Как безболезненно масштабировать бизнес, внедрив финучет: кейс IT рекрутинговой компании

Карточка кейса

Storypoint — IT рекрутинговая компания
🌐 Сайт: https://storypoint.team/

Андрей Алексеенко — Co-founder & CEO Storypoint
Знает, как строить крутые команды в IT-компаниях
Не любит вручную вносить данные в таблицы
📱 Insragram: @alex__andrew

Масштабирование бизнеса — это всегда пожар, факапы и хаос, согласны? А вот герой нашего сегодняшнего кейса, создатель компании Storypoint, Андреей Алексеенко вообще не согласен😉

Ему удалось за год масштабировать свой бизнес, вырасти почти в 10 раз в доходе и при этом избежать финансовых потерь и ошибок. Конечно же, с помощью системного учета денег (иначе зачем бы мы тут собирались, верно?). Как компании Storypoint помог финучет и какой опыт вы можете перенять для вашего бизнеса, рассказываем в этом кейсе.

Дано

Компания Storypoint создана Андреем и его партнером Дианой в 2021 году. Занимается рекрутингом и наймом талантливых людей в команды технологических компаний, а также на аутсорс/аутстаф, в Украине и за границей.

До запуска своего бизнеса Андрей сам работал в IT-компаниях и строил команды изнутри. Поэтому хорошо знает, с какими проблемами сталкиваются как руководители бизнесов, так и сотрудники.

Первые 2-3 месяца работы для учета финансов в Storypoint пользовались таблицами. Однако с ростом бизнеса стало расти и количество расходов. Для внесения каждой операции в таблицу приходилось выделять время, и в конце концов эта задача стала слишком объемной. Андрей начал искать способ автоматизировать процессы.

«Проблема была в том, что все операции нужно было вносить мануально в наш Spreadsheet, где хранился весь бюджет. Это занимало много времени, поэтому мы решили автоматизировать процесс и подключили Finmap».

Задача

При выборе сервиса для автоматизации учета финансов Андрею было важно, чтобы:

1. Учет денег не отнимал слишком много времени. У собственников бизнеса и бухгалтера и так хватает операционных задач каждый день. Не хотелось тратить часы еще и на внесение всех транзакций вручную.
2. Можно было интегрировать банковские счета в сервис учета. Для экономии времени на внесении операций, а также, чтобы не терять расходы. Особенно для Андрея была важна возможность интегрировать сервис с Monobank, потому что счет компании был именно в этом банке.
3. Была наглядная аналитика для системного понимания расходов и доходов компании.

Решение от Finmap

От знакомых Андрей узнал про Finmap. На тот момент сервис был еще в бета-тесте, однако предпринимателя это не испугало и он решил попробовать. Решающим фактором при выборе для Андрея стала именно возможность интегрировать Finmap с банком, чтобы не вносить все операции вручную.

«Одной из причин было то, что у нас Monobank, а Finmap интегрируется с Monobank. Это было идеально. Потому что интеграция между банковским счетом и Финмапом — это как раз то, ради чего мы его используем, это основная фича для нас».

Внедрение Finmap: было сложно?

Не будем создавать интригу, сложно не было😊 Внедрение сервиса не заняло много времени. Достаточно было лишь зарегистрироваться, создать компанию и подключить счета*.

«В Finmap максимально классный онбординг. Я зарегистрировался в сервисе, подвязал Monobank-аккаунт, на котором был счет компании, и так интегрировал все наши транзакции».

*Сейчас в Finmap доступны интеграции с 2000+ банками по всему миру.

Настройка учета: а тут было сложно?

На момент подключения Storypoint к Finmap сервис еще был в бета-версии. Поэтому у Андрея действительно возникла сложность с конвертацией*. Оплаты в долларах и евро, которые поступали в компанию, не всегда отображались с корректным курсом.

«Была разница всего в несколько центов, но из-за этого расхождение у нас не сходился дебет с кредитом».

*Сейчас в Finmap подтягиваются актуальные курсы валют из национальных банков разных стран (например, для Украины из Национального банка Украины, для Чехии — из CNB (Czech National Bank), а также из Mastercard).

А значит, для пользователей, у которых есть операции в разных валютах, информация о курсах валют всегда точная. Кроме того, есть возможность установить свой курс по необходимости. Вот так, например, отображается курс при внесении Дохода в $ на счет в гривне.

Чтобы решить эту ситуацию, мы в Finmap предложили Андрею консультацию финансового эксперта*.

«Финансист показал нашему бухгалтеру, как правильно структурировать доходы и расходы в Finmap. И после этого у нас все идеально сошлось в отчетах. Плюс нам помогли правильно упорядочить все, добавить категории, подкатегории, теги. После этого мы смогли проанализировать наши расходы и доходы в разных категориях: доход и расход на сотрудника, на проект. Что, в свою очередь, помогло оптимизировать расходы и отказаться от неприбыльных проектов».

* Узнать подробнее о консультациях и навести порядок в финансах вашего бизнеса вместе с финансовыми экспертами Finmap вы можете здесь.

Систематизация данных: ну хоть тут сложно было?

После консультации Storypoint настроили в Finmap собственные категории расходов и доходов. Это необходимо, чтобы структурировать операции и в дальнейшем видеть в отчетах детальную информацию обо всем, что происходит с деньгами в компании. Например, сколько именно бизнес тратит на рекламу в Facebook, а сколько зарабатывает от клиента N.

К примеру, вот так в отчете Деньги/CashFlow (отчет о движении денежных средств) будет отображаться соотношение списаний по разным категориям:

Кстати, отчеты формирует сам сервис. То есть пользователям не нужно тратить время, чтобы упорядочить данные. Достаточно лишь вносить Доходы, Расходы и Переводы.

Finmap сформирует на основе этих данных понятные и наглядные отчеты.

Это также поможет существенно сэкономить время и в любой момент быть в курсе, что происходит в бизнесе. В том числе, можно легко показать отчеты бизнес-партнеру и не тратить время, чтобы объяснить, что означает каждый показатель.

Что в результате

«Мы 2-3 месяца пользовались таблицами. Потом перешли на Finmap и решили все проблемы, которые у нас были».

✅ Автоматизировали финучет в компании. Теперь у сооснователей и бухгалтера стало гораздо меньше операционки и рутинных задач. А, значит, освободилось время для развития бизнеса.

«Finmap  помогает нам вести операционку. А если с операционкой все ок, у нас больше времени на основной бизнес».

✅ Стали лучше понимать расходы и доходы компании. По совету финансового эксперта Finmap, в компании настроили свои категории доходов и расходов в сервисе. После чего сооснователям стало четко понятно, на что бизнес тратит, а на чем зарабатывает.

✅ Перестали терять расходы. А значит, данные о тратах компании стали точными и на их основе можно принимать более объективные решения.

«Раньше, если сделали какую-то транзакцию и не внесли ее в таблицу, то просто забывали о ней. Теперь все транзакции, которые мы делаем, подвязаны в Finmap — и это очень удобно».

✅ Избежали финансовых факапов. Благодаря системному учету денег в Finmap, рост компании в течение года проходил без проблем. Андрей отмечает, что за год бизнес вырос х10 в доходе и почти в 5 раз в количестве сотрудников😉

В планах у компании Storypoint дальнейший рост:

«Хотим расширяться, хотим поменять рынок рекрутинга. Помочь нашим клиентам избавиться от дефицита кадров и релизить продукты вовремя, благодаря талантам в команде».

Чтобы внедрить системный финучет и легко масштабировать свой бизнес, подключайтесь к Finmap. 14 дней бесплатно.