8 lições financeiras após perder R$648.000: como evitar falhas de caixa

Quando na conta — zero, no bolso — duas grívnias, e nas costas — uma dívida de R$ 654.000. E isso apesar de o negócio ter vendas, equipe, clientes.

Eu estava na cozinha com dois reais no bolso e pensava: acabou, não tem saída. Três anos se passaram — e eu paguei cada centavo da dívida. Se eu tivesse controlado os números antes, isso não teria acontecido. — Kateryna Vyshnevetska, empreendedora, convidada do podcast “Se eu soubesse disso antes”

Kateryna Vyshnevetska — parceira da Genius Space Teleport, cofundadora do projeto educacional internacional Proryv, empreendedora que não percebeu a tempo a lacuna de caixa. Resultado: menos R$ 700.000, credores, pânico e uma reinicialização total do negócio. Ela reconstruiu tudo do zero: lenta e dolorosamente.

Hoje, Kateryna compartilha regras que funcionam não apenas para negócios de projetos, mas para qualquer empreendedor que não quer perder tudo.

Isto não é uma aula de finanças. São casos reais, erros, números e ações concretas que vão te ajudar a:

• não cair em um buraco de dívidas,
• manter o controle do dinheiro, mesmo sem ser um especialista em finanças,
• organizar o orçamento sem planilhas complicadas de Excel,
• e finalmente parar de viver de um lançamento para o outro.
  

Continue lendo — será honesto, às vezes doloroso, mas muito útil.

Lição 1. Você não é um caixa eletrônico para o seu negócio, e o negócio não é o seu bolso

Problema: dinheiro misturado = bomba-relógio.

Você calcula o lucro “a olho” e se anima com cada novo pagamento, mas já no dia seguinte gasta o mesmo dinheiro com necessidades pessoais. Um mês depois, o contador mostra que faltam R$ 28.000 para pagar anúncios e salários — e você não entende como isso aconteceu.

Pagávamos com o dinheiro do mês atual as contas de três meses atrás, porque mantínhamos tudo em um único cesto — tanto o pessoal quanto o do negócio. Era uma bomba-relógio. — Kateryna Vyshnevetska

Por que isso é perigoso para o negócio

• A visão está distorcida. Você vê R$ 42.000 na conta e pensa que é lucro líquido, quando na verdade R$ 35.000 são pré-pagamentos de clientes que ainda precisam ser entregues.
• O capital de giro desaparece. Quando o proprietário retira dinheiro “para viver”, o negócio fica sem caixa para comprar mercadorias, pagar serviços ou anúncios.
• Um deslize — e uma lacuna de caixa. Dois pagamentos atrasam — e você já não consegue pagar as contas do mês anterior, porque não há reserva.
  

Solução: uma “fronteira” financeira entre você e a empresa.

Resultado já em um mês:

• Você vê claramente o lucro líquido da empresa.
• Planeja despesas e investimentos sem medo de “será que vai dar para pagar os salários?”.
• Seu dinheiro pessoal não depende mais de quantos clientes pagaram hoje.
• O relatório financeiro se torna transparente — investidores e parceiros confiam nos números, não em promessas.
  

O principal: se você mistura dinheiro pessoal com o do negócio, a lacuna de caixa é apenas uma questão de tempo.

Coloque a fronteira agora — e seu negócio vai respirar com força total, e você — sem pânico.

Lição 2. Como você desperdiça 30% do dinheiro todos os dias sem perceber

Problema: milhares de pequenas transações que roubam seu dinheiro silenciosamente.

Você se concentra nas grandes contas — aluguel, compras, salários — enquanto os pequenos gastos, de R$ 14 a R$ 28, silenciosamente “roubam” seu lucro. Café, táxi, assinaturas, papelaria — todas essas pequenas coisas se acumulam em um grande prejuízo. E no final do mês você olha os números e não entende:

Milhares de pequenas transações, cada uma de R$ 14 a R$ 28 — e no final, um buraco de 30% chamado “diversos”. É assim que o dinheiro desaparece sem deixar rastros. — Kateryna Vyshnevetska

Por que isso é perigoso para o negócio?

• Pequenos gastos dispersam atenção e orçamento. Você não percebe esse dinheiro, ele não causa alarme, mas aos poucos “devora” sua margem e torna o negócio menos lucrativo.‍
• Falta de controle claro. Sem análise regular, até pequenas assinaturas ou despesas por impulso podem se acumular, criando um “buraco negro” no orçamento.‍
• Planejamento piora. Quando a categoria “diversos” cresce, prever despesas e lucros se torna impossível.

Solução: prática dos “10 minutos por semana” para controlar pequenos gastos.

Resultado já em um mês

• Você começa a entender para onde o dinheiro realmente vai e onde pode cortar.
• O lucro aumenta porque você não perde mais dinheiro em “vazamentos” desnecessários.
• O planejamento orçamentário se torna mais preciso e previsível.
• O dono do negócio ganha confiança e tranquilidade, pois todas as despesas estão sob controle.
  

Lembre-se: dinheiro grande é feito de dinheiro pequeno — se você não controlar os detalhes, eles se tornarão seu maior inimigo financeiro.

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Lição 3. Um orçamento com reserva de +20% é o seu colchão financeiro que salva o negócio da falência

Por que +20% não é luxo, e sim um verdadeiro seguro para o negócio?

Multiplico qualquer valor de despesa por 1,2. Se sobrar — vai para a reserva; se não — eu já estava preparada. — Kateryna Vyshnevetska

Ninguém pergunta quando as moedas vão disparar ou quando a inflação vai explodir.
Uma campanha de marketing pode, de repente, precisar de dinheiro extra para funcionar bem.
Um cliente pode pedir reembolso mesmo após o pagamento — e isso precisa ser previsto com antecedência.

Sem uma reserva, até uma pequena surpresa pode se transformar em um buraco de caixa que afeta gravemente o seu negócio.

Como fazer um orçamento com reserva em 4 etapas

Resultado já no primeiro mês

• Você para de temer despesas inesperadas e consegue reagir rapidamente a imprevistos.
• Surge um colchão financeiro real, sem estresse nem pânico.
• O negócio ganha estabilidade, e você — confiança no futuro.

Mesmo que não use a reserva — ela te dá tranquilidade. É como um seguro de vida para o seu dinheiro.

Não espere a crise te pegar de surpresa. Aprenda a planejar com reserva — e seu negócio não fechará diante da primeira dificuldade.

Lição 4. O colchão financeiro — seu colete à prova de crises em um mundo instável

Por que o colchão não é apenas sobre dinheiro, mas sobre a sobrevivência do negócio?

Nossos cursos começam a cada três meses. Se o lançamento “fracassar”, sem colchão a empresa não sobrevive até o próximo. — Kateryna Vyshnevetska

Em um negócio de projetos, a receita vem de forma irregular: um mês com lançamento, outro em silêncio. Se não há reservas, até um pequeno atraso ou falha pode matar a empresa.

A ausência de um colchão financeiro significa que você é forçado a cobrir os custos operacionais com empréstimos ou dívidas — um caminho direto para o abismo.

A fórmula do colchão financeiro

Resultado. Você ganha um colete que aguenta os impactos das crises imprevisíveis e te dá tempo para superá-las.

Surge a confiança de que, mesmo se algo der errado — seu negócio não vai afundar.

Esse colchão é como um salva-vidas que ajuda a alcançar o próximo lançamento de sucesso. — Kateryna Vyshnevetska

Lição 5. Lacuna de caixa: sua lição mais dolorosa — e mais importante

R$ 654.000 de dívida, conta zerada. Dói, mas foi assim que aprendi a respeitar os números. — Kateryna Vyshnevetska

Três sinais de que a crise já está à porta

• Você paga contas antigas com vendas novas — é como pagar dívidas com cartão de crédito.
• Os pré-pagamentos dos clientes não vão para crescimento, mas para cobrir despesas operacionais.
• A data do pagamento dos salários vive sendo adiada, enquanto a inadimplência cresce.

Se você se identificou — é hora de agir.

Algoritmo “Pare a dívida” — como não perder o negócio durante uma crise

Resultado. A crise se transforma em uma lição — não no fim do negócio.

Um plano de ação claro dá força e motivação para seguir em frente, mantendo a equipe e a reputação.

Dívida não é sentença — se você parar a tempo e começar a controlar a situação. — Kateryna Vyshnevetska

Lição 6. Custo futuro, e não preço passado — o erro principal que leva o negócio ao prejuízo

O produto que comprei por R$ 5.450 dois meses atrás hoje custa R$ 5.995. Se o orçamento continuar com o preço antigo — o prejuízo é garantido. — Kateryna Vyshnevetska

Por que é preciso pensar nos preços futuros, e não nos antigos?

Os preços aumentam constantemente devido à inflação, aumento nos custos logísticos e de matérias-primas.Se você não atualizar os custos nas suas projeções financeiras, o orçamento será incorreto e deficitário.É como dirigir um carro com o marcador de combustível mostrando os dados de ontem.

Como evitar essa armadilha

Resultado. Você não entra no vermelho por causa de preços desatualizados. O negócio se adapta ao mercado e mantém a estabilidade.

O modelo financeiro é um documento vivo — precisa estar sempre atualizado. — Kateryna Vyshnevetska

Lição 7. O balanço não é apenas sobre despesas — é uma transformação estratégica do seu dinheiro

Por que é importante entender o balanço

Comprar um equipamento não é só gastar dinheiro — é investir em um ativo.O ativo pode ser vendido, alugado ou usado para escalar o negócio.Sem entender o balanço, você não consegue decidir o que é melhor — comprar ou alugar, gastar ou investir.

Como olhar para o balanço com novos olhos

Resultado. Você transforma seu orçamento de uma lista de gastos em uma ferramenta de crescimento.

Lição 8. Visualização e delegação — controle financeiro a um clique de distância

Eu me perco em planilhas. No Finmap, abri o painel — em 5 minutos encontrei o erro e corrigi. — Kateryna Vyshnevetska

Por que o dono precisa ter uma visão financeira “na palma da mão”

Mesmo tendo um diretor financeiro, você precisa ver rapidamente a situação real.Sem isso, corre o risco de ficar no escuro e não perceber os problemas a tempo.

Como combinar delegação e controle

Resultado. Você controla as finanças sem perder tempo com planilhas e relatórios complicados.

Visualizar as finanças é como um radar para o piloto: você vê tudo com antecedência. — Kateryna Vyshnevetska

Em vez de uma conclusão: dê o primeiro passo hoje mesmo

1. Abra uma conta bancária separada para o seu negócio.
2. Ative a sincronização bancária no Finmap — leva apenas 3 minutos.
3. Reserve os primeiros 3% do lucro para seu colchão financeiro.
4. Revise o orçamento do próximo projeto e adicione uma reserva de +20%.
5. Faça uma auditoria dos pequenos gastos e reduza a categoria “Diversos” para ≤ 5%.

Controlar os números é um investimento na minha tranquilidade e liberdade. R$ 136,25 por mês contra R$ 1.362.500 em perdas potenciais — a escolha é óbvia. — Kateryna Vyshnevetska

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Perguntas frequentes

1. Como separar dinheiro pessoal do empresarial se o negócio está só começando?
Comece abrindo uma conta bancária exclusiva para a empresa e estabelecendo um valor fixo de “salário do dono”. Isso ajuda a evitar a mistura das finanças desde o início.

2. Por que é tão importante controlar até os pequenos gastos?
Pagamentos pequenos e invisíveis — café, assinaturas, táxi — somam valores significativos e podem “comer” até 30% do orçamento, prejudicando o lucro. A revisão e categorização regular ajudam a manter o controle e evitar lacunas de caixa.

3. Por que incluir +20% de reserva no orçamento? Não é um gasto extra?
A reserva é um seguro contra imprevistos: oscilações cambiais, custos extras de marketing, reembolsos de clientes. Ela ajuda a evitar crises e manter a estabilidade.

4. Quanto reservar para um colchão financeiro e para que ele serve?
O ideal é separar de 3 a 10% do lucro líquido por mês até formar um colchão que cubra pelo menos três meses de despesas fixas. Esse valor deve ser intocável — nem mesmo para pagar dívidas.

5. O que fazer se já tiver uma lacuna de caixa e dívidas?
Comunique-se com os credores de forma honesta e peça adiamento de 3 meses. Foque em aumentar vendas e marketing, e pague as dívidas aos poucos — use uma planilha para controlar e se motivar.

6. Como considerar o aumento dos custos no orçamento?
Inclua na sua projeção financeira um aumento previsto de custo (ex: +5–10%) e compare mensalmente com os custos reais, evitando assim prejuízos.

7. Por que o balanço não é apenas gasto, mas transformação de ativos?
Comprar equipamentos é investir em ativos que podem ser alugados ou vendidos — criando novas oportunidades para o negócio, em vez de apenas gastar dinheiro.

8. Como o dono pode não se perder nas finanças mesmo com um diretor financeiro?
Mesmo com um CFO, o dono deve ter acesso rápido aos principais indicadores financeiros por meio de ferramentas simples (como o Finmap), para tomar decisões conscientes e manter o controle.