O finansach prostym językiem

Jak przejść na telefonię SIP i dlaczego warto to zrobić

Nie bez powodu istnieje osobne pojęcie zwane telefonią biznesową, ponieważ telefonia komórkowa czy stacjonarna nie bardzo nadają się dla przedsiębiorców. Są jednak firmy, które wciąż wahają się, czy na nią przejść, bo uważają, że jest to trudne i czasochłonne. Albo od lat cierpią z powodu niedostatków niskiej jakości wirtualnej centrali telefonicznej, bo boją się skomplikowanego przejścia do nowej usługi. Zespół platformy Ringostat wyjaśnia, jak łatwo można przejść na telefonię SIP.

Czym jest telefonia SIP i dlaczego firmom warto z niej korzystać

Może się wydawać, że nie ma różnicy w sposobie wykonywania i obsługi połączeń. Ale jednak jest, i to duża. Wyobraźmy sobie sytuację, w której firma wykorzystuje telefonię komórkową do komunikacji z klientami. Jeśli dwóch klientów zadzwoni do firmy w tym samym czasie, tylko jeden z nich będzie mógł się połączyć, a drugi usłyszy krótkie dzwonki. I równie dobrze będzie mógł zamiast czekania na linii, skontaktować się z Twoim konkurentem.

Ponadto kierownictwu trudno jest śledzić, ilu klientów zadzwoniło, czy dużo jest nieodebranych połączeń, jak menedżerowie komunikują się z klientami itd. Nie mówiąc już o tym, że posługując się „zwykłą” siecią komórkową, firma nie może skonfigurować telefonii, która byłaby naprawdę wygodna dla klienta. Na przykład po to, aby klient mógł natychmiast skontaktować się z właściwym działem.

Wszystkie te problemy łatwo rozwiązuje telefonia biznesowa, czyli komunikacja za pomocą protokołu SIP. W końcu to rozwiązanie jest specjalnie zaprojektowane dla potrzeb biznesowych.

Telefonia SIP to, najprościej mówiąc, komunikacja telefoniczna przez Internet. Jest ona oparta na protokole SIP (Session Initiation Protocol). Oprócz telefonii, protokół ten jest również wykorzystywany do obsługi wideo i audio konferencji. Do korzystania z telefonii SIP wystarczy laptop z podłączeniem do sieci oraz zestaw słuchawkowy. Niektóre firmy korzystają także z specjalnych telefonów SIP, inne ograniczają się do samego oprogramowania do wykonywania i odbierania połączeń.

Poniżej znajduje się schemat, który pokazuje jak działa telefonia SIP podczas połączenia przychodzącego:

Jaka jest przewaga telefonii SIP nad mobilną i stacjonarną?

1. Elastyczne ustawienia dla każdego procesu biznesowego. W wirtualnej centrali można ustawić kolejność, w jakiej połączenia będą kierowane do różnych pracowników lub działów. Można ustawić menu głosowe, w którym klient może od razu wybrać, z którym działem ma się skontaktować. A to tylko kilka przykładów z dziesiątek funkcji telefonii SIP.
2. Możliwość podłączenia numerów wielokanałowych. Dzięki temu Twoi klienci zawsze będą mogli się z Tobą połączyć bez czekania na linii. Nawet jeśli jeden z operatorów jest zajęty, połączenie zostanie przekierowane do wolnego.
3. Nie ma żadnych ograniczeń geograficznych. Telefonia SIP pozwala na wykonywanie i odbieranie połączeń w dowolnym miejscu na świecie gdzie jest Internet. Jednocześnie możesz podłączyć numery dowolnego kraju, aby lokalni klienci mogli zobaczyć znajome numery kierunkowe na Twojej stronie internetowej lub w reklamie. Jednocześnie menedżerowie mogą faktycznie przebywać w dowolnym kraju i obsługiwać połączenia nawet z domu. Jest to bardzo wygodne przy tworzeniu zdalnego call center.
4. Szczegółowe statystyki dla kontroli działu sprzedaży. Wirtualna centrala zapisuje w swoich raportach każde połączenie, jego status (przychodzące/wychodzące, nieodebrane, automatyczna sekretarka itp.), czas trwania, kto odebrał itp. I co najważniejsze, telefonia SIP dokonuje zapisu audio każdego dialogu. Dlatego kierownik zawsze może ocenić profesjonalizm pracowników, a sam kierownik — wysłuchać własnej rozmowy z klientem, aby przypomnieć sobie szczegóły transakcji.

Przykład statystyk wyświetlanych w raportach wirtualnej centrali Ringostat

Te korzyści zdecydowanie warte są zmiany telefonii komórkowej lub stacjonarnej na wirtualną centralę. I nie daj się wystraszyć złożonością tego procesu. Jeśli wybierzesz profesjonalną usługę, zmiana ta będzie tak szybka i łatwa, jak to tylko możliwe.

Na przykład w Ringostacie, przy standardowych ustawieniach, trwa to jeden dzień roboczy. A klient musi wykonać minimum czynności, bo wsparcie techniczne zajmuje się wszystkim.

Poniżej przyjrzymy się, jak przebiega przejście na telefonię SIP i co trzeba zrobić. Zacznijmy się sytuacji, gdy firma ma już wirtualną centralę, ale jej jakość budzi wątpliwości.

Jak zrozumieć, że warto zmienić telefonię?

Często zdarza się, że klienci usług telefonii SIP nie zaczynają od zera, czyli po zwykłym połączeniu komórkowym lub stacjonarnym. Korzystali już z innej usługi wirtualnej telefonii, która ich rozczarowała. Jeśli więc nie jesteś zadowolony z podłączonej już wirtualnej centrali, lepiej nie tolerować niedociągnięć komunikacyjnych, ale wybrać lepsze usługi. Mówimy przecież o najważniejszym dla każdego biznesu — telefonach od klientów. Każde nieodebrane połączenie przynosi firmie straty, a potencjalny klient może przejść do konkurencji.

Poniżej wymieniliśmy kilka najbardziej krytycznych kwestii, które sprawiają, że lepiej zmienić dostawcę telefonii SIP. Są to powody, które najczęściej podają użytkownicy, tłumacząc dlaczego wybierają Ringostat zamiast innych wirtualnych central.

Słabe połączenie

Jeśli klient lub menedżer nie słyszy dobrze drugiej osoby, jest to nie tylko nieprzyjemne, ale może nawet doprowadzić do nieudanej transakcji. Po pierwsze, słaba jakość komunikacji tworzy wrażenie, że jesteście niepoważną firmą, która nie wie, gdzie działa i nie stać was na porządną telefonię. Po drugie, w ten sposób menedżer ryzykuje, że nie usłyszy lub źle zrozumie informacje, które są kluczowe dla sprzedaży.

Na przykład, jeden z naszych partnerów powiedział nam, jak transakcje były czasami przerywane z powodu słabego połączenia jednej z wirtualnych centrali. Firma współpracowała z klientami z Kazachstanu. Ogólnie biorąc, wiele kazachskich nazwisk są nietypowe i nieznane Ukraińcom. A przez złe połączenie menedżerowie mieli dodatkowy problem z usłyszeniem klientów, więc nie mogli ich poprawnie zapisać. Klienci czuli się nieswojo, gdy kierownik kilkakrotnie pytał ich o imię. A jeszcze bardziej, gdy potencjalny klient został nazwany niewłaściwym imieniem. Miało to zły wpływ na lojalność klientów i dlatego zamykano mniej transakcji, dopóki firma nie zmieniła wirtualnej centrali.

Brak gotowej integracji z potrzebnym serwisem

Telefonia wirtualna może być zintegrowana, czyli połączona, z inną usługą, dzięki czemu dane o połączeniach telefonicznych są tam przekazywane. Najczęściej centrale wirtualne są zintegrowane z systemami CRM, gdyż to znacznie ułatwia pracę działu sprzedaży:

• automatyczne rejestrowanie rozmów w CRM — menedżer nie musi ręcznie wprowadzać informacji o rozmowie, podawać numeru klienta itp;
• po rozmowie w CRM uruchamiane są pewne działania — na przykład automatycznie tworzony jest kontakt z klientem i transakcja lub ustawiane jest zadanie „Oddzwoń”, jeśli menedżer przegapił rozmowę;
• kiedy dzwoni klient, transakcja z którym jest już w CRM, połączenie jest automatycznie kierowane bezpośrednio do odpowiedzialnego menedżera;
• jeśli firma korzysta nie tylko z wirtualnej centrali, ale także z call trackingu, czyli śledzenia połączeń, na karcie transakcyjnej zapisywane jest, skąd przyszedł lead: źródło, kanał, kampania, a nawet słowo kluczowe w reklamie kontekstowej.

Jeśli serwis nie posiada odpowiedniej integracji, menedżerowie muszą wiele rutynowych prac mechanicznych wykonywać ręcznie. Dlatego podłączając wirtualną centralę, od razu zapytaj, czy jest gotowe połączenie z potrzebnym CRM.

Wolne wsparcie techniczne

Nawet jeśli masz wszystko ustawione, od czasu do czasu będziesz musiał skorzystać z pomocy technicznej. Na przykład, jeśli z jakiegoś powodu przestaniesz otrzymywać połączenia, czy będziesz chciał zmienić coś w ustawieniach, dodać kolejne konto dla nowego pracownika i tak dalej. Tak więc, jeśli wsparcie techniczne jest wolne, wszystkie te proste zadania będą się ciągnąć tygodniami.

Zwróć uwagę na szybkość reakcji pomocy technicznej w okresie testowym. W przeciwnym razie ryzykujesz, że w sytuacjach kryzysowych zostaniesz przez dłuższy czas bez klientów.

Na przykład w Ringostacie wsparcie techniczne odpowiada użytkownikom w ciągu minuty, a rozwiązuje problemy klientów w ciągu około 5 godzin. I cały czas dążymy do tego, aby pracować jeszcze szybciej.

Szybkość reakcji wsparcia technicznego Ringostatu

Brak rozwiązań zapasowych, które „ubezpieczą” komunikację w razie awarii

Nawet użytkownicy telefonii SIP mogą czasem doświadczyć problemów — na przykład w przypadku awarii po stronie operatora. I bardzo ważne jest, aby Twoja wirtualna centrala była gotowa na takie przypadki.

Na przykład w Ringostacie mamy zapasowych operatorów. Jeśli więc jeden z operatorów zawiedzie, połączenie przejdzie przez „zapasowego”. Centra danych z serwerami, z których korzystamy, posiadają z konieczności kilka oddzielnych przyłączy do sieci energetycznej, a także potężne generatory.

Jak przygotować się do przejścia

A więc zdecydowałeś się na przejście na telefonię SIP lub migrację do innej usługi wirtualnej PBX. Czego będzie się od ciebie wymagać?

Przede wszystkim zastanów się nad odpowiedziami na kilka pytań.

1. Jaki jest najlepszy sposób przekierowania połączeń w Twojej firmie. Przykładowo, połączenie powinno najpierw trafić do sekretarki. Jeśli nie odbierze telefonu przez dłużej niż 10 sekund, połączenie będzie kierowane do działu sprzedaży itd. Czy trzeba odtwarzać powitanie audio, czy ktoś będzie dyżurował w weekendy, aby odbierać połączenia? Uwzględniaj i zapisuj nawet najmniejsze niuanse związane z obsługą połączeń.
2. Jakie numery planujecie wykorzystać. Czy będą to Twoje własne numery SIP (specjalne numery dla telefonii wirtualnej), czy też planujesz zakup lub wynajem numerów od operatora korzystającego z wirtualnej centrali telefonicznej? Jeśli zamierzasz korzystać z własnych numerów, zbierz wszystkie informacje na ich temat, aby zapewnić wsparcie techniczne dla usługi. Dotyczy to samego numeru, loginu, hasła, serwera (bramy) itp.
3. Jak zorganizowana jest telefonia SIP w Twoim biurze, jeśli już z niej korzystasz, ale chcesz zmienić usługę. Wymień telefony SIP, klientów SIP używanych przez menedżerów na ich komputerach itp.
4. Jakie integracje są potrzebne. Lepiej poszukać na stronie internetowej serwisu, czy posiada on gotowe rozwiązania.
5. Czy jest potrzebny widget zamówienia oddzwaniania, czyli callback. Jeśli tak, to na jakich stronach powinien się on wyświetlać. Ponieważ większość wirtualnych centrali zapewnia nie tylko usługi komunikacyjne, ale może również umieścić własne callback na twojej stronie internetowej. Jeśli chcesz skorzystać z tej funkcji, powinieneś określić godziny pracy firmy, aby formularz nie oferował użytkownikom zamawiania połączeń po godzinach, gdy nie ma nikogo do odebrania.

Przykład formularza callback, w którym klient może wybrać godzinę, o której zadzwoni do niego przedstawiciel firmy

Jeśli zbierzesz wszystkie te informacje z wyprzedzeniem, wsparcie techniczne będzie mogło skonfigurować połączenie dla Ciebie znacznie szybciej.

Następnie nasi specjaliści ustalą z Tobą dogodny termin dokonania zmiany. Jeśli zakupisz numery wirtualne poprzez usługę telefonii, nie będziesz musiał robić nic więcej. Pracownicy pomocy technicznej sami wszystko podłączą i skonfigurują.

Jeśli przechodzisz z jednej telefonii na drugą, przygotuj się również do odpowiedzi na poniższe pytania:

• ile urządzeń będzie wymagało rekonfiguracji;
• czy masz pracownika, który zna ustawienia telefonii i potrafi je wdrożyć zgodnie z instrukcją;
• na którym urządzeniu można przetestować telefonię, aby wsparcie techniczne mogło następnie skonfigurować pozostałe urządzenia, jeśli wszystko działa poprawnie na urządzeniu testowym.

Jak widać, nie jest to nic skomplikowanego. Kiedy już przetestujesz telefonię, będziesz miał potężne narzędzie do przetwarzania zgłoszeń. Najważniejsze jest to, aby wybrać serwis, który posiada naprawdę profesjonalny i szybki zespół wsparcia technicznego.

Prowadzenie biznesu w obecnych, tak bardzo niespokojnych czasach staje się ogromnym wyzwaniem. Szczególnie wtedy, gdy na działalność firmy wpływają istotne czynniki zewnętrzne.

Warto wspomnieć, że od marca 2020 roku przedsiębiorcy musieli lub nadal muszą mierzyć się z:

• pandemią – która często zmuszała właścicieli do zmiany profilu działalności firmy, do zamykania mniej rentownych kierunków działania, a otwierania zupełnie nowych, przystosowanych do wielu ograniczeń
• Polskim Ładem – zmiany podatkowe, a przede wszystkim zmiana w wysokości i sposobie wyliczenia składki zdrowotnej, wprowadzenie a potem likwidacja ulgi dla klasy średniej – to wszystko odwracało uwagę od prowadzenia biznesu oraz generowało sporo chaosu i niepewności
• cenami energii elektrycznej – wzrost ceny energii na giełdzie widać od 2020 roku. Przedsiębiorcy muszą się mierzyć ze wzrostem wysokości rachunków, często dwu-, trzykrotnie większymi niż przed pandemią
• inflacją oraz wyższymi stopami procentowymi  – od października 2021 do listopada 2022 Rada Polityki Pieniężnej podwyższała stopę referencyjną aż 11 razy z 0,5% do 6,75%. To powoduje wzrost kosztów kredytów nie tylko dla konsumentów, ale także dla przedsiębiorców finansujących swój biznes pożyczkami. Inflacja powoduje, że koszty prowadzenia działalności stają się coraz wyższe.
• konsekwencjami wojny w Ukrainie – badania Polskiego Instytutu Ekonomicznego wskazują, że 94 proc. przedsiębiorstw odczuwa negatywny wpływ wojny na prowadzoną działalność; 70 proc. przedsiębiorstw podniosło ceny na produkty lub usługi; 63 proc. firm ponosi wyższe koszty działalności; 36 proc. wskazuje na zakłócenia w łańcuchach dostaw.

Wszystkie powyższe czynniki zewnętrzne w istotny sposób wpływają nie tylko na sposób prowadzenia biznesu, ale także na kondycję finansową naszej firmy.

Największe wyzwanie dla firm

Z badania Bibby MSP Index wynika, że największym wyzwaniem małych i średnich firm jest dziś inflacja. Sądzi tak 51 proc. ankietowanych. 27 proc. wskazuje na utrzymanie płynności, a 24 proc. na spadki sprzedaży i mniejszy popyt. Nieco mniejszy odsetek (23 proc.) wskazuje na zatrudnienie i problem ze znalezieniem ludzi do pracy oraz konieczność wypracowania oszczędności na wypadek kolejnego lockdownu (22 proc.). Przybywa również firm, które muszą mierzyć się z niewypłacalnymi kontrahentami.

I o ile na wiele czynników jako przedsiębiorcy nie mamy wpływu, to jednak warto poczynić pewne działania, aby przede wszystkim utrzymać płynność finansową.

Jak utrzymać płynność finansową firmy?

Płynność finansowa to zdolność firmy do wywiązywania się w terminie z wymagalnych zobowiązań. W uproszczeniu znaczy to, że firma powinna posiadać na swoim koncie wystarczająco dużo gotówki, aby móc regulować bieżące płatności.

Z punktu widzenia właściciela biznesu ważne jest, aby potrafić spojrzeć na finanse firmy z perspektywy kolejnych kilku tygodni lub miesięcy. Szacując płynność finansową swojej firmy należy uwzględnić wszystkie wpływy oraz wszystkie koszty stałe i zmienne. Różnica między spodziewanym przychodem a wydatkami w danym okresie czasu pokaże ile wolnego kapitału zostanie nam w kieszeni.

Warto zaznaczyć, że płynność finansowa wcale nie jest zależna od tego czy firma jest rentowna i osiąga zysk. Nawet dobrze zarabiające firmy mogą wpaść w problemy z płynnością finansową.

A jakie są skutki braku utrzymania płynności finansowej?

• Stres właścicieli
• Utrata wiarygodności wśród klientów, kontrahentów lub pracowników

Co zatem można zrobić, aby uniknąć tak przykrej sytuacji?

Jednym ze sposobów jest pozyskanie zewnętrznego wsparcia, którym może być na przykład:

• Wsparcie ze strony państwa – np. skorzystanie z tarczy antykryzysowej, która umożliwiała np. zwolnienie z płatności składek ZUS na jakiś czas czy niskooprocentowane pożyczki
• Kredyt – choć w kontekście coraz wyższych stóp procentowych może nie być to najlepszy pomysł, a efektem może być wpadnięcie w spiralę zadłużenia
• Faktoring – który jest formą zabezpieczenia przed ryzykiem braku zapłaty ze strony kontrahentów. W praktyce polega to na tym, że firma faktoringowa wypłaca przedsiębiorcy część pieniędzy wynikających z faktury, a wobec dłużnika podejmuje działania zmierzające do uzyskania zapłaty. Gdy ją otrzyma, wypłaca przedsiębiorcy pozostałą część środków. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorca może bez przeszkód dalej rozwijać swój biznes.

Oprócz powyższych działań warto przyjrzeć się temu co dzieje się w środku naszej firmy. Nieocenionym wsparciem w analizie finansów firmy jest serwis Finmap.

SPRAWDŹ FINMAP

Jak Finmap wspiera przedsiębiorców w utrzymaniu płynności finansowej ich firmy?

Przyjrzyj się swoim przychodom

W pierwszym kroku warto zweryfikować wszystkich naszych klientów lub przyjrzeć się poszczególnym kierunkom naszego biznesu. W Finmap możesz zrobić to w łatwy sposób przypisując każdemu wpływowi nazwę projektu. Oprócz projektów, możesz też tworzyć i stosować własne nazwy kategorii oraz tagów. Takie skategoryzowanie wpływów pozwoli na szybkie wygenerowanie automatycznych raportów, na podstawie których łatwiej podejmuje się decyzje.

Jeżeli stwierdzisz, że zagraża ci ryzyko utraty płynności możesz także podjąć decyzję o np.

• Renegocjacji warunków umowy z klientami – np. skróceniu terminu płatności
• Przyspieszeniu wpływów należności dzięki zaliczkom o które możesz poprosić

Przyjrzyj się swoim kosztom

Kolejnym krokiem jest usystematyzowanie wszystkich ponoszonych kosztów. Często w firmie pewne wydatki przeciekają nam przez palce, szczególnie gdy mówimy o drobnych kwotach, które w ujęciu miesięcznym lub rocznym dają jednak pokaźne sumy.

Finmap umożliwia ewidencjonowanie wszystkich kosztów, które obciążają twój firmowy rachunek. Wystarczy, że zintegrujesz konto w swoim banku z naszym serwisem. Od tej pory każdy ruch na koncie będzie widoczny w Finmap.

LINK (https://www.youtube.com/watch?v=469QDo48GQE&list=PL_xCgTGNLNmCLMyPVrjUppJztLR2-43em&index=9)

Pamiętaj, że wszystkim wydatkom możesz również nadawać kategorie lub tagi, a także przypisywać ich do poszczególnych projektów. Dalsza ich analiza pozwoli ci na podjęcie decyzji, które koszty ograniczamy, a które będziemy chcieli całkowicie wyciąć.

Przyjrzyj się wskaźnikom

Jako właściciel firmy, znając wszystkie przychody i koszty powinieneś znać próg rentowności swojego biznesu lub danego projektu. Jest to punkt w którym całkowite koszty i przychody są sobie równe. Znając koszty stałe oraz koszty zmienne w przeliczeniu na jeden produkt, a także cenę swojego produktu możesz spróbować policzyć, ile musisz sprzedać minimum sztuk produktu żeby wyjść na zero.

Wskaźniki takie jak np. zysk, rentowność lub marginalność Finmap pokaże Ci automatycznie w podziale na prowadzone projekty.

Przyjrzyj się raportom

Finmap automatycznie generuje raporty „rachunek zysków i strat” oraz „Pieniądze/Cash flow”

Rachunek zysków i strat – to raport o zyskach i stratach. Finmap automatycznie odejmuje ze wszystkich wpływów za dany okres (na przykład miesiąc) wszystkie wydatki w tym samym okresie. W ten sposób przedsiębiorca widzi, czy firma posiada zysk, czy biznes jest stratny.

Raport „Pieniądze/Cash flow” pokazuje ruchy środków pieniężnych, aby przedsiębiorca widział, jakie kwoty wpływają, a jakie są wydawane przez firmę.

SPRAWDŹ FINMAP

Jak planować biznes, kiedy wszystko wokół tak szybko się zmienia?

Jedną z ważniejszych funkcji Finmap jest kalendarz. Dzięki niemu wszystkie wprowadzone wpływy i wydatki (także z datą przyszłą) widać jak na dłoni. Kalendarz pokazuje salda na dany dzień, a to oznacza pełną kontrolę swoich finansów. Znacznie ułatwia to podejmowanie decyzji oraz zapobiega utracie płynności finansowej.

Jeżeli w danym dniu kalendarz pokaże saldo na minusie będziesz widzieć to na czerwono i będzie to oznaczało tzw. lukę gotówkową. Powstaje ona, gdy np. projekt się wydłuża, gdy nie przewidzieliśmy wydatków lub gdy pojawiły się niespodziewane koszty.

Świadomość wystąpienia luki gotówkowej za na przykład trzy tygodnie, pozwoli Ci wcześniej podjąć takie działania, które ją wyeliminują.

Jak widzisz Finmap w bardzo prosty sposób pomaga ogarnąć chaos finansowy w Twoim biznesie i wesprzeć cię w utrzymaniu płynności finansowej.

Aby wdrożyć systematyczną rachunkowość finansową do swojej firmy, dołącz do Finmap!

1. Zarejestruj się w Finmap
   Wprowadź swoje dane i utwórz profil swojej firmy
   ✅ Nie wymagamy podawania żadnych oficjalnych danych, możesz podać dowolną nazwę firmy
2. Wprowadź pierwsze operacje
   ‍Ręcznie, za pomocą zaledwie 3 przycisków. Lub automatycznie, podłączając swoje konta bankowe albo importując dane z Excela/banku. Możesz zacząć od, na przykład, 10 operacji.
3. Poznaj swoje CashFlow
   ‍Raport Pieniądze/Cash Flow już został automatycznie utworzony. Możesz tu i teraz zobaczyć na zrozumiałym panelu, ile pieniędzy wpłynęło na Twoje konto, a ile z niego wyszło.

Co dalej?

Możesz oddelegować prowadzenie rachunkowości, stworzyć spersonalizowane filtry, zaplanować przyszłe transakcje… Wszystko zależy od Twoich potrzeb.

Rozpatrzmy każdą sytuację na przykładach 😉

Najpierw o bezpieczeństwie danych

Agnieszka chce zautomatyzować rachunkowość finansową w swoim biznesie. Ważne są dla niej:

• Bezpieczeństwo danych, aby nikt nie mógł ich usunąć lub ukraść
• Stały dostęp do nich w dowolnym momencie
• Prywatność, ponieważ to wewnętrzne informacje firmowe

Ochrona danych finansowych naszych użytkowników to najwyższy priorytet Finmap
Dlatego stosujemy trzy stopnie zabezpieczenia

_{*Międzynarodowy standard bezpieczeństwa informacyjnego}

Więcej o polityce prywatności i zabezpieczaniu danych w Finmap dowiesz się tutaj

Sprawdź

Utwórz profil firmy w Finmap

1 minuta
Właśnie tyle czasu potrzebujesz na stworzenie profilu swojej firmy w Finmap.

Po prostu wciśnij

Utwórz profil

A następnie…

‍

I już, profil został stworzony😊

Nie będziesz musiał wypełniać długich formularzy i podawać oficjalnych danych biznesowych. Finmap tego nie potrzebuje i to również pomaga nam w zachowywaniu bezpieczeństwa i poufności danych użytkowników.

A co jeżeli zechcę później zmienić nazwę?

Robi się to bardzo łatwo. Kliknij na nazwę firmy, z którą obecnie pracujesz (w lewym górnym rogu profilu) i wybierz “Edytuj”.

Wybierz, w jakim miejscu obecnie przechowujesz dane rachunkowe

Finmap uwolni Cię od dziesiątek tablic, notatek i wyciągów.

Wybierz, gdzie dokładnie są przechowywane dane Twojej rachunkowości obecnie, a Finmap pomoże zebrać je na jednym ekranie w postaci przejrzystych raportów.

W Finmap dostępne są integracje z 2000+ bankami z całego świata. W tym również z bankami

Jak przenieść dane z Excela

Agata przez 3 miesiące prowadziła rachunkowość finansową w Excelu. Ale ilość operacji wzrosła, a ilość czasu na ich ręczne wpisywanie – zmalała. Zaczęła szukać automatycznych rozwiązań. Ale co zrobić z danymi rachunkowymi za poprzednie 3 miesiące? Stracić je i zacząć od zera, czy przenosić ręcznie, znowu tracąc kupę czasu?

W Finmap Agata może przenieść dane z tablic dosłownie w kilka kliknięć. W ten sposób

• ️ Zachowa informacje
• Uzyska na ich podstawie automatyczne raporty finansowe
• Oszczędzi czas

Jak przenieść dane rachunkowe z Excela

1. Jak przenieść dane rachunkowe z Excela

2. W prawym górnym rogu wciśnij przycisk Edycja

3. W okienku, które się otworzy, wybierz Import

4. Następnie z listy wybierz Excel

5. Pobierz proponowany szablon

W szablonie jest zakładka Instrukcja – zapoznaj się z nią, zanim utworzysz własny plik do importu. Dodatkowo, w oddzielnej zakładce jest Przykład wypełnienia szablonu.

Jak przenieść dane z notatek i notesów

Michał nigdy nie systematyzował rachunkowości finansowej. Coś zanotował w zwykłym dokumencie tekstowym, coś zapisał do notesu na stole. Niektóre dane przechowywał w postaci paragonów. Czy Michał będzie mógł teraz to wszystko zautomatyzować?

W Finmap bardzo łatwo jest przenieść dane nawet ze zwykłych notatek. W tym celu są 3 przyciski: Wpływ, Wydatek i Przelew.

Na przykład, Michał zapisał w notesie, że 1.07.2022 otrzymał od klienta X 200$ w gotówce, za usługę Y.

Jak wprowadzić to do Finmap

1. Przejdź do swojego konta Finmap

2. Wciśnij przycisk Wpływ

3. Wybierz, na jakie konto wpłynęły te środki. Jeżeli to gotówka, to najpewniej warto wybrać Sejf.

4. Wybierz kwotę i walutę, Kategorię wpływu*, od kogo jest ten wpływ (Klient) oraz datę.

5. Możesz również dodać swój komentarz, tag*, albo nawet załączyć plik (na przykład zdjęcie faktury, umowę, rachunek i t.d.).

W ten sam sposób można wprowadzić Wydatek.

Albo Przelew (kiedy, na przykład, z Sejfu przerzucasz pieniądze na konto bankowe. To znaczy, że nie wydałeś ich, a po prostu zmieniłeś ich miejsce).

Kategoria – typ wpływu lub wydatku, na przykład, wydatek na reklamę, podatki, wynajem. Wpływy z remontu mieszkań, domów, lokali komercyjnych.

Tag – dodatkowa możliwość konkretyzacji danych o operacjach. Na przykład, można dodać tagi z nazwiskami specjalistów, aby później w raportach Finmap przefiltrować wszystkie wpływy, uzyskane od tego czy innego specjalisty.

Przejdź do Finmap i wprowadź swoje transakcje za pomocą zaledwie 3 przycisków

Przejdź

Jak przenieść dane z konta bankowego

Wszystkie operacje finansowe, które przechodzą przez konto bankowe, można łatwo przenieść do Finmap na 2 sposoby

Stworzyliśmy funkcje importu i integracji, aby:

• oszczędzić Twój czas (nie będzie już potrzeby ręcznego wprowadzania danych)
• sprawić, by Twoje raporty były bardziej dokładne, ponieważ nie stracisz żadnej, nawet drobnej transakcji.

Ważne. Finmap nie ma dostępu do Twojego konta bankowego. Integracja jest całkowicie bezpieczna, istnieje tylko w celu synchronizacji danych z operacji, które dzieją się na koncie.

Jak przenieść dane z Fakturowni

Janusz korzysta w pracy z rachunkami z serwisu Fakturownia. Tam również jest dużo danych o transakcjach jego biznesu. Czy musi przenosić je ręcznie, jak notatki?

Nie, Finmap posiada integrację z Fakturownią, która pozwala na automatyczne podciąganie wszystkich danych o rachunkach, wystawionych i opłaconych przez Fakturownię, do Twojego konta Finmap.

Jak to zrobić

1. Podłącz integrację z Fakturownią

2. Wybierz, z jakiej daty chcesz przenieść dane do Finmap. Możesz załadować dane za dowolny okres.

3. Po tym wszystkie wpływy i wydatki pojawią się w Twoich raportach finansowych.

4. Dodatkowo, po podłączeniu integracji, wszystkie rachunki, wystawione za pomocą Fakturowni i opłacone przez Twoich klientów, będą wyświetlane jako wpływy. A te, które zostały opłacone w Fakturowni przez Ciebie – jako wydatki.

Nie będziesz musiał wprowadzać ich ręcznie, co oznacza, że oszczędzisz czas i nie zgubisz żadnej transakcji.

Jak uzyskać zrozumiały i dokładny raport Cash Flow

Amelia wprowadza do Finmap wszystkie wpływy i wydatki biznesu. Przegląda już raporty, ale czegoś brakuje do podejmowania decyzji biznesowych. Na przykład, zrozumienia, jak dokładnie są grupowane wydatki. Być może gdzieś wydaje za dużo, albo odwrotnie, za mało?

Aby uzyskać bardziej przejrzyste raporty, Amelia może dodać do Finmap

Kategorie – typy wpływów i wydatków, na przykład na reklamę, podatki, wynajem. Wpływy z remontu mieszkań, domów, lokali komercyjnych.

Jak dodać Kategorię

1. Wejdź na swoje konto w Finmap

2. Wciśnij Ustawienia w prawym górnym rogu

3. Wybierz Kategorie wpływów albo Kategorie wydatków

4. Dodaj własne Kategorie

5. Od teraz przy dodawaniu lub edycji każdej operacji będziesz mógł wybrać własną Kategorię

6. Oraz filtrować dane według niezbędnych Kategorii. Na przykład, przejrzeć wszystkie wpływy tylko za tworzenie stron internetowych.

Dodaj Kategorię

Kontrahenci, czyli osoby, od których otrzymano wpływ, lub komu firma zrealizowała wypłatę (wydatek).

Jak dodać Kontrahenta:

1. Przejdź do swojego konta w Finmap

2. Wciśnij Ustawienia w prawym górnym rogu

3. Wybierz Kontrahenci

4. Z zaproponowanej listy wybierz niezbędny typ i dodaj do niego Kontrahenta (na przykład, Twojego klienta lub podwykonawcę)

5. Od teraz przy dodawaniu lub edycji każdej operacji będziesz mógł wybrać odpowiedniego Kontrahenta

6. Oraz przefiltrować dane w raportach według Kontrahentów. Na przykład, przejrzeć wszystkie wydatki, zrealizowane jako wypłaty na rzecz podwykonawcy X za ustawienie reklamy

Ważne. Możesz nadawać kontrahentom dowolne nazwy. Finmap nie wymaga wprowadzania oficjalnych danych.

Dodaj Kontrahenta

Tagi – dodatkowa możliwość konkretyzować dane dotyczące operacji. Na przykład, można dodać tagi z nazwiskami specjalistów, aby później w raportach Finmap przefiltrować wszystkie wpływy otrzymane od tego, czy innego specjalisty.

Jak dodać Tag

1. Przejdź do swojego konta w Finmap

2. Kliknij w Ustawienia w prawym górnym rogu

3. Wybierz Tagi

4. Dodaj tag na swój gust

5. Od teraz, przy dodawaniu albo edycji każdej operacji, będziesz mógł dodać niezbędny tag

6. Oraz przefiltrować dane w raportach według potrzebnych Tagów. Na przykład, obejrzeć wszystkie wpływy, uzyskane od klientów specjalisty N.

Co ważne. Możesz nazwać kontrahentów według własnego uznania. Finmap nie wymaga podawania oficjalnych danych.

Dodaj Tag

Jak kontrolować zysk i rentowność odrębnych kierunków działalności

Jeżeli Ty również posiadasz w swoim biznesie kilka kierunków, różne projekty, obiekty, lokalizacje, albo chcesz śledzić zyski z każdego klienta, Finmap posiada od tego oddzielny raport Projekty.

Raport Projekty pokaże wszystkie wpływy, wydatki, zysk, rentowność i marginalność każdego kierunku, który utworzysz w profilu Finmap w postaci projektu.

Jak to zrobić

1. Przejdź do swojego profilu w Finmap

2. Otwórz Ustawienia w prawym górnym rogu

3. Wciśnij Projekty

4. Utwórz projekt, którego potrzebujesz

5. Powtórz tę czynność tyle razy, ile oddzielnych projektów (kierunków, klientów, obiektów i t.d.) posiadasz.

Od teraz przy dodawaniu każdej transakcji będziesz mógł wybrać, jakiego projektu dotyczy.

W efekcie otrzymasz przejrzysty raport, gdzie będziesz mógł śledzić, ile dochodu otrzymano z każdego projektu, a ile na niego wydałeś. Dodatkowo poznasz zysk, rentowność i marżę (serwis policzy je automatycznie).

Utwórz Projekt

Jak planować przyszłość finansową biznesu

Firma Marcina produkuje tekstylia do domu. Klientów jest sporo i generalnie firma prosperuje. Jednak regularnie zdarzają się sytuacje, gdy pieniędzy na opłatę bieżących wydatków, po prostu brak. To oznacza, że trafia się luka gotówkowa.

Dzieje się tak dlatego, że Marcin nie planuje przyszłych wpływów i wydatków. Nie liczy, ile pieniędzy biznes będzie miał jutro, za tydzień, czy za miesiąc.

W Finmap można to łatwo zrobić za pomocą Kalendarza.

Jak planować nadchodzące wpływy i wydatki

1. Wejdź na swój profil w Finmap

2. Wybierz, co chcesz dodać (Wpływ czy Wydatek)

3. Podczas dodawania transakcji wybierz nadchodzącą datę

4. Od teraz operacja (Wpływ lub Wydatek) jest zaplanowana na przyszłość. Możesz zobaczyć ją w Płatnościach.

Tak samo w Kalendarzu. Operacje, zaplanowane na przyszłość, automatycznie trafiają do Kalendarza, nie musisz ich planować i wpisywać ręcznie daty.

Dzięki Kalendarzowi będziesz zawczasu widzieć wszystkie zaplanowane wpływy i wydatki. To znaczy, po pierwsze, nie zapomnisz o nich (na przykład, nie zapomnisz w odpowiednim czasie dokonać spłaty raty kredytowej).

A po drugie, zmniejszysz ryzyko wystąpienia luki gotówkowej. W przypadku, gdy któregoś dnia zaplanowane wydatki przewyższą kwotę, jaka będzie się wówczas znajdować na koncie, Kalendarz Finmap powiadomi Cię o tym.

Będziesz mógł zawczasu zapobiec luce gotówkowej. Na przykład, przenieść jakieś wydatki, pożyczyć dodatkowe środki, umówić się na odroczenie spłat i tak dalej.

Jak bezpiecznie delegować prowadzenie rachunkowości

I będziesz mógł z góry zapobiec przerwie. Na przykład przenieś niektóre wydatki, przyciągnij dodatkowe pieniądze, uzgodnij odroczenie płatności itp.

W Finmap łatwo można delegować prowadzenie rachunkowości, a przy tym zachować prywatność danych. W tym celu wystarczy nadać dostęp swoim współpracownikom/partnerom/inwestorom, wybierając przy tym:

• które informacje ta osoba będzie mogła dodawać
• które przeglądać
• a co w ogóle nie będzie dostępne nawet do przeglądania

Jak dodać użytkownika do profilu Twojej firmy w Finmap

1. Wejdź na swój profil w Finmap
2. Wybierz zakładkę Użytkownicy

3. Wciśnij “Dodaj współpracownika”

5. Wprowadź dane współpracownika

6. Wybierz elastyczne ustawienia, których potrzebujesz

Od teraz Twój współpracownik będzie mógł, przykładowo, dodawać operacje do Finmap, ale raporty będą dostępne tylko dla Ciebie. Albo Twój wspólnik będzie mógł przeglądać raporty, ale nie będzie dodawał operacji.

Zaoszczędzisz czas i będziesz spokojny o bezpieczeństwo danych

Jak zadać pytanie lub poprosić o pomoc

• W Finmap 24/7 pracuje dział wsparcia (żadnych automatycznych odpowiedzi)
  Aby brać pod uwagę cechy charakterystyczne właśnie Twojego zapytania
• Pomogą z pytaniami technicznymi, podpowiedzą, jak usystematyzować rachunkowość finansową
  Nie rozumiesz czegoś w serwisie? Chcesz się dowiedzieć, jak, na przykład, najwygodniej rozłożyć transakcje? Zwróć się do działu wsparcia 😉
• Udzielą odpowiedzi w powiadomieniu, przeprowadzą konsultację, zrobią wideo-instrukcję
  Uzyskasz rozwiązanie w wygodnej dla Ciebie postaci.

Osobiste konsultacje z działem wsparcia są bezpłatne

Napisz do działu wsparcia

Rozpocznij pracę z Finmap,
aby w łatwy sposób uporządkować finanse, przestać wydawać pieniadze i systematycznie rozwijać biznes

Zacznij prowadzenie rachunkowości

Serwis do rachunkowości finansowej Finmap zamknął kolejną rundę inwestycyjną. Kwota wynisoła w porozumieniu 1,2 mln dolarów. W rundzie wzięły udział fundacje inwestycyjne Presto Ventures (Czechy), Sturgeon Capital (Wielka Brytania), SID Venture Partners (Ukraina), inkubator przedsiębiorczości Startup Wise Guys (Estonia), oraz firma inwestycyjna BRISE Capital (Ukraina) i CEO TBI Bank Peter Baron (Wielka Brytania).

Inwestycje zostaną przeznaczone na rozszerzenie zespołu deweloperów, marketing oraz ekspansję serwisu w krajach centralnej i południowej Europy. Produkt Finmap zostanie dopracowany oraz dostosowany z uwzględnieniem potrzeb użytkowników tych rynków. Planowane są także integracje z kolejnymi bankami, systemami CRM oraz dodanie opcji, umożliwiającej wystawianie faktur.

Finmap — prosty i wygodny serwis do prowadzenia rachunkowości finansowej dla nowoczesnego biznesu, z dostępnym funkcjonałem oraz user-friendly interfejsem. Jest on synchronizowany z kontami bankowymi użytkowników poprzez API, pozwala na ustalenie grafiku transakcji, zlecanie procesu wprowadzania danych oraz analizowanie wszelkich operacji finansowych. Architektura serwisu zapewnia anonimowość i bezpieczeństwo przechowywania danych, ponieważ nie wymaga podawania żadnych oficjalnych danych firmy (np. NIP, czy REGON). Dane są przechowywane w serwisach chmurowych, z użyciem bankowego standardu szyfrowania danych, a kanał transmisji z przeglądarki na serwer jest szyfrowany przez protokół SSL. Subskrypcja dla małych i średnich firm wynosi od 14$ miesięcznie.

Rachunkowość finansowa jest ważną częścią biznesu, z którą mają do czynienia przedsiębiorcy na całym świecie. Za pomocą tego procesu można zobaczyć realny stan firmy oraz podjąć dalsze decyzje. Przy tym, podejście technologiczne w rachunkowości pomaga w efektywnym kontrolowaniu procesów wewnętrznych oraz w rozwijaniu firmy. Obecnie pracują z nami firmy z 12 krajów świata. Planujemy dalsze poszerzanie geografii oraz wzmocnienie obecności w Polsce, Czechach, Hiszpanii i Turcji., — mówią założyciele firmy Aleksander Solovei i Ivan Kaunov.

W Presto Ventures uważamy, że przemysłowi oprogramowań do zarządzania przepływami pieniężnymi brakuje innowacyjnych narzędzi rozwiązywania problemów, z którymi stykają się klienci.

Mając to na względzie, byliśmy oczarowani założycielami Finmap oraz ich zdolnością do adaptacji i realizacji własnych pomysłów. Uważamy, że jest to główna cecha dla odniesienia sukcesu w firmie w tej branży. To był podstawowy powód, dlaczego postanowiliśmy przeprowadzić bieżącą rundę inwestycyjną, w której ma miejsce wizja rozszerzenia obecności serwisu najpierw w Europie, a następnie na całym świecie, — mówi Roman Nowacek, partner fundacji.

W 2021 roku Finmap wykazał szybki wzrost we wskaźnikach biznesowych, całkowicie odnowił proces uruchomienia produktu i poszerzył swój zespół. Takie wyniki wywołały zainteresowanie ze strony inwestorów — podczas tej rundy firma dodatkowo umocniła się branżowymi VC z Czech i Wielkiej Brytanii. Przed Finmap stoją otworem nowe rynki, wiele wyzwań, związanych z rozwojem, większa odpowiedzialność przed klientami, pracownikami, inwestorami, a przez to jeszcze bardziej ekscytująca przygoda. BRISE z radością wesprze zespół Finmap i zapewni towarzystwo w tej podróży ku rozwojowi, — dzieli się przemyśleniami Aleksander Jacenko, partner zarządzający BRISE Capital.

Sturgeon Capital z przyjemnością dołączy do rundy finansowania Finmap. Produkt jest elegancki w swej prostocie, potężny w swej funkcjonalności, oraz rozwiązuje aktualne problemy biznesu. Uważamy, że razem z silnym zespołem i doświadczonymi inwestorami Finmap może umocnić swoje pozycje na obecnych rynkach, oraz wejść na nowe, stymulując swój wzrost. Z niecierpliwością czekamy na możliwość bycia częścią tego procesu, — komentuje Robin Butler, Partner w Sturgeon Capital.

Startup Wise Guys po raz pierwszy zainwestował w projekt na początku 2021 roku, kiedy zespół Finmap dołączył do ich programu akceleracji, i kontynuował wsparcie od razu po graduacji.

Choć na początku zespół skupił się na skalowaniu na Ukrainie z bardzo obiecującymi wynikami, to podczas naszego programu akceleracyjnego poświęcił swój czas na to, aby ponownie uruchomić produkt, biorąc pod uwagę niezliczoną ilość pomysłów pierwszych użytkowników, podczas przygotowań do startu międzynarodowego. Start ten w kilku krajach Europy Wschodniej wygląda bardzo obiecująco. To, w jaki sposób Ivan i Aleksander koordynują swoje zespoły w trakcie skalowania (jednocześnie robiąc wszystko całkowicie zdalnie), robi wrażenie oraz przekonująco świadczy o ich potencjale zarządczym. — opowiadał Cristobal Alonzo, CEO startup-akceleratora.

Dmitriy Vartanyan, Managing General Partner w SID Venture Partners uważa, że Projekt posiada świetne połączenie założycieli z doświadczeniem w rozwiązaniach IT i aspektach biznesowych. Silny zespół stworzył jakościowy produkt, który zapewnia efektywne rozwiązanie najbardziej powszechnych problemów w największym SMB segmencie rynku. Rachunkowość finansowa dla małych i średnich przedsiębiorstw staje się prostsza, co daje nowe możliwości rozwoju, a element edukacyjny w serwisie daje możliwość wpływu na ogólny poziom wiedzy finansowej. Finmap stał się jedną z pierwszych inwestycji portfelowych SID Fund I, ponieważ nie tylko odpowiada naszemu celowi inwestycyjnemu, ale również posiada prognozowany potencjał do skalowania również poza granicami Ukrainy.

W Finmap dostępne są integracje z 2000+ bankami Europy oraz z serwisami PayPal, Wise, Revolut, ApiXDrive, Fondy, a do tego import danych z 1C, Western Bid. Dla użytkowników z Ukrainy dosepne są integracje z PrivatBank, Monobank, PUMB, import wyciągów z Alfa Banku i Reiffeisen Bank Aval. Istnieje również możliwość dodawania kont w ponad 30 kryptowalutach (BTC, ETH, LTC, ADA, BNB i inne).

Oprócz dostępnych wersji desktopowych i bota w Telegramie, w 2022 roku planowane jest uruchomienie aplikacji mobilnej Finmap dla iOS i Android.

O serwisie:
Finmap został założony w 2019 roku, przez seryjnych przedsiębiorców Aleksandra Solovei oraz Ivana Kaunova. Na początku 2021 roku do zespołu dołączył Dmytro Dubilet, który jest również współzałożycielem monobank. W tym samym roku zespół pozyskał rundę inwestycji od europejskich inwestorów oraz od aniołów biznesu. W ciągu ostatniego roku zespół Finmap, który pracuje całkowicie zdalnie, powiększył się ośmiokrotnie (od 7 do 58 specjalistów).

Gdzie znikają pieniądze? Ile dokładnie wynoszą kwoty wpływów i wydatków firmy? Ile nadgodzin musi wyrobić właściciel biznesu, aby zebrać wszystkie dane i zrozumieć, co się dzieje w biznesie?

Ale tabelki dodają sporo bólu głowy właścicielom biznesów. Z czym mają do czynienia przedsiębiorcy, powierzając dane finansowe tabelom i jak polepszyć tę sytuację – opowie w tym artykule Katarzyna Suprun, ekspert finansowy Finmap.

Rachunki w tabelkach: prowadzić, czy nie prowadzić

Jeżeli prowadzisz rachunki w tabelkach, to na pewno miałeś/aś do czynienia z następującymi problemami:

• Cyfry w tabeli nie zgadzają się z danymi w rzeczywistości. Pieniądze gdzieś się podziały i ciężko zrozumieć, gdzie dokładnie.
• Sporo czasu traci się na wypełnianie tabelek, wszystko trzeba wprowadzać ręcznie i sprawdzać najlepiej po kilka razy.
• Kolumny się rozjeżdżają, równania nie działają, a jedna zagubiona kropka może zaprzepaścić cały wysiłek, włożony we wprowadzanie danych.
• Łatwo utracić dane – na przykład przez przypadek usunąć, a już po kilku dniach nie będziemy pamiętać, którą dokładnie transakcję zgubiliśmy.
• Nie da się przewidzieć luki gotówkowej (sytuacji, kiedy biznes chwilowo nie ma pieniędzy na spłatę zobowiązań). W tabelach niewygodnie jest planować wpływy i wydatki na przyszłość, bo, po pierwsze, do tego trzeba założyć oddzielną tabelkę (czyli dodać sobie jeszcze więcej pracy), a po drugie ręcznie liczyć, czy biznes nie wychodzi na minus w danym konkretnym dniu. Mało kto jest gotowy tracić na to tyle czasu. W efekcie luka gotówkowa dopada nas znienacka.
• Brak porządku w finansach – aby znaleźć jedną cyfrę, trzeba pogrzebać w niejednej tabelce. Przez to niejasne jest, co się dzieje w biznesie. Jaki jest status projektu – czy my w ogóle coś z tego mamy?
• Trudno jest zlecić prowadzenie rachunkowości. Po pierwsze dlatego, że w tabelkowym chaosie często może się połapać tylko jedna osoba. A po drugie, wiele przedsiębiorców nie chce powierzać komuś informacji o finansach swojej firmy. W Excelu nie da się jej ukryć. Można, oczywiście, zrobić kopię tabeli i usunąć z niej niektóre dane. Ale im więcej tabelek, tym większy chaos w finansach, bo ostatecznie, by aby dojść do tego, które informacje są aktualne, będzie bardzo ciężko.

Do czego prowadzą tabelki: przykłady przedsiębiorców

Obcujemy z setkami przedsiębiorców z różnych sektorów biznesowych i oto tylko niektóre z ich historii o prowadzeniu rachunkowości w Excelu.

1. Nie ma faktury – nie ma wydatku – nie ma pieniędzy

Firma budowlana Tomasza co miesiąc traciła średnio po 50.000 złotych. Te kwoty spoczywały na barkach biznesu, ponieważ niepotwierdzeni klienci nie kompensowali wydatków.

Jak to się działo. Pracownik kupił materiały dla obiektu i przypadkiem zgubił fakturę. Wszystkie wydatki do rozliczenia się z klientami zapisywał księgowy, na podstawie faktur i paragonów. Czyli brak paragonu – brak wydatku – brak zwrotu od klienta za poniesione koszty. A takich zakupów mogło być ponad sto w miesiącu. W rezultacie firma regularnie traciła pieniądze.

Kiedy zamiast Excela Tomasz wprowadził automatyczne narzędzie do rachunkowości finansowej, każdy pracownik jego firmy od razu zaczął wpisywać wszystkie wydatki. Dzięki temu, nawet jeśli faktura lub paragon zostały utracone, sama transakcja była odnotowana w systemie i można było z łatwością odzyskać paragon. W ten sposób:

• księgowemu zwolniło się 4-5 godzin tygodniowo, po oddelegowaniu wprowadzania wydatków zakupowych;
• firma przestała tracić średnio po 50.000 zł miesięcznie.

2. Luka gotówkowa: przewidzieć i zapobiec

Firma Marcina zajmuje się drukiem naklejek już od ponad 5 lat. Ale przez cały ten czas w jego rachunkach panował chaos, a luki gotówkowe były na porządku dziennym.

Dlaczego tak było? Okazuje się, że firma Marcina zawsze pobierała opłatę po wykonaniu usługi. Przyjmowali zamówienie, realizowali je i oddawali gotowe naklejki klientom. Dopiero później klient za nie płacił. Jednak w tym samym czasie, póki klient jeszcze nic nie zapłacił, Marcin już ponosił koszty: opłacał podatki, wynajem, kredyt, wynagrodzenie pracowników, materiały. Wszystko to było uwzględniane w tabeli, ale:

• Marcin nie planował wydatków i wpływów na przyszłość;
• Nie liczył, czy wystarczy firmie środków na opłacenie kosztów.
  

W rozwiązaniu tego problemu pomógł kalendarz płatności. Dzięki niemu Marcin widzi, jakie wydatki czekają jego firmę. Pozwala to zawczasu odłożyć niezbędną kwotę na wyznaczony dzień.

Obecnie firma Marcina prawie nigdy nie miewa luk gotówkowych.

Możesz skorzystać z doświadczenia Marcina i też założyć kalendarz płatności. Na przykład, zrobić go w tabelce i ręcznie wprowadzać transakcje według dat, lub skorzystać z automatycznych kalendarzy w specjalizowanych serwisach do prowadzenia rachunkowości finansowej.

3. Małe wydatki składają się na duże ubytki

Jeżeli Twój biznes posiada niewielkie nieuwzględnione wydatki, tracisz duże sumy pieniędzy. Tak było w biurze tłumaczeń Teresy, zanim nie wprowadziła zasady zapisywania nawet drobnych wydatków.

Aby nie zapomnieć o którejś z transakcji, Teresa korzysta z automatycznego narzędzia do prowadzenia rachunkowości finansowej, w którym ma integrację ze swoimi firmowymi kontami w banku. Wszystkie transakcja z konta od razu trafiają do serwisu i nie musi ona wprowadzać ich ręcznie.

Oprócz tego, podobnie jak Marcin, Teresa planuje przyszłe transakcje za pomocą kalendarza płatności. Pozwala to na trzymanie wydatków pod kontrolą i świadomość, gdzie są pieniądze firmowe.

4. Nie wiadomo, co się dzieje w biznesie

Antoni, założyciel biura nieruchomości, chce skalować swój biznes i wchodzić na nowe rynki, w tym zagraniczne. Potrzebuje do tego powiększyć zespół i budżet reklamowy, oraz pomyśleć o otwarciu nowych biur.

Dopóki wszystkie finanse były w tabelach, sam Antoni nie mógł odpowiedzieć na pytanie, czy jego biznes w ogóle może sobie pozwolić na takie wydatki. Dlatego szukał narzędzia do prostej rachunkowości.

Automatyzacja rachunkowości finansowej pozwala na szybszą i łatwiejszą analizę danych. Przykładowo, Antoni uzyskał następujące informacje:

• ile wynosi zysk w jego firmie;
• jakie wydatki ma przed sobą;
• ile pieniędzy może dodatkowo wydać;
• jakie kierunki jego działalności są najbardziej rentowne.

Od teraz może podejmować decyzje o skalowaniu na podstawie obiektywnych danych.

5. Czy na pewno jest zysk?

Aleks, właściciel firmy IT  nie mógł zrozumieć, na jakim etapie znajduje się projekt, nad którym pracował jego zespół. Klient wpłacił zaliczkę za stworzenie aplikacji mobilnej, prace trwały zgodnie z grafikiem. Ale czy dało się już uzyskać z projektu jakiś zysk?

Gdy Aleks podłączył Finmap, wpisał każdego klienta swojej firmy jako oddzielny projekt. W specjalnym raporcie Projekty może śledzić czy jest zysk, czy projekt jest rentowny, może przeanalizować wszystkie wpływy i wydatki na każdego klienta oddzielnie.

Systematyzacja danych każdego projektu pomogła Aleksowi zobaczyć, czy otrzymuje zysk i czy projekt jest rentowny. Dodatkowo, od teraz zawsze ma pod ręką dane o wszystkich przychodach i wydatkach na każdego oddzielnego klienta, co pomaga sprawdzić, czy współpraca jest korzystna dla firmy Aleksa, czy warto zmienić jej warunki.

Zalety automatycznej rachunkowości finansowej

Automatyzacja – to ułatwienie, oszczędność czasu i redukcja błędów. Wprowadzanie danych staje się łatwiejsze i szybsze. Jednocześnie analityka, którą uzyskujesz, staje się bardziej dokładna.

Rozłóżmy na punkty, jakie zalety oferuje przedsiębiorcom automatyzacja rachunkowości w online-serwisie Finmap.

Wszystko o finansach w jednym miejscu

Nie trzeba szukać danych spośród 1000 linijek i dokonywać ręcznych obliczeń, walcząc z równaniami. Zamiast tego, aby poświęcić kilka godzin, zdenerwować się, a nawet kilka razy zawyć ze złości, możesz wszystko szybciutko przeanalizować, wyciągnąć wnioski i zrelaksować się przy kawie.  

Do tego dane nie będą się gubić, mieszać i powtarzać. Rachunkowość jest prosta i zrozumiała. Wszystko, czego potrzebujesz – na jednym ekranie głównym.

Sytuacja pod kontrolą w dowolnej chwili

Nawet w sobotę o 3 w nocy. Nie musisz czekać na miesięczne sprawozdanie od księgowej. Kontrolujesz liczby tu i teraz, podejmujesz decyzje szybko i działasz elastycznie.

Na przykład, widzisz, że istnieje ryzyko wystąpienia luki gotówkowej? Podejmujesz zawczasu niezbędne działania, żeby do niej nie dopuścić, albo zminimalizować straty. Zauważyłeś, że jest już środek miesiąca, a zysk pozostawia wiele do życzenia? Od razu postanawiasz, co zrobić w tej sytuacji.

Wyklarowała się rentowność i marginalność w ogóle i w każdym projekcie

Każdy wpływ, wydatek, dowolny ruch w finansach – w Finmap wszystko będzie widoczne w raporcie Pieniądze/CashFlow. Jednocześnie masz pojęcie (dzięki Kalendarzowi), ile pieniędzy jeszcze wpłynie, ile będzie wydane w przyszłości. Łatwo jest przeanalizować zysk (raport Zysk/P&L) i zrozumieć, jakie dywidendy możemy wyciągnąć, nie szkodząc biznesowi.

Wszystkie dane można przeanalizować zarówno ogólnie, jak i według oddzielnych projektów/obiektów/klientów/kierunków działalności. W tym celu istnieje specjalny raport Projekty. Możesz w nim na przykład zobaczyć, który z 3-ch Twoich sklepów generuje największe zyski. Albo odnaleźć projekty, z którymi Twojej firmie nie opłaca się obecnie pracować.

Nie musisz być ekspertem finansowym czy księgowym

Po automatyzacji rachunkowości z Finmap, nie będziesz już się głowić nad poprawnym wypełnieniem tabelek, szukaniem niezbędnych równań i analizą setek linijek danych. Wszystkie informacje będziesz mieć przed oczami w postaci prostych dashboardów z wykresami i diagramami. Wszystkie raporty są tworzone automatycznie. Od Ciebie wymagane jest tylko wprowadzanie danych o wpływach i wydatkach, lub podłączenie integracji z bankami.

Można łatwo zlecać prowadzenie rachunkowości

Wystarczy dodać pracowników do Twojego konta w Finmap. Szybka konfiguracja dostępu pozwala na zachowanie prywatności i bezpieczeństwa danych, a przy tym uwalnia Cię od rutynowych zadań.

Dzięki prostocie serwisu jest on zrozumiały nawet dla tych, kto nigdy nie zajmował się finansami i księgowością.

5 kroków do automatyzacji rachunkowości

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że to bardzo czasochłonne zadanie. Ale z Finmap uporasz się z tym w kilka godzin. Wystarczy wykonać 5 łatwych kroków, by usystematyzować dane i otrzymać pierwsze raporty o sytuacji finansowej w Twojej firmie.

Krok 1

Podłącz podstawowe konta bankowe Twojej firmy oraz serwisy, z których korzystasz.

W Finmap dostępne są integracje z 2000+ bankami na świecie, w tym również polskimi: mBank, mBank Corporate, Bank Pekao, Alior Bank, BNP Paribas, BNP Paribas Business, PKO Bank Polski, ING, HSBCnet, Danske Bank Business, Ikano Bank AB (publ), N26.

Oraz z serwisami: Fakturownia, PayPal, Wise, Revolut, Western Bid, Hubstaff.

Następnie wgraj do Finmap dane za dowolny okres. Na przykład, za ostatnie 6 miesięcy. Możesz to zrobić w kilka kliknięć. Wszystkie dane trafią do Finmap automatycznie. Na ich podstawie serwis utworzy niezbędne raporty finansowe.

W przyszłości każda operacja, dokonywana na podłączonym rachunku czy serwisie, automatycznie trafi do Finmap.

Jeżeli nie znalazłeś integracji z niezbędnym bankiem lub serwisem, możesz skorzystać z funkcji importu. Dla użytkowników z Polski są dostępne importy z: Santander (dla osób prywatnych i firm), ING Bank (dla kont firmowych), mBank (dla kont VAT).

Do tego jest też import z Excela, abyś mógł przenieść do Finmap dane rachunkowe, zebrane wcześniej, w kilka kliknięć.

W razie potrzeby uzyskasz bezpłatną pomoc z dowolnym importem  od naszego zespołu opieki. Wystarczy napisać do nich na czacie prosto z Twojego konta w Finmap.

Krok 2

Utwórz oddzielne konta dla funduszy gotówkowych i rezerwowych w Finmap. Wtedy też będą się wyświetlać w ogólnej rachunkowości.

W tym celu wystarczy wybrać walutę konta (czyli w jakiej walucie trzymasz, powiedzmy, pieniądze w sejfie), nazwę i kwotę, którą posiadasz na tym koncie (na przykład ile w tej chwili masz w sejfie) w chwili zakładania konta w Finmap.

Krok 3

Dodaj kilka nadchodzących wydatków. Na przykład, zaplanuj opłatę podatków, wynajmu, wynagrodzenia, albo kredytu. Łatwo to zrobić za pomocą przycisku “Wydatek”. Wystarczy wybrać datę spisania środków na nadchodzący dzień.

Pomoże to nie zapominać o przyszłych wydatkach i widzieć, czy wystarczy Ci pieniędzy, aby zrealizować te transakcje. Serwis sam porównuje kwotę zaplanowanych płatności z kwotą, którą masz na koncie firmowym. Jeżeli firmie grozi luka gotówkowa, Finmap Cię o tym powiadomi.

Krok 4

Utwórz w serwisie kilka głównych kategorii. Na przykład, dodaj w postaci kategorii swoje główne usługi lub towary.

To sprawi, że raporty będą bardziej dokładne i umożliwi Ci filtrowanie informacji według tych kategorii, by porównać dane.

Krok 5

Otwórz zakładkę “Analityka”, aby przejrzeć raporty. Zostały już automatycznie stworzone na podstawie wprowadzonych i wgranych danych. Od teraz możesz śledzić przepływy pieniężne w raporcie Pieniądze/CashFlow, zyski i straty w raporcie Zysk/P&L, należności i wierzytelności.

A także zysk, rentowność i marginalność w każdym oddzielnym projekcie/kierunku działalności/kliencie/obiekcie w raporcie Projekty.

I już, usystematyzowałeś ogromną ilość danych i pozbyłeś się chaosu w finansach biznesu. Teraz po prostu zacznij wprowadzać wszystkie sumy, które wpływają na Twoje konto i wydatki, które ponosi firma, przydzielając je według kategorii, projektów, klientów.

I na koniec…

Zautomatyzowana rachunkowość finansowa – to porządek w finansach biznesu i ratunek czasu i nerwów przedsiębiorcy. Nie będziesz się zatracać w tabelach, lub czekać na niezrozumiałe sprawozdania od księgowej. Za to będziesz mógł na bieżąco oceniać sytuację finansową i podejmować decyzje biznesowe na podstawie obiektywnych danych.

Aby zautomatyzować rachunkowość finansową w Twojej firmie, przetestuj Finmap. Będziesz mógł w łatwy i szybki sposób prowadzić rachunkowość, nie wymagając żadnej specjalistycznej wiedzy. A wszystkie pieniądze biznesu będą pod kontrolą dosłownie w kilka kliknięć.

Mikołaj Mostovyi – przedsiębiorca z 16-letnim doświadczeniem, 3 lata prowadzi biznes w Warszawie
Zajmuje się budownictwem, sprzedażą detaliczną, świadczeniem usług
Posiada liczne doświadczenie i zwiększanie kwalifikacji w zakresie ekonomii
Lubi pomagać innym przedsiębiorcom w stawaniu się efektywnymi i w doprowadzaniu finansów do porządku.

Intelligent System, Warszawa – firma konsultingowa, należąca do Mikołaja, pomagająca przedsiębiorcom w planowaniu strategicznym, tworzeniem modeli finansowych, ustalaniem cen, marketingiem i wszystkim, co niezbędne dla biznesu i rozwoju. Dodatkowo, pomagają firmom zagranicznym w wejściu na polski rynek.

Strona: https://intelligentsystem.com.pl

Urosnąć w okresie pandemii i lockdownu? Przestać tracić tysiące euro? Oszczędzać co miesiąc około 2000€?

Wszystko to stało się możliwym dla biznesu jednego z naszych użytkowników, Mikołaja Mostovyi. Jak? Wdrożył systematyczną rachunkowość finansową razem z Finmap. A dalej zadziała się magia.

Żarcik 🙂 Żadnej magii. Tylko regularne prowadzenie rachunkowości finansowej i poświęcanie uwagi analityce, aby codziennie rozumieć sytuację w biznesie. Jak konkretnie Mikołaj wykorzystuje Finmap i jakie wyniki uzyskuje – opowiadamy w tym artykule.

Dane

Przed otworzeniem firmy konsultingowej Mikołaj zajmował się działalnością wykonczeniową. Projekt rósł, było 10 ekip plus menedżerowie, którzy prowadzili obiekty.

Każdy z nich otrzymywał różne kwoty, aby zakupić materiały i surowce. Wszystko to trzeba było jakoś rozliczać w jednym miejscu, aby rozumieć, co w ogóle dzieje się w firmie:

• ile pieniędzy wzięto od klienta;
• ile poszło na zakupy, na pensje;
• czy dany projekt się opłaca, czy nie;
• czy w ogóle wszystko zostało podliczone i uwzględnione.
  

Do tego, chciałoby się widzieć, jak idzie przepływ środków pieniężnych każdego dnia, kontrolować rentowność biznesu, lub natychmiast widzieć ubytki. W ten sposób w biznesie Mikołaja pojawiła się potrzeba w prowadzeniu systematycznej rachunkowości zarządczej. Zaczął więc szukać rozwiązania.

Zadanie

Czy można powierzyć taką rachunkowość księgowej? W Polsce oddzielne firmy księgowe prowadzą tylko księgowość i rachunkowość podatkową. Ale głównym minusem jest to, że podają dane za ubiegły miesiąc dopiero w kolejnym. To znaczy, że aby rozumieć, jaka jest sytuacja w biznesie, trzeba czekać na raport po 2-3 tygodnie.

Potrzebowaliśmy narzędzia właśnie do rachunkowości zarządczej, które by pokazywało, gdzie zarabiamy, gdzie nie nadążamy, gdzie wszystko jest u nas dobrze, a gdzie źle. Na jakich obiektach i typach klientów zarabiamy, a na jakich jesteśmy w minusie, – mówi Mikołaj.

Była jeszcze jedna opcja – zatrudnić dyrektora finansowego. Jednak w Warszawie stawka takiego specjalisty wynosi od 8000 złotych miesięcznie.

Zapadła decyzja, że należy szukać narzędzia, które może realizować rachunkowość zarządczą z mniejszymi wydatkami. Mikołaj postawił przed sobą następujące zadania:

• Znaleźć proste rozwiązanie.
  Żeby połapać się mogły nie tylko osoby z wykształceniem księgowym czy ekonomicznym, ale i project manager, brygadzista, czy kierowca, który zajmuje się wyposażeniem.
• Prowadzić rachunkowość zarządczą w jednym miejscu.
  Przedtem Mikołaj sprawdzał niektóre pokrewne serwisy. Jednak oferowały one rozwiązanie tylko jakiegoś jednego problemu. Na przykład, sporządzanie kosztorysów, raportowanie wpływów i wydatków, prowadzenie rachunku zysków i strat (raport P&L). A w Excelu trzeba było poświęcić zbyt dużo czasu na rachunkowość. Nie było wystarczająco możliwości na rozwiązanie wszystkich problemów.
• Obowiązkowo, aby serwis posiadał kalendarz płatności
  Mikołaj chciał planować finanse na miesiąc do przodu, a nawet dalej, oraz przewidywać luki gotówkowe i móc ich unikać.
• Wybrać wielojęzyczne rozwiązanie
  W zespole pracują ludzie z Ukrainy, Mołdawii, Białorusi, Gruzji, Polski. A zatem polskie serwisy nie nadawały się również dlatego, że nie wszyscy pracownicy mówią po polsku. Dlatego potrzebne było takie narzędzie, w którym można będzie wybrać język.

Rozwiązanie od Finmap

W poszukiwaniu odpowiedniej opcji, Mikołaj natknął się na stronę Finmap i zarejestrował się, aby spróbować.

Pierwszy krok

Na początku Mikołaj, jako certyfikowany finansista, zajrzał do swojego modelu finansowego. Uporządkował strukturę wpływów i wydatków. Usystematyzował informację, gdzie, u kogo, i jakie pieniądze firmowe się znajdują. Na przykład, na jakich kontach, kartach kredytowych, czy w gotówce u któregoś pracownika. Następnie przeniósł całą informację do Finmap.

Nadał dostępy project-managerom, ekipom i kierowcy, który dokonuje zakupów. Finmap posiada możliwość ograniczania dostępu i wyboru, które informacje pracownik może dodawać, które – tylko przeglądać, a które będą miały całkowicie wyłączoną widoczność.

Po czym wszystkie operacje zaczęli dodawać poprzez 3 proste guziki: Wpływ, Wydatek i Przelew. Systematyczna rachunkowość wystartowała.

Spróbuj Finmap za darmo

Przestali tracić pieniądze

Wcześniej w firmie budowniczej Mikołaja często się zdarzało, że pracownicy gubili paragony po zakupie materiałów lub surowców. W rezultacie, klienci nie kompensowali tych strat i firma sama je ponosiła. W ten sposób tracono tysiące euro.

We wrześniu była sytuacja, kiedy pracownik zgubił fakturę na 4500 złotych, po prostu zapomniał o niej. Kiedy dawaliśmy dokumenty księgowej na wzajemne rozliczenie, okazało się, że faktury brak. Co za tym idzie, nie wliczylibyśmy tych 4500 złotych klientom i stracilibyśmy pieniądze. Dobrze, że wpisywał wszystko w Finmap.

Widząc w raporcie, że taki wydatek miał miejsce, można było po prostu zwrócić się do sklepu i przywrócić paragon, aby przedstawić go klientowi. Mikołaj zauważa, że już na samej tej sytuacji straciłby więcej, niż kwota subskrybcji Finmap.

Ważne raporty

Ponieważ jednym z zadań Mikołaja była codzienna kontrola ruchów i przepływów środków pieniężnych, regularnie analizuje on raport „Pieniądze/Cash flow*”.

*Raport „Pieniądze” w Finmap pokazuje ruchy środków pieniężnych i pozwala widzieć, jakie kwoty wpływają, a jakie są wydawane przez firmę.

Również bardzo przydatny okazał się Kalendarz płatności*. Dzięki niemu ryzyko luki gotówkowej jest widoczne zawczasu, co daje czas na naprawienie sytuacji. No i ogólnie bardzo wygodne jest planowanie transakcji z wyprzedzeniem. To pomaga w planowaniu budżetu na nadchodzący miesiąc i dalej, aby prognozować przyszłość biznesu.

*W Kalendarzu płatności Finmap można zobaczyć saldo i ruchy środków pieniężnych za dowolną datę. W tym również transakcje zaplanowane na przyszłość. Jeśli dodajemy nadchodzące wpływy lub wydatki, Kalendarz płatności pokaże, czy wystarczy pieniędzy i czy istnieje ryzyko luki gotówkowej.

Spróbuj Finmap za darmo

Wypadki losowe

Nie obeszło się bez niespodziewanych sytuacji. Ktoś z ludzi, mających dostęp na poziomie właściciela*, niechcący usunął profil firmy w Finmap. Zdawać by się mogło, olbrzymi kawał danych przepadł. Mikołaj szybko skontaktował się z działem obsługi i naszym menedżerom udało się wyciągnąć archiwum z danymi z chmury. Wszystko było tam zapisane, oprócz operacji za ostatnie 2-3 dni przed usunięciem. Wprowadzono je ponownie i ewidencja została przywrócona.

*Nikt z zespołu Finmap nie ma dostępu do danych naszych użytkowników. Dlatego wykluczamy ryzyko, że ktoś z menedżerów będzie mógł usunąć firmę albo jakieś dane.

Co w rezultacie

• Ustawiono systematyczną rachunkowość finansową w kilku firmach.
• Od teraz łatwo jest prowadzić ewidencję obrotu środków pieniężnych. Dzięki prostocie Finmap, Mikołaj spokojnie zlecił te zadanie menedżerom projektów i kierowcy, który zajmuje się dokonywaniem zakupów i dostawą towarów. Pracownicy samodzielnie wprowadzają wszystkie operacje i w ten sposób oszczędzają masę czasu właścicielowi i kierownikom.
• Kalendarz płatności pomaga w unikaniu luk gotówkowych. Serwis przypomina o prawdopodobieństwie braku pieniędzy Mikołaj może zawczasu zaplanować, skąd pozyskać dodatkowe środki.

Kalendarz płatności pomagał nam w planowaniu wpływów i wydatków, aby rozumieć, czy nie mamy luki gotówkowej, lub gdzie może ona wystąpić. Mieliśmy czas na reakcję i uniknięcie takiej sytuacji

• Oprócz tego, dzięki kalendarzowi płatności, właściciel zawsze wie, komu, kiedy i ile powinien się spłacić jego biznes, a kto i ile powinien spłacić się jemu. Pomaga to w planowaniu budżetu na miesiąc do przodu i dalej.
• Biznes Mikołaja od teraz nie traci pieniędzy. Nawet jeśli po zakupie materiałów dla obiektu klientu zagubi się paragon, kwota wydatku już będzie wprowadzona do Finmap. A to oznacza, że nie zapomni się o niej i łatwo będzie można ją potwierdzić klientowi, po prostu przywracając paragon.

Oprócz tego, taka systematyczna rachunkowość podoba się klientom. Widzą, jakie kwoty są wydawane na ich projekt i gdzie dokładnie je przeznaczono. To dodaje pewności i zaufania do firmy.

• Biznes oszczędza pieniądze na usługach dyrektora finansowego.

Na tym poziomie, na jakim pracujemy, już dawno powinniśmy zatrudnić osobę, która będzie prowadzić finanse. Ale z Finmap nie mamy na razie takiej potrzeby”, – mówi Mikołaj.

• Jedna z firm Mikołaja, w której wdrożono Finmap w celu prowadzenia rachunkowości finansowej, wyrosła na 400% w ciągu roku. A w zeszłym roku, nawet bez względu na pandemię, był wzrost ~150%.

Między innymi jest to również zasługa Finmap, ponieważ nawet w trudnych chwilach rozumieliśmy, jakimi środkami dysponujemy, na co możemy liczyć, co możemy kupić i tak dalej.

P.S.
– Dlaczego podjął Pan decyzję o wdrożeniu Finmap do swojego biznesu?
– Dlatego, że jest superowy:)

Aby wdrożyć systematyczną rachunkowość finansową do swojej firmy, dołącz do Finmap pod linkiem:

Automatyzacja rachunkowości finansowej w IT-przedsiębiorstwie
Case study użytkowników
Aleksander Shubin

Serious Development Agency – firma IT, zajmująca się tworzeniem aplikacji mobilnych i stron internetowych dla start up’ów
Strona: https://sda.company/

Alex Shubin – założyciel IT-firmy Serious Development Agency
12 lat doświadczenia w programowaniu
Po raz pierwszy zaczął prowadzić rachunki w Finmap 1,5 roku temu

Jak właściciel firmy z branży IT może uporządkować finanse swojego biznesu, jeżeli codziennie pracuje po 17-19 godzin dziennie i zwyczajnie nie ma wolnego czasu? Może odłożyć tą sprawę i poczekać na lepszy moment. Albo może stworzyć fundament systematycznej rachunkowości już teraz. Ogarnąć liczby, zobaczyć bieżącą sytuację i podjąć dalsze kroki w oparciu o dane. Taką drogę obrał Alex, właściciel Serious Development Agency.

Jak udało mu się znaleźć na to czas i jakie efekty osiągnął – opowiadamy w tym case study.

Dane

Firma Serious Development Agency działa w branży IT od 2019 roku i zajmuje się tworzeniem aplikacji mobilnych i stron internetowych. Obecnie zespół liczy 16 osób i wciąż rośnie. Projektów i zadań od klientów robi się coraz więcej.

Oczywiście, jeżeli nie prowadzimy systematycznej rachunkowości finansowej, to bardzo łatwo jest utonąć w chaosie wpływów, wydatków, regularnych przelewów i zadłużeń. Dlatego założyciel firmy Aleksander postanowił wprowadzić regularną rachunkowość.

Postanowiłem jednak doprowadzić swój biznes do porządku, bo zrozumiałem, że brakuje nam świadomości, co się w ogóle dzieje, ile mogę wyjąć pieniędzy dla siebie i tak dalej.

Zadanie

Zawsze powtarzamy, że prowadzenie rachunkowości dla zasady to błąd. Dlatego przed rozpoczęciem systematycznego uporządkowywania środków, należy określić, co konkretnie jest dla nas ważne, co chcemy śledzić i w jaki sposób rachunkowość pomoże w rozwoju biznesu. Aleks postawił przed sobą następujące zadania:

1. Pozbycie się bałaganu w finansach.
   Mieć konkretne pojęcie, ile firma zarabia, ile dywidend można zabrać i co się w ogole dzieje w biznesie.
2. Kontrolowanie salda konta i planowanych wpływów.
   Aby widzieć, ile pieniędzy mamy na koncie w tej chwili i ile spodziewamy się mieć w przyszłości.
3. Zaoszczędzenie czasu.
   Obecnie Aleks pracuje po 17-19 godzin na dobę. Nie ma czasu na poświęcanie większej uwagi rachunkowości finansowej.
   ‍„Generalnie teraz mam więcej pracy, ponieważ, po pierwsze, więcej zatrudniamy i musimy poświęcać uwagę nowym pracownikom, wspierać ich, pomagać. Do tego klienci mają o wiele więcej pytań”.‍
4. Prowadzenie rachunkowości w systematyczny, ale prosty sposób.

Jak wpisywałem wszystko do tabelek Google, zdawałem sobie sprawę, że niektóre kwestie mogę pominąć. Czyli musiałem tracić czas też na to, aby wszystko uporządkować, chociażby raporty, i wszystko inne. A ponieważ wiem, że czas to pieniądz, to łatwiej mi jest prowadzić dokumentację na jakimś swoim własnym profilu i mieć kilka możliwości prowadzenia różnych raportów, integracji…

Do rozwiązania swoich zadań postanowił wybrać Finmap.

Rozwiązanie

Po raz pierwszy Aleks miał styczność z Finmap półtora roku temu. Jednak wtedy nie udało mu się w pełnej mierze wykorzystać możliwości serwisu w swoim biznesie, więc przeniósł się na inne rozwiązanie. Po przetestowaniu zetknął się z dużą ilością błędów systemowych, które znacznie utrudniały pracę. Postanowił wrócić do Finmap.

Dlaczego właśnie Finmap – bo już miałem tam konto. Byłem na kursie zarówno u Aleksandra, jak i u Ivana*.

* Ivan Kaunov i Aleksander Solovei – współzałożyciele Finmap. Ivan prowadził kurs „Finanse prostym językiem”. Z biegiem czasu informacje były rozszerzane i aktualizowane, dzięki czemu powstał kurs Aleksandra Solovei „Pieniądze biznesu” o tym, jak przedsiębiorcy mogą przejść od chaosu do systemu w zaledwie 5 krokach.

Wraz z serwisem Aleksander postanowił od razu skorzystać z pomocy eksperta finansowego Finamp*, aby oszczędzić czas na konfigurację, oraz zobaczyć punkty, na których warto się skupić przy prowadzeniu rachunkowości w jego firmie.

* Nasi użytkownicy mogą uzyskać pomoc ekspertów finansowych Finmap i wybrać asystenta, managera, lub mentora. Więcej o tej usłudze dowiesz się tutaj.

*Podano przykładowe dane

W pierwszej kolejności podłączono synchronizację z bankiem i systemem Wise, by wszystkie wpływy i wydatki automatycznie trafiały do Finmap i były widoczne w raportach.

*Podano przykładowe dane

Synchronizacja umożliwia:

• zaoszczędzenie czasu na ręczne wprowadzanie danych;
• łatwe prowadzenie rachunków;
• wykluczenie ryzyka zgubienia którejś transakcji

Nawet drobne wydatki, o których często zapomina (np. prowizje za przelewy, albo opłaty subskrypcji płatnych aplikacji i narzędzi), są automatycznie brane pod uwagę. Dzięki temu użytkownicy otrzymują bardziej dokładne dane o sytuacji finansowej w firmie.

Ponieważ jednym z zadań Aleksa było zrozumienie, ile rzeczywiście zarabia firma, zwraca on szczególną uwagę na raport zysków i strat P&L*.

*Podano przykładowe dane

* Rachunek zysków i strat (P&L) pokazuje zyski i ubytki firmy za dany okres, np. miesiąc. W Finmap jest tworzony automatycznie, na podstawie danych, które wprowadza użytkownik i które są zaciągane do systemu dzięki integracjom z bankami i innymi serwisami.

W najbliższym czasie Aleks planuje też wdrożyć regularne prowadzenie Kalendarza płatności*, by kontrolować nadchodzące wpływy oraz z góry wiedzieć o planowanych wydatkach, nie zapominając o nich.

*Podano przykładowe dane

* Dodając nadchodzące wpływy i wydatki do Finmap, użytkownik zobaczy je w Kalendarzu i nie zapomni o dokonaniu zaplanowanego przelewu, lub przypomni klientowi o opłacie.

Poza tym, Kalendarz pokazuje, czy mamy wystarczająco środków na pokrycie wszystkich wydatków w danym dniu, albo czy istnieje ryzyko luki gotówkowej (tymczasowej sytuacji, gdy biznes nie ma pieniędzy na rozliczenie wszystkich niezbędnych rachunków).

Jednak założyciel Serious Development Agency zauważa, że brakuje mu niektórych funkcji.

Mam pewien problem. Dostaję jeden przelew od kilku osób jednocześnie. Jestem zmuszony go ręcznie rozdzielać, wyliczać, jaka część przelewu idzie na jaki projekt… Fajnie by było, gdybyśmy dostawali jeden duży przelew i mogli wskazać, że dana część pieniędzy dotyczy tego czy innego projektu.

Taki feedback jest dla nas szczególnie ważny, ponieważ pomaga w rozwijaniu Finmap w taki sposób, by księgowość i rachunkowość była dla naszych użytkowników jeszcze bardziej prosta i efektywna. Obecnie nasz zespół developerów akurat pracuje nad funkcją, której brakuje Aleksowi

Jakie wyniki uzyskano

• Ogarnięto bałagan w finansach i stworzenie systematycznej rachunkowości finansowej.

Razem z ekspertem finansowym Finmap, Kariną, udało się zrozumieć, co działo się w firmie w okresie styczeń-luty.

Ogarnęliśmy się, sprawdziliśmy, co się działo w styczniu-lutym, mamy przynajmniej pojęcie o liczbach.

• Dzięki podłączeniu integracji, dane o transakcjach są przekazywane automatycznie i Aleks nie musi wprowadzać je ręcznie, tracąc na to czas.
• Od teraz zawsze można w parę kliknięć sprawdzić raporty finansowe i mieć pojęcie, co dzieje się w firmie. Raporty tworzą się automatycznie, w postaci wykresów i diagramów, nie ma potrzeby tracenia czasu na sporządzanie tabelek i układanie dziesiątek kolumn z liczbami.

Tworzenie grafików to całkiem przydatna sprawa, dzięki której możemy sprawdzić dane również w procentach.

Szczególnie ważny jest raport o zyskach i stratach P&L, który umożliwia łatwe śledzenie zysku firmy.

• W planach – ustawienie kalendarza płatności wewnątrz Finmap, aby kontrolować nadchodzące wpływy i nie zapominać o wydatkach (na przykład, zawczasu zaplanować spłatę raty kredytowej); przetestowanie aplikacji mobilnej Finmap, gdy tylko będzie ona dostępna (pracujemy nad tym na całego); i co najważniejsze, ciągłe rozwijanie biznesu.

Jesteś właścicielem firmy z branży IT? Razem z Finmap będziesz mógł połapać się w finansach biznesu, zobaczyć konkretny zysk z każdego produktu czy projektu, oraz dokładnie wyliczyć wysokość inwestycji na rozwój nowych produktów. Sprawdź, jakie możliwości serwis oferuje Twojemu biznesowi. 14 dni za darmo.

Zdarza się, że firma przynosi zyski, ale nagle brakuje jej pieniędzy.
Ta sytuacja nazywana jest „luką gotówkową”. Wynika to z faktu, że kierownik niewłaściwie obchodzi się z pieniędzmi firmy.

Ten artykuł nie jest przeznaczony dla początkujących. Przyda się tym, którzy mają już mniej lub bardziej rozwinięty biznes: mają kontrahentów lub sami nimi są, oferują swoim klientom odroczone płatności, przez co pojawiają się należności. Jeśli to wszystko dotyczy Ciebie, a dodatkowo masz problemy z powodu braku pieniędzy – artykuł jest dla Ciebie

Tym razem porozmawiamy o tym, czym jest luka gotówkowa na przykładach, a następnie – o tym, jak się z niej wydostać.

USŁUGI

Projekt się wydłużył

Powiedzmy, że zajmujesz się nagrywaniem filmików reklamowych. Przychodzi klient i chce złożyć zamówienie na 5 filmów. Wyceniasz pracę na 250 tysięcy złotych. Klient zobowiązuje się, że wpłaci zaliczkę w wysokości 30%, a pozostałą kwotę – po zakończeniu projektu. Jest to dla Ciebie bardzo ciekawy projekt, więc zaczynasz pracę. W momencie startu projektu na koncie swojej firmy masz 150 tys. złotych.

Podczas kręcenia filmików przychodzi czas, aby zapłacić kamerzyście i montażyście 50 000 zł oraz zapłacić 30 000 zł za wynajem biura i sprzętu. Odkładamy jeszcze tę samą kwotę na następny miesiąc, a resztę zostawiamy dla siebie.

Miesiąc później, kiedy zrobiłeś 3 z 5 filmów, ponownie wypłacasz wynagrodzenia i płacisz za biuro/sprzęt. Na tym etapie pieniądze się skończyły. Ale to jeszcze nie jest luka gotówkowa.

Klientowi nie podobają się dwa ostatnie filmy, nie zatwierdza ich i prosi o ponowne nakręcenie materiału. Projekt się wydłuża, a Ty musisz znowu wypłacić wynagrodzenia i opłacić wynajem biura i sprzętu.

To już jest luka gotówkowa.

Bierzesz coś na uspokojenie, namawiasz kamerzystę i montażystę do dokończenia pracy, robisz super prezentację dla klienta i przekazujesz ostatnie filmy. Klient wpłaca pozostałe 70%.

Wypłacasz wynagrodzenia i płacisz za biuro. Znowu masz pieniądze na koncie.

Możesz łatwo uniknąć takich sytuacji, jeżeli na poważnie zajmiesz się rachunkowością zarządczą w swojej firmie i zaczniesz z wyprzedzeniem planować swoje wydatki. Możesz spróbować to zrobić razem z Finmap za darmo przez 14 dni i przekonać się, jak to działa, korzystając z kalendarza płatności.

Wypróbuj Finmap

PRODUKCJA

Nie przewidziałeś wydatków

Teraz wyobraźmy sobie, że prowadzisz produkcję poligraficzną. Otrzymałeś duże zamówienie na produkcję naklejek do nowego serialu Netflix. Klient prosi o odroczoną płatność do 30 dni od daty realizacji zamówienia. Doszedłeś do wniosku, że skoro masz wystarczająco materiałów na magazynie, a na koncie 200 tys. zł, to możesz brać się do pracy.

Kilka dni później księgowa przypomina, że ​​za obsługę maszyn trzeba zapłacić 100 tys. zł. Płacisz. Jednocześnie kończysz zamówienie i wysyłasz naklejki do klienta. Klient ma 30 dni, aby dokonać płatności.

Tydzień później mija termin zapłaty za materiały, które kontrahent wysłał Tobie miesiąc temu. Za papier płacisz 90 000 zł, zostaje 10 000 zł.

W kolejnym tygodniu, zgodnie z planem, będziesz musiał wypłacać wynagrodzenia pracownikom i płacić za wynajem magazynu, a jesteś spłukany. Nie możesz wstrzymać wypłaty wynagrodzeń, bo dostaniesz grzywnę, więc pożyczasz 30 000 zł od znajomego i wypłacasz wynagrodzenia. Przekonujesz właściciela magazynu, żeby poczekał jeszcze jakiś czas.

W końcu klient opłaca fakturę, oddajesz znajomemu 30 tyś. i i świętujesz. Właściciel magazynu narzeka, że ​​to ostatni raz, a znajomy żartuje, że powinien był naliczyć jakiś procent do pożyczki.

Aby uniknąć luki gotówkowej, załóż kalendarz płatności – tabelkę, w której z miesięcznym wyprzedzeniem będziesz zapisywał przyszłe przychody i wydatki, abyś codziennie mógł sprawdzać, ile pieniędzy będziesz miał w przyszłości. Możesz korzystać z zautomatyzowanych narzędzi, np. Finmap, w którym automatycznie zobaczysz, kiedy i ile musisz zapłacić oraz w jakim okresie czeka Cię luka gotówkowa – serwis ostrzeże Cię o tym, podświetlając datę w kalendarzu na czerwono.

HANDEL

Niepostrzeżenie wyrosły koszty

Wyobraźmy sobie sklep internetowy z kotłami gazowymi. Rozpoczyna się sezon grzewczy: masz mnóstwo zamówień i pieniędzy. W tym wszystkim umknęło Ci, jak powoli rósł koszt kliknięcia w reklamę i zapłaciłeś Googlowi nie 200 tysięcy, zgodnie z planem, a 500 tys. Zbytnio Cię to nie zdenerwowało, bo masz wystarczająco pieniędzy na koncie. Aby to uczcić, wypełniłeś cały magazyn towarem.

Zamówienia wciąż wpadają, nadal wydajesz pieniądze i płacisz Googlowi więcej, niż planowałeś. Wreszcie sezon się kończy. Napływ przychodu spada, zaczynasz spłacać zobowiązania wobec dostawców i hop, pieniądze się kończą.

Trafiłeś w lukę gotówkową, bo w ciągu dwóch miesięcy wydałeś na reklamę o 600 tys. więcej, niż planowałeś. Zamiast mieć zysk po sezonie, jesteś stratny.

Przygotuj budżet przed rozpoczęciem sezonu sprzedażowego. Może to być tabela, do której wprowadzisz wszystkie przyszłe wydatki, abyś mógł monitorować ich realizację w trakcie sezonu. Każdy wydatek ma w budżecie swoją osobę odpowiedzialną. Jeśli coś pójdzie nie tak, będziesz miał kogo zapytać.


HORECA

Spisano na straty więcej, niż zazwyczaj

Masz sieć 3 kawiarni. Zysk wynosi 50 tysięcy zł. miesięcznie. Przez cały rok co miesiąc spisujesz około 20 tysięcy zł. na produkty po terminie – jest to uwzględnione w budżecie. Co miesiąc wypłacasz sobie 50 000 zł od zysku, a bariście i osobie od social mediów – 15 000 zł wynagrodzenia.

Wyobraźmy sobie, że jak zwykle w połowie miesiąca wziąłeś dla siebie 50 tys., spłaciłeś też wynagrodzenia, a pod koniec miesiąca dowiedziałeś się, że jesteś na minusie 25 tys. Aby móc wydać pracownikom kolejną pensję, wpłacasz na konto brakującą kwotę z własnej kieszeni i zaczynasz analizować to, co się wydarzyło.

Okazało się, że barista zrobił spisania na dwa razy większą kwotę niż zwykle, a dowiedziałeś się o tym dopiero pod koniec miesiąca.

Obliczając swój model biznesowy, zawsze zostaw trochę miejsca na wypadek awarii sprzętu lub spisania przez pracowników większej liczby produktów niż planowałeś.

Kontroluj spisania. Zainstaluj monitoring i wyznacz osobę, odpowiedzialną za to, by raz w tygodniu przeprowadzać audyt. Lepiej jest doliczyć wynagrodzenie takiemu pracownikowi, niż dowiadywać się o zadłużeniu na koniec miesiąca. Możesz też przewidzieć takie sytuacje za pomocą Finmap, kontrolując na bieżąco wskaźniki finansowe, nie czekając na comiesięczne sprawozdania.

Wypróbuj Finmap

W KAŻDEJ FIRMIE

Za dużo wyjąłeś z obrotu

To klasyk, zwłaszcza u początkujących. Dostałeś dużo zleceń, otrzymałeś zaliczki za pracę i od razu kupujesz MacBooka i nowego iPhone’a. Przychodzi czas, by zapłacić wykonawcom i kontrahentom, a pieniędzy już nie zostało. A do tego jeszcze niezadowolony klient prosi o zwrot.

Zadłużenie się kumuluje i stopniowo luka gotówkowa zamienia się w deficyt gotówkowy. Firma popada w długi.

Jeśli nie chcesz mieć luki gotówkowej:

1. Załóż kalendarz płatności

2. Bierz taką zaliczkę, której wystarczy do końca projektu. Weź pod uwagę wszystkie koszty i nieprzewidziane ryzyko.

3. Daj swoim klientom odroczenia płatności na taki okres, w którym będziesz miał wystarczająco dużo pieniędzy, aby wypełnić swoje zobowiązania wobec dostawców, pracowników i innych kontrahentów.

4. Śledź terminy realizacji projektu. Gdy terminy się wydłużają, projekt traci na wartości, co oznacza, że ​​Twój zysk maleje.

5. Miej środki rezerwowe. Zapasy finansowe powinny być przewidziane na wypadek, gdyby coś poszło nie tak: zepsucie sprzętu i potrzeba naprawy itp.

6. Gdy sprzedaż rośnie, nie patrz na przyrost gotówki w kasie, a prowadź ewidencję zobowiązań i obliczaj zysk netto.

7. Kup sobie Bentleya nie w szczytowym momencie sezonowości, a po obliczeniu przychodów, zysku netto, przyszłych wydatków i zaplanowaniu budżetu na rozwój firmy. Nie zapomnij o podatkach, pożyczkach i amortyzacji.

Wypróbuj Finmap za darmo przez 14 dni i zapomnij o lukach gotówkowych na zawsze.

Jak prowadzić rachunkowość finansową, aby wiedzieć, czy mój biznes jest rentowny? Case study na podstawie firmy budowlanej.

Finmap posiada rozwiązanie, aby nie tylko widzieć pełny obraz finansowy w firmie, ale i w razie potrzeby rozdzielać dane. Jak to działa? Już opowiadamy.

Dane

Firma „Cementowa sprzedaż”* działa w branży budowlanej. Sprzedaje materiały budowlane oraz zajmuje się remontami i oczywiście budową. Każdy z tych kierunków posiada swoich klientów, umowy i opłaty. A porządku w finansach na razie brak. Aby go zapewnić, kierownik firmy Wojciech Henrykowski, zdecydował się na korzystanie z Finmap.

*Nazwa firmy „Cementowa sprzedaż” oraz godność kierownika zostały wymyślone na potrzebę zachowania prywatności. Natomiast sytuacja, opisana w tym artykule, jest jak najbardziej realna.

Zadanie

Podłączając Finmap, kierownik firmy „Cementowa sprzedaż” dokładnie wiedział, że potrzebuje:

• Móc widzieć rentowność każdego kierunku oddzielnie. Aby można było otworzyć raport, powiedzmy, tylko z działki budowlanej i zrozumieć, jakie koszty i zyski są w tej konkretnej dziedzinie, ile wynosi marża i na ile w ogóle opłaca się tym zajmować.
• Mieć możliwość przeglądania danych każdego klienta osobno. Na przykład, w kierunku „Budowa” firma posiada 3 klientów: Nowaka, Kowalskiego i Kurzaka. Wojciech Henrykowski chce zrozumieć, na ile współpraca z każdym z nich jest opłacalna dla firmy.
• Widzieć, co się dzieje w biznesie ogólnie. Aby można było połączyć analitykę wszystkich kierunków i rozumieć ogólny stan rzeczy.
• W jakiś sposób oddzielić i ukryć jedno z kont dot. budowy. Najlepiej, aby można było je przeglądać w razie potrzeby, ale później ukrywać, aby to konto nie było wyświetlane w ogólnym saldzie.

‍

Rozwiązanie od Finmap

Tak, zadań zebrało się sporo. Ale dla działu opieki Finmap są one proste, jak bułka z masłem

W pierwszej kolejności, zaproponowaliśmy Wojciechowi Henrykowskiemu skorzystanie z funkcji Projekty*, aby rozdzielić kierunki działalności. W firmie „Cementowa sprzedaż” utworzono projekty: Budowa, Sprzedaż materiałów, Remont.

Teraz kierownik może widzieć dane i oceniać rentowność każdej dziedziny biznesu oddzielnie.

*Użytkownicy Finmap mogą dodać oddzielne kierunku działalności w postaci „Projektów”. Aby widzieć w oddzielnym raporcie zysk, rentowność i marżę każdego projektu. Jest to wygodne dla użytkowników, którzy w ramach jednej firmy działają w kilku kierunkach jednocześnie, jak np. „Cementowa sprzedaż”.

Żeby Wojciech Henrykowski mógł przejrzeć informacje o różnych klientach, np. sprawdzić wszystkie wpływy i koszty związane z budową u Nowaka, zaproponowaliśmy mu skorzystanie z funkcji Tagi. Tagiem z nazwiskiem klienta od teraz będą oznaczane wszystkie transakcje, które będą z nim związane.

Na przykład, w ciągu dnia wpłynęło 3 przelewy z projektu „Budowa” i 5 kosztów w tym samym projekcie. Jeżeli na każdy przelew dodamy swój tag, później kierownik będzie mógł w analityce przefiltrować informacje i w ten sposób ocenić rentowność każdego klienta.

Jest to szczególnie wygodne, w przypadku, gdy dane są wprowadzane przez różnych pracowników. Nie trzeba już latać po oddziałach i prosić każdego o dany raport. Wystarczy po prostu otworzyć analitykę Finmap, gdzie w formie wykresów i grafik zostały przedstawione absolutnie wszystkie informacje o finansach firmy.

Aby oddzielić jedno z kont dotyczące budowy od ogólnego salda, zaproponowaliśmy utworzenie na panelu kont oddzielne konto «Fundusz budowlany».

W dowolnym momencie można go ukryć, aby dane, w nim zawarte, nie były wyświetlane w ogólnej informacji na panelu kont. W razie potrzeby „Fundusz budowlany” będzie można odzyskać i przejrzeć ponownie.

Co w rezultacie

• W firmie „Cementowa sprzedaż” sprawnie działa rachunkowość finansowa we wszystkich kierunkach działalności.
• Dzięki wdrożeniu funkcji Projekty, kierownik widzi nie tylko ogólną sytuację biznesu, ale i dane o rentowności każdego kierunku osobno.
• Używanie tagów do oznaczania klientów pozwoliło na przeanalizowanie danych każdego klienta. Od teraz Wojciech Henrykowski widzi, kto przynosi firmie największy zysk, a z kim, być może, należy zrewidować umowę lub zakończyć współpracę, ponieważ nie jest już korzystne dla firmy „Cementowa sprzedaż”.
• Utworzono oddzielne konto pod aktywa, których dane nie muszą być ciągle widoczne. A kiedy trzeba, przywracać i przeglądać niezbędne informacje.

Aby wdrożyć systematyczną rachunkowość finansową do swojej firmy, dołącz do Finmap pod linkiem:

Bogdanova Bureau — rozwiązania architektoniczne i wnętrzarskie dla obiektów prywatnych i komercyjnych

Strona: https://bogdanovabureau.com/ua/
Insragram: @bogdanovabureau

Olga Bogdanova — założycielka Bogdanova Bureau
Żyje swoją pracą
Kocha finanse i wciąż pogłębia swoją wiedzę w tym zakresie
Śmiało testuje hipotezy i śledzi ich wyniki w Finmap
Insragram: @bogdanova.personal

Czy da się wprowadzić zrozumiałe i systematyczne zarządzanie finansami w biznesie projektowym?

Nie, przecież tam jest tyle niuansów! Nie warto nawet próbować wszystkiego zliczyć, nic nie wyjdzie

Może i tak, ale to bardzo trudne. Nie obejdzie się bez zespołu finansistów

Da się, nawet bez działu finansowego wewnątrz firmy

Nie wiemy, jaką odpowiedź wybraliście. A Olga Bogdanova postanowiła «Da się». Podłączyła Finmap, uzbroiła się we wsparcie naszego eksperta finansowego… Cóż, i najważniejsze — o tym, jak jej się udało, opowiadamy w tym artykule

*Artykuł będzie użyteczny nie tylko dla tych, którzy prowadzą biznes projektowy, ale i dla wszystkich, kto:
nie wie na razie, jak «ugryźć» zarządzanie finansami;
szuka sposobów na zaprzestanie tracenia pieniędzy;

chce zrozumieć, co się dzieje w finansach firmy

Dane

Finmap jest Oldze znany od momentu startu serwisu, kiedy to razem z partnerem rozwijała duże biuro architektury, liczące ponad 40 pracowników. Jednak w tamtej chwili finansami firmy zajmowali się manager finansowy i księgowy, w związku z czym Olga nie miała sposobności do oceny serwisu.

W 2018 roku biuro się podzieliło i Olga zaczęła budować własną markę — Bogdanova Bureau, w którym obecnie pracuje 8 osób. «Po pracy w ogromnej firmie, założenie małej działalności to prawdziwa przyjemność», — mówi.

Kiedy pojawiła się kwestia zarządzania finansami, Olga również postanowiła wdrożyć Finmap. Poza tym, miała możliwość skorzystania z serwisu za darmo przez miesiąc, w ramach wypróbowania*.

*Obecnie Finmap również posiada bezpłatny okres próbny 14 dni

A nieco później — podłączyła również managera finansowego Finmap do prowadzenia rachunkowości. Zdawać by się mogło — mały zespół, ogromne doświadczenie w branży, kreatywna działalność. Po co tyle uwagi poświęcać finansom?

Zadanie

To właśnie dzięki znacznemu biznes-doświadczeniu (od 2006 roku), Olga już dawno przeszła przez etap chaosu w finansach, kiedy «wszystko, co wpływa, to moje». Zdaje sobie sprawę, jak ważne jest zarządzanie finansami.

Miała konkretne zadania:

1. Wyliczyć koszt własny swoich projektów
   Ważne było wiedzieć, jak taki koszt się liczy. Aby odnaleźć stratne projekty, trzeba rozumieć, dlaczego są stratne, i podejmować odpowiednie kroki.
2. Usystematyzować wydatki firmy
   W tym też zrozumieć, gdzie dochodzi do przekroczenia założonych wydatków, jakie wydatki się powtarzają, co można zoptymalizować albo przekierować.
3. Wdrożyć profesjonalne zarządzanie finansami do swojego biznesu

A mianowicie:
głębiej przestudiować możliwości serwisu Finmap i ustawić go pod specyfikę firmy;
przetestować nowe hipotezy;
mieć możliwość zadawania dowolnych pytań dot. finansów i uzyskiwania konsultacji.

Rozwiązanie

Po podłączeniu Finmap na okres próbny, Olga zaczęła samodzielnie ogarniać serwis. Przenosić finanse, usystematyzować konta, importować dane z excela, wnikać w analitykę. I właśnie po zapoznaniu się z analityką*, Olga zaczęła mieć pytania i chęć zgłębienia finansów

*Tak wygląda Analityka w Finmap. Nasi użytkownicy dostają raporty o przepływie środków pieniężnych (CashFlow), rachunek zysków i strat (P&L), o wierzytelnościach i należnościach, raporty projektów i inne.

Dlatego zaproponowaliśmy Oldze pomoc naszego managera finansowego.

«Zaproponowano mi usługę managera finansowego. Zgodziłam się, oczywiście. I tu zaczął się prawdziwy wzrost i przyjaźń z finansami».

Teraz Olga może nie tylko sama zagłębiać się w możliwości serwisu, ale i zlecać zadania managerowi finansowemu Finmap. Na przykład, wprowadzanie danych zajmowało sporo czasu. Kiedy te zadanie przejął manager, Olga zaczęła mieć możliwość poświęcania większej uwagi innym kwestiom. Ale główną zaletą managera była możliwość zadawania pytań, otrzymywania konsultacji i wspólnej dyskusji o pomysłach i hipotezach.

Ze wszystkimi swoimi pytaniami: jak, co, gdzie sprawdzić, a co jak zrobię tak, jak mam coś napisać — mam do kogo się zwrócić.

Oprócz tego, managerowie finansowi Finmap mają doświadczenie pracy w różnych niszach, dzięki czemu mogą spojrzeć na sytuację swoich klientów z boku i zapożyczać fajne rozwiązania z innych niż.

Po pracy z kilkoma managerami*, Olga w końcu znalazła «swojego», z którym współpracuje do teraz.

Umów się na konsultację finansową dla swojej firmy

1. Wprowadzono «godzinówkę»

Po tym, jak zaczęła się pandemia, biuro przeszło na tryb zdalny, została podjęta decyzja o tym, aby spróbować rozłożyć projekty na zadania i godziny. Żeby widzieć, jakie zadanie ile czasu pochłania. A potem przeliczyć koszt jednej godziny w każdym projekcie.

«Od razu wdrożyliśmy godziny do modelu finansowego, zrobiliśmy tabelę i przenieśliśmy ją do Finmap. Teraz w serwisie widzimy, jaką mamy sytuację w każdym projekcie».

Ta decyzja dała możliwość poprawnie wyceniać projekty, nie wychodząc na minus. Do tego wniosła jasność, co robić w sytuacji, kiedy klient w trakcie współpracy prosi o dodatkową usługę.

«Są sytuacje, kiedy klienci proszą o zrobienie czegoś jeszcze… I ciężko jest to wycenić. Wydaje się, że stawka jest albo zbyt wysoka, lub zbyt niska. Ratuje tu godzinówka. Wiemy, ile kosztuje godzina naszej pracy i widzimy, ile godzin poświęcił zespół».

2. Utworzono Projekty w Finmap

W Bogdanova Bureau każdy klient — to oddzielny projekt w Finmap. Dla biznesu projektowego to bardzo wygodne, bo można od razu zapisywać wszystkie wydatki i wpływy w konkretnym projekcie. A później w analityce, w oddzielnym raporcie Projekty, widzieć pełny obraz każdego klienta.

Spróbuj Finmap za darmo

3. Utworzono kilka funduszy

Ten pomysł również pojawił się wraz z przejściem na pracę zdalną, kiedy odpadła potrzeba płacenia za wynajem biura. Olga nie chciała, aby pieniądze miały przestój. Dlatego podjęto decyzję o płaceniu «czynszu» samym sobie. Odkładano po 1000$, później po 1500$ i po 2000$. Do momentu powrotu do biura zespół posiadał niezbędną kwotę, aby móc wybrać dla siebie tą opcję, która będzie się na 100% podobać i to bez zamartwiania się ceną.

Koniec końców wybraliśmy droższe biuro. Ale nie baliśmy się na niego zdecydować, bo zrozumieliśmy, że posiadamy poduszkę finansową. Jak nie damy sobie rady, to mamy fundusz, który możemy otworzyć i on zapewni nam ciągłość najmu.

Jeśli przedsiębiorca zaczyna tworzyć fundusze, to nic już go nie powstrzyma 🙂 Stało się tak również w Bogdanova Bureau. Po pierwszym funduszu rezerwowym podjęto decyzję o utworzeniu:

Fundusz awaryjny

W pracy nie możesz się obejść bez funduszu awaryjnego i nieprzewidzianych okoliczności. Wcześniej pokrywano to z pieniędzy firmowych, lub z własnej kieszeni Olgi. Teraz na takie wypadki istnieje oddzielny fundusz, gdzie od razu odkładane jest po 2% ze wszystkich wpływów.

Zdarza się, że projekt nie może się opłacić, na przykład, my popełniliśmy jakiś błąd, gdzieś zadziałał czynnik ludzki, gdzieś nie dotrzymano terminu… wszystkie projekty gromadzą ten fundusz i on może pokryć takie sytuacje.

Fundusz rozwojowy

Odkładane są do niego środki na szkolenia i wyjazdy. Na przykład, na Expo Dubai 2020.

Fundusz marketingowy

Pojawił się całkiem niedawno. Na razie do Bogdanova Bureau klienci przychodzą głównie pocztą pantoflową. Jednak w 2022 jest plan, aby zacząć pozyskiwać nowych klientów. Dla aktywnej pracy w tym kierunku został utworzony oddzielny fundusz.

4. Analizowane są rezultaty eksperymentów

Planowanie projektów na 1 miesiąc, lub na 3. Świadczenie usługi, lub odmowa i rezygnacja. Wykorzystanie tego czy innego softu. Zarządzanie finansami i analiza pomagają w podejmowaniu tych decyzji z rozwagą i na podstawie liczb, a nie po prostu «bo tak».

Na przykład, Olga opowiada, że rok temu zrezygnowali z modelowania w 3Ds Max, ponieważ pochłaniał on dużo środków i czasu. Przerzucili się na inny program. Jednak przy jednym z projektów klient bardzo prosił o wykonanie wizualizacji właśnie w 3Ds Max i sam zespół też nie miał nic przeciwko.

Wtedy postanowiono zrobić tak, jak proszą klienci i zespół. Ale przeprowadzić to w formie eksperymentu. Przydzielono to do odrębnego projektu i policzono, ile czasu to zajęło i ile pieniędzy wydano, w porównaniu do tego programu, którego używają do pozostałych projektów. Okazało się, że wydatki były bardzo duże.

Od razu widzimy w analityce, że jeżeli chcemy iść tą drogą, to musimy wystawić klientowi wyższy rachunek, lub zlecać to podwykonawcom. Czyli od razu widzimy możliwe rozwiązania ze strony finansowej.

Spróbuj Finmap za darmo

5. Zapisują nawet drobne wydatki

Na przykład, wydatki na różne aplikacje i online-narzędzia. Często przedsiębiorcy nie biorą ich pod uwagę i w ogóle nie uważają za wydatki. Jednak w ogólnym rozrachunku, zwłaszcza rocznym, wychodzą niezłe sumy, które bez ewidencji przepadają nie wiadomo gdzie.

50 złotych miesięcznie w ciągu roku zamienia się w 600 zł. Dzieje się tak nie tylko w przypadku 1 aplikacji. W Finmap jest to fajnie śledzone, człowiek rozumie, na co potrzebuje budżetu.

Co w rezultacie

Pandemia, kryzys i przejście na pracę zdalną, a do tego manager finansowy — wszystko to stało się dla nas dużym krokiem naprzód.

• W Bogdanova Bureau ma miejsce udoskonalone i systematyczne zarządzanie finansami.
• Olga korzysta z tabelek do modelowania finansowego i prognozowania, oraz z Finmap, do analizy sytuacji biznesowej i podejmowania decyzji.

Dla mnie Finmap — to nie są prognozy, to jest analityka. Kiedy masz przed oczami wyniki, kiedy widzisz, że gdzieś warto zaoszczędzić, gdzieś coś tracimy… A do tego widzisz potencjał rozwoju w tabelach, wykresach. Rozumiemy, co się udało, co nie, gdzie są jakieś fuckup’y. Możemy coś zapamiętać na przyszłość, jakieś ryzyko uwzględnić. Ile na tym tracimy i dlaczego

• Dzięki sprawnemu zarządzaniu finansami, firma zaczęła mieć możliwość przeznaczania pieniędzy na różne fundusze, pod różne cele: rezerwowe, edukacyjne, marketingowe, oraz na rozstrzygnięcie nieplanowanych wypadków.
• Udało się zbudować system rachowania projektów, aby nie być na minusie i nie pokrywać stratnych projektów kosztem tych opłacalnych.

Wcześniej bardzo często się zdarzało, że pracowaliśmy dzięki kredytowi z innych projektów, co prowadziło pozostałe do minusów. Poprawne zarządzanie finansami pomaga wszystko to dostrzegać, oszczędzać i zyskiwać tam, gdzie byśmy się nawet nie spoedziewali.

• W firmie poprawnie jest liczony zysk i Olga może naliczyć sobie odpowiednie dywidendy. Tak, aby biznes nie trafił na lukę gotówkową po ich wypłaceniu.
• Równolegle z tym, Olga brała (i wciąż bierze) udział w licznych kursach i programach o finansach. Wszystkie insight’y, hipotezy i pomysły po szkoleniach również omawia ze swoim managerem finansowym.

Przez ten czas poważnie urosłam w kwestii zarządzania finansami, ponieważ finansistka pomogła mi wszystko poprawnie skonfigurować i usystematyzować.

P.S. Na koniec kilka fajnych wniosków od Olgi

O pomocy finansisty:

Sam Finmap jest fajny. A kiedy jest człowiek, który pomoże wszystko ogarnąć i usystematyzować, to pomaga zaoszczędzić. Dlatego, że płacisz managerowi 5000 zł, a bez niego możesz stracić 25000 i nawet nie wiedzieć, kiedy i gdzie je tracisz lub pomijasz.

O tym, jak łatwiej zacząć zarządzać finansami:

Na krótkich projektach łatwiej jest rozłożyć finanse. Na dłuższą metę jest to trudniejsze i troszkę nieprzyjemne: liczyć godziny, ciągle sprawdzać stan konta, bilanse, ciągle wprowadzać drobne wydatki….

O kryzysie dla przedsiębiorców

Kryzys to nie zawsze ograniczenie. Może to być fajną okazją do wzrostu. To właśnie kryzys pomaga inaczej spojrzeć na to, co robisz. Przeformatować, zoptymalizować. Dlatego, że w codziennym ciągu nie zwracamy uwagi na małe grzeszki. A kryzys wymusza mobilizację.

O finansach ogólnie:

Wiele osób nie lubi finansów, ale to podstawa. Bardzo ważne jest śledzenie ich stanu. Jeśli nie pokochasz finansów, finanse nie pokochają Ciebie.

Co jeszcze Olga sądzi o zarządzaniu finansami, komu poleca Finmap i dlaczego nie zmienia serwisu już od wielu lat, dowiesz się z tego filmiku.

Aby rozpocząć systematyczne zarządzanie finansami w swoim biznesie, podłącz Finmap. 14 dni za darmo.