Сергей Шулдык

Деньги исчезают незаметно: в дедлайнах, правках и проектах «для портфолио». И пока нет финансовой системы, сложно даже понять — где именно.

Этот кейс — об архитектурном бюро, которое отказалось работать вслепую, внедрило финансовый учёт и за год достигло +173% к выручке и +286% к чистой марже. И вот уже более 6 лет Finmap помогает команде принимать взвешенные решения.

Не миф и не везение — а системная работа с финансами.

Время проверить: приносят ли твои проекты прибыль или просто эффектно выглядят?‍

Bogdanova Bureau — студия архитектуры, дизайна и творческих решений

Bogdanova Bureau — это студия, которая создаёт не просто архитектурные решения, а целостные пространства вокруг жизни клиента. В фокусе — частные и коммерческие объекты, дизайн интерьера, предметный дизайн и арт-дирекшн.

Команда сопровождает клиента на каждом этапе — от идеи до реализации, с уверенностью и вниманием к деталям. Для основательницы бюро, Ольги Богдановой, важно, чтобы создание пространства было не стрессом, а захватывающим приключением.

Как финансы стали частью архитектурного процесса

В 2018 году, отделившись от большого архитектурного бюро и начав собственное дело с небольшой командой, Ольга решила взять контроль над процессами в свои руки.

Запустив Bogdanova Bureau, она сразу решила: финансы должны работать так же чётко, как и чертежи.

Ещё в предыдущей компании для финансового учёта использовали Finmap — но тогда этим занимался отдельный финансист. Этот опыт показал Ольге, что сервис действительно работает, — поэтому выбор был очевиден.

Она воспользовалась тестовым периодом, разобралась в процессах, а затем решила привлечь услуги финансиста Finmap. Ольга понимала: чтобы учёт работал не просто формально, а как стратегический инструмент, нужен опыт и профессиональный взгляд со стороны.

Из собственного опыта Ольга знала:

• Без финансового учёта даже самые интересные проекты могут «съедать» прибыль.
• Творческая свобода — это, по сути, финансовая уверенность.
• Принимать решения вслепую — это не стратегия.

В коротких проектах легко распределить финансы. В долгосрочных проектах всё сложнее: вести учёт часов, постоянно сверять балансы и кассы, непрерывно вносить мелкие расходы. - Ольга Богданова, основательница Bogdanova Bureau.

Когда простого учёта уже недостаточно

У Ольги был значительный опыт в бизнесе — хаотичная стадия «все поступившие деньги — наша прибыль» осталась далеко позади.

Многие не любят финансы, но это основа. Очень важно следить за их состоянием. Если ты не полюбишь финансы, то финансы не полюбят тебя. - Ольга Богданова, основательница Bogdanova Bureau.

Предпринимательница ясно понимала: если хочешь масштабироваться, нужно навести порядок в финансах. И не просто внедрить учёт — а работать с цифрами как с инструментом для принятия решений.

Перед Ольгой стояли конкретные задачи:

1. Рассчитать себестоимость проектов.
   «Иногда кажется, что проект реализуется отлично — особенно если с клиентом сложились хорошие отношения. Но потом смотришь на цифры — и становится грустно», — говорит Ольга. Ей было необходимо видеть, где бизнес недополучает прибыль и почему, чтобы реагировать вовремя.ʼ
2. Систематизировать расходы. Выявить избыточные траты, повторяющиеся платежи, зоны для оптимизации — всё это должно было помочь перераспределить ресурсы и тратить разумнее.
3. Внедрить корректный управленческий учёт. Не просто фиксировать движение средств, а:
   – глубоко погрузиться в возможности Finmap;
   – настроить систему под свою специфику;
   – тестировать гипотезы и видеть результат в цифрах;
   – иметь экспертного советника по финансовым вопросам.
   ‍

Новый уровень: зачем бизнесу свой финансовый эксперт

Ольга начала самостоятельно пользоваться сервисом: загрузила данные, настроила интеграции, изучила аналитику. Но когда увидела, какие инсайты даёт Finmap, — возникли новые вопросы. Появилась потребность углубиться.

Именно в этот момент и появилась идея привлечь финансового эксперта Finmap.

Это не было «формальным апгрейдом» — это был логичный шаг, полностью отвечавший темпу развития бюро.

С началом сотрудничества с экспертом началась и основная точка роста, и дружба с финансами. Потому что сам Finmap — хорошо. А когда есть человек, который поможет разобраться и всё систематизировать, это помогает экономить. - Ольга Богданова, основательница Bogdanova Bureau.

Уже с начала сотрудничества Ольга получила возможность:

• делегировать рутинные задачи (внесение данных, сверки, категоризацию);
• сосредоточиться на стратегическом — анализе, идеях, решениях;
• получать ответы на все свои «а если я сделаю вот так — как это учесть?»;
• обсуждать гипотезы со специалистом, который видит финансы разных бизнесов и приносит новые идеи и подходы.
  ‍

Какие финансовые решения работают в Bogdanova Bureau

Довольно быстро финансовый учёт в Bogdanova Bureau перестал быть просто инструментом контроля — он стал частью стратегического управления.

Каждое новое решение — ответ на запрос бизнеса. Каждый результат — чётко измерен цифрами.

1. Почасовая модель: вместо интуиции — чёткая математика

Для справедливой оценки стоимости заказа и точной оплаты за выполненную работу было принято решение попробовать разбить проекты на задачи и часы.
Такой подход помогает быстро реагировать, когда клиент хочет внести дополнительные правки: уже есть чёткое понимание, сколько времени это займёт и сколько должно стоить.

2. Каждый клиент — отдельный проект в Finmap

Для проектного бизнеса это must-have: в Finmap каждый клиент заведён как отдельный проект.
Все поступления и расходы фиксируются отдельно, а аналитика показывает полную картину прибыльности, рентабельности и финансового результата.

3. Система фондов: финансовая гибкость и стабильность

При переходе на удалённую работу бюро временно перестало тратить средства на офис. Чтобы эти деньги не растворились в текущих расходах, в компании решили направлять их во внутренний фонд.

Так появился первый финансовый резерв — и впоследствии к нему добавились другие целевые фонды:

• Фонд аренды — позволил без стресса арендовать идеальный офис, когда команда вернулась к офлайн-работе.
• Фонд форс-мажоров — 2% от каждого поступления автоматически откладываются на случай ошибок или чрезвычайных ситуаций.
• Фонд развития — инвестиции в обучение, профессиональные поездки и новые возможности.
• Фонд маркетинга — для системного начала работы по продвижению и привлечению новых клиентов.

Благодаря такому решению команда не зависит от обстоятельств — она сама создаёт резервы, контролирует распределение средств и принимает решения с позиции стабильности, а не стресса.

4. Аналитика и эксперименты: решения — не наугад

В Bogdanova Bureau новые идеи не внедряются наугад — каждая тестируется как отдельный финансовый эксперимент. Это позволяет оценить не только креативную ценность решения, но и его экономическую целесообразность.

5. Фиксируем даже самые мелкие расходы

Регулярные траты на сервисы, подписки и программы часто остаются невидимыми для бизнеса. По отдельности они кажутся незначительными, но в годовом исчислении формируют ощутимую сумму.

$7 в месяц за год превращаются в $90. И так бывает не только с одним инструментом. В Finmap это отлично отслеживается — ты понимаешь, на что уходит бюджет. - Ольга Богданова, основательница Bogdanova Bureau.

Finmap позволяет планировать бюджет точнее и избегать незаметных потерь средств.

Как финансы стали источником силы, а не стресса

Благодаря Finmap команда Bogdanova Bureau начала управлять деньгами стратегически: считать, планировать, прогнозировать.

• Системный финансовый учёт. Финансы в Bogdanova Bureau — это уже не отдельная функция, а часть бизнес-мышления. Все денежные потоки, доходы, расходы и проекты — структурированы и под контролем.

Для меня Finmap — это не про прогнозы, это про анализ. Когда ты видишь перед глазами результаты, когда видишь, где не нужно тратить больше, а где мы теряем. - Ольга Богданова, основательница Bogdanova Bureau.

• Финмодель и аналитика. Ольга строит финансовые модели, анализирует рентабельность и принимает решения не наощупь, а на основе данных.
• Финансовые фонды — резерв, развитие, маркетинг. Благодаря системе фондов в Bogdanova Bureau появилась финансовая уверенность: деньги не просто лежат, а работают на конкретные цели.
• Чёткая экономика каждого проекта. Себестоимость рассчитана, цены обоснованы, рентабельность измеряется. Больше никаких ситуаций, когда убытки по одному проекту покрываются доходами другого.

Раньше мы часто работали за счёт кредита других проектов, затягивая их в минус. Грамотный финансовый учёт помогает всё это видеть, экономить и получать доход там, где мы даже не ожидали. - Ольга Богданова, основательница Bogdanova Bureau.

• Прибыль и дивиденды — без вреда для бизнеса. Ольга чётко знает, когда и сколько можно вывести из компании, не создавая кассовых разрывов и не подрывая операционные процессы.
• Личностный рост основательницы. Благодаря поддержке финансового менеджера и постоянному обучению Ольга значительно выросла в своей финансовой компетентности — и теперь принимает решения с экспертной позиции.

За это время я серьёзно выросла в плане финансового управления, потому что финансист помог мне всё настроить правильно и систематизировать. - Ольга Богданова, основательница Bogdanova Bureau.

Финансист на аутсорсе

поможет настроить эффективный учет и принимать взвешенные управленческие решения

Заказать бесплатную консультацию

Финансовая стабильность и выход на международный рынок с Finmap

Финансовый учёт — это не про таблицы. Это про решительность, системность и уверенность, даже когда всё вокруг меняется.

Системность, которая принесла +173 % дохода

После внедрения Finmap и финансовой системы, охватившей каждый проект, каждую статью затрат и каждый прогноз, компания Bogdanova Bureau достигла впечатляющих результатов.

Команда проанализировала рентабельность разных направлений, отказалась от низкомаржинальных проектов и сфокусировалась на тех, что действительно приносят доход.

Это позволило не только увеличить объём выручки на 173 %, но и втрое поднять чистую рентабельность.

Теперь мы можем видеть рентабельность ещё до старта проекта и принимать решения на опережение — не интуитивно, а по расчёту. - Ольга Богданова, основательница Bogdanova Bureau.

Подушка безопасности, выдержавшая самый тяжёлый кризис

Начало полномасштабной войны поставило на паузу всю экономику. Но благодаря заранее созданным резервным фондам и гибкому финансовому учёту компания смогла адаптироваться:

• оптимизировать расходы;
• скорректировать состав команды;
• перераспределить бюджеты;
• сохранить проекты в работе.

Bogdanova Bureau осталась на плаву не благодаря случаю, а благодаря системе. Финансовая подушка дала время и пространство для взвешенных решений в самый сложный период.

Уверенный выход на международный рынок

Кризис стал не только вызовом, но и толчком. Опираясь на аналитику, прогнозы и понимание своих сильных сторон, Bogdanova Bureau вышли на международную арену.
Сегодня в активе — успешно реализованные проекты за пределами Украины, стабильная работа с иностранными клиентами и постепенное укрепление позиций в новом конкурентном окружении.

Наш фокус сейчас — это меньше проектов, но более крупных, сложных и рентабельных. С финансовым контролем, который не подводит даже в кризис. - Ольга Богданова, основательница Bogdanova Bureau.

Искренне о финансах: как думает предприниматель, уверенно управляющий деньгами.
Смотри видео и узнай больше деталей — мысли Ольги о финансовом учёте, её опыт и почему Finmap стал неотъемлемым инструментом в бизнесе.

Изменения начинаются с решений

Ольга прошла путь от хаоса к чёткой системе — и сделала это не благодаря большому штату финансистов, а благодаря правильному инструменту, поддержке эксперта и осознанию ценности финансового учёта.

Finmap стал не просто сервисом учёта, а финансовым партнёром в росте.

Ты тоже можешь:

• систематизировать учёт,
• увидеть реальные точки прибыли и утечек,
• перестать принимать решения на основе интуиции.

А главное — не оставаться с этим в одиночестве.
Хочешь так же навести порядок в финансах своего бизнеса? Оставь заявку — и наш эксперт покажет, как сделать это именно под твои процессы.

Финансы не прощают предположений. Если ты ведешь учет по принципу «запишу потом в блокнот» или «просто запомню», будь готов к финансовому хаосу.

Один счет, несколько направлений и клиентов — и вдруг ты уже не понимаешь, что приносит прибыль, а что только тянет ресурсы.

Как вовремя понять, что одно направление съедает всю прибыль? Без четкой системы учета ты рискуешь не заметить, как деньги просто исчезают, а бизнес движется к финансовому краху. Давай разберемся, как вовремя увидеть проблему и взять финансы под контроль, чтобы не потерять всё.

Много направлений — один ответ: считай рентабельность

Если у тебя несколько направлений бизнеса — значит, ты уже не просто предприниматель, а владелец портфеля мини-бизнесов. И у каждого из них — своя экономика. Вопрос лишь в том, видишь ли ты её.

Чтобы понять, что действительно работает, нужно считать рентабельность каждого направления отдельно.

Рентабельность — это не просто процент в отчете. Это индикатор эффективности, который показывает, насколько продуктивно бизнес использует свои ресурсы для получения прибыли.

Самой важной обычно считают рентабельность продаж, и чем выше показатель — тем лучше предприятие контролирует расходы:

Рентабельность = (Прибыль / Доход) × 100%

Например, если ты заработал $2 000 дохода с определённого проекта, а чистая прибыль по этому направлению составила $500, то рентабельность можно рассчитать по формуле:

(500 / 2 000) × 100% = 25%

Это означает, что каждая заработанная гривна приносит $0.0063 чистой прибыли.

Если ты понимаешь, что такое рентабельность и умеешь её “читать”, вопрос "где искать деньги?" решается сам собой. Ведь если одно направление приносит всего 5% рентабельности, а другое — 28%, это чёткий сигнал, куда стоит инвестировать больше времени и ресурсов, а от чего нужно отказаться, пока не стало поздно.

Когда бизнес есть, а денег нет — проблема не в рынке, а в учёте

Учёт по центрам прибыли — это не прихоть, а инструмент выживания. Если ты не видишь рентабельность по каждому направлению, значит, ты не управляешь бизнесом, а просто реагируешь на проблемы по факту.

С этим пониманием в Finmap обратился владелец строительной компании, которая предоставляет несколько типов услуг.

Компания занимается непосредственно строительством, выполняет ремонтные работы и продаёт строительные материалы. У каждого из этих направлений — свои клиенты, договоры и платежи.

Однако о финансовом порядке речи не шло. Владелец жаловался, что в некоторые месяцы его прорабы получали зарплату больше, чем он мог вывести дивидендами.

Иногда вечером я ложился в кровать и пол-ночи пытался в голове сложить полноценную картину, понять, что я делаю не так. Возможно, кто-то уже давно бы всё закрыл и вернулся к обычным ремонтам. Но я не мог просто так сдаться! — Владелец строительной компании.

Чтобы двигаться вперёд, нужно было оптимизировать процессы и чётко выделить ключевые финансовые показатели. Владелец компании определил несколько обязательных моментов, которые он хочет отслеживать:‍

1. ‍Прибыль и рентабельность каждого направления. Важно иметь возможность открыть отчёт, например, по «Строительству», и чётко понимать доходы, расходы, маржу и рентабельность этого направления. Это позволяет оценить, стоит ли вообще продолжать работать в этой сфере.‍
2. Результаты по каждому клиенту и объекту. Важно видеть, какие заказы не приносят прибыли, и нужно ли корректировать ценообразование на строительные и ремонтные услуги, чтобы избежать убыточных контрактов.‍
3. Общий результат по всей компании. Иметь возможность определить, какую часть прибыли можно направить на дивиденды, а какую стоит реинвестировать в развитие бизнеса.‍
4. Оптимизация процесса подотчётных средств. Прорабы постоянно работают с деньгами, и отслеживать расходы, которые происходят по нескольку раз в день, без надлежащей системы — крайне сложно. Необходимо было внедрить механизм, позволяющий легко контролировать эти расходы и обеспечивать прозрачность.

Из-за нехватки времени на разработку и создание сложных Excel-таблиц, автоматизированные решения от Finmap стали оптимальным выбором для эффективного управления финансами.

Как Finmap помогает структурировать финансы и принимать стратегические решения

Опыт строительной компании доказывает: когда бизнес развивается в нескольких направлениях, финансовый учёт без системы легко может превратиться в хаос. Ниже — краткий обзор ключевых решений, которые трансформировали управление финансами внутри компании.
‍

Финансовый хаос? Забудь!

Finmap дает контроль и порядок.

Попробуй — 7 дней бесплатно.

Попробовать бесплатно

не нужно привязывать карту

Три направления — три отдельные финансовые реальности

В программе для финансового учёта Finmap есть отдельный функционал для выделения направлений бизнеса — Проекты. Этой сущностью можно отмечать не только виды деятельности, но и города или страны, в которых работает бизнес, локации, точки, заказы и т.д.

Компания разделила свою деятельность на три основные направления:

• Строительство
• Ремонтные работы
• Продажа материалов

К каждому платёжному документу вручную или с помощью автоправил добавляли метку проекта. Через несколько недель система собрала полную картину — прибыль и автоматически рассчитанная рентабельность по каждому направлению теперь отслеживаются в реальном времени.

Как обеспечить полную аналитику по клиентам?

Помимо проектов, к платёжкам добавляются теги — названия объектов и локаций, на которых работают бригады. Это позволяет за считанные секунды:

• отфильтровать все расходы и поступления по конкретному клиенту или объекту;
• увидеть, сколько принёс каждый объект;
• сформировать отчёт с нужным уровнем детализации.

Приятным бонусом стало то, что все поступления и списания по объекту можно также запланировать и видеть не только текущую картину по смете объекта, но и прогнозировать будущий результат.

Отчёт “Прибыль”: стратегические решения, а не интуиция

После внедрения финансового учёта, отчёт P&L (прибыли и убытки) стал главным источником ответов для владельца:

• Какую реальную прибыль получает компания?
• Сколько дивидендов можно вывести сейчас — без ущерба для будущих периодов?
• Какой проект стоит масштабировать?
• Где теряем маржу, хотя кажется, что “всё в порядке”?

Также были созданы индивидуальные отчёты на основе сохранённых фильтров. Это детализировало финансовые результаты по каждому проекту. Теперь у владельца есть обоснованная информация по показателям рентабельности каждого из них.

Подотчётные средства без хаоса: мобильные приложения

Вопрос с подотчётными средствами был решён довольно экологичным способом. Для каждого бригадира был создан отдельный счёт. Никакого доступа к общему бюджету компании — только к собственным подотчётным средствам.

Сами сотрудники теперь не испытывают проблем с отчётностью, ведь они могут сразу внести расход в мобильном приложении, прикрепить или сфотографировать чек и не волноваться, что какая-то покупка останется без внимания.

Результат:

• меньше стресса у сотрудников;
• полная финансовая картина у руководителя;
• ноль потерь и путаницы.

Такое решение не только улучшило финансовый учёт, но и снизило напряжение в компании. Ведь бригадиры не тратят время после работы или в выходные, а вносят данные сразу, находясь на объекте — что удобно и сотрудникам, и руководству.

Этот кейс — не исключение, а пример того, как грамотная финансовая аналитика меняет управление бизнесом. Finmap не просто собрал цифры в одном месте — он дал владельцу чёткое понимание, что работает, а что тянет бизнес вниз.

И пока другие полагаются на интуицию, эта компания принимает решения на основе фактов. Потому что бизнес — это не игра в удачу. Это про контроль, структуру и уверенность в завтрашнем дне.

Хочешь принимать обоснованные решения, а не надеяться на удачу? Работай с цифрами — работай с Finmap.