4 empresas - Um sistema financeiro: como Anita Solovey usa a Finmap para um gerenciamento eficaz de projetos

O negócio moderno enfrenta inúmeros desafios que muitas vezes exigem soluções inovadoras para alcançar o sucesso. Quando os empreendedores iniciam novas frentes ou projetos, a gestão financeira se torna criticamente importante para garantir a estabilidade e o crescimento da empresa.

Nesse contexto, é particularmente interessante a experiência de Anita Solovey e seu diretor financeiro Bogdan Puzansky, que, com a ajuda da Finmap, implementaram com sucesso um controle financeiro sistemático. Neste estudo de caso, examinaremos em detalhes como a empresa Finmap ajudou a resolver os problemas que surgiram devido à expansão dos negócios, e como foram alcançados resultados significativos na gestão financeira.

Principais projetos de negócios de Anita Solovey

Anita Solovey é uma empreendedora que lidera vários negócios que abrangem diferentes áreas de atuação:

1. O Instagram-estratégia Be My Guest é especializada em aluguel por temporada de apartamentos em Kiev, permitindo que turistas e empresários fiquem em acomodações confortáveis por curtos períodos. ‍
2. O Instagram-hotel Live.Here.Hotel oferece aos hóspedes quartos confortáveis e uma abordagem individual para cada cliente, destacando o estilo e a atmosfera.‍
3. O acampamento online“Caminho do blogueiro laranja”. Este projeto oferece cursos de formação para blogueiros e para aqueles que desejam desenvolver sua presença online.‍
4. O Instagram-estratégia Blog de Anita Solovey — um blog pessoal, onde Anita compartilha suas experiências, ideias e dicas com seus seguidores.

Anita Solovey desenvolve ativamente esses projetos, combinando abordagens tradicionais e inovadoras, o que exige gestão financeira eficaz e controle preciso.

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Desafios enfrentados pelo negócio

Com o crescimento dos negócios de Anita e o aumento do número de frentes, o diretor financeiro Bogdan Puzansky enfrentou diversas dificuldades. Inicialmente, o controle financeiro era feito no Excel. No entanto, com a expansão dos projetos, abrangendo tanto atividades offline (aluguel de imóveis, mini-hotel) quanto atividades online (programas educacionais, blog no Instagram), essa abordagem tornou-se ineficaz. O gerenciamento de despesas era particularmente problemático, pois os fundos frequentemente eram debitados de cartões pessoais, o que gerava confusão nos dados e dificultava a análise financeira.

Antes da pandemia, o negócio estava ativamente envolvido com o aluguel por temporada de imóveis, especialmente com 60 apartamentos, o que exigia o registro diário de grandes volumes de entradas e saídas. A pandemia forçou uma reavaliação de prioridades — o foco passou a ser o blog e os infoprodutos, o que aumentou o número de frentes e complicou ainda mais o controle financeiro para uma equipe de 20 pessoas.

Particularidades dos projetos

Anita Solovey e sua equipe gerenciam vários negócios, cada um com suas próprias características:

1. Aluguel de apartamentos Be My Guest
   O aluguel por temporada de apartamentos exige registro constante de receitas e despesas, que mudam diariamente. A necessidade de controle preciso de cada transação é fundamental para determinar a rentabilidade de cada imóvel.‍
2. Hotel Live.Here.Hotel
   O negócio hoteleiro exige não apenas gestão financeira, mas também atendimento ao cliente, o que complica ainda mais o controle. As despesas podem incluir folha de pagamento, manutenção e outros custos operacionais.
3. Cursos online
   A realização de cursos online requer a sistematização dos gastos com publicidade, plataformas de ensino e outros serviços relacionados ao curso.‍
4. Blog de Anita Solovey
   ‍O blog também tem seus próprios gastos: criação de conteúdo, promoção, manutenção técnica, etc.

Com o surgimento de várias frentes, surgiu a necessidade de simplificar o processo, pois manter planihas no Excel começou a consumir tempo demais. O grande volume de dados dificultava o entendimento sobre o que estava realmente acontecendo no negócio.

Por isso, a Finmap enfrentava os seguintes desafios:

• Sistematizar o controle, para ver o panorama geral do negócio e os dados de cada frente separadamente.
• ‍Facilitar o processo de controle e gastar menos tempo com isso.
• ‍Tornar os dados visuais, para que a qualquer momento seja possível entender rapidamente a situação financeira do negócio, sem perder tempo analisando.
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Fundamentando novos princípios financeiros

Bogdan decidiu imediatamente não criar várias empresas dentro do sistema, mas sim manter tudo em uma única, dividindo-a em Projetos. Afinal, é uma empresa só. Existe uma conta bancária única, da qual o dinheiro é distribuído para diferentes frentes. Portanto, era mais conveniente criar vários projetos dentro de uma única empresa para poder ver:

• quanto dinheiro o negócio possui no total;
• como os fluxos financeiros são distribuídos;
• qual frente está funcionando bem e qual não está indo tão bem.

Na primeira implementação da Finmap 1.0, cada apartamento no negócio de aluguel por temporada foi transformado em um projeto separado. O resultado foram 70 projetos. Por um lado, isso ajudava a visualizar a rentabilidade de cada apartamento.

Por outro lado, esse número elevado de projetos dificultava o controle. Afinal, muitas despesas eram compartilhadas. Por exemplo: compra de toalhas, roupa de cama, produtos de limpeza. A saída era única, mas precisava ser distribuída por 70 projetos. Por isso, o primeiro uso da Finmap foi bastante desafiador.

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Evolução das estratégias de gestão

Com o início da pandemia, a demanda por aluguel por temporada caiu significativamente. Anita e Bogdan perceberam que a eficiência do negócio havia diminuído, embora o gasto de tempo continuasse elevado. Foi tomada a decisão de alugar a maioria dos apartamentos em regime de longo prazo e abrir mão de parte dos imóveis. O foco principal passou a ser nos cursos educacionais e no blog.

Atualmente, Bogdan gerencia 7 projetos na Finmap, em vez de 70. Todos os apartamentos foram agrupados em um único projeto, já que a maioria deles é alugada a longo prazo e os dados praticamente não mudam de mês para mês. No entanto, graças à possibilidade de dividir um único pagamento entre vários projetos, eles conseguem gerenciar eficientemente as finanças de cada apartamento individualmente. Para um controle mais detalhado, são utilizadas etiquetas (tags), o que permite visualizar rapidamente as informações de cada unidade.

Categorias e Calendário de Pagamentos

Bogdan faz uso ativo da funcionalidade de Categorias no Finmap para distribuir claramente as despesas e receitas entre os diferentes aspectos do negócio. Essa funcionalidade permite que ele estruture facilmente os fluxos financeiros, separando os pagamentos relacionados à gestão de imóveis, projetos educacionais e ao blog. Graças a isso, Bogdan consegue enxergar não apenas o panorama geral, mas também analisar em detalhes cada frente do negócio.

As Categorias ajudam a identificar rapidamente onde estão ocorrendo mudanças nos indicadores financeiros, o que permite reagir com agilidade e ajustar as estratégias. Isso é especialmente importante, pois os fluxos financeiros podem variar bastante entre os projetos: os imóveis geram uma renda estável e de longo prazo, enquanto os cursos educacionais e o blog podem ter grande variação devido à sazonalidade ou à demanda de mercado. Com essa organização financeira, Bogdan consegue gerenciar melhor os negócios e tomar decisões fundamentadas com agilidade.

Bogdan também usa o Calendário de Pagamentos para planejar receitas e despesas. Isso o ajuda a acompanhar os recebimentos e evitar lacunas de caixa.

É muito conveniente marcar os pagamentos com categorias e acompanhar para onde o dinheiro está indo. Isso também ajuda a perceber quando certas despesas variáveis se tornam recorrentes, permitindo planejá-las no Calendário de Pagamentos futuramente.

No Calendário de Pagamentos da Finmap, é possível planejar Receitas e Despesas. Além disso, ao adicionar despesas ou receitas futuras, o calendário mostra se haverá saldo suficiente, ou se existe o risco de falta de caixa.
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Como simplificar o controle financeiro: Dicas de Bogdan para uma gestão eficiente‍

O controle financeiro pode parecer uma tarefa complicada, especialmente quando os projetos e despesas se acumulam. No entanto, Bogdan compartilha dicas práticas que ajudam a organizar as finanças e evitar estresse desnecessário:

• Registrar as informações diariamente. Mas se isso não for possível — ao menos anotar em um bloco de notas, pois tudo é facilmente esquecido, mesmo no fim do mesmo dia.

• Conectar contas e cartões na Finmap para que as operações sejam adicionadas automaticamente.
• Se você tem vários projetos ou frentes, mas os mesmos funcionários atuam em todos eles, é melhor separar os salários dos projetos e criar uma categoria de despesa específica. Por exemplo: você tem um hotel, um blog e um curso, mas a mesma pessoa faz o marketing nas redes sociais para todos eles.‍
• Se isso não for feito, é difícil dividir corretamente cada salário entre os projetos. E associar esse custo a apenas uma frente é errado, porque um projeto acabará arcando com os custos de todos.‍
• Não hesite entrar em contato com o suporte da Finmap.

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Transparência e controle: Resultados do uso da Finmap nos negócios de Anita Solovey

A implementação da Finmap permitiu que Anita Solovey e sua equipe sistematizassem o controle financeiro, unificando os dados financeiros em um só lugar. Agora é possível acompanhar tanto a situação financeira geral do negócio quanto os indicadores de cada projeto. Com a automação e relatórios visuais, o controle financeiro se tornou muito mais simples e os gastos mais claros.

• As finanças agora estão organizadas em todos os 7 projetos de Anita Solovey. Todos os dados estão reunidos em um só lugar. É fácil visualizar tanto o estado financeiro geral da empresa quanto os detalhes financeiros de cada projeto individualmente.
• A qualquer momento, Bogdan pode verificar em quais contas e cartões há dinheiro. Ele não precisa mais acessar os internet bankings de cada banco. Além disso, fica imediatamente claro quanto há em dinheiro da empresa nos cartões. Isso é especialmente útil quando há cartões compartilhados entre colaboradores e uso pessoal.
• Agora Bogdan e Anita sabem exatamente quais despesas o negócio pode assumir. A Finmap mostra os gastos planejados, além dos saldos atuais nas contas. É fácil prever quais serão os saldos ao final do mês e se é possível realizar mais gastos.
• Também passaram a ser consideradas pequenas despesas, como taxas bancárias. Antes, isso não era feito porque os valores pareciam irrelevantes. Mas ao longo de um mês, e principalmente de um ano, esses valores somam e se tornam custos significativos.
• Não é mais necessário elaborar relatórios manualmente — a Finmap faz a análise automática. Agora qualquer pessoa da equipe pode acessar e ver toda a visão financeira da empresa. E graças à visualização clara dos relatórios, até quem não entende muito de finanças consegue entender o que está acontecendo.
• O controle financeiro ficou mais simples. Agora é necessário menos tempo para inserir e analisar informações.
  

O diretor financeiro Bogdan Puzansky e a empreendedora Anita Solovey conseguiram resolver com sucesso os desafios da gestão financeira graças à implementação do sistema Finmap. A ferramenta permitiu organizar o controle, simplificar os processos financeiros e alcançar resultados expressivos no acompanhamento de despesas e receitas. A Finmap ajudou Anita Solovey e sua equipe a se concentrarem no crescimento do negócio e na implementação de novas ideias, garantindo estabilidade e transparência nos processos financeiros.

Graças à sistematização dos dados financeiros e às ferramentas práticas para gerenciar o controle financeiro, os negócios de Anita Solovey agora podem planejar com eficiência, controlar seus gastos e garantir um desenvolvimento financeiro sustentável.