Про фінанси зрозумілою мовою

Ви коли-небудь відчували, що ваш бізнес наче застряг у пастці постійних фінансових труднощів? Ми знаємо, як важко може бути керувати бізнесом в умовах невизначеності. Особливо, коли касові розриви і постійні збитки стають на заваді розвитку. 

Однак є спосіб змінити ситуацію на краще. Дізнайтеся, як видавництво та освітні проєкти змогли не лише подолати фінансові труднощі, а й досягти зростання прибутку на 10% щомісяця.

Збитки та невизначеність: що робити?

Наш клієнт, відоме видавництво з освітніми проєктами, зіткнувся з такими проблемами:

• Касові розриви
• Постійні збитки
• Неефективне реінвестування
• Безрезультатні інвестиції в нові проєкти
• Важко визначити, які продукти приносять прибуток, а які – збитки.

Ці ризики створювали загрозу банкрутства, неправильних управлінських рішень та вкладення ресурсів у неприбуткові продукти.

Як фінансисти Finmap змінили ситуацію

Ми розпочали з детального аналізу рентабельності, щоб визначити, які напрямки діяльності приносять прибуток, а які - збитки. Потім впровадили системний контроль фінансових показників за допомогою Finmap, що дозволило відстежувати фінансовий стан у реальному часі.

Вражаючі результати співпраці

Завдяки співпраці клієнт досяг наступних результатів:

• Повна відсутність касових розривів
• Ефективне управління фінансами
• Фінансове моделювання нових проєктів
• Грамотне керування інвестиціями та реінвестуванням прибутку
• Зростання прибутку на 10% щомісяця з другого місяця співпраці
  ‍

Фінансист на аутсорсі

допоможе налаштувати ефективний облік та приймати виважені управлінські рішення

Замовити безкоштовну консультацію

‹

›

Нова фінансова структура та інвестиційна політика

Ми допомогли створити чітку фінансову структуру бізнесу, зменшити витрати на персонал і підвищити його ефективність. Також була впроваджена ефективна політика управління інвестиціями, що дозволило значно підвищити прибутковість проєктів.

Яким підприємцем хочеш бути ти?

Чи готові ви позбутися фінансових труднощів і вийти на новий рівень розвитку бізнесу? Ми в Finmap прагнемо допомогти вам досягти цього. Наша команда фінансових експертів готова надати підтримку, необхідну для оптимізації вашого бізнесу:

• Аналіз рентабельності та прибутковості проєктів
• Впровадження системи контролю фінансових показників
• Ефективне управління фінансами та інвестиціями
• Розробка індивідуальної фінансової стратегії

Зробіть перший крок до стабільності та зростання вашого бізнесу. Наведемо фінансовий порядок разом!

Чи знайоме вам відчуття страху від того, що завтра настане день виплати зарплати, а на рахунку залишилося кількасот гривень? Чи охоплює вас паніка, коли важливі постачальники вимагають оплати, а у вас недостатньо коштів?

Кожен підприємець стикався з такими ситуаціями в ході своєї діяльності. Чому ж відбувається нестача коштів у важливі, а інколи вирішальні моменти, і як цьому зарадити?

Цей жахливий сценарій має назву касовий розрив — ситуація, коли грошей недостатньо для покриття поточних зобов'язань бізнесу.

Така проблема загрожує банкрутством та заборгованостями. Касові розриви можуть призвести до неприємних наслідків за межами компанії: зниження продажів, зашкодити репутації компанії, конфлікти з постачальниками, напруженість у колективі, кадрові зміни, штрафи від постачальників і банків, затримки у виробництві.

Ця стаття має на меті допомогти підприємцям назавжди позбутися касових розривів. Ми розглянемо 5 ключових порад, які допоможуть забезпечити фінансову стабільність вашого бізнесу, уникнути стресу, пов'язаного з нестачею коштів, та створити надійну основу для сталого розвитку.

Дотримуючись цих рекомендацій, ви зможете ефективно планувати грошові потоки, контролювати витрати, оптимізувати кредиторську заборгованість, створювати фінансові резерви та підвищувати доходи.

Працювати на випередження — найефективніший спосіб боротьби з касовими розривами.

З чого почати боротьбу з касовими розривами?

1. Плануйте грошові потоки

Важливість планування

Регулярне планування грошових потоків є критичним для передбачення можливих касових розривів і запобігання їм. Згідно з даними Minutes.co,

82% малих бізнесів зазнають невдач через проблеми з грошовими потоками.

Прогнозування

Робіть прогнози доходів та витрат на майбутні періоди. Це дозволяє краще розуміти, коли можуть виникнути касові розриви, і підготуватися до них заздалегідь. Згідно з дослідженням JP Morgan Chase,

Середній та малий бізнес має лише 27 днів грошових резервів.

2. Контролюйте витрати

Аналіз витрат

Регулярний аналіз витрат допомагає виявити області, де можна зекономити. Оцінюйте, чи можливо замінити дорогі постачання дешевшими аналогами без втрати якості. Наприклад, використання економніших матеріалів або оптимізація виробничих процесів може значно зменшити витрати.

Пріоритезація

Віддавайте пріоритет витратам, які безпосередньо впливають на ваші доходи. Наприклад, інвестування в сировину, дослідження та розробки, маркетинг, а також навчання персоналу може мати прямий вплив на збільшення продажів та покращення якості продукту. Зменшіть витрати на менш важливі аспекти бізнесу, такі як зайві адміністративні платежі.

Впровадження гнучких бюджетів

Згідно з даними Harvard Business Review,

Компанії, які впроваджують гнучкий підхід до бюджетування в умовах постійних змін в бізнесі, мають більшу ймовірність уникнути фінансових труднощів.

Використання технологій

Сучасні технології можуть допомогти відстежувати та оптимізувати витрати. Використовуйте програмне забезпечення для управління фінансами, яке дозволяє автоматизувати процеси та отримувати точні звіти про витрати. За даними McKinsey,

Впровадження цифрових рішень може скоротити витрати до 30%.

3. Оптимізуйте кредиторську заборгованість

Умови оплати

Узгодьте триваліші терміни оплати з постачальниками, якщо це можливо. Такий підхід дозволяє отримати більше коштів на рахунках для покриття поточних витрат. Також варто регулярно переглядати умови співпраці з постачальниками і шукати вигідніші варіанти.

Автоматизація процесів

Використовуйте фінансове програмне забезпечення для автоматизації управління кредиторською заборгованістю. Це допоможе уникнути помилок і забезпечити своєчасні платежі.

Встановлення пріоритетів

Пріоритезуйте погашення боргів за важливістю для вашого бізнесу. Сплачуйте першочергово ті борги, які можуть спричинити найбільші проблеми у разі затримки платежів.

Відстеження заборгованості

Регулярно відстежуйте стан кредиторської заборгованості. Це допоможе уникнути несподіваних витрат і дозволить вам своєчасно реагувати на можливі проблеми. Розгляньте аналітичні інструменти для прогнозування майбутніх фінансових потреб та планування платежів.

Досвідчені підприємці використовують для цього платіжний календар. Він діє, як “вакцина від касових розривів”.

Що таке платіжний календар?

Платіжний календар — це інструмент для фінансового планування грошових рухів в бізнесі. Зазвичай він складається на місяць з розбивкою по тижнях або ж на більший тривалий період, який підходить саме вашому бізнесу.

У ньому зазначаються очікувані доходи та витрати на певний період часу, тим самим власник оцінює спроможність своєї компанії своєчасно виконати фінансові зобов’язання.

Платіжний календар можна вести в саморобних Excel таблицях, що доволі незручно і займає багато часу. Альтернативним варіантом є автоматизовані програми фінансового обліку.

Зручність полягає в тому, що всі наперед заплановані платежі автоматично підтягуються в календар, і є можливість одразу побачити майбутні касові розриви.

Немає потреби щомісяця вносити вручну всі залишки по рахункам, доходи та витрати. Завдяки інтеграції з банками всі дані підтягуються автоматично.

Робота з календарем Finmap відбувається всього в кілька кліків:

1. Внести в сервіс всі планові витрати: оренди, заробітна плата, податки тощо.

2. Внести заплановані надходження: оплати від клієнтів, погашення дебіторської заборгованості тощо.

Коротке відео допоможе розібратися з корисними функціями платіжного календаря.

Тепер в платіжному календарі ви чітко бачите, в який період часу у вас може виникнути касовий розрив і попередити його: перенести або скасувати оплати, домовитися з клієнтами заплатити раніше і т.д.
‍

Фінансовий хаос? Забудь!

Finmap дає контроль і порядок.

Спробуй — 7 днів безкоштовно.

Спробувати безкоштовно

не потрібно прив’язувати карту

4. Використовуйте фінансові резерви

Створення резервів

Створіть резервний фонд для покриття несподіваних витрат. Це допоможе уникнути касових розривів у разі раптових фінансових труднощів. Фінансові експерти рекомендують мати резерви, достатні для покриття витрат протягом трьох-шести місяців.

Інвестиції

Розгляньте можливість інвестування частини прибутку в ліквідні активи, які можна швидко перевести у готівку у разі потреби.

Диверсифікація резервів

Розподіліть резервні кошти між різними рахунками та активами, щоб знизити ризики. Наприклад, тримайте частину коштів на ощадних рахунках, частину — в облігаціях, а частину — в інших ліквідних інвестиціях.

Регулярний перегляд резервів

Регулярно переглядайте та оновлюйте свої фінансові резерви, щоб вони відповідали поточним потребам бізнесу. Це допоможе бути готовими до будь-яких фінансових викликів і уникнути касових розривів.

5. Підвищуйте доходи

Маркетингові стратегії

Впроваджуйте ефективні маркетингові стратегії для залучення нових клієнтів та збільшення продажів. Використовуйте SEO, соціальні мережі та інші канали для підвищення впізнаваності бренду.

Інвестиції в якісний контент-маркетинг можуть значно збільшити трафік на сайт. Крім того, ретаргетингова реклама може повернути до 26% відвідувачів, які вже відвідували ваш сайт, підвищуючи шанси на конверсію.

Диверсифікація

Розгляньте можливість розширення асортименту товарів або послуг. Це допоможе зменшити ризики, пов'язані із залежністю від одного джерела доходу.

Партнерські програми

Впроваджуйте партнерські програми для залучення нових клієнтів через існуючих партнерів. Це може значно розширити ваш ринок без значних витрат на маркетинг. За даними Forrester,

Компанії, що використовують партнерські програми, можуть отримувати до 15% свого загального доходу саме від цих каналів.

Лояльність клієнтів

Інвестуйте у програми лояльності для збереження існуючих клієнтів. За даними Bain & Company,

Збільшення утримання клієнтів на 5% може призвести до зростання прибутків на 25-95%.

Розгляньте впровадження знижок, бонусів та спеціальних пропозицій для постійних клієнтів, щоб стимулювати повторні покупки.

Уникнення касових розривів — ключовий аспект для стабільного розвитку бізнесу.

Впровадження п'яти наведених порад допоможе забезпечити фінансову стабільність та уникнути стресу, пов'язаного з нестачею коштів.

Плануйте грошові потоки, контролюйте витрати, оптимізуйте кредиторську заборгованість, створюйте фінансові резерви та підвищуйте доходи.

Використовуючи ці стратегії, ви зможете мінімізувати фінансові ризики та забезпечити процвітання вашого бізнесу, а програма Finmap зробить процес простим за зрозумілим.

Окрім платіжного календаря в програмі Finmap ви можете:

• Контролювати надходження та витрати завдяки інтеграції з банками.
• Збирати дані та операції щодо різних проєктів, категорій, підрядників та контрагентів.
• Легко аналізувати гроші та прибуток не в складних звітах, а у наочних графіках.

Забудьте про нервове напруження, що спричиняє управлінський облік. Дізнайтеся, що таке упорядкованість та прозорість у фінансах бізнесу!

‍

Чи не задавалися ви питанням, куди зникають гроші, коли здається, що бізнес процвітає? Чи буває так, що ви губитесь в цифрах і не можете зрозуміти де ж прибуток?

Відсутність чіткого фінансового контролю може призвести до втрати коштів та можливостей для зростання. Ось чому звіт про прибутки та збитки (P&L) є незамінним інструментом для кожного підприємця. Він допомагає побачити приховані проблеми та знайти шляхи для їх вирішення, забезпечуючи стабільний розвиток вашого бізнесу.

Чому звіт про прибутки та збитки необхідний для бізнесу?

Оцінка фінансової продуктивності

Звіт про прибутки та збитки дозволяє детально оцінити фінансову ефективність компанії. Ви зможете побачити, чи вдалося досягти поставлених фінансових цілей, порівнюючи доходи та витрати. 

Наприклад, власник ресторану може використовувати цей звіт, щоб визначити, які страви приносять найбільший прибуток, а які варто виключити з меню.

За даними дослідження U.S. Bureau of Labor Statistics, 

Близько 20% малих підприємств закриваються протягом першого року, 30% - протягом двох років, і 50% - протягом п'яти років, значною мірою через брак контролю над фінансами.

Планування бюджету та стратегічне планування

Завдяки регулярному складанню звіту про прибутки та збитки, ви можете ефективніше планувати бюджет і розробляти стратегії розвитку. 

Наприклад, компанія може виявити, що витрачає занадто багато на маркетинг, і перенаправити ці кошти на інновації або навчання персоналу.

Згідно з дослідженням CB Insights, 

Однією з головних причин невдач стартапів є відсутність належного фінансового планування та управління, що складає до 39% всіх невдач .

‍

Моніторинг витрат та контроль над ними

Звіт про прибутки та збитки допомагає ідентифікувати надмірні витрати і знаходити способи їх оптимізації. Він надає можливість вчасно реагувати на зростання витрат та приймати заходи для їх зниження, що дозволяє зберігати фінансову стабільність компанії.

Завдяки аналізу витрат, Дмитро Шеремета, власник клінінгової компанії “Чистота”, зекономив 500 000 грн за рік. 

Компанія Дмитра завжди прагнула надавати якісні послуги з прибирання, використовуючи для цього необхідне обладнання, як-от порохотяги та драбинки, які необхідно було доставляти до місця послуги. Вартість цієї доставки зазвичай включалася у загальну ціну послуги. Для перевезення обладнання компанія часто користувалася послугами таксі, що призводило до непередбачуваних витрат на логістику, залежних від погодних умов, днів тижня та поточного попиту на таксі.

Проаналізувавши витрати за допомогою звіту про прибутки і збитки в Finmap, Дмитро виявив, що логістичні витрати компанії перевищують очікуваний рівень. Разом із командою він розпочав пошук способів зменшити ці витрати. Після ретельного аналізу було прийнято рішення змінити тип доставки та знайти партнера, який здійснює перевезення за допомогою електроскутерів. Цей підхід не лише скоротив час доставки, але й усунув залежність від цін на пальне, зробивши вартість транспортування сталою.

До оптимізації витрат одна доставка у дві сторони коштувала компанії 350 грн, тоді як після впровадження нової логістичної стратегії витрати знизилися до 100 грн. Це дозволило значно зменшити логістичні витрати та підвищити ефективність роботи компанії.
‍

Фінансовий хаос? Забудь!

Finmap дає контроль і порядок.

Спробуй — 7 днів безкоштовно.

Спробувати безкоштовно

не потрібно прив’язувати карту

Звітність перед зацікавленими сторонами

Інвестори і кредитори звертають увагу на звіт про прибутки та збитки при оцінці фінансового стану компанії. Це особливо важливо, якщо ви плануєте залучати інвестиції для масштабування бізнесу. Надійна фінансова звітність підвищує вашу привабливість для інвесторів.

Звіт про прибутки та збитки є незамінним інструментом для кожного підприємця. Він надає чітке уявлення про фінансовий стан компанії, допомагає виявляти приховані витрати та оптимізувати ресурси. Використання цього звіту дозволяє власникам бізнесу планувати ефективні стратегії, приймати обґрунтовані рішення на основі реальних даних і забезпечувати стабільність та зростання бізнесу в довгостроковій перспективі.

Як створити якісний звіт про прибутки та збитки?

Якісно складений звіт про прибутки та збитки - це основа фінансового здоров'я вашого бізнесу. Він не лише допомагає зрозуміти поточний стан справ, але й відкриває нові можливості для зростання. Щоб ваш звіт був максимально корисним, дотримуйтесь таких ключових кроків:

1. Вибір періоду звітності. Визначте, за який період складатиметься звіт. Це може бути місяць, квартал або рік, залежно від особливостей вашого бізнесу та галузевих стандартів.‍

2. Збір фінансової інформації. Зберіть усі необхідні фінансові дані: доходи, витрати, операційний прибуток (або збиток), проценти, податки та інші фінансові показники. Збір потрібно проводити, не лише руху коштів по офіційних рахунках, а й по готівкових касах, картках, гаманцях і т.д‍

3. Класифікація доходів та витрат. Ретельно класифікуйте всі доходи та витрати за їхнім призначенням та характером. Основні доходи (від продажу товарів або послуг) і додаткові доходи (від інвестицій, ліцензій тощо) мають бути виділені окремо. Витрати слід поділити на категорії, такі як заробітна плата, матеріали, маркетинг, адміністративні витрати тощо.

Фінансист на аутсорсі

допоможе налаштувати ефективний облік та приймати виважені управлінські рішення

Замовити безкоштовну консультацію

‹

›

4. Розрахунок чистого прибутку (або збитку). Відніміть загальну суму витрат від всієї суми доходів для розрахунку чистого прибутку або збитку. Цей показник є критично важливим для оцінки фінансового стану компанії.

5. Порівняння з попередніми періодами. Порівняйте результати звітного періоду з попередніми періодами для виявлення тенденцій та аналізу динаміки фінансових показників.‍

6. Підготовка аналітичного звіту. Після складання основного звіту про прибутки та збитки підготуйте додатковий аналітичний звіт, який містить детальну інформацію про окремі складові доходів та витрат, а також пояснення причин змін у фінансових показниках.

7. Візуалізація результатів. Використовуйте інструменти візуалізації для покращення розуміння та зручності сприйняття фінансової інформації. Графіки та дашборди допомагають швидко оцінити фінансовий стан компанії.

‍

Додаткові поради:
‍

• Ретроспективний аналіз. Порівнюйте результати з минулими періодами, щоб виявляти тренди та передбачати майбутні витрати і доходи.
• Аналіз ринку. Враховуйте зміни в економічному середовищі та ринкові тренди, що можуть впливати на фінансові показники вашого бізнесу.
• Розподіл грошей. Відокремлюйте власні кошти від коштів бізнесу. Це дозволить уникнути дуже розповсюдженої помилки змішування фінансів.
• Професійний підхід. Візьміть консультацію професійного фінансиста для кваліфікованого швидкого консультування щодо налагодження обліку. Якщо немає коштів на постійний супровід, то перша консультація направить власника на шлях істинний. 
• Технологічні рішення. Використовуйте сучасні інструменти для автоматизації фінансового обліку. Наприклад, Finmap інтегрується з банками та платіжними системами, спрощуючи процес збору і аналізу даних.

Дотримуючись цих кроків та стандартів складання звіту про прибутки та збитки, ви отримаєте чітке та об'єктивне уявлення про фінансовий стан вашої компанії. Це дозволить вам ефективніше керувати бізнесом і приймати стратегічні рішення, що сприятимуть його зростанню та стабільності. 

Для максимальної зручності та ефективності автоматизуйте облік за допомогою Finmap і забудьте про складні саморобні таблиці. Finmap інтегрується з банками та платіжними системами, надаючи вам зручні графіки та дашборди, що значно спрощують аналіз та прийняття обґрунтованих бізнес-рішень. 

Відсутність контролю над фінансами та непередбачені витрати можуть стати справжньою ахіллесовою п'ятою кожного підприємця, підриваючи фінансову стійкість та знижуючи прибутковість.

Фінанси завжди були ключовими для мене. Excel, хоч і корисний, не завжди відповідає сучасним вимогам бізнесу. Але коли ми почали працювати з більш професійними інструментами обліку грошей для бізнесу, все змінилося
Дмитро Шеремета, підприємець, власник “Сhystota.ua”.

Як зекономити 500 тисяч гривень на оптимізації витрат

Компанія Дмитра на кожне прибирання при потребі доставляє обладнання у вигляді порохотяга або драбинки, що включено у вартість послуги. Зазвичай вони використовували служби таксі, що не давало сталої ціни на перевезення спорядження: вона варіювалась від погоди, днів тижня та попиту на таксі саме в цей час.

Завдяки аналізу витрат в Finmap, Дмитро побачив, що вони витрачають на логістику неприємно високу ціну. Разом з командою почали шукати шляхи, як скоротити ці витрати. Врешті решт ними було прийнято рішення повністю змінити тип доставки. Знайшли партнера, який робить доставку на електроскутерах. Це покращило час логістики, забрало змінну пального та зробило ціну сталою.

Одна доставка в дві сторони компанії коштувала 350 грн, після оптимізації витрат - 100 грн.

Завдяки Finmap ми зекономили 360 тисяч грн тільки на оптимізації витрат на доставку обладнання. Загалом за рік оптимізували витрати більш ніж на 500 тисяч грн.

Фінансовий хаос? Забудь!

Finmap дає контроль і порядок.

Спробуй — 7 днів безкоштовно.

Спробувати безкоштовно

не потрібно прив’язувати карту

‍

Які функції Finmap допомагають заощадити?

Найчастіше Дмитро користується Cashflow та P&L. Cashflow йому потрібен щомісяця для аналізу витрат компанії, щоб швидко оцінити, які витрати вони здійснюють і, щоб легше приймати рішення щодо оптимізації.

P&L Дмитро переглядає регулярно, порівнюючи з попередніми двома місяцями, щоб виявити зміни в різних категоріях витрат. Якщо помічає збільшення витрат у певній категорії, то команда одразу аналізує причини цього зростання та розглядає можливості оптимізації.

Заощадити 500 тисяч грн чи втратити гроші? Що оберете ви?

Відповідь очевидна. Але як це зробити?

В сервісі Finmap всі свої витрати та доходи ви можете розносити по окремих категоріях, контрагентах та проєктах.

Давайте розбиратись, як це працює саме на прикладі категорій.

У вас є постійні витрати, які повторюються щомісяця, наприклад: оренда, логістика, реклама тощо. В розділі Аналітика в звіті Прибуток ви можете за допомогою фільтрів проаналізувати ваші витрати в розрізі кожного періоду та кожної категорії.

Таким чином ви побачите, які саме витрати у вас з’їдають купу грошей щомісяця. Розуміючи де саме це слабке місце в вашому бюджеті, ви зможете шукати шляхи та способи, як оптимізувати свої витрати: змінити постачальників, відмовитись від частини офісу, який не використовується тощо. Таким чином лише зекономив на витратах ви вже значно покращите фінансове здоров’я свого бізнесу.

Але неконтрольовані витрати, це не єдина проблема в обліку грошей сучасного підприємця.

З чим підприємці стикаються щодня?

Велика кількість власників бізнесів стикається з проблемами:

• не бачать реальний стан бізнесу
• не розуміють, скільки грошей зараз на кожному рахунку і загалом в компанії, дані є, але в купі саморобних таблиць, які складно аналізувати та взагалі майже неможливо звести все до купи
• не розуміють скільки можуть дивідендів вивести не нашкодивши своєму бізнесу
• чи будуть гроші наприкінці місяця на виплату заробітних плат, оренду та оплати підрядникам

Як це вирішити?

Завдяки сервісу Finmap ви з легкістю зможете навести порядок в грошах бізнесу та тримати руку на пульсі, тому що відтепер:

• Всі ваші рахунки на одному екрані, наочно
• Всі дані потрапляють в сервіс автоматично, завдяки інтеграції з банками та платіжними системами
• Легко аналізувати гроші (Cashflow), прибуток(P&L), проєкти, рахунки, борги: не в складних хаотичних звітах, а у наочних графіках
• Завдяки платіжному календарю ви легко плануєте рух коштів та запобігаєте касовим розривам
• Делегуєте рутину співробітникам, вирішуючи самостійно хто і що може бачити, хто і що редагувати
• А також, більше не потрібно шукати шаблони рахунків-фактур в інтернеті: відтепер виставляйте брендовані рахунки прямо в Finmap

Не чекайте, поки ви почнете втрачати прибуток. Спробуйте Finmap безкоштовно вже зараз!

‍

IT-компанія Serious Development Agency — розробка мобільних додатків та сайтів для стартапів

Сайт: https://sda.company/

Олександр Шубін — засновник IT-компанії Serious Development Agency
Досвід у програмуванні 12 років
Вперше почав вести фіноблік з Finmap 1,5 роки тому

Як власнику IT-компанії навести лад у грошах бізнесу, якщо він щодня працює по 17-19 годин і вільного часу просто не має? А якщо при цьому компанія перебуває в Україні та йому, як більшості підприємців, потрібно дбати про безпеку команди та продовжувати розвивати бізнес за умов тотальної нестабільності?

Можна відкласти задачу до кращих часів. А можна закласти фундамент системного обліку вже зараз. Розібратися у цифрах, чітко побачити поточний стан справ та приймати подальші рішення з опорою на дані. Такий шлях вибрав Олександр, власник IT-компанії Serious Development Agency.

Як йому вдалося знайти час і яких результатів він досяг — розповідаємо у цьому кейсі.

Дано

IT-компанія Serious Development Agency з 2019 року займається розробкою мобільних додатків та сайтів. Зараз у команді 16 людей, і компанія продовжує зростати. Проєктів та завдань від клієнтів теж стає більше.

Звичайно, якщо не вести системний облік фінансів, дуже легко потонути у хаосі надходжень, списань, регулярних платежів та заборгованостей. Тому засновник компанії Олександр вирішив, що необхідно впровадити регулярний фіноблік.

«Вирішив навести все ж таки лад у бізнесі, бо зрозумів, що немає розуміння, що взагалі відбувається, скільки я можу грошей витягти і таке інше».

Задача

Ми завжди кажемо, що вести облік заради обліку – помилка. Тому, перш ніж системно наводити лад у грошах, потрібно визначити, а що саме вам важливо відслідковувати та як облік допоможе розвитку бізнесу. Олександр поставив собі такі завдання:

1. Позбутися бардаку у фінансах.
   Чітко розуміти, скільки компанія заробляє, скільки дивідендів можна забрати і що взагалі відбувається у бізнесі.
2. Контролювати залишки на рахунках та заплановані надходження.
   Щоб бачити, скільки грошей є зараз і скільки очікується у майбутньому.
3. Заощадити час. Наразі Олександр працює по 17-19 годин на добу. Приділяти багато уваги обліку фінансів йому просто нема коли. «Загалом зараз роботи стало більше, бо ми, по-перше, більше стали наймати і треба приділяти увагу новим співробітникам, допомагати, підтримувати. Плюс ще побільшало запитань у клієнтів».
4. Вести облік системно і водночас просто. «Коли я вводив все у Google-таблиці, розумів, що деякі моменти я можу не враховувати. Тобто треба витрачати час на те, щоб це все налаштувати, ті самі звіти та інше. А оскільки я розумію, що час — гроші, мені простіше вести всю документацію у себе в якомусь кабінеті та мати кілька можливостей вести різні звіти, інтеграції…».

Для вирішення своїх задач Олександр вирішив впровадити Finmap.

Рішення

Вперше Олександр спробував Finmap ще півтора роки тому. Однак тоді не вдалося повністю використати можливості сервісу для його бізнесу і він перейшов на інший продукт. Протестувавши, виявив багато багів, які ускладнювали роботу. І вирішив знову повернутись до Finmap.

«Чому саме Finmap — бо я був вже користувачем. Я проходив курси як у Івана, так і в Олександра*».

* Іван Каунов та Олександр Соловей — співзасновники Finmap. Іван вів курс «Фінанси зрозумілою мовою». Згодом ми розширювали та доповнювали інформацію, в результаті чого з’явився курс Олександра Солов’я «Гроші бізнесу» про те, як підприємцям від хаосу у фінансах дійти системи лише за 5 кроків.

Разом із сервісом Олександр вирішив одразу скористатися допомогою фінансового експерта Finmap*, щоб зберегти час на налаштування, а також побачити точки фокусу у фінансовому обліку для його компанії.

* Наші користувачі можуть звернутися за допомогою до фінансових експертів Finmap та обрати асистента, менеджера або ментора. Докладніше про цю послугу ви можетедізнатися тут.

Насамперед підключили та додали у Finmap рахунки компанії. Щоб одразу на одному екрані бачити всі залишки, які є зараз.

Ось так виглядає панель рахунків:

*Дані наведені для прикладу

Далі налаштували синхронізацію з Приватбанком та системою грошових переказів Wise. Щоб усі надходження та витрати автоматично потрапляли до Finmap та відображалися у фінансових звітах.

*Дані наведені для прикладу

Синхронізація дозволяє:

• заощадити час на ручному внесенні даних;
• спростити ведення обліку;
• виключити ризик втрати тієї чи іншої оплати.

Навіть дрібні витрати, про які часто забувають (наприклад, комісії за перекази або оплати підписок на додатки та послуги), враховуються автоматично. В результаті користувач отримує точніші дані про фінансову ситуацію в компанії.

Оскільки однією із задач Олександра було зрозуміти, скільки дійсно компанія заробляє, особливу увагу він приділяє звіту про прибуток і збитки P&L*.

*Дані наведені для прикладу

* Звіт про прибуток та збитки (P&L) показує прибуток та збитки компанії за певний період, наприклад, за місяць. У Finmap він формується автоматично, на основі даних, які вносить користувач та які підтягуються до сервісу завдяки інтеграціям з банками та іншими сервісами.

Найближчим часом Олександр також збирається запровадити регулярне ведення платіжного Календаря*, щоб контролювати майбутні надходження, а також заздалегідь планувати витрати та не забувати про них.

*Дані наведені для прикладу

* Додавши майбутні витрати та доходи у Finmap, користувач побачить їх у Календарі і вже не забуде здійснити запланований платіж або нагадати клієнту про оплату.

Окрім цього, Календар покаже, чи вистачить грошей, щоб покрити всі витрати на конкретну дату або є ризик касового розриву (тимчасової ситуації, коли у бізнесу недостатньо грошей на погашення всіх необхідних витрат).

‍*Дані наведені для прикладу

Проте засновник Serious Development Agency зазначає, що є функціонал, якого йому не вистачає.

«У мене є така проблема. Мені приходить один платіж, але цей платіж одразу за кількох людей. Доводиться вручну його дробити постійно, вираховувати, що з цього платежу така сума до цього проєкту, така — до цього проєкту… Було б круто, якби у нас заходив великий платіж і ми могли вказати, що з цього платежу стільки-то до такого проєкту, стільки — до такого».

Такий фідбек особливо важливий для нас, адже допомагає розвивати Finmap так, щоб наші користувачі могли вести облік фінансів простіше та ефективніше. Наразі наша команда розробки активно займається реалізацією функціоналу, якого не вистачає Олександру.

Що у результаті

✅ Розібрали бардак у фінансах та налаштували системний фіноблік.

Разом із фінансовим експертом Finmap Каріною Олександру вдалося розібратися, що відбувалося у компанії за січень-лютий, зокрема, і на момент початку війни в Україні.

‍

«Налаштувалися зараз, подивилися, що було за січень-лютий, хоча б є розуміння цифр».

✅ Завдяки підключеним інтеграціям передачу даних про трансакції автоматизовано, Олександру не доводиться переносити їх вручну і витрачати на це час.

✅ Тепер завжди у пару кліків можна подивитися фінансові звіти та зрозуміти, що відбувається у бізнесі. Звіти формуються автоматично у вигляді графіків та діаграм, не потрібно витрачати час на зведення таблиць і потім намагатися розібратися у десятках стовпців із цифрами.

«Побудова графіків — досить корисна річ, де також можна подивитися у відсотковому співвідношенні».

Особливо важливий для Олександра звіт про прибуток і збитки P&L, який дозволяє легко відслідковувати прибуток компанії.

✅ У планах — налаштувати платіжний Календар усередині Finmap, щоб контролювати майбутні надходження та не забувати про списання (наприклад, заздалегідь запланувати оплату податків або кредиту). Протестувати мобільний додаток Finmap, як тільки він вийде (ми працюємо над ним на повну силу). І, головне, розвивати бізнес. Адже, як каже Олександр:

«Якщо ми працюємо під час війни навіть із підвалів, що ще може нас зупинити?»

Ви засновник або СЕО IT-компанії? Розібратися у фінансах бізнесу, чітко побачити прибутковість кожного продукту/проєкту, а також точно розрахувати вкладення у розробку нових продуктів ви можете з Finmap. Протестуйте можливості сервісу для вашого бізнесу. 14 днів безкоштовно.

‍

Картка кейсу

Storypoint – IT рекрутингова компанія
🌐 Сайт: https://storypoint.team/

Андрій Алексєєнко — Co-founder & CEO Storypoint
Знає, як будувати круті команди в IT-компаніях
Мета — покращити процес рекрутингу в Україні.
Не любить вручну вносити дані до таблиць
📱 Insragram: @alex__andrew

Масштабування бізнесу — це завжди пожежа, факапи та хаос, згодні? А ось герой нашого сьогоднішнього кейсу, засновник компанії Storypoint, Андрій Алексєєнко взагалі не згоден😉

Йому вдалося за рік масштабувати свій бізнес, зрости майже в 10 разів у доході і при цьому уникнути фінансових втрат та помилок. Звичайно ж, за допомогою системного обліку грошей (інакше навіщо б ми тут збиралися, вірно?). Як компанії Storypoint допоміг фіноблік і який досвід ви можете запозичити для вашого бізнесу, розповідаємо у цьому кейсі.

Дано

Компанія Storypoint створена Андрієм та його партнером Діаною у 2021 році. Займається рекрутингом та наймом талановитих людей у ​​команди технологічних компаній, а також на аутсорс/аутстаф, в Україні та за кордоном.

До запуску свого бізнесу Андрій сам працював у IT-компаніях та будував команди зсередини. Тому добре знає, із якими проблемами стикаються як керівники бізнесів, так і співробітники.

Перші 2-3 місяці для обліку фінансів у Storypoint користувалися таблицями. Однак із зростанням бізнесу почала зростати і кількість витрат. Для внесення кожної операції до таблиці доводилося виділяти час, і зрештою це завдання стало занадто об’ємним. Андрій почав шукати спосіб автоматизувати процеси.

«Проблема була в тому, що всі операції потрібно було вносити мануально до нашого Spreadsheet, де зберігався весь бюджет. Це займало багато часу, тому ми вирішили автоматизувати процес і підключили Finmap».

Задачі

При виборі сервісу для автоматизації обліку фінансів Андрію було важливо, щоб:

1. Облік грошей не забирав надто багато часу. У власників бізнесу та бухгалтера і так вистачає операційних завдань щодня. Не хотілося витрачати години ще й на внесення всіх транзакцій вручну.
2. Можна було інтегрувати банківські рахунки з сервісом обліку. Для економії часу на внесення операцій, а також щоб не втрачати витрати. Особливо для Андрія була важлива можливість інтегрувати сервіс із Monobank, тому що рахунок компанії був саме у цьому банку.
3. Була наочна аналітика для системного розуміння витрат та доходів компанії.

Рішення від Finmap

Від знайомих Андрій дізнався про Finmap. На той момент сервіс був ще в бета-тесті, проте підприємця це не налякало і він вирішив спробувати. Вирішальним фактором при виборі для Андрія стала можливість інтегрувати Finmap з банком, щоб не вносити всі операції вручну.

«Однією з причин було те, що в нас Monobank, а Finmap інтегрується з Monobank. Це було ідеально. Тому що інтеграція між банківським рахунком та Фінмапом — це саме те, заради чого ми його використовуємо, це основна фіча для нас».

Впровадження Finmap: чи було складно?

Не створюватимемо інтригу, складно не було😊 Впровадження сервісу не зайняло багато часу. Достатньо було лише зареєструватися, створити компанію та підключити рахунки*.

«У Finmap максимально класний онбординг. Я зареєструвався в сервісі, підв’язав Monobank-аккаунт, на якому був рахунок компанії, і так інтегрував усі наші транзакції».

* Зараз у Finmap доступні інтеграції з 2000+ банками по всьому світу.

Налаштування обліку: а тут було складно?

На момент підключення Storypoint до Finmap сервіс ще був у бета-версії. Тому в Андрія справді виникла складність із конвертацією*. Оплати у доларах та євро, які надходили до компанії, не завжди відображалися за коректним курсом.

«Була різниця всього в кілька центів, але через цю розбіжність у нас не сходився дебет із кредитом».

* Зараз у Finmap підтягуються актуальні курси валют із національних банків різних країн (наприклад, для України з Національного банку України, для Чехії — із CNB (Czech National Bank), а також із Mastercard).

Отже, для користувачів, які мають операції в різних валютах, інформація про курси валют завжди точна. Крім того, є можливість встановити свій курс за потребою. Ось так, наприклад, відображається курс при внесенні Доходу у $ на рахунок у гривні.

Щоб вирішити цю ситуацію, ми у Finmap запропонували Андрію консультацію фінансового експерта*.

«Фінансист показав нашому бухгалтеру, як правильно структурувати доходи та витрати у Finmap. І після цього у нас все ідеально зійшлося у звітах. Плюс нам допомогли правильно впорядкувати все, додати категорії, підкатегорії, теги. Після цього ми змогли проаналізувати наші витрати та доходи у різних категоріях: доходи та витрати на співробітника, на проєкт. Що, у свою чергу, допомогло оптимізувати витрати та відмовитись від неприбуткових проєктів».

* Дізнатись детальніше про консультації та навести лад у фінансах вашого бізнесу разом із фінансовими експертами Finmap ви можете тут.

Систематизація даних: ну хоч тут було складно?

Після консультації Storypoint налаштували у Finmap власні категорії витрат та доходів. Це необхідно, щоб структурувати операції і надалі бачити у звітах детальну інформацію про все, що відбувається з грошима компанії. Наприклад, скільки саме бізнес витрачає на рекламу у Facebook, а скільки заробляє від клієнта N.

Наприклад, ось так у звіті Гроші/CashFlow (звіт про рух коштів) відображатиметься співвідношення списань за різними категоріями:

До речі, звіти формує сам сервіс. Тобто користувачам не потрібно витрачати час, щоб упорядкувати дані. Достатньо лише вносити Доходи, Витрати та Перекази.

Finmap сформує на основі цих даних зрозумілі та наочні звіти.

Це також допоможе суттєво заощадити час і будь-якої миті бути в курсі, що відбувається у бізнесі. У тому числі, можна легко показати звіти бізнес-партнеру та не витрачати час, щоб пояснити, що означає кожен показник.

Що в результаті

«Ми 2-3 місяці користувалися таблицями. Потім перейшли на Finmap і вирішили всі проблеми, які ми мали».

✅ Автоматизували фіноблік у компанії. Тепер у співзасновників та бухгалтера стало набагато менше операційних та рутинних завдань. Отже, звільнився час для розвитку бізнесу.

«Finmap допомагає нам вести операційні штуки. А якщо з ними все ок, у нас більше часу на основний бізнес».

✅ Стали краще розуміти витрати та доходи компанії. За порадою фінансового експерта Finmap, у компанії налаштували свої категорії доходів та витрат у сервісі. Після цього співзасновникам стало зрозуміло, на що бізнес витрачає, а на чому заробляє.

✅ Перестали втрачати витрати. Отже, дані про витрати компанії стали точними і на їх основі можна приймати більш об’єктивні рішення.

«Раніше, якщо зробили якусь транзакцію та не внесли її до таблиці, то просто забували про неї. Тепер усі транзакції, які ми робимо, підв’язані до Finmap і це дуже зручно».

✅ Уникли фінансових факапів. Завдяки системному обліку грошей у Finmap, зростання компанії протягом року відбувалося без проблем. Андрій зазначає, що за рік бізнес виріс х10 у доході та майже у 5 разів по кількості співробітників😉

У планах у компанії Storypoint подальше зростання:

«Хочемо розширюватись, хочемо поміняти ринок рекрутингу в Україні. Допомогти нашим клієнтам позбутися дефіциту кадрів та релізити продукти вчасно завдяки талантам у команді».

Як Андрій обрав Finmap? Чому зараз використовує сервіс лише раз на місяць? Навіщо рекомендує спробувати Finmap навіть тим, хто сумнівається? Дивіться у цьому відео.

Щоб впровадити системний фіноблік та легко масштабувати свій бізнес, підключайтеся до Finmap. 14 днів безкоштовно.

Компанія «AIRT» — Асоціація незалежних ріелторів Турції, що займається продажем та орендою нерухомості в Турції.
Сайт: https://airt1.com

Ільгіз Юсупов — засновник компанії «AIRT»
Instagram: @ilgizyusupov
7 років займається нерухомістю в Туреччині
Використовує Finmap у своєму бізнесі близько року
Відноситься до обліку фінансів як до можливості насолодитися свіжою кавою та поміркувати

Найкраща ціна, дбайливий сервіс, висока якість… Які ще переваги може використати бізнес, щоб обійти конкурентів?

Один із користувачів Finmap, засновник ріелторської компанії в Туреччині, зрозумів, що порядок у фінансах бізнесу теж може допомогти йому вирватися вперед. Чому і як? Розповідаємо у цьому кейсі.

Дано

Компанія «AIRT» займається нерухомістю у 4-х містах Туреччини (Стамбул, Анталія, Аланія, Анкара). Локомотивний напрямок бізнесу — продаж квартир у новобудовах. Однак займаються і орендою, і комерційною нерухомістю, і житлом вторинного фонду.

Нині у команді 12 співробітників. Але, як каже засновник компанії Ільгіз:

«Усі наші брокери — незалежні особи зі своєю життєвою історією. Це не наймані співробітники, а партнери».

Оборот компанії складає близько $1 млн на місяць. І подальші плани на бізнес у Ільгіза не менш амбітні:

• розвивати компанію в інших містах Туреччини та по всьому світу;
• зробити ринок нерухомості більш професійним та знизити рівень шахрайства.

У тому числі, для цього було створено Асоціацію незалежних ріелторів.

«Наша мета — щоб Асоціація була на державному рівні. Щоб ми проводили з’їзди брокерів, створювали правила на ринку, які працюватимуть, щоб люди розуміли, що добре, а що погано».

Щоб системно працювати над досягненням цих цілей, Ільгізу, як засновнику та керівнику компанії, потрібно точно розуміти, що відбувається у бізнесі, та приймати виважені рішення. Тому він вирішив впровадити фіноблік.

Задача

Ільгіз одразу шукав саме інструмент для фінансового обліку. Він вже знав, що просто бухгалтерського обліку недостатньо.

«Я цілеспрямовано шукав фінансовий інструмент. Бо у Туреччині бухгалтер займається всім, але не фінансами. Він займається виставленням якихось рахунків, податками, але не веде фінанси. Немає можливості зрозуміти, де витрата, а де надходження, навіть просто в Excel».

Йому важливо було:

• Чітко розуміти, які у компанії витрати та скільки доходів отримує бізнес.
• Відстежувати ці дані регулярно і бажано, щоб усі вони були зібрані в одному місці.

«Потрібна була одна програма, куди б я міг зайти і наочно у вигляді дашборду побачити основні показники, які мені потрібні: прибутки, витрати. Взагалі, будь-якому підприємцю треба хоч раз на тиждень розуміти його витрати та прибутки. Від цього він починає приймати якісь рішення з погляду економії чи навпаки розширення».

Про Finmap дізнався випадково: попалася реклама, переглянув інформацію про сервіс і відразу почав впроваджувати.

Рішення від Finmap

Ільгіз веде весь облік у сервісі сам, не делегуючи співробітникам.

«Finmap для мене – це приємне заняття. Я намагаюся виділити годину-дві на тиждень, заварюю свіжу каву, сідаю і з задоволенням це роблю».

Поки всі дані вносить вручну, додаючи витрати та прибутки компанії. У сервісі для введення даних про операції є лише три кнопки: Дохід, Витрати та Переказ. Тому можна розібратися інтуїтивно буквально з першого погляду.

Щоб аналітика була точнішою та наочнішою, при внесенні операцій можна вказати не лише суму, а й:

• Категорії — тип доходів і витрат, наприклад, витрати на таргетовану рекламу, доходи від оренди комерційної нерухомості.
• Контрагенти, тобто від кого отримано дохід або кому компанія здійснила оплату — витрати;
• Теги — додаткова можливість конкретизувати дані операції. Наприклад, можна додати теги з прізвищами брокерів, щоб потім у звітах Finmap відфільтрувати всі доходи, які надійшли від того чи іншого брокера.

* Приклад додавання операції до Finmap.

На момент, коли Ільгіз почав використовувати Finmap, у сервісі ще не було інтеграцій із турецькими банками. Тому можливостей для автоматизації обліку було менше.

Однак зараз ми активно працюємо над додаванням до Finmap банків Akbank Direkt, DenizBank, Garanti, Ziraat Bank, Yapi ve Kredi.

* Ось так виглядає функціонал підключення інтеграцій з банками та сервісами всередині Finmap.

Це допоможе нашим користувачам з Туреччини і тим, хто має рахунки в турецьких банках, заощадити час. Завдяки інтеграції, всі операції з банківських рахунків (надходження та витрати) потраплятимуть у сервіс автоматично і ручне внесення транзакцій не знадобиться.

Найважливіший звіт для Ільгіза зараз — Гроші/Cash Flow*. Він показує рух коштів і дозволяє систематизувати, які суми надходять, а які витрачаються компанією.

* Так виглядає звіт Гроші/Cash Flow у Finmap.

Тобто чітко бачити на одному екрані всі доходи та витрати бізнесу комплексно або за конкретними параметрами. Наприклад, можна відфільтрувати доходи за Категорії «Продаж у новобудові».

* Так можна скористатися фільтрами у звіті Гроші/Cash Flow у Finmap.

«Це такий маячок, щоб я не закрутився. Тому що, коли угоди йдуть і ти починаєш збільшувати штат або якісь програми додатково купувати, не звіряючи свій фінансовий облік, це може призвести до наслідків. У цьому плані мене Finmap відразу холодним душем заспокоює».

Глибоко розібратися в інших звітах (Прибуток/P&L, Проєкти, Дебіторка, Кредиторка) Ільгіз поки що не встиг, не вистачає часу.

* Так виглядають деякі звіти у Finmap. Вони формуються автоматично.

Однак у планах на майбутнє є навчання від Finmap*, щоб глибше розібратися у фінансах та використовувати результати фінансового обліку на максимум.

* Зараз Finmap має 2 освітні програми: «Гроші бізнесу» про те, як навести лад у фінансах за 5 кроків, і «Цифри бізнесу» — про створення фінансових моделей з нуля. А також є міні-курс із 3-х уроків про основні фінансові звіти та те, як вони реально допомагають підприємцям приймати бізнес-рішення.

Що в результаті

«Finmap — абсолютно те, що потрібно».

✅ Усі доходи та витрати компанії впорядковані. Їх у будь-який момент можна проаналізувати, не витрачаючи багато часу та не чекаючи звітів від бухгалтера/фінансового директора.

«На це потрібно буквально 5 хвилин. Я заходжу до Finmap, дивлюся, які у мене витрати, які прибутки. Все. І це допомагає».

✅ Стало легко приймати рішення на основі цифр, не роздмухувати витрати там, де це не потрібно, але й не економити зайвого.

«Це саме той час, коли я можу трохи поміркувати над цифрами, подивитися, що відбувається. Тому що у щоденній метушні ти не бачиш, що відбувається. А от коли сідаєш і дивишся цифри, і вони у зручному форматі — все зрозуміло».

✅ Ільгіз зрозумів, що може збільшувати бюджет на рекламу, не потрапивши при цьому в касовий розрив (ситуацію, коли бізнесу тимчасово не вистачає грошей на покриття витрат).

✅ Системний облік грошей став конкурентною перевагою компанії.

«Звичайно, це конкурентна перевага. Бо якщо на ринку 50% не використовують фінансовий облік, вони будуть потрапляти у фінансові ями. Набирати велику кількість співробітників, збільшувати гроші на рекламу, коли цього не можна робити. А я в цей час, враховуючи все по поличках, можу просто вирватися вперед».

Тепер Асоціації незалежних ріелторів набагато простіше рухатися до мети:

«Плани в майбутньому — щоб Асоціація перетворилася на місце, куди кожен іноземець може прийти не просто купити нерухомість, а підібрати її безпосередньо під свої вимоги та під завдання».

Впевнені, що з таким системним порядком у грошах все обов’язково вийде😊

Якщо ви також ставите амбітні цілі для свого бізнесу, вам потрібен продуманий план та наочні дані щодо фінансової ситуації в компанії. Підключайте Finmap, щоб позбутися хаосу в грошах і приймати зважені рішення на основі цифр. 14 днів безкоштовно.

Микола Мостовий – 16 років підприємницького досвіду, 3 роки веде бізнес у Польщі
Займається будівництвом, роздрібною торгівлею, наданням послуг.
Сертифікований фінансист.
Любить допомагати іншим підприємцям ставати ефективнішим і лад у грошах.

Intelligent System, м. Варшава – консалтингова компанія Миколи, яка допомагає підприємцям зі стратегічним плануванням, створенням фінмоделей, ціноутворенням, маркетингом та всім, що необхідно бізнесу для зростання. Також допомагають компаніям із України виходити на польський ринок.

Сайт: https://intelligentsystem.com.pl

Вирости в період пандемії та локдауну? Перестати втрачати тисячі євро? Заощаджувати щомісяця близько 2000 €?

Це все стало можливим для бізнесу одного з наших користувачів Миколи Мостового. Як? Він впровадив системний облік грошей із Finmap. А далі сталася магія.

Жарт 🙂 Жодної магії. Тільки регулярне ведення фінобліку та увага до аналітики, щоб щодня розуміти ситуацію у бізнесі. Як саме Микола використовує Finmap і які результати це дає – розповідаємо у кейсі.

Дано

До створення консалтингової компанії Микола займався будівельним бізнесом. Проєкт зростав, було 10 бригад плюс менеджери, які вели об’єкти.

Кожен із них отримував різні суми, щоб робити закупівлі матеріалів та розхідників. Це все необхідно було якось зводити в одному місці, щоб розуміти, що взагалі відбувається у компанії:

• скільки грошей взяли від замовника;
• скільки пішло на закупівлю, на зарплати;
• окупається чи не окупається кожен проєкт: чи взагалі все порахували і врахували.

Плюс хотілося бачити, як відбувається рух коштів щодня, контролювати прибутковість бізнесу чи бачити збитки оперативно.

Тобто у бізнесі Миколи виникла потреба вести системний управлінський облік. І він почав шукати рішення.

Задача

Чи можна довірити такий облік бухгалтеру? У Польщі аутсорсингові бухгалтерські компанії ведуть лише бухгалтерію та податкову звітність. Але головний мінус — вони подають дані за минулий місяць лише наступного місяця. Тобто, щоб розуміти, яка ситуація у бізнесі, потрібно по 2-3 тижні чекати на звіт.

«Нам потрібен був інструмент саме управлінського обліку. Який би показував, де ми заробляємо, де просідаємо, де у нас все гаразд, а де погано. На яких об’єктах та на яких типах клієнтів ми заробляємо, а на яких ідемо у мінус», — каже Микола.

Був ще один варіант – найняти фінансового директора. Проте у Варшаві зарплата такого фахівця – від 8000 злотих (близько 2000 €) на місяць.

Вирішили спробувати знайти сервіс, який міг реалізувати управлінський облік з меншими витратами. І Микола поставив перед собою такі завдання:

• Знайти просте рішення.

Щоб розібратися могла не лише людина з освітою бухгалтера чи економіста. Але й менеджер проєктів, бригадир чи водій, який займається закупівлями.

• Вести весь управлінський облік в одному місці.

Раніше Микола знаходив деякі польські послуги обліку. Однак вони могли закрити лише якесь одне завдання. Наприклад, складання кошторису, ведення звітності про прихід-витрату коштів або про прибуток і збитки (звіт P&L). А в Excel на облік витрачалося дуже багато часу. І можливостей, щоб вирішити всі завдання, не вистачало.

• Обов’язково, щоб у сервісі був платіжний календар.

Микола хотів планувати фінанси на місяць уперед і надалі. А також передбачати касові розриви та мати можливість уникнути їх.

• Підібрати мультимовне рішення. У команді є хлопці з України, Молдови, Грузії, Білорусі та Польщі. Тобто польські сервіси не підходили ще й тому, що не всі працівники знають польську. Тому потрібен був такий сервіс, в якому можна вибрати мову.

Рішення від Finmap

У пошуках відповідного варіанту, Микола натрапив на сайт Finmap і зареєструвався, щоб спробувати.

Перший крок

Для початку він, як сертифікований фінансист, звернувся до своєї фінмоделі. Упорядкував структуру доходів та витрат. Систематизував інформацію, де, у кого та які гроші бізнесу перебувають. Наприклад, на яких рахунках, кредитках чи готівкою у когось зі співробітників. І переніс всю інформацію до Finmap.

Дав доступи project-менеджерам, бригадирам та водієві, який здійснює закупівлі. До речі, у Finmap є можливість обмежувати доступ і вибирати, яку інформацію співробітник може додавати, яку переглядати, а яка буде закрита навіть для перегляду.

Після чого всі операції почали додавати за допомогою 3 простих кнопок: Дохід, Витрата та Переказ. Системний облік розпочався.

Перестали втрачати гроші

Раніше у будівельному бізнесі Миколи нерідко траплялося, що працівники втрачали чеки після закупівлі матеріалів чи розхідників. У результаті, клієнти не відшкодовували ці витрати та їх несла компанія. Таким чином губилися тисячі євро.

«У вересні була ситуація, коли співробітник втратив фактуру на 4500 злотих (близько 1000 €) просто забув. Коли ми подавали документи бухгалтерам для взаєморозрахунків, виявилось, що фактури немає. Відповідно ми б ці 4500 не порахували клієнтам і втратили б гроші. Добре, що він провів це все у Finmap».

Коли у звіті відображається, що така витрата була, можна просто звернутися до магазину та відновити чек, щоб надати його клієнту. Микола зазначає, що вже тільки на таких ситуаціях вони втратили б суму більшу, ніж вартість підписки на Finmap.

Важливі звіти

Оскільки одним із завдань Миколи був щоденний контроль руху грошових коштів, він регулярно аналізує звіт «Гроші/Cash flow»*.

* Звіт «Гроші» у Finmap показує рух коштів і дозволяє бачити, які суми надходять, а які витрачаються компанією.

Також дуже корисним виявився платіжний календар*. Завдяки йому ризик касового розриву тепер видно заздалегідь і є час, щоб виправити ситуацію. Та й загалом дуже зручно планувати усі оплати наперед. Це допомагає складати бюджет на наступний місяць і надалі, щоб прогнозувати майбутнє бізнесу.

* У Платіжному календарі Finmap можна бачити залишки та рух грошей на будь-яку дату. У тому числі й платежі заплановані на майбутнє. Якщо ви додаєте майбутні витрати чи надходження, Платіжний календар покаже, чи вистачить грошей, чи є ризик касового розриву.

Форс-мажор

Не обійшлось і без форс-мажорних ситуацій. Хтось із тих, хто має статус власника*, випадково вилучив профіль компанії у Finmap. Здавалося, величезний обсяг даних втрачено. Микола швидко зв’язався зі службою турботи та нашим менеджерам вдалося витягти архів з інформацією із хмари. Там збереглося все, крім операцій за останні 2-3 дні до видалення. Їх провели заново та облік було відновлено.

* Ніхто з команди Finmap не має доступу до даних наших користувачів. Тому виключено ризик, що хтось із менеджерів зможе видалити компанію чи якісь дані.

Що в результаті

✅ Налаштували системний фінансовий облік у декількох компаніях.

✅ Тепер легко обліковувати обіг грошових коштів. Завдяки простоті Finmap, Микола спокійно делегував це завдання менеджерам проєктів та водієві, який займається закупками та доставкою товарів. Співробітники самостійно вносять усі операції і цим економлять масу часу власнику та керівникам.

✅ Платіжний календар допомагає уникати касових розривів. Сервіс попереджає про можливість нестачі грошей і Микола може заздалегідь спланувати, як залучити додаткові кошти.

«Платіжний календар допомагав нам запланувати доходи та витрати, щоб розуміти, чи немає у нас касового розриву, чи де він може утворитися. Ми мали час, щоб зреагувати та уникнути такої ситуації».

✅ До того ж, завдяки платіжному календарю, власник завжди знає, кому, коли і скільки має його бізнес, а хто і скільки має сплатити їм. Це допомагає планувати бюджет на місяць уперед і надалі.

✅ Бізнес Миколи тепер не втрачає грошей. Навіть якщо після закупівлі матеріалів для об’єкта клієнта загубиться чек, суму витрати вже внесено до Finmap. Отже, про неї не забудуть і легко підтвердять замовнику, просто відновивши чек.

До того ж, такий системний облік подобається клієнтам. Вони бачать, які суми витрачені на їхній проєкт і куди конкретно пішли гроші. Це додає довіри до компанії.

✅ Бізнес заощаджує гроші на послугах фінансового директора:

«На тому рівні, де ми працюємо, нам давно слід би найняти людину, яка вестиме фінанси. Але із сервісом у цьому ще немає потреби», — каже Микола.

✅ Одна з компаній Миколи, в якій для фінобліку запроваджено Finmap, зросла на 400% за рік. А минулого року, навіть попри пандемію, було зростання ~150%.

«Зокрема це і заслуга Finmap, тому що навіть у складний час ми розуміли, які гроші маємо, на що можемо розраховувати, що можемо купити і так далі».

P.S.
– Чому ви вирішили впровадити Finmap у свій бізнес?
– Тому що він класний

Чому Микола вважає нас класними та кому рекомендує Finmap, дивіться у цьому відео.

‍

Щоб впровадити системний фіноблік та будь-якої миті бачити повну картину свого бізнесу, підключайте Finmap за посиланням:

Спробувати Finmap безкоштовно

14 днів безкоштовно. Наша служба турботи допоможе знайти глибоке рішення та використати максимум можливостей сервіса саме для вашої компанії.

А дізнатися більше про послуги консалтингової компанії Intelligent System можна за посиланням: https://intelligentsystem.com.pl

‍

Present Perfect Agency — агенція мовних послуг
Допомагають бізнесам із перекладами, супроводом, веденням бізнес-документації та всім, що пов’язано з мовами.

Сайт: https://presentperfect.agency/
Facebook: https://www.facebook.com/present.perfect.translations

Олена Мироник — засновник та керівник Present Perfect Agency
Використовувала Finmap під час роботи в ІТ рекрутинговому агентстві.
У своєму бізнесі веде облік фінансів Finmap з першого дня.
Любить стежити за рухом грошей, особливо коли вони надходять.

Як ви гадаєте, коли бізнесу потрібно впроваджувати фіноблік?

1. Після касового розриву, щоб не повторювати цей досвід
2. Коли впаде прибуток, щоб знайти причину
3. Коли бізнес стане досить велики

Насправді тут немає правильного варіанту. Системний облік грошей потрібен бізнесу з першого дня. З цим погоджується Олена, засновниця агентства мовних послуг Present Perfect Agency. “З першої ж транзакції почала вести всі записи у Finmap”, – каже вона.

Чому навіть у невеликому бізнесі Олена вирішила вести системний облік одразу і як їй допомагає Finmap, розповідаємо у цьому кейсі.

Дано

До кінця 2020 року Олена працювала в ІТ рекрутинговому агентстві. Після – заснувала Present Perfect Agency. І тоді та зараз облік грошей бізнесу вона довірила Finmap. Чому?

Вирішальним фактором спробувати Finmap стала простота.

Олена дізналася про обслуговування від Олександра Солов’я (співзасновник Finmap), з яким давно знайома. Побачила у соцмережах інформацію, що він розвиває рішення для фінансового обліку. Тому, коли в ІТ рекрутинговому агентстві постало завдання вести облік, Олена відразу вирішила спробувати продукт.

До цього вона аналізувала послуги, щоб автоматизувати процеси. Проте знайшла лише закордонні рішення, які більше підходили великому бізнесу, були надто складними та дорогими для невеликої компанії. Finmap був простим, зрозумілим і доступним.

Згодом, вирішивши відкрити свою справу, Олена також одразу вирішила вести облік у Finmap.

Задача

Олена не мала труднощів із веденням фінобліку. Але були 3 ключові завдання:

• Облік не мав займати багато часу. Щодня і так дуже багато операційних завдань, особливо в проекті, який нещодавно стартував. Витрачати години на ведення таблиць вручну було ніколи.
• Хотілося бачити зрозумілі дані:

«Певний час я намагалася вести все у Google-таблицях. Але це займає багато часу. Просто банальне запровадження руками всіх назв, всіх даних. Ти намагаєшся прискоритись, скорочуєш. Потім не пам’ятаєш де що написав. Плюс із телефону в Excel і навіть у Google-таблицях все їде, незручно вводити дані».

• Вести облік в одному місці. На роботі ІТ рекрутинговому агентстві Олена зіштовхувалася із ситуаціями, коли потрібно було дати комусь доступ до таблиці. Але при цьому не хотілося відкривати усі дані. У результаті доводилося створювати копії таблиць. Звичайно, потім вони плуталися, сенс і логіка їхнього ведення забулися. Простіше було все спалити і почати наново, ніж зрозуміти, що там до чого.

Рішення від Finmap

«Рада, що не треба використовувати якесь рішення для великих бізнесів і намагатися прикрутити його на ті невеликі проекти, з якими мені доводилося працювати».

Проаналізувавши фінансовий облік на попередніх місцях роботи, Олена зауважила, що багато важливих показників не враховуються. У Finmap вона стала вводити абсолютно всі дані, зокрема витрати на хостинг та пошту. Розподілила витрати та доходи за категоріями*. Таким чином, з’явилася система, платежі перестали губитися.

* Категоріями Finmap можна позначити типи доходів і витрат. Це допомагає відстежувати надходження та витрати у кожному конкретному типі. Наприклад, скільки компанія витрачає на рекламу у Facebook, скільки заробляє на одному конкретному проекті.

Розпочавши свою справу, Олена також одразу налаштувала облік за категоріями. У Present Perfect Agency є невелика кількість постійних витрат (наприклад, soft для перекладачів), а також змінні витрати на оплату перекладачам залежно від проектів.

Усі витрати можна планувати заздалегідь та відстежувати у Платіжному календарі*, щоб уникнути касового розриву.

* Платіжний календар у Finmap відображає всі заплановані надходження та витрати за датами. Наприклад, ви вказуєте, що 17 числа щомісяця платите за оренду офісу $500. У платіжному календарі кожен місяць 17 числа буде зазначено, що вам доведеться витратити $500.

Олені також дуже допомагає панель із рахунками. Клієнти Present Perfect Agency оплачують послуги на рахунки в Україні, в закордонний банках, на особисті картки, готівкою та навіть можуть робити це у криптовалюті.

Вся актуальна інформація про кількість грошей на рахунках відображається у Finmap. Олені не доводиться заходити окремо в особистий кабінет кожного банку та гаманця. Вона будь-якої миті бачить, скільки грошей і де саме є в компанії прямо зараз.

Також Олені важливо вести облік руху грошових коштів, щоб розуміти, що звідки прийшло та куди пішло. Адже компанія має рахунки в різних валютах, не тільки в Україні, а й за кордоном. У цьому допомагає звіт «Гроші/Cash Flow»*.

* Звіт «Гроші» у Finmap показує рух коштів. Дозволяє бачити, які суми надходять до компанії та які витрачаються.

Ще один ключовий звіт у Present Perfect Agency — P&L*, звіт про прибуток і збитки. З його допомогою Олена може контролювати, чи є прибуток у агенції за певний період. Якщо є, то якась. Якщо ні, які збитки і чому так сталося.

* Звіт P&L — звіт про прибуток та збитки. Показує прибуток та збитки компанії за певний період, наприклад, за місяць. Для цього від усіх доходів за цей період віднімаються всі витрати за цей же період.

При цьому для Олени важливо, що всі дані вона може внести буквально за кілька хвилин не лише з комп’ютера, але через Телеграм-бот. Тому інформація не втрачається і завжди є максимально актуальною.

Також нещодавно в Олени з’явилася помічниця. Тобто тепер можна делегувати ведення обліку. При цьому Finmap легко налаштувати будь-які обмеження і вибрати, яку інформацію співробітник зможе додавати, яку переглядати, а що взагалі буде закрито навіть для перегляду. Тому створювати копії та наводити хаос в обліку заради конфіденційності не доведеться.

Що в результаті

«Це той головний біль, який ти собі знімаєш і тобі не потрібно про це думати разом з іншими питаннями в операційній системі, які виникають щодня».

✅В ІТ рекрутинговому агентстві Олена за допомогою Finmap налаштувала системний облік грошей. Раніше фіксували лише прихід грошей від клієнта та витрати на бонуси рекрутерам. При цьому багато постійних витрат, як оплата хостингу, корпоративної пошти та інші, не враховувалися. З використанням Finmap виникла система.

✅ Стало зручно робити звіти. Finmap сам формує їх на основі внесених даних у вигляді наочних графіків та діаграм. Звіт можна вивантажити у PDF або Excel.

«На минулій роботі (в ІТ рекрутинговому агентстві) у нас була традиція, коли керівники теж звітували перед співробітниками. І, звичайно, зручно, коли можна просто PDF вивантажити та все», — поділилася Олена.

✅ В агентстві також настроєно системний облік фінансів. Олена будь-якої миті бачить, скільки грошей на кожному рахунку, які оплати від клієнтів надійшли, а які ще очікуються, скільки витрачено, які платежі заплановані.

✅ На облік потрібно мінімум часу. Це особливо важливо у невеликому бізнесі, коли власник має багато завдань щодня і немає великої команди, якою можна делегувати.

«Все перед очима, натискаєш 2-3 кнопки та можна внести/отримати всю інформацію».

✅ Щоб внести дані, достатньо скористатися телеграм-ботом. Тому нічого не втрачається, адже додати надходження чи витрату можна навіть коли стоїш у пробці або п’єш каву.

✅ І головне, що зазначає Олена, завдяки Finmap є «Розуміння, куди ми йдемо, як розвиваємося, чи масштабуємось і на що варто звертати увагу».

P.S. Чому Олена «занурилась» у Finmap без сумнівів, як Телеграм-бот став одним із найкращих друзів і чому вона рекомендує Finmap усім, від логістичних компаній до бюро перекладів, дивіться у цьому відео.

Щоб впровадити системний фіноблік та будь-якої миті бачити повну картину свого бізнесу, підключайте Finmap за посиланням:

Спробувати Finmap безкоштовно

14 днів безкоштовно. Наша служба турботи допоможе знайти глибоке рішення та використати максимум можливостей сервіса саме для вашої компанії.

А дізнатися більше про послуги агентства Present Perfect Agency можна за посиланням: https://presentperfect.agency/

Сервіс обліку грошей для бізнесу Finmap закрив новий раунд інвестицій. Сума угоди складає $1,2 млн. У раунді взяли участь інвестиційні фонди Presto Ventures (Чехія), Sturgeon Capital (Великобританія), SID Venture Partners (Україна), стартап-інкубатор Startup Wise Guys (Естонія), а також інвестиційна компанія BRISE Capital (Україна) та CEO TBI Bank Петро Барон (Великобританія).

Інвестиції підуть на розширення команди розробників, маркетинг та експансію сервісу в країнах Центральної та Південної Європи. Продукт Finmap буде доопрацьовано та адаптовано з урахуванням потреб користувачів цих ринків. Плануються також інтеграції з новими банками, CRM-системами та додавання опції інвойсингу – функціоналу для виставлення рахунків.

Finmap – простий та зручний сервіс для ведення обліку грошей для сучасного бізнесу з доступним функціоналом та user-friendly інтерфейсом. Він синхронізується з рахунками користувачів через API, дозволяє налаштувати графік платежів, делегувати процес внесення даних та аналізувати фінансові операції. Архітектура сервісу забезпечує анонімність та безпеку зберігання даних, оскільки не вимагає надавати офіційні дані про компанію (наприклад, ЄДРПОУ). Дані зберігаються на хмарних серверах з використанням банківського стандарту шифрування даних, а канал передачі від браузера до сервера шифрується за SSL протоколом. Підписка для малого та середнього бізнесу коштує від 385 грн ($14) на місяць.

“Облік грошей – це важлива частина бізнесу, з якою стикаються підприємці з усього світу. З його допомогою можна побачити реальний стан компанії та прийняти подальші рішення для розвитку. При цьому технологічні підходи в обліку грошей допомагають ефективно контролювати внутрішні процеси та розвивати компанію. Наразі з нами працюють компанії з 12 країн світу. Ми плануємо й надалі розширювати географію та посилити свою присутність у Польщі, Чехії, Іспанії та Туреччині.”, — кажуть засновники Finmap Олександр Соловей та Іван Каунов.

У Presto Ventures вважають, що індустрії програмних забезпечень для управління грошовими потоками не вистачає інноваційних рішень для розв’язання проблем, з якими стикаються клієнти.

«Дивлячись на це, ми були зачаровані засновниками Finmap та їхньою здатністю адаптуватися й реалізовувати задумане. Ми вважаємо, що це головна риса для успішної компанії в цій галузі. Це було основною причиною, чому ми вирішили очолити поточний інвестиційний раунд, в якому присутнє бачення розширення присутності сервісу спочатку в Європі, а потім у всьому світі», — говорить Роман Новачек, партнер фонду.

«У 2021 році Finmap показав стрімкий ріст у бізнес-показниках, повністю перезапустив продукт та розширив команду. Такі результати викликали інтерес зі сторони інвесторів — на цьому раунді компанія додатково підсилилась профільними VC із Чехії та Великобританії. Попереду у Finmap нові ринки, багато викликів, пов’язаних із ростом, більше відповідальності перед клієнтами, працівниками, інвесторами та від того ще більш захоплююча пригода. Ми в BRISE раді підтримати команду та бути поряд у цій подорожі», — поділився Олександр Яценко, керуючий партнер BRISE Capital.

«Sturgeon Capital радий долучитись до раунду фінансування Finmap. Продукт елегантний у своїй простоті, потужний у своїй функціональності, та вирішує актуальну проблему бізнесу. Ми вважаємо, що із сильною командою та досвідченими інвесторами Finmap може зміцнити свої позиції на теперішніх ринках, а також вийти на нові для стимулювання зростання. І ми з нетерпінням чекаємо на можливість стати частиною цього», – коментує Робін Батлер, Partner в Sturgeon Capital.

Startup Wise Guys вперше інвестували у проєкт на початку 2021 року, коли команда Finmap приєдналася до їхньої програми акселерації, і продовжила підтримку відразу після випуску.

«Хоча спочатку команда зосередилася на масштабуванні в Україні з дуже перспективними результатами, під час нашої акселераційної програми вони інвестували свій час в те, щоб перезапустити продукт, взявши до уваги безліч ідей перших користувачів під час підготовки до міжнародного запуску. Цей запуск у кількох країнах Східної Європи виглядає дуже перспективним. І те, як Іван та Олександр координували свої команди при масштабуванні (і при цьому робили все це повністю віддалено), вражає та переконливо свідчить про їхній управлінський потенціал.» – розповів Крістобал Алонсо, Global CEO стартап-акселератора

Дмитро Вартанян, Managing General Partner в SID Venture Partners вважає, що: «Проєкт має гарне поєднання фаундерів з експертизою в ІТ рішеннях та бізнес аспектах. Сильна команда створила якісний продукт, який надає ефективні рішення розповсюджених проблем в найбільшому SMB-сегменті ринку. Фінансовий облік для малих та середніх підприємців стає простішим, що відкриває їм нові можливості розвитку, а освітній компонент сервісу дозволяє впливати на загальний рівень фінансової грамотності. Finmap став однією з перших портфельних інвестицій SID Fund I, адже не тільки відповідає нашому інвестиційному фокусу, але і має прогнозований потенціал масштабування, зокрема, поза межами України».

“Новий інвестиційний раунд вказує на те, що команда Finmap знаходиться на вірному шляху. Цей продукт має величезний потенціал, аби стати глобальним сервісом, у тому числі завдяки мережі нашої компанії по всьому світу. Саме тому ми підтримуємо цей проєкт та багато інших, і не тільки в Україні. Це цілком відповідає нашій меті — допомагати малому та середньому бізнесу та підприємцям”, — каже Валерій Красовський, CEO та співзасновник Sigma Software Group.

У Finmap доступні інтеграції з 2000+ європейськими банками та сервісами PayPal, Wise, Revolut, ApiXDrive, Fondy, а також імпорт даних 1С, Western Bid. Для українських користувачів доступні інтеграції з ПриватБанком, monobank, ПУМБ, імпорт виписок Альфа-Банку та Райффайзен Банк Аваль. Є також можливість додавати рахунки більш як в 30 криптовалютах (BTC, ETH, LTC, ADA, BNB і т.д.).

Крім наявних десктоп-версії та telegram-бота, у 2022 році планується запуск мобільного додатка Finmap для iOS та Android.

Про сервіс:
Finmap заснували у 2019 році серійні підприємці Олександр Соловей та Іван Каунов. На початку 2021 року до команди приєднався Дмитро Дубілет, який також є співзасновником monobank. Того ж року компанія залучила раунд інвестицій від європейських та ангельських інвесторів.

За останній рік команда Finmap, яка працює повністю віддалено, виросла у вісім разів (з 7 до 58 спеціалістів).

Спробувати Finmap безкоштовно

14 днів безкоштовно. Наша служба турботи допоможе знайти глибоке рішення та використати максимум можливостей сервіса саме для вашої компанії.

‍