У цій статті не буде довгого вступу. Просто спочатку перевіримо, чи потрібен вам РРО взагалі. Потім з’ясуємо, чи працювати з класичними касовими апаратами або ж подивитись в бік програмних РРО. А далі обговоримо, чим корисний саме Checkbox та які переваги завдяки Checkbox отримують користувачі Finmap. До справи😉

Чи потрібний вам РРО/ПРРО

Відповідно до Законів 128-IX и 129-IX від 20.09.2019, з 1 січня 2022 року є обов’язковим використання РРО для ФОП — платників єдиного податку 2, 3 та 4 групи, які працюють у сфері роздрібної торгівлі, послуг і громадського харчування та приймають оплату готівкою, платіжними картами. Таким чином, з початку року РРО мають використовувати і невеликі магазини продуктів, одягу, побутових товарів, і ресторани, кафе, інтернет-магазини, готелі. Винятком є:

• ФОП 1 групи платників єдиного податку;
• ФОП 2-4 груп у випадку здійснення розрахункових операцій через банківські перекази;
• ФОП, які торгують продукцією, що виготовляють самостійно (достатньо лише квитанції для покупця).

Під час воєнного стану необхідність використання РРО/ПРРО не скасовується. Тож, якщо ви дочитали до цього місця, то точно знаєте, що РРО/ПРРО є обов’язковим для вашого бізнесу. Тому давайте розберемося…

РРО чи ПРРО: що обрати для вашого бізнесу

Класичний РРО — залізна/пластикова коробка, яка може вибивати чеки.

Програмний РРО — програма, яка може працювати на ПК, планшеті, смартфоні, банківському терміналі, та, окрім формування фіскальних чеків, виконує низку інших корисних функцій (про них далі).

В чому ще є різниця між класичним та ПРРО? Розглянемо на прикладі порівняння звичайних касових апаратів та ПРРО Checkbox.

Програмні каси значно дешевше, як на етапі придбання обладнання, так і у подальшому обслуговуванні. Невеликий магазин на 2 каси використовуючи ПРРО може зекономити близько 33 тис.грн на рік.

Також суттєвим фактором є економія часу та нервів. Уявіть ситуацію: зламався принтер, чеки друкувати неможливо, виїзд майстра з ремонту класичних апаратів може зайняти до 72 годин. Протягом цього часу каса не працює.

У випадку ПРРО ви відправляєте покупцеві електронний чек у зручному форматі, наприклад, у Viber або через SMS — каса продовжує працювати. Аналогічна ситуація з будь-якими технічними проблемами класичних кас — ви чекаєте, поки приїде майстер. У програмних РРО технічна підтримка всі питання вирішує дистанційно та швидко.

Чому варто вибрати Checkbox

1. Почати працювати з Checkbox дуже просто. Не потрібно ходити до податкової, всі необхідні форми для реєстрації каси в ДПС ви заповнюєте, не виходячи з особистого кабінету Checkbox. Ми подбали про те, щоб перші кроки були простими та інтуітивно зрозумілими для нових користувачів.
2. Доброзичлива та професійна техпідтримка завжди поруч — по телефону, в онлайн-чаті та у меседжерах.Обирайте варіант, який зручний саме для вас, щоб вирішити будь-яке питання максимально швидко.
3. Відпав інтернет чи недоступні сервери податкової? Ці проблеми не мають заважати вам працювати завдяки надійному офлайн-режиму. Коли зв’язок відновиться, офлайн-чеки будуть автоматично передані до ДПС, а каса продовжить працювати онлайн.
4. Ви ФОП 2-ї або 3-ї групи? У вас є можливість подавати податкові декларації просто з кабінету Checkbox. Ми залишили в декларації тільки ті поля, які потрібні. Більше того, на 90% декларація заповнюється автоматично тими даними, які вже є в Checkbox.
5. Інтеграція Checkbox з Finmap:

• Нуль ручної роботи, 100% автоматизації. Всі продажі, які проходять по касах Checkbox, будуть автоматично підтягуватися до Finmap та відображатися у звітах.
• Починайте не з чистого аркуша. При підключенні інтеграції ви можете перенести у Finmap дані за попередні періоди, які зберігаються в Checkbox. Тому вже на старті у вас буде інформація для побудови звітів та аналізу.

І наостанок найкорисніше…

У вас є можливість безкоштовно спробувати Checkbox, порівняти та зробити власні висновки. Для цього скористайтесь простим тестовим режимом, в якому ви можете потренуватися видавати чеки без передачі даних до податкової.

Для реєстрації та безкоштовного тестування потрібен тільки email, ніяких ЕЦП. Після успішного тестування та реєстрації реальної каси, у вас ще буде в запасі безкоштовний перший місяць користування. Спробуйте Checkbox безкоштовно за кнопкою.

‍

IT-компанія Serious Development Agency — розробка мобільних додатків та сайтів для стартапів

Сайт: https://sda.company/

Олександр Шубін — засновник IT-компанії Serious Development Agency
Досвід у програмуванні 12 років
Вперше почав вести фіноблік з Finmap 1,5 роки тому

Як власнику IT-компанії навести лад у грошах бізнесу, якщо він щодня працює по 17-19 годин і вільного часу просто не має? А якщо при цьому компанія перебуває в Україні та йому, як більшості підприємців, потрібно дбати про безпеку команди та продовжувати розвивати бізнес за умов тотальної нестабільності?

Можна відкласти задачу до кращих часів. А можна закласти фундамент системного обліку вже зараз. Розібратися у цифрах, чітко побачити поточний стан справ та приймати подальші рішення з опорою на дані. Такий шлях вибрав Олександр, власник IT-компанії Serious Development Agency.

Як йому вдалося знайти час і яких результатів він досяг — розповідаємо у цьому кейсі.

Дано

IT-компанія Serious Development Agency з 2019 року займається розробкою мобільних додатків та сайтів. Зараз у команді 16 людей, і компанія продовжує зростати. Проєктів та завдань від клієнтів теж стає більше.

Звичайно, якщо не вести системний облік фінансів, дуже легко потонути у хаосі надходжень, списань, регулярних платежів та заборгованостей. Тому засновник компанії Олександр вирішив, що необхідно впровадити регулярний фіноблік.

«Вирішив навести все ж таки лад у бізнесі, бо зрозумів, що немає розуміння, що взагалі відбувається, скільки я можу грошей витягти і таке інше».

Задача

Ми завжди кажемо, що вести облік заради обліку – помилка. Тому, перш ніж системно наводити лад у грошах, потрібно визначити, а що саме вам важливо відслідковувати та як облік допоможе розвитку бізнесу. Олександр поставив собі такі завдання:

1. Позбутися бардаку у фінансах.
   Чітко розуміти, скільки компанія заробляє, скільки дивідендів можна забрати і що взагалі відбувається у бізнесі.
2. Контролювати залишки на рахунках та заплановані надходження.
   Щоб бачити, скільки грошей є зараз і скільки очікується у майбутньому.
3. Заощадити час. Наразі Олександр працює по 17-19 годин на добу. Приділяти багато уваги обліку фінансів йому просто нема коли. «Загалом зараз роботи стало більше, бо ми, по-перше, більше стали наймати і треба приділяти увагу новим співробітникам, допомагати, підтримувати. Плюс ще побільшало запитань у клієнтів».
4. Вести облік системно і водночас просто. «Коли я вводив все у Google-таблиці, розумів, що деякі моменти я можу не враховувати. Тобто треба витрачати час на те, щоб це все налаштувати, ті самі звіти та інше. А оскільки я розумію, що час — гроші, мені простіше вести всю документацію у себе в якомусь кабінеті та мати кілька можливостей вести різні звіти, інтеграції…».

Для вирішення своїх задач Олександр вирішив впровадити Finmap.

Рішення

Вперше Олександр спробував Finmap ще півтора роки тому. Однак тоді не вдалося повністю використати можливості сервісу для його бізнесу і він перейшов на інший продукт. Протестувавши, виявив багато багів, які ускладнювали роботу. І вирішив знову повернутись до Finmap.

«Чому саме Finmap — бо я був вже користувачем. Я проходив курси як у Івана, так і в Олександра*».

* Іван Каунов та Олександр Соловей — співзасновники Finmap. Іван вів курс «Фінанси зрозумілою мовою». Згодом ми розширювали та доповнювали інформацію, в результаті чого з’явився курс Олександра Солов’я «Гроші бізнесу» про те, як підприємцям від хаосу у фінансах дійти системи лише за 5 кроків.

Разом із сервісом Олександр вирішив одразу скористатися допомогою фінансового експерта Finmap*, щоб зберегти час на налаштування, а також побачити точки фокусу у фінансовому обліку для його компанії.

* Наші користувачі можуть звернутися за допомогою до фінансових експертів Finmap та обрати асистента, менеджера або ментора. Докладніше про цю послугу ви можете дізнатися тут.

Насамперед підключили та додали у Finmap рахунки компанії. Щоб одразу на одному екрані бачити всі залишки, які є зараз.

Ось так виглядає панель рахунків:

*Дані наведені для прикладу

Далі налаштували синхронізацію з Приватбанком та системою грошових переказів Wise. Щоб усі надходження та витрати автоматично потрапляли до Finmap та відображалися у фінансових звітах.

*Дані наведені для прикладу

Синхронізація дозволяє:

• заощадити час на ручному внесенні даних;
• спростити ведення обліку;
• виключити ризик втрати тієї чи іншої оплати.

Навіть дрібні витрати, про які часто забувають (наприклад, комісії за перекази або оплати підписок на додатки та послуги), враховуються автоматично. В результаті користувач отримує точніші дані про фінансову ситуацію в компанії.

Оскільки однією із задач Олександра було зрозуміти, скільки дійсно компанія заробляє, особливу увагу він приділяє звіту про прибуток і збитки P&L*.

*Дані наведені для прикладу

* Звіт про прибуток та збитки (P&L) показує прибуток та збитки компанії за певний період, наприклад, за місяць. У Finmap він формується автоматично, на основі даних, які вносить користувач та які підтягуються до сервісу завдяки інтеграціям з банками та іншими сервісами.

Найближчим часом Олександр також збирається запровадити регулярне ведення платіжного Календаря*, щоб контролювати майбутні надходження, а також заздалегідь планувати витрати та не забувати про них.

*Дані наведені для прикладу

* Додавши майбутні витрати та доходи у Finmap, користувач побачить їх у Календарі і вже не забуде здійснити запланований платіж або нагадати клієнту про оплату.

Окрім цього, Календар покаже, чи вистачить грошей, щоб покрити всі витрати на конкретну дату або є ризик касового розриву (тимчасової ситуації, коли у бізнесу недостатньо грошей на погашення всіх необхідних витрат).

*Дані наведені для прикладу

Проте засновник Serious Development Agency зазначає, що є функціонал, якого йому не вистачає.

«У мене є така проблема. Мені приходить один платіж, але цей платіж одразу за кількох людей. Доводиться вручну його дробити постійно, вираховувати, що з цього платежу така сума до цього проєкту, така — до цього проєкту… Було б круто, якби у нас заходив великий платіж і ми могли вказати, що з цього платежу стільки-то до такого проєкту, стільки — до такого».

Такий фідбек особливо важливий для нас, адже допомагає розвивати Finmap так, щоб наші користувачі могли вести облік фінансів простіше та ефективніше. Наразі наша команда розробки активно займається реалізацією функціоналу, якого не вистачає Олександру.

Що у результаті

✅ Розібрали бардак у фінансах та налаштували системний фіноблік.

Разом із фінансовим експертом Finmap Каріною Олександру вдалося розібратися, що відбувалося у компанії за січень-лютий, зокрема, і на момент початку війни в Україні.

«Налаштувалися зараз, подивилися, що було за січень-лютий, хоча б є розуміння цифр».

✅ Завдяки підключеним інтеграціям передачу даних про трансакції автоматизовано, Олександру не доводиться переносити їх вручну і витрачати на це час.

✅ Тепер завжди у пару кліків можна подивитися фінансові звіти та зрозуміти, що відбувається у бізнесі. Звіти формуються автоматично у вигляді графіків та діаграм, не потрібно витрачати час на зведення таблиць і потім намагатися розібратися у десятках стовпців із цифрами.

«Побудова графіків — досить корисна річ, де також можна подивитися у відсотковому співвідношенні».

Особливо важливий для Олександра звіт про прибуток і збитки P&L, який дозволяє легко відслідковувати прибуток компанії.

✅ У планах — налаштувати платіжний Календар усередині Finmap, щоб контролювати майбутні надходження та не забувати про списання (наприклад, заздалегідь запланувати оплату податків або кредиту). Протестувати мобільний додаток Finmap, як тільки він вийде (ми працюємо над ним на повну силу). І, головне, розвивати бізнес. Адже, як каже Олександр:

«Якщо ми працюємо під час війни навіть із підвалів, що ще може нас зупинити?»

Ви засновник або СЕО IT-компанії? Розібратися у фінансах бізнесу, чітко побачити прибутковість кожного продукту/проєкту, а також точно розрахувати вкладення у розробку нових продуктів ви можете з Finmap. Протестуйте можливості сервісу для вашого бізнесу. 14 днів безкоштовно.

Картка кейсу

Storypoint – IT рекрутингова компанія
🌐 Сайт: https://storypoint.team/

Андрій Алексєєнко — Co-founder & CEO Storypoint
Знає, як будувати круті команди в IT-компаніях
Мета — покращити процес рекрутингу в Україні.
Не любить вручну вносити дані до таблиць
📱 Insragram: @alex__andrew

Масштабування бізнесу — це завжди пожежа, факапи та хаос, згодні? А ось герой нашого сьогоднішнього кейсу, засновник компанії Storypoint, Андрій Алексєєнко взагалі не згоден😉

Йому вдалося за рік масштабувати свій бізнес, зрости майже в 10 разів у доході і при цьому уникнути фінансових втрат та помилок. Звичайно ж, за допомогою системного обліку грошей (інакше навіщо б ми тут збиралися, вірно?). Як компанії Storypoint допоміг фіноблік і який досвід ви можете запозичити для вашого бізнесу, розповідаємо у цьому кейсі.

Дано

Компанія Storypoint створена Андрієм та його партнером Діаною у 2021 році. Займається рекрутингом та наймом талановитих людей у ​​команди технологічних компаній, а також на аутсорс/аутстаф, в Україні та за кордоном.

До запуску свого бізнесу Андрій сам працював у IT-компаніях та будував команди зсередини. Тому добре знає, із якими проблемами стикаються як керівники бізнесів, так і співробітники.

Перші 2-3 місяці для обліку фінансів у Storypoint користувалися таблицями. Однак із зростанням бізнесу почала зростати і кількість витрат. Для внесення кожної операції до таблиці доводилося виділяти час, і зрештою це завдання стало занадто об’ємним. Андрій почав шукати спосіб автоматизувати процеси.

«Проблема була в тому, що всі операції потрібно було вносити мануально до нашого Spreadsheet, де зберігався весь бюджет. Це займало багато часу, тому ми вирішили автоматизувати процес і підключили Finmap».

Задачі

При виборі сервісу для автоматизації обліку фінансів Андрію було важливо, щоб:

1. Облік грошей не забирав надто багато часу. У власників бізнесу та бухгалтера і так вистачає операційних завдань щодня. Не хотілося витрачати години ще й на внесення всіх транзакцій вручну.
2. Можна було інтегрувати банківські рахунки з сервісом обліку. Для економії часу на внесення операцій, а також щоб не втрачати витрати. Особливо для Андрія була важлива можливість інтегрувати сервіс із Monobank, тому що рахунок компанії був саме у цьому банку.
3. Була наочна аналітика для системного розуміння витрат та доходів компанії.

Рішення від Finmap

Від знайомих Андрій дізнався про Finmap. На той момент сервіс був ще в бета-тесті, проте підприємця це не налякало і він вирішив спробувати. Вирішальним фактором при виборі для Андрія стала можливість інтегрувати Finmap з банком, щоб не вносити всі операції вручну.

«Однією з причин було те, що в нас Monobank, а Finmap інтегрується з Monobank. Це було ідеально. Тому що інтеграція між банківським рахунком та Фінмапом — це саме те, заради чого ми його використовуємо, це основна фіча для нас».

Впровадження Finmap: чи було складно?

Не створюватимемо інтригу, складно не було😊 Впровадження сервісу не зайняло багато часу. Достатньо було лише зареєструватися, створити компанію та підключити рахунки*.

«У Finmap максимально класний онбординг. Я зареєструвався в сервісі, підв’язав Monobank-аккаунт, на якому був рахунок компанії, і так інтегрував усі наші транзакції».

* Зараз у Finmap доступні інтеграції з 2000+ банками по всьому світу.

Налаштування обліку: а тут було складно?

На момент підключення Storypoint до Finmap сервіс ще був у бета-версії. Тому в Андрія справді виникла складність із конвертацією*. Оплати у доларах та євро, які надходили до компанії, не завжди відображалися за коректним курсом.

«Була різниця всього в кілька центів, але через цю розбіжність у нас не сходився дебет із кредитом».

* Зараз у Finmap підтягуються актуальні курси валют із національних банків різних країн (наприклад, для України з Національного банку України, для Чехії — із CNB (Czech National Bank), а також із Mastercard).

Отже, для користувачів, які мають операції в різних валютах, інформація про курси валют завжди точна. Крім того, є можливість встановити свій курс за потребою. Ось так, наприклад, відображається курс при внесенні Доходу у $ на рахунок у гривні.

Щоб вирішити цю ситуацію, ми у Finmap запропонували Андрію консультацію фінансового експерта*.

«Фінансист показав нашому бухгалтеру, як правильно структурувати доходи та витрати у Finmap. І після цього у нас все ідеально зійшлося у звітах. Плюс нам допомогли правильно впорядкувати все, додати категорії, підкатегорії, теги. Після цього ми змогли проаналізувати наші витрати та доходи у різних категоріях: доходи та витрати на співробітника, на проєкт. Що, у свою чергу, допомогло оптимізувати витрати та відмовитись від неприбуткових проєктів».

* Дізнатись детальніше про консультації та навести лад у фінансах вашого бізнесу разом із фінансовими експертами Finmap ви можете тут.

Систематизація даних: ну хоч тут було складно?

Після консультації Storypoint налаштували у Finmap власні категорії витрат та доходів. Це необхідно, щоб структурувати операції і надалі бачити у звітах детальну інформацію про все, що відбувається з грошима компанії. Наприклад, скільки саме бізнес витрачає на рекламу у Facebook, а скільки заробляє від клієнта N.

Наприклад, ось так у звіті Гроші/CashFlow (звіт про рух коштів) відображатиметься співвідношення списань за різними категоріями:

До речі, звіти формує сам сервіс. Тобто користувачам не потрібно витрачати час, щоб упорядкувати дані. Достатньо лише вносити Доходи, Витрати та Перекази.

Finmap сформує на основі цих даних зрозумілі та наочні звіти.

Це також допоможе суттєво заощадити час і будь-якої миті бути в курсі, що відбувається у бізнесі. У тому числі, можна легко показати звіти бізнес-партнеру та не витрачати час, щоб пояснити, що означає кожен показник.

Що в результаті

«Ми 2-3 місяці користувалися таблицями. Потім перейшли на Finmap і вирішили всі проблеми, які ми мали».

✅ Автоматизували фіноблік у компанії. Тепер у співзасновників та бухгалтера стало набагато менше операційних та рутинних завдань. Отже, звільнився час для розвитку бізнесу.

«Finmap допомагає нам вести операційні штуки. А якщо з ними все ок, у нас більше часу на основний бізнес».

✅ Стали краще розуміти витрати та доходи компанії. За порадою фінансового експерта Finmap, у компанії налаштували свої категорії доходів та витрат у сервісі. Після цього співзасновникам стало зрозуміло, на що бізнес витрачає, а на чому заробляє.

✅ Перестали втрачати витрати. Отже, дані про витрати компанії стали точними і на їх основі можна приймати більш об’єктивні рішення.

«Раніше, якщо зробили якусь транзакцію та не внесли її до таблиці, то просто забували про неї. Тепер усі транзакції, які ми робимо, підв’язані до Finmap і це дуже зручно».

✅ Уникли фінансових факапів. Завдяки системному обліку грошей у Finmap, зростання компанії протягом року відбувалося без проблем. Андрій зазначає, що за рік бізнес виріс х10 у доході та майже у 5 разів по кількості співробітників😉

У планах у компанії Storypoint подальше зростання:

«Хочемо розширюватись, хочемо поміняти ринок рекрутингу в Україні. Допомогти нашим клієнтам позбутися дефіциту кадрів та релізити продукти вчасно завдяки талантам у команді».

Як Андрій обрав Finmap? Чому зараз використовує сервіс лише раз на місяць? Навіщо рекомендує спробувати Finmap навіть тим, хто сумнівається? Дивіться у цьому відео.

Щоб впровадити системний фіноблік та легко масштабувати свій бізнес, підключайтеся до Finmap. 14 днів безкоштовно.

Що змінилося в підходах до таргету? Яких креативів краще уникати? Як українським бізнесам працювати із закордонною авдиторією?

Олександра Янченко, Country Manager онлайн-сервіс обліку грошей для сучасного бізнесу Finmap, поділилася досвідом запуску рекламних кампаній під час війни, а також розпитала експертів:

• Дениса Волосова, СЕО агенції Ludi (performance marketing) та керівника закритого ком’юніті для таргетологів «Зелений Двіж»
• Івана Матвєєва, СЕО онлайн-школи маркетингу та реклами Targetorium

Що змінилося в порівнянні з часом до 24 лютого

Чи дійсно відбулися істотні зміни, або можна таргетуватись так само, як і до війни?

‍Денис Волосов:

На початку війни, у березні-квітні, у рекламному аукціоні, звісно, стало менше рекламодавців і покупців. Але ж зараз показники у багатьох нішах вже майже повернулись на довоєнний рівень.

У самих налаштуваннях змін відбулось небагато. Основні зміни на етапі рекламних креативів та офферів — бо, насамперед, змінюється бізнес, а за ним вже реклама. Вкрай ретельно та уважно потрібно опрацьовувати стратегію комунікації у рекламі перед виходом в ефір.

Безпосередньо у налаштуваннях лише 2 обов’язкові зміни:

• Перша на рівні географії — виключити з показів області, де йдуть активні бойові дії та не працює Нова пошта (для онлайн-магазинів).
• Друга, також важлива, при виборі регіону необхідно таргетуватися не на мешканців регіону, а на недавніх відвідувачів. Якщо не змінити цей пункт, рекламу продовжать бачити, наприклад, мешканці Києва, які перебувають у Польщі.

Технічний підхід не змінився, лише показники.

‍

Безпосередньо у налаштуваннях лише 2 обов’язкові зміни:

• Перша на рівні географії — виключити з показів області, де йдуть активні бойові дії та не працює Нова пошта (для онлайн-магазинів).
• Друга, також важлива, при виборі регіону необхідно таргетуватися не на мешканців регіону, а на недавніх відвідувачів. Якщо не змінити цей пункт, рекламу продовжать бачити, наприклад, мешканці Києва, які перебувають у Польщі.

Технічний підхід не змінився, лише показники.

‍

Іван Матвєєв:

Радикально підхід до налаштування реклами не змінився. Тобто, технічно все відбувається так само, як і до початку повномасштабної війни. Єдині радикальні зміни торкнулися географії. Тепер технічно неможливо налаштувати рекламу, що таргетує, на росію, оскільки там офіційно Instagram і Facebook заборонені.

‍

‍

‍

‍

‍

Досвід Finmap:

На початку повномасштабного вторгнення ми відключили взагалі всю рекламу, адже не було зрозуміло, як в нових умовах будувати роботу. Але згодом почали підключати нові креативи. Певний час не працював Google Ads, працювали тільки брендові кампанії.

Загалом витрати на рекламу виросли, стало складніше залучати клієнтів, як і у багатьох бізнесах. До того ж, ми стали активніше виходити на нові ринки, що означало і перерозподілення бюджету, і створення десятків нових креативів для тестування.

З власного досвіду, зараз особливу увагу слід приділяти саме креативам, їх змісту. А також, якщо ви теж починаєте роботу на нових ринках, пропрацьовувати їх окремо (про це ще розкажемо далі)

‍

‍

Яких креативів варто уникати

Зараз авдиторія реагує на будь-який контент гостріше. Тож бізнесу слід уважно відноситися до посилів, що використовуються у креативах, а також до дизайну банерів, самих оферів та змісту сторінок, на які ведуть з реклами.

Що зараз є недоречним та викликає негатив? Як бізнесу не отримати хвилю засудження за свою рекламу?

‍

‍Денис Волосов:

Я схиляюся до того, що майже всі ніші бізнесу мають право на існування та рекламу під час війни, крім зовсім недоречних, на кшталт вечірок чи піротехніки. Однак, кожен креатив зараз потребує вдумливої ​​перевірки перед публікацією. Не рекомендую використовувати:

• російську мову при рекламі на українську авдиторію;
• надмірно спекулювати темою війни.

Щодо якогось розважального контенту, то це індивідуально. Якщо такі креативи відповідають загальному TOV (tone of voice) бренду, їх можна використовувати, зараз люди стали вже більш лояльними до веселощів.

Дуже ефективно працює меседж на кшталт «Віддаємо 30% на допомогу ЗСУ». Але якщо ви використовуєте його в рекламі, не забудьте про звітність в соцмережах.

Ще один ефективний і простий меседж «Ми залишили старі ціни». Через загальне збільшення цін, такий посил дійсно показує сильну перевагу для потенційних клієнтів.  

Високу клікабельність мають ситуативні рішення. Але тут теж потрібно бути максимально уважними та не придумувати ситуації на рівному місці.

‍

Іван Матвєєв:

Якщо ви таргетуєте на Україну, то зараз дуже важливо в креативах використовувати українську мову. Ще до початку повномасштабної війни оголошення російською в Україні збирали гнівні коментарі. Тепер це перейшло на принципово інший рівень. Йдеться не лише про коментарі. Найчастіше користувачі скаржаться на рекламу, що може призвести до неприємних наслідків як усередині рекламного кабінету, так і репутаційних втрат для бренду.

Наразі деякі бізнеси використовують в оголошеннях формулювання про допомогу ЗСУ та волонтерам. З цими обіцянками та оголошеннями потрібно бути дуже уважними. Бо вже є випадки, коли користувачі звинувачують підприємців у спробах недоречного піару. Якщо бізнес дійсно допомагає, бажано мати підтвердження у вигляді чеків або звітів, якими можна довести, що бізнес реально надає допомогу, а не просто декларує це в рекламних оголошеннях.

Загалом зараз потрібно бути вкрай обережними у підборі креативів, тому що навіть просто надто усміхнені люди на банері можуть викликати різкий негатив. Наразі особливо важливо думати над тим, що відчує та про що може подумати користувач, коли побачить рекламне оголошення.

‍

Досвід Finmap:

Ми тествували в своїх рекламних кампаніях меми. Вони приносили дешеві ліди (тобто, людей, які зреагували на рекламу та здійснили якусь цільову дію, наприклад, залишили контакт). Але ці ліди так і не стали клієнтами, тобто трафік був низької якості.

Також мали досвід отримання негативу через рекламу з відомим мемом із Анджеліною Джолі у Львові. Тож наразі дійсно слід 10 разів подумати, перш ніж запускати креатив. А також ретельно відслідковувати результат та швидко реагувати на коментарі, щоб, навіть якщо запустили невдалу рекламу, не зачепити нею багато людей.

Також слід обережніше бути зі складними креативами, на яких багато інформації і які важко зрозуміти. Посил креативу має бути коротким, прозорим і чітким. Креативи, де багато тексту, складні картинки, можуть мати цікавий вигляд, але не працювати.

Особливості, які зараз варто враховувати за нішами

Звісно, кожен бізнес є унікальним і врахувати всі особливості одразу складно. До того ж, ніхто, краще за вас, не знає вашу авдиторію, місію, цінності. Але ж давайте розглянемо загальні поінти, які слід враховувати за нішами.

‍

Денис Волосов:

Є низка очевидних ніш, у яких високий попит. У них ми поновили роботу ще на початку березня. Це одяг, взуття, курси англійської (у цій ніші зростання х4 за весняні місяці), постільна білизна тощо.

Але у квітні ми побачили ряд неочевидних ніш, у яких також величезний потік онлайн-замовлень. Наприклад, продаж контактних лінз, систем відеоспостереження, ювелірки, вітамінів…

Загалом, якщо проаналізувати динаміку, український бізнес та купівельна спроможність повертаються швидше, ніж ми очікували.

На початку лютого ми мали 67 активних клієнтів на трафік. На початку березня лише 3. У квітні було 23 проєкти, а в травні вже під 40. З 40 проєктів, у яких ми працювали під час війни, всього в одному не пішли продажі — це декоративні свічки. В інших нішах продажі йдуть та окупаються, а в десятці проєктів окупність вища, ніж до війни. Наприклад, у червні на 215% зросла окупність онлайн-магазину одягу (в порівнянні з показниками за червень 2021 р.). Пов’язуємо це з тим, що, по-перше, наразі закриті багато магазинів та ТРЦ, тож люди більше замовляють онлайн. По-друге, бо навесні мало хто оновлював гардероб, а от влітку вже прийшов час для придбання нового одягу.

Особливості налаштування не змінилися:

• Послуги зараз добре просуваються за допомогою лідогенерації через лендинг, лідформу чи квіз.
• Магазини — e-commerce платформа Shopify, яка зараз є безкоштовною для українців.
• А експерти – продаж через особистий профіль в інстаграм.
• Добре працює додавання українських пісень до відеокреативів, тож рекомендую відслідковувати свіжі хіти.
• Як і у будь-який час, потужно працюють акції та знижки.

‍

Іван Матвєєв:

Повномасштабна війна ввела ринок у стан невизначеності. Горизонт планування зник і у багатьох він визначається днями, максимум тижнем. Вижити — основне завдання для більшості жителів країни. Для когось це буквально питання фізичного збереження життя, для ще більшої кількості людей — це питання, пов’язане із заробітком грошей на підтримку мінімального рівня життя.

Відповідно, рівень споживання суттєво знизився. Люди стали витрачати значно менше і пріоритет зараз — це продукти харчування та ліки.

Поки важко сказати де і наскільки сталося падіння рівня споживання, але вже є ніші, які майже на 100% зупинені, наприклад ті, що пов’язано з розважальною індустрією.

У таких умовах єдине, що можна робити, це тестувати попит методом проб. Перевірити ринок невеликим бюджетом та подивитися, як люди реагують на рекламу.

Для експертів зараз складніші часи. Наприклад курси пов’язані зі зміною професії завжди коштували дорожче за курси в м’яких нішах. Для порівняння, курс з таргетованої реклами стартував десь від $300, а марафон з фітнесу коштував близько $50.

Тих, хто готовий зараз змінювати професію і може на це виділити гроші, залишилося до 20% від рівня до війни. При цьому ринок сильно просів у ціні. Деякі школи відкрили свої курси для безкоштовного користування.

У плані механіки принципово нічого не зміниться в порівнянні з тим, що було до початку війни, але рівень продажів і доходу буде в рази нижче.

Єдині ніші, де зараз підтримуватиметься попит незважаючи на ситуацію — це ніші вивчення мов, особливо англійської. Також попит буде на курси з навчання роботи на закордонний ринок фрілансу, або повноцінного працевлаштування в іноземні компанії.

‍

Досвід Finmap:

Відновивши роботу з таргетом, ми протестували величезну кількість нових креативів, а також перезапускали ті, що круто працювали до початку війни. Деякі з них показали свою ефективність і ми продовжуємо їх використовувати, оновлюючи та адаптуючи час від часу.

Але загалом зміна відбулася більше у підході до таргету. Ми змінили фокус з прямої реклами (коли людина бачить креатив і одразу отримує заклик зареєструватися у сервісі) на воронки. Тобто, наразі ми створюємо ком’юніті, активніше генеруємо корисний контент, взаємодіємо з авдиторією, проводимо вебінари з фінобліку для підприємців.

Після цього вже людина знає про Finmap набагато більше, встигає познайомитися із сервісом, з нашими експертами, загалом з компанією. І вже сама хоче спробувати Finmap, протестувати можливості сервісу для свого бізнесу.

Таргет на закордонну авдиторію: особливості

Що враховувати бізнесу, щоб успішно вийти на нові ринки та зачепити потенційних клієнтів?

‍

Денис Волосов:

У рекламі на закордонних клієнтів нічого не змінилося з довоєнних часів. Проте є дані від кількох проєктів, що у креативів з українською символікою чи підписом «зроблено в Україні» підвищується конверсія.

Бачив хороший кейс продажів футболок у США з підписом «Buy and donate Ukraine», але я б не робив на це ставку. У західних проєктах важливо, як і раніше, вибудовувати багаторівневі стосунки для довгого LTV клієнта.

Performance-маркетинг у західних країнах, наприклад у США, рідко окупається з першого продажу — надто висока вартість показів. Тому під час запуску реклами потрібно планувати CJM (шлях клієнта) на кілька допродажів.

Ще одна особливість — рекламні креативи. В Україні реклама набагато гарніша та якісніша, ніж на заході. Але це не означає, що приходять українці на ринок США, роблять круті motion-відео та виграють аукціон. Навпаки, часто доводиться підлаштовуватись і робити спеціально не на звичному для нас рівні — бо там це працює.

Порада для тих, хто виходить на закордонні ринки: перш за все знайдіть ваших конкурентів, які вже працюють на цьому ринку. Та проаналізуйте, яку рекламу запускають вони, які оффери, банери, тексти використовують. Це можна зробити через Бібліотеку реклами на Facebook.

‍

Іван Матвєєв:

Важливо вивчити ринок, на якому працюватимеш. Оскільки 90% успіху рекламної кампанії — це креатив, дуже важливо розуміти, як працює мислення користувача, який бачитиме рекламу. Стать, вік, переконання, цінності, культурні особливості, релігійні уподобання  — все це потрібно враховувати для кожної окремо взятої країни та регіону, на який буде налаштована реклама. Бо одне й те саме оголошення в США і Таїланді може давати зовсім різні результати.

‍

‍

‍

‍

‍

Досвід Finmap:

У кожної країни є свої особливості, які варто вивчати і враховувати. Розберемо на прикладі Казахстану.

На ринку Казахстану доречні спеціальні пропозиції та емоційна подача. Якщо українцю потрібно показати прямі вигоди від сервісу, то для потенційного користувача з Казахстану слід показати ще й емоції від використання Finmap.

Загалом, з нашого досвіду запуску реклами на закордонні маркети, можемо поділитись кількова висновками:

• Слід дуже ретельно вивчати авдиторію (стиль спілкування, проблеми, питання, що їх хвилюють в розрізі вашого продукту, економічне та політичне становище, свята та важливі дати тощо).
• Не нехтуйте вивченням комьюніті з вашою авдиторією у країнах, на які плануєте запустити таргет. Саме в комюніті люди спілкуються відкрито та питають те, про що не спитають у представників компаній.
• Тестуйте ваші кращі креативи, що вже працюють в Україні, але не думайте, що вони 100% спрацюють в іншій країні. У нас були випадки, коли креативи, що давали високу конверсію в Україні, взагалі не працювали за кордоном.

Отже…

Війна перевіряє підприємців не тільки на стікість, а й на гнучкість та вміння адаптуватись і знаходити нові рішення. Вивчайте вашу авдиторію наново, прислухайтесь. Аналізуйте рекламу, яку бачите у своїх стрічках соцмереж, та відгуки на ней. Експериментуйте та фіксуйте результати. Головне — продовжуйте діяти та рухатись вперед.

Серед всіх інтеграцій, що доступні у Finmap, є особливо корисна для підприємців, що продають товари за кордоном. Це інтеграція із сервісом Western Bid.

Чим вона допомагає бізнесу, як працює та як ви можете підключити цю інтеграцію вже сьогодні, розповідаємо у цій статті.

Як Finmap допомагає власникам та керівникам e-commerce бізнесів

Зробили закупівлю і бізнес пішов у мінус. Продаєте новий товар, а який з цього прибуток та чи варто залишати його в асортименті, незрозуміло. Який майданчик є найвигіднішим? На всі ці питання дає відповідь фінансовий облік. А щоб вести його системно, не витрачаючи багато часу і при цьому маючи точні дані, є Finmap.

Підключивши Finmap, ви зможете:

• Контролювати прибуток бізнесу в цілому та за категоріями товарів;
• Відстежувати рентабельність категорій товарів та торгівельних площадок;
• Планувати закупівлі не у мінус;
• Приймати рішення щодо асортименту на основі даних;
• Мати фінансові дані у вигляді простих та зрозумілих дашбордів в режимі реального часу;
• Економити час завдяки інтеграціям Finmap з банками та сервісами.

Наприклад, якщо ви використовуєте Western Bid, підключивши інтеграцію, ви будете отримувати у Finmap всі дані щодо доходів з вашого облікового запису у Western Bid автоматично. Вам не доведеться вручну вносити суми оплат, що зробили ваші покупці. Дані підтягнуться автоматично та одразу ж відобразяться у ваших фінансових звітах у Finmap.

Що таке Western Bid

Western Bid — це американська компанія, що допомагає продавцям отримувати комерційні PayPal-платежі від західних покупців. Клієнти Western Bid продають фізичний або цифровий товар на західних маркетплейсах, у соціальних мережах або на власних сайтах.

Також компанія організовує доставку посилок за кордон різними перевізниками у більше, ніж 100 країн світу, пропонуючи спеціальні тарифи.

Для тих, хто закуповує товар або є виробником, Western Bid пропонує послуги фулфілмент-центру в США. Там можна зберігати товар, готувати його до продажу та швидко доставляти покупцям по США чи в Канаду або на склади Amazon.

До всього іншого продавцям доступні послуги, що вирішують різні задачі їх бізнесу:

• Додаткові ринки збиту — безкоштовний маркетплейс Lavky, можливість продажу товару, який зберігається в США, з американських розкручених акаунтів eBay.
• Прийом повернень товару на склади у США та Німеччині.
• Робота зі скаргами у PayPal.
• Викуп товару з оптових баз та багато іншого.
  

Особистий кабінет клієнта доступний українською мовою, тому тим, хто не дуже добре знає англійську, зручно користуватись всіма послугами.

Для новачків у сфері продажів за кордон доступне навчання та консультації, а також безліч безкоштовних корисних матеріалів.

Як підключити інтеграцію з Western Bid у Finmap

Зайдіть до вашого кабінету компанії у Finmap та на панелі Рахунки виберіть Редагувати.

Натисніть Додати рахунок.

Та оберіть з переліку банків та сервісів Western Bid.

Після чого вам відкриється покрокова інструкція (всього 2 кроки), щоб підключити інтеграцію.

Виберіть дату, з якої хочете вивантажити всі дані з Western Bid до Finmap.

Таким чином ви зможете отримати звіти на основі цих даних та проаналізувати їх. Крім того, після підключення інтеграції, всі доходи, отримані через Western Bid, будуть відображатися у Finmap автоматично.

Якщо ви працюєте у сфері електронної комерції та хочете вийти на західні ринки, спробуйте Western Bid.

Всім, хто зареєструвався, Western Bid подарує 2 електронні книги з детальними інструкціями, як відкрити онлайн-магазин на Etsy та Shopify.

‍

Компанія «AIRT» — Асоціація незалежних ріелторів Турції, що займається продажем та орендою нерухомості в Турції.
Сайт: https://airt1.com

Ільгіз Юсупов — засновник компанії «AIRT»
Instagram: @ilgizyusupov
7 років займається нерухомістю в Туреччині
Використовує Finmap у своєму бізнесі близько року
Відноситься до обліку фінансів як до можливості насолодитися свіжою кавою та поміркувати

Найкраща ціна, дбайливий сервіс, висока якість… Які ще переваги може використати бізнес, щоб обійти конкурентів?

Один із користувачів Finmap, засновник ріелторської компанії в Туреччині, зрозумів, що порядок у фінансах бізнесу теж може допомогти йому вирватися вперед. Чому і як? Розповідаємо у цьому кейсі.

Дано

Компанія «AIRT» займається нерухомістю у 4-х містах Туреччини (Стамбул, Анталія, Аланія, Анкара). Локомотивний напрямок бізнесу — продаж квартир у новобудовах. Однак займаються і орендою, і комерційною нерухомістю, і житлом вторинного фонду.

Нині у команді 12 співробітників. Але, як каже засновник компанії Ільгіз:

«Усі наші брокери — незалежні особи зі своєю життєвою історією. Це не наймані співробітники, а партнери».

Оборот компанії складає близько $1 млн на місяць. І подальші плани на бізнес у Ільгіза не менш амбітні:

• розвивати компанію в інших містах Туреччини та по всьому світу;
• зробити ринок нерухомості більш професійним та знизити рівень шахрайства.

У тому числі, для цього було створено Асоціацію незалежних ріелторів.

«Наша мета — щоб Асоціація була на державному рівні. Щоб ми проводили з’їзди брокерів, створювали правила на ринку, які працюватимуть, щоб люди розуміли, що добре, а що погано».

Щоб системно працювати над досягненням цих цілей, Ільгізу, як засновнику та керівнику компанії, потрібно точно розуміти, що відбувається у бізнесі, та приймати виважені рішення. Тому він вирішив впровадити фіноблік.

Задача

Ільгіз одразу шукав саме інструмент для фінансового обліку. Він вже знав, що просто бухгалтерського обліку недостатньо.

«Я цілеспрямовано шукав фінансовий інструмент. Бо у Туреччині бухгалтер займається всім, але не фінансами. Він займається виставленням якихось рахунків, податками, але не веде фінанси. Немає можливості зрозуміти, де витрата, а де надходження, навіть просто в Excel».

Йому важливо було:

• Чітко розуміти, які у компанії витрати та скільки доходів отримує бізнес.
• Відстежувати ці дані регулярно і бажано, щоб усі вони були зібрані в одному місці.

«Потрібна була одна програма, куди б я міг зайти і наочно у вигляді дашборду побачити основні показники, які мені потрібні: прибутки, витрати. Взагалі, будь-якому підприємцю треба хоч раз на тиждень розуміти його витрати та прибутки. Від цього він починає приймати якісь рішення з погляду економії чи навпаки розширення».

Про Finmap дізнався випадково: попалася реклама, переглянув інформацію про сервіс і відразу почав впроваджувати.

Рішення від Finmap

Ільгіз веде весь облік у сервісі сам, не делегуючи співробітникам.

«Finmap для мене – це приємне заняття. Я намагаюся виділити годину-дві на тиждень, заварюю свіжу каву, сідаю і з задоволенням це роблю».

Поки всі дані вносить вручну, додаючи витрати та прибутки компанії. У сервісі для введення даних про операції є лише три кнопки: Дохід, Витрати та Переказ. Тому можна розібратися інтуїтивно буквально з першого погляду.

Щоб аналітика була точнішою та наочнішою, при внесенні операцій можна вказати не лише суму, а й:

• Категорії — тип доходів і витрат, наприклад, витрати на таргетовану рекламу, доходи від оренди комерційної нерухомості.
• Контрагенти, тобто від кого отримано дохід або кому компанія здійснила оплату — витрати;
• Теги — додаткова можливість конкретизувати дані операції. Наприклад, можна додати теги з прізвищами брокерів, щоб потім у звітах Finmap відфільтрувати всі доходи, які надійшли від того чи іншого брокера.

* Приклад додавання операції до Finmap.

На момент, коли Ільгіз почав використовувати Finmap, у сервісі ще не було інтеграцій із турецькими банками. Тому можливостей для автоматизації обліку було менше.

Однак зараз ми активно працюємо над додаванням до Finmap банків Akbank Direkt, DenizBank, Garanti, Ziraat Bank, Yapi ve Kredi.

* Ось так виглядає функціонал підключення інтеграцій з банками та сервісами всередині Finmap.

Це допоможе нашим користувачам з Туреччини і тим, хто має рахунки в турецьких банках, заощадити час. Завдяки інтеграції, всі операції з банківських рахунків (надходження та витрати) потраплятимуть у сервіс автоматично і ручне внесення транзакцій не знадобиться.

Найважливіший звіт для Ільгіза зараз — Гроші/Cash Flow*. Він показує рух коштів і дозволяє систематизувати, які суми надходять, а які витрачаються компанією.

* Так виглядає звіт Гроші/Cash Flow у Finmap.

Тобто чітко бачити на одному екрані всі доходи та витрати бізнесу комплексно або за конкретними параметрами. Наприклад, можна відфільтрувати доходи за Категорії «Продаж у новобудові».

* Так можна скористатися фільтрами у звіті Гроші/Cash Flow у Finmap.

«Це такий маячок, щоб я не закрутився. Тому що, коли угоди йдуть і ти починаєш збільшувати штат або якісь програми додатково купувати, не звіряючи свій фінансовий облік, це може призвести до наслідків. У цьому плані мене Finmap відразу холодним душем заспокоює».

Глибоко розібратися в інших звітах (Прибуток/P&L, Проєкти, Дебіторка, Кредиторка) Ільгіз поки що не встиг, не вистачає часу.

* Так виглядають деякі звіти у Finmap. Вони формуються автоматично.

Однак у планах на майбутнє є навчання від Finmap*, щоб глибше розібратися у фінансах та використовувати результати фінансового обліку на максимум.

* Зараз Finmap має 2 освітні програми: «Гроші бізнесу» про те, як навести лад у фінансах за 5 кроків, і «Цифри бізнесу» — про створення фінансових моделей з нуля. А також є міні-курс із 3-х уроків про основні фінансові звіти та те, як вони реально допомагають підприємцям приймати бізнес-рішення.

Що в результаті

«Finmap — абсолютно те, що потрібно».

✅ Усі доходи та витрати компанії впорядковані. Їх у будь-який момент можна проаналізувати, не витрачаючи багато часу та не чекаючи звітів від бухгалтера/фінансового директора.

«На це потрібно буквально 5 хвилин. Я заходжу до Finmap, дивлюся, які у мене витрати, які прибутки. Все. І це допомагає».

✅ Стало легко приймати рішення на основі цифр, не роздмухувати витрати там, де це не потрібно, але й не економити зайвого.

«Це саме той час, коли я можу трохи поміркувати над цифрами, подивитися, що відбувається. Тому що у щоденній метушні ти не бачиш, що відбувається. А от коли сідаєш і дивишся цифри, і вони у зручному форматі — все зрозуміло».

✅ Ільгіз зрозумів, що може збільшувати бюджет на рекламу, не потрапивши при цьому в касовий розрив (ситуацію, коли бізнесу тимчасово не вистачає грошей на покриття витрат).

✅ Системний облік грошей став конкурентною перевагою компанії.

«Звичайно, це конкурентна перевага. Бо якщо на ринку 50% не використовують фінансовий облік, вони будуть потрапляти у фінансові ями. Набирати велику кількість співробітників, збільшувати гроші на рекламу, коли цього не можна робити. А я в цей час, враховуючи все по поличках, можу просто вирватися вперед».

Тепер Асоціації незалежних ріелторів набагато простіше рухатися до мети:

«Плани в майбутньому — щоб Асоціація перетворилася на місце, куди кожен іноземець може прийти не просто купити нерухомість, а підібрати її безпосередньо під свої вимоги та під завдання».

Впевнені, що з таким системним порядком у грошах все обов’язково вийде😊

Якщо ви також ставите амбітні цілі для свого бізнесу, вам потрібен продуманий план та наочні дані щодо фінансової ситуації в компанії. Підключайте Finmap, щоб позбутися хаосу в грошах і приймати зважені рішення на основі цифр. 14 днів безкоштовно.

‍

24 лютого 2022 року наші життя перевернула війна. Але ми знаємо, підприємці — це наполегливість, сильний дух та вміння гнучко пристосовуватися до будь-яких обставин.

Ваша діяльність наразі дійсно необхідна країні. Саме ви можете підтримувати економіку, забезпечувати робочі місця для вашої команди та добробут їхніх родин, допомагати армії та тим, хто цього потребує.

Фінансовий експерт Finmap Катерина Супрун підготувала цей матеріал спеціально для власників та керівників українського бізнесу, щоб допомогти навести лад у фінансах та підтримати всіх, хто хоче і може продовжити свою роботу.

Тож що робити бізнесу в умовах війни?

Перегляньте ваші доходи

• Які клієнти/проєкти/напрямки діяльності приносили вам дохід раніше
• Які з цих клієнтів/проєктів/напрямків були найприбутковішими
• З ким можна продовжити роботу і на яких умовах
• Які ще надходження планувалися на поточний період (наприклад, інвестиції, отримання кредитних коштів)

Якщо ваші клієнти з України:

• Зв’яжіться з ними

Особисто чи через ваших менеджерів відділу продажів/сапорту. Дізнайтеся, як у них справи. Хто продовжує роботу, хто зупинив діяльність, поїхав, просто не має змоги вести бізнес.

• З’ясуйте хто готовий продовжувати роботу з вами.

Обговоріть умови співпраці. Війна — форс-мажорна обставина та плану дій на такий випадок немає практично ні в кого. Тому будьте максимально у діалозі, шукайте компроміси та домовляйтеся. Зараз ваше головне завдання — не заробити в моменті, а зберегти бізнес та продовжувати роботу і допомогти вашим клиентам втриматись також.

• Подумайте, як ви можете підтримати тих, хто поки що не готовий співпрацювати.

Можливо, ви можете допомогти їм інформацією, корисними контактами, своєю експертною консультацією чи чимось іншим.

Якщо ваші клієнти з інших країн:

Скоріш за все, вони знають, що відбувається в Україні. І можуть як підтримувати вас всіма способами, так і побоюватися продовжувати співпрацю через нестабільний стан. Тому:

• Прокомунікуйте, як ви наразі працюєте.
• Покажіть, що у вас є план на випадок непередбачуваних ситуацій.
• Надайте актуальну інформацію про те, що відбувається саме там, де ви знаходитеся, щоб переконати, що ви дійсно в змозі продовжувати працювати.
• Також будьте максимально у діалозі, шукайте компроміси та домовляйтеся.

Якщо ви вперше плануєте виходити на ринки інших країн, важливо розібратися в юридичних тонкощах міжнародних контрактів. Про це підготували детальний матеріал наші партнери Legal Nodes.

Результат:

Ви зрозумієте, на який дохід (а значить, і на який прибуток) найближчим часом можете розраховувати.

Перегляньте ваші витрати

1. Систематизуйте всі витрати, які ви мали до війни

Важливо зрозуміти:

• Скільки ви витрачали щомісяця в середньому та які категорії витрат мали постійно чи періодично?
• Які з витрат наразі неактуальні зовсім? Наприклад, ви повністю закрили один з напрямків виробництва, тож і витрат, пов’язаних з ним, не буде.
• Які витрати залишаються у вашого бізнесу?

Наприклад, ось так в пару кліків можна побачити всі витрати бізнесу за будь-який період у Finmap.

А ось так витрати систематизуються у звіті, щоб можна було відстежувати, які категорії витрат має бізнес і де, наприклад, витрат більше, ніж хотілося б.

2. Прийміть рішення по кожній категорії витрат
Чи можете ви її зменшити, відстрочити чи відмовитися взагалі? Ваше завдання зараз — максимально знизити навантаження витрат на бізнес.

Наприклад, можна домовитись з орендодавцем про часткову оплату або відстрочку платежів. Дізнатися про податкові пільги на час війни. Не забирати дівіденди.

• Як вирішити, від яких витрат відмовлятися?

Дайте собі відповідь на питання: «Якщо я не зроблю цю витрату, мій бізнес зупиниться?». Якщо відповідь «Так» — залишайте, але подумайте, чи можна оптимізувати. Якщо «Ні» — відмовтеся.

Наприклад, якщо ви не придбаєте каву та печиво в офіс, бізнес зупиниться? Скоріш за все, ні. Тож можна поки відмовитись від цього. Також можна призупинити витрати на навчальні курси для співробітників, підписки на розважальні сервіси, оплату спортзалу чи англійської для команди, змінити офіс на менш дорогий або зовсім відмовитись від оренди тощо.

• Як бути із зарплатами?

Скоріш за все, ви хочете зберегти команду, щоб продовжити працювати і підтримати своїх співробітників та їх родини у складний час. Тож як це зробити?

➡️ Перевiрте свою фінансову подушку безпеки.
Чи є кошти на покриття витрат, якщо доходів не вистачить або зовсім не буде? В тому числі, чи зможете ви підтримувати команду зарплатою в період призупинення роботи або падіння продажів.

➡️ Подумайте, як можна домовитись з командою.
Можливо, буде простіше виплачувати зарплату не раз на місяць, а частинами кожного тижня? Це дозволить зняти навантаження витрат в моменті і виграти час на генерування доходів.

А як організувати робочий процес та підтримати команду в умовах війни, розповіла Марія Сігова, HR-менеджер Finmap. Дізнайтесь детальніше тут.

Результат:

У вас буде план витрат та розуміння, як їх покривати. Наразі, коли довгострокове планування майже неможливе, ви все одно почуватимитесь більше впевнено, адже у вас буде картина: що чекає бізнес найближчим часом та що саме ви плануєте робити.

Фінансові показники, за якими зараз треба слідкувати

• Точка беззбитковості (точка 0)

Тобто, на яку суму бізнесу потрібно генерувати продаж, щоб вийти в 0 (покрити всі витрати). Точкою беззбитковості ще називають стан бізнесу, коли він не отримує прибуток, але й не зазнає збитків. Тобто витрати = доходам.

Наприклад, якщо щомісяця ваш бізнес витрачає $2000 (разом із собівартістю продукта/товара/послуги), то вам потрібно зробити не менше $2000 виторгу, щоб покрити ці витрати і не піти у збиток.

Допоможе зрозуміти, скільки грошей вам треба генерувати зараз, щоб бізнес не потрапив у збитки.

• Прибуток

Різниця між доходом та витратою. Те, що реально заробляє ваш бізнес. Щоб ви бачили: заробляє бізнес, несе збитки або виходить в 0.

• Рентабельність

Це співвідношення прибутку і витрат, виражене у відсотках. Цей показник важливо аналізувати, щоб вирішити, вигідно наразі продовжувати вести кожен напрямок бізнесу/проєкт/клієнта чи ні. Або спрогнозувати, чи слід починати роботу в новому напрямку/на новому ринку.

Як сервіс обліку грошей Finmap може допомогти бізнесу

✔️ Підключіть Finmap і ви отримаєте 14 днів безкоштовного періоду.

✔️ Створіть в Finmap рахунки, щоб побачити, скільки грошей є в бізнесі прямо зараз.
Важливо врахувати всі гроші, тож додайте і банківські рахунки, і картки, і готівкові кошти (наприклад, що є в сейфі). Якщо є криптовалютні акаунти, їх також додавайте, адже в Finmap є інтеграція з криптовалютами.

✔️ Підключіть свої банківські рахунки і картки до Finmap та вигрузіть платежі за останні місяці (наприклад, за останні 3-6 місяців).

Це допоможе вам систематизувати доходи та витрати, згадати, якщо забули про якусь витрату або втратили когось з клієнтів. Так ви точно побачите повну картину надходжень та списань у вашому бізнесі, а значить, зможете точніше планувати майбутнє. Плюс це допоможе порахувати вашу точку 0, якщо ви не рахували її раніше.

✔️ Заплануйте доходи та витрати на майбутнє.
В «Календарі» ви побачите картину надходжень та списань на кожен день. Якщо у вас не буде вистачати грошей (з урахуванням тих, що вже є у бізнесі, та тих, що ви плануєте отримати), «Календар» завчасно попередить вас про касовий розрив (ситуацію, коли у бізнеса не вистачає коштів на покриття обов’язкових витрат).

Тож у вас буде час розробити план, як уникнути розриву або хоча б зробити його меншим. Наприклад, відстрочити платіж по якійсь витраті, відмовитись від витрати, спробувати отримати оплату від якогось клієнта раніше тощо.

✔️ Перевірте, на які поступки клієнтам ви можете йти без шкоди для бізнесу.
В цьому також допоможе «Календар», адже ви будете бачити, скільки грошей буде у бізнеса кожного дня і чи можете ви, наприклад, дати клієнту відстрочення платежу, не потрапивши до касового розриву.

✔️ Проаналізуйте звіт «Прибуток», щоб побачити, що відбувається з бізнесом.
Чи вдається вийти в 0 або ж компанія в мінусі. А також ви зможете проаналізувати звіт за попередні періоди (підтягнувши операції з банківських рахунків), що приносить бізнесу гроші, а на чому ви втрачаєте.

✔️ Наведіть порядок в грошах, бо зараз він необхідний, як ніколи.
Як сказав один з наших користувачів, чий бізнес виріс на ~150% в пандемію: «Зокрема це і заслуга Finmap, тому що навіть у складний час ми розуміли, які гроші маємо, на що можемо розраховувати, що можемо купити і так далі».

Підключайте Finmap, тримайте фінанси під контролем та приймайте виважені бізнес-рішення навіть у складні часи. 14 днів безкоштовно.

Класна новина для наших користувачів з Польщі — у Finmap тепер доступна інтеграція з Fakturownia. Це означає, що ви можете автоматизувати облік доходів і витрат за рахунками, які виставляєте та оплачуєте за допомогою цього сервісу.

Як працює інтеграція та як ви можете підключити її вже сьогодні, розповідаємо у цій статті.

Що таке Fakturownia

Fakturownia — це онлайн-сервіс для підприємців, який спрощує роботу з виставленням рахунків. Він дозволяє створювати рахунки-фактури, особисті рахунки, чеки, квитанції, авансові та кінцеві рахунки, акти виконаних робіт та інші документи.

Не потрібно створювати кожну фактуру вручну — у сервісі можна виставити рахунок буквально за пару кліків. А після прямо в кабінеті Fakturownia доступна інформація про статус оплати: надіслано, оплачено, прострочено.

Ваші контрагенти також можуть виставляти вам рахунки через Fakturownia у будь-якій валюті. Таким чином, всю інформацію буде зібрано в одному місці.

А тепер ви можете синхронізувати ваш обліковий запис у Fakturownia з кабінетом у Finmap, щоб облік грошей у вашому бізнесі став ще простіше.

Чим корисна інтеграція Finmap із Fakturownia

Підключайте інтеграцію з Fakturownia, щоб автоматизувати облік транзакцій за виставленими та сплаченими рахунками.

Що можна зробити після інтеграції

Якщо ви використовуєте Fakturownia вже якийсь час, напевно, у вас накопичилися дані про рахунки, які вже оплатили ваші контрагенти і які отримали через Fakturownia і оплатили ви.

Після підключення інтеграції, можна легко вивантажити ці дані в Finmap. Вивантаження можна зробити за будь-який період, після чого всі доходи та витрати з’являться у ваших фінансових звітах.

Як далі працюватиме інтеграція

Всі транзакції за рахунками, які ви виставите за допомогою сервісу Fakturownia, будуть автоматично підтягуватися до вашого кабінету Finmap відразу після того, як ви відмітите їхню оплату. І миттєво з’являться у фінансових звітах.

Виставлені за допомогою Fakturownia рахунки, які оплатили ваші клієнти, будуть відображатися як доходи. А рахунки, які сплатили ви, — як витрати.

Вам не доведеться вносити їх вручну, а значить, ви заощадите час і не втратите жодного платежу

Як підключити інтеграцію

Користувачі Finmap можуть підключити інтеграцію в особистому кабінеті компанії, обравши Fakturownia у списку польських банків.

Важливо, щоб у вас вже був обліковий запис у Fakturownia і, звичайно, у Finmap. Для підключення інтеграції зайдіть у свій профіль Fakturownia. А потім дотримуйтесь Інструкції, яку ми підготували у зручному текстовому форматі зі скріншотами для демонстрації кожного кроку.

PL – Інструкція польською: https://support.finmap.online/pl/integracie_z_fakturownia

UA- Інструкція українською: https://support.finmap.online/intehratsiya_z_fakturownia

Дізнайтесь більше про сервіс Fakturownia на сайті: https://fakturownia.pl/

Кожен український підприємець наразі має більше викликів та запитань, ніж у будь-який інший час. Війна дійсно перевернула наші життя. Але якщо ви прийняли рішення продовжувати діяльність, це дійсно великий крок до перемоги. Адже ви надасте підтримку економіці держави, забезпечите робочі місця для вашої команди та добробут їхніх родин, зможете допомогти армії та тим, хто цього потребує.

Щоб підтримати власників та керівників українського бізнесу в умовах війни, HR-менеджер Finmap Марія Сігова підготувала цей матеріал.

Як підбадьорити команду

Що робити керівникові, коли більшість з команди налякані, демотивовані або просто поки не розуміють, як налаштуватися на робочий процес, навіть знаходячись у безпечному місці?

Перш за все — НЕ намагайтесь когось підбадьорювати.

Якщо раніше у керівника та HR-спеціаліста дійсно було завдання мотивувати команду та стимулювати продуктивність, то тепер рухатись за цією ж стратегією буде помилкою. Кожен зараз переживає купу різних емоцій. І навішування позитиву, намагання вдавати, що нічого не змінилося, може тільки ще більше дестабілізувати ваших співробітників.

Тож що робити, щоб все ж таки продовжити працювати

Дізнайтеся (самостійно чи через керівників департаментів), як справи у кожного з команди: як самопочуття, де знаходиться кожна людина, який в неї фізичний та матеріальний стан.

В перші дні війни фаундери Finmap особисто контактували з командою, аби з’ясувати, хто де знаходиться, якої допомоги потребує та в якому стані. Наразі кожного тижня ми проводимо опитування, щоб з’ясувати настрій команди.

1. Розробіть план, як ви можете допомогти команді в міру можливостей бізнесу.

Наприклад:

• виплатити зарплату завчасно;
• допомогти з релокейтом (матеріально, фізично, інформаційно);
• надати позачергову відпустку або вихідні за необхідності;
• зробити спільний чат, де кожен може написати свій запит, щоб люди в команді могли допомагати один одному (наприклад, сконтактувати щодо спільного виїзду, допомогти з пошуком житла, ліків, потрібних речей, просто кидати мемчики для настрою тощо);
• зробити підбірку джерел важливої інформації: карти укриттів, підбірка посилань з пошуку житла, контакти волонтерів, офіційні джерела новин, реквізити для переказу допомоги, ваші контакти та контакти керівників департаментів для швидкої комунікації тощо;
• підтримати морально, бо кожному цінно відчувати, що він/вона не залишилися наодинці зі своїми переживаннями та проблемами;
• показати, що ви відкриті до діалогу і до вас можна звертатися з питаннями та проханнями.

Пам’ятайте, якщо в людини не закриті базові потреби, вона не може продуктивно працювати. Тож перша задача керівника — допомогти кожному відчувати себе в безпеці, наскільки це можливо.

Наприклад, ми в Finmap в перший день війни створили спільний чат для швидкої комунікації. Одразу виплатили зарплати за лютий та гарантовано зберегли кожному співробітнику зарплату за березень, незалежно від можливості працювати. Кожного дня на зв’язку і допомагаємо один одному як фізично, так і інформаційно.

2. Відновлюйте спілкування в команді.

Ми всі зараз втратили багато звичних речей. Тож варто відбудовувати процеси, які були в команді раніше, щоб повернути хоч частину знайомої рутини. Це можуть бути:

• ранкові daily planning;
• спільні командні зустрічі;
• спрінти;
• планові наради тощо.

В Finmap за можливістю кожен з команди приєднується до ранкових пленінгів по департаментах. У п’ятницю кожного тижня ми збираємося на загальний зум і ділимося, як пройшов тиждень.

3. Прокомунікуйте, що компанія планує робити далі. Як будете працювати, чи зміниться якось напрямок діяльності, що буде з зарплатами та робочими місцями, який є план на найближчі часи.

Важливо комунікувати чесно і відкрито. Пояснювати, що відбувається з компанією, які є труднощі, які прогнози та перспективи. Це не тільки дасть відчуття визначеності, але й залучить команду до реалізації планів і генерації ідей, щоб спільними зусиллями допомогти бізнесу витримати ці часи.

4. Впровадьте неформальні зустрічі, щоб у команди було місце для спілкування. Важливо створити безпечний простір, де кожен зможе поділитися емоціями, переживаннями, навіть поплакати за потреби.

Добре, якщо на таких зустрічах буде модератор (наприклад, ви як керівник, HR-спеціаліст, хтось з керівників департаментів). По-перше, так ви зможете відслідковувати загальний настрій команди. По-друге — запобігати ситуаціям прояву агресії один до одного, адже кожен з нас по різному реагує на ті чи інші висловлювання, події тощо.

У Finmap ми кожного вечора збираємось в зумі, щоб поспілкуватися на вільні теми. Участь за бажанням, тож коли хочеться відволіктися, чимось поділитися або просто відчути командний дух — можна доєднатися.

5. Впровадьте контекстні зустрічі. Наприклад, вивчення мов, читацький клуб, командні тренінги.

Мета таких зустрічей — повертатися до звичайних процесів, відволіктися від постійного моніторингу новин, переключити увагу з негативу на щось корисне. А регулярність таких зустрічей допоможе відчути, що в житті з’явилось щось стабільне та передбачуване.

6. Діліться своїм досвідом відновлення роботи через комьюніті, сторінки компанії та персональні акаунти в соцмережах. Це допоможе іншим підприємцям стабілізуватися, а значить, підвищить шанс зберегти бізнеси та скоріше відновити економіку країни.

Як зберегти команду

Що робити, якщо задач/проєктів/клієнтів стало менше, але ви не хочете прощатися ні з ким з команди?

1. Будьте гнучкими і прокомунікуйте, що наразі всім треба пристосуватися до нових умов. Тож, можливо, комусь доведеться займатись не зовсім звичними задачами.

Не бійтеся виокремити задачі, які потребують вирішення зараз, та запропонувати всій команді долучитися за можливістю.

Наприклад, менеджер з продажів, якому зараз немає кому телефонувати, може взяти на себе задачу з написання текстів, дизайну, монтажу відео тощо. Так компанії не доведеться звертатися до фрілансерів, а менеджер збереже робоче місце. До того ж це вплине на настрій команди, адже люди побачать, що ви намагаєтеся зберегти кожного і всім знайти роботу.

2. Якщо термінових завдань для когось немає, завжди можна відкрити беклог. Там завжди багато ідей, які було б круто зробити, але зазвичай не вистачало часу. В першу чергу оберіть ідеї, які:

• можуть бути корисними просто зараз;
• допоможуть розпочати новий напрям;
• можуть вплинути на стратегічний розвиток компанії

3. Подумайте, як ви можете змінити напрямок, якщо розумієте, що залишити все «як було» зовсім не виходить. Наприклад, якщо більшість ваших клієнтів були з України і тепер продажі впали майже до нуля, ви можете скласти план, як вийти на ринки інших країн. Під нові напрямки завжди знайдеться багато задач для всієї команди.

Як прощатися зі співробітниками

Не завжди збереження команди без змін — гарна ідея. Іноді це може коштувати вам бізнесу. Тож що робити, якщо треба з кимось попрощатися?

‍

Як вирішити, з ким саме ви припинете співпрацю

1. Зробіть аудит діяльності компанії та розробіть план, як будете рухатися далі. Які напрямки діяльності залишаться, що припините, а що нового розпочнете.
2. Проаналізуйте, які спеціалісти вам обов’язково знадобляться, щоб рухатись далі. З урахуванням нових напрямків.
3. Подумайте, кого зараз не вистачає. Чи можете ви підготувати відповідних спеціалістів з тих, хто вже є в команді? Наприклад, простіше навчити вашого маркетолога працювати з новим ринком або новою аудиторією, ніж шукати іншого спеціаліста на це місце (витрачаючи час та гроші на рекрутинг).
4. Об’єктивно оцініть фінансовий стан компанії. Які доходи ви можете отримувати найближчим часом? Чи вистачає грошей на покриття витрат? В цьому допоможуть рекомендації фінансового експерта Finmap.
5. Проаналізуйте ефективність спеціалістів за ключовими показниками їх діяльності (якщо це можливо). Також зберіть фідбек від HR та керівників департаментів щодо продуктивності, емоційної стабільності, залученості співробітників. І за цими показниками приймайте остаточні рішення.

Як екологічно попрощатися зі спеціалістом

1. Будьте чесними. Повідомте, чому ви прийняли рішення припинити робочі відносини. Круто, коли ви з початку притримувались чесної комунікації і команда знає, що відбувається у компанії. Тоді прощання стане меншим шоком, ніж коли ви весь час казали, що все добре, а потім почали звільняти співробітників.
2. Надайте час на пошук нової роботи, хоча б 2 тижні (згідно законодавству).
3. Сплатіть все, що повинні на момент прощання.
4. Надайте співробітнику рекомендації, що допоможуть знайти нову роботу.
5. Якщо знаєте, хто наразі шукає відповідного спеціаліста, сконтактуйте співробітника з цією компанією.
6. За можливості, проконсультуйте з проходження співбесіди (це може зробити, наприклад, HR-менеджер).
7. У відкритому діалозі з’ясуйте, як ще ви можете допомогти співробітнику, та допоможіть за можливості.

Як організувати роботу в умовах війни: загальні рекомендації

1. Передивіться пріоритети та проведіть аудит діяльності компанії, щоб скласти план дій в поточних умовах.
2. Відкрито розкажіть команді, як і над чим ви плануєте працювати найближчим часом, які прогнози маєте.
3. Адаптуйте нові процеси діяльності під нову реальність, щоб у кожного була якась зрозуміла рутина та відчуття стабільності.
4. Підтримуйте неформальну комунікацію, щоб зрозуміти актуальний стан команди: хто і де знаходиться, в якому стані, чи потребує підтримки та допомоги.
5. Також повідомляйте, які процеси відбуваються в компанії та як кожен може допомогти. Це сприятиме об’єднаню команди навколо загальної мети, генерації ідей та більш швидкому включенню в робочий процес.

Так чи інакше війна вплинула майже на кожен український бізнес. Щоб втриматись та подолати кризу, багато підприємців замислилися щодо виходу на нові ринки.

Про що слід подбати фаундерам українських компаній, які планують чи вже розпочали продажі своїх товарів/послуг/продуктів за кордоном, щоб убезпечити себе юридично? Ми у Finmap попросили наших юридичних партнерів Legal Nodes розповісти про особливості співпраці з іноземними клієнтами. І ось, що нам порадив ко-фаундер Legal Nodes Нестор Дубневич.

Finmap — онлайн-сервіс обліку грошей для сучасного бізнесу. Допомагає підприємцям просто та наочно навести лад у фінансах та отримувати більше прибутку від бізнесу.

Legal Nodes — це платформа, що дозволяє фаундерам стартапів, web3-проектів та IT-бізнесу вирішувати всі юридичні питання в одному місці. На платформі можна створити власний віртуальний юридичний департамент та отримувати юридичні послуги за фіксованою підпискою.

Укладення ЗЕД контрактів

ЗЕД контракти — це договори із зовнішньоекономічної діяльності, тобто, з про співпрацю з іноземними клієнтами.

Бажано розробити стандартний договір, який включатиме умови щодо постачання товарів/надання послуг/користування сервісами, їх оплати, повернення грошей та розірвання договору.

На це є ряд причин:

• Можливість прийняти кошти на свій рахунок, оскільки ряд банків запитує копії таких договорів, аби підтвердити джерело надходження грошей.
• Можливість захистити себе і свої інтереси. Як кажуть, писаного сокирою не вирубаєш — недобросовісному клієнту буде важко виправдати невиконання тих чи інших зобов’язань за контрактом (прострочення платежу, недостатня оплата тощо).

Що потрібно передбачити у договорі з іноземним клієнтом?

ЗЕД щонайменше необхідно передбачити наступні умови:

1. Предмет договору — що саме за послуга, сервіс, продукт, товар надається.
2. Ціна такої послуги, товару, сервісу, продукту.
3. Валюта розрахунку і на чиїй стороні будуть банківські комісії за переказ.
4. Строк дії договору.
5. Як саме буде здійснюватись приймання та передача товару/продукту/виконаних робіт/наданих послуг. А також спосіб та строки їх прийняття, процедуру виставлення інвойсів.
6. Право, яке регулює договір. Краще вказати право України, аби розуміти свої права і легше їх захищати.
7. Форс-мажорні умови (на їх важливість особливо вказала війна). Тобто, коли сторони звільнятимуться від відповідальності за порушення виконання обов’язків, а також санкції за порушення.

➡️ Санкції можна передбачити як у відносному форматі (певний відсоток від оплат), так і у фіксованому розмірі (наприклад, певна сума за кожний день прострочення платежів).

Разом з тим, у ЗЕД обов’язково мають міститися банківські реквізити отримувача платежу — назва банку, IBAN, sort code (аналог МФО), аби платіж був виконаний правильно і вчасно. Для цього попередньо потрібно відкрити валютний рахунок та знайти всі необхідні реквізити у електронному кабінеті користувача банку.

Поширена помилка, з якою часто стикається український бізнес

Укладення договору лише мовою клієнта (тобто, не українською) — розповсюджена помилка українських підприємців. Чому? Перед здійсненням деяких фінансових операцій (тих, які вважаються підозрілими, або які перевищують певні суми), банк може запросити копію договору для перевірки надходження коштів. Саме тому всі договори потрібно готувати двомовними, де одна мова — українська, а інша — мова контрагента.

Правильність підпису договорів

Оскільки Україна не має угод про визнання електронних підписів інших держав, такі сервіси, як Hellosign та Docusign тощо, використовувати не варто. Для українських судів (якщо справа дійде до суду) ці підписи вважатимуться недійсними.

Тому іноземним клієнтам потрібно або отримувати електронний цифровий підпис в Україні (що не є популярним рішенням), або ж підписати договір фізично на папері. На практиці це виглядає наступним чином: сторони роздруковують останню сторінку договору, підписують її та надсилають одна одній поштою.

Практика підписання не стосується публічних оферт, тобто коли на вашому сайті знаходиться договір з усіма умовами і вони не змінюються залежно від клієнта. Таким чином, іноземний клієнт, замовляючи ваші товар/послугу/продукт, вважається таким, що вже уклав договорів з вами, хоча нічого і не підписував.

Підготовка сайту

Виходячи саме на європейський ринок, український бізнес має подбати про правильну обробку персональних даних європейських користувачів, згідно з Загальним регламентом про захист персональних даних (GDPR).

Це вимагає від бізнесу створення та публікації на сайті політики приватності (Privacy Policy), яка пояснює користувачам, які дані обробляються і кому передаються. Такий документ потрібно надавати для ознайомлення під час реєстрації або іншого способу збору даних. Політика приватності має бути написана простою неюридичною мовою, однак не зовсім загальними словами — потрібна конкретика, що, як і кому.

Privacy Policy зазвичай повинна містити положення, що вказують:

1. Компанію, що обробляє дані (офіційна назва, адреса, контактна інформація).
2. Дані, що обробляються (наприклад, імʼя або email).
3. Цілі обробки (наприклад, надсилати маркетингові імейли).
4. Підстава для обробки даних (наприклад, добровільна згода на передачу даних або вимога закону щодо обробки певних даних).
5. Кому дані можуть передаватися (наприклад, підрядникам). У разі передачі даних за межі ЄС, потрібно зазначити країни та впроваджені заходи забезпечення захисту даних.
6. Скільки часу ці дані зберігаються.
7. Які права людина має щодо своїх даних (наприклад, право на видалення персональних даних, оскарження дій з використання даних тощо).

➡️ Якщо ви працюєте з ринком Німеччини, потрібно перекласти Privacy Policy на німецьку мову.

У разі використання аналітичних або рекламних cookies на сайті, потрібно розмістити на сайті Cookie Policy та створити кукі баннер, що з’являтиметься при перебуванні користувача на сайті. За допомогою нього потрібно повідомляти про конкретні cookies та брати згоду на їх використання.

Багато компаній наразі пропонують готові сервіси для збору згоди на використання cookies, але далеко не всі відповідають законодавству ЄС. Тому такі сервіси потрібно ретельно перевіряти, у тому числі, звернувшись за консультацією до прайвасі спеціаліста. Правильну імплементацію можна знайти на деяких сайтах. Наприклад, https://iapp.org/ або https://ico.org.uk/.

Також гарним тоном буде додати безпековий блок на вашому сайті. Розкажіть, як саме ви піклуєтеся про дані клієнтів, які заходи вживаєте. Наприклад, співпрацюєте з компаніями щодо data security. Захищаєте дані юридично. Маєте особливу систему доступу до даних тощо. Такий блок не є обов’язковим, але з вашого боку буде додатковою перевагою мати таку сторінку на сайті або ж виділити окреме місце під цю інформацію, наприклад, у розділі «Про компанію».

Розсилки

Практично не існує бізнесу, який би не займався email-маркетингом. За загальним правилом, розсилку можна здійснювати, тільки якщо користувач погодився на це. Тому на практиці при зборі імейлів потрібно вказувати, з якими цілями збираються поштові адреси користувачів та як будуть використовуватися. У тому числі цю згоду можна отримати, створивши чекбокс, на який має клікнути користувач. Важливо пам’ятати, що ця згода не є вічною. Тому необхідно надати користувачу можливість відмовитися від розсилки у будь-який час (e.g.unsubscribe button або спеціальне налаштування профілю).

Навіть неправильно оформлений чекбокс (наприклад, з уже проставленою галочкою) може мати юридичні наслідки. На практиці це або прямі скарги від юзера, або претензії від національних регуляторів окремих європейських країн щодо неправильності збору персональних даних. Не нехтуйте такими дрібницями на сайті.

Юридичний захист персональних даних

В цілому, контрагенти з ЄС можуть запитувати про готовність вашого бізнесу до вимог GDPR. Більш вибагливі європейці можуть попросити підписати спеціальний договір про обробку і передачу даних (Data Processing Agreement, DPA). Цей договір має відповідати вимогам GDPR та регулювати обовʼязки компаній, що обмінюються персональними даними свої користувачів або клієнтів.

Договір DPA може надаватися будь-якою стороною угоди. Рекомендується підписувати свій договір, оскільки він зазвичай не такий суворий, як договори, що надсилаються контрагентами, які хочуть максимально захистити свої інтереси. DPA зазвичай має містити:
– предмет і тривалість опрацювання даних;
– специфіку і цілі опрацювання;
– тип персональних даних і категорії суб’єктів даних;
– обов’язки і права сторін.

Оскільки Україна поки не є частиною ЄС, то захист персональних даних тут не такий, як в Європі. Тому на додачу до DPA підписуються Standard Contractual Clauses, які узаконюють передачу персональних даних з ЄС у країну, де рівень захисту не відповідний європейському.

Standard Contractual Clauses — це документ, розроблений Європейською комісією, що встановлює додаткові обовʼязки сторін у разі передачі даних за межі ЄС. Мета договору — забезпечити належний захист даних осіб, чиї дані потрапляють у менш захищені юрисдикції. Наприклад, навіть передача даних з ЄС до США має свої ризики. Така ситуація складається через те, що американські спецслужби можуть легко отримувати дані з інформаційних систем американських бізнесів про користувачів з ЄС. Те саме стосується і ряду інших країн.

Як на практиці ви можете передавати дані за межі ЄС, навіть не здогадуючись про це?

Уявіть, ви маєте декілька доменів у різних країнах. При реєстрації на одному домені, користувач може зайти до свого профілю з іншого домену. У розумінні юристів це транскордонна передача даних. І це вимагає, аби у політиці приватності був зазначений конкретний список іноземних партнерів, з якими відбувається передача даних, і які мають право обробляти ці дані. Ну і, власне, підписані договори про формат цієї передачі.

Ще один варіант — використання для розсилки маркетингових повідомлень на пошту користувачів сторонніх сервісів (e.g. Mailchimp з США). Оскільки провайдер з США матиме доступ до електронних пошт користувачів, це буде вважатися транскордонною передачею даних. Ну і матиме відповідні наслідки і вимоги (треба вказувати про це у прайвесі документації, підписувати відповідни SCC).

Інший приклад: IT команда з України на постійній основі залучається для вирішення технічних проблем і у звʼязку з цим має доступ до даних користувачів. У політиці приватності можна вказати імена провайдерів та послуги, що надаються. А можна обмежитися лише категоріями реципієнтів (наприклад, доступ до персональних даних матиме «постачальник хмарних послуг»).

Шаблон Standard Contractual Clauses можна знайти на офіційному сайті Європейської комісії: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en

Перед тим, як підписати, шаблон договору потрібно правильно заповнити. У цьому допоможе кваліфікований юрист у сфері захисту персональних даних.

Якщо компанія з ЄС дуже турбується про захист даних, а співпраця з ними стосується чутливих персональних даних (інформація щодо переконань людини, відомостей про її здоров’я, генетику, місцезнаходження тощо), часто вимагаються додаткові гарантії.

Наприклад, можуть попросити підтвердження того, що український бізнес забезпечує належний технічний та організаційний захист персональних даних та може захистити їх від витоку. Для цього контрагент з ЄС надає security-опитувальники, в яких можуть бути кілька десятків різних запитань щодо внутрішніх заходів безпеки.

Звичайно, у кожного бізнесу має бути своя юридична база, бо завжди є особливості. Але ці загальні рекомендації допоможуть вам підготувати основу та зрозуміти, в якому напрямку рухатись та шукати подальшу інформацію.

Відкривайте нові країни для вашого бізнесу, продовжуйте працювати та масштабуйтесь. Підтримаємо економіку України разом!