Финучёт при разных направлениях: как бизнесу объединить офлайн и онлайн

Богдан Пузанский — финансовый директор
Занимается всеми финансовыми вопросами в бизнесах Аниты Соловей
Использует Finmap для ведения учета денег
Любит порядок в финансах и неожиданные идеи Аниты

Бизнесы, о которых идет речь в кейсе:

• Insragram компании по аренде квартир Be My Guest: https://www.instagram.com/bemyguest.kyiv/
• Insragram отеля Live.Here.Hotel: https://www.instagram.com/live.here.hotel/
• Онлайн-кемп «Путь оранжевого блогера»: https://bpeople.tilda.ws/salesclosed
• Блог Аниты Соловей: https://www.instagram.com/anita_solovei/

Запустить в рамках одного бизнеса сразу несколько абсолютно разных направлений? Почему бы и да. Часто предприниматели горят новыми идеями и непременно хотят их воплотить. Посуточная аренда? Ok. Отель? Конечно. Запустить онлайн-курс? Обязательно. А что на счет личного блога? Хочу-хочу.

Как себя при этом чувствует финансовый директор такого бизнеса, мы спросили у Богдана Пузанского. Ведь именно ему приходится наводить порядок в финансах и не допускать хаоса в бизнесах Аниты Соловей. Как он с этим справляется и в чем ему помогает Finmap, рассказываем в этом кейсе.

Дано

В бизнесе Аниты есть сразу несколько направлений, причем как офлайн (аренда недвижимости и мини-отель), так и онлайн (ее обучающие программы, блог в Instagram). И есть финансовый директор Богдан, которому нужно со всем этим разобраться.

Системный учет велся в бизнесе практически с первых дней с помощью таблиц Excel. Ведь масштаб большой, до пандемии только в аренде было 60 квартир. Их сдавали посуточно, поэтому поступления и расходы шли в большом количестве каждый день. Кроме того, часто расходы списывались с личных карт и кошельков. Поэтому просто необходимо было все учитывать.

Сейчас бизнес переформатировали, так как в связи с пандемией спрос на посуточную аренду упал. Сделали упор на блог и инфопродукты. Поэтому направлений стало больше, а в команде около 20-ти человек. И все это нужно было систематизировать.

Задача

«В Excel было удобно до момента, когда у нас появилось несколько направлений».

С появлением нескольких направлений возникла необходимость упростить процесс, потому что ведение таблиц Excel стало занимать слишком много времени. А большое количество данных еще и затрудняло понимание, что вообще происходит в бизнесе. Поэтому перед Finmap Богдан ставил такие задачи:

1. Систематизировать учет, чтобы видеть и общую картину бизнеса, и данные по каждому направлению отдельно.
2. Облегчить ведение учета и тратить на это меньше времени.
3. Сделать данные более наглядными. Чтобы в любой момент можно было быстро понять финансовую картину бизнеса, а не тратить дополнительно время на анализ ситуации.

Решение от Finmap

«Классно, что в Finmap можно создать несколько проектов — и в каждом проекте вести свой учет».

Богдан сразу решил не создавать в сервисе несколько компаний, а вести учет в одной, поделив ее на Проекты*. Ведь компания, по сути, одна. Есть общий счет в банке, с которого уже распределяются деньги по разным направлениям. Поэтому удобнее было создать несколько проектов в рамках одной компании, чтобы видеть:

• сколько всего денег есть у бизнеса;
• как распределяются финансовые потоки;
• какое направление работает хорошо, а какое не очень.

* Пользователи Finmap могут завести отдельные направления деятельности или клиентов в виде «Проектов». И далее видеть в отчете прибыль, рентабельность и маржинальность каждого проекта отдельно.

При первом внедрении Finmap 1.0 каждую квартиру в бизнесе по посуточной аренде сделали отдельным проектом. Получилось целых 70 проектов. С одной стороны, это помогало видеть рентабельность по каждой из квартир.

«Классно было видеть рост или падение того или иного проекта. Мы могли понять, например, от какой квартиры отказаться, потому что она нам приносит больше расходов, чем прибыли».

С другой, такое количество проектов затрудняло ведение учета. Ведь часто расходы у них были общими. Например, закупка полотенец, постельного белья, химии для уборки. Получалось, что списание одно, а разнести его нужно на 70 проектов.

Поэтому первое внедрение Finmap проходило достаточно сложно. «Внедрить было тяжело, потому что любые изменения проходят тяжело. Когда 5 лет работаешь в Excel, тебе не очень удобно, но стабильно», — признается Богдан. И учет сразу в 70 проектах тоже добавлял сложности.

Внедрение Finmap 2.0

С началом пандемии спрос на посуточную аренду упал. Богдан и Анита увидели, что результативность бизнеса стала ниже, а времени на него уходило много. Поэтому большинство квартир сдали долгосрочно, от некоторых отказались вообще. А сфокусировались на образовательных курсах и блоге.

Сейчас Богдан ведет в Finmap 7 проектов вместо 70. Квартиры стали одним проектом. Так как большинство из них теперь в долгосрочной аренде, информация из месяца в месяц там практически не меняется. Но чтобы все равно можно было посмотреть данные по каждой из них, используют теги.

Также Богдан активно использует функционал Категорий*. «Мы сделали свои категории и можем видеть всю картину на одном экране, не клацая по страничкам в Excel», — рассказывает он.

Особенно удобно это для учета расходов. В бизнесе есть как постоянные расходы (например, зарплаты, оплата сервисов для работы), так и переменные (к примеру, аренда студии для съемки).

* Категориями в Finmap пользователь может обозначить типы доходов и расходов. Это помогает отслеживать поступления и траты в каждом конкретном типе. Например, видеть, сколько расходов за месяц было на фотосъемки для блога.

Очень удобно отмечать их категориями и отслеживать, сколько денег куда тратится. Плюс это помогает заметить, как некоторые переменные расходы становятся постоянными. Чтобы в будущем планировать их в Платежном календаре*.

* В Платежном календаре Finmap можно доходы и расходы, запланированные наперед. Кроме того, если добавляете будущие расходы или поступления, Платежный календарь покажет, хватит ли денег или есть риск кассового разрыва.

Посмотреть полный выпуск «Знать бы это раньше» с Анитой Соловей и узнать:

• на какие вопросы нужно ответить каждому предпринимателю;
• как Finmap помог ей избежать кражи $4000 и 20 наборов постельного;
• что Анита хотела бы «знать раньше» о финансах и ведении бизнеса

‍

‍

Лайфхаки финучета от Богдана

• Вносить информацию каждый день. Но если не получается, хотя бы фиксировать в заметках*, иначе все забывается даже к вечеру того же дня.

* А еще лучше — пользоваться Telegram-ботом от Finmap, чтобы вносить все операции прямо с телефона в любое удобное время.

• Подключить счета и карты в Finmap, чтобы операции вносились автоматически.

• Если у вас несколько проектов или направлений, но в них работают одни и те же сотрудники, лучше вывести зарплаты из проектов и сделать отдельной категорией расходов. Например, у вас есть отель, блог и курс, но продвижением всего этого в соцсетях занимается один и тот же таргетолог.

• Если этого не сделать, сложно будет делить каждую зарплату на все проекты. А привязывать к какому-то одному направлению — неправильно, ведь тогда один проект будет нести расходы за всех.

• Не стесняться обращаться в службу заботы Finmap.

«Сравниваю с техподдержкой Monobank. Пишешь и тебе отвечают быстро, будто робот. Но только это не робот ».

Результат

✅ Систематизирован учет денег во всех 7 проектах Аниты Соловей. Теперь все данные находятся в одном месте. Удобно смотреть, как информацию о финансовом состоянии всего бизнеса, так и отдельно по каждому проекту.

«Пока была только аренда, мы знали, что все поступления и расходы идут в одном направлении. Когда появился отель, мы задумались над разделением финансовых потоков и учета. А когда пошел еще и онлайн, в котором тоже есть отдельные направления (блог и несколько образовательных курсов), Finmap стал нашим спасением, потому что в Excel было очень тяжело все это разделить».

✅ В любой момент Богдан может проверить, на каких счетах и картах сколько денег. Ему не приходится для этого отдельно заходить в личные кабинеты каждого банка. Плюс сразу понятно, сколько на карте именно денег бизнеса. Это особенно удобно, когда есть карточки, которые одновременно и для рабочих, и для личных нужд.

✅ Теперь Богдан и Анита точно знают, какие расходы может себе позволить бизнес. В Finmap есть информация про плановые расходы, а также данные, сколько денег на счетах сейчас. И легко оценить, какие будут остатки на конец месяца и можно ли потратиться на что-то еще.

✅ Также в бизнесах стали учитывать мелкие расходы, как, например, комиссия банков. Раньше этого не делали, потому что суммы незначительные. Однако за месяц и тем более за год они складываются в большой расход.

✅ Не нужно делать отчеты, Finmap сам делает анализ. Теперь каждый, кому необходимо, может зайти и посмотреть всю картину по компании. А благодаря наглядности отчетов даже те, кто не особо разбирается в финансах, понимают, что происходит в бизнесе.

✅ Учет стал проще. Теперь меньше времени тратится на внесение информации и на ее анализ.

«У нас такой собственник — Анита, мы не можем ее предугадать. Конечно, у нас есть большие планы, будем развиваться. А вот в каком направлении — завтра увидим», — делится планами Богдан. Но какие бы идеи ни появились у Аниты, Finmap поможет сохранить порядок в финансах.

Чтобы внедрить системный финучет и в любой момент видеть полную картину своего бизнеса, подключайте Finmap по ссылке:

Попробовать Finmap бесплатно

14 дней бесплатно. А наша служба заботы поможет найти гибкое решение и использовать максимум возможностей сервиса именно для вашей компании.