Як Finmap допомагає виробничим компаніям навести фінансовий порядок

Чим ти керуєшся, коли треба ухвалити фінансове рішення?

‍

У бухгалтера — це регламенти податкової. У бригадира — техкарти, графік цеху, план виробництва. А що в тебе, як у власника? Excel-файл без дати оновлення? Повідомлення від постачальника в месенджері? Мінус на банківському рахунку?

‍

У виробничому бізнесі гроші обертаються щодня: передоплати постачальникам, аванси працівникам, купа дрібних витрат, розрахунки з підрядниками, закупівлі сировини, оренда, кредити… І якщо немає системи — усе це перетворюється на фінансовий безлад.

‍

Розберемо головні фінансові проблеми виробничих компаній — і покажемо, як Finmap допомагає навести порядок у цифрах, зменшити хаос і приймати рішення впевнено.

Як зібрати фінанси виробництва в єдину систему

У виробництві фінансові дані накопичуються у десятках точок: банківські рахунки, CRM із замовленнями, Excel-таблиці з планами виробничих ліній, складський облік, бухгалтерія. Часто до цього додаються ще й особисті картки власників чи менеджерів. 

‍

У результаті картина розпорошена: щоб зрозуміти реальний стан справ, доводиться вручну звіряти залишки складу, замовлення постачальникам, надходження від клієнтів і собівартість виробництва.

Чим це небезпечно для бізнесу:

• Втрата контролю над оборотними коштами — у будь-який момент може виявитися, що грошей на рахунку менше, ніж очікувалось.
• Ризик касових розривів — закупівлі сировини та накладні витрати оплачуються раніше, ніж приходять платежі від клієнтів.
• Помилки у розрахунках собівартості — через неповні дані важко оцінити реальну рентабельність замовлень чи ліній виробництва.
• Фінансовий хаос між відділами — закупівлі, продажі й виробництво ведуть облік окремо, тому керівник не бачить єдиної правди у цифрах.
• Втрачений час власника — замість розвитку бізнесу доводиться вручну зводити таблиці й перевіряти залишки.

Усі рахунки під контролем — від банку до складу

Перший крок до фінансової прозорості — зібрати всі рахунки компанії в єдиній системі. У Finmap ти можеш додати:

• Банківські рахунки, ФОПи, каси, картки — і бачити їхні баланси в реальному часі. Використовуй інтеграції з банками та платіжними системами, щоб автоматизувати процес збору інформації, а імпорт виписок для оптимізації роботи з банками, що не інтегруються.
  
• Підзвітні кошти — щоб врахувати гроші, які тимчасово перебувають у працівників. Підключай в систему підлеглих та налаштовуй гнучкі права доступу, щоб мати розуміння як розпоряджається коштами той чи інших відділ, цех.
  
• Віртуальний рахунок-склад — на якому у грошовому еквіваленті відображається вартість товарів чи сировини в наявності. Відстежуй рух товарів у вартісному вираженні та списуй собівартість дійсно витрачених матеріалів. 

Завдяки цьому ти відразу бачиш скільки грошей у розпорядженні прямо зараз, де вони зберігаються, і яка частина “заморожена” у запасах. Баланси оновлюються автоматично та регулярно, а ти можеш звіряти всі цифри за секунди з будь-якого девайса та точки світу.

Поєднай програми, що впливають на гроші — і отримай прозорість

Щоб мати повноцінну фінансову картину, важливо не тільки бачити баланси рахунків, а й бачити які фінансові процеси відбуваються в цілому. У Finmap це можна зробити завдяки відкритому API.

‍

Ти можеш підключити до Finmap:

• CRM-систему — щоб угоди автоматично потрапляли у фінансовий облік;
• Облік складу — щоб фіксувати закупівлі, списання сировини і бачити їхній вплив на грошовий потік;
• Бухгалтерію, документообіг чи інші сервіси — якщо потрібно бачити й інші бізнес-процеси.

Інтеграцію можна налаштувати самостійно або з допомогою штатного інтегратора Finmap, який адаптує систему під твою структуру бізнесу.

‍

У підсумку ти отримуєш єдину систему, де зібрано все, що впливає на фінанси: продажі, витрати, залишки на складі, взаєморозрахунки. У центрі — Finmap, як головне джерело правди про гроші.

Контроль над розрахунками з клієнтами та постачальниками

У виробництві гроші рідко рухаються паралельно: ти вже оплатив сировину, логістику, зарплати, а клієнт перерахує кошти тільки через 15–30 днів — або ще пізніше. Усе це створює касові розриви: гроші в обороті ніби є, але на рахунку їх немає.

‍

Паралельно важко контролювати взаєморозрахунки. Одні клієнти затримують оплату, інші просять відтермінування. А в постачальників — аванс і жорсткі дедлайни.

‍

Без системного обліку легко пропустити борг, сплутати дати платежів чи просто втратити довіру в очах партнера. До чого це призводить:

• Ти не знаєш, хто винен тобі гроші і скільки — замість чіткого списку дебіторів шукаєш суми по листуваннях або таблицях.
• Можеш не оплатити щось вчасно й втратити постачальника — бо зобов’язання випадають із поля зору, коли немає єдиного календаря платежів.
• Підрядники дзвонять раніше, ніж ти згадуєш про рахунок — це підриває репутацію і ускладнює співпрацю на майбутнє.
• Не бачиш, коли очікувати надходження і як планувати виплати — усе на інтуїції, а не на цифрах.
  ‍

Щоб не потрапити в пастку касових розривів і втрати контролю над взаєморозрахунками, варто зосередитися на трьох обов’язкових кроках. Ось що саме варто впровадити — і як це реалізувати у Finmap:

Чому варто рахувати DSO?

DSO відповідає на просте, але критичне питання: через скільки днів після продажу в тебе з’являються реальні гроші на рахунку?

Чим більше DSO — тим жорсткіший тиск на ліквідність та оборотні кошти. Дослідження Kaplan Group показують:

‍42 % компаній мають DSO понад 46 днів, а серед великих виробничих підприємств — аж 70 %.

Коли цей показник затягується, це не просто “борги на папері” — це реальні гроші, які ти не можеш використати на закупівлю сировини, зарплати чи розвиток.
‍

Бенчмарки DSO для різних видів виробництва:

Якщо контролюєш DSO — контролюєш ліквідність. Якщо ні — працюєш у борг, навіть маючи прибуток на папері.

Що насправді приносить прибуток у виробництві

У виробничих компаніях нерідко складно визначити, які саме продукти, замовлення або напрямки реально приносять прибуток. 

Причина — відсутність деталізованого обліку за центрами фінансової відповідальності або проєктами. 

Часто прямі й непрямі витрати (закупівлі, оплата праці, логістика, оренда) акумулюються на загальному рахунку виробництва без розподілу за конкретними видами продукції чи клієнтськими замовленнями. У результаті:

• збиткові продукти “маскуються” серед прибуткових, спотворюючи фінансову картину;
• бюджет витрачається на нерентабельні напрямки, які не генерують маржу;
• управлінські рішення ухвалюються інтуїтивно, без опори на аналітику.

Це системна проблема, яка з’їдає прибутковість, навіть якщо компанія демонструє зростання за обсягами виробництва або продажів.

‍

За даними McKinsey:

‍Близько 40 % керівників скорочують продуктові портфелі, щоб зменшити їх складність та підвищити загальну рентабельність.

Такі рішення неможливо ухвалити на інтуїції чи за відчуттями — вони потребують обґрунтованих даних. 

Як Finmap допомагає організувати ефективний проєктний облік 

Саме це надає звіт Проєкти у Finmap. Ти бачиш кожен напрямок з його компонентами (підпроєктами) як окремий фінансовий осередок: доходи, витрати, собівартість, операційний прибуток, рентабельність.

Проєкт, це не тільки напрям діяльності, у твоїй компанії це може бути:

• Окремий тип продукції — наприклад, виробництво кухонних меблів, дитячих ліжок або металоконструкцій.
• Партія під конкретного клієнта — індивідуальне замовлення зі своїм бюджетом, строками та витратами.
• Тестове виробництво нового продукту — щоб оцінити економічну доцільність запуску в серію.
• Контракт або тендер — наприклад, постачання продукції державному замовнику.
• Виробництво за аутсорсом — якщо компанія виконує замовлення для інших виробників під їхнім брендом.
• Окремий цех або виробнича лінія — для оцінки ефективності різних підрозділів.
  ‍

‍

Важливість проєктного обліку — це не просто гіпотеза. Дослідження ScienceDirect підтверджують, наскільки нерівномірно продукти впливають на прибутковість компанії:

Переважно тільки близько 20 % продуктів виробничої компанії приносять понад 150 % її прибутку. Це означає, що решта 80 % або майже не приносять прибутку, або навіть збиткові. 

Чи можеш ти чітко відповісти, які саме продукти у твоєму виробництві генерують найбільше грошей?

‍

Фінансово сильне виробництво — це не про загальну виручку, а про аналітику, що розставляє акценти, що варто масштабувати, а що — відсікти.

Від хаосу в Excel до системного обліку: кейс компанії Practik

‍PRACTIK — український виробник інноваційного харчування для собак і котів, який позиціонує свій продукт як повноцінну їжу, а не просто корм. Щоб забезпечити якість високого рівня, компанія побудувала в Україні два заводи з нуля — це дало змогу самостійно контролювати кожен етап виробництва.

‍

Компанія виготовляє продукцію у двох напрямах — їжу для котів та їжу для собак. Кожен із них має власні лінійки, що постійно оновлюються та вдосконалюються.

До впровадження Finmap компанія намагалась контролювати фінанси в Excel. Але зі зростанням бізнесу та збільшенням джерел доходу таблиці вже не справлялись — автоматизувати процес і бачити повну картину стало неможливо.

‍

Втім, справа була не лише в автоматизації. Компанія мала глибші причини, щоб перейти на системний облік:

• Неможливо відстежити грошові потоки вручну — надходження з різних напрямків зливались в один потік без деталізації.
• Не було централізованої аналітики для прийняття рішень — витрати не фіксувались у єдиній системі.
• Невизначеність щодо залишків і коштів для інвестицій — складно було прогнозувати доступні ресурси.
• Різні напрями бізнесу — одна система: оренда нерухомості, інвестиції, B2C-продажі потребували єдиного фінансового інтерфейсу.
• Потреба в делегуванні — фінанси тримав на собі співвласник, що обмежувало зростання.

Після того як у компанії ухвалили рішення впровадити системний фінансовий облік, звернулись до штатного фінансового менеджера Finmap. Він допоміг побудувати правильну структуру обліку та налаштувати ключові процеси, з урахуванням особливостей бізнесу.

Фінансовий директор на аутсорсі

допоможе налаштувати ефективний облік та приймати виважені управлінські рішення

Замовити безкоштовну консультацію

Далі контроль і ведення обліку було делеговано внутрішній спеціалістці компанії Наталії. Саме вона зараз відповідає за фінанси та ділиться своїм досвідом роботи з Finmap:

‍Коли ми почали бачити всі надходження й витрати в одному місці — стало набагато легше ухвалювати рішення. Тепер ми розуміємо, скільки коштів доступно, де відбуваються перевитрати і як змінюються ціни щомісяця.

Що змінилось після переходу на Finmap

Після переходу на Finmap компанія отримала не просто зручний інструмент, а цілісну систему управління фінансами. Ось що змінилось на практиці:

1. Після впровадження Finmap компанія Practik отримала повний контроль над фінансами. Тепер усі надходження й витрати — в одній системі, з прозорою аналітикою та зрозумілими залишками.
   
   
2. Керівництво бачить, скільки коштів доступно для інвестицій, де відбуваються перевитрати, як змінюються закупівельні ціни — і може ухвалювати рішення не навмання, а на основі цифр.
   
   
3. Фінансові процеси стали системними: щомісяця команда переглядає звіти, аналізує витрати та планує бюджет із урахуванням динаміки.
   
   
4. Касові розриви більше не несподіванка — вони лише планові, і до них завжди є підготовка. А делегування фінансового обліку дозволило власникам зосередитись на масштабуванні бізнесу.

З Finmap ми наводимо лад у цифрах і водночас у всьому бізнесі. Це дає впевненість, стабільність і можливість рухатись далі.
‍— підсумовують у Practik

Finmap — як інструмент контролю, впевненості й розвитку

Фінансовий облік — це відповідь на щоденні питання: чи можна сьогодні робити закупівлю? Чи вистачить грошей на виплату зарплати? Виробництво якого продукту треба збільшувати, а який зняти з виробництва?

‍

У виробничому бізнесі ці рішення коштують дорого. І помилки тут виникають не через нестачу досвіду, а через брак даних.

‍

Finmap допомагає зібрати всю фінансову інформацію в одну систему, бачити картину в реальному часі, будувати прогнози й уникати критичних помилок. Саме тому його обирають виробники, які хочуть рости не навмання, а системно.

‍

Запишись на безкоштовну консультацію з експертом Finmap — і подивись, як це працює для твого бізнесу.

Фінансовий хаос? Забудь!

Finmap дає контроль і порядок.

Спробуй — 7 днів безкоштовно.

Спробувати безкоштовно

не потрібно прив'язувати карту

​

Поширені питання:

1. Навіщо переходити з Excel, якщо він працює?
Excel не дає актуальної картини, адже дані швидко застарівають, складно звести звіти з кількох джерел, немає автоматизації. Це працює до певного масштабу, а далі — гальмує розвиток.

‍

2. Як зрозуміти, скільки коштів можна інвестувати, а скільки потрібно залишити на операційні витрати?
Потрібна система, яка показує доступні залишки й майбутні зобов’язання. Це дозволяє ухвалювати зважені інвестиційні рішення без ризику зірвати виплати.

‍

3. У нас ціни на сировину постійно змінюються. Як відстежити, коли і чому зростають витрати?
Регулярна фіксація витрат у структурованому вигляді дає змогу бачити динаміку закупівель і своєчасно реагувати на зміни.

‍

4. Як дізнатися, де втрачаються гроші, якщо продажі стабільні, але прибуток не росте?
Потрібен облік, який показує витрати по статтях і напрямках. Це допоможе знайти перевитрати, неочевидні витрати або неефективні процеси.

‍

5. Чи можна делегувати фінансовий облік, якщо в компанії немає фіндиректора?
Так, головне — налаштувати структуру обліку. Далі його може вести відповідальна особа: бухгалтер, офіс-менеджер чи адміністратор. А керівник отримає звіти в зручному форматі.