Карина Шевченко

Не задавались ли вы вопросом, куда исчезают деньги, когда кажется, что бизнес процветает? Бывает ли так, что вы теряетесь в цифрах и не можете понять где же прибыль?

‍

‍

Отсутствие четкого финансового контроля может привести к потере средств и возможностей для роста. Вот почему отчет о прибылях и убытках (P&L) является незаменимым инструментом для каждого предпринимателя. Он помогает увидеть скрытые проблемы и найти пути для их решения, обеспечивая стабильное развитие вашего бизнеса.

‍

Почему отчет о прибылях и убытках необходим для бизнеса?

Оценка финансовой производительности

Отчет о прибылях и убытках позволяет детально оценить финансовую эффективность компании. Вы сможете увидеть, удалось ли достичь поставленных финансовых целей, сравнивая доходы и расходы. 

‍

Например, владелец ресторана может использовать этот отчет, чтобы определить, какие блюда приносят наибольшую прибыль, а какие стоит исключить из меню.

‍

По данным исследования U.S. Bureau of Labor Statistics:

Около 20% малых предприятий закрываются в течение первого года, 30% - в течение двух лет, и 50% - в течение пяти лет, в значительной степени из-за отсутствия контроля над финансами.

Планирование бюджета и стратегическое планирование

Благодаря регулярному составлению отчета о прибылях и убытках, вы можете эффективнее планировать бюджет и разрабатывать стратегии развития. 

‍

Например, компания может обнаружить, что тратит слишком много на маркетинг, и перенаправить эти средства на инновации или обучение персонала.

‍

Согласно исследованию CB Insights:

Одной из главных причин неудач стартапов является отсутствие надлежащего финансового планирования и управления, что составляет до 39% всех неудач.

Мониторинг расходов и контроль над ними

Отчет о прибылях и убытках помогает идентифицировать чрезмерные расходы и находить способы их оптимизации. Он дает возможность вовремя реагировать на рост расходов и принимать меры для их снижения, что позволяет сохранять финансовую стабильность компании.

‍

Благодаря анализу расходов, Дмитрий Шеремета, владелец клининговой компании "Чистота", сэкономил $12 500 за год.

‍

‍

Компания Дмитрия всегда стремилась предоставлять качественные услуги по уборке, используя для этого необходимое оборудование, например пылесосы и лестницы, которые необходимо было доставлять к месту услуги. Стоимость этой доставки обычно включалась в общую цену услуги. Для перевозки оборудования компания часто пользовалась услугами такси, что приводило к непредсказуемым затратам на логистику, зависящим от погодных условий, дней недели и текущего спроса на такси.

‍

Проанализировав расходы с помощью отчета о прибылях и убытках в Finmap, Дмитрий обнаружил, что логистические расходы компании превышают ожидаемый уровень. Вместе с командой он начал поиск способов уменьшить эти расходы. После тщательного анализа было принято решение изменить тип доставки и найти партнера, который осуществляет перевозки с помощью электроскутеров. Этот подход не только сократил время доставки, но и устранил зависимость от цен на топливо, сделав стоимость транспортировки постоянной.

‍

До оптимизации расходов одна доставка в две стороны стоила компании 350 грн, тогда как после внедрения новой логистической стратегии расходы снизились до 100 грн. Это позволило значительно уменьшить логистические расходы и повысить эффективность работы компании.

Отчетность перед заинтересованными сторонами

Инвесторы и кредиторы обращают внимание на отчет о прибылях и убытках при оценке финансового состояния компании. Это особенно важно, если вы планируете привлекать инвестиции для масштабирования бизнеса. Надежная финансовая отчетность повышает вашу привлекательность для инвесторов.

‍

Отчет о прибылях и убытках является незаменимым инструментом для каждого предпринимателя. Он дает четкое представление о финансовом состоянии компании, помогает выявлять скрытые расходы и оптимизировать ресурсы. Использование этого отчета позволяет владельцам бизнеса планировать эффективные стратегии, принимать обоснованные решения на основе реальных данных и обеспечивать стабильность и рост бизнеса в долгосрочной перспективе.

Как создать качественный отчет о прибылях и убытках?

Качественно составленный отчет о прибылях и убытках - это основа финансового здоровья вашего бизнеса. Он не только помогает понять текущее состояние дел, но и открывает новые возможности для роста. Чтобы ваш отчет был максимально полезным, следуйте таким ключевым шагам:

‍

1. Выбор периода отчетности.
   Определите, за какой период будет составляться отчет. Это может быть месяц, квартал или год, в зависимости от особенностей вашего бизнеса и отраслевых стандартов.
   ‍
2. Сбор финансовой информации.
   Соберите все необходимые финансовые данные: доходы, расходы, операционную прибыль (или убыток), проценты, налоги и другие финансовые показатели. Сбор нужно проводить, не только движения средств по официальным счетам, но и по наличным кассам, картам, кошелькам и т.д.
   ‍
3. Классификация доходов и расходов.
   Тщательно классифицируйте все доходы и расходы по их назначению и характеру. Основные доходы (от продажи товаров или услуг) и дополнительные доходы (от инвестиций, лицензий и т.д.) должны быть выделены отдельно. Расходы следует разделить на категории, такие как заработная плата, материалы, маркетинг, административные расходы и т. п.‍

4. Расчет чистой прибыли (или убытка).
   Вычтите общую сумму расходов из всей суммы доходов для расчета чистой прибыли или убытка. Этот показатель является критически важным для оценки финансового состояния компании.
   ‍
5. Сравнение с предыдущими периодами.
   Сравните результаты отчетного периода с предыдущими периодами для выявления тенденций и анализа динамики финансовых показателей.
   ‍
6. Подготовка аналитического отчета.
   ‍После составления основного отчета о прибылях и убытках подготовьте дополнительный аналитический отчет, содержащий подробную информацию об отдельных составляющих доходов и расходов, а также объяснение причин изменений в финансовых показателях.
   ‍
7. Визуализация результатов.
   ‍Используйте инструменты визуализации для улучшения понимания и удобства восприятия финансовой информации. Графики и дашборды помогают быстро оценить финансовое состояние компании.
   ‍

‍Дополнительные советы:

• Ретроспективный анализ. Сравнивайте результаты с прошлыми периодами, чтобы выявлять тренды и предсказывать будущие расходы и доходы.
• Анализ рынка. Учитывайте изменения в экономической среде и рыночные тренды, которые могут влиять на финансовые показатели вашего бизнеса.‍
• Распределение денег. Отделяйте собственные средства от средств бизнеса. Это позволит избежать очень распространенной ошибки смешивания финансов.‍‍
• Профессиональный подход. Возьмите консультацию профессионального финансиста для квалифицированного быстрого консультирования по налаживанию учета. Если нет средств на постоянное сопровождение, то первая консультация направит владельца на путь истинный. 
• Технологические решения. Используйте современные инструменты для автоматизации финансового учета. Например, Finmap интегрируется с банками и платежными системами, упрощая процесс сбора и анализа данных.

Следуя этим шагам и стандартам составления отчета о прибылях и убытках, вы получите четкое и объективное представление о финансовом состоянии вашей компании. Это позволит вам эффективнее управлять бизнесом и принимать стратегические решения, способствующие его росту и стабильности. 

‍

Для максимального удобства и эффективности автоматизируйте учет с помощью Finmap и забудьте о сложных самодельных таблицах. Finmap интегрируется с банками и платежными системами, предоставляя вам удобные графики и дашборды, которые значительно упрощают анализ и принятие обоснованных бизнес-решений.

Николай Мостовой — 16 лет предпринимательского опыта, 3 года ведет бизнес в Польше.

‍
Занимается строительством, розничной торговлей, предоставлением консультационных услуг.

‍
Специалист по управлению финансами.

‍
Любит помогать другим предпринимателям становиться эффективнее и порядок в деньгах.

‍

Intelligent System, г.Варшава — консалтинговая компания Николая, которая помогает предпринимателям со стратегическим планированием, созданием финмоделей, ценообразованием, маркетингом и всем, что необходимо бизнесу для роста. Также помогают компаниям из Украины выходить на польский рынок.

‍

Сайт: https://intelligentsystem.com.pl

‍

Вырасти в период пандемии и локдауна? Перестать терять тысячи евро? Экономить ежемесячно около 2000 €?

‍

Это все стало возможным для бизнеса одного из наших пользователей, Николая Мостового. Как? Он внедрил системный учет денег с Finmap. А дальше произошла магия.

‍

Шутка:) Никакой магии. Только регулярное ведение финучета и внимание к аналитике, чтобы каждый день понимать ситуацию в бизнесе. Как именно Николай использует Finmap и какие результаты это дает — рассказываем в кейсе.

Дано

До создания консалтинговой компании Николай занимался строительным бизнесом. Проект рос, было 10 бригад плюс менеджеры, которые вели объекты.

‍

Каждый из них получал разные суммы, чтобы делать закупки материалов и расходников. Это все нужно было как-то сводить в одном месте, чтобы понимать, что вообще происходит в компании:

• сколько денег взяли от заказчика;
• сколько пошло на закупки, на зарплаты;
• окупается или не окупается каждый проект: все ли вообще посчитали и учли.

Плюс хотелось видеть, как происходит движение денежных средств каждый день, контролировать прибыльность бизнеса или видеть убытки оперативно.

‍

То есть в бизнесе Николая появилась необходимость вести системный управленческий учет. И он стал искать решения.

Задача

Можно ли доверить такой учет бухгалтеру? В Польше аутсорсинговые бухгалтерские компании ведут только бухгалтерию и налоговую отчетность. Но главный минус — они подают данные за прошедший месяц только в следующем. То есть, чтобы понимать, какая ситуация в бизнесе, нужно по 2-3 недели ждать отчета.

Нам нужен был инструмент именно управленческого учета. Который бы показывал, где мы зарабатываем, где проседаем, где у нас все хорошо, а где плохо. На каких объектах и на каких типах клиентов мы зарабатываем, а на каких уходим в минус. — говорит Николай.

Был еще один вариант — нанять финансового директора. Однако в Варшаве зарплата такого специалиста — от 8000 злотых (около 2000 €) в месяц.

‍

Решили попробовать найти сервис, который бы мог реализовать управленческий учет с меньшими затратами. И Николай поставил перед собой такие задачи:

‍

1. Найти простое решение.
   Чтобы разобраться мог не только человек с образованием бухгалтера или экономиста. Но и менеджер проектов, бригадир или водитель, который занимается закупками.
   ‍
2. Вести весь управленческий учет в одном месте.
   Ранее Николай находил некоторые польские сервисы учета. Однако они могли закрыть лишь какую-то одну задачу. Например, составление сметы, ведение отчетности о приходе-расходе денежных средств или о прибыли и убытках (отчет P&L). А в Excel на учет уходило слишком много времени. И возможностей, чтобы решить все задачи, не хватало.
   ‍
3. Обязательно, чтобы в сервисе был платежный календарь.
   Николай хотел планировать финансы на месяц вперед и дальше. А также предвидеть кассовые разрывы и иметь возможность избежать их.
   ‍
4. Подобрать мультиязычное решение.
   В команде есть ребята из Украины, Молдовы, Грузии, Беларуси, Польши. То есть польские сервисы не подходили еще и потому, что не все сотрудники знают польский. Поэтому нужен был такой сервис, в котором можно выбрать язык.

Решение от Finmap

В поисках подходящего варианта, Николай наткнулся на сайт Finmap и зарегистрировался, чтобы попробовать.

Первый шаг

Для начала он, как специалист по управлению финансами, обратился к своей финмодели. Упорядочил структуру доходов и затрат. Систематизировал информацию, где, у кого и какие деньги бизнеса находятся. Например, на каких счетах, кредитках или наличными у кого-то из сотрудников. И перенес всю информацию в Finmap.

‍

Дал доступы project-менеджерам, бригадирам и водителю, который совершает закупки. Кстати, в Finmap есть возможность ограничивать доступ и выбирать, какую информацию сотрудник может добавлять, какую только просматривать, а какая будет закрыта даже для просмотра

‍

‍

После чего все операции начали добавлять через 3 простых кнопки: Доход, Расход и Перевод. Системный учет стартовал.

‍

Перестали терять деньги

Раньше в строительном бизнесе Николая нередко случалось, что сотрудники теряли чеки после закупки материалов или расходников. В итоге, клиенты не возмещали эти расходы и их несла компания. Таким образом терялись тысячи евро.

В сентябре была ситуация, когда сотрудник потерял фактуру на 4500 злотых (около 1000 €), просто забыл. Когда мы подавали документы бухгалтерам для взаиморасчетов, оказалось, что фактуры нет. Соответственно, мы бы эти 4500 не посчитали клиентам и потеряли бы деньги. Хорошо, что он провел это все в Finmap. — Николай Мостовой, бизнес-опыт 16 лет

Видя в отчете, что такой расход был, можно просто обратиться в магазин и восстановить чек, чтобы предоставить его клиенту. Николай отмечает, что уже только на таких ситуациях они бы потеряли сумму большую, чем стоимость подписки на Finmap.

Важные отчеты

Поскольку одной из задач Николая был ежедневный контроль движения денежных средств, он регулярно анализирует отчет «Деньги/Cash flow».

‍

‍

Отчет «Деньги» в Finmap показывает движение денежных средств и позволяет видеть, какие суммы поступают, а какие расходуются компанией — Николай Мостовой, бизнес-опыт 16 лет

‍

Также очень полезным оказался Платежный календарь. Благодаря ему риск кассового разрыва теперь виден заранее и есть время, чтобы исправить ситуацию. Да и в целом очень удобно планировать все оплаты наперед. Это помогает составлять бюджет на следующий месяц и далее, чтобы прогнозировать будущее бизнеса.

‍

В Платежном календаре Finmap можно видеть остатки и движение денег на любую дату. В том числе и платежи, запланированные на будущее. Если вы добавляете будущие расходы или поступления, Платежный календарь покажет, хватит ли денег или есть риск кассового разрыва. — Николай Мостовой, бизнес-опыт 16 лет

Форс-мажор

Не обошлось и без форс-мажорных ситуаций. Кто-то из тех, кто имеет статус владельца, случайно удалил профиль компании в Finmap. Казалось, огромный объем данных утерян. Николай быстро связался со службой заботы и нашим менеджерам удалось вытянуть архив с информаций из облака. Там сохранилось все, кроме операций за последние 2-3 дня до удаления. Их провели заново и учет был восстановлен.

‍Ни у кого из команды Finmap нет доступа к данным наших пользователей. Поэтому исключен риск, что кто-то из менеджеров сможет удалить компанию или какие-то данные. — Николай Мостовой, бизнес-опыт 16 лет

Что в результате

• Настроили системный финансовый учет в нескольких компаниях.
  ‍
• Теперь легко вести учет оборота денежных средств. Благодаря простоте Finmap, Николай спокойно делегировал эту задачу менеджерам проектов и водителю, который занимается закупками и доставкой товаров. Сотрудники самостоятельно вносят все операции и тем самым экономят массу времени собственнику и руководителям.
  ‍
• Платежный календарь помогает избегать кассовых разрывов. Сервис предупреждает о вероятности нехватки денег и Николай может заранее спланировать, как привлечь дополнительные средства.

Платежный календарь помогал нам запланировать доходы и расходы, чтобы понимать, нет ли у нас кассового разрыва или где он может образоваться. У нас было время, чтобы среагировать и избежать такой ситуации. — Николай Мостовой, бизнес-опыт 16 лет

• Кроме того, благодаря платежному календарю, собственник всегда знает, кому, когда и сколько должен его бизнес, а кто и сколько должен оплатить им. Это помогает планировать бюджет на месяц вперед и дальше.
  ‍
• Бизнес Николая теперь не теряет деньги. Даже если после закупки материалов для объекта клиента потеряется чек, сумма расхода уже внесена в Finmap. А значит, о ней не забудут и легко подтвердят заказчику, просто восстановив чек.

Помимо этого, такой системный учет нравится клиентам. Они видят, какие суммы потрачены на их проект и куда конкретно пошли деньги. Это добавляет доверия к компании.

• Бизнес экономит деньги на услугах финансового директора:

На том уровне, где мы работаем, нам давно следовало бы нанять человека, который будет вести финансы. Но с сервисом в этом еще нет необходимости», — говорит Николай.

• Одна из компаний Николая, в которой для финучета внедрен Finmap, выросла на 400% за год. А в прошлом году, даже несмотря на пандемию, был рост ~150%.

В частности это и заслуга Finmap, потому что даже в сложное время мы понимали, какими деньгами располагаем, на что можем рассчитывать, что можем купить и так далее. — Николай Мостовой, бизнес-опыт 16 лет

P.S.
— Почему вы приняли решение внедрить Finmap в свой бизнес?
— Потому что он классный

Почему Николай считает нас классными и кому рекомендует Finmap, смотрите в этом видео.

‍