управлінського обліку, тож ви станете майже професійним фінансистом

Мінуси:

• Необхідно виділити купу часу на навчання та впровадження
• Неможливість подальшого делегування
• Брак часу на регулярне внесення даних та оновлення звітів, через більш пріоритетні задачі

2. Використовувати автоматизовані сервіси обліку

Автоматизовані сервіси значно спрощують впровадження фінансового обліку для малих та середніх бізнесів. Наприклад, використовуючи інструмент обліку грошей бізнесу Finmap ви:

• Контролюєте всі надходження, враховуєте витрати за категоріями, підрядниками, контрагентами
• Не витрачаєте купу часу на ручне внесення даних. За рахунок інтеграції з банками (Monobank, Privat Bank, PUMB, A – Bank, Westernbid та іншими) дані з усіх рахунків збираються автоматично або напівавтоматично,
• Легко аналізуєте гроші(Cash flow), прибуток(P&L), проекти, рахунки, борги: не в складних хаотичних звітах, а у наочних графіках, які формуються автоматично
• Запобігаєте касовим розривам та плануєте прибуток за рахунок платіжного календаря
• Надаєте доступ співробітникам: рівень доступу визначаєте лише ви

Плюси:

• Економія часу
• Всі дані в єдиному місці
• Можливість контролювати кожну гривню, жоден платіж не загубиться
• Можливість аналізувати прибутковість в рамках всього бізнесу, або кожного проєкту окремо
• Повний контроль над поточним фінансовим станом та можливість відстежувати динаміку за періодами

Мінуси:

• Щоб сервіс працював, його потрібно правильно налаштувати та регулярно аналізувати
• Потрібно розуміти, як працює облік

Проте в Finmap є інструкції по налаштуванню, описані основи обліку та тлумачення основних звітів.

СПРОБУВАТИ FINMAP

3. Делегувати фіноблік бухгалтеру

Популярна практика для малих та середніх бізнесів, але тут з плюсів лише одне:

• Економія на додаткових витратах

І безліч мінусів:

• Бухгалтерський облік ≠ управлінський облік. Бухгалтер займається повторювальними операціями за правилами і стандартами, які встановлені державою. Основна задача бухгалтера вчасно та в повному обсязі подавати звітність держустановам, нараховувати та сплачувати податки.  Фінансовий облік включає в себе зовсім інші показники та задачі, тому навантаження бухгалтера додатковими несуміжними задачами може привести до расфокусу та вигорання.
• Бухгалтер може не мати необхідних компетенція для ведення управлінського обліку

4. Найняти фінансового менеджера в штат

Фінансовий менеджер – це спеціаліст, який розуміє управлінський облік, зможе вносити всі дані, збирати їх, але не побудує вам структуру фінобліку з нуля.

Плюси:

• Економія часу власника на виконання рутинних задач
• Відносно недорога оплата праці

Мінуси:

• Не побудує систему обліку з нуля
• Потрібно чітко ставити задачі
• Потрібна налаштована система обліку грошей бізнесу, на базі якої менеджер зможе працювати, наприклад Finmap.

5. Фінансовий експерт на аутсорс

Фінансовий експерт – це спеціаліст рівня фінансовго директора, який зможе побудувати чи налаштувати вже існуючу систему фінансового обліку, знайти тонкі місця в бізнесі та зорієнтувати вас, що необхідно змінити для покращення фінансового стану вашого бізнесу. Ви можете повністю делегувати фінансовий облік компанії експерту або користуватись його послугами за потреби.

Плюси:

• Вартість послуг нижча за зарплату фінансового директора в штаті
• Не потрібно думати про найм, податки, соціальні виплати
• Досвід. Експерти на аутсорсі мають великий досвід роботи з бізнесами із різних ніш
• Заробітна плата не прив’язана до прибутковості компанії, тому експерту немає сенсу подавати вам некоректні дані
• Ви отримаєте досвідченого партнера, який допоможе розвивати та виводити на новий рівень ваш бізнес

Мінуси:

• Ви не зможете прийти до експерта в будь-який час, зустрічі плануються заздалегідь
• Вам все одно необхідно контролювати роботу експерта, як і будь-якого співробітника. Для цього необхідно, щоб облік був зрозумілий та доступний. Цю задачу чудово закриває Finmap. Завдяки тому, що всі дані зібрані в єдиному місті, а звіти формуються в зручних графіках та дашбордах в реальному часі, ви зможете контролювати фінансовий стан свого бізнесу в будь-який час і наочно бачити результати роботи з експертом.

Який би спосіб ви для себе не обрали, вам як власнику необхідно завжди тримати руку на пульсі і контролювати гроші бізнесу. Почніть з простого, спробуйте Finmap та впровадьте управлінський облік вже зараз. Якщо згодом зрозумієте, що не вистачає часу чи знань,  наші фінансові експерти, з досвідом роботи в різних нішах від 10 років, допоможуть налаштувати індивідуальну структуру компанії та раз і назавжди позбутись хаосу в грошах бізнесу.

Не дарма є окреме поняття — «бізнес-телефонія», бо мобільний і стаціонарний зв’язок мало підходить для підприємців. Але є компанії, які так і не наважуються на неї перейти, тому що вважають, що це важко та довго. Чи роками мучаться з неякісною віртуальною АТС, тому що бояться складного «переїзду». Команда платформи Ringostat розповідає, як легко перейти на SIP-телефонію чи сервіс телефонії.  

Що таке SIP-телефонія, і чому бізнесу варто використовувати саме її

Може здатися, що немає різниці, як саме здійснювати та обробляти дзвінки. Але вона є і велика. Уявимо ситуацію, коли бізнес використовує мобільний зв’язок для спілкування з клієнтами. Якщо в компанію одночасно зателефонує двоє клієнтів, додзвонитися зможе тільки один, а інший почує короткі гудки. І цілком може звернутися до вашого конкурента, поки менеджер буде розмовляти з іншим покупцем.

Крім того, керівництву важко простежити, скільки клієнтів дзвонило, чи багато викликів пропускає відділ продажів, як спілкується з покупцями та інше. Вже не кажучи про те, що зі «звичайним» зв’язком бізнес не може налаштувати телефонію, по-справжньому зручну для клієнта. Як мінімум, де покупець може одразу звернутися в потрібний відділ.

Всі ці проблеми легко вирішує бізнес-телефонія, тобто зв’язок через SIP чи віртуальна АТС. Адже це рішення спеціально розроблено для потреб бізнесу.

SIP-телефонія — це, спрощено кажучи, телефонний зв’язок через інтернет. В його основі лежить протокол передачі даних SIP (Session Initiation Protocol). Окрім телефонії, він також використовується для відео та аудіоконференцій. Для використання SIP-телефонії достатньо мати ноутбук із підключенням до мережі та навушники з гарнітурою. Деякі компанії також використовують спеціальні SIP-телефони, а інші обмежуються просто програмним забезпеченням для здійснення та прийняття дзвінків.

Нижче схема, яка показує принцип роботи SIP-телефонії під час вхідного дзвінка:

В чому ж перевага SIP-телефонії перед мобільним та стаціонарним зв’язком?

1. Гнучкі налаштування під будь-які бізнес процеси. У віртуальній АТС можна задати, за якою послідовністю виклик буде поступати на різних співробітників чи відділи. Можна налаштувати голосове меню, де клієнт зможе одразу обрати, до якого департаменту звернутися. І це лишень кілька прикладів з десятків можливостей SIP-телефонії. ‍
2. Можливість підключити багатоканальні номери. Так ваші клієнти завжди зможуть додзвонитися і не почують короткі гудки. Навіть якщо один оператор зайнятий, виклик направляється на вільного.
3. Жодних обмежень по географії. SIP-телефонія дозволяє дзвонити й приймати дзвінки у будь-якій точці земної кулі — головне, щоб там був інтернет. При цьому ви можете підключити номери будь-яких країн, щоб місцеві клієнти бачили знайомі телефонні коди у вас на сайті чи в рекламі. При цьому менеджери можуть по факту знаходитися у будь-якій країні й обробляти дзвінки навіть дома. Що дуже зручно для організації віддаленого кол-центру.‍
4. Детальна статистика для контролю відділу продажів. Віртуальна АТС фіксує у своїх звітах кожен виклик, його статус (вхідний/вихідний, пропущений, автовідповідач та ін.), тривалість розмови, хто прийняв дзвінок і т. д. І головне — SIP-телефонія робить запис кожного діалогу. Тож керівник завжди може оцінити професійність співробітників, а сам менеджер — переслухати розмову з клієнтом, щоб згадати деталі угоди.

Ці переваги однозначно варті переходу з мобільної чи стаціонарної телефонії на віртуальну АТС. І нехай вас не лякає важкість цього процесу. Насправді, при виборі професійного сервісу «переїзд» відбудеться максимально швидко і просто. Наприклад, у нас в Ringostat при стандартних налаштуваннях це займає один робочий день. А від клієнта потрібно мінімум дій, бо техпідтримка все бере на себе.

Нижче ми розглянемо, як відбувається перехід на SIP-телефонію, і що потрібно буде з вашого боку. Але спочатку розглянемо ситуацію, коли у компанії вже є віртуальна АТС, але її якість викликає питання.

По яких ознаках зрозуміти, що варто перейти на інший сервіс телефонії

Нерідко компанії переходять на SIP-телефонію не «з нуля», а йдуть від одного сервісу до іншого. Тож, якщо ви незадоволені вже підключеною віртуальною АТС — краще не терпіти та обрати якісніший зв’язок. Адже на кону найважливіше — лояльність ваших клієнтів і їхня можливість додзвонитися до вас. Бо кожен пропущений виклик приносить збитки компанії, а потенційний покупець може піти до конкурента.

Нижче ми привели кілька найбільш критичних проблем, через які краще змінити постачальника SIP-телефонії. Їх частіше за все озвучують користувачі, як причину, чому вони йдуть до Ringostat від інших віртуальних АТС.

Поганий зв’язок  

Якщо клієнту чи менеджеру погано чути співбесідника — це не просто неприємно, а може взагалі привести до зриву угоди. По-перше, неякісний зв’язок створює враження, що ви несерйозна компанія, яка невідомо де працює і не може собі дозволити нормальну телефонію. По-друге, так менеджер може не почути чи невірно почути інформацію, що є критично важливою для продажу.

Так, один з наших партнерів розказував про те, як періодично зривалися угоди через поганий зв’язок у однієї з віртуальних АТС. Компанія працювала з клієнтами з Казахстану, і менеджери погано чули імена клієнтів, тож не могли їх вірно записати. І це з урахуванням того, що багато казахстанських імен і так не знайомі українцям. Клієнтам було неприємно, що менеджер по кілька разів перепитує, як їх звати. І тим більше — коли потенційного покупця називали некоректним ім’ям. Це погано впливало на лояльність клієнтів, і тому закривалося менше угод, поки компанія не змінила віртуальну АТС.

Відсутність готової інтеграції з потрібним сервісом

Віртуальну телефонію можна інтегрувати — тобто зв’язати — з іншим сервісом, щоб туди передавалися дані про дзвінки. Частіше за все віртуальну АТС інтегрують з CRM-системами, бо це значно спрощує роботу відділу продажів:

• автоматична фіксація дзвінків в CRM — менеджеру не потрібно вручну вносити інформацію про виклик, вказувати номер клієнта та ін.;
• після виклика в CRM запускаються певні події — наприклад, автоматично створюється контакт клієнта та угода, ставиться завдання «Передзвонити», якщо менеджер пропустив виклик;
• коли телефонує клієнт, по якому вже є угода у CRM, виклик автоматично спрямовується одразу на відповідального менеджера;
• якщо компанія використовує не просто віртуальну АТС, а й колтрекінг — тобто відстежування дзвінків — в картці угоди записується, звідки прийшов лід: джерело, канал, кампанія і навіть ключове слово в контекстній рекламі.

‍

Якщо у сервісу немає відповідної інтеграції, менеджерам доводиться робити вручну значну частину рутинної механічної роботи. Тож при підключенні віртуальної АТС одразу поцікавтеся, чи є готова зв’язка із потрібною CRM. Також деякі сервіси дозволяють налаштувати інтеграцію за допомогою технології API — якщо немає готової «однокнопочної» інтеграції. Але це буде потребувати залучення програміста з вашого боку. Тож простіше, коли у системи вже є інтеграція в наявності.

Повільна техпідтримка

Навіть якщо у вас вже все налаштовано, вам час від часу доведеться мати справу с техпідтримкою. Наприклад, якщо припинили поступати дзвінки, треба щось змінити у налаштуваннях, додати ще один аккаунт для нового співробітника та інше. Тож, якщо техпідтримка повільна, всі ці завдання будуть затягуватися на тижні.

Звертайте увагу на швидкість реакції сапорту ще під час тестового періоду. Інакше ви ризикуєте надовго залишитися без клієнтів під час форс-мажору. Наприклад, у нас в Ringostat техпідтримка відповідає користувачам протягом хвилини, а завдання клієнтів закриває приблизно за 5 годин. І ми постійно прагнемо працювати ще швидше.

Відсутність рішень, що «страхують» зв’язок на випадок проблем

Навіть у користувачів SIP-телефонії іноді можуть виникати проблеми — наприклад, якщо відбувся збій на боці оператора. І тут дуже важливо, щоб ваша віртуальна АТС була готова до таких випадків. Тож саме стосується блекаутів, бо ви не маєте втрачати клієнтів, навіть якщо немає світла.

Наприклад, у нас в Ringostat є резервні оператори. Тож, якщо у одного з операторів стався збій, виклик піде через «запасного». Крім того, наша SIP-телефонія захищена на випадок блекаутів. Дата-центри з серверами, якими ми користуємося, обов’язково мають кілька окремих підключень до електромереж, а також потужні генератори. Навіть, якщо буде повний блекаут в Україні — ми маємо сервери й в інших країнах.  

Як підготуватися до переходу

Тож, ви вирішили перейти на SIP-телефонію чи «переїхати» на іншу віртуальну АТС. Що тут буде вимагатися від вас? В першу чергу продумайте відповіді на кілька питань.

1. Детальна статистика для контролю відділу продажів. Віртуальна АТС фіксує у своїх звітах кожен виклик, його статус (вхідний/вихідний, пропущений, автовідповідач та ін.), тривалість розмови, хто прийняв дзвінок і т. д. І головне — SIP-телефонія робить запис кожного діалогу. Тож керівник завжди може оцінити професійність співробітників, а сам менеджер — переслухати розмову з клієнтом, щоб згадати деталі угоди.
2. Які номери плануєте використовувати. Чи це ваші власні SIP-номери — тобто спеціальні номери для віртуальної телефонії — чи плануєте придбати, чи орендувати у оператора за допомогою віртуальної АТС. Якщо будете використовувати власні номери, зберіть по ним всю інформацію, щоб надати техпідтримці сервісу. Це сам номер, логін, пароль, сервер (шлюз), якщо номер за реєстрацією та ін.
3. Як організована SIP-телефонія вашого офісу, якщо ви її вже використовуєте і просто хочете змінити сервіс. ‍Перерахуйте SIP-телефони, SIP-клієнти, що менеджери використовують на комп’ютерах та інше.
4. Які інтеграції потрібні. ‍Краще одразу пошукати на сайті сервису, чи є в нього готові рішення.
5. Чи необхідна форма зворотного зв’язку. І якщо так, то на яких сторінках сайту вона буде показуватися. Річ у тім, що більшість віртуальних АТС надає не тільки послуги зв’язку, але й можуть розмістити у вас на сайті власний callback. Для нього також варто указати час роботи компанії. Щоб форма дарма не пропонувала замовити дзвінки у неробочий час, коли немає кому відповісти.‍

Якщо ви зберете всю цю інформацію заздалегідь, техпідтримка зможе набагато швидше усе для вас налаштувати.

Після цього спеціалісти домовляться з вами про зручний час, коли буде здійснюватися перехід. Якщо ви придбаєте віртуальні номери за допомогою сервісу телефонії — від вас більше нічого не потребується. Сапорти все підключать і налаштують самі.

Якщо ж ви будете переходити з однієї телефонії на іншу, також підготуйтеся відповідати на такі питання:

• скільки ваших пристроїв треба буде налаштувати наново;
• чи є у вас співробітник, який знається на налаштуваннях телефонії і зможе їх впровадити за інструкцією;
• на якому пристрої можна протестувати роботу телефонії — якщо там все коректно відпрацює, техпідтримка так само налаштує і інші пристрої.

Як бачимо, нічого складного. І, протестувавши роботу телефонії, ви отримуєте потужний інструмент для обробки заявок. Головне — обирайте такі сервіси, де техпідтримка по-справжньому професійна і швидка.

Цікавитесь грантовими програмами або можливостями, які наразі існують для розвитку бізнесу? Їх дійсно багато, як українських, так і міжнародних.

Ми вирішили розповісти про 3 програми, які надають потужні можливості сучасним підприємцям та відкрити для участі просто зараз. Вивчайте та вибирайте, що підходить для вашого бізнесу. У статті багато корисних посилань😉

Програма «Цифрова Європа»

До цієї програми Україна долучилась у вересні 2022 р. І наразі підприємці можуть взяти участь у 8-и конкурсах та отримати грант на фінансування власних проєктів.

Щоб взяти участь у конкурсах, треба:

• Пройти реєстрацію (якщо раніше ви не подавали заявок на грантове фінансування від ЄС);
• Подати заявку на участь;
• Обрати партнера-представника з ЄС (шукати можна тут);
• Заповнити та подати спільну заявку.

У кожного конкурса свої умови, строки подання заявок та вимоги до учасників. Більш детально дізнатись про все ви можете за цим лінком.

Заявки можна подавати ось тут.

В цілому ж програма передбачає фінансування для українських проєктів на суму ≈6 млрд.євро до 2027 року.

Програма USAID «Конкурентоспроможна економіка України»

Ця програма існує з 2019 року і допомагає українським бізнесам розвиватись на міжнародній арені. Та після початку війни зосередилась на збереженні стійкості економіки України. Зараз розпочато грантову програму для підтримки бізнесу, його відновлення та розширення, в тому числі і включно з переміщенням.

Для кого програма може бути корисною:

• для бізнесу в IT-сфері;
• виробничих підприємств;
• сервісного та креативного бізнесу;
• також програма відкрита до заявок від інших бізнес-секторів.

З якими запитами можуть звертатися підприємці:

• розвиток виробництва, продажі, створення або відновлення ланцюгів поставок;
• покращення процесів, вдосконалення бізнес-моделей;
• розробка інновацій, IT-рішень;
• посилення онлайн-маркетингу;
• залучення та підготовка персоналу;
• покращення доступу до фінансування для малих та середніх підприємств
• інші питання, пов’язані з підтримкою безперервності та відновлення бізнесу.

Наразі в рамках програми планується надати до 50 грантів загальною сумою 36 млн грн, від 600 тис. до 1,2 млн грн  може становити сума одного гранту.

Подати заявку на участь у програмі можна до 24 липня 2023 р. А дізнатись детальніше про умови можна тут.

e‑Residency

e‑Residency — це державна програма Естонії, яка дає можливість підприємцям різних країн зареєструвати та вести бізнес у ЄС віддалено, а також отримувати круті бенефіти.

Ця програма відкрита для всіх, але переважно підходить бізнесам, які не залежать від місцезнаходження та розвиваються онлайн. Тож, якщо це про вас та ви маєте бажання вести бізнес у ЄС, радимо звернути увагу на можливості програми.

Ставши електронним резидентом, ви зможете:

• офіційно вести бізнес у ЄС, при цьому 100% віддалено, без необхідності збирати паперові документи та ходити по установах;
• керувати бізнесом повністю онлайн. Тож вам не доведеться їхати з України або іншої країни, де ви зараз знаходитеся, та перебудовувати ваше життя;
• позбавитись паперового документообігу і повністю перейти на цифровий режим, що значно зменшує бюрократичні перепони та вивільняє час для ваших основних задач з розвитку бізнесу;
• використовувати банківські можливості, щоб здійснювати та отримувати платежі;
• отримати спеціальні податкові умови;
• стати частиною бізнес-ком’юніті, а також отримати доступ до великої кількості корисних матеріалів для розвитку вашого бізнесу.

До того ж, компанії, що стають частиною середовища e-Residency, отримують можливість потрапити на e-Residency маркетплейс. Це платформа, що об’єднує підприємців, які є електронними резидентами. Тут можна обирати компанії та проєкти для співпраці. Тобто, маркетплейс дозволяє презентувати ваш бізнес та знаходити клієнтів серед інших цифрових резидентів.

До речі, Finmap вже також є на маркетплейсі e-Residency. Це означає, що Finmap пройшов ретельну перевірку на надійність, якість продукту та відповідність високим вимогам e-Residency програми, котрі висуваються до компаній, які прагнуть надавати послуги підприємцям-цифровим резидентам.

Щоб отримати e-Residency, вам треба:

• підготувати необхідні документи;
• подати заявку та сплатити мито (€100-120);
• дочекатись перевірки;
• забрати e-Residency kit.

Дізнатись більше про можливості та умови отримання цифрового резидентства ви можете на сайті e-Residency.

І наприкінці…

Українські підприємці — неймовірні, бо навіть за найскладніших умов продовжують розвивати бізнеси, створювати нові продукти, надавати робочі місця, допомагати економіці та ЗСУ. І круто, що зараз існує безліч програм підтримки, як для досвідчених власників бізнесу, так і для початківців, до того ж із різних ніш.

Тож шукайте та використовуйте можливості. Адже це і є найсильніші риси кожного підприємця — бути гнучким, знаходити рішення та йти до мети не дивлячись ні на що.

Разом до перемоги!

‍

У цій статті не буде довгого вступу. Просто спочатку перевіримо, чи потрібен вам РРО взагалі. Потім з’ясуємо, чи працювати з класичними касовими апаратами або ж подивитись в бік програмних РРО. А далі обговоримо, чим корисний саме Checkbox та які переваги завдяки Checkbox отримують користувачі Finmap. До справи😉

Чи потрібний вам РРО/ПРРО

Відповідно до Законів 128-IX и 129-IX від 20.09.2019, з 1 січня 2022 року є обов’язковим використання РРО для ФОП — платників єдиного податку 2, 3 та 4 групи, які працюють у сфері роздрібної торгівлі, послуг і громадського харчування та приймають оплату готівкою, платіжними картами. Таким чином, з початку року РРО мають використовувати і невеликі магазини продуктів, одягу, побутових товарів, і ресторани, кафе, інтернет-магазини, готелі. Винятком є:

• ФОП 1 групи платників єдиного податку;
• ФОП 2-4 груп у випадку здійснення розрахункових операцій через банківські перекази;
• ФОП, які торгують продукцією, що виготовляють самостійно (достатньо лише квитанції для покупця).

Під час воєнного стану необхідність використання РРО/ПРРО не скасовується. Тож, якщо ви дочитали до цього місця, то точно знаєте, що РРО/ПРРО є обов’язковим для вашого бізнесу. Тому давайте розберемося…

РРО чи ПРРО: що обрати для вашого бізнесу

Класичний РРО — залізна/пластикова коробка, яка може вибивати чеки.

Програмний РРО — програма, яка може працювати на ПК, планшеті, смартфоні, банківському терміналі, та, окрім формування фіскальних чеків, виконує низку інших корисних функцій (про них далі).

В чому ще є різниця між класичним та ПРРО? Розглянемо на прикладі порівняння звичайних касових апаратів та ПРРО Checkbox.

Програмні каси значно дешевше, як на етапі придбання обладнання, так і у подальшому обслуговуванні. Невеликий магазин на 2 каси використовуючи ПРРО може зекономити близько 33 тис.грн на рік.

Також суттєвим фактором є економія часу та нервів. Уявіть ситуацію: зламався принтер, чеки друкувати неможливо, виїзд майстра з ремонту класичних апаратів може зайняти до 72 годин. Протягом цього часу каса не працює.

У випадку ПРРО ви відправляєте покупцеві електронний чек у зручному форматі, наприклад, у Viber або через SMS — каса продовжує працювати. Аналогічна ситуація з будь-якими технічними проблемами класичних кас — ви чекаєте, поки приїде майстер. У програмних РРО технічна підтримка всі питання вирішує дистанційно та швидко.

Чому варто вибрати Checkbox

1. Почати працювати з Checkbox дуже просто. Не потрібно ходити до податкової, всі необхідні форми для реєстрації каси в ДПС ви заповнюєте, не виходячи з особистого кабінету Checkbox. Ми подбали про те, щоб перші кроки були простими та інтуітивно зрозумілими для нових користувачів.
2. Доброзичлива та професійна техпідтримка завжди поруч — по телефону, в онлайн-чаті та у меседжерах.Обирайте варіант, який зручний саме для вас, щоб вирішити будь-яке питання максимально швидко.
3. Відпав інтернет чи недоступні сервери податкової? Ці проблеми не мають заважати вам працювати завдяки надійному офлайн-режиму. Коли зв’язок відновиться, офлайн-чеки будуть автоматично передані до ДПС, а каса продовжить працювати онлайн.
4. Ви ФОП 2-ї або 3-ї групи? У вас є можливість подавати податкові декларації просто з кабінету Checkbox. Ми залишили в декларації тільки ті поля, які потрібні. Більше того, на 90% декларація заповнюється автоматично тими даними, які вже є в Checkbox.
5. Інтеграція Checkbox з Finmap:

• Нуль ручної роботи, 100% автоматизації. Всі продажі, які проходять по касах Checkbox, будуть автоматично підтягуватися до Finmap та відображатися у звітах.
• Починайте не з чистого аркуша. При підключенні інтеграції ви можете перенести у Finmap дані за попередні періоди, які зберігаються в Checkbox. Тому вже на старті у вас буде інформація для побудови звітів та аналізу.

І наостанок найкорисніше…

У вас є можливість безкоштовно спробувати Checkbox, порівняти та зробити власні висновки. Для цього скористайтесь простим тестовим режимом, в якому ви можете потренуватися видавати чеки без передачі даних до податкової.

Для реєстрації та безкоштовного тестування потрібен тільки email, ніяких ЕЦП. Після успішного тестування та реєстрації реальної каси, у вас ще буде в запасі безкоштовний перший місяць користування. Спробуйте Checkbox безкоштовно за кнопкою.

‍