Про фінанси зрозумілою мовою

Більшість підприємців сприймають фінансовий облік як безперервний системний процес збору та обробки даних. Вони вважають, що достатньо налаштувати його один раз, і він працюватиме безперервно. Однак це хибне уявлення.

‍

Ефективний фінансовий облік можливий лише якщо він відповідає актуальним тенденціям та сучасному бізнес-середовищу. Методи, що були дієвими 3–5 років тому, сьогодні можуть лише ускладнювати процеси та займати додатковий час.

‍

Готовий дізнатися, що чекає на фінансовий облік у 2025 році? Тренди, які визначатимуть його ефективність, можуть стати ключем до успіху твого бізнесу. Не пропусти можливість вчасно впровадити інновації та залишити конкурентів позаду.

Кібербезпека

Розвиток цифрових технологій відкриває нові можливості для бізнесу, але водночас робить його більш вразливим до кіберзагроз.

‍

Фінансова інформація — один із найбільш критичних активів компанії. Захист даних від витоків, атак та внутрішніх загроз має бути першочерговим завданням.

‍

Повномасштабна війна спричинила різке зростання кібератак в Україні. Це, своєю чергою, стимулювало розвиток ринку кібербезпеки та підвищило попит на автоматизовані рішення із вбудованими системами захисту.

‍

У сфері фінансового обліку це означає необхідність:

‍

1. Захисту даних від несанкціонованого доступу.
2. Надійного зберігання фінансових документів у хмарних сервісах.
3. Мінімізації ризиків втрати або викрадення конфіденційних даних.

‍

‍

З огляду на зростаючі кіберзагрози, компанії повинні поєднувати інноваційні облікові рішення з надійними механізмами захисту даних, що дозволить знизити ризики та забезпечити стабільність фінансових процесів.

Систематизація 

Систематизація фінансових процесів — це не просто тенденція, а стратегічна необхідність.

‍

Вона базується на процесі впорядкування фінансових даних, впровадженні чітких стандартів, правил і процедур які спрощують аналіз та звітність. А це, в свою чергу, впливає на швидкість та ефективність прийняття управлінських рішень.

Система — це те, що відрізняє успішний бізнес від хаосу. — Рей Даліо, засновник Bridgewater Associates

Систематизація фінансового обліку дає бізнесу низку стратегічних і тактичних переваг, оскільки її результатами є:

• Підвищення точності фінансової інформації.
• Прозорість та контроль грошових потоків.
• Оптимізація витрат і підвищення прибутковості.
• Відповідність законодавчим вимогам та зменшення ризиків.
• Покращення фінансової дисципліни в компанії.
• Готовність до масштабування та залучення інвесторів.

Компанії, які нехтують систематизацією обліку, грають у фінансову рулетку. Тоді як ті, хто впроваджує чітку систему, отримують контроль, передбачуваність і конкурентну перевагу. В епоху швидких змін виживають не найбільші, а найорганізованіші.

Автоматизація процесів

Автоматизація фінансового обліку на ряду із систематизацією стає ключовим фактором ефективного управління фінансами. Досягти її можна шляхом впровадження наступних функцій:

Інтеграції

Інтеграція облікових систем із банківськими та платіжними сервісами (Stripe, PayPal, Fondy) дозволяє в режимі реального часу отримувати, обробляти та аналізувати фінансові дані, що забезпечує:

• значну економію часу на обробку транзакцій;
• мінімізацію ризиків, пов’язаних із людським фактором;
• прозорість фінансових потоків;
• миттєвий доступ до консолідованої інформації.

Автоправила

Сучасні сервіси фінансового обліку дозволяють створювати правила автоматичного розподілу платежів за категоріями та іншими характеристиками (наприклад, усі надходження з коментарем “Оплата за (товар/послугу) автоматично зараховуються до доходів з категорією “Продажі”).

Автоматичне формування фінансової звітності

Використовуй не просто макети чи готові шаблони звітів, а програми, що будуть автоматично формувати основну звітність на базі внесених даних. Віддавай перевагу сервісам, що дозволяють автоматично генерувати:

‍

1. Баланс.
2. Звіт про прибутки та збитки.
3. Звіт про рух грошових коштів.
4. Звіт по заборгованостях.

‍

Електронний документообіг

Перехід на е-документообіг (EDI, M.E.Doc, Вчасно) мінімізує паперову роботу, автоматизує виставлення рахунків, підписання договорів та обмін документами з контрагентами та податковими органами.

Делегування та впровадження ШІ

В продовження теми автоматизації, слід окремо виділити залучення штучного інтелекту до процесу фінансового обліку. Наразі ШІ слід розглядати не як загрозу робочим місцям, а спосіб звільнити людей від рутинної роботи. 

‍

Базово ШІ можна впроваджувати в такі сфери обліку:

‍

1. Формування та аналіз звітів.
   Штучний інтелект здатний обробляти фінансові операції та на їх основі формувати звіти з аналітичними висновками у структурованому форматі. А це сприяє оперативному прийняттю управлінських рішень, дозволяє знизити навантаження на персонал і мінімізувати ризик людського фактора.
   ‍
2. ‍Прогнозування та управління ризиками. Алгоритми можуть аналізувати історичні дані та ринкові тренди, прогнозувати майбутні фінансові показники, виявляти потенційні ризики та рекомендують стратегії їх мінімізації.
   ‍‍
3. Безпека та контроль відповідальності. Цей інструмент має змогу перевіряти операції на відповідність податковим і фінансовим регулюванням, виявляти підозрілі транзакції та знижувати ризики шахрайства. 

Прогнозування

Олександр Кравченко, керівний партнер McKinsey в Україні, на бізнес-заході “Ukraine Tomorrow” радив українському бізнесу змінити підхід до планування діяльності й розробити три сценарії — позитивний, негативний і реалістичний. 

‍

Експерти Finmap рекомендують створити фінансові прогнози на основі минулорічних даних та з врахуванням вищезгаданих сценаріїв. Завдяки такому підходу матимеш чіткий план дій та зможеш прийняти обґрунтовані дії на випадок тих чи інших викликів.

 Фінансовий облік у 2025 році вимагає не лише точності, а й адаптивності до змін. 

‍

Компанії, які впроваджують сучасні інструменти фінансового обліку та прогнозування, зможуть не лише оптимізувати свої операційні процеси, а й підвищити конкурентоспроможність в бізнес-середовищі. 

‍

Знаходишся в пошуку рішення, що відповідатиме всім тенденціям сучасного фінансового обліку? Почни співпрацю з досвідченими фінансистами — перетвори цифри на інструмент для масштабування бізнесу та приймай рішення на випередження!

Початок року — це можливість побачити справжню картину бізнесу на основі підсумків минулого періоду. Що працювало найкраще? Де приховані резерви для зростання? Як підготувати фінансовий фундамент для успішного старту в новому році? 

‍

У цій статті розглянемо, як підбити фінансові підсумки року, не пропустивши важливого, та підготуватись до планування наступного року.

‍

Як підготувати річну фінансову звітність без зайвого клопоту

Ефективне фінансове планування та підбиття підсумків допомагає бізнесу ухвалювати обґрунтовані рішення та уникати помилок. Дотримуйтесь цих порад, щоб зробити процес зведення річної звітності більш точним і зручним.

• Підбивайте річні підсумки на початку січня, а не в кінці календарного року. Таким чином ви зможете зібрати та систематизувати всі дані, що належали до минулого періоду, навіть якщо оплати пройшли із запізненням.
  
• Запровадьте регулярний моніторинг фінансового стану, що дозволяє мінімізувати ризик неочікуваних результатів у кінці звітного періоду.
  
• Використовуйте спеціалізовані фінансові інструменти протягом року, щоб збирати та зберігати дані в єдиній системі.

Ключові метрики для оцінки фінансового стану бізнесу

Фінансовий аналіз — це основа ефективного управління бізнесом. Щоб ухвалювати правильні рішення, важливо не просто фіксувати доходи та витрати, а й оцінювати ключові показники, відстежувати їхню динаміку та знаходити закономірності.

‍

Це допоможе виявити сильні та слабкі сторони бізнесу, оптимізувати витрати та покращити фінансові результати. Розглянемо, які показники варто аналізувати та як їхнє розуміння допомагає підвищити прибутковість і фінансову стабільність компанії.‍

• ‍Обсяг продажів в грошовому вираженні. Цей показник слід розглядати в розрізі основних товарних груп, послуг та проєктів, порівнюючи їх із попередніми періодами та аналізуючи фактори, що вплинули на коливання.
  ‍‍
• Чистий грошовий потік, згідно зі звітом Cash Flow, демонструє співвідношення доходів та витрат компанії помісячно. Аналіз грошового потоку дозволяє визначити періоди з від’ємним балансом та джерела їх покриття, що є важливим для планування майбутніх фінансових потоків.
  ‍‍
• Загальний прибуток бізнесу за рік є ключовим показником результативності бізнесу, який відображає фінансовий підсумок діяльності та дозволяє оцінити зміну результатів порівняно з попереднім роком.
  ‍‍
• Динаміка змін прибутку по місяцях, служить індикатором сезонності бізнесу – якщо прибуток має закономірні виражені піки чи спади, можна адаптувати фінансову стратегію, оптимізувати витрати та налаштувати маркетингову активність.
  ‍‍
• Прибуток у розрізі напрямків бізнесу – проєкти, об’єкти, торгові точки, групи товарів, послуг тощо. Допомагає визначити найбільш прибуткові товари та послуги, дозволяючи ефективніше розподіляти ресурси та фокусуватися на перспективних напрямках.
  ‍
• ‍Маржинальність по основних напрямках та проєктах, відображає, скільки чистого прибутку приносить кожен напрямок або проєкт після врахування змінних витрат, що критично важливо для стратегічного управління бізнесом.

‍

‍

• Доля основних витрат відносно до продажів дає змогу оцінити частку кожної статті витрат, що дозволяє визначити їх вплив на загальний фінансовий результат та контролювати динаміку змін. Якщо частка основних витрат постійно зростає, це сигнал для перегляду стратегії витрат, особливо якщо продажі зростають повільніше.
  ‍
• ‍Рентабельність бізнесу за рік. Це відносний показник прибутковості, що використовується для порівняння із середньоринковими значеннями. В порівняні з тогорічними даними дає розуміння чи зростає ефективність діяльності.
  ‍
• Фінансове становище бізнесу: аналіз активів та власного капіталу, співвідношення оборотного капіталу до поточних зобов’язань. Визначається на основі управлінського балансу та дозволяє визначити зміни в структурі активів і пасивів, а також оцінити здатність компанії покривати зобов’язання та ефективність використання прибутку.
  ‍
• Додаткові ключові показники для вашого бізнесу, це може бути: ROI, LTV, MRR, Точка беззбитковості, unit-економіка тощо.

‍

Регулярна оцінка ключових показників дає змогу контролювати фінансовий стан та знаходити приховані можливості для розвитку. Сильний бізнес будується не на припущеннях, а на точних даних. Тому варто не просто дивитися на цифри, а розуміти їхній зміст, вчитися прогнозувати ризики та діяти проактивно. Ті, хто системно аналізує фінанси, отримують стабільність і конкурентну перевагу, що визначає майбутнє компанії.

Переваги річного аналізу для фінансового здоров'я підприємства

Річний аналіз — це не тільки оцінка ефективності роботи компанії, а й важливий інструмент для стратегічного планування, який дозволяє:

• Скоригувати поточні бізнес-процеси. 

Якщо впродовж року компанія стикалася з нестачею обігових коштів, неврахуванням сезонності, або зниженням темпів продажів, це сигнал про необхідність змін.

• Провести глибокий аналіз фінансового стану підприємства.

Слід звернути увагу на співвідношення оборотного капіталу до поточних зобов’язань, щоб уникнути касових розривів. Показники рентабельності та маржинальності слід використати для оцінки ефективності використання ресурсів.

• Прийняти рішення щодо основних напрямів діяльності.

Річний аналіз допомагає виявити найбільш прибуткові проєкти та оцінити витрати на підтримку збиткових, їхній вплив на загальну фінансову ефективність. На основі звіту можна отримати інсайти щодо альтернативних шляхів монетизації або переформатування збиткових активів.

‍

Заздалегідь визначайте точку беззбитковості для кожного напряму діяльності, щоб тримати показники на контролі протягом всього року.

• Розробити стратегію розвитку, адаптовану до реальних умов ринку.

Використовуйте отримані дані для порівняння зі середньоринковими показниками та адаптації стратегії до зовнішніх змін. Зміни в ринку можуть потребувати корекції цінової політики чи продуктового асортименту.

‍

Оцініть можливі сценарії розвитку бізнесу на основі фінансових даних та підготуйте гнучкі стратегії для різних економічних умов (зростання, рецесія, зміни у попиті).

‍

Річна звітність також є одним із ключових базисів для побудови фінансової моделі бізнесу, що в свою чергу дозволяє віднайти відповіді на питання: 

• як прогнозовано і стабільно заробляти більше; 
• як тримати бізнес вище точки беззбитковості;
• чи вигідно відкривати новий напрямок діяльності;
• як запобігти кризовим станам. 

Щоб поглибити чи закріпити свої знання щодо формування фінансових результатів року — перегляньте відео від фінансиста з 15-річним стажем.

‍

‍

Тож, зведення річної звітності допомагає проаналізувати результати діяльності, а також приймати обґрунтовані управлінські рішення щодо подальшого розвитку. Варто зазначити, що швидко отримати коректні річні результати можна лише завдяки налагодженому системному обліку.

‍

Finmap допоможе навести лад у фінансах і стане вашою надійною підтримкою у світі цифр. Жодна звітність більше не завдасть вам клопоту!

Сучасний бізнес стикається з численними викликами, які часто потребують інноваційних рішень для досягнення успіху. Коли підприємці розгортають нові напрямки або проєкти, управління фінансами стає критично важливим для забезпечення стабільності та зростання компанії. 

‍

У цьому контексті особливо цікавим є досвід Аніти Соловей та її фінансового директора Богдана Пузанського, які за допомогою Finmap успішно впровадили системний фінансовий облік. У цьому кейсі ми детально розглянемо, як компанія Finmap допомогла вирішити проблеми, що виникли через розширення бізнесу, і як було досягнуто значних результатів у фінансовому управлінні.

Ключові бізнес-проєкти Аніти Соловей 

Аніта Соловей – підприємиця, яка керує кількома бізнесами, що охоплюють різні сфери діяльності:

‍

1. Instagram-сторінка з оренди квартир Be My Guest спеціалізується на подобовій оренді квартир у Києві, що дозволяє туристам, і бізнесменам зупинятися в комфортабельних апартаментах на короткий термін.
   ‍
2. Instagram-готель Live.Here.Hotel пропонує гостям комфортні номери й індивідуальний підхід до кожного клієнта, підкреслюючи стиль та атмосферу.
   ‍
3. Онлайн-кемп “Шлях помаранчевого блогера”. Цей проєкт пропонує навчальні курси для блогерів і тих, хто хоче розвивати свою присутність в онлайн-просторі.
   ‍
4. Instagram-сторінка Блог Аніти Соловей - особистий блог, в якому Аніта ділиться своїм досвідом, ідеями і порадами з підписниками.

‍

Аніта Соловей активно розвиває ці проєкти, поєднуючи традиційні та інноваційні підходи, що потребує ефективного управління фінансами й точного обліку.

‍

Виклики, що постали перед бізнесом

Зі зростанням бізнесу Аніти та збільшенням кількості напрямків, фінансовий директор Богдан Пузанський зіткнувся з численними труднощами. Спочатку фінансовий облік вівся за допомогою Excel.

‍

Однак із розширенням проєктів, які охоплюють як офлайн-напрямки (оренда нерухомості, міні-готель), так і онлайн-діяльність (навчальні програми, блог в Instagram), цей підхід став неефективним. Особливо проблемним було управління витратами, адже часто кошти списувалися з особистих карток, що призводило до плутанини в даних і ускладнювало фінансовий аналіз.

‍

До пандемії бізнес активно займався подобовою орендою нерухомості, зокрема 60 квартирами, що вимагало щоденного обліку великих обсягів надходжень і витрат. Пандемія змусила переглянути пріоритети, акцент змістився на блог та інфопродукти, що збільшило кількість напрямків і ускладнило ведення обліку для команди з 20 осіб.

Особливості проєктів

Аніта Соловей та її команда керують кількома бізнесами, кожен з яких має свої особливості:

‍

1. Оренда квартир Be My Guest
   Подобова оренда квартир передбачає постійний облік доходів і витрат, що змінюються щодня. Потреба в точному обліку кожної транзакції є критично важливою для визначення рентабельності кожної квартири.
   ‍‍
2. Готель Live.Here.Hotel
   Готельний бізнес вимагає не лише управління фінансами, а й обслуговування клієнтів, що ускладнює ведення обліку. Витрати можуть включати оплату праці персоналу, обслуговування та інші операційні витрати.
   ‍‍
3. Онлайн-курси
   Ведення онлайн-курсів вимагає систематизації витрат на рекламу, платформи для навчання та інші послуги, що пов'язані з курсом.
   ‍‍
4. Блог Аніти Соловей
   Блог також має свої витрати: створення контенту, просування, технічне обслуговування і т.д.

З появою кількох напрямків виникла потреба спростити процес, тому, що ведення таблиць Excel почало займати дуже багато часу. Велика кількість даних ускладнювала розуміння, що взагалі відбувається у бізнесі. 

‍

Тому перед Finmap стояли такі завдання:

• Систематизувати облік, щоб бачити загальну картину бізнесу, і дані щодо кожного напрямку окремо.
• Полегшити ведення обліку та витрачати на це менше часу.
• Зробити дані наочними, щоб будь-якої миті можна було швидко зрозуміти фінансову картину бізнесу, а не витрачати час на аналіз ситуації.
  ‍
  

Заснування нових фінансових принципів

Богдан одразу вирішив не створювати у сервісі кілька компаній, а вести облік в одній, поділивши її на Проєкти. Адже компанія насправді одна. Є загальний рахунок в банку, з якого вже розподіляються гроші з різних напрямків. Тому зручніше було створити кілька проєктів у рамках однієї компанії, щоб бачити:

• скільки всього грошей має бізнес;
• як розподіляються фінансові потоки;
• який напрямок працює добре, а який не дуже.

‍

‍

При першому впровадженні Finmap 1.0 кожну квартиру в бізнесі з оренди подобово зробили окремим проєктом. Вийшло цілих 70 проєктів. З одного боку, це допомагало бачити рентабельність по кожній із квартир.

‍

‍

З іншого - така кількість проєктів ускладнювала ведення обліку. Адже часто витрати у них були загальними. Наприклад, закупівля рушників, постільної білизни, хімії для прибирання. Виходило, що списання одне, а рознести його потрібно на 70 проєктів. Тому перше використання Finmap проходило досить складно.

‍

Еволюція управлінських стратегій

З початком пандемії попит на подобову оренду значно знизився. Аніта і Богдан помітили, що ефективність бізнесу зменшилась, хоча витрати часу залишались високими. Було прийнято рішення здати більшість квартир в довгострокову оренду, а від частини нерухомості відмовитися. Основну увагу перенесли на освітні курси та блог.

‍

Зараз Богдан веде у Finmap 7 проєктів замість 70. Всі квартири об’єднали в один проєкт, оскільки більшість із них здаються в довгострокову оренду, і дані з місяця на місяць практично не змінюються.

‍

Проте, завдяки можливості розділяти один платіж на кілька проєктів, вони можуть ефективно управляти фінансами для кожної квартири окремо. Для детального обліку використовуються теги, що дозволяє швидко переглядати інформацію по кожному об’єкту. 

Категорії та Платіжний календар

Богдан активно використовує функціонал Категорії у Finmap для чіткого розподілу витрат і доходів між різними аспектами бізнесу. Ця функція дозволяє йому легко структурувати фінансові потоки, відокремлювати платежі, пов'язані з управлінням нерухомістю, освітніми проєктами та блогом. Завдяки цьому Богдан може бачити не лише загальну картину, а й детально аналізувати кожен напрямок бізнесу.

‍

Категорії допомагають йому швидко виявляти, де саме відбувається зміна фінансових показників, що дає змогу оперативно реагувати та коригувати стратегії. Це особливо важливо, оскільки фінансові потоки можуть бути дуже різними для кожного з його проєктів: нерухомість має стабільні довгострокові доходи, а освітні курси та блог можуть мати більшу динаміку через сезонність або попит на ринку.

‍

Завдяки такій організації фінансів Богдану легше керувати бізнесом і швидко приймати обґрунтовані рішення.Також Богдан використовує Платіжний календар для планування доходів та витрат. Це допомагає відстежувати надходження та уникати касових розривів.

‍

‍

Дуже зручно позначати їх категоріями та відстежувати, скільки грошей куди витрачається. Також це допомагає помітити, як деякі змінні витрати стають незмінними, щоб у майбутньому планувати їх у платіжному календарі.

‍

У Платіжному календарі Finmap можна планувати Доходи та Витрати. Крім того, якщо додавати майбутні витрати чи надходження, Платіжний календар покаже, чи вистачить грошей, чи є ризик касового розриву.

‍

‍

Як спростити фінансовий облік: Лайфхаки від Богдана для ефективного управління фінансами

Фінансовий облік може здаватися складним завданням, особливо коли проєкти і витрати накопичуються. Проте Богдан ділиться практичними лайфхаками, які допоможуть впорядкувати фінанси та уникнути зайвого стресу:

• Вносити інформацію щодня. Але якщо не виходить, хоча б фіксувати в нотатках, інакше все забувається навіть до вечора того ж дня.

‍

• Підключити рахунки та карти у Finmap, щоб операції вносилися автоматично.
  ‍‍
• Якщо у вас кілька проєктів або напрямків, але в них працюють ті самі співробітники, краще вивести зарплати з проєктів і зробити окремою категорією витрат. Наприклад, у вас є готель, блог і курс, але просуванням всього цього в соцмережах займається той самий таргетолог.
  ‍‍
• Якщо цього не зробити, складно ділити кожну зарплату на всі проєкти. А прив’язувати до якогось одного напрямку — неправильно, адже тоді один проєкт нестиме витрати за всіх.
  ‍‍
• Не соромитися звертатися до служби турботи Finmap.

‍

Прозорість та контроль: Результати використання Finmap у бізнесі Аніти Соловей

Впровадження Finmap дозволило Аніті Соловей та її команді систематизувати фінансовий облік, об'єднавши дані в одному місці. Тепер зручно відстежувати як загальний фінансовий стан бізнесу, так і показники окремих проєктів. Завдяки автоматизації й прозорим звітам, фінансовий контроль став значно простішим, а витрати — зрозумілішими.

‍

‍

• Систематизовано облік грошей у всіх 7 проєктах Аніти Соловей. Тепер усі дані знаходяться в одному місці. Зручно дивитися як інформацію про фінансовий стан всього бізнесу, так і окремо в кожному проєкті.
  ‍
• Будь-якої миті Богдан може перевірити, на яких рахунках і картах скільки грошей. Йому не доводиться для цього окремо заходити до особистих кабінетів кожного банку. Плюс одразу зрозуміло, скільки на карті саме грошей бізнесу. Це особливо зручно, коли є картки, які одночасно і для робітників, і особистих потреб.
  ‍
• Тепер Богдан та Аніта точно знають, які витрати може собі дозволити бізнес. Finmap має інформацію про планові витрати, а також дані, скільки грошей на рахунках зараз. І легко оцінити, які будуть залишки на кінець місяця і чи можна витратити щось ще.
  ‍
• Також у бізнесах стали враховувати дрібні витрати, як, наприклад, комісія банків. Раніше цього не робили, бо суми незначні. Проте за місяць і тим більше за рік вони складаються у великі витрати.
  ‍
• Не потрібно робити звіти, програма Finmap сама робить аналіз. Тепер кожен, кому необхідно, може зайти та подивитися всю картину по компанії. А завдяки наочності звітів навіть ті, хто не дуже розуміється на фінансах, розуміють, що відбувається в бізнесі.
  ‍
• Облік став простішим. Тепер менше часу витрачається на внесення інформації та її аналіз.

Дивіться повний випуск «Знати б це раніше» з Анітою Соловей та дізнайтеся:

• На які питання слід відповісти кожному підприємцю.
• Як Finmap допомогла їй уникнути крадіжки $4000 та 20 наборів постільної білизни.
• Що Аніта хотіла б «знати раніше» про фінанси та ведення бізнесу.

‍

^{*Інтерв’ю було записане до повномасштабного вторгнення російською федерацією, наразі учасники відео спілкуються виключно українською мовою.}

‍

Фінансовий директор Богдан Пузанський та підприємиця Аніта Соловей змогли успішно вирішити проблеми управління фінансами завдяки впровадженню системи Finmap. Ця програма дозволила організувати облік, спростити фінансові процеси і досягти значних результатів у контролі витрат і доходів. Finmap допомогла Аніті Соловей та її команді зосередитися на розвитку бізнесу і реалізації нових ідей, забезпечивши стабільність і прозорість фінансових процесів.

‍

Завдяки систематизації фінансових даних і зручним інструментам для управління фінансовим обліком, компанії Аніти Соловей тепер можуть ефективно планувати і контролювати свої витрати, забезпечуючи при цьому стабільний фінансовий розвиток.

Чи можна успішно масштабуватись, якщо весь облік ведеться в блокнотах та на папірцях, а його результати зводяться в саморобних табличках?  "Однозначно ні!" — впевнено відповідає Олександра Куликова, засновниця та CEO Kukuruza Video Production.

‍

Масштабування бізнесу без автоматизації процесів — це як будівництво без фундаменту. Відома відеопродакшн студія довела це власним прикладом, впровадивши інноваційні рішення, які не лише заощаджують час, але й оптимізують роботу команди.

Як Kukuruza Video Production поєднує креативність і ефективність у своїй роботі

Kukuruza Video Production — це українська компанія, яка створює анімаційний контент та відео для замовників з усього світу. Клієнтами компанії є як великі бренди, так і локальні підприємства. Наприклад, вони працювали з такими відомими компаніями, як Porsche, Lenovo, NEOLUX, Rozetka, та іншими.

‍

‍

В 2022 році, команда зіткнулася з новими викликами: великі обсяги інформації вимагали комплексного підходу. Дані про потенційних клієнтів, активні проєкти, бюджети, етапи виконання — усе це вимагало структурування для ефективного управління.

‍

Таке рішення зміг реалізувати український інтегратор CRMiUM, що поєднав всі робочі програми в єдину своєрідну ERP-систему. Процес залучення клієнтів та виконання замовлень тепер відстежується цілісно в СRМ, додатку Notion та Finmap.

‍

Виникає логічне питання: якщо вже є CRM і проєктний менеджмент, в чому необхідність використання Finmap?

Інтеграції як ефективний інструмент автоматизації

Однією з ключових змін стало впровадження банківських інтеграцій, які дозволили синхронізувати всі платіжні системи в одній програмі. Це значним чином зменшило час внесення операцій вручну, адже зараз будь-який рух коштів, а особливо надходження від клієнтів, відразу відображаються у Finmap.

‍

Ця інформація автоматично передається до CRM-системи, а звідти — в Notion, сигналізуючи менеджерам про готовність до запуску нових проєктів.

Одне з моїх правил сталого розвитку -  це мати сміливість експериментувати, ризикувати й пробувати нові підходи. Не боятися виходити за межі стандартів. — Олександра Куликова, CEO Kukuruza Video Production

В творчості Олександра прагне інновацій, тоді як у фінансах вона дотримується прагматичного підходу. Навіть коли мова йде про ризикові фінансові рішення, інструменти Finmap, як-от прогноз Платіжного календаря, дають змогу зрозуміти, наскільки виправданим буде таке рішення.

‍

Делегування та гнучкі доступи: ключ до оптимізації процесів

Американський мотиваційний психолог Браян Трейсі в своїй книзі “Делегування та керування” зазначає:

Якщо хтось може зробити завдання на 70% так само добре, як ви, делегуйте його цій людині. Звільніть себе, щоб розв’язати ті завдання, які здатні виконати лише ви.

Ця порада актуальна для всіх сфер діяльності й особливо важлива для фінансового обліку. Адже часто власники бізнесу витрачають занадто багато сил та енергії на рутинне опрацювання платежів.This advice is relevant for all areas of business, and is especially important for financial accounting. After all, business owners often spend too much time and energy on routine payment processing.

Олександра та її команда уникнули такої проблеми за допомогою гнучкої системи доступів для кожного зі співробітників.

Для кожного менеджера ми створили підзвітний рахунок та надали доступ лише до проєктів, в які він залучений. Це дуже зручно, адже працівники не мають доступу до фундаментальної інформації й зосередженні тільки на тому робочому процесі за який вони відповідальні. — Олександра Куликова, CEO Kukuruza Video Production

• Захищати конфіденційну інформацію.
• Швидко аналізувати підзвітні кошти.
• Контролювати стан рахунків у реальному часі.
  

Навіть підрядники отримали доступ лише до потрібної частини даних, щоб налаштувати CRM-систему, без занурення у фінансову інформацію.

Як звіт “Проєкти” допомагає оперативно аналізувати рентабельність

Кожен платіж, незалежно від того, чи він інтегрується автоматично через банківські системи, чи додається вручну менеджером, одразу фіксується у звіті “Проєкти”.

Завдяки автоматичному розрахунку рентабельності проєктів, компанія отримала можливість детального аналізу всіх замовлень у реальному часі.

Як це допомагає бізнесу?

1. Прозорість перед клієнтами.
   Компанія може обґрунтовано пояснити, як додаткові послуги чи поступки впливають на фінальну рентабельність. Це забезпечує довіру й прозорість у відносинах з клієнтами.
   ‍
2. Оперативність рішень.
   У реальному часі команда бачить фінансовий стан кожного проєкту, що допомагає швидше приймати стратегічні рішення.
   ‍
3. Управління додатковими послугами.
   Зміни, не враховані в контракті, миттєво відображаються у звіті, дозволяючи вчасно реагувати й коригувати роботу..
   ‍

‍

Досвід Kukuruza Video Production доводить, що для кожної сфери діяльності потрібні спеціалізовані інструменти, які автоматизують і спрощують процеси. Чи це готові ERP-системи, чи індивідуально розроблені рішення — обирати вам. Але без чіткої фінансової структури успіх неможливий.

‍

Обирайте Finmap як вашого надійного партнера та спрямовуйте свої ресурси на розвиток і масштабування бізнесу. Технології працюють на вас — використовуйте їх з максимальною ефективністю!

Налагоджений фінансовий облік — це інструмент, щоб не лише робити бізнес прозорим та ефективним у довгостроковій перспективі, а й економити ресурси. Чому потрібно вдосконалювати фінансовий облік навіть в прибутковій компанії, читайте в цій статті.

LIBERT — лідер у преміум-перевезеннях 

Компанія LIBERT спеціалізується на індивідуальних перевезеннях преміум та бізнес-класу, пропонуючи широкий спектр послуг для своїх клієнтів. В їх портфоліо — перевезення офіційних делегацій, масові транспортні заходи, а також міжнародні перевезення. 

‍

Ключова перевага LIBERT — це найвищий рівень сервісу, з увагою до кожної деталі та максимальним врахуванням побажань клієнта. Основні аспекти, які забезпечують надійну репутацію, включають:

• Індивідуальний підхід до маршруту з урахуванням усіх вимог клієнта.
• Броньовані автомобілі для максимального рівня безпеки.
• Швидкість та ефективність організації перевезень.
• Високий рівень сервісу та наявність англомовних водіїв.
• Повний супровід поїздки з організацією потрібних бронювань та охороною.

‍

‍

Компанія LIBERT досягла успіху завдяки скрупульозному та відповідальному підходу її власника.

‍

Андрій Антоненко уважно ставиться не лише до обслуговування клієнтів, а й до організації внутрішніх процесів. Особливий акцент на обліку допомагає компанії ефективно керувати фінансами, контролювати витрати та впевнено зростати.

Таблиці проти бізнесу: чому ручний облік вже не працює

Андрій започаткував свій бізнес у 2008 році. Він відмовився від ведення справ наосліп, без чіткого розуміння, скільки коштів було витрачено та які платежі були здійснені.

‍

Для цифровізації бізнесу компанія всі ці роки використовувала саморобні таблиці.

Я навчався фінансовій грамотності самостійно. Для мене важливий порядок, особливо у фінансах, тому й підлеглих я відразу привчав до чіткої системи звітувань. — Андрій Антоненко, власник компанії LIBERT

Коли вели облік помісячно, функціоналу таблиць, здавалось, вистачало. Але коли в кінці року потрібно було звести понад дванадцять таблиць докупи та оформити звіт, витрачені час та нерви лише обтяжували власника. З часом таблиці множилися, і хоч вони давали багато інформації, якісно проаналізувати та систематизувати їх здавалось неможливим.

‍

Наступним викликом стало те, що в якийсь момент контроль звітів та перевірка всіх формул перетворилися на щоденну справу власника. 

Якщо ввечері не звіриш все по таблицях та не перерахуєш додатково всі результати, або десь пропустиш помилку, то вже завтра розплутати цей клубок даних -
неможливо! — Андрій Антоненко, власник компанії LIBERT

Такі звірки забирали не тільки час, а й ресурси самого власника, який мав би займатись більш глобальними питаннями. Успішна організація фінансового обліку стала неможливою через низку причин:

• Спроби впровадити CRM-систему не давали бажаних результатів, бо не покривали навіть половину бізнес-запитів компанії.
• Робота в таблицях займала надто багато часу та не дозволяла швидко отримувати повну інформацію. 
• Операційний менеджер мав високу навантаженість та перепрацьовував норму робочого часу.

Як Finmap змінив підхід до обліку компанії LIBERT

Андрій дізнався про сервіс Finmap від фінансового спеціаліста, який наводив лад в обліку його підрядника. Фінансист впорядковував дані за допомогою Finmap, і швидкість формування звітів вражала.

Я вирішив також спробувати Finmap. Система проста і все зрозуміло. А онлайн-зустріч зі службою підтримки дозволила налаштувати сервіс саме під мій бізнес-формат. — Андрій Антоненко, власник компанії LIBERT

Контроль експлуатації машин

У Finmap зручно відстежувати результати експлуатації машин, які Андрій завів як проєкти. Система показує, скільки витрачено на обслуговування кожного авто і скільки грошей було зароблено. 

‍

Можна аналізувати виручку за класами автомобілів та визначати найвигідніші або найменш рентабельні машини. В сервісі є можливість деталізувати дані також по типу послуг та навіть по окремих клієнтах.

‍

Контроль дебіторської заборгованості 

В бізнес-моделі LIBERT головним показником є не кількість коштів, які надійшли на рахунки від клієнта, а скільки саме послуг було надано. Зазвичай оплати здійснюються постфактум, в кінці місяця, а облік всіх послуг та супутніх витрат має бути в режимі онлайн.

‍

Виставлені рахунки менеджер вносить в сервіс у вигляді Дебіторської заборгованості, вказуючи період коли було надано транспортні послуги та дату, коли очікується розрахунок по них. 

‍

Власнику залишається лише відкрити звіт Дебіторка у Finmap та перевірити:

• Хто вже вніс оплату.
• Хто протермінував оплату й потребує додаткових нагадувань.
• Які нові рахунки були виставлені.

Звіт Прибуток допомагає проаналізувати цю інформацію під іншим кутом. Адже навіть в першому графіку одразу видно суму та термін, за який не сплачено кошти. 

‍

‍

Такий легкий та водночас детальний контроль Дебіторської заборгованості став можливим лише в Finmap, оскільки саморобні таблиці потребували постійного розширення, видозміни та звірки формул.

Як Finmap замінив додаткового операційного менеджера та економить власнику більше 8000 $ на рік

До впровадження сервісу, менеджер займався обліком витрат та вносив їх вручну в таблицю. При цьому водії, коли здійснювали витрати, відразу ж писали про це в робочий чат, який постійно наповнювався все новими і новими повідомленнями. 

‍

Втратити важливу інформацію в такому потоці було досить легко. 

‍

Процес комунікації щодо підзвітних коштів був довгим та заплутаним:

‍

‍

Такий процес проходив з кожним водієм, яких на той час було близько 20. Навантаженість зростала і власник вже розпочав пошуки додаткового операційного менеджера. 

Як Finmap оптимізував процес роботи з підзвітними грошима

Для зручності роботи водіїв було додано як Користувачів системи. Для кожного з них було створено окремий підзвітний рахунок та надано доступ лише до нього. На цих рахунках відображаються кошти, які надаються водієві у розпорядження.

‍

  — Водії самостійно вносять витрати, прикріплюють чеки, вказують деталі та обирають проєкт.

  — Водії самостійно додають готівкові операції на свої рахунки, при відповідному   розрахункові клієнта.

‍

Тепер власник у реальному часі бачить:

• скільки коштів витрачено;
• на які потреби пішли кошти;
• залишок на балансі водія;
• чи був розрахунок готівкою;
• чи не вийшли витрати за межі бюджету.

Тож, Андрій тепер може оперативно компенсувати водієві витрачені кошти, вирішити чи потрібні додаткові фінанси, та не витрачає час на уточнення з приводу оплати. 

‍

Таке нововведення зменшило навантаженість менеджера в рази й потреба в додатковому персоналі відпала.

‍

А тепер трохи математики (станом на 20.09.2024): ‍

1. Як зазначає сайт Work.UA середня зарплата операційного менеджера в Україні становить 30 000 грн.
2. Тож за рік Андрій мав виплатити 360 000 грн новому співробітнику, а це близько 8 780 $
3. Річна підписка Finmap вартує 17 700 грн, що дорівнює 432$  ‍

‍

Економія:  360 000 - 17 700 = 342 300 грн, що еквівалентно 8 348 $

За допомогою Finmap водії також отримали змогу контролювати баланс на рахунку в паливній компанії, що дозволило:

• Власнику — контролювати витрати палива кожного водія.
• Водіям — оперативно надавати інформацію про паливні ліміти.
• Менеджеру — управляти загальними та індивідуальними лімітами палива.

Нарешті з усією моєю командою будуються чесні та прозорі взаємовідносини, що є однією із запорук успіху для мене. Важливо, щоб всім всього вистачало, тоді і робота водіїв буде комфортною і рівень нашого сервісу лише зростатиме. — Андрій Антоненко, власник компанії LIBERT‍

Перспективи подальшої співпраці Finmap та LIBERT

Легке впровадження та використання, покриття більшості кейсів компанії та оптимізація бізнес-процесів стали для Андрія базисом для міцної та багаторічної співпраці з Finmap. 

Я навіть не дізнавався чи є якісь схожі програми, чи конкуренти у Finmap. А навіщо, якщо ця система повністю мене задовольняє? Для нашого бізнесу було б добре мати можливість не тільки виставляти рахунки у Finmap, а й надавати акти виконаних робіт. Тож сподіваємось, що дочекаємось і таких нововведень. — Андрій Антоненко, власник компанії LIBERT

Зараз звіти, що автоматично формуються в сервісі, надають власнику вичерпну інформацію щодо стану його бізнесу. Нарешті облік став не тягарем, а зручним інструментом для стратегічного та тактичного розвитку компанії.

‍

Запроваджуйте Finmap та дізнайтесь всі подробиці фінансового стану вашого бізнесу. Оптимізуйте, економте та зростайте разом з Finmap!

Автоматизація бізнес-процесів сьогодні є критично важливою для конкурентоспроможності компаній. Впровадження систем для оптимізації дозволяє значно зменшити час, витрачений на обробку даних, знизити ймовірність помилок, допущених людьми, і дати можливість співробітникам зосередитися на стратегічних завданнях.

‍

Оскільки важливість цієї теми постійно зростає, пропонуємо вам розглянути основні переваги автоматизації. У цій статті ми розкажемо, як саме інтеграція платформ забезпечує повну автоматизацію передачі даних, і поділимося реальними прикладами її використання.

Переваги впровадження автоматизації

Впровадження автоматизації у бізнес-процеси має ряд важливих переваг. Вони безпосередньо впливають на ефективність, продуктивність та розвиток підприємства, незалежно від його сфери діяльності.

‍

Найбільш відчутні вигоди:

• Економія часу та ресурсів. Автоматизація зменшує обсяг ручної роботи, звільняючи час для пріоритетних завдань. Делегувавши рутину програмним алгоритмам, співробітники можуть зосередитися на стратегічних завданнях.
  ‍
• Зменшення помилок. Ручне введення даних завжди супроводжується ризиком помилок. Автоматизація знижує його, забезпечуючи точність і надійність виконання завдань.
  ‍
• Підвищення ефективності. Автоматизація процесів сприяє оперативнішому реагуванню на зміни та запити клієнтів і швидшому виконанню завдань. Усе це підвищує продуктивність бізнесу.
  ‍
• Оптимізація робочих процесів. Інтеграція різних систем і платформ дозволяє створити злагодженіші робочі процеси та ефективну взаємодію між відділами та командами.
  ‍
• Покращення обслуговування клієнтів. Автоматизовані процеси дають можливість обробляти запити клієнтів швидко і якісно. Це підвищує рівень їх задоволеності та лояльності до вашого бізнесу.
  ‍
• Масштабування. Впровадивши автоматизацію, можна легко масштабувати бізнес-процеси без значних інвестицій у додаткові ресурси чи персонал. Це особливо важливо для компаній, які швидко розвиваються.

Використання онлайн-конекторів

Сьогодні для ефективної автоматизації бізнес-процесів застосовується безліч різних сервісів. Онлайн-конектори – одне з найбільш прогресивних рішень.

‍

Ці інструменти використовуються для інтеграції різних платформ з метою максимального переведення робочих процесів у режим «автомат». Вони забезпечують просте та ефективне з’єднання між сервісами та постійний обмін даними в режимі 24/7.

‍

‍

Розглянемо, як функціонує онлайн-конектор на прикладі ApiX-Drive. Спочатку користувач визначає джерело даних, яким може бути будь-який онлайн-сервіс: CRM-система, електронна пошта, рекламний кабінет тощо.

‍

Після цього він обирає приймач, куди передаватимуться дані (наприклад, у базу даних, маркетингову платформу чи інший онлайн-інструмент). Можливість детального налаштування кожної інтеграції відповідно до конкретних потреб користувача вигідно вирізняє ApiX-Drive з-поміж інших сервісів. На завершальному етапі потрібно вказати інтервал оновлення даних.

‍

Переваги ApiX-Drive:

• Простота використання: не потребує навичок програмування; швидке налаштування інтеграцій завдяки інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу.
• Універсальність: великий каталог систем і сервісів, що дозволяє знайти рішення для автоматизації широкого спектра робочих процесів.
• Автоматизація: усунення ручного введення даних і помилок, які виникають внаслідок неуважності або поспіху.
• Налаштування: можливість застосовувати фільтри, логіку IF/Else, модуль AI TOOLS та інші функції для детальної кастомізації інтеграції під конкретні завдання.
• Підтримка та масштабованість: постійна технічна підтримка та гнучкість у масштабуванні автоматизації робочих процесів відповідно до нових потреб.

Інтеграція Finmap та KeyCRM
‍

‍

Інтеграція платформи KeyCRM з сервісом для фінансового обліку Finmap допомагає автоматизувати бізнес-процеси, покращити керування коштами та контроль над фінансовими показниками. Ось кілька прикладів-кейсів використання такої інтеграції:

• Автоматизація фінансових звітів. Кожного разу, коли в KeyCRM додається нове замовлення або оновлюється вже наявне, інформація про це автоматично передається у Finmap. Таким чином, всі замовлення автоматично відображаються у фінансових звітах. Це спрощує процес звітності та дозволяє швидше отримувати точну інформацію про доходи.
  ‍
• Контроль над витратами та доходами. Щоразу, коли у KeyCRM надходять нові платежі від клієнтів або дані про витрати на реалізацію проєктів, ця інформація автоматично передається у Finmap, де створюються записи про надходження і витрати. Так забезпечується оперативний моніторинг фінансових потоків, який допомагає краще контролювати витрати, порівнювати їх з очікуваними доходами та уникати фінансових проблем.
  ‍
• Аналіз ефективності кампаній. Дані про доходи, отримані від кожної маркетингової кампанії, автоматично передаються з KeyCRM у Finmap. Це дозволяє аналізувати, які кампанії є найефективнішими з погляду фінансового результату. Така інтеграція дає можливість швидко оцінити рентабельність кожної кампанії та оптимізувати бюджет на маркетинг, виходячи з реальних фінансових даних.

Інтеграція Finmap та Google Sheets
‍

‍

Інтеграція Google Sheets та Finmap стане в пригоді бізнесам, які потребують автоматизації фінансових даних і звітності.

‍

Google Sheets у такому тандемі може слугувати гнучким інструментом для збору і зберігання даних, а Finmap – спеціалізованим інструментом для управління фінансами. Ось кілька реальних прикладів-кейсів, де ця інтеграція принесе суттєву користь:

• Автоматичний облік надходжень від клієнтів. Приклад: фрилансер або малий бізнес використовує Google Sheets для ведення списку клієнтів і надходжень від них, а Finmap – для управління своїми фінансовими потоками. Кожного разу, коли підприємець отримує платіж від клієнта, він вносить дані про це в Google Sheets. Завдяки інтеграції ця інформація автоматично передається до Finmap, де реєструється як надходження.
  ‍
• Облік переказів та витрат для маркетингових кампаній. Приклад: маркетингова агенція використовує Google Sheets для ведення обліку витрат на рекламу і маркетингові кампанії, а Finmap – для обробки цих фінансових даних. Усі дані про витрати (сума, дата, постачальник) вона вносить в Google Sheets. Інтеграція автоматично передає їх до Finmap, де вони реєструються як витрати.
  ‍
• Моніторинг бюджету. Приклад: сімейний бюджет або бюджет невеликої організації ведеться в Google Sheets, а обробка фінансових транзакцій відбувається у Finmap. Дані про щомісячні витрати, надходження і перекази вводяться в Google Sheets з метою зберігання. Інтеграція автоматично експортує ці дані у Finmap для подальшого їх обліку та детального аналізу.

Підсумки

Автоматизація робочих процесів є одним із найефективніших методів оптимізації сучасного бізнес-середовища. Вона допомагає компаніям підвищувати продуктивність, зменшувати витрати та масштабувати свою діяльність.

Впровадження таких онлайн-конекторів, як ApiX-Drive, значно полегшує інтеграцію використовуваних у роботі програм і, відповідно, автоматизацію процесів. Це дозволяє підприємствам швидше реагувати на зміни та підвищувати якість і ефективність їх операцій.

‍

Позитивний ефект спостерігається як у внутрішніх (взаємодія між співробітниками), так і у зовнішніх (взаємодія з клієнтами) процесах. Завдяки цьому бізнес може оперативно адаптуватися до змін ринкових умов і зміцнювати свою конкурентоспроможність.

‍

А якщо вам цікаво дізнатися, як упорядкувати фінанси бізнесу та побачити всі гроші та прибуток в наочних графіках на одному екрані, спеціалісти Finmap з радістю вам допоможуть!

Запуск і розвиток онлайн-шкіл та онлайн-курсів — складний процес, особливо коли мова йде про роботу з кількома проєктами одночасно. Дмитро Фролов, засновник продюсерського центру та співвласник школи англійської мови, зіштовхнувся з необхідністю не лише ефективно запускати нові курси, але й зберігати контроль над фінансами в умовах стрімкого розвитку бізнесу.

‍

Як йому вдалося навести лад у фінансах та забезпечити стабільність своїх проектів за допомогою Finmap — дізнайтеся в цій статті.

Знайомтесь: Дмитро Фролов і його продюсерський центр

Дмитро Фролов — підприємець, який керує продюсерським центром, що спеціалізується на запуску та залученні холодного трафіку для онлайн-шкіл та онлайн-курсів. Він також є співвласником школи англійської мови для українців, заснованої Кирилом Макашовим. Ці напрями бізнесу ставлять перед Дмитром безліч фінансових викликів, які необхідно вирішувати для стабільного розвитку проєктів.

‍

Фінансові пастки: як касові розриви ледь не зруйнували бізнес

До заснування продюсерського центру Дмитро керував маркетинговою агенцією, однак зіткнувся з двома серйозними касовими розривами, які негативно вплинули на його досвід і репутацію. Попередні фінансові стратегії, засновані на ручних розрахунках у Google таблицях та роботі з бухгалтерами старої школи, не були ефективними, і Дмитро втомився від безперервних спроб контролювати хаос у фінансах.

‍

Однією з головних помилок було сприйняття залишку на рахунку як фінансового результату бізнесу, що призводило до неправильного розуміння реальних показників компанії.

‍

‍

Завдяки цим урокам підприємець почав вивчати фінансову грамотність та вчитися структурувати фінанси коректно. Цей досвід підтверджує важливість наявності належного фінансового обліку для будь-якого бізнесу, незалежно від його масштабу.

‍

Адже 70% бізнесів закриваються саме через касові розриви, які можна уникнути, якщо правильно керувати фінансами.

Finmap: Від хаосу до чіткого фінансового управління

З моменту запуску продюсерського центру, Дмитро та його команда працювали з кількома клієнтами одночасно (від 3 до 5 шкіл), створюючи внутрішню систему управління. Коли з’явилася школа англійської мови, постала потреба в побудові фінансової системи з нуля. 

‍

Зростання бізнесу призвело до збільшення потоку продажів, появи дебіторської заборгованості та відкриття рахунків у різних країнах, що ускладнювало управління. Тоді Дмитро за рекомендацією друга прийняв рішення звернутися до Finmap.

‍

Одразу після підключення Finmap вдалося об’єднати всі рахунки в одну систему та отримати повну картину фінансів бізнесу. Вже в перший день використання інструменту Дмитро побачив, скільки грошей є в компанії — це було справжнім відкриттям.

‍

З Finmap стало можливим:

• Швидкий доступ до фінансової інформації. У будь-який момент Дмитро може за допомогою смартфона переглянути повну картину фінансів, що значно спростило контроль над бізнесом.
  ‍
• Автоматизація складних процесів. Завдяки Finmap зарплати і виплати партнерам тепер розподіляються без проблем. Систематизація витрат за допомогою категоризації у кілька кліків дозволяє уникнути помилок при виплатах.
  ‍
• Інтеграція фінансових інструментів. Раніше, через велику кількість рахунків, часто не вистачало коштів для оплати певних сервісів або зарплат, оскільки деякі витрати могли бути не враховані, а автоматичні списання з прив'язаних карт чи рахунків залишалися непоміченими. Завдяки Finmap, Дмитро тепер може швидко інтегрувати всі свої рахунки та систематизувати грошові потоки, що дозволяє уникнути таких ситуацій і тримати фінанси під контролем. 
  ‍
• Запобігання касовим розривам. За допомогою Finmap Дмитро тепер може відстежувати залишки на рахунках та прогнозувати грошові потоки, що дозволяє заздалегідь виявляти можливі касові розриви і вживати необхідних заходів для їх уникнення.

Фінансист продюсерського центру вже мав досвід роботи з Finmap, що значно полегшило процес інтеграції. Однак, навіть якщо у вас немає власного спеціаліста, Finmap надає послуги кваліфікованих фінансистів, які допоможуть впровадити систему та налаштувати її під потреби вашого бізнесу.

Навіщо підприємцю фінансовий облік з першого дня?

Часто підприємці покладаються лише на бухгалтерів, вважаючи, що цього достатньо для ефективного управління фінансами. Однак це хибне переконання, адже контроль над фінансами — ключова відповідальність власника бізнесу.

Важливо не тільки розвивати продукт чи маркетинг, але й тримати руку на пульсі грошових потоків. — Дмитро Фролов, підприємець

Finmap допомагає уникнути труднощів, пов'язаних з ручним обліком у Google-таблицях. Завдяки цій системі можна легко контролювати фінансові потоки, включно з витратами на зарплати, податки та рекламу. Це особливо корисно для тих, хто має багато рахунків і валют.

‍

Спочатку продюсерський центр мав хаос у фінансах і не міг чітко відстежувати витрати та доходи.

Коли ми почали рости, наші витрати збільшувалися щомісяця, а разом з ними й кількість рахунків. Проте саме завдяки Finmap ми змогли інтегрувати всі фінансові потоки в одну систему й отримати чітку картину про стан фінансів. — Дмитро Фролов, підприємець

Це дозволило уникнути касових розривів і ефективно планувати витрати. Прозорість фінансів допомогла підприємцю контролювати кожен аспект бізнесу та приймати обґрунтовані рішення.

Чому важливо почати з фінансової системи на старті проєкту?

Створити фінансову систему на старті набагато легше, ніж намагатися впровадити її, коли бізнес вже масштабувався. За допомогою Finmap можна в реальному часі відстежувати всі витрати та доходи, уникати помилок і не втрачати контроль над фінансами.

Найбільша помилка, яку роблять підприємці — це відкладати впровадження фінансової системи на потім. — Дмитро Фролов, підприємець

Поради для підприємців від Дмитра Фролова

Дмитро рекомендує створити резервний фонд у розмірі 10-20% від доходу для покриття витрат на зарплати, рекламу та підрядників під час кризових періодів. Він наголошує, що бізнеси, які мали фінансову "подушку безпеки", змогли краще адаптуватися в кризові періоди (пандемія, війна), швидко перезапустити свої проєкти або почати нові.

‍

Під час пандемії COVID-19 його бізнес виріс на 300% за один місяць. Потім війна створила нові труднощі, але завдяки міграційним процесам, зокрема збільшенню попиту на онлайн-освіту серед українців, які виїхали за кордон, бізнес знову пережив вибух зростання. Люди шукали можливості для розвитку та навчання, що призвело до збільшення клієнтської бази. 

‍

Дмитро поділився своїм досвідом управління фінансами, виділивши ключові помилки, з якими стикався до впровадження Finmap.‍

Топ-помилки в управлінні фінансами:

1. Касовий розрив. Непередбачувані витрати або неправильне управління грошовими потоками.
   ‍
2. Хаос у рахунках. Велика кількість рахунків у різних системах може призвести до нестачі коштів для виплат чи оплати сервісів.
   ‍
3. Не враховані витрати. Часто підприємець забуває про дрібні витрати, що може створити проблеми з ліквідністю. У Finmap всі витрати інтегруються автоматично, що дозволяє краще контролювати фінанси.
   ‍
4. Створювати хаос у таблицях замість того, щоб за тиждень інтегрувати систему. У Finmap всі фінанси автоматично враховуються та систематизуються, що дозволяє ефективно керувати грошовими потоками.

Finmap як рішення для масштабування бізнесу

За допомогою Finmap продюсерський центр Дмитра Фролова зміг значно оптимізувати свої фінанси, уникнути хаосу в рахунках та касових розривів. Автоматизовані процеси дозволили бізнесу зосередитися на масштабуванні та зростанні, зокрема під час пандемії та в умовах військових викликів.

‍

Finmap став незамінним інструментом для прозорого управління фінансами та надійним партнером для бізнесів, які прагнуть зростати без фінансових бар’єрів.

Google завжди підтримував український бізнес і цього року зробив ще один крок у цьому напрямку. Навесні компанія запустила глобальну програму "Google for Startups Ukraine Support Fund", яка надає фінансову допомогу українським стартапам. 

‍

У другому раунді загальний обсяг фонду склав 10 000 000 доларів у вигляді бездольового фінансування. Окрім фінансової складової, Finmap та ще 23 стартапи та технологічні компанії отримують менторську та продуктову підтримку від провідних спеціалістів світового ІТ-гіганта.

‍

Finmap — це проста онлайн-програма для управлінського обліку, яка допомогла навести лад у фінансах більше 3500 компаніям.

‍

Підприємці з понад 100 різних індустрій обирають Finmap не лише через зручний та зрозумілий функціонал, а й завдяки високому рівню захисту даних, що відповідає стандартам безпеки міжнародних компаній та банків. Інформація передається та зберігається на захищених серверах в Європі та шифрується за найвищим стандартом 256-бітного шифрування. 

‍

Finmap є лідером в Україні в ніші управлінського обліку для власників малого та середнього бізнесу. 

‍

У Finmap є підключення до понад 2800 банків і фінансових служб по всьому світу, підтримка 35+ валют і 80+ криптовалют. А також команда професійних фінансистів, готових допомогти з веденням фінансового обліку, менторством та розробкою індивідуальних фінансових моделей для бізнесів.

‍

Підтримка Finmap від Google: визнання на світовому рівні 

Конкуренція в програмі була значною із багатьма критеріями відбору.

‍

Google обрав Finmap через інноваційність продукту та здатність вирішувати реальні бізнес-проблеми. Цей вибір підтверджує потенціал компанії для зростання та міжнародного масштабування.

‍

‍

Отримання фінансування та менторства — це не лише підтвердження правильного курсу компанії, але й нові можливості для міжнародного розвитку, створення нових робочих місць та використання технологій для вирішення унікальних викликів, співпраці та залучення клієнтів.

Нові можливості Finmap за підтримки Google: що це означає для вас як підприємця?

Отримані кошти від Google планується спрямувати на вдосконалення інструментів Finmap. Головний акцент — інтеграція нових функцій для автоматизації фінансового управління та аналітики. 

‍

Це не лише розширить можливості Finmap та покращить досвід користувачів, а й надасть реальну можливість існуючим клієнтам отримувати більш точні та детальні дані, необхідні для прийняття важливих бізнес-рішень. Для нових користувачів це означатиме легший доступ до ефективних інструментів, які спрощують управління фінансами та допомагають їхнім компаніям розвиватись.

‍

Штучний інтелект в допомогу: нові функцій АІ-асистента для оптимізації фінансового управління

Google надавав перевагу тим, хто активно інтегрує штучний інтелект у свої продукти. Однією з ключових переваг Finmap у відборі стало використання АІ-асистента, що допомагає підприємцям швидко отримувати рекомендації й поради та легко оптимізувати фінансовий облік. 

‍

Підтримка та досвід Google дозволять значно розширити функціонал та можливості АІ-асистента, додавши йому вміння проводити глибокий аналіз, аналітичну інтерпретацію даних і надавати цінні рекомендації для розвитку бізнесу. Користувачі сервісу зможуть отримувати інсайти щодо покращення бізнес-процесів на основі їх реальних цифр.

‍

Нові можливості також дозволять зменшити рутинні операції, знайти "вузькі місця" у витратах та допомогти уникати фінансових криз. Користувачі Finmap вже зараз можуть зосередитись на масштабуванні бізнесу, а бардак і хаос в грошах впорядкує Finmap.

Отримай Finmap
безкоштовно!

Спробуй 7 днів фінансового порядку

Не потрібно прив'язувати карту

Фінансові рішення, які змінюють бізнес: підтримка локального бізнесу та глобальні амбіції

Місія Finmap полягає в допомозі малому та середньому бізнесу систематизувати фінансові процеси та покращити управління ресурсами. Засновники Finmap ініціювали проєкт на підтримку українських підприємців, що допомагає впроваджувати ефективний фінансовий облік. Це сприяє фінансовій стабільності та розвитку бізнесів навіть у складні часи. 

‍

Фаундери та фінансові експерти компанії неодноразово виступали як спікери та ментори на подіях економічно-соціальної сфери: Defence builder, Вектор відбудови, Ukrainian Humanitarian Front, Star for life та інші.

‍

Підтримка від Google відкриває двері до міжнародних ринків. Finmap має амбітну мету стати ключовим інструментом для фінансового управління малими та середніми компаніями по всьому світу. І ви, як користувач Finmap, маєте можливість бути на передовій цієї експансії.

‍

Програма допомагає підприємцям краще розуміти свої фінанси та приймати зважені рішення. Це не лише полегшує роботу окремих компаній, але й активно сприяє розвитку української економіки. 

‍

Реальні кейси користувачів Finmap вражають:

• знайшли 360 тис. грн  витрат, яких можна уникнути;
• жодного разу не потрапили в касовий розрив завдяки обліку в Finmap;
• збільшили чистий прибуток на 10% за місяць;
• створили успішну фінансову модель для виходу на міжнародний ринок;
• скоротили час роботи з фінансами в 50 разів;
• вперше за три роки отримали прибуток замість постійних збитків та “потрапляння в мінус”.

Ці досягнення стали можливими завдяки впровадженню сервісу обліку фінансів Finmap та підтримці команди професійних фінансистів, які надають консультації, послуги з ведення фінансового обліку, менторства та розробки індивідуальних фінансових моделей для бізнесів.

Замов безкоштовну консультацію!

Фінансовий директор на аутсорсі допоможе налаштувати ефективний фінансовий облік та приймати виважені управлінські рішенн

Співпраця з фінансовими експертами Finmap допомогла бізнесам у 54 країнах налагодити облік та:

• Чітко бачити реальний дохід та прибутковість бізнесу.
• Уникати касових розривів, які можуть перешкоджати розвитку і навіть призвести до банкрутства.
• Ефективно керувати оборотами компанії та інвестувати в правильні напрямки.
• Контролювати витрати та знаходити можливості їх оптимізації.
• Встановлювати реальні фінансові цілі для досягнення нових висот.

З Finmap ви отримуєте не просто інструменти для управління фінансами, а надійного партнера на шляху до розвитку та масштабування.

‍

Якщо ви бажаєте:

• зробити перший крок до сталого розвитку бізнесу та прозорого управління фінансами;
• отримати поради щодо фінансового планування та масштабування бізнесу,

Замовте безкоштовну консультацію-діагностику експерта і почніть перетворювати свої бізнес-цілі у реальність вже сьогодні!

Даремно вважати, що фінансовий облік - це інструмент тільки власника чи керівника компанії. Насправді він червоною ниткою пронизує всі відділи, об’єднуючи їх в єдину систему та забезпечуючи ефективну і скоординовану взаємодію.

‍

У цій статті ми з'ясуємо, чому для компаній важливо мати налагоджений фінансовий облік саме з погляду маркетингу та розробки маркетингових стратегій. Прикладом слугуватиме один із партнерів Finmap — українська digital-компанія «Marketing Office», що надає комплексні маркетингові послуги.

Фінансовий облік з першого дня: досвід «Marketing Office»

Компанія «Marketing Office» почала свою діяльність кілька років тому. Засновниця Аліна Кашапова відповідально підійшла не тільки до підбору команди, а й до фінансового обліку з перших днів існування агенції. Їй не раз доводилось співпрацювати з компаніями, які десятиріччями не впроваджували фінансовий облік, через що мали постійні проблеми в бізнесі та маркетингу безпосередньо. 

‍

Чому без фінансового обліку неможливо створити та реалізувати ефективну маркетингову стратегію?

Фінансовий облік допомагає приймати управлінські рішення, спираючись на реальну ситуацію в бізнесі. Без чіткого обліку доходів і витрат може здатися, що є можливість додатково вкладати гроші в маркетинг для залучення нових клієнтів. Але для стабільного та постійного зростання недостатньо разового вливання коштів в маркетинг. 

‍

Це має бути постійний, системний процес який коригується та актуалізується. До прикладу, комплексна розробка сайту та його просування може зайняти 3-4 місяці. Результати цього маркетингового ходу клієнт отримає в майбутньому, а кошти на реалізацію має витрачати протягом всього процесу. 

‍

«Marketing Office» наголошують:

Вкинути гроші й не зробити висновки — ведмежа послуга для власного бізнесу. Облік доходів, витрат і фінансових результатів тут корелює із маркетинговими процесами.

Де ж брати кошти для постійного реінвестування у маркетинг? 

‍

Не маючи чіткого розуміння стану компанії, дефіциту ресурсів не уникнути. 

‍

Тільки фінансовий облік дозволяє оцінити стан бізнесу й знайти відповідь на це питання. Аналітика фінансового обліку показує:

• Скільки коштів наразі вкладається в маркетинг.
• Яку частку займають маркетингові витрати в загальній структурі.
• Які витрати підлягають оптимізації та зменшенню.
• Чи приносять маркетингові кампанії бажаний результат.

Тож маркетинг неможливий без чіткої фінансової стратегії, оскільки саме фінанси визначають можливості для залучення клієнтів, розвитку бренду та реалізації стратегічних планів.

Звіт P&L: ключ до обґрунтованих маркетингових рішень

Для того, щоб уникнути інтуїтивних рішень та спиратися виключно на цифри і факти, «Marketing Office» в першу чергу звертаються до фінансових звітів клієнта, та безпосередньо до P&L. При його коректному веденні та заповненні, відділ маркетингу може сфокусуватись на роботі з такими питаннями:

‍

‍1. Ефективність заходів. Співвідношення маркетингових витрат та доходу компанії дозволить зрозуміти чи забезпечує маркетинг приріст нових клієнтів, чи збільшуються об'єми продаж і т.д.  

‍

‍

2. Робота з асортиментом. Інформація зі звіту може дати розуміння який товар чи послуга потребує додаткового просування, або ж заміни; який товар/послуга є зараз актуальним для клієнта та інше.

‍

‍

3. Маркетингова стратегія. Планування фінансової частини маркетингу дозволяє спрогнозувати майбутні доходи та уникнути збитків. Коригування маркетингової стратегії завжди відбувається на основі фінансових результатів.

‍

Звісно, окрім цих трьох питань, звіт P&L може надати інформацію про тенденцію та склад маркетингових витрат, тип клієнтів (новий чи постійний), вплив витрат відділу продажів та багато іншого.

Успішний контроль бізнесу через звітність Finmap

Компанія «Marketing Office» користується в сервісі Finmap не лише звітом P&L. Для обліку робочих проєктів та різних напрямків бізнесу компанія активно використовує також звіт Проєкти.

Щомісяця ми ведемо близько 10-12 проєктів для клієнтів. Чим більше проєктів — тим легше заплутатися, тож програма для обліку витрат дуже полегшує життя. — наголошують «Marketing Office»

Аліна Кашапова, як власниця бізнесу, постійно аналізує ключові фінансові показники для грамотного планування діяльності. Основні формуються автоматично в розділі Аналітика в Finmap, а поглиблені розраховуються окремо на основі даних зі звітів:

• Динаміка прибутку – чи збільшується загальний прибуток відповідно плану.
• Розрахунок KPI – які показники ефективності є реальними в поточному періоді.
• Рівень маржі – чи відповідає маржа запланованим цілям.
• Наявність вільних коштів – чи є фінанси для нових витрат та інвестицій.
• Аналіз майбутніх доходів і витрат – для уникнення касових розривів.

Маркетинг і фінанси повинні працювати в тандемі для досягнення результатів, а регулярний фінансовий облік дозволяє бізнесам розвиватися стабільно та без зайвих ризиків. 

‍

‍

Фінансове управління — це не просто бухгалтерія, а ключовий елемент успішного бізнесу. Використання сучасних інструментів, таких як Finmap, допомагає підприємцям залишатися на плаву, ефективно управляти фінансовими потоками та зростати.

‍

Налаштуйте фінансовий облік разом з Finmap та почніть будувати успішну бізнес-стратегію вже сьогодні!

Як онлайн-школі побудувати ефективну бізнес-модель та забезпечити стабільність фінансів? Це питання постало перед школою Mathema, яка спеціалізується на викладанні математики для школярів. Низький рівень повторних продажів та недостатній контроль за грошовими потоками заважали її зростанню.

‍

Як зробити фінансовий облік інструментом для прийняття стратегічних рішень? Як підвищити прозорість фінансових процесів і стабілізувати прибутки? Відповіді на ці питання допомогла знайти програма Finmap, яка змінила підхід до управління фінансами Mathema. У цій статті розглянемо, як впровадження Finmap допомогло школі досягти фінансової стійкості.

Mathema — персоналізоване навчання для покращення знань з математики

Mathema — онлайн-школа математики, що була заснована у 2021 році, спеціалізується на індивідуальних заняттях для учнів 1-11 класів. Школа надає персоналізоване навчання, яке допомагає учням покращити свої знання та заповнити прогалини. Станом на сьогодні, Mathema обслуговує понад 2000 учнів і щомісяця проводить більше 20 000 уроків.

‍

Основні задачі та виклики на шляху до успіху

‍На початку свого шляху співзасновник компанії Віталій Шкіль мав на меті створити системний, передбачуваний і стабільний бізнес. Ідея полягала у тому, щоб знайти таку бізнес-модель, яка забезпечувала б повторюваність процесів і прозорість результатів.

‍

Робота у сфері навчання завжди була цікавою, проте часто виникала проблема з тим, що дорослі припиняли навчання, навіть повністю його сплативши. Це створювало певні труднощі для бізнесу через низький рівень повторних продажів та нетривалу взаємодію з клієнтами.

‍

Переломним моментом стало усвідомлення того, що навчання для дітей є зовсім іншим ринком. Діти не можуть припинити навчатися, оскільки для них це обов'язкова частина життя, як для дорослих — робота. Це створює можливість вибудовувати довготривалі відносини з клієнтами, оскільки навчальний процес триває роками.

‍

Запити онлайн-школи математики Mathema, які необхідно було вирішити:

• Масштабування бізнесу. Прагнення розширити онлайн-школу математики, залучаючи більше учнів, збільшуючи кількість занять та викладачів. Для цього важливо мати чітке бачення грошових потоків під час масштабування, щоб уникнути фінансових ризиків, втрат коштів або неефективного використання ресурсів. 
  ‍
• Збільшення продажів. Необхідність підвищити продажі, що вимагає точного розуміння того, як фінансово ефективно інвестувати в залучення нових клієнтів. 
  ‍
• Прозорий фінансовий облік. Потреба належного обліку всіх фінансових операцій для забезпечення прозорості та контролю над бізнесом. Це включає облік доходів від учнів, витрат на викладачів, маркетинг, платформу для курсів тощо.

З фінансами мені пощастило, я завжди слухав розумних людей — і всі як один говорили: контролюй фінанси. — Віталій Шкіль, співзасновник Mathema

‍

‍

У попередньому бізнесі з онлайн-курсами Віталій намагався вести фінансову звітність, але це була більше "звітність заради звітності", без реального розуміння її користі. Вона не допомагала в управлінні бізнесом та не впливала на важливі рішення.

‍

Кейс Коли він почав запускати Mathema, підхід до фінансів змінився. Віталій вже мав базові знання і розумів, чим відрізняється грошовий потік (Cash Flow) від звіту про прибутки та збитки (P&L), і чому це важливо. Завдяки цьому досвіду він зміг побудувати фінансово стабільну основу для бізнесу, що допомогло у розвитку та масштабуванню Mathema.

Знання фінансового обліку я вже накладав на новий бізнес, робив його фінансово здоровим від початку. Тому що я розумів, що для мене фінанси — це одна з площин, з якої я можу щось діагностувати у бізнесі. — Віталій Шкіль, співзасновник Mathema

‍

‍

Основні виклики для компанії надалі полягали у масштабуванні та зростанні продажів. Оскільки бізнес став більшим і складнішим, з’явилась необхідність у ефективному фінансовому обліку, що стало однією з ключових умов для подальшого успішного розвитку.

‍

Для цього було прийнято рішення використовувати систему фінансового обліку Finmap, що допомагає підтримувати контроль над грошовими потоками та забезпечує стабільність в умовах зростання бізнесу.

Чому перейшли з Excel у Finmap

Спочатку для обліку коштів в Mathema використовували Excel. Це здавалося простим і зручним рішенням, але з часом стало зрозуміло, що для зростаючого бізнесу Excel вже не підходить. Вона допомагала лише рахувати гроші, але не давала повної картини фінансів, що ускладнювало роботу. 

5 причин для переходу з Excel у Finmap:

• Повна картина фінансів. Власники можуть бачити всі фінансові потоки компанії на одному екрані, що дозволяє краще контролювати доходи і витрати.
  ‍
• Різні рівні доступу. У Finmap можна налаштувати ролі для співробітників. Наприклад, менеджери можуть бачити лише те, що стосується їх роботи, не маючи натомість доступу до витрат компанії.
  ‍
• Інтеграції з банками. Finmap синхронізується з банківськими рахунками, тому всі платежі автоматично з'являються в системі. Це знижує ризик помилок, які траплялися раніше при ручному обліку. Наприклад, одного разу в Excel загубили 10 000 грн. і команда дві години шукала помилку. З Finmap таке більше не трапляється.
  ‍
• Прозорість усіх операцій. Всі транзакції одразу відображаються в системі, що дозволяє легко відстежувати платежі і не втрачати інформацію.
  ‍
• Звіти для аналізу. Finmap дозволяє бачити щомісячну динаміку фінансів, що допомагає приймати рішення щодо розвитку бізнесу.

Результати співпраці - що змінилося в Mathema з Finmap

З березня 2021 року Mathema активно використовує Finmap для ведення фінансового обліку. 

Основні результати співпраці з Finmap:‍

• Контроль ключової метрики. Для онлайн-школи важливим показником є кількість оплат за перші заняття. Це точка входу для нових учнів, і від її стабільності залежить подальший дохід. Завдяки Finmap власники можуть швидко відстежувати ці платежі й оперативно реагувати на зниження, щоб не втратити потенційні продажі.
  ‍‍
• Щомісячний аналіз P&L і Cash Flow. Раз на місяць власники перевіряють звіт про прибутки та збитки (P&L) і грошовий потік (Cash Flow) у Finmap. Це допомагає робити висновки про стан бізнесу та будувати плани на майбутнє.
  ‍‍
• Щоденний моніторинг грошових потоків. Кожного дня власники слідкують за тим, що відбувається з фінансами. Завдяки цьому, компанія жодного разу не потрапила в касовий розрив. Наприклад, у Mathema є фонд для оплати вчителів, який формується з абонементних платежів, і Finmap допомагає відстежувати ці кошти, не допускаючи їх витрати на інші потреби.
  ‍‍
• Оптимізація витрат. Finmap дозволив детально побачити структуру витрат і порівняти їх. Наприклад, виявилося, що компанія сплачувала занадто високу комісію, яку вдалося оптимізувати, звільнивши додаткові кошти для бюджету.

‍

‍

Завдяки Finmap Mathema не тільки покращила свій фінансовий облік, а й отримала інструмент для стратегічного планування. Це дозволило компанії уникнути фінансових труднощів та ефективніше використовувати ресурси.

‍

‍
Програма Finmap стала невід'ємною частиною управління фінансами, надаючи власникам повний контроль і впевненість у стабільному розвитку бізнесу.

‍

Ви теж можете отримати такий результат для свого бізнесу! Спробуйте Finmap вже сьогодні та відчуйте, як легко можна керувати фінансами, оптимізувати витрати і планувати майбутнє з впевненістю!