Zero na conta e US$ 175.000 no negativo: 7 insights para evitar a falência

Quando o seu negócio opera em três países, você fecha 1.500 transportes por mês, tem uma equipe de 70 pessoas e, ao mesmo tempo, lança um produto EdTech baseado em inteligência artificial — parece que isso é sucesso e que tudo está sob controle. Até que a conta fica zerada, a empresa entra em um gap de caixa e você não entende para onde o dinheiro desapareceu.

‍Nosso faturamento era bom, tínhamos vendas ativas, novos contratos. Mas um dia abri a conta e vi: não havia dinheiro. E isso apesar de o negócio estar funcionando a todo vapor.— Oleksandr Stupakivskyi, empreendedor, convidado do podcast «Queria ter sabido antes»

Oleksandr é cofundador de uma empresa de logística que atua nos mercados da Ucrânia, EUA e Europa. O negócio dele crescia de forma dinâmica: milhares de transportes por mês, expansão da equipe, entrada em novos mercados.

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Mas, paralelamente ao crescimento, veio o gap de caixa, a perda de US$ 175.000 devido a uma parceria malsucedida e o estresse constante por não compreender as finanças da empresa.

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Neste artigo, Oleksandr compartilha os insights e lições que viveu em sua própria experiência:

• como um único gap de caixa pode colocar em pausa um negócio em grande escala,
• por que a sensação de “está tudo bem” não funciona sem números,
• como a gestão financeira com a Finmap ajudou a sistematizar a administração e ver o estado real das coisas,
• e por que as parcerias são uma zona de turbulência financeira elevada.

Isto não é um manual de finanças. É uma história honesta com erros, fracassos e ferramentas reais que ajudam a não perder o controle do negócio quando parece que tudo está bem.

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Leia adiante se você também estiver pronto para olhar para o seu negócio sem ilusões.

Insight 1. Mesmo um negócio em grande escala pode operar no vermelho

Aumento de faturamento ≠ mais lucro. Essa consciência chega com dor. Foi exatamente por isso que Oleksandr enfrentou um gap de caixa durante um período de crescimento acelerado.

Crescemos muito rápido. Mas por isso mesmo começamos a afundar. Simplesmente não conseguíamos entender o que realmente estava acontecendo com o dinheiro.
— Oleksandr Stupakivskyi, empreendedor.

O que aconteceu:
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Mais transportes significam mais gastos com adiantamentos, combustível, salários, despesas administrativas. E o pagamento dos clientes muitas vezes chega com atraso. Isso causou um abismo financeiro.

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O gap de caixa é a armadilha financeira mais perigosa para pequenos e médios negócios. Ele significa que seus gastos com as necessidades atuais não estão sendo cobertos pelas entradas. E se esse processo não for controlado, você corre o risco de se endividar, perder parceiros e até fechar o negócio.

Por que é importante acompanhar a possibilidade de gap de caixa todos os dias?‍

Muitos empreendedores fazem a gestão “pelo retrovisor” — olham relatórios, balanços e lucros no final do mês ou do trimestre. Mas o controle financeiro precisa ser preventivo, não reativo.

• A gestão financeira em tempo real ajuda a prever quando o dinheiro vai faltar e tomar decisões urgentes.
• O planejamento do fluxo de caixa permite se preparar para variações sazonais ou atrasos nos pagamentos.
• As reservas financeiras são o seu seguro contra gaps de caixa e despesas imprevistas.

Quando enfrentamos nosso primeiro gap de caixa, foi um choque. Não entendíamos como, com aquele volume de vendas, podíamos não ter dinheiro. Agora sabemos — sem uma gestão financeira sistemática, o negócio está condenado ao caos.
— Oleksandr Stupakivskyi, empreendedor.

Como evitar o gap de caixa — ações-chave

Leia mais detalhadamente como evitar gaps de caixa e não ir à falência.

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Antes da Finmap, a empresa de Oleksandr:

• não tinha uma compreensão clara do equilíbrio entre receitas e despesas,
• não acompanhava os recebíveis,
• não fazia previsão do fluxo de dinheiro.

Após o início da gestão financeira:

• surgiu uma visão clara dos custos e lucros em cada área,
• ficou evidente quais projetos drenavam dinheiro e quais geravam lucro,
• o planejamento financeiro permitiu prever o gap de caixa e preparar uma reserva.

Lembre-se: o gap de caixa não é apenas um problema temporário, mas um sinal de que a estratégia financeira do seu negócio precisa mudar. Se for ignorado, você pode perder tudo o que construiu.

Insight 2. Parceria sem contrato — um erro caro

Um negócio bem-sucedido em um país muitas vezes cria a ilusão de que tudo seguirá o mesmo caminho em outro. Mas quando se trata de parceria, a intuição é uma péssima conselheira se não for respaldada por acordos concretos no papel.

Eu tive uma experiência positiva com um parceiro na Ucrânia e pensei que nos EUA seria igual. Mas isso me custou US$ 175.000 e um ano perdido.
— Oleksandr Stupakivskyi, empreendedor.

Ao lançar o negócio nos EUA, Oleksandr optou por um modelo de parceria sem contrato claro, sem papéis definidos e sem garantias financeiras. O resultado: expectativas diferentes, relação desgastada, tempo perdido, riscos de reputação e grandes perdas financeiras.

Por que uma parceria sem contrato é um risco?‍

Muitos empreendedores negligenciam a formalização jurídica no início: dizem que “é na amizade”, “a gente resolve no caminho”, “não queremos complicação com advogados”. Mas um negócio sem contrato claro:

• Não define quem é responsável pelas áreas-chave (finanças, equipe, marketing).
• Não possui mecanismo de resolução de conflitos.
• Não registra os aportes ou participações.
• Não deixa claro o que acontece se um dos sócios sair.

Tudo isso cria base para perdas financeiras, disputas legais e relações tóxicas.

O que deve estar registrado em um contrato de parceria?

Como proteger a si mesmo e ao seu negócio em uma parceria

1. Registre tudo desde o início. Não evite conversas difíceis. Um acordo sem confirmação por escrito é apenas uma ilusão.
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2. Envolva advogados. Mesmo que seja uma startup de garagem — ter um contrato escrito = tranquilidade.
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3. Combine os mecanismos de saída. Porque toda parceria ou funciona, ou termina.
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4. Mantenha uma gestão financeira separada para cada negócio em parceria. Para enxergar os números reais e reagir a tempo.

Depois da experiência fracassada, não dou mais nenhum passo sem um contrato claro. Mesmo que tudo comece com um aperto de mãos — termina no papel.
— Oleksandr Stupakivskyi, empreendedor.

Parceria não é apenas um sonho em comum. É uma responsabilidade jurídica, financeira e reputacional. E quando você não acerta tudo desde o começo, corre o risco de perder muito mais do que dinheiro.

Insight 3. Dinheiro na conta ≠ lucro

Muitos empreendedores caem na armadilha: veem dinheiro na conta e pensam que a empresa é lucrativa. Mas ter recursos disponíveis não significa que esse seja o seu lucro. Muitas vezes, esse dinheiro pertence a terceiros, são reservas para obrigações ou apenas uma ilusão de estabilidade financeira.

Eu achava que estávamos no positivo, porque tinha algo na conta. Mas, na verdade, metade daquele dinheiro era de outras pessoas.
— Oleksandr Stupakivskyi, empreendedor.

Mesmo um empreendedor experiente pode se ver em uma situação onde o dinheiro na conta não cobre os impostos ou os salários. É necessário planejar com clareza qual valor corresponde a qual obrigação, para que na prática não se descubra que os mesmos recursos estão sendo destinados a diferentes necessidades.

Por que o saldo da conta não é um indicador de saúde financeira?‍

Oleksandr passou por isso na pele. Somente após implementar a Finmap ele viu o cenário real: quais eram os saldos efetivos, quais despesas ainda estavam por vir, quem estava atrasando pagamentos e, o principal — quanto do que havia na conta realmente pertencia ao negócio.

Veja o que NÃO é visível sem gestão financeira profissional:

1. Valor das contas a receber — quem e quanto ainda precisa te pagar.
2. Despesas obrigatórias futuras — impostos, aluguel, salários.
3. Reservas para pagamentos — compromissos já assumidos, mas ainda não debitados.
4. Fluxo de caixa real — quanto dinheiro está realmente livre para uso agora.

Como diferenciar “saldo positivo” na conta de lucro real

O que Oleksandr fez — e o que você também pode fazer:

• Passou de “sensações” para os números — implementou controle diário do saldo real e planejado.
• Acompanha pagamentos em atraso — para que as contas a receber não fiquem pendentes.
• Começou a reservar valores para impostos e despesas obrigatórias assim que o dinheiro entra.
• Analisa semanalmente o fluxo de caixa e a rentabilidade dos projetos — e não apenas o saldo bancário.

O controle financeiro me ajudou finalmente a enxergar quanto do ‘meu’ dinheiro era realmente meu. E essa transparência mudou não só os números, mas também o estilo de gestão da empresa.
— Oleksandr Stupakivskyi, empreendedor.

Ter dinheiro em caixa não é garantia de lucratividade. Lucro é o que sobra depois de cumprir todas as obrigações. E se você ainda toma decisões financeiras “pelo feeling” — está na hora de passar para os números.

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Insight 4. Se você não vê o P&L — você não está gerenciando o negócio

Muitos empreendedores se baseiam apenas no saldo no final do mês ou na quantidade de vendas. Mas isso não mostra em nada a lucratividade do negócio. Sem entender claramente o que gera lucro e o que “consome” recursos, não é possível tomar decisões de gestão eficazes.

Antes olhávamos apenas para o que sobrava na conta. Agora vemos o que realmente ganhamos e o que gastamos.
— Oleksandr Stupakivskyi, empreendedor.

O relatório-chave que oferece essa visão é o P&L (Profit and Loss), ou relatório de lucros e perdas. Isso não é uma formalidade — é o seu principal guia na gestão financeira.

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Antes de implementar a gestão financeira na empresa de Oleksandr:

• Não havia separação dos custos por áreas e projetos.
• Os gastos com EdTech, logística, trading — eram todos somados juntos.
• Ninguém sabia qual área estava puxando o negócio para baixo e qual estava gerando lucro.
• As decisões eram tomadas com base na intuição, não em dados.

Após implementar a Finmap:

• Surgiu um relatório P&L claro para cada área.
• Ficou evidente que o trading era lucrativo, e que o EdTech — por enquanto — só gerava custos.
• A equipe conseguiu redistribuir recursos, otimizar despesas e marketing.
• Passou a ser possível escalar o que é eficiente, em vez de sustentar o que dá prejuízo.

O que o relatório P&L traz para o seu negócio — em linguagem simples:

O P&L me mostrou algo que eu não via antes: estávamos gastando recursos em uma área que não gerava receita. E quando isso ficou claro — desapareceu o dilema sobre qual direção seguir.
— Oleksandr Stupakivskyi, empreendedor.

Como implementar o P&L no seu negócio:
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1. Crie um sistema financeiro — separe receitas e despesas por áreas.
2. Defina as categorias principais de despesas e detalhe em subcategorias.
3. Escolha uma ferramenta prática (Finmap, Google Sheets, ERP).
4. Analise o P&L todo mês — é o seu principal instrumento como gestor.

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Enquanto você não enxerga o P&L — você não está gerenciando, está apenas supondo. Assim que os números ficam claros — surge clareza, lógica e tranquilidade nas decisões financeiras.

Insight 5. Finanças não são sobre relatórios. São sobre estratégia

A maioria dos empreendedores começa com paixão, produto e o desejo de mudar o mundo. Depois disso — contratam pessoas, investem em marketing, lançam novas áreas… sem responder claramente à pergunta: “Será que conseguimos sustentar isso financeiramente?”

Antes, a gente só trabalhava. Agora — a gente gere. As finanças viraram o nosso sistema de navegação.
— Oleksandr Stupakivskyi, empreendedor

Finanças não são sobre contabilidade ou contas no fim do mês.
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São sobre decisões de gestão — que influenciam diretamente o crescimento, o lucro e a resiliência do negócio.

Quais perguntas estratégicas a gestão financeira ajuda a responder:

O que mudou na empresa de Oleksandr após a gestão financeira sistemática:

• Reuniões financeiras semanais foram implementadas — toda a equipe vê os números reais e participa das decisões.
• Cenários de desenvolvimento são criados: realista, otimista e pessimista.
• Fica claro onde os gastos não geram resultados — marketing, EdTech, projetos específicos.
• A empresa antecipa crises em vez de reagir a elas depois.

Antes as decisões eram tomadas ‘pelo feeling’, agora — com base em modelos. Isso economiza não só dinheiro, mas também os nervos.
— Oleksandr Stupakivskyi, empreendedor.

Gestão financeira não é arquivo de contador. É a sua arma estratégica, que:

• abre novas possibilidades de escalada,
• revela pontos fracos no modelo de negócio,
• permite construir cenários de crise antes que algo dê errado.

Quer crescer? Primeiro entenda onde você está. E isso só é possível por meio das finanças.

Insight 6. Não ignore os sinais financeiros

Eu percebia que algo estava errado. Mas não queria me aprofundar nos números. Hoje me arrependo.
— Oleksandr Stupakivskyi, empreendedor.

Todo negócio passa por períodos difíceis. Mas os problemas financeiros não surgem de repente. Eles se formam aos poucos — e sempre dão sinais. O problema é que a maioria dos empreendedores os ignora.

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O empreendedor continua operando “no limite”, sem prestar atenção às primeiras rachaduras — até que tudo desmorone. E é justamente a gestão financeira que permite identificar os primeiros alertas antes que seja tarde demais.

Sinais típicos de que o negócio está perdendo a saúde financeira

A Finmap se tornou o sistema de alerta precoce da equipe de Oleksandr.
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Em vez de sensações — análise diária. Em vez de esperanças — números concretos.

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O que mudou após o início do controle financeiro:

• Passaram a entender o fluxo de caixa real — quando haverá quedas, quando haverá picos.
• Tornou-se visível quais clientes causam gaps de caixa.
• Foram implementados alertas e relatórios: análise semanal de contas a receber, despesas e resultado financeiro.
• A equipe começou a agir diante dos problemas antes que eles se tornassem críticos.

Os números passaram a trabalhar a nosso favor. Agora não apagamos incêndios — controlamos a situação com antecedência.
— Oleksandr Stupakivskyi, empreendedor.

Ignorar sinais financeiros é como ignorar a dor no corpo. Ela não desaparece — ela evolui para uma crise.

Insight 7. Um financeiro não é “luxo”, e sim um ativo estratégico que economiza milhares

Muitos empreendedores adiam a contratação de um profissional financeiro pensando: “Eu dou conta sozinho” ou “É caro”. Mas, na prática — a demora custa muito mais caro. É justamente o financeiro que ajuda a enxergar onde o negócio perde dinheiro todos os dias.

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Depois de trabalhar com um financeiro da Finmap, Oleksandr não apenas faz controle — ele gerencia o negócio.

O que faz um profissional financeiro no negócio moderno — não é Excel, é estratégia

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Como mudou o trabalho de Oleksandr após contratar um profissional financeiro:

• Foi construída uma modelo financeiro claro para todas as áreas do negócio.
• Passaram a existir relatórios regulares, visíveis tanto para o dono quanto para a equipe.
• Cada decisão agora é baseada em números, não na intuição.
• A estratégia do negócio deixou de ser caos — virou um plano calculado.

O financeiro me trouxe tranquilidade. Agora eu sei o que está acontecendo com o dinheiro — e o que fazer a seguir.
— Oleksandr Stupakivskyi, empreendedor.

Um financeiro não é só “sobre números”. É sobre controle, clareza, lucratividade.
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Se você quer escalar, otimizar despesas ou entrar em um novo mercado — um profissional financeiro na sua equipe vai encurtar esse caminho em meses e economizar dezenas de milhares.

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Finanças não são assustadoras. Assustador é não entendê-las

Oleksandr passou por um gap de caixa, uma perda de US$ 175.000, um caos financeiro — e saiu disso mais forte.
Hoje, as finanças são sua principal ferramenta de gestão, e não mais uma zona desconhecida e assustadora.

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Assista ao episódio completo do podcast “Queria ter sabido antes” com Oleksandr Stupakivskyi:

Bônus: Checklist “Por onde começar a gestão financeira”‍

1. Some todas as receitas e despesas dos últimos 3 meses.
2. Verifique os saldos considerando as despesas planejadas.
3. Faça um P&L — relatório de lucros e perdas.
4. Identifique a área mais deficitária.
5. Comece a gestão financeira com a Finmap.
6. Se não der conta sozinho — contrate um profissional financeiro.

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Perguntas frequentes

1. O que é um gap de caixa e por que ele é perigoso para o negócio?
Gap de caixa é quando as despesas atuais da empresa superam as entradas de dinheiro. Isso leva à falta de recursos para pagar salários, fornecedores e outras despesas operacionais. Se não for controlado, o negócio corre o risco de acumular dívidas, perder parceiros e até fechar.

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2. Por que não se deve confiar apenas no saldo da conta bancária?
O dinheiro na conta não é necessariamente lucro da empresa. Parte dele pode estar reservada para impostos, salários ou dívidas. Por isso, é fundamental manter um controle gerencial e analisar relatórios financeiros com frequência.

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3. Como uma parceria sem contrato escrito pode afetar o negócio?
A ausência de um contrato claro leva à confusão sobre papéis, responsabilidades financeiras e formas de resolver conflitos. Isso pode causar prejuízos, desgastes nas relações e até processos judiciais. Um contrato protege o negócio e evita mal-entendidos.

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4. Por que é importante ter controle gerencial e um relatório P&L?
O relatório de lucros e perdas (P&L) mostra claramente quais áreas do negócio geram lucro e quais causam prejuízo. Isso permite tomar decisões informadas sobre investimentos, redução de despesas e expansão — em vez de se basear apenas na intuição ou no saldo da conta.

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5. Quando é hora de contratar um profissional financeiro?
Vale a pena trazer um financeiro já na fase de expansão ou ao lançar novos produtos. Ele ajuda a construir um modelo financeiro transparente, prever fluxos de caixa, controlar os gastos e aumentar a eficiência do negócio. Contratar esse profissional no momento certo evita perdas e caos financeiro.