Как украинскому бизнесу подготовиться к фискализации без потерь денег и времени

С 1 января 2022 года все-предприниматели-знают-что-произойдет. Пересказывать новости не будем. Лучше обсудим, как бизнесу подготовиться к введению РРО. Кому точно это нужно? Что выбрать: РРО или программный РРО? Что необходимо для подключения пРРО?

В этой статье мы собрали ответы на вопросы предпринимателей. Давайте сразу к делу.

Что такое фискализация или введение РРО

Фискализация — использование бизнесом регистратора расчетных операций, который передает данные о денежных поступлениях в налоговую. По-простому, это когда бизнес использует кассовый аппарат и выдает фискальные чеки о покупке своим клиентам.

РРО — это как раз и есть регистраторы расчетных операций, те самые кассовые аппараты.

пРРО — регистраторы в форме программы. То есть физического кассового аппарата у вас нет, а его функции выполняет программа.

С терминами разобрались. Итак, с 1 января 2022 всем предпринимателям, кроме ФЛП на 1 группе, нужно использовать РРО или пРРО. Но давайте еще раз проверим, а именно вам точно-точно нужно?

Что проверить перед введением РРО

Не стоит угадывать и спрашивать в чатах. Лучше пройдемся по положениям закона об РРО. Ответьте себе:

1. Подпадаете ли вы под действие закона

А именно, работаете ли вы в таких сферах:

• торговля;
• услуги;
• общественное питание

Если да — с 1 января 2022 года вам нужно будет использовать РРО или пРРО. Если нет — поздравляем, можете закрыть эту статью и со спокойной совестью посмотреть сериал заняться стратегией бизнеса на 2022.

2. Есть ли у вас расчетные операции

То есть принимаете ли вы от своих клиентов наличные, платежные карты, платежные чеки или жетоны? Если да — РРО нужен.

Когда все расчеты происходят только по безналу, РРО не нужен. К примеру, ваша компания «Радость цемента» продает кирпичи исключительно строительным магазинам и они оплачивают заказы только на счет в банке.

Однако если вдруг директор какого-то вашего контрагента захочет купить кирпичи для своего дома и расплатиться картой, вам придется использовать РРО.

3. Есть ли у вас место проведения расчетов

Покупатели приходят в магазин, приобретают товар и отдают вам деньги? Это место проведения расчетов — необходимо использовать РРО. Вы отправляете заказ с курьером и клиент оплачивает при получении? РРО тоже нужен. Оказываете услугу в салоне красоты? И снова, используйте РРО.

А если у вас обучающий курс, который ученики оплачивают онлайн и доступ получают также онлайн? Налоговая поясняет, что в таком случае места проведения расчетов нет. Значит, и РРО вам не нужен.

4. Не подпадаете ли вы под льготы, предусмотренные законом

Полный перечень есть в статьях 9-10 закона об РРО. Но обратим внимание на пункт 14 статьи 9. Если вы оказываете услуги (только услуги, к товарам не относится) и клиенты оплачивают их с помощью дистанционных банковских систем (например, LiqPay, Portmone, EasyPay, Fondy) или сервисов перевода денег, можно работать без РРО. К примеру, ваша компания «Мегабит никогда не спит» продает услуги интернет-провайдера и абоненты оплачивают их прямо на сайте.

Итак, вы проверили эти 4 пункта и видите, что РРО вам необходим. Как исполнить требования закона и при этом сохранить свои деньги и время? Давайте разберемся.

Как подготовиться к введению РРО

На самом деле, тут нет долгой инструкции. С 1 января 2022 года бизнес может выбрать один из 3-х вариантов:

• начать использовать РРО;
• подключить пРРО;
• приготовиться ко штрафам

А штрафы без РРО будут подстерегать предпринимателя на каждом шагу:

• за проведение расчетов без использования РРО или пРРО;
• проведение не всех расчетов или не полных сумм через РРО/пРРО;
• за невыдачу чека, бумажного или электронного;
• или за выдачу документа неустановленной формы.

Поэтому, если вариант со штрафами не для вас, лучше все же использовать РРО или пРРО. А вот что выбрать, давайте обсудим.

РРО или пРРО

На примере нашего партнера — программного РРО для малого, среднего и крупного бизнеса Checkbox — посмотрим, какие преимущества есть у программного РРО в сравнении с обычными кассовыми аппаратами, почему его использование экономит бизнесу время и деньги, какие еще плюшки дает пРРО.

Деньги

Закупка

Первое, на что нужно потратиться предпринимателю, чтобы начать использовать обычный РРО, Checkbox — покупка кассового аппарата. Отдельного на каждую кассу. Стоимость аппарата ~375 $. То есть, если ваш магазин рыболовных принадлежностей «Капитан Крюк» использует 2 кассы, вам придется потратить ~750 $ на РРО. Плюс кассовые аппараты нужно менять каждые 7 лет, это требование законодательства.

А если использовать пРРО? У Checkbox сама программа устанавливается бесплатно и не требует покупки дополнительного оборудования. Все, что вам нужно, — позаботиться о печати чека, если планируете выдавать бумажные. Для этого подойдет обычный принтер, если он у вас уже есть. Либо можно купить один термопринтер на все кассы. Стоимость ~37–50 $. Кроме того, закон допускает выдачу чеков в электронном виде. То есть не обязательно их распечатывать, можно просто отправить на email, в мессенджер или дать клиенту считать QR-код.

Ежемесячное обслуживание

Если вы выбрали обычный РРО, обслуживание обойдется вам ~6.25 $ в месяц. У Checkbox ежемесячный платеж за использование — 3.73 $.

Дополнительное обслуживание

Обычный РРО требует дополнительного обслуживания. Раз в год нужно проверять аппарат и менять пломбы. В среднем это еще +12.50 $ к затратам. Программный кассовый аппарат Checkbox ни в каком обслуживании не нуждается.

Перепрошивка

Каждое обновление законодательства, затрагивающее форму чека, требует перепрошивки классических РРО. Если это будет происходить хотя бы раз в год (хотя только за последние 6 месяцев было уже 2 обновления), придется потратить еще ~10 $. Плюс на время перепрошивки вы не можете пользоваться кассовым аппаратом, а значит, работа тормозится или вообще полностью останавливается. Программный РРО Checkbox в перепрошивках не нуждается, все обновления законодательства применяются автоматически.

Время

Доставка

Помимо денег, пользователям обычных РРО предстоят еще и затраты времени. Например, только на ожидание доставки и регистрацию аппарата в налоговой может уйти до 10 дней. А если вы начнете заниматься вопросом поиска РРО после 1 января 2022 года, есть вероятность потерять и больше. Ведь представьте, сколько предпринимателей не позаботились о кассовых аппаратах заранее. Вполне возможны задержки поставок.

Программный РРО скачивается за 3 минуты в любое время. Даже если вы решите заняться вопросом прямо 1 января, пока все продолжают отмечать Новый год. У Checkbox всё подключение происходит вообще буквально в несколько кликов.

Ремонт

Кроме простоя на период ожидания доставки кассового аппарата, у пользователей классического РРО возможна остановка работы в случае поломки. Занять это может до 7 дней. Придется вызывать специалистов из сертифицированного центра обслуживания, которые решат, возможно ли починить аппарат на месте или нужно забирать его с собой в ремонт.

При использовании пРРО такое просто невозможно, ведь физически ломаться нечему. Даже если у вас полетит ноутбук, с которого вы использовали Checkbox, можно будет просто взять свой телефон и продолжить работу в обычном режиме через личный кабинет в браузере или с помощью мобильного приложения.

Техподдержка

Помимо этого, пользователи пРРО еще и экономят время на решение каких-либо вопросов по использованию. Менеджеры техподдержки Checkbox отвечают в среднем за 2-3 минуты с 7 утра до часу ночи каждый день. Вы можете обратиться по телефону или через чат. При необходимости, менеджер подключится к вам дистанционно и поможет решить вопрос.

Дополнительные преимущества пРРО

Аналитика

В онлайн-режиме вы сможете проверить, какие кассы открыты, и посмотреть все чеки по кассам Checkbox. Даже если у вас несколько точек продаж в разных местах, вся информация будет доступна в вашем личном кабинете в любое время. Плюс вы можете формировать для себя и своих партнеров отчеты также прямо в сервисе.

Дистанционное управление

Можно закрыть кассу из любой точки мира, если кассир забыл это сделать. Или заранее установить нужное вам время закрытия кассы. К примеру, ваше СТО «Врум-врум-врум» работает до 20.00. Запланируйте, чтобы касса также автоматически закрывалась в 20.00.

Плюс вы сами или ваш бухгалтер в любой момент сможете в личном кабинете скачать z-отчеты, найти любой чек.

Индивидуальный дизайн чека

С Checkbox можно добавить в чек свой логотип, специальное предложение, любую коммуникацию с клиентом. Например, написать приятное пожелание на день или предложить пройти опрос.

Что нужно подготовить, чтобы начать использовать Checkbox

✔️ Получите свою электронную цифровую подпись (ЭЦП), если вдруг у вас еще нет. Подойдет любая, как из налоговой, так и полученная через банк (Приват24, Ощад, ПУМБ).

✔️ Получить ЭЦП для ваших кассиров или электронную печать компании.

Этого будет достаточно для регистрации в Checkbox, создания торговой точки и кассы. От установки до начала работы вы потратите буквально 10 минут.

Заключение

С 1 января 2022, если вы не ФЛП 1 группы и не ведете расчеты исключительно по безналу, вам нужно будет использовать РРО.

Вы можете выбрать классический РРО (кассовый аппарат) или программный РРО. Программный РРО помогает бизнесу экономить и деньги на внедрение, и время на установку и обслуживание.

Наш партнер — программный кассовый аппарат Checkbox — помогает предпринимателям исполнить требования законодательства и ввести регистрацию расчетных операций буквально за 10 минут в любое время из любой точки мира.

Какой бы РРО вы ни выбрали, рекомендуем заняться подключением заранее, чтобы с 1 января спокойно продолжить свою деятельность.

А если решите попробовать Checkbox для своего бизнеса, в течение первого месяца можете тестировать, настраивать и использовать его бесплатно.

Кстати, Finmap уже вовсю работает над интеграцией с Checkbox. Поэтому скоро наши пользователи смогут отслеживать входящие транзакции прямо в своем личном кабинете Finmap.