Блог для підприємців, які хочуть контролювати фінанси свого бізнесу. Тут ти знайдеш зрозумілі пояснення про фінансовий облік, реальні кейси, корисні інсайти, актуальні новини та покрокові гайди.
Дякуємо! Вашу заявку прийнято! Ми звʼяжемось із вами найближчим часом
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Розповідаємо як подружитися з фінансами, розібратися в нюансах управлінського обліку, перейняти досвід інших, запровадити нові інструменти та розвивати бізнес
Працювати на випередження – найефективніший спосіб боротьби з касовими розривами.
Уявіть, що завтра вам потрібно виплатити зарплату, а грошей на рахунку компанії залишилося тільки на папір для принтера. Через тиждень ви отримаєте оплату за велике замовлення, а поки що співробітники будуть незадоволено дивитись на вас на нарадах. Це касовий розрив – ситуація, у якій бізнесу бракує коштів, щоб покрити поточні зобов’язання.
Від касових розривів допомагає платіжний календар. Він як “вакцина від касових розривів”. Це найпростіший фінансовий інструмент, який допомагає компаніям стежити за грошовим потоком і вчасно реагувати на форс-мажори.
Що таке платіжний календар?
Платіжний календар — це інструмент для фінансового планування грошових рухів в бізнесі. Зазвичай він складається на місяць з розбивкою по тижнях або ж на більший тривалий період, який підходить саме вашому бізнесу.
У ньому зазначаються очікувані доходи та витрати на певний період часу, тим самим власник оцінює спроможність своєї компанії своєчасно виконати свої фінансові зобов’язання.
Платіжний календар можна вести в саморобних Excel таблицях, що доволі незручно і займає купу часу, а можна робити це в автоматизованих сервісах фінансового обліку. Наприклад у Finmap.
Зручність полягає в тому, що всі ваші заплановані наперед платежі автоматично підтягуються в календар і ви одразу бачите можливі касові розриви. Вам не потрібно щомісяця вручну вносити всі залишки по рахунках, доходи та витрати. Завдяки інтеграції з банками всі ці дані підтягуються автоматично.
Робота з календарем Finmap відбувається всього в кілька кліків:
Внести в сервіс всі планові витрати: оренди, заробітна плата, податки тощо.
Внести заплановані надходження: оплати від клієнтів, погашення дебіторської заборгованості тощо.
Тепер в платіжному календарі ви чітко бачите, в який період часу у вас може виникнути касовий розрив і випередити його: перенести або скасувати оплати, попросити клієнтів заплатити раніше.
Спробуйте Finmap безкоштовно протягом 14 днів та отримайте всі переваги планування фінансів для свого бізнесу.
Давайте розглянемо на конкретному прикладі, як платіжний календар допомагає бізнесу:
Максим – власник digital-агенції. Цього місяця він взяв в роботу три проєкти, передоплата за них в розмірі 55 000 грн має надійти на рахунок компанії до кінця тижня. Виходячи з планових надходжень, Максим починає планувати майбутні витрати. В понеділок наступного тижня йому необхідно сплатити оренду за офіс, а в п’ятницю виплатити заробітну плату команді.
Передплата до кінця тижня так і не надійшла. Залишків на рахунках вистачить або на оплату оренди, або на виплату заробітної платні.
На нараді з’ясувалось, що менеджери не обумовили точні терміни передплати, тому агенція опинилась на межі касового розриву, якого вдалось уникнути.
Максим домовився з орендарем про відтермінування орендної плати і зміг виплатити співробітникам заробітню платню.
Завдяки платіжному календарю в Finmap, Максиму вдалось уникнути касового розриву та виявити слабкі місця в договорах із замовниками, щоб уникнути таких ситуацій у майбутньому.
Для нас дуже важливо те, що підтягується все із рахунків банків, які ми використовуємо. Це дуже зручно, тому що більшість операцій не треба вводити вручну. Тобто тут набагато зменшується затрата часу на всю цю операційну діяльність, там 90% відсотків підтягується. Максим, CEO IT-компанії Agile Code
Звісно, ви можете вести графік надходжень та витрат в таблицях Excel та витрачати купу часу на їх заповнення, зведення даних і постійно шукати де злетіла формула.
А можете скористатись платіжним календарем Finmap і планувати свої витрати та доходи всього в кілька кліків.
До того ж, окрім платіжного календаря в сервісі Finmap ви можете:
Контролювати всі надходження та витрати завдяки інтеграції з банками
Збирати всі дані та операції за різними проєктами, категоріями, підрядниками та контрагентами
Легко аналізувати гроші та прибуток: не в складних звітах, а у наочних графіках
Спробуйте Finmap безкоштовно протягом 14 днів та позбудьтесь в своєму бізнесі касових розривів назавжди.
Щороку в світі закривається 70% малих та середніх підприємств.
Одна з головних причин такої тенденції – хаос у грошах.
Власники малих та середніх бізнесів постійно стикаються із тим, що не розуміють реальний фінансовий стан свого бізнесу, не бачать відтік грошей, змішують особисті кошти з грошами бізнесу.
Якщо ви:
Постійно задаєтесь питаннями про прибуток свого бізнесу і як безпечно виймати якнайбільше грошей
Витрачаєте купу часу на ручне внесення даних та хаос в Excel таблицях
Не знаєте який напрям прибутковий, а який веде бізнес в мінус
-то настав час наводити порядок в грошах бізнесу! Для ефективного управління бізнесом, вам, як власнику, необхідно контролювати ключові показники, звіти P&L та Cash Flow, планувати доходи та витрати, відстежувати маржинальність та рентабельність бізнесу. І вже на основі цих даних приймати стратегічні рішення.
Тож як власнику навести порядок в грошах бізнесу?
1. Зробити все самостійно
Власнику необхідно повністю зануритись в тонкощі фінансового обліку, вивчити основи та правила побудови важливих звітів, навчитись їх аналізувати та зводити в єдину структуру.
Плюси:
Повний контроль та розуміння кожного показника
Нова професія. Так-так, вам доведеться з нуля вивчити всі основи управлінського обліку, тож ви станете майже професійним фінансистом
Мінуси:
Необхідновиділити купу часу на навчання та впровадження
Неможливість подальшого делегування
Брак часу на регулярне внесення даних та оновлення звітів, через більш пріоритетні задачі
2. Використовувати автоматизовані сервіси обліку
Автоматизовані сервіси значно спрощують впровадження фінансового обліку для малих та середніх бізнесів. Наприклад, використовуючи інструмент обліку грошей бізнесу Finmap ви:
Контролюєте всі надходження, враховуєте витрати за категоріями, підрядниками, контрагентами
Не витрачаєте купу часу на ручне внесення даних. За рахунок інтеграції з банками (Monobank, Privat Bank, PUMB, A – Bank, Westernbid та іншими) дані з усіх рахунків збираються автоматично або напівавтоматично,
Легко аналізуєте гроші(Cash flow), прибуток(P&L), проекти, рахунки, борги: не в складних хаотичних звітах, а у наочних графіках, які формуються автоматично
Запобігаєте касовим розривам та плануєте прибуток за рахунок платіжного календаря
Надаєте доступ співробітникам: рівень доступу визначаєте лише ви
Плюси:
Економія часу
Всі дані в єдиному місці
Можливість контролювати кожну гривню, жоден платіж не загубиться
Можливість аналізувати прибутковість в рамках всього бізнесу, або кожного проєкту окремо
Повний контроль над поточним фінансовим станом та можливість відстежувати динаміку за періодами
Мінуси:
Щоб сервіс працював, його потрібно правильно налаштувати та регулярно аналізувати
Потрібно розуміти, як працює облік
Проте в Finmap є інструкції по налаштуванню, описані основи обліку та тлумачення основних звітів.
Популярна практика для малих та середніх бізнесів, але тут з плюсів лише одне:
Економія на додаткових витратах
І безліч мінусів:
Бухгалтерський облік ≠ управлінський облік. Бухгалтер займається повторювальними операціями за правилами і стандартами, які встановлені державою. Основна задача бухгалтера вчасно та в повному обсязі подавати звітність держустановам, нараховувати та сплачувати податки. Фінансовий облік включає в себе зовсім інші показники та задачі, тому навантаження бухгалтера додатковими несуміжними задачами може привести до расфокусу та вигорання.
Бухгалтер може не мати необхідних компетенція для ведення управлінського обліку
4. Найняти фінансового менеджера в штат
Фінансовий менеджер – це спеціаліст, який розуміє управлінський облік, зможе вносити всі дані, збирати їх, але не побудує вам структуру фінобліку з нуля.
Плюси:
Економіячасу власника на виконання рутинних задач
Відносно недорога оплата праці
Мінуси:
Не побудує систему обліку з нуля
Потрібно чітко ставити задачі
Потрібна налаштована система обліку грошей бізнесу, на базі якої менеджер зможе працювати, наприклад Finmap.
5. Фінансовий експерт на аутсорс
Фінансовий експерт – це спеціаліст рівня фінансовго директора, який зможе побудувати чи налаштувати вже існуючу систему фінансового обліку, знайти тонкі місця в бізнесі та зорієнтувати вас, що необхідно змінити для покращення фінансового стану вашого бізнесу. Ви можете повністю делегувати фінансовий облік компанії експерту або користуватись його послугами за потреби.
Плюси:
Вартість послуг нижча за зарплату фінансового директора в штаті
Не потрібно думати про найм, податки, соціальні виплати
Досвід. Експерти на аутсорсі мають великий досвід роботи з бізнесами із різних ніш
Заробітна плата не прив’язана до прибутковості компанії, тому експерту немає сенсу подавати вам некоректні дані
Ви отримаєте досвідченого партнера, який допоможе розвивати та виводити на новий рівень ваш бізнес
Мінуси:
Ви не зможете прийти до експерта в будь-який час, зустрічі плануються заздалегідь
Вам все одно необхідно контролювати роботу експерта, як і будь-якого співробітника. Для цього необхідно, щоб облік був зрозумілий та доступний. Цю задачу чудово закриває Finmap. Завдяки тому, що всі дані зібрані в єдиному місті, а звіти формуються в зручних графіках та дашбордах в реальному часі, ви зможете контролювати фінансовий стан свого бізнесу в будь-який час і наочно бачити результати роботи з експертом.
Який би спосіб ви для себе не обрали, вам як власнику необхідно завжди тримати руку на пульсі і контролювати гроші бізнесу. Почніть з простого, спробуйте Finmap та впровадьте управлінський облік вже зараз. Якщо згодом зрозумієте, що не вистачає часу чи знань, наші фінансові експерти, з досвідом роботи в різних нішах від 10 років, допоможуть налаштувати індивідуальну структуру компанії та раз і назавжди позбутись хаосу в грошах бізнесу.
Не дарма є окреме поняття — «бізнес-телефонія», бо мобільний і стаціонарний зв’язок мало підходить для підприємців. Але є компанії, які так і не наважуються на неї перейти, тому що вважають, що це важко та довго. Чи роками мучаться з неякісною віртуальною АТС, тому що бояться складного «переїзду». Команда платформи Ringostat розповідає, як легко перейти на SIP-телефонію чи сервіс телефонії.
Що таке SIP-телефонія, і чому бізнесу варто використовувати саме її
Може здатися, що немає різниці, як саме здійснювати та обробляти дзвінки. Але вона є і велика. Уявимо ситуацію, коли бізнес використовує мобільний зв’язок для спілкування з клієнтами. Якщо в компанію одночасно зателефонує двоє клієнтів, додзвонитися зможе тільки один, а інший почує короткі гудки. І цілком може звернутися до вашого конкурента, поки менеджер буде розмовляти з іншим покупцем.
Крім того, керівництву важко простежити, скільки клієнтів дзвонило, чи багато викликів пропускає відділ продажів, як спілкується з покупцями та інше. Вже не кажучи про те, що зі «звичайним» зв’язком бізнес не може налаштувати телефонію, по-справжньому зручну для клієнта. Як мінімум, де покупець може одразу звернутися в потрібний відділ.
Всі ці проблеми легко вирішує бізнес-телефонія, тобто зв’язок через SIP чи віртуальна АТС. Адже це рішення спеціально розроблено для потреб бізнесу.
SIP-телефонія — це, спрощено кажучи, телефонний зв’язок через інтернет. В його основі лежить протокол передачі даних SIP (Session Initiation Protocol). Окрім телефонії, він також використовується для відео та аудіоконференцій. Для використання SIP-телефонії достатньо мати ноутбук із підключенням до мережі та навушники з гарнітурою. Деякі компанії також використовують спеціальні SIP-телефони, а інші обмежуються просто програмним забезпеченням для здійснення та прийняття дзвінків.
Нижче схема, яка показує принцип роботи SIP-телефонії під час вхідного дзвінка:
В чому ж перевага SIP-телефонії перед мобільним та стаціонарним зв’язком?
Гнучкі налаштування під будь-які бізнес процеси. У віртуальній АТС можна задати, за якою послідовністю виклик буде поступати на різних співробітників чи відділи. Можна налаштувати голосове меню, де клієнт зможе одразу обрати, до якого департаменту звернутися. І це лишень кілька прикладів з десятків можливостей SIP-телефонії.
Можливість підключити багатоканальні номери. Так ваші клієнти завжди зможуть додзвонитися і не почують короткі гудки. Навіть якщо один оператор зайнятий, виклик направляється на вільного.
Жодних обмежень по географії. SIP-телефонія дозволяє дзвонити й приймати дзвінки у будь-якій точці земної кулі — головне, щоб там був інтернет. При цьому ви можете підключити номери будь-яких країн, щоб місцеві клієнти бачили знайомі телефонні коди у вас на сайті чи в рекламі. При цьому менеджери можуть по факту знаходитися у будь-якій країні й обробляти дзвінки навіть дома. Що дуже зручно для організації віддаленого кол-центру.
Детальна статистика для контролю відділу продажів. Віртуальна АТС фіксує у своїх звітах кожен виклик, його статус (вхідний/вихідний, пропущений, автовідповідач та ін.), тривалість розмови, хто прийняв дзвінок і т. д. І головне — SIP-телефонія робить запис кожного діалогу. Тож керівник завжди може оцінити професійність співробітників, а сам менеджер — переслухати розмову з клієнтом, щоб згадати деталі угоди.
Приклад статистики, що відображається у звітах віртуальної АТС Ringostat
Ці переваги однозначно варті переходу з мобільної чи стаціонарної телефонії на віртуальну АТС. І нехай вас не лякає важкість цього процесу. Насправді, при виборі професійного сервісу «переїзд» відбудеться максимально швидко і просто. Наприклад, у нас в Ringostat при стандартних налаштуваннях це займає один робочий день. А від клієнта потрібно мінімум дій, бо техпідтримка все бере на себе.
Нижче ми розглянемо, як відбувається перехід на SIP-телефонію, і що потрібно буде з вашого боку. Але спочатку розглянемо ситуацію, коли у компанії вже є віртуальна АТС, але її якість викликає питання.
По яких ознаках зрозуміти, що варто перейти на інший сервіс телефонії
Нерідко компанії переходять на SIP-телефонію не «з нуля», а йдуть від одного сервісу до іншого. Тож, якщо ви незадоволені вже підключеною віртуальною АТС — краще не терпіти та обрати якісніший зв’язок. Адже на кону найважливіше — лояльність ваших клієнтів і їхня можливість додзвонитися до вас. Бо кожен пропущений виклик приносить збитки компанії, а потенційний покупець може піти до конкурента.
Нижче ми привели кілька найбільш критичних проблем, через які краще змінити постачальника SIP-телефонії. Їх частіше за все озвучують користувачі, як причину, чому вони йдуть до Ringostat від інших віртуальних АТС.
Поганий зв’язок
Якщо клієнту чи менеджеру погано чути співбесідника — це не просто неприємно, а може взагалі привести до зриву угоди. По-перше, неякісний зв’язок створює враження, що ви несерйозна компанія, яка невідомо де працює і не може собі дозволити нормальну телефонію. По-друге, так менеджер може не почути чи невірно почути інформацію, що є критично важливою для продажу.
Так, один з наших партнерів розказував про те, як періодично зривалися угоди через поганий зв’язок у однієї з віртуальних АТС. Компанія працювала з клієнтами з Казахстану, і менеджери погано чули імена клієнтів, тож не могли їх вірно записати. І це з урахуванням того, що багато казахстанських імен і так не знайомі українцям. Клієнтам було неприємно, що менеджер по кілька разів перепитує, як їх звати. І тим більше — коли потенційного покупця називали некоректним ім’ям. Це погано впливало на лояльність клієнтів, і тому закривалося менше угод, поки компанія не змінила віртуальну АТС.
Відсутність готової інтеграції з потрібним сервісом
Віртуальну телефонію можна інтегрувати — тобто зв’язати — з іншим сервісом, щоб туди передавалися дані про дзвінки. Частіше за все віртуальну АТС інтегрують з CRM-системами, бо це значно спрощує роботу відділу продажів:
автоматична фіксація дзвінків в CRM — менеджеру не потрібно вручну вносити інформацію про виклик, вказувати номер клієнта та ін.;
після виклика в CRM запускаються певні події — наприклад, автоматично створюється контакт клієнта та угода, ставиться завдання «Передзвонити», якщо менеджер пропустив виклик;
коли телефонує клієнт, по якому вже є угода у CRM, виклик автоматично спрямовується одразу на відповідального менеджера;
якщо компанія використовує не просто віртуальну АТС, а й колтрекінг — тобто відстежування дзвінків — в картці угоди записується, звідки прийшов лід: джерело, канал, кампанія і навіть ключове слово в контекстній рекламі.
Якщо у сервісу немає відповідної інтеграції, менеджерам доводиться робити вручну значну частину рутинної механічної роботи. Тож при підключенні віртуальної АТС одразу поцікавтеся, чи є готова зв’язка із потрібною CRM. Також деякі сервіси дозволяють налаштувати інтеграцію за допомогою технології API — якщо немає готової «однокнопочної» інтеграції. Але це буде потребувати залучення програміста з вашого боку. Тож простіше, коли у системи вже є інтеграція в наявності.
Повільна техпідтримка
Навіть якщо у вас вже все налаштовано, вам час від часу доведеться мати справу с техпідтримкою. Наприклад, якщо припинили поступати дзвінки, треба щось змінити у налаштуваннях, додати ще один аккаунт для нового співробітника та інше. Тож, якщо техпідтримка повільна, всі ці завдання будуть затягуватися на тижні.
Звертайте увагу на швидкість реакції сапорту ще під час тестового періоду. Інакше ви ризикуєте надовго залишитися без клієнтів під час форс-мажору. Наприклад, у нас в Ringostat техпідтримка відповідає користувачам протягом хвилини, а завдання клієнтів закриває приблизно за 5 годин. І ми постійно прагнемо працювати ще швидше.
Швидкість відповіді техпідтримки Ringostat
Відсутність рішень, що «страхують» зв’язок на випадок проблем
Навіть у користувачів SIP-телефонії іноді можуть виникати проблеми — наприклад, якщо відбувся збій на боці оператора. І тут дуже важливо, щоб ваша віртуальна АТС була готова до таких випадків. Тож саме стосується блекаутів, бо ви не маєте втрачати клієнтів, навіть якщо немає світла.
Наприклад, у нас в Ringostat є резервні оператори. Тож, якщо у одного з операторів стався збій, виклик піде через «запасного». Крім того, наша SIP-телефонія захищена на випадок блекаутів. Дата-центри з серверами, якими ми користуємося, обов’язково мають кілька окремих підключень до електромереж, а також потужні генератори. Навіть, якщо буде повний блекаут в Україні — ми маємо сервери й в інших країнах.
Як підготуватися до переходу
Тож, ви вирішили перейти на SIP-телефонію чи «переїхати» на іншу віртуальну АТС. Що тут буде вимагатися від вас? В першу чергу продумайте відповіді на кілька питань.
Детальна статистика для контролю відділу продажів. Віртуальна АТС фіксує у своїх звітах кожен виклик, його статус (вхідний/вихідний, пропущений, автовідповідач та ін.), тривалість розмови, хто прийняв дзвінок і т. д. І головне — SIP-телефонія робить запис кожного діалогу. Тож керівник завжди може оцінити професійність співробітників, а сам менеджер — переслухати розмову з клієнтом, щоб згадати деталі угоди.
Які номери плануєте використовувати. Чи це ваші власні SIP-номери — тобто спеціальні номери для віртуальної телефонії — чи плануєте придбати, чи орендувати у оператора за допомогою віртуальної АТС. Якщо будете використовувати власні номери, зберіть по ним всю інформацію, щоб надати техпідтримці сервісу. Це сам номер, логін, пароль, сервер (шлюз), якщо номер за реєстрацією та ін.
Як організована SIP-телефонія вашого офісу, якщо ви її вже використовуєте і просто хочете змінити сервіс. Перерахуйте SIP-телефони, SIP-клієнти, що менеджери використовують на комп’ютерах та інше.
Які інтеграції потрібні. Краще одразу пошукати на сайті сервису, чи є в нього готові рішення.
Чи необхідна форма зворотного зв’язку. І якщо так, то на яких сторінках сайту вона буде показуватися. Річ у тім, що більшість віртуальних АТС надає не тільки послуги зв’язку, але й можуть розмістити у вас на сайті власний callback. Для нього також варто указати час роботи компанії. Щоб форма дарма не пропонувала замовити дзвінки у неробочий час, коли немає кому відповісти.
Приклад форми зворотного зв’язку, де клієнт може обрати час, коли його набере представник компанії
Якщо ви зберете всю цю інформацію заздалегідь, техпідтримка зможе набагато швидше усе для вас налаштувати.
Після цього спеціалісти домовляться з вами про зручний час, коли буде здійснюватися перехід. Якщо ви придбаєте віртуальні номери за допомогою сервісу телефонії — від вас більше нічого не потребується. Сапорти все підключать і налаштують самі.
Якщо ж ви будете переходити з однієї телефонії на іншу, також підготуйтеся відповідати на такі питання:
скільки ваших пристроїв треба буде налаштувати наново;
чи є у вас співробітник, який знається на налаштуваннях телефонії і зможе їх впровадити за інструкцією;
на якому пристрої можна протестувати роботу телефонії — якщо там все коректно відпрацює, техпідтримка так само налаштує і інші пристрої.
Як бачимо, нічого складного. І, протестувавши роботу телефонії, ви отримуєте потужний інструмент для обробки заявок. Головне — обирайте такі сервіси, де техпідтримка по-справжньому професійна і швидка.