Karina Shevchenko

Você já se perguntou para onde vai o dinheiro quando seu negócio parece estar prosperando? Você já se perdeu nos números e não consegue entender onde está o lucro?

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A falta de um controle financeiro claro pode levar à perda de recursos e oportunidades de crescimento. É por isso que o relatório de lucros e perdas (P&L) é uma ferramenta essencial para todo empreendedor. Ele ajuda a identificar problemas ocultos e encontrar maneiras de resolvê-los, garantindo o crescimento estável do seu negócio.

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Por que um relatório de lucros e perdas é necessário para uma empresa?

Avaliação do desempenho financeiro

Um relatório de lucros e perdas permite avaliar detalhadamente a eficiência financeira da empresa. Você poderá ver, se conseguiu atingir suas metas financeiras, comparando receitas e despesas.

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Por exemplo, um dono de restaurante pode usar esse relatório para identificar quais pratos geram mais lucro e quais devem ser removidos do cardápio.

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De acordo com o U.S. Bureau of Labor Statistics:

Aproximadamente 20% das pequenas empresas fecham no primeiro ano, 30% dentro de dois anos e 50% dentro de cinco anos, em grande parte devido à falta de controle financeiro.

Orçamento e planejamento estratégico

Ao preparar regularmente um relatório de lucros e perdas, você pode planejar melhor seu orçamento e desenvolver estratégias de crescimento.

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Por exemplo, uma empresa pode descobrir que gasta muito em marketing, e redirecionar esses recursos para inovação ou treinamento de funcionários.

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Segundo pesquisa do CB Insights:

Uma das principais razões para o fracasso das startups é a falta de planejamento e gestão financeira adequados, representando até 39% de todas as falhas.

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Monitoramento e controle de despesas

O relatório de lucros e perdas ajuda a identificar gastos excessivos e encontrar maneiras de otimizá-los. Ele permite que você reaja a aumentos de custos a tempo e tome medidas para reduzi-los, garantindo, assim, a estabilidade financeira da empresa.

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Ao analisar os custos, Dmytro Sheremeta, proprietário da empresa de limpeza “Chystota”, conseguiu economizar R$66 mil em um ano.

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A empresa de Dmytro sempre buscou fornecer serviços de limpeza de alta qualidade, utilizando equipamentos essenciais como aspiradores de pó e escadas, que precisavam ser transportados. O custo dessa entrega geralmente era incluído no preço do serviço. A empresa frequentemente usava serviços de táxi para transporte, o que levava a despesas logísticas imprevisíveis, dependendo das condições climáticas, dias da semana e demanda por táxis.

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Ao analisar os custos por meio do relatório de lucros e perdas na Finmap, Dmytro descobriu que os custos logísticos estavam acima do esperado. Junto com sua equipe, ele começou a buscar maneiras de reduzir essas despesas. Após uma análise cuidadosa, decidiram mudar o método de entrega e firmar parceria com um serviço que utilizava scooters elétricos. Essa abordagem não só reduziu o tempo de entrega, mas também eliminou a dependência dos preços dos combustíveis, tornando os custos de transporte mais estáveis.

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Antes da otimização dos custos, uma entrega de ida e volta custava à empresa R$47, enquanto após a nova estratégia logística, os custos caíram para R$13. Isso reduziu significativamente as despesas logísticas e aumentou a eficiência da empresa.

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Relatórios financeiros para as partes interessadas

Investidores e credores analisam o relatório de lucros e perdas ao avaliar a saúde financeira de uma empresa. Isso é especialmente importante se você pretende atrair investimentos para expandir seus negócios. Relatórios financeiros confiáveis aumentam sua atratividade para investidores.

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O relatório de lucros e perdas é uma ferramenta indispensável para todo empreendedor. Ele fornece uma visão clara da situação financeira da empresa, ajuda a identificar custos ocultos e otimiza recursos. O uso desse relatório permite que os proprietários de negócios planejem estratégias eficazes, tomem decisões fundamentadas, com base em dados reais e garantam a estabilidade e o crescimento do negócio a longo prazo.

Como criar um relatório de lucros e perdas de qualidade?

Um relatório de lucros e perdas bem elaborado é a base da saúde financeira do seu negócio. Ele não apenas ajuda a entender a situação atual, mas também abre novas oportunidades de crescimento. Para tornar seu relatório o mais útil possível, siga estas etapas:

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1. ‍Escolha do Período de Relatório. Determine o período do relatório – mensal, trimestral ou anual – dependendo das especificidades do seu negócio e dos padrões do setor.
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2. ‍Coleta de Dados Financeiros. Reúna todos os dados financeiros necessários: receitas, despesas, lucro operacional (ou prejuízo), juros, impostos e outros indicadores financeiros. Isso inclui fluxo de caixa de contas oficiais, caixas registradoras, cartões e carteiras digitais.
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3. ‍Classificação de Receitas e Despesas. Classifique cuidadosamente todas as receitas e despesas conforme sua finalidade e natureza. As receitas principais (venda de bens ou serviços) e as receitas adicionais (investimentos, licenças etc.) devem ser destacadas separadamente. As despesas devem ser divididas em categorias como salários, materiais, marketing, custos administrativos, etc.
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4. ‍Cálculo do Lucro Líquido (ou Prejuízo). Subtraia o total de despesas do total de receitas, para determinar o lucro líquido ou prejuízo. Esse indicador é fundamental para avaliar a saúde financeira da empresa.
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5. ‍Comparação com Períodos Anteriores. Compare os resultados do período do relatório com períodos anteriores para identificar tendências e analisar a dinâmica do desempenho financeiro.
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6. ‍Preparação do Relatório Analítico. Após concluir o relatório principal de lucros e perdas, prepare um relatório analítico adicional com informações detalhadas sobre componentes específicos das receitas e despesas, bem como explicações para as mudanças financeiras.
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7. ‍Visualização dos Resultados. Use ferramentas de visualização para melhorar a compreensão e a percepção dos dados financeiros. Gráficos e painéis ajudam a avaliar rapidamente a situação financeira da empresa.
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Dicas Adicionais:

• Análise Retrospectiva. Compare os resultados com períodos anteriores para identificar tendências e prever futuras receitas e despesas.
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• Análise de Mercado. Considere mudanças econômicas e tendências de mercado que possam impactar o desempenho financeiro da sua empresa.
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• Separação de Finanças. Mantenha as finanças pessoais e empresariais separadas para evitar o erro comum de misturar fundos.
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• Abordagem Profissional. Consulte um especialista financeiro profissional para orientação sobre a configuração da contabilidade. Se o suporte contínuo for caro, uma consulta inicial pode ajudá-lo a seguir o caminho certo.
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• Soluções Tecnológicas. Use ferramentas modernas para automação contábil. Por exemplo, a Finmap se integra a bancos e sistemas de pagamento, simplificando a coleta e análise de dados.

Seguindo essas etapas e padrões para elaborar um relatório de lucros e perdas, você obterá uma visão clara e objetiva da saúde financeira da sua empresa. Isso permitirá que você gerencie seus negócios com mais eficiência e tome decisões estratégicas que contribuam para o crescimento e a estabilidade.

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Para maior conveniência e eficiência, automatize sua contabilidade com a Finmap e esqueça planilhas complicadas. A Finmap se integra a bancos e sistemas de pagamento, fornecendo gráficos e painéis intuitivos que simplificam significativamente a análise e a tomada de decisões empresariais.

Uma gestão financeira bem estruturada não é apenas uma ferramenta para tornar o negócio mais transparente e eficiente a longo prazo, mas também uma forma de economizar recursos. Descubra neste artigo por que é essencial aprimorar a gestão financeira, mesmo em uma empresa lucrativa.

LIBERT – Líder em transportes premium

A LIBERT é especializada em transportes individuais de classe premium e executiva, oferecendo uma ampla gama de serviços para seus clientes. Seu portfólio inclui transporte de delegações oficiais, eventos de transporte em grande escala e serviços internacionais.

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A principal vantagem competitiva da LIBERT é o mais alto nível de serviço, com atenção a cada detalhe e máxima personalização de acordo com as preferências do cliente. Os principais aspectos que garantem sua sólida reputação incluem:

• Abordagem personalizada na definição do trajeto, levando em consideração todas as necessidades do cliente.
• Veículos blindados para o mais alto nível de segurança.
• Rapidez e eficiência na organização dos transportes.
• Alto padrão de serviço e motoristas fluentes em inglês.
• Acompanhamento completo da viagem, incluindo reservas necessárias e segurança.
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A empresa LIBERT alcançou sucesso graças à abordagem meticulosa e responsável de seu proprietário.

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Andriy Antonenko presta atenção não apenas ao atendimento ao cliente, mas também à organização dos processos internos. Seu foco especial na gestão financeira permite à empresa administrar os recursos com eficiência, controlar os custos e crescer com confiança.

Planilhas contra os negócios: por que o controle manual já não funciona

Andriy iniciou sua empresa em 2008. Desde o começo, ele recusou a ideia de administrar o negócio às cegas, sem um entendimento claro de quanto dinheiro estava sendo gasto e quais pagamentos estavam sendo feitos.

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Para digitalizar a gestão, a empresa utilizou planilhas personalizadas ao longo dos anos.

Aprendi sobre educação financeira por conta própria. Para mim, a organização é fundamental, especialmente nas finanças, e sempre ensinei meus funcionários a seguir um sistema rigoroso de relatórios. — Andriy Antonenko, proprietário da empresa LIBERT

Enquanto o controle era feito mês a mês, as funcionalidades das planilhas pareciam suficientes. No entanto, ao final do ano, consolidar mais de doze planilhas em um único relatório demandava tempo e esforço excessivos, tornando o processo extremamente desgastante. Com o tempo, a quantidade de planilhas aumentou, e embora contivessem muitas informações, analisá-las e organizá-las de forma eficaz tornou-se um desafio quase impossível.

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Outro problema crítico foi que, em determinado momento, o controle dos relatórios e a verificação de todas as fórmulas se transformaram em uma tarefa diária do proprietário.

Se você não conferir todas as planilhas à noite e recalcular os resultados ou deixar passar um erro, no dia seguinte será impossível desvendar esse emaranhado de dados! — Andriy Antonenko, proprietário da empresa LIBERT

Esse processo de conferência não apenas consumia tempo, mas também desviava a atenção do proprietário de questões estratégicas mais importantes. A falta de um sistema eficiente de gestão financeira tornou-se insustentável por vários motivos:

• As tentativas de implementar um sistema CRM não trouxeram os resultados esperados, pois não atendiam nem metade das necessidades da empresa.
• O uso de planilhas exigia um tempo excessivo e não permitia o acesso rápido a informações completas.
• O gerente operacional estava sobrecarregado e frequentemente ultrapassava sua carga horária.

Como a Finmap transformou a gestão financeira da LIBERT

Andriy conheceu a Finmap através de um especialista financeiro que estava organizando as finanças de um de seus fornecedores. Esse profissional utilizava a Finmap para estruturar os dados, e a rapidez na geração de relatórios chamou sua atenção.

Decidi testar a Finmap também. O sistema é simples e intuitivo. Além disso, uma reunião online com o suporte técnico me ajudou a configurar o serviço exatamente para o formato do meu negócio. — Andriy Antonenko, proprietário da empresa LIBERT

Controle da operação dos veículos

Na Finmap, é fácil monitorar o desempenho dos veículos, que Andriy registrou como projetos dentro do sistema. A plataforma mostra claramente quanto foi gasto na manutenção de cada carro e quanto cada um gerou de receita.

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É possível analisar a lucratividade por categoria de veículo e identificar quais são os mais ou menos rentáveis. Além disso, a plataforma Finmap permite detalhar os dados por tipo de serviço e até mesmo por cliente específico.

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Controle da dívida dos clientes

Na estrutura de negócios da LIBERT, o principal indicador não é apenas o valor recebido na conta, mas sim a quantidade de serviços prestados. Normalmente, os pagamentos são feitos posteriormente, no final do mês, o que exige um controle contínuo de todas as operações e custos associados em tempo real.

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Os gerentes registram as faturas emitidas na Finmap como Dívida dos Clientes, especificando o período em que os serviços de transporte foram prestados e a data prevista para o pagamento.
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O proprietário pode simplesmente abrir o relatório Dívida dos Clientes na Finmap e rapidamente verificar:

• Quem já efetuou o pagamento.
• Quem está com pagamentos atrasados e precisa de um lembrete adicional.
• Quais novas faturas foram emitidas.

O relatório Lucro permite analisar essas informações sob outra perspectiva. Já no primeiro gráfico, é possível visualizar claramente os valores pendentes e o período a que se referem.

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Esse controle simples, mas altamente detalhado da Dívida dos Clientes, só foi possível com a Finmap. Antes, as planilhas personalizadas exigiam constantes expansões, ajustes e verificações de fórmulas, tornando o processo lento e suscetível a erros.

Como a Finmap substituiu um gerente operacional adicional e economiza mais de $8.000 por ano para o proprietário

Antes da implementação da Finmap, um gerente era responsável pelo controle manual dos gastos, registrando todas as despesas em planilhas. Enquanto isso, os motoristas informavam seus gastos imediatamente no grupo de mensagens da equipe, que se enchia constantemente de novas notificações.

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Nesse fluxo intenso de informações, era fácil perder dados importantes.

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A comunicação sobre os valores a serem reembolsados era longa e confusa:

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Esse processo se repetia com cada motorista – e, na época, a empresa contava com cerca de 20 motoristas. A carga de trabalho aumentava constantemente, forçando o proprietário a buscar um gerente operacional adicional para lidar com a gestão financeira.

Como a Finmap otimizou o processo de gestão de valores adiantados

Para facilitar o trabalho dos motoristas, eles foram adicionados como Usuários do sistema. Cada um recebeu uma conta de adiantamento exclusiva com acesso restrito apenas a ela. Nessas contas, são registrados os valores disponibilizados para cada motorista.

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Resultados:

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1. ‍Motoristas registram despesas por conta própria, anexam recibos, inserem detalhes e vinculam os gastos aos respectivos projetos.
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2. Motoristas adicionam transações em dinheiro às suas contas quando os clientes realizam pagamentos em espécie.

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Agora, o proprietário pode acompanhar em tempo real:

• O total de valores gastos.
• Para quais necessidades os recursos foram utilizados.
• O saldo disponível na conta de cada motorista.
• Se o pagamento foi feito em dinheiro.
• Se as despesas ultrapassaram o orçamento definido.

Com essa automação, Andriy pode rapidamente reembolsar os motoristas, decidir se são necessários fundos adicionais e eliminar o tempo gasto em esclarecimentos sobre pagamentos.

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Essa inovação reduziu drasticamente a carga de trabalho do gerente, tornando desnecessária a contratação de um novo funcionário.

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Agora, um pouco de matemática (dados de 20.09.2024):

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De acordo com o site Work.UA, o salário médio de um gerente operacional na Ucrânia é de R$4.000 por mês.

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1. Custo anual de um novo funcionário: R$4.000 × 12 meses = R$48 000 (~8.780 USD)
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2. Custo anual da assinatura da Finmap: R$2.350 (432 USD)

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Economia total: R$48.000 - R$2.350 = R$45.650 (~8.348 USD)

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Graças à Finmap, a LIBERT eliminou a necessidade de contratar um novo funcionário e economizou mais de 8.000 dólares por ano, além de tornar a gestão financeira muito mais eficiente.

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Com a ajuda da Finmap, os motoristas também passaram a ter a capacidade de monitorar o saldo nas contas de combustível, o que trouxe benefícios para todos os envolvidos:

• Para o proprietário: Ele pode controlar os gastos de combustível de cada motorista individualmente.
• Para os motoristas: Eles podem obter informações em tempo real sobre os limites de combustível disponíveis.
• Para o gerente: Ele pode gerenciar os limites gerais e individuais de combustível de forma eficiente.

Finalmente, com toda a minha equipe, estamos construindo relações honestas e transparentes, o que é uma das chaves para o meu sucesso. É importante que todos tenham o suficiente, pois assim o trabalho dos motoristas será mais confortável e o nível do nosso serviço só aumentará. — Andriy Antonenko, proprietário da empresa LIBERT

Perspectivas para a futura colaboração entre Finmap e LIBERT

A implementação fácil e o uso intuitivo, juntamente com a cobertura da maioria dos casos da empresa e a otimização dos processos de negócios, se tornaram a base para uma parceria sólida e de longo prazo entre Andriy e a Finmap.

Eu nem procurei saber se existem outros programas semelhantes ou concorrentes da Finmap. Por que fazer isso, se este sistema me satisfaz completamente? Para o nosso negócio, seria ótimo poder não só emitir faturas na Finmap, mas também fornecer os atos de serviços realizados. Esperamos que essas inovações cheguem em breve. — Andriy Antonenko, proprietário da empresa LIBERT

Atualmente, os relatórios gerados automaticamente no serviço fornecem ao proprietário informações completas sobre o estado de seu negócio. Finalmente, o controle financeiro deixou de ser um fardo, transformando-se em uma ferramenta conveniente para o desenvolvimento estratégico e tático da empresa.

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É possível crescer com sucesso quando toda a contabilidade é feita em cadernos e pedaços de papel, e os resultados são reunidos em planilhas caseiras? “Definitivamente não!” — responde com confiança Oleksandra Kulykova, fundadora e CEO da Kukuruza Video Production.

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Escalar um negócio sem automatizar os processos é como construir sem fundação. Um estúdio de vídeo produção conhecido comprovou isso na prática ao implementar soluções inovadoras que não apenas economizam tempo, mas também otimizam o trabalho da equipe.

Como a Kukuruza Video Production combina criatividade e eficiência no seu trabalho

A Kukuruza Video Production é uma empresa ucraniana que cria conteúdo animado e vídeos para clientes de todo o mundo. Seus clientes incluem tanto grandes marcas quanto negócios locais. Por exemplo, já trabalharam com empresas conhecidas como Porsche, Lenovo, NEOLUX, Rozetka, entre outras.

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Em 2022, a equipe enfrentou novos desafios: o grande volume de informações exigia uma abordagem mais eficaz. Dados sobre possíveis clientes, projetos em andamento, orçamentos, etapas de execução — tudo isso precisava ser estruturado para uma gestão eficiente.

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Essa solução foi implementada pelo integrador ucraniano CRMiUM, que uniu todos os programas de trabalho em um sistema ERP único. O processo de captação de clientes e execução dos pedidos agora é acompanhado de forma integrada no CRM, no aplicativo Notion e na Finmap.

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Surge uma pergunta lógica: se já existe CRM e gestão de projetos, qual a necessidade de usar a Finmap?

Integrações como uma ferramenta eficaz de automação

Uma das mudanças-chave foi a implementação de integrações bancárias, que permitiram sincronizar todos os sistemas de pagamento em um único programa. Isso reduziu o tempo de lançamento manual das operações de forma significativa, já que agora qualquer movimentação financeira, especialmente os recebimentos dos clientes, são imediatamente refletidos na Finmap.

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Essas informações são automaticamente transmitidas para o sistema CRM e, de lá, para o Notion, sinalizando aos gerentes que os novos projetos estão prontos para serem iniciados. 

‍Uma das minhas regras para desenvolvimento sustentável é ter a coragem de experimentar, arriscar e testar novas abordagens. Não ter medo de sair dos padrões. — Oleksandra Kulykova, CEO da Kukuruza Video Production

Na criatividade, Oleksandra busca inovação, enquanto nas finanças ela adota uma abordagem pragmática. Mesmo quando se trata de decisões financeiras arriscadas, ferramentas da Finmap, como a previsão do Calendário de Pagamentos, permitem entender o quão justificável será essa decisão.

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Delegação e acessos flexíveis: a chave para otimizar processos

O psicólogo motivacional americano Brian Tracy, em seu livro “Delegação e Gestão”, destaca: 

‍Se alguém pode fazer a tarefa com 70% da qualidade que você, delegue essa tarefa a essa pessoa. Liberte-se para resolver as tarefas que só você é capaz de realizar. — Oleksandra Kulykova, CEO da Kukuruza Video Production

Esse conselho é válido para todas as áreas de atuação e é especialmente importante para a contabilidade financeira. Afinal, muitas vezes os donos de negócios gastam muita força e energia no processamento rotineiro dos pagamentos.

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Oleksandra e sua equipe evitaram esse problema graças a um sistema flexível de acessos para cada um dos colaboradores.

‍Para cada gerente, criamos uma conta subordinada e concedemos acesso apenas aos projetos nos quais ele está envolvido. Isso é muito conveniente, pois os funcionários não têm acesso às informações fundamentais e ficam focados apenas no processo de trabalho pelo qual são responsáveis. — Oleksandra Kulykova, CEO da Kukuruza Video Production

Essa abordagem permite:

• Proteger informações confidenciais.
• Analisar rapidamente os fundos subordinados.
• Controlar o status das contas em tempo real.

Até mesmo os contratados receberam acesso apenas à parte necessária dos dados para configurar o sistema CRM, sem se aprofundar nas informações financeiras.

Como o relatório “Projetos” ajuda a analisar rapidamente a rentabilidade

Cada pagamento, seja ele integrado automaticamente via sistemas bancários ou inserido manualmente pelo gerente, é imediatamente registrado no relatório “Projetos”.

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Graças ao cálculo automático da rentabilidade dos projetos, a empresa ganhou a possibilidade de analisar detalhadamente todos os pedidos em tempo real.

Como isso ajuda o negócio?

1. 1. Transparência para os clientes.
   A empresa pode explicar de forma fundamentada como serviços adicionais ou concessões afetam a rentabilidade final. Isso garante confiança e transparência no relacionamento com os clientes.
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2. Agilidade nas decisões.
   Em tempo real, a equipe vê a situação financeira de cada projeto, o que ajuda a tomar decisões estratégicas com mais rapidez e de forma mais eficaz.
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3. Gestão de serviços adicionais.
   Alterações não previstas no contrato são imediatamente refletidas no relatório, permitindo reagir e ajustar o trabalho em tempo hábil, evitando assim maiores problemas.
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A experiência da Kukuruza Video Production prova que para cada área de atuação são necessárias ferramentas especializadas que automatizam e simplificam os processos. Seja com sistemas ERP prontos ou soluções desenvolvidas sob medida — a escolha é sua. Mas sem uma estrutura financeira clara, o sucesso é impossível.

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