Від Excel до повного контролю: фінансова трансформація KLEI

Творчий продукт, лояльні клієнти, команда, яка працює на повну — цього достатньо для натхнення. Але не для масштабування. 

Без системного фінобліку неможливо приймати зважені рішення: куди вкладати, що розвивати, від чого відмовитись. 

Компанія KLEI друкувала наліпки для відомих замовників, продавала за кордон, отримувала подяки від клієнтів і встигала все, крім одного: зрозуміти, де насправді заробляють, а де втрачають гроші.

Поки рахунок порожнів, а замовлення зростали, постало питання: ми дійсно заробляємо — чи просто дуже зайняті?

Компанія KLEI: побудована на сенсі, налаштована на зростання

KLEI — український бренд міцних стікерів, заснований у 2017 році. Замість масового виробництва вони зосереджені на якості та цінності свого продукту. Компанія починала свій шлях компактною командою з 10 людей в стилі сімейного бізнесу.

Завдяки творчому та водночас розважливому підходу власника Микити Аніканова, бізнес почав набирати оберти і вже зовсім скоро клієнтами стали Reface, Wix, Banda agency, Wikimedia та інші. 

Коли фінанси не дають рухатись далі

На перший погляд, у KLEI все йшло добре: стабільні замовлення, клієнти з-за кордону, висока якість. Їх продукт замовляли з Канади, були готові чекати кілька тижнів на доставку — і це без додаткового маркетингу.

Але в 2021 році ріст ніби уперся в невидиму стелю. Микита розумів, що головна проблема — фінанси. Не було розуміння, скільки реально заробляє бізнес. В окремі періоди зʼявлявся прибуток, в інші — мінус на рахунку, і пояснити чому це відбувається - було складно.

Причини:

• Касові розриви через змішані форми оплати.
• Непрозора собівартість через різноманіття замовлень.
• Відсутність єдиної системи, яка б показувала, де бізнес втрачає гроші.

На той момент KLEI виготовляли дуже різні за кількістю та форматами замовлення: від 1 стікеру до 10 000, контурні, набірні, корпоративні.

А от аналітики, яка показала б, що прибуткове, а що тягне вниз — не було. Щоб розібратися у всьому і вперше навести порядок у фінансах, Микита вирішив підключити Finmap.

Я прагну побудувати компанію, яка буде надійною і не загине за першої кризи. Це займає час. А фінанси моя слабка частина, мені було дуже складно в цьому. - Микита Аніканов, засновник компанії KLEI

Від табличок до системи: що змінилось після запуску Finmap

Влітку 2021 року Микита ознайомлювався з Finmap. А з початком осені й нового бізнес-сезону компанія повністю впровадили програму: облік централізували, Ексель-таблички закрили.

Основні інструменти та рішення, які відразу дали відчутний ефект:

• ‍Зведення всіх даних в одну систему.‍

До Finmap фінансовий облік був фрагментований: окремі рахунки, таблиці, щось у голові. Через це постійно виникав стрес: чи все зійдеться, чи вистачить грошей, чи все врахували.

Раніше два дні ти спокійний, а потім два тижні стресуєш. Зараз — навпаки: завжди спокійний. - Микита Аніканов, засновник компанії KLEI

• Ведення дебіторської заборгованості

Раніше KLEI часто працювали без передоплати — щоб пришвидшити процес і не втрачати замовлення. Невчасна оплата з боку клієнтів здавалася винятком, але саме вона ставала причиною касових розривів. 

Гроші вже мали поступити на рахунок, але оплата затримувалась — і це ламало операційний ритм. Завдяки звіту Кредиторка та Платіжному Календарю, компанія змогла виявити це слабке місце та прийняти відповідне рішення.

‍Впровадивши фінансовий облік, я побачив у Finmap, що у нас реально є дебіторка. І ми просто вирішили: окей, далі працюємо тільки по передоплаті. - Микита Аніканов, засновник компанії KLEI

• Повний контроль за залишками й рухом коштів

Finmap дав можливість бачити фінансовий стан у реальному часі: скільки грошей на рахунку, які платежі очікуються, що буде завтра. Це зняло постійне тло тривожності, коли фінансовий стан треба було “відчувати”. Тепер — цифри, графіки, дати.

Зайшов у Finmap, побачив залишок, майбутні витрати, залишився в плюсах — і йдеш далі. Раніше треба було відкривати три рахунки, таблиці, нотатки і все одно не бути впевненим. - Микита Аніканов, засновник компанії KLEI

• Категоризація замовлень

Для глибшого аналізу у Finmap створили структуру категорій: окремі наклейки та стікерпаки. Це дозволило бачити прибутковість кожного продукту — не загально по бізнесу, а по напрямках. Завдяки цьому стало зрозуміло, що саме варто масштабувати, а що — переглянути.

Ми раніше просто дивились загалом: от гроші прийшли — значить ок. А коли почали розділяти на типи замовлень, побачили, що не все однаково вигідне. - Микита Аніканов, засновник компанії KLEI

• Розвиток фінансової грамотності

Фінанси були слабкою стороною Микити — за його словами, ця тема завжди викликала напругу. Тому паралельно з впровадженням Finmap він проходив курс «Гроші бізнесу». Це дозволило не лише делегувати облік, а й самому глибше зрозуміти, як працює фінансова система бізнесу.

Раніше постійно думав: чи все зійдеться, чи вистачить. Зараз я розумію, звідки беруться ці питання — і знаю, як на них відповісти. - Микита Аніканов, засновник компанії KLEI

Комбінація автоматизації у Finmap та особистого занурення в цифри дала головне — впевненість у рішеннях. Микита більше не покладається на інтуїцію, а орієнтується на звіти й реальні дані.

Це змінило не лише фінанси, а й підхід до управління бізнесом загалом.
‍

Фінансовий хаос? Забудь!

Finmap дає контроль і порядок.

Спробуй — 7 днів безкоштовно.

Спробувати безкоштовно

не потрібно прив'язувати карту

​

Фінансова система як невідʼємна умова масштабування

Після налаштування Finmap і делегування обліку, сервіс став для команди стабільною точкою опори. Усі ключові фінансові дані — зведені в одному місці, структуровані за категоріями та доступні в будь-який момент. 

Це дозволило вивільнити час на те, що справді важливо для власника: розвиток, стратегічне планування, експансія.

Тож у 2025 році KLEI перейшли на новий рівень активного масштабування: 

• залучили інвестиції;
• почали будівництво власного виробництва;
• розширили кількість рахунків;
• запустили нову фінструктуру відповідно змінам. 

Цей ріст був би неможливий без впорядкованої фінансової системи, яка вже працювала — і яку не довелося створювати з нуля.

Коли знаєш цифри — розумієш, куди рухаєшся

Наступний етап — завершення побудови власного виробництва, стабілізація процесів і підготовка до виходу на нові ринки. Finmap залишається центральним інструментом: він дає структурованість, контроль і основу для будь-якого наступного кроку.

У підсумку Микита формулює просту, але практичну рекомендацію:

‍Виділяйте час на фінанси щотижня. Навіть пів години на аналіз цифр дадуть більше користі, ніж здогадки або інтуїція. Власник має розуміти, яка цифра за що відповідає — і приймати рішення на основі фактів.

Що варто взяти з кейсу KLEI для свого бізнесу

Історія KLEI може бути схожа на твою: продукт є, клієнти теж, але всередині — немає чіткого розуміння витрат, касові розриви й постійне відчуття, що щось не сходиться. 

Але вони вчасно зупинились, подивились у фінанси — й побачили реальну картину. Це дало опору для масштабування, інвестицій і впевненості.

Чому Микита тягнув із впровадженням Finmap усе літо, як не наважувався відповісти на дзвінки менеджера, і що змінилось після тієї самої розмови восени?

Дивись інтерв’ю 2021 року — чесно про страхи, дебіторку, фінзвички і перші результати.

Якщо ти зараз читаєш цю статтю — ймовірно, ти на шляху до фінансової прозорості.‍

Кілька висновків, які зробили KLEI, щоб тобі не довелось повторювати їх шлях наосліп:

• Немає системи — немає управління.
• Прибуток «на відчуття» — це не прибуток, а крок до касового розриву.
• Порядок у фінансах — це не про Excel, а про автоматизацію, звичку і правильний інструмент.

Роби як KLEI: не чекай кризи, щоб навести лад.

Спробуй Finmap і подивись, як змінюється бізнес, коли зʼявляється фінансова ясність!

Поширені питання

1. Чому компанія зі стабільними замовленнями зіткнулася із фінансовими труднощами?
Бо замовлення ≠ прибуток. У KLEI не було системи, яка б показувала, що насправді приносить гроші, а що лише створює обіг. Через це виникали касові розриви, а собівартість залишалась неочевидною.

2. Яка дія одразу дає результат у фінансах, незалежно від сфери бізнесу?
Зібрати всі рахунки, доходи й витрати в одну систему — і бачити їх щодня в одному місці. Це зменшує хаос, дає ясність і прибирає ризик “щось забули”. У KLEI це стало точкою, з якої почався реальний контроль і спокій. Це працює для будь-якого бізнесу, незалежно від ніші.

3. Чи підходить Finmap для малого бізнесу або творчого проєкту?
Так. KLEI — приклад малого бізнесу з творчим продуктом. Саме такі компанії часто керуються інтуїцією, а не цифрами. Finmap дозволяє не втрачати креативність, але при цьому бачити реальні гроші.

4. А якщо я не розуміюсь на фінансах?
Микита з KLEI теж не був фінансистом і прямо про це говорить. Він делегував облік, а сам пройшов базовий курс і розібрався у звітах. У Finmap все адаптовано для власника, який хоче розуміти суть, а не плутатись в рутині.

5. Які результати отримала компанія після наведення фінансового ладу?
Компанія залучила інвестиції, запустила власне виробництво, створила нову фінструктуру та вийшла на новий рівень операційного управління. І все це на основі цифр, а не здогадок.