Serhiy Shuldyk

É um erro pensar que a contabilidade financeira é uma ferramenta apenas para o proprietário ou gerente de uma empresa. Na verdade, ela percorre todos os departamentos, unindo-os em um único sistema e garantindo uma interação eficiente e coordenada.

Neste artigo, analisaremos por que é importante para as empresas ter um balanço financeiramente bem estruturado, especialmente do ponto de vista do marketing e da elaboração de estratégias de marketing. Como exemplo, consideraremos um dos parceiros da Finmap — a empresa digital ucraniana  «Marketing Office», que oferece serviços de marketing integrados.

Contabilidade financeira desde o primeiro dia: experiência da “Marketing Office”

A empresa “Marketing Office” iniciou suas atividades há alguns anos. A fundadora, Alina Kashapova, tratou com responsabilidade não apenas da seleção da equipe, mas também das finanças desde o primeiro dia da agência. Ela já havia colaborado com empresas que, por décadas, não haviam implementado o finanças desde o primeiro dia, o que levava a constantes problemas nos negócios e no marketing.

Por que é impossível criar e implementar uma estratégia de marketing eficaz sem contabilidade financeira?

A contabilidade financeira ajuda a tomar decisões gerenciais com base na situação real da empresa. Sem um registro claro de receitas e despesas, pode parecer que há uma oportunidade de investir mais dinheiro em marketing para atrair novos clientes. Porém, para um crescimento estável e constante, uma injeção única de fundos em marketing não é suficiente.

Deve ser um processo contínuo e sistemático que seja ajustado e atualizado. Por exemplo, o desenvolvimento e a promoção abrangentes de um website podem levar de 3 a 4 meses. O cliente receberá os resultados dessa ação de marketing no futuro, e os fundos para a implementação devem ser alocados durante todo o processo.

O Escritório de Marketing enfatiza:

Investir dinheiro e não tirar conclusões é um sinal de baixa para seu próprio negócio. A contabilidade de receitas, despesas e resultados financeiros está intimamente relacionada aos processos de marketing.

De onde você tira os fundos para investir continuamente em marketing?

Sem uma compreensão clara do estado da empresa, é impossível evitar a escassez de recursos.

Somente a contabilidade financeira permite que você avalie a posição da empresa e encontre a resposta para essa pergunta. A análise financeira mostra:

• Quanto está sendo investido atualmente em marketing.
• Qual é a proporção das despesas com marketing.
• Quais despesas podem ser otimizadas.
• Se as campanhas estão gerando os resultados esperados.

Portanto, o marketing não é possível sem uma estratégia financeira clara, pois são as finanças que determinam as oportunidades de atrair clientes, desenvolver a marca e realizar planos estratégicos.

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Relatório de P&L: a chave para decisões de marketing informadas

Para evitar decisões intuitivas e se basear apenas em números e fatos, o departamento de marketing recorre primeiro aos relatórios financeiros do cliente, em especial ao relatório de P&L. Se ele for mantido e preenchido adequadamente, o Escritório de Marketing poderá se concentrar nas seguintes questões:

1. Eficácia das atividades. A relação entre os custos de marketing e as receitas da empresa permite entender se o marketing contribui para o crescimento de novos clientes, se os volumes de vendas aumentam etc.

2. Trabalhar com o sortimento. As informações do relatório ajudam a entender quais mercadorias ou serviços precisam de promoção ou substituição adicional e quais mercadorias/serviços são relevantes para os clientes.

3. Estratégia de marketing. O planejamento da parte financeira do marketing permite prever a receita futura e evitar perdas. O ajuste da estratégia de marketing é sempre feito com base nos resultados financeiros.

É claro que, além dessas três perguntas, um relatório de P&L pode fornecer informações sobre tendências e padrões de gastos com marketing, tipo de cliente (novo ou recorrente), impacto dos gastos da equipe de vendas e muito mais.

Controle empresarial bem-sucedido por meio de relatórios Finmap

O Marketing Office não usa apenas o relatório de P&L da Finmap. A empresa também usa ativamente o relatório “Projects” para acompanhar os projetos de trabalho e as diversas áreas de negócios.

Todo mês, lidamos com cerca de 10 a 12 projetos para os clientes. Quanto mais projetos, mais fácil é se confundir, portanto, um programa de contabilidade de custos facilita muito a vida.

Alina Kashapova, como proprietária de uma empresa, analisa constantemente os principais indicadores financeiros para um planejamento empresarial competente. Os mais básicos são gerados automaticamente na seção Analytics da Finmap, enquanto os mais detalhados são calculados separadamente com base nos dados dos relatórios:

• Dinâmica dos lucros - se a receita total está crescendo conforme planejado.‍
• Cálculo do KPI - quais indicadores de desempenho são realistas no período atual.‍
• Níveis de margem - se as margens estão de acordo com as metas planejadas. ‍
• Disponibilidade de fundos disponíveis - se as finanças estão disponíveis para novas despesas e investimentos.‍
• Análise de receitas e despesas futuras - para evitar falhas de caixa.

O marketing e as finanças devem trabalhar em conjunto para obter resultados, e a contabilidade financeira regular permite que uma empresa cresça de forma estável e sem riscos desnecessários.

O gerenciamento financeiro não é apenas uma questão de contabilidade, mas um elemento fundamental para o sucesso de uma empresa. O uso de ferramentas modernas, como a Finmap, ajuda os empreendedores a se manterem à tona, a gerenciarem efetivamente os fluxos financeiros e a crescerem.

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Ao observar empresas bem-sucedidas que, em 8 a 10 anos, se tornam players-chave no mercado e já estabelecem suas próprias regras, é difícil acreditar que também começaram pequenas. Cada uma delas percorreu um caminho único e desafiador de desenvolvimento. Mas todas têm algo em comum: conseguiram organizar sua contabilidade gerencial e superar dificuldades financeiras.

De um funcionário a uma empresa internacional

O "Bureau de Vendas" de Andrey Krupkin é um exemplo brilhante de uma empresa que "conseguiu". Hoje, uma empresa internacional de consultoria bem-sucedida, em 2016 começou sua jornada com apenas um funcionário e três clientes. A experiência, o conhecimento e a persistência de Andrey permitiram expandir o negócio. No entanto, as lacunas na contabilidade gerencial impediam o crescimento pleno da empresa.

Grandes faturamentos nem sempre significam grandes lucros

A empresa crescia, surgiam novos tipos de despesas, responsáveis financeiros, orçamentos departamentais e novos clientes com novas demandas. Se Afundar na burocracia que já estava batendo à porta não era uma opção. Era necessário encontrar uma solução simples e eficaz para sistematizar a confusão de valores e números.

"Percebi por volta do terceiro ano de operação que, se eu queria ganhar mais, expandir a empresa, aumentar os salários da equipe, entender quanto eu realmente ganhava e manter uma higiene financeira, precisava entender de finanças." — Andrey Krupkin, fundador do "Bureau de Vendas"

A solução parecia óbvia: era necessário consolidar todas as fontes financeiras em um único sistema e organizá-las.

Ao conectar a Finmap e registrar todas as contas, finalmente foi possível respirar aliviado — os saldos transmitiam tranquilidade e esperança. Com esses valores, as crises financeiras pareciam preocupações irreais, que desapareciam assim que se analisava todo o capital.

No entanto, os problemas não sumiam, e os déficits de caixa continuavam a desestabilizar os planos da empresa.

Achávamos que, por termos grandes faturamentos, tínhamos muito dinheiro. Mas descobrimos que isso ainda não era lucro. — Andrey Krupkin, fundador do "Bureau de Vendas"

Como a Finmap ajudou a controlar o caos e os déficits de caixa?

Apenas reunir todas as fontes financeiras em um único sistema foi apenas o primeiro passo para organizar as finanças.

O segundo passo foi o gerenciamento das entradas e saídas, que agora estavam completamente visíveis. Com a Finmap, o fluxo de dinheiro tornou-se transparente e compreensível, o que permitiu:

• Abandonar completamente as planilhas manuais;
• Eliminar o caos e a falta de clareza dessas planilhas;
• Unificar e padronizar a contabilidade para todos os departamentos;
• Controlar o fluxo de dinheiro em tempo real.
  
  

Andrey Krupkin, fundador do "Bureau de Vendas", compartilha sua visão:

Se você não usa a Finmap, gasta um milhão de horas tentando organizar planilhas complicadas, onde nem mesmo é possível automatizar processos. A Finmap resolve tudo isso.

A cada dia, a situação ficava mais clara, e a empresa percebia que, sem um planejamento eficaz, o caos financeiro não poderia ser totalmente eliminado. A solução veio com o Calendário de Pagamentos da Finmap, que imediatamente mostrava os dias previstos para os pagamentos dos clientes e os momentos exatos para a realização dos desembolsos.

Graças ao cálculo automático no Calendário, ficou claramente visível quando poderia haver falta de dinheiro para pagamentos a fornecedores ou funcionários.

Assim, após o ajuste dos prazos de pagamento e das datas planejadas, os déficits de caixa foram riscados da lista de dificuldades financeiras.

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Principais insights do "Bureau de Vendas"

O planejamento racional e o relatório P&L finalmente responderam à pergunta: onde estava o lucro, que antes se perdia em meio a um grande volume de operações? Graças à data e ao período de cada negócio, foi possível destacar com precisão o dinheiro realmente ganho, não apenas no nível anual ou mensal, mas até mesmo semanalmente.

Ao organizar os fluxos financeiros, o Bureau de Vendas, com a ajuda de relatórios financeiros prontos, conseguiu identificar os seguintes pontos:

• Fontes de despesas que precisam ser reduzidas e otimizadas;
• Serviços mais populares e lucrativos;
• Como otimizar as contas a receber;
• Quais áreas do negócio estão se desenvolvendo mais rapidamente;
• Áreas do negócio que precisam de renovação e modernização.

Como a Finmap e o "Bureau de Vendas" colaboram atualmente

Atualmente, a empresa organizou completamente sua contabilidade gerencial e, com as ferramentas da Finmap, automatizou esse processo. Agora, todos os principais gestores, o diretor de operações e o fundador têm acesso transparente às informações financeiras a partir de qualquer dispositivo.

Andrey destaca que o controle financeiro baseado na Finmap permitiu uma formação mais precisa da estratégia de vendas: 

Comparando nossa contabilidade no início das operações e agora, tenho certeza de que conseguimos reduzir o tempo gasto com finanças em 50 vezes! — Andrey Krupkin, fundador do "Bureau de Vendas"

Você também pode comprovar isso registrando-se na Finmap. Organize e automatize sua contabilidade financeira e não perca mais tempo com tarefas burocráticas!