O finansach prostym językiem

Firma «AIRT» — Stowarzyszenie niezależnych pośredników w Turcji, zajmuje się sprzedażą i wynajmem nieruchomości  w Turcji
Strona www: https://airt1.com

Ilgiz Yusupov — założyciel firmy «AIRT»
Instagram: @ilgizyusupov
Od 7 lat zajmuje się nieruchomościami w Turcji
Używa Finmap w swojej firmie od około roku
Traktuje zarządzanie finansami jako okazję do rozkoszowania się aromatyczną kawą i przemyśleń.

Najlepsza cena, życzliwa obsługa, wysoka jakość… jakie jeszcze cechy może wykorzystać biznes, aby wyprzedzić konkurencję?

Jeden z użytkowników Finmap, założyciel agencji nieruchomości w Turcji, zdał sobie sprawę, że porządek w finansach również może pomóc mu zrobić krok naprzód. Jak i dlaczego? Opowiadamy w tym artykule.

Dane

Firma «AIRT» zajmuje się nieruchomościami w 4 miastach Turcji — Stambuł, Antalya, Alanya, Ankara. Głównym kierunkiem działalności jest sprzedaż mieszkań w nowych budynkach. Oprócz tego zajmują się również wynajmem, nieruchomościami komercyjnymi, oraz rynkiem wtórnym.

Obecnie firma liczy 12 pracowników. Lecz, jak to mówi założyciel firmy Ilgiz:

Wszyscy nasi pośrednicy to niezależne jednostki, z własną historią życiową. To nie są pracownicy na etacie, tylko partnerzy.

Obroty firmy wynoszą około 1 miliona $ miesięcznie. Plany na przyszłość Ilgiz ma równie ambitne:

• rozwój firmy w innych miastach Turcji i na całym świecie;
• zmiana rynku nieruchomości na bardziej profesjonalny i zmniejszenie poziomu oszustw.
  

Między innymi po to zostało utworzone Stowarzyszenie niezależnych pośredników.

Naszym celem jest wprowadzenie Stowarzyszenie na poziom państwowy. Chcemy prowadzić zjazdy pośredników, określić zasady rynku, które będą działać, by ludzie rozumieli, co jest dobre, a co złe.

Aby systematycznie pracować nad osiągnięciem tych celów, Ilgiz, jako założyciel i kierownik firmy, powinien dokładnie wiedzieć, co się dzieje w firmie i podejmować wyważone decyzje. Dlatego postanowił wdrożyć rachunkowość finansową.

Zadanie

Ilgiz od razu zaczął szukać narzędzia właśnie do rachunkowości finansowej. Wiedział już, że zwykła księgowość nie będzie wystarczająca.

Celowo szukałem narzędzia finansowego. W Turcji księgowi zajmują się wszystkim oprócz finansów. Wystawiają faktury, liczy podatki, ale nie zarządza finansami. Nie mamy możliwości określić, gdzie jest wpływ, a gdzie wydatek, nawet w zwykłym Excelu.

Zależało mu na tym, żeby:

• Jasno rozumieć, jakie wydatki ponosi firma, oraz jaki dochód generuje;
• Śledzić te dane regularnie, a najlepiej, by były zebrane wszystkie w jednym miejscu.

Potrzebny był jeden program, w którym miałbym przejrzysty dashboard, wyświetlający podstawowe potrzebne parametry: wpływy, wydatki. Generalnie każdy przedsiębiorca powinien przynajmniej raz w tygodniu przeglądać swoje wpływy i wydatki. Dzięki temu zacznie podejmować kolejne decyzje z punktu widzenia oszczędności, lub, odwrotnie, eskalacji.

O Finmap dowiedział się przypadkiem: trafił na reklamę, sprawdził informacje o serwisie i od razu zaczął go wdrażać.

Rozwiązanie od Finmap

Ilgiz prowadzi rachunkowość w serwisie całkowicie samodzielnie, nie zlecając tego innym pracownikom.

Finmap to dla mnie przyjemne zajęcie. Staram się w tygodniu poświęcać na to jedną-dwie godzinę, parzę kawę, siadam i robię to z przyjemności.

Na razie wszystkie dane wprowadza ręcznie, dodając wpływy i wydatki firmy. Serwis posiada trzy podstawowe przyciski do wprowadzania danych o operacjach: Wpływ, Wydatek, Przelew. Dzięki temu łatwo jest się połapać od pierwszego wejrzenia.  

Aby analityka była bardziej dokładna i przejrzysta, przy wprowadzaniu operacji warto wskazać nie tylko kwotę, ale również:

• Kategorię — typy wpływów i wydatków, na przykład, wydatki na reklamę targetową, wpływ z wynajmu lokalu komercyjnego.
• Kontrahenta, czyli osobę, od której otrzymano wpłatę (wpływ), lub na rzecz której ją dokonano (wydatek);
• Tagi — dodatkowa możliwość skonkretyzować dane o operacji. Na przykład, można dodać tagi z nazwiskami pośredników, aby później w raportach Finmap przefiltrować wszystkie środki, które wpłynęły od tego, czy innego pośrednika.

*Przykład wprowadzania transakcji do Finmap

W chwili, gdy Ilgiz zaczął korzystać z Finmap, serwis nie miał jeszcze integracji z tureckimi bankami. Dlatego możliwości automatyzacji rachunkowości były mniejsze.

Jednak obecnie aktywnie pracujemy nad dodaniem do Finmap takich banków, jak Akbank Direkt, DenizBank, Garanti, Ziraat Bank, Yapi ve Kredi.

* Tak wygląda funkcja podłączenia integracji z bankami i serwisami wewnątrz Finmap

Pomoże to naszym użytkownikom z Turcji oraz tym, którzy posiadają konta w tureckich bankach, w zaoszczędzeniu czasu. Dzięki integracji wszystkie transakcje na koncie bankowym (wpływy i wydatki) będą automatycznie trafiały do Finmap i manualne wprowadzanie będzie zbędne.

Najważniejszym raportem dla Ilgiza obecnie jest raport Pieniądze/Cash Flow. Pokazuje on ruchy środków pieniężnych i pozwala usystematyzować, jakie kwoty wpływają do firmy, a jakie są przez nią wydawane.

* Tak wygląda raport Pieniądze/CashFlow w Finmap

To znaczy, jasno widzieć na jednym ekranie wszystkie wpływy i wydatki kompleksowo, lub według konkretnego parametru. Na przykład, można przefiltrować wpływy według Kategorii «Sprzedaż w nowym budynku».

* Tak można używać filtrów w raporcie Pieniądze/CashFlow w Finmap

«Jest to taki punkt odniesienia, żebym się za bardzo nie zakręcił. Ponieważ gdy transakcje płyną, zaczynamy powiększać zespół, albo kupować jakieś dodatkowe narzędzia, nie spinając przy tym rachunkowości — może to prowadzić do konsekwencji. W tym sensie Finmap jest dla mnie jak zimny, uspokajający prysznic».

Ilgiz nie miał jeszcze czasu na zgłębienie pozostałych raportów (Zysk/P&L, Projekty, Należności, Wierzytelności).

* Tak wyglądają niektóre raporty w Finmap. Są one tworzone automatycznie

Jednak w przyszłości Ilgiz planuje ukończyć kurs i bardziej zgłębić temat finansów, aby wykorzystać efekty prowadzenia rachunkowości finansowej na maksa.

Co z rezultacie

Finmap to zdecydowanie to, co trzeba.

• Wszystkie wpływy i wydatki firmy są uporządkowane. W dowolnej chwili możemy je przeanalizować, nie tracąc kupy czasu i nie czekając na sprawozdania od księgowych lub dyrektora finansowego.

Wymaga to dosłownie 5 minut. Wchodzę do Finmap, patrzę, jakie mam wydatki, jakie wpływy. I tyle. To bardzo pomaga.

• Od teraz łatwiej jest podejmować decyzje na podstawie liczb, nie rozdmuchiwać wydatków tam, gdzie nie jest to potrzebne, ale i nie oszczędzać przesadnie.

Jest to właśnie ten moment, kiedy mogę trochę porozmyślać nad liczbami, zobaczyć, jak wygląda sytuacja. Ponieważ w codziennej rutynie nie zawsze widzimy, co się dzieje. A gdy siadasz, przeglądasz liczby i masz wszystko zebrane w wygodnej formie — wszystko staje się zrozumiałe.

• Ilgiz zrozumiał, że może zwiększyć budżet na reklamę, nie trafiając przy tym w lukę gotówkową (sytuację, gdy biznes chwilowo nie ma wystarczająco dużo środków na pokrycie wydatków).
• Systematyczne prowadzenie rachunkowości finansowej stało się konkurencyjną przewagą firmy.

Oczywiście, że jest to przewaga konkurencyjna. Dlatego, że jeżeli 50% rynku nie korzysta z rachunkowości finansowej, będą wpadać w dołk finansowe. Zatrudniać dużo pracowników, zwiększać koszty reklamowe, gdy nie można było tego robić. A ja w tym czasie, rozkładając wszystko na czynniki pierwsze, mogę wybić się naprzód.

Od teraz Stowarzyszeniu niezależnych pośredników jest jeszcze łatwiej dążyć do celu:

Plany na przyszłość — aby Stowarzyszenie stało się miejscem, do którego każdy cudzoziemiec może przyjść i nie tylko kupić nieruchomość, ale dobrać ją dokładnie pod swoje potrzeby i cele.

Jesteśmy pewni, że z tak usystematyzowanym porządkiem w finansach wszystko na pewno się uda😊

Jeżeli Ty również stawiasz przed sobą ambitne cele dla swojego biznesu, potrzebujesz przemyślanego planu i wizualnych danych o sytuacji finansowej w swojej firmie. Podłącz Finmap, aby pozbyć się chaosu w pieniądzach i podejmować rozważne decyzje na podstawie liczb. 14 dni za darmo.

Często firmy popełniają bardzo poważny błąd i łączą funkcje głównego księgowego i właściciela firmy.  Stanowczo radzę: nie dopuszczaj do takiej sytuacji w swojej firmie. W tym artykule opowiem, dlaczego.

1. Księgowy wypali się zawodowo, co doprowadzi do błędów w raportach i obniży produktywność

Księgowość i rachunkowość zarządcza – to dwa pełnoprawne obowiązki. Nie da się w pierwszej połowie dnia zajmować jednym, a po lunchu przerzucać się na drugie. Wyjątki mogą się zdarzać jedynie w bardzo małych firmach.

Łącząc prowadzenie księgowości i rachunkowości zarządczej, pracownik stara się dokonać niemożliwego w ciągu jednego dnia pracy. Prowadzi to do wypalenia zawodowego.

2. Bycie księgowym, a właścicielem firmy, wymaga innych kompetencji

Zarówno księgowy, jak i właściciel firmy zajmują finansami, ale od innej strony.

Funkcja księgowego – sprawia, aby firma poprawnie spłacała podatki: ile trzeba i kiedy trzeba.

Funkcja właściciela firmy – prowadzi rachunkowość zarządczą, gromadzi i zarządza informacją, niezbędną do podejmowania decyzji biznesowych. Poniżej – podstawowe zadania księgowego i właściciela firmy↓

Te zadania wymagają zupełnie innych nawyków. Księgowy powinien znać przepisy prawne i skrupulatnie opracowywać olbrzymie przepływy monotonnych danych. Właściciel firmy powinien mieć potężne zdolności analityczne i zapewniać firmie możliwości do zarabiania więcej.

Potrzebny mu jest do tego zarówno ogólny punkt widzenia, na zasadzie helicopter view, jak i dane o statusie każdego projektu z osobna. Do przejrzystej analityki, nie w nudnych tabelkach, a na zrozumiałych wykresach, dobrze sprawdza się Finmap.

Wypróbuj Finmap

3. Role księgowego a właściciela firmy wzajemnie się wykluczają, ze względu na specyfikę pracy.

Księgowy – to ciągła rutyna: rachunki, akta, listy przewozowe, sprawdzania, znowu rachunki, znowu akta, trzeba wydać pensje, wydać gotówkę administratorowi biura. Tę listę można mnożyć w nieskończoność.

Właściciel firmy nie może mieć rutyny, ponieważ jego mózg powinien mieć pole do manewru. Właściciel firmy powinien myśleć z wyprzedzeniem, szukać rozwiązania problemów i punktów rozwoju dla firmy. Powinien mieć możliwość wyjścia na spacer w środku dnia, albo móc poczytać książkę. Monotonny ciąg zadań księgowych mu na to nie pozwoli.

Finmap bierze całą rutynę na siebie i udostępnia właścicielom biznesu gotową analitykę w postaci wykresów i diagramów, za pomocą których będą oni mogli decydować o dalszym rozwoju firmy.

Wypróbuj Finmap

***

Każdy powinien zajmować się swoją pracą. Nie oszczędzaj na Automatyzacji raportów finansowych, w końcu mówimy tu o podejmowaniu decyzji, które pełnią kluczową rolę w działaniu firmy.

Wypróbuj Finmap za darmo przez 14 dni.

Znamy sporo przedsiębiorców, którzy przechodzili przez lukę gotówkową. Jest to sytuacja, kiedy firma nie może wypłacić pensji pracownikom, wynagrodzenia wykonawcom, a dostawcom za surowce w odpowiednim czasie.

Najbardziej powszechną przyczyną luki gotówkowej jest sam przedsiębiorca, który narozrabiał. Źle wyciągnął pieniądze firmowe, a teraz trzeba wszystko uporządkować.

W tym artykule opowiemy o złotej regule, jak poprawnie wyciągać pieniądze z biznesu. Można tego uniknąć, analizując raport CashFlow i korzystając z kalendarza płatności w serwisie Finmap.

Wypróbuj Finmap

Przyjrzyjmy się bliżej tym błędom, przez które zdarzają się luki gotówkowe.

Właściciel ≠ biznes

Biznes należy do Ciebie: Ty go wymyśliłeś, zainwestowałeś, pracujesz nad jego życiem i rozwojem. Dlatego logicznym wydaje się, że pieniądze też należą do Ciebie.

Nie do końca. Biznes – to odrębny organizm. Tak samo jak człowiek rośnie, rozwija się, ma własne potrzeby. Podobnie jak w jednym ciele nie mogą się mieścić dwie osoby, tak samo Ty nie możesz być jednocześnie i firmą, i sobą.

Zatem mamy pieniądze właściciela i pieniądze firmy. I nie można tak po prostu wyciągać z biznesu tyle, ile się da.

Dywidendy i pensja

Najprawdopodobniej, w biznesie pełnisz dwie role: właściciela i prezesa.

Właściciel otrzymuje dywidendy – z góry określony procent od zysku, który uzyskała firma. Na przykład, właściciel określił, że otrzymuje 50% od zysku – okej, w tym wypadku, jeśli firma zarobiła milion, to otrzymuje on 500 tysięcy, nie zarobiła nic – to nic nie otrzymuje.

Prezes otrzymuje pensję – tyle, ile uważa za sprawiedliwe wynagrodzenie za wszystkie działania operacyjne: rozwój firmy, rozwiązywanie problemów, organizacja pracy. Ustal sobie średnie rynkowe wynagrodzenie, albo takie, jakie dawałbyś osobie, zatrudnionej jako prezes.

Skoro pełnisz dwie role, to posiadasz też dwa wynagrodzenia: pensję co miesiąc i dywidendy, jeśli masz zysk.

Instrukcja krok po kroku, jak poprawnie wyciągać

Postępuj w ten sposób, aby mieć pewność, że nie bierzesz za dużo i w złym czasie:

1. Ustal dla siebie pensję, jak dla prezesa. Będzie to taki sam wydatek firmowy, jak pensja menedżera, albo zakup surowców produkcyjnych.

2. Określ, ile dywidend wypłacasz i kiedy. Pomyśl, jaki sposób będzie odpowiedni dla Twojej firmy.

3. Policz czysty zysk. To od niego będą odliczane dywidendy.

4. Zaplanuj z góry wypłatę dywidend. Możesz wypłacić niezbędne dywidendy i zostawić firmę bez pieniędzy. Na przykład jeżeli będziesz musiał dokonać jakichś niezbędnych płatności, jak pensje, opłaty dla dostawców, opłaty za wynajem i inne. Kalendarz płatności Finmap pomoże nie przegapić ważnych transakcji. Dzięki niemu na pewno będziesz wiedzieć, jaką ilością wolnych środków dysponujesz, a ile nie możesz obecnie wyciągnąć z firmy.

Ustal pensję → Określ dywidendy → Policz zysk → Zapłać dywidendy. Takie to proste, a może uchronić Cię przed lukami gotówkowymi.

Wypróbuj Finmap za darmo przez 14 dni wprowadź stabilność do swojego biznesu.

“Ile można wypełniać tabelki? A może wszystko zautomatyzuję!” – myśli sobie przedsiębiorca i zazwyczaj się myli.

W tym artykule wyjaśnimy, kiedy automatyzacja jest potrzebą, a kiedy – tylko zachcianką.

To co, automatyzujemy?

1. Ustaliłeś, skąd się biorą liczby. Masz przed oczami wszystkie źródła danych. Jeśli coś się nie zgadza, to wiesz, do kogo zadzwonić, albo jak sprawdzić poprawność liczb. Jeśli nie wiesz, skąd się biorą liczby, to w raportach będzie panował zautomatyzowany chaos.

2.Wiesz, dlaczego liczby są właśnie takie. Możesz sprawdzić część zadłużeń i należności w wyciągu bankowym, ale jeśli pracujesz z gotówką, to niektóre dane musisz gromadzić oddzielnie (na przykład, kto i ile jest Tobie winien, lub komu i ile Ty jesteś).

3. Wyznaczyłeś osoby, odpowiedzialne za wprowadzanie danych do tabeli. Niektórych danych nie da się uzyskać ot tak – trzeba złapać pracownika, który wie o co chodzi i zadać mu odpowiednie pytania. Na przykład, wiesz, że Marcin zarządza magazynem, a Łukasz śledzi należności i wierzytelności.

Częściowo zautomatyzować księgowość można w dowolnym momencie

Częściową automatyzację można rozpocząć nawet teraz. Na przykład, na magazyn wpada towar, i magazynier wprowadza nazwę i ilość do systemu. Gdy magazynier wyładowuje towar, również wprowadza to do systemu. Tu wszystko jest proste – dlatego można zautomatyzować. Albo raz w miesiącu kupujesz stałą ilość serników do swojej kawiarni u tego samego dostawcy. W ten sam sposób możesz zacząć automatyzować swoje finanse. Finmap daje możliwość zarówno samodzielnego wprowadzania transakcji, jak i przez pracowników (sam wybierasz, jaki poziom dostępu im nadać). Dzięki temu będziesz mógł śledzić przepływy gotówki, nie ryzykując utraty jakiejś transakcji

Wypróbuj Finmap

Nie próbuj automatyzować od razu wszystkiego. Zacznij od najbardziej zrozumiałych procesów w Twojej działalności – krok po kroku.

Instrukcja dla tych, którzy chcą automatyzować już teraz

1. Wiem doskonale, jak przeprowadzić automatyzację ręcznie i mogę to zrobić w dowolnym momencie.
2. Mam ludzi do obsługiwania automatycznego systemu: będą wprowadzać dane, sprawdzać ich poprawność i ponosić odpowiedzialność.
3. Samodzielnie sporządzam zadanie techniczne, ponieważ całkowicie rozumiem wszystkie procesy, i mogę kontrolować pracę.

Odpowiedziałeś twierdząco na powyższe zdania? Jeżeli tak, to jesteś gotowy na automatyzację. Jeżeli czegoś brakuje – musisz posiedzieć nad tablicami dla własnego dobra, bo inaczej istnieje ryzyko automatyzacji bałaganu.
Wypróbuj automatyzację swoich finansów z Finmap za darmo przez 14 dni.

Gdy zaczęła się pandemia, wiele firm zetknęło się z kryzysem. Przygotowaliśmy kilka historii o biznesach, którym udało się w okresie pandemii pozytywnie odmienić swój stan finansowy.

1) Obcięli pensję pracownikom – zbuntował się tylko jeden

W firmie, podczas analizy stałych wydatków odkryto, że wynagrodzenia działu sprzedaży są wręcz kosmiczne. Były hojne odsetki od transakcji, a do tego kwoty nie miały górnej granicy.

Zmodyfikowano system motywacji, a mianowicie ograniczono rozmiar wynagrodzenia. Pozostało ono konkurencyjne, ale nie nieograniczone.

A na dodatek skupiono się na korporacyjnym odpoczynku i edukacji. To mocno zintegrowało zespół, wyniki zaczęły być bardziej stabilne. W pierwszym kwartale udało się “odbić” 4000 złotych.

Były obawy, że pracownicy wyrażą niezadowolenie, ale zbuntował się tylko jeden. Firma obecnie się poszerza, przychodzą nowi pracownicy, w tym również do działu sprzedaży. Taki system motywacyjny – “bez górnej granicy” – mocno motywuje, ale i nieźle zjada zysk firmy.

2) Zrezygnowano z głupot – zaczęto opłacać wydatki tylko na żądanie.

Firma dokonywała bardzo dużej ilości transakcji i nie można było prześledzić, czy każda z nich ma sens.

Właściciel podpisywał rachunki intuicyjnie, nie śledząc tego, czy te wydatki są niezbędne. Mogło być tak, że właściciel firmy nie rozumiał, po co jest ten zakup i czy jest w ogóle potrzebny.

Wprowadzono system żądań na wydanie środków. Kierownicy działów sporządzali wnioski na spłatę faktur. Wnioski te były rozpatrywane w radzie zarządu: każdy kierownik powinien był wytłumaczyć cel zakupu z punktu widzenia inwestycji.

To zaangażowało kierowników w optymalizację wydatków i istotnie zmniejszyło ilość zmiennych wydatków w firmie.Takie rzeczy często zdarzają się w firmach, gdzie rachunkowość zarządcza nie jest prowadzona przez właściciela firmy, albo dyrektora finansowego. Po prostu nie mają na to czasu. W takich przypadkach z pomocą przychodzi Finmap – serwis do automatyzacji rachunkowości, dzięki któremu właściciel lub dyrektor finansowy mogą za pomocą automatycznych raportów śledzić przepływy pieniężne, oraz widzieć, które grupy transakcji są zbędne.

Wypróbuj Finmap

3) Zaczęto planować wydatki – skończyły się spontaniczne zakupy

W sieci stomatologicznej w związku z pandemią powstał spory problem z optymalizacją wydatków, lub całkowitą rezygnacją z niektórych kategorii. Zaczęto przeglądać i analizować wszystkie kategorie wydatków. Postanowiono nie ruszać wypłat, mimo, że były wyższe niż średnia rynkowa, ponieważ najważniejszą kwestią w tym biznesie są profesjonalni, renomowani lekarze. Pacjenci przychodzili nie tyle do kliniki, jak do konkretnego lekarza, co do którego nie mają wątpliwości. Głupio by było ich stracić przez obcięcie wynagrodzenia.

W pierwszej kolejności postanowiono zoptymalizować wydatki magazynowe. Przeprowadzono inwentaryzację i zaczęto prowadzić ewidencję materiałów, aby kupować ich tyle, ile trzeba, a nie z ogromnym nadmiarem.

Przejrzano strukturę wydatków i zobaczono, że istnieje dużo niezaplanowanych wydatków zmiennych. Zaczęto prowadzić budżet i z góry planować wydatki. Pomogło. Skończyły się spontaniczne wydatki, które w zasadzie nie były potrzebne – dotyczyły wydatków biurowych czy gościnnych. Wdrożono podejście inwestycyjne – każdy zakup postrzegamy jako inwestycję i zastanawiamy się, co nam przyniesie.

Wszystko to pomogło w przetrwaniu kwarantanny i zachowaniu silnego zespołu.

4) Czynsz opłacono usługami, zamiast pieniędzmi

Jednym ze sposobów optymalizacji podczas kryzysu jest działanie na zasadzie win-win. Przynajmniej częściowo. Świetnie sprawdza się w sferze usług, a jeżeli mamy sytuację zupełnie krytyczną, to można spróbować umówić się na opłatę materiałów poprzez dostarczenie usługi.

Klinika stomatologiczna podczas kryzysu postanowiła rozliczyć się za dwumiesięczny najem barterowo. Właściciel lokalu wyleczył wszystkie zęby, a klinika wydała pieniądze jedynie na materiały, które były już kupione z zapasem.

5) Zamknięto nierentowną działalność

Firma działa w kilku kierunkach, nie prowadzi rachunkowości zarządczej oraz nie wie, jaki zysk przynosi każdy z kierunków.

Sporządzono rachunek zysków i strat, w którym przychód, zmienne i ogólnoprodukcyjne wydatki podzielono według kierunków. Okazało się, że istnieje kierunek, który jest nieopłacalny i stratny.

Podjęto decyzję o wstrzymaniu tego kierunku i umocnieniu tych opłacalnych. Rentowność zysku netto zwiększyła się o 20 punktów procentowych – z 30% w pierwszym kwartale, do 50% w drugim. Finmap umożliwia prowadzenie rachunkowości według kierunków oraz pozwala przejrzeć te, które przynoszą zyski i te, które generują straty.

Wypróbuj Finmap za darmo przez 14 dni i zoptymalizuj swoje wydatki.

Bogan Puzański – dyrektor finansowy
Zajmuje się wszystkimi kwestiami finansowymi w sieci biznesów, działających w różnych branżach – od nieruchomości, przez kursy online, po bycie influencerem.

Instagram wynajmu nieruchomości Be My Guest @bemyguest.kyiv
Instagram hotelu Live.Here.Hotel: @live.here.hotel
Online-obóz „Ścieżka pomarańczowego blogera”:
Blog Anity Słowikowej: @anita_solovei

Uruchomić w ramach jednego biznesu kilka absolutnie odmiennych kierunków na raz? Jak nie, jak tak. Przedsiębiorcy często zapalają się z nowymi pomysłami i za wszelką cenę chcą je urzeczywistnić. Wynajem na doby? Okej. Hotel? Oczywiście. Kurs online? Obowiązkowo. A co powiesz na blog osobisty? Chcę!

O to, jak się przy tym wszystkim czuje dyrektor finansowy takiego biznesu, zapytaliśmy Bogdana Puzańskiego, bo to właśnie on musi doprowadzać finanse do porządku i nie dopuszczać chaosu w finansach Anity Słowikowej. Jak sobie z tym radzi i w czym mu pomaga Finmap, opowiadamy w tym artykule.

Dane

Biznes Anity posiada kilka kierunków jednocześnie, zarówno offline (hotel i wynajem na doby), jak i online (blog na Instagramie, platformy edukacyjne). I jest sobie dyrektor finansowy Bogdan, który musi to wszystko ogarniać.

Systematyczna rachunkowość była prowadzona w biznesie prawie od samego początku, za pomocą tabelek Excel. W końcu skala działania była duża, przed pandemią w samym wynajmie krótkoterminowym znajdowało się 60 mieszkań. Były one wynajmowane na doby, a zatem wydatki również w dużych ilościach wpływały codziennie. Oprócz tego, nierzadko wydatki były popełniane z prywatnych kart i portfeli. Dlatego kontrola wszystkiego była wręcz niezbędna.

Teraz biznes został przeformatowany, ponieważ w związku z pandemią popyt na wynajem dobowy zmalał. Większy nacisk położono na bloga i usługi informacyjne. Dlatego ilość kierunków zwiększyła się, a zespół liczy około 20 osób. Wszystko to należało usystematyzować.

Task

Excel był wygodny do momentu, aż nie pojawiło się u nas kilka kierunków.

Po pojawieniu się kilku różnych kierunków działalności, pojawiła się potrzeba uproszczenia procesów, ponieważ prowadzenie tabelek w Excelu zaczęło zajmować zbyt dużo czasu. A duża ilość danych dodatkowo utrudniała świadomość, co się w ogóle dzieje w biznesie. Dlatego przed Finmap Bogdan postawił następujące zadania:

1. Usystematyzowanie rachunkowości, aby móc widzieć zarówno ogólną sytuację w biznesie, jak i oddzielne dane z każdego kierunku;
2. Ułatwienie prowadzenia rachunków i tracenie mniejszej ilości czasu;
3. Sprawienie, aby dane były bardziej przejrzyste. Aby w dowolnej chwili można było szybko zrozumieć obecną sytuację finansową w biznesie, nie tracąc dodatkowego czasu na dogłębne analizy.

Rozwiązanie od Finmap

Super, że w Finmap można stworzyć kilka różnych projektów i w każdym z nich prowadzić oddzielną rachunkowość.

Bogdan od razu postanowił nie tworzyć w serwisie kilku kont firmowych, a prowadzić rachunkowość na jednym, dzieląc wszystko na Projekty*. Bo firma, w zasadzie, jest jedna. Posiada jeden wspólny rachunek w banku, z którego już pieniądze są przeznaczane na różne kierunki. Dlatego wygodniej było stworzyć kilka projektów w ramach jednej firmy, aby widzieć:

• ile łącznie pieniędzy posiada biznes;
• jak rozdzielane są przepływy pieniężne;
• jaki kierunek działa dobrze, a jaki średnio.

*Użytkownicy Finmap mogą stworzyć oddzielne kierunki działalności lub klientów w postaci „Projektów”. Następnie w raportach będzie widoczna marża, zysk i rentowność każdego projektu oddzielnie.

Przy pierwszym wdrożeniu serwisu Finmap 1.0 każde mieszkanie z wynajmu dobowego dodano jako odrębny projekt. Wyszło aż 70 projektów. Z jednej strony pomagało to w dostrzeganiu rentowności każdego mieszkania.

Fajnie było widzieć wzlot lub upadek tego, czy innego projektu. Mogliśmy zrozumieć, na przykład, z jakiego mieszkania zrezygnować, ponieważ przynosiło nam więcej ubytków, niż zysku.

Z drugiej zaś, taka ilość projektów utrudniała prowadzenie rachunkowości. Często bywało tak, że miały wspólne wydatki. Na przykład, zakup ręczników, pościeli, chemii do sprzątania. Wychodziło na to, że wydatek jest jeden, a wprowadzać go trzeba było w 70-ciu projektach.

Dlatego pierwsze wdrożenie Finmap szło dość ciężko. „Trudno było wdrożyć, ponieważ wszystkie zmiany zachodzą z trudnością. Kiedy od 5 lat pracujesz w Excelu, to nie jest zbyt wygodne, ale stabilne”, – przyznaje Bogdan. Ewidencja 70-ciu projektów naraz też dodawało komplikacji.

Wdrożenie Finmap 2.0

Z początkiem pandemii popyt na wynajem dobowy zmalał. Bogdan i Anita ujrzeli, że efektywność biznesu się zmniejszyła, przy tak samo wysokim pochłanianiu czasu. Dlatego większość mieszkań wynajęli długoterminowo, a z niektórych w ogóle zrezygnowali. Zamiast tego skupili się na kursach edukacyjnych i blogu.

Teraz Bogdan prowadzi w Finmap 7 projektów, zamiast 70. Mieszkania połączył w jeden projekt. Z racji tego, że większość z nich od teraz znajduje się w najmie długoterminowym, informacja z miesiąca na miesiąc prawie się nie zmienia. Jednak żeby mimo wszystko móc zobaczyć dane każdego z nich, korzysta z tagów.

Dodatkowo, Bogdan aktywnie korzysta z funkcji Kategorie*. „Stworzyliśmy własne kategorie i możemy widzieć całościowy obraz na jednym ekranie, nie przeklikując zakładek w Excelu”, – opowiada.

Jest to wygodne zwłaszcza dla ewidencji wydatków. W biznesie istnieją zarówno wydatki stałe (np. pensje, opłaty narzędzi do pracy), jak i zmienne (np. wynajem studia fotograficznego).

*Za pomocą Kategorii w Finmap, użytkownik może oznaczyć typy wpływów i wydatków. To pomaga w śledzeniu transakcji każdego konkretnego typu. Na przykład, widzieć, ile wyniosły w tym miesiącu wydatki na sesje zdjęciowe dla bloga.

Bardzo wygodne jest oznaczanie ich za pomocą kategorii i śledzić, ile i na co wydajemy pieniądze. Dodatkowo, to pomaga zobaczyć, jak niektóre wydatki ze zmiennych stają się stałymi, aby w przyszłości planować je w Kalendarzu płatności*.

*W Kalendarzu płatności Finmap można zobaczyć saldo i ruchy środków pieniężnych za dowolną datę. W tym również transakcje zaplanowane na przyszłość. Jeśli dodajemy nadchodzące wpływy lub wydatki, Kalendarz płatności pokaże, czy wystarczy pieniędzy i czy istnieje ryzyko luki gotówkowej.

Lifehacki rachunkowości finansowej od Bogdana

Wprowadzać informacje codziennie. Jeśli nie wychodzi, to chociaż zachowywać w notatkach*, bo inaczej zapomnimy o wszystkim wieczorem tego samego dnia.

*A jeszcze lepiej będzie korzystać z bota w Telegramie od Finmap, żeby wprowadzać wszystkie operacje prosto z telefonu w dowolnym wygodnym momencie.

• Podłączyć konta i karty do Finmap, aby wszystkie transakcje były automatycznie pobierane.

• Jeśli posiadasz kilka projektów lub kierunków, ale pracują przy nich ci sami pracownicy, lepiej będzie usunąć wynagrodzenia z listy projektów i utworzyć je jako odrębną kategorię wydatków. Na przykład, kiedy masz i kursy online, i hotel, i bloga, a pozycjonowaniem tego wszystkiego zajmuje się ten sam targetolog.

• Jeśli tego nie zrobimy, to ciężko będzie rozdzielać każdą wypłatę między wszystkimi projektami. A przywiązywać do jakiegoś konkretnego kierunku – nie jest dobrze, ponieważ wtedy jeden projekt będzie ponosił wydatki za wszystkich.

• Nie wstydzić się pisać do supportu Finmap.

Porównuję z supportem w jednym z banków. Piszesz, i dostajesz odpowiedź na tyle szybko, że myślisz, że to robot. A tak naprawdę to żywy człowiek :)

W rezultacie

• Usystematyzowano rachunkowość finansową we wszystkich 7 biznesach Anity Słowikowej. Od teraz wszystkie dane znajdują się w jednym miejscu. Wygodnie można sprawdzić zarówno informację o stanie finansowym całego biznesu, jak i oddzielnie każdego projektu.

Kiedy zajmowaliśmy się tylko wynajmem, wiedzieliśmy, że wszystkie wpływy i wydatki idą w jednym kierunku. Kiedy pojawił się hotel, zaczęliśmy się zastanawiać nad rozdzieleniem przepływów finansowych i rachunków. A kiedy dołączyła też sfera online, która posiada swoje oddzielne kierunki (blog i działalność edukacyjna), Finmap stał się naszym kołem ratunkowym, ponieważ w Excelu bardzo ciężko było to wszystko rozdzielić.

• W dowolnym momencie Bogdan może sprawdzić, na jakim koncie ile jest pieniędzy. Nie musi w tym celu logować się do wszystkich banków po kolei. Na dodatek, od razu wiadomo, ile jest pieniędzy stricte firmowych. Jest to wygodne zwłaszcza w sytuacji, kiedy mamy wspólne karty do wydatków prywatnych i firmowych.
• Od teraz Bogdan i Anita dokładnie wiedzą, na jakie wydatki biznes może sobie pozwolić. W Finmapie są informacje o planowanych wydatkach oraz o tym, ile dokładnie pieniędzy znajduje się na koncie firmowym w tej chwili. Łatwo jest ocenić, jakie będzie saldo pod koniec miesiąca i czy możemy jeszcze trochę wydać.
• Zaczęto uwzględniać również drobne wydatki, takie jak prowizja w bankach. Wcześniej tego nie robiono, gdyż uznawano te kwoty za zbyt małe. Jednak w skali miesiąca, a tym bardziej roku, łączą się one w pokaźne sumy.
• Nie trzeba tworzyć raportów, Finmap sam stworzy analizę. Teraz każdy, kto tego potrzebuje, może wejść i sprawdzić wyniki firmy. A dzięki przejrzystości raportów nawet ci, którzy niezbyt orientują się w finansach, zrozumieją istotę sytuacji.
• Rachunkowość stała się prostsza. Od teraz mniej czasu poświęca się na wprowadzanie i analizę informacji.

Mamy taką kierowniczkę – Anitę, nie możemy jej przewidzieć. Wiadomo, że mamy wielkie plany, chcemy się rozwijać. A w jakim kierunku – zobaczymy jutro ;), – dzieli się Bogdan. Jednak jakiekolwiek pomysły by nie przyszły Anicie do głowy, Finmap pomoże w utrzymaniu porządku w finansach.

Aby wdrożyć systematyczną rachunkowość finansową do swojej firmy, dołącz do Finmap pod linkiem:

KLEI – serwis drukujący naklejki i sticker packi

Strona:
Insragram: @stickers.klei

Nikita Anikanow – założyciel i kierownik firmy KLEI
Chce rozwijać swój biznes
Doprowadza finanse do porządku razem z Finmap
Lubi, gdy naklejki się nie ścierają

Czy cokolwiek może wstrzymywać rozwój biznesu, który ma fajny produkt i zjednoczony zespół z zapałem do pracy? Tak. Na przykład niepoprawnie ustawiona rachunkowość.

„Nie ma sensu w skalowaniu chaosu”, – powiedział nam w wywiadzie Nikita, właściciel i kierownik serwisu drukowania naklejek. Rzeczywiście, jak mamy planować wzrost i wyjście na inne rynki, kiedy nie wiemy, co w ogóle się dzieje z pieniędzmi w firmie. Mamy zysk, czy firma jest stratna?

Jesienią 2021 roku Nikita postanowił usystematyzować finanse w swoim projekcie i zebrać wszystkie dane w jednym miejscu. Po co i co mu to dało – opowiadamy w tym artykule.

Dane

Serwis druku naklejek KLEI wystartował w 2017 roku, a w marcu 2022 wybije mu 5 lat. Zespół liczy 10 ludzi, niewielki, prawie rodzinno-koleżeński biznes.

Dlaczego wybrali tę branżę? Nikita odpowiada:

Naklejki – to ostatni bastion rzeczy fizycznych, w świecie, gdzie wszystko podlega digitalizacji.

W ciągu kilku miesięcy od startu udało im się dobrać sprzęt, ulepszyć proces produkcji, osiągnąć niezbędny poziom jakości i pozyskać pierwszych klientów wśród projektantów. Ostatni z kolei docenili produkty i zaczęli polecać KLEI swoim zleceniodawcom. Biznes zaczął się rozwijać.

Teraz robią naklejki dla różnych fajnych projektów i marek, między innymi: Wix, Wikimedia, Reface, Banda agency i inne. My w Finmapie też zamawialiśmy u nich nasze wlepki.

Wydawać by się mogło – co stoi na przeszkodzie u KLEI, aby rozkleić swoje przylepki wszystko dookoła, od kawiarni po rakiety SpaceX? Przecież znajdują ich już klienci z Kanady, zamawiają naklejki i zgadzają się na czas oczekiwania około 4+ tygodni, póki przesyłka dojedzie-dopłynie-doleci.

Nikita przyznaje: jedną z przyczyn, dlaczego nie mieli zbytnio szybkiego tempa rozwoju przez te wszystkie lata, były problemy w finansach. Zdarzały się luki gotówkowe, okresy bez zysku. Nie mieli żadnego systemu, aby to zrozumieć. Sam produkt jest wieloskładnikowy. Zamówienia są bardzo różne, od 1 naklejki do 1000 lub nawet 10 000. Konturowe, okrągłe… Spora macierz produktowa, w której były luki.

Aby tworzyć system rachunkowości, zobaczyć problematyczne miejsca i zrozumieć, jak działać, Nikita postanowił podłączyć Finmap.

Zadanie: stworzyć zdrowy biznes

Dążę do stworzenia firmy, która będzie niezawodna i nie zginie przy pierwszym kryzysie. To wymaga czasu. A finanse – to mój słaby punkt, który sprawiał mi wiele trudności, – mówi Nikita.

KLEI chcą się rozwijać, wychodzić na inne rynki (na razie działają tylko w Ukrainie). Cel: przychodzić tam, gdzie są kiepskie naklejki i robić dobre.

Chcąc to osiągnąć, jesienią Nikita poważnie wziął się za prowadzenie rachunkowości finansowej. Pierwszym krokiem było podłączenie Finmap. Przy pomocą serwisu założyciel KLEI chciał:

• wdrożyć systematyczną rachunkowość finansową;
• uporządkować zadłużenia, wiedzieć, wobec kogo mamy dług, a kto – wobec nas;
• zobaczyć luki gotówkowe, aby więcej do nich nie dopuścić;
• zrozumieć, czy firma ma zyski, czy jest stratna;
• zebrać dane, który z produktów przynosi największy zysk.

Rozwiązanie od Finmap

Aby od razu wykluczyć ryzyko niesystematycznego korzystania z serwisu (= sytuacje typu „zapomniałem, wpiszę później, nie chciało mi się, mam ważniejsze zadania”), w pierwszej kolejności Nikita zlecił prowadzenie rachunkowości dyrektorce finansowej, będącej zarazem jego mamą. Wcześniej nigdy nie prowadziła rachunkowości w serwisach, ale w Finmap wszystko okazało się być łatwe i zrozumiałe.

Finmap pomógł w najsłabszym obszarze: wszystko zrozumieć, zorganizować, uwzględnić. Tu wszystko jest proste – wchodzisz – tu masz swoje okienko, bilans, raporty za dany miesiąc.

Ale i sobie Nikita przydzielił zadanie – równolegle z wdrażaniem serwisu zaczął przechodzić kurs „Pieniądze w biznesie: od chaosu w rachunkowości finansowej do systemu w 5 krokach”. Aby zrozumieć: jak poprawnie prowadzić rachunkowość, na co zwracać uwagę, jak interpretować wskaźniki i rozumieć, co dzieje się w biznesie każdego dnia.

Następnie KLEI wprowadziło zasadę – pracować z zaliczką. Wcześniej nie zawsze stosowali tę regułę, aby przyspieszyć proces dla klienta. Tym bardziej, że sytuacje, kiedy klienci nie płacili za usługi, zdarzały się rzadko. Jednak wstrzymanie wypłat nie raz prowadziło do luk gotówkowych.

Po rozpoczęciu prowadzenia rachunkowości w Finmap, Nikita zobaczył, że gromadzą im się długi od klientów (należności*). Stwierdził, że warto jednak systematycznie przechodzić do pracy na zaliczkę.

*Należności – kiedy ktoś ma zadłużenie wobec Twojej firmy. Przykładowo, KLEI już wydrukowali partię naklejek, a klient wciąż ich nie opłacił. W Finmapie znajduje się oddzielny raport „Należności”, który pokazuje, kto i ile jest winien Twojej firmie. Pomaga w kontrolowaniu takich długów, nie zapominać o nich i w razie potrzeby przypomina kontrahentom o wpłaceniu niezbędnej kwoty.

Oprócz należności, Nikita zaczął śledzić w Finmapie przepływy finansowe za pomocą raportu „Pieniądze”*. Teraz kontroluje nie tylko wyniki finansowe, ale i wie o każdej kwocie, która wpływa do firmy, lub jest wydawana.

*W Finmap raport „Pieniądze” pokazuje ruchy środków pieniężnych, aby przedsiębiorca widział, jakie kwoty wpływają, a jakie są wydawane przez firmę.

Za jeden z najważniejszych dla siebie raportów Nikita uważa „P&L”*. W końcu, wprowadzając rachunkowość finansową, chciał zrozumieć, czy firma ma w ogóle zysk i jaki, czy są ubytki. Aby później móc podejmować decyzje o skalowaniu. Przecież jeżeli projekt jest stratny, to trzeba najpierw zlikwidować problemy z finansami, a dopiero później zwiększać skalę.

*P&L – to raport o zyskach i stratach. W Finmapie automatycznie odejmuje ze wszystkich wpływów za dany okres (na przykład miesiąc) wszystkie wydatki w tym samym okresie. W ten sposób przedsiębiorca widzi, czy firma posiada zysk, czy biznes jest stratny.

A żeby zrozumieć, które konkretnie naklejki przynoszą największy zysk, Nikita korzysta z funkcji Kategorii*. Według niego, w ciągu 3 miesięcy prowadzenia rachunkowości finansowej w Finmap, wypróbowali różne opcje i teraz korzystają z podziału na dwie kategorie: oddzielne naklejki i zestawy (kiedy na 1 kartce drukuje się dużo naklejek). Wprowadzając każdą kwotę wpływów, odznaczają, czy było to zamówienie oddzielnej naklejki, czy zestawu.

*Za pomocą Kategorii w Finmap, użytkownik może oznaczyć typy wpływów i wydatków. To pomaga w śledzeniu transakcji każdego konkretnego typu. Na przykład, KLEI mogą widzieć wpływy tylko z zamówień zestawów naklejek.

Na razie firma znajduje się na etapie gromadzenia informacji. Jak mówi Nikita, nie śpieszy im się. Kończy oglądanie kursu i jednocześnie od razu stara się korzystać ze zdobytej wiedzy w swojej firmie. Dodatkowo zagłębia się w możliwości Finmap, aby maksymalnie móc skonfigurować serwis pod swoją działalność i zdobywać więcej przydatnych danych.

Co w rezultacie

• KLEI wdrożyło systematyczny system rachunkowości finansowej, po raz pierwszy od prawie 5 lat istnienia firmy.
• Zobaczyli swoje czułe punkty w finansach. Na przykład to, że przez brak pobierania zaliczek gromadzą się należności, które w rezultacie prowadzą do luk gotówkowych. Dlatego zaczęli pracować z zaliczką, co znacznie obniżyło poziom długów ze strony klientów.
• Śledzą przepływy finansowe, kontrolują, ile pieniędzy wpływa do firmy, a ile jest wydawanych.
• Kontrolują rentowność firmy. To z kolei było podstawą do podjęcia decyzji o rozszerzeniu skali działania.
• Pojawiło się więcej czasu, który można poświęcić na rozwój biznesu. Przecież prowadzenie rachunkowości przez Finmap nie wymaga dużo wysiłku.

Pojawił się Finmap, domknęliśmy luki w finansach i zrozumieliśmy, że możemy robić coś poważniejszego, – mówi Nikita. A my już zacieramy rączki i czekamy, kiedy naklejki od KLEI zdobędą ten digitalizowany świat

Aby wdrożyć systematyczną rachunkowość finansową do swojej firmy, dołącz do Finmap pod linkiem:

Present Perfect Agency – agencja usług językowych
Pomaga biznesom w tłumaczeniach, asystowaniu, prowadzeniu dokumentacji biznesowej i wszystkim, co związane z językami.

Strona:
Facebook:

Helena Mironik – założycielka i kierowniczka Present Perfect Agency.
Korzystała z Finmap podczas pracy w IT agencji rekruterskiej.
W swojej firmie prowadzi rachunkowość finansową w Finmap od samego początku.
Lubi śledzić ruchy pieniężne, zwłaszcza, kiedy wpływają na konto.

Jak myślisz, kiedy biznes powinien wdrażać rachunkowość finansową?

1. po luce gotówkowej, aby tego nie powtórzyć
2. podczas spadku zysku, aby znaleźć przyczynę
3. kiedy stanie się dostatecznie wielki

Tak naprawdę nie ma jednej poprawnej odpowiedzi. Systematyczna rachunkowość finansowa jest potrzebna od pierwszego dnia w biznesie. Zgadza się z tym Helena, założycielka agencji lingwistycznej Present Perfect Agency. „Już od pierwszej transakcji zaczęłam wprowadzać wszystko do Finmap”, – mówi.

Dlaczego nawet przy niewielkim biznesie Helena od razu postanowiła prowadzić systematyczną rachunkowość i jak pomaga jej Finmap – opowiemy w tym artykule.

Dane

Do końca 2020 roku Helena pracowała w agencji rekrutacyjnej w branży IT. Później założyła Present Perfect Agency. W obu przypadkach prowadzenie rachunkowości powierzyła Finmap. Dlaczego?

Decydującym argumentem do wypróbowania Finmap była prostota.

Helena dowiedziała się o serwisie od Aleksandra Słowika (współzałożyciel Finmap), którego znała od dawna. Zobaczyła w internecie informacje, że rozwija on rozwiązanie do rachunkowości finansowej. Dlatego, kiedy w IT agencji rekruterskiej pojawiła się potrzeba prowadzenia rachunków, Helena od razu zdecydowała się na wypróbowanie produktu.

Przedtem analizowała różne serwisy, aby zautomatyzować większość procesów. Jednak znalazła tylko zagraniczne rozwiązania, które bardziej pasowały do wielkich biznesów, były zbyt skomplikowane i drogie dla niewielkiej firmy. Finmap zaś był prosty, jasny i przystępny.

Z czasem, po podjęciu decyzji o założeniu własnej działalności, Helena również od razu postanowiła prowadzić rachunkowość w Finmap.

Zadanie

Helena nie miała problemów z prowadzeniem rachunkowości finansowej. Miała jednak 3 kluczowe zadania:

1. Nie powinno to było zajmować wiele czasu. Na co dzień i tak miała kupę zadań operacyjnych, zwłaszcza przy projekcie, który dopiero niedawno wystartował. Nie było czasu na tracenie kilku godzin, ręcznie wypełniając tabelki.
2. Dane miały być jasno widoczne:
   Przez jakiś czas próbowałam prowadzić wszystko w Google-tabelach. Jednak zajmuje to dużo czasu. Banalne wpisywanie ręcznie wszystkich nazw, danych. Człowiek próbuje przyspieszyć, skraca. Potem nie pamięta, gdzie coc wpisał. Plus na telefonie w Excelu i nawet Google Tabs wszystko się rozjeżdża, niewygodnie się wpisuje dane.
3. Prowadzenie rachunkowości w jednym miejscu. Pracując w IT agencji rekruterskiej, Helena miewała sytuacje, kiedy trzeba było nadać komuś dostęp do tabeli. Jednocześnie nie chciała odsłaniać wszystkich danych. Koniec końców trzeba było tworzyć kopie tabelek. Oczywiście zaczynały się one ze sobą mieszać, sens i logika ich prowadzenia się traciły. Łatwiej było wszystko spalić i zacząć od nowa, niż zrozumieć, o co tam chodziło

Rozwiązanie od Finmap

Cieszę się, że nie muszę korzystać z jakiegoś rozwiązania dla wielkich firm i próbować je dopasować do tych niewielkich projektów, przy których musiałam pracować.

Po przeanalizowaniu rachunkowości finansowej w poprzednich miejscach pracy, Helena zauważyła, że wiele ważnych wskaźników nie są uwzględniane. Do Finmap zaczęła wprowadzać wszystkie dane, w tym również wydatki na hosting i pocztę. Przydzieliła wydatki i wpływy według kategorii*. W ten sposób pojawił się system, płatności przestały się gubić.

*Za pomocą Kategorii w Finmap, użytkownik może oznaczyć typy wpływów i wydatków. To pomaga w śledzeniu transakcji każdego konkretnego typu. Na przykład to, ile firma wydaje na reklamę na Facebooku, ile zarabia na danym projekcie.

Wraz z rozpoczęciem własnej działalności, Helena od razu ustawiła rachunkowość według kategorii. Present Perfect Agency posiada kilka stałych wydatków (na przykład, soft dla tłumaczy), oraz zmienne wydatki na opłatę tłumaczy w zależności od projektu.

Wszystkie wydatki można planować z wyprzedzeniem i śledzić w Kalendarzu płatności*, aby uniknąć luki gotówkowej.

*Kalendarz płatności Finmap odzwierciedla wszystkie zaplanowane wpływy i wydatki wg dat. Na przykład, wskazujemjy, że co miesiąc 17-tego opłacamy czynsz w biurze w wysokości 500$. W Kalendarzu płatności każdego 17-tego dnia miesiąca będzie oznaczone, że zbliża się wydatek 500$.

Bardzo pomocny dla Heleny jest również panel z kontami. Klienci Present Perfect Agency opłacają jej usługi na konta bankowe państwowe i zagraniczne, prywatne karty, gotówką, mogą to robić nawet w kryptowalucie.

Wszystkie aktualne informacje o saldzie konta są wyświetlane w Finmap. Helena nie musi wchodzić oddzielnie na konto w każdym banku. W dowolnej chwili widzi, ile pieniędzy i gdzie dokładnie firma obecnie posiada.

Dodatkowo, dla Heleny ważne jest prowadzenie ewidencji ruchu środków pieniężnych, aby rozumieć, co skąd przyszło i gdzie poszło. W końcu firma posiada konta w różnych walutach. Pomaga jej w tym raport „Pieniądze/Cash Flow”*.

*Raport „Pieniądze” w Finmap pokazuje ruchy środków pieniężnych i pozwala widzieć, jakie kwoty wpływają, a jakie są wydawane przez firmę.

Kolejnym kluczowym dla Present Perfect Agency raportem jest P&L*, czyli rachunek zysków i strat. Za jego pomocą Helena może kontrolować, czy agencja przynosi zyski w danym okresie. Jeśli tak, to jakie. Jeśli nie – to jakie ponosi straty i dlaczego tak się stało.

*P&L – to raport o zyskach i stratach. W Finmapie automatycznie odejmuje ze wszystkich wpływów za dany okres (na przykład miesiąc) wszystkie wydatki w tym samym okresie. W ten sposób przedsiębiorca widzi, czy firma posiada zysk, czy biznes jest stratny.

Przy tym dla Heleny ważne jest, że wszystkie dane może wprowadzać dosłownie w ciągu kilku minut, nie tylko z komputera, ale również przez bota w Telegramie. Dlatego informacja się nie gubi i zawsze jest aktualna.

Dodatkowo, całkiem niedawno Helena zatrudniła asystentkę. Oznacza to, że od teraz będzie mogła jej zlecać prowadzenie rachunkowości. W Finmap można w łatwy sposób ustawić dowolne ograniczenia i wybrać, jakie informacje będą widoczne dla pracownika, jakie będzie mógł edytować, a jakie będą zupełnie wyłączone. Nie trzeba już będzie tworzyć kopii i wprowadzać chaosu do rachunków dla zachowania prywatności.

Co w rezultacie

To jest jak ten ból głowy, który sobie likwidujesz i nie musisz już o tym myśleć w jednym rzędzie z innymi operacyjnymi kwestiami, pojawiającymi się codziennie.

• W IT agencji rekruterskiej Helena za pomocą Finmap stworzyła systematyczną rachunkowość finansową. Wcześniej uwzględniano tylko wpływy od klientów i wydatki na bonusi dla rekruterów. Przy tym nie brano pod uwagę wielu stałych wydatków, takich jak opłata hostingu, poczty firmowej itd. Po wdrożeniu Finmap pojawił się konrketny system.
• Tworzenie raportów stało się wygodne. Finmap sam formuje je na podstawie wprowadzonych danych, w postaci przejrzystych wykresów i diagramów. Raport można pobrać w formacie PDF i Exce

W poprzednim miejscu pracy mieliśmy tradycję, że kierownicy również składali raporty pracownikom. Wiadomo, wygodnie jest pobrać wszystko w PDFie, – mówi Helena.

• Agencja również posiada systematyczną rachunkowość finansową. Helena w dowolnym momencie może zobaczyć, ile pieniędzy znajduje się na wszystkich kontach, jakie opłaty od klientów już wpłynęły, a na jakie jeszcze czekamy, ile wydano, jakie transakcje zostały zaplanowane.
• Na prowadzenie rachunkowości tracimy minimum czasu. Jest to szczególnie ważne przy niewielkiej firmie, gdzie właściciel posiada sporo zadań codziennych i nie ma dużego zespołu, któremu mógłby powierzyć część z nich.

Wszystko mam przed oczami, wciskam 2-3 przyciski i mogę wprowadzić/uzyskać dowolne informacje.

• Aby wprowadzić dane, wystarczy skorzystać z bota w Telegramie. W ten sposób nic się nie gubi, bo dodawać transakcje możemy stojąc w korku, lub siedząc w kawiarni.
• I najważniejsze, co podkreśla Helena, dzięki Finmap „rozumie, w jakim kierunku idzie, jak się rozwija, czy firma zwiększa swoją skalę i na co warto zwrócić uwagę”.

Aby wdrożyć systematyczną rachunkowość finansową do swojej firmy, dołącz do Finmap pod linkiem:

O firmie

        — internetowa szkoła matematyczna, dla gimnazjalistów i licealistów. Poprzez zajęcia indywidualne pomagamy w polepszaniu wiedzy tam, gdzie szkoła nie dała rady.

• działa od stycznia 2021
• zespół składa się z 20 osób
• do szkoły uczęszcza około 350 uczniów
• zapisać się na zajęcia można za pomocą abonamentów – 10, 20 lub 30 lekcji

Naszą podstawą jest umiejętnie stworzony model finansowy. W pierwowzorze wzięliśmy to, co najbardziej nam się spodobało u konkurencji, stworzyliśmy własną formę i z powodzeniem sprzedajemy swój produkt

Cele i problemy

Chciałem stworzyć wielki, systematyczny biznes, w którym jest powtarzalność, przewidywalność i prostota modelu biznesowego. Podobała mi się praca w edukacji, ale zrozumiałem, że trzeba ją sprzedawać dzieciom. Ponieważ dla dzieci nauka jest jak chodzenie do pracy – nie mogą się nie uczyć. Nie mogą, jak dorośli, porzucić kursu, kupionego za 100$ (to coś, co nie podobało mi się w poprzednim biznesie ze strefy online nauczania). Tu jest ogromny Retention i LTV. Na przykład, jeśli prowadzisz kogoś w 5 klasie, możesz go pociągnąć nawet do matury. To ciekawy model biznesowy.

Najważniejszym zadaniem firmy w tym momencie jest zwiększenie skali oraz wzrost sprzedaży. Sukcesywne spełnienie tych celów jest możliwe dzięki rzetelnej rachunkowości i zarządzaniu finansami. Do tej roli MATHEMA wybrało Finmap.

Miałem szczęście do finansów, ponieważ zawsze słuchałem mądrych ludzi i każdy z nich twierdził – kontroluj finanse

Finansowo zdrowa księgowość

W poprzednim biznesie (kursy online na zamówienie) Witold próbował prowadzić ewidencję, ale to było „robienie aby robić”. Natomiast już startując z projektem MATHEMA, miał już podstawową świadomość finansową w biznesie. Rozumiał, na czym polega różnica przykładowo między Cashflow i P&L. I rozumiał, dlaczego to jest potrzebne.

Wiedzę o administrowaniu finansami zacząłem już stosować w nowym biznesie, czyniłem go zdrowym finansowo już od samego początku, ponieważ zrozumiałem, że dla mnie finanse są jedną z płaszczyzn, z których mogę coś diagnozować w biznesie

Przyczyna przejścia z Excela do Finmap

Przed Finmapem mieliśmy rozszeronego excela, ale pracowaliśmy z nią tylko kilka miesięcy, do momentu, aż nie doszliśmy do 30.000 zł i zrozumiałem, że to w ogóle nie jest wygodne

Dla prowadzenia rachunków, w przypadku MATHEMA za przewagę excela uznawano prostotę i dostępność, ale to jest zarazem jego minus. Dla firmy jest to narzędzie księgowe. Natomiast Finmap – to kompleksowe narzędzie, w którym przedsiębiorcy mogą przejrzeć ogólny obraz biznesu, oraz rozdzielić dostęp dla pracowników.

Finmap daje mi więcej możliwości. Bardzo mi się podoba wersja Finmap 2.0, dostrzegam sporą przewagę.

• Różne poziomy dostępu – ja mam dostęp admina oraz menadżera. Co za tym idzie, moi pracownicy nie widzą wydatków;
• Synchronizacja z kontami bankowymi – połączyliśmy się z bankami i od teraz nie gubią nam się transakcje. Synchronizują się, menedżerowie grupują je wg. kategorii. Wcześniej poniedziałek był u nas dniem, kiedy ciągle sprawdzałem, czy wszystko się zgadza na koncie rozliczeniowym z tym, co mam u siebie w analityce. Kiedyś zgubiliśmy 10,000 i przez pół dnia szukaliśmy tych pieniędzy. Z Finmap tak nie ma – wszystkie operacje finansowe już są widoczne w historii działań;
• Wszyscy widzą ogólną sytuację finansową w firmie
• I ta ewidencja! Choć nie tak często z nich korzystam, ponieważ patrzę na nie raz w miesiącu, ale i tak widzimy dynamikę.

Co się zmieniło w MATHEMA po podłączeniu Finmap?

Korzystamy z Finmap od marca 2021 roku.

Istnieje kluczowa metryka dla szkół online, którą możemy sprawdzić wyłącznie przez Finmap – to ilość opłat za pierwsze zajęcia. Ponieważ pierwsze zajęcia – to umowny punkt wejścia leada, który dopiero poznaje szkołę.

Jeżeli suma opłat „leży”, to oznacza, że za 2 dni nie dootrzymujemy sprzedaży z podstawowych pakietów. Czyli jak spada dochód z pierwszych zajęć – sprzedaż też będzie spadac. W Finmap mogę to w porę kontrolować.

• Stabilnie raz w miesiącu w Finmap są sprawdzane Cashflow oraz P&L. Po tym właściciele wysuwają ogólne wnioski i plany.
• Każdego dnia patrzymy, co się dzieje z przepływem pieniędzy w ogóle.

Na szczęście ani razu nie zdarzyła nam się luka gotówkowa! Mamy na przykład oddzielną fundację opłacania nauczycieli. Kiedy otrzymujemy płatność za cały pakiet, od razu odkładam część na wynagrodzenie dla nich. Nie ruszam jej, bo jak zacznę to robić, to będzie masakra. To taka nasza należność i nawet się na nią nie zapatrujemy

Dzięki prowadzeniu rachunków w Finmap, lepiej przejrzeliśmy strukturę wydatków. Jaśniej widać, jak w ogóle są wydawane pieniądze, możemy wszystko porównywać.

Przykładowo, płaciliśmy bardzo wysokie odsetki, zobaczyłem to i zrozumiałem, że jeżeli da się to zoptymizować, to otrzymam fajny budżet. Tak też zrobiliśmy