Как упорядочить оплаты и перестать терять задолженности, если клиентов бизнеса ведут разные сотрудники

Работала себе юридическая компания «Кодекс, штраф и приговор»*, печали не знала. А, может, и знала. Потому что дела своих клиентов они вели профессионально, а вот собственный финансовый учет не очень. В итоге получилась путаница: кто из клиентов должен оплатить услуги, сколько и когда ожидать оплату?

С такой ситуацией компания «Кодекс, штраф и приговор» обратилась в Finmap. И вот какое решение мы нашли…

* Название компании «Кодекс, штраф и приговор», а также имена мы придумали, чтобы не разглашать данные нашего пользователя. Однако вся описанная в кейсе ситуация реальна.

Дано

В юридической компании «Кодекс, штраф и приговор» работают несколько адвокатов. У каждого из них есть по несколько клиентов. Рассмотрим все на примере одного из адвокатов, Сергея Законного.

Допустим, у Сергея есть 3 клиента: Иванов, Петров и Дюбуа. Каждый из них получает разные услуги, соответственно, оплачивает разные суммы и в разные сроки.

Задача

Руководитель компании Иван Андреевич и адвокат Законный хотят видеть:

• сколько должен оплачивать каждый клиент (отдельно Иванов, Петров и Дюбуа);
• на когда запланированы оплаты.

Также Иван Андреевич хочет видеть аналогичные данные по другим адвокатам, которые работают в его компании «Кодекс, штраф и приговор», и общие суммы задолженностей по всем клиентам.

При этом ему важно, чтобы:

• адвокаты могли сами вносить информацию каждый о своих клиентах;
• адвокаты не видели данные по клиентам других адвокатов (например, Сергей Законный не мог посмотреть данные о клиентах Марины Договоровой).

Решение от Finmap

Иван Андреевич выбрал Finmap, чтобы разобраться наконец со всеми оплатами от клиентов компании. Он узнал, что в сервисе можно вносить все поступления и расходы, в том числе и планировать оплаты на будущее. Finmap сам будет формировать для него отчеты, чтобы Иван Андреевич четко видел, что происходит с деньгами его бизнеса.

Какие шаги мы сделали, чтобы настроить сервис под задачи Ивана Андреевича:

Для начала дали доступ адвокатам, чтобы они могли вносить данные об оплатах своих клиентах в Finmap. Для этого мы добавили их в кабинет компании «Кодекс, штраф и приговор» как сотрудников. В Finmap есть возможность выбрать, какую информацию сотрудник может добавлять, какую только просматривать, а какая будет закрыта даже для просмотра.

Итак каждый адвокат теперь может вносить информацию о своих клиентах. Дальше будем рассматривать на примере адвоката Сергея Законного.

У него есть 3 клиента: Иванов, Петров и Дюбуа. Мы предложили, чтобы адвокат отмечал своих клиентов как контрагентов (то есть тех, кто оплачивает).

Теперь в отчете «Дебиторка»* будут отображаться задолженности каждого клиента.

* Отчет «Дебиторка» в Finmap показывает, кто и сколько должен вашему бизнесу. Позволяет контролировать такие долги и не терять их, чтобы при необходимости вовремя напоминать контрагентам о внесении нужной суммы.

Таким образом мы решим задачу «видеть, сколько и когда должен оплатить каждый клиент».

Руководитель Иван Андреевич хотел также иметь возможность просматривать все данные по оплатам клиентов (совершенным и будущим) и в дальнейшем делать выборки, которые ему нужны. Например, чтобы знать, кто из клиентов или из адвокатов приносит больше прибыли компании «Кодекс, штраф и приговор».

Чтобы ему было удобнее и отчеты получались наглядными, мы предложили адвокатам при внесении той или иной суммы также добавляли тег со своей фамилией. Например, вот так будет отмечать оплаты от своих клиентов Сергей Законный.

Теперь в аналитике Иван Андреевич сможет зайти в отчет «Деньги»* и отфильтровать данные не только по контрагентам (то есть посмотреть оплаты по каждому клиенту), но и по адвокатам, используя тег с его/ее фамилией.

* Отчет «Деньги» в Finmap показывает движение денежных средств и позволяет видеть, какие суммы поступают, а какие расходуются компанией.

Также в разделе «Платежи»* Иван Андреевич сможет выбирать тег с фамилией того или иного адвоката и видеть:

• какие есть задолженности у клиентов каждого адвоката (например, сколько должны клиенты Сергея Законного);
• когда запланировано погашение задолженности (даты, когда клиент оплатит услуги адвоката);
• сколько денег клиенты уже оплатили, а сколько еще должны.

* Раздел «Платежи» отражает всю историю поступлений и списаний денег компании.

Таким образом, решена задача «видеть всю информацию по оплатам клиентов, в том числе иметь возможность посмотреть оплаты каждого клиента, совершенные и будущие, а также отфильтровать данные по отдельным адвокатам».

Что в результате

✅ Иван Андреевич в любой момент видит, какие задолженности есть у клиентов перед его компанией.
✅ Знает, когда планируется погашение задолженности. Теперь долги не будут теряться.
✅ Может анализировать оплаты, поступающие от клиентов каждого отдельного адвоката. Стало понятно, кто из клиентов приносит больше прибыли, а также кто из сотрудников компании-адвокатов генерирует больше прибыли.
✅ Не тратит время на внесение всех данных, ведь каждый адвокат ведет учет по своим клиентам самостоятельно.
✅ Не беспокоится, что кто-то из адвокатов будет видеть аналитику или отчеты других адвокатов, потому что доступы у сотрудников ограничены именно так, как нужно Ивану Андреевичу.

Чтобы настроить учет финансов в вашем бизнесе с помощью Finmap, подключайтесь:

Попробовать Finmap бесплатно

14 дней бесплатно. А если нужна помощь — наша служба заботы найдет и настроит решение, оптимальное именно для вашей компании. Чтобы вы получили максимум от возможностей Finmap.