Как бизнесу автоматизировать учет денег и безболезненно уйти от Excel

Куда уходят деньги? Каковы точные суммы доходов и расходов компании? Сколько часов сверхурочно нужно просидеть собственнику бизнеса, чтобы собрать все данные и понять, что происходит в бизнесе?

Вести учет финансов в Excel, конечно, лучше, чем не вести вообще. Но таблицы добавляют немало головной боли собственникам бизнесов. С чем сталкиваются предприниматели, доверяя финансовые данные таблицам, и как исправить ситуацию — расскажем в этой статье.

Учет в таблицах: вести или не вести

Если вы ведете учет в таблицах, то точно сталкивались с такими проблемами:

🔹 Цифры в таблице и фактические суммы не сходятся. Деньги куда-то делись и сложно понять, куда именно.

🔹 Масса времени уходит на заполнение таблиц, все нужно вносить вручную и желательно перепроверять.

🔹 Столбцы съезжают, формулы слетают, а одна потерянная точка может свести на нет все усилия, потраченные на внесение данных.

🔹 Данные пропадают — можно удалить случайно, и уже через несколько дней вы не вспомните, какую транзакцию потеряли.

🔹 Невозможно предвидеть кассовые разрывы (ситуации, когда у бизнеса временно не хватает денег на погашение расходов).

В таблицах неудобно планировать расходы и доходы на будущее, ведь, во-первых, для этого нужно завести отдельную таблицу (=добавить себе работы). Во-вторых, считать вручную, не уходит ли бизнес в минус в каждый конкретный день. Мало кто готов тратить столько времени. В результате — кассовый разрыв приходит внезапно.

🔹 Нет порядка в финансах — чтобы найти одну цифру, нужно покопаться куче таблиц. От этого непонятно, что происходит в бизнесе. Какой статус проекта — мы вообще в плюс работаем или нет?

🔹 Сложно делегировать учет. Потому что, во-первых, в табличном хаосе зачастую может разобраться только один человек. А, во-вторых, многие предприниматели не хотят доверять кому-то информацию о финансах компании. Скрыть её в Excel невозможно. Можно, конечно, сделать копию таблицы и убрать из нее некоторые данные. Но больше таблиц — больше хаоса в финансах, ведь в итоге понять, где актуальная информация, будет крайне сложно.

К чему приводят таблицы: кейсы предпринимателей

Мы общаемся с сотнями предпринимателей из разных бизнес-секторов, и вот только несколько историй о финучете в Excel.

1. Нет чека — нет расхода — нет денег

Строительная компания Расула каждый месяц теряла в среднем около 1 млн тенге. Эти расходы падали на плечи бизнеса, потому что неподтвержденные затраты клиенты не компенсировали.

Как это происходило. Сотрудник покупал материалы для объекта и случайно теряет чек. Все расходы для взаиморасчетов с клиентами фиксировал бухгалтер, на основе чеков и квитанций. То есть нет чека — нет расхода — нет возмещения потраченной суммы от клиента. А таких покупок могло быть больше сотни за месяц. В итоге, компания теряла деньги регулярно.

Когда Расул вместо таблиц внедрил онлайн-сервис Finmap, он открыл доступ для внесения операций сотрудникам, которые совершают закупки. В Finmap это можно сделать безопасно, т.к. настройки позволяют выбрать: какую информацию пользователь может вносить, какую просматривать, а какая закрыта полностью. Например, можно скрыть финансовые отчеты.

После внедрения Finmap, каждый сотрудник начал вносить потраченные суммы сразу же. Поэтому, даже если чек или квитанция терялись, сама оплата была зафиксирована и можно было легко восстановить чек в в магазине.

Чтобы перестать терять деньги в вашем бизнесе, подключайте Finmap.

После регистрации вы получите 14 дней сервиса бесплатно, чтобы протестировать возможности и понять, подойдет ли Finmap вашему бизнесу.

Попробовать Finmap бесплатно

2. Кассовый разрыв: предвидеть и предотвратить

Компания Виталия занимается печатью полиграфической продукции уже более 5 лет. Но все это время в его финансовом учете царил хаос, а кассовые разрывы были частой ситуацией.

Почему так получалось? Оказывается, компания Виталия всегда работала по постоплате. Они брали заказ, выполняли его и отдавали готовую продукцию клиенту. А уже после клиент вносил оплату. Но в это же время, пока клиент еще ничего не заплатил, Виталий уже нес расходы: оплачивал налоги и аренду, гасил кредит и выдавал зарплату сотрудникам, закупал расходные материалы. Все это учитывалось в таблице, но:

• Виталий не планировал расходы и доходы на будущее;
• Не считал, а хватит ли денег компании на погашение расходов.

Решить проблему помог платежный календарь в Finmap. Благодаря ему Виталий видит, какие расходы предстоят бизнесу. Это позволяет заранее отложить нужную сумму до назначенной даты.

Теперь в компании Виталия практически не бывает кассовых разрывов.

Хотите тоже внедрить платежный календарь?

Чтобы предотвратить кассовые разрывы в вашем бизнесе, подключайте Finmap.

После регистрации вы получите 14 дней сервиса бесплатно, чтобы протестировать все возможности.

Попробовать Finmap бесплатно

3. Из маленьких расходов складываются большие потери

Если в вашем бизнесе есть даже небольшие расходы, которые никак не учитываются, вы в результате теряете большие деньги. Так было в бюро переводов Амины, пока она не ввела правило фиксировать даже небольшие затраты.

Например, оплаты сервисов для работы переводчиков, корпоративной почты, доменов, хостинга и прочего. С тех пор даже небольшой расход учтен и Амина всегда может увидеть, на что, когда, сколько потратила и стоило ли делать это вообще.

Все эти расходы фиксируются в Finmap, большинство из них подтягиваются в сервис буквально в пару кликов благодаря простому импорту данных из банков. Таким образом, ни одна оплата не проходит незаметно. Плюс, как и Виталий, Амина планирует будущие транзакции с помощью Календаря. Это позволяет ей держать расходы под контролем и точно знать, где деньги компании.

4. Непонятно, что происходит в бизнесе

Азат, основатель риелторской компании, хочет масштабировать свой бизнес и выходить на новые рынки, в том числе и в других странах. Для этого ему нужно увеличить штат и расходы на рекламу, плюс задуматься об открытии новых офисов.

Пока все финансы были в таблицах, сам Азат не мог разобраться, а может ли вообще его бизнес себе позволить такие траты. Поэтому он искал инструмент для простого ведения финучета.

Когда внедрил Finmap, смог разобраться с отчетами буквально за несколько часов.

Хотите в любой момент знать, что происходит в вашем бизнесе, и принимать решения на основе точных данных? Подключайте Finmap.

После регистрации вы получите 14 дней сервиса бесплатно, чтобы систематизировать финансы вашего бизнеса и попробовать весь функционал.

Попробовать Finmap бесплатно

5. А прибыль точно есть?

Талгат, собственник IT-компании, не мог понять, в каком статусе находится проект, с которым работала его команда. Клиент внес предоплату за создание мобильного приложения, работы велись в соответствии с графиком. Но можно ли уже вытянуть из него какую-то прибыль?

Когда Талгат подключил Finmap, он завел каждого клиента компании в качестве отдельного проекта. И в специальном отчете Проекты отслеживает, есть ли прибыль, рентабелен ли проект, может проанализировать все доходы и расходы по каждому клиенту отдельно.

Благодаря этому, в любой момент можно сделать срез по ситуации и увидеть, с кем из клиентов выгодно работать, а где нужно пересмотреть условия либо вовсе отказаться от сотрудничества.

Преимущества автоматизации финучета

Автоматизация — это упрощение, экономия времени и минимизация ошибок. То есть вносить данные становится легче и быстрее. При этом аналитику вы получаете более точную.

Давайте разберем по пунктам, какие преимущества дает предпринимателям автоматизация финучета в онлайн-сервисе Finmap.

Все о финансах в одном месте

Не нужно искать данные среди 1000 строк и подсчитывать все вручную, разбираясь с формулами. Вместо того, чтобы потратить несколько часов, разозлиться и даже пару раз взвыть, вы оперативно все проанализировали, сделали выводы и можете спокойно расслабиться за чашечкой кофе.

Плюс данные не теряются, не смешиваются и не дублируются. Учет простой и понятный. Все, что нужно — на одном экране в виде дашборда.

Ситуация под контролем в любой момент времени

Хоть в субботу в 3 часа ночи. Вам не нужно дожидаться ежемесячного отчета бухгалтера или финдира. Вы контролируете цифры здесь и сейчас, принимаете решения оперативно и действуете гибко.

Например, видите риск кассового разрыва? Заранее знаете о нем и принимаете меры, чтобы его не допустить либо минимизировать потери. Заметили, что уже середина месяца, а прибыль не такая, как хотелось бы? Сразу решаете, что предпринять в этой ситуации.

Понятна рентабельность и маржинальность в целом и по проектам

Каждый доход, расход и любое движение финансов — в Finmap все видно в отчете Деньги/Cash Flow. При этом вы понимаете, сколько денег еще поступит, сколько будет потрачено в будущем (благодаря Календарю). Вам легко анализировать прибыль (отчет Прибыль/P&L) и понимать, какие дивиденды можно вытащить, не навредив бизнесу.

Все данные можно анализировать как в целом по бизнесу, так и по отдельным проектам/объектам/клиентам/направлениям деятельности. Для этого есть специальный отчет Проекты. В нем, например, вы можете видеть, какой из 3-х ваших магазинов приносит больше прибыли. Или найти проекты, работать с которыми сейчас нерентабельно для вашей компании.

Чтобы получить понятные и наглядные данные о финансовой ситуации в вашем бизнесе, подключайте Finmap.

Регистрация в сервисе займет всего пару минут. Вам не придется вносить официальные данные о бизнесе. И вы сразу получите 14 дней Finmap бесплатно, чтобы протестировать все возможности.

Попробовать Finmap бесплатно

Не нужно быть финансовым экспертом или бухгалтером

Автоматизировав учет с Finmap, вы уже не будете ломать голову над правильным заполнением таблиц, поиском нужных формул и анализом сотен строк данных. Вся информация будет перед глазами в виде простых дашбордов с графиками и диаграммами. Каждый отчет формируется автоматически. Вам достаточно вносить данные о доходах и расходах вручную либо с помощью простого импорта или интеграции с сервисами.

Можно легко делегировать финучет

Просто добавьте сотрудников к вашему кабинету в Finmap. Гибкие настройки доступа позволят сохранить конфиденциальность данных и при этом освободить вас от рутинных задач.

Благодаря простоте сервиса, он понятен даже тем, кто никогда не занимался финансами и бухгалтерией.

5 шагов к автоматизации финучета

На первый взгляд, это кажется объемной задачей. Но с Finmap вы справитесь за пару часов. Достаточно сделать 5 простых шагов, чтобы систематизировать данные и получить первые отчеты о финансовой ситуации в вашем бизнесе.

Шаг 1

Выгрузите данные транзакций по счетам вашего бизнеса с помощью импорта и подключите сервисы, которыми вы пользуетесь.

Чтобы перенести все данные о ваших финансовых операциях по банковским счетам быстро и без ошибок, вы можете воспользоваться функцией импорта. Для пользователей из Казахстана доступны импорты из:

• Kaspi.kz
• Halyk Bank
• Jysan bank
• Fortebank
• Centercredit Bank
• Eco Center Bank
• Bank RBK

А также из международных 3S.money и Mercury Bank.

Кроме того, есть импорт из Excel, чтобы вы могли перенести в Finmap данные учета, который вели ранее, в несколько кликов.

После импорта все данные отобразятся в отчетах, которые в Finmap формируются автоматически.

При необходимости, с любым импортом вам бесплатно поможет наша служба поддержки. Просто напишите им в чат прямо из вашего личного кабинета Finmap.

Также в Finmap доступны интеграции с 2800+ международными банками и сервисами, в том числе, с Payoneer, PayPal, Fondy, Wise, Revolut, Hubstaff.

Благодаря интеграции вы можете выгрузить в Finmap данные за предыдущие периоды. Например, за последние 3 месяца. Это можно сделать в пару кликов. Все данные попадут в Finmap автоматически. На их основе сервис уже сформирует финансовые отчеты.

В дальнейшем каждая операция, которая совершается по интегрированному счету или в сервисе, будет попадать в Finmap автоматически.

Чтобы систематизировать данные о финансах вашего бизнеса и получить первые отчеты, подключайте Finmap.

Вы сразу получите 14 дней сервиса бесплатно, чтобы протестировать все возможности без ограничений.

Попробовать Finmap бесплатно

Шаг 2

Создайте в Finmap отдельные счета для наличных и резервных фондов. Чтобы они тоже отражались в общей картине финучета.

Для этого достаточно выбрать валюту счета (т.е. в какой валюте, к примеру, вы храните деньги в сейфе), название и сумму, которая есть на этом счету (например, которая прямо сейчас лежит в сейфе) на момент создания счета в Finmap.

Шаг 3

Добавьте несколько будущих расходов. Например, запланируйте оплату налогов, аренды, выплату зарплат или кредита. Это легко сделать с помощью кнопки «Расход». Достаточно выбрать будущую дату в качестве даты списания.

Это поможет не забыть о будущих расходах и увидеть, хватит ли вам денег, чтобы сделать эти платежи. Сервис сам сверяет сумму запланированных платежей с суммами, которые есть на счетах компании. И если компании грозит кассовый разрыв, Finmap об этом предупредит.

Чтобы запланировать будущие расходы вашего бизнеса и предотвратить кассовые разрывы, подключайте Finmap.

После регистрации вы получите 14 дней сервиса бесплатно, чтобы протестировать все возможности.

Попробовать Finmap бесплатно

Шаг 4

Создайте несколько главных категорий в сервисе. Например, добавьте в качестве категорий ваши основные услуги либо товары.

Это поможет сделать отчеты более точными и даст вам возможность фильтровать информацию по категориям, чтобы сравнивать данные.

Шаг 5

Откройте вкладку «Аналитика», чтобы посмотреть отчеты. Они уже сформировались автоматически на основе внесенных и выгруженных данных. Теперь вы сможете отслеживать движение денег в отчете Деньги/Cash Flow, прибыль и убытки в отчете Прибыль/P&L, дебиторскую и кредиторскую задолженности (кто должен вашему бизнесу и кому должны вы).

А также прибыль, рентабельность и маржинальность по каждому отдельному проекту/направлению бизнеса/клиенту/объекту в отчете Проекты.

Все, вы уже систематизировали огромное количество данных и избавились от хаоса в финансах бизнеса. Теперь просто вносите все суммы, которые поступают к вам на счета, и расходы, которые несет компания, распределяя их по категориям, проектам, клиентам. Это можно делать как вручную, с помощью всего 3-х простых кнопок Доход, Расход и Перевод, так и с помощью интеграций и импорта, как описано в шаге 1.

И напоследок…

Автоматизированный финансовый учет — это порядок в деньгах бизнеса и спасение для времени и нервов предпринимателя. Вы не будете теряться в таблицах или ждать отчетов от бухгалтера, в которых ничего не понятно. А сможете в режиме реального времени оценить текущую финансовую ситуацию и принимать бизнес-решения на основе объективных данных.

Чтобы автоматизировать учет денег в вашем бизнесе, протестируйте Finmap. Вы сможете вести финучет просто, быстро и без специальных знаний. А все деньги бизнеса будут под контролем буквально в несколько кликов. Попробуйте 14 дней бесплатно.