Карина Шевченко

Налаженный финансовый учет — это инструмент, который не только делает бизнес прозрачным и эффективным в долгосрочной перспективе, но и помогает экономить ресурсы. Почему важно совершенствовать финансовый учет даже в прибыльной компании — читайте в этой статье.

LIBERT — лидер в премиум-перевозках

Компания LIBERT специализируется на индивидуальных перевозках премиум- и бизнес-класса, предлагая широкий спектр услуг для своих клиентов. В ее портфеле — перевозка официальных делегаций, организация массовых транспортных мероприятий, а также международные перевозки.

Ключевое преимущество LIBERT — это высший уровень сервиса с вниманием к каждой детали и максимальным учетом пожеланий клиента. Основные факторы, обеспечивающие надежную репутацию компании:

• Индивидуальный подход к маршруту с учетом всех требований клиента.
• Бронированные автомобили для максимальной безопасности.
• Высокая скорость и эффективность организации перевозок.
• Премиальный сервис и наличие англоговорящих водителей.
• Полное сопровождение поездки, включая организацию бронирований и обеспечение охраны.

Компания LIBERT добилась успеха благодаря скрупулезному и ответственному подходу ее владельца.

Андрей Антоненко внимательно относится не только к обслуживанию клиентов, но и к организации внутренних процессов. Особое внимание уделяется учету, что помогает эффективно управлять финансами, контролировать расходы и уверенно развивать бизнес.

Таблицы против бизнеса: почему ручной учет уже не работает

Андрей основал свой бизнес в 2008 году. С самого начала он отказался от ведения дел «вслепую», без четкого понимания потраченных средств и произведенных платежей.

Для цифровизации бизнес-процессов компания долгие годы использовала самодельные таблицы.

‍Я изучал финансовую грамотность самостоятельно. Для меня важен порядок, особенно в финансах, поэтому я сразу приучал подчиненных к четкой системе отчетности. - Андрей Антоненко, владелец компании LIBERT

Когда учет велся помесячно, функционала таблиц было достаточно. Но когда в конце года нужно было свести более двенадцати таблиц и подготовить отчетность, затраты времени и сил становились чрезмерными. Со временем таблицы множились, и хотя они содержали много информации, систематизировать и анализировать ее становилось практически невозможно.

Следующая проблема заключалась в том, что в какой-то момент контроль отчетов и проверка всех формул стали ежедневной рутиной владельца.

‍Если вечером не сверить все по таблицам и не пересчитать результаты вручную, а где-то допустить ошибку, то уже на следующий день разобраться в этом хаосе данных просто невозможно! - Андрей Антоненко, владелец компании LIBERT

Такие проверки отнимали не только время, но и ресурсы владельца, которые можно было направить на более стратегические задачи. Организовать успешный финансовый учет стало невозможно по ряду причин:

• Попытки внедрить CRM-систему не давали желаемого результата, так как не покрывали даже половину бизнес-запросов компании.
• Работа с таблицами занимала слишком много времени и не позволяла оперативно получать полную информацию.
• Операционный менеджер был перегружен и перерабатывал сверх нормы.

Как Finmap изменил подход к учету в компании LIBERT

Андрей узнал о сервисе Finmap от финансового специалиста, который наводил порядок в учете его подрядчика. Финансист структурировал данные с помощью Finmap, и скорость формирования отчетов впечатляла.

‍Я решил попробовать Finmap. Система простая и понятная. А онлайн-встреча со службой поддержки помогла настроить сервис именно под формат моего бизнеса. - Андрей Антоненко, владелец компании LIBERT

Контроль эксплуатации автомобилей

В Finmap удобно отслеживать результаты эксплуатации машин, которые Андрей завел как проекты. Система показывает, сколько потрачено на обслуживание каждого автомобиля и какой доход он принес.

Можно анализировать выручку по классам автомобилей, определять наиболее прибыльные и наименее рентабельные машины. В сервисе также можно детализировать данные по видам услуг и даже по отдельным клиентам.

Контроль дебиторской задолженности

В бизнес-модели LIBERT главным показателем является не просто поступившие на счета деньги, а объем предоставленных услуг. Оплата, как правило, осуществляется постфактум, в конце месяца, поэтому учет всех услуг и сопутствующих расходов должен вестись в режиме реального времени.

В Finmap выставленные счета вносятся как Дебиторская задолженность, указываются период оказания услуг и ожидаемая дата оплаты.

Владелец может в любой момент открыть отчет "Дебиторка" и увидеть:

• Кто уже внес оплату.
• Кто просрочил платеж и требует напоминания.
• Какие новые счета были выставлены.

Отчет Прибыль помогает проанализировать эту информацию под другим углом. Ведь даже в первом графике сразу видно сумму и срок, за который не уплачены средства.

Такой оперативный контроль дебиторской задолженности был невозможен в самодельных таблицах, которые требовали постоянного обновления, корректировки и сверки формул.

Как Finmap заменил дополнительного операционного менеджера и сэкономил владельцу более $8000 в год

До внедрения сервиса операционный менеджер вручную вносил данные о расходах в таблицы. Водители сообщали о затратах в рабочий чат, который быстро наполнялся новыми сообщениями.

‍Потерять важную информацию в таком потоке было очень легко.

Процесс коммуникации относительно подотчетных средств был долгим и запутанным:

Когда количество водителей достигло 20 человек, нагрузка выросла настолько, что владелец начал искать дополнительного операционного менеджера.

Как Finmap оптимизировал процесс работы с подотчетными средствами

Для удобства работы водителей добавили в систему как Пользователей. Для каждого из них был создан отдельный подотчетный счет и предоставлен доступ только к нему. На этих счетах отражаются средства, которые предоставляются водителю в распоряжение.

Результат: ‍

1. Водители самостоятельно вносят расходы, прикрепляют чеки, указывают детали и выбирают проект.
2. Водители самостоятельно добавляют наличные операции на свои счета, при соответствующем расчете клиента.

Теперь владелец в реальном времени видит:

• сколько средств потрачено;
• на какие нужды ушли деньги;
• остаток на балансе водителя;
• был ли расчет наличными;
• не превысили ли расходы установленный бюджет.

Теперь Андрей может оперативно компенсировать водителю потраченные средства, решить, нужны ли дополнительные финансы, и не тратить время на уточнение платежей.

Такое нововведение значительно снизило нагрузку на менеджера, и необходимость в дополнительном сотруднике отпала.

А теперь немного математики (по состоянию на 20.09.2024):

1. Согласно данным сайта Work.UA, средняя зарплата операционного менеджера в Украине составляет 730 $.
2. За год Андрей должен был бы выплатить новому сотруднику 8 780 $.
3. Годовая подписка на Finmap стоит 432 $.

Экономия: 8 780 $ - 432 $ = 8 348 $.
‍

Финансовый хаос? Забудь!

Finmap дает контроль и порядок.

Попробуй — 7 дней бесплатно.

Попробовать бесплатно

не нужно привязывать карту

С помощью Finmap водители также получили возможность контролировать баланс на счету в топливной компании, что позволило:

• Владельцу — контролировать расходы на топливо каждого водителя.
• Водителям — оперативно получать информацию о топливных лимитах.
• Менеджеру — управлять общими и индивидуальными лимитами топлива.

Наконец, во всей моей команде выстраиваются честные и прозрачные взаимоотношения, что является одной из основ успеха для меня. Важно, чтобы всем всего хватало — тогда и работа водителей будет комфортной, и уровень нашего сервиса будет только расти. - Андрей Антоненко, владелец компании LIBERT

Перспективы дальнейшего сотрудничества Finmap и LIBERT

Простота внедрения, охват большинства бизнес-процессов и оптимизация учета стали для Андрея фундаментом долгосрочного сотрудничества с Finmap.

‍Я даже не узнавал, есть ли конкуренты у Finmap. Зачем, если эта система полностью меня устраивает? Надеюсь, в будущем появится возможность выставлять не только счета, но и акты выполненных работ. - Андрей Антоненко, владелец компании LIBERT

Сейчас отчеты, автоматически формируемые в сервисе, предоставляют владельцу исчерпывающую информацию о состоянии его бизнеса. Наконец-то учет стал не обузой, а удобным инструментом для стратегического и тактического развития компании.

Внедряйте Finmap и узнайте все подробности финансового состояния вашего бизнеса. Оптимизируйте, экономьте и расти вместе с Finmap!

Постоянно работаешь, команда выкладывается на все 100%, доход есть, но в конце месяца прибыли почти не остается ? Если это тебе знакомо, ты догадываешься, что проблема не в низких продажах, а в отсутствии четкой финансовой картины. И здесь на помощь приходит финансовый учет.

Это не просто цифры в Excel или отчеты для налоговой. Это система финансовой аналитики, которая показывает, где бизнес теряет деньги и как можно их сохранить и приумножить.

Почему управленческий учет важнее интуиции владельца бизнеса

Рассмотрим реальный кейс одного из наших клиентов – предпринимателя Евгения, успешно трансформировавшего свой бизнес и удвоившего прибыль. Он владеет юридической компанией, работающей по нескольким направлениям, но по соображениям конфиденциальности попросил не разглашать ее название.

Как и многие владельцы бизнеса, Евгений видел общую прибыльность компании, однако не имел четкого понимания финансовых показателей каждого отдельного направления. Это стало критическим моментом, когда он задумался о масштабировании и выходе на новые рынки.

Тщательный анализ показал неожиданное: по пяти направлениям только два были прибыльными, одно работал в ноль, а два – приносили убытки. Это поставил перед Евгением важный вопрос: как изменить текущие стратегии, чтобы снизить убытки и повысить эффективность бизнеса?

Решение было кардинальным:‍

• ‍Отказаться от направления, работавшего в ноль, и направить ресурсы команды на развитие прибыльных услуг, усиливая их эффективность.
• ‍Закрыть одно из убыточных направлений, поскольку у него не было перспектив для роста.
•  Второе убыточное направление оставить, ведь оно выполняло важную роль – привлекало клиентов к прибыльным услугам. Однако чтобы он перестал генерировать убытки, пришлось оптимизировать затраты и просмотреть операционные процессы.

Результат не заставил себя ждать: после реорганизации осталось всего три направления, но уже со следующего месяца прибыль компании выросла вдвое. И все это без расширения штата, дополнительных инвестиций или поиска новых клиентов.

Эта история еще раз доказывает, что без управленческого учета трудно выявить слабые места бизнеса. Точные финансовые данные позволяют принимать взвешенные решения, а не действовать интуитивно, постепенно приводя бизнес к банкротству.

Ключевые элементы эффективного финансового учета

Чтобы управленческий учет действительно помогал зарабатывать больше, важно не просто собирать данные, но и правильно их интерпретировать. Четкая структура финансовой информации позволяет быстро выявлять проблемные зоны, принимать обоснованные решения и развивать бизнес без лишних финансовых рисков.

На чем вообще держится эффективный финансовый учет ? Давай разберем главные элементы, без которых он просто не работает.

1. Единая система данных

Расчетные и карточные счета, наличные деньги в любых валютах, даже криптовалюта – все это собирается в единую систему, где учет ведется не только по юридическим лицам, но и по реальным денежным потокам и кошелькам твоей компании.

Ты как владелец должен не просто догадываться, сколько денег в бизнесе, а видеть это четко и мгновенно. Сколько средств прямо сейчас? Какова реальная прибыль? Куда исчезают деньги? Ответы должны быть доступны в один клик без хаоса в выписках и бесконечных таблицах.

2. Унифицированные данные

Без единой системы сбора и анализа данных всегда существует риск потерять контроль над финансами, что может привести к неэффективному управлению ресурсами.

Что включает в себя унификацию данных?

1. Определение ответственных лиц. Каждый сотрудник должен понимать свою роль в финансовом учете и отвечать за свои сегменты.
2. Четко установленные сроки. Своевременное сбор данных и подготовка отчетности – это не просто привычка, это залог своевременных и правильных решений.
3. Структура доходов и расходов. Без четкого распределения доходов и расходов вряд ли удастся оценить реальное положение дел.
4. Четко определены направления и проекты. Если не разграничить ключевые направления, генерирующие доход, то и определить их рентабельность просто невозможно.
5. Правила расчета прибыли и себестоимости. Без четких критериев для расчета себестоимости, амортизации и других расходов твоя финансовая отчетность станет абстрактной.

3. Удобная и понятная аналитика

Для принятия эффективных управленческих решений бизнеса необходимо иметь четкую картину финансовой ситуации через несколько месяцев или даже лет.

Важно, чтобы эти данные были собраны в удобном формате: графики, дашборды – все на одном экране, а не в хаотических самодельных таблицах.

Такой подход позволяет не тратить время на бесконечное сведение цифр, а сосредоточиться на стратегических решениях реально влияющих на развитие бизнеса.

Отсутствие такой системы — это бизнес, который двигается «вслепую».

4. Сегментированный расчет прибыли

Прибыль должна быть рассчитана не в целом по компании, а по отдельным проектам, направлениям, группам товаров, каналам сбыта. Важно также учесть маржинальность и рентабельность каждого сегмента.

Только сегментированный подход позволяет предпринимателям четко понять, почему прибыль уменьшается и что нужно сделать, чтобы изменить ситуацию. Без детализации бизнес рискует пропустить важные изменения на уровне отдельных направлений и затрат, которые могут оказывать существенное влияние на общий результат.

 5. Рассчитанная точка безубыточности

Сколько нужно продавать: в день в месяц, чтобы выйти на уровень безубыточности? Где та граница между прибылью и убытком, и сколько продаж необходимо обеспечить для того, чтобы бизнес стал самоокупаемым ?

Эти показатели должны быть четко сочтены. Постоянный мониторинг этих показателей позволит своевременно корректировать стратегию и оперативно реагировать на изменения рынка.

6. Зафиксированный план доходов и расходов

Представьте ситуацию: завтра вам нужно уплатить подрядчику, а на счету есть только сумма, достаточная для того, чтобы купить печенье к чаю. Через неделю вы получите большой платеж, но подрядчик уже засыпает вас сообщениями, исполненными недовольства и угрозами прекратить сотрудничество.

Это не означает, что ваш бизнес терпит убытки. Это классический кассовый разрыв, когда денежные потоки не синхронизируются и возникает временный дефицит средств для покрытия текущих расходов.
‍

Финансовый хаос? Забудь!

Finmap дает контроль и порядок.

Попробуй — 7 дней бесплатно.

Попробовать бесплатно

не нужно привязывать карту

Зачем стрессовать и тратить время на извинения?

Чтобы избежать таких ситуаций и не превращать каждый платеж в катастрофу, важно иметь под рукой надежный инструмент – платежный календарь.

Он станет вашим верным союзником в контроле финансовых потоков и поможет планировать расходы избегая проблем.

Записывать все доходы и расходы можно в простой Excel-таблице или использовать автоматизированное решение. Вы не только будете знать, когда и сколько получите, но сможете рассчитать свои расходы, независимо от обстоятельств.

Бизнес– это не только риски, это и умение прогнозировать их.

Фактически управленческий учет - это навигатор, который помогает создавать и оптимизировать стратегию ведения бизнеса в долгосрочной перспективе, ставить реальные цели достигать их, строить устойчивый и прибыльный бизнес.

Сделать этот процесс простым и понятным поможет Finmap –простая онлайн-программа для управленческого учета.

Благодаря Finmap вы сможете:

• Видите деньги бизнеса на одном экране.
• Получать автоматические управленческие отчеты всего в два клика.
• Планировать доходы и расходы.
•  Делегировать рутинные задачи сотрудникам.
•  Получать от бизнеса максимум прибыли.

Начните строить успешное будущее своей компании уже сегодня!

Знакомо ли вам чувство страха перед днем выплаты зарплаты, когда на счету осталось всего несколько сотен? Охватывает ли вас паника, когда важные поставщики требуют оплату, а у вас недостаточно средств?

Каждый предприниматель сталкивался с такими ситуациями в своей деятельности. Почему же возникает нехватка денег в критически важные моменты, и как этому можно противостоять?

Этот неприятный сценарий называется кассовым разрывом — ситуацией, когда средств недостаточно для покрытия текущих обязательств бизнеса.

Такая проблема несет в себе угрозу банкротства и долгов. Кассовые разрывы могут привести к серьезным последствиям за пределами компании: снижению продаж, ухудшению репутации, конфликтам с поставщиками, напряженности в коллективе, кадровым перестановкам, штрафам от поставщиков и банков, задержкам в производстве.

Эта статья призвана помочь предпринимателям навсегда избавиться от кассовых разрывов. Мы рассмотрим 5 ключевых советов, которые помогут обеспечить финансовую стабильность вашего бизнеса, избежать стресса, связанного с нехваткой средств, и создать прочную основу для устойчивого развития.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете эффективно планировать денежные потоки, контролировать расходы, оптимизировать кредиторскую задолженность, создавать финансовые резервы и повышать доходы.

Работать на опережение — самый эффективный способ борьбы с кассовыми разрывами.

С чего начать борьбу с кассовыми разрывами?

1. Планируйте денежные потоки

Важность планирования

Регулярное планирование денежных потоков критически важно для предсказания возможных кассовых разрывов и их предотвращения. Согласно данным Minutes.co:‍

82% малых бизнесов терпят неудачу из-за проблем с денежными потоками.

Прогнозирование

Составляйте прогнозы доходов и расходов на будущие периоды. Это поможет заранее определить моменты возможных кассовых разрывов и подготовиться к ним. Исследование JP Morgan Chase показало:

Средний и малый бизнес располагает лишь 27 днями денежных резервов.

2. Контролируйте расходы

Анализ расходов

Регулярный анализ затрат помогает выявить области, где можно сэкономить. Оценивайте, возможно ли заменить дорогие поставки более доступными аналогами без потери качества. Например, использование экономичных материалов или оптимизация производственных процессов может значительно сократить расходы.

Приоритизация

Отдавайте приоритет расходам, которые напрямую влияют на доходы. Например, инвестиции в сырье, исследования и разработки, маркетинг, а также обучение персонала могут способствовать росту продаж и улучшению качества продукта. Сократите затраты на менее значимые аспекты бизнеса, такие как избыточные административные расходы.

Внедрение гибких бюджетов

Согласно данным Harvard Business Review:

Компании, использующие гибкий подход к бюджетированию в условиях постоянных изменений, с большей вероятностью избегают финансовых трудностей.

Использование технологий

Современные технологии помогают отслеживать и оптимизировать расходы. Используйте программное обеспечение для управления финансами, которое автоматизирует процессы и предоставляет точные отчеты о расходах. По данным McKinsey:

Внедрение цифровых решений может сократить затраты до 30%.

3. Оптимизируйте кредиторскую задолженность

Условия оплаты

Согласовывайте с поставщиками более длительные сроки оплаты, если это возможно. Такой подход позволяет удерживать больше средств на счетах для покрытия текущих расходов. Регулярно пересматривайте условия сотрудничества и ищите более выгодные варианты.

Автоматизация процессов

Используйте финансовое программное обеспечение для автоматизации управления кредиторской задолженностью. Это поможет избежать ошибок и обеспечить своевременные платежи.

Установка приоритетов

Определяйте приоритетность погашения долгов в зависимости от их важности для вашего бизнеса. В первую очередь погашайте те обязательства, задержка по которым может привести к наиболее серьезным последствиям.

Отслеживание задолженности

Регулярно отслеживайте состояние кредиторской задолженности. Это поможет избежать неожиданных расходов и позволит вам своевременно реагировать на возможные проблемы. Рассмотрите аналитические инструменты для прогнозирования будущих финансовых потребностей и планирования платежей.

Опытные предприниматели используют для этого платежный календарь. Он работает как «вакцина от кассовых разрывов».

Что такое платежный календарь?

Платежный календарь — это инструмент для финансового планирования денежных потоков в бизнесе. Обычно он составляется на месяц с разбивкой по неделям или на более длительный период, который подходит именно вашему бизнесу.

В нем указываются ожидаемые доходы и расходы за определенный период времени, тем самым владелец оценивает способность своей компании своевременно выполнять финансовые обязательства.

Платежный календарь можно вести в самодельных таблицах Excel, что довольно неудобно и занимает много времени. Альтернативным вариантом являются автоматизированные программы финансового учета.

Удобство заключается в том, что все заранее запланированные платежи автоматически подтягиваются в календарь, и есть возможность сразу увидеть будущие кассовые разрывы.

Нет необходимости ежемесячно вручную вносить все остатки по счетам, доходы и расходы. Благодаря интеграции с банками и импорту выписок все данные загружаются быстро и легко.

Работа с календарем Finmap происходит всего в несколько кликов:

1. Внести в сервис все плановые расходы: аренда, заработная плата, налоги и т. д.
2. Внести запланированные поступления: оплаты от клиентов, погашение дебиторской задолженности и т. д.

Короткое видео поможет разобраться с полезными функциями платежного календаря.
‍

Теперь в платежном календаре вы четко видите, в какой период времени у вас может возникнуть кассовый разрыв и можете предотвратить его: перенести или отменить платежи, договориться с клиентами о более ранней оплате и т. д.

4. Используйте финансовые резервы

Создание резервов

‍Создайте резервный фонд для покрытия неожиданных расходов. Это поможет избежать кассовых разрывов в случае внезапных финансовых трудностей. Финансовые эксперты рекомендуют иметь резервы, достаточные для покрытия расходов в течение трех-шести месяцев.‍

Инвестиции

‍Рассмотрите возможность инвестирования части прибыли в ликвидные активы, которые можно быстро конвертировать в наличные в случае необходимости.

Диверсификация резервов

Распределите резервные средства между различными счетами и активами, чтобы снизить риски. Например, держите часть средств на сберегательных счетах, часть — в облигациях, а часть — в других ликвидных инвестициях.

Регулярный пересмотр резервов

‍Регулярно пересматривайте и обновляйте свои финансовые резервы, чтобы они соответствовали текущим потребностям бизнеса. Это поможет быть готовыми к любым финансовым вызовам и избежать кассовых разрывов.
‍

Финансовый хаос? Забудь!

Finmap дает контроль и порядок.

Попробуй — 7 дней бесплатно.

Попробовать бесплатно

не нужно привязывать карту

5. Повышайте доходы

Маркетинговые стратегии

‍Внедряйте эффективные маркетинговые стратегии для привлечения новых клиентов и увеличения продаж. Используйте SEO, социальные сети и другие каналы для повышения узнаваемости бренда.

Инвестиции в качественный контент-маркетинг могут значительно увеличить трафик на сайт. Кроме того, ретаргетинговая реклама может вернуть до 26% посетителей, которые уже посещали ваш сайт, увеличивая шансы на конверсию.

Диверсификация

‍Рассмотрите возможность расширения ассортимента товаров или услуг. Это поможет снизить риски, связанные с зависимостью от одного источника дохода.

Партнерские программы

‍Внедряйте партнерские программы для привлечения новых клиентов через существующих партнеров. Это может значительно расширить ваш рынок без значительных затрат на маркетинг. По данным Forrester,

Компании, использующие партнерские программы, могут получать до 15% своего общего дохода именно от этих каналов.

Лояльность клиентов

‍Инвестируйте в программы лояльности для удержания существующих клиентов. По данным Bain & Company,

Увеличение удержания клиентов на 5% может привести к росту прибыли на 25–95%.

Рассмотрите внедрение скидок, бонусов и специальных предложений для постоянных клиентов, чтобы стимулировать повторные покупки.

Избежание кассовых разрывов — ключевой аспект для стабильного развития бизнеса.

Внедрение пяти приведенных советов поможет обеспечить финансовую стабильность, а также избежать стресса, связанного с нехваткой средств.

Планируйте денежные потоки, контролируйте расходы, оптимизируйте кредиторскую задолженность, создавайте финансовые резервы и повышайте доходы.

Используя эти стратегии, вы сможете минимизировать финансовые риски и обеспечить процветание вашего бизнеса, а программа Finmap сделает процесс простым и понятным.

Кроме платежного календаря в программе Finmap вы можете:

• Контролировать поступления и расходы благодаря интеграции с банками.
• Собирать данные и операции по разным проектам, категориям, подрядчикам и контрагентам.
• Легко анализировать деньги и прибыль не в сложных отчетах, а в наглядных графиках.

Забудьте о нервном напряжении, которое вызывает управленческий учет. Узнайте, что такое упорядоченность и прозрачность в финансах бизнеса!