Serhiy Shuldyk

A falta de controle financeiro e despesas imprevistas podem se tornar o calcanhar de Aquiles de qualquer empreendedor, comprometendo a estabilidade financeira e reduzindo a lucratividade.

As finanças sempre foram fundamentais para mim. O Excel, embora útil, nem sempre atende às exigências modernas dos negócios. Mas quando começamos a trabalhar com ferramentas mais profissionais de controle financeiro para empresas, tudo mudou.
Dmytro Sheremeta, empreendedor, proprietário da "Chystota.ua”.

Como economizar R$66 mil otimizando despesas

A empresa de Dmytro realiza limpezas que, quando necessário, incluem a entrega de equipamentos como aspiradores ou escadas, já incluídos no preço do serviço. Normalmente, utilizavam serviços de táxi, o que resultava em preços de transporte variáveis, dependendo do clima, dias da semana e demanda por táxis no momento.

Ao analisar os gastos na Finmap, Dmytro percebeu que estavam gastando uma quantia considerável com logística. Junto com sua equipe, começaram a buscar maneiras de reduzir esses custos. Decidiram mudar completamente o tipo de entrega, encontrando um parceiro que realiza entregas com scooters elétricos. Isso melhorou o tempo de logística, eliminou a variável do combustível e estabilizou o preço.

Uma entrega de ida e volta custava R$45; após a otimização, passou a custar R$15.

Graças à Finmap, economizamos R$48 mil apenas otimizando os custos de entrega de equipamentos. No total, economizamos mais de R$66 mil em um ano.

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Quais funções da Finmap ajudam a economizar?

Dmytro utiliza frequentemente os relatórios de Fluxo de Caixa (Cashflow) e Lucros e Perdas (P&L). O Cashflow é usado mensalmente para analisar as despesas da empresa e tomar decisões rápidas sobre otimização.

O P&L é revisado regularmente, comparando com os dois meses anteriores para identificar mudanças em diferentes categorias de despesas. Se houver aumento em alguma categoria, a equipe analisa imediatamente as causas e considera possibilidades de otimização.

Economizar R$66 mil ou perder dinheiro? O que você escolheria?

A resposta é óbvia. Mas como fazer isso?

Na Finmap, todas as suas despesas e receitas podem ser padronizadas por categorias, contratantes e projetos.

Vamos entender como isso funciona, usando as categorias como exemplo.

Você tem despesas fixas que se repetem mensalmente, como aluguel, logística, publicidade, etc. Na seção de Análise, no relatório de Lucros, você pode usar filtros para analisar suas despesas por período e categoria.

Assim, você verá quais despesas consomem a maior parte do seu dinheiro mensalmente. Compreendendo onde estão os pontos fracos do seu orçamento, poderá buscar maneiras de otimizar seus gastos: mudar fornecedores, desistir de parte do escritório que não é utilizada, etc. Apenas economizando nas despesas, você terá uma melhora significativa em relação à saúde financeira do seu negócio.

Mas despesas descontroladas não são o único problema na gestão financeira de um empreendedor moderno.

Com o que os empreendedores se deparam diariamente?

Muitos proprietários de negócios enfrentam problemas como:

• Não visualizar o estado real do negócio.
  
• Não saber quanto dinheiro há em cada conta e no total da empresa; os dados existem, mas estão em várias planilhas caseiras difíceis de analisar e quase impossíveis de consolidar.
  
• Não entender quanto podem retirar como dividendos sem prejudicar o negócio.
  
• Incerteza sobre ter dinheiro suficiente no final do mês para pagar salários, aluguel e fornecedores.

Como resolver isso?

Com a Finmap, você pode organizar as finanças do seu negócio e manter tudo sob controle, porque agora:

• Todas as suas contas estão em uma única tela, de forma visual.
  
• Todos os dados são inseridos automaticamente no sistema, graças à integração com bancos e sistemas de pagamento.
  
• É fácil analisar dinheiro (Cashflow), lucros (P&L), projetos, contas, dívidas: não em relatórios complicados e caóticos, mas em gráficos visuais.
  
• Com o calendário de pagamentos, você planeja facilmente o fluxo de caixa e evita lacunas financeiras.
  
• Delegue tarefas rotineiras aos funcionários, decidindo quem pode ver e editar o que é necessário.
  
• Além disso, não é mais necessário procurar modelos de faturas na internet: agora, emita faturas personalizadas diretamente na Finmap.

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É um erro pensar que a contabilidade financeira é uma ferramenta apenas para o proprietário ou gerente de uma empresa. Na verdade, ela percorre todos os departamentos, unindo-os em um único sistema e garantindo uma interação eficiente e coordenada.

Neste artigo, analisaremos por que é importante para as empresas ter um balanço financeiramente bem estruturado, especialmente do ponto de vista do marketing e da elaboração de estratégias de marketing. Como exemplo, consideraremos um dos parceiros da Finmap — a empresa digital ucraniana  «Marketing Office», que oferece serviços de marketing integrados.

Contabilidade financeira desde o primeiro dia: experiência da “Marketing Office”

A empresa “Marketing Office” iniciou suas atividades há alguns anos. A fundadora, Alina Kashapova, tratou com responsabilidade não apenas da seleção da equipe, mas também das finanças desde o primeiro dia da agência. Ela já havia colaborado com empresas que, por décadas, não haviam implementado o finanças desde o primeiro dia, o que levava a constantes problemas nos negócios e no marketing.

Por que é impossível criar e implementar uma estratégia de marketing eficaz sem contabilidade financeira?

A contabilidade financeira ajuda a tomar decisões gerenciais com base na situação real da empresa. Sem um registro claro de receitas e despesas, pode parecer que há uma oportunidade de investir mais dinheiro em marketing para atrair novos clientes. Porém, para um crescimento estável e constante, uma injeção única de fundos em marketing não é suficiente.

Deve ser um processo contínuo e sistemático que seja ajustado e atualizado. Por exemplo, o desenvolvimento e a promoção abrangentes de um website podem levar de 3 a 4 meses. O cliente receberá os resultados dessa ação de marketing no futuro, e os fundos para a implementação devem ser alocados durante todo o processo.

O Escritório de Marketing enfatiza:

Investir dinheiro e não tirar conclusões é um sinal de baixa para seu próprio negócio. A contabilidade de receitas, despesas e resultados financeiros está intimamente relacionada aos processos de marketing.

De onde você tira os fundos para investir continuamente em marketing?

Sem uma compreensão clara do estado da empresa, é impossível evitar a escassez de recursos.

Somente a contabilidade financeira permite que você avalie a posição da empresa e encontre a resposta para essa pergunta. A análise financeira mostra:

• Quanto está sendo investido atualmente em marketing.
• Qual é a proporção das despesas com marketing.
• Quais despesas podem ser otimizadas.
• Se as campanhas estão gerando os resultados esperados.

Portanto, o marketing não é possível sem uma estratégia financeira clara, pois são as finanças que determinam as oportunidades de atrair clientes, desenvolver a marca e realizar planos estratégicos.

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Relatório de P&L: a chave para decisões de marketing informadas

Para evitar decisões intuitivas e se basear apenas em números e fatos, o departamento de marketing recorre primeiro aos relatórios financeiros do cliente, em especial ao relatório de P&L. Se ele for mantido e preenchido adequadamente, o Escritório de Marketing poderá se concentrar nas seguintes questões:

1. Eficácia das atividades. A relação entre os custos de marketing e as receitas da empresa permite entender se o marketing contribui para o crescimento de novos clientes, se os volumes de vendas aumentam etc.

2. Trabalhar com o sortimento. As informações do relatório ajudam a entender quais mercadorias ou serviços precisam de promoção ou substituição adicional e quais mercadorias/serviços são relevantes para os clientes.

3. Estratégia de marketing. O planejamento da parte financeira do marketing permite prever a receita futura e evitar perdas. O ajuste da estratégia de marketing é sempre feito com base nos resultados financeiros.

É claro que, além dessas três perguntas, um relatório de P&L pode fornecer informações sobre tendências e padrões de gastos com marketing, tipo de cliente (novo ou recorrente), impacto dos gastos da equipe de vendas e muito mais.

Controle empresarial bem-sucedido por meio de relatórios Finmap

O Marketing Office não usa apenas o relatório de P&L da Finmap. A empresa também usa ativamente o relatório “Projects” para acompanhar os projetos de trabalho e as diversas áreas de negócios.

Todo mês, lidamos com cerca de 10 a 12 projetos para os clientes. Quanto mais projetos, mais fácil é se confundir, portanto, um programa de contabilidade de custos facilita muito a vida.

Alina Kashapova, como proprietária de uma empresa, analisa constantemente os principais indicadores financeiros para um planejamento empresarial competente. Os mais básicos são gerados automaticamente na seção Analytics da Finmap, enquanto os mais detalhados são calculados separadamente com base nos dados dos relatórios:

• Dinâmica dos lucros - se a receita total está crescendo conforme planejado.‍
• Cálculo do KPI - quais indicadores de desempenho são realistas no período atual.‍
• Níveis de margem - se as margens estão de acordo com as metas planejadas. ‍
• Disponibilidade de fundos disponíveis - se as finanças estão disponíveis para novas despesas e investimentos.‍
• Análise de receitas e despesas futuras - para evitar falhas de caixa.

O marketing e as finanças devem trabalhar em conjunto para obter resultados, e a contabilidade financeira regular permite que uma empresa cresça de forma estável e sem riscos desnecessários.

O gerenciamento financeiro não é apenas uma questão de contabilidade, mas um elemento fundamental para o sucesso de uma empresa. O uso de ferramentas modernas, como a Finmap, ajuda os empreendedores a se manterem à tona, a gerenciarem efetivamente os fluxos financeiros e a crescerem.

Configure sua contabilidade financeira com a Finmap e comece a criar uma estratégia de negócios bem-sucedida hoje mesmo!

As finanças não perdoam suposições. Se você mantém registros com o princípio de "anotar mais tarde no caderno" ou "simplesmente lembrar", esteja preparado para o caos financeiro.​

Uma conta, vários ramos e clientes — e, de repente, você já não entende o que gera lucro e o que apenas consome recursos.​

Como entender a tempo que um ramo está consumindo todo o lucro? Sem um sistema de contabilidade claro, você corre o risco de não perceber como o dinheiro simplesmente desaparece e o negócio caminha para o colapso financeiro. Vamos analisar como identificar o problema a tempo e controlar as finanças para não perder tudo.​

Muitos ramos — uma resposta: calcule a rentabilidade

Se você tem vários ramos de negócios, isso significa que você já não é apenas um empreendedor, mas um proprietário de uma carteira de mini-negócios. E cada um deles tem sua própria economia. A questão é se você a enxerga.​

Para entender o que realmente funciona, é necessário calcular a rentabilidade de cada ramo separadamente.​

Rentabilidade não é apenas uma porcentagem em um relatório. É um indicador de eficiência que mostra o quão produtivamente o negócio utiliza seus recursos para obter lucro.​

Geralmente, a rentabilidade das vendas é considerada a mais importante, e quanto maior o índice, melhor a empresa controla os custos:​

Rentabilidade = (Lucro / Receita) × 100%​

Por exemplo, se você obteve uma receita de R$80.000  de um determinado projeto e o lucro líquido desse ramo foi de R$20.000, a rentabilidade pode ser calculada pela fórmula:​

(20.000 / 80.000) × 100% = 25%​

Isso significa que cada real ganho gera R$0,25 de lucro líquido.​

Se você entende o que é rentabilidade e sabe "interpretá-la", a questão "onde procurar dinheiro?" se resolve por si só. Afinal, se um ramo traz apenas 5% de rentabilidade e outro — 28%, isso é um sinal claro de onde vale a pena investir mais tempo e recursos, e o que deve ser interrompido antes que seja tarde demais.​

Quando o negócio existe, mas o dinheiro não — o problema não está no mercado, mas na contabilidade

A contabilidade por centros de lucro não é um capricho contábil, mas uma ferramenta de sobrevivência. Se você não vê a rentabilidade separadamente, significa que não está gerenciando o negócio, apenas reagindo aos problemas após o fato.​

Com esse entendimento, o proprietário de uma empresa de construção que oferece vários tipos de serviços procurou a Finmap.​

A empresa se dedica diretamente à construção, realiza trabalhos de reparo e vende materiais de construção. Cada um desses ramos tem seus próprios clientes, contratos e pagamentos.​

No entanto, não se falava em ordem financeira. O proprietário reclamava que, em alguns meses, seus mestres recebiam salários maiores do que ele podia retirar em dividendos.​

Às vezes, à noite, eu me deitava na cama e passava metade da noite tentando formar uma imagem completa na minha cabeça, entender o que eu estava fazendo de errado. Talvez alguém já tivesse fechado tudo e voltado aos reparos habituais. Mas eu não podia desistir assim! — Proprietário da empresa de construção.​

Para avançar, era necessário otimizar os processos e destacar claramente os principais indicadores financeiros. O proprietário da empresa definiu vários pontos obrigatórios que queria monitorar:​

1. Lucro e rentabilidade de cada ramo. É importante poder abrir um relatório, por exemplo, sobre "Construção", e entender claramente as receitas, despesas, margem e rentabilidade desse ramo. Isso permite avaliar se vale a pena continuar trabalhando nessa área.​
2. Resultados por cliente e objeto. É importante ver quais pedidos não trazem lucro e se é necessário ajustar a precificação dos serviços de construção e reparo para evitar contratos deficitários.​
3. Resultado geral de toda a empresa. Ter a possibilidade de determinar qual parte do lucro pode ser destinada a dividendos e qual deve ser reinvestida para o desenvolvimento do negócio.​
4. Otimização do processo de fundos sob responsabilidade. Os mestres trabalham constantemente com dinheiro, e rastrear despesas que ocorrem várias vezes ao dia, sem um sistema adequado, é extremamente difícil. Era necessário implementar um mecanismo que permitisse controlar facilmente essas despesas e garantir transparência.​

Devido à falta de tempo para desenvolver e criar planilhas complexas no Excel, as soluções automatizadas da Finmap se tornaram a escolha ideal para uma gestão financeira eficaz.​

Como a Finmap ajuda a estruturar as finanças e tomar decisões estratégicas

A experiência da empresa de construção prova que, quando o negócio se desenvolve em vários ramos, a contabilidade financeira sem um sistema pode facilmente se transformar em caos. A seguir, uma breve visão geral das principais soluções que transformaram a gestão financeira dentro da empresa.​

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Três ramos — três realidades financeiras distintas

No programa de contabilidade financeira Finmap, há uma funcionalidade específica para destacar ramos de negócios — Projetos. Essa funcionalidade pode ser usada não apenas para tipos de atividades, mas também para cidades ou países onde o negócio opera, locais, pontos, pedidos, etc.​

A empresa dividiu suas atividades em três ramos principais:​

1. Construção​
2. Trabalhos de reparo​
3. Venda de materiais​

Para cada pagamento, manualmente ou por meio de regras automáticas, foi adicionada uma marcação de projeto. Após algumas semanas, o sistema reuniu uma imagem completa — o lucro e a rentabilidade automaticamente calculada de cada um dos ramos agora são monitorados em tempo real.

Como garantir uma análise completa por cliente?

Além dos projetos, são adicionadas tags aos lançamentos — nomes dos objetos e locais onde as equipes estão trabalhando. Isso permite, em apenas alguns segundos:

• filtrar todas as despesas e receitas de um cliente ou objeto específico;
• ver quanto cada objeto gerou;
• gerar um relatório com o nível de detalhamento necessário.

Um bônus interessante é que todas as entradas e saídas referentes a um objeto também podem ser planejadas. Isso permite não apenas ver, em tempo real, o que está acontecendo com o orçamento do objeto, mas também prever o resultado futuro.

Relatório de “Lucro”: decisões estratégicas, não intuição

Após implementar o controle financeiro, o relatório de lucros e perdas (P&L) tornou-se a principal fonte de respostas para o proprietário:

• Qual é o lucro real da empresa?
• Quanto pode ser distribuído como dividendos agora — sem prejudicar os períodos futuros?
• Qual projeto vale a pena escalar?
• Onde estamos perdendo margem, mesmo quando parece que “está tudo certo”?

Também foram criados relatórios individuais com base nos filtros salvos. Isso detalhou os resultados financeiros de cada projeto. Agora o proprietário tem informações fundamentadas sobre os índices de rentabilidade de cada um deles.

Recursos sob responsabilidade sem caos: aplicativos móveis

A questão dos recursos sob responsabilidade foi resolvida de maneira bastante sustentável. Cada supervisor de equipe passou a ter sua própria conta. Sem acesso ao orçamento geral da empresa — apenas à sua própria conta de despesas.

Agora, os próprios colaboradores não têm mais dor de cabeça com relatórios, pois podem registrar imediatamente uma despesa no aplicativo móvel, anexar ou fotografar o recibo e não se preocupar se alguma compra foi esquecida.

O resultado:

• menos estresse para os colaboradores;
• quadro financeiro completo para o gestor;
• zero perdas e confusão.

Essa solução não apenas melhorou o controle financeiro, como também reduziu a tensão na empresa. Os supervisores não precisam mais gastar tempo após o expediente ou nos fins de semana — registram as informações diretamente no local da obra, o que é conveniente tanto para os trabalhadores quanto para a gestão.

Este caso não é exceção, mas um exemplo de como uma análise financeira correta transforma a gestão de um negócio.
A Finmap não apenas reuniu os números em um só lugar — ela deu ao proprietário uma compreensão clara do que funciona e do que está puxando o negócio para baixo.

Enquanto outros ainda confiam na intuição, esta empresa toma decisões com base em fatos. Porque negócios não são um jogo de sorte. Negócios são sobre controle, estrutura e confiança no futuro.

Quer tomar decisões fundamentadas e não depender da sorte? Trabalhe com números — trabalhe com a Finmap.