Oleksij Baziura

Bogan Puzański – dyrektor finansowy
Zajmuje się wszystkimi kwestiami finansowymi w sieci biznesów, działających w różnych branżach – od nieruchomości, przez kursy online, po bycie influencerem.

Instagram wynajmu nieruchomości Be My Guest @bemyguest.kyiv
Instagram hotelu Live.Here.Hotel: @live.here.hotel
Online-obóz „Ścieżka pomarańczowego blogera”:
Blog Anity Słowikowej: @anita_solovei

Uruchomić w ramach jednego biznesu kilka absolutnie odmiennych kierunków na raz? Jak nie, jak tak. Przedsiębiorcy często zapalają się z nowymi pomysłami i za wszelką cenę chcą je urzeczywistnić. Wynajem na doby? Okej. Hotel? Oczywiście. Kurs online? Obowiązkowo. A co powiesz na blog osobisty? Chcę!

O to, jak się przy tym wszystkim czuje dyrektor finansowy takiego biznesu, zapytaliśmy Bogdana Puzańskiego, bo to właśnie on musi doprowadzać finanse do porządku i nie dopuszczać chaosu w finansach Anity Słowikowej. Jak sobie z tym radzi i w czym mu pomaga Finmap, opowiadamy w tym artykule.

Dane

Biznes Anity posiada kilka kierunków jednocześnie, zarówno offline (hotel i wynajem na doby), jak i online (blog na Instagramie, platformy edukacyjne). I jest sobie dyrektor finansowy Bogdan, który musi to wszystko ogarniać.

Systematyczna rachunkowość była prowadzona w biznesie prawie od samego początku, za pomocą tabelek Excel. W końcu skala działania była duża, przed pandemią w samym wynajmie krótkoterminowym znajdowało się 60 mieszkań. Były one wynajmowane na doby, a zatem wydatki również w dużych ilościach wpływały codziennie. Oprócz tego, nierzadko wydatki były popełniane z prywatnych kart i portfeli. Dlatego kontrola wszystkiego była wręcz niezbędna.

Teraz biznes został przeformatowany, ponieważ w związku z pandemią popyt na wynajem dobowy zmalał. Większy nacisk położono na bloga i usługi informacyjne. Dlatego ilość kierunków zwiększyła się, a zespół liczy około 20 osób. Wszystko to należało usystematyzować.

Task

Excel był wygodny do momentu, aż nie pojawiło się u nas kilka kierunków.

Po pojawieniu się kilku różnych kierunków działalności, pojawiła się potrzeba uproszczenia procesów, ponieważ prowadzenie tabelek w Excelu zaczęło zajmować zbyt dużo czasu. A duża ilość danych dodatkowo utrudniała świadomość, co się w ogóle dzieje w biznesie. Dlatego przed Finmap Bogdan postawił następujące zadania:

1. Usystematyzowanie rachunkowości, aby móc widzieć zarówno ogólną sytuację w biznesie, jak i oddzielne dane z każdego kierunku;
2. Ułatwienie prowadzenia rachunków i tracenie mniejszej ilości czasu;
3. Sprawienie, aby dane były bardziej przejrzyste. Aby w dowolnej chwili można było szybko zrozumieć obecną sytuację finansową w biznesie, nie tracąc dodatkowego czasu na dogłębne analizy.

Rozwiązanie od Finmap

Super, że w Finmap można stworzyć kilka różnych projektów i w każdym z nich prowadzić oddzielną rachunkowość.

Bogdan od razu postanowił nie tworzyć w serwisie kilku kont firmowych, a prowadzić rachunkowość na jednym, dzieląc wszystko na Projekty*. Bo firma, w zasadzie, jest jedna. Posiada jeden wspólny rachunek w banku, z którego już pieniądze są przeznaczane na różne kierunki. Dlatego wygodniej było stworzyć kilka projektów w ramach jednej firmy, aby widzieć:

• ile łącznie pieniędzy posiada biznes;
• jak rozdzielane są przepływy pieniężne;
• jaki kierunek działa dobrze, a jaki średnio.

*Użytkownicy Finmap mogą stworzyć oddzielne kierunki działalności lub klientów w postaci „Projektów”. Następnie w raportach będzie widoczna marża, zysk i rentowność każdego projektu oddzielnie.

Przy pierwszym wdrożeniu serwisu Finmap 1.0 każde mieszkanie z wynajmu dobowego dodano jako odrębny projekt. Wyszło aż 70 projektów. Z jednej strony pomagało to w dostrzeganiu rentowności każdego mieszkania.

Fajnie było widzieć wzlot lub upadek tego, czy innego projektu. Mogliśmy zrozumieć, na przykład, z jakiego mieszkania zrezygnować, ponieważ przynosiło nam więcej ubytków, niż zysku.

Z drugiej zaś, taka ilość projektów utrudniała prowadzenie rachunkowości. Często bywało tak, że miały wspólne wydatki. Na przykład, zakup ręczników, pościeli, chemii do sprzątania. Wychodziło na to, że wydatek jest jeden, a wprowadzać go trzeba było w 70-ciu projektach.

Dlatego pierwsze wdrożenie Finmap szło dość ciężko. „Trudno było wdrożyć, ponieważ wszystkie zmiany zachodzą z trudnością. Kiedy od 5 lat pracujesz w Excelu, to nie jest zbyt wygodne, ale stabilne”, – przyznaje Bogdan. Ewidencja 70-ciu projektów naraz też dodawało komplikacji.

Wdrożenie Finmap 2.0

Z początkiem pandemii popyt na wynajem dobowy zmalał. Bogdan i Anita ujrzeli, że efektywność biznesu się zmniejszyła, przy tak samo wysokim pochłanianiu czasu. Dlatego większość mieszkań wynajęli długoterminowo, a z niektórych w ogóle zrezygnowali. Zamiast tego skupili się na kursach edukacyjnych i blogu.

Teraz Bogdan prowadzi w Finmap 7 projektów, zamiast 70. Mieszkania połączył w jeden projekt. Z racji tego, że większość z nich od teraz znajduje się w najmie długoterminowym, informacja z miesiąca na miesiąc prawie się nie zmienia. Jednak żeby mimo wszystko móc zobaczyć dane każdego z nich, korzysta z tagów.

Dodatkowo, Bogdan aktywnie korzysta z funkcji Kategorie*. „Stworzyliśmy własne kategorie i możemy widzieć całościowy obraz na jednym ekranie, nie przeklikując zakładek w Excelu”, – opowiada.

Jest to wygodne zwłaszcza dla ewidencji wydatków. W biznesie istnieją zarówno wydatki stałe (np. pensje, opłaty narzędzi do pracy), jak i zmienne (np. wynajem studia fotograficznego).

*Za pomocą Kategorii w Finmap, użytkownik może oznaczyć typy wpływów i wydatków. To pomaga w śledzeniu transakcji każdego konkretnego typu. Na przykład, widzieć, ile wyniosły w tym miesiącu wydatki na sesje zdjęciowe dla bloga.

Bardzo wygodne jest oznaczanie ich za pomocą kategorii i śledzić, ile i na co wydajemy pieniądze. Dodatkowo, to pomaga zobaczyć, jak niektóre wydatki ze zmiennych stają się stałymi, aby w przyszłości planować je w Kalendarzu płatności*.

*W Kalendarzu płatności Finmap można zobaczyć saldo i ruchy środków pieniężnych za dowolną datę. W tym również transakcje zaplanowane na przyszłość. Jeśli dodajemy nadchodzące wpływy lub wydatki, Kalendarz płatności pokaże, czy wystarczy pieniędzy i czy istnieje ryzyko luki gotówkowej.

Lifehacki rachunkowości finansowej od Bogdana

Wprowadzać informacje codziennie. Jeśli nie wychodzi, to chociaż zachowywać w notatkach*, bo inaczej zapomnimy o wszystkim wieczorem tego samego dnia.

*A jeszcze lepiej będzie korzystać z bota w Telegramie od Finmap, żeby wprowadzać wszystkie operacje prosto z telefonu w dowolnym wygodnym momencie.

• Podłączyć konta i karty do Finmap, aby wszystkie transakcje były automatycznie pobierane.

• Jeśli posiadasz kilka projektów lub kierunków, ale pracują przy nich ci sami pracownicy, lepiej będzie usunąć wynagrodzenia z listy projektów i utworzyć je jako odrębną kategorię wydatków. Na przykład, kiedy masz i kursy online, i hotel, i bloga, a pozycjonowaniem tego wszystkiego zajmuje się ten sam targetolog.

• Jeśli tego nie zrobimy, to ciężko będzie rozdzielać każdą wypłatę między wszystkimi projektami. A przywiązywać do jakiegoś konkretnego kierunku – nie jest dobrze, ponieważ wtedy jeden projekt będzie ponosił wydatki za wszystkich.

• Nie wstydzić się pisać do supportu Finmap.

Porównuję z supportem w jednym z banków. Piszesz, i dostajesz odpowiedź na tyle szybko, że myślisz, że to robot. A tak naprawdę to żywy człowiek :)

W rezultacie

• Usystematyzowano rachunkowość finansową we wszystkich 7 biznesach Anity Słowikowej. Od teraz wszystkie dane znajdują się w jednym miejscu. Wygodnie można sprawdzić zarówno informację o stanie finansowym całego biznesu, jak i oddzielnie każdego projektu.

Kiedy zajmowaliśmy się tylko wynajmem, wiedzieliśmy, że wszystkie wpływy i wydatki idą w jednym kierunku. Kiedy pojawił się hotel, zaczęliśmy się zastanawiać nad rozdzieleniem przepływów finansowych i rachunków. A kiedy dołączyła też sfera online, która posiada swoje oddzielne kierunki (blog i działalność edukacyjna), Finmap stał się naszym kołem ratunkowym, ponieważ w Excelu bardzo ciężko było to wszystko rozdzielić.

• W dowolnym momencie Bogdan może sprawdzić, na jakim koncie ile jest pieniędzy. Nie musi w tym celu logować się do wszystkich banków po kolei. Na dodatek, od razu wiadomo, ile jest pieniędzy stricte firmowych. Jest to wygodne zwłaszcza w sytuacji, kiedy mamy wspólne karty do wydatków prywatnych i firmowych.
• Od teraz Bogdan i Anita dokładnie wiedzą, na jakie wydatki biznes może sobie pozwolić. W Finmapie są informacje o planowanych wydatkach oraz o tym, ile dokładnie pieniędzy znajduje się na koncie firmowym w tej chwili. Łatwo jest ocenić, jakie będzie saldo pod koniec miesiąca i czy możemy jeszcze trochę wydać.
• Zaczęto uwzględniać również drobne wydatki, takie jak prowizja w bankach. Wcześniej tego nie robiono, gdyż uznawano te kwoty za zbyt małe. Jednak w skali miesiąca, a tym bardziej roku, łączą się one w pokaźne sumy.
• Nie trzeba tworzyć raportów, Finmap sam stworzy analizę. Teraz każdy, kto tego potrzebuje, może wejść i sprawdzić wyniki firmy. A dzięki przejrzystości raportów nawet ci, którzy niezbyt orientują się w finansach, zrozumieją istotę sytuacji.
• Rachunkowość stała się prostsza. Od teraz mniej czasu poświęca się na wprowadzanie i analizę informacji.

Mamy taką kierowniczkę – Anitę, nie możemy jej przewidzieć. Wiadomo, że mamy wielkie plany, chcemy się rozwijać. A w jakim kierunku – zobaczymy jutro ;), – dzieli się Bogdan. Jednak jakiekolwiek pomysły by nie przyszły Anicie do głowy, Finmap pomoże w utrzymaniu porządku w finansach.

Aby wdrożyć systematyczną rachunkowość finansową do swojej firmy, dołącz do Finmap pod linkiem:

O firmie

        — internetowa szkoła matematyczna, dla gimnazjalistów i licealistów. Poprzez zajęcia indywidualne pomagamy w polepszaniu wiedzy tam, gdzie szkoła nie dała rady.

• działa od stycznia 2021
• zespół składa się z 20 osób
• do szkoły uczęszcza około 350 uczniów
• zapisać się na zajęcia można za pomocą abonamentów – 10, 20 lub 30 lekcji

Naszą podstawą jest umiejętnie stworzony model finansowy. W pierwowzorze wzięliśmy to, co najbardziej nam się spodobało u konkurencji, stworzyliśmy własną formę i z powodzeniem sprzedajemy swój produkt

Cele i problemy

Chciałem stworzyć wielki, systematyczny biznes, w którym jest powtarzalność, przewidywalność i prostota modelu biznesowego. Podobała mi się praca w edukacji, ale zrozumiałem, że trzeba ją sprzedawać dzieciom. Ponieważ dla dzieci nauka jest jak chodzenie do pracy – nie mogą się nie uczyć. Nie mogą, jak dorośli, porzucić kursu, kupionego za 100$ (to coś, co nie podobało mi się w poprzednim biznesie ze strefy online nauczania). Tu jest ogromny Retention i LTV. Na przykład, jeśli prowadzisz kogoś w 5 klasie, możesz go pociągnąć nawet do matury. To ciekawy model biznesowy.

Najważniejszym zadaniem firmy w tym momencie jest zwiększenie skali oraz wzrost sprzedaży. Sukcesywne spełnienie tych celów jest możliwe dzięki rzetelnej rachunkowości i zarządzaniu finansami. Do tej roli MATHEMA wybrało Finmap.

Miałem szczęście do finansów, ponieważ zawsze słuchałem mądrych ludzi i każdy z nich twierdził – kontroluj finanse

Finansowo zdrowa księgowość

W poprzednim biznesie (kursy online na zamówienie) Witold próbował prowadzić ewidencję, ale to było „robienie aby robić”. Natomiast już startując z projektem MATHEMA, miał już podstawową świadomość finansową w biznesie. Rozumiał, na czym polega różnica przykładowo między Cashflow i P&L. I rozumiał, dlaczego to jest potrzebne.

Wiedzę o administrowaniu finansami zacząłem już stosować w nowym biznesie, czyniłem go zdrowym finansowo już od samego początku, ponieważ zrozumiałem, że dla mnie finanse są jedną z płaszczyzn, z których mogę coś diagnozować w biznesie

Przyczyna przejścia z Excela do Finmap

Przed Finmapem mieliśmy rozszeronego excela, ale pracowaliśmy z nią tylko kilka miesięcy, do momentu, aż nie doszliśmy do 30.000 zł i zrozumiałem, że to w ogóle nie jest wygodne

Dla prowadzenia rachunków, w przypadku MATHEMA za przewagę excela uznawano prostotę i dostępność, ale to jest zarazem jego minus. Dla firmy jest to narzędzie księgowe. Natomiast Finmap – to kompleksowe narzędzie, w którym przedsiębiorcy mogą przejrzeć ogólny obraz biznesu, oraz rozdzielić dostęp dla pracowników.

Finmap daje mi więcej możliwości. Bardzo mi się podoba wersja Finmap 2.0, dostrzegam sporą przewagę.

• Różne poziomy dostępu – ja mam dostęp admina oraz menadżera. Co za tym idzie, moi pracownicy nie widzą wydatków;
• Synchronizacja z kontami bankowymi – połączyliśmy się z bankami i od teraz nie gubią nam się transakcje. Synchronizują się, menedżerowie grupują je wg. kategorii. Wcześniej poniedziałek był u nas dniem, kiedy ciągle sprawdzałem, czy wszystko się zgadza na koncie rozliczeniowym z tym, co mam u siebie w analityce. Kiedyś zgubiliśmy 10,000 i przez pół dnia szukaliśmy tych pieniędzy. Z Finmap tak nie ma – wszystkie operacje finansowe już są widoczne w historii działań;
• Wszyscy widzą ogólną sytuację finansową w firmie
• I ta ewidencja! Choć nie tak często z nich korzystam, ponieważ patrzę na nie raz w miesiącu, ale i tak widzimy dynamikę.

Co się zmieniło w MATHEMA po podłączeniu Finmap?

Korzystamy z Finmap od marca 2021 roku.

Istnieje kluczowa metryka dla szkół online, którą możemy sprawdzić wyłącznie przez Finmap – to ilość opłat za pierwsze zajęcia. Ponieważ pierwsze zajęcia – to umowny punkt wejścia leada, który dopiero poznaje szkołę.

Jeżeli suma opłat „leży”, to oznacza, że za 2 dni nie dootrzymujemy sprzedaży z podstawowych pakietów. Czyli jak spada dochód z pierwszych zajęć – sprzedaż też będzie spadac. W Finmap mogę to w porę kontrolować.

• Stabilnie raz w miesiącu w Finmap są sprawdzane Cashflow oraz P&L. Po tym właściciele wysuwają ogólne wnioski i plany.
• Każdego dnia patrzymy, co się dzieje z przepływem pieniędzy w ogóle.

Na szczęście ani razu nie zdarzyła nam się luka gotówkowa! Mamy na przykład oddzielną fundację opłacania nauczycieli. Kiedy otrzymujemy płatność za cały pakiet, od razu odkładam część na wynagrodzenie dla nich. Nie ruszam jej, bo jak zacznę to robić, to będzie masakra. To taka nasza należność i nawet się na nią nie zapatrujemy

Dzięki prowadzeniu rachunków w Finmap, lepiej przejrzeliśmy strukturę wydatków. Jaśniej widać, jak w ogóle są wydawane pieniądze, możemy wszystko porównywać.

Przykładowo, płaciliśmy bardzo wysokie odsetki, zobaczyłem to i zrozumiałem, że jeżeli da się to zoptymizować, to otrzymam fajny budżet. Tak też zrobiliśmy