Oleksiy Baziura

Lançar e desenvolver escolas e cursos online é um processo desafiador, especialmente quando se trata de gerenciar vários projetos ao mesmo tempo. Dmitry Frolov, fundador de um centro de produção e co-proprietário de uma escola de inglês, enfrentou a necessidade não apenas de lançar novos cursos de forma eficaz, mas também de manter o controle financeiro em meio ao rápido crescimento dos negócios. Como ele conseguiu organizar suas finanças e garantir a estabilidade de seus projetos com a ajuda da Finmap – descubra neste artigo.

Conheça: Dmitry Frolov e o seu centro de produção

Dmitry Frolov é um empreendedor que gere um centro de produção especializado em lançar e atrair tráfego frio para escolas e cursos online. É também co-proprietário da escola de inglês para ucranianos, fundada por Kirill Makashov. Estas áreas de negócio representam muitos desafios financeiros para a Dmytro, que devem ser resolvidos para o desenvolvimento estável dos projetos.

Armadilhas financeiras: como a escassez de dinheiro quase destruiu o negócio

Antes de fundar o centro de produção, Dmitry liderava uma agência de marketing, mas enfrentou dois sérios rombos de caixa que afetaram negativamente sua experiência e reputação. As estratégias financeiras anteriores, baseadas em cálculos manuais no Google Sheets e no trabalho com contadores à moda antiga, não eram eficazes, e Dmitry se cansou das tentativas constantes de controlar o caos financeiro.

Um dos principais erros foi a percepção do saldo da conta como resultado financeiro do negócio, o que levou a uma compreensão errada dos reais indicadores da empresa.

Graças a essas lições, o empreendedor começou a estudar educação financeira e a aprender como estruturar as finanças de forma correta. Essa experiência confirma a importância de manter uma contabilidade financeira adequada para qualquer negócio, independentemente do seu porte. Afinal, 70% das empresas fecham justamente por causa de rombos de caixa, que poderiam ser evitados com uma boa gestão financeira.

Finmap: Do caos à gestão financeira clara

Desde o lançamento do centro de produção, Dmitry e a sua equipe têm trabalhado com vários clientes ao mesmo tempo (de 3 a 5 escolas), criando um sistema de gestão interno. Quando surgiu a escola de inglês, houve a necessidade de construir um sistema financeiro a partir do zero.

O crescimento do negócio levou ao aumento do fluxo de vendas, ao aparecimento de contas a receber e à abertura de contas em diferentes países, o que complicou a gestão. Então, Dmitry, por recomendação de um amigo, decidiu inscrever-se na Finmap.

Imediatamente após a ligação da Finmap, foi possível combinar todas as contas num único sistema e obter uma visão completa das finanças do negócio. Logo no primeiro dia de utilização da ferramenta, Dmitry viu quanto dinheiro havia na empresa - foi uma verdadeira descoberta.

Com a Finmap tornou-se possível:

• Acesso rápido a informação financeira. A qualquer momento, Dmitriy pode usar o seu smartphone para ver um quadro completo das finanças, o que simplificou muito o controlo do negócio.
• Automatização de processos complexos. Graças a Finmap, os salários e os pagamentos aos parceiros são agora distribuídos sem problemas.
• ‍A sistematização de despesas com a ajuda da categorização em poucos cliques permite evitar erros durante os pagamentos.‍
• Integração de instrumentos financeiros. Anteriormente, devido ao grande número de contas, muitas vezes não havia fundos suficientes para pagar determinados serviços ou salários, pois algumas despesas não podiam ser contabilizadas e os débitos automáticos de cartões ou contas vinculadas passavam despercebidos. Graças ao Finmap, Dmitry pode agora integrar rapidamente todas as suas contas e sistematizar os fluxos de caixa, o que lhe permite evitar tais situações e manter as suas finanças sob controlo.‍
• Prevenção de descontinuidades de caixa. Com a ajuda da Finmap, Dmitry pode agora monitorizar os saldos das contas e prever os fluxos de caixa, o que lhe permite identificar antecipadamente possíveis escassez de dinheiro e tomar as medidas necessárias para as evitar.

Por que é que um empresário precisa de contabilidade financeira desde o primeiro dia?

Muitas vezes, os empresários confiam apenas nos contabilistas, acreditando que isso é suficiente para uma gestão financeira eficaz. No entanto, esta é uma crença errada, porque o controle das finanças é uma responsabilidade fundamental do empresário.

É importante não só desenvolver um produto ou marketing, mas também manter um olho nos fluxos de caixa.

A Finmap ajuda a evitar as dificuldades associadas à contabilidade manual nas folhas de cálculo do Google. Graças a este sistema, é possível controlar facilmente os fluxos financeiros, incluindo despesas com salários, impostos e publicidade. Isto é especialmente útil para quem tem muitas contas e tipos de moedas.

No início, o centro de produção estava num caos financeiro e não conseguia controlar claramente as despesas e as receitas.

Quando começamos a crescer, as nossas despesas aumentavam todos os meses e, com elas, o número de contas. No entanto, graças ao Finmap, conseguimos integrar todos os fluxos financeiros num único sistema e obter uma imagem clara do estado das finanças.

Isto permitiu evitar rombos de caixa e planejar as despesas de forma eficaz. A transparência das finanças ajudou o empresário a controlar todos os aspectos do negócio e a tomar decisões de forma correta.

Por que é importante começar pelo sistema financeiro no início do projeto?

É muito mais fácil criar um sistema financeiro no início do que tentar implementá-lo quando o negócio já está dimensionado. Com a ajuda da Finmap, é possível acompanhar todas as despesas e receitas em tempo real, evitar erros e não perder o controle sobre as suas finanças.

O maior erro que os empresários cometem é adiar a implementação do sistema financeiro para mais tarde.

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Conselhos para empreendedores de Dmitry Frolov

Dmitry recomenda a criação de um fundo de reserva no valor de 10-20% do rendimento para cobrir as despesas com salários, publicidade e contratos durante os períodos de crise. Observa-se que as empresas que tinham um "colchão de segurança" financeira conseguiram adaptar-se melhor a períodos de crise (pandemia, guerra), reiniciar rapidamente os seus projetos ou iniciar novos.

Durante a pandemia da COVID-19, o seu negócio cresceu 300% em um mês. Depois, a guerra criou novas dificuldades, mas graças aos processos de migração, em particular, ao aumento da procura de educação online entre os ucranianos que foram para o estrangeiro, o negócio voltou a sofrer uma explosão de crescimento. As pessoas procuravam oportunidades de desenvolvimento e formação, o que levou a um aumento da base de clientes.

Dmytro partilhou a sua experiência em gestão financeira e destacou os principais erros que enfrentou antes da introdução da Finmap.

Principais erros na gestão financeira:

1. Lacuna de caixa. Despesas imprevistas ou gestão inadequada dos fluxos de caixa.
2. Caos nas contas. Um grande número de contas em diferentes sistemas pode levar à insuficiência de fundos para pagamentos ou pagamento de serviços.
3. As despesas não são levadas em consideração. Muitas vezes, o empresário esquece-se de pequenas despesas, o que pode gerar problemas de liquidez. Na Finmap, todas as despesas são integradas automaticamente, o que lhe permite controlar melhor o seu dinheiro.
4. Crie o caos nas tabelas em vez de integrar o sistema numa semana. Na Finmap, todas as finanças são contabilizadas e sistematizadas automaticamente, o que permite gerir os fluxos de caixa de forma eficaz.

Finmap como solução para o dimensionamento de negócios

Com a ajuda da Finmap, o centro de produção de Dmitry Frolov conseguiu otimizar significativamente as suas finanças, evitando o caos nas contas e as lacunas no fluxo de caixa. Os processos automatizados permitiram à empresa concentrar-se em escalar e crescer, principalmente durante a pandemia e os desafios militares.

A Finmap tornou-se uma ferramenta indispensável para uma gestão financeira transparente e um parceiro de confiança para as empresas que procuram crescer sem barreiras financeiras.

Os investidores não distribuem dinheiro apenas por uma boa ideia. Eles investem em uma visão respaldada por argumentos financeiros concretos. Um projeto ambicioso, uma equipe forte e perspectivas de escalabilidade são importantes, mas sem uma estratégia financeira clara, não há negócio fechado.

Você consegue explicar de forma convincente como os fundos investidos se transformarão em lucro? Se não, as chances de conseguir investimento são quase zero. Indicadores financeiros sólidos não são apenas uma prova da viabilidade do negócio, mas também uma demonstração de sua prontidão para competir em um mercado maior.

Como se preparar corretamente para atrair investimentos e o que realmente convence os investidores? Vamos explorar neste artigo.

Por que o Excel é uma armadilha para empresas e como escapar

Todo empreendedor já enfrentou isso: caos na gestão financeira, tempo desperdiçado e correções intermináveis de fórmulas quebradas no Excel.

Foi exatamente o que aconteceu com Artem Sitnikov, fundador da SITNIKS CRM – um sistema de gestão de relacionamento com clientes voltado para pequenas e médias empresas.

Ele percebeu rapidamente que, sem um sistema claro de gestão financeira, um negócio não pode sobreviver.

Por onde começar? Encomendar planilhas personalizadas no Excel. A ideia parecia lógica, mas a realidade mostrou rapidamente os problemas:

• Atualizações constantes – um desperdício de tempo, que sempre é escasso.
• Fórmulas quebradas – um erro e os relatórios perdem totalmente o sentido.
• Acesso inconveniente – os funcionários podiam ver tudo ou nada.
• Falta de controle de alterações – quase impossível rastrear quem fez quais mudanças nos arquivos.

Gerenciar as finanças dessa forma era frustrante, consumia tempo e não trazia os resultados esperados.

Artem não desistiu e continuou buscando a solução ideal para a gestão financeira, que atendesse aos seguintes requisitos:

1. Reduzir e otimizar o tempo gasto na administração financeira.
2. Eliminar a necessidade de entrada manual de dados.
3. Automatizar a criação de relatórios e evitar erros.
4. Manter relatórios transparentes e eficazes para os investidores.

Automação sem medo: como a Finmap torna a gestão financeira simples e segura

Antes de adotar totalmente a Finmap, Artem Sitnikov enfrentou preocupações comuns entre empresários:

Vale a pena conectar todas as contas da empresa? Isso é seguro?

A transferência de dados financeiros é um passo sério, e qualquer erro pode custar caro. A transição levou um tempo considerável, mas hoje Artem recomenda não ter medo. Na verdade, não há risco algum.

A Finmap é um agregador de todas as transações.

Todas as operações permanecem nos seus bancos – Itaú Unibanco, Banco do Brasil ou qualquer outro. O serviço apenas coleta os dados dos extratos bancários em um único sistema para automatizar cálculos e gerar relatórios precisos.

O principal fator na escolha do Finmap foi o relatório de P&L, que Artem chamou de “ouro do Finmap”.

P&L, Fluxo de Caixa e automação: o que torna um negócio atraente para investidores

A rotina financeira desacelera o crescimento da empresa. Com a Finmap, a empresa de Artem eliminou lacunas financeiras, obteve uma visão clara das finanças e criou condições atrativas para investidores. Veja como isso funciona na prática:

• O problema da otimização do tempo foi resolvido por meio de integrações bancárias, integrações personalizadas e regras automatizadas. Com essas ferramentas, a inserção e o processamento de dados exigem mínima intervenção dos gestores e do proprietário.
• Utilizando configurações flexíveis de acesso, a gestão financeira foi facilmente delegada aos funcionários. Assim, Artem não precisa mais lidar com tarefas diárias e pode se concentrar na expansão dos negócios e na captação de investimentos.

• Os investidores, tanto potenciais quanto atuais, têm total visibilidade sobre os fluxos financeiros da empresa. Eles podem avaliar sua estabilidade, despesas e compromissos financeiros futuros a qualquer momento. Isso não apenas aumenta a confiança, mas também torna a empresa mais atraente para novos investimentos.
• Com o processo de coleta e processamento de transações configurado, o relatório de Fluxo de Caixa agora é gerado automaticamente.
• O relatório de Lucros e Perdas (P&L) consolida todos os dados e apresenta os resultados financeiros reais por categoria, fornecedor e projeto. O sistema detalhado de filtros permite analisar os dados tanto no panorama geral da empresa quanto em indicadores específicos. Ao mesmo tempo, o relatório mantém uma interface simples e fácil de interpretar.

• Depois de resolver as principais questões financeiras, Artem se voltou para outro aspecto crítico: o controle das contas a receber – uma reserva de lucro oculta. Usando um relatório específico do Finmap, a empresa identificou rapidamente os clientes que atrasavam pagamentos em determinados meses.
  O resultado: agora o dinheiro chega no prazo, impactando positivamente o fluxo de caixa e ajudando a evitar déficits financeiros.

Como melhorar a prestação de contas financeira: dicas de Artem

A contabilidade financeira mostra claramente para onde o dinheiro está indo, quão estáveis são as receitas e se a empresa pode atrair investimentos. Artem Sitnikov compartilha recomendações essenciais com base em sua experiência:

• Comece a usar um serviço financeiro o quanto antes. O tempo é um recurso que não deve ser desperdiçado. Quanto mais cedo você começar a gerenciar suas finanças, mais rápido poderá otimizar despesas e aumentar a lucratividade.
• Mantenha a prestação de contas clara. Investidores e parceiros precisam entender claramente como seu negócio opera e como você planeja usar o dinheiro deles. A transparência financeira aumenta a confiança e facilita a captação de recursos.
• Analise os fluxos financeiros. O uso de ferramentas modernas, como o Finmap, ajuda a manter registros organizados, identificar rapidamente áreas problemáticas e tomar decisões informadas.

A experiência de Artem prova que a adoção de soluções modernas de gestão financeira pode transformar uma startup em uma empresa lucrativa.

Como a Finmap abre caminhos para novas oportunidades

O maior avanço após a implementação da Finmap foi que atrair investimentos se tornou mais fácil e as negociações com investidores mais convincentes. Agora, a análise financeira é mais precisa do que nunca, e os potenciais parceiros têm acesso completo aos principais indicadores da empresa em tempo real.

Em vez de intermináveis trocas de planilhas e consolidação manual de dados, automação e transparência nos relatórios. Isso não é apenas economia de tempo e dinheiro, mas um alicerce para o crescimento. Com a Finmap, a empresa otimizou processos e se tornou mais atraente para novos investimentos.

Após a implementação da Finmap, conseguimos nossos primeiros investimentos.
– Artem Sitnikov, CEO & Co-founder da SITNIKS CRM

Ferramentas para o seu sucesso financeiro

Não importa qual seja o seu objetivo – captar investimentos, acabar com o caos financeiro, prever e evitar déficits de caixa – todas as ferramentas da Finmap estão à sua disposição:

• Armazenamento centralizado de dados – todos os dados financeiros em um único sistema para fácil análise e gestão.
• Cálculos automáticos – calcula os principais indicadores financeiros automaticamente, reduzindo o tempo gasto em cálculos manuais e minimizando erros.
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• Integração com bancos e sistemas de pagamento – interação fluida com instituições financeiras.
• Calendário de Pagamentos – garante previsões e planejamento do fluxo de caixa.
• Armazenamento em nuvem – garante segurança e acessibilidade dos dados.
• Regras automáticas – automatiza processos repetitivos e melhora a eficiência.
• Sistema flexível de permissões – personalização dos níveis de acesso para diferentes usuários.

A Finmap não é apenas uma ferramenta de gestão financeira, mas um parceiro estratégico que ajuda não apenas a organizar as finanças, mas também a abrir novas oportunidades de investimento.

Pronto para uma revolução financeira na sua empresa? Comece a usar a Finmap agora mesmo!

A maioria dos empreendedores percebe a gestão financeira como um processo sistêmico e contínuo de coleta e processamento de dados. Eles acreditam que basta configurá-la uma vez para que funcione ininterruptamente. No entanto, essa é uma concepção equivocada.

Uma gestão financeira eficaz só é possível se estiver alinhada com as tendências atuais e o ambiente de negócios moderno. Métodos eficazes há 3–5 anos podem, hoje, apenas complicar processos e consumir tempo adicional.

Quer saber o que aguarda a gestão financeira em 2025? As tendências que determinarão sua eficácia podem ser a chave para o sucesso do seu negócio. Não perca a oportunidade de implementar inovações a tempo e deixar seus concorrentes para trás.

Cibersegurança

O avanço das tecnologias digitais abre novas oportunidades para os negócios, mas também os torna mais vulneráveis a ameaças cibernéticas.

A informação financeira é um dos ativos mais críticos de uma empresa. Proteger esses dados contra vazamentos, ataques e ameaças internas deve ser uma prioridade.

O aumento do número de ataques cibernéticos no mundo está relacionado à instabilidade geopolítica e à digitalização dos negócios. Isso, por sua vez, impulsionou o mercado de cibersegurança e aumentou a demanda por soluções automatizadas com sistemas de proteção integrados.

Na gestão financeira, isso significa a necessidade de:

• Proteger os dados contra acessos não autorizados.
• Armazenar documentos financeiros com segurança na nuvem.
• Minimizar os riscos de perda ou roubo de dados confidenciais.

Diante das crescentes ameaças cibernéticas, as empresas devem combinar soluções contábeis inovadoras com mecanismos robustos de proteção de dados, reduzindo riscos e garantindo a estabilidade dos processos financeiros.

Sistematização

A sistematização dos processos financeiros não é apenas uma tendência, mas uma necessidade estratégica.

Ela se baseia na organização dos dados financeiros, na implementação de padrões e regras claras, facilitando a análise e os relatórios. Isso impacta diretamente a velocidade e a eficácia na tomada de decisões gerenciais.

Sistema é o que diferencia um negócio bem-sucedido do caos. - Ray Dalio, fundador da Bridgewater Associates

A sistematização da gestão financeira proporciona diversas vantagens estratégicas e táticas, tais como:

• Maior precisão das informações financeiras.
• Transparência e controle dos fluxos de caixa.
• Otimização de custos e aumento da lucratividade.
• Conformidade com os requisitos legais e redução de riscos.
• Melhoria na disciplina financeira da empresa.
• Prontidão para expansão e atração de investidores.

Empresas que negligenciam a sistematização estão jogando uma roleta financeira, enquanto aquelas que adotam um sistema estruturado obtêm controle, previsibilidade e vantagem competitiva.
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Automatização de processos

A automatização da gestão financeira, juntamente com a sistematização, tornou-se um fator-chave para a eficiência na gestão financeira. Isso pode ser alcançado por meio da implementação das seguintes funções:

Integração

‍A integração dos sistemas contábeis com serviços bancários e de pagamento (Stripe, PayPal, Fondy) permite o recebimento, processamento e análise de dados financeiros em tempo real, garantindo:

• Economia significativa de tempo no processamento de transações;
• Minimização de riscos associados ao fator humano;
• Transparência nos fluxos financeiros;
• Acesso instantâneo a informações consolidadas.

Regras Automáticas

‍Os serviços modernos de gestão financeira permitem a criação de regras automáticas para a classificação de pagamentos por categorias e outras características (por exemplo, todos os recebimentos com o comentário "Pagamento por [produto/serviço]" são automaticamente registrados como receita na categoria "Vendas").

Geração Automática de Relatórios Financeiros

‍Use não apenas modelos ou templates prontos de relatórios, mas sim programas que gerem automaticamente os relatórios financeiros com base nos dados inseridos. Dê preferência a serviços que permitam a geração automática de:

• Balanço patrimonial;
• Demonstração de Resultados do Exercício (DRE);
• Fluxo de Caixa;
• Relatório de inadimplência.

Gestão Eletrônica de Documentos

‍A migração para a gestão eletrônica de documentos reduz significativamente o uso de papel, automatiza a emissão de faturas, a assinatura de contratos e a troca de documentos com parceiros comerciais e órgãos fiscais.

Delegação e implementação de Inteligência Artificial

Dando continuidade ao tema da automação, é essencial destacar a incorporação da inteligência artificial (IA) nos processos de gestão financeira. Atualmente, a IA deve ser vista não como uma ameaça aos empregos, mas como uma forma de liberar as pessoas de tarefas rotineiras.

A IA pode ser implementada em diversas áreas da gestão financeira, incluindo:‍

1. ‍Geração e análise de relatórios
   A inteligência artificial pode processar transações financeiras e gerar relatórios com análises estruturadas. Isso facilita a tomada de decisão gerencial, reduz a carga de trabalho da equipe e minimiza o risco de erros humanos.‍
2. Previsão e gerenciamento de riscos
   Os algoritmos de IA podem analisar dados históricos e tendências do mercado para prever indicadores financeiros futuros, identificar riscos potenciais e sugerir estratégias para minimizá-los.‍
3. Segurança e conformidade regulatória
   A IA também pode ser utilizada para monitorar transações e verificar sua conformidade com as regulamentações fiscais e financeiras. Isso permite a detecção de transações suspeitas e a redução dos riscos de fraudes.

A integração da inteligência artificial na gestão financeira representa uma oportunidade para otimizar processos, reduzir custos e aumentar a segurança e a precisão na administração financeira das empresas.

Previsão Financeira

Alexandr Kravchenko, sócio-diretor da McKinsey, no evento empresarial "Ukraine Tomorrow", aconselhou as empresas a mudarem sua abordagem ao planejamento e a desenvolverem três cenários: otimista, pessimista e realista.

Os especialistas da Finmap recomendam a criação de previsões financeiras com base nos dados do ano anterior, levando em consideração esses cenários. Esse método proporciona um plano de ação claro e permite tomar decisões fundamentadas diante de desafios imprevistos.

Você não pode prever o futuro, mas pode se preparar para ele. - Peter Drucker

A gestão financeira em 2025 exige não apenas precisão, mas também capacidade de adaptação às mudanças.

Empresas que implementam ferramentas modernas de gestão financeira e previsão não só otimizam seus processos operacionais, mas também aumentam sua competitividade no mercado.

Procurando uma solução que atenda a todas as tendências da gestão financeira moderna? Comece a trabalhar com a Finmap — transforme números em uma ferramenta de expansão e tome decisões com vantagem competitiva!