Как автоматизировать учет, если данные часто меняются в процессе: кейс образовательной компании

Мы финансовый учет автоматизируем не для того, чтобы вручную потом все делать, верно? Абсолютно. Поэтому, когда наша клиентка Анастасия Сергеевна, собственница образовательной компании «Ученье свет, а неученье — нет»*, сообщила, что ей приходится постоянно менять данные по платежам вручную и это неудобно, наши менеджеры службы заботы поспешили на помощь.

Какое решение мы придумали для Анастасии Сергеевны, чтобы оптимизировать учет денег в ее компании? Рассказываем в этом кейсе.

Ученье свет, а неученье — нет» — выдуманное название, которое мы используем, чтобы сохранить конфиденциальность нашего пользователя. Все имена также придуманы. Однако ситуация, описанная в кейсе, реальна.

Дано

Образовательная компания «Ученье свет, а неученье — нет» использует Finmap, чтобы автоматизировать финансовый учет. Собственница компании Анастасия Сергеевна лично вносит данные и отслеживает аналитику. Однако у нее возник вопрос: как быть, если даты некоторых операций постоянно сдвигаются? Приходится менять их вручную, а это убивает всю суть автоматизации.

Задача

Анастасия Сергеевна вносила в Finmap доходы и расходы. И у нее, как и у многих предпринимателей, было много будущих платежей: поступлений и списаний. К примеру, 1 декабря она могла запланировать, что 15 декабря ей нужно оплатить услуги агентства по трафику.

Однако даты будущих платежей часто сдвигались. И если с поступлениями все было проще (в Finmap есть напоминания о будущем платеже), то изменения в датах списаний затрудняли ведение учета.

Например, компания «Ученье свет, а неученье — нет» могла сдвинуть дату запуска курса. Из-за этого сдвигались и даты затрат, предусмотренных на этот курс. К примеру, меняется дата запуска рекламы — переносится и дата оплаты услуг рекламного агентства.
Анастасия Сергеевна корректировала все вручную. Это отнимало время и, конечно, было совершенно неудобно. К тому же, еще и мешало корректно формировать отчет P&L*

Отчет P&L — отчет о прибыли и убытках. Показывает прибыль и убытки компании за определенный период, например, за месяц. Для этого из всех доходов за данный период вычитаются все расходы за этот же период. Поэтому важно внести даты всех поступлений и списаний корректно.

Естественно, Анастасия Сергеевна искала:

• как упростить процесс внесения изменений;
• не терять данные (ведь можно и забыть о каком-то поступлении/списании вообще);
• не тратить кучу времени на корректировку дат платежей.

Решение от Finmap

Мы предложили Анастасии Сергеевне воспользоваться функционалом массового редактирования данных в Finmap.

Как это будет работать?

Допустим, компания «Ученье свет, а неученье — нет» запускает курс по рисованию акварелью. Анастасия Сергеевна планирует:

• 25 декабря оплатить услуги агентства по трафику — $500;
• 26 декабря оплатить вебинарную комнату — $100;
• 27 декабря оплатить платформу для размещения уроков в записи — $200.

Однако запуск переносится. И все расходы на запуск (оплаты трафика, вебинарной комнаты и платформы для размещения уроков) также нужно перенести. Например, на 15 января.

Для этого Анастасия Сергеевна может выделить все запланированные пункты в разделе «Платежи»* ➡️ «Будущие платежи». Выбрать «Изменить данные» и после изменить дату на 15 января. Таким образом, дата всех выбранных платежей изменится одновременно.

*Раздел «Платежи» отражает всю историю поступлений и списаний денег компании.

Но что делать, если нужно поменять дату не в паре платежей, а в 10-20 или даже больше? Как не потерять ни один из них?

Для этого также можно воспользоваться функционалом массового редактирования операций. Достаточно просто предварительно отфильтровать платежи по категории. К примеру, у компании «Ученье свет, а неученье — нет» это будет категория «Расходы», подкатегория «Запуск рисование».

Воспользовавшись фильтром, Анастасия Сергеевна увидит все расходы, которые предстоят по запуску. И сможет выбрать их все, чтобы массово отредактировать дату, не потеряв ни один платеж при этом.

Такая корректировка займет не более пары минут и позволит сформировать достоверный отчет P&L.

Что в результате

✅ Анастасия Сергеевна тратит буквально пару минут, чтобы скорректировать даты платежей при необходимости.
✅ Не теряет информацию, не забывает о расходах, каждая операция учтена.
✅ В отчете P&L вся информация достоверна. Анастасия Сергеевна четко знает, есть ли в этом месяце прибыль у ее компании «Ученье свет, а неученье — нет», либо бизнес несет убытки.
✅ Благодаря видеоинструкции от менеджера Finmap можно легко делегировать задачу по внесению платежей сотрудникам. Анастасии Сергеевне не придется самостоятельно их обучать.
✅ Вести финансовый учет стало еще проще. У Анастасии Сергеевны появилось больше времени для других задач. Кстати, теперь она по любым вопросам сразу же обращается в службу заботы Finmap и получает быстрое решение.

Хотите настроить системный учет финансов в вашем бизнесе?

Попробовать Finmap бесплатно

14 дней бесплатно. А если у вас возникнут вопросы или понадобится помощь с настройкой сервиса именно под ваш бизнес — наша служба заботы найдет и предложит подходящее решение. Чтобы финансовый учет в Finmap был максимально простым и полезным для вас.