+173% до виручки: як фінансовий облік зробив проєктний бізнес прибутковим

Гроші зникають непомітно: у дедлайнах, правках і проєктах "для портфоліо". І поки немає фінансової системи, складно навіть зрозуміти — де саме.

Цей кейс — про архітектурне бюро, яке відмовилося працювати наосліп, впровадило фіноблік і за рік отримало +173% до виручки та +286% до чистої маржі. І вже понад 6 років Finmap допомагає команді ухвалювати вагомі рішення.

Не міф і не везіння — а системна робота з фінансами.

Час перевірити: твої проєкти працюють на прибуток чи просто ефектно виглядають?

Bogdanova Bureau — студія архітектури, дизайну та творчих рішень

Bogdanova Bureau — це студія, яка створює не просто архітектурні рішення, а цілісні простори навколо життя клієнта. У фокусі — приватні та комерційні об’єкти, дизайн інтер’єру, предметний дизайн і арт-дирекшн.

Команда супроводжує клієнта на кожному етапі — від ідеї до реалізації, з упевненістю та увагою до деталей. Для засновниці бюро, Ольги Богданової, важливо, щоб створення простору було не стресом, а захопливою пригодою.

Як фінанси стали частиною архітектурного процесу

У 2018 році, відділившись від великого архітектурного бюро, й почавши власну справу з невеликою командою, Ольга вирішила взяти контроль над процесами у свої руки. 

Запустивши Bogdanova Bureau, вона одразу вирішила: фінанси мають працювати так само чітко, як і креслення.

Ще в попередній компанії для фінобліку використовували Finmap — але тоді цим займався окремий фінансист. Цей досвід показав Ользі, що сервіс справді працює — тож вибір був очевидний.

Вона скористалась тестовим періодом, розібралась у процесах, а згодом вирішила скористатись послугами фінансиста Finmap. Ольга розуміла, щоб облік працював не лише формально, а як стратегічний інструмент, потрібен досвід і професійний погляд зі сторони.

З власного досвіду Ольга знала:

• Без фінансового обліку навіть найцікавіші проєкти можуть «з’їдати» прибуток.
• Творча свобода — це насправді про фінансову впевненість.
• Ухвалювати рішення наосліп — це не стратегія.

‍На коротких проєктах легко розкласти фінанси. На довгограючих проєктах це все складніше: вести облік годин, постійно звіряти баланси, каси, постійно вносити дрібні витрати. - Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Коли просто обліку вже недостатньо

Ольга мала значний досвід у бізнесі — хаотичний етап «усі кошти, що зайшли — наш прибуток» залишився далеко позаду. ‍

Багато хто не любить фінанси, але це основа. Дуже важливо стежити за їх станом. Якщо ти не полюбиш фінанси, то фінанси не полюблять тебе. - Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Підприємиця чітко розуміла: якщо хочеш масштабуватись, треба мати порядок у фінансах. І не просто ввести облік — а працювати з цифрами, як з інструментом для прийняття рішень.

Перед Ольгою стояли конкретні задачі:

1. ‍Порахувати собівартість проєктів. «Іноді здається, що проєкт реалізується чудово — особливо якщо з клієнтом склалися гарні стосунки. Але потім дивишся на цифри — і стає сумно», — каже Ольга. Їй було необхідно бачити, де бізнес недоотримує прибуток і чому, щоб реагувати вчасно.
2. Виявити надмірні витрати, повторювані платежі, зони для оптимізації — усе це мало допомогти перерозподілити ресурси й витрачати розумніше.
3. Не просто фіксувати рух коштів, а:
   – глибоко зануритись у можливості Finmap;
   – налаштувати систему під свою специфіку;
   – тестувати гіпотези й бачити результат у цифрах;
   – мати експертного радника з фінансових питань.
   ‍

Новий рівень: навіщо бізнесу свій фінансовий експерт

Ольга почала самостійно користуватись сервісом: завантажила дані, налаштувала інтеграції, вивчила аналітику. Але коли побачила, які інсайти дає Finmap, — з’явились нові питання. Була потреба заглибитись.

Саме в цей момент і виникла ідея залучити фінансового експерта Finmap.

Це не було “формальним апгрейдом” — це був логічний крок, який повністю відповідав темпу розвитку бюро.‍

З початком співпраці з експертом, почалася і основна точка зростання та дружба з фінансами. Бо сам Finmap — добре. А коли є людина, яка допоможе розібратися та все систематизувати, це допомагає заощаджувати. - Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau‍

Вже зі старту співпраці Ольга мала змогу:

• делегувати рутинні задачі (внесення даних, звірки, категоризацію);
• зосередитись на стратегічному — аналізі, ідеях, рішеннях;
• отримувати відповіді на всі свої “а якщо я зроблю ось так — як це врахувати?”;
• обговорювати гіпотези з фахівцем, який бачить фінанси різних бізнесів і приносить нові ідеї та підходи.
  ‍

Які фінансові рішення працюють у Bogdanova Bureau

Досить швидко фіноблік у Bogdanova Bureau перестав бути просто інструментом контролю — він став частиною стратегічного управління. 

Кожне нове рішення — відповідь на запит бізнесу. Кожен результат — чітко виміряний цифрами.

1. Погодинна модель: замість інтуїції — чітка математика

Для справедливої оцінки вартості замовлення та чіткої оплати за виконану роботу, було прийнято рішення спробувати розкласти проєкти на завдання та години.

Такий підхід допомагає швидко реагувати, коли клієнт хоче внести додаткові правки: вже є чітке розуміння, скільки часу це займе і скільки має коштувати.

2. Кожен клієнт — окремий проєкт у Finmap

Для проєктного бізнесу це must-have: у Finmap кожен клієнт заведений як окремий проєкт.

Усі надходження й витрати фіксуються окремо, а аналітика показує повну картину прибутковості, рентабельності та фінрезультату.

3. Система фондів: фінансова гнучкість і стабільність

Під час переходу на віддалену роботу бюро тимчасово перестало витрачати кошти на офіс. Щоб ці гроші не «розчинилися» у поточних витратах, у компанії вирішили спрямовувати їх у внутрішній фонд.

Так з’явився перший фінансовий резерв — і згодом до нього додалися інші цільові фонди:

• ‍Фонд оренди — дозволив без стресу орендувати ідеальний офіс, коли команда повернулась до роботи офлайн.‍
• ‍Фонд факапів — 2% з кожного надходження автоматично відкладаються на випадки помилок або форс-мажорів.‍
• Фонд розвитку — інвестиції в навчання, професійні поїздки й нові можливості.‍
• Фонд маркетингу — для системного старту роботи з просуванням та залученням нових клієнтів.

Завдяки такому рішенню, команда не залежить від обставин — вона сама створює резерви, контролює розподіл коштів і ухвалює рішення з позиції стабільності, а не стресу.

4. Аналітика й експерименти: рішення — не навмання

У Bogdanova Bureau нові ідеї не впроваджуються навмання — кожна тестується як окремий фінансовий експеримент. Це дозволяє оцінити не лише креативну цінність рішення, а і його економічну доцільність.

5. Фіксуємо навіть найдрібніші витрати

Регулярні витрати на сервіси, підписки та програми часто залишаються “невидимими” для бізнесу. Окремо вони здаються незначними, але в річному розрізі формують відчутну суму.‍

300 грн на місяць за рік перетворюються на 3600 грн. І так відбувається не лише з одним інструментом. У Finmap це круто відстежується, ти розумієш, на що потрібен бюджет. - Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Finmap дозволяє планувати бюджет точніше й уникати непомітної втрати коштів.

Як фінанси стали джерелом сили, а не стресу

Завдяки Finmap команда Bogdanova Bureau почала керувати грошима стратегічно: рахувати, планувати, прогнозувати.

• Системний фінансовий облік. Фінанси в Bogdanova Bureau — це вже не окрема функція, а частина бізнес-мислення. Усі грошові потоки, доходи, витрати, проєкти — структуровані та під контролем.

Для мене Finmap — це не про прогнози, це про аналіз. Коли ти бачиш перед очима результати, коли бачиш, що десь не треба витрачати більше, а десь ми втрачаємо. - Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

• Фінмодель і аналітика. Ольга будує фінансові моделі, аналізує прибутковість і приймає рішення не на відчуттях, а на даних.‍
• Фінансові фонди — резерв, розвиток, маркетинг. Завдяки системі фондів у Bogdanova Bureau зʼявилась фінансова впевненість: гроші не просто лежать, а працюють на конкретні цілі.
• Чітка економіка кожного проєкту. Собівартість розрахована, ціни обґрунтовані, прибутковість — вимірюється. Більше жодних ситуацій, коли збитки по одному проєкту покриваються доходами з іншого.

‍Раніше ми часто працювали за рахунок кредиту інших проєктів, затягуючи проєкти в мінус. Грамотний фінансовий облік допомагає все це бачити, заощадити та отримати дохід там, де ми навіть не очікували. - Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

• Прибуток і дивіденди — без шкоди для бізнесу. Ольга чітко знає, коли і скільки можна вивести з компанії, не створюючи касових розривів і не підриваючи операційні процес.
  
• Особистий розвиток засновниці. Завдяки підтримці фінансового менеджера й постійному навчанню, Ольга значно виросла у фінансовій компетентності — і тепер ухвалює рішення з експертної позиції.
  

За цей час я серйозно виросла в плані фінансового управління, тому що фінансист допомогла мені все налаштувати правильно і якось більше систематизувати. - Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Фінансист на аутсорсі

допоможе налаштувати ефективний облік та приймати виважені управлінські рішення

Замовити безкоштовну консультацію

Фінансова стійкість і вихід на міжнародний ринок із Finmap

Фінансовий облік — це не про таблиці. Це про рішучість та системність. І про впевненість, навіть коли все довкола змінюється.

Системність, що принесла +173% доходу

Після впровадження Finmap та фінансової системи, яка охопила кожен проєкт, кожну витрату й кожен прогноз, компанія Bogdanova Bureau отримала вражаючі результати.

Команда проаналізувала прибутковість різних напрямів, відмовилась від низькомаржинальних проєктів і зробила фокус на тих, що справді приносять дохід.

Це дозволило не лише збільшити обсяг виручки на 173%, а й втричі підняти чисту рентабельність.‍

Тепер ми можемо бачити рентабельність ще до старту проєкту. І приймати рішення на випередження — не з інтуїції, а з розрахунку. - Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Подушка безпеки, що витримала найбільшу кризу

Початок повномасштабної війни поставив на паузу всю економіку. Але завдяки створеним раніше резервним фондам і гнучкому фінобліку, компанія змогла адаптуватись:

• оптимізували витрати;
• скоригували команду;
• перерозподілили бюджети;
• зберегли проєкти в роботі.

Компанія залишилась на плаву не завдяки випадку — а завдяки системі. Фінансова подушка дала час і простір для зважених рішень у найскладніший період.

Впевнений вихід на міжнародний ринок

Криза стала не лише викликом, а й поштовхом. Спираючись на аналітику, прогнози й розуміння своїх сильних сторін, Bogdanova Bureau вийшли на міжнародну арену.

Сьогодні в активі — успішно реалізовані проєкти за межами України, стабільна робота з іноземними клієнтами й поступове зміцнення позицій у новому конкурентному середовищі.‍

Наш фокус зараз - це менше проєктів, але більших, складніших і рентабельніших. Із фінансовим контролем, що не підводить навіть у кризу. - Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Про фінанси без прикрас: як мислить підприємець, який керує грошима впевнено. Дивись відео, та дізнайся більше деталей: думки Ольги про облік, її досвід і чому Finmap став невідʼємним інструментом в бізнесі.

А також дивіться відео з Ольгою від 17.02.2022 про перші враження від використання Finmap та досягнення в сфері фінансового обліку:

Зміни починаються з рішень

Ольга пройшла шлях від хаосу до чіткої системи — і зробила це не завдяки великому штату фінансистів, а завдяки правильному інструменту, підтримці експерта й усвідомленню цінності фінансового обліку.

Finmap став не просто сервісом обліку, а фінансовим партнером у зростанні.

Ти також можеш:

• систематизувати облік,
• побачити реальні точки прибутку й витоку,
• перестати ухвалювати рішення на інтуїції.

А головне — не залишатись із цим наодинці.

Хочеш так само навести порядок у фінансах свого бізнесу? Залиш заявку — і наш експерт покаже, як це зробити саме під твої процеси.