Serhiy Shuldyk

O dinheiro desaparece sem perceber — em prazos, revisões e projetos “para portfólio”. E, sem um sistema financeiro, é difícil até saber onde ele some.

Este case conta a história de um estúdio de arquitetura que se recusou a trabalhar no escuro, implementou contabilidade financeira e, em um ano, alcançou +173% de aumento de receita e +286% de margem líquida.

Há mais de seis anos, a Finmap ajuda a equipe a tomar decisões baseadas em dados.

Não é mito, nem sorte — é trabalho sistemático com finanças.

Está na hora de conferir: seus projetos realmente geram lucro ou só parecem bonitos?

Bogdanova Bureau — arquitetura, design e soluções criativas

Bogdanova Bureau não entrega apenas projetos arquitetônicos — constrói espaços de vida integrados ao redor do cliente. Foco em imóveis residenciais e comerciais, design de interiores, design de produto e direção de arte.

A equipe acompanha o cliente em cada etapa — da ideia à execução — com confiança e atenção aos detalhes. Para a fundadora Olha Bogdanova, criar um espaço deve ser uma aventura empolgante, não motivo de estresse.

Como as Finanças se Tornaram Parte do Processo Arquitetônico

Em 2018, ao se desvincular de um grande escritório de arquitetura e iniciar seu próprio negócio com uma pequena equipe, Olha decidiu assumir o controle de todos os processos.

Desde o início, ela definiu: as finanças devem funcionar tão precisamente quanto os desenhos técnicos.

Na empresa anterior já utilizavam a Finmap para contabilidade financeira — mas quem cuidava disso era um contador dedicado. Essa experiência mostrou a Olha que o serviço realmente entrega resultados, tornando a escolha óbvia.

Ela aproveitou o período de teste, aprendeu os fluxos e, em seguida, contratou um consultor financeiro da Finmap.

‍Olha sabia que, para que a contabilidade servisse como ferramenta estratégica — e não apenas formalidade — seria necessário conhecimento experiente e visão profissional externa.

Pela própria vivência, Olha entendeu que:

• Sem contabilidade financeira, até os projetos mais interessantes podem “devorar” a margem de lucro.
• Liberdade criativa significa, na prática, confiança financeira.
• Tomar decisões no escuro não é estratégia.

Em projetos curtos, é fácil alocar finanças. Em projetos de longa duração, tudo fica mais complexo: é preciso controlar horas, reconciliar saldos e fluxos de caixa, registrar pequenas despesas o tempo todo. - Olha Bogdanova, fundadora da Bogdanova Bureau

Quando o básico não basta

Olha já tinha ampla experiência em negócios — a fase caótica de “tudo que entra é lucro” ficou para trás.

Muita gente não gosta de finanças, mas elas são fundamentais. É vital acompanhá-las. Se você não aprende a amar finanças, as finanças não vão amar você. - Olha Bogdanova, fundadora da Bogdanova Bureau

Ela sabia: para escalar, era preciso não só implantar contabilidade, mas usar os números como ferramenta de decisão.

Desafios concretos que surgiram:

1. Calcular o custo dos projetos.
   “Às vezes parece que um projeto está indo muito bem — especialmente quando há boa sintonia com o cliente. Mas, ao olhar os números, dá tristeza”, diz Olha. Era essencial entender onde e por que o negócio perdia lucro, para agir a tempo.
2. Sistematizar despesas.
   Identificar gastos excessivos, pagamentos recorrentes e pontos de otimização — para realocar recursos e gastar com inteligência.
3. Implementar contabilidade gerencial de verdade. Não apenas registrar entradas e saídas, mas:
   - explorar profundamente as funcionalidades da Finmap;
   - configurar o sistema para a realidade do estúdio;
   - testar hipóteses e ver resultados em números;
   - contar com um consultor especialista em finanças.
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Um novo patamar: por que todo negócio precisa de um especialista financeiro

Olha passou a usar o serviço por conta própria — importou dados, configurou integrações, estudou a análise. Mas, ao ver os insights que a Finmap oferecia, surgiram novas perguntas. Era hora de aprofundar.

Foi então que ela decidiu trazer um especialista financeiro da Finmap.

Não foi um “upgrade formal” — foi um passo lógico, alinhado ao ritmo de crescimento do estúdio.

Quando começamos a trabalhar com um especialista, foi o verdadeiro ponto de virada e o início da nossa amizade com as finanças. A Finmap sozinho é ótimo. Mas, com alguém que ajuda a organizar tudo, a gente economiza dinheiro. - Olha Bogdanova, fundadora da Bogdanova Bureau

Desde o primeiro dia dessa parceria, Olha pôde:

• delegar tarefas rotineiras (lançamento de dados, conciliações, categorização);
• focar no estratégico — análise, ideias e decisões;
• obter respostas para “se eu fizer assim, como contabilizo isso?”;
• discutir hipóteses com um especialista que já viu finanças de várias empresas e traz novas ideias e abordagens.
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Quais soluções financeiras funcionam na Bogdanova Bureau

A contabilidade financeira na Bogdanova Bureau deixou de ser apenas um instrumento de controle — tornou-se parte do gerenciamento estratégico. Cada nova medida atende a uma demanda real do negócio. Todo resultado é mensurado em números.

1. Modelo Horas & Tarefas: Matemática Clara, Não Chute

Para orçar pedidos de forma justa e garantir pagamento exato pelo trabalho feito, decidiram quebrar projetos em tarefas e horas. Isso permite reação rápida quando o cliente pede ajustes extras: já sabem quanto tempo vai levar e quanto vai custar.

2. Cada Cliente Como Projeto Separado na Finmap

Para um negócio de projetos, isso é essencial: na Finmap, cada cliente é criado como projeto único. Todas as receitas e despesas são registradas separadamente, e a análise mostra o panorama completo de lucratividade, rentabilidade e resultados financeiros.

3. Sistema de Fundos: Flexibilidade Financeira e Estabilidade

Na transição para o trabalho remoto, o estúdio deixou de ter gastos com escritório físico. Para evitar que essa economia “se perdesse” nas despesas correntes, decidiram canalizar esses recursos para um fundo interno.

Assim nasceu a primeira reserva financeira — e, em seguida, vieram outros fundos direcionados:‍

• ‍Fundo de Aluguel — permitiu alugar o escritório ideal sem estresse quando a equipe voltou ao presencial.‍
• Fundo de Contingência — 2% de cada receita é automaticamente reservado para erros ou imprevistos.‍
• Fundo de Desenvolvimento — investimentos em treinamentos, viagens profissionais e novas oportunidades.‍
• Fundo de Marketing — garante investimento contínuo em promoção e aquisição de novos clientes.

Graças a isso, a equipe não fica à mercê das circunstâncias — ela mesma cria reservas, controla a alocação de recursos e toma decisões com base na estabilidade, não no estresse.

4. Análise e Experimentos: Decisões Baseadas em Dados

Novas ideias na Bogdanova Bureau não são implementadas ao acaso — cada uma é testada como um experimento financeiro. Isso permite avaliar não só o valor criativo, mas também a viabilidade econômica de cada iniciativa.

5. Registro Até das Menores Despesas

Gastos regulares com serviços, assinaturas e softwares muitas vezes ficam “invisíveis” para o negócio. Sozinhos parecem insignificantes, mas, ao longo de um ano, somam valor considerável.

R$40 por mês viram R$480 em um ano. E não é só uma ferramenta. Na Finmap isso fica claro — você entende exatamente para onde vai o orçamento. - Olha Bogdanova, fundadora da Bogdanova Bureau

Finmap permite planejar o orçamento com precisão e evitar vazamentos financeiros imperceptíveis.

Como as finanças se tornaram fonte de força, e não de estresse

Graças ao Finmap, a equipe da Bogdanova Bureau começou a gerenciar o dinheiro de forma estratégica: contabilizar, planejar e prever.

• ‍Contabilidade financeira sistemática. As finanças na Bogdanova Bureau deixaram de ser uma função isolada e passaram a fazer parte do mindset de negócios. Todos os fluxos de caixa, receitas, despesas e projetos estão estruturados e sob controle.

Para mim, o Finmap não é sobre previsões; é sobre análise. Quando você vê os resultados na sua frente, quando percebe onde não deve gastar mais e onde estamos perdendo. - Olha Bogdanova, fundadora da Bogdanova Bureau

• ‍Modelagem financeira e análise. Olha constrói modelos financeiros, analisa a rentabilidade e toma decisões com base em dados, não em achismos.‍
• Fundos financeiros — reserva, desenvolvimento, marketing. Graças ao sistema de fundos da Bogdanova Bureau, surgiu a confiança financeira: o dinheiro não fica parado; trabalha em prol de objetivos específicos.‍
• Economia clara de cada projeto. O custo é calculado, os preços são justificados, a rentabilidade é medida. Acabaram-se as situações em que as perdas de um projeto são cobertas pela receita de outro.

Antes, muitas vezes trabalhávamos com base em empréstimos de outros projetos, deixando-os no negativo. A contabilidade financeira bem feita ajuda a enxergar tudo isso, economizar e obter receita onde nem esperávamos. - Olha Bogdanova, fundadora da Bogdanova Bureau

• ‍Lucros e dividendos — sem prejudicar o negócio. Olha sabe exatamente quando e quanto pode retirar da empresa sem criar gaps de caixa ou comprometer os processos operacionais.‍
• Desenvolvimento pessoal da fundadora. Com o apoio de um gestor financeiro e aprendizado contínuo, Olha cresceu muito em competência financeira — e agora toma decisões com base em expertise.

Ao longo deste tempo, evoluí muito em gestão financeira, porque o consultor me ajudou a configurar tudo corretamente e a sistematizar melhor. - Olha Bogdanova, fundadora da Bogdanova Bureau

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Resiliência financeira e expansão para o mercado internacional com a Finmap

Contabilidade financeira não é só sobre planilhas — é sobre decisão, sistema e confiança, mesmo quando tudo muda ao redor.

A Sistemática que Gerou +173% de Receita

Após implementar a Finmap e um sistema financeiro abrangente que cobriu cada projeto, linha de despesa e previsão, a Bogdanova Bureau alcançou resultados impressionantes.

A equipe analisou a rentabilidade de diferentes frentes, desistiu de projetos de baixa margem e focou naqueles que realmente geram receita.

Isso não só elevou a receita em 173%, mas triplicou a margem líquida.

Agora podemos ver a rentabilidade antes mesmo de iniciar um projeto. Tomamos decisões proativas com base em cálculos, não em intuição. - Olha Bogdanova, fundadora da Bogdanova Bureau

A Rede de Segurança que Suportou a Crise Mais Difícil

O início da guerra em larga escala parou a economia. Mas, graças aos fundos de reserva criados previamente e à contabilidade flexível, a empresa conseguiu se adaptar:

• otimizar despesas;
• reestruturar a equipe;
• realocar orçamentos;
• manter projetos em andamento.

A Bogdanova Bureau permaneceu à tona não por acaso, mas por design. Sua rede financeira comprou o tempo e espaço para decisões ponderadas no período mais crítico.

Entrada Confiante no Mercado Internacional

A crise foi desafio e catalisador. Com base em análises, projeções e clareza sobre seus pontos fortes, a Bogdanova Bureau alcançou o mercado internacional.
Hoje, conta com projetos bem-sucedidos fora da Ucrânia, trabalho estável com clientes estrangeiros e fortalecimento gradual de sua posição em um ambiente competitivo novo.

Nosso foco agora é ter menos projetos, mas maiores, mais complexos e mais rentáveis — com controle financeiro que não falha nem em crise. - Olha Bogdanova, fundadora da Bogdanova Bureau

Mudanças Começam com Decisões

Olha percorreu a jornada do caos à sistematização — e fez isso não contratando muitos financiadores, mas usando a ferramenta certa, apoio de especialista e reconhecendo o valor da contabilidade financeira.

A Finmap deixou de ser apenas um serviço de registro; tornou-se parceiro financeiro no crescimento.

Você também pode:

• sistematizar sua contabilidade,
• identificar verdadeiros pontos de lucro e vazamentos,
• parar de tomar decisões na base da intuição.

E, o mais importante — não precisa enfrentar isso sozinho.

Quer colocar as finanças do seu negócio em ordem? Envie sua solicitação e nosso especialista mostrará como adaptar tudo exatamente aos seus processos.

A falta de controle financeiro e despesas imprevistas podem se tornar o calcanhar de Aquiles de qualquer empreendedor, comprometendo a estabilidade financeira e reduzindo a lucratividade.

As finanças sempre foram fundamentais para mim. O Excel, embora útil, nem sempre atende às exigências modernas dos negócios. Mas quando começamos a trabalhar com ferramentas mais profissionais de controle financeiro para empresas, tudo mudou.
Dmytro Sheremeta, empreendedor, proprietário da "Chystota.ua”.

Como economizar R$66 mil otimizando despesas

A empresa de Dmytro realiza limpezas que, quando necessário, incluem a entrega de equipamentos como aspiradores ou escadas, já incluídos no preço do serviço. Normalmente, utilizavam serviços de táxi, o que resultava em preços de transporte variáveis, dependendo do clima, dias da semana e demanda por táxis no momento.

Ao analisar os gastos na Finmap, Dmytro percebeu que estavam gastando uma quantia considerável com logística. Junto com sua equipe, começaram a buscar maneiras de reduzir esses custos. Decidiram mudar completamente o tipo de entrega, encontrando um parceiro que realiza entregas com scooters elétricos. Isso melhorou o tempo de logística, eliminou a variável do combustível e estabilizou o preço.

Uma entrega de ida e volta custava R$45; após a otimização, passou a custar R$15.

Graças à Finmap, economizamos R$48 mil apenas otimizando os custos de entrega de equipamentos. No total, economizamos mais de R$66 mil em um ano.

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Quais funções da Finmap ajudam a economizar?

Dmytro utiliza frequentemente os relatórios de Fluxo de Caixa (Cashflow) e Lucros e Perdas (P&L). O Cashflow é usado mensalmente para analisar as despesas da empresa e tomar decisões rápidas sobre otimização.

O P&L é revisado regularmente, comparando com os dois meses anteriores para identificar mudanças em diferentes categorias de despesas. Se houver aumento em alguma categoria, a equipe analisa imediatamente as causas e considera possibilidades de otimização.

Economizar R$66 mil ou perder dinheiro? O que você escolheria?

A resposta é óbvia. Mas como fazer isso?

Na Finmap, todas as suas despesas e receitas podem ser padronizadas por categorias, contratantes e projetos.

Vamos entender como isso funciona, usando as categorias como exemplo.

Você tem despesas fixas que se repetem mensalmente, como aluguel, logística, publicidade, etc. Na seção de Análise, no relatório de Lucros, você pode usar filtros para analisar suas despesas por período e categoria.

Assim, você verá quais despesas consomem a maior parte do seu dinheiro mensalmente. Compreendendo onde estão os pontos fracos do seu orçamento, poderá buscar maneiras de otimizar seus gastos: mudar fornecedores, desistir de parte do escritório que não é utilizada, etc. Apenas economizando nas despesas, você terá uma melhora significativa em relação à saúde financeira do seu negócio.

Mas despesas descontroladas não são o único problema na gestão financeira de um empreendedor moderno.

Com o que os empreendedores se deparam diariamente?

Muitos proprietários de negócios enfrentam problemas como:

• Não visualizar o estado real do negócio.
  
• Não saber quanto dinheiro há em cada conta e no total da empresa; os dados existem, mas estão em várias planilhas caseiras difíceis de analisar e quase impossíveis de consolidar.
  
• Não entender quanto podem retirar como dividendos sem prejudicar o negócio.
  
• Incerteza sobre ter dinheiro suficiente no final do mês para pagar salários, aluguel e fornecedores.

Como resolver isso?

Com a Finmap, você pode organizar as finanças do seu negócio e manter tudo sob controle, porque agora:

• Todas as suas contas estão em uma única tela, de forma visual.
  
• Todos os dados são inseridos automaticamente no sistema, graças à integração com bancos e sistemas de pagamento.
  
• É fácil analisar dinheiro (Cashflow), lucros (P&L), projetos, contas, dívidas: não em relatórios complicados e caóticos, mas em gráficos visuais.
  
• Com o calendário de pagamentos, você planeja facilmente o fluxo de caixa e evita lacunas financeiras.
  
• Delegue tarefas rotineiras aos funcionários, decidindo quem pode ver e editar o que é necessário.
  
• Além disso, não é mais necessário procurar modelos de faturas na internet: agora, emita faturas personalizadas diretamente na Finmap.

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As finanças não perdoam suposições. Se você mantém registros com o princípio de "anotar mais tarde no caderno" ou "simplesmente lembrar", esteja preparado para o caos financeiro.​

Uma conta, vários ramos e clientes — e, de repente, você já não entende o que gera lucro e o que apenas consome recursos.​

Como entender a tempo que um ramo está consumindo todo o lucro? Sem um sistema de contabilidade claro, você corre o risco de não perceber como o dinheiro simplesmente desaparece e o negócio caminha para o colapso financeiro. Vamos analisar como identificar o problema a tempo e controlar as finanças para não perder tudo.​

Muitos ramos — uma resposta: calcule a rentabilidade

Se você tem vários ramos de negócios, isso significa que você já não é apenas um empreendedor, mas um proprietário de uma carteira de mini-negócios. E cada um deles tem sua própria economia. A questão é se você a enxerga.​

Para entender o que realmente funciona, é necessário calcular a rentabilidade de cada ramo separadamente.​

Rentabilidade não é apenas uma porcentagem em um relatório. É um indicador de eficiência que mostra o quão produtivamente o negócio utiliza seus recursos para obter lucro.​

Geralmente, a rentabilidade das vendas é considerada a mais importante, e quanto maior o índice, melhor a empresa controla os custos:​

Rentabilidade = (Lucro / Receita) × 100%​

Por exemplo, se você obteve uma receita de R$80.000  de um determinado projeto e o lucro líquido desse ramo foi de R$20.000, a rentabilidade pode ser calculada pela fórmula:​

(20.000 / 80.000) × 100% = 25%​

Isso significa que cada real ganho gera R$0,25 de lucro líquido.​

Se você entende o que é rentabilidade e sabe "interpretá-la", a questão "onde procurar dinheiro?" se resolve por si só. Afinal, se um ramo traz apenas 5% de rentabilidade e outro — 28%, isso é um sinal claro de onde vale a pena investir mais tempo e recursos, e o que deve ser interrompido antes que seja tarde demais.​

Quando o negócio existe, mas o dinheiro não — o problema não está no mercado, mas na contabilidade

A contabilidade por centros de lucro não é um capricho contábil, mas uma ferramenta de sobrevivência. Se você não vê a rentabilidade separadamente, significa que não está gerenciando o negócio, apenas reagindo aos problemas após o fato.​

Com esse entendimento, o proprietário de uma empresa de construção que oferece vários tipos de serviços procurou a Finmap.​

A empresa se dedica diretamente à construção, realiza trabalhos de reparo e vende materiais de construção. Cada um desses ramos tem seus próprios clientes, contratos e pagamentos.​

No entanto, não se falava em ordem financeira. O proprietário reclamava que, em alguns meses, seus mestres recebiam salários maiores do que ele podia retirar em dividendos.​

Às vezes, à noite, eu me deitava na cama e passava metade da noite tentando formar uma imagem completa na minha cabeça, entender o que eu estava fazendo de errado. Talvez alguém já tivesse fechado tudo e voltado aos reparos habituais. Mas eu não podia desistir assim! — Proprietário da empresa de construção.​

Para avançar, era necessário otimizar os processos e destacar claramente os principais indicadores financeiros. O proprietário da empresa definiu vários pontos obrigatórios que queria monitorar:​

1. Lucro e rentabilidade de cada ramo. É importante poder abrir um relatório, por exemplo, sobre "Construção", e entender claramente as receitas, despesas, margem e rentabilidade desse ramo. Isso permite avaliar se vale a pena continuar trabalhando nessa área.​
2. Resultados por cliente e objeto. É importante ver quais pedidos não trazem lucro e se é necessário ajustar a precificação dos serviços de construção e reparo para evitar contratos deficitários.​
3. Resultado geral de toda a empresa. Ter a possibilidade de determinar qual parte do lucro pode ser destinada a dividendos e qual deve ser reinvestida para o desenvolvimento do negócio.​
4. Otimização do processo de fundos sob responsabilidade. Os mestres trabalham constantemente com dinheiro, e rastrear despesas que ocorrem várias vezes ao dia, sem um sistema adequado, é extremamente difícil. Era necessário implementar um mecanismo que permitisse controlar facilmente essas despesas e garantir transparência.​

Devido à falta de tempo para desenvolver e criar planilhas complexas no Excel, as soluções automatizadas da Finmap se tornaram a escolha ideal para uma gestão financeira eficaz.​

Como a Finmap ajuda a estruturar as finanças e tomar decisões estratégicas

A experiência da empresa de construção prova que, quando o negócio se desenvolve em vários ramos, a contabilidade financeira sem um sistema pode facilmente se transformar em caos. A seguir, uma breve visão geral das principais soluções que transformaram a gestão financeira dentro da empresa.​

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Três ramos — três realidades financeiras distintas

No programa de contabilidade financeira Finmap, há uma funcionalidade específica para destacar ramos de negócios — Projetos. Essa funcionalidade pode ser usada não apenas para tipos de atividades, mas também para cidades ou países onde o negócio opera, locais, pontos, pedidos, etc.​

A empresa dividiu suas atividades em três ramos principais:​

1. Construção​
2. Trabalhos de reparo​
3. Venda de materiais​

Para cada pagamento, manualmente ou por meio de regras automáticas, foi adicionada uma marcação de projeto. Após algumas semanas, o sistema reuniu uma imagem completa — o lucro e a rentabilidade automaticamente calculada de cada um dos ramos agora são monitorados em tempo real.

Como garantir uma análise completa por cliente?

Além dos projetos, são adicionadas tags aos lançamentos — nomes dos objetos e locais onde as equipes estão trabalhando. Isso permite, em apenas alguns segundos:

• filtrar todas as despesas e receitas de um cliente ou objeto específico;
• ver quanto cada objeto gerou;
• gerar um relatório com o nível de detalhamento necessário.

Um bônus interessante é que todas as entradas e saídas referentes a um objeto também podem ser planejadas. Isso permite não apenas ver, em tempo real, o que está acontecendo com o orçamento do objeto, mas também prever o resultado futuro.

Relatório de “Lucro”: decisões estratégicas, não intuição

Após implementar o controle financeiro, o relatório de lucros e perdas (P&L) tornou-se a principal fonte de respostas para o proprietário:

• Qual é o lucro real da empresa?
• Quanto pode ser distribuído como dividendos agora — sem prejudicar os períodos futuros?
• Qual projeto vale a pena escalar?
• Onde estamos perdendo margem, mesmo quando parece que “está tudo certo”?

Também foram criados relatórios individuais com base nos filtros salvos. Isso detalhou os resultados financeiros de cada projeto. Agora o proprietário tem informações fundamentadas sobre os índices de rentabilidade de cada um deles.

Recursos sob responsabilidade sem caos: aplicativos móveis

A questão dos recursos sob responsabilidade foi resolvida de maneira bastante sustentável. Cada supervisor de equipe passou a ter sua própria conta. Sem acesso ao orçamento geral da empresa — apenas à sua própria conta de despesas.

Agora, os próprios colaboradores não têm mais dor de cabeça com relatórios, pois podem registrar imediatamente uma despesa no aplicativo móvel, anexar ou fotografar o recibo e não se preocupar se alguma compra foi esquecida.

O resultado:

• menos estresse para os colaboradores;
• quadro financeiro completo para o gestor;
• zero perdas e confusão.

Essa solução não apenas melhorou o controle financeiro, como também reduziu a tensão na empresa. Os supervisores não precisam mais gastar tempo após o expediente ou nos fins de semana — registram as informações diretamente no local da obra, o que é conveniente tanto para os trabalhadores quanto para a gestão.

Este caso não é exceção, mas um exemplo de como uma análise financeira correta transforma a gestão de um negócio.
A Finmap não apenas reuniu os números em um só lugar — ela deu ao proprietário uma compreensão clara do que funciona e do que está puxando o negócio para baixo.

Enquanto outros ainda confiam na intuição, esta empresa toma decisões com base em fatos. Porque negócios não são um jogo de sorte. Negócios são sobre controle, estrutura e confiança no futuro.

Quer tomar decisões fundamentadas e não depender da sorte? Trabalhe com números — trabalhe com a Finmap.